Solicitud de Viaje

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Tabla de Contenido
Solicitud de Viaje ............................................................................................................................ 3

Elementos del proceso............................................................................................................. 6

Registrar Solicitud de Viaje ............................................................................................. 6

Aprobar Solicitud de Viaje ............................................................................................. 7

Solicitud Aprobada? ....................................................................................................... 8

Enviar Notificacin de Rechazo ...................................................................................16

Gestionar el Anticipo de Viaje ......................................................................................12

Notificar al Empleado ..................................................................................................... 14

Desembolsar Anticipo de Viaje ................................................................................... 14

Registrar reservas .............................................................................................................. 9

Notificar Reservaciones ..................................................................................................10

Comprar Tiquetes ............................................................................................................. 11

Notificar al Empleado ...................................................................................................... 11

Reportar Gastos ........................................................... Error! Bookmark not defined.

Reporte de Gastos ........................................................................................................................17

Elementos del proceso............................................................................................................17

Registrar Reporte de Gastos .........................................................................................18

Aprobar Reporte de Gastos ......................................................................................... 20

Aprobado? ....................................................................................................................... 22

Revisar Polticas ................................................................................................................ 22

Polticas Ok? .................................................................................................................... 24

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Registrar Gastos ............................................................................................................... 24

Participantes .................................................................................................................................. 26

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Solicitud de Viaje

Descripcin
Este proceso inicia cuando un empleado presenta una solicitud de viaje a la
compaa. El empleado especifica la informacin referente al vuelo y determina si
son o no necesarios anticipos para gastos y reservacin de hotel, para que
posteriormente el jefe revise esta informacin y apruebe o rechace la solicitud.

El Departamento Administrativo gestiona las reservas y anticipos requeridos, as

como la compra de los tiquetes e informa los detalles y estado de cada
requerimiento al empleado. Al final del proceso, el subproceso de Reporte de
Gastos estar habilitado, all el empleado debe registrar los gastos en los que
incurri durante el viaje y su jefe inmediato deber aprobar o rechazar dicho
reporte.

Una vez aprobado, el Departamento Administrativo deber comprobar si los gastos

reportados encajan dentro de las polticas de la compaa, y si lo hacen, deber
finalmente, registrar los gastos.

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Forma Global

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Modelo de datos

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Elementos del proceso

Registrar Solicitud de Viaje

Descripcin
En esta actividad el solicitante debe llenar la forma de Registro de Solicitud de Viaje
ingresando la informacin referente al vuelo, as como de la reserva de hotel y
anticipos si son requeridos.

Ejecutantes
Solicitante

Duracin
4 Horas

Acciones
Tipo Descripcin
Regla para establecer la fecha, solicitante
Al Entrar y la ciudad origen basndose en la
ubicacin del solicitante.

Regla para establecer el total del anticipo

Al Salir
requerido

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Forma

Aprobar Solicitud de Viaje

Descripcin
El jefe del solicitante deber revisar la Solicitud de Viaje y aprobarla, rechazarla o
solicitar cambios si lo considera necesario.

Ejecutantes
Jefe

Duracin
4 Horas

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Forma

Solicitud Aprobada?
Descripcin
Esta compuerta evala si la Solicitud de Viaje fue aprobada o rechazada por el Jefe
del solicitante.

Condiciones de la compuerta
SI: La solicitud fue aprobada
NO: La solicitud fue rechazada
CAMBIOS REQUERIDOS: Es necesario realizar cambios a la solicitud.

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Registrar reservas
Descripcin
El asistente administrativo debe ingresar en esta actividad, la informacin para
vuelos y hoteles si es requerido.

Ejecutantes
Asistente administrativo

Duracin
1 Da

Forma

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Notificar Reservaciones
Descripcin
Se enva un correo electrnico al solicitante, y una copia de ste al asignado con la
informacin de la reserva.

Script
1. Su Reservacin de Vuelo
Estimado <TravelRequest.Applicant.userName>,

Adjunto se encuentra la reservacin de vuelo para la solicitud asociada con el

nmero de caso <RadNumber>.
Si lo desea, un cambio es posible a los siguientes vuelos: Origen: (departing grid)
Destino: (Arriving grid) <TravelRequest.FlightReservation>
Por favor contctenos si usted tiene algn comentario con respecto a la reservacin.

Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo

2. Su reservacin de Hotel Estimado

Estimado <TravelRequest.Applicant.userName>

Esta es la reservacin de Hotel para su viaje asociado al nmero de caso

<RadNumber>: Hotel <TravelRequest.Hotel. HotelName>
Direccin<TravelRequest.Hotel. Address> Telfono <TravelRequest.Hotel.
Telephone> Ciudad <TravelRequest.Hotel. City.City> Pas
<TravelRequest.Hotel. City.State.Country.Country> Fecha de Ingreso
<TravelRequest.LeavingDate> Fecha de Salida
<TravelRequest.ReturningDate>

Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo

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Comprar Tiquetes
Descripcin
En esta actividad se carga el tiquete electrnico generado por la aerolnea una vez
se confirma la reservacin del vuelo.

Ejecutantes
Asistente Administrativo

Duracin
1 Da

Forma

Notificar al Empleado
Descripcin
Se enva un correo electrnico al solicitante con la informacin del tiquete.

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Script
Asunto: Su tiquete de VueloEstimado

Estimado, <TravelRequest.Applicant. fullName>,

Adjunto se encuentra el tiquete electrnico para su viaje asociado al nmero de

caso: <RadNumber>.

Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo<TravelRequest.ETicket>

Gestionar el Anticipo de Viaje

Descripcin
En esta actividad se deben ingresar los valores de los anticipos aprobados de
acuerdo a las polticas de la compaa para gastos en el pas destino, discriminados
por tipo, para la solicitud de viaje y se calcula de manera automtica el monto total
del anticipo a desembolsar.

Ejecutantes
Asistente administrativo

Duracin
1 Da

Acciones
Tipo Descripcin
1-Regla para establecer los gastos
permitidos por la poltica de la compaa
basados en el pas destino.
Al Entrar 2-Regla para establecer los valores de
anticipos aprobados basados en los
anticipos solicitados.
1-Regla para establecer el anticipo total
Al Guardar aprobado

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1-Regla para establecer el anticipo total

Al Salir aprobado

Forma

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Notificar al Empleado
Descripcin
Se enva un correo electrnico al solicitante con la informacin de los anticipos
aprobados.

Script
Su informacin de anticipo solicitado

Estimado <TravelRequest.Applicant. fullName>,

Los siguientes montos han sido aprobados para su viaje asociado al nmero de
caso <RadNumber>:

Anticipo de Alimentacin <TravelRequest.TravelAdvance.

ApprovedMealsAdvance>
Anticipo de Transporte <TravelRequest.TravelAdvance.
ApprovedTransportationAd>
Otros Gastos <TravelRequest.TravelAdvance. ApprovedAdvanceOthers>
Total, del Anticipo <TravelRequest.TravelAdvance.
TotalAdvanceApproved>Moneda <TravelRequest.Country.
PolicyCurrency.Currency>

Por favor dirijase al Departamento Administrativo para recibir el anticipo.

Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo

Desembolsar Anticipo de Viaje

Descripcin
Se realiza el desembolso del anticipo al empleado y se carga el registro de
desembolsos

Ejecutantes
Asistente administrativo

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Duracin
1 Da

Forma

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Enviar Notificacin de Rechazo

Descripcin
Se enva un correo electrnico al solicitante notificando el rechazo de su solicitud

Script
Estimado <TravelRequest.Applicant. fullName>,

Su Jefe <TravelRequest.Applicant. idBossUser.fullName> ha rechazado su solicitud

de viaje desde <TravelRequest.DepartingFrom> en la fecha
<TravelRequest.LeavingDate>.

Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo

Estimado <TravelRequest.Applicant. fullName>

Su Jefe <TravelRequest.Applicant. idBossUser.fullName> ha rechazado su solicitud

de viaje con ciudad de partida <TravelRequest.DepartingFrom> en la fecha
<TravelRequest.LeavingDate>.

Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo

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Reporte de Gastos

Global Form

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Elementos del proceso

Registrar Reporte de Gastos

Descripcin
En esta actividad el solicitante debe ingresar la informacin de todos los gastos
efectuados durante el viaje.

Ejecutantes
Solicitante

Duracin
Basado en la fecha de llegada

Acciones
Tipo Descripcin
Regla para establecer la duracin de la
Al Entrar tarea
Regla para establecer el total de gastos
Al Guardar reportados en efectivo y tarjeta de crdito
Regla para establecer el total de gastos
Al Salir reportados en efectivo y tarjeta de
crdito.

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 Solicitud de Viaje | 19

Forma

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 Solicitud de Viaje | 20

Aprobar Reporte de Gastos

Descripcin
En esta actividad el Jefe del solicitante debe aprobar o rechazar el reporte de gastos
hecho por el solicitante.

Ejecutantes
Jefe

Duracin
1 Da

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 Solicitud de Viaje | 21

Forma

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Aprobado?
Condiciones de la compuerta
SI: Si la solicitud ha sido aprobada el proceso contina con la siguiente
actividad.
NO: Si la solicitud fue rechazada el proceso regresa a la actividad Reportar
Gastos para realizar los cambios pertinentes.

Revisar Polticas
Descripcin
El Departamento Administrativo debe revisar la informacin aprobada, teniendo en
cuenta que todos los gastos deben ser vlidos dentro de la poltica de la compaa.

Ejecutantes
Asistente administrativo

Duracin
1 Da

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 Solicitud de Viaje | 23

Forma

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Polticas Ok?
Descripcin
Esta compuerta evala si los gastos reportados estn dentro del marco de las
polticas de la compaa.

Condiciones de la Compuerta
SI: Si el reporte de gastos es acorde con las polticas de la compaa, el
proceso contina.
NO: Si el reporte de gasto no concuerda con las polticas de la compaa, el
proceso regresa a la actividad Registrar Gastos.

Registrar Gastos
Descripcin
En esta actividad se debe chequear la opcin de Gastos Registrados para evidenciar
que se efectu el registro de los mismos.

Ejecutantes
Asistente administrativo

Duracin
1 Da

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Forma

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Participantes

Solicitante (Role)

Jefe (Role)

Asistente Administrativo (Role)

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