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Cmo iniciar los proyectos de sistemas de Informacin?
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Cmo iniciar los proyectos de sistemas de

Informacin

Las aplicaciones de sistemas de informacin tienen su origen en casi todas las

reas de una empresa y estn relacionadas con todos los problemas de
la organizacin.
Metas de la empresa y papel de los sistemas de informacin
Quizs sea sorprendente la gran importancia dado al aspecto empresarial al
discutir las razones por las que se proponen los proyectos.
Un principio fundamental en el desarrollo de los sistemas de informacin por
las empresas, es que las aplicaciones son una herramienta y no un instrumento
que debe de tenerse para utilizar la tecnologa de la informacin; en
consecuencia los sistemas de informacin debe de desarrollarse sobre la base
de su propia capacidad para mejorar el desempeo de la organizacin, sin
embargo esta razones no significan nicamente prdidas y ganancias. La
marcha de una empresa incluye tambin beneficios para sus
empleados, clientes y otras personas con la que se tienen tratos.
Razones para proponer proyectos de sistemas de informacin
Las solicitudes de sistemas de informacin estn motivadas por los siguientes
tres objetivos generales:
Resolver un problema

Actividades procesos o funciones que en la actualidad o quizs en el futuro, no

satisfacen los estndares de desempeo o las expectativas para lo que es
necesario emprender una accin que resuelva las dificultades.
 Ejemplo Disminuir el nmero excesivo de errores en los datos de entrada
eliminando la introduccin manual de los datos de la ventas.

Aprovechar una oportunidad

Un cambio para ampliar o mejorar el rendimiento econmico de la empresa y

su competitividad dentro del mercado.
Ejemplo Captura de una base grande de clientes ofreciendo un
nuevo programa con mayor nmero de vuelos directos y descuentos en
el precio del pasaje.
Dar respuestas a directivos

Proporcionar informacin en respuesta a rdenes, solicitudes o mandatos

originados por una autoridad legislativa o administrativa, llevar acabo tareas de
cierta manera, o tambin cambiar la informacin o tal vez el desempeo.
Ejemplo Notificar anualmente A quien corresponda utilizando para ello los
formatos adecuados, los intereses obtenidos por
ahorros, cuentas de cheques y de depsito a plazo fijo.
Para alcanzar esos objetivos las empresa emprenden proyectos pro una o mas
de las razones,

Capacidad
Comunicacin
Costos
Control
Competitividad

TABLA DE LAS CINCO C

RAZONES PARA INICIAR UN PROYECTO DE SISTEMA DE INFORMACION
RAZON EXPLICACIN
1. CAPACIDAD
Mayor velocidad de Uso de la capacidad inherente a la computadora para efectuar clculos,
procesamiento. ordenar, recuperar datos e informacin y efectuar repetidamente la
misma tarea con mayor velocidad que la de los seres humanos.
Incremento en Proporcionar la capacidad de procesar una cantidad de actividades, tal
el volumen. vez para aprovechar nuevas oportunidades del tipo comercial, a
menudo como resultado del crecimiento de la empresa, que excede las
capacidades y procedimientos que fueron claves para alcanzar los
logros obtenidos.
Recuperacin mas Localizacin y recuperacin de informacin del sitio donde se
rpida de la encuentra almacenada y llevar a cabo bsquedas complejas.
informacin.
2. CONTROL
Mayor exactitud y Llevar a cabo los pasos de computo, incluidos los clculos aritmticos,
mejora de la contables, etc. de manera correcta y siempre en la misma forma.
consistencia.
Proveer Salvaguardar datos importantes y sensibles en una forma tal que solo
mejor seguridad. sea accesible para el personal autorizado.
3. COMUNICACIN
 Mejorar en Acelerar el flujo de informacin y mensajes entre localidades remotas
la comunicacin. as como dentro de la oficina, se incluyen la transmisin
de documentos dentro de las mismas.
Integracin de las Coordinar las actividades de la empresa que se llevan a cabo en
reas de la empresa. diferentes reas de una organizacin a travs de la captura
y distribucin de la informacin.
4. COSTOS
Monitoreo de Seguimiento de los costos de mano de obra, bienes e instalaciones
los costos. para determinar su evolucin en relacin con los esperados.
Reduccin de los Uso de la capacidad de cmputo para procesar datos con
costos. un costo menor del que es posible con otros mtodos, al
mismo tiempo que se mantiene misma la exactitud y los mismos
niveles de desempeo,
5.1 COMPETITIVIDAD
Atraer clientes. Modificar los servicios proporcionados y la relacin con los clientes de
una forma tal que ellos no opten por cambiar de proveedores.
Dejar fuera a Disminuir las posibilidades de que los competidores tengan acceso al
la competencia. mismo mercado como consecuencia de la forma en que la organizacin
utiliza sus sistemas de informacin.
Mejores acuerdos Cambios en los precios, servicios, condiciones de entrega y relaciones
con los proveedores. entre los proveedores y la organizacin para beneficio de esta.
Desarrollo de Introduccin de nuevos productos con caractersticas que utilizan o son
nuevos productos. influenciadas por las nuevas tecnologas de la informacin.

1. Capacidad
Las actividades de la organizacin estn influenciadas por la capacidad de
esta, para procesar transacciones con rapidez y eficiencia. Los sistemas de
informacin mejoran esta capacidad en tres formas:

1. Aumentar la velocidad de procesamiento.

2. Permiten el manejo de un volumen creciente de transacciones.
3. Recupera con rapidez la informacin.

Procesamiento acelerado

La velocidad inherente con que la computadora procesa datos es una de las

razones por las que las organizaciones buscan el desarrollo de proyectos. Los
sistemas basados en computadoras pueden ser de ayuda para eliminar la
necesidad de clculos tediosos y comparaciones repetitivas.
Un sistema automatizado puede ser de gran utilidad si lo que se necesita es un
procesamiento rpido.

Aumento en el volumen

Dado que los sistemas de informacin constituyen una ventaja para la

compaa es frecuente que reciban una consideracin primaria antes o durante
el crecimiento y ampliacin de la empresa. La incapacidad para mantener el
rimo de procesamiento no necesariamente significa el abandono de los
procedimientos existentes.
 En estas situaciones, el analista considera el impacto que tiene la introduccin
de procesamiento computarizado, si el sistema existente es manual o la
ampliacin de ste. Es poco probable que nicamente el aumento de la
velocidad sea la respuesta.
El tiempo de procesamiento por transaccin aumenta si es considerada la
cantidad de actividades comerciales de la empresa junto con su patrn de
crecimiento, la capacidad de almacenamiento del sistema, la ubicacin de las
actividades comerciales en relacin con las del centro de procesamiento y otros
aspectos de ndole similar.
Recuperacin rpida de informacin

Las organizaciones almacenan grandes cantidades de datos relacionados con

sus operaciones, empleados, clientes, proveedores y finanzas. En este caso
dos aspectos son importantes:

1. Dnde almacenar los datos?

2. Como recuperarlos cuando se necesite de ellos?

El almacenamiento de datos es ms complejo si los usuarios recuperan los

datos de diversas maneras bajo diferentes circunstancias.
En una empresa que no emplea computadoras las respuestas a todas estas
preguntas pueden encontrarse por medio de registros contenidos
en archivos (uno por cada pregunta) o por medio de un archivo relevante. Si se
mantienen varios archivos entonces cada uno est organizado para dar
respuesta a una pregunta especfica.

3. Control

Anteriormente se habl de la relacin que existe entre los sistemas de

informacin con la administracin y el control de operaciones

Cmo se relaciona la administracin y el control de operaciones con las

razones para desarrollar sistemas de informacin?
Bsicamente en dos formas:
1. Para mejorar la exactitud y la consistencia.
2. Aumentar las seguridad de los datos mas importantes.

Mejora de la exactitud y la consistencia

Para demostrar como los sistemas de informacin pueden alcanzar

este objetivo considrese como ejemplo la actividad comn del procesamiento
de facturas.
El procesamiento estndar consiste en acumular un grupo de facturas antes de
ser enviadas para su procesamiento y contabilizacin, despus los empleados
que reciben los pedidos calculan el total de las facturas, as computan los
montos de compras y gastos adicionales, despus de recibidas en
la contabilidad se concilian los errores e inconsistencias, se remiten de nuevo
los datos para su correccin y ajustes en depto. que recibi las facturas y se
ajustan saldos.
Si al procedimiento para calcular el monto de cada factura y acumular el total
por lote se incorpora en un programa para computadora entonces el tenedor
 de libros puede seguir todos los pasos sin omitir alguno, sin necesidad de todos
esos procedimientos engorrosos y por si solo.

Proveer mejor seguridad

Alguna veces el hecho de que los datos puedan ser guardados de una forma
adecuada para su lectura por medio de una maquina, proporciona una mayor
seguridad, que es difcil de alcanzar en un medio ambiente en donde no existen
computadoras.
Como ejemplo; antes de la automatizacin se daba un libro de formulas a los
obreros encargados de fabricar los productos. Dicho libro contena los
nombres, cantidades y formulas de las materias primas necesarias para la
fabricacin de un determinado producto, la fuga de informacin hacia la
competencia era un riesgo constante bastante alto.
La administracin desarrollo un programa de computadora en donde se
codificaban los nombres, cantidades e inventarios en existencia de dichas
materias primas y se les proporcionaba una clave de acceso solamente al
personal autorizado. As se elimin casi en su totalidad el riesgo potencial de
una fuga de informacin hacia la competencia.

3. Comunicacin

La falta de comunicacin es una fuente comn de dificultades, que afectan

tanto a clientes como a empleados. Sin embargo, los sistemas de informacin
bien desarrollados amplan la comunicacin y facilitan la integracin de
funciones individuales.

Aumento de la comunicacin

Muchas empresas aumentan sus vas y canales de comunicacin por medio

del desarrollo de redes especiales para este fin; Dichas vas abarcan todo el
pas y le permiten acelerar el flujo de informacin dentro de sus oficinas y de
las instalaciones que no se encuentran dentro de la misma localidad.
El sistema de tarjetas de crdito que permite a muchas personas efectuar sus
compras de mercancas y servicios, no existira sin los sistemas de
informacin. Redes muy grandes de comunicacin y centros de procesamiento
regionales verifican el crdito y autorizan las transacciones en gestin de
segundos.
Una de las caractersticas mas importantes de los sistemas de informacin
para las oficinas son la transmisin electrnica de informacin como por
ejemplo datos, archivos y documentos.

Integracin de reas en la empresa

Con frecuencia las actividades de la empresas abarcan varias reas de la

organizacin; el trabajo realizado en un rea se confunde con el que se efecta
en otro lugar.
Para coordinar mejor las operaciones, la administracin contribuye con la
implantacin de terminales con sistemas de informacin operativos entre los
departamentos de produccin y compras de donde se extraen reportes de
ambos lados con datos como, los inventarios disponibles para produccin y los
requerimientos de las compras de materiales.
 Costos

Muchas organizaciones ha quedado fuera de la actividad comercial y otras

tantas imposibilitadas para alcanzar el xito por el poco control sobre los costos
o por el total desconocimiento de estos. Los sistemas de informacin juegan un
papel muy importante tanto en la vigilancia como en la reduccin de costos de
operacin.

Vigilancia de los costos

Llevar a cabo el seguimiento de los costos de mano de obra, bienes y gastos

generales es un tarea esencial para determinar si la compaa evoluciona en la
forma esperada, es decir de acuerdo a lo presupuestado.
Los sistemas manuales para el seguimiento de costos no son tan eficientes
como los automatizados, ni tampoco ofrecen el mismo nmero de categoras y
minuciosidad en las comparaciones.
La creciente competitividad del mercado crea la necesidad de mejores mtodos
para segur los costos y relacionarlos con la productividad individual y
organizacional. Es probable que este objetivo tenga en el futuro mayor
importancia.

Reduccin de costos

Algunos diseos de sistemas ayudan a disminuir los costos ya que toman

ventaja de las capacidad de clculo automtico y de recuperacin de datos que
estn incluidos en los procedimientos de programas de computadoras.
En el pasado mucha gente pens que el desarrollo de aplicaciones de sistemas
de informacin, en especial de aquellas con un alto grado de automatizacin,
significara una necesidad menor de trabajadores. Si bien es cierto que los
sistemas de informacin cambian la naturaleza del trabajo la necesidad de
gente operaria no ha disminuido; rara vez las personas son desplazadas, de
hecho su trabajo se vuelve mas interesante al automatizar todas las tareas
tediosas.

Competitividad

Los sistemas de informacin computacionales son un arma estratgica que

puede cambiar la forma en que la compaa compite en el mercado. Como
consecuencia de lo anterior, estos sistemas mejoran la organizacin y le
ayudan a ganar ventajas competitivas. En contraste si los competidores de la
compaa tiene capacidades mas avanzadas para el procesamiento de
informacin, entonces los sistemas de informacin pueden convertirse en una
desventaja competitiva.
Por lo tanto, las capacidades de los sistemas de informacin son una
consideracin importante al formular la estrategia de la organizacin.
Una organizacin puede ganar ventajas competitivas a travs de sus sistemas
de informacin por medio de 4 formas diferentes, donde cada una considera las
entidades con las que la compaa trata como parte de sus actividades
comerciales, estas son:
 1. Clientes.
2. Competidores.
3. Proveedores.
4. Productos y servicios.

Circulo de la competitividad
Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" del men superior

Asegurar clientes

Dado que los clientes son los ms importante para una organizacin los
directivos buscan formas diversas para allegarse a nuevos clientes y al mismo
tiempo, retener los que tienen.
Cmo es que pueden los sistemas de informacin de la compaa ofrecer en
este caso un ventaja competitiva o un beneficio significativo sobre sus
competidores ?
A continuacin se mencionan tres formas que utilizan las compaas para
allegarse a clientes y retenerlos:
1. Ofreciendo mejores precios.
2. Proporcionando servicios exclusivos.
3. Presentando productos diferentes.

Dejar fuera a los competidores

Dar el salto sobre los competidores puede ser riesgoso si ellos encuentran la
forma de duplicar los logros de la compaa. Los descuentos como ejemplo no
brindan beneficios estratgicos a largo plazo, sin embargo los sistemas de
informacin pueden ser la base para dejar fuera del mercado a la competencia,
ya sea al disuadir sus intentos por ingresar al mercado o crendoles obstculos
para su entrada.
Mejores acuerdos con los proveedores

En los negocios los proveedores tambin tiene importancia estratgica. Una

manera de utilizar los sistemas de informacin para favorecer arreglos con los
proveedores es recibiendo un mejor precio, pronosticando inventarios con un
sistema de abastecimiento anual generado a travs de reportes
de consumo estadstico de nuestros pedidos a nuestro proveedores o pedidos
On-line.
Formar bases para nuevos productos

los sistemas de informacin tambin forman la base para la

creacin, promocin y distribucin de nuevos productos y servicios.
Los grandes bancos, por ejemplo, comienzan a reconocer el valor de la
informacin demogrfica que tiene con respecto a sus deudores y ahorrantes.
Al utilizar las computadoras para analizar datos sobre tendencias econmicas,
desarrollos habitacionales y otras noticias de ndole financiera todo esto sin
violar, por ningn motivo el derecho a la informacin confidencial-los bancos
pueden obtener valiosa informacin con sus investigaciones de mercado.
Metodologas para la planeacin de sistemas de informacin.
 Los mtodos formales de planificacin se desarrollan para brindar apoyo a los
gerentes y ejecutivos en el proceso de desarrollo de sistemas de informacin
que ayuden a alcanzar las metas de la organizacin.
La finalidad de estos mtodos es describir directrices a nivel organizacional
para los sistemas de informacin de la empresa. Lo anterior incluye la
identificacin de elementos clave de que dependen tanto las aplicaciones como
su desarrollo. Asimismo, tambin se incluye la descripcin de las relaciones
entre estos elementos y, posiblemente la documentacin de las necesidades
actuales de informacin o el bosquejo de planes futuros de la empresa.
Las tres metodologas mas utilizadas para la planeacin de sistemas de
informacin son:

1. Mtodo de planeacin de sistemas empresariales (BSP) de IBM.

2. Mtodo de planeacin estratgica de arquitectura de computadoras de
Nolan, Norton & Co.
3. Mtodo de los factores crticos del xito.

El Mtodo de planeacin de sistemas empresariales (BSP) de IBM es uno de

los mas utilizados y se concentra en la en la identificacin de los necesarios
para poner en marcha una organizacin.
El Mtodo de planeacin estratgica de arquitectura de computadoras de
Nolan, Norton & Co. enlaza la capacidad actual de la organizacin con sus
necesidades actuales.
El Mtodo de los factores crticos del xito, busca identificar las reas que son
claves para supervivencia de la organizacin y asegurar la incorporacin a los
sistemas de informacin.

Fuentes de solicitudes de proyectos de sistemas de informacin

Existen cuatro fuentes principales de solicitudes de proyectos, estos
solicitantes pueden ser:

1. Jefes de departamento.
2. Altos ejecutivos.
3. Analistas de sistemas.
4. Grupos externos.

SOLICITANTE
Jefes de departamento
Altos ejecutivos
Analistas de sistemas
DESCRIPCION
Es frecuente que las personas relacionadas con las
actividades cotidianas de la empresa, ya sean empleados,
o gerentes busquen ayuda dentro de sus propios
departamentos.
Es usual que los altos ejecutivos, tales como presidentes,
vice-presidentes o directores de consejo tengan
informacin que no este a la disponibilidad de los
gerentes. Esta informacin aunada con las grandes que
estos ejecutivos tienen influencia sobre la solicitud de un
sistema de informacin (ellos dirigen a toda la
organizacin mas que a varios departamentos).
En ocasiones el analista de sistemas busca reas donde
debe de desarrollarse proyectos o anima a
un gerente para que este permita la elaboracin de un
 sistema de informacin en su nombre.
Grupos Externos Los acontecimientos externos a la organizacin tambin
conducen a la formulacin de proyectos.
CUADRO MATRIZ DE ANALOGAS Y DIFERENCIAS ENTRE LOS TIPOS DE SISTEMAS
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN
TRANSACCIONALES DE APOYO A LAS ESTRATGICOS
DECISIONES
Ahorro significativo de la mano No suelen Ahorrar mano de Su funcin es lograr ventajas
de obra. obra. que los competidores no
posean.
Son recolectores de Su informacin sirve de apoyo Su funcin no es ni
informacin. a mandos intermedios en transaccional ni de apoyo a las
decisiones repetitivas y no decisiones, sin embargo puede
estructuradas. realizar ambas tareas.
Normalmente son en primer Se implantan despus de los Su forma de desarrollo es en
sistema implantado en la sistemas transaccionales. base a incrementos.
empresa
Son intensivos en la entrada y Suelen ser intensivos en Apoyan el proceso
salida de informacin. clculos, pero no en la entrada de innovacin de los productos.
y salida de informacin.
Su costo es fcilmente Su justificacin econmica es Son de costos elevados.
justificable. difcil.
Adaptables a paquetes de Suelen ser interactivos y con Suelen desarrollarse In House
aplicacin del mercado. altos estndares protocolarios. por lo que no son adaptables a
paquetes del mercado.