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Requisitos para la documentacin

Estos materiales de enseanza son propiedad de Proforest y no

Curso de implementacin RSPO pueden ser reproducidos, modificados o utilizados sin el
consentimiento previo escrito de Proforest.
Documentacin
Es una parte importante de los requisitos de la
RSPO
Todos los principios tienen requisitos de
documentacin
Diferentes tipos:
Documentos externos la empresa debe
conservar copias de estos documentos
Documentos internos
Algunos documentos tienen que ser accesibles
al pblico
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Objetivos de la documentacin

Asegurar que todos los aspectos relevantes

sean considerados antes de su implementacin
Servir como punto de referencia para garantizar
la consistencia (que todos realicen las
actividades de la misma manera)
Los registros se usan para monitorear la
implementacin
Asegurar que la empresa siga las
actualizaciones de las leyes

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Tipos de documentos
Internos: Externos (guardar
Polticas copias para referencia):
Procedimientos Leyes
Planes de manejo Permisos
Registros Certificados
Actas de reuniones Ttulos de propiedad
Cartas
Evaluaciones de
impacto & AVCs
(Altos Valores de
Conservacin) M04-S-v02 4
Cundo actualizar la documentacin?
Los Principios y Criterios (P&C) indican cuando
un documento requiere de actualizacin
Otros documentos se debern actualizar segn
lo indique la ley
Es esencial que:
Todos los registros estn actualizados
Todos los permisos sean vlidos
Toda la informacin de monitoreo sea recopilada
de forma regular y segn lo indique la ley y/o los
P&C
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Involucrar al personal y a los actores clave
Asegurarse que todas las personas necesarias
estn siendo involucradas en el desarrollo de la
documentacin, segn lo indican los P&C
Para algunos temas, se debe involucrar a
actores externos
Ej. Criterio 6.3 sobre el
Sistema de quejas y
reclamaciones

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Desarrollo de la documentacin
El proceso del elaboracin de la documentacin
es una etapa importante
Auditores verifican si los documentos fueron
desarrollados de manera participativa (cuando
se exige en los P&C)
Los procedimientos, planes y polticas requieren
de la aprobacin de los gerentes de la empresa
y se deben comunicar bien a todas las partes
interesadas

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 Publicacin de documentos
Algunos documentos deben estar accesibles al
pblico
Otros necesitan estar visibles a los empleados
Los auditores siempre van a verificar que tanto los
empleados como las comunidades estn
familiarizados con los documentos!
Es importante que los documentos se publiquen,
expliquen e implementen!
La documentacin debe ser desarrollada e
implementada mucho antes de la fecha de auditora!

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 Proceso tpico
Todos los documentos estn listos y organizados?

Identificacin El contenido es adecuado y corresponde a los

requisitos de los P&C?

Comunicacin
Asegurarse que todas las partes interesadas estn
informadas del contenido y existencia de los documentos

Manejo Asegurarse que el contenido de los documentos ha

sido implementado

Mantener los registros de la implementacin

Qu se debe monitorear y cundo ?

Monitoreo Cul es el sistema de monitoreo?

Cmo se utilizarn los resultados del monitoreo?

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Qu van a evaluar los auditores:
Disponibilidad: estn disponibles todos los
documentos?
Revisar la norma para asegurarse que todos los
documentos estn listos, bien organizados y
disponibles pblicamente, cuando sea necesario
Contenido: tienen toda la informacin
necesaria?
Registros: estn al da y bien organizados?

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Qu van a buscar evaluar los auditores:
Conocimiento:
las partes interesadas conocen bien los
documentos?
los empleados conocen bien el contenido de los
documentos y actan de acuerdo a ellos?
Implementacin: se implementa el sistema tal y como
est indicado en la documentacin?
Monitoreo:
se hace el monitoreo segn los planes de
monitoreo?
se utilizan los resultados del monitoreo para mejorar
el sistema? M04-S-v02 11
Gracias!