Gerencia de Procesos PDF

MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA
LA EMPRESA HIERROS HB S.A.
ADRIANA OROZCO HENAO
UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL
PEREIRA
2008
MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA
LA EMPRESA HIERROS HB S.A.
ADRIANA OROZCO HENAO
Trabajo De Grado
Director:
Luz Stela Restrepo de Ocampo
UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL
PEREIRA
2008
2
TABLA DE CONTENIDO DEL PROYECTO DE GRADO
Pg.
1. RESUMEN 7
2. INTRODUCCIN 9
3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN 11
3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 11
3.1.1. DIAGNSTICO O SITUACIN PROBLEMA 11
3.1.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA 12
3.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIN 13
4. DELIMITACIN 14
5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECFICOS 15
6. JUSTIFICACIN 17
7. MARCO REFERENCIAL 18
7.1. MARCO TERICO 18
7.2. MARCO CONCEPTUAL 34
7.3. MARCO LEGAL 35
7.4. MARCO SOTUACIONAL 37
8. DISEO METODOLGICO 48
8.1. TIPO DE INVESTIGACIN 48
8.2. FASES DE LA INVESTIGACIN 48
8.3. POBLACIN Y MUESTRA 49
8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACIN OPERACIONALIZADAS 50
9. PRESENTACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN RECOPILADA 51
9.1. DISEO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 52
9.1.1. PLANEACIN ESTRATGICA 52
9.1.1.1. MISIN Y VISIN 52
9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES 53
9.1.1.3. VALORES Y PRINCIPIOS CORPORATIVOS 54
9.1.1.4. POLTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEO 56
9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FSICA DE LA
ORGANIZACIN 57
9.1.3. ORGANIGRAMA 64
3
9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 71
9.2.1. MAPA DE PROCESOS 71
9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO 79
9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 81
9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES 85
9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES 87
10. CONCLUSIONES 101
11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 106
12. BIBLIOGRAFA 114
13. ANEXOS 115
4
LISTA DE FIGURAS
pg.
Figura 1. Proceso Administrativo 19
Figura 2. Fase de Planeacin 21
Figura 3. Fase Organizacin 28
Figura 4. Fase de la Direccin 31
Figura 5. Fase de Control 33
Figura 6. Empleados de la empresa 42
Figura 7. Empleados por gnero 43
Figura 8. Empleados por sucursal 44
Figura 9. reas de la empresa 45
Figura 10- Empledos por reas 46

11.
Figura 12. Relacin entre las reas de la empresa 47
Figura 13. Distribucin general de bodegas y oficina 59
Figura 14. Distribucin de oficinas 60
Figura 15. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Actual) 64
Figura 16. Organigrama por funciones 66
Figura 17. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 1) 68
Figura 18. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 2) 69
5
LISTA DE CUADROS
Pg.
Cuadro 1. Variables de la investigacin 50
Cuadro 2. Variables y su estado 51
Cuadro 3. Cambios sugeridos organigrama por funciones 67
Cuadro 4. Mapa de procesos 71
LISTA DE ANEXOS
Pg.
Anexo A. Diagramas de Flujo 115
Anexo B. Manual de Procesos y Procedimientos 249
Anexo C. Manual de Funciones 502
6
1. RESUMEN
La prctica empresarial nos permite an como estudiantes el vivenciar

de manera ms cercana a la realidad los procesos adelantados en las
diferentes empresas correspondientes a un sector de nuestra
economa, lo que nos permite poner en practica los conocimientos
previos adquiridos en nuestro proceso de aprendizaje desarrollado al
interior de las aulas universitarias, guiados por nuestros directores y
entes de apoyo representados en nuestros maestros, que comparten
su conocimiento y que en muchas ocasiones a manera de ejemplo o a
travs de sus vivencias propias nos indican lo que sucede en el mundo
de las empresas y estn continuamente actualizando la informacin
que nos imparten.
A pesar de las diferentes teoras administrativas y conocimiento del

avance de las mismas, es posible decir que an hoy en da podemos
encontrar empresarios cuyo pensamiento se encuentra atrasado en el
tiempo y enfocado hacia la logro de un mayor margen de utilidades,
dejando de lado el factor humano del que solo se espera obtener la
productividad planeada, sin tener en consideracin factores tan
importantes como lo son el conocimiento de los colaboradores, las
actividades asignadas y los factores que les motivaran a desempear
de mejor manera el cargo, en pro del beneficio mutuo.
El problema para un empresario emprico en muchas ocasiones radica

en el desconocimiento de los aspectos relacionados con la
administracin de los recursos tanto fsicos como humanos, as como
el inters innato de lograr grandes utilidades sacrificando el bienestar
laboral de sus colaboradores.
7
SUMARY
The managerial practice allows us still(yet) as students to live of a way

nearest to the reality the processes advanced in the different companies
corresponding to a sector of our economy, which allows us to put in
practice the previous knowledge acquired in our learning process
developed to the interior of the university classrooms, guided by our
directors and entities of support represented in our teachers, who share
his(her,your) knowledge and who in many occasions like example or
across his(her,your) own(proper) experiences indicate us what happens in
the world of the companies and are updating constant the information that
they us give.
In spite of the different administrative theories and knowledge of the

advance of the same ones, it is possible to say that still nowadays we can
find businessmen whose thought is slowed down in the time and focused
towards I her(it) manage of a major margin of usefulness(utilities), leaving
of side the human factor of alone which one expects to obtain the planned
productivity, without having in consideration factors so important as they it
are the knowledge of the collaborators, the assigned activities and the
factors that they would motivate to recovering(playing) of better way the
post(cargo), in favor of the mutual benefit.
The problem for an empirical businessman in many occasions takes root

in the ignorance of the aspects related to the administration of the
resources so much physical as human beings, as well as the innate
interest of achieving big usefulness(utilities) sacrificing the labour well-
being of his(her,your) collaborators.
8
2. INTRODUCCIN
En los aos 70 y 80, las empresas mejoraron sus procesos mediante la

gestin de la calidad total. En los 90, intentaron optimizarlos radicalmente
mediante la reingeniera de procesos. En la dcada actual, muchas han
vuelto al mejoramiento de procesos. Sin embargo las mejoras muchas
veces no se traducen en rpidas reducciones de costos o en un balance
general ms ajustado. A finales del siglo XX la idea de tercerizar procesos
y capacidades comenz a ganar aceptacin como un medio para obtener
beneficios ms rpidos.
Las organizaciones buscan estandarizar sus procesos por varias razones

importantes. La estandarizacin puede facilitar las comunicaciones sobre
cmo opera el negocio, permitir traspasos suaves en las fronteras de los
procesos y posibilitar indicadores comparativos de desempeo. Entre
distintas empresas, los procesos estandarizados pueden facilitar el
comercio por las mismas razones: mejores comunicaciones, traspasos
ms eficientes y benchmarking del desempeo. Dado que los sistemas de
informacin sustentan los procesos, la estandarizacin permite sistemas
uniformes dentro de las empresas e interfaces de sistemas
estandarizadas entre diferentes firmas.
Uno de los principios fundamentales de la estandarizacin de los

procesos es la divisin del trabajo, la cual hace referencia al nmero de
tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la
produccin de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por
distintos trabajadores especializados en cada una de ellas.
Las economas modernas estn cada vez ms enfocadas en aumentar la

produccin a travs de la eficiencia, por lo cual, para lograr realizar una
determinada actividad con eficiencia, se hace indispensable, cada vez
ms, lograr la especializacin de las actividades.
9
Existen varias caractersticas de la divisin del trabajo que permiten que,
a travs de sta, se aumente la produccin de la sociedad en general, al
aprovechar todas las capacidades del trabajador y los recursos
disponibles, que en muchos casos son escasos.
La primera caracterstica es la diferencia de capacidades: Cada persona

posee caractersticas propias que le permiten ser mejor en algunas
actividades que en otras. La divisin del trabajo permite que las personas
se ocupen de aquella actividad en la cual son buenos y no pierdan tiempo
y esfuerzo realizando tambin otras actividades que otras personas
podran hacer mejor.
La segunda caracterstica es el aprendizaje por medio de la experiencia:

Suponiendo que existan dos personas con las mismas capacidades, el
dedicar a una persona a realizar una actividad hace que esa persona se
vuelva especialista en llevarla a cabo, pues el hecho de que se ocupe en
esa sola tarea le permite desarrollar destrezas y descubrir mejores
tcnicas que simplifiquen el trabajo, lo que no sucedera si esa persona
tambin se ocupara de otras actividades (sera algo as como la prctica
hace al maestro).
La tercera caracterstica es el ahorro de tiempo: El que un trabajador est

dedicado permanentemente a una sola tarea evita la prdida de tiempo
por el paso de un trabajo a otro.
10
3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN
3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
3.1.1. Diagnstico o situacin problema. Actualmente la empresa

HIERROS HB S.A presenta dificultades en el manejo de la informacin, la
lnea a seguir y las funciones que se deben desempear en cada uno de
los cargos, por lo que los empleados no saben con certeza que
actividades realmente les compete llevar a cabo.
La organizacin carece de planeacin estratgica que permita identificar

de manera directa la misin, visin, estructura organizacional y objetivos
organizacionales.
Por lo anterior se hace necesario tomar como punto de partida el

desarrollo de la planeacin estratgica donde se plantee el diseo de la
misin, visin, organigrama y objetivos organizacionales, elementos que
permitirn establecer el orden jerrquico y el flujo de las lneas de
informacin.
La estructuracin del Manual de Funciones y Procedimientos permitir

establecer y sealar las funciones a cumplir en los diferentes cargos para
facilitar y encaminar el logro de los objetivos organizacionales enfocados
hacia la rentabilidad y la productividad.
11
3.1.2. Formulacin del problema. La elaboracin del Manual de
Funciones y Procedimientos contribuir a mejorar la ejecucin de las
actividades desarrolladas en la empresa HIERROS HB S.A?.
Sistematizacin:
La estructuracin del organigrama permitir visionar en mejor medida

la conformacin de la empresa?
El diseo de la misin, visin y objetivos organizacionales influir

positivamente en el planteamiento, direccin y programacin de las
estrategias organizacionales?
La estandarizacin de los procesos contribuir al logro de los

objetivos de la empresa?
El Manual de Funciones y Procedimientos es la herramienta que

facilitar la seleccin de personal y la designacin de las actividades
inherentes a los cargos?
12
3.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIN
Las personas vinculadas a los diferentes cargos en las organizaciones

requieren estar seguras de las tareas que deben desempear y conocer
la manera correcta en la que deben realizar las actividades para las
cuales fueron contratadas.
El Manual de Funciones y Procedimientos es una herramienta tcnica y

procedimental necesaria para la administracin del talento humano
vinculado a cada uno de los cargos por grupos ocupacionales. Contiene
en forma ordenada y sistemtica, informacin sobre aspectos
organizacionales necesarios para la mejor ejecucin del trabajo, se
establecen las funciones y requisitos de los cargos que conforman la
planta global de personal y la correspondencia entre los objetivos y la
misin institucional.
Entre los principales objetivos que se plantean para su elaboracin se

tienen:
Cumplimiento de los preceptos Constitucionales, legales y

reglamentarios sobre la necesidad de establecer funciones para los
cargos que desempeen las personas y los requisitos y
responsabilidades, para satisfacer las necesidades institucionales y
propender por el logro de la productividad, eficiencia y eficacia en la
prestacin de servicios a los clientes y contribuir con el logro de la
competitividad.
13
Establecer de manera clara y formal la razn de ser de cada empleo y
determinar sus particulares funciones, responsabilidades y requisitos
de educacin, capacitacin y experiencia laboral.
Servir de insumo para la seleccin de personal en la compaa,

procesos de reclutamiento en general, as como para los procesos de
induccin y reinduccin, entrenamiento en el puesto de trabajo,
evaluacin del desempeo y en general, lo referente a los programas
de necesidades de personal y perfiles profesionales requeridos.
La elaboracin del Manual de Funciones y Procedimientos para la

empresa HIERROS HB S.A se convierte en la oportunidad de aplicar de
manera prctica los conocimientos tericos adquiridos durante la
formacin profesional.
4. DELIMITACIN
El estudio se desarrollar en 8 meses en la empresa HIERROS HB S.A,

en la cual se documentaran las funciones de los cargos existentes a la
fecha y los procesos de todas sus actividades tendientes a implementar
segn la norma ISO 9001:2000
14
5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECFICOS
5.1. GENERAL
Elaborar el Manual de Funciones, Procesos y Procedimientos de la

empresa HIERROS HB S.A para establecer de forma general las pautas o
directrices que conlleven al logro de los objetivos institucionales.
5.2. ESPECFICOS
Actualizar la historia y desarrollo de la empresa identificando las

actividades que lleva a cabo y su conformacin.
Establecer la misin y visin de la empresa como parte fundamental y

prioritaria para el inicio del proceso de elaboracin del manual.
Disear el organigrama de la compaa para establecer el orden

jerrquico y el flujo de la informacin.
Realizar sensibilizacin y socializacin de los objetivos

organizacionales.
Efectuar el anlisis de los cargos existentes para establecer las

funciones desempeadas por cada uno de los integrantes de la
empresa, nivel de responsabilidad y compromiso.
15
Desagregar cada una de las actividades propias del cargo, para
determinar la forma correcta en la que deben ser llevadas a cabo y
estandarizarlas.
Realizar el Manual de Procesos, Procedimiento y funciones para la

empresa HIERROS HB S.A.
16
6. JUSTIFICACIN
Teniendo en cuenta que el manual de funciones, procesos y

procedimientos es una herramienta que permite la estandarizacin de las
actividades llevadas a cabo al interior de la organizacin se hace
necesario el desarrollo del mismo al interior de la empresa Hierros HB ya
que hasta el momento no se han adelantado acciones al respeto y se
carece de los elementos constitutivos de la planeacin estratgica.
El problema para todo tipo de empresa radica en: Cmo obtener mejores
desempeos econmicos y laborales?; Qu variables se deben tener en
cuenta para alcanzar los objetivos planteados?; Existe una forma
indicada y precisa para alcanzar las metas?; Es la motivacin un factor
clave que conduce al logro de los resultados esperados?; Cules son
las razones del xito o fracaso de una organizacin?
Como resultado de la prctica empresarial y la investigacin inherente al

desarrollo de la misma, se contar con la estructuracin de la planeacin
estratgica y el manual de funciones, procesos y procedimientos de la
empresa Hierros HB S.A.
Igualmente es necesario mediante este diagnstico establecer las

caractersticas existentes de la empresa, su evolucin, competitividad y
compromiso con la sociedad, el sector al que pertenece y objetivos
futuros.
17
7. MARCO REFERENCIAL
7.1. MARCO TERICO
PROCESO ADMINISTRATIVO
Para direccionar la organizacin hacia el alcance de resultados concretos

de productividad, rentabilidad, competitividad, mejoramiento continuo,
desarrollo y mejor calidad de vida de la sociedad se hace indispensable la
implementacin del proceso administrativo, apoyado en la interaccin de
los colaboradores de todos los niveles y reas operativas.
La aplicacin del modelo gerencial administrativo implica la puesta en

marcha de cuatro fases o etapas de carcter permanente e
interrelacionadas entre s:
Planeacin
Organizacin
Direccin
Control
18
FIGURA 1: PROCESO ADMINISTRATIVO
PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEAR
CONTROLAR ORGANIZAR RESULTADOS
DIRIGIR
Fuente: Administracin por Resultados. Un enfoque terico prctico

para organizaciones cambiantes.
PLANEACION
Posibilita determinar los resultados que se quieren obtener, los objetivos

que se deben definir, el tiempo esperado, los recursos requeridos y el
costo para lograrlos. En la elaboracin y formulacin de planes es
necesario contar con informacin de carcter interno y externo que
permita direccionar las acciones a emprender, las cuales se consolidan
finalmente en programas de trabajo y sus correspondientes proyectos
especficos.
19
ORGANIZACIN
Etapa del proceso que permite definir claramente la forma de establecer

las operaciones rutinarias y habituales para cumplir con los objetivos
trazados y alcanzar los resultados propuestos.
Consiste en la definicin y ubicacin de estructuras orgnicas,

identificacin de los grandes procesos (estratgicos, operativos, de
apoyo) corporativos, divisin del trabajo, creacin de cargos, nmero de
personas ideales a vincular, asignacin de funciones y procedimientos,
establecimiento de perfiles ocupacionales, responsabilidades y
competencias, y generacin de recursos de dotacin
DIRECCION
Relacionada con la capacidad de los grupos directivos para lograr en todo

el grupo de colaboradores internos y externos, la efectiva ejecucin del
da a da, la realizacin de los planes y programas propuestos, el
cumplimiento de las tareas y funciones encomendadas. Bsicamente
consiste en poner en accin todo lo que se ha pensado y definido con
anterioridad, de manera coherente y sistemtica.
CONTROL
Fase de cierre del proceso que globaliza e integra todas las etapas
anteriores. Permite hacer evaluaciones y confrontaciones - tanto
particulares como de conjunto - de una empresa en diferentes frentes y
estadios, respecto a los resultados, objetivos, planes y programas
formulados previamente y hacer las correcciones pertinentes, mediante
toma oportuna de decisiones.
20
DESCRIPCIN GENERAL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
LA FASE DE PLANEACIN.
Fase que se enfoca hacia:
Toma anticipada de decisiones.

Seleccin de un curso de accin entre varias opciones
Definicin anticipada de objetivos.
En la definicin anticipada de objetivos se presentan dos momentos

bsicos:
Un momento conceptual o de definicin de identidad, y un momento

instrumental u operativo.
FIGURA 2: FASE DE PLANEACIN
PLANEACIN
FASE OPERATIVA
FASE CONCEPTUAL
Misin Elaboracin planes

Visin Programas de trabajo
Estrategias Proyectos concretos
Polticas Objetivos
Valores Metas
Principios
Cronogramas
Objetivos
Presupuestos
RESULTADOS

21
FASE CONCEPTUAL:
Esta fase se encuentra comprendida por los siguientes elementos:
MISIN.
Identificacin de la razn de ser de la organizacin, su radio de accin

(local, regional, nacional), los elementos constitutivos, sus clientes, el
grado de desarrollo tecnolgico y sus principales fortalezas o cualidades.
El planteamiento de la misin debe permitir el entendimiento claro de las

caractersticas fundamentales de la organizacin a las personas.
VISIN.
Seala los objetivos o propsitos que la organizacin quiere alcanzar en

un periodo de tiempo establecido, por ello debe plantearse como un reto y
debe ser concreto, estimuladora de la accin y del compromiso.
POLTICAS DIRECCIONADORAS:
Pautas o criterios generales que rigen las diferentes acciones y/o

procesos que se adelantan en la empresa y orientan a los colaboradores
hacia el logro de los objetivos propuestos en cada una de las reas y
puestos de trabajo.
Enunciados o criterios generales establecidos por quienes dirigen la

empresa, que permiten orientar y encausar el pensamiento y la accin de
los diferentes colaboradores en su actuacin cotidiana.
22
Delimitan un rea dentro de la cual se establecen unas reglas de
comportamiento, buscando asegurar que las decisiones de rutina sean
consistentes y contribuyan tanto a la definicin como al logro de
objetivos.
Permiten dar coherencia y directrices generales para la elaboracin de un

plan y delegar autoridad sin perder el control.
ESTRATEGIAS ORIENTADORAS.
Planes de accin que permiten esbozar la forma correcta de utilizacin de

los recursos, an en la presencia de obstculos; involucra la organizacin
como un todo a travs del tiempo, dentro de su ambiente..
La Estrategia tiene como propsitos los siguientes:
Asegurar el xito en la realizacin de proyectos.
Superar los obstculos y garantizar la supervivencia de los

procesos.
Enfrentar los problemas mediante procedimientos adecuados,

producto de la reflexin.
Crear nuevas formas de solucin que den respuestas a

circunstancias de espacio y tiempo, y a los problemas que se
puedan resolver.
23
Pueden manejarse de dos maneras diferentes:
COMO IDEA GENERAL:
Alternativas, formas o medios que se predeterminan para alcanzar la

visin, partiendo de la respectiva misin, y dar respuesta efectiva a los
retos planteado en el tiempo.
Orienta el programa general de accin y de trabajo y presupone el

despliegue de esfuerzos y recursos para obtener los resultados,
cumpliendo con los objetivos formulados.
Son ejemplos de estrategias orientadoras: la capacitacin oportuna, la

calidad en el servicio, la rapidez y confiabilidad de la informacin, la
seguridad en los vehculos, la disminucin de los costos, dependiendo del
contexto en que se manejen.
COMO IDEA PARTICULAR:
Seleccin de un curso especfico de accin, orientado a la mejor

utilizacin de los recursos disponibles. Escogencia de la alternativa ms
viable entre varias disponibles.
Dentro de este contexto, se emplea en un marco de referencia ms

puntual: logro de una meta o de una accin particular.
RESULTADOS ORGANIZACIONALES.
Logros concretos a obtener en un periodo de tiempo. Su visualizacin

como hechos concretos permite generar retos de entrada y no permitir
actos fallidos.
24
Los resultados pueden referirse a cualquiera de las reas funcionales de
la Organizacin: administracin, finanzas, aspectos legales, parque
automotor, prestacin del servicio, personal, instalaciones fsicos,
posicionamiento externo, etc.
OBJETIVOS.
Blanco a alcanzar con el fin de que la organizacin cumpla sus metas.
Pueden plantearse de carcter permanente o puntual
DE CARCTER PERMANENTE:
Fines hacia los cuales se dirigen las diferentes actividades de la

organizacin.
DE CARCTER PUNTUAL:
Logros concretos a obtener en un periodo de tiempo determinado

(mediano y largo plazo).
META:
Objetivos que se desean alcanzar en un tiempo especfico ms corto,

dentro del periodo que abarca el Plan. En este trmino se resumen los
propsitos, la misin y los objetivos de la organizacin.
25
VALORES
Cdigo de conducta general que deben adoptar y poner en prctica todos

los integrantes de la empresa, entre los que se destacan: honradez,
tolerancia, respeto, solidaridad.
PRINCIPIOS.
Verdades fundamentales que orientan el quehacer cotidiano de la

Organizacin, tales como: calidad, eficiencia, rentabilidad, servicio.
PROPSITO:
El Propsito de una Organizacin es su papel primario, tal como lo define

la sociedad en que opera.
OPERACIONALIZACIN DE LA PLANEACIN.
La fase operativa a su vez, consiste en ordenar, agrupar y clasificar los

OBJETIVOS definidos en categoras conocidas como PROYECTOS, los
que tambin se agrupan segn su afinidad en categoras ms amplias
denominadas PROGRAMAS.
26
EL PLAN DE LA ORGANIZACIN.
Est constituido por el conjunto de programas articulados

coherentemente.
Segn su enfoque puede denominarse de diferentes maneras:
DE DESARROLLO. Cuando busca cambios graduales planificados.
ESTRATGICO. Se enfoca en la obtencin de resultados en el mediano y

largo plazo.
DE INVERSIONES. Seala la forma en que se invertirn los recursos

econmicos asignados, disponibles, o necesarios.
TCTICO. Referido al logro de resultados en periodos de tiempo ms

cortos.
27
LA FASE DE LA ORGANIZACIN.
En esta fase se define la distribucin de las actividades entre los

colaboradores de la compaa.
FIGURA 3: FASE ORGANIZACIN
ORGANIZACIN
FASE OPERATIVA
FASE CONCEPTUAL
Estructura orgnica
Divisin del trabajo Procesos
Especializacin Procedimientos
Coordinacin Plan de cargos
Supervisin Planta de personas
Eficiencia Funciones
Eficacia Competencias
Niveles jerrquicos Normalizacin
Comunicacin Aseguramiento
Informacin Dotacin
RESULTADOS

Consiste en la identificacin y diferenciacin de los macroprocesos

estratgicos, operativos y de apoyo, divisin del trabajo, creacin de
cargos, asignacin de funciones y procedimientos, responsabilidades y
competencias y recursos de dotacin a suministrar.
28
En esta fase se estructura la empresa, apareciendo claramente
evidenciadas las reas funcionales:
Comercial
Tcnica
Talento Humano.
Legal
Logstica
Financiera y econmica.
Cada una con sus procesos, procedimientos y actividades inherentes a

los objetivos planteadas en cada una de ellas y a su naturaleza.
Por lo anterior, se hace necesario que en esta fase se tengan claramente

definidos los criterios y pautas concernientes a:
Divisin del trabajo

Especializacin de funciones, procedimientos y tareas.
Los modelos de coordinacin y supervisin empleados.
Las necesidades concretas de informacin y de comunicacin
entre grupos y personas
Los niveles de jerarqua o las formas de liderazgo a implementar.
Los procesos, procedimientos y funciones de rutina.
29
LOS PROCESOS
La administracin por procesos se caracteriza por los siguientes aspectos:
Contar con formas organizativas giles

Dividir el trabajo por responsabilidades y compromisos
Trabajar en equipo y con equipos de trabajo definidos
Revisar y actualizar permanentemente los procedimientos
establecidos
Normalizar hasta donde sea posible las actividades cotidianas,
previo anlisis de mtodos de trabajo y clculos de tiempos.
Establecer y trabajar con indicadores.
Hacer aseguramiento de calidad, con polticas de mejoramiento
continuo y normas de calidad.
LOS PROCEDIMIENTOS
Descripcin en forma detallada y secuencial de la manera en que deben

ser llevadas a cabo las actividades.
LOS MANUALES DE FUNCIONES
Sistematizan la informacin sobre los diferentes aspectos

organizacionales necesarios para la ejecucin de un trabajo. Describe
cada una de las funciones, atribuciones y responsabilidades asignadas a
cada cargo dentro de la organizacin.
Su objetivo primordial es facilitar el conocimiento y entendimiento por

parte de los dirigentes de la organizacin de las actividades desarrolladas
30
por los colaboradores, servir como herramienta para el anlisis de los
resultados obtenidos, ofrecer informacin que permita el establecimiento
de mtodos de control y seguimiento y adelantar procesos de
autoevaluacin de los logros obtenidos.
LA FASE DE LA DIRECCIN
Busca enfatizar y guiar a las personas integrantes de la organizacin

hacia el empoderamiento y facilitacin.
FIGURA 4: FASE DE LA DIRECCIN
CONOCIMIENTO DE
DIRECCIN OBJETIVOS
LIDERAZGO EJERCIDO
TRABAJO EN EQUIPO
EMPODERAMIENTO
COMUNICACIONES
RESULTADOS EFECTIVAS
SISTEMAS DE
INFORMACIN
CAPACITACIN
IMPARTIDA

31
Se relaciona con la capacidad de los grupos establecidos, para lograr en
los colaboradores internos y externos, el manejo de elementos
fundamentales para la efectiva ejecucin del da a da, como son:
El claro y colectivo conocimiento de los objetivos.

Altos niveles de liderazgo.
Trabajo en equipo.
Comunicaciones adecuadas.
Efectivos sistemas de informacin.
Empoderamiento personal y colectivo.
Capacitacin y mejoramiento continuo.
LA FASE DE CONTROL
Etapa de implementacin de herramientas para el seguimiento y

desarrollo de las actividades de la organizacin.
32
FIGURA 5: FASE DE CONTROL
CONTROL
FASE OPERATIVA
Cumplimiento a metas y objetivos

Logro de resultados
Procesos en ejecucin, su logstica,
aseguramiento
Manejo de indicadores
Estructura organizacional adoptada
Ambiente organizacional existente
Resultados econmicos y
financieros
Aspectos fsicos
Medidas correctivas
RESULTADOS

Cierra el proceso que globaliza e integra todas las etapas anteriores.

Permite realizar evaluaciones y confrontaciones de los resultados
obtenidos y los objetivos planteados, para de esta manera efectuar las
correcciones necesarias y planear el establecimiento de nuevas
estrategias.
33
7.2. MARCO CONCEPTUAL
Diagnstico
Es un proceso de construccin de conocimiento, estructurado, reflexivo y
crtico que tiene como finalidad comprender, analizar, interpretar y
transformar los hechos de un determinado proceso o situacin de lo
social.
Empresa u Organizacin
Es el ejercicio profesional de una actividad econmica planificada, con la
finalidad o el objetivo de intermediar en el mercado de bienes o servicios,
y con una unidad econmica organizada en la cual ejerce su actividad
profesional el empresario por s mismo o por medio de sus
representantes.
Estrategia
Forma de distribuir recursos, configuracin de objetivos a largo plazo,
conjunto de polticas, criterios para orientar las decisiones fundamentales.
La conceptualizacin de cmo alcanzar los objetivos deseados en una
situacin conflictiva. La estrategia se preocupa de si se va a luchar, y en
este caso, cuando y cmo, y la forma de lograr la mxima efectividad en
un conflicto para alcanzar ciertas metas. La estrategia es el plan para la
distribucin prctica, adaptacin y aplicacin de los medios disponibles
para alcanzar los objetivos deseados.
Mercado
El mercado, en economa, es cualquier conjunto de transacciones,
acuerdos o intercambios de bienes o servicios entre compradores y
vendedores. En contraposicin a una simple venta, el mercado implica el
comercio regular y regulado, donde existe cierta competencia entre los
participantes.
34
Trabajo
Es toda actividad humana libre, ya sea material o intelectual, que una
persona natural ejecuta permanente y conscientemente para s o al
servicio de otra.
Ventaja Competitiva
En marketing y direccin estratgica, la ventaja comparativa es una
ventaja que una compaa tiene respecto a otras compaas
competidoras. Caracterstica nica de una empresa o producto que la
hace ser superior a la competencia. Ventaja sobre los competidores
obtenida por ofrecer precios ms bajos a los consumidores por
proporcionarles a estos ms beneficios que justifiquen precios ms altos.
Cdigo de comercio
Un cdigo de comercio es un conjunto unitario, ordenado y sistematizado
de normas de derecho mercantil, es decir, un cuerpo legal que tiene por
objeto regular las relaciones mercantiles.
7.3. MARCO LEGAL
Para las ferreteras son aplicables los principios de la Constitucin

Poltica, el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica
Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, y en lo no regulado
particularmente, las normas civiles y comerciales y las reglas previstas en
las convocatorias, as mismo la ley 996 de 2005 Ley de Garantas y de los
artculos del Cdigo de Comercio.
Las Ferreteras deben ajustarse a las siguientes normas para la

presentacin de licitaciones:
35
1. Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica,
contenido en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.
2. Normas pertinentes del Cdigo de Comercio y del Cdigo Civil, en
lo no previsto por las disposiciones anteriores.
3. Las reglas previstas en los Pliegos de Condiciones.
4. Las dems disposiciones que por el objeto y la naturaleza del
contrato le sean aplicables.
5. Las propuestas que se presenten.
6. Los dems documentos que se produzcan durante el proceso de
seleccin.
CDIGO DE COMERCIO
CAPITULO II.
DEBERES DE LOS COMERCIANTES
ARTICULO 19.
Es obligacin de todo comerciante:
1) Matricularse en el registro mercantil;
2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos
respecto de los cuales la ley exija esa formalidad;
3) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las
prescripciones legales;
4) Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y dems
documentos relacionados con sus negocios o actividades;
5) Denunciar ante el juez competente la cesacin en el pago corriente de
sus obligaciones mercantiles, y
6) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.
36
7.4. MARCO SITUACIONAL
HIERROS HB S.A
LA RAZN DE SU NOMBRE
Las siglas HB corresponden a las iniciales de sus dos socios fundadores
Jos Bertulio Prez Gmez y Hernando Fras.
HIERROS HB S.A debe su nombre a su actividad principal, compra y
venta de material para construccin (Hierro, PVC, Eternit, Cemento,
Lminas, Mallas, Tejas, Pintura, etc.)
HISTORIA
La empresa inicia sus actividades el nueve (9) de febrero de mil
novecientos noventa y uno (1991) como una sociedad limitada (LTDA),
con aportes de capital de sus dos propietarios por igual cuanta, en las
instalaciones para ello ubicadas en la carrera 6 N 34-34 de la ciudad
de Pereira (Risaralda), siendo el seor Bertulio el Gerente y
acompaado por una Secretaria, un Bodeguero y un Vendedor. Desde
ese mismo ao la empresa se preocup por invertir en infraestructura
y equipos para brindar mayor satisfaccin a sus clientes.
Para el primer ao y dada las necesidades detectadas por los socios
debido a la creciente demanda generada por la expansin del mercado
37
a otras regiones del pas, se procedi a sistematizar la empresa y a
vincular nuevo personal; dos aos despus se compraron dos camiones
para mejorar el servicio de entrega de la mercanca hacindola ms
eficiente.
En 1995 preocupados por ampliar sus instalaciones locativas se adquiri
un lote ubicado en la calle 9 N 7A-60 La Badea, Dosquebradas
(Risaralda) donde se inici la construccin de la bodega, que en el ao
1997 pas a ser la sede principal de la empresa. All se coloc un
puente gra que permiti mayor eficiencia en el almacenamiento y
despacho de la mercanca, y se ampli el espacio de las oficinas para el
personal administrativo y de ventas brindando mayor comodidad.
LA SUCURSAL DE BOGOT
Debido a la creciente demanda se detect la necesidad de abrir un
nuevo punto de venta, razn por la cual se opt por la ciudad de Bogot,
ya que es una de las ciudades colombianas con mayor desarrollo
industrial, gran infraestructura, estratgica posicin geogrfica, y por
la conveniencia de los socios ya que uno de ellos resida en esa ciudad,
as se dio la apertura de la sucursal HIERROS HB Bogot el 11 de
febrero de 1997, la bodega se encontraba ubicada en la zona comercial
de Paloquemado y se pagaba por su arrendamiento.
En el ao 2000 se efectu la inversin en tecnologa representada en la
compra de un carro montacargas, una mquina enderezadora de chipa,
38
un circuito cerrado de televisin, a fin de incrementar la eficiencia y
seguridad de la empresa.
SUCURSAL DE CALI
Para el ao 2002, el 9 de octubre, se constituy la sucursal de Cali. Por
iniciativa y visin del gerente Jos Bertulio, su conocimiento de la
ciudad, la ayuda de un amigo, y la informacin suministrada sobre al
posibilidad de acceder a ese mercado se decidi establecer una
sucursal en esa ciudad.
Inicialmente se ubic en una zona industrial, all funcion por casi dos
aos, pero era una bodega pequea y arrendada por lo que se
generaban sobrecosto. Por ofrecimiento de los terrenos de
parqueadero de la empresa de expreso bolivariano se procedi a la
compra de los mismos debido a su bajo costo y buena ubicacin. Las
actividades se iniciaron en la bodega y con un puente gra.
Para el ao 2006 se efectu la compra y adquisicin de dos puente gra
y la importacin de una mquina para figurar el hierro.
Se paga leasing a 60 meses de los cuales ya van 48 (2 aos).
En estos momentos la sucursal de Cali es la ms tecnificada y la
administracin est a cargo del seor Hernando Fras.
39
CAMBIO DE DOMICILIO DE LA SUCURSAL DE BOGOT
Debido a los continuos inconvenientes de los automotores de la
empresa para efectuar el parqueo que permitiera el cargue y
descargue de la mercanca y la poca flexibilidad que este local ofreca,
la sucursal de Bogot fue trasladada a una bodega localizada en el
sector de Fontibn donde igualmente se paga renta, este cambio ha
repercutido notablemente en el ndice de ventas que reporta la
sucursal tendiendo a la baja. Se realiz la compra de un terreno en el
mismo sector pero an no se inicia la construccin de las instalaciones.
ALGO MS SOBRE LA SUCURSAL DE PEREIRA.
Posee tres bodegas en las que se almacenan los productos de acuerdo
al material del que se encuentran fabricadas y su uso. Su capital
humano est conformado por 35 empleados, 25 hombres y 10 mujeres.
EN LA ACTUALIDAD
Hoy HIERROS HB S.A es una empresa que cuenta con reconocimiento
a nivel nacional en la comercializacin de material para la construccin,
adems posee el capital econmico y humano que permite ofrecer a sus
clientes versatilidad de productos, calidad, buenos precios, la mejor
atencin, asesora, respaldo tcnico y eficiencia en las entregas.
El recurso humano con el que cuenta la empresa est conformado por
111 personas, 30 mujeres y 81 hombres, distribuidos en las reas
administrativa, comercial y operativa.
En este momento la empresa realiza las importaciones de material
relacionado principalmente con hierro a travs de sucursal de Bogot.
40
Esta actividad es efectuada por su Director Comercial. La sucursal de
Cali es la que est reportando mayores ventas al da de hoy.
CARGOS:
Gerente. Auxiliar de inventario.
Subgerente. Cajera.
Director comercial Mensajero (Cobrador).
Director de cartera. Asesor Comercial.
Auxiliar Contable. Jefe de bodega.
Nmina. Auxiliar de bodega.
Auxiliar General. Conductor.
Secretaria. Servicios Generales.
41
INFORMACIN ESTADSTICA DE LOS EMPLEADOS DE LA
EMPRESA
FIGURA 6: EMPLEADOS DE LA EMPRESA
# EMPLEADOS DE LA EMPRESA
CALI ; PEREIRA ; 35;

42; 37% 32%
BOGOT ; 34; PEREIRA

31% BOGOT
CALI
Fuente: Empresa HIERROS HB

Autor: Adriana Orozco Henao
En la sucursal de la ciudad de Cali se encuentra el mayor nmero de
trabajadores de la empresa, 42, lo que representa un 57 % del recurso
humano. Se muestra un nmero similar para los colaboradores de la
ciudad de Pereira y Bogot.

FIGURA 7: EMPLEADOS POR GNERO
EMPLEADOS POR GNERO
MUJERES;
29; 26%
HOMBRES
; 82; 74%
HOMBRES
MUJERES

La mujer representa un 26% del recurso humano de la empresa,
mientras que el restante 74% est conformado por hombres, esto
debido a que la mayora de actividades son desarrolladas en el rea de
bodegas donde se requiere de fuerza fsica y existen mayores riesgos.
Las mujeres realizan labores relacionadas con la administracin y
ventas.
43
FIGURA 8: EMPLEADOS POR SUCURSAL
EMPLEADOS POR SUCURSAL
35 32
30 26
24
# PERSONAS
25
20
15 11 10 HOMBRES
8 MUJERES
10
5
0
PEREIRA BOGOT CALI
CIUDAD

El mayor nmero de empleados de gnero masculino se encuentra

situado en la ciudad de Cali, 32, mientras que el mayor nmero de
mujeres se encuentra en la ciudad de Pereira, 11.
El menor nmero de colaboradoras mujeres se sita en Bogot, 8, y el

menor nmero de hombres de la empresa se encuentra en Pereira, 24.
44
FIGURA 9: REAS DE LA EMPRESA
ADMINISTRATIVA:
Gerente
Subgerente
ADMINISTRATIVA Director Comercial
Auxiliar Contable
Auxiliar de Nmina
COMERCIAL
COMERCIAL:
Director de Cartera
OPERATIVA Asesor Comercial
Cajera (o)
Auxiliar de Inventario
Mensajero- Cobrador
OPERATIVA:
Jefe de Bodega
Auxiliar de Bodega
Conductor
Servicios Generales

A pesar de que se cuenta y se conoce la informacin de los cargos

desarrollados al interior de la organizacin, hasta el momento no se haba
realizado una caracterizacin de las reas que conforman la misma.
45
FIGURA 10-11: EMPLEADOS POR REA
EMPLEADOS POR REA
ADMINISTRATIVOS;
16; 15%
OPERATIVOS;
58; 55%
VENTAS ;
32; 30%
ADMINISTRATIVOS
VENTAS
OPERATIVOS
EMPLEADOS POR REAS

30 26
25
# EMPLEADOS
18
20
13 14
15
9 10
10 6 6
4
5
0
PEREIRA BOGOT CALI ADMINISTRATIVOS
VENTAS
CIUDAD
OPERATIVOS

El 55 % de los empleados de la organizacin se concentra en el rea
operativa, el 32% en ventas y el restante 15% en el rea administrativa.
La sucursal de la ciudad de Cali, muestra el mayor nmero de

colaboradores en el rea Administrativa, 26 personas, presentando casi el
doble de la ciudad de Pereira, donde se cuenta solo con 14 personas para
adelantar las labores administrativas.
46
FIGURA 12: RELACIN ENTRE LAS REAS DE LA EMPRESA
ADMINISTRACIN
BODEGA CONTABILIDAD
COMERCIAL

El flujo de la informacin y la comunicacin entre las diferentes reas de

la empresa se da bidireccionalmente, lo que permite el conocimiento, la
interaccin y participacin de los colaboradores en los procesos
desarrollados tanto en su rea de trabajo como en aquella donde se
maneja la informacin suministrada.
47
8. DISEO METODOLGICO
8.1. TIPO DE INVESTIGACIN
Los mtodos utilizados en la presente investigacin son los

siguientes:
Deductivo: la primera parte de la investigacin requiere un

diagnstico del actual estado de la empresa y los trabajos
adelantados hacia la elaboracin del manual de funciones.
Inductivo: de acuerdo a la percepcin y observaciones

encontradas en la etapa de diagnstico, se plantean aportes y
mejoras.
Sinttico: una vez sugeridas las mejoras, finalmente se

estructura una adecuada Planeacin Estratgica y Manual de
Funciones y Procedimiento.
8.2. FASES DE LA INVESTIGACIN
Recopilacin de la informacin: conocimiento de la

organizacin, su conformacin, las actividades
desarrolladas y obtencin de la informacin requerida.
Diagnstico: establecer el estado actual de la empresa y

los trabajos adelantados en la elaboracin del manual de
funciones.
48
Anlisis de la informacin obtenida: se identificarn las
falencias y fortalezas de la compaa.
Propuestas: de acuerdo al diagnstico realizado se propone

el mejoramiento y la implementacin de un sistema
adecuado en lo pertinente planeacin estratgica y manual
de funciones y procedimientos a fin de que ste se adapte
a los requerimientos de la organizacin.
Informe: presentacin del informe final con las mejoras

propuestas.
Elaboracin del manual de funciones y procedimientos donde

se especifiquen las actividades a desarrollar en cada uno de
los cargos.
Proceso de sensibilizacin y socializacin del trabajo

adelantado en la organizacin.
8.3. POBLACIN Y MUESTRA
La poblacin seleccionada posee unas caractersticas propias las cuales

van a determinar el objeto de estudio. La poblacin son los integrantes de
la empresa Hierros HB S.A en todos sus niveles, lo que constituye un total
de 36 personas.
49
8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACIN OPERACIONALIZADAS
CUADRO 1: VARIABLES DE LA INVESTIGACIN
PROCESO VARIABLE RESULTADO
Misin
Diseo de la misin,
Visin visin, organigrama para
GERENCIAL
mejorar el
Organigrama
direccionamiento de la
compaa
Compra y venta de
MISIONAL productos Comercializacin de los
productos
Financiero
Contar con
Recurso humano
colaboradores motivados
APOYO y comprometidos en el
Salud ocupacional
desarrollo de las
actividades
Comunicacin
Ambiente de trabajo

50
9. PRESENTACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN RECOPILADA
CUADRO 2: VARIABLES Y SU ESTADO
VARIABLES ESTADO
Es deficiente en cuanto al desconocimiento

de los factores administrativos e importancia
DIRECCIONAMIENTO del papel a desempear por cada uno de los
colaboradores
MISIN No se encuentra diseada
VISIN No se encuentra diseada
Aunque existe diferenciacin de los cargos e

informacin, no se cuenta con este, algunos
ORGANIGRAMA
de los colaboradores desconocen cual es su
jefe inmediato
No se cuenta con un rea o persona que

RECURSO HUMANO desarrolle las actividades necesarias para
brindar apoyo en el manejo del personal
SALUD No se est implementando el programa de

OCUPACIONAL salud ocupacional
Buena relacin y conocimiento de los

FINANCIERA
proveedores y manejo de cartera
Se presentan falencias lo que ocasiona el

COMUNICACIN
surgimiento de conflictos
Se vislumbra un clima tensionante,

MEDIO AMBIENTE DE estresante y sin ninguna motivacin, lo que
TRABAJO limita a los colaboradores a cumplir sus
funciones o tareas encomendadas

51
9.1. DISEO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
9.1.1. PLANEACIN ESTRATGICA
9.1.1.1. MISIN Y VISI
MISIN
La empresa HIERROS HB S.A dedica sus actividades a la
comercializacin de materiales para la construccin y enfoca sus
directrices hacia la satisfaccin de sus clientes, ofreciendo
productos de alta calidad, servicio calificado, los mejores
precios, eficiencia en los tiempos de entrega, asesora, respaldo
tcnico y acompaamiento en los proyectos emprendidos.
Para ello cuenta con la infraestructura y el capital humano
capacitado, comprometido con los procesos necesarios para
alcanzar los objetivos institucionales y dispuesto a contribuir
con el desarrollo y mejoramiento de la nacin.
VISIN
Para el ao 2010 HIERROS HB S.A propender por la
consolidacin de su posicionamiento a nivel nacional como una de
las mejores empresas en el mercado de materiales para la
construccin, destacndose por sus estndares de calidad, alto
nivel de satisfaccin de sus clientes, tanto internos como
externos, y compromiso con el desarrollo arquitectnico, social y
econmico de las diferentes regiones.
52
9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
Liderazgo. Alcanzar el liderazgo del mercado de materiales para la
construccin a travs de la actualizacin en forma permanente de
los procesos y la infraestructura tecnolgica y administrativa para
responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias de la
demanda del mercado.
Rentabilidad. Lograr altos niveles de rentabilidad a travs de la
productividad, y la administracin de los recursos econmicos, de
manera que permita el desarrollo de las actividades de la empresa.
Gestin tecnolgica. Conocimiento de las alternativas tecnolgicas
que puedan favorecer el desarrollo de las actividades ejecutadas
en la empresa y capacitacin del equipo humano.
Desarrollo social. Participar activamente en el mejoramiento de
las condiciones sociales y econmicas del pas siendo una fuente
generadora de empleo.
Calidad. Satisfaccin de los requerimientos del cliente a travs de
la oferta de una amplia gama de productos, respaldada por la
asesora tcnica calificada, altos estndares de calidad y
acompaamiento en obras y proyectos por parte del equipo humano
integrante de la compaa.
53
9.1.1.3. PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS
Los Principios Corporativos son el marco de actuacin tica de la
organizacin y la base de la cultura institucional, entendida sta
como el conjunto de valores que inspiran y guan su vida cotidiana,
adicionalmente son las directrices rectoras del Plan Estratgico.
Por tanto, la gestin de la organizacin se soportar en los siguientes
Valores:
Transparencia: La Transparencia y la Honestidad deben ser los
principios centrales en el actuar organizacional y deben ser
aplicados, sin excepcin, por todos los miembros de la
organizacin.
Servicio al Cliente: Una tarea permanente y fundamental de la
organizacin ser crear una cultura de servicio a sus clientes
tanto internos como externos, satisfaciendo sus necesidades y
expectativas y ofreciendo asesoras pertinentes para sus
requerimientos.
Logro de Resultados: Los resultados deben lograrse dentro de
un entorno de productividad en el cual la eficiencia y la eficacia
se combinen para asegurar una entidad altamente productiva,
con un uso racional de los recursos, generadora de nuevos
ingresos que aseguren la sostenibilidad organizacional y
proporcione valor agregado para la empresa, los miembros de la
organizacin y la sociedad.
54
Comunicaciones: El manejo oportuno y adecuado de la
informacin ser una de las principales responsabilidades en
todos los niveles, permitiendo el mejoramiento del clima laboral
y creando as las condiciones necesarias para desarrollar y
asegurar el alcance de los objetivos organizacionales.
Calidad y Competitividad: Las actividades deben desarrollarse
dentro de un ambiente de Calidad, que permita el aprendizaje
continuo en la articulacin de los talentos, las oportunidades, el
entorno, los riesgos y los beneficios. La calidad debe ser la
obsesin institucional en todo lo que hagan todos y cada uno de
los miembros de la organizacin.
Creatividad e Innovacin: La organizacin tiene que desarrollar
su actuar en un entorno que facilite la creacin y la innovacin
como el nico medio posible para anticipar las demandas de una
sociedad en proceso de cambio cada da ms acelerado. El uso
intensivo de la tecnologa para la modernizacin y virtualizacin
de los ambientes y espacios para la gestin, ser un vehculo
para estimular la Creatividad y la Innovacin.
55
9.1.1.4. POLTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEO
Seguir los conductos regulares para la presentacin de

observaciones, quejas y reclamos, tanto del cliente interno
Todos los integrantes de HIERROS HB S.A deben: como externo.
Cumplir de forma correcta con los horarios de trabajo
establecidos por la empresa. Buscar a la menor brevedad posible solucin a las
situaciones o inconvenientes que se puedan presentar en el
desarrollo de las actividades diarias, propias de la
Ejecutar de manera comprometida y con disposicin las compaa.
funciones del cargo para el cual fue contratado.
Utilizar los implementos de proteccin establecidos para

Velar por un ambiente de trabajo tranquilo, cordial, que no se presenten, en lo posible, accidentes de trabajo.
colaborativo y motivador.
Comprometerse con el mejoramiento continuo de la

Generar espacios de comunicacin y difusin de las empresa y las actividades que adelanta.
actividades encaminadas al logro de los objetivos
organizacionales, personales y la mejora del clima
organizacional. Facilitar y acompaar a los nuevos colaboradores con la
familiarizacin de las actividades a ejecutar.
Brindar la mejor atencin a los clientes, asegurando a los

existentes y posibilitando la adhesin de nuevos Manifestar, comunicar o exponer estrategias que
compradores. contribuyan al mejoramiento y conservacin de un buen
ambiente de trabajo.
Cuidar y conservar en buen estado los implementos y Respetar y ofrecer el mejor trato a todos los integrantes y
elementos de trabajo suministrados por la empresa. visitantes de la compaa.
56
9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FSICA DE LA ORGANIZACIN
INFRAESTRUCTURA FSICA
La empresa cuenta con una infraestructura fsica propia para la ejecucin de las
actividades inherentes a la comercializacin de productos, contando con reas
para oficinas y bodegas.
Se cuenta con tres bodegas contiguas o adyacentes y comunicadas entre s

donde se almacena diferente tipo de productos.
La distribucin fsica de las instalaciones permite establecer e identificar cuatro (4)

reas:
Comercial. En ella se ubican:

Subgerencia. Caja.
Direccin Comercial. Ventas.
Direccin Cartera.
Es un saln grande del primer piso donde se encuentran todas las personas (12)
que desempean los cargos antes mencionados.
Inventario. Saln ubicado sobre parte del rea de ventas, donde adems se
encuentra la sala de juntas y es ocupado por dos (2) Auxiliares de Inventario.
Administracin. Compuesta por la oficina de Gerencia, el rea de
Contabilidad (saln dispuestos o dotado de varios escritorios) y cafetera
(cocina). Personal: Gerente, Auxiliar Contable, Nmina, Practicantes y
personal de outsourcing. Se encuentra ubicado en el segundo piso sobre el
rea de ventas y entrada a la bodega 1.
57
Bodegas. Se cuenta con tres (3) bodegas para el almacenamiento de los
productos comercializados y oficina de despacho (en la bodega 1).
Bodega 1:
Tubera, pintura, puntilla, platinara, varilla grafilada, productos SIKA,

perfilara liviana, malla gallinero (pollo).
Bodega 2:
Varillas, ngulos, lminas, malla electrosoldada, perlines.
Bodega 3:
PVC (tubera y accesorios), chipas, alambres, cemento, tejas, palcas de

asbesto y de yeso.
Las oficinas se encuentran distribuidas en dos (2) niveles y ubicadas hacia la

entrada de la Bodega 1.
Se cuenta con una zona de parqueadero que permite el parqueo de carros de

empleados, visitantes y vehculos de la empresa.
58
REAS FSICAS
FIGURA 13: DISTRIBUCIN GENERAL DE BODEGAS Y OFICINAS
BODEGA 1 BODEGA 2 BODEGA 3

OFICINAS
PISO 1 Y 2
OFICINA
PISO 2
OFICINAS PISO 1 OFICINAS PISO 2
Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
59
FIGURA 14: DISTRIBUCIN DE OFICINAS
G: GERENCIA
S: SUBGERENCIA AC: AUX. CONTABLE
V: VENTAS AN: NMINA
C: CAJA A: AUDITORIA
1: DIR. COMERCIAL CO: COCINA
2: DIR. CARTERA
D: DESPACHO
B: BAO
2
1
C C BODEGA 1
INVENTARIO
S
O
V
BODEGA 1 SALA DE
M JUNTAS
V
E B
V
R AN AC
B
B CO CONTABILIDAD
V V
A A A SALA DE
V D G ESPERA
Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
60
INVENTARIO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS.
Las principales mquinas y herramientas que utiliza la empresa para el

desarrollo de su actividad son:
EQUIPO DE OFICINA:
COMPUTADORES: 13
Gerente, Subgerente, Nmina, Auxiliar Contable, Auxiliar General,
Auxiliar de Inventario (2), Director Comercial, Director de Cartera,
Caja, Vendedores (2), Auditoria.
IMPRESORAS: 9
Auxiliar Contable, Nmina, Auxiliar General, Auditoria, Auxiliar de
Inventario (2), Ventas (1 para facturacin de ventas de contado), Caja
(caja y ventas de Crdito) compartida con Director de Cartera, este
ltimo posee otra ms.
MQUINA DE ESCRIBIR ELCTRICA: 1 Secretaria
TELFONOS: 19
Todos los empleados del rea administrativa y ventas cuentan con una
extensin telefnica.
FAX: 2
rea contable (1), ventas (1).
CELULARES: 4
rea contable (2), ventas (2).
FOTOCOPIADORA: 1, ubicada en el rea contable.
61
EQUIPO DE SEGURIDAD:
Circuito cerrado de televisin con visor y cuatro (4) cmaras.
CAJA FUERTE: 2
MAQUINARIA Y HERRAMIENTA DE BODEGA:
BODEGA: bscula, seguetas, pinceles, pintura, linternas,

barras, cadenas, cizalla para chipa y varilla, serrucho, alicates,
cortafro, tijeras, calibrador, pulidora.
CARRO: gato, palanca, llave de perno, juego de herramienta

auxiliar (alicate, destornilladores, etc.).
El flujo de la informacin entre los diferentes departamentos se realiza a

travs de comunicacin telefnica, traslado o movilizacin del personal de
un rea a otra.
Para lograr un buen manejo de los productos y la maquinaria y equipo se

debe contar con la capacitacin adecuada de manejo y lo ms importante
el compromiso de todos los integrantes de la empresa de hacer buen uso
de estos.
PUENTE GRA.
Esta mquina es de gran ayuda en la manipulacin de la mercanca ya

que puede soportar grandes pesos, permitiendo que el proceso de cargue
y descargue de los productos sea mucho ms rpido evitando al Auxiliar
efectuar sobreesfuerzos. Se debe tener mucho cuidado y precaucin con
su manejo.
Es una mquina que solo puede ser utilizada al interior de la bodega

donde se encuentra instalada.
62
MONTACARGAS.
Sirve de apoyo y complemento al puente gra y al personal, se utiliza en

el cargue y descargue de los productos, su almacenamiento y
movilizacin entre una bodega y otra.
HORARIO Y JORNADA DE TRABAJO.
La jornada laboral de ocho (8) horas diarias se cumple de lunes a viernes

desde las 7:30 a.m. a 12 a.m. y de 2 p.m. a 5:30 p.m. y los sbados a
horas de 8 a.m. a 12 a.m.
Dependiendo de la demanda y actividades pendientes el horario se

extiende pero se pagan horas extras a los empleados de bodega.
VAS DE COMUNICACIN Y ACCESIBILIDAD.
Para tener acceso a la empresa se dispone de diferentes vas de

comunicacin por su ubicacin sobre la va de la badea (variante Turn
La Popa).
63
9.1.3. ORGANIGRAMA
FIGURA 15: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (ACTUAL)
ASAMBLEA GENERAL
DE ACCIONISTAS
JUNTA DIRECTIVA
SECRETARIA GERENTE REVISOR(A)

FISCAL
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO SERVICIO

CONTABLE COMERCIAL GENERAL
SUBGERENTE
AUXILIAR AUXILIAR DIRECTOR

CONTABLE NMINA COMERCIAL
AUXILIAR DIRECTOR COBRADOR ASESOR CAJA AUXILIAR JEFE DE

GENERAL CARTERA (MENSAJERO) COMERCIAL INVENTARIO BODEGA
Fuente: empresa HIERROS HB CONDUCTOR AUXILIAR SERVICIOS

BODEGA VARIOS
64
Aunque se conocen los las actividades desarrolladas por los colaboradores de
la organizacin y se diferencian los cargos, no se ha elaborado la
estructuracin del organigrama que permita el ofrecer a los miembros de la
empresa la claridad en cuanto a la composicin de la misma, por lo que se
procedi a utilizar la informacin recopilada para el diseo de la estructura
organizacional al momento de iniciar la prctica empresarial.
65
FIGURAS 16: ORGANIGRAMA POR FUNCIONES
ADMINISTRATIVA
COMERCIAL
OPERATIVA
Fuente: empresa HIERROS HB

En la empresa Hierros HB S.A. se distinguen tres (3) tipos de funciones:

administrativa, comercial y operativa en donde se enmarcan todas las
actividades desarrolladas.
66
CUADRO 3: CAMBIOS SUGERIDOS ORGANIGRAMA POR
FUNCIONES
ADMINISTRATIVA: COMERCIAL:
Gerente Director Comercial

Subgerente Asesor Comercial
Auxiliar Contable Auxiliar de Inventario
Auxiliar de Nmina Mensajero- Cobrador
Director de Cartera
Cajera (o)
Secretaria
OPERATIVA:
Jefe de Bodega
Auxiliar de Bodega
Conductor
Servicios Generales
Para la no afectacin en gran proporcin del modelo hasta ahora

adelantado por la organizacin, donde se encuentran incluidas las
funciones financieras y contables dentro de la administracin, se
sugieren los siguientes cambios para dar un poco ms de
estructuracin a las diversas reas:
Situar al Director Comercial en el rea comercial y no en la

parte administrativa.
Director de Cartera y Cajera en el rea administrativa y no en

la comercial, debido a que son cargos de gran
responsabilidad e importancia y la informacin que manejan
va dirigida a la administracin principalmente.
67
FIGURA 17: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 1)
ASAMBLEA GENERAL
DE ACCIONISTAS
JUNTA DIRECTIVA
SECRETARIA GERENTE REVISOR(A)

FISCAL
SUBGERENTE
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO SERVICIO

CONTABLE COMERCIAL LOGSTICA GENERAL
AUXILIAR AUXILIAR DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR

CONTABLE NMINA CARTERA COMERCIAL LOGSTICO
AUXILIAR COBRADOR ASESOR CAJA AUXILIAR JEFE DE

GENERAL (MENSAJERO) COMERCIAL INVENTARIO BODEGA
CONDUCTOR AUXILIAR SERVICIOS

BODEGA VARIOS
68
FIGURA 18: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 2)
ASAMBLEA GENERAL
DE ACCIONISTAS
JUNTA DIRECTIVA
SECRETARIA AUDITORA
GERENTE
SUBGERENTE
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO SERVICIO

CONTABLE COMERCIAL GENERAL
AUXILIAR AUXILIAR DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR

CONTABLE NMINA CARTERA COMERCIAL LOGSTICO
AUXILIAR COBRADOR ASESOR CAJA AUXILIAR JEFE DE

GENERAL (MENSAJERO) COMERCIAL INVENTARIO BODEGA
CONDUCTOR AUXILIAR SERVICIOS

BODEGA VARIOS
69
ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A
(PROPUESTO 1):
En este diseo se propone que el cargo de Subgerente quede por fuera del
departamento comercial y haga parte de la administracin como debe ser,
para colaborar con el manejo integral de la organizacin; el cargo de Director
de Cartera gue y apoye las labores del Mensajero- Cobrador; el Director
Comercial se encargue de apoyar las actividades de Asesores Comerciales,
Cajera, Auxiliares de Inventario; la creacin de un departamento de Logstica
desde donde se estructuren y coordinen las funciones operativas del Jefe de
Bodega, Conductores, y Auxiliares de Bodega.
(PROPUESTO 2):
En este diseo se propone a diferencia del anterior que el departamento
comercial sea el encargado de coordinar las actividades de los directores de
Cartera, Comercial y Logstico para lograr una mayor interaccin entre estos y
garantizar mayores beneficios no solo para la empresa sino tambin para los
clientes tanto internos como externos.
70
9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
9.2.1. MAPA DE PROCESOS
CUADRO 4: MAPA DE PROCESOS
ADMINISTRACIN DE LA COMPAA
Direccionamiento de la compaa.
Planteamiento de estrategias.
Revisin informes de ventas y cumplimiento de las
metas.
Interaccin con proveedores.
Autorizacin de documentos y acciones a
implementar.
Establecimiento de polticas de compras y ventas.
GERENCIALES
GESTIN DEL RECURSO HUMANO.
Seleccin de personal.
Contratacin.
Liquidacin contrato.
Programacin de vacaciones.
Capacitacin tcnica.
Cuadros de reemplazo (informal).
Programacin de actividades.
AUTORIZACIONES.
71
VENTAS
Programacin de visita al cliente.

Atencin de mostrador o visita al cliente.
Consulta de disponibilidad de productos.
Asesora tcnica.
Cotizacin de productos para clientes.
Seguimiento de las cotizaciones.
Orden de Pedido.
Facturacin.
Remisin de mercanca.
Seguimiento del pedido.
COMPRAS
Determinar productos a comprar.

MISIONALES
Seleccin proveedor.
Pedido a proveedores.
FIJACIN PRECIO DE VENTA.
Establecimiento de precio de venta de los

productos
Cambio de precio.
Fijacin precio de negociacin y descuentos.
METAS DE VENTAS.
Generacin informe de ventas.

Revisin estadsticas de ventas.
Fijacin meta de ventas.
Seguimiento meta de ventas.
72
COMUNICACIN CON PROVEEDORES.
Conocimiento de productos.
Asesora y capacitacin equipo de ventas.
Tramitacin de asesora muy especializada para
clientes.
73
RECEPCIN, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE
MERCANCA.
Recepcin de facturas o remisiones.

Descargue, ingreso y almacenamiento.
Reporte y verificacin de los productos recibidos.
Sistematizacin ingreso de mercanca.
Revisin ingreso de mercanca al sistema.
Ajustes de inventario.
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA.
Programacin del cargue de los vehculos y ruta de

entrega.
Recepcin facturas o remisiones.
Planeacin del cargue y distribucin de los
APOYO
productos en los vehculos.
Alistar mercanca a despachar.
Cargue de mercanca al vehculo.
Verificacin del cargue y autorizacin de salida de
los vehculos.
Transporte de mercanca.
Descargar mercanca.
Entregar facturas al cliente.
DEVOLUCIN EN VENTAS
Gestin de devolucin de mercanca
74
GESTIN CONTABLE.
Consulta de saldo en bancos.

Registro de consignaciones.
Cuadre y revisin de la caja.
Registro de reembolso de caja menor.
Conciliacin bancaria.
Revisar cuenta con clientes y proveedores
Revisin de la cartera de la empresa.
Cancelacin de anticipos de clientes.
Manejo de informacin contable y general de las
sucursales.
Control de costos de inventario.
Documentacin e informes requeridos por
entidades estatales.
COBRO Y RECAUDO
Generacin de listado de cartera vencida.

Entrega de listado de cartera.
Cobro.
Recaudo.
Seguimiento del estado de cobro y recaudo.
Ajuste de cartera al cliente.
Revisin de consignaciones locales y nacionales de
los clientes.
CAJA
Cuadre de caja.
Manejo del dinero en caja.
Administrar la caja menor.
75
Cuadre de los gastos del personal por actividades del
cargo.
Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de
caja.
Cheques devueltos.
Recepcin pago del cliente.
NMINA.
Liquidacin de nmina.
Pago de nmina.
Pago parafiscales.
Liquidacin de vacaciones, primas, cesantas y
todas las prestaciones contempladas por la ley.
Interfase de nmina.
ESTUDIO DE CRDITO.
Solicitar y recibir documentacin.

Estudio de crdito.
Creacin de terceros.
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO.
Elaboracin y entrega de notas.

Codificacin de productos.
Inventario fsico de los productos de bodega.
Facturacin de remisiones.
Traslado de mercanca.
Liquidacin de fletes.
76
MENSAJERA.
Pagos y consignaciones en bancos.

Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes.
Entrega de documentos a clientes.

Solicitar y entregar documentacin en entidades.
Compras eventuales de oficina.
SALUD OCUPACIONAL.
Dotacin de elementos de proteccin personal.

Dotacin de uniformes.
Dotacin de botiqun de la planta y de los
APOYO automotores de la empresa.
Accidente de trabajo
Afiliaciones y contrato de trabajo.
Induccin.
Liquidacin contrato de trabajo.
Vacaciones.
77
MANEJO DE ARCHIVO.
Archivo de documentos.
Prstamo de documentos.
SERVICOS GENERALES.
Compra de implementos de aseo y vveres de

cafetera.
Servicio de cafetera.
Aseo reas de oficinas.
Oficios varios.
En el Mapa de procesos se hace la diferenciacin de los procesos

desarrollados en la Hierros HB S.A, donde es posible vislumbrar que los
procesos misionales se enfocan hacia la comercializacin de los productos,
pero que se requiere de muchas actividades a nivel de apoyo para garantizar
el xito de los mismos, claro est sin dejar de lado las actividades
administrativas que direccionan, plantean y disean las estrategias a seguir
para el logro de los objetivos.
78
9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO
PROCESO: COMPRA
PROCEDIMIENTO: DETERMINAR PRODUCTOS A COMPRAR
INICIO
Recibir informacin de los

stocks de mercanca
Consultar la informacin de
las ventas efectuadas
Revisar o chequear la
informacin
Calcular las cantidades

existentes de cada producto
Determinar la rotacin de los

productos
Producto de Redefinir
NO
alta punto de
rotacin? reorden
SI
Consultar punto de reorden
79
1
Analizar si la cantidad es la
establecida como punto de
reorden
Esperar
Compra el NO
alcanzar punto
producto? de reorden
SI
Establecer cantidad a comprar
FIN
Los dems diagramas de Flujo se muestran en el ANEXO A
80
9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Compra.
1.2 AREA TITULAR: Comercial.
1.3 OBJETIVO: Efectuar la compra de los productos que sern

comercializados por le empresa.
1.4 GENERALIDADES: La compra de productos permite ofrecer a los clientes

variedad y stocks permanentes de mercanca de la mejor calidad.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS:
Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas de compra o remisiones.
1.7 RIESGOS:
Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotacin.

Fallas en la informacin inherente a los stocks de mercanca.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de los costos de compras.

Verificacin de precio de negociacin con proveedor.
Proveedores certificados.
Revisin de las facturas y mercanca comprada.
81
DESCRIPCIN DEL PROCESO
COMPRA Cdigo:
N rea
Procedimiento Responsable
Orden Responsable
Determinar productos a
1 Administrativa Subgerente
comprar
2 Seleccin del proveedor Administrativa Subgerente
Pedido de mercanca a
proveedores
82
1. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Determinar productos a comprar.
1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.
1.4 OBJETIVO: Establecer que productos se requieren comprar.
1.5 GENERALIDADES: La determinacin de los productos a comprar

permite direccionar las actividades de compra hacia la consecucin de
los productos que realmente se estn agotando y que debido a su
rotacin deben ser adquiridos.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin y generacin de listado

de productos a comprar.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de informacin de stocks de

mercanca existente.
PUNTO FINAL: Determinacin de producto y cantidad a

comprar.
Lista de productos a comprar y cantidad.
1.9 RIESGOS:
Informacin de stocks de mercanca desactualizado.
Revisin y verificacin de la informacin.
1.11 OBSERVACIONES.
83
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo:
DETERMINAR PRODUCTOS A Pgina
COMPRAR
Frecuencia
Actividad Responsable rea
N
D S M O

1 Subgerente Administrativa X
stocks de mercanca
Consultar informacin de las

ventas efectuadas
informacin


productos
6 Consultar punto de reorden Subgerente Administrativa X
7 establecida como punto de Subgerente Administrativa X
reorden
Establecer la cantidad a
comprar
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.
Los procesos y sus respectivos procedimientos se muestran en el ANEXO B
84
9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO

Cargo: Gerente
rea: Administrativa
Cargo del Jefe Inmediato: Junta Directiva
II. OBJETIVO
Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia
la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a travs de la
integracin de todas las reas de la empresa y el mantenimiento de un clima y
cultura motivadora que proyecte los ms altos niveles de liderazgo, excelencia,
eficiencia y competitividad.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1. Desempearse como representante legal de la empresa.

2. Direccionar y administrar la compaa.
3. Elaborar los planes, programas, proyectos, reglamentos, presupuestos y
polticas generales y particulares para todas y cada una de las reas de la
empresa.
4. Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General
de Accionistas y de la Junta Directiva.
5. Nombrar los empleados subalternos que se necesiten para el desarrollo y
administracin de la compaa, sealarles su remuneracin y atribuciones y
removerlos cuando lo estime conveniente.
6. Aprobar y realizar la contratacin de personal.
7. Autorizar mediante firma documentos y cheques ratificando las decisiones
tomadas.
8. Determinar el orden de pago a proveedores.
9. Recibir informes de ventas y determinar el cumplimiento de las metas.
10. Tomar decisiones.
11. Implementar las polticas de la empresa.
12. Establecer los parmetros de administracin en cuanto a planeacin
estratgica.
13. Velar por el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
14. Ejercer control sobre las funciones y resultados obtenidos por los integrantes de
la compaa.
15. Ordenar polticas de compras y ventas de la compaa.
16. Rendir cuentas comprobadas de su gestin a la Junta Directiva, al final de cada
ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha de su retiro del cargo o cuando la
misma junta se lo exija.
17. Presentar a la Asamblea General de Accionistas, en sus sesiones ordinarias,
los estados financieros e informes sobre la situacin financiera de la empresa.
18. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo
sino tambin de la compaa.
IV. COMPETENCIAS LABORALES

PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atencin, trato y respeto hacia
Aptitud frente al cambio los dems
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboracin
Honestidad e integridad Comunicacin escrita
85

Cargo: Gerente
rea: Administrativa
Motivacin Comunicacin oral
Orientacin a los resultados Liderazgo
Reaccin ante problemas Manejo de conflictos
Responsabilidad Relacin con compaeros
Trabajo en equipo
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitacin Comportamiento
Creatividad Cuidado y proteccin
Solucin de problemas Manejo de la informacin
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente
de trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de

decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseo y puesta en marcha de
estrategias, fijacin de metas y la verificacin del alcance de estas.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Manejar temas relacionados con todas las reas de la empresa y los objetivos que
cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de
administracin de personal; conocimientos en planeacin estratgica.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia
Contar con educacin de nivel Mnimo dos aos de experiencia en

superior en Economa, Administracin empresas del mismo sector o en
de empresas, Ingeniera Industrial o labores afines al cargo.
carreras afines.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mnimo de cuatro meses para conocer las actividades de la empresa y la

manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores, y
familiarizarse con las actividades que implica su cargo.
El manual completo se muestra en el ANEXO C
86
9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
Pueden ser tomadas como los indicadores aplicables a la evaluacin del

desempeo, ya que permiten establecer la manera como los integrantes de la
compaa propenden hacia el logro de los objetivos organizacionales.
PERSONALES.
Aptitud ante las reglas.

Conducta ante la autoridad, respeto y cumplimiento de las normas o reglas
establecidas.
Aptitud frente al cambio.

Reaccin ante cambios eventuales en diversos campos y afectacin de estos
sobre el comportamiento y las labores a desempear.
Autocontrol y estabilidad emocional.

Actitud y manera como enfrenta los diferentes situaciones laborales y personales
a las que se encuentra expuesto.
Honestidad e integridad.
Evaluacin de la forma de actuar de las personas ante diversas situaciones a las
que se enfrenta.
Motivacin.
Importancia de factores motivacionales en el desarrolla las actividades
encomendadas.
Orientacin a los resultados.

Factores que llevan la persona hacia el logro de los objetivos.
Reaccin ante problemas.

Capacidad de proponer alternativas de solucin a los inconvenientes que se
presenten.
87
Responsabilidad.
Nivel de compromiso con las actividades que desempea.
Compromiso con el desempeo de las actividades para las que fue contratado.
INTELECTUALES.
Capacidad de Aprendizaje.
Inquietud por conocer temas y tendencias desconocidas y actualizar los
conocimientos previamente adquiridos y la facilidad con que asimila la
informacin e instruccin.
Capacitacin.
Nivel de conocimientos y experiencia con la que cuenta para desempear las
funciones que se le imputen.
Creatividad.
Capacidad de proponer ideas innovadoras para dar solucin a los inconvenientes
a los que se enfrente y facilitar el alcance de los objetivos organizacionales.
Solucin de problemas.
Capacidad de rpida respuesta y planteamiento de alternativas de solucin a los
problemas generados en el desarrollo de la labor.
Toma de decisiones.
Capacidad de analizar, proponer e implementar acciones a seguir.
88
INTERPERSONALES.
Atencin, trato y respeto hacia los dems.

Forma como entabla relacin con otras personas; respeto tanto a la persona
como a la labor desempeada.
Colaboracin.
Relacin y ambiente de trabajo generado con los integrantes de la compaa.
Comunicacin escrita.
Canales de comunicacin escrita utilizados para el direccionamiento de la
informacin y uso de las herramientas gramaticales para exponer sus ideas.
Comunicacin oral.
Manejo de las herramientas y mecanismos lingsticos que le permiten
comunicacin con las dems personas.
Capacidad de entablar dilogo, exponer sus ideas y escuchar la informacin que

las dems personas le puedan aportar.
Liderazgo.
Capacidad para direccionar las estrategias diseadas por el grupo de trabajo
hacia el logro de los objetivos planteados.
Manejo de conflictos.
Capacidad de manejar y superar los inconvenientes que se le presenten.
Relacin con compaeros.

Tipo de relacin que maneja con los compaeros de trabajo
Aporte y afectacin del ambiente de trabajo creado con sus compaeros.
Trabajo en equipo.
Capacidad de interactuar con otras personas y participar en la seleccin de la
mejor opcin y actividades a desarrollar en pro del logro de los objetivos.
89
ORGANIZACIONALES.
Control.
Cerifica el cumplimiento satisfactorio de las funciones que debe desempear y
programacin de cada una de ellas.
Comportamiento.
Conducta y caractersticas de las acciones y reacciones.
Cuidado y proteccin.
Uso de los implementos necesarios para garantizar su seguridad fsica y la de
los elementos que manipula o utiliza.
Manejo de la informacin.
Consideraciones sobre el flujo de la informacin y la responsabilidad para con la
administracin de la misma.
Visin y estructuracin de caminos para el logro de los objetivos.
Programa las actividades y las estrategias para cumplir con los objetivos.
Resultados.
Evaluacin del alcance de los objetivos y de las funciones ejecutadas.
Medioambiente de trabajo.
Manejo de las condiciones medioambientales bajo las cuales desempea sus
actividades.
90
CUADRO 5: MODELO DE COMPETENCIAS
CATEGORA COMPETENCIAS
Aptitud ante las reglas

Aptitud frente al cambio
PERSONALES Autocontrol y estabilidad emocional.
Honestidad e integridad
Motivacin
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas
Responsabilidad
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
INTELECTUALES Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones
Atencin, trato y respeto hacia los dems

Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
INTERPERSONALES Liderazgo
Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo
Control
Comportamiento
ORGANIZACIONALES Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de trabajo
91
FECHA: _____________________________
NOMBRE: ___________________________________ CARGO: ______________________
Evale el desempeo de acuerdo con la siguiente escala de valoracin,
indicando con la letra inicial la frecuencia con que el colaborador presenta los
indicadores de sus competencias laborales generales: Personales,
Intelectuales, Interpersonales y Organizacionales.
Permanentemente Habitualmente Ocasionalmente No

(siempre) (casi siempre) (Rara vez) Aplica
(P) (H) (O) (NA)
1. COMPETENCIAS PERSONALES
Acepta y rige su comportamiento bajo las normas
establecidas.
Aptitud ante las Ante la autoridad se muestra incmodo e indiferente.
reglas
Corrige los comportamientos ante las observaciones
realizadas.
Identifica las condiciones cambiantes de su entorno.
Reorganiza sin dificultad los actividades relevantes

Aptitud frente al para el cumplimiento de su labor
cambio
Modifica la propia conducta para obtener mejores
resultados en entornos cambiantes.
Sabe identificar sus propias fortalezas y

limitaciones.
Autocontrol y Controla impulsos y reacciones espontneas que
estabilidad emocional puedan generar incomodidad o perjuicio.
Es asertivo, expresa sus pensamientos y

sentimientos en el lugar y el momento precisos.
Demuestra un comportamiento honesto y claro en el

desarrollo de sus actividades laborales y personales.
Honestidad e Cumple con las normas establecidas en la empresa.
Integridad
Acta segn sus convicciones y valores en
correlacin con los de la organizacin.
92
Siente complacencia por las funciones que
desempea.
Los incentivos le impulsan a buscar un mejor logro

de sus metas.
Motivacin
Reconoce los logros alcanzados y contina
enfocndose hacia el alcance de retos mayores.
Conoce con claridad sus funciones y sus

responsabilidades.
Cumple satisfactoriamente con las actividades que

Orientacin a los llevan a los resultados propuestos.
resultados
Reaccin ante Identifica y analiza los inconvenientes surgidos.
problemas Propone alternativas de solucin ante los

inconvenientes presentados.
Espera indicaciones de las acciones a seguir.
Asume las funciones de su cargo de manera

comprometida.
Responsabilidad Se compromete en la mejora continua de ejecucin
de sus actividades.
Asume sus errores y las consecuencias de estos.
93
2. COMPETENCIAS INTELECTUALES
Reconoce sus falencias cognitivas.
Aprende, comprende y memoriza fcilmente la

Capacidad de informacin suministrada.
aprendizaje
Capta o asimila rpidamente la manera como debe
desempear las funciones designadas.
Cuenta con la preparacin necesaria para cumplir

con las actividades que se le asignen.
Capacitacin Se inquieta por conocer y aprender constantemente
sobre temas desconocidos.
Muestra inters por actualizar los conocimientos

previamente adquiridos.
Conoce y genera mltiples formas de dar solucin a

una necesidad o un problema.
Creatividad Propone nuevas maneras de ver y de manejar las
situaciones difciles.
Sobresale por sus ideas novedosas y funcionales.
Identifica fcilmente las causas de una situacin

problemtica.
Solucin de Analiza y propone alternativas para la solucin de
problemas los inconvenientes.
Muestra disponibilidad de participar activamente en

la solucin de los problemas.
Identifica claramente las alternativas y

consecuencias de una decisin.
Toma de decisiones Analiza y estudia cautelosamente las situaciones a
las que se enfrenta.
Entrega respuestas e implementa acciones ptimas

en el momento oportuno.
94
3. COMPETENCIAS INTER PERSONALES
Brinda a las personas con las que se relaciona la
atencin, trato y respeto adecuado.
Atencin, trato y Respeta tanto a la persona como la actividad que
respeto hacia los esta realiza.
dems. Ofrece la mejor atencin a clientes y visitantes.
Respalda las actividades desarrolladas por sus

compaeros.
Colaboracin Apoya y participa en la capacitacin de los nuevos
integrantes de la empresa.
Resuelve dudas a inquietudes a las personas que le

consulte.
Conoce diferentes maneras de producir formas

escritas de comunicacin.
Genera textos con la suficiente claridad, sintaxis y

ortografa.
Comunicacin Escrita
Utiliza canales de comunicacin escrita dentro de la
empresa.
Recibe y expone informacin verbal de manera

coherente y eficaz.
Comunicacin Oral Expresa con fluidez y seguridad sus ideas en
discursos verbales lo que le facilita darse a entender.
Maneja un amplio vocabulario y lxico.
Identifica las fortalezas y debilidades de cada uno de

los miembros de su grupo de trabajo.
Coordina y organiza los miembros de un grupo de

trabajo para lograr el mejor desempeo.
Liderazgo
Denota inters en el potencial del grupo hacia su
mejor desarrollo y el cumplimiento de objetivos.
95
Identifica objetivamente las causas y efectos de cada
situacin conflictiva.
Cumple un papel mediador y negociador que busca

la mejor solucin para las partes.
Manejo de conflictos
Enfrenta con asertividad las situaciones difciles en
la convivencia laboral, social y comunitaria.
Participa activamente en la creacin de un clima de

organizacional fundamentado en el compaerismo,
respeto y colaboracin.
Acepta a sus compaeros con cualidades, defectos y

Relacin con los forma de ser.
compaeros
Evita el surgimiento de conflictos con los dems
Conoce las dinmicas de interaccin de su grupo de

trabajo.
Sincroniza su trabajo con el de sus compaeros para

obtener los mejores beneficios.
Trabajo en equipo
Reconoce la repercusin de sus acciones en las
acciones de sus compaeros de trabajo.
96
4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
Lleva control sobre las actividades y resultados a
obtener.
Control Evita, en lo posible, cometer errores que demoren la
ejecucin de las dems actividades.
Cumple puntual y cabalmente sus funciones dentro

del tiempo fijado.
Sigue la normatividad contemplada en el reglamento

interno de trabajo.
Comportamiento Cumple con las normas y valores de la organizacin.
Propende porque sus acciones no afecten su labor

ni la de sus compaeros negativamente.
Utiliza los implementos y elementos de proteccin

entregados por la empresa.
Cuidado y proteccin Es cauteloso en el desempeo de su labor para
evitar accidentes y prdida de los productos.
Muestra precaucin en la manipulacin de la

mercanca.
Recibe y direcciona la informacin de manera

productiva y funcional.
Manejo de Administra de manera cautelosa, responsable y
informacin organizada la informacin a la que tiene acceso.
Realiza las acciones necesarias para mantener

actualizada la informacin a su cargo.
Identifica en todas las actividades de la empresa

oportunidades de mejoramiento e innovacin.
Planteamiento de Proyecta o visualiza claramente lo que se debe hacer
estrategias y la manera de lograrlo.
Establece las acciones para llevar a cabo el logro de

los objetivos organizacionales.
97
Conoce con claridad sus funciones y
responsabilidades.
Determina e implementa las acciones necesarias

para alcanzar los resultados esperados y superar
Resultados las situaciones adversas.
Cumple a cabalidad con las funciones para las

cuales fue contratado y aquellas que se le asignan.
Cuenta con las condiciones medioambientales que

garanticen el desempeo del cargo en ptimas
circunstancias.
Mantiene su puesto de trabajo en condiciones de

Medioambiente de limpieza y orden.
trabajo
Participa de las actividades encaminadas al
mejoramiento ecolgico y funcional del ambiente de
trabajo.
OBSERVACIONES:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
_______________________________________________________________
NOMBRE DEL EVALUADOR: ____________________________ CARGO: ______________
FIRMA Y SELLO:
____________________________________
98
TCNICAS PARA MEDIR COMPETENCIAS
Son llamadas tcnicas activas, pues en ellas la persona crea la situacin, la

desarrolla y en otras ocasiones las construye. Algunas de las tcnicas que se
utilizan para verificar o medir competencias son:
Entrevista: permite a travs de la interaccin real con la persona

determinar la capacidad de escucha, comunicacin, actitudes y
reacciones.
Ejercicios en Bandeja: se presentan como una serie de situaciones que

simulan aspectos de procedimientos administrativos en los que se
pregunta a la persona la manera como tratara o afrontara las diferentes
situaciones propuestas. Se busca conocer, en esas situaciones ficticias, la
forma de trabajar, el nivel de planificacin, organizacin y gestin del
tiempo, entre otros.
Ejercicios en grupo: se busca observar a un grupo interactuando entre s

y discutiendo sobre un tema previamente preparado por los evaluadores.
Permite analizar aspectos inherentes a trabajo en Equipo, Liderazgo,
Argumentacin, Sensibilidad, Inteligencia Prctica, Capacidad de
Escucha.
Presentaciones: est tcnica consiste en dar a los candidatos un ejercicio

o tema para ser preparado en treinta (30) minutos y presentarlo
posteriormente ante un auditorio. Este ejercicio permite identificar algunas
competencias muy especficas.
Encontrar hechos: consiste en dar a la persona escasa informacin para

resolver un problema. El avaluador solamente contestar preguntas
99
suplementarias que cada individuo formule de cara a encontrar capacidad
de sntesis y manejo del tema, en todos sus aspectos.
Ejercicios de escucha: se le presenta a la persona una grabacin oral o

un vdeo, evalundose su capacidad de asimilacin y escucha por medio
de preguntas que formular el evaluador, valorando el grado de exactitud
de la informacin.
Otras tcnicas: tambin se utilizan en la evaluacin por competencias los

Test de Aptitudes, Cuestionarios de Personalidad, Valoracin de
Rendimientos, Tcnicas Proyectivas, entre otros.
100
10. CONCLUSIONES
La empresa Hierros HB S.A. ha estado presente hace muchos aos en el

mercado de materiales para la construccin. Al ahondar en su historia se
conocen el inicio de sus labores en la ciudad de Pereira y al actualizar la
informacin pertinente a la misma, se puede vislumbrar su crecimiento con
la presencia de tres sucursales en el pas, ubicadas en las ciudades de
Pereira, Cali y Bogot. En el momento se estn adelantando gestiones
para iniciar una nueva sucursal en la ciudad de Medelln.
No establecimiento de planeacin estratgica: misin, visin, objetivos

institucionales, por lo que se hizo necesario plantear un diseo de los
tems antes mencionados debido a la importancia de estos para la
identificacin y establecimiento de estrategias que conlleven al logro de
los objetivos organizacionales.
El desconocimiento por parte de algunos empleados de la persona a quien

debe rendir sus reportes y resultados, tiene como origen el no contar con
el organigrama de la empresa, elemento que permite establecer los
cargos, jerarquas y conocer el direccionamiento del flujo de la
informacin. Para dar solucin a este faltante, se elabor un Organigrama
Actual con la informacin obtenida y suministrada por los colaboradores
de la empresa, de igual manera se disearon dos Organigramas
propuestos, los cuales fueron puestos a consideracin de las directivas de
la compaa.
Se desarrollaron actividades de sensibilizacin y socializacin de los

objetivos organizacionales y planeacin estratgica, debido a la gran
importancia de que estos fueran del entero conocimiento de los
101
integrantes de la compaa. Para ello se formaron grupos que permitieran
una mejor interaccin, entrega y comprensin de la informacin,
programacin y divulgacin de las actividades, y utilizacin de medios
audiovisuales y fsicos.
Hay colaboradores que no identifican bien las labores para las cuales
fueron contratados (desconocen en forma concreta cuales son estas), o
por el contrario consideran que realizan actividades para las cuales no
fueron contratados. El anlisis de los cargos existentes permite conocer
las actividades desarrolladas en cada uno de los cargos, establecer el
nivel de responsabilidad y compromiso y si es necesario efectuar una
redistribucin de las funciones, procesos y procedimientos adelantados en
la organizacin.
La descripcin detallada y secuencial las actividades desarrolladas por los

colaboradores de la organizacin facilita la estandarizacin de las mismas,
al establecer la manera correcta en la que estas deben ser llevadas a
cabo se puede lograr la optimizacin de los resultados.
El manual de funciones, procesos y procedimientos es la herramienta gua

necesaria para la administracin del talento humano vinculado a las
empresas puesto que contiene la descripcin ordenada y estndar de las
diferentes actividades inherentes a cada uno de los cargos desarrollados
al interior de la organizacin. Adicionalmente es de gran importancia en
los procesos de seleccin de personal y entrenamiento de los nuevos
colaboradores de la compaa.
Prevalencia del modelo autocrtico: quien tiene el poder impone sus ideas
y da las rdenes. Autoritarismo y toma de decisiones realizadas por una
sola persona (gerente). Inconsistente manejo de personal: no se sabe en
realidad quien lo maneja. No establecimiento adecuado de las funciones y
falta de delegacin de autoridad y autonoma que permita y facilite la toma
de decisiones.
102
Reglamento interno: existe solo en papeles, no es aplicado ni conocido por
todos los empleados de la compaa.
Falta del programa de salud ocupacional: se realiz una aproximacin

pero en estos momentos no se encuentra instaurado o aplicado. Fallas en
trminos de seguridad tanto para los empleados como para la mercanca
que se maneja y los vehculos.
Falta de proceso de seleccin de personal, programacin de

capacitaciones, etc.
Desconocimiento de temas logsticos, almacenamiento y productos por

parte del Jefe de Bodega, lo que ha dado origen a las continuas fallas en
la programacin de las entregas a los clientes y el malestar y hasta la
perdida de estos ltimos.
Empleados con funciones similares:

Jefe de Bodega y su asistente, este ltimo es quien en realidad
ejecuta las funciones del Jefe de Bodega y es ms aceptado
entre los Auxiliares.
Subgerente y Director Comercial: sus funciones se enfocan
hacia el rea comercial.
El ambiente hasta ahora observado en la empresa permite vislumbrar un
alto nivel de estrs y desmotivacin entre los empleados de las diferentes
reas, presentndose mayores conflictos en la relacin entre Jefe de
Bodega y Auxiliares ante la presencia de factores que dejan ver una
actitud y la instauracin del tipo de mando o modelo autocrtico ya que las
disposiciones o decisiones del Jefe de Bodega deben ser acatadas y
obedecidas por los empleados. Las continuas amenazas de despido
repercuten considerablemente de manera negativa en el ambiente de la
empresa.
103
No se aportan soluciones concretas y oportunas que permitan direccionar
las acciones que deben desarrollar los empleados para dar solucin a los
inconvenientes presentados, esto adems se debe a la falta de caminos o
mecanismos que permitan la comunicacin entre los diferentes
componentes de la organizacin.
El factor motivacin del empleado no aparece, todo redunda y solo se

enfoca haca la generacin de utilidades y productividad. La preocupacin
por la persona no prima, al parecer hoy en da podemos encontrar,
aunque sea difcil de creer y de acuerdo a los cambios de los ltimos
tiempos en cuanto al concepto del recurso humano, compaas que
consideran a su fuerza de trabajo como mquinas que deben rendir y
cumplir con los resultados esperados, dejando de lado su carcter
humano y todo lo que ello implica para el desarrollo no solo de la vida sino
de una sociedad mejor.
Prevalencia del inters por los resultados en trminos monetarios

(utilidades) y no preocupacin por el diseo de los medios o estrategias
para alcanzarlos. Los intereses y objetivos de la empresa se enfocan
haca la generacin de utilidades buscando solo el beneficio de la
empresa y direccionando las estrategias planteadas hacia la consecucin
de este y no en pro del beneficio tanto para la empresa como para sus
colaboradores que conllevara a la obtencin de mejores resultados.
A pesar que la empresa ha crecido en los ltimos aos y que cuenta con
estabilidad y reconocimiento a nivel nacional, la actitud, la poca
flexibilidad, el no valorar el recurso humano, apata ante el cambio por
parte de los directivos no ha permitido un avance ms importante y un
nivel de competitividad mejor.
104
No se aprovecha el potencial y talento de las personas de la empresa,
pues no se cuenta con el espacio para el estudio y aceptacin de las ideas
o proyectos innovadores diseados por los colaboradores, a pesar de que
son escuchadas (ante la continua insistencia) todo se queda as,
desmotivando y generando en los empleados la actitud de cumplir solo
con las funciones asignadas y no desarrollar medios que faciliten o
mejoren los procesos y condiciones a las que se exponen en la empresa y
que redundaran en el bienestar general.
Desde el punto de vista como estudiante y al estar en contacto con

algunos profesionales dentro de la empresa, se aprecia que las
consideraciones anteriores son directamente aplicadas por estos, no
pudiendo precisar si estos comportamientos hacen parte de su formacin
o se debe a la poca flexibilidad y limitantes a los que se encuentran
expuestos en la empresa para el desarrollo de su labor.
105
11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
LLAMADAS.
El servicio de contestador automtico permite que se de una atencin ms

rpida y precisa a la persona que se est comunicando, disminuyendo el
tiempo de espera y haciendo que el personal pierda menos tiempo y
disminuya el ruido generado por el timbre del telfono.
DISEO Y DISTRIBUCIN DE PUESTOS DE TRABAJO.
Algunos cargos deben contar con puestos de trabajo con ms privacidad

debido a las funciones que deben realizar y no estar expuestos al acceso
de todo el personal principalmente el rea comercial: ventas, subgerencia,
direccin comercial, direccin de cartera y caja.
La caja debe contar con un recinto que le permita mayor privacidad, al

igual que con una registradora que facilite la manipulacin del dinero.
Desarrollar un diseo para los puestos de trabajo que permita su fcil

comunicacin con los dems reas.
106
SALUD OCUPACIONAL.
Desarrollar y poner en marcha el programa de salud ocupacional.
Trabajar de manera conjunta y contando con la colaboracin de las

entidades de salud en la programacin de actividades que permitan
mejorar las condiciones ambientales y de seguridad de los colaboradores
de la empresa.
COMUNICACIN.
Suministrar a todos los integrantes de la compaa las directrices o camino

a seguir para que la comunicacin sea efectiva.
Fortalecer la comunicacin para brindar rpida solucin a los

inconvenientes que tengan lugar en el desempeo de las tareas.
Dar a conocer a los miembros de la empresa los lineamientos y pautas o

pasos a seguir ante el trmite interno de diversas acciones, consulta y/o
manejo de la informacin.
107
RECURSO HUMANO.
Asignar a una persona las funciones relacionadas con el manejo de

personal.
Entender que el personal es la parte fundamental de la empresa y a travs

de la cual es posible dar cumplimiento y alcance a los objetivos
organizacionales.
Disear e implementar un proceso de seleccin de personal que permita

identificar las fortalezas y capacidades de los aspirantes a vincularse a la
empresa.
Actualizacin constante en temas referentes al manejo del recurso

humano.
Reconocer los logros y el aporte de cada uno de los integrantes de la

compaa a fin de se cree y se recuerde a los empleados la importancia
que representa para la compaa.
Adelantar procesos de sensibilizacin y sociabilizacin de los objetivos

empresariales a todos los integrantes de la compaa.
Incentivar y motivar a los empleados para que no solo se comprometan

con el cumplimiento de sus labores sino que de verdad se sientan
cmodos y ejecuten sus funciones de la mejor forma.
Crear un ambiente y una cultura organizacional donde prime el respeto y

buen trato hacia y entre todos los integrantes de la empresa.
108
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO.
Entregar una copia y asegurar que todos los miembros de la empresa

conozcan claramente el reglamento interno del trabajo y las disposiciones
en l contenidas.
Realizar una revisin y actualizacin del reglamento.
Consultar el reglamento interno de trabajo para la aplicacin de la

normatividad cuando los eventos as lo requieran.
LOGSTICA.
Buscar y contratar una persona que cuente con los conocimientos y la

experiencia para hacer nfasis en la coordinacin logstica de las
actividades relacionadas con despacho, bodega y envo de mercanca a
los clientes.
Programar la capacitacin del personal existente en temas logsticos.
Aplicar las normas establecidas para el almacenamiento de los productos

en bodega y las zonas determinadas para la movilizacin y circulacin de
productos y personal.
Establecer las posibles soluciones a ejecutar ante el surgimiento de

inconvenientes.
109
MANTENIMIENTO DE VEHCULOS, MAQUINARIA Y EQUIPO.
Prestar mayor atencin a los empleados cuando reporten las fallas.
Programar mantenimientos preventivos de los vehculos, maquinaria y

equipo a fin de que no se deba llegar al extremo de que ocurra un dao
mayor que afecte no solo la distribucin de los productos sino las finanzas
de la compaa.
Escuchar y analizar las propuestas de los colaboradores a fin de

aprovechar el potencial, experiencia y punto de vista de las personas que
estn directamente relacionadas con las actividades operativas.
PROGRAMACIN DE LAS HORAS EXTRAS DEL PERSONAL DE

BODEGA.
Concertar, consultar o solicitar con antelacin la colaboracin de los

Auxiliares en ejecucin de actividades que deben desarrollarse en horas
extras a fin de establecer con que personal es posible contar para realizar
la programacin de las mismas.
110
CRDITO A CLIENTES.
Solicitar y concienciar a los Asesores Comerciales y a los clientes

potenciales de la necesidad de la entrega completa de la documentacin
requerida para realizar el estudio de crdito.
Ante la solicitud de ampliacin de cupo de crdito para los clientes

existentes se hace indispensable conocer la situacin financiera actual de
la persona o empresa a fin de analizar y determinar la conveniencia para
la compaa.
Solicitar RUT (Registro nico Tributario) a los clientes.
EVALUACIN DEL DESEMPEO (COMPETENCIAS EMPRESARIALES).
Disear e implementar la evaluacin de desempeo para analizar las

competencias empresariales de los integrantes de la organizacin.
Evaluar el alcance y los resultados obtenidos en las diversas reas por

cada una de las personas a ellas vinculadas para de esta forma identificar
las falencias y/o fallas y as poder disear estrategias dirigidas a la
correccin o minimizacin de las mismas.
Determinar las necesidades de capacitacin en temas inherentes al cargo,

actualizacin de la normatividad y procesos, etc. en pro del fortalecimiento
de las capacidades de los colaboradores.
111
ALGUNAS MS
Dar aplicabilidad a las sugerencias y manual desarrollado con el objetivo

de estandarizar los procesos en beneficio tanto de la empresa como de
sus integrantes.
Otorgar a las personas la autonoma y autoridad inherente para el

desarrollo de su cargo, pero controlando que esta ltima no sea excedida.
Programar y brindar espacios para las capacitaciones.
Considerar un poco de flexibilidad en el horario aprobado para gastos de

alimentacin, para casos justificados, que en la actualidad se encuentra
limitado al ingreso del personal a laborar a las 6 a.m., debido a que no
siempre se ingresa a esa hora, pero en ocasiones los viajes largos y los
inconvenientes que se presentan en carretera y en las entregas causan
que se deba trabajar hasta altas horas de la noche.
Crear mecanismos que incentiven a los colaboradores y que conlleven al

logro de los objetivos organizacionales de un manera ms eficiente.
Desarrollar un rea logstica desde donde se coordinen las actividades
inherentes a la distribucin, ingreso, almacenamiento y salida de la
mercanca.
Fomentar polticas de dialogo y manejo de estrs.
Revisar el reglamento interno de trabajo para analizar su contenido y si es

necesario realizar ajustes o modificaciones.
112
Publicar en un sitio visible dentro de las instalaciones de la empresa la
informacin concerniente a la misin, visin, polticas, organigrama y
reglamento interno a fin de que su contenido sea ampliamente conocido
por todos los integrantes de la empresa y se cree en ellos un mayor
sentido de pertenencia y compromiso.
Sealizar en las reas de bodega los espacios y pasillos para la

movilizacin y circulacin de personal.
Un factor clave muy importante para el logro de los objetivos

organizacionales es el contar con la colaboracin, apoyo y compromiso de
todos sus integrantes.
Evaluar el desempeo del cargo a partir de la identificacin de las

competencias organizacionales es un factor que permite la
retroalimentacin y el anlisis de la manera como los colaboradores estn
enfrentando los inconvenientes, alcanzando los objetivos y conocer el
camino que para ello han tomado.
Las competencias organizacionales permiten evaluar adems

caractersticas de la persona y determinar algunas condiciones o
capacidades para enfrentar problemas, trabajar en equipo, etc.
Desarrollar la planeacin estratgica para que sea posible visionar o

establecer los mecanismos que conllevarn al logro de los objetivos
planteados.
113
12. BIBLIOGRAFA
CHIAVENATO, Adalberto. Introduccin a la Teora General de la

Administracin. Editorial Mc. Graw- Hill. Quinta edicin,1992.
GRUPO DE INVESTIGACIN DESARROLLO HUMANO Y

ORGANIZACIONAL. Administracin por Resultados. Un enfoque
terico prctico para organizaciones cambiantes. Facultad de
Ingeniera Industrial. Universidad Tecnolgica de Pereira, 2004.
SLACK, Nigel et al. Administracin de Operaciones. 2 ed. Mxico :

Continental, 1999. 863P
ROBBINS, Stephen y De CENZO, David. Fundamentos de

Administracin : Conceptos y aplicaciones. Mxico : Prentice Hall,
1996. 485P
MARN, Lucas. Sociologa para la empresa. Madrid, Espaa : Mc

Graw Hill, 1994. 436P
114
13. ANEXOS
ANEXO A: DIAGRAMAS DE FLUJO
INDICE DIAGRAMAS DE FLUJO
Pg
COMPRA 119
Determinar productos a comprar 119
Seleccin del proveedor 120
Pedido de mercanca a proveedores 121
RECEPCIN DE MERCANCA COMPRADA 122

Recepcin de facturas o remisiones 122
Descargue, ingreso y almacenamiento 123
Reporte y verificacin de los productos recibidos 125
Sistematizacin del ingreso de producto(s) 126
Revisin del ingreso de mercanca al sistema 127
Ajustes al inventario 128
FIJACIN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS 129

Establecimiento del precio de venta 129
Cambio de precio 130
Fijar precio de negociacin y descuentos 131
PAGO A PROVEEDORES 132

Recepcin y archivo de las de compra de mercanca 132
Programacin del pago a proveedores 133
Efectuar el pago a proveedores 135
VENTA 138
Programar visita al cliente 138
Visita obra 139
Atencin de mostrador (venta de contado) 140
Consulta disponibilidad de los productos 141
Asesora Tcnica 142
Cotizacin de productos para clientes 143
Seguimiento de las cotizaciones 144
Pedido 145
Facturacin o remisin de mercanca 147
Seguimiento del pedido 152
115
METAS DE VENTA 153
Generacin informe de ventas 153
Revisin estadsticas de ventas 154
Fijacin meta de ventas 155
Seguimiento meta de ventas 156
COBRO Y RECAUDO 157

Generacin de listado de cartera vencida 157
Entrega de listado de cartera 158
Cobro 159
Recaudo 160
Seguimiento del estado de cobro y recaudo 161
Ajuste de cartera al cliente 162
Revisin de consignaciones locales y nacionales de los clientes 163
Generacin de listados de cartera 165
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA 166

Programacin del cargue de los vehculos y de la ruta de entrega 166
Recepcin de facturas y/o remisiones a despachar 168
Planeacin del cargue del vehculo 169
Alistar la mercanca a despachar 170
Cargar la mercanca al vehculo de la empresa o del cliente 171
Verificacin del cargue de los vehculos y autorizacin de salida 172
Transporte de la mercanca 173
Descargar mercanca en obra o ferretera 174
Entregar factura al cliente 175
DEVOLUCIN EN VENTAS 176

Gestin de devolucin de mercanca 176
CRDITO A CLIENTES 179

Solicitar y recibir documentacin para crdito 179
Estudio de crdito 180
Crear cliente 181
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO 182

Inventario fsico de los productos de bodega 182
Codificacin de productos 184
Elaboracin y entrega de notas 185
Facturacin de remisiones 186
Traslado de mercanca 187
Liquidacin de fletes 188
AUTORIZACIONES 189
116
COMUNICACIN CON PROVEEDORES 190
Conocimiento de productos, asesora y capacitacin equipo de ventas 190
Tramitar asesora muy especializada para clientes 191
GESTIN CONTABLE
192
Consulta de saldo en bancos 192
Registro de consignaciones 193
Cuadre y revisin de la caja 194
Reembolso de caja menor 195
Conciliacin bancaria 197
Ajuste de cuentas con clientes y proveedores 199
Revisin de la cartera de la empresa 200
Cancelacin de anticipos de clientes 201
Manejo de informacin contable y general de las sucursales 202
Control de costos de inventario 203
Documentacin e informes requeridos por entidades estatales 204
NMINA 208
Liquidacin de nmina 208
Pago de nmina 210
Pago de parafiscales 211
Liquidacin de vacaciones 212
Interfase de Nmina 213
MANEJO DE CAJA 214

Cuadre de caja 214
Manejo del dinero en caja 215
Administrar la caja menor 216
Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo 217
Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja 219
Cheques devueltos 220
Recepcin pago del cliente 221
SALUD OCUPACIONAL 222

Dotacin elementos de proteccin personal 222
Cotizacin y seleccin del proveedor 223
Recepcin y entrega de elementos 224
Dotacin de uniformes 225
Dotacin Botiqun 226
ACCIDENTE DE TRABAJO 227

Reportar accidente de trabajo 227
Sistematizar el reporte de accidentes de trabajo 228
117
Registrar incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo 229
Tramitar liquidacin de la incapacidad 230
GESTIN DEL RECURSO HUMANO 231

Seleccin de personal 231
Afiliaciones y contrato de trabajo 232
Induccin 235
Liquidacin contrato de trabajo 235
Asesora y capacitacin del equipo humano 236
Vacaciones 237
MENSAJERA 238
Pagos y consignaciones en bancos 238
Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes 239
Entrega de documentos a clientes 241
Solicitar y entregar documentacin en entidades 242
Compras eventuales de oficina 243
MANEJO DE ARCHIVO 244

Archivo de documentos 244
Prstamo de documentos 245
SERVICIOS GENERALES 246

Compra de implementos de aseo y vveres de cafetera 246
Servicio de cafetera 246
Aseo rea de oficinas 247
Oficios varios 247
118
PROCESO: COMPRA
PROCEDIMIENTO: DETERMINAR PRODUCTOS A COMPRAR

INICIO

stocks de mercanca
las ventas efectuadas
informacin


productos
NO
Producto de Redefinir
alta rotacin? punto de
reorden
SI
Consultar punto de reorden
establecida como punto de
reorden
Compra el Esperar
NO
producto? alcanzar punto
de reorden
SI
Establecer cantidad a comprar
FIN
119
PROCEDIMIENTO: SELECCIN DEL PROVEEDOR
INICIO
Consultar proveedores de
los productos
Establecer contacto con el

proveedor
SI Proveedor NO
conocido
(antiguo)?
Posee certificado NO Finalizar

de calidad?
comunicacin
SI
Solicitar informacin
de precio de
productos
Analizar la
informacin y
opciones ofrecidas
Consultar polticas de
compras
Escoger la mejor opcin
Iniciar negociacin
FIN
120
PROCEDIMIENTO: PEDIDO DE MERCANCA A PROVEEDORES
INICIO
Diligenciar borrador carta de

pedido
Elaboracin o correccin
carta de pedido
Recibir y revisar carta
Verificar informacin
contenida en la carta
(elaboracin, producto y
cantidad)
NO Solicitar
Carta cambios y
aprobada? ajustes
SI
Autorizar el envo de la
carta de pedido va fax
Enviar la carta
Asegurarse que la carta

haya sido recibida y
confirmada
Reportar el envo de la carta
FIN
121
PROCESO: RECEPCIN DE MERCANCA COMPRADA
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN DE FACTURAS O REMISIONES
INICIO
Llegada de los camiones de

los proveedores
Recibir las facturas o

remisiones de la mercanca
Consultar el documento e
identificar producto(s)
Determinar a que bodega

llevar el producto
Coordinar el ingreso de los

productos
Anotar las referencias de los

productos en un papel
Entregar a Auxiliar de
Bodega anotacin de la
mercanca a recibir
FIN
122
PROCEDIMIENTO:DESCARGUE, INGRESO Y ALMACENAMIENTO
INICIO
Recibir de Jefe de Bodega

anotacin en un papel de las
referencias de los productos
Identificar tipo de producto y

sitio de almacenamiento
Establecer mecanismo de
descargue
SI Puente gra o NO
montacargas?
Descargue manual
SI NO
Empleado del
proveedor?
Indicar sitio de Coordinar labor

almacenamiento con Auxiliares
de Bodega
Supervisar labor
Tomar la mercanca
Bajar los productos del

vehculo
Transportar la mercanca
desde el vehculo hasta el
interior de la bodega
123
1 2
1 2
Confirmar sitio de
almacenamiento
NO
SI
Sitio
correcto?
Establecer lugar
indicado
Ir contando y/o marcando

con pintura la mercanca
ingresada a bodega
Descargar la mercanca en
el sitio de almacenamiento
Arrumar o colocar los

productos en estibas o
burros
Verificar almacenamiento de
los productos
SI NO
Est bien?
Mover o ubicar
los productos
Descargue
completo?
SI
Anotar cantidad de
productos ingresados
Reportar el ingreso de la
mercanca
FIN 124
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIN DE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS
INICIO
Consultar anotacin de productos

y cantidades ingresados
Informar verbalmente referencias y

cantidades almacenadas
Confrontar la informacin
reportada con la registrada en la
factura o remisin
SI Coinciden NO
productos y
cantidades?
Recontar la
mercanca
Revalidar la
informacin
SI Sigue NO
presentndose
diferencia?
Establecer las
diferencias
Hacer nota
manual
Anotar mercanca en el
cuaderno de entrada de bodega
Entregar facturas o remisiones y

observaciones a Inventario
FIN 125
PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZACIN DEL INGRESO DE PRODUCTO(S)
INICIO
Recibir facturas, remisiones

y observaciones
Consultar la carta de pedido

de mercanca
Verificar la concordancia de
material recibido y solicitado
Armar paquete de factura y

remisin
Ingresar al software
Consultar factura o remisin

y nota
Digitar la informacin de los

productos
Cotejar el ingreso de los

productos
Realizar cambio
NO
Ingreso de cdigo,
correcto? proveedor, etc.
SI
Anotar informacin de la
mercanca en el
cuaderno de entrada
FIN
126
PROCEDIMIENTO: REVISIN INGRESO DE MERCANCA AL SISTEMA
INICIO
Recibir las facturas,

remisiones y notas
Consultar documento
enviado por los
proveedores, notas y
cuaderno de entrada
Consultar inventario del

sistema
Revisar notas de entrada
(producto y cantidad)
SI NO
Requiere
ajuste?
Realizar los
ajustes
Cargar la entrada de
productos a inventario en el
sistema
FIN
127
PROCEDIMIENTO: REALIZAR AJUSTES
INICIO
Recibir nota o peticin
Identificar tipo de ajuste
SI NO
Error de
ingreso?
SI NO
Reprocesar General?
informacin
SI NO
Convertir Corte?
paquete de
producto a
Calcular cuantas SI NO
cantidad menor Cambio de
unidades se producto?
pueden sacar del
producto
Analizar
conveniencia
o facilidad
Informar a la persona
solicitante
Imprimir los ajustes
Revisar los documentos

de ajuste
Entregar copia de los

ajustes a Contabilidad
Archivar documentos de
ajuste
128
FIN
PROCESO: FIJACIN DE PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS
PROCEDIMIENTO: ESTABLECIMIENTO DE PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS
INICIO
Consultar lista de costo de

compra
Revisar y analizar la
informacin
Calcular precio de venta
Verificar margen de ganancia
(10% a 12%)
Se cumple el NO
margen?
SI
Conocer precio de la
competencia
Determinar precio de venta

del producto
Consultar precio de venta

anterior
NO SI
El precio
difiere?
Autorizar cambio
de precio
Cambiar precio al
producto
Imprimir listado de precios
129
FIN
PROCEDIMIENTO: CAMBIO DE PRECIO AL PRODUCTO
INICIO
Recibir peticin de cambio de

precio del producto(s)
Consultar tems y ubicar

producto en pantalla
Confirmar informacin
NO
Es el
producto?
SI
Relacionar tem y nuevo

precio
Cambiar el precio
1
Actualizar y guardar los

cambios efectuados Salir del software
Revisin y autorizacin del

Consultar producto y precio cambio
Entregar listado a integrantes

NO
Cambio el del rea Comercial
precio?
SI FIN
Imprimir listado
130
PROCEDIMIENTO: FIJAR PRECIO DE NEGOCIACIN Y DESCUENTOS
INICIO
Recibir lista de costos de

los productos
Revisar y analizar la
informacin
Consultar precio de venta

establecido
Calcular precio mnimo

de venta y descuento
Verificar margen de
ganancia mnimo (8%)
NO
Cumple
margen?
SI
Fijar polticas de descuento
Establecer precio mnimo de

negociacin y descuento
Reunin rea Comercial
FIN
131
PROCESO: PAGO A PROVEEDORES
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN Y ARCHIVO DE FACTURAS DE COMPRA DE MERCANCA
INICIO
Recibir las facturas enviadas

por los proveedores
Consultar y revisar las

facturas
Establecer fecha de pago
Sealar fecha de pago y

descuentos (si los ofrece)
SI NO
Pronto pago?
Ubicar facturas
en carpeta o lugar Archivar facturas
de fcil alcance y
prximo al sitio de
trabajo
FIN
132
PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIN DEL PAGO A PROVEEDORES
INICIO
Seleccionar del acorden

(archivador) las facturas que
deben pagarse en la semana
Consultar diariamente las

facturas adeudadas a los
proveedores
SI La factura NO
tiene
abonos?
Calcular saldo
adeudado
SI NO
Descuentos?
Efectuar el clculo
de los descuentos
Relacionar proveedores por

fecha y prioridad de pago,
valor y descuento
Elaborar informe de
proveedores a quien se
adeuda y el saldo
Totalizar los pagos
133
1
Consultar saldo en bancos
Entregar lista de
proveedores a pagar e
informe de saldo en los
bancos a Gerente
Determinar a que proveedor

pagar y la cuanta
SI NO
Cancelacin
total?
Establecer cuanta a
abonar
Tomar la factura
correspondiente al
proveedor autorizado para
pago
FIN
134
PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES
INICIO
Consultar la factura
Establecer el valor adeudado
NO SI
Abono a la
deuda?
Fotocopiar la factura
Cancelar la deuda en
su totalidad Colocar sello de abono
en la factura original y
anexar copia del abono
Archivar factura
Elaborar comprobante de
egreso, adicionando el # de la
factura que se est cancelando
y el valor del descuento (si lo
hubo)
Establecer forma de pago
NO SI
Cheque?
Efectuar pago en efectivo Determinar al banco por

el que se puede girar la
cantidad adeudada
Pasar factura a Auxiliar
de Nmina o General Pasar factura del
proveedor a Auxiliar de
Nmina o General y
Verificar el valor y la solicitar la elaboracin
cuenta a donde se del cheque del banco
est llevando establecido
1 2
135
1 2
Pasar a Cajera la Anotar en el cuaderno

factura a cancelar del banco # del cheque
Enviar a pagar o Elaborar cheque

consignar a cuenta del
proveedor
Recibir los cheques
diligenciados
Verificar el banco y el
valor que debe
contener el cheque
NO
Anular
Aprobado?
cheque
SI
Anotar la
Colocar sello para firmas observacin
(2 de 3 firmas) en el
cuaderno de
bancos
Pasar a Gerente para
obtener firma
Recibir cheques firmados
Firmar cheques
Remitir cheques a
Cajera
Recibir autorizacin de
consignacin de Auxiliar
Contable y cheques
elaborados
Diligenciar consignacin a
nombre del proveedor
3
136
3
Revisar cheques y firmar si

es necesario
Enviar cheque a proveedor o

consignar en efectivo o
cheque
Entregar consignaciones y
cheques a mensajero para
su tramitacin en el banco
respectivo
Recibir llamada del banco
Confirmar firma y valor del

cheque
Autorizar el cheque
NO Cancelacin de SI
varias facturas a a
un proveedor?
Solicitar elaboracin
de carta de pago a
Auxiliar General
Elaborar Carta de
pago relacionando las
facturas canceladas
Enviar carta de pago a

proveedor va fax
Archivar facturas y
documentos de respaldo del
pago efectuado
FIN
137
PROCESO: VENTAS
PROCEDIMIENTO: PROGRAMAR VISITA AL CLIENTE
INICIO
Elegir sector o poblacin

objetivo
Armar plan de trabajo
SI Visita fuera NO
de la ciudad?
Determinar nmero
Programar Visita
de das
local
Solicitar autorizacin
salida de la empresa
Autorizacin del Plan de

Trabajo (visitas)
FIN
138
PROCEDIMIENTO: VISITA A LOS CLIENTES
INICIO
Desplazarse a la zona o
lugar determinado
Visita fuera
de la ciudad?
Iniciar viaje entre las Salir de la empresa a

6:30 y 7 de la maana mitad de la maana
NO SI
Cliente
antiguo?
Buscar persona que Recordar al cliente

pueda tomar los productos y
decisin de compra servicios ofrecidos
por la empresa
Identificarse con
nombre propio y de
la empresa
Brindar informacin
de los productos y
servicios ofrecidos
por la empresa
Obtener informacin de
productos necesitados
Tomar datos del cliente
Cotizar productos
SI
Realizar NO
pedido?
Anotar productos Ponerse a disposicin

y cantidades del cliente
Diligenciar Planilla de Visita
139
FIN
PROCEDIMIENTO: ATENCIN DE MOSTRADOR (VENTA DE CONTADO)
INICIO
Recibir visita del cliente
Entablar comunicacin
Determinar que
productos requiere
Consultar disponibilidad
del producto(s)
NO SI
Productos
disponibles?
Cotizar producto
Informar al Informar el valor

cliente al cliente
SI
Algo ms?
NO
NO SI
Efectuar la
compra?
Facturar o
remisionar
Entregar factura o
remisin al cliente
Indicar ubicacin de
caja (para pago) y de
despacho (para
entrega de productos)
140
FIN
PROCEDIMIENTO: CONSULTA DE DISPONIBILDAD DE LOS PRODUCTOS
INICIO
Establecer ubicacin del

Asesor Comercial
SI NO
Est en la
empresa?
Ingresar al Comunicarse a la
software empresa
Consultar los Indagar por la

requerimientos del existencia del
cliente producto(s)
Consultar lista de precios
Confrontar informacin del

sistema con la de la lista de
precios
SI Productos NO
disponibles en
bodega?
Productos NO Informar al
disponibles en
cliente
otra sucursal?
SI
Establecer cantidad existente
FIN
141
PROCEDIMIENTO: ASESORA TCNICA
INICIO
Definir tipo de obra para la

que el cliente requiere el
material
Determinar clase de asesora
SI Asesora NO
Bsica?
SI Asesora NO
especializada?
Establecer los
productos que Solicitar Tramitar asesora
ms se ajustan colaboracin a la muy
a la necesidad Ingeniera Civil de especializada con
del cliente la empresa el proveedor
idneo
Describir las Realizar estudio
especificaciones de los Acompaar la
del material requerimientos asesora
del cliente y/o
planos de la obra
Explicar al
cliente las
ventajas del Indicar el
producto(s) producto(s) que
se ajusta(n) a la
obra
Efectuar
despiece del
producto
Interpretar
cartilla
Establecer satisfaccin de la
necesidad del cliente
142
FIN
PROCEDIMIENTO: COTIZACIN DE PRODUCTOS PARA CLIENTES
INICIO
Estudiar nota de los

productos requeridos
por el cliente
Consultar lista de
precios y descuentos
Calcular valor del

producto(s)
SI Requiere NO
informe
escrito?
Diligenciar formato de Informar al cliente

cotizacin del sistema o telefnicamente o en
personalizado persona
referenciando producto,
cantidad y valor
Imprimir cotizacin
Enviar documento va
fax o entregar
personalmente (oficina u
obra del cliente)
FIN
143
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES
INICIO
Comunicarse con el cliente
Determinar consideracin
sobre la cotizacin
SI NO
Realizar
pedido?
Tomar datos del Establecer razn

pedido
Conocer de otras
cotizaciones
Consultar precios
y descuentos
lmites para la
mercanca
SI Cotizar
Es posible
recotizar? nuevamente
NO
Ponerse a
disposicin
del cliente
FIN
144
PROCEDIMIENTO: PEDIDO
INICIO
Tomar datos del producto y

cliente
Consultar disponibilidad y
existencia de mercanca en
bodega
Consultar lista de precios
Diligenciar formato de
pedido con datos del cliente
y clculos efectuados
Revisar que los datos estn

completos y correctos
NO Realizar
Est bien?
correcciones
SI
Solicitar autorizacin de
Cartera y Comercial
NO Informar al
Aprobado?
cliente
SI
Pasar formato de pedido a

despacho
145
1
Solicitar programacin de la
entrega de pedido
SI Mercanca NO
existente en
el sistema?
Facturar pedido Remisionar

pedido
Informar al cliente la fecha de

entrega de la mercanca
Realizar seguimiento al despacho
FIN
146
PROCEDIMIENTO: FACTURACIN DE MERCANCA
INICIO
Calcular valor total de la venta
Revisar # de factura para no

saltar consecutivo
Establecer tipo de venta
SI NO
Contado?
SI NO
Facturacin Crdito?
Contado
Facturacin Con anticipo
Crdito
Verificar concordancia de
precio y descuento
NO
Es correcto? Corregir
SI
Buscar dispositivo de salida
Imprimir factura
Corroborar datos de la factura
SI NO
Error en
facturacin?
Anular factura Entregar factura

al cliente
147
FIN
PROCEDIMIENTO: ANULACIN DE FACTURA
INICIO
Recibir peticin de Cajera o

Asesor Comercial junto con la
factura a anular
SI NO
Factura venta
de contado?
Revisar que la factura se Revisar que la factura se

encuentre completa (4 encuentre completa (3
hojas) y que no tenga hojas) y que no tenga
sello de entregado sello de entregado
Analizar las facturas y la

anotacin de la observacin
de la razn de la anulacin
Confirmar la apreciacin de
la observacin
Ingresar al sistema para

efectuar la anulacin
Habilitar la factura (ingresar

a la factura con su #)
Recorrer la factura
Adicionar a la factura la
observacin de la anulacin
y la razn de la misma
Colocar sello de anulada a

la factura fsica
Archivar las facturas

anuladas
148
FIN
PROCEDIMIENTO: FACTURACIN CONTADO
INICIO
Consultar existencia del

cliente en el sistema
SI NO
Existe?
al cliente
Digitar informacin
en el sistema
Confirmar datos
NO Efectuar
Datos
correctos? modificaciones
SI
Anexar la informacin de la
mercanca (referencia,
cantidad y valor)
NO
SI
Compra
representativa?
Grabar informacin
del cliente en el
sistema
Revisar # factura
confrontando con el sistema
FIN
149
PROCEDIMIENTO: FACTURACIN CRDITO
INICIO
Consultar formato de pedido
Digitar informacin de pedido
Verificar los datos del cliente

y del pedido
NO Corregir
Datos
correctos? datos
SI
FIN
PROCEDIMIENTO: FACTURACIN DE ANTICIPO DE PAGO
INICIO
Solicitar revisin y autorizacin

comercial y cartera
Elaborar formato de pedido

proforma describiendo
detalladamente los artculos,
cantidad, precio y datos del
cliente
Digitar informacin del cliente

y productos comprados
Solicitar revisin y autorizacin

comercial y cartera
Realizar facturacin parcial

a un (1) da
FIN
150
PROCEDIMIENTO: REMISIN DE MERCANCA
INICIO
Tomar pedido de producto y

cantidad
Solicitar a Auxiliar de
Inventario la elaboracin de la
remisin facilitndole la
informacin del cliente,
producto y cantidad
Elaborar remisin de
mercanca diligenciando
formato del sistema
Verificar consecutividad de
la remisin
Buscar dispositivo de salida
Imprimir remisin (4 hojas)
Relacionar la remisin en el
cuaderno de remisiones,
llenando las dos primeras
casillas (# remisin, nombre
del cliente) y dejando
pendiente el # de la factura
Archivar una copia de la

remisin y entregar las
dems a Asesor Comercial
Recibir remisin y entregar

al cliente
FIN
151
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL PEDIDO
INICIO
Consultar compras de los

clientes
Consultar con despacho

fecha de entrega de la
mercanca al cliente
Establecer etapa del despacho
NO SI
Ya se realiz
entrega?
Comunicarse o Comunicarse
recibir llamada con el cliente
del cliente
Informar al SI NO
Alguna
cliente etapa del observacin?
despacho
Determinar tipo
de inconveniente
Ayudar a resolver
o participar en la
solucin
Establecer satisfaccin del

cliente
FIN
152
PROCESO: METAS DE VENTAS
PROCEDIMIENTO: GENERACIN INFORME DE VENTAS
INICIO
Ingresar al sistema
Verificar que el personal de

ventas no se encuentre
utilizando el sistema
Diligenciar y adicionar datos

requeridos
Consultar informacin
general de las ventas
Establecer frecuencia de
presentacin
SI NO
Informe
diario?
Seleccionar datos Seleccionar ventas

de ventas por vendedor,
Acumulada del da y cliente, lnea, costo
acumulada del mes y acumulada del
hasta la fecha mes
Verificar la informacin
NO
Informacin
correcta?
SI
Imprimir listados de ventas
FIN
153
PROCEDIMIENTO: REVISIN ESTADSTICAS DE VENTAS
INICIO
Recepcin informe de ventas
Analizar las estadsticas

de ventas
Determinar la rotacin
de los productos
1
Resaltar o sealar los

datos ms relevantes SI NO
Se lograron
las metas?
Confrontar y verificar la Establecer

informacin impresa con la razones
registrada en el sistema
Replantear
NO Establecer las estrategias
Informacin
correcta? diferencias y la
razn de estas
SI
Consolidar la informacin
Conocer las estrategias
desarrolladas Tomar nota de las ventas
totales
Estudiar y analizar los

logros alcanzados Informar a Gerencia el nivel
de ventas logrados
Determinar alcance de las

estrategias
FIN
154
PROCEDIMIENTO: FIJACIN META DE VENTAS
INICIO
Revisin de la informacin
de ventas del mes anterior
Analizar la informacin
Calcular el promedio de
venta general
Consultar las polticas de la

empresa
Conocer el comportamiento
del sector (mercado)
Realizar las proyecciones de

ventas
Definir y revisar las metas

fijadas
Establecer el monto mnimo

que debe facturar cada Asesor
Realizar reunin del rea

Comercial
Informar las meta de ventas a

alcanzar a los integrantes del
rea Comercial
FIN
155
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO META DE VENTAS
INICIO
Reunin rea Comercial
Reportar las visitas a los

clientes y los negocios
pactados
Anlisis de las ventas de

cada Asesor Comercial
Comparar las ventas

realizadas con la meta
establecida

desarrolladas
SI Se NO
alcanzarn
las metas?
Replantear las
estrategias
Establecer el alcance de la
meta de ventas
FIN
156
PROCESO: COBRO Y RECAUDO DE CARTERA
PROCEDIMIENTO: GENERACIN DE LISTADO DE CARTERA VENCIDA
INICIO
Ingresar al sistema por

Cartera
Consultar la informacin
de cartera de clientes
Establecer estado del

cliente
SI NO
Cartera
vencida?
Relacionar clientes
Filtrar la informacin
por Asesor
Comercial
Generar los listados

de clientes
Imprimir listados
FIN
157
PROCEDIMIENTO: ENTREGAR LISTADOS DE CARTERA VENCIDA
INICIO
Consultar listados de
cartera vencida
Establecer das de
vencimiento del cliente
SI NO
Mayor a 10
das?
Reunin con
Asesores Entregar listados a
Comerciales mensajero
Entregar listados
Recibir listados de
cartera vencida
Guardar copia de las

listas de cartera
vencida entregadas
FIN
158
PROCEDIMIENTO: COBRO
INICIO
Consultar y analizar los

listados de cartera vencida
Resaltar los pagos recibidos
Establecer comunicacin con el

cliente
SI Cobro NO
presencial?
Solicitar a cartera elaboracin

circular o carta de cobro
Comunicarse
Elaboracin carta de cobro telefnicamente
Recibir documento de respaldo

Recordar al cliente
monto, fecha de pago
Desplazarse a la oficina del de su obligacin con la
cliente empresa y das de
mora
Entregar al cliente la circular o
carta de cobro Solicitar cancelacin
del compromiso
SI Requiere NO
explicacin?
Revisar con el
cliente el saldo
adeudado
Hacer firmar al cliente copia

del documento
Fijar compromiso y fecha de

pago
Entregar copia de la circular o

carta a Director de Cartera
159
FIN
PROCEDIMIENTO: RECAUDO
INICIO
Establecer comunicacin
telefnica con el cliente
SI
NO Cobro
presencial?
Regresar a la empresa
Recibir el pago en efectivo o

cheque
SI NO
Mucho
dinero?
Regresar a la empresa Comunicarse con Cajera o

Auxiliar Contable
Dirigirse a caja Indicar la cuanta
Recibir indicacin de cuenta

y banco
Entregar dinero o cheque
Desplazarse al banco
consignacin
Realizar consignacin
Presentar y entregar recibo

de consignacin a cajera de
la empresa
Elaborar recibo de caja, firmar

y colocar sello de cancelado
Enviar o entregar recibo de

cancelacin al cliente
FIN 160
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE COBRO Y RECAUDO
INICIO
Reunin de Cartera y
Comercial (Asesores
comerciales)
Recibir informacin del

avance de cobro y
recaudo
Preguntar y recibir las

observaciones del
Asesor
Confrontar la
informacin actual con la
anterior
FIN
161
PROCEDIMIENTO: AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE
INICIO
Recibir copia de
consignacin
Establecer a que cliente

corresponde
Consultar con
NO
Se identific? Asesores
Comerciales
SI
Diligenciar Planilla de
consignaciones
Consultar consignaciones de
los clientes en los bancos
Confrontar informacin de
planilla de consignaciones y
bancos
Confirmada la NO
consignacin?
SI
Ingresar todas las

consignaciones al sistema
Aplicar la consignacin a la
factura del cliente
Elaborar recibo de caja para

cancelar la factura
FIN
162
PROCEDIMIENTO: REVISIN DE CONSIGNACIONES LOCALES Y NACIONALES DE LOS
CLIENTES
INICIO
Consulta de saldos en
bancos
Consultar las
consignaciones realizadas a
favor de la empresa
Establecer en que ciudad se

realiz la consignacin
Recibir del Director de

Cartera la Planilla de
consignaciones
Confrontar la informacin de
la Planilla de consignaciones
con la obtenida de los
bancos
SI Confirmada la NO
consignacin?
Marcar o sealar Tratar de establecer a que

en la Planilla cliente pertenece la
consignacin
Consultar con vendedores

y/o Director de Cartera las
consignaciones que no
aparecen en la planilla,
informndoles el valor
consignado y el banco
Dirigir carta al banco

solicitando copia de la
consignacin
1 2
163
Cuando han pasado
muchos das y no se
1 1 sabe de quien es el
dinero: elaborar recibo
de caja para enviar
dinero para anticipo
Se logro Elaborar recibo

NO
establecer quien de caja y enviar
realiz la para anticipo de
consignacin?
clientes
SI
Anotar la informacin en la
planilla de consignaciones
FIN
164
PROCEDIMIENTO: GENERACIN DE LISTADOS DE CARTERA
INICIO
Recibir solicitud de la
informacin y/o hacerlo
cuando el desempeo del
cargo lo exija
Ingresar al sistema y
consultar la informacin
Filtrar la informacin segn

el listado requerido:
Estado de cuenta
Anlisis de vencimientos
Circularizaciones
Libros auxiliares
Relacin de recaudos
Otros
Imprimir documento(s)
Entregar o enviar
documento(s) o listado a la
persona solicitante o a
Asesores Comerciales
FIN
165
PROCESO: DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA
PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIN DEL CARGUE DE LOS VEHCULOS DE LA

EMPRESA Y DE LA RUTA DE ENTREGA DE LA MERCANCA
INICIO
Recibir las facturas, formato

de pedido y remisiones
contenida en el documento
Identificar y ubicar las obras

o direcciones de los clientes
Zonificar la entrega
Segn el material, tipo
de producto, tamao de
los artculos, volumen de
Priorizar la entrega de la compra, requerimientos
mercanca del cliente, facilidad,
ubicacin, etc.
Archivar NO
Se requiere
documento entregar?
SI
Diligenciar Planilla de Horario

anotando e indicando el orden
de las entregas a realizar
Entregar la Planilla de
Horario a Conductores del
empresa
166
1
Consultar la ruta
programada con los
conductores
Recibir observaciones de
los conductores
NO La ruta SI
requiere
ajuste?
Realizar ajustes
Entregar las facturas o

remisiones a los Auxiliares
de Bodega en el orden de
entrega de la mercanca
FIN
167
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN DE FACTURAS Y/O REMISIONES PARA DESPACHO
INICIO
Recibir facturas o
remisiones
contenida en el
documento
Analizar informacin
Programar las acciones a

seguir
Ejecutar las acciones
FIN
168
PROCEDIMIENTO: PLANEACIN DEL CARGUE Y DISTRIBUCIN DE LOS
PRODUCTOS EN LOS VEHCULOS
INICIO
Consultar las facturas o

remisiones
Determinar productos y
cantidades a despachar
Programar el cargue del

vehculo
Tener presente el volumen,

calidad, fragilidad o
resistencia de los productos
NO SI
Vehculo de
la empresa?
Planear el cargue en
el orden contrario en
Establecer contacto el que fueron
con el cliente entregadas las
facturas o
remisiones
Idear la distribucin
de la mercanca en
el planchn del
Establecer ubicacin en
bodega
FIN
169
PROCEDIMIENTO: ALISTAR LA MERCANCA A DESPACHAR
INICIO
Ubicar productos en bodega

y seleccionarlos
Verificar los productos

seleccionados
NO
Producto
correcto?
SI
Tomar producto de su sitio

de almacenamiento
SI NO
Requiere
corte?
NO
SI Debe
pesarse?
Consultar Colocar en
SI NO
dimensin bscula Mejorar
ubicacin?
Transportar
Buscar Determinar productos
herramienta peso
Ubicarlo en un
Realizar corte Adjuntar tiquete lugar ms
de pesio al prximo a la
producto salida
Productos listos para el

cargue
FIN
170
PROCEDIMIENTO: CARGAR LA MERCANCA AL VEHCULO DE LA EMPRESA O DEL
CLIENTE
INICIO
Ubicar los productos
Verificar referencia de los

productos y la cantidad a
cargar
NO
Producto
correcto?
SI
1
Tomar y levantar la Establecer cuanta de

mercanca productos cargados
Ir contando los productos a Consultar facturas o

medida que sean cargados remisiones para verificar
productos y cantidades
cargadas
SI Requiere NO
marcacin?
Se cargaron NO
todos los
Marcar productos?
productos con
pintura
SI
Solicitar la verificacin de la
Transportar los productos mercanca cargada y
hasta el vehculo autorizacin de salida del
vehculo
Ubicar o arrumar los FIN

productos en el vehculo
171
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIN DEL CARGUE Y AUTORIZACIN DE SALIDA DE LOS
VEHCULOS
INICIO
Consultar facturas o
remisiones
Contar los productos

cargados al camin
Ir marcando con pintura

los productos contados
Confrontar informacin
del conteo con la
registrada en los
documentos
Producto y SI Autorizacin
cantidad Salida del FIN
correctos?
vehculo
NO
SI Otra NO
referencia?
Descargar
SI NO
productos Faltantes?
Cambiar SI NO
Establecer Sobrantes?
producto
cantidad
Establecer
Cargar cantidad
producto Cargar
correcto productos
faltantes al Bajar la
camin mercanca e
ingresarla a
bodega
172
PROCEDIMIENTO: TRANSPORTE DE LA MERCANCA
INICIO
Recibir facturas o
remisiones y Planilla de
Horario con la ruta de las
entregas a realizar
contenida en la Planilla
Establecer direccin de
entrega
Desplazarse hasta el sitio
Buscar direccin
NO
Se ubic Comunicarse con
direccin? despacho
SI
Corroborar direccin
Estacionar vehculo en el
lugar
SI
Direccin
FIN
correcta?
NO
Recibir indicaciones
o regresar a la
empresa
173
PROCEDIMIENTO: DESCARGAR MERCANCA EN OBRA O FERRETERIA
INICIO

cliente
Esperar autorizacin del

cliente para descargar
mercanca
NO
1
Descargue
autorizado? Descargar los productos en
el sitio indicado por el cliente
SI
Preguntar o establecer sitio Acomodar los productos en

de almacenamiento estantes, burros o arrumes
Consultar factura o remisin Ir contando los productos

descargados
Seleccionar del vehculo los

productos del cliente Establecer cuanta de
productos cargados
Desarrumar la mercanca
del vehculo NO
Se descargaron
todos los
Alcanzar los productos productos?
SI
Bajar los productos del

vehculo Proceder a entregar factura
o remisin al cliente
Levantar o recibir y sujetar

los productos FIN
Ingresar la mercanca a la
obra o ferretera
1 174
PROCEDIMIENTO: ENTREGAR FACTURA AL CLIENTE
INICIO
Restablecer contacto
con el cliente
Entregar la factura al
cliente
Hacer firmar copia de la

factura al cliente
SI El cliente NO
firm la
factura?
Guardar factura Recibir notas u

observaciones
Diligenciar y anotar
observaciones en
Planilla de Horario
FIN
175
PROCESO: DEVOLUCIN DE MERCANCA
PROCEDIMIENTO: GESTIN DE DEVOLUCIN DE MERCANCA
INICIO
Recibir informacin de devolucin

de mercanca por parte del cliente
NO SI
Mercanca
despachada?
Recibir factura con Mercanca no recibida por el

observacin del Asesor cliente o sobrante de la obra
Comercial de error o
decisin de no compra
por parte del cliente SI NO
Recoger
mercanca?
devolucin de Recibir orden de Mercanca trada por el
mercanca recoger mercanca en cliente
obra o ferretera
Radicar en el formato de
relacin devolucin en Recoger mercanca devolucin de
ventas: fecha, # factura,
mercanca
cliente, descripcin
material, cantidad, Revisar el estado de los
observacin (firma del productos Recibir la mercanca
vendedor) directamente o realizar
ingreso por bodega
Autorizar mediante Cargar los productos al
firma, garantizando que vehculo
la mercanca no ha
salido de bodega
devolucin
Transportar los
productos a la empresa
Recibir del Conductor o

Auxiliar de Bodega
asignado al vehculo el
formato de devolucin
Descargar mercanca
del vehculo
176
1 2
2
1
Verificar el estado de los productos
Ubicar o almacenar los productos

en la bodega
Contar la mercanca ingresada
Firmar y entregar formato de

devolucin al personal del vehculo
Informar al Jefe de Bodega y

entregar formato de devolucin
Revisar informacin contenida en

la devolucin y firma de quien
recibi en bodega
Buscar copia de la factura a la que

debe realizarse la nota
Diligenciar el formato de
devolucin de ventas: cdigo,
descripcin material, cantidad,
valor unitario, valor total

cliente para confirmar motivo de la
devolucin
Radicar en el formato de relacin

devolucin en ventas: fecha, #
factura, cliente, descripcin
material, cantidad, observacin
(firma del vendedor)
177
3
Entregar factura y formato de

devolucin a Director de Cartera
Recibir factura y formato de

devolucin
Revisar que la factura se

encuentre completa y formato de
devolucin bien diligenciado y con
la firma de Jefe de bodega o de
quien recibi la mercanca (si fue
despachada)
Firmar formato de devolucin
Solicitar elaboracin de la nota de

devolucin a Auxiliar de Inventario
Elaborar nota de devolucin
Revisar la nota de devolucin
Ratificar ingreso de la devolucin

al sistema
Adicionar observacin de la razn

de la devolucin
FIN
178
PROCESO: CRDITO A CLIENTES
PROCEDIMIENTO: SOLICITAR Y RECIBIR DOCUMENTACIN PARA CRDITO
INICIO
Informar al cliente del

servicio ofrecido por la
empresa
NO Finalizar
Al cliente le
interesa? contacto
SI
Documentos requeridos:
Indicar al cliente las Fotocopia de cdula del

acciones a seguir representante legal
Documento Cmara de Comercio
Pagar
Certificado de ingresos y
Entregar formato de solicitud retenciones
de crdito y carta de PyG
Referencias Comerciales
instrucciones
Referencias Bancarias
Extractos bancarios de los ltimos
tres (3) meses
Recibir la documentacin del
cliente o indicarle a que
persona debe hacerla llegar
Hacer llegar la
documentacin a Director de
Cartera
Recibir los documentos
FIN
179
PROCEDIMIENTO: ESTUDIO DE CRDITO
INICIO
Recibir documentacin del

cliente
Confirmar informacin y
referencias comerciales
Revisar informacin
financiera
Determinar capacidad de
pago (anlisis de
factibilidad)
SI NO
Cuenta con
respaldo?
Aprobar crdito Negar crdito
Establecer cupo y
tiempo de pago
Crear cliente
Informar Asesor Comercial

la aprobacin o negacin del
crdito al cliente
FIN
180
PROCEDIMIENTO: CREAR CLIENTE (creacin de terceros)
INICIO
Diligenciar formato de la
base de datos
Adicionar informacin del

cliente y de Asesor
Comercial
Verificar informacin
digitada
NO Realizar
Informacin
correcta? modificaciones
y/o ajustes
SI
Grabar y guardar la
informacin en la base de
datos
Activar al cliente
Informar a Asesor
Comercial
FIN
181
PROCESO: MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO
PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FSICO DE LOS PRODUCTOS DE BODEGA
INICIO
Determinar tipo de inventario
SI NO
General?
Programar para Fin de SI NO

Algunos
ao productos?
Informar al personal A mitad de ao Ocasional o

de la empresa la fecha aleatorio
del inventario Seleccionar los
productos
Seleccionar el
Listado de todos los producto
productos
almacenados Listar los
productos
Asignar productos al
personal
Escoger la persona o
personas
Recibir el listado de
los productos
Recibir informacin y
anotacin del
producto(s) a
inventariar
Ubicar productos en bodega
Contar o pesar uno a uno la

cantidad existente del
producto
1
182
1
Establecer la cantidad total

almacenada en bodega
Relacionar en el listado del

producto la cantidad total
existente en bodega
Cargar al sistema la
informacin recopilada
Comparar datos recopilados

con los registrados en el
sistema y las entradas de
almacn
NO SI
Existen
diferencias?
Establecer la
cantidad
Analizar la razn de
las diferencias
SI NO
Inventario de
fin de ao?
Efectuar
ajustes
Elaborar informe de los

productos y cantidades
existentes en bodega
Presentar informe de los

productos almacenados
en bodega
183
FIN
PROCEDIMIENTO: CODIFICACIN DE PRODUCTOS
INICIO
Recibir peticin y/o conocer

incorporacin nuevo
producto
Establecer informacin y
especificaciones del nuevo
producto
Digitar la informacin del

producto
Asignar cdigo al producto
Verificar cdigo asignado
Cdigo SI
Generar cdigo
preexistente?
NO
Diligenciar formato del

sistema para codificacin de
tem
Grabar informacin
Copiar informacin en Excel
Imprimir informacin
Informar cdigo del producto

y enviar documento de
soporte a las dems
sucursales
184
FIN
PROCEDIMIENTO: ELABORACIN Y ENTREGA DE NOTAS
INICIO
Recibir informacin y peticin

de elaboracin de nota
Determinar tipo de nota

(devolucin de mercanca,
faltantes, menor o mayor
valor cobrado)
Sistematizar nota
Imprimir la nota
Revisar diligenciamiento de
la nota
Aprobacin de la nota
Seleccionar las notas
SI NO
Proveedor?
Enviar la nota va fax Clasificar las notas de

los clientes por
Confirmar la recepcin ubicacin geogrfica del
de la nota cliente
Recibir respuesta del

SI NO
proveedor Clientes en la
ciudad?
Realizar el ajuste Entregar a Entregar a Director

necesario Mensajero de Cartera
Entregar copia de la
nota a contabilidad Diligenciar formato de
entrega de la nota
Causar la nota
contablemente Realizar seguimiento de
entrega de la nota
Archivar copia de la nota
185
FIN
PROCEDIMIENTO: FACTURACIN DE LAS REMISIONES
INICIO
Recibir la factura enviada

por el proveedor
Verificar existencia de la
remisin en el cuaderno de
remisiones
Numerar la factura
Relacionar la facturacin de
la remisin en el cuaderno
de remisiones en la casilla
respectiva (# Factura)
Revisar y subrayar la
facturacin de la remisin en
el cuaderno de remisiones
Sumar y totalizar las

remisiones
Verificar el total de las

remisiones
Entregar informe del valor

total y listado de remisiones
del da a Subgerente y
Director Comercial
Archivar documentos
Verificar que todas las

remisiones hayan sido
facturadas antes del cierre del
mes
FIN
186
PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MERCANCA
INICIO
traslado de mercanca
con la sucursal
Solicitar traslado de
mercanca
Recibir mercanca en bodega

o enviarla directamente al
cliente
Ingresar mercanca al sistema

por la opcin de traslado
Efectuar facturacin de la
mercanca

factura en inventario,
entregar dos copias a
Cartera y una a Contabilidad
Recibir informacin y copia

del traslado efectuado
Contabilizar el traslado de
mercanca
Comunicar a la sucursal
respectiva el movimiento
contable realizado
FIN
187
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN FLETES DE MERCANCA
INICIO
1
Recibir informacin del
descargue e ingreso de la
mercanca a bodega Solicitar a Auxiliar General
elaborar comprobante de
egreso con copia
Efectuar los clculos respectivos
para determinar costos
egreso con los datos
Calcular la tarifa por peso o entregados por Auxiliar de
unidades totales Inventario
Recibir el comprobante de
Diligenciar formato del sistema egreso
para liquidacin de fletes:
nombre completo del
transportador, direccin,
Desplazarse a caja con el
telfono, ciudad, valor
formato de liquidacin y
comprobante de egreso
Hacer retencin del 1% para
rgimen simplificado Solicitar el dinero para el pago
del flete
Imprimir formato de liquidacin
Recibir el dinero y efectuar el

Solicitar revisin del formato a pago al transportador
Director de Cartera
Hace firmar el comprobante de

Recibir formato y revisar egreso y la copia al conductor
aplicacin de la tarifa
Archivar comprobante de
egreso y enviar copia a caja
NO Realizar
Clculos
correctos? correcciones
FIN
SI
Autorizar liquidacin del flete

adicionando firma al formato
188
PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIONES
INICIO
Recepcin de documentos
Consulta de documentos
Clasificacin tipo de
autorizacin
SI NO
Pedido?
SI NO
Revisin Devolucin?
diligenciamiento
SI NO
Formato de Revisin Gasto?
diligenciamiento
SI NO
Revisin precio Formato de Revisin Despacho?
de venta y concepto
descuentos de gasto Recibir
otorgados al Analizar la Formato Analizar y
cliente informacin de Pedido estudiar
Revisar factibilidad
factura
Establecer o Consultar
conocer cupo y
motivo Verificar mora
gasto
Aprobar o no la peticin o
documento
SI NO
Aprobada?
Autorizar
mediante firma
Devolver los documentos
FIN 189
PROCESO: COMUNICACIN CON PROVEEDORES
PROCEDIMIENTO: CONOCIMIENTO DE PRODUCTOS.
INICIO
Consultar la lista de productos

comercializados
Analizar el nivel conocimiento de

los productos y sus
especificaciones
Establecer requerimientos de
informacin
SI NO
Producto
nuevo?
Asistir al
lanzamiento
Solicitar mayor informacin de

los productos y/o actualizacin
de la informacin
Conocer las especificaciones de

los productos
Indagar sobre las ventajas del

nuevo producto
Verificar su diferenciacin de los

dems productos
Mantener comunicacin con el

proveedor
Programar asesora y
capacitacin conjunta con el
proveedor para el equipo de ventas
190
FIN
PROCEDIMIENTO: TRAMITACIN ASESORA MUY ESPECIALIZADA PARA CLIENTES
INICIO
Identificar necesidad del

cliente

proveedor
Informar al proveedor sobre

los requerimientos del cliente
Conocer asignacin de
asesor del proveedor
Acompaar al cliente
durante la asesora
Establecer satisfaccin de
las necesidades del cliente
FIN
191
PROCESO: GESTIN CONTABLE
PROCEDIMIENTO: CONSULTA SALDO EN LOS BANCOS
INICIO
Establecer comunicacin con los

bancos
NO SI
Por la red?
Comunicarse Ingresar a la pgina

telefnicamente Web del banco
Digitar la clave
Consultar las cuentas, movimientos

y saldo del da anterior
Asentar la informacin en el libro

de bancos de cada entidad
Registrar consignaciones y
cheques girados en el libro de
cada banco
Revisar y anotar el # de los

cheques para guardar la
consecutividad
Totalizar el saldo de cada uno

de los bancos
Consolidar el saldo de todos los

bancos
Relacionar los saldos de cada

banco y el general
Informar a Gerente
192
FIN
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE CONSIGNACIONES
INICIO
Verificar consignacin
realizada
Sealar en el cuaderno de
bancos
Registrar en paquete
contable (software) el # de la
cuenta y nombre del cliente
Colocar a la consignacin
sello de contabilizado
Registrar con fecha de

consignacin y con fecha de
de registro en caja
Archivar consignacin en la
carpeta del respectivo banco
Revisar que la consignacin

corresponda al banco donde
se enva
FIN
193
PROCEDIMIENTO: CUADRE Y REVISIN DE LA CAJA
INICIO
Recibir el formato de cuadre de

caja con los documentos anexos
(consignaciones, comprobantes
de egreso, gastos)
Ingresar al software contable

1
Verificar que las consignaciones

estn ingresadas en el cuaderno Archivar los dems documentos
de bancos, marcarlas para no
volverlas a ingresar
Realizar los ajustes necesarios
para cuadrar la informacin con
Ingresar al sistema las contabilidad
consignaciones que no se
encuentren registradas
Ingresar al software por paquete
comercial
Determinar cuales
comprobantes de egreso no
estn registrados en el sistema y Hacer interfase de los recibos de
cual fue la razn del pago caja y de las ventas, para
efectuado cuadrar caja
Analizar los gastos

En el sistema por contabilidad,
subir las interfases
Determinar la necesidad de
reembolso (cuando los gastos se Verificar que la caja fsicamente
aproximan al valor de la base) coincida con el dato de
contabilidad del sistema
Elaborar el comprobante de
egreso Imprimir el cuadre de caja
Pasar los gastos a Nmina para

que efecte el registro de Pasar documento a Cajera
reembolso de caja menor
FIN
1
194
PROCEDIMIENTO: REEMBOLSO DE CAJA MENOR
INICIO
Recibir comprobante de
egreso, facturas y formato
de gasto facilitados por caja
Formato de gastos con el
nombre del establecimiento,
Acumular los gastos diarios direccin, NIT o cdula del
y sus facturas propietario, firma del dueo,
nombre de quien realiz el
gasto y concepto
Revisar diligenciamiento y
autorizacin de los gastos
Elaborar nota de
contabilidad e ir registrando
el total de los gastos del da
con la fecha de la tirilla
entregada por Cajera
Ir adicionando a la nota los

gastos diarios, e irlos
sumando hasta que el valor
se aproxime o sea igual a la
base de caja menor
Gastos = caja NO
menor?
SI
Imprimir nota contable
egreso por valor del costo
del reembolso
195
1
Revisar que el total de las

facturas por gastos sea igual
al ingresado al sistema
Confrontar la informacin y
realizar las correcciones
necesarias
SI
NO
Factura
ingresada?
Adicionar valor a
la cuenta gastos
asumidos
Colocar sello de contabilizada

a la nota cuando se ingresa al
sistema
Pegar las facturas en hojas

de block
Archivar nota con facturas
Desembolsar el dinero para

caja menor
Iniciar nueva nota de

contabilidad
FIN
196
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIN BANCARIA
INICIO
Recibir extracto del banco o

imprimirlo de la pgina Web
de la entidad
Revisar impuestos y
comisiones cobradas por los
movimientos del mes en
cada banco
Registrar la informacin en
formato de Excel (predefinido)
Calcular uno a uno los

tems para cada banco y
totalizarlos
Elaborar nota de
contabilidad con la fecha del
ltimo da del mes en
conciliacin
Registrar la nota
Imprimir borrador del libro de

bancos
Comparar extracto del

banco con la informacin del
libro impreso
197
1
Verificar concordancia de la
informacin del extracto
Revisar consignaciones
NO
Informacin o cuentas para
correcta? encontrar el origen o
causa de la anomala
SI
Diligenciar formato de Nombre banco, # cuenta, mes a

conciliacin bancaria conciliar, cheque por cobrar,
consignaciones, notas dbito o
crdito, ingresos, egresos, etc.
Archivar conciliacin en
carpeta del banco respectivo
Imprimir libro de bancos

(original)
Archivar libro
FIN
198
PROCEDIMIENTO: AJUSTE CUENTAS CON CLIENTES Y PROVEEDORES.
INICIO
SI NO
Cliente?
Recibir llamada telefnica de

Recibir peticin del estado proveedores solicitando
de cuenta de un cliente informacin sobre facturas
(Asesor Comercial o cliente) canceladas y la fecha de pago
Consultar los pagos realizados

Recibir relacin de los clientes
por parte de los vendedores
SI NO
Varias
Ingresar al sistema y realizar
facturas?
la consulta del cliente
Imprimir informacin
Confrontar cuanta adeudada de la cuenta
y pagos realizados
Revisar la cuenta
Establecer diferencias confrontndola con las
facturas del archivo
Cuadrar los pagos

efectuados con las facturas Solicitar a proveedores el
canceladas estado de cuenta de la
empresa
Enviar al cliente la relacin y
explicacin por escrito de las Recibir informe
cuentas y pagos, indicando
el saldo adeudado o
informar telefnicamente Verificar los saldos con los
proveedores
Efectuar los ajustes

necesarios
FIN
199
PROCEDIMIENTO: REVISIN DE LA CARTERA DE LA EMPRESA
INICIO
Seleccionar la informacin
de cartera
Imprimir la cartera registrada

en el sistema por
contabilidad y comercial
Verificar la concordancia de
la informacin
Sealar cada uno de los

clientes que presentan
errores o inconsistencia de
los datos, anotando las
posibles causas por las que
no cuadra
Totalizar la cartera de la
empresa
FIN
200
PROCEDIMIENTO: CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES
INICIO
Recibir de Director de
Cartera relacin de los
anticipos de los clientes
Ingresar al sistema
los clientes
SI Conoce las NO
facturas a
cancelar?
Preguntar a Asesor
Comercial del cliente
Visualizar en pantalla las

facturas del cliente
Generar otra pantalla e ir

cancelando los mismos
valores que el cliente tiene
en anticipos y cartera
Verificar la cancelacin de
las facturas
FIN
201
PROCEDIMIENTO: MANEJAR LA INFORMACIN CONTABLE Y GENERAL DE LAS
DEMS SUCURSALES.
INFORMACIN CONTABLE. DOCUMENTOS.
INICIO INICIO
Recibir de las sucursales los Recibir de las dems

listados de cartera y los sucursales los formatos de
informes contables los bancos, Cmara de
Comercio, Industria y
Comercio, etc.
Revisar y confrontar la
informacin de los listados y Diligenciar los documentos
la contable
Anexar la documentacin
Establecer el motivo por el
necesaria o solicitada por
cual se encuentran
las entidades y sucursales
diferencias, comunicndose
y preguntando a la persona
indicada
Enviar los documentos a la
sucursal respectiva
Recibir la informacin y
documentacin de los
movimientos realizados en FIN
las dems sucursales.
Mantener contacto permanente

con las sucursales.
Informar los gastos generados

en las dems sucursales y que
correspondan a cada una
Revisar y efectuar los

ajustes necesarios.
FIN
202
PROCEDIMIENTO: CONTROL COSTOS DE INVENTARIO
INICIO
Realizar interfase del costo

de inventario
Retirar informacin y colocarla

en la cuenta correcta
Imprimir informacin del

costo del inventario
Confrontar informacin
impresa con la registrada en
contabilidad
NO SI
Existen
diferencias?
Imprimir informacin de las

compras realizadas a cada
uno de los proveedores
Comparar la informacin de
las compras con la
registrada en comercial
Realizar los ajustes

necesarios
FIN
203
PROCEDIMIENTO: DOCUMENTACIN E INFORMES REQUERIDOS POR ENTIDADES
ESTATALES.
INICIO
Elaborar los informes contables de la

empresa solicitados por las
diferentes entidades
Diligenciar formatos establecidos por

las entidades, fsicamente o de la
pgina Web
Enviar informacin y/o documentos

va Internet o con mensajero
FIN
204
PROCEDIMIENTO: DIAN (medios magnticos)
INICIO
Ingresar al software por informacin

fiscal
Actualizar los formatos establecidos

por la DIAN segn la resolucin
Amarrar los formatos a cada una de

las cuentas del plan de cuentas que
se maneja en la empresa
Verificar que los conceptos dados por

la DIAN, para los medios, se
encuentren amarrados a los formatos
Imprimir el listado del plan de

cuentas
Revisar que toda la informacin de las

cuentas est incluida en los formatos
Imprimir un listado de los formatos
Confrontar la informacin y verificar que

las cuentas del plan de cuentas se
encuentren en el formato respectivo
Cotejar que los clientes se encuentren

bien creados en el sistema, que sus
datos no contengan signos, rayas,
puntos, etc.
Conocer si los clientes se identifican

por NIT o cdula, para establecer
dgito de verificacin a colocar a
cada cliente
205
1
Imprimir por cada concepto y cada

formato un listado de los clientes,
proveedores y gastos del ao del
que se reporta la informacin,
teniendo en cuenta las bases de la
DIAN
Realizar actualizacin automtica de

medios
Imprimir el listado que arroja el

sistema (el sistema muestra cada
formato con los datos amarrados a
cada una de las cuentas).
Revisar que cada concepto

contenga la informacin necesaria,
en caso de que falte algn dato, este
debe ingresarse por medios
manuales
Generar listado final
Ingresar a la pgina Web de la DIAN
Empezar a transmitir la informacin

va Internet adicionando los formatos
Revisar la
SI
Se presentan informacin de los
problemas? clientes y realizar las
correcciones
NO necesarias
Enviar la informacin
FIN
206
PROCEDIMIENTO: REPORTAR LA INFORMACIN DE LA EMPRESA A
SUPERSOCIEDADES
INICIO
Bajar de Internet el formato para

reporte de la informacin
Contar con el balance de fin de ao,

sus anexos y la informacin de los
accionistas, contador, revisor fiscal y
sus suplentes
Contar o solicitar informacin de:
Total de empleados.
Nmero de hombres y mujeres.
Total de los sueldos por
departamentos.
Cantidad de artculos que se
venden.
Cantidad de artculos devueltos.
Productos comprados y su costo.
rea ocupada por la bodega,
parqueaderos, departamento de
ventas y administracin.
Diligenciar toda la informacin en

cada uno de los anexos de la
superintendencia
A medida que se van ingresando los

datos se va llenando un anexo que
es el balance (los datos que hagan
falta se ingresan manualmente)
Enviar el informe fsicamente
FIN
207
PROCESO: NMINA
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN DE NMINA
INICIO
Consultar base de datos de

empleados de la empresa
Verificar datos y vinculacin

del personal
Consultar y revisar
compromisos financieros
pendientes de los empleados
NO Posee SI
compromisos?
Deducir prstamos,
cuotas o afiliaciones
NO SI
Final de
mes?
Efectuar descuento
para salud y pensin
NO SI
Sueldo < 2
SMLV?
Adicionar Auxilio
de Transporte
NO SI
Empleado
bodega?
Consultar horas
extras
Calcular cuanta de
dinero adicional
208
1
1
Realizar los clculos

necesarios
Establecer cuanta a pagar a

cada empleado
Imprimir borrador de lista de

pago de nmina
Revisar y verificar
informacin
SI
Requiere Realizar los
ajustes? ajustes que se
requieran
NO
Imprimir lista de pago de

nmina en formato grande y
pequeo (colilla de pago)
Totalizar el valor de la
nmina
Informar a Caja el valor de la

Nmina
FIN
209
PROCEDIMIENTO: PAGO DE NMINA
INICIO
Recibir de caja el dinero para

pago de nmina
Contar el dinero y revisar billetes
NO Esperar completar
Dinero
completo? el dinero
SI
Disponer el dinero para el pago

a los empleados
Recibir en oficina una persona a

la vez
Consultar la lista de pago de

nmina
Separar y contar el dinero

correspondiente al salario de la
persona
Entregar el dinero y colilla de

pago al empleado
NO SI
Requiere
explicacin?
Explicar la razn de la
cuanta
Hacer firmar lista de pago de

nmina (formato grande)
Archivar formato de pago

210
FIN
PROCEDIMIENTO: PAGO PARAFISCALES
INICIO
Provisin pago de aportes
Revisar provisin en el 1
sistema y liquidacin interna
Imprimir formato de pago

Realizar liquidacin interna nico
Consultar autoliquidaciones
Imprimir listado de aportes a de la pgina Web del
las entidades operador (24 horas despus)
Comparar informacin Imprimir por cada entidad

impresa con la de provisin los aportes cancelados
del sistema
NO Realizar egreso por el valor pagado
Es correcta?
ajustes
SI Imprimir documento soporte

de pago efectuado (arrojado
Ingresar a pgina Web del por el operador)
operador contratado para
realizar el pago de los aportes
Archivar los documentos de
Diligenciar formato de pago pago en la carpeta de la
unificado respectiva entidad
FIN
NO Grabar
Se va a
pagar? informacin
SI
Asignar # de cuenta bancaria
1
211
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN DE VACACIONES
INICIO
Diligenciar formato de liquidacin

de vacaciones del paquete de
Nmina (software)
Revisar y realizar los descuentos

del periodo
Imprimir borrador de la liquidacin
Calcular manualmente la liquidacin
Comparar liquidacin del sistema y

la calculada manualmente
NO
Es correcta? Realizar ajustes
SI
Imprimir original de la liquidacin
Elaborar comprobante de egreso
Pasar comprobante de egreso a

caja para su pago
Informar a la persona los

descuentos realizados
Pagar el valor de las vacaciones
FIN
212
PROCEDIMIENTO: INTERFASE DE NMINA
INICIO
Consultar la Provisin de
nmina
Revisar que las provisiones que

pasan de nmina a contabilidad
estn acordes a las que cada
mes se han estado pagando
Establecer a que periodo

pertenece la parte de las
vacaciones pagadas, de acuerdo
a lo que haba quedado
pendiente en el periodo anterior
NO SI
Requiere
correccin?
Corregir las cuentas

de provisin por
liquidacin de
contratos y vacaciones
pagadas
Expedir los certificados de

retencin de salarios
Entregar los certificados de

retencin de salarios a Auxiliar
de Nmina para que los haga
firmar de los empleados
Guardar los certificados en la

declaracin de renta
FIN
213
PROCESO: MANEJO DE CAJA
PROCEDIMIENTO: CUADRE DE CAJA
INICIO
Establecer cuanta de las

ventas de contado
Revisar las ventas y los

recibos de caja contra la
informacin del sistema
Diligenciar formato manual

del cuadre del da,
relacionando valor de ventas,
recibos de caja, gastos,
consignaciones, # de recibo
de caja y consignaciones
Revisar formato manual del

cuadre de caja
Efectuar los clculos

necesarios y sacar una
relacin del valor total (tirilla)
Enviar o entregar formato de

cuadre de caja y tirilla a
Auxiliar Contable
Recibir el formato revisado

por Auxiliar Contable
Anotar en el cuaderno de caja

la informacin del cuadre
Anotar en la nueva hoja de

cuadre del da el nmero
consecutivo de recibos de
caja y consignaciones
Revisar, firmar y archivar

formato de cuadre del da
214
FIN
PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL DINERO EN CAJA
INICIO
Recibir el dinero en efectivo

y cheque que ingresa a caja
Contar el dinero en efectivo

acumulado en caja
NO
Mayor a un
milln?
SI
Informar a Auxiliar Contable la

cuanta del dinero recaudado
Esperar autorizacin e
indicaciones
SI NO
Guardar en
caja fuerte?
Dirigirse a rea de SI NO
Pago a
Contabilidad proveedores?
Recibir de Auxiliar Consignar en cuenta de

Entregar dinero a Contable bancos de la empresa
Auxiliar Contable autorizacin y
cheques elaborados
Recibir de Auxiliar
Contar nuevamente Contable autorizacin
el dinero Diligenciar el formato
de consignacin del y cheques elaborados
respectivo banco a
favor del proveedor
Depositar el dinero Elaborar el formato de
en caja fuerte consignacin a la
Efectuar el pago a cuenta indicada
proveedores.
Efectuar la consignacin
215
FIN
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRAR CAJA MENOR
INICIO
Recibir reembolso del dinero

de caja menor
Recibir solicitud de dinero

para sufragar gastos por
parte del empleado
Entregar recibo de gasto y

dinero al empleado
Ir rebajando o disminuyendo
el monto de la caja menor
cuando se generan gastos
Relacionar los gastos
Informar y entregar los

documentos de respaldo de
los gastos a contabilidad
Solicitar reembolso de
dinero cuando los gastos se
aproximen o sean iguales al
dinero de caja menor
FIN
216
PROCEDIMIENTO: CUADRE DE LOS GASTOS DEL PERSONAL POR ACTIVIDADES DEL
CARGO
INICIO
Recibir las facturas o llamadas

de solicitud de autorizacin de
los gastos
Revisar diligenciamiento de las

facturas y recibos de gastos
Verificar el gasto
Autorizar los gastos
Generar relacin de los gastos
Devolver los documentos a la

persona que solicit la autorizacin
Recibir facturas y recibos de gastos

(Cajera)
Verificar la autorizacin de los

gastos por el Director de Cartera
Revisar la numeracin de los

recibos de gastos
Consultar el # del recibo de

gastos y ratificar la concordancia
con el registrado en el
cuaderno, sealar con una
pequea marca
217
1
Revisar el diligenciamiento de
los documentos
Totalizar los gastos
Efectuar el cuadre del da

anterior (devolucin de dinero
por parte del trabajador o pago
del dinero adeudado)
Realizar los clculos respectivos

para saber si el dinero entregado
alcanz para sufragar los gastos
NO SI
Dinero
suficiente?
Establecer cuanta
NO SI
a pagar Sobr
dinero?
Recibir dinero
Pagar la suma devuelto por la
adeudada persona

con el nombre del empleado y la
cantidad de dinero entregado
Pegar el formato de gasto y/o

facturas al comprobante de egreso
Hacer firmar el comprobante de

la persona que realiza el gasto
Ordenar los gastos segn su tipo
Enviar documentos a contabilidad

para su archivo
218
FIN
PROCEDIMIENTO: DILIGENCIAR DOCUMENTOS
CONSIGNACIONES RECIBOS DE CAJA
INICIO INICIO
Recibir de Auxiliar Contable Ingresar al sistema la

cuanta de los cheques y
cheques y autorizacin y/o efectivo recaudado
peticin de la elaboracin
Realizar registro de los

Diligenciar formato de movimientos (flujo de caja)
consignacin del respectivo
banco
Imprimir recibos de caja
Entregar a mensajero cheque

y formato de consignacin Revisar los recibos
Enviar copia de consignacin Totalizar el recaudo

a Auxiliar Contable
Informar a Auxiliar Contable

Archivar copia de la la cuanta a la que asciende
consignacin el recaudo
Archivar recibos de caja

FIN
FIN
RECIBOS DE GASTOS (Comprobante de Transicin Rgimen Simplificado con

personas naturales no comerciales)
INICIO
Recibir peticin de dinero para

sufragar gastos
Entregar el recibo de gastos a la

persona solicitante
Relacionar en el cuaderno de
talonario de gastos la entrega del
recibo anotando: # del recibo y
nombre de la persona solicitante
FIN
219
PROCEDIMIENTO: CHEQUES DEVUELTOS
INICIO
Recibir cheques devueltos
Informar a Asesor Comercial

cliente y causal y a Auxiliar
Contable sobre el cliente,
causal y vendedor
con el cliente
Elaborar nota por cheque

devuelto, diligenciando
formato para nota del
sistema: cliente, banco,
valor, causal
Efectuar ingreso y recibo de

caja para aquellos cheques
autorizados
Guardar los cheques que no

han sido autorizados o el
vendedor no se ha
comunicado con el cliente
FIN
220
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN PAGO DEL CLIENTE
INICIO
Establecer forma de pago
NO SI
Efectivo?
Recibir cheques o copia Recibir la factura y sus

del formato de copias
consignacin
Consultar factura
Relacionar
consignaciones en el
documento de cuadre de Verificar la cuanta
caja diario
Informar el valor total de

Informar cheques la compra al cliente
recibidos a Auxiliar
Contable
Recibir el dinero
Elaborar y enviar al
cliente recibo de Revisar y verificar la
cancelacin de la deuda autenticidad de los billetes
Colocar sello de cancelado

a la factura y sus copias
Entregar tres copias de

la factura al cliente
SI NO
Sobra dinero?
Devolver dinero
sobrante

factura en caja
221 FIN
PROCESO: SALUD OCUPACIONAL
PROCEDIMIENTO: DOTACIN DE ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL
INICIO
Determinacin de los
elementos a comprar
Cotizacin y seleccin del

proveedor
Recepcin y entrega de los

elementos
FIN
PROCEDIMIENTO: DETERMINAR LOS ELEMENTOS A COMPRAR
INICIO
Revisar o recibir informacin

del estado de los elementos
Confirmar el estado de los

elementos

SI NO
Compra el
producto?
Establecer cantidad
a comprar
FIN
222
PROCEDIMIENTO: COTIZACIN Y SELECCIN DEL PROVEEDOR
INICIO
Evaluar productos del

proveedor anterior
SI Productos de NO
buena
calidad?
Buscar nuevo
proveedor
Consultar proveedores
de los productos
NO
Cumple las Finalizar
normas del comunicacin
ministerio?
SI
de precio de productos
Evaluar la informacin
y opciones ofrecidas
Elegir la mejor opcin
Consultar polticas de
compras
Efectuar pedido
FIN
223
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN Y ENTREGA DE ELEMENTOS
INICIO
Recibir los elementos de

proteccin personal
enviados por el proveedor
Verificar que los elementos

correspondan a los
solicitados
compras con la informacin
del proveedor, descripcin
del artculo, el valor y fecha
de recepcin
Organizar y disponer los

elementos para la entrega
entrega
Realizar entrega oficial de

los elementos de proteccin
y dotacin
Entregar los implementos

viejos y recibir los nuevos
Firmar el formato de entrega
Archivar el formato de entrega
Botar los elementos viejos

(deteriorados)
FIN
224
PROCEDIMIENTO: DOTACIN DE UNIFORMES
INICIO
Consultar fecha de dotacin de

uniforme al personal
Establecer los tallajes requeridos
Imprimir formato para

recopilacin de tallas
Entregar formato para que los

empleados lo diligencien
anotando las tallas de pantaln,
camisa, zapatos, delantal
Verificar las tallas
Diligenciar formato de dotacin

de uniforme con las tallas
Realizar pedido al proveedor
Recibir los uniformes enviados

por el proveedor
Imprimir formato de entrega
Efectuar la entrega de los

uniformes a los empleados
Anotar las cantidades

entregadas a cada empleado
Firmar formato de entrega
Archivar formato de entrega en

carpeta de dotaciones
225
FIN
PROCEDIMIENTO: DOTACIN DEL BOTIQUN
INICIO
Recibir la observacin de
requerimiento de dotacin
del botiqun o realizar
Revisar el contenido del

botiqun de planta y de los
vehculos de la empresa
SI Cuenta con los NO

elementos
necesarios?
Listar los elementos

faltantes
Solicitar los
medicamentos y
elementos a droguera
Recibir los elementos
Equipar el botiqun de
planta y de los
vehculos de la
empresa
Verificar la dotacin del

botiqun
FIN
226
PROCESO: ACCIDENTE DE TRABAJO
PROCEDIMIENTO: REPORTAR ACCIDENTES DE TRABAJO
INICIO
Establecer riesgo del accidente
Comunicar a jefe inmediato
SI NO
Accidente
grave?
Accidente muy leve:
Remitirse NO
Accidente Solicitar a la persona
rpidamente a la leve? encargada del
clnica
botiqun elementos
SI
Al regresar a la Informar y narrar a

empresa: Auxiliar de Nmina
lo sucedido
Dirigirse a Nmina
para la
sistematizacin del Esperar y recibir
copias impresas del
reporte
Dirigirse a la clnica
SI NO
Recibe
incapacidad?
Informar a Jefe
inmediato
Hacer llegar
documento de
incapacidad a
Auxiliar de Nmina
Archivar una copia del reporte

del accidente e incapacidad
FIN
227
PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZAR EL REPORTE DE ACCIDENTES DE TRABAJO
INICIO
Ingresar a la pgina Web de

la ARP
Digitar la clave asignada
pgina con la informacin
del empleado
Complementar la
informacin faltante en el
formato novedades, y/o la
informacin de lo ocurrido al
trabajador
Radicar el accidente
Imprimir formato diligenciado

del reporte del accidente
Fotocopiar y entregar dos (2)

copias al trabajador
Archivar una copia del

reporte
FIN
228
PROCEDIMIENTO: REGISTRAR LAS INCAPACIDADES POR ENFERMEDAD O
ACCIDENTE DE TRABAJO
INICIO
documento de incapacidad
Ingresar a la pgina Web de

la ARP
Digitar la clave asignada
Establecer duracin de la
incapacidad
pgina con la informacin
del empleado y los das de
incapacidad
SI
NO
Incapacidad
> 3 das?
Tramitar liquidacin
Archivar copia de la
incapacidad en la carpeta
del empleado
FIN
229
PROCEDIMIENTO: TRAMITAR LA LIQUIDACIN DE LA INCAPACIDAD
INICIO
Revisar documento de
incapacidad
Elaborar carta o diligenciar

formulario de la entidad para
solicitar autorizacin,
liquidacin y cancelacin de la
incapacidad
Adjuntar copia de la
incapacidad
Enviar documentos a la
entidad
Esperar respuesta de la
entidad
Recibir autorizacin del

descuento en pago de aportes
del mes siguiente o cheque
Anexar autorizacin del

descuento y copia de la
incapacidad al documento de
pago de aportes
Archivar copia de la
incapacidad en la carpeta
del empleado
FIN
230
PROCESO: GESTIN DEL RECURSO HUMANO
PROCEDIMIENTO: SELECCIN DE PERSONAL
INICIO
Analizar y detectar la
necesidad de contratacin
de personal
Recibir informacin de
solicitud de personal
con entidades o publicar el
requerimiento de personal
Recibir hojas de vida
Seleccionar los candidatos
Convocar a las aspirantes
Efectuar entrevista y/o prueba
Evaluar los resultados de la

entrevista y/o pruebas
NO SI
Cumple
requisitos?
Contratar la
persona
FIN
231
PROCEDIMIENTO: AFILIACIONES Y CONTRATO DE TRABAJO
INICIO
Recibir peticin de elaboracin de

contrato de trabajo e informacin
de la persona a contratar por la
empresa
Establecer contacto con la

persona a vincular a la empresa
Determinar estado civil del

nuevo colaborador, para
indicarle los documentos que se
requieren para su afiliacin y la
de sus familiares a las entidades
respectivas
Solicitar documentacin adicional:

fotocopia de cdula, etc.
Realizar trmite de afiliacin a

las entidades de salud, pensin,
riesgos profesionales, etc.
SI NO
Se encuentra
suscrito?
Realizar los ajustes Realizar las

necesarios para que afiliaciones a las
sigan siendo cubiertos entidades
por la empresa, segn
la ley
Tramitar cita para examen mdico
232
1
Informar al nuevo integrante de la

empresa, la fecha de realizacin
del examen mdico
Crear carpeta para el colaborador

y adjuntar en ella sus documentos
Elaborar contrato de trabajo
Pasar contrato a Gerente para

su firma
Recibir y archivar contrato y

examen mdico en la carpeta del
colaborador
Alimentar paquete contable con

la informacin del empleado
FIN
233
PROCEDIMIENTO: INDUCCIN
INICIO
Ubicar al nuevo colaborador

en el entorno organizacional
Presentar las polticas de la

empresa
Realizar un recorrido
institucional
Presentar a los compaeros

de trabajo
Realizar entrenamiento en el
puesto de trabajo
Efectuar seguimiento de las

actividades desarrolladas por
el nuevo integrante de la
empresa
FIN
234
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN DE CONTRATO DE TRABAJO
INICIO
Recibir informacin sobre

desvinculacin del
colaborador
1
Establecer asuntos pendientes:

prstamos, deudas, etc. Elaborar comprobante de
egreso
Diligenciar formato del

sistema para liquidacin de Firmar el comprobante (la
contrato persona que lo elabor)
Verificar descuentos Hacer firmar comprobante

parafiscales de egreso por el empleado
desvinculado de la empresa
Imprimir en borrador de la
liquidacin Entregar comprobante de
egreso a Auxiliar Contable
para que lo pase a Contadora
Revisar liquidacin de
prestaciones sociales Pasar comprobante a Cajera
para su cancelacin
Realizar clculo manual de

la liquidacin Pagar a la persona, dinero
por concepto de liquidacin
de contrato
arrojada por el sistema con la
calculada manualmente FIN
NO
Informacin
Realizar ajustes
correcta?
SI
Imprimir liquidacin en
original
235
PROCEDIMIENTO: ASESORIA Y CAPACITACIN DEL EQUIPO HUMANO
INICIO
Identificar la necesidad de
capacitacin
1
Determinar los objetivos de

la capacitacin Informar a los colaboradores
seleccionados a cerca de la
capacitacin
Definir temtica
Asistir y participar
Solicitar a proveedor activamente de las
capacitacin para el equipo de capacitaciones programadas
ventas o tramitar con entidad
Acompaar capacitacin y
Coordinar actividades realizar seguimiento
Establecer nmero de Evaluar los resultados

participantes
Retroalimentar los
SI NO
Todo el resultados de la capacitacin
equipo?
Seleccionar
personal FIN
Determinar lugar de la
capacitacin
SI NO
En la
empresa?
Programar
horario y fechas Facilitar
asistencia de
los Asesores
Brindar
herramientas al
expositor
236
1
PROCEDIMIENTO: VACACIONES
INICIO
Pedir a Auxiliar de Nmina

la elaboracin de la carta de
solicitud de vacaciones
Elaborar carta de solicitud

de vacaciones
Imprimir carta
Entregar carta de solicitud

de vacaciones a la persona
interesada en la misma
Entregar carta a Subgerente
Autorizar vacaciones
Programar las vacaciones

de los empleados
SI
NO
Descontar
das?
Calcular los das

pendientes
Llamar al colaborador y
comunicarle el periodo de
vacaciones programado
Recordar a los empleados

los das de sus vacaciones
(fecha de salida e ingreso)
237
FIN
PROCESO: MENSAJERA
PROCEDIMIENTO: PAGOS Y CONSIGNACIONES EN BANCOS
INICIO
Desplazarse al rea de
contabilidad de la empresa
Recibir el dinero de Auxiliar

Contable
Contar el dinero recibido y

dirigirse al rea de Caja de la
empresa
Recibir de Cajera los documentos

a pagar y las indicaciones de lo
que se debe hacer con efectivo,
consignaciones y cheques
Separar el dinero para cada

pago y el que debe consignarse
contenida en los documentos
Programar, coordinar y priorizar

la visita a los bancos de
acuerdo al documento que
presente mayor monto
Dirigirse al banco y realizar el

pago o consignacin
Entregar a la Cajera de la
empresa, al da siguiente, los
documentos de las diligencias
FIN
238
PROCEDIMIENTO: RECAUDO DE DINERO PAGADO POR LOS CLIENTES
INICIO
Recibir de Director de Cartera la

relacin o listado de los
recaudos a realizar
Salir de la empresa y
desplazarse hasta el sitio de
ubicacin del cliente
Recibir el dinero o cheque del

pago de la obligacin del
cliente con la empresa
NO SI
Cantidad
considerable?
Comunicarse con Auxiliar

Llevar el dinero Contable, informar el
en efectivo o saldo recaudado y
cheque a la solicitar indicaciones
empresa
NO SI
Consignar?
Desplazarse al
banco
Realizar consignacin
a cuenta de proveedor
o de la empresa
Regresar a la empresa
239
1
Relacionar los recaudos

efectuados en un formato,
anotando: # factura, cliente, valor,
fecha, banco, nombre del
recaudador
Entregar el dinero recaudado y

no consignado junto con el
formato de recaudo a la Cajera
de la empresa
Solicitar a la Cajera recibo donde

conste el pago del cliente
Elaborar recibo de cancelacin de

la obligacin del cliente con la
empresa
Desplazarse a oficina del cliente

para entregar recibo de
cancelacin de su deuda
FIN
240
PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE DOCUMENTOS A CLIENTES
INICIO
Recibir de Director de Cartera

las facturas a entregar (2 por
cliente: original y copia)
Consultar las facturas y

programar su entrega
Dirigirse a la oficina principal del

cliente y entregar la factura
Hacer firmar la factura original y

copia
Entregar el original de la factura

al cliente y guardar la copia para
devolverla al da siguiente al
Director de Cartera
Acumular las facturas no

entregadas
Las facturas que no se alcancen

a entregar dentro del mismo
mes de facturacin, se regresan
para que sean anuladas y se
elaboren nuevamente con fecha
del nuevo mes
FIN
241
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD Y ENTREGA DOCUMENTACIN EN ENTIDADES
INICIO
Recibir peticin del personal

administrativo de la empresa o
llamada telefnica e indicaciones
Desplazarse hasta la entidad

respectiva
SI Solicitar o NO
recoger
documentos?
Reclamar la Entregar en entidades:

documentacin en las cartas, certificados,
diferentes entidades y reportes, documentos,
traerlos a la empresa etc.
Responder las
Entregar los documentos
inquietudes que se
a la persona que los
presenten sobre le
solicit
estado de entrega de los
documentos
Hacer firmar copia de

los documentos a la
persona que los recibe
Devolver la copia de los

documentos entregados
a la persona indicada
(en la empresa)
FIN
242
PROCEDIMIENTO: COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA
INICIO
Recibir peticin de personal

administrativo
Recibir el listado de productos a

comprar y el dinero para ello
Efectuar la compra de los

productos solicitados
Entregar los elementos a la

persona solicitante de la compra
Entregar a Director de Cartera las

facturas de las compras
realizadas en la semana
Esperar la revisin y
autorizacin de los gastos
Dirigirse al rea de Caja de la

empresa y entregar las facturas
Esperar a que la Cajera realice

los clculos respectivos
Cuadrar los gastos generados

por las compras, con la Cajera,
entregando el dinero sobrante o
recibiendo el faltante
Solicitar y recibir de Cajera, el

dinero para las compras de
oficina
Firmar el recibo de egreso

elaborado por la Cajera
243
FIN
PROCESO: ARCHIVO
PROCEDIMIENTO: ARCHIVAR DOCUMENTOS
INICIO
Recepcin de documentacin
contenida en el documento
Verificar el diligenciamiento 1
del documento
NO Crear
Existe la
Posee carpeta? carpeta
NO Devolver
autorizacin y documentos
sellos? SI
SI Seleccionar la carpeta
Identificar tipo de documento

Verificar que los
documentos correspondan a
la carpeta
Seleccionar y separar
documentos
Es la NO
Ordenar documentos por carpeta
nmero correcta?
SI
Revisar consecutividad
Introducir los documentos en
la carpeta
Efectuar las acciones
respectivas a su preparacin
(corte, perforacin, etc.)
Guardar la carpeta en el
archivador o en caja
Buscar, ubicar o crear
carpeta
FIN
244
PROCEDIMIENTO: PRSTAMO DE DOCUMENTOS
INICIO
Recibir peticin del prstamo
Preguntar por informacin o

identificacin del documento
Establecer tipo de documento
Ingresar al software de la
empresa
Ubicar en pantalla el
documento
NO Informar a
Existe el
solicitante Hacer firmar formato de
documento?
prstamo
SI
Esperar devolucin
Identificar posicin fsica en
archivo
Recibir documentos
Buscar y ubicar fsicamente devueltos
el documento
Registrar la devolucin del

Diligenciar formato de documento en el formato de
prstamo prstamo
Archivar documento
Entregar documento a la
persona solicitante
FIN
1
245
PROCESO: SERVICIOS GENERALES
PROCEDIMIENTO: COMPRA DE IMPLEMENTOS DE ASEO Y VIVERES DE CAFETERA
INICIO Productos de cafetera:

caf, azcar, leche,
aromtica, etc.
Hacer la lista de los elementos
que se deben comprar
Implementos de aseo:
Dirigirse a Caja y solicitar jabones para baos y
dinero para realizar las cocina, lmpido, fabuloso,
compras
Recibir el dinero y firmar el 1

recibo de egreso elaborado
por la Cajera
Devolver el dinero sobrante
o recibir el faltante
Dirigirse al supermercado a
realizar las compras
Dirigirse a la cocina y
organizar los elementos
Regresar a la empresa y adquiridos
solicitar a la cajera el recibo
de caja para elaborar el
comprobante de gasto del Separar los utensilios y
transporte productos de aseo de los
vveres
Entregar factura de las

compras y recibo del gasto Guardar en la cocina los
del transporte a Director de productos de la cafetera y
Cartera algunos implementos de aseo
Autorizacin de los gastos Guardar en la nevera los

productos que requieran
conservacin
Pasar a caja y realizar el
cuadre de los gastos y del Disponer en recipientes
dinero cada uno de los productos
de cafetera
Esperar a que la cajera
revise el total de los gastos
FIN
1
246
PROCEDIMIENTO:
SERVICIO DE CAFETERA ASEO REAS DE OFICINAS
INICIO INICIO
Recibir llamado de Barrer y trapear los pisos del

integrantes de la empresa rea de las oficinas
solicitando bebidas o
atencin a clientes o
proveedores Sacudir el polvo de
escritorios, telfonos,
computadores, muebles, etc.
Ofrecer bebidas a los
visitantes y empleados
Limpiar vidrios de las
ventanas del rea de las
Preguntar y establecer las oficinas
bebidas solicitadas
Limpiar y ordenar la cocina

Preparar las bebidas (cafetera)
Lavar los utensilios de la

Llevar a las personas lo que
cocina (vajilla, vasos, etc.)
solicitaron, de la manera
como lo solicitaron y hasta el
sitio donde se encuentran
Realizar la limpieza de los
baos
Recoger la vajilla y vasos

para llevarlos de regreso a Lavar y cambiar las toallas
la cocina de los baos para que
permanezcan limpias
FIN
Recoger y botar la basura
de los cestos dispuestos en
oficinas y baos
FIN
247
PROCEDIMIENTO: OFICIOS VARIOS
MANTENER LIMPIA Y ORGANIZADA ASEAR LA NEVERA

LA COCINA
INICIO INICIO
Conservar vasos, pocillos y Lavar la nevera

platos lavados
Eliminar los productos

Tener siempre la vajilla vencidos
organizada
FIN
Lavar y limpiar lavaplatos y
mesn de la cocina
Asear la greca
Tratar en lo posible de evitar

la prdida o avera de vasos,
pocillos y platos
FIN
CUIDAR LAS PLANTAS DE LAS OFICINAS
INICIO
Proporcionar agua a las

plantas
Podar las plantas
Quitar el polvo de las

plantas
FIN
248
ANEXO B: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MAPA DE PROCESOS
ADMINISTRACIN DE LA COMPAA
Direccionamiento de la compaa.
Revisin informes de ventas y cumplimiento de las metas.
Interaccin con proveedores.
Autorizacin de documentos y acciones a implementar.
Establecimiento de polticas de compras y ventas.
GERENCIALES
Contratacin.
Liquidacin contrato.
Programacin de vacaciones.
Capacitacin tcnica.
Cuadros de reemplazo (informal).
Programacin de actividades.
AUTORIZACIONES.
VENTAS
Programacin de visita al cliente.
Atencin de mostrador o visita al cliente.
Consulta de disponibilidad de productos.
Asesora tcnica.
Cotizacin de productos para clientes.
Seguimiento de las cotizaciones.
Orden de Pedido.
Facturacin.
Remisin de mercanca.
MISIONALES Seguimiento del pedido.
COMPRAS
Determinar productos a comprar.
Seleccin proveedor.
Pedido a proveedores.
FIJACIN PRECIO DE VENTA.

Establecimiento de precio de venta de los productos
Cambio de precio.
Fijacin precio de negociacin y descuentos.
METAS DE VENTAS.
Generacin informe de ventas.
Revisin estadsticas de ventas.
Fijacin meta de ventas.
Seguimiento meta de ventas.
COMUNICACIN CON PROVEEDORES.

Conocimiento de productos.
Tramitacin de asesora muy especializada para clientes.
249
RECEPCIN, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE
MERCANCA.
Recepcin de facturas o remisiones.
Descargue, ingreso y almacenamiento.
Reporte y verificacin de los productos recibidos.
Sistematizacin ingreso de mercanca.
Revisin ingreso de mercanca al sistema.
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA.

Programacin del cargue de los vehculos y ruta de entrega.
Recepcin facturas o remisiones.
Planeacin del cargue y distribucin de los productos en los
vehculos.
Alistar mercanca a despachar.
Cargue de mercanca al vehculo.
APOYO Verificacin del cargue y autorizacin de salida de los
vehculos.
Transporte de mercanca.
Descargar mercanca.
Entregar facturas al cliente.
DEVOLUCIN EN VENTAS
Gestin de devolucin de mercanca
GESTIN CONTABLE.
Consulta de saldo en bancos.
Registro de consignaciones.
Cuadre y revisin de la caja.
Registro de reembolso de caja menor.
Conciliacin bancaria.
Revisar cuenta con clientes y proveedores
Revisin de la cartera de la empresa.
Cancelacin de anticipos de clientes.
Manejo de informacin contable y general de las sucursales.
Control de costos de inventario.
Documentacin e informes requeridos por entidades
estatales.
COBRO Y RECAUDO
Generacin de listado de cartera vencida.
Entrega de listado de cartera.
Cobro.
Recaudo.
Seguimiento del estado de cobro y recaudo.
Ajuste de cartera al cliente.
Revisin de consignaciones locales y nacionales de los clientes.
CAJA
Cuadre de caja.
Manejo del dinero en caja.
Administrar la caja menor.
Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo.
Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja.
Cheques devueltos.
Recepcin pago del cliente.
250
NMINA.
Liquidacin de nmina.
Pago de nmina.
Pago parafiscales.
Liquidacin de vacaciones, primas, cesantas y todas las
prestaciones contempladas por la ley.
Interfase de nmina.
ESTUDIO DE CRDITO.
Solicitar y recibir documentacin.
Estudio de crdito.
Creacin de terceros.
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO.

Elaboracin y entrega de notas.
Codificacin de productos.
Inventario fsico de los productos de bodega.
Facturacin de remisiones.
Traslado de mercanca.
Liquidacin de fletes.
APOYO MENSAJERA.
Pagos y consignaciones en bancos.
Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes.
Entrega de documentos a clientes.
Solicitar y entregar documentacin en entidades.
Compras eventuales de oficina.
SALUD OCUPACIONAL.
Dotacin de elementos de proteccin personal.
Dotacin de uniformes.
Dotacin de botiqun de la planta y de los automotores de la
empresa.
Accidente de trabajo
GESTIN DEL RECURSO HUMAN.

Afiliaciones y contrato de trabajo.
Induccin.
Liquidacin contrato de trabajo.
Vacaciones.
MANEJO DE ARCHIVO.
Prstamo de documentos.
SERVICOS GENERALES.
Compra de implementos de aseo y vveres de cafetera.
Servicio de cafetera.
Aseo reas de oficinas.
Oficios varios.
251
INDCE DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Pg.
COMPRA 256
Determinar productos a comprar 257
Seleccin del proveedor 259
Pedido de mercanca a proveedores 261
RECEPCIN DE MERCANCA COMPRADA 263

Recepcin de facturas o remisiones 264
Descargue, ingreso y almacenamiento 266
Reporte y verificacin de los productos recibidos 268
Sistematizacin del ingreso de producto(s) 270
Revisin del ingreso de mercanca al sistema 272
Ajustes al inventario 274
FIJACIN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS 276

Establecimiento del precio de venta 277
Cambio de precio 279
Fijar precio de negociacin y descuentos 281
PAGO A PROVEEDORES 283

Recepcin y archivo de facturas de compras de mercanca 284
Programacin del pago a proveedores 286
Efectuar el pago a proveedores 288
VENTA 291
Programar visita al cliente 292
Visita obra 294
Atencin de mostrador (venta de contado) 296
Consulta disponibilidad de los productos 298
Asesora Tcnica 300
Cotizacin de productos para clientes 302
Seguimiento de las cotizaciones 304
Pedido 307
Facturacin 308
Remisin de mercanca 312
Seguimiento del pedido 314
252
METAS DE VENTA 316
Generacin informe de ventas 317
Revisin estadsticas de ventas 319
Fijacin meta de ventas 321
Seguimiento meta de ventas 323
COBRO Y RECAUDO 325

Generacin de listado de cartera vencida 327
Entrega de listado de cartera 329
Cobro 331
Recaudo 333
Seguimiento del estado de cobro y recaudo 335
Ajuste de cartera al cliente 336
Revisin de consignaciones locales y nacionales de los clientes 338
Generacin de listados de cartera 340
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA 342

Programacin del cargue de los vehculos y de la ruta de entrega 344
Recepcin de facturas y/o remisiones a despachar 346
Planeacin del cargue del vehculo 347
Alistar la mercanca a despachar 349
Cargar la mercanca al vehculo de la empresa o del cliente 351
Verificacin del cargue de los vehculos y autorizacin de salida 353
Transporte de la mercanca 355
Descargar mercanca en obra o ferretera 357
Entregar factura al cliente 359
DEVOLUCIN EN VENTAS 361

Gestin de devolucin de mercanca 362
CRDITO A CLIENTES 366

Solicitar y recibir documentacin para crdito 367
Estudio de crdito 369
Crear cliente 371
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO 372

Elaboracin y entrega de notas 373
Inventario fsico de los productos de bodega 375
Codificacin de productos 378
Facturacin de remisiones 380
Traslado de mercanca 382
Liquidacin de fletes 384
AUTORIZACIONES 386
253
Autorizaciones 388
COMUNICACIN CON PROVEEDORE 390

Conocimiento de productos, asesora y capacitacin equipo de ventas 391
Tramitar asesora muy especializada para clientes 393
GESTIN CONTABLE 395

Consulta de saldo en bancos 397
Registro de consignaciones 399
Cuadre y revisin de la caja 401
Registro de reembolso de caja menor 403
Conciliacin bancaria 405
Revisar cuenta con clientes y proveedores 407
Revisin de la cartera de la empresa 409
Cancelacin de anticipos de clientes 411
Manejo de informacin contable y general de las sucursales 413
Control de costos de inventario 415
Documentacin e informes requeridos por entidades estatales 417
NMINA 420
Liquidacin de nmina 421
Pago de nmina 423
Pago de parafiscales 425
Liquidacin de vacaciones 427
Interfase de Nmina 429
MANEJO DE CAJA 431

Cuadre de caja 432
Manejo del dinero en caja 434
Administrar la caja menor 436
Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo 438
Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja 441
Cheques devueltos 443
Recepcin pago del cliente 445
1
SALUD OCUPACIONAL 447

DOTACIN ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL 449
DOTACIN DE UNIFORMES 452
BOTIQUN 454
ACCIDENTE DE TRABAJO
a. Reporte de accidente de trabajo 456
b. Sistematizacin del reporte de accidente de trabajo 458
c. Registro de las incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo. 460
d. Trmite de liquidacin de la incapacidad. 462
254
GESTIN DEL RECURSO HUMANO 464
Seleccin de personal 465
Afiliaciones y contrato de trabajo 467
Induccin 469
Asesora y capacitacin del equipo humano. 471
Liquidacin contrato de trabajo 473
Vacaciones 475
MENSAJERA 477
Pagos y consignaciones en bancos 478
Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes 480
Entrega de documentos a clientes 482
Solicitar y entregar documentacin en entidades 484
Compras eventuales de oficina 486
MANEJO DE ARCHIVO 488

Archivo de documentos 489
Prstamo de documentos 491
SERVICIOS GENERALES 238

Compra de implementos de aseo y vveres de cafetera 494
Servicio de cafetera 496
Limpieza de las oficinas 498
Oficios varios 500
255
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Compra.
1.3 OBJETIVO: Efectuar la compra de los productos que sern comercializados por le
empresa.
1.4 GENERALIDADES: La compra de productos permite ofrecer a los clientes

variedad y stocks permanentes de mercanca de la mejor calidad.

Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos.

Facturas de compra o remisiones.
1.7 RIESGOS:
Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotacin.
Fallas en la informacin inherente a los stocks de mercanca.

Cdigo:
COMPRA
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
1 Determinar productos a comprar Administrativa Subgerente
2 Seleccin del proveedor Administrativa Subgerente
3 Pedido de mercanca a proveedores Administrativa Subgerente
256
1.5 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Determinar productos a comprar.
1.8 OBJETIVO: Establecer que productos se requieren comprar.
1.5 GENERALIDADES: La determinacin de los productos a comprar permite

direccionar las actividades de compra hacia la consecucin de los productos que
realmente se estn agotando y que debido a su rotacin deben ser adquiridos.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin y generacin de listado de

productos a comprar.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de informacin de stocks de mercanca
existente.
PUNTO FINAL: Determinacin de producto y cantidad a comprar.

Lista de productos a comprar y cantidad.
1.9 RIESGOS:
Informacin de stocks de mercanca desactualizado.

1.11 OBSERVACIONES.
257
DETERMINAR PRODUCTOS A Cdigo: Pgina

COMPRAR
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Recibir informacin de los stocks de
mercanca
Consultar informacin de las ventas
efectuadas
3 Revisar o chequear la informacin Subgerente Administrativa X
Calcular las cantidades existentes de

cada producto
productos
6 Consultar punto de reorden Subgerente Administrativa X
establecida como punto de reorden
8 Establecer la cantidad a comprar Subgerente Administrativa X
258
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seleccin del proveedor.
2.2 MARCO NORMATIVO.
2.4 OBJETIVO: Elegir al proveedor del producto que ofrezca mayores ventajas para la
empresa y que cuente con certificacin de calidad.
2.5 GENERALIDADES: Conocer las diferentes opciones de proveedores existentes en

el mercado posibilita seleccionar aquel que ms se ajuste a las polticas de la
empresa y lograr el alcance de rentabilidad esperada.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Eleccin del proveedor que aporte mayores

beneficios para la empresa.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos.
PUNTO FINAL: Seleccin e iniciacin de negociacin con el proveedor.

2.9 RIESGOS:
Eleccin inadecuada del proveedor.
Sacrificar calidad por precio.
Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido.

Verificacin de la informacin del proveedor, posicionamiento en el mercado,
certificado de calidad y su respaldo.
2.11 OBSERVACIONES.
259
Cdigo: Pgina
SELECCIN DEL PROVEEDOR
Frecuencia
D S M O
Subgerente
Consultar proveedores de los
1 y/o Director Administrativa X
productos
Comercial
Subgerente
2 Establecer contacto con el proveedor y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Conocer si cuenta con certificado de
calidad
Comercial
Subgerente
Solicitar informacin de precio de
productos
Comercial
Subgerente
Analizar informacin y opciones
ofrecidas
Comercial
Subgerente
6 Consultar polticas de compras y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Administrativa
7 Escoger la mejor opcin y/o Director X
Comercial
Subgerente
8 Iniciar negociacin y/o Director Administrativa X
Comercial
260
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pedido de mercanca a proveedores.
3.4 OBJETIVO: Solicitar al proveedor el envo de la mercanca requerida.
3.5 GENERALIDADES: Pedir la mercanca a los proveedores al llegar al punto de

reorden permite contar con productos antes de que se agoten las existencias de
los mismos.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con inventario permanente de mercanca.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciar borrador del pedido.
PUNTO FINAL: Confirmar que la solicitud de mercanca haya sido

realizada con xito.

Carta de pedido de productos.
3.9 RIESGOS:
Errores de diligenciamiento de carta de pedido.
Equivocacin en la referencia o cantidad de productos solicitados al
proveedor.

Verificacin de la informacin contenida en la carta de pedido.
Revisin y Autorizacin de envo de la carta de pedido.
Confirmacin de la recepcin de la carta por el proveedor.
3.11 OBSERVACIONES.
261
PEDIDO DE MERCANCA A Cdigo: Pgina

PROVEEDORES
Frecuencia
D S M O
Subgerente
1 Diligenciar borrador carta de pedido y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
2 Solicitar elaboracin carta de pedido y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
3 Elaborar carta de pedido y/o Director Comercial X
Comercial
Subgerente
4 Recibir y revisar la carta y/o Director Administrativa X
Comercial
Verificar la informacin contenida en Subgerente
5 la carta (elaboracin, producto y y/o Director Administrativa X
cantidad) Comercial
Subgerente
Solicitar cambos y ajustes si es
necesario
Comercial
Auxiliar de
7 Realizar cambios o ajustes Comercial X
Inventario
Subgerente
Autorizar el envo de la carta de
pedido va fax
Comercial
Auxiliar de
9 Enviar la carta Comercial X
Inventario
Confirmar la recepcin de la carta por Auxiliar de
10 Comercial X
el proveedor Inventario
Informar a Subgerente o Director Auxiliar de
11 Comercial X
Comercial sobre el envo del carta Inventario
262
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Recepcin de la mercanca comprada.
1.2 AREA TITULAR: Bodega.
1.3 OBJETIVO: Recibir, ingresar, almacenar y sistematizar la mercanca comprada.
1.4 GENERALIDADES: La recepcin de la mercanca en la bodega de la empresa es

el mecanismo que respalda la disponibilidad fsica de los productos ofertados por
la compaa.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Stocks de productos en bodega.

Facturas.
Cuaderno de entrada.
1.7 RIESGOS:
Deterioro de la mercanca durante su manipulacin.
Faltantes o sobrantes de mercanca.
Prdida de los productos.

Verificacin de la mercanca recibida en cuanto a referencia, cantidad y
calidad.
Cdigo:
RECEPCIN DE MERCANCA COMPRADA
N
Orden
Recepcin de facturas o
1 Bodega Jefe de Bodega
remisiones
Descargue, ingreso y
2 Bodega Auxiliar de Bodega
almacenamiento
Reporte y verificacin de los Auxiliar de Bodega y
3 Bodega
productos recibidos Jefe de Bodega
Sistematizacin del ingreso de
4 Comercial Auxiliar de Inventario
producto(s)
Revisin del ingreso de mercanca
5 Comercial Director de Cartera
al sistema
6 Ajustes al inventario Comercial Auxiliar de Inventario
263
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepcin las facturas o remisiones.
1.3 RESPONSABLE: Jefe de Bodega.
1.4 OBJETIVO: Recibir las facturas o remisiones de la mercanca comprada a los

proveedores.
1.5 GENERALIDADES: La recepcin de las facturas permite identificar el tipo de

producto que est llegando, la programacin de la recepcin de la misma y la
identificacin del lugar donde debe ser almacenado.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con la mercanca comprada a los

proveedores para ingreso a la bodega de la empresa.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Llegada de los camiones de los proveedores a la bodega de
la empresa.
PUNTO FINAL: Entregar a Auxiliar de Bodega anotacin de la mercanca a

recibir.

Facturas o remisiones.
1.9 RIESGOS:
Prdida de facturas o remisiones.

Verificacin del producto, calidad y la cantidad ingresada a la bodega.
1.11 OBSERVACIONES
264
RECEPCIN DE LAS FACTURAS O Cdigo: Pgina

REMISIONES
Frecuencia
D S M O
Conocer llegada de los camiones de
1 Jefe de Bodega Bodega X
los proveedores
Recibir las facturas o remisiones de
la mercanca
Consultar el documento e identificar
producto(s)
Determinar a que bodega llevar el
producto
Coordinar el ingreso de los Asistente de Jefe
5 Bodega X
productos de Bodega
Anotar las referencias de los
productos en un papel
Entregar a Auxiliar de Bodega
anotacin de la mercanca a recibir
265
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Descargue, ingreso y almacenamiento.
2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.
2.4 OBJETIVO: Descargar, ingresar y almacenar en la bodega de la empresa los

productos comprados a los proveedores.
2.5 GENERALIDADES: El descargue, ingreso y almacenamiento de los productos se

ejecuta dependiendo del producto, sus caractersticas y peso, realizndose por
medio de mecanismos como el puente gra, montacargas, personal del proveedor
o en ocasiones, cuando se requiere, utilizando al personal de la empresa asignado
a bodega.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso y almacenamiento en la bodega de la

empresa de los productos enviados por los proveedores.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir anotacin de las referencias de los productos.
PUNTO FINAL: Reporte del ingreso de la mercanca.

Anotacin de la cantidad de productos ingresados y almacenados en bodega.
2.9 RIESGOS:
Prdida o deterioro de los productos.
Desconocimiento de los factores de almacenamiento a tener en cuenta.
Errores de almacenamiento como arrumes de mercanca muy altos.

Conteo de los productos ingresados a bodega.
Revisin del estado de los productos recibidos.
Verificacin de los productos almacenados en cuanto a referencia y cantidad.
2.11 OBSERVACIONES.
266
DESCARGUE, INGRESO Y Cdigo: Pgina

ALMACENAMIENTO DE LA
MERCANCA
Frecuencia
D S M O
Recibir anotacin de las referencias Auxiliar de
1 Bodega X
de los productos a recibir Bodega
Identificar tipo de producto y sitio de Auxiliar de
2 Bodega X
almacenamiento. Bodega
Establecer mecanismo de descargue
Auxiliar de
3 (puente gra, montacargas o Bodega X
Bodega
personas)
Coordinar y supervisar la labor de
Auxiliar de
4 Auxiliares de Bodega o empleados del Bodega X
Bodega
proveedor
Auxiliar de
5 Tomar la mercanca Bodega X
Bodega
Auxiliar de
6 Bajar los productos del vehculo Bodega X
Bodega
Transportar la mercanca desde el Auxiliar de
7 Bodega X
vehculo hasta el interior de la bodega Bodega
Auxiliar de
8 Confirmar sitio de almacenamiento Bodega X
Bodega
Ir contando y/o marcando con pintura Auxiliar de
9 Bodega X
la mercanca ingresada a bodega Bodega
Descargar la mercanca en sitio de Auxiliar de
10 Bodega X
almacenamiento Bodega
Arrumar o colocar los productos en Auxiliar de
11 Bodega X
estibas o burros Bodega
Verificar el correcto almacenamiento Auxiliar de
12 Bodega X
de los productos Bodega
Mover, ubicar o reubicar los productos Auxiliar de
13 Bodega X
si es necesario Bodega
Anotar cantidad de productos Auxiliar de
14 Bodega X
ingresados Bodega
Auxiliar de
15 Reportar el ingreso de la mercanca Bodega X
Bodega
267
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificacin de los productos recibidos.
3.4 OBJETIVO: Garantizar que los productos recibidos corresponden a los

relacionados en las facturas o remisiones enviadas por los proveedores.
3.5 GENERALIDADES: La verificacin de los productos ingresados a bodega permite

establecer si la informacin contenida en las facturas o remisiones enviada por los
proveedores corresponde a la constatada fsicamente con el ingreso de los
mismos a bodega o si por el contrario presenta inconsistencias.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Confirmacin o determinacin de los productos y

cantidades realmente recibidos.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar anotacin de productos y cantidades
ingresadas a la bodega.
PUNTO FINAL: Entrega de facturas o remisiones y observaciones a

Inventario.

Anotaciones de los observaciones por faltantes, sobrantes, etc.
3.9 RIESGOS:
Mal conteo de los productos.
No identificar las cantidades faltantes.

Verificacin de la informacin.
Conteo y reconteo de los productos.
Anotacin de las observaciones.
3.11 OBSERVACIONES.
268
VERIFICACIN DE LOS PRODUCTOS Cdigo: Pgina

RECIBIDOS
Frecuencia
D S M O
Consultar anotacin de los productos Auxiliar de
1 Bodega X
y cantidades ingresadas a bodega Bodega
Informar verbalmente referencias y Auxiliar de
2 Bodega X
cantidades almacenadas Bodega
Confrontar la informacin reportada
Jefe de
3 con la registrada con la registrada en Bodega X
Bodega
la factura o remisin
Solicitar a Auxiliar de Bodega recontar Jefe de
4 Bodega X
la mercanca si es necesario Bodega
Recontar la mercanca por indicacin Auxiliar de
5 Bodega X
de Jefe de Bodega Bodega
Auxiliar de
6 Revalidar la informacin si se requiere Bodega X
Bodega
Establecer diferencias si se presentan Jefe de
7 Bodega X
y realizar anotacin de la observacin Bodega
Registrar mercanca en el cuaderno Auxiliar de
8 Bodega X
de entrada Bodega
Entregar facturas o remisiones y Auxiliar de
9 Bodega X
observaciones a inventario Bodega
269
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Sistematizacin del ingreso de producto(s).
4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.
4.4 OBJETIVO: Cargar al sistema la mercanca ingresada a la bodega como resultado

de la compra a proveedores.
4.5 GENERALIDADES: La sistematizacin de los productos facilita la consulta de la

disponibilidad de la misma y agiliza la facturacin de las ventas.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso de los productos al sistema.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas, remisiones o notas.
PUNTO FINAL: Anotar la mercanca en el cuaderno de entrada.

4.9 RIESGOS:
Referencia equivocada de producto.
Cantidades errneas.

Revisin y verificacin de la informacin contenida en los documentos y en el
sistema.
4.11 OBSERVACIONES.
270
SISTEMATIZACIN DEL INGRESO DE Cdigo: Pgina

PRODUCTO(S)
Frecuencia
D S M O
Auxiliar de
1 Recibir facturas, remisiones y notas Comercial X
Inventario
Consultar la carta de pedido de Auxiliar de
2 Comercial X
mercanca Inventario
Verificar la concordancia de material Auxiliar de
3 Comercial X
recibido y solicitado Inventario
Auxiliar de
4 Armar paquete de factura y remisin Comercial X
Inventario
Auxiliar de
5 Ingresar al software de la empresa Comercial X
Inventario
Auxiliar de
6 Consultar factura, remisin y nota Comercial X
Inventario
Auxiliar de
7 Digitar la informacin de los productos Comercial X
Inventario
Auxiliar de
8 Cotejar el ingreso de los productos Comercial X
Inventario
Auxiliar de
9 Realizar los ajustes necesarios Comercial X
Inventario
Anotar la informacin de la mercanca Auxiliar de
10 Comercial X
en el cuaderno de entrada Inventario
271
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisin ingreso de la mercanca.
5.3 RESPONSABLE: Director de Cartera.
5.4 OBJETIVO: Determinar si la mercanca ha sido ingresada al sistema

correctamente o requiere ajustes.
5.5 GENERALIDADES: La revisin del ingreso de la mercanca al sistema permite

detectar fallas en la digitacin de la informacin y realizar los correctivos
pertinentes antes de que la mercanca sea cargada al sistema.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Detectar fallas o errores en el ingreso de la

mercanca.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas, remisiones y notas.
PUNTO FINAL: Cargar la entrada de de productos a inventario en el

sistema.

Facturas, remisiones y notas.
5.9 RIESGOS:
Mercanca mal ingresada al sistema.

Verificacin de los datos de la mercanca cargada al sistema.
Correccin y ajustes de la informacin antes de ser cargada al sistema.
5.11 OBSERVACIONES.
272
REVISIN INGRESO DE LA Cdigo: Pgina

MERCANCA
Frecuencia
D S M O
Recibir las facturas, remisiones y Director de
1 Comercial X
notas Cartera
Consultar documento enviado por los
Director de
2 proveedores, notas y cuaderno de Comercial X
Cartera
entrada
Director de
3 Consultar inventario del sistema Comercial X
Cartera
Director de
4 Revisar notas de entrada Comercial X
Cartera
Confrontar la informacin de los
Director de
5 documentos y del sistema Comercial X
Cartera
correspondiente a producto y cantidad
Auxiliar de
6 Solicitar ajustes si se requieren Comercial X
Inventario
Director de
7 Realizar los ajustes si es necesario Comercial X
Cartera
Cargar la entrada de mercanca al Director de
8 Comercial X
sistema Cartera
273
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar ajuste al inventario.
6.4 OBJETIVO: Efectuar los cambios o modificaciones necesarias a la mercanca.
6.5 GENERALIDADES: El ajuste de inventario permite corregir aquellas

equivocaciones en el ingreso del mismo o la adaptacin a cdigos y tamao de
presentacin manejado por la empresa.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Correccin de fallas de inventario.
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir y revisar nota y peticin.
PUNTO FINAL: Archivar documento soporte del ajuste.

Documento de ajuste.
6.9 RIESGOS:
Equivocacin en la modificacin de los datos.
Prdida del documento de soporte del ajuste.
Errores de clculo del ajuste.

6.11 OBSERVACIONES.
274
Cdigo: Pgina
REALIZAR AJUSTES AL INVENTARIO
Frecuencia
D S M O
Auxiliar de
1 Recibir nota o peticin del ajuste Comercial X
Inventario
Auxiliar de
2 Identificar tipo de ajuste Comercial X
Inventario
Reprocesar informacin por error de Auxiliar de
3 Comercial X
ingreso Inventario
Convertir paquete de producto a
Auxiliar de
4 cantidad menor o solicitada Comercial X
Inventario
(General)
Calcular cuantas unidades se
pueden sacar de un producto si este Auxiliar de
5 Comercial X
es cortado en una dimensin Inventario
diferente a la recibida
Analizar conveniencia o facilidad de Auxiliar de
6 Comercial X
realizar un cambio de producto Inventario
Informar la realizacin del ajuste a Auxiliar de
7 Comercial X
la persona solicitante Inventario
Auxiliar de
8 Imprimir documento de ajuste Comercial X
Inventario
Revisar el ajuste y el documento de Director de
9 Comercial X
ajuste Cartera
Entregar copia de los ajustes a Auxiliar de
10 Comercial X
Contabilidad Inventario
Auxiliar de
11 Archivar documentos de ajuste Comercial X
Inventario
275
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Fijacin de precio de venta de los productos.
1.3 OBJETIVO: Establecer el precio de venta y polticas de descuento de los

productos comercializados por la empresa.
1.4 GENERALIDADES: La fijacin del precio de venta de los productos permite

asegurar el margen de ganancia esperado, adems de establecer los precios y
descuentos que es posible otorgar a los clientes.

Contar con informacin que respalde el proceso de venta brindando a los
integrantes del rea Comercial las herramientas para lograr xito en dicho
proceso.

Lista de precios y descuentos.
1.7 RIESGOS:
El clculo errneo del margen de ganancia puede conllevar a una equivocada
fijacin de precios y descuentos.
La no revisin y actualizacin de los precios ocasionar prdidas econmicas
para la empresa.

Verificacin del margen de ganancia esperado.
Anlisis y revisin de la lista de precios y la informacin del sistema.
Cdigo:
FIJACIN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS
N
Orden
Establecimiento del precio de

venta
Subgerente y
Administrativa y
2 Cambio de precio Auxiliar de
Comercial
Inventario
Fijar precio de negociacin y
descuentos
276
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Establecimiento de precio de venta.
1.3 RESPONSABLE: Subgerente y Director Comercial.
1.4 OBJETIVO: Calcular y fijar el precio de venta de los productos con el que es
posible alcanzar el margen de ganancia esperado.
1.5 GENERALIDADES: El Archivo de documentos permite contar con el respaldo

fsico por escrito de las actividades llevadas a cabo en la empresa.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: establecimiento del precio de venta de l os

productos y polticas de descuentos.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de la lista de costo de compra.
PUNTO FINAL: Fijacin o cambio de precio de venta del producto(s).

Lista de precios.
1.9 RIESGOS:
Equivocacin en el clculo del precio.
No cumplimiento de margen de ganancia.
Cambios de las condiciones del mercado.

Verificacin del margen de ganancia esperado.
Revisin de la lista de precios y costo de compra.
1.11 OBSERVACIONES.
277
ESTABLECIMIENTO DE PRECIO DE Cdigo: Pgina

VENTA
Frecuencia
D S M O
1 Consultar lista de costo de compra Subgerente Administrativa X
2 Revisar y analizar la informacin Subgerente Administrativa X
3 Calcular precio de venta Subgerente Administrativa X
Verificar margen de ganancia (10% a

12%)
Conocer precio ofrecido para el
producto por la competencia
Determinar precio de venta del
producto
7 Consultar precio de venta anterior Subgerente Administrativa X
8 Autorizar cambio de precio Subgerente Administrativa X
Auxiliar de
9 Cambiar precio al producto(s) Comercial X
Inventario
Auxiliar de
10 Imprimir listado de precios Comercial X
Inventario
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
278
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cambio de precio.
2.3 RESPONSABLE: Subgerente y Auxiliar de Inventario.
2.4 OBJETIVO: Actualizar y modificar los precios de los productos cuando sea
necesario.
2.5 GENERALIDADES: El cambio de precio de un producto permite mantener

actualizado el valor de la mercanca de acuerdo a diversos aspectos que influyen
sobre este.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: cambio del valor de los productos.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir autorizacin y peticin del cambio de precio.
PUNTO FINAL: Generacin de nuevos listados de precio de venta y

entrega a integrantes del rea Comercial.

Lista de precios.
2.9 RIESGOS:
Cambiar precio al producto equivocado.
Referencia de producto inadecuada.

Verificacin y autorizacin del cambio de precio.
2.11 OBSERVACIONES.
279
Cdigo: Pgina
CAMBIO DE PRECIO
Frecuencia
D S M O
Recibir peticin de cambio de precio
del producto(s)
Auxiliar de
2 Ingresar al software Comercial X
Inventario
Consultar tems y ubicar producto en Auxiliar de
3 Comercial X
pantalla Inventario
Auxiliar de
4 Confirmar informacin Comercial X
Inventario
Auxiliar de
5 Relacionar tem y nuevo precio Comercial X
Inventario
Auxiliar de
6 Cambiar el precio Comercial X
Inventario
Actualizar y guardar los cambios Auxiliar de
7 Comercial X
efectuados Inventario
Auxiliar de
8 Consultar producto y precio Comercial X
Inventario
Auxiliar de
9 Imprimir listado de precios Comercial X
Inventario
Auxiliar de
10 Salir del software Comercial X
Inventario
11 Revisin y autorizacin del cambio Subgerente Administrativa X
Entregar listado a integrantes del rea Auxiliar de
12 Comercial X
Comercial. Inventario
280
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijar precio de negociacin y descuento.
3.4 OBJETIVO: Establecer el precio mnimo de venta y descuentos de cada producto

comercializado por la empresa cuando deban cambiarse.
3.5 GENERALIDADES: El precio mnimo de venta y descuento establecido para cada

producto es un indicador del lmite de los parmetros que pueden negociar y
ofrecer los integrantes del equipo de ventas a sus clientes a lo hora de lograr la
venta.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Precio mnimo de venta y descuento de cada

producto.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir lista de costos de los productos.
PUNTO FINAL: Reunin integrantes del rea Comercial.

Lista de precios.
3.9 RIESGOS:
Incumplimiento de las polticas de precio y descuentos.
Desactualizacin de la informacin.

Verificacin y autorizacin del precio mnimo y polticas de descuento para los
productos
3.11 OBSERVACIONES.
281
FIJAR PRECIO DE NEGOCIACIN Y Cdigo: Pgina

DESCUENTOS
Frecuencia
D S M O
Subgerente
Administrativa
1 Recibir lista de costo de los productos y/o Director X
Comercial
Subgerente
2 Revisar y analizar la informacin y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
3 Consultar precio de venta establecido y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Calcular precio mnimo de venta y
descuento
Comercial
Subgerente
Verificar margen de ganancia mnimo
(8%)
Comercial
Subgerente
6 Fijar polticas de descuento y/o Director Administrativa X
Comercial
Establecer precio mnimo de Subgerente
7 negociacin y descuento para cada y/o Director Administrativa X
producto Comercial
Subgerente
8 Realizar reunin de rea Comercial y/o Director Administrativa X
Comercial
282
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Pago a proveedores.
1.2 AREA TITULAR: Contabilidad.
1.3 OBJETIVO: Cancelar las obligaciones contradas con los proveedores.
1.4 GENERALIDADES: El pago a proveedores se efecta dependiendo de la

prioridad de pago y descuentos otorgados y previa verificacin de la existencia de
dinero en las cuentas bancarias de la empresa.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin de la cuanta adeuda.

Comprobantes de egreso.
Cheques y consignaciones.
Carta de pago.
1.7 RIESGOS:
Enviar dinero a cliente equivocado.
Error en el clculo del descuento.
Vencimiento de los pagos.

Revisin de los compromisos financieros adquiridos con cada uno de
proveedores.
Cdigo:
PAGO A PROVEEDORES
N
Orden
Recepcin y archivo de facturas de Auxiliar Contable o de

1 Contabilidad
compra de mercanca Nmina
Programacin del pago a
2 Contabilidad Auxiliar Contable
proveedores
Gerente o Auxiliar
3 Pago a proveedores Contabilidad
Contable
283
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepcin y archivo de facturas de compras

de mercanca.
1.2 MARCO NORMATIVO: Polticas de la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.
1.4 OBJETIVO: Determinar y establecer la prioridad de pago de los proveedores.
1.5 GENERALIDADES: La recepcin y archivo de las facturas permite establecer las

fechas en las que deben ser pagadas las facturas a los proveedores.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Programacin de la cancelacin de las facturas

adeudadas.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores.
PUNTO FINAL: Archivo de facturas.

1.9 RIESGOS:
Mora en el pago por equivocacin en el archivo de las facturas por fecha de
pago.

Consulta del archivo de facturas a pagar.
Revisin de la fecha de pago de las facturas.
1.11 OBSERVACIONES.
284
RECEPCIN Y ARCHIVO DE Cdigo: Pgina

FACTURAS DE COMPRAS DE
MERCANCA
Frecuencia
D S M O
Recibir las facturas enviadas por los Auxiliar de
1 Contabilidad X
proveedores Nmina
Auxiliar de
2 Consultar y revisar las facturas Contabilidad X
Nmina
Auxiliar de
3 Establecer fecha de pago Contabilidad X
Nmina
Sealar fecha de pago y descuentos Auxiliar de
4 Contabilidad X
(si los ofrece) Nmina
Ubicar las de pronto pago en carpeta
Auxiliar de
5 o lugar de fcil alcance y prximo a Contabilidad X
Nmina
sitio de trabajo
Auxiliar de
6 Archivar las facturas Contabilidad X
Nmina
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional
285
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programacin del pago a proveedores.
3.3 RESPONSABLE: Gerente o Auxiliar Contable.
3.4 OBJETIVO: Determinar factura(s) a cancelar.
3.5 GENERALIDADES: La consulta de las facturas adeudadas a los proveedores

permite establecer la cuanta y los descuentos a los que es posible acceder para de esta
manera programar los pagos.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin de la facturas a cancelar.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Seleccionar las facturas que deben pagarse en la
semana.
PUNTO FINAL: Tomar la factura del proveedor autorizado para pago.

Facturas a cancelar.
Lista de proveedores a pagar.
Informe del saldo de los bancos.
3.9 RIESGOS:
Error de seleccin de facturas de proveedores a cancelar.
Prdida de descuentos.
Cancelacin de mayor valor de saldo adeudado.

Verificacin de la informacin en cuanto a fecha de pago, abonos anteriores o
descuentos.
3.11 OBSERVACIONES.
286
PROGRAMACIN DEL PAGO A Cdigo: Pgina

PROVEEDORES
Frecuencia
D S M O
Seleccionar del acorden Auxiliar
1 (archivador) las facturas que deben Contable y Contabilidad X
pagarse en la semana de Nmina
Auxiliar
Consultar diariamente las facturas
2 Contable y Contabilidad X
adeudadas a los proveedores
de Nmina
Auxiliar
Establecer si se han realizado abonos
y calcular el saldo adeudado
de Nmina
Determinar si la factura presenta Auxiliar
4 descuentos y efectuar los clculos Contable y Contabilidad X
necesarios de Nmina
Auxiliar
Relacionar proveedores por fecha y
prioridad de pago, valor y descuento
de Nmina
Auxiliar
Elaborar informe de proveedores a
quien se adeuda y el saldo
de Nmina
Auxiliar
7 Totalizar los pagos Contable y X
Contabilidad
de Nmina
Auxiliar
8 Consultar saldo en bancos Contable y Contabilidad X
de Nmina
Entregar lista de proveedores a pagar Auxiliar
9 e informe de saldo en los bancos a Contable y Contabilidad X
Gerente de Nmina
Gerente o
Determinar a que proveedor y cuanta
10 Auxiliar Contabilidad X
(total o abono)
Contable
Auxiliar
Tomar las factura correspondiente al
proveedor autorizado para pago
de Nmina
287
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores.
4.4 OBJETIVO: Cancelar la suma adeudada a los proveedores o abonar dinero para
minimizar la deuda.
4.5 GENERALIDADES: El pago a proveedores finaliza la obligacin contrada por la

empresa debido a la compra de productos.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin o abono a la obligacin contrada con

los proveedores.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar la factura a pagar.
PUNTO FINAL: Archivar facturas y documentos de respaldo del pago

efectuado.

Comprobante de egreso.
Cheques.
Libro de bancos.
Consignaciones.
Carta de pago.
4.9 RIESGOS:
Elaboracin de cheque por suma mayor a la adeudada.
No recepcin de la carta de pago enviada a los proveedores.
Errores en el diligenciamiento de los diferentes documentos.
Anulacin de cheque y no registro en el libro de bancos.

Revisin del diligenciamiento de los documentos.
Firma de los documentos para autorizacin.
Archivo de formatos impresos del pago efectuado a cada entidad.
4.11 OBSERVACIONES.
288
Cdigo: Pgina
PAGO A PROVEEDORES
Frecuencia
D S M O
Auxiliar
1 Consultar la factura Contable y de Contabilidad X
Nmina
Auxiliar
2 Establecer el valor adeudado Contable y de Contabilidad X
Nmina
Auxiliar
Cancelar la deuda en su totalidad o
3 Contable y de Contabilidad X
realizar abono
Nmina
ABONO:
Fotocopiar la factura
Auxiliar
Colocar sello de abono a la
factura original y anexar copia del
Nmina
abono a realizar
Archivar la factura
Elaborar comprobante de egreso, Auxiliar
adicionando el # de la factura que se Contable, de
5 Contabilidad X
est cancelando y el valor del Nmina o
descuento si lo hubo General
Auxiliar
Establecer forma de pago (efectivo o
cheque)
Nmina
EFECTIVO
Pasar la factura a Auxiliar de Nmina Auxiliar
7 Contabilidad X
o General Contable
Verificar el valor y la cuenta donde se Auxiliar
8 Contabilidad X
est llevando Contable
Auxiliar
9 Pasar a Cajera la factura a cancelar Contabilidad X
Contable
Enviar a pagar o consignar a cuenta Auxiliar
10 Contabilidad X
del proveedor Contable
CHEQUE
Determinar al banco por el que se Auxiliar
11 Contabilidad X
puede girar la cantidad adeudada Contable
Pasar la factura del proveedor a Auxiliar
Auxiliar de Nmina o General y Contable, de
12 Contabilidad X
solicitar la elaboracin del cheque del Nmina o
banco establecido General
Anotar en el cuaderno del banco # del Auxiliar
13 Contabilidad X
cheque Contable
289
Frecuencia
D S M O
Auxiliar de
14 Elaborar cheque Nmina o Contabilidad X
General
15 Recibir los cheques diligenciados Auxiliar Contable Contabilidad X
Verificar el banco y valor de cada
16 Auxiliar Contable Contabilidad X
cheque
Para cheque aprobado, anotar
17 cheque en cuaderno de bancos de lo Auxiliar Contable Contabilidad X
contrario anularlo
Colocar sello para firmas (requiere
dos de tres firmas autorizadas)
Pasar cheques a Gerente para
obtener firma
20 Recibir cheques firmados Auxiliar Contable Contabilidad X
21 Firmar cheques Auxiliar Contable Contabilidad X
22 Remitir cheques a Cajera Auxiliar Contable Contabilidad X
Recibir autorizacin de consignacin
23 de Auxiliar Contable y cheques Cajera Comercial X
elaborados
Diligenciar consignacin a nombre del
24 Cajera Comercial X
proveedor
Revisar cheques y firmar si es
necesario
Enviar cheque a proveedor o
consignar en efectivo o cheque
Entregar consignaciones y cheques a
27 mensajero para su tramitacin en el Cajera Comercial X
banco respectivo
Auxiliar Contable
28 Recibir llamada del banco Contabilidad X
o de Nmina
Auxiliar Contable
29 Confirmar firma y valor del cheque Contabilidad X
o de Nmina
Auxiliar Contable
30 Autorizar cheque Contabilidad X
o de Nmina
Para informar al proveedor del pago
de varias facturas:
Elaborar carta de pago relacionando
31 Auxiliar General Contabilidad X
las facturas canceladas
Enviar carta de pago al proveedor va
fax
Archivar facturas y documentos de
32 Auxiliar General Contabilidad X
respaldo del pago efectuado
290
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Venta.
1.3 OBJETIVO: Efectuar la comercializacin de los productos.
1.4 GENERALIDADES. Vender los productos de la empresa implica el buscar los

clientes y efectuar negocios factibles que conlleven hacia la comercializacin del
producto.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Venta de los productos.

Facturas de venta o remisiones.
Formato de pedido.
1.7 RIESGOS:
Realizar negociacin con clientes que no cuenten respaldo econmico.
Realizar visitas infructuosas a los clientes.
No identificacin de las oportunidades de negocio.

Verificacin de planilla de visitas.
Seguimiento de las visitas.
Anlisis de l alcance de la metas de ventas.
Cdigo:
VENTA
N rea
Procedimiento Responsable
Orden Responsable
1 Programar visita al cliente Comercial Asesor Comercial
2 Visita obra Comercial Asesor Comercial
3 Atencin de mostrador (venta de contado) Comercial Asesor Comercial
4 Consulta disponibilidad de los productos Comercial Asesor Comercial
5 Asesora Tcnica Comercial Asesor Comercial
6 Cotizacin de productos para clientes Comercial Asesor Comercial
7 Seguimiento de las cotizaciones Comercial Asesor Comercial
8 Pedido Comercial Asesor Comercial
9 Facturacin o remisin de mercanca Comercial Asesor Comercial
10 Seguimiento del pedido Comercial Asesor Comercial
291
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programar visita al cliente.
1.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
1.4 OBJETIVO: Establecer el plan de visitas a realizar a los clientes.
1.5 GENERALIDADES: La programacin de las visitas a los clientes permite trazar el

plan de trabajo a ejecutar tanto dentro como fuera de la ciudad.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Diseo del Plan de trabajo.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Eleccin del sector o poblacin objetivo.
PUNTO FINAL: Alistar y contar con los documentos de respaldo.

1.9 RIESGOS:
Inadecuada programacin de las visitas por desconocimiento de la zona.

Autorizacin del plan de trabajo.
1.11 OBSERVACIONES.
292
Cdigo: Pgina
PROGRAMAR VISITA EL CLIENTE
Frecuencia
D S M O
Asesor
1 Elegir sector o poblacin objetivo Comercial X
Comercial
Asesor
2 Armar Plan de Trabajo Comercial X
Comercial
Determinar si la visita es fuera o Asesor
3 Comercial X
dentro de la ciudad Comercial
Para visita fuera de la ciudad, Asesor
4 Comercial X
determinar el nmero de das Comercial
Asesor
5 Programar visita local Comercial X
Comercial
Solicitar autorizacin salida de la Asesor
6 Comercial X
empresa Comercial
Director
Autorizacin del Plan de Trabajo de
7 Comercial o Comercial X
los Asesores Comerciales
Subgerente
293
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Visita a los clientes.
2.4 OBJETIVO: Realizar la visita a los clientes existentes y potenciales para ofertar
los productos y servicios de la empresa.
2.5 GENERALIDADES: Visitar la obra o ferretera permite identificar las

oportunidades de negocio, ofrecer a los clientes los productos y servicios de la
empresa, mantener el contacto con los clientes existentes y la adquisicin de
nuevos.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecer contacto con el cliente o persona que

pueda tomar la decisin de compra, ofertar y vender los productos.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Desplazamiento a la zona o lugar de visita determinado.
PUNTO FINAL: Diligenciamiento de la Planilla de Visitas.

Planilla de Visita.
2.9 RIESGOS:
Prdida del tiempo de la visita ante indecisin de compra por parte del cliente.
No encontrar a cliente o a la persona que pueda tomar la decisin de compra.
Accidentes en la obra.

Revisin de Planilla de Visitas.
2.11 OBSERVACIONES.
294
Cdigo: Pgina
VISITA OBRA
Frecuencia
D S M O
Desplazarse a la zona o lugar Asesor
1 Comercial X
determinado (obra u oficina) Comercial
Para visita fuera de la ciudad iniciar
viaje entre las 6:30 y 7 de la maana; Asesor
2 X
para visita local, salir de la empresa a Comercial Comercial
mitad de la maana
Asesor
CLIENTE ANTIGUO Comercial
Comercial
Establecer comunicacin y recordarle
Asesor
3 los productos y servicios ofrecidos por Comercial X
Comercial
la empresa
Asesor
CLIENTE POTENCIAL (nuevo) Comercial X
Comercial
Buscar a la persona que pueda tomar Asesor
4 Comercial X
la decisin de compra Comercial
Identificarse con nombre propio y el Asesor
5 Comercial X
de la empresa Comercial
Brindar informacin de los productos y Asesor
6 Comercial X
servicios ofrecidos por la empresa Comercial
Obtener informacin de los productos Asesor

8 Comercial X
necesitados Comercial
Asesor
9 Tomar datos del cliente Comercial X
Comercial
Asesor
10 Cotizar los productos Comercial X
Comercial
Tomar datos del pedido si lo realizar Asesor
11 Comercial X
o ponerse a disposicin del cliente Comercial
Asesor
12 Diligenciar Planilla de Visita Comercial X
Comercial
295
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atencin de Mostrador.
3.4 OBJETIVO: Brindar y ofrecer a los clientes los productos comercializados por la
empresa en el punto de venta.
3.5 GENERALIDADES: La atencin de mostrador permite efectuar la venta de los

productos en las instalaciones de la empresa.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Venta de contado.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir la visita del cliente.
PUNTO FINAL: Enviar al cliente a Caja para el pago de los productos.

Factura de Venta.
3.9 RIESGOS:
Errores de diligenciamiento de la factura.
Liquidacin errnea del valor de los productos.

Consulta de la disponibilidad de los productos.
Verificacin de la informacin a registrar en la factura.
3.11 OBSERVACIONES.
296
Cdigo: Pgina
ATENCIN DE MOSTRADOR
Frecuencia
D S M O
Asesor
1 Recibir visita del cliente Comercial X
Comercial
Asesor
2 Entablar comunicacin Comercial X
Comercial
Determinar producto(s) requeridos por Asesor
3 Comercial X
el cliente Comercial
Asesor
Comercial
Consultar disponibilidad del Asesor
5 Comercial X
producto(s) Comercial
Si los no se encuentran disponibles Asesor
6 Comercial X
informar al cliente Comercial
Asesor
PRODUCTOS DISPONIBLES Comercial
Comercial
Asesor
7 Cotizar producto(s) Comercial X
Comercial
Asesor
8 Informar el valor al cliente Comercial X
Comercial
Indagar y establecer si el cliente Asesor
9 Comercial X
requiere algn producto ms Comercial
Establecer si el cliente realizar la Asesor
10 Comercial X
compra Comercial
Asesor
11 Facturar o remisionar la mercanca Comercial X
Comercial
Asesor
12 Entregar factura o remisin al cliente Comercial X
Comercial
Indicar al cliente la ubicacin de la
caja para que realice el pago y de Asesor
13 Comercial X
despacho para que reclame los Comercial
productos
297
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Consulta disponibilidad de los productos.
4.4 OBJETIVO: Determinar la existencia de productos en la bodega de la empresa.
4.5 GENERALIDADES: La consulta de la disponibilidad de los productos respalda la

venta de los mismos, ya permite establecer la posibilidad de ofrecer y entregar la
mercanca a los clientes de manera eficiente.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de las cantidades existentes de los

productos solicitados por los clientes.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecimiento de la ubicacin de los Asesores
Comerciales.
PUNTO FINAL: Determinacin de las cantidades existente en bodega del

producto.

Formato de traslado de mercanca.
4.9 RIESGOS:
Desactualizacin de los stocks de mercanca.

Consulta de lista impresa de productos e informacin del sistema.
4.11 OBSERVACIONES.
298
CONSULTA DE DISPONIBILIDAD DE Cdigo: Pgina

LOS PRODUCTOS
Frecuencia
D S M O
Establecer ubicacin del Asesor Asesor
1 Comercial X
Comercial Comercial
Si se encuentra en las instalaciones
de la empresa:
Consultar los productos requeridos
Asesor
2 por el cliente Comercial X
Comercial
De lo contrario:
Comunicarse a la empresa
Indagar por la existencia del
producto(s)
Asesor
3 Consultar lista de precios Comercial X
Comercial
Confrontar informacin del sistema Asesor
4 Comercial X
con la de la lista de precios Comercial
Establecer cantidad disponible de
Asesor
5 productos, de lo contrario informar al Comercial X
Comercial
cliente.
Determinar si los productos se
encuentran en bodega o debe Asesor
6 Comercial X
realizarse traslado desde otra Comercial
sucursal
TRASLADO DE MERCANCA
Diligenciar formato de traslado de Auxiliar de

7 Comercial X
mercanca Inventario
Establecer comunicacin con la Auxiliar de
8 Comercial X
sucursal Inventario
Auxiliar de
9 Solicitar traslado de mercanca Comercial X
Inventario
Recibir mercanca en bodega o Auxiliar de
10 Comercial X
enviarla directamente al cliente Inventario
Ingresar mercanca al sistema por la Auxiliar de
11 Comercial X
opcin de traslado Inventario
Auxiliar de
12 Efectuar facturacin de la mercanca Comercial X
Inventario
Archivar una copia de la factura en
Auxiliar de
13 inventario, entregar dos copias a Comercial X
Inventario
cartera y una a contabilidad
299
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Asesora Tcnica.
5.4 OBJETIVO: Sugerir o indicar al cliente los productos que ms se ajusten a su

necesidad.
5.5 GENERALIDADES: La Asesora Tcnica permite brindar al cliente la indicacin de

los productos que ms se ajustan a sus requerimientos, partiendo de la definicin
del tipo de obra que adelanta o planea efectuar.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Sugerencia al cliente de productos y

acompaamiento en el desarrollo de la obra.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Definicin del tipo de obra para la que el cliente requiere
el material.
PUNTO FINAL: Establecer satisfaccin de la necesidad del cliente.

5.9 RIESGOS:
Prdida del cliente.
Definicin errnea de materiales.

Determinacin del tipo de obra y apoyo en personas con amplio conocimiento
en los factores a tener en cuenta durante la ejecucin de la misma.
5.11 OBSERVACIONES.
300
Cdigo: Pgina
ASESORA TCNICA
Frecuencia
D S M O
Definir tipo de obra para la que el Asesor
1 Comercial X
cliente requiere el material Comercial
Asesor
2 Determinar clase de asesora Comercial X
Comercial
Asesora Bsica:
Establecer los productos que ms
se ajustan a la necesidad del
cliente
Asesor
3 Describir las especificaciones del Comercial X
Comercial
material
Explicar al cliente las ventajas del
producto
Asesora especializada:
Solicitar colaboracin de la
Ingeniera Civil de la empresa
Realizar estudio de los
requerimientos del cliente y/o Asesor
4 Comercial X
planos de la obra Comercial
Indicar el producto(s) que se
ajusta(n) a la obra
Efectuar despiece del producto
Interpretar cartilla
Asesora muy especializada:
Tramitar con el proveedor idneo Asesor
5 Comercial X
la asesora para el cliente Comercial
Acompaar asesora
Establecer satisfaccin de la Asesor
6 Comercial
necesidad del cliente Comercial X
301
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cotizacin de productos para clientes.
6.4 OBJETIVO: Establecer y dar a conocer al cliente el valor de los productos

solicitados.
6.5 GENERALIDADES: La cotizacin de los productos permite indicar al cliente el

valor que tendr su compra si decide realizarla.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Estimacin del valor de los productos requeridos

por el cliente.
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Estudiar nota de los productos requeridos por el cliente.
PUNTO FINAL: Informar al cliente el valor de los productos.

Cotizacin.
6.9 RIESGOS:
Errores al calcular precio y descuento de los productos.

Verificacin de precios y descuentos.
6.11 OBSERVACIONES.
302
COTIZACIN DE PRODUCTOS PARA Cdigo: Pgina

CLIENTES
Frecuencia
D S M O
Estudiar nota de los productos Asesor
1 Comercial X
requeridos por el cliente Comercial
Consultar lista de precios y Asesor
2 Comercial X
descuentos Comercial
Asesor
3 Calcular valor de los productos Comercial X
Comercial
Solicitar informacin de precio de Asesor
4 Comercial X
productos Comercial
Informar la cliente telefnicamente o
Asesor
5 personalmente durante la visita o Comercial X
Comercial
elaborar cotizacin por escrito
Diligenciar cotizacin del sistema o
Asesor
6 personalizada referenciando producto, Comercial X
Comercial
cantidad y valor
Asesor
7 Imprimir cotizacin Comercial X
Comercial
Enviar documento va fax o entregar Asesor
8 Comercial X
personalmente Comercial
303
7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento de las cotizaciones.
7.4 OBJETIVO: Determinar si el cliente realizar la compra de los productos.
7.5 GENERALIDADES.: El seguimiento a las cotizaciones permite establecer si el

cliente realizar la compra de los productos.
7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Lograr la compra de los productos por parte del
cliente.
7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Comunicacin con el cliente.
PUNTO FINAL: Obtener el pedido por parte del cliente o ponerse a su

disposicin para una compra futura.

7.9 RIESGOS:
Perder el cliente y la oportunidad de negocio.
7.10 CONTROLES EJERCIDOS

Comunicacin con clientes.
7.11 OBSERVACIONES.
304
Cdigo: Pgina
SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES
Frecuencia
D S M O
Asesor
1 Comunicarse con el cliente Comercial X
Comercial
Determinar consideracin sobre la Asesor
2 Comercial X
cotizacin Comercial
Establecer si el cliente realizar el Asesor
3 Comercial X
pedido Comercial
Tomar los datos del pedido si el cliente Asesor
4 Comercial X
ha decidido realizarlo Comercial
Si el cliente ha decidido no realizar el
pedido:
Establecer la razn para ello

Conocer de otras cotizaciones Asesor
5 Comercial X
Consultar precios y descuentos Comercial
lmites para la mercanca
Recotizar si es posible o ponerse
a disposicin del cliente para una
compra futura
305
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pedido.
8.4 OBJETIVO: Tomar anotacin y tramitar el pedido de los productos solicitados por
los clientes.
8.5 GENERALIDADES: El pedido permite programar y coordinar las actividades de

despacho, al determinar los productos que deben ser egresados de la bodega.
8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin de los productos a despachar.
8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Tomar datos del pedido y del cliente.
PUNTO FINAL: Realizar seguimiento al despacho.

Formato de pedido.
8.9 RIESGOS:
Pedido errneo de productos.

Verificacin de productos.
Autorizacin de pedido por Cartera y Comercial.
8.11 OBSERVACIONES.
306
Cdigo: Pgina
PEDIDO
Frecuencia
D S M O
Asesor
1 Tomar datos del producto y cliente Comercial X
Comercial
Consultar disponibilidad y existencia Asesor
2 Comercial X
de mercanca en bodega Comercial
Asesor
3 Consultar lista de precios Comercial X
Comercial
Diligenciar formato de pedido con Asesor
4 Comercial X
datos del cliente y clculos efectuados Comercial
Revisar que los datos estn Asesor
5 Comercial X
completos y correctos Comercial
Asesor
6 Realizar las correcciones necesarias Comercial X
Comercial
Solicitar autorizacin de Cartera y Asesor
7 Comercial X
Comercial Comercial
Subgerente
Administrativa
8 Autorizacin Comercial o Director
y Comercial X
Comercial
Director de
9 Autorizacin de Cartera Comercial X
Cartera
PEDIDO NO AUTORIZADO
Asesor
10 Informar al cliente Comercial X
Comercial
PEDIDO AUTORIZADO
Pasar formato de pedido a despacho Asesor
11 Comercial X
si se obtiene la autorizacin Comercial
Solicitar programacin de la entrega Asesor
12 Comercial X
de pedido Comercial
Facturar pedido si la mercanca est
Asesor
13 cargada al sistema, de lo contrario, Comercial X
Comercial
remisionar los productos
Informar al cliente la fecha de entrega Asesor
14 Comercial X
de la mercanca Comercial
Asesor
15 Realizar seguimiento del despacho Comercial X
Comercial
307
9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Facturacin.
9.4 OBJETIVO: Facturar los productos vendidos.
9.5 GENERALIDADES: La facturacin de los productos genera un documento de

respaldo que permite el seguimiento y soporte de la venta.
9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Generacin de documento descriptivo de los

productos, cantidades y valor de la compra.
9.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Clculo del valor total de la venta.
PUNTO FINAL: Entregar la factura al cliente si no se presenta error de

facturacin o anularla.

Factura.
9.9 RIESGOS:
Errores de diligenciamiento y de impresin.

Verificacin de productos, cantidades, precios y descuentos.
Copia y archivo de las facturas.
9.11 OBSERVACIONES.
308
ANULACIN DE FACTURA
Frecuencia
D S M O
Recibir peticin de Cajera o Asesor Director de
1 Comercial X
Comercial Cartera
Revisar que la factura se encuentre
completa: Director de
2 Comercial X
4 hojas factura venta de contado Cartera
3 hojas factura venta a crdito
Analizar las facturas y la anotacin de
Director de
3 la observacin de la razn de la Comercial X
Cartera
anulacin
Confirmar la apreciacin de la Director de
4 Comercial X
observacin Cartera
Ingresar al sistema para efectuar la Director de
5 Comercial X
anulacin Cartera
Habilitar la factura (ingresar a la Director de
6 Comercial X
factura por su # ) Cartera
Director de
7 Recorrer la factura Comercial X
Cartera
Adicionar a la factura la observacin Director de
8 Comercial X
de la anulacin y la razn de la misma Cartera
Colocar sello de anulada a la factura Director de
9 Comercial X
fsica Cartera
Auxiliar de
10 Archivar las facturas anuladas Comercial X
Inventario
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional
309
Cdigo: Pgina
FACTURACIN
Frecuencia
D S M O
Asesor
1 Calcular el valor total de la venta Comercial X
Comercial
Asesor
Comercial
Revisar # de factura para no saltar Asesor
3 Comercial X
el consecutivo Comercial
Establecer tipo de venta (contado, Asesor
4 Comercial X
crdito, anticipo) Comercial
Verificar concordancia de precio y Asesor
5 Comercial X
descuento Comercial
Asesor
6 Realizar las correcciones requeridas Comercial X
Comercial
Asesor
7 Buscar dispositivo de salida Comercial X
Comercial
Asesor
8 Imprimir factura Comercial X
Comercial
Asesor
9 Corroborar datos de la factura Comercial X
Comercial
Entregar factura al cliente si no se
presenta error de facturacin, de lo Asesor
10 Comercial X
contrario solicitar anulacin de la Comercial
factura
FACTURACIN CONTADO
Frecuencia
D S M O
Confirmar datos del cliente si existe
en el sistema, de lo contrario,
1 Asesor Comercial Comercial X
solicitar y digitar informacin del
cliente en el sistema
Confirmar los datos y/o realizar
modificaciones
Anexar informacin de la mercanca
(referencia, cantidad y valor)
Grabar la informacin del cliente en
4 el sistema si se trata de una compra Asesor Comercial Comercial X
representativa
310
FACTURACIN CRDITO
Frecuencia
D S M O
Asesor
1 Consultar formato de pedido Comercial X
Comercial
Asesor
2 Digitar informacin del pedido Comercial X
Comercial
Verificar los datos del cliente y del Asesor
3 Comercial X
pedido Comercial
Asesor
4 Corregir los datos que se requieran Comercial X
Comercial
FACTURACIN ANTICIPO
Frecuencia
D S M O
Digitar informacin de cliente y Asesor
1 Comercial X
productos comprados Comercial
Solicitar revisin y autorizacin Asesor
2 Comercial X
Comercial y Cartera Comercial
Asesor
3 Facturar a un (1) da Comercial X
Comercial
311
10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Remisin de mercanca.
10.4 OBJETIVO: Posibilitar la venta de los productos disponibles que an no han sido
ingresados al sistema.
10.5 GENERALIDADES: La remisin de los productos permite la venta de estos ante

su disponibilidad an cuando no han sido cargados al inventario.
10.6 RESULTADOS ESPERADOS: Documento de remisin de los productos.
10.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Tomar pedido de producto y cantidad.
PUNTO FINAL: Entregar de remisin al cliente.

Remisin.
10.9 RIESGOS:
Errores de diligenciamiento y de impresin.

Verificacin de productos, cantidades, precios y descuentos.
Copia y archivo de las remisiones.
Facturacin de las remisiones.
10.11 OBSERVACIONES.
312
Cdigo: Pgina
REMISIN DE MERCANCA
Frecuencia
D S M O
Tomar pedido de producto y Asesor
1 Comercial X
cantidad Comercial
Solicitar a Auxiliar de Inventario la
elaboracin de la remisin Asesor
2 Comercial X
facilitndole la informacin del Comercial
cliente, producto y cantidad
Elaborar remisin de mercanca Auxiliar de
3 Comercial X
diligenciando formato del sistema Inventario
Verificar consecutividad de la Auxiliar de
4 Comercial X
remisin Inventario
Auxiliar de
5 Buscar dispositivo de salida Comercial X
Inventario
Imprimir remisin (consta de 4 Auxiliar de
6 Comercial X
hojas) Inventario
Relacionar la remisin en el
cuaderno de remisiones, llenado las
Auxiliar de
7 dos primeras casillas (# remisin y Comercial X
Inventario
nombre del cliente) y dejando
pendiente el # de la factura
Archivar una copia de la remisin y
Auxiliar de
8 entregar las dems a Asesor Comercial X
Inventario
Comercial
Asesor
9 Recibir remisin y entregar al cliente Comercial X
Comercial
313
11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento del pedido.
11.4 OBJETIVO: Garantizar la recepcin de los productos por parte del cliente.
11.5 GENERALIDADES: El seguimiento del pedido permite garantizar el despacho y la

entrega de los pedidos a los clientes y determinar el nivel de satisfaccin de los
mismos ante el compromiso de entrega oportuna.
11.6 RESULTADOS ESPERADOS: Confirmacin de la entrega del pedido en el tiempo

estimado.
11.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de las compras realizadas por los clientes.
PUNTO FINAL: Establecer satisfaccin del cliente.

11.9 RIESGOS:
No programacin del despacho del pedido.
No recepcin del pedido por parte del cliente por mora en su entrega.
Prdida del cliente.

Conocimiento de la fecha y etapa de despacho de la mercanca al cliente.
Comunicacin permanente con el cliente.
314
Cdigo: Pgina
SEGUIMIENTO DEL PEDIDO
Frecuencia
D S M O
Asesor
1 Consultar compras de los clientes Comercial X
Comercial
Consultar con despacho fecha de Asesor
2 Comercial X
entrega de la mercanca al cliente Comercial
Asesor
3 Establecer etapa del despacho Comercial X
Comercial
Comunicarse o recibir llamada Asesor
4 Comercial X
telefnica del cliente Comercial
Informar al cliente la etapa de Asesor
5 Comercial X
despacho de la mercanca Comercial
Participar en la solucin de los
Asesor
6 inconvenientes cuando estos se
Comercial Comercial X
presenten
Establecer satisfaccin del cliente
cuando se haya realizado la entrega Asesor
7
de los productos o conocer sus Comercial Comercial X
observaciones al respecto
315
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Metas de Venta.
1.3 OBJETIVO: Fijar las metas de ventas que deben alcanzarse para el periodo de
tiempo estimado y realizar seguimiento de su alcance.
1.4 GENERALIDADES: La proyeccin de ventas permite direccionar el equipo de

ventas hacia el desafo del alcance de las mismas y hacia la puesta en prctica de
todas las estrategias para garantizar la competitividad de la empresa en el
mercado.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Incremento del volumen de ventas y logro de las

metas de ventas establecidas.

Estadsticas de ventas.
Informe de ventas por Asesor, Lnea, cliente, etc.
1.7 RIESGOS:
No cumplimiento de las metas.
Cambios imprevistos del mercado.
Planteamiento de estrategias erradas.
Prdida del poder adquisitivo por parte del cliente.
Inadecuada interpretacin de la informacin.

Anlisis de las estadsticas de ventas.
Seguimiento del alcance de las metas de ventas.
Revisin de los informes de ventas.
Reunin con asesores y revisin formato de visita a clientes.
Cdigo:
METAS DE VENTA
N
Orden
Subgerente y Director
1 Generacin informe de ventas Administrativa
Comercial
2 Revisin estadsticas de ventas Administrativa
Comercial
3 Fijacin meta de ventas Administrativa
Comercial
4 Seguimiento meta de ventas Administrativa
Comercial
316
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generacin de Informe de Ventas.
1.4 OBJETIVO: Contar con la informacin de las ventas realizadas en un periodo de

tiempo determinado.
1.5 GENERALIDADES: La generacin de informes de ventas permite conocer los

productos que presentan mayor demanda y rotacin, as como establecer el
cumplimiento de las metas y la efectividad de las estrategias planteadas.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Listado de ventas diarias, acumuladas del mes y

mensuales, por cliente, lnea, cliente, etc.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingreso al sistema.
PUNTO FINAL: Impresin de los listados de ventas.

Listado de ventas del da, acumulada del mes, mensual.
Listado de ventas por: vendedor y lnea, vendedor y cliente, lnea, costos.
1.9 RIESGOS:
Seleccin errnea de la informacin.

Generacin y consulta de la informacin solo por personal autorizado.
1.11 OBSERVACIONES.
317
Cdigo: Pgina
GENERACIN INFORME DE VENTAS
Frecuencia
D S M O
Auxiliar de
1 Ingresar al sistema Comercial X
Inventario
Verificar que el personal de ventas
Auxiliar de
2 no se encuentre utilizando el Comercial X
Inventario
sistema
Diligenciar y adicionar datos Auxiliar de
3 Comercial X
requeridos Inventario
Consultar informacin general de Auxiliar de
4 Comercial X
las ventas Inventario
Establecer frecuencia de la Auxiliar de
5 Comercial X
presentacin del informe Inventario
Informe diario:
Seleccionar los datos de ventas
acumuladas del da y acumuladas
Auxiliar de
6 del mes hasta la fecha, de lo Comercial X X
Inventario
contrario, seleccionar las ventas por
vendedor- lnea, vendedor- cliente,
lnea, costo, mensual, etc.
Auxiliar de
7 Verificar la informacin Comercial X
Inventario
Auxiliar de
8 Imprimir los listados de ventas Comercial X
Inventario
318
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisin Estadsticas de Ventas.
2.3 RESPONSABLE: Subgerente y Director Comercial.
2.4 OBJETIVO: Establecer el comportamiento de las venta y rotacin de productos.
2.5 GENERALIDADES: La revisin de las estadsticas de ventas brinda informacin

relevante sobre la rotacin de los productos, los niveles de ventas alcanzados y
adicionalmente permite establecer el alcance de los objetivos planteados por el
rea Comercial, para as evaluar las estrategias desarrolladas.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recopilacin de informacin sobre las ventas

realizadas.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de informes de ventas.
PUNTO FINAL: Determinacin de la rotacin de los productos, los ms

vendidos, los menor salida, etc.

Informe de ventas.
2.9 RIESGOS:
Reportes de ventas errneos.

Verificacin de la informacin de los reportes de ventas.
Confrontar la informacin impresa con la registrada en el sistema.
2.11 OBSERVACIONES.
319
Cdigo: Pgina
REVISIN ESTADSTICAS DE VENTAS
Frecuencia
D S M O
Recepcin informe de ventas Subgerente
Comercial
Subgerente
2 Analizar las estadsticas de ventas y/o Director Administrativa X
Comercial
Determinar la rotacin de los Subgerente
3 productos, los ms y menos y/o Director Administrativa X
vendidos, etc. Comercial
Subgerente
Resaltar o sealar los datos ms
relevantes
Comercial
Confrontar y verificar la informacin Subgerente
5 impresa con la registrada en el y/o Director Administrativa X
sistema Comercial
Subgerente
Establecer diferencias cuando se
presenten
Comercial
Subgerente
desarrolladas
Comercial
Subgerente
Estudio y anlisis de los logros
alcanzados
Comercial
Subgerente
Determinar alcance de las
9 y/o Director Administrativa X X
estrategias
Comercial
Establecer las razones y replantear Subgerente
10 las estrategias cuando las metas no y/o Director Administrativa X X
han sido alcanzadas Comercial
Subgerente
11 Consolidar la informacin y/o Director Administrativa X X
Comercial
Subgerente
12 Tomar nota de la ventas totales y/o Director Administrativa X X
Comercial
Subgerente
Informar a Gerencia el nivel de
13 y/o Director Administrativa X X
ventas logradas
Comercial
320
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijacin meta de ventas.
3.3 RESPONSABLE: Subgerente o Director Comercial.
3.4 OBJETIVO: Establecer la cuanta que debe facturar cada Asesor Comercial.
3.5 GENERALIDADES: La fijacin de la meta de ventas seala la cuanta mnima que

debe lograr facturar cada Asesor Comercial durante el mes siguiente.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Definicin de la meta de ventas.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Revisin de la informacin de las ventas efectuadas el
mes inmediatamente anterior.
PUNTO FINAL: Informacin de la meta de ventas a lograr a los

integrantes del rea Comercial.

3.9 RIESGOS:
Inadecuada fijacin de la meta de ventas.
Errores de clculo de la meta por manejo de informacin errnea.

Verificacin de la informacin de las ventas realizadas.
3.11 OBSERVACIONES.
321
Cdigo: Pgina
FIJACIN META DE VENTAS
Frecuencia
D S M O
Subgerente
Revisin de la informacin de
ventas del mes anterior
Comercial
Subgerente
2 Analizar la informacin y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Calcular el promedio de venta
general
Comercial
Subgerente
Consultar las polticas de la
empresa
Comercial
Subgerente
Conocer el comportamiento del
sector (mercado)
Comercial
Subgerente
6 Realizar las proyecciones de ventas y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
7 Definir y revisar las metas fijadas y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Establecer monto mnimo que debe
facturar cada Asesor Comercial
Comercial
Subgerente
9 Realizar reunin del rea Comercial y/o Director Administrativa X X
Comercial
Informar las metas a alcanzar de Subgerente
10 ventas a los integrantes del rea y/o Director Administrativa X
Comercial. Comercial
322
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento meta de venta.
4.4 OBJETIVO: Velar por el cumplimiento de la meta de ventas.
4.5 GENERALIDADES: El seguimiento de la meta de ventas permite establecer si las

estrategias planteadas para el alcance de estas presentan los resultados
esperados o si deben realizarse ajustes que conlleven hacia su logro.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecimiento de los alcances de la meta de

ventas.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Reunin rea Comercial.
PUNTO FINAL: Comparacin de las ventas con la meta establecida.

4.9 RIESGOS:
Reportes de ventas errneos.

Anlisis de las ventas de cada Asesor Comercial.
4.11 OBSERVACIONES.
323
Cdigo: Pgina
SEGUIMIENTO META DE VENTAS
Frecuencia
D S M O
Subgerente y
1 Reunin de rea Comercial Director Administrativa X
Comercial
Reportar las visitas a los clientes y Asesor
2 Administrativa X
los negocios pactados Comercial
Subgerente y
Analizar las ventas logradas por
3 Director Administrativa X
cada Asesor Comercial
Comercial
Subgerente y
Comparar las ventas realizadas con
la meta establecida
Comercial
Subgerente y
desarrolladas
Comercial
Subgerente y
Replantear las estrategias si es
necesario
Comercial
Subgerente y
Establecer el alcance de la meta de
ventas
Comercial
324
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Cobro y Recaudo.
1.2 AREA TITULAR: Cartera.
1.3 OBJETIVO: Realizar las actividades inherentes a la recuperacin de cartera, es

decir, recaudo del dinero generado por las ventas a crdito.
1.4 GENERALIDADES: el cobro y recaudo de dinero adeudado por los clientes

constituye un factor de gran importancia ya que en ocasiones se convierte en la
actividad determinante para garantizar el flujo de dinero de la empresa, contar con
el capital necesario para continuar con las actividades de la misma y respaldar las
obligaciones contradas.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Lograr la recuperacin de cartera en el menor

tiempo posible, decir, lograr una rotacin de cartera exitosa.

Listados de cartera vencida.
Circular o carta de cobro.
1.7 RIESGOS:
Incumplimiento de los clientes en el pago de las obligaciones contradas con la
empresa.
Rotacin lenta de cartera.
Prdidas econmicas para la empresa.
Iliquidez.
Incurrir en gastos por trmites jurdicos para cobrar a los clientes.

Estudio de crdito a clientes.
Autorizacin comercial y de cartera para despacho a clientes.
Seguimiento de las actividades de cobro y recaudo.
Comunicacin con clientes.
325
Cdigo:
COBRO Y RECAUDO
N
Orden
Generacin de listado de cartera

vencida
2 Entrega de listado de cartera Comercial Director de Cartera
Asesor Comercial y/o
3 Cobro Comercial
Mensajero
Asesor Comercial y/o
4 Recaudo Comercial
Mensajero
Seguimiento del estado de cobro y Director de Cartera y
5 Comercial
recaudo Asesor Comercial
6 Ajuste de cartera al cliente Comercial Director de Cartera
Revisin de consignaciones
7 locales y nacionales de los Comercial Director de Cartera
clientes
8 Generacin de listados de cartera Comercial Director de Cartera
326
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generacin listado de cartera vencida.
1.4 OBJETIVO: Establecer la cuanta adeudada por los clientes de cada uno de los
Asesores Comerciales y tiempo de vencimiento.
1.5 GENERALIDADES: La generacin de listados de clientes con cartera vencida

permite disear y direccionar acciones enfocadas hacia la recuperacin de dinero
adeudado por los clientes.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin y generacin de listado de clientes

con obligaciones vencidas.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar informacin de cartera de los clientes.
PUNTO FINAL: Listados impresos de clientes con cartera vencida por

Asesor Comercial.

Lista de clientes con cartera vencida.
1.9 RIESGOS:
Desactualizacin de la cartera.

Actualizacin de la informacin de la cartera.
1.11 OBSERVACIONES.
327
GENERACIN DE LISTADOS DE Cdigo: Pgina

CARTERA VENCIDA
Frecuencia
D S M O
Ingresar al sistema (software) por Director de
1 Comercial X
cartera Cartera
Consultar informacin de cartera de
los clientes
3 Analizar la informacin Subgerente Administrativa X
4 Establecer estado del cliente Subgerente Administrativa X
Relacionar los clientes con cartera

vencida
Filtrar la informacin por Asesor
Comercial
Generar los listados de clientes con
cartera vencida por Asesor
8 Imprimir los listados Subgerente Administrativa X
328
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de listados de cartera vencida.
2.4 OBJETIVO: Entregar los listados de cartera vencida a la persona indicada para
que proceda a su respectivo cobro y recaudo.
2.5 GENERALIDADES: La entrega de los listados de cartera vencida se entregan a

los Asesores Comerciales o Mensajero dependiendo de los das de vencimiento,
esto es, si el cliente a demorado su pago por un plazo mayor a 10 das es
responsabilidad del Asesor Comercial cobrar y recaudar el dinero adeudado, de
manera contraria estas actividades deben ser llevadas a cabo por el Mensajero.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Informar a los Asesores Comerciales o Mensajero

el valor adeudado por los clientes y el nombre de la persona a quien deben
realizar el respectivo cobro.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar listado de cartera vencida.
PUNTO FINAL: Guardar copia de los listados de cartera vencida

entregados.

Copia del listado de cartera vencida.
2.9 RIESGOS:
Prdida del listado.
No recepcin del listado por parte de la persona que debe realizar el cobro.

Verificacin de la informacin del estado y comportamiento de cartera de los
clientes.
Copia archivada de los listados entregados a Asesores Comerciales y
Mensajero.
2.11 OBSERVACIONES.
329
Cdigo: Pgina
SELECCIN DEL PROVEEDOR
Frecuencia
D S M O
Subgerente
Consultar listados de cartera
vencida
Comercial
Subgerente
Establecer das de vencimiento del
cliente
Comercial
Subgerente
Realizar reunin con Asesores
Comerciales o Mensajero
Comercial
Entregar los listados de cartera con
Subgerente
vencimiento mayor a 10 das a
Asesores, de lo contrario entregar
Comercial
listados a Mensajero
Subgerente
5 Recibir listados de cartera vencida y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Guardar copia de las listas
entregadas
Comercial
330
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobro.
3.3 RESPONSABLE: Asesores Comerciales y Mensajero.
3.4 OBJETIVO: Recordar al cliente la obligacin contrada con la empresa, establecer

compromiso y fecha de cancelacin de la misma.
3.5 GENERALIDADES: El cobro de cartera se realiza como primera medida enfocada

hacia la recuperacin de cartera, recordando al cliente la suma adeudada a la
empresa y el cumplimiento del compromiso establecido a la menor brevedad
posible.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin de la obligacin por parte del cliente o

compromiso de fecha de pago.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida.
PUNTO FINAL: Fijar compromiso y fecha de pago.

3.9 RIESGOS:
Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado.
No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente.

Seguimiento de las actividades de cobro.
3.11 OBSERVACIONES.
331
Cdigo: Pgina
COBRO
Frecuencia
D S M O
Asesor
Consultar y analizar los listados de Comercial
1 Comercial o X
cartera vencida
Mensajero
Asesor
2 Resaltar los pagos recibidos Comercial o Comercial X
Mensajero
Asesor
Establecer comunicacin presencial
o telefnica con el cliente
Mensajero
Solicitar elaboracin de circular o Asesor
4 Comercial X
carta de cobro Comercial
Elaboracin de circular o carta de Director de
5 Comercial X
cobro Cartera
Asesor
6 Recibir documento de cobro Comercial X
Comercial
Asesor
7 Desplazarse a la oficina del cliente Comercial o Comercial
X
Mensajero
Asesor
Recordar al cliente monto, fecha en
8 Comercial o Comercial
que debi pagar y das de mora X
Mensajero
Entregar al cliente documento de Asesor
9 Comercial X
cobro Comercial
Revisar con el cliente el saldo Asesor
10 Comercial X
adeudado Comercial
Asesor
Solicitar cancelacin del
compromiso
Mensajero
Hacer firmar al cliente copia del Asesor
12 Comercial X
documento de cobro Comercial
Asesor
13 Fijar compromiso y fecha de pago Comercial o Comercial X
Mensajero
Entregar copia del documento Asesor
14 Comercial X
firmado a Director de Cartera Comercial
332
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recaudo.
4.3 RESPONSABLE: Asesores Comerciales y Mensajero.
4.4 OBJETIVO: Colectar el dinero en efectivo o cheque con el que el cliente cancela
su obligacin con la empresa.
4.5 GENERALIDADES: El cobro de cartera se realiza como primera medida enfocada

hacia la recuperacin de cartera, recordando al cliente la suma adeudada a la
empresa y el cumplimiento del compromiso establecido a la menor brevedad
posible.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: cancelacin de la obligacin por parte del cliente o

compromiso de fecha de pago.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida.
PUNTO FINAL: Fijar compromiso y fecha de pago.

4.9 RIESGOS:
Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado.
No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente.

Seguimiento de las actividades de cobro.
4.11 OBSERVACIONES.
333
Cdigo: Pgina
RECAUDO
Frecuencia
D S M O
Asesor
Consultar y analizar los listados de
cartera vencida
Mensajero
Asesor
2 Resaltar los pagos recibidos Comercial o Comercial X
Mensajero
Asesor
Establecer comunicacin presencial
o telefnica con el cliente
Mensajero
Solicitar elaboracin de circular o Asesor
4 Comercial X
carta de cobro Comercial
Elaboracin de circular o carta de Director de
5 Comercial X
cobro Cartera
Asesor
6 Recibir documento de cobro Comercial X
Comercial
Asesor
7 Desplazarse a la oficina del cliente Comercial o Comercial X
Mensajero
Asesor
Recordar al cliente monto, fecha en
8 Comercial o Comercial
que debi pagar y das de mora X
Mensajero
Entregar al cliente documento de Asesor
9 Comercial X
cobro Comercial
Revisar con el cliente el saldo Asesor
10 Comercial X
adeudado Comercial
Asesor
Solicitar cancelacin del
compromiso
Mensajero
Hacer firmar al cliente copia del Asesor
12 Comercial X
documento de cobro Comercial
Asesor
13 Fijar compromiso y fecha de pago Comercial o Comercial X
Mensajero
Entregar copia del documento Asesor
14 Comercial X
firmado a Director de Cartera Comercial
334
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento del estado de cobro y recaudo de

cartera.
5.4 OBJETIVO: Controlar el cobro y recaudo de cartera.
5.5 GENERALIDADES: El seguimiento del estado de cobro y recaudo de cartera

apunta hacia el control de estas actividades, posibilitando la implementacin de las
estrategias que conlleven hacia la minimizacin de la cartera adeudada por los
clientes.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento del estado de la actividad de cobro y

recaudo.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Reunin de Dir. Cartera y Asesores Comerciales.
PUNTO FINAL: Confrontar la informacin actual con la anterior.

Listado de cartera vencida.
5.9 RIESGOS:

Anotacin de las observaciones.
5.11 OBSERVACIONES.
SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE COBRO Cdigo: Pgina

Y RECAUDO
Frecuencia
D S M O
Director de
1 Reunin de cartera y comercial Comercial X
Cartera
Recibir informacin del avance de cobro Director de
2 Comercial X
y recaudo Cartera
Preguntar y recibir las observaciones Director de
3 Comercial X
del Asesor Comercial Cartera
Confrontar la informacin actual con la Director de
4 Comercial X
anterior Cartera
335
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ajuste de cartera al cliente.
6.4 OBJETIVO: Ajustar la cartera del cliente.
6.5 GENERALIDADES: El ajuste de cartera se realiza cuando el cliente efecta

cancelaciones parciales o totales de las obligaciones contradas con la empresa,
para dar claridad a las cuentas y determinar cual es el valor adeudado pendiente.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cartera del cliente.
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de copia de consignacin.
PUNTO FINAL: Elaboracin de recibo de caja.

Planilla de consignaciones.
Recibo de caja.
6.9 RIESGOS:
Cantidades faltantes por ajustar.
Efectuar ajuste a cliente equivocado.

6.11 OBSERVACIONES.
336
Cdigo: Pgina
AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE
Frecuencia
D S M O
Director de
1 Recibir copia de consignacin Comercial X
Cartera
Establecer a que cliente Director de

2 Comercial X
corresponde Cartera
Diligenciar planilla de Director de

3 Comercial X
consignaciones Cartera
Consultar consignaciones de los Auxiliar

4 Contabilidad X
clientes en los bancos Contable
Confrontar la informacin de planilla Auxiliar
5 Contabilidad X
de consignaciones y bancos Contable
Ingresar todas las consignaciones al
sistema
Director de
Aplicar la consignacin a la factura Cartera o Comercial o
7 X
del cliente Auxiliar Contabilidad
Contable
Elaborar recibo de caja para
cancelar la factura
337
7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisin de consignaciones locales y

nacionales de los clientes.
7.4 OBJETIVO: Consultar las consignaciones a favor de la empresa.
7.5 GENERALIDADES: La revisin de las consignaciones locales y nacionales

proporciona informacin sobre el dinero que ingresa a las cuentas de la empresa
por concepto de pagos efectuados por los clientes.
7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de las clientes que realizaron el

pago o abono de su deuda.
7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de saldos en bancos.
PUNTO FINAL: Ajustes a la informacin.

Planilla de consignaciones.
Recibo de caja.
7.9 RIESGOS:
Desconocimiento de cliente que realiz consignacin.

Comunicacin con Asesores Comerciales y clientes.
7.11 OBSERVACIONES.
338
REVISIN DE CONSIGNACIONES Cdigo: Pgina

LOCALES Y NACIONALES DE LOS
CLIENTES
Frecuencia
D S M O
Auxiliar
1 Consulta de saldos en bancos Contabilidad X
Contable
Consultar las consignaciones Auxiliar

2 Contabilidad X
realizadas a favor de la empresa Contable
Establecer en que ciudad se realiz Auxiliar

3 Contabilidad X
la consignacin Contable
Recibir del Director de Cartera la Auxiliar

4 Contabilidad X
Planilla de consignaciones Contable
Confrontar la informacin de planilla

de consignaciones con la obtenida Auxiliar
5 Contabilidad X
de los bancos y marcar o sealar la Contable
existente
Tratar de establecer, en lo posible,
Auxiliar
6 a que cliente pertenece la Contabilidad X
Contable
consignacin si se desconoce
Consultar con Vendedores y/o
Director de Cartera las
consignaciones que no aparecen en
Auxiliar
7 la planilla, informndoles el valor Contabilidad X
Contable
consignado y el banco o dirigir
carta al banco solicitando copia de
la consignacin
Elaborar recibo de Caja y enviar
para anticipo de clientes, si no ha
sido posible establecer a quien
pertenece el dinero
Anotar la informacin en la planilla Auxiliar

9 Contabilidad
de consignaciones Contable
339
8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generacin de listados de cartera.
8.4 OBJETIVO: Generar listados de cartera.
8.5 GENERALIDADES: la generacin de listados de cartera facilita el contar con

informacin impresa a cerca de la cartera de la empresa y con ello poder disear y
plantear las acciones a seguir para su recuperacin.
8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cartera del cliente.
8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de solicitud de informacin o actividad propia
del cargo.
PUNTO FINAL: Entregar o enviar documentos o listados a la persona

solicitante o a Asesores Comerciales.

Estado de cuenta.
Circularizaciones.
Libros Auxiliares.
Relacin de recaudos.
Otros.
8.9 RIESGOS:
Desactualizacin de los datos.

8.11 OBSERVACIONES.
340
GENERACIN DE LISTADOS DE Cdigo: Pgina

CARTERA
Frecuencia
D S M O
Recibir solicitud de la informacin
Director de
1 y/o hacerlo cuando el desempeo Comercial X
Cartera
del cargo lo exija
Ingresar al sistema y consultar la Director de

2 Comercial X
informacin Cartera
Filtrar la informacin segn el

listado requerido:
Estado de cuenta
Anlisis de vencimientos Director de
3 Comercial X
Circularizaciones Cartera
Libros auxiliares
Relacin de recaudos
otros
Auxiliar
4 Imprimir documentos o listados Contabilidad X
Contable
entregar o enviar documentos o
Auxiliar
5 listados a la persona solicitante o a Contabilidad X
Contable
Asesores Comerciales
341
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Despacho y entrega de mercanca.
1.3 OBJETIVO: Despachar y entregar la mercanca a los clientes
1.4 GENERALIDADES: El despacho y la entrega de mercanca a los clientes se

realiza en las instalaciones indicadas por el cliente o en la bodega de la empresa.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de los productos a los clientes

Factura.
Planilla de horario.
1.7 RIESGOS:
No poder establecer la ubicacin del cliente.
Deterioro de la mercanca durante su manipulacin y transporte.
Devolucin o no aceptacin de la mercanca por parte del cliente.
Retrasos en la entrega.

342
Cdigo:
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA
N
Orden
Programacin del cargue de los

vehculos y de la ruta de entrega
Recepcin de facturas y/o
remisiones a despachar
3 Planeacin del cargue del vehculo Bodega Auxiliar de Bodega
4 Alistar la mercanca a despachar Bodega Auxiliar de Bodega

Cargar la mercanca al vehculo de
la empresa o del cliente
Verificacin del cargue de los Asistente Jefe de
6 Bodega
vehculos y autorizacin de salida Bodega
7 Transporte de la mercanca Bodega Conductor
Descargar mercanca en obra o
ferretera
9 Entregar factura al cliente Bodega Auxiliar de Bodega
343
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programacin del cargue de los vehculos y de

la ruta de entrega.
1.2 MARCO NORMATIVO: Polticas establecidas en la empresa.
1.4 OBJETIVO: Determinar y programar el despacho de la mercanca a los clientes

estableciendo la ruta de entrega.
1.5 GENERALIDADES: Programar el cargue de los vehculos estableciendo

adicionalmente la ruta de entrega permite evitar el sobrepeso de los mismos y
garantizar la entrega de la mercanca en buen estado y de manera oportuna.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ruta de entrega de los productos y entregas a

realizar.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas, formatos de pedido o remisiones.
PUNTO FINAL: Entrega de planilla de horario con la ruta de entrega de la

mercanca.

1.9 RIESGOS:
Inadecuada programacin de la ruta de entrega de la mercanca.
Sobrepeso de los vehculos.

1.11 OBSERVACIONES.
La inadecuada programacin de la ruta por desconocimiento de la ubicacin de los
clientes causa demoras en la entrega y prdida de tiempo.
El sobrepeso de los vehculos puede ocasionar prdidas econmicas por
deterioro o dao de la mercanca y gastos por sanciones de trnsito.
La mezcla de productos pesados y livianos puede terminar en la prdida parcial o
total de los productos.
344
PROGRAMACIN DEL CARGUE DE Cdigo: Pgina

LOS VEHCULOS Y DE LA RUTA DE
ENTREGA.
Frecuencia
D S M O
Recibir las facturas, formato de
pedido o remisiones
Consultar la informacin contenida
en el documento
3 Analizar la informacin Jefe de Bodega Bodega X
Identificar y ubicar las obras o

direcciones de los clientes
5 Zonificar la entrega Jefe de Bodega Bodega X
Conocer la carga en peso y volumen

que puede transportar cada vehculo
Priorizar la entrega de la mercanca
segn el material, tipo de producto,
7 tamao de los artculos, volumen de Jefe de Bodega Bodega X
compra, requerimientos del cliente,
facilidad, ubicacin, etc.
Diligenciar Planilla de Horario
8 anotando e indicando el orden de Jefe de Bodega Bodega X
las entregas a realizar
Entregar la Planilla de Horario a
Conductores
Consultar la ruta con los
conductores
Recibir observaciones de los
11 conductores y realizar ajustes a la Jefe de Bodega Bodega X
ruta si es necesario
Jefe de Bodega
Entregar las facturas a los Auxiliares
o Auxiliar
12 de Bodega en el orden de entrega Bodega X
(Asistente) de
de la mercanca
Jefe de Bodega
345
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepcin de facturas y/o remisiones para

despacho.
2.4 OBJETIVO: Recibir las facturas o remisiones a despachar.
2.5 GENERALIDADES: La recepcin de las facturas es el primer paso para

determinar que mercanca sale de la bodega y como debe realizarse el cargue de
los vehculos tanto de la empresa como del cliente.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de mercanca a despachar y

ubicacin de los productos.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas o remisiones.
PUNTO FINAL: programacin y ejecucin de las acciones necesarias para
llevar a cabo el despacho y entrega de la mercanca.

2.9 RIESGOS:
Perder alguna de las facturas o remisiones.
2.11 OBSERVACIONES.

RECEPCIN DE FACTURAS Y Cdigo: Pgina

REMISIONES
Frecuencia
D S M O
1 Recibir las facturas o remisiones Auxiliar de Bodega Bodega X
2 Auxiliar de Bodega Bodega X
en el documento
3 Analizar la informacin Auxiliar de Bodega Bodega X
4 Programar las acciones a seguir Auxiliar de Bodega Bodega X
5 Ejecutar las acciones Auxiliar de Bodega Bodega X
346
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Planeacin de cargue y distribucin de los

productos en los vehculos.
3.4 OBJETIVO: Idear la manera como deben disponerse los productos en el vehculo.
3.5 GENERALIDADES: La planeacin del cargue de los vehculos permite establecer

como debe cargarse el vehculo de acuerdo a los productos y ubicacin del cliente,
de manera que se facilite la labor de descargue en el momento de realizar la
entrega.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Eleccin del proveedor que aporte mayores

beneficios para la empresa.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos.
PUNTO FINAL: seleccin e iniciacin de negociacin con el proveedor.

3.9 RIESGOS:
Eleccin inadecuada del proveedor.
Sacrificar calidad por precio.
Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido.

Verificacin de la informacin del proveedor, posicionamiento en el mercado,
certificado de calidad y su respaldo.
3.11 OBSERVACIONES.
347
PLANEACIN DEL CARGUE Y Cdigo: Pgina

DISTRIBUCIN DE LOS PRODUCTOS
EN LOS VEHCULOS
Frecuencia
D S M O
Auxiliar de
1 Consultar las facturas o remisiones Bodega X
Bodega
Determinar productos y cantidades a Auxiliar de
2 Bodega X
despachar Bodega
Tener presente el volumen, calidad,
Auxiliar de
3 fragilidad o resistencia de la Bodega X
Bodega
mercanca
Programar el cargue del vehculo de
la empresa en el orden contrario en Auxiliar de
4 Bodega X
el que fueron entregados las Bodega
facturas o remisiones
Idear la distribucin de la mercanca Auxiliar de
5 Bodega X
en el planchn del vehculo. Bodega
Establecer contacto con el cliente
Auxiliar de
6 para programar el cargue de su Bodega X
Bodega
vehculo
Establecer ubicacin de los
Auxiliar de
7 productos en la bodega de la Bodega X
Bodega
empresa
348
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Alistar la mercanca a despachar.
4.4 OBJETIVO: Preparar la mercanca que debe ser entregada.
4.5 GENERALIDADES: Alistar la mercanca a despachar permite seleccionar los

productos y determinar si requieren ser cortados, pesados o ubicados en lugares
ms prximos a la salida de su sitio de almacenamiento o de la bodega, as como
si deben llevarse a otra de las bodegas.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con los productos listos para efectuar el
cargue del vehculo de la empresa o del cliente.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicar los productos en bodega y seleccionarlos.
PUNTO FINAL: productos listos para el cargue de los vehculos de la

empresa o del cliente.

4.9 RIESGOS:
Equivocacin en la referencia o cantidad de productos seleccionados.
Avera o deterioro de la mercanca.
Error en el corte o pesaje de los productos.

Verificacin de los productos seleccionados y preparados para su cargue al
vehculo.
4.11 OBSERVACIONES.
349
ALISTAR LA MERCANCA A Cdigo: Pgina

DESPACHAR
Frecuencia
D S M O
Ubicar productos en bodega y Auxiliar de
1 Bodega X
seleccionarlos Bodega
Verificacin de los productos Auxiliar de
2 Bodega X
seleccionados Bodega
Tomar producto de su sitio de Auxiliar de
3 Bodega X
Establecer si el producto debe ser
Auxiliar de
4 cortado, pesado o mejorar su Bodega X
Bodega
ubicacin
CORTE
Consultar dimensin requerida para Auxiliar de

5 Bodega X
el producto Bodega
Auxiliar de
6 Buscar herramienta Bodega X
Bodega
Auxiliar de
7 Realizar corte Bodega X
Bodega
PESAJE
Auxiliar de
8 Colocar en bscula Bodega X
Bodega
Auxiliar de
9 Determinar peso Bodega X
Bodega
Auxiliar de
10 Adjuntar tiquete de peso al producto Bodega X
Bodega
MEJORAR UBICACIN
Auxiliar de
11 Transportarlo Bodega X
Bodega
Ubicarlo en un lugar ms prximo a
Auxiliar de
12 la salida de su sitio de Bodega X
Bodega
almacenamiento o de la bodega
Auxiliar de
13 Productos listos para el cargue Bodega X
Bodega
350
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cargar la mercanca al vehculo de la

5.2 MARCO NORMATIVO
5.4 OBJETIVO: Cargar la mercanca a despachar o entregar al vehculo de la

5.5 GENERALIDADES: La mercanca a entregar a los clientes se carga en los

vehculos de la empresa en el orden contrario en el que fueron entregadas las
facturas para facilitar su descargue en la obra o ferretera y de forma completa
para garantizar que toda la mercanca enviada a un mismo cliente se encuentre
conjunta. El cargue al vehculo del cliente sugiere la entrega de la mercanca al
cliente y la disposicin en el automotor del mismo.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Vehculos cargados con la mercanca a entregar.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicar los productos a cargar.
PUNTO FINAL: Solicitud de verificacin de la mercanca cargada y

autorizacin de salida del vehculo.

5.9 RIESGOS:
Prdida de la mercanca.
Avera o deterioro de los productos.
Sobrantes o faltantes de mercanca.

Verificacin de la referencia de los productos a cargar.
Verificacin del cargue de la mercanca para autorizacin de salida de los
vehculos.
5.11 OBSERVACIONES.
351
CARGAR LA MERCANCA AL Cdigo: Pgina

VEHICULO DE LA EMPRESA O DEL
CLIENTE
Frecuencia
D S M O
Ubicar los productos a cargar al Auxiliar de
1 Bodega X
vehculo Bodega
Verificar la referencia de los Auxiliar de
2 Bodega X
productos y la cantidad Bodega
Asegurarse de que el producto sea Auxiliar de
3 Bodega X
el correcto Bodega
Auxiliar de
4 Tomar y levantar la mercanca Bodega X
Bodega
Auxiliar de
5 Ir contando los productos Bodega X
Bodega
Marcar con pintura los productos Auxiliar de
6 Bodega X
que lo requieran Bodega
Transportar los productos hasta el Auxiliar de
7 Bodega X
vehculo Bodega
Ubicar o arrumar los productos en el Auxiliar de
8 Bodega X
vehculo Bodega
Establecer cuanta de productos Auxiliar de
9 Bodega X
cargados Bodega
Consultar facturas o remisiones para
Auxiliar de
10 verificar productos y cantidades Bodega X
Bodega
cargadas
Establecer el cargue completo y Auxiliar de
11 Bodega X
adecuado de los vehculos Bodega
Solicitar la verificacin de la
mercanca cargada y autorizacin Auxiliar de
12 Bodega X
de salida del vehculo a Asistente de Bodega
Jefe de Bodega
352
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificacin del cargue y autorizacin de

salida de los vehculos.
6.3 RESPONSABLE: Asistente Jefe de Bodega.
6.4 OBJETIVO: Aprobar la salida de los vehculos.
6.5 GENERALIDADES: La verificacin de la mercanca y autorizacin de salida

involucra el conteo de todos los productos cargados a los vehculos y la
confirmacin de la correspondencia de referencias y cantidades.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Autorizacin de salida de los vehculos.
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de facturas o remisiones.
PUNTO FINAL: Autorizacin de salida de los vehculos.

6.9 RIESGOS:
Otorgar autorizacin de salida a vehculo con equivocacin en la referencia de
los productos.
Faltantes o sobrante de mercanca por inadecuado conteo de la productos
cargados.

Verificacin y conteo de la mercanca cargada a los vehculos.
Autorizacin de salida de los vehculos.
6.11 OBSERVACIONES.
353
RECEPCIN DE FACTURAS Y Cdigo: Pgina

REMISIONES
Frecuencia
D S M O
Asistente Jefe
1 Consultar facturas o remisiones Bodega X
de Bodega
Contar los productos cargados al Asistente Jefe
2 Bodega X
camin de Bodega
Ir marcando con pintura los Asistente Jefe
3 Bodega X
productos contados de Bodega
Confrontar informacin del conteo
Asistente Jefe
4 con la registrada en las facturas o Bodega X
de Bodega
remisiones
Detectar errores o equivocaciones Asistente Jefe
5 Bodega X
e indicar correctivos de Bodega
ERROR DE REFERENCIA DE LOS
PRODUCTOS
Auxiliar de
6 Descargar los productos Bodega X
Bodega
Cambiar los productos errneos Auxiliar de
7 Bodega X
por los correctos Bodega
Cargar los productos correctos al Auxiliar de
8 Bodega X
vehculo Bodega
FALTANTES
Asistente Jefe
9 Establecer la cantidad Bodega X
de Bodega
Cargar productos faltantes al Auxiliar de
10 Bodega X
camin Bodega
SOBRANTES
Asistente Jefe
11 Establecer la cantidad Bodega X
de Bodega
Bajar la mercanca e ingresarla a Auxiliar de
12 Bodega X
bodega Bodega
Autorizar salida para vehculo con Asistente Jefe
13 Bodega X
productos y cantidades correctas de Bodega
354
7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Transporte de la mercanca.
7.3 RESPONSABLE: Conductor.
7.4 OBJETIVO: Trasladar la mercanca desde la bodega de la empresa hasta la obra,

ferretera o lugar indicado por el cliente.
7.5 GENERALIDADES: El transporte de la mercanca comprende desde el instante en

que vehculo inicia su trnsito desde la bodega de la empresa hasta el momento
en que el vehculo llega al sitio indicado de entrega de la mercanca.
7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Vehculo con la mercanca estacionado en el sitio

de entrega.
7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de Planilla de Horario y facturas o
remisiones.
PUNTO FINAL: Estacionar vehculo en el lugar.

Facturas y remisiones.
7.9 RIESGOS:
Perder alguna de las facturas o remisiones.
No encontrar el sitio de entrega.
Deterioro o avera de la mercanca.

Revisin de la Planilla de Horario.
Verificacin de las entregas realizadas.

7.11 OBSERVACIONES.
355
Cdigo: Pgina
TRANSPORTE DE LA MERCANCA
Frecuencia
D S M O
Recibir las facturas o remisiones y
1 Planilla de Horario con la ruta de las Conductor
Bodega X
entregas a realizar
2 Conductor Bodega X
en la Planilla
3 Establecer direccin de entrega Conductor Bodega X
4 Desplazarse hasta el sitio indicado Conductor Bodega X
5 Buscar direccin Conductor Bodega X
SI NO SE UBICA LA DIRECCIN
6 Comunicarse con despacho Conductor Bodega X
7 Corroborar direccin Conductor Bodega X
Recibir indicaciones o regresar a la

empresa
SI SE ENCUENTRA LA
DIRECCIN
9 Estacionar vehculo en el lugar Conductor Bodega X
356
8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Descargue de mercanca en obra o ferretera.
8.2 MARCO NORMATIVO
8.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega (asignado al vehculo).
8.4 OBJETIVO: Entregar y situar la mercanca en el sitio indicado por el cliente.
8.5 GENERALIDADES: El descargue de la mercanca involucra el desarrumar

los productos del vehculo y su transporte hasta el sitio indicado por el cliente.
8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de la mercanca.
8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer contacto con el cliente o la persona
responsable de recibir la mercanca.
PUNTO FINAL: Proceder a entregar de la factura o remisin al cliente.

Planilla de Horario.
8.9 RIESGOS:
Retrazo en las entregas.
Prdida o deterioro de la mercanca.
Accidentes en la manipulacin de la mercanca durante su ingreso al sitio
indicado por el cliente.
Ubicacin de productos en un nivel diferente al primer piso.

Verificacin y conteo de la mercanca descargada de los vehculos.
Firma de la factura por parte del cliente con lo que asegura estar satisfecho
con la mercanca recibida.
8.11 OBSERVACIONES.
357
DESCARGUE DE LA MERCANCA EN Cdigo: Pgina

OBRA O FERRETERA
Frecuencia
D S M O
Auxiliar de
1 Establecer contacto con el cliente Bodega X
Bodega
Esperar autorizacin del cliente para Auxiliar de
2 Bodega X
descargar la mercanca Bodega
Preguntar o establecer sitio de Auxiliar de
3 Bodega X
Conductor
4 Consultar factura o remisin y/o Auxiliar de Bodega X
Bodega
Conductor
Seleccionar del vehculo los
5 y/o Auxiliar de Bodega X
productos del cliente
Bodega
Desarrumar la mercanca del
vehculo
7 Alcanzar los productos Conductor Bodega X
Auxiliar de
8 Bajar los productos del vehculo Bodega X
Bodega
Levantar o recibir y sujetar los Auxiliar de
9 Bodega X
productos Bodega
Ingresar la mercanca a la obra o Auxiliar de
10 Bodega X
ferretera Bodega
Descargar los productos en el sitio Auxiliar de
11 Bodega X
indicado por el cliente Bodega
Acomodar los productos en Auxiliar de
12 Bodega X
estantes, burros o arrumes Bodega
Conductor y
Ir contando los productos
13 Auxiliar de Bodega X
descargados
Bodega
Conductor y
Establecer cuanta de productos
14 Auxiliar de Bodega X
descargados
Bodega
Proceder a entregar factura o
Auxiliar de
15 remisin al cliente cuando se hayan Bodega X
Bodega
descargado todos los productos
358
9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de factura al cliente.
9.3 RESPONSABLE: Conductor o Auxiliar de Bodega.
9.4 OBJETIVO: Entregar documentacin de respaldo que garantiza al cliente como

propietario de la mercanca.
9.5 GENERALIDADES: La entrega de la factura el cliente finaliza el proceso de

entrega de la mercanca y es en este momento donde el cliente procede a firmar la
factura para respaldar su conformidad con la entrega o realizar las observaciones
y notas pertinentes.
9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Firma de la factura por el cliente.
9.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Reestablecer contacto con el cliente o persona
encargada de la recepcin de la mercanca.
PUNTO FINAL: Recepcin de la factura firmada y anotaciones en la


Planilla de Horario.
Copia de la factura.
9.9 RIESGOS:
Prdida de las facturas o remisiones.
Negativa de firma del cliente por no conformidad con la entrega realizada.

Revisin de la Planilla de Horario.
Firma de la factura.
9.11 OBSERVACIONES.
359
Cdigo: Pgina
ENTREGA DE FACTURA AL CLIENTE
Frecuencia
D S M O
Reestablecer contacto con el cliente
1 o persona responsable de la Conductor Bodega X
recepcin de la mercanca
2 Entregar factura al cliente Conductor Bodega X
Hacer firmar copia de la factura al
cliente
Recibir notas u observaciones por
parte del cliente
5 Guardar copia de la factura Conductor Bodega X
Diligenciar y anotar observaciones

en la Planilla de Horario
360
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Devolucin en ventas.
1.3 OBJETIVO: Realizar la tramitacin de mercanca devuelta.
1.4 GENERALIDADES: La devolucin en ventas permite conocer las razones que

para ello se presentan y de esta manera redireccionar las estrategias que apunten
hacia la minimizacin de su frecuencia.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Coordinacin de acciones para ejecutar el trmite

de devolucin.

Formato de devolucin de mercanca.
Formato de relacin devolucin en ventas.
Nota de devolucin.
1.7 RIESGOS:
Deterioro de la mercanca durante su manipulacin.

Revisin de las facturas y mercanca.
Verificacin de la mercanca devuelta en cuanto a referencia, cantidad y
calidad.
Ingreso de la informacin al sistema.
Cdigo:
DEVOLUCIN EN VENTAS
N
Orden
Gestin de devolucin de
mercanca
361
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestin Devolucin de mercanca.
1.4 OBJETIVO: Recibir, ingresar, almacenar en bodega la mercanca devuelta por los
clientes.
1.5 GENERALIDADES: La devolucin de mercanca se presenta por diversos factores

entre los que se destacan la no recepcin por parte del cliente, sobrantes de obras
o arrepentimiento de la compra y cabe destacar que es la empresa la que decide
si es factible o no recibir de nuevo la mercanca antes egresada de las bodegas o
sin despachar.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso de productos a bodega.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir informacin de devolucin de mercanca por
parte del cliente.
PUNTO FINAL: Registrar en el software la observacin de la razn de la

devolucin.

Formato de devolucin de mercanca.
Formato de relacin devolucin en ventas.
Nota de devolucin.
1.9 RIESGOS:
Aumento injustificado de las devoluciones.
Mercanca averiada.

Revisin de las facturas y mercanca.
Verificacin de la mercanca devuelta en cuanto a referencia, cantidad y
calidad.
Registro de las devoluciones y las respectivas observaciones en el software.
1.11 OBSERVACIONES.
362
GESTIN DEVOLUCIN DE Cdigo: Pgina

MERCANCA
Frecuencia
D S M O
Recibir informacin de devolucin
de mercanca por parte del cliente
Establecer si la mercanca fue
despachada
Programar recogida de la mercanca
despachada
MERCANCA NO DESPACHADA
Recibir factura con observacin del
Asesor Comercial de error o
decisin de no compra por parte del
cliente
Diligenciar formato de devolucin de
mercanca
devolucin en ventas : fecha, #
6 factura, cliente, descripcin del Jefe de Bodega Bodega X
Autorizar mediante firma,
7 garantizando que la mercanca no Jefe de Bodega Bodega X
ha salido de bodega
MERCANCA DESPACHADA
Recoger mercanca
Recibir orden de recoger mercanca
en obra o ferretera
9 Desplazarse hasta el sitio indicado Conductor Bodega X
Conductor y
10 Revisar el estado de los productos Auxiliar de Bodega X
Bodega
Auxiliar de
11 Cargar los productos al vehculo Bodega X
Bodega
12 Diligenciar formato de devolucin Conductor Bodega X
Transportar los productos a la

empresa
Recibir del Conductor o Auxiliar de
Auxiliar de
14 Bodega asignado al vehculo el Bodega X
Bodega
formato de devolucin
Auxiliar de
15 Descargar la mercanca del vehculo Bodega X
Bodega
363
Frecuencia
N Actividad Responsable rea D Frecuencia
S M O
Mercanca trada por el cliente
Diligenciar formato de devolucin de

mercanca
Recibir la mercanca directamente o

realizar ingreso por bodega
18 X
Auxiliar de
19 Verificar el estado de los productos Bodega X
Bodega
Ubicar o almacenar los productos en Auxiliar de
20 Bodega X
bodega Bodega
Auxiliar de
21 Contar la mercanca ingresada Bodega X
Bodega
Firmar y entregar formato de Auxiliar de

22 Bodega X
devolucin al personal del vehculo Bodega
Informar al Jefe de Bodega y

entregar formato de devolucin
Revisar informacin contenida en la
24 devolucin y firma de quien recibi Jefe de Bodega Bodega X
en bodega
Buscar copia de la factura a la que
debe realizarse la nota
Diligenciar el formato de devolucin
en ventas: cdigo, descripcin del
material, cantidad, valor unitario,
valor total
27 cliente para confirmar motivo de la Jefe de Bodega Bodega X
devolucin
devolucin en ventas: fecha, #
28 factura, cliente, descripcin del Jefe de Bodega Bodega X
Entregar factura y formato de
devolucin a Director de Cartera
Recibir factura y formato de Director de

30 Comercial X
devolucin Cartera
364
D S M O
Revisar que la factura se encuentre
completa y el formato de devolucin
Director de
31 bien diligenciado y con la firma del Comercial X
Cartera
Jefe de Bodega o de quien recibi la
mercanca (si fue despachada)
Director de
32 Firmar formato de devolucin Comercial X
Cartera
Solicitar elaboracin de la nota de Director de

33 Comercial X
devolucin a Auxiliar de Inventario Cartera
Elaborar la nota de devolucin de Auxiliar de

34 Comercial X
mercanca Inventario
Director de
35 Revisar la nota de devolucin Comercial X
Cartera
Ratificar el ingreso de la devolucin Director de

36 Comercial X
al sistema Cartera
Adicionar observacin de la razn Director de

37 Comercial X
de la devolucin Cartera
365
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Crdito a clientes
1.2 AREA TITULAR: Cartera.
1.3 OBJETIVO: Ofrecer el servicio de crdito a los clientes y determinar la

conveniencia para la empresa de aceptar o no al cliente.
1.4 GENERALIDADES: El servicio de crdito a clientes permite ofrecer a los clientes

la posibilidad de solicitar la mercanca necesitada en el momento y efectuar la
cancelacin de la misma en un periodo de tiempo posterior.

Adicionar a la base de datos de los clientes nuevos miembros con compromisos
con la empresa.

1.7 RIESGOS:
Otorgar crdito a personas que no cuenten con el respaldo econmico y
financiero.
Prdidas de dinero.

Estudio de crdito.
Seguimiento al comportamiento de y uso del crdito.
Control en cupo y mora.
Cdigo:
CRDITO A CLIENTES
N
Orden
Solicitar y recibir documentacin

1 Administrativa Director de Cartera
para crdito
2 Estudio de crdito Administrativa Director de Cartera
3 Crear cliente Administrativa Director de Cartera
366
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitar y recibir documentacin para crdito.
1.4 OBJETIVO: Recibir la documentacin del cliente para realizar el respectivo

estudio de crdito.
1.5 GENERALIDADES: La documentacin requerida para estudiar la aprobacin del

servicio de crdito a clientes permite efectuar el anlisis de la factibilidad de
ofrecer este servicio al cliente.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recepcin completa de los documentos

requeridos.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Informar al cliente del servicio existente.
PUNTO FINAL: Recibir la documentacin.

Fotocopia de cdula del representante legal
Documento Cmara de Comercio
Pagar
Certificado de ingresos y retenciones
PyG
Referencias Comerciales
Referencias Bancarias
Extractos bancarios de los ltimos tres (3) meses
1.9 RIESGOS:
Iniciar el estudio de crdito sin la recepcin de la documentacin completa.

Revisin y verificacin de la informacin contenida en los documentos.
1.11 OBSERVACIONES.
367
SOLICITAR Y RECIBIR Cdigo: Pgina

DOCUMENTACIN PARA EL
CRDITO
Frecuencia
D S M O
Informar al cliente del servicio Asesor
1 Comercial X
ofrecido para la empresa Comercial
Consultar al cliente si le interesa Asesor
2 Comercial X
acceder a este servicio Comercial
Indicar al cliente las acciones a Asesor
3 Comercial X
seguir Comercial
Entregar formato de solicitud de Asesor
4 Comercial X
crdito y carta de instrucciones Comercial
Recibir la documentacin del cliente
o indicarle a que persona debe Asesor
5 Comercial X
hacer llegar la documentacin a Comercial
Director de Cartera
Asesor
Hacer llegar la documentacin a
6 Comercial y/o Comercial X
Director de Cartera
clientes
Director de
7 Recibir la documentacin Comercial X
Cartera
368
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Estudio de crdito.
2.4 OBJETIVO: Determinar si el cliente cumple con los requisitos para la aprobacin
del servicio de crdito.
2.5 GENERALIDADES: El estudio de crdito permite conocer si el cliente aspirante al

servicio cuenta con el respaldo econmico y la seriedad necesaria para acceder a
este.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocer la informacin de respaldo del cliente y

establecer su veracidad.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir la documentacin del cliente.
PUNTO FINAL: Informar a Asesor Comercial la aprobacin o negacin del

crdito al cliente.

2.9 RIESGOS:
Aprobar crdito sin contar con la documentacin completa.
Informacin ficticia del cliente.
Otorgar cupo muy alto al cliente con baja capacidad de pago.

Verificacin de la informacin del cliente.
2.11 OBSERVACIONES.
369
Cdigo: Pgina
ESTUDIO DE CRDITO
Frecuencia
D S M O
Director de
1 Recibir documentacin del cliente Comercial X
Cartera
Confirmar informacin y referencias Director de
2 Comercial X
comerciales Cartera
Director de
3 Revisar informacin financiera Comercial X
Cartera
Establecer si realmente cuenta con Director de
4 Comercial X
el respaldo econmico Cartera
Director de
5 Determinar capacidad de pago Comercial X
Cartera
Director de
6 Aprobar o negar el crdito Comercial X
Cartera
Para crdito aprobado establecer
Director de
7 cupo y tiempo de pago y crear Comercial X
Cartera
cliente
Informar a Asesor Comercial la
Director de
8 aprobacin o negacin del crdito al Comercial X
Cartera
cliente
370
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Crear cliente
3.4 OBJETIVO: Adicionar a la base de datos nuevo cliente y la informacin

correspondiente a este y activarlo en le sistema.
3.5 GENERALIDADES: La creacin del cliente en la base de datos permite realizar el

seguimiento del cliente y facilita la consulta de la informacin de la cartera del
mismo.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Adicin del cliente a la base de datos de la

empresa.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingresar al software.
PUNTO FINAL: Informar al Asesor Comercial la creacin del cliente en el
sistema.

Formato de la Base de datos.
3.9 RIESGOS:
Errores de ingreso de datos del cliente.
Equivocacin en la correlacin del cliente con el Asesor Comercial.
3.11 OBSERVACIONES.
6CREAR CLIENTES
Informar a Asesor Comercial Cdigo:
Director de Cartera Comercial Pgina X
Frecuencia
D S M O
1 Ingresar al software de la empresa Director de Cartera Comercial X
Diligenciar formato de la base de
2 Director de Cartera Comercial X
datos
Adicionar informacin del cliente y
Asesor Comercial
Grabar y guardar la informacin en
la base de datos
5 Activar cliente Director de Cartera Comercial X
371
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Manejo y control de inventario.
1.3 OBJETIVO: Garantizar la existencia de stocks de mercanca y contar con la

informacin de la mercanca existente en bodega.
1.4 GENERALIDADES: El manejo y control del inventario permite conocer los

productos y sus cantidades almacenados en la bodega de la empresa aportando la
informacin necesaria para la realizacin de pedidos a proveedores y garantizando
la existencia de productos en todo momento.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con la informacin de las cantidades

existentes en bodega.

1.7 RIESGOS:
Prdidas de material.
Desactualizacin de los stocks de mercanca.
Deterioro de los productos.

Revisin ingreso de la mercanca.
Revisin facturas o remisiones y notas.
Revisin cuaderno de entrada de mercanca.
Inventario aleatorio o general.
Cdigo:
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO
N
Orden
1 Elaboracin y entrega de notas Comercial Auxiliar de Inventario
2 Codificacin de productos Comercial Director de Cartera

Inventario fsico de los productos Administrativa y Subgerente, Director
3
de bodega Comercial Comercial y de Cartera
4 Facturacin de remisiones Comercial Auxiliar de Inventario
5 Traslado de mercanca Comercial Auxiliar de Inventario
6 Liquidacin de fletes Comercial Auxiliar de Inventario
372
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboracin y entrega de notas.
1.4 OBJETIVO: Diligenciar nota por faltantes, sobrantes, devolucin de mercanca,

mayor o menor valor cobrado.
1.5 GENERALIDADES: La elaboracin y entrega de notas permite tramitar con

clientes y proveedores el cumplimiento a cabalidad de los acuerdos negociados.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Diligenciamiento y entrega de notas a clientes y

proveedores.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir informacin y peticin de la elaboracin de la
misma.
PUNTO FINAL: Archivar copia de la nota.

Notas.
1.9 RIESGOS:
No entrega de la nota a clientes o proveedores.

Revisin del diligenciamiento de la nota.
Autorizacin y aprobacin de la nota.
Seguimiento de entrega de las notas.
1.11 OBSERVACIONES.
373
ELABORACIN Y ENTREGA DE Cdigo: Pgina

NOTAS
Frecuencia
D S M O
Recibir informacin y peticin de Auxiliar de
1 Comercial X
elaboracin de nota Inventario
Determinar tipo de nota a elaborar
Auxiliar de
2 (devolucin de mercanca, faltantes, Comercial X
Inventario
mayor o menor valor cobrado)
Auxiliar de
3 Sistematizar nota Comercial X
Inventario
Auxiliar de
4 Imprimir nota Comercial X
Inventario
Director de
5 Revisar diligenciamiento de la nota Comercial X
Cartera
Director de
6 Aprobacin de la nota Comercial X
Cartera
Seleccionar notas para proveedores Auxiliar de
7 Comercial X
y clientes Inventario
PROVEEDORES
Auxiliar de
8 Enviar la nota va fax Comercial X
Inventario
Auxiliar de
9 Confirmar la recepcin de la nota Comercial X
Inventario
Auxiliar de
10 Recibir respuesta del proveedor Comercial X
Inventario
Auxiliar de
11 Realizar el ajuste necesario Comercial X
Inventario
Entregar copia de la nota a Auxiliar de
12 Comercial X
contabilidad Inventario
13 Causar nota contablemente Auxiliar Contable Contabilidad X
CLIENTES
Clasificar las notas de los clientes Auxiliar de
14 Comercial X
por ubicacin geogrfica Inventario
Entregar la de los clientes de la
Auxiliar de
15 ciudad a Mensajero y las dems a Comercial X
Inventario
Director de cartera
Diligenciar formato de entrega de Auxiliar de
16 Comercial X
nota Inventario
Realizar seguimiento de entrega de Auxiliar de
17 Comercial X
la nota Inventario
CLIENTES Y PROVEEDORES Comercial
Auxiliar de
18 Archivar copia de la nota Comercial X
Inventario
374
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inventario fsico de los productos de bodega.
2.4 OBJETIVO: Establecer las cantidades de los diferentes productos existentes en la

bodega.
2.5 GENERALIDADES: El inventario fsico aleatorio o general de los productos

permite conocer las verdaderas cantidades del producto(s) almacenado en la
bodega de la empresa.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin de las cantidades existentes del

producto(s).
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Determinar tipo de inventario.
PUNTO FINAL: Elaboracin de informe de productos y cantidades

almacenadas en bodega.

Informe de productos y cantidades existentes en bodega.
2.9 RIESGOS:
Errores en el conteo.
Equivocaciones en los ajustes al inventario.

Verificacin de los datos de la mercanca cargada al sistema y la contada
fsicamente.
Correccin y ajustes de la informacin antes de ser cargada al sistema.
2.11 OBSERVACIONES.
375
Frecuencia
INVENTARIO FSICO DE LOS Cdigo: PS SS
Pgina O
PRODUCTOS DE BODEGA
Frecuencia
PS SS O
Determinar tipo de inventario Director de
1 Comercial X X
general o aleatorio Cartera
Programar inventario (ocasional, Director de
2 Comercial X X X
mitad o final de ao) Cartera
GENERAL
Programar inventario para fin de Director de
3 Comercial X
ao Cartera
Informar al personal de la empresa Director de
4 Comercial X
la fecha del inventario Cartera
Listar todos los productos Director de
5 Comercial X
almacenados en bodega Cartera
Auxiliar de
6 Asignar productos al personal Comercial X
Inventario
Director de
7 Recibir el listado de los productos Comercial X
Cartera
ALGUNOS PRODUCTOS
Ocasional o programar para mitad Director de
3 Comercial X X
de ao Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
4 Seleccionar producto(s) X X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
5 Listar productos X X
de Cartera
Subgerente,
6 Escoger la persona o personas X X
de Cartera
Personal de
Recibir anotacin del producto(s) a Bodega y
7 bodega y X X
inventariar Comercial
Comercial
Frecuencia: PS: primer semestre, SS: segundo semestre mensual, O: ocasional.
376
Personal de
Bodega y
8 Ubicar productos en bodega bodega y X X X
Comercial
Comercial
Personal de
Contar o pesar uno a uno la Bodega y
9 bodega y X X X
cantidad existente del producto Comercial
Comercial
Personal de
Establecer la cantidad total Bodega y
10 bodega y X X X
almacenada en bodega Comercial
Comercial
Relacionar en el listado del producto Personal de
Bodega y
11 la cantidad total existente en bodega y X X X
Comercial
bodega Comercial
Cargar al sistema la informacin Auxiliar de
12 Comercial X X X
recopilada Inventario
Comparar datos recopilados con los Subgerente y/o
13 registrados en el sistema y las Director Administrativa X X X
entradas de almacn Comercial
Subgerente y/o
Ante la existencia de diferencias,
14 Director Administrativa X X X
calcular la cantidad.
Comercial
Subgerente y/o
15 Analizar la razn de las diferencias Director Administrativa X X X
Comercial
Realizar los ajustes al inventario si
Auxiliar de
16 se trata del inventario de fin de ao Comercial X
Inventario
previa autorizacin
Elaborar informe de los productos y Auxiliar de
17 Comercial X X X
cantidades existente en bodega Inventario
Subgerente y/o
Presentar informe de los productos
18 Director Administrativa X X X
almacenados en bodega
Comercial
Frecuencia: PS: primer semestre, SS: segundo semestre mensual, O: ocasional.
377
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Codificacin de productos.
3.4 OBJETIVO: Asignar un cdigo de identificacin interna a los diferentes tems

comercializados por la empresa.
3.5 GENERALIDADES: La codificacin de los productos permite el manejo y la

identificacin interna de los diferentes artculos.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Asignacin de un cdigo nico de identificacin de

cada artculo.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir peticin y/o conocer la incorporacin de un
nuevo producto.
PUNTO FINAL: Informar el cdigo del producto a las dems sucursales.

Formato de codificacin de tem.
3.9 RIESGOS:
Asignacin de cdigo preexistente a nuevo producto.
Duplicidad de cdigo para producto.

Verificacin del cdigo asignado automticamente por el sistema.
Comprobar la no existencia del cdigo.
3.11 OBSERVACIONES.
378
Cdigo: Pgina
CODIFICACIN DE PRODUCTOS
Frecuencia
D S M O
Recibir peticin y/o conocer Director de
1 Comercial X
incorporacin de nuevo producto Cartera
Establecer informacin y Director de
2 Comercial X
especificaciones del nuevo producto Cartera
Director de
Cartera
Director de
4 Digitar la informacin del producto Comercial X
Cartera
Asignacin automtica cdigo al Director de
5 Comercial X
producto Cartera
Verificar la no existencia del cdigo Director de
6 Comercial X
asignado en el sistema Cartera
Generar nuevo cdigo ante cdigo Director de
7 Comercial X
preexistente Cartera
Diligenciar formato del sistema para Director de
8 Comercial X
codificacin de tem Cartera
Director de
9 Grabar informacin Comercial X
Cartera
Director de
10 Copiar informacin en Excel Comercial X
Cartera
Director de
11 Imprimir informacin del producto Comercial X
Cartera
Informar cdigo del producto y
Director de
12 enviar documento de soporte a las Comercial X
Cartera
dems sucursales
379
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Facturacin de remisiones.
4.4 OBJETIVO: Realizar la facturacin de las remisiones emitidas para la venta de los
productos.
4.5 GENERALIDADES: La facturacin de las remisiones emitidas para la venta de los

productos es un mecanismo que permite verificar que todas las remisiones hayan
sido facturadas.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Facturacin de las remisiones.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores.
PUNTO FINAL: Archivar los documentos.

Listado de remisiones.
4.9 RIESGOS:
Prdida de remisin.
No facturacin de alguna remisin.

Verificacin de la facturacin de las remisiones.
Diligenciamiento de cuaderno de remisiones.
4.11 OBSERVACIONES.
380
Cdigo: Pgina
FACTURACIN DE REMISIONES
Frecuencia
D S M O
Recibir la factura enviada por el Auxiliar de
1 Comercial X
proveedor Inventario
Verificar la existencia de la remisin Auxiliar de
2 Comercial X
en el cuaderno de remisiones Inventario
Auxiliar de
3 Numerar la factura Comercial X
Inventario
Relacionar la facturacin de la
remisin en el cuaderno de Auxiliar de
4 Comercial X
remisiones en la casilla respectiva Inventario
(# factura)
Revisar y subrayar la facturacin de
Auxiliar de
5 la remisin en el cuaderno de Comercial X
Inventario
remisiones
Auxiliar de
6 Sumar y totalizar las remisiones Comercial X
Inventario
Auxiliar de
7 Verificar el total de las remisiones Comercial X
Inventario
Entregar informe del valor total y
Auxiliar de
8 listado de remisiones del da a Comercial X
Inventario
Subgerente y Director Comercial
Auxiliar de
9 Archivar documentos. Comercial X
Inventario
381
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Traslado de mercanca.
5.4 OBJETIVO: Tramitar el traslado de la mercanca desde otras sucursales.
5.5 GENERALIDADES: El traslado de mercanca desde otras sucursales permite

ofrecer disponibilidad de la mercanca al cliente.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Disponibilidad de mercanca y entrega al cliente.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciar formato de traslado de mercanca.
PUNTO FINAL: Contabilizacin del traslado de mercanca.

Formato de traslado de mercanca.
Factura.
5.9 RIESGOS:
Prdida, avera o deterioro de la mercanca durante el transporte.
No recepcin por parte del cliente.

Sistematizacin del traslado de la mercanca.
Facturacin.
Seguimiento de entrega de las notas.
5.11 OBSERVACIONES.
382
Cdigo: Pgina
TRASLADO DE MERCANCA
Frecuencia
D S M O
Diligenciar formato de traslado de Auxiliar de Comercial
1 X
mercanca Inventario
Establecer comunicacin con la Auxiliar de
2 Comercial X
sucursal Inventario
Auxiliar de
3 Solicitar traslado de la mercanca Comercial X
Inventario
Recibir mercanca en bodega o Auxiliar de
4 Comercial X
enviarla directamente al cliente Inventario
Ingresar mercanca al sistema por la Auxiliar de
5 Comercial X
opcin de traslado Inventario
Efectuar facturacin de la Auxiliar de
6 Comercial X
mercanca Inventario
Archivar una copia de la factura,
Auxiliar de
7 entregar dos copias a Cartera y una Comercial X
Inventario
a Contabilidad
Recibir informacin y copia del Auxiliar
8 Contabilidad X
traslado efectuado Contable
Contabilizar el traslado de Auxiliar
9 Contabilidad X
mercanca Contable
Comunicar a la sucursal respectiva Auxiliar
10 Contabilidad X
el movimiento contable realizado Contable
383
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidacin fletes de mercanca.
6.4 OBJETIVO: Tramitar la liquidacin y pago de los fletes generados por el

transporte de la mercanca.
6.5 GENERALIDADES: La liquidacin y pago de fletes a los transportadores de

mercanca se realiza una vez la mercanca se encuentre almacenada en bodega.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin de los fletes.
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de informacin de mercanca ingresada a
bodega.
PUNTO FINAL: Archivar comprobante de egreso en inventario y enviar

copia a caja.

Formato de liquidacin del flete.
6.9 RIESGOS:
Errores del clculo del valor a liquidar.

Revisin de aplicacin de la tarifa del flete y retenciones.
Autorizacin y aprobacin de la liquidacin del flete.
Archivo de los documentos.
6.11 OBSERVACIONES.
384
LIQUIDACIN FLETES DE Cdigo: Pgina

MERCANCA
Frecuencia
D S M O
Recibir informacin del descargue e Auxiliar de Comercial
1 X
ingreso de la mercanca a bodega Inventario
Efectuar los clculos respectivos Auxiliar de
2 Comercial X
para determinar costos Inventario
Calcular la tarifa por peso o Auxiliar de
3 Comercial X
unidades totales Inventario
Diligenciar formato del sistema para
liquidacin de fletes adicionando: Auxiliar de
4 Comercial X
nombre completo del transportador, Inventario
direccin, telfono, ciudad, valor.
Hacer retencin del 1% para Auxiliar de
5 Comercial X
rgimen simplificado Inventario
Auxiliar de
6 Imprimir formato de liquidacin Comercial X
Inventario
Solicitar revisin del formato a Auxiliar de
7 Comercial X
Director de Cartera Inventario
Recibir formato y revisar aplicacin Director de
8 Comercial X
de la tarifa Cartera
Autorizar liquidacin del flete
Director de
9 mediante firma o solicitar las Comercial X
Cartera
correcciones necesarias
Corregir la liquidacin del flete si se Auxiliar de
10 Comercial X
requiere Inventario
Solicitar a Auxiliar General
Auxiliar de
11 elaboracin de comprobante de Comercial X
Inventario
egreso con copia
Auxiliar
12 con los datos entregados por la Contabilidad X
General
Auxiliar de Inventario
Auxiliar de
13 Recibir el comprobante de egreso Comercial X
Inventario
Desplazarse a caja con el formato
Auxiliar de
14 de liquidacin del flete y Comercial X
Inventario
comprobante de egreso
Solicitar el dinero para el pago del Auxiliar de
15 Comercial X
flete Inventario
Recibir el dinero y efectuar el pago Auxiliar de
16 Comercial X
al transportador Inventario
Hacer firmar el comprobante de Auxiliar de
17 Comercial X
egreso y la copia al conductor Inventario
Archivar comprobante de egreso y Auxiliar de
18 Comercial X
enviar copia a caja Inventario
385
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Autorizaciones.
1.2 AREA TITULAR: Gerencia, Subgerencia, Direccin Comercial y Cartera.
1.3 OBJETIVO: Estudiar, aprobar o negar la autorizacin de documentos y acciones.
1.4 GENERALIDADES: Las autorizaciones permiten el control de las diferentes

actividades que se realizan al interior de la compaa.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Mayor control de las actividades.

Ordenes de pedido.
Facturas.
Recibos de gastos.
Devoluciones.
Etc.
1.7 RIESGOS:
Equivocacin en la aprobacin.
Prdidas econmicas y generacin de conflictos.

Revisin de la documentacin.
Determinacin de la factibilidad de la aprobacin.
Seguimiento.
386
Cdigo:
AUTORIZACIONES
N
Orden
Administrativa y Subgerente, Director
1 Recepcin de documentos
Comercial Comercial y de Cartera
Consulta del contenido del Administrativa y Subgerente, Director
2
documento Comercial Comercial y de Cartera
3 Clasificacin tipo de autorizacin
PEDIDO
Revisin diligenciamiento Formato Subgerente, Director
4 Administrativa
de Pedido Comercial
Revisin precio de venta y Subgerente, Director
5 Administrativa
descuentos otorgados al cliente Comercial
DEVOLUCIN
Revisin diligenciamiento Formato Administrativa y Subgerente, Director

6
de Devolucin Comercial Comercial y de Cartera
Analizar la informacin registrada Administrativa y Subgerente, Director
7
en el formato Comercial Comercial y de Cartera
Establecer o conocer motivo de la Administrativa y Subgerente, Director
8
devolucin Comercial Comercial y de Cartera
GASTO
9 Revisin concepto de gasto Comercial Director de Cartera
10 Revisar factura(s) Comercial Director de Cartera
11 Verificar gasto Comercial Director de Cartera
DESPACHO
Revisin diligenciamiento Formato

de Pedido
Consulta de cupo y mora Comercial Director de Cartera
13 Analizar y estudiar factibilidad
Aprobar o no la peticin o Administrativa y Subgerente, Director
14
documento Comercial Comercial y de Cartera
15 Autorizar mediante firma
16 Devolucin de documentos
387
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Autorizaciones.
1.2 MARCO NORMATIVO. Polticas establecidas en la empresa.
1.3 RESPONSABLE: Gerente, Subgerente, Director Comercial y Director de Cartera.
1.4 OBJETIVO: Analizar documentos y acciones y determinar su aprobacin o no.
1.5 GENERALIDADES. El anlisis de las acciones y documentos permite conocer los

factores a tener presentes y determinar la factibilidad de los mismos.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Manejo y control de la informacin y actividades

llevadas a cabo en la empresa.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de documentos y/o consultas.
PUNTO FINAL: Devolucin de documentos.

Ordenes de pedido.
Facturas.
Recibos de gastos.
Devoluciones.
Etc.
1.9 RIESGOS:
Inadecuada interpretacin de la informacin.
Equivocacin en la aprobacin o negacin de la autorizacin.

Revisin de la documentacin.
Consulta y verificacin de la informacin.
Determinacin de la factibilidad de la aprobacin.
1.11 OBSERVACIONES.
388
Cdigo: Pgina
AUTORIZACIONES
Frecuencia
D S M O
Subgerente,
Recepcin de documentos y/o Director Administrativa
1
consulta Comercial y/o y Comercial X
de Cartera
Subgerente,
2 Consulta del contenido documento X
de Cartera
Subgerente,
Revisin del diligenciamiento de los Director Administrativa
3 X
documentos Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
4 Anlisis de la informacin contenida X
de Cartera
Subgerente,
Clasificacin del concepto o tipo de Director Administrativa
5 X
autorizacin Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
6 Establecer factibilidad X
de Cartera
Subgerente,
7 Tomar decisin X
de Cartera
Subgerente,
8 Aprobar o negar X
de Cartera
Subgerente,
9 Firmar documentos X
de Cartera
Subgerente,
10 Devolucin de documentos X
de Cartera
389
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Comunicacin con proveedores.
1.2 AREA TITULAR: Administrativa y Comercial.
1.3 OBJETIVO: Mantener comunicacin constante con los proveedores de los

productos.
1.4 GENERALIDADES: La comunicacin permanente con los proveedores permite

estrechar lazos de mutuo beneficio en la compra de productos y capacitacin del
personal de ventas.

Acercamiento y trabajo en equipo con los proveedores en pro del beneficio comn.

1.7 RIESGOS:
Relaciones y acuerdos de largo plazo (casarse con un nico proveedor).

Cdigo:
COMUNICACIN CON PROVEEDORES
N
Orden
Conocimiento de productos,
1 asesora y capacitacin equipo de Administrativa Subgerente
ventas
Tramitar asesora muy
2 Administracin Subgerente
especializada para clientes
390
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conocimiento de productos, asesora y

capacitacin equipo de ventas.
1.4 OBJETIVO: Poseer o contar con pleno conocimiento de los productos, sus
caractersticas y especificaciones tcnicas como herramienta fundamental en la
asesora correcta y suplencia de las necesidades de los clientes.
1.5 GENERALIDADES: El conocer de manera detallada los productos se convierte en

una ventaja competitiva, ya que permite brindar y garantizar a los clientes el
producto(s) indicado ante su requerimiento.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocer en detalle las caractersticas y

especificaciones de los productos.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar la lista de productos comercializados por la
empresa.
PUNTO FINAL: Programacin de actividades conjuntas.

1.9 RIESGOS:
Desconocimiento de productos, sus caractersticas o especificaciones y
ventajas.

Programacin de capacitacin y actualizacin de informacin sobre productos.
1.11 OBSERVACIONES.
391
CONOCIMIENTO DE PRODUCTOS, Cdigo: Pgina

ASESORA Y CAPACITACIN
EQUIPO DE VENTA
Frecuencia
D S M O
Consultar la lista de los productos
comercializados
Analizar el nivel de conocimiento de
los productos y sus especificaciones
Establecer requerimientos de
informacin
Asistir al lanzamiento de nuevos
productos
Solicitar mayor informacin de los
5 productos y/o actualizacin de la Subgerente Administrativa X
informacin
Conocer las especificaciones de los
productos
Indagar sobre las ventajas del nuevo
producto
Verificar su diferenciacin de los
dems productos
Mantener comunicacin con el
proveedor
Programar asesora y capacitacin
10 conjunta con el proveedor para el Subgerente Administrativa X
equipo de ventas
392
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Tramitacin de asesora muy especializada

para clientes.
2.4 OBJETIVO: Tramitar asesoras para clientes.
2.5 GENERALIDADES: La tramitacin de asesora muy especializada para los

clientes permite mantener la comunicacin y trabajo conjunto con los proveedores
y de esta manera garantizar las satisfaccin de las necesidades de los clientes.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Asesora muy especializada para los clientes.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Identificar necesidad del cliente.
PUNTO FINAL: Establecer satisfaccin del cliente.

2.9 RIESGOS:
Falta de compromiso con la asesora por parte del proveedor.
No satisfaccin de los requerimientos del cliente.

Acompaamiento de la asesora.
2.11 OBSERVACIONES.
393
TRAMITACIN ASESORA MUY Cdigo: Pgina

ESPECIALIZADA PARA CLIENTES
Frecuencia
D S M O
Subgerente
1 Identificar necesidad del cliente y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
proveedor
Comercial
Subgerente
Informar al proveedor sobre los
requerimientos del cliente
Comercial
Subgerente
Conocer asignacin del asesor del
proveedor
Comercial
Subgerente
Acompaar al cliente durante la
asesora
Comercial
Subgerente
Establecer satisfaccin de las
necesidades del cliente
Comercial
394
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Gestin contable.
1.3 OBJETIVO: Manejar la informacin contable de la empresa.
1.4 GENERALIDADES: La gestin contable brinda la informacin financiera que

permite respaldar las decisiones y estrategias planteadas, ya que gracias al
conocimiento de datos reales a cerca de los recursos econmicos y los estados
financieros de la empresa es posible determinar la rentabilidad o prdida
generada.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Informacin financiera.

Informes.
1.7 RIESGOS:
Errores de registro de informacin.
Cuentas cruzadas.
Estados financieros falsos.

Registro, revisin y verificacin de la informacin contable.
395
Cdigo:
GESTIN CONTABLE
N
Orden
Auxiliar Contable o de
1 Consulta de saldo en bancos Contabilidad
Nmina
2 Registro de consignaciones Contabilidad
Nmina
3 Cuadre y revisin de la caja Contabilidad
Nmina
Registro de reembolso de caja
menor
5 Conciliacin bancaria Contabilidad
Nmina
Revisar cuenta con clientes y Auxiliar Contable o de
6 Contabilidad
proveedores Nmina
Revisin de la cartera de la
empresa
Cancelacin de anticipos de
clientes
Manejo de informacin contable y
general de las sucursales
10 Control de costos de inventario Contabilidad Auxiliar Contable
Documentacin e informes
requeridos por entidades estatales
396
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Consulta de saldo en bancos.
1.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable o de Nmina.
1.4 OBJETIVO: Establecer la disponibilidad del dinero de la empresa depositado en

los diferentes bancos.
1.5 GENERALIDADES: La consulta de saldo en bancos permite conocer el dinero con

el que cuenta la empresa para respaldar sus actividades y efectuar el pago de las
obligaciones contradas con proveedores y acreedores.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de los saldos de la empresa de

dinero de la empresa en bancos.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer comunicacin con los bancos.
PUNTO FINAL: Informar a Gerente suma de dinero de la empresa

disponible en los bancos.

Relacin de saldos de bancos y general.
1.9 RIESGOS:
Consulta por personal no autorizado.
Desconocimiento del saldo por problemas de comunicacin con los bancos.
Filtracin de la informacin.

Manejo de clave para acceder a la informacin.
1.11 OBSERVACIONES.
397
Cdigo: Pgina
CONSULTA DE SALDOS EN BANCOS
Frecuencia
D S M O
Auxiliar
Establecer comunicacin con los
1 Contable o Contabilidad X
bancos va Internet o telefnica
de Nmina
Auxiliar
Internet: Ingresar a la pgina Web del
banco y digitar la clave.
de Nmina
Auxiliar
Consultar las cuentas, movimientos y
saldo del da anterior.
de Nmina
Auxiliar
Asentar la informacin en el libro de
bancos de cada entidad
de Nmina
Auxiliar
Registrar consignaciones y cheques
girados en el libro de cada banco
de Nmina
Auxiliar
Revisar y anotar el # de los cheques
para guardar consecutividad
de Nmina
Auxiliar
Totalizar el saldo de cada uno de los
bancos
de Nmina
Consolidar el saldo de todos los Auxiliar
8 Contabilidad X
bancos Contable
Relacionar los saldos de cada banco y Auxiliar
9 Contabilidad X
el general Contable
Informar a Gerente suma de dinero de Auxiliar
10 Contabilidad X
la empresa disponible en los bancos Contable
398
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de consignaciones.
2.3 RESPONSABLE: Nmina.
2.4 OBJETIVO: Registrar las consignaciones efectuadas.
2.5 GENERALIDADES: El registro de las consignaciones facilita el control de las

mismas y respalda el manejo de la informacin de los bancos.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro en el software de las consignaciones.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Verificacin de consignacin realizada.
PUNTO FINAL: Revisin que la consignacin corresponda al banco donde

se enva.

Formato de registro del software.
2.9 RIESGOS:
Consignacin faltante de registro.

Verificacin del registro de las consignaciones.
2.11 OBSERVACIONES.
399
Cdigo: Pgina
REGISTRO DE CONSIGNACIONES
Frecuencia
D S M O
Auxiliar de
1 Verificar consignacin realizada Contabilidad X
Nmina
Auxiliar de
2 Sealar en el cuaderno de bancos Contabilidad X
Nmina
Registrar en el paquete contable
Auxiliar de
3 (software) el # de la cuenta y nombre Contabilidad X
Nmina
del cliente
Colocar a la consignacin sello de Auxiliar de
4 Contabilidad X
contabilizado Nmina
Registrar con fecha de consignacin y Auxiliar de
5 Contabilidad X
con fecha de registro en caja Nmina
Archivar consignacin en la carpeta Auxiliar de
6 Contabilidad X
del respectivo banco Nmina
Revisar que la consignacin Auxiliar de
7 Contabilidad X
corresponda al banco donde se enva Nmina
400
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre y revisin de la caja.
3.4 OBJETIVO: Verificacin y control de los cuadres de caja.
3.5 GENERALIDADES: La revisin y verificacin de los cuadres de caja permite

conocer si los informes presentados se encuentran acordes con la informacin real
o si por el contrario presenta sumas de dinero que no corresponden a las
reportadas.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Revisin y cuadre de la caja.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el formato de cuadre de caja con los documentos
anexos (consignaciones, comprobantes de egreso, gastos).
PUNTO FINAL: Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la

informacin con contabilidad.

Formato de cuadre de caja.
3.9 RIESGOS:
Descuadre de caja.
No determinacin de las razones de las diferencias encontradas.

3.11 OBSERVACIONES.
401
CUADRE Y REVISIN DE LA CAJA Cdigo: Pgina

Frecuencia
D S M O
Recibir el formato de cuadre de caja
con los documentos anexos
(consignaciones, comprobantes de
egreso, gastos)
2 Ingresar al software por contabilidad Auxiliar Contable Contabilidad X
Verificar que las consignaciones
estn ingresadas en el cuaderno de
bancos y marcarlas para no
volverlas a ingresar
4 Ingresar consignaciones al sistema Auxiliar Contable Contabilidad X
Determinar cuales comprobantes de
egreso no estn registrados en el
sistema y cual fue la razn del pago
efectuado
6 Analizar los gastos Auxiliar Contable Contabilidad X
Determinar la necesidad de
reembolso
8 Elaborar comprobante de egreso Auxiliar Contable Contabilidad X
Pasar los gastos a nmina para que
9 efecte el registro de reembolso de Auxiliar Contable Contabilidad X
caja menor
10 Archivar los dems documentos Auxiliar Contable Contabilidad X
Realizar los ajustes necesarios para
11 cuadrar la informacin con Auxiliar Contable Contabilidad X
contabilidad
Realizar los ajustes necesarios para
12 cuadrar la informacin con Auxiliar Contable Contabilidad X
contabilidad
Ingresar al software por paquete
comercial
Hacer interfase de recibos de caja y
de ventas, para cuadrar la caja
En el sistema por contabilidad, subir
las interfases
Verificar que la caja fsicamente
16 coincida con el dato de contabilidad Auxiliar Contable Contabilidad X
del sistema
17 Imprimir el cuadre de caja Auxiliar Contable Contabilidad X
Pasar documento del cuadre a
Cajera
402
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de reembolso de caja menor.
4.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
4.4 OBJETIVO: Controlar el reembolso de caja menor.
4.5 GENERALIDADES: El registro del reembolso de caja menor permite controlar y

desembolsar la cantidad de dinero determinada como base de caja menor para
con ella sufragar los gastos generados por las actividades de la empresa.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del reembolso de caja.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir comprobante de egreso, facturas y formato de
gastos facilitado por caja.
PUNTO FINAL: Colocar sello de contabilizada a la nota cuando se ingresa

al sistema.

Nota de contabilidad de los gastos.
4.9 RIESGOS:
Registro de reembolso desfasado.

Registro del reembolso de dinero para caja menor.
4.11 OBSERVACIONES.
403
REGISTRO DE REEMBOLSO DE Cdigo: Pgina

CAJA MENOR
Frecuencia
D S M O
Recibir comprobante de egreso,
Auxiliar de
1 facturas y formato de gasto Contabilidad X
Nmina
facilitados por caja
Acumular los gastos diarios y sus Auxiliar de
2 Contabilidad X
facturas Nmina
Revisar diligenciamiento y Auxiliar de
3 Contabilidad X
autorizacin de los gastos Nmina
Elaborar nota de contabilidad e ir
registrando el total de los gastos del Auxiliar de
4 Contabilidad X
da con la fecha de la tirilla Nmina
entregada por Cajera
Ir adicionando a la nota los gastos
diarios e irlos sumando hasta que el Auxiliar de
5 Contabilidad X
valor se aproxime o sea igual a la Nmina
base de caja menor
Auxiliar de
6 Imprimir la nota contable Contabilidad X
Nmina
Elaborar comprobante de egreso Auxiliar de
7 Contabilidad X
por el valor del costo del reembolso Nmina
Revisar que el total de las facturas
Auxiliar de
8 por gastos sea igual al ingresado al Contabilidad X
Nmina
sistema
Confrontar la informacin y realizar Auxiliar de
9 Contabilidad X
las correcciones necesarias Nmina
Adicionar el valor a la cuenta de
Auxiliar de
10 gastos asumidos cuando la factura Contabilidad X
Nmina
sea ingresada
Colocar sello de contabilizada a la
Auxiliar de
11 nota cuando sea ingresada al Contabilidad X
Nmina
sistema
Auxiliar de
12 Pegar las facturas en hojas de block Contabilidad X
Nmina
Auxiliar de
13 Archivar nota con facturas Contabilidad X
Nmina
Desembolsar dinero para caja Auxiliar
14 Contabilidad X
menor Contable
Auxiliar de
15 Iniciar nueva nota de contabilidad Contabilidad X
Nmina
404
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conciliacin bancaria.
5.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable o de Nmina.
5.4 OBJETIVO: Revisar impuestos y comisiones cobradas por los bancos.
5.5 GENERALIDADES: La conciliacin bancaria permite conocer el valor cobrado por

los bancos, causado por las diferentes transacciones financieras realizadas con
las cuentas de la empresa el mes anterior.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del valor cobrado por las transacciones
financieras.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin o impresin de los extractos bancarios.
PUNTO FINAL: Archivo de libro de bancos.

Extractos bancarios.
Formato de conciliacin bancaria.
Libro de bancos.
5.9 RIESGOS:
Inadecuado registro del valor de la consignacin.
Registro de la informacin en el libro de bancos equivocado.

Verificacin y registro de la informacin.
5.11 OBSERVACIONES.
405
Cdigo: Pgina
CONCILIACIN BANCARIA
Frecuencia
D S M O
Recibir extracto del banco o Auxiliar
1 imprimirlo de la pgina Web de la Contable o Contabilidad X
entidad de Nmina
Revisar los impuestos y comisiones Auxiliar
2 cobradas por los movimientos del Contable o Contabilidad X
mes de cada banco. de Nmina
Auxiliar
Registrar la informacin en formato
de Excel (predefinido)
de Nmina
Auxiliar
Calcular uno a uno los tems para
cada banco y totalizarlos
de Nmina
Elaborar nota de contabilidad con la Auxiliar
5 fecha del ltimo da del mes en Contable o Contabilidad X
conciliacin de Nmina
Auxiliar
6 Registrar la nota Contable o Contabilidad X
de Nmina
Auxiliar
Imprimir borrador del libro de
bancos
de Nmina
Auxiliar
Comparar extracto del banco con la
informacin del libro impreso
de Nmina
Auxiliar
Verificar concordancia de la
informacin del extracto
de Nmina
Revisar consignaciones o cuentas
Auxiliar
para encontrar el origen o causa de
la anomala, cuando la informacin
de Nmina
no coincida
Cuando la informacin no presente Auxiliar
11 inconsistencia: diligenciar formato Contable o Contabilidad X
de conciliacin bancaria de Nmina
Auxiliar
Archivar conciliacin en la carpeta
del banco respectivo
de Nmina
Auxiliar
13 Imprimir libro de bancos Contable o Contabilidad X
de Nmina
Auxiliar
14 Archivar libro Contable o Contabilidad X
de Nmina
406
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ajuste cuentas con clientes y proveedores.
6.4 OBJETIVO: Revisar y ajustar las cuentas de los clientes y proveedores.
6.5 GENERALIDADES: La revisin de las cuentas con los clientes y proveedores

permite establecer la cuanta adeudada, resolver inquietudes y efectuar los ajustes
necesarios.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Informacin y ajuste de cuentas con clientes y

proveedores.
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin peticin o llamada de clientes o proveedores
solicitando informacin.
PUNTO FINAL: Informacin y Ajustes.

Relacin de pagos y cuanta adeuda.
Documento de informacin de la cuenta.
6.9 RIESGOS:
Descuadre de la cuanta adeudada.
Inconvenientes y generacin de conflictos.

Registro y verificacin de la informacin.
6.11 OBSERVACIONES.
407
AJUSTE CUENTAS CON CLIENTES Y Cdigo: Pgina

PROVEEDORES
Frecuencia
D S M O
CLIENTES
Recibir peticin de informacin del Asesor
1 estado de la cuenta de un cliente Comercial o Comercial X
(Asesor Comercial o cliente) cliente
Recibir relacin de los clientes por Asesor
2 Comercial X
parte de los vendedores Comercial
Ingresar al sistema y realizar la Auxiliar
3 Contabilidad X
consulta del cliente Contable
Confrontar cuanta adeudada y Auxiliar
4 Contabilidad X
pagos realizados Contable
Auxiliar
5 Establecer diferencias Contabilidad X
Contable
Cuadrar los pagos efectuados con Auxiliar
6 Contabilidad X
las facturas canceladas Contable
Enviar al cliente la relacin y
explicacin por escrito de las
Auxiliar
7 cuentas y pagos, indicando el saldo Contabilidad X
Contable
adeudado o informar
telefnicamente
PROVEEDOR Contabilidad
Recibir llamada telefnica de
proveedores solicitando informacin Auxiliar
8 Contabilidad X
sobre facturas canceladas y la Contable
fecha de pago
Auxiliar
9 Consultar los pagos realizados Contabilidad X
Contable
Imprimir informacin de la cuenta Auxiliar
10 Contabilidad X
cuando se trata de varias facturas Contable
Revisar la cuenta confrontando la
Auxiliar
11 informacin con las facturas del Contabilidad X
Contable
archivo
Solicitar a proveedores el estado de Auxiliar
12 Contabilidad X
la cuenta de la empresa Contable
Auxiliar
13 Recibir informe Contabilidad X
Contable
Verificar los saldos con los Auxiliar
14 Contabilidad X
proveedores Contable
Auxiliar
15 Efectuar los ajustes necesarios Contabilidad X
Contable
408
7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisin cartera de la empresa.
7.4 OBJETIVO: Revisar las cuentas de los clientes y la cuanta adeudada a la

empresa.
7.5 GENERALIDADES: La revisin de la cartera acta como mecanismo de control ya

que otorga informacin del comportamiento de pago, deteccin de errores, y
determinacin del valor total adeudado por los clientes.
7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Establecimiento del total de cartera adeudada por

los clientes.
7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingreso al software.
PUNTO FINAL: Valor total de la cartera de la empresa.

Informe de cartera.
7.9 RIESGOS:
Descuadre de la cuanta adeudada.

Registro y verificacin de la informacin impresa y del software.
7.11 OBSERVACIONES.
Una de las posibles causas para que la informacin no sea la misma se presenta
cuando el recibo de caja se elabora el primer da del mes siguiente y la factura an
no ha sido procesada, quedando la factura en un mes y el recibo en otro.
409
REVISIN DE LA CARTERA DE LA Cdigo: Pgina

EMPRESA
Frecuencia
D S M O
Asesor
1 Ingresar al software Comercial o Comercial X
cliente
Seleccionar la informacin de Asesor
2 Comercial X
cartera Comercial
Imprimir la cartera registrada en el Auxiliar
3 Contabilidad X
sistema por contabilidad y comercial Contable
Verificar la concordancia de la Auxiliar
4 Contabilidad X
informacin Contable
Sealar cada uno de los clientes
Auxiliar
5 que presentan errores o Contabilidad X
Contable
inconsistencia de los datos
Establecer en lo posible las causas
Auxiliar
6 por las que las cuentas de los Contabilidad X
Contable
clientes no cuadran
Auxiliar
7 Totalizar la cartera de la empresa Contabilidad X
Contable
410
8.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cancelacin de anticipos de clientes.
8.4 OBJETIVO: Ajustar las cuentas de los clientes por anticipos realizados.
8.5 GENERALIDADES:
8.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cuenta del cliente.
8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de relacin de anticipos.
PUNTO FINAL: Verificacin de la cancelacin de las facturas.

8.9 RIESGOS:
Cancelacin de factura equivocada.

Registro y verificacin de la informacin.
8.11 OBSERVACIONES.
411
Cdigo: Pgina
CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES
Frecuencia
D S M O
Auxiliar
1 relacin de los anticipos de los Contabilidad X
Contable
clientes
Auxiliar
2 Ingresar al sistema Contabilidad X
Contable
Consultar la informacin de los Auxiliar
3 Contabilidad X
clientes Contable
Auxiliar
4 Establecer las facturas a cancelar Contabilidad X
Contable
Visualizar en pantalla las facturas Auxiliar
5 Contabilidad X
del cliente Contable
Generar otra pantalla e ir
Auxiliar
6 cancelando los mismos valores que Contabilidad X
Contable
el cliente tiene en anticipos y cartera
Verificar la cancelacin de las Auxiliar
7 Contabilidad X
facturas Contable
412
9.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo de informacin contable y general de

las dems sucursales.
9.4 OBJETIVO: Consolidar y revisar la informacin contable y general de la empresa.
9.5 GENERALIDADES: El manejo de la formacin contable y general de las

sucursales conlleva a la consolidacin de la informacin financiera de la empresa
permitiendo la determinacin de los aspectos ms relevantes y el planteamiento
de las estrategias organizacionales.
9.6 RESULTADOS ESPERADOS: Consolidacin de la informacin financiera.
9.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de informes financieros y documentos.
PUNTO FINAL: Revisin y ajuste.

9.9 RIESGOS:
Informes no ajustados a la informacin del software.

9.11 OBSERVACIONES.
413
MANEJO DE LA INFORMACIN Cdigo: Pgina

CONTABLE Y GENERAL DE LAS
DEMS SUCURSALES
Frecuencia
D S M O
Mantener contacto permanente con Auxiliar
1 Contabilidad X
las sucursales Contable
INFORMACIN CONTABLE
Recibir de las sucursales los
Auxiliar
2 listados de cartera e informes Contabilidad X
Contable
contables
Revisar y confrontar la informacin Auxiliar
3 Contabilidad X
de los listados y la contable Contable
Establecer el motivo por el cual se
encuentran diferencias, Auxiliar
4 Contabilidad X
comunicndose y preguntando a la Contable
persona indicada
Auxiliar
5 documentacin de los movimientos Contabilidad X
Contable
realizados en las sucursales
Informar los gastos generados en
Auxiliar
6 las dems sucursales y que Contabilidad X
Contable
corresponden a cada una
Revisar y efectuar los ajustes Auxiliar
7 Contabilidad X
necesarios Contable
DOCUMENTOS
Recibir de las sucursales los
Auxiliar
8 formatos de bancos, Cmara de Contabilidad X
Contable
Comercio, Industria y comercio, etc.
Diligenciar los documentos o
Auxiliar
9 solicitar esta labor a Auxiliar Contabilidad X
Contable
General
Anexar la documentacin necesaria
Auxiliar
10 o solicitada por las entidades y Contabilidad X
Contable
sucursales
Solicitar el envo de los documentos Auxiliar
11 Contabilidad X
por correo a cajera Contable
Enviar los documentos a la sucursal
respectiva
414
10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control costos de inventario.
10.4 OBJETIVO: Efectuar interfase de costo de inventario.
10.5 GENERALIDADES:
10.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del valor del inventario.
10.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Interfase del costo de inventario.
PUNTO FINAL: Ajustes.

Informe de compras a proveedores.
Informe costo de inventario.
10.9 RIESGOS:


Registro y verificacin de la informacin registrada en contabilidad.
415
Cdigo: Pgina
CONTROL COSTOS DE INVENTARIO
Frecuencia
D S M O
Realizar interfase del costo de Auxiliar
1 Contabilidad X
inventario Contable
En el software: Retirar informacin y Auxiliar
2 Contabilidad X
colocarla en la cuenta correcta Contable
Imprimir informacin del costo del Auxiliar
3 Contabilidad X
inventario Contable
Confrontar la informacin impresa Auxiliar
4 Contabilidad X
con la registrada en el sistema Contable
Si se presentan diferencias en la
informacin :
Imprimir informacin de las
compras realizadas a cada uno
de los proveedores Auxiliar
5 Contabilidad X
Comparar la informacin de las Contable
compras con la registrada en
comercial
Realizar los ajustes necesarios
416
11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Documentacin e informes requeridos por

entidades estatales.
11.2 MARCO NORMATIVO. Legislacin vigente.
11.4 OBJETIVO: Presentar los informes y documentos solicitados por entidades del
estado.
11.5 GENERALIDADES: La documentacin e informes requeridos por las entidades

estatales se diligencian para todas las sucursales.
11.6 RESULTADOS ESPERADOS: Documentos e informes.
11.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: elaboracin de los documentos e informes.
PUNTO FINAL: Envo de los documentos e informes.

Informes y documentos.
11.9 RIESGOS:
Vencimiento del plazo para la presentacin de los informes.
Multas por no entrega de la documentacin.

Verificacin de las fechas de presentacin de los informes y revisin del
diligenciamiento de los mismos.
El flujo de efectivo para los informes, es realizado por la revisora fiscal debido a
que siempre sale incompleto de la informacin que se ingresa de los balances.
417
DOCUMENTACIN E INFORMES Cdigo: Pgina

REQUERIDOS POR ENTIDADES
ESTATALES
Frecuencia
D S M A
Elaborar los informes contables de la
Auxiliar
1 empresa solicitados por las diferentes Contabilidad X
Contable
entidades
Diligenciar formatos establecidos por
Auxiliar
2 las entidades, fsicamente o de la Contabilidad X
Contable
pgina Web
Enviar informacin y/o documentos Auxiliar
3 Contabilidad X
va Internet o con mensajero. Contable
MEDIOS MAGNTICOS (DIAN) Contabilidad
Ingresar al software por informacin Auxiliar
4 Contabilidad X
fiscal Contable
Actualizar los formatos establecidos Auxiliar
5 Contabilidad X
por la DIAN segn la resolucin Contable
Amarrar los formatos a cada una de
Auxiliar
6 las cuentas que se manejan a la Contabilidad X
Contable
empresa
Verificar los conceptos dados por la
Auxiliar
7 DIAN, para los medios, se encuentren Contabilidad X
Contable
amarrados a los formatos
Auxiliar
8 Imprimir el listado del plan de cuentas Contabilidad X
Contable
Revisar que toda la informacin de las Auxiliar
9 Contabilidad X
cuentas est incluida en los formatos Contable
Auxiliar
10 Imprimir un listado de los formatos Contabilidad X
Contable
Confrontar la informacin y verificar
que las cuentas del plan de cuentas Auxiliar
11 Contabilidad X
se encuentren en el formato Contable
respectivo
Cotejar que los clientes se encuentren
bien creados en el sistema, que sus Auxiliar
12 Contabilidad X
datos no contengan signos, rayas, Contable
puntos, etc.
Conocer si los clientes se identifican
por NIT o cdula, para establecer Auxiliar
13 Contabilidad X
digito de verificacin a colocar a cada Contable
cliente
Imprimir por cada concepto y cada
formato un listado de los clientes,
Auxiliar
14 proveedores y gastos del ao del que Contabilidad X
Contable
se reporta la informacin, teniendo en
cuenta las bases de la DIAN
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, A: anual.
418
Frecuencia
D S M A
Realizar actualizacin automtica de Auxiliar
15 Contabilidad X
medios Contable
Imprimir el listado que arroja el sistema
(el sistema muestra cada formato con Auxiliar
16 Contabilidad X
los datos amarrados a cada una de las Contable
cuentas)
Revisar que cada concepto contenga la
informacin necesaria, en caso de que Auxiliar
17 Contabilidad X
falte algn dato, este debe ingresarse Contable
por medios manuales
Auxiliar
18 Generar listado final Contabilidad X
Contable
Auxiliar
19 Ingresar a la pgina Web de la DIAN Contabilidad X
Contable
Empezar a transmitir la informacin va Auxiliar
20 Contabilidad X
Internet adicionando los formatos Contable
Si se presentan inconvenientes:
Auxiliar
21 Revisar la informacin de los clientes y Contabilidad X
Contable
realizar las correcciones necesarias
Enviar la informacin, cuando los Auxiliar
22 Contabilidad X
formatos sean habilitados Contable
SUPERSOCIEDADES Contabilidad
Bajar de Internet el formato para reporte Auxiliar
23 Contabilidad X
de la informacin Contable
Contar con el balance de fin de ao,
sus anexos y la informacin de los Auxiliar
24 Contabilidad X
accionistas, contador, revisor fiscal y Contable
sus suplentes
Contar o solicitar la informacin de:
Total de empleados.
Nmero de hombres y mujeres.
Total de los sueldos por
departamentos.
Auxiliar
25 Cantidad de artculos que se venden. Contabilidad X
Contable
Cantidad de artculos devueltos.
Productos comprados y su costo.
rea ocupada por la bodega,
parqueaderos, departamento de
ventas y administracin.
Diligenciar toda la informacin en cada
Auxiliar
26 uno de los anexos de la Contabilidad X
Contable
superintendencia
A medida que se van ingresando los
datos se va llenando un anexo que es Auxiliar
27 Contabilidad X
el balance (los datos que hagan falta se Contable
ingresan manualmente)
Auxiliar
28 Enviar el informe fsicamente Contabilidad X
Contable
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, A: anual.
419
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Nmina.
1.3 OBJETIVO: Liquidar y pagar los salarios a los empleados.
1.4 GENERALIDADES: La nmina permite establecer el nmero de empleados que

laboran en la empresa y la cantidad pagada a cada uno de ellos por la ejecucin
de sus labores.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Pago del salario a los empleados de la empresa.

Lista del pago de nmina formato pequeo (colilla de pago) y formato grande
(soporte de pago de los empleados).
1.7 RIESGOS:
Equivocacin en el clculo y liquidacin de los salarios.
Billetes falsos.
Pagar mayor o menor valor al personal.

Verificacin de la vinculacin de cada persona a la empresa.
Revisin de los compromisos financieros adquiridos por cada uno de los
empleados.
Revisin de los billetes.
Cdigo:
NMINA
N
Orden
1 Liquidacin de nmina Contabilidad Auxiliar de Nmina
2 Pago de nmina Contabilidad Auxiliar de Nmina
3 Pago de parafiscales Contabilidad Auxiliar de Nmina
4 Liquidacin de vacaciones Contabilidad Auxiliar de Nmina
5 Interfase de Nmina Contabilidad Auxiliar Contable
420
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidacin de nmina.
1.2 MARCO NORMATIVO: Cdigo Sustantivo del Trabajo.
1.4 OBJETIVO: Calcular el dinero que debe pagarse a los empleados por las labores
desarrolladas.
1.5 GENERALIDADES: La liquidacin de nmina estima la cantidad de dinero que la

empresa debe pagar a sus empleados por concepto de la ejecucin de sus
labores.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin de la cuanta total que se debe

pagar a los empleados de la empresa por concepto de nmina.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar base de datos de empleados de la empresa.
PUNTO FINAL: Disponer el dinero para el pago a los empleados.

Lista de pago de nmina en formato grande (original y borrador) y pequeo
1.9 RIESGOS:
Error de liquidacin de la nmina.
Clculo errado de las deducciones o adiciones.

Revisin de los clculos, deducciones, etc.
1.11 OBSERVACIONES.
421
Cdigo: Pgina
LIQUIDACIN DE LA NMINA
Frecuencia
D S M Q
Consultar la base de datos de los Auxiliar de
1 Contabilidad X
empleados de la empresa Nmina
Verificar datos y vinculacin del Auxiliar de
2 Contabilidad X
personal Nmina
Consultar y revisar compromisos
Auxiliar de
3 financieros pendientes de los Contabilidad X
Nmina
empleados
Deducir prstamo, cuotas o Auxiliar de
4 Contabilidad X
afiliaciones Nmina
LIQUIDACIN PAGO EN Auxiliar de
Contabilidad X
SEGUNDA QUINCENA DEL MES Nmina
Efectuar descuento para salud y Auxiliar de
5 Contabilidad X
pensin Nmina
Adicionar Auxilio de Transporte para
Auxiliar de
6 personas que devenguen hasta dos Contabilidad X
Nmina
SMLV
Consultar y liquidar horas extras a Auxiliar de
7 Contabilidad X
empleados del rea de Bodega Nmina
Auxiliar de
8 Realizar los clculos necesarios Contabilidad X
Nmina
Establecer cuanta a pagar a cada Auxiliar de
9 Contabilidad X
empleado Nmina
Imprimir borrador de la lista de pago Auxiliar de

10 Contabilidad X
de nmina Nmina
Auxiliar de
11 Revisar y verificar la informacin Contabilidad X
Nmina
Auxiliar de
12 Realizar los ajustes necesarios Contabilidad X
Nmina
Imprimir lista de pago de nmina en
Auxiliar de
13 formato grande (soporte de pago) y Contabilidad X
Nmina
pequeo (colilla de pago)
Auxiliar de
14 Totalizar el valor de la nmina Contabilidad X
Nmina
Informar el valor de la nmina a Auxiliar de
15 Contabilidad X
Cajera Nmina
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, Q: quincenal
422
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de nmina.
2.4 OBJETIVO: cancelar el dinero a los empleados por concepto de salario.
2.5 GENERALIDADES: El pago de la nmina se realiza en efectivo dentro de las

instalaciones de la empresa.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin el dinero correspondiente al salario

devengado por los empleados.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el dinero de cajera de la empresa.
PUNTO FINAL: Archivo de formato de pago (Lista de pago de Nmina).

Lista o formato de pago de nmina.
2.9 RIESGOS:
Prdida de dinero.
Errores en el pago a los empleados.

Revisin de los billetes.
Verificacin de liquidacin y cantidad a pagar a los empleados.
Firma de formato de pago de nmina.
2.11 OBSERVACIONES.
423
Cdigo: Pgina
PAGO DE NMINA
Frecuencia
D S M Q
Auxiliar de
1 Recibir de Cajera el dinero Contabilidad X
Nmina
Auxiliar de
2 Contar el dinero y revisar los billetes Contabilidad X
Nmina
Esperar a completar el dinero
Auxiliar de
3 correspondiente al valor total de la Contabilidad X
Nmina
nmina
Disponer el dinero para el pago a Auxiliar de
4 Contabilidad X
los empleados Nmina
Recibir en la oficina una persona a Auxiliar de
5 Contabilidad X
la vez Nmina
Auxiliar de
6 Consultar la lista de pago de nmina Contabilidad X
Nmina
Separar y contar el dinero
Auxiliar de
7 correspondiente al salario de la Contabilidad X
Nmina
persona
Entregar el dinero y colilla de pago Auxiliar de
8 Contabilidad X
al empleado Nmina
Otorgar las explicaciones o
Auxiliar de
9 respuestas a los interrogantes sobre Contabilidad X
Nmina
el salario recibido
Hacer firmar la lista de pago de Auxiliar de
10 Contabilidad X
nmina (formato grande) Nmina
Auxiliar de
11 Archivar formato de pago Contabilidad X
Nmina
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, Q: quincenal.
424
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de Parafiscales.
3.2 MARCO NORMATIVO: Cdigo Sustantivo de Trabajo.
3.4 OBJETIVO: Realizar el pago de los aportes establecidos por ley.
3.5 GENERALIDADES: El pago de los aportes parafiscales ser efecta va Internet

por medio de un operador contratado para tal fin.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de los aportes.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Provisin de pago de aportes.
PUNTO FINAL: Archivar los documentos en la carpeta de cada entidad.

Formato de pago nico.
Formato de pago de aportes a cada entidad.
Formato de pago efectuado por el operador contratado.
3.9 RIESGOS:
Error de liquidacin de los aportes.

Grabacin de la informacin.
Archivo de formatos impresos del pago efectuado a cada entidad.
3.11 OBSERVACIONES.
425
Cdigo: Pgina
PAGO DE PARAFISCALES
Frecuencia
D S M O
Auxiliar
1 Provisin de pago de aportes Contabilidad X
Contable
Revisar provisin en el sistema y Auxiliar de
2 Contabilidad X
liquidacin interna Nmina
Auxiliar de
3 Realizar liquidacin interna Contabilidad X
Nmina
Imprimir listado de aportes a las Auxiliar de
4 Contabilidad X
entidades Nmina
Comparar informacin impresa con Auxiliar de
5 Contabilidad X
la provisin del sistema Nmina
Auxiliar de
6 Realizar los ajustes necesarios Contabilidad X
Nmina
Ingresar a la pgina Web del
Auxiliar de
7 operador contratado para realizar el Contabilidad X
Nmina
pago de los aportes
Auxiliar de
8 Diligenciar formato de pago nico Contabilidad X
Nmina
Guardar informacin si el pago se Auxiliar de
9 Contabilidad X
realizar despus Nmina
Asignar # de cuenta para realizar el Auxiliar de
10 Contabilidad X
pago Nmina
Auxiliar de
11 Imprimir formato de pago nico Contabilidad X
Nmina
Consultar autoliquidaciones de la
Auxiliar de
12 pgina Web del operador 24 horas X
Nmina Contabilidad
despus de efectuar el pago
Imprimir por entidad los aportes Auxiliar de
13 Contabilidad X
cancelados a cada una de ellas Nmina
Elaborar comprobante de egreso Auxiliar de
14 Contabilidad X
por el valor pagado Nmina
Imprimir documento soporte del
Auxiliar de
15 pago efectuado arrojado por la Contabilidad X
Nmina
pgina del operador
Archivar los documentos de pago en Auxiliar de
16 Contabilidad X
la carpeta de la respectiva entidad Nmina
426
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidacin de vacaciones.
4.2 MARCO NORMATIVO. Cdigo Sustantivo del Trabajo.
4.4 OBJETIVO: Cancelar el dinero a los empleados por concepto de vacaciones.
4.5 GENERALIDADES: La liquidacin de las vacaciones otorga al empleado el

reconocimiento del dinero generado por la prestacin de sus servicios durante un
ao cumplido, causndose para un periodo de quince das.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin a los empleados del dinero

correspondiente a las vacaciones.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidacin del software.
PUNTO FINAL: pago del valor de las vacaciones.

Formato de liquidacin de vacaciones.
4.9 RIESGOS:
Errores de liquidacin.
No realizar los descuentos del periodo.

Revisin y verificacin de los clculos de la liquidacin y los descuentos a
realizar.
4.11 OBSERVACIONES.
427
Cdigo: Pgina
LIQUIDACIN DE VACACIONES
Frecuencia
D S M O
Diligenciar formato de liquidacin de
Auxiliar de
1 vacaciones del paquete de nmina Contabilidad X
Nmina
(software)
Revisar y realizar los descuentos Auxiliar de
2 Contabilidad X
pertinentes del periodo Nmina
Imprimir borrador de la liquidacin Auxiliar de
3 Contabilidad X
realizada en el sistema Nmina
Efectuar el clculo manual de la Auxiliar de
4 Contabilidad X
liquidacin Nmina
Comparar liquidacin del sistema Auxiliar de
5 Contabilidad X
con la calculada manualmente Nmina
Realizar los ajustes que sean Auxiliar de
6 Contabilidad X
necesarios Nmina
Auxiliar de
7 Imprimir original de la liquidacin Contabilidad X
Nmina
Auxiliar de
8 Elaborar comprobante de egreso Contabilidad X
Nmina
Pasar comprobante de egreso a Auxiliar de
9 Contabilidad X
caja para su pago Nmina
Informar a la persona los Auxiliar de
10 Contabilidad X
descuentos realizados Nmina
Auxiliar de
11 Pagar el valor de las vacaciones Contabilidad X
Nmina
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera)
428
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Interfase de Nmina.
5.4 OBJETIVO: Provisionar el dinero para los pagos generados por la nmina.
5.5 GENERALIDADES: La interfase de nmina permite establecer la cuanta de

dinero que debe destinarse para cumplir con las obligaciones contradas con los
empleados y entidades por concepto de salarios, vacaciones, primas, parafiscales,
etc.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin del dinero correspondiente a las

obligaciones generadas por la nmina de la empresa.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidacin del software.
PUNTO FINAL: Pago del valor de las obligaciones de nmina.

Formato de liquidacin de vacaciones, primas, cesantas, parafiscales.
5.9 RIESGOS:
Provisin de menor valor que los gastos ocasionados por nmina.

5.11 OBSERVACIONES
429
Cdigo: Pgina
INTERFASE DE NMINA
Frecuencia
D S M O
Revisar que las provisiones que
pasan de nmina a contabilidad estn Auxiliar
1 Contabilidad X
acordes a las que cada mes se han Contable
estado pagando
Corregir las cuentas de provisin por
Auxiliar
2 liquidacin de contratos y vacaciones Contabilidad X
Contable
pagadas
Establecer a que periodo pertenece la
parte de las vacaciones pagadas, de Auxiliar
3 Contabilidad X
acuerdo a lo que haba quedado Contable
pendiente en el periodo anterior
Expedir los certificados de retencin Auxiliar
4 Contabilidad X
de salarios Contable
Entregar los certificados de retencin
de salarios a la Auxiliar de Nmina Auxiliar
5 Contabilidad X
para que los haga firmar de los Contable
empleados
Guardar los certificados en la Auxiliar
6 Contabilidad X
declaracin de renta Contable
430
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Manejo de Caja.
1.3 OBJETIVO: Realizar actividades de apoyo a la gestin de caja.
1.4 GENERALIDADES:
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Coordinacin y control de actividades de caja.

Recibos de caja.
Facturas
Cuadre de caja.
Tirilla de cuadre de caja.
1.7 RIESGOS:
Descuadres de caja.
Prdida de dinero.

Cdigo:
MANEJO DE CAJA
N
Orden
1 Cuadre de caja Comercial Cajera
2 Manejo del dinero en caja Comercial Cajera
3 Administrar la caja menor Comercial Cajera

Cuadre de los gastos del personal
4 Comercial Cajera
por actividades del cargo
Diligenciar documentos:
5 Comercial Cajera
consignaciones y recibos de caja
6 Cheques devueltos Comercial Cajera
7 Recepcin pago del cliente Comercial Cajera
431
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre de caja.
1.3 RESPONSABLE: Cajera.
1.4 OBJETIVO: Reportar el saldo diario de caja.
1.5 GENERALIDADES: El cuadre de caja permite conocer, registrar y establecer el

monto del dinero recaudado en el da y la destinacin del mismo.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Reporte de cuadre de caja.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer comunicacin con los bancos.
PUNTO FINAL: Informar a Gerente suma de dinero de la empresa

disponible en los bancos.

Formato manual del cuadre de caja.
1.9 RIESGOS:
Descuadre de caja.

Revisin y verificacin de la informacin reportada.
1.11 OBSERVACIONES.
432
Cdigo: Pgina
CUADRE DE CAJA
Frecuencia
D S M O
Establecer cuanta de las ventas de
contado
Revisar las ventas y los recibos de
2 caja contra la informacin del Cajera Comercial X
sistema
Diligenciar formato del cuadre del
da: valor de venta, gastos,
consignaciones, # de recibo de caja
y consignaciones
Revisar formato manual del cuadre
de caja
Efectuar los clculos necesarios y
5 sacar una relacin del valor total Cajera Comercial X
(tirilla)
Enviar o entregar formato de cuadre
de caja y tirilla a Auxiliar Contable
Recibir el formato revisado por
Auxiliar contable
Anotar en el cuaderno de caja la
informacin del cuadre
Anotar en la nueva hoja del cuadre
9 del da el nmero consecutivo de Cajera Comercial X
recibo de caja y consignacin
Revisar, firmar y archivar formato de
cuadre de caja
433
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo del dinero en caja.
2.4 OBJETIVO: Administrar el dinero recaudado.
2.5 GENERALIDADES: El manejo del dinero en caja garantiza que cuando se llegue
a una cantidad establecida se disponga en un sitio seguro o sea consignado en
bancos a favor de proveedores o de la empresa.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Depsito de dinero.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el dinero en efectivo y cheque que ingresa a
caja.
PUNTO FINAL: Depsito de dinero en caja fuerte, pago a proveedores o

consignacin en cuenta de la empresa.

Consignaciones.
2.9 RIESGOS:
Prdida de dinero.

Revisin y verificacin de la autenticidad de los billetes.
2.11 OBSERVACIONES.
434
Cdigo: Pgina
MANEJO DEL DINERO EN CAJA
Frecuencia
D S M O
Recibir el dinero en efectivo que
ingresa a caja
Contar el dinero en efectivo
acumulado en caja
Informar a Auxiliar Contable la
cuanta de dinero recaudado
cuando la suma supera el monto
establecido para su manejo
4 Esperar autorizacin e indicaciones Cajera Comercial X
GUARDAR EN CAJA FUERTE
5 Dirigirse a rea de contabilidad Cajera Comercial X
6 Entregar dinero a Auxiliar Contable Cajera Comercial X
Contar nuevamente el dinero y Auxiliar Contabilida

7 X
verificar su autenticidad Contable d
Auxiliar Contabilida
8 Depositar el dinero en caja fuerte X
Contable d
PAGO A PROVEEDORES
Recibir de Auxiliar Contable

autorizacin y cheques elaborados
Diligenciar el formato de
10 consignacin del respectivo banco a Cajera Comercial X
favor del proveedor
11 Efectuar el pago a proveedores Cajera Comercial X
CONSIGNACIN CUENTA DE LA
EMPRESA
Consignar en cuenta de bancos de
la empresa
Recibir de Auxiliar Contable
autorizacin y cheques elaborados
Elaborar el formato de consignacin
a la cuenta indicada
15 Efectuar la consignacin Cajera Comercial X
435
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administracin caja menor.
3.4 OBJETIVO: Administrar el dinero de caja menor.
3.5 GENERALIDADES: Administrar el dinero de caja menor implica el control de la

entrega del dinero para sufragar los gastos menores de los empleados y dems
ocasionados por la actividad de la empresa y la cancelacin de compras de baja
cuanta.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registrar ingresos y egresos.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir reembolso del dinero de caja menor.
PUNTO FINAL: informar y entregar documentos de respaldo de los gastos

a contabilidad.

Relacin de gastos.
3.9 RIESGOS:
Prdida de dinero.

3.11 OBSERVACIONES.
436
Cdigo: Pgina
ADMINISTRACIN DE CAJA MENOR
Frecuencia
D S M O
Recibir reembolso del dinero de caja
menor
Recibir solicitud de dinero para
2 sufragar gastos por parte del Cajera Comercial X
empleado
Entregar recibo de gastos y dinero
al empleado
Ir rebajando o disminuyendo el
4 monto de la caja menor cuando se Cajera Comercial X
generan gastos
5 Relacionar los gastos Cajera Comercial X
Informar y entregar documentos de

6 respaldo de los gastos a Cajera Comercial X
contabilidad
Solicitar reembolso de dinero
cuando los gastos se aproximen o
sean iguales al dinero de caja
menor
437
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre de los gastos del personal por
actividades del cargo.
4.4 OBJETIVO: Efectuar el cuadre de los gastos realizados por el personal.
4.5 GENERALIDADES: El cuadre de los gastos del personal es un mecanismo de

control de los mismos y permite contablemente registrar la informacin de los
egresos de dinero generados por las actividades desempaadas por los
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Archivo de los documentos que respaldan el gasto.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas o llamadas de solicitud de
autorizacin de los gastos.
PUNTO FINAL: Archivo de los documentos.

Facturas y recibos de gastos.
Relacin de los gastos.
4.9 RIESGOS:
Prdida de facturas, recibos, dinero.

Revisin y verificacin del diligenciamiento de los documentos.
4.11 OBSERVACIONES.
438
CUADRE DE LOS GASTOS DEL Cdigo: Pgina

PERSONAL POR ACTIVIDADES DEL
CARGO
Frecuencia
D S M O
Recibir las facturas o llamadas de
1 solicitud de autorizacin de los Cajera Comercial X
gastos
Revisar diligenciamiento de las
facturas y recibos de gastos
3 Verificar el gasto Cajera Comercial X
4 Autorizar los gastos Cajera Comercial X
Auxiliar
5 Generar relacin de los gastos Contabilidad X
Contable
Devolver los documentos a la
persona que solicit la autorizacin
7 Recibir facturas y recibos de gastos Cajera Comercial X
Verificar la autorizacin de los

gastos por Director de Cartera
Revisar la numeracin de los
recibos de gasto
Consultar el # del recibo de gasto y
ratificar la concordancia con el
registrado en el cuaderno, sealar
con una pequea marca
Revisar el diligenciamiento de los
documentos
12 Totalizar los gastos Cajera Comercial X
Efectuar el cuadre del da anterior

(devolucin del dinero por parte del
trabajador o pago del dinero
adeudado)
Realizar los clculos respectivos
14 para saber si el dinero entregado Cajera Comercial X
alcanz para sufragar los gastos
439
Frecuencia
D S M O
En caso de que haya sobrado
dinero: recibir el dinero devuelto por
la persona
De lo contrario: establecer la
cuanta a pagar y realizar el pago
de la suma adeudada
16 con el nombre del empleado y la Cajera Comercial X
cantidad de dinero entregada
Pegar el formato de gasto y/o
facturas al comprobante de egreso
Hacer firmar el comprobante de la
persona que realiza el gasto
19 Ordenar los gastos segn su tipo Cajera Comercial X
Enviar documentos a contabilidad

para su archivo
440
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Diligenciamiento de documentos.
5.4 OBJETIVO: Elaborar documentos.
5.5 GENERALIDADES: El diligenciamiento de documentos se encuentra relacionado

con la elaboracin de recibos de caja, consignaciones y otros.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: elaboracin de documentos.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Autorizacin y peticin de la elaboracin de los
documentos.
PUNTO FINAL: Archivo de copia de los documentos.

Formato de consignacin.
Recibos de caja.
Formatos de gastos.
5.9 RIESGOS:
Prdida de dinero.

5.11 OBSERVACIONES.
El recibo de gastos se elabora para respaldar los gastos generados por
actividades de Vendedores, Conductores, Jefe de Bodega y administrativos
(Subgerente y Director Comercial) relacionadas con el desempeo de las
funciones de cu cargo.
441
Cdigo: Pgina
DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS
Frecuencia
D S M O
CONSIGNACIONES
Recibir de Auxiliar Contable cheques
1 y autorizacin y o peticin de Cajera Comercial X
elaboracin de consignacin
Diligenciar formato de consignacin
de respectivo banco
Entregar a mensajero cheque y
formato de consignacin
Enviar copia de consignacin a
Auxiliar Contable
Auxiliar
5 Archivar copia de la consignacin Contabilidad X
Contable
RECIBOS DE CAJA
Ingresar al sistema cuanta de los

cheques y efectivo recaudado
Realizar registro de los movimientos
(flujo de caja)
8 Imprimir los recibos de caja Cajera Comercial X
9 Revisar los recibos Cajera Comercial X
10 Totalizar el recaudo Cajera Comercial X
Informar a Auxiliar Contable la cuanta

a la que asciende el recaudo
12 Archivar recibos de caja Cajera Comercial X
RECIBOS DE GASTO
Recibir peticin del dinero para

sufragar gastos
Entregar recibo de gasto a la persona
solicitante
Relacionar en el cuaderno de
talonario de gastos la entrega del
recibo anotando: # recibo y nombre
de la persona solicitante
442
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cheques devueltos.
6.4 OBJETIVO: Comunicar devolucin de cheques por las entidades financieras.
6.5 GENERALIDADES: El conocer la devolucin de los cheques permite establecer

comunicacin con el cliente para buscar una pronta solucin de la situacin o
inconveniente presentado.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Compromiso de pago del cliente.
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: recepcin de cheques devueltos por las entidades
financieras.
PUNTO FINAL: Guardar los cheques que no han sido autorizados.

Nota de devolucin de cheques.
6.9 RIESGOS:
No comunicacin con clientes.
Prdida del cheque.

Comunicacin con el cliente.
Registro de la devolucin del cheque.
6.11 OBSERVACIONES.
443
Cdigo: Pgina
MANEJO DEL DINERO EN CAJA
Frecuencia
D S M O
Recibir cheques devueltos entregados
por mensajero
Informar al Asesor Comercial: cliente y
2 causal, y a Auxiliar Contable: cliente, Cajera Comercial X
causal y vendedor
Asesor
3 Establecer comunicacin con el cliente Comercial X
Comercial
4 Ingresar al software Cajera Comercial X
Elaborar nota por cheque devuelto,
5 diligenciando formato para nota del Cajera Comercial X
sistema: cliente, banco, valor, causal
Efectuar ingreso y recibo de caja para
aquellos cheques autorizados
Guardar los cheques que no han sido
7 autorizados o el vendedor no se ha Cajera Comercial X
comunicado con el cliente
444
7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepcin pago del cliente.
7.4 OBJETIVO: Recaudar dinero producto de las ventas en las instalaciones de la

empresa.
7.5 GENERALIDADES: La recepcin del pago de la obligacin del cliente se realiza

en efectivo o cheque.
7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recepcin de dinero, consignacin o cheques.
7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer forma de pago por parte del cliente.
PUNTO FINAL: Archivo de copia de factura cancelada.

Recibo de cancelacin de deuda.
7.9 RIESGOS:
Billetes falsos.
Cobrar menor valor al registrado en la factura.
Errores en la devolucin del dinero sobrante.

Revisin y verificacin de la autenticidad de los billetes recibidos.
Relacin de las consignaciones.
Archivo de copia de factura.
7.11 OBSERVACIONES.
445
Cdigo: Pgina
RECEPCIN PAGO DEL CLIENTE
Frecuencia
D S M O
1 Establecer forma de pago Cajera Comercial X
PAGO EN EFECTIVO
2 Recibir las facturas y sus copias Cajera Comercial X
3 Consultar facturas Cajera Comercial X
4 Verificar la cuanta Cajera Comercial X
Informar el valor total de la compra al
cliente
6 Recibir el dinero Cajera Comercial X
Revisar y verificar la autenticidad de

los billetes
Colocar sello de cancelado a la
factura y sus copias
Entregar tres copias de la factura al
cliente
Devolver el dinero sobrante, si es el
caso
Archivar una copia de la factura en
caja
CHEQUES
Recibir cheques o copia del formato
de consignacin
Relacionar consignaciones en el
documento de cuadre de caja diario
Informar de los cheques recibidos a
Auxiliar Contable
Elaborar y enviar al cliente recibo de
cancelacin de la deuda
446
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Salud Ocupacional.
1.2 AREA TITULAR: Contabilidad (Nmina).
1.3 OBJETIVO: Proporcionar a los integrantes de la empresa los elementos de

proteccin personal y dotacin.
1.4 GENERALIDADES: Salud ocupacional proporciona los elementos para cuidar y

proteger la integridad fsica de los integrantes de la empresa buscando la
bsqueda la minimizacin de los accidentes de trabajo.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Minimizacin de los factores y accidentes de

trabajo que puedan tener lugar al interior de la empresa.

Formato de entrega de elementos de proteccin personal y dotacin.
1.7 RIESGOS:
Accidentes de trabajo.
Eleccin inadecuada de elementos de proteccin personal y dotacin.
Calidad defectuosa y poco protectora de los elementos y uniformes.

Verificacin y seguimiento del uso de los elementos de proteccin y uniformes.
1.9 OBSERVACIONES: EL programa de Salud Ocupacional permite establecer la

causa principal de los accidentes presentados y el respectivo seguimiento de estos
facilita el planteamiento de las estrategias que conlleven a disminuir su frecuencia
y garantizar un ambiente de mayor seguridad para los empleados.
447
Cdigo:
SALUD OCUPACIONAL
N
Orden
DOTACIN ELEMENTOS DE
1 Contabilidad Auxiliar de Nmina
PROTECCIN PERSONAL
Determinacin de los elementos a
a Contabilidad Auxiliar de Nmina
comprar
Cotizacin y seleccin del
b Contabilidad Auxiliar de Nmina
proveedor
Recepcin y entrega de los
c Contabilidad Auxiliar de Nmina
elementos
2 DOTACIN DE UNIFORMES Contabilidad Auxiliar de Nmina
3 BOTIQUN Contabilidad Auxiliar de Nmina
4 ACCIDENTE DE TRABAJO Contabilidad Auxiliar de Nmina
a Reportar accidentes de trabajo Contabilidad Auxiliar de Nmina

Sistematizar el reporte de los
b Contabilidad Auxiliar de Nmina
accidentes
Registrar las incapacidades por
c Contabilidad Auxiliar de Nmina
enfermedad o accidente de trabajo
Tramitar la liquidacin de la
d Contabilidad Auxiliar de Nmina
incapacidad
448
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotacin de los elementos de Proteccin

Personal.
1.2 MARCO NORMATIVO: Cdigo Sustantivo del Trabajo.
1.4 OBJETIVO: Entregar al personal los implementos necesarios para garantizar la

proteccin de su integridad fsica en el desarrollo de las actividades
encomendadas.
1.5 GENERALIDADES: La dotacin de elementos de proteccin personal se

constituye en el medio para garantizar la proteccin de la persona ante
eventualidades que puedan ocurrir durante el desempeo de la labor, por ello se
hace necesario que todo el personal que requiera transitar por la zona de bodega
porte los elementos.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Utilizacin de los implementos y minimizacin de

los accidentes de trabajo.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Determinacin de los elementos a comprar.
PUNTO FINAL: Recepcin y entrega de los elementos de proteccin.

Formato de entrega de elementos.
1.9 RIESGOS:
Inadecuada eleccin de elementos.
Mala calidad de los elementos de proteccin personal.

Registro y firma del formato de entrega de los elementos.
1.11 OBSERVACIONES.
449
DOTACIN DE IMPLEMENTOS DE Cdigo: Pgina

PROTECCIN PERSONAL
Frecuencia
D S M O
DETERMINACIN DE LOS
a
ELEMENTOS A COMPRAR
Revisar o recibir informacin del Auxiliar de
1 Contabilidad X
estado de los elementos Nmina
Confirmar el estado de los Auxiliar de
2 Contabilidad X
elementos Nmina
Calcular las cantidades existentes Auxiliar de
3 Contabilidad X
de cada producto Nmina
Establecer la cantidad a comprar si Auxiliar de
4 Contabilidad X
se requieren los elementos Nmina
COTIZACIN Y SELECCIN DEL
b
PROVEEDOR
Evaluar la calidad de los productos Auxiliar de
5 Contabilidad X
del proveedor anterior Nmina
Buscar nuevo proveedor si se
requiere
Consultar los proveedores de
los productos
Solicitar informacin del precio
Auxiliar de
6 de los productos si cumple con Contabilidad X
Nmina
los normas del ministerio, de lo
contrario finalizar comunicacin
Evaluar la informacin y
pociones ofrecidas
Elegir la mejor opcin
Consultar las polticas de compras Auxiliar de
7 Contabilidad X
de la empresa Nmina
Auxiliar de
8 Efectuar el pedido Contabilidad X
Nmina
RECEPCIN Y ENTREGA DE
c X
ELEMENTOS
Recibir los elementos de proteccin Auxiliar de
9 Contabilidad
enviados por el proveedor Nmina
Verificar que los elementos Auxiliar de
10 Contabilidad X
correspondan a los solicitados Nmina
Diligenciar formato de compras con
la informacin del proveedor, Auxiliar de
11 Contabilidad X
descripcin del artculo, valor y Nmina
fecha de recepcin
450
Frecuencia
D S M O
Organizar y disponer los elementos Auxiliar de
12 Contabilidad X
para la entrega Nmina
Auxiliar de
13 Diligenciar formato de entrega Contabilidad X
Nmina
Realizar entrega oficial de los Auxiliar de
14 Contabilidad X
elementos de proteccin y dotacin Nmina
Entregar los implementos viejos y Auxiliar de
15 Bodega X
recibir los nuevos Bodega
Auxiliar de
16 Firmar el formato de entrega Bodega X
Bodega
Auxiliar de
17 Archivar el formato de entrega Contabilidad X
Nmina
Botar los elementos viejos Auxiliar de
18 Contabilidad X
(deteriorados) Nmina
451
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotacin de Uniformes.
2.2 MARCO NORMATIVO. Cdigo Sustantivo de Trabajo.
2.4 OBJETIVO: Facilitar la identificacin de las personas vinculadas a la empresa.
2.5 GENERALIDADES: La dotacin de uniformes permite brindar a las personas

vinculadas a la empresa los elementos de identificacin que les acrediten como
integrantes de la compaa, adicionalmente de convertirse en implementos que
adicionan proteccin a su integridad fsica.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Porte del uniforme por parte del personal que le
acredita como integrante de la empresa.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar fecha de dotacin de uniforme al personal.
PUNTO FINAL: Archivo de formato de entrega de dotacin.

Formato de tallas.
Formato de entrega de dotacin.
2.9 RIESGOS
Compra de productos de baja calidad.
Implementos que no cumplan con las caractersticas necesarias para la labor
desarrollada.
Incumplimiento de la entrega por parte del proveedor.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS

Revisin de los elementos contenidos en el botiqun (cantidad, fecha de
vencimiento, etc.).
Verificacin del equipamiento del botiqun.
2.11 OBSERVACIONES
452
Cdigo: Pgina
DOTACIN DE UNIFORMES
Frecuencia
D S M O
Consultar fecha de dotacin de Auxiliar de
1 Contabilidad X
uniforme Nmina
Auxiliar de
2 Establecer los tallajes requeridos Contabilidad X
Nmina
Imprimir formato para recopilacin Auxiliar de
3 Contabilidad X
de tallas Nmina
Entregar formato a los empleados Auxiliar de
4 Contabilidad X
para que lo diligencien Nmina
Anotar en el formato talla de Auxiliar de
5 Contabilidad X
pantaln, camisa, zapatos, delantal. Nmina
Auxiliar de
6 Verificar las tallas Contabilidad X
Nmina
Diligenciar formato de dotacin de
Auxiliar de
7 uniforme con las tallas informadas Contabilidad X
Nmina
por los empleados
Auxiliar de
8 Realizar pedido al proveedor Contabilidad X
Nmina
Recibir los uniformes enviados por Auxiliar de
9 Contabilidad X
el proveedor Nmina
Imprimir formato de entrega de Auxiliar de
10 Contabilidad X
dotacin Nmina
Efectuar la entrega de los Auxiliar de
11 Contabilidad X
uniformes a los empleados Nmina
Anotar las cantidades entregadas a Auxiliar de
12 Contabilidad X
cada empleado Nmina
Personal de
13 Firmar formato de entrega Bodega y Bodega X
Mensajero
Archivar formato de entrega en Auxiliar de
14 Contabilidad X
carpeta de dotaciones Nmina
453
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotacin de Botiqun.
3.2 MARCO NORMATIVO
3.4 OBJETIVO: Garantizar la existencia de elementos de primeros auxilios en el

botiqun del planta y de los vehculos de la empresa.
3.5 GENERALIDADES: La dotacin de botiqun con los elementos necesarios para

atender una emergencia, es uno de los recursos mnimos con los que debe contar
tanto la empresa como los vehculos vinculados a la misma para la solucin de
eventualidades en las que se vea involucrada la integridad fsica de la persona.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Equipamiento del botiqun con los elementos

necesarios.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Realizacin de inspeccin o recepcin de requerimiento
de dotacin del botiqun.
PUNTO FINAL: Verificacin de la dotacin del botiqun con los elementos

necesarios.

Factura de compra de implementos y medicamentos.
3.9 RIESGOS:
Vencimiento de los medicamentos y elementos del botiqun.

Revisin de los elementos contenidos en el botiqun (cantidad, fecha de
vencimiento, etc.).
Verificacin del equipamiento del botiqun.
3.11 OBSERVACIONES.
454
Cdigo: Pgina
DOTACIN DEL BOTIQUN
Frecuencia
D S M O
Recibir la observacin de
Auxiliar de
1 requerimiento de dotacin del Contabilidad X
Nmina
botiqun
Revisar el contenido del botiqun de
Auxiliar de
2 planta y de los vehculos de la Contabilidad X
Nmina
empresa
Listar los medicamentos y Auxiliar de
3 Contabilidad X
elementos faltantes Nmina
Solicitar los medicamentos y Auxiliar de
4 Contabilidad X
elementos a droguera Nmina
Auxiliar de
5 Recibir los elementos pedidos Contabilidad X
Nmina
Equipar el botiqun de planta y
Auxiliar de
6 entregar los elementos para el Contabilidad X
Nmina
botiqun del vehculo al conductor
Auxiliar de
7 Verificar la dotacin del botiqun Contabilidad X
Nmina
455
4a. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4a.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reporte de Accidente de trabajo.
4a.2 MARCO NORMATIVO.
4a.3 RESPONSABLE: Personal vinculado a la empresa.
4a.4 OBJETIVO: Comunicar la ocurrencia de los accidentes al momento de

presentarse.
4a.5 GENERALIDADES: El reporte de los Accidentes de Trabajo permite ofrecer al

trabajador la ayuda oportuna y reprogramar el desarrollo de las actividades a este
encomendadas.
4a.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de los accidentes laborales.
4a.7 LMITES
PUNTO INICIAL: Establecer riesgo del accidente.
PUNTO FINAL: Archivar copia de la incapacidad.
4a.8 FORMATOS O IMPRESOS:

Copia del reporte de accidente.
4a.9 RIESGOS:
No informacin del accidente de trabajo.
4a.10 CONTROLES EJERCIDOS:

Consulta de la pgina Web de la ARP contratada.
4a.11 OBSERVACIONES.
456
REPORTAR ACCIDENTES DE Cdigo: Pgina

TRABAJO
Frecuencia
D S M O
1 Establecer riesgo del accidente Empleado Todas X
2 Comunicar al Jefe inmediato Empleado Todas X
Ante accidente grave:
Remitirse inmediatamente a la
clnica
3 Empleado Todas X
Al regresar a la empresa,
dirigirse a Nmina para la
sistematizacin del accidente.
Ante accidente leve:
Informar y narrar a la Auxiliar de
Nmina lo sucedido.
4 Empleado Todas X
Esperar y recibir copias
empresas del reporte
Dirigirse a la clnica.
Accidente muy leve: solicitar a la
5 persona encargada del botiqun Empleado Todas X
elementos y/o medicamentos
Si la persona recibe incapacidad:
Informar a jefe inmediato
6 Entregar o hacer llegar Empleado Todas X
documento de incapacidad a
Auxiliar de Nmina
Archivar copia del reporte y de la Auxiliar de
7 Contabilidad X
incapacidad Nmina
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente).
457
4b. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4b.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Sistematizar el reporte de accidente de

trabajo.
4b.2 MARCO NORMATIVO.
4b.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
4b.4 OBJETIVO: Diligenciar el reporte de los accidentes de trabajo.
4b.5 GENERALIDADES: La sistematizacin de los accidentes de trabajo permite

contar con la informacin inherente a la manera como ocurrieron los hechos y de
esta forma facilitar el planteamiento de los mecanismos o acciones que deben ser
desarrolladas para que estos no se vuelvan a presentar o disminuir su ocurrencia.
4b.6 RESULTADOS ESPERADOS: Reporte del accidente ante la entidad de riesgos

profesionales contratada.
4b.7 LMITES
PUNTO INICIAL: Ingresar a la pgina Web de la ARP contratada.
PUNTO FINAL: Archivar una copia del reporte.
4b.8 FORMATOS O IMPRESOS:

Reporte del accidente de trabajo.
4b.9 RIESGOS:
Equivocacin en el registro de los datos del empleado.
No sistematizacin del accidente por desinformacin del mismo.
4b.10 CONTROLES EJERCIDOS:

Revisin de los accidentes de trabajo reportados a la ARP.
4b.11 OBSERVACIONES
458
SISTEMATIZAR EL REPORTE DE Cdigo: Pgina

ACCIDENTES DE TRABAJO
Frecuencia
D S M O
Auxiliar de
1 Ingresar a la pgina Web de la ARP Contabilidad X
Nmina
Auxiliar de
2 Digitar la calve asignada Contabilidad X
Nmina
Diligenciar formato de la pgina con Auxiliar de
3 Contabilidad X
la informacin del empleado Nmina
Complementar la informacin
faltante del formato, novedades y/o Auxiliar de
4 Contabilidad X
informacin de lo ocurrido al Nmina
trabajador
Auxiliar de
5 Radicar el accidente Contabilidad X
Nmina
Imprimir formato de reporte Auxiliar de
6 Contabilidad X
diligenciado Nmina
Fotocopiar y entregar dos copias al Auxiliar de
7 Contabilidad X
trabajador Nmina
Archivar una copia del reporte del Auxiliar de
8 Contabilidad X
accidente Nmina
459
4c. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4c.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de las incapacidades por enfermedad

o accidente de trabajo.
4c.2 MARCO NORMATIVO.
4c.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
4c.4 OBJETIVO: Registrar las incapacidades de los trabajadores.
4c.5 GENERALIDADES: El registro de las incapacidades de los trabajadores por

enfermedad o accidente de trabajo facilita la tramitacin de la liquidacin de las
mismas ante la entidad de riesgos profesionales.
4c.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro de las incapacidades.
4c.7 LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir informacin y documento de la incapacidad.
PUNTO FINAL: Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del

empleado.
4c.8 FORMATOS O IMPRESOS:

4c.9 RIESGOS:
Prdida del documento de incapacidad.
4c.10 CONTROLES EJERCIDOS:

4c.11 OBSERVACIONES.
460
REGISTRO DE LAS INCAPACIDADES Cdigo: Pgina

POR ENFERMEDAD O ACCIDENTE
DE TRABAJO
Frecuencia
D S M O
Recibir informacin y documento de Auxiliar de
1 Contabilidad X
incapacidad Nmina
Auxiliar de
2 Ingresar a la pgina Web de la ARP Contabilidad X
Nmina
Auxiliar de
3 Digitar la clave asignada Contabilidad X
Nmina
Establecer la duracin de la Auxiliar de
4 Contabilidad X
incapacidad Nmina
Diligenciar formato de la pgina con
Auxiliar de
5 la informacin del empleado y los Contabilidad X
Nmina
das de incapacidad
Tramitar la liquidacin de la
Auxiliar de
6 incapacidad si esta es mayor a tres Contabilidad X
Nmina
(3) das
Archivar copia de la incapacidad en Auxiliar de
7 Contabilidad X
la carpeta del trabajador Nmina
461
4d. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
4d.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trmite de la liquidacin de la incapacidad.
4d.2 MARCO NORMATIVO.
4d.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
4d.4 OBJETIVO: Gestionar el pago de la incapacidad.
4d.5 GENERALIDADES. El trmite de la liquidacin se realiza para aquellas

incapacidades superiores a tres (3) das, mediante la elaboracin de carta o
diligenciamiento del formulario de la entidad, obteniendo como respuesta el
descuento en pago de los aportes del siguiente mes o cheque de pago de la
misma.
4d.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de la incapacidad.
4d.7 LMITES
PUNTO INICIAL: Revisin documento de incapacidad.
PUNTO FINAL: Archivo de copia de la incapacidad en la carpeta del

empleado.
4d.8 FORMATOS O IMPRESOS:

Carta o formulario de autorizacin, liquidacin y cancelacin de la incapacidad.
4d.9 RIESGOS

4d.10 CONTROLES EJERCIDOS

Revisin del documento de incapacidad.
4d.11 OBSERVACIONES
462
TRMITE DE LIQUIDACIN DE LA Cdigo: Pgina

INCAPACIDAD
Frecuencia
D S M O
Auxiliar de
1 Revisar documento de incapacidad Contabilidad X
Nmina
Elaborar carta o diligenciar
formulario de la entidad para Auxiliar de
2 Contabilidad X
solicitar autorizacin, liquidacin y Nmina
cancelacin de la incapacidad
Adjuntar al documento elaborado Auxiliar de
3 Contabilidad X
copia de la incapacidad Nmina
Auxiliar de
4 Enviar documentos a la entidad Contabilidad X
Nmina
Auxiliar de
5 Esperar respuesta de la entidad Contabilidad X
Nmina
Recibir autorizacin del descuento
Auxiliar de
6 en pago de aportes del siguiente Contabilidad X
Nmina
mes o cheque
Archivar copia de la incapacidad en Auxiliar de
7 Contabilidad X
la carpeta del empleado. Nmina
463
1. IDENTIFICCIN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Gestin del Recurso Humano.
1.2 AREA TITULAR: Gerencia y Subgerencia.
1.3 OBJETIVO: Administrar el recurso humano de la empresa.
1.4 GENERALIDADES: La gestin del recurso humano busca la seleccin del

personal idneo para el desempeo de las actividades inherentes a su cargo y
participacin en el logro de los objetivos institucionales.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Compromiso de los colaboradores con el

desempeo eficiente de las actividades inherentes a su cargo.

Hojas de vida.
Contrato de trabajo.
Formato de liquidacin de contrato de trabajo.
Carta de solicitud de vacaciones.
1.7 RIESGOS:
Inadecuada eleccin de las personas a ocupar cargos dentro de la compaa.
Falta de compromiso de los colaboradores.
Desmotivacin de los empleados.

Aplicacin de correctivos.
Cdigo:
GESTIN DEL RECURSO HUMANO
N
Orden
1 Seleccin de personal Administrativa Gerente y Subgerente

2 Afiliaciones y contrato de trabajo Administrativa Gerente y Subgerente
3 Induccin Todas Jefe inmediato

Asesora y capacitacin equipo de
ventas
5 Liquidacin contrato de trabajo Administrativa Gerente y Subgerente
Autorizacin y programacin de
6 Administrativa Gerente y Subgerente
vacaciones
464
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seleccin de Personal.
1.3 RESPONSABLE: Gerente y Subgerente.
1.4 OBJETIVO: Obtener el personal idneo para cada puesto de trabajo.
1.5 GENERALIDADES: La contratacin de personal es el procedimiento en el cual se

busca seleccionar de un grupo de candidatos aspirantes, a la persona ms idnea
y que cumpla con todas las caractersticas del puesto de trabajo y realizar su
respectiva vinculacin a la empresa.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Eleccin de la persona que cumpla en mayor

medida los requisitos del cargo.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento del formato de requisicin.
PUNTO FINAL: Contratacin del candidato.

Hojas de vida.
1.9 RIESGOS:
Eleccin incorrecta de la persona para el cargo.

Verificacin de la informacin y referencias de los aspirantes al cargo.
1.11 OBSERVACIONES.
465
Cdigo: Pgina
SELECCIN DE PERSONAL
Frecuencia
D S M O
Analizar y detectar la necesidad de Gerente y
1 Administrativa X
contratacin de personal Subgerente
Recibir informacin de solicitud de Auxiliar de
2 Contabilidad X
personal Nmina
Establecer comunicacin con
Auxiliar de
3 entidades o publicar el Contabilidad X
Nmina
requerimiento de personal
Auxiliar de
4 Recibir hojas de vida Contabilidad X
Nmina
Gerente y
5 Seleccionar los candidatos Contabilidad X
Subgerente
Auxiliar de
6 Convocar a los aspirantes Contabilidad X
Nmina
Efectuar entrevista y/o prueba Gerente y

7 Administrativa X
tcnica Subgerente
Auxiliar de
8 Verificar referencias Contabilidad X
Nmina
Evaluar los resultados de la Gerente y

9 Administrativa X
entrevista y/o pruebas Subgerente
Gerente y
10 Elegir al candidato Administrativa X
Subgerente
Auxiliar de
11 Informar al candidato Contabilidad X
Nmina
Vincular al candidato a la empresa Auxiliar de
12 Contabilidad X
mediante contrato de trabajo Nmina
466
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Afiliaciones y contrato de trabajo.
2.2 MARCO NORMATIVO. Cdigo Sustantivo del trabajo.
2.4 OBJETIVO: Efectuar las afiliaciones a las entidades de proteccin social y el

contrato de trabajo.
2.5 GENERALIDADES: Vincular al nuevo integrante de la empresa a las entidades de

proteccin social y elaborar el contrato de trabajo.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contratacin de nuevo personal y afiliacin a las

entidades de salud.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer contacto con la persona a vincular a la
empresa.
PUNTO FINAL: Alimentar paquete contable con la informacin del

empleado.

Carnet de afiliacin a las entidades de salud, ARP, pensiones y cesantas,
Comfamiliar.
Examen mdico.
2.9 RIESGOS:
No afiliacin del colaborador a alguna de las entidades.

Sistematizacin de la informacin del nuevo colaborador.
2.11 OBSERVACIONES.
467
AFILIACIONES Y CONTRATO DE Cdigo: Pgina

TRABAJO
Frecuencia
D S M O
Recibir peticin de elaboracin de
contrato de trabajo e informacin de
Auxiliar de
1 la persona a contratar por la Administrativa X
Nmina
empresa de parte del Gerente o
Subgerente
Establecer contacto con la persona Auxiliar de
2 Administrativa X
a vincular a la empresa Nmina
Solicitar documentacin adicional: Auxiliar de
3 Administrativa X
fotocopia de cdula, etc. Nmina
Determinar estado civil del nuevo
colaborador para indicarle los
Auxiliar de
4 documentos que se requieren para Administrativa X
Nmina
su afiliacin y las de sus familiares a
las entidades respectivas
Solicitar documentacin adicional:
Auxiliar de
5 fotocopias de documento de Administrativa X
Nmina
identificacin, etc.
Realizar trmite de afiliacin a las
entidades de salud, pensin,
riesgos profesionales, etc., si la Auxiliar de
6 Administrativa X
persona no se encuentra suscrito; Nmina
de la contrario, realizar los ajustes
necesarios
Auxiliar de
7 Tramitar cita para examen mdico Administrativa X
Nmina
Informar al nuevo integrante de la
Auxiliar de
8 empresa, la fecha de realizacin del Administrativa X
Nmina
examen mdico
Crear carpeta para el colaborador y Auxiliar de

9 Administrativa X
adjuntar en ella sus documentos Nmina
Auxiliar de
10 Elaborar contrato de trabajo Administrativa X
Nmina
Pasar contrato al Gerente para su Auxiliar de
11 Administrativa X
firma Nmina
Firmar contrato de trabajo Gerente Administrativa X
Recibir y archivar contrato y
Auxiliar de
12 examen mdico en la carpeta del Administrativa X
Nmina
colaborador
Auxiliar de
Alimentar paquete contable con la
13 Nmina y Administrativa X
informacin del empleado
Gerente
468
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Induccin.
3.3 RESPONSABLE: Jefe inmediato.
3.4 OBJETIVO: Dar a conocer al nuevo empleado el nivel de compromiso y de

pertenencia que debe despertar hacia la empresa.
3.5 GENERALIDADES: La induccin brinda al empleado nuevo, informacin clara

amplia de la empresa tanto en el aspecto fsico, tecnolgico, organizacional como
de su grupo humano.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Ubicacin del personal en la compaa y

conocimiento sobre la importancia del cargo a desempear.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicacin del nuevo colaborador en el entorno
organizacional.
PUNTO FINAL: Seguimiento de las actividades desarrolladas por el nuevo

integrante de la empresa.

3.9 RIESGOS:


Concientizacin de los jefes de rea acerca del compromiso que se debe
tomar con este procedimiento.
3.11 OBSERVACIONES.
469
Cdigo: Pgina
INDUCCIN
Frecuencia
D S M O
Ubicar al nuevo colaborador en el

1 Jefe inmediato Todas X
entorno organizacional
Presentar las polticas de la

empresa
3 Realizar un recorrido institucional Jefe inmediato Todas X
Presentar a los compaeros de

trabajo
Realizar entrenamiento en el puesto
de trabajo
Efectuar seguimiento de la
6 actividades desarrolladas por el Jefe inmediato Todas X
nuevo integrante de la empresa
470
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Asesora y capacitacin equipo de humano.
4.3 RESPONSABLE: Subgerente.
4.4 OBJETIVO: Elevar el grado de conocimiento de los diferentes productos y

motivacin del personal.
4.5 GENERALIDADES: La asesora y capacitacin permanente del equipo de ventas

es una herramienta a travs de la cual el personal del rea comercial de la
empresa se involucra en procesos de aprendizaje para su desarrollo laboral,
profesional y personal.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Mayor conocimiento de las caractersticas y

especificaciones de los productos y comportamiento del mercado.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Identificacin de la necesidad de capacitacin.
PUNTO FINAL: Retroalimentacin de la informacin.

4.9 RIESGOS:
Inasistencia a la capacitacin por parte del personal.
Desercin del personal durante la capacitacin.
Falta de presupuesto para la realizacin de la actividad.

Evaluacin de los resultados obtenidos.
4.11 OBSERVACIONES.
Las actividades de capacitacin del equipo de ventas se realizan semanalmente,
ello para mantener actualizada la informacin de los productos y comportamiento
del sector.
471
ASESORA Y CAPACITACIN DEL Cdigo: Pgina

EQUIPO HUMANO
Frecuencia
D S M O
Identificar las necesidades de Jefe o Director
1 Todas X
capacitacin de rea
Determinar objetivos de la Jefe o Director
2 Todas X
capacitacin de rea
Jefe o Director
3 Definir temtica Todas X
de rea
Solicitar a proveedor capacitacin
Jefe o Director
4 para el equipo de ventas o Todas X
de rea
tramitar con entidad
Jefe o Director
5 Coordinar las actividades Todas X
de rea
Establecer nmero de
Jefe o Director
6 participantes o seleccionar al Todas X
de rea
personal
Determinar lugar de la Jefe o Director
7 Todas X
capacitacin de rea
Capacitacin en las instalaciones
de la empresa:
Realizar la programacin de Jefe o Director
8 Todas X
horario y fechas de rea
Brindar herramientas el
expositor
Capacitacin fuera de la empresa:
Jefe o Director
9 Facilitar la asistencia de las Todas X
de rea
personas
Informar a los colaboradores
Jefe o Director
10 seleccionados a cerca de la Todas X
de rea
capacitacin
Asistir y participar activamente de Jefe o Director
11 Todas X
las capacitaciones programadas de rea
Acompaar la capacitacin y Jefe o Director
12 Todas X
realizar seguimiento de la misma de rea
Jefe o Director
13 Evaluar los resultados Todas X
de rea
Retroalimentar los resultados de Jefe o Director
14 Todas X
la capacitacin de rea
472
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidacin contrato de trabajo.
5.4 OBJETIVO: Tramitar finalizacin de contrato de trabajo.
5.5 GENERALIDADES: La liquidacin del contrato de trabajo es el reconocimiento

que por ley se da a los empleados por la prestacin de sus servicios y el
desempeo de sus actividades dentro de la organizacin.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Terminacin de contrato y desvinculacin del

colaborador de la empresa.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir informacin sobre desvinculacin del
colaborador.
PUNTO FINAL: Pago de dinero por liquidacin de contrato.

Formato de liquidacin de contrato.
5.9 RIESGOS:
Errores en el clculo de dinero a cancelar a la persona como liquidacin.

Verificacin y revisin de los clculos de la liquidacin.
5.11 OBSERVACIONES.
473
LIQUIDACIN DE CONTRATO DE Cdigo: Pgina

TRABAJO
Frecuencia
D S M O
Recibir informacin sobre Auxiliar de

1 Administrativa X
desvinculacin del colaborador Nmina
Establecer asuntos pendientes: Auxiliar de

2 Administrativa X
prestamos, deudas, etc. Nmina
Diligenciar formato del sistema para Auxiliar de

3 Administrativa X
liquidacin de contrato Nmina
Auxiliar de
4 Verificar los descuentos parafiscales Administrativa X
Nmina
Auxiliar de
5 Imprimir borrador de la liquidacin Administrativa X
Nmina
Revisar liquidacin de las Auxiliar de
6 Administrativa X
prestaciones sociales Nmina
Realizar clculo manual de la Auxiliar de
7 Administrativa X
liquidacin Nmina
Confrontar la informacin arrojada
Auxiliar de
8 por el sistema con calculada Administrativa X
Nmina
manualmente
Imprimir liquidacin en original si la
Auxiliar de
9 informacin es correcta, de lo Administrativa X
Nmina
contrario, realizar ajustes
Auxiliar de
10 Elaborar comprobante de egreso Administrativa X
Nmina
Firmar el comprobante (la persona Auxiliar de
11 Administrativa X
que lo elabor) Nmina
Hacer firmar comprobante de
Auxiliar de
12 egreso por el empleado Administrativa X
Nmina
desvinculado de la empresa
Entregar comprobante de egreso a
Auxiliar de
13 Auxiliar Contable para que lo pase a Administrativa X
Nmina
la Contadora
Pasar comprobante a Cajera para Auxiliar
14 Administrativa X
su cancelacin Contable
Pagar a la persona dinero por
concepto de liquidacin de contrato
474
6 IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Vacaciones.
6.2 MARCO NORMATIVO. Cdigo Sustantivo del Trabajo.
6.4 OBJETIVO: Facilitar la programacin de las vacaciones a los empleados de la

empresa.
6.5 GENERALIDADES: El periodo de vacaciones que por ley corresponde a los

empleados por el cumplimiento de tiempo de laborado es autorizado y programado
previa solicitud.
6.6 RESULTADOS ESPERADOS: Programacin y liquidacin del periodo de

vacaciones.
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Elaboracin de carta de solicitud de vacaciones.
PUNTO FINAL: Recordar a los empleados los das de sus vacaciones.

Carta de solicitud de vacaciones.
6.9 RIESGOS:
Programar periodo de vacaciones por mayor nmero de das.
Errores de liquidacin de vacaciones por mayor o menor valor.

Revisin de los das programados y los pendientes.
6.11 OBSERVACIONES.
475
VACACIONES Cdigo: Pgina
Frecuencia
D S M O
Pedir a Auxiliar de Nmina la
elaboracin de la carta de Empleado
1 Todas X
solicitud de programacin de solicitante
vacaciones
Elaborar carta de solicitud de Auxiliar de
2 Administrativa X
vacaciones Nmina
Auxiliar de
3 Imprimir carta Administrativa X
Nmina
Entregar carta de solicitud de
Auxiliar de
4 vacaciones a la persona Administrativa X
Nmina
interesada en la misma
Empleado
5 Entregar carta a Subgerente Administrativa X
solicitante
6 Autorizar vacaciones Subgerente Administrativa X
Programar las vacaciones de los Auxiliar de
7 Administrativa X
empleados Nmina
Si se requiere descontar los das
Auxiliar de
8 antes tomados y calcular los Administrativa X
Nmina
pendientes
Llamar al colaborador y
Auxiliar de
9 comunicarle el periodo de Administrativa X
Nmina
vacaciones programado
Recordar a los empleados los
Auxiliar de
10 das de sus vacaciones (fecha de Administrativa X
Nmina
salida e ingreso)
476
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Mensajera.
1.3 OBJETIVO: solicitar, recoger y entregar documentos.
1.4 GENERALIDADES: Mensajera se encarga de tramitar la consecucin y entrega

de documentos ante las diferentes entidades o personas solicitantes y apoyar las
actividades de cobro y recaudo de cartera.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de documentos y apoyo en cobro y

recaudo.

Facturas de compra.
Cartas, certificados, reportes, etc.
Reporte de entrega de documentos.
1.7 RIESGOS:
Asaltos y prdida del dinero.
Accidentes de Trnsito.

Reporte de entrega de documentos.
Verificacin de la entrega de los documentos y consignaciones.
Cdigo:
MENSAJERA
N
Orden
Pagos y consignaciones en
1 Comercial Mensajero- Cobrador
bancos
Recaudo o recepcin de dinero
pagado por clientes
3 Entrega de documentos a clientes Comercial Mensajero- Cobrador
Solicitar y entregar documentacin
en entidades
5 Compras eventuales de oficina Comercial Mensajero- Cobrador
477
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pagos y consignaciones en bancos.
1.3 RESPONSABLE: Mensajero Cobrador.
1.4 OBJETIVO: Efectuar pagos y consignaciones en bancos.
1.5 GENERALIDADES: Los pagos y consignaciones en bancos, permiten cancelar las

obligaciones contradas por la empresa con proveedores y entidades (servicios
pblicos: agua, energa, aseo; telfonos, celulares, impuestos, cuotas, etc.) y
depositar dinero en las cuentas de la empresa.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de las deudas contradas y depsito de

dinero en las cuentas de la empresa y proveedores.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Desplazamiento al rea de contabilidad de la empresa.
PUNTO FINAL: Entrega de documentos cancelados y de respaldo.

Facturas.
Cheques, consignaciones.
1.9 RIESGOS:
Prdida de documentos (facturas, cheques, consignaciones) y dinero en
efectivo.
Asaltos.

Revisin y conteo del dinero recibido para los pagos.
Archivo de documentos pagados.
Revisin y verificacin de autenticidad del dinero en efectivo.
1.11 OBSERVACIONES.
478
PAGOS Y CONSIGNACIONES EN Cdigo: Pgina

BANCOS
Frecuencia
D S M O
Desplazarse al rea de contabilidad de Mensajero
1 Comercial X
la empresa Cobrador
Mensajero
2 Recibir el dinero de Auxiliar Contable Comercial X
Cobrador
Contar el dinero recibido y dirigirse al Mensajero
3 Comercial X
rea de Caja de la empresa Cobrador
Recibir de Cajera los documentos a
pagar y las indicaciones de lo que se Mensajero
4 Comercial X
debe hacer con efectivo, Cobrador
consignaciones y cheques
Separar el dinero para cada pago y el Mensajero
5 Comercial X
que debe consignarse Cobrador
Consultar la informacin contenida en Mensajero
6 Comercial X
los documentos Cobrador
Programar, coordinar y priorizar la
Mensajero
7 visita a los bancos de acuerdo al Comercial X
Cobrador
documento que presente mayor monto
Dirigirse al banco y realizar el pago o Mensajero
8 Comercial X
consignacin Cobrador
Entregar a la Cajera de la empresa, al
Mensajero
9 da siguiente, los documentos de las Comercial X
Cobrador
diligencias
479
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recaudo de dinero pagado por los clientes.
2.4 OBJETIVO: Recaudar o recoger dinero pagado por los clientes.
2.5 GENERALIDADES: El recaudo de dinero se realiza como actividad de apoyo en la

recuperacin de la cartera adeudada por los clientes de la empresa.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recaudo de dinero.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de relacin o listado de recaudos a realizar.
PUNTO FINAL: Entregar al cliente recibo de cancelacin de su deuda.

Listado de recaudos a realizar.
Recibo de cancelacin de la deuda del cliente.
2.9 RIESGOS:
Prdida de dinero por asalto o descuido.
Prdida del listado de recaudo.

Revisin y verificacin de autenticidad del dinero en efectivo.
2.11 OBSERVACIONES.
480
RECAUDO DE DINERO PAGADO Cdigo: Pgina

POR LOS CLIENTES
Frecuencia
D S M O
Mensajero -
1 relacin o listado de los recaudos a Comercial X
Cobrador
realizar
Salir de la empresa y desplazarse Mensajero -
2 Comercial X
hasta el sitio de ubicacin del cliente Cobrador
Recibir el dinero o cheque del pago
Mensajero -
3 de la obligacin del cliente con la Comercial X
Cobrador
empresa
Si es una cantidad considerable:
Comunicarse con Auxiliar
Contable, informar el saldo
recaudado y solicitar Mensajero -
4 Comercial X
indicaciones Cobrador
Desplazarse al banco
Realizar consignacin a cuenta
de proveedor o de la empresa
Mensajero -
5 Regresar a la empresa Comercial X
Cobrador
Relacionar los recaudos efectuados
en un formato, anotando: # factura, Mensajero -
6 Comercial X
cliente, valor, fecha, banco, nombre Cobrador
del recaudador
Entregar el dinero recaudado y no
Mensajero -
7 consignado junto con el formato de Comercial X
Cobrador
recaudo a Cajera de la empresa
Solicitar a la Cajera recibo donde Mensajero -
8 Comercial X
conste el pago del cliente Cobrador
Elaborar recibo de cancelacin de la
9 obligacin del cliente con la Cajera Comercial X
empresa
Desplazarse a oficina del cliente
Mensajero -
10 para entregarle recibo de Comercial X
Cobrador
cancelacin de su deuda
481
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de documentos a clientes.
3.4 OBJETIVO: Entregar documentos a clientes.
3.5 GENERALIDADES: La entrega de los documentos a los clientes se realiza en

oficina o sitio de ubicacin, ya sea en obra o ferretera.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: recepcin de documentos por parte del cliente.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas a entregar.
PUNTO FINAL: Entrega de la factura o acumular las facturas no

entregadas.

Facturas.
3.9 RIESGOS:
Prdida de facturas.

Consulta de las facturas para determinacin de lugar de entrega.
Reporte de entrega de facturas.
3.11 OBSERVACIONES.
Las facturas que no se alcancen a entregar dentro del mismo mes de facturacin,
se regresan para que sean anuladas y se elaboren nuevamente con fecha del
nuevo mes.
482
ENTREGA DE FACTURAS A Cdigo: Pgina

CLIENTES
Frecuencia
D S M O
Recibir de Director de Cartera las Subgerente
1 facturas a entregar (2 por cliente: y/o Director Administrativa X
original y copia) Comercial
Subgerente y/o
Consultar las facturas y programar
su entrega
Comercial
Dirigirse a la oficina principal del Auxiliar de
3 Comercial X
cliente y entregar la factura Inventario
Subgerente y/o
Hacer firmar la factura original y
copia
Comercial
Entregar el original de la factura al
Subgerente y/o
cliente y guardar la copia para
devolverla al da siguiente al
Comercial
Director de Cartera
Subgerente y/o
Acumular las facturas no
entregadas
Comercial
483
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud y entrega de documentacin en

entidades.
4.4 OBJETIVO: Solicitar y entregar documentos en entidades.
4.5 GENERALIDADES: La solicitud de documentos en entidades permite cumplir con

las exigencias para la tramitacin de acciones y la entrega, con el cumplimiento de
los reportes o informaciones de la empresa solicitados por las diferentes
organizaciones.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Recepcin o entrega de documentos.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir peticin del personal administrativo de la
empresa.
PUNTO FINAL: Entrega o devolucin de documentos.

Cartas, certificados, reportes, etc.
4.9 RIESGOS:
Prdida de documentos.

4.11 OBSERVACIONES.
484
SOLICITUD Y ENTREGA DE Cdigo: Pgina

DOCUMENTACIN EN ENTIDADES
Frecuencia
D S M O
Recibir de personal administrativo
Mensajero -
1 de la empresa o llamada telefnica Comercial X
Cobrador
e indicaciones
Desplazarse hasta la entidad Mensajero -
2 Comercial X
respectiva Cobrador
SOLICITAR O RECIBIR
DOCUMENTOS
Reclamar la documentacin en las
Mensajero -
3 diferentes entidades y traerlos a la Comercial X
Cobrador
empresa
Entregar los documentos a la Mensajero -
4 Comercial X
persona que los solicit Cobrador
ENTREGAR DOCUMENTOS
Entregar en entidad respectiva los Mensajero -
5 Comercial X
documentos Cobrador
Responder las inquietudes que se
Mensajero -
6 presenten sobre el estado de Comercial X
Cobrador
entrega de los documentos
Hacer firmar copia de los
Mensajero -
7 documentos a la persona que los Comercial X
Cobrador
recibe
Devolver la copia de los
Mensajero -
8 documentos entregados a la Comercial X
Cobrador
persona indicada (en la empresa)
485
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compras eventuales de oficina.
5.4 OBJETIVO: Efectuar compras de oficina.
5.5 GENERALIDADES: Las compras eventuales se realizan por solicitud del

personal administrativo, incluye artculos como telfonos, cables, calculadoras,
etc., elementos necesarios para la ejecucin de las actividades de oficina.
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Compra de artculos de oficina.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir peticin del personal administrativo de la
empresa.
PUNTO FINAL: Firmar recibo de egreso.

Listado de productos a comprar.
Recibo de egreso.
5.9 RIESGOS:
Demora en las compras de oficina que conlleven al retrazo de las dems
actividades propias del cargo.

Cuadre de los gastos generados por las compras.
5.11 OBSERVACIONES.
486
Cdigo: Pgina
COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA
Frecuencia
D S M O
Recibir de personal administrativo Mensajero -
1 Comercial X
de la empresa Cobrador
Recibir el listado de productos a Mensajero -
2 Comercial X
comprar y el dinero para ello Cobrador
Efectuar la compra de los productos Mensajero -
3 Comercial X
solicitados Cobrador
Entregar los elementos a la persona Mensajero -
4 Comercial X
solicitante de la compra Cobrador
Entregar a Director de Cartera las
Mensajero -
5 facturas de las compras realizadas Comercial X
Cobrador
en la semana
Esperar revisin y autorizacin de Mensajero -
6 Comercial X
los gastos Cobrador
Dirigirse al rea de caja de la
Mensajero -
7 empresa y entregar las facturas Comercial X
Cobrador
autorizadas
Esperar a que la Cajera realice los Mensajero -
8 Comercial X
clculos respectivos Cobrador
Cuadrar los gastos generados por
las compras, con la Cajera, Mensajero -
9 Comercial X
entregando el dinero sobrante o Cobrador
recibiendo el faltante
Solicitar y recibir de Cajera, el Mensajero -
10 Comercial X
dinero para las compras de oficina Cobrador
Firmar el recibo de egreso Mensajero -
11 Comercial X
elaborado por la Cajera Cobrador
487
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Manejo de Archivo.
1.2 AREA TITULAR: Inventario y Contabilidad.
1.3 OBJETIVO: Guardar la documentacin de relevancia generada en la ejecucin de

las actividades desarrolladas en la empresa.
1.4 GENERALIDADES: El manejo de archivo es el proceso que permite el respaldo

fsico a las diferentes actividades adelantadas en la empresa y la consulta
posterior de documentos, convirtindose adems en el mecanismo para respaldar
las acciones o para salvar responsabilidad.

Contar con documentacin que permita respaldar y esclarecer inquietudes y
posibles inconvenientes.

Formato de prstamo de documentos.
1.7 RIESGOS:
Colocar los documentos en la carpeta o caja equivocada.
No devolucin de los documentos ante prstamo.

Verificacin de documentacin a archivar.
Creacin de carpeta para cada tipo de documento y dependiente de su
contenido.
Archivo comercial y contable.
Cdigo:
MANEJO DE ARCHIVO
N
Orden
Comercial y Auxiliar de Inventario y

1 Archivo de documentos
Administrativa Auxiliar General
Comercial y Auxiliar de Inventario y
2 Prstamo de documentos
Administrativa Auxiliar General
488
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Archivo de documentos.
1.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario y Auxiliar General.
1.4 OBJETIVO: Guardar la documentacin en la carpeta o caja dispuesta para el tipo

de informacin contenido en l.
1.5 GENERALIDADES: El Archivo de documentos permite contar con el respaldo

fsico por escrito de las actividades llevadas a cabo en la empresa.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Poseer documentos fsicos.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de documentos.
PUNTO FINAL: Guardar los documentos.

Formatos de pedido, facturas, cotizaciones, cartas, etc.
1.9 RIESGOS:
Equivocacin en la puesta de documentos en carpetas o cajas.

Revisin de la documentacin a archivar.
Ubicacin de la carpeta o archivador donde debe ser guardado el documento.
Marcacin de carpeta o caja donde se ubicarn los documentos.
1.11 OBSERVACIONES.
489
Cdigo: Pgina
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Frecuencia
D S M O
Auxiliar de
Comercial o
1 Recibir la documentacin Inventario o
Administrativa X
General
Auxiliar de
Consultar la informacin contenida Comercial o
2 Inventario o
en el documento. Administrativa X
General
Auxiliar de
Verificar el correcto diligenciamiento Comercial o
3 Inventario o X
y autorizaciones requeridas Administrativa
General
Auxiliar de
Comercial o
4 Identificar tipo de documento Inventario o X
Administrativa
General
Auxiliar de
Seleccionar y separar la Comercial o
5 Inventario o X
documentacin Administrativa
General
Auxiliar de
Comercial o
6 Ordenar documentos por nmero Inventario o X
Administrativa
General
Auxiliar de
Comercial o
7 Revisar consecutividad Inventario o X
Administrativa
General
Efectuar las acciones respectivas a Auxiliar de
Comercial o
8 su preparacin (cortes, Inventario o X
Administrativa
perforaciones, etc.) General
Auxiliar de
Comercial o
9 Buscar, ubicar o crear carpeta. Inventario o X
Administrativa
General
Auxiliar de
Comercial o
10 Seleccionar carpeta Inventario o X
Administrativa
General
Verificar que los documentos Auxiliar de
Comercial o
11 correspondan a la carpeta Inventario o X
Administrativa
seleccionada General
Auxiliar de
Introducir los documentos en la Comercial o
12 Inventario o X
carpeta Administrativa
General
Auxiliar de
Guardar la carpeta en el archivador Comercial o
13 Inventario o X
o caja Administrativa
General
490
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Prstamo de documentos.
2.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario y Auxiliar General.
2.4 OBJETIVO: Facilitar la consulta de documentos.
2.5 GENERALIDADES: El prstamo de documentos facilita la consulta de la

informacin contenida y acciones llevadas a cabo anteriormente.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Consulta de informacin.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin peticin de bsqueda de documentos.
PUNTO FINAL: Guardar los documentos.

Formatos de prstamo de documentos.
2.9 RIESGOS:
No devolucin del documento.

Verificacin de la devolucin de la documentacin prestada.
2.11 OBSERVACIONES.
491
Cdigo: Pgina
PRSTAMO DE DOCUMENTOS
Frecuencia
D S M O
Recibir peticin del prstamo Auxiliar de
1 Comercial X
(personal o telefnicamente) Inventario
Preguntar por informacin o Auxiliar de
2 Comercial X
identificacin del documento Inventario
Auxiliar de
3 Establecer tipo de documento Comercial X
Inventario
Auxiliar de
4 Ingresar al Software de la empresa Comercial X
Inventario
Auxiliar de
5 Ubicar en pantalla el documento Comercial X
Inventario
Auxiliar de
6 Identificar posicin fsica Comercial X
Inventario
Buscar y ubicar fsicamente el Auxiliar de
7 Comercial X
documento en carpeta Inventario
Diligenciar formato de prstamo
(tipo de documento, a quin, fecha Auxiliar de
8 Comercial X
de prstamo y de devolucin, Inventario
estado (si fue o no devuelto))
Entregar documento a la persona Auxiliar de
9 Comercial X
solicitante Inventario
Auxiliar de
10 Hacer firmar formato de prstamo Comercial X
Inventario
Auxiliar de
11 Esperar devolucin Comercial X
Inventario
Auxiliar de
12 Recibir documentos devueltos. Comercial X
Inventario
Registrar la devolucin del
Auxiliar de
13 documento en el formato de Comercial X
Inventario
prstamo
Auxiliar de
14 Archivar documento Comercial X
Inventario
492
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Servicios Generales.
1.2 AREA TITULAR: Administracin.
1.3 OBJETIVO: Mantener ordenada y limpia el rea de oficinas y apoyar la atencin

de los clientes ofreciendo el servicio de cafetera.
1.4 GENERALIDADES: Las actividades desarrolladas en servicios generales incluyen

la limpieza diaria del rea de las oficinas y la atencin a clientes externos e
internos brindando el servicio de cafetera.
1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Aseo del rea de las oficinas y atencin de

cafetera para personal y visitantes.

1.7 RIESGOS:
Inadecuada atencin de los clientes.

Cdigo:
SERVICIOS GENERALES
N
Orden
Compra de implementos de aseo y

1 Operativa Servicios Generales
vveres de cafetera
2 Servicio de cafetera Operativa Servicios Generales
3 Aseo del rea de las oficinas Operativa Servicios Generales
4 Oficios varios Operativa Servicios Generales
493
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compra de implementos de aseo y vveres de

cafetera.
1.3 RESPONSABLE: Servicios Generales.
1.4 OBJETIVO: Efectuar la compra de los elementos de aseo y vveres de cafetera.
1.5 GENERALIDADES: La compra de los implementos de aseo y vveres de cafetera

garantiza la disponibilidad de los recursos para realizar la limpieza de las oficinas y
brindar el servicio de cafetera a empleados y clientes.
1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Disponibilidad de elementos de aseo y cafetera.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Listar los elementos que deben comprarse.
PUNTO FINAL: Disponer en recipientes cada uno de los productos de

cafetera.

Recibo de egreso.
1.9 RIESGOS:
No compra de algn producto de gran consumo.
Errores de determinacin de los productos y sus cantidades existente y por
comprar.
Contaminacin de los productos de cafetera con elementos de aseo.
Agotamiento de los productos.

Revisin de la cantidad existente de los productos.
Verificacin de los gastos.
1.11 OBSERVACIONES.
Generalmente las compras se realizan cada dos meses o dependiendo de la
disponibilidad y consumo de los elementos de cafetera y aseo.
Compras menores de productos de gran consumo se realizan solicitando el
servicio a domicilio.
494
COMPRA DE IMPLEMENTOS DE Cdigo: Pgina

ASEO Y VVERES DE CAFETERA
Frecuencia
D S M O
Hacer lista de los elementos que
deben comprarse.
Productos de cafetera: caf,
azcar, leche, aromtica, etc. Servicios
1 Operativa X
Generales
Implementos de aseo: jabones
para baos y cocina, lmpido,
fabuloso, guantes, etc.
Dirigirse a Caja y solicitar dinero Servicios
2 Operativa X
para realizar las compras Generales
Entregar el dinero y elaborar recibo
de gasto por la cantidad conferida
Recibir el dinero y firmar el recibo de Servicios
4 Operativa X
egreso elaborado por la Cajera Generales
Dirigirse al supermercado a realizar Servicios
5 Operativa X
las compras Generales
Regresar a la empresa y solicitar a
cajera el recibo de caja para Servicios
6 Operativa X
elaborar el comprobante de gasto Generales
del transporte
Entregar factura de compra y recibo
Servicios
7 de gasto del transporte a Director de Operativa X
Generales
Cartera
Director de
8 Autorizacin de los gastos Comercial X
Cartera
Pasar a caja y realizar el cuadre de Servicios
9 Operativa X
los gastos y del dinero Generales
10 Revisar al total de los gastos Cajera Comercial X
Devolver el dinero sobrante o recibir Servicios

11 Operativa X
el faltante Generales
Dirigirse a la cocina y organizar los Servicios
12 Operativa X
elementos adquiridos Generales
Separar los utensilios y productos Servicios
13 Operativa X
de aseo de los vveres de cafetera Generales
Guardar en la cocina los productos
Servicios
14 de cafetera y algunos implementos Operativa X
Generales
de aseo.
Guardar en la nevera los productos Servicios
15 Operativa X
que requieran conservacin Generales
Disponer en recipientes cada uno de Servicios
16 Operativa X
los productos de cafetera Generales
495
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicio de cafetera.
2.4 OBJETIVO: Brindar servicio de cafetera a visitantes y integrantes de la empresa.
2.5 GENERALIDADES: La atencin de visitantes y personal de la empresa constituye

un punto de apoyo y adiciona un factor de evaluacin a la atencin brindada.
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Atencin de cafetera a visitantes y empleados.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir llamado de integrantes de la empresa o atender
a los visitantes.
PUNTO FINAL: Recoger la vajilla y vasos para llevarlos a la cocina.

2.9 RIESGOS:
Equivocacin en la atencin de los requerimientos de las personas.
No contar con el producto solicitado por la persona.

2.11 OBSERVACIONES
496
Cdigo: Pgina
SERVICIO DE CAFETERA
Frecuencia
D S M O
Recibir llamado de los integrantes
Servicios
1 de la empresa solicitando bebidas o Operativa X
Generales
atencin a clientes y proveedores
Ofrecer bebidas a los visitantes y Servicios
2 Operativa X
empleados de la empresa Generales
Preguntar y establecer las bebidas Servicios
3 Operativa X
solicitadas Generales
Servicios
4 Preparar las bebidas Operativa X
Generales
Llevar a las personas lo que
solicitaron, de la manera como lo Servicios
5 Operativa X
solicitaron y hasta el sitio donde se Generales
encuentren
Recoger la vajilla y vasos para Servicios
6 Operativa X
llevarlos de regreso a la cocina Generales
497
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Limpieza.
3.4 OBJETIVO: Realizar el aseo del rea de las oficinas, baos, cocina.
3.5 GENERALIDADES: La limpieza incluye el aseo de las oficinas y todos los

elementos en ellas contenidos, as como ventanas, paredes, etc.
3.6 RESULTADOS ESPERADOS: Aseo de oficinas, baos, cocina y todo los

dispuesto en ellas.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Aseo de pisos.
PUNTO FINAL: Recoger y botar la basura de los cestos.

3.9 RIESGOS:

3.11 OBSERVACIONES.
498
Cdigo: Pgina
LIMPIEZA
Frecuencia
D S M O
Barrer y trapear los pisos de las Servicios
1 Operativa X
oficinas Generales
Sacudir el polvo de los escritorios,
Servicios
2 telfonos, muebles, computadores, Operativa X
Generales
etc.
Limpiar vidrios de las ventanas de Servicios
3 Operativa X
las oficinas Generales
Limpiar y ordenar la cocina Servicios
4 Operativa X
(cafetera) Generales
Lavar los utensilios de la cocina Servicios
5 Operativa X
(vajilla, vasos, etc.) Generales
Servicios
6 Realizar la limpieza de los baos Operativa X
Generales
Lavar y cambiar las toallas de los Servicios
7 Operativa X
baos Generales
Recoger y botar la basura de los
Servicios
8 cestos dispuestos en oficinas y Operativa X
Generales
baos
499
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Oficios varios.
4.4 OBJETIVO: Realizar diversas actividades cuando se requieran.
4.5 GENERALIDADES: Los oficios varios que se deben realizar estn estrechamente
relacionados con las actividades del cargo, entre estas tenemos: mantener limpia y
organizada la cocina, cuidar las plantas de las oficinas, asear la nevera, etc.
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Limpieza u organizacin.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL:
PUNTO FINAL:

4.9 RIESGOS:

4.11 OBSERVACIONES
500
Cdigo: Pgina
OFICIOS VARIOS
Frecuencia
D S M O
MANTENER LIMPIA Y
ORGANIZADA LA COCINA
Conservar vasos, pocillos y platos Servicios
1 Operativa X
lavados Generales
Servicios
2 Tener la vajilla organizada Operativa X
Generales
Lavar y limpiar lavaplatos y mesn Servicios
3 Operativa X
de la cocina Generales
Servicios
4 Asear la greca Operativa X
Generales
Tratar en lo posible de evitar la
Servicios
5 prdida o avera de vasos, pocillos y Operativa X
Generales
platos
CUIDAR LAS PLANTAS DE LAS
OFICINAS
Servicios
6 Proporcionar agua a las plantas Operativa X
Generales
Podar las plantas dispuestas en las Servicios
7 Operativa X
oficinas Generales
Servicios
8 Quitar el polvo de las plantas Operativa X
Generales
ASEAR LA NEVERA
Servicios
9 Lavar la nevera Operativa X
Generales
Servicios
10 Eliminar los productos vencidos Operativa X
Generales
OTRAS COMPRAS
Comprar toallas para baos y Servicios
11 Operativa X
limpiones para la cocina Generales
Comprar loza, vasos, platos y Servicios
12 Operativa X
elementos faltantes Generales
OTRAS
Limpiar y organizar los escritorios y
pisos cuando se presente el Servicios
13 Operativa X
derrame de lquidos, en el momento Generales
de su ocurrencia.
Estar pendiente de que las
ventanas de la oficina del Gerente
Servicios
14 queden bien cerradas, todo Operativa X
Generales
organizado y el computador bien
tapado al finalizar la jornada laboral
501
ANEXO C: MANUAL DE FUNCIONES

Cargo: Gerente
rea: Administrativa
Cargo del Jefe Inmediato: Junta Directiva
II. OBJETIVO
Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia la
rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a travs de la integracin
de todas las reas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora
que proyecte los ms altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y
competitividad.
14. Desempearse como representante legal de la empresa.

15. Direccionar y administrar la compaa.
16. Elaborar los planes, programas, proyectos, reglamentos, presupuestos y polticas
generales y particulares para todas y cada una de las reas de la empresa.
17. Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General de
Accionistas y de la Junta Directiva.
18. Nombrar los empleados subalternos que se necesiten para el desarrollo y
administracin de la compaa, sealarles su remuneracin y atribuciones y
removerlos cuando lo estime conveniente.
20. Autorizar mediante firma documentos y cheques ratificando las decisiones
tomadas.
21. Determinar el orden de pago a proveedores.
22. Recibir informes de ventas y determinar el cumplimiento de las metas.
23. Tomar decisiones.
24. Implementar las polticas de la empresa.
25. Establecer los parmetros de administracin en cuanto a planeacin estratgica.
26. Velar por el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
27. Ejercer control sobre las funciones y resultados obtenidos por los integrantes de
la compaa.
28. Ordenar polticas de compras y ventas de la compaa.
29. Rendir cuentas comprobadas de su gestin a la Junta Directiva, al final de cada
ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha de su retiro del cargo o cuando la
misma junta se lo exija.
30. Presentar a la Asamblea General de Accionistas, en sus sesiones ordinarias, los
estados financieros e informes sobre la situacin financiera de la empresa.
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino
tambin de la compaa.
Aptitud ante las reglas Atencin, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio dems
502

Cargo: Gerente
rea: Administrativa
Trabajo en equipo
Resultados y medioambiente de
trabajo

decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseo y puesta en marcha de
estrategias, fijacin de metas y la verificacin del alcance de estas.
Manejar temas relacionados con todas las reas de la empresa y los objetivos que
cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de
administracin de personal; conocimientos en planeacin estratgica.

Contar con educacin de nivel superior en Mnimo dos aos de experiencia

Economa, Administracin de empresas, en empresas del mismo sector
Ingeniera Industrial o carreras afines. o en labores afines al cargo.
Requiere mnimo de cuatro meses para conocer las actividades de la empresa y la

manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores, y familiarizarse
con las actividades que implica su cargo.
503

Cargo: Subgerente
rea: Administrativa
Cargo del Jefe Inmediato: Gerente
II. OBJETIVO
Apoyar a la gerencia en el logro de los objetivos institucionales, diseando y

direccionando las estrategias hacia la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el
mercado, a travs de la integracin de todas las reas de la empresa y el mantenimiento
de un clima y cultura motivadora que proyecte los ms altos niveles de liderazgo,
excelencia, eficiencia y competitividad.
1. Coordinar los departamentos que conforman la empresa.

2. Responder por las compras y ventas realizadas.
3. Analizar las opciones ofrecidas por los proveedores y determinar la ms conveniente.
4. Realizar las compras de los productos a los proveedores.
5. Mantener relacin y comunicacin directa con clientes y proveedores a fin de
promover la integracin con la empresa y de esta manera fortalecer los campos de
accin y estrategias planteadas.
6. Anlisis y revisin de cartera de los clientes.
7. Efectuar el pedido de la mercanca a los proveedores.
9. Manejo de personal.
10. Representar la compaa en diversos eventos.
11. Velar por el manejo de un clima organizacional fundamentado en la importancia,
integracin y apoyo entre los colaboradores.
12. Autorizar u otorgar visto bueno a documentos o acciones, previa verificacin del
procedimiento.
Revisar y autorizar condiciones comerciales para aprobacin de crdito a
clientes.
Autorizar devoluciones en ventas.
Autorizar despacho de pedido o clientes.
Autorizar precio de venta.
13. Establecer precio de venta de los productos.

14. Fijar precio de negociacin y descuento que es posible otorgar a los clientes.
15. Disear e implementar estrategias o lneas de accin para el cumplimiento de las
metas.
16. Revisar la informacin correspondiente a las ventas del da.
17. Ejercer control mediante inventario selectivo de mercanca para verificacin fsica
aleatoria de productos almacenados en bodega.
18. Programar y participar en las capacitaciones del equipo de ventas para garantizar la
actualizacin en productos, cambios del mercado y estrategias de comercializacin.
19. Presentar informes de gestin, de los logros alcanzados y estado de la empresa a
gerencia.
20. Recibir y analizar informes.
21. Garantizar el flujo de informacin a todos los niveles de la empresa.
22. Implementar estrategias para el mejoramiento de los indicadores.
23. Logstica de despacho de productos.
24. Realizar reuniones de carcter comercial con Asesores, Director Comercial y Director
de Cartera.
504

Cargo: Subgerente
rea: Administrativa
25. Inventario semestral y de fin de ao.
26. Revisar facturas de compras realizadas a proveedores para comprobar el
cumplimiento de los aspectos negociados.
27. Vigilar y propender por el buen manejo de los inventarios para que siempre se cuente
con existencias para satisfacer los requerimientos de los clientes de manera eficiente.
28. Fomentar una cultura organizacional fundamentada en el compromiso y motivacin de
cada uno de los integrantes de la compaa.
29. Realizar todas las actividades que los accionistas consideren inherentes al cargo y
necesarias para dar cumplimiento a los objetivos organizacionales.
30. Efectuar funciones adicionales imputadas por la gerencia, propias del cargo.

Trabajo en equipo
trabajo
La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones,
compromiso, planteamiento de objetivos, diseo y puesta en marcha de estrategias,
fijacin de metas y la verificacin del alcance de estas.
Manejar temas relacionados con todas las reas de la empresa y los objetivos que cada
una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de
administracin de personal, normas de carrera administrativa, conocimientos sobre
manuales de funciones y requisitos por competencias; manejo de sistemas de informacin;
conocimientos en planeacin estratgica.
Contar con educacin de nivel superior Mnimo un ao de experiencia en
Economa, Administracin de empresas, labores afines al cargo.
Ingeniera Industrial o carreras afines.
Requiere mnimo de tres meses para conocer las actividades de la empresa y la manera
como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores.
505

Cargo: Director Comercial
rea: Administrativa
II. OBJETIVO
Velar por el cumplimiento de las metas y objetivos del departamentote ventas

trabajando en equipo con sus colaboradores inmediatos o asesores comerciales,
diseando, apoyando y direccionando las estrategias que conlleven al logro de los
objetivos organizacionales.
1. Coordinar el equipo de ventas y direccionar las estrategias planteadas.

2. Realizar reuniones con los Asesores Comerciales.
3. Ofrecer acompaamiento a los asesores comerciales en el desarrollo de sus
actividades.
4. Actualizar y autorizar los precios de venta de los diferentes productos comercializados
por la empresa.
5. Establecer precio de venta de la mercanca.
6. Establecer precio de negociacin y descuentos que se pueden ofrecer a los clientes.
7. Efectuar procesos concernientes a la compra de algunos productos.
8. Analizar las opciones ofrecidas por proveedores y determinar la ms conveniente.
9. Mantener comunicacin con los proveedores.
10. Revisin de los reportes y proyeccin de ventas.
11. Ejercer control de inventario de mercanca mediante verificacin fsica aleatoria de
productos.
12. Programar y publicar la atencin del mostrador.
13. Revisar y archivar el reporte de visitas realizadas por los asesores Comerciales.
14. Ventas.
15. Establecer las proyecciones de venta y fijar las metas.
16. Programar las capacitaciones para mantener al equipo de ventas actualizados en
productos, cambios del mercado y surgimiento de nuevas estrategias de de
comercializacin.
17. Apoyar el control de la cartera para que su recuperacin sea ms eficiente.
18. Controlar los despachos verificando que sean efectuados en el tiempo estimado.
19. Garantizar la calidad de los productos comercializados por la empresa.
20. Presentar informes a gerencia.
21. Tramitar autorizaciones.
Autorizar devoluciones.
Autorizar pedidos.
Autorizar despacho de mercanca en vehculos extras.
Autorizar gastos que tengan relacin con el proceso de ventas.
22. Prestar colaboracin en el manejo de personal.
23. Apoyar y ejecutar algunas funciones del director de Cartera.
Anular facturas previa verificacin de la informacin.
Ayudar a los Asesores Comerciales en la consulta de informacin de
negociaciones anteriores con clientes.
Revisar notas de mercanca.
Autorizar cartera, para despacho y facturacin a clientes con visto bueno del
Director de Cartera.
24. Establecer comunicacin permanente con los proveedores, verificando las entregas y
al pago oportuno a estos.
25. Contestar el telfono.
506

Cargo: Director Comercial
rea: Administrativa
26. Conocer los precios de la competencia.
27. Realizar compra especfica y eventual de un producto no comercializado por la
empresa.
28. Ejercer control del cargue de los vehculos.
29. Revisar facturas de compras realizadas a proveedores para comprobar el
cumplimiento de los aspectos negociados.
30. Revisar y autorizar el pago de fletes.
31. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y
respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de
la compaa.
32. Realizar todas las actividades que el gerente considere inherentes al cargo y
necesarias para dar cumplimiento a los objetivos organizacionales.
Trabajo en equipo
trabajo
La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones,
compromiso, planteamiento de objetivos, diseo y puesta en marcha de estrategias,
fijacin de metas y la verificacin del alcance de estas.
Manejar temas relacionados con todas las reas de la empresa y los objetivos que cada
una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, contar con
conocimientos en mercadeo, estadstica, informtica, procesos de comunicacin, normas
de manejo de personal.
Contar con educacin de nivel superior en Mnimo un ao de experiencia en
Economa, Administracin de empresas, labores afines al cargo.
Requiere mnimo de tres meses para conocer las actividades de la empresa y la manera
como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores.
507

Cargo: Director de Cartera
rea: Administrativa
Cargo del Jefe Inmediato: Subgerente
II. OBJETIVO
Efectuar el manejo y control de la cartera de la empresa manteniendo actualizada la
informacin correspondiente a cobros a clientes y a los pagos realizados por estos, y
participando de las acciones de recaudo en apoyo de los Asesores Comerciales.
1. Relacionar y verificar las consignaciones nacionales de los clientes a favor de la
empresa.
2. Recibir y verificar la facturacin relacionada y despachada del da inmediatamente
anterior.
3. Entregar facturas y relacin de cobros a realizar a los diferentes clientes al
Mensajero (Cobrador).
4. Entregar a los Asesores Comerciales el listado de sus clientes en cartera, vencidos y
de inmediato cobro.
5. Realizar reunin de cartera con vendedor para conocer la evolucin, cobro, recaudo
y comportamiento de cada uno de los clientes a su cargo.
6. Entregar a Mensajero listados de clientes con vencimientos mayores a un da
ubicados en Pereira y Dosquebradas para que realice el cobro respectivo.
7. Generar listados de cartera como: estados de cuentas, anlisis y vencimientos,
circularizaciones, libros auxiliares, relacin de recaudos y otros listados.
8. Codificar nuevos productos que sern comercializados por la empresa.
9. Brindar ayuda y soporte del software uno 7.2.
10. Revisar y autorizar gastos del personal generados por el desarrollo de las
actividades relacionadas con el desempeo de los cargos de los integrantes de la
empresa.
11. Administrar y programar el mantenimiento del parque automotor.
12. Autorizar pedidos, su despacho y facturacin a los clientes.
13. Garantizar el mantenimiento de la infraestructura de las reas locativas de la
empresa, bodegas y oficinas, en ptimas condiciones de funcionamiento.
14. Manejar y controlar los inventarios.
15. Autorizar devoluciones.
16. Revisar las notas de devolucin y mayor o menor valor cobrado elaboradas por la
Auxiliar de Inventario.
17. Revisar las facturas de los proveedores.
18. Revisar los ajustes de inventario.
19. Revisar la liquidacin y aprobar el pago de los fletes de mercanca.
20. Crear terceros (clientes comerciales).
21. Efectuar estudio de crdito a clientes nuevos.
22. Controlar cupo y mora de los clientes registrados en el sistema.
23. Anular facturas de venta por errores de diligenciamiento o impresin.
24. Recibir observacin de clientes faltantes por cobrar.
25. Programar mantenimiento de equipos y maquinaria.
26. Suministrar referencia comercial de los clientes a empresas o personas solicitantes.
27. Generar estado de cuenta de los clientes.
28. Visita personal a clientes para cruce y acuerdo de pago de la cartera en mora.
29. Facilitar el manejo de personal.
30. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo
y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin
de la compaa.
31. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean
asignadas por su jefe inmediato.
508

Cargo: Director de Cartera
rea: Administrativa
Autocontrol y estabilidad Colaboracin
emocional. Comunicacin escrita
Honestidad e integridad Comunicacin oral
Motivacin Liderazgo
Orientacin a los resultados Manejo de conflictos
Reaccin ante problemas Relacin con compaeros
Responsabilidad Trabajo en equipo
trabajo

decisiones ya que es quien realiza las autorizaciones de crdito a clientes y los gastos
ocasionados, las actividades del recaudo de dinero proveniente de cobros, manejo y
control de inventario y mantenimiento de las instalaciones locativas.
Poseer conocimientos y experiencia en el manejo de temas financieros y contables de

una empresa, manejo de computador, conocimientos en informtica y sistemas de
informacin.

Debe contar con educacin de nivel superior Mnimo un ao desempeando

en Economa, Administracin de empresas, labores afines al cargo.
Requiere mnimo de tres meses para familiarizarse con el cargo.
509
Cargo: Auxiliar Contable
rea: Administrativa
Cargo del Jefe Gerente
Inmediato:
II. OBJETIVO
Apoyar la gestin contable de la empresa mediante el manejo de la informacin financiera

y la adecuada distribucin de los recursos.

1. Consultar el saldo de las cuentas de la empresa en los diferentes bancos.
2. Revisar las consignaciones locales y nacionales de los clientes.
3. Mantener al da el libro de bancos y el informe del estado de las cuentas.
4. Revisin y control de conciliacin bancaria.
5. Estar atenta a los vencimientos de seguros de mercanca y valores transportados,
impuestos de los vehculos, arriendos, impuesto predial, leasing, tarjetas de crdito,
libros oficiales, documentos del Gerente.
6. Efectuar el manejo de los activos fijos.
7. Realizar interfase de activos fijos.
8. Realizar el pago de los impuestos de la empresa.
9. Manejar la cartera de la empresa.
10. Cancelar anticipos de clientes.
11. Revisar las cuentas de clientes y proveedores.
12. Crear clientes.
13. Cuadrar la caja y revisarla.
14. Realizar el pago a proveedores.
15. Relacin de facturas para informar a Gerente de las facturas por pagar a los
proveedores.
16. Diligenciar y pagar los gastos generados por la actividad de la empresa.
17. Diligenciar la documentacin e informes requeridos por entidades estatales.
18. Recibir y consolidar la informacin contable de las sucursales.
19. Realizar la copia de seguridad del sistema al finalizar la jornada de trabajo.
20. Efectuar el traslado de cuentas de fletes.
21. Realizar pago de impuestos u obligaciones con proveedores por medio de crdito de
tesorera.
22. Revisar y pagar cuenta de celulares.
23. Analizar gastos con las sucursales.
24. Realizar interfase de nmina.
25. Ejercer por medio de la contabilidad el control de costos de inventarios.
26. Hacer comprobantes de gastos.
27. Revisar el Balance General.
28. Elaborar y presentar los informes a la DIAN en medios magnticos.
29. Reportar la informacin de la empresa a supersociedades.
30. Imprimir informacin de bancos.
31. Efectuar la amortizacin de los activos.
32. Realizar interfase de compras.
33. Guardar el dinero que ingresa a la empresa en la caja fuerte.
34. Revisar notas de proveedores en general.
35. Efectuar el pago de seguro de los automotores.
36. Devolucin del IVA.
37. Solicitar y recibir el estado de cuenta de la empresa enviado por los proveedores.
38. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo
y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin
de la compaa.
510
Cargo: Auxiliar Contable
rea: Administrativa
39. Las dems funciones asignadas por su jefe inmediato y que estn directamente
relacionadas con la naturaleza del cargo.
ESPECIALES.
40. Manejar la contabilidad de Aspgo.
41. Pagar los impuestos del Gerente.

Trabajo en equipo
trabajo
Desarrolla actividades preestablecidas para cumplir con los objetivos del cargo.
Poseer conocimientos y experiencia en el manejo de temas relacionados con el rea

financiera y contabilidad general de una empresa, manejo de computador,
conocimientos en informtica y sistemas de informacin.

Contar con educacin de nivel superior en Mnimo un ao desempeando

Finanzas, Contadura, Administracin de labores afines al cargo.
empresas, Ingeniera Industrial o carreras
afines.
Requiere mnimo de un mes de induccin y capacitacin para familiarizarse con las

funciones a realizar.
511

Cargo: Auxiliar de Nmina
rea: Administrativa
II. OBJETIVO
Efectuar todas las actividades relacionadas al pago de nmina de los empleados,

contratacin, la respectiva vinculacin al rgimen de seguridad social y liquidacin de
contratos.
NMINA.
1. Mantener actualizado el listado del personal vinculado a la compaa para facilitar
el proceso de pago de nmina.
2. Liquidar y pagar la nmina a los empleados de la empresa.
3. Realizar la tramitologa inherente a la contratacin de nuevo personal.
4. Archivar la documentacin correspondiente al personal.
5. Efectuar la liquidacin de contrato.
6. Sistematizar el reporte de accidentes de trabajo.
7. Registrar las incapacidades de los trabajadores en el paquete visor y efectuar el
respectivo trmite.
8. Realizar el pago de los aportes de seguridad social de todos los empleados de la
empresa.
9. Reclamar y tramitar la cancelacin del subsidio familiar de los trabajadores de la
empresa.
10. Registrar los saldos de caja y pago de los aportes en el formato para ello
diseado.
11. Liquidar primas, vacaciones, cesantas y todas las prestaciones contempladas por
la ley y que protegen a los trabajadores.
12. Efectuar la tramitologa inherente a la contratacin de practicante universitario o
aprendiz del SENA.
13. Realizar la copia de seguridad del sistema al finalizar la jornada de trabajo.
14. Presentacin de informes de personal.
15. Entregar a los empleados los carnets de afiliacin a las diversas entidades.
16. Elaborar cartas de cesantas.
17. Entregar documentos al mensajero.
18. Comprar, suministrar y controlar la entrega de los implementos de trabajo y
elementos de proteccin personal.
19. Adelantar la bsqueda y prstamo de documentos a empleados del rea de
inventario.
20. Crear clientes comerciales en ausencia del Director de Cartera.
21. Manejar el botiqun de la planta y de los carros de la empresa.
22. Publicidad de eventos y avisos al interior de la empresa.
23. Contestar el telfono, atender o direccionar las llamadas.
24. Fotocopiar documentos por solicitud de compaeros y por requerimiento de la
labor desempeada.
25. Atender asesores de diversas entidades.
26. Administrar informacin Fondo de Empleados.
512

rea: Administrativa
PROVEDORES Y ACREEDORES.
29. Realizar el pago a proveedores, elaborando o diligenciando los documentos

necesarios.
30. Manejar la cartera de los proveedores.

31. Revisar las facturas de los proveedores para establecer el monto de la deuda
contrada y los plazos para su pago.
32. Elaborar carta de pago a proveedores cuando se efecta la cancelacin de varias
facturas.
33. Enviar documentos a los proveedores va fax.
34. Realizar pago de las obligaciones contradas con acreedores.
35. Causacin de facturas acreedores varios.
OTRAS EN AUSENCIA DE LA PERSONA ENCARGADA.
36. Efectuar el registro en el sistema de reembolsos a caja menor.

37. Consultar el saldo de la empresa en los diferentes bancos.
38. Llevar a cabo el registro de las consignaciones bancarias.
39. Procesar informacin de conciliaciones bancarias.
40. Comprar papelera y llevar a cabo el control de la salida de la misma.
41. Realizar reemplazo en caja o inventario cuando sea necesario.
42. Capacitar al aprendiz del SENA en las actividades que debe desempear al
interior de la empresa.
Trabajo en equipo
trabajo
513

rea: Administrativa
Desarrolla actividades preestablecidas para cumplir con los objetivos del cargo.
Normas de administracin de personal, Rgimen de la seguridad social en Colombia,

conocimientos en normas de contratacin, manuales de funciones y requisitos por
competencias; manejo de computador y sistemas de informacin, normas bsicas de
archivo; manejar temas relacionados con el rea financiera, especficamente en
contabilidad general.

Contar con educacin de nivel superior en Mnimo un ao desempeando

Finanzas, Administracin de empresas, labores afines al cargo.
Requiere mnimo de un mes de induccin y capacitacin para familiarizarse con el

cargo.
514

Cargo: Auxiliar de Inventario 1
rea: Comercial
II. OBJETIVO
Mantener actualizado el sistema de inventario para garantizar la existencia de

productos, el mantenimiento de stocks o la realizacin de los pedidos a proveedores
oportunamente.
1. Ingresar mercanca al sistema inmediatamente esta sea descargada en la bodega

de la empresa.
2. Realizar los ajustes de los productos por corte, cambio de material y error en el
ingreso.
3. Tramitar la consecucin de facturas de los proveedores manteniendo una
comunicacin constante con estos.
4. Elaborar notas a proveedores por devolucin de mercanca, mayor o menor valor
cobrado.
5. Elaborar remisiones de mercanca para llevar a cabo la venta de los productos al
cliente, cuando no ha llegado la factura del proveedor.
6. Facturar las remisiones de los materiales.
7. Realizar reclamos a proveedores por faltantes de mercanca.
8. Efectuar cambio de precio de los productos cuando sea autorizado.
9. Imprimir los listados de costos y precios de los productos.
10. Solicitar cemento al proveedor de este material.
11. No permitir el bloqueo del cdigo de cliente.
12. Servir de contacto entre cliente y proveedor de cemento para la creacin de obras.
13. Solicitar traslado de mercanca a la sucursal respectiva.
14. Efectuar la liquidacin y pago de los fletes a los transportadores de los materiales.
15. Presentar los informes de ventas diarias, acumuladas del mes y mensuales.
16. Ayudar a los Asesores Comerciales en la consulta de informacin de
negociaciones anteriores.
17. Buscar facturas de compras anteriores realizadas a proveedores.
18. Realizar verificacin fsica aleatoria de inventario.
19. Reporte de los inventarios peridicos por escrito para archivo.
20. Informar sobre el estado de ingreso de inventario.

515

Cargo: Auxiliar de Inventario 1
rea: Comercial
Trabajo en equipo
trabajo
Sigue procedimientos preestablecidas en la ejecucin de sus funciones.
Manejo computador y sistemas de informacin; conocimientos bsicos de contabilidad,

informtica, manejo de hoja electrnica y procesador de palabras; normas bsicas de
archivo.

Para desempear el cargo es Mnimo cuatro meses

indispensable contar con ttulo de desempeando labores afines
bachiller y/o educacin de nivel superior. al cargo.
Requiere mnimo de quince das de induccin y capacitacin para familiarizarse con

las actividades propias del cargo.
516

Cargo: Auxiliar de inventario 2
rea: Comercial
II. OBJETIVO
Mantener actualizado el sistema de inventario para garantizar la existencia de

productos, el mantenimiento de stocks o la realizacin de los pedidos a proveedores
oportunamente.
1. Manejar el archivo general del rea comercial: seleccionar documentacin,

verificar su informacin y depositarla en la carpeta respectiva para su archivo.
2. Elaborar notas por devolucin de mercanca, mayor o menor valor cobrado o
descuento financiero.
3. Elaborar remisiones solicitadas por los vendedores.
4. Diligenciar cartas generales y especficas para :
Realizar los pedidos a proveedores.

Autorizacin al portador.
Cobro a clientes (por solicitud del Subgerente).
Cartas comerciales o de cartera solicitadas por Subgerente, Director
Comercial y Asesores Comerciales.
5. Enviar y recibir fax, para y de clientes y proveedores.
6. Depurar facturas canceladas o pendientes contenidas en el fuelle manejado por el
Director de Cartera.
7. Servir de apoyo a la Auxiliar de Inventario 1 en el desarrollo de las diferentes
actividades que implica el cargo:
Realizar llamadas a los proveedores para pedir facturas faltantes.

Hacer cartas de reclamo de materiales a proveedores, imprimirlas,
enviar por fax, llamar a confirmar, solicitar revisin y autorizacin de
Subgerente.
Fotocopiar y enviar fsicamente la carta al proveedor.
Tomar datos y efectuar liquidacin de fletes.
Realizar el cierre del da (presentar informes de ventas del da y
acumuladas del mes).
8. Facturar remisiones.
9. Seleccionar documentacin depositada en la bandeja ubicada en el rea de
direccin de cartera.
10. Entregar notas de contabilidad por devolucin o descuento financiero a mensajero
para hacerlas llegar a los clientes.
11. Organizar documentacin del rea de inventario y hacer ms visible para facilitar
su consulta.
12. Asesorar y colaborar a los vendedores en la bsqueda de documentos.
517

Cargo: Auxiliar de inventario 2
rea: Comercial
EVENTUALMENTE.
15. Revisar el registro de la informacin en el cuaderno de facturacin, por solicitud

del Director de Cartera.
16. Contestar el telfono y direccionar las llamadas.
17. Solicitar refrigerios cuando se dictan capacitaciones al interior de la empresa.
Trabajo en equipo
trabajo
Sigue procedimientos preestablecidas en la ejecucin de sus funciones.
Manejo computador y sistemas de informacin; conocimientos bsicos de contabilidad,

informtica, manejo de hoja electrnica y procesador de palabras; normas bsicas de
archivo.

Para desempear el cargo es Mnimo cuatro meses
indispensable contar con ttulo de bachiller desempeando labores afines
y/o educacin de nivel superior. al cargo
518

Cargo: Auxiliar General
rea: Administrativa
II. OBJETIVO
Ofrecer apoyo a las reas que as lo requieran mediante el desempeo de

funciones diversas.
1. Manejar el archivo general del rea contable.

2. Elaborar comprobantes.
3. Efectuar el registro de reembolsos de caja menor.
4. Realizar revisin de documentos y/o listados.
5. Diligenciar formularios.
6. Elaborar cartas.
7. Elaborar carta de pago a proveedores.
8. Contestar el telfono.
9. Enviar y recibir fax.
10. Fotocopiar documentos.
Trabajo en equipo
trabajo
519

Cargo: Auxiliar General
rea: Administrativa
Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecucin de su labor.
Conocimiento y manejo de computador y programas informticos: procesador de

palabras (Word), Hoja electrnica (Excel), presentacin (PowerPoint).

Para desempear el cargo es Mnimo seis meses

bachiller. al cargo.
Requiere mnimo de una semana para familiarizarse con las funciones del cargo.
520

Cargo: Cajera(o)
rea: Comercial
II. OBJETIVO
Registrar todas las actividades y transacciones monetarias relacionadas con la

comercializacin de los productos y el manejo del dinero en el punto de venta.
1. Elaborar recibos de caja para registrar el ingreso y recaudo de dinero.

2. Archivar los recibos de caja.
3. Elaborar comprobantes de egreso para realizar el pago a proveedores.
4. Revisar comprobantes de egreso del dinero entregado a los empleados para que
suplan los gastos de las actividades relacionadas con el desempeo de su cargo.
5. Registrar los gastos del personal.
6. Hacer el cuadre de los gastos generados por el personal.
7. Organizar el cuadre del da anterior.
8. Realizar diariamente el cuadre de caja, registrando y contabilizando los ingresos
producto de las ventas efectuadas.
9. Ingresar, relacionar y verificar las consignaciones nacionales de los clientes.
10. Diligenciar formato de consignacin para depositar dinero en cuenta de la
empresa o para pagar a proveedores.
11. Revisar consignaciones contra recibos de caja.
12. Efectuar el pago a proveedores locales y nacionales.
13. Procesar cheques devueltos.
14. Archivar facturas de ventas de contado.
15. Recibir el dinero producto de las ventas de contado.
16. Administrar caja menor y recibir el reembolso del dinero.
17. Recibir el dinero que ingresa a la empresa.
18. Recibir la correspondencia de la empresa y registrar en cuaderno de correo la
entrega a la persona a quien viene dirigida.
19. Enviar el correo de la empresa a clientes, proveedores o sucursales.
20. Iniciar la anulacin de facturas de venta cuando estas presenten errores de
diligenciamiento o por cambios.
21. Archivar documentos en fuelle.
22. Firmar cheques (una de dos firmas).
23. Administrar la caja menor y recibir el reembolso del dinero.
24. Pagar a proveedores locales y nacionales.
25. Establecer y entregar el dinero para la caja de medio da.
521

Cargo: Cajera(o)
rea: Comercial
Trabajo en equipo
trabajo
Desarrolla actividades preestablecidas para el cumplimiento de sus funciones.
Conocimientos bsicos de contabilidad e informtica; manejo computador y sistemas

de informacin.

Para desempear el cargo es Mnimo seis meses

bachiller. al cargo.

522

Cargo: Asesor Comercial
rea: Comercial
II. OBJETIVO
Ofertar los productos comercializados por la compaa a todas las personas y

empresas constructoras que se encuentren adelantando proyectos de edificacin o
ampliaciones locativas, al igual que cumplir con las metas y proyecciones del
departamento de ventas.

GENERALES.
1. Realizar visita a los clientes existentes o potenciales tanto a los que se encuentran en
la ciudad como a aquellos que se ubican fuera de ella.
2. Elaborar cotizaciones por solicitud del cliente.
3. Ofrecer servicio de crdito a clientes mayoristas solicitando la informacin y
documentacin requerida para el estudio del mismo.
4. Efectuar las actividades inherentes al cobro de cartera va telefnica o desplazndose
a la oficina del cliente.
5. Realizar el recaudo de cartera y la respectiva consignacin en caja o en cuenta de la
empresa en los bancos.
6. Efectuar la venta de la mercanca.
7. Realizar pedido.
8. Consultar disponibilidad de la mercanca en el sistema asegurndose de la existencia
fsica en bodega.
9. Llevar a cabo la facturacin de los productos.
10. Hacer el seguimiento de los pedidos para garantizar la entrega correcta y oportuna al
cliente.
11. Efectuar seguimiento del cliente.
12. Tramitar Devoluciones.
13. Brindar asesora tcnica de los diferentes productos ofrecidos por la empresa.
14. Efectuar transacciones bancarias correspondientes a recaudos y consignaciones
producto de las ventas realizadas.
15. Atender el telfono y/o direccionar las llamadas a la persona solicitada.
16. Atender los clientes de los compaeros.
la compaa.
ESPECFICA.
19. Atencin de mostrador.
OTRAS.
20. Entregar facturas.

21. Realizar vueltas de oficina.
22. Manejo de facturas no entregadas.
23. Realizar cobro y recaudo de cartera de los clientes de los dems compaeros.
24. Estar pendiente de la mercanca. Participar en la vigilancia de la empresa para evitar
la salida de la mercanca sin cancelar o conocer el ingreso de nuevos productos.
523

Cargo: Asesor Comercial
rea: Comercial
25. Abrir y cerrar las instalaciones de la empresa.
26. Asistir a capacitaciones, talleres y seminarios que la empresa considere necesarios.
27. Vigilar la competencia.
28. Tramitar solicitud de guardar mercanca al cliente.
Trabajo en equipo
trabajo
La naturaleza del cargo implica un alto grado de fluidez verbal, seguridad, confianza en si
mismo, percepcin y anlisis para la adecuada atencin de los visitantes y clientes.
Conocimiento en tcnicas de mercadeo y comunicacin, atencin al cliente, manejo

computador y sistemas de informacin.

Debe poseer como mnimo ttulo de bachiller. Mnimo seis meses desempeando
labores afines al cargo.
Requiere mnimo de un mes de induccin y capacitacin para familiarizarse con el cargo.
524

Cargo: Jefe de Bodega
rea: Operativa
Cargo del Jefe Director Comercial
Inmediato:
II. OBJETIVO
Desarrollar las actividades logsticas que garanticen la colocacin de los productos en

manos de los clientes, as como mantener control de la mercanca que ingresa y sale de la
bodega con el fin de evitar que se presenten faltantes o sobrantes.
1. Programar la ruta de entrega de la mercanca respecto a la ubicacin del cliente para

que se efecte el mayor nmero de entregas posibles.
2. Pedir al Asistente coordinar almacenamiento de la mercanca en las bodegas de la
empresa.
3. Recibir las facturas de los proveedores.
4. Verificar con el Auxiliar de Bodega los productos que llegan a la compaa en cuanto
a calidad, peso y cantidad, una vez terminada la recepcin.
5. Iniciar al trmite de devolucin de la mercanca.
Mercanca trada por el conductor de la empresa cuando el cliente no la

recibe o devuelve.
Mercanca trada por el cliente.
Cuando la mercanca no alcanza a ser despachada.
6. Autorizar el despacho de los productos con el visto bueno de la persona autorizada

por la empresa.
Venta de contado.
Venta a crdito.
7. Solicitar a Asistente o Auxiliar de Bodega el despacho de la mercanca.

8. Determinar el peso de la carga del vehculo para evitar el sobrepeso y sus
consecuencias.
9. Programar la recepcin o descargue de los camiones de los proveedores.
10. Manejar archivo temporal de documentos para despacho.
11. Realizar seguimiento y control de las entregas a travs de la Planilla de Horario.
12. Programar e informar a los colaboradores las actividades fuera del horario laboral.
13. Manejar personal extra de la planta fsica de la empresa.
14. Conocer las ausencias de los colaboradores por enfermedad, accidente de trabajo o
permiso concedido.
15. Programar y evaluar las actividades desempeadas por el personal extra.
16. Programar y asignar el personal de los carros de la empresa.
17. Reprogramar las actividades del personal de bodega por ausencias de vacaciones,
incapacidades o para facilitar permisos.
la compaa.
525

Cargo: Jefe de Bodega
rea: Operativa
Trabajo en equipo
trabajo
Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecucin de su labor y debe tener cuidado

con el adecuado manejo de la informacin sobre los inventarios y almacenamiento de la
mercanca.
Conocimientos y manejo de temas relacionados con logstica (distribucin,

almacenamiento y manejo de productos); manejo de programas informticos: procesador
de palabras (Word), Hoja electrnica (Excel).

Para desempear el cargo es indispensable Mnimo seis meses desempeando

contar con educacin de nivel superior en labores afines al cargo.
Ingeniera o Tecnologa Industrial, Logstica o
carreras afines.
Requiere mnimo de dos semanas para familiarizarse con el cargo.
526

Cargo: Auxiliar de Bodega (Asistente Jefe de Bodega)
rea: Operativa
Cargo del Jefe Jefe de Bodega
Inmediato:
II. OBJETIVO
Brindar apoyo y colaboracin al Jefe de Bodega en el desarrollo de las actividades

logsticas.
1. Coordinar el despacho de la mercanca a los clientes en los vehculos de la empresa.

2. Asignar a Auxiliar de Bodega la labor de despachar o entregar la mercanca al cliente.
3. Coordinar la recepcin de la mercanca que llega proveniente de los proveedores.
4. Apoyar a los Auxiliares en el almacenamiento de los productos, aportando ideas o
encontrando espacios.
5. Participar o solicitar a los compaeros el alistar material.
6. Verificar y contar la mercanca cargada a los vehculos de la empresa y de los clientes
para aprobar su salida.
7. Participar en la recepcin de la mercanca enviada por los proveedores verificando
cantidades y especificaciones.
8. Despachar mercanca al cliente.
9. Estar pendiente de todas las bodegas.
10. Recibir solicitud de responsable de bodega de asignacin de compaeros para
realizar diferentes actividades.
11. Manejar el botiqun y suministrar elementos a compaeros ante accidente de trabajo
leve o medicamentos por enfermedad.
12. Recibir la consulta o llamado de los compaeros ante inconvenientes presentados en
las entregas o en bodega de la empresa.
13. Informar inconvenientes presentados en el desarrollo de la labor y consultar
soluciones.
14. Reportar incapacidades por enfermedad o accidentes de trabajo.
15. Solicitar la autorizacin y programacin de vacaciones.
16. Reemplazar a Jefe de Bodega en su ausencia por incapacidad o vacaciones.
la compaa.
527

Cargo: Auxiliar de Bodega (Asistente Jefe de Bodega)
rea: Operativa
Trabajo en equipo
trabajo

almacenamiento y manejo de productos).

Debe poseer como mnimo ttulo de Haber desempeando labores

bachiller. afines al cargo.
Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar.
528

Cargo: Auxiliar de Bodega (Encargado o Responsable Bodega)
rea: Operativa
Cargo del Jefe Inmediato: Jefe de Bodega
II. OBJETIVO
Brindar apoyo y colaboracin al Jefe de Bodega en la recepcin de la mercanca,

almacenamiento, entrega y despacho de los pedidos a los clientes ya sea en la
bodega de la empresa o en los diferentes establecimientos indicados por los
compradores.

1. Despachar la mercanca para los clientes, en los camiones de la empresa.
2. Cargar los productos al vehculo.
3. Solicitar transporte extra cuando el camin ya se encuentra cargado, para que no se
presente sobrepeso.
4. Alistar la mercanca a despachar.
5. Entregar los productos al cliente en la bodega de la empresa.
6. Recibir la mercanca en bodega.
7. Descargar la mercanca enviada por los proveedores.
8. Ingresar y almacenar la mercanca en la bodega.
9. Efectuar verificacin de los materiales en cuanto a calidad, cantidad y
especificaciones.
10. Verificar el peso de la mercanca enviada por los proveedores.
11. Contar la mercanca ingresada en la bodega.
12. Organizar la bodega.
13. Devolucin de mercanca.
14. Relevar o reemplazar a los compaeros en sus funciones.
15. Ayudar a los compaeros a ubicar la mercanca en la bodega cuando requieran
efectuar despachos.
16. Brindar colaboracin en la capacitacin del personal extra en la manipulacin de los
productos y en las funciones asignadas.
17. Efectuar inventario fsico aleatorio del producto o productos indicados.
18. Participar en el inventario fsico semestral y/o anual de todos los productos
almacenados en bodega.
19. Reportar y cuadrar los gastos generados en el desarrollo de la labor.
20. Comunicar los inconvenientes presentados en la manipulacin de los productos y
aquellos que tengan lugar en el desarrollo de la labor.
21. Informar a cerca de accidentes de trabajo.
22. Comunicar incapacidad por enfermedad o accidente de trabajo.
23. Solicitar autorizacin y programacin de las vacaciones.
24. Utilizar, solicitar y recibir los implementos de proteccin personal y dotacin.
25. Efectuar inventario fsico aleatorio de los productos de bodega.
la compaa.
ESPECFICAS.
BODEGA 1.
28. Manejar productos SIKA.
29. Realizar inventario de productos SIKA.
529

Cargo: Auxiliar de Bodega (Encargado o Responsable Bodega)
rea: Operativa
BODEGA 2.
30. Manejar el puente gra.
BODEGA 3.
31. Operar el montacargas.
32. Reportar la necesidad de mantenimiento y requerimientos del montacargas y puente
gra.
Trabajo en equipo
trabajo

almacenamiento y manejo de productos).

Haber desempeando labores
Debe poseer como mnimo ttulo de afines al cargo.
bachiller.
530

Cargo: Auxiliar de Bodega
rea: Operativa
II. OBJETIVO
Brindar apoyo y colaboracin en las actividades de recepcin, almacenamiento de la

mercanca y entrega de los pedidos a los clientes ya sea en la bodega de la empresa o
en los diferentes establecimientos o lugares indicados.
EN LA BODEGA DE LA EMPRESA.
1. Despachar la mercanca para los clientes en los vehculos de la empresa.

2. Cargar la mercanca almacenada en la bodega a los carros de la empresa.
3. Alistar la mercanca a despachar.
4. Recibir la mercanca que llega a bodega proveniente de los proveedores.
5. Almacenar en bodega la mercanca que llega.
6. Participar en el inventario fsico semestral o anual de todos los productos
almacenados en las bodegas de la empresa.
7. Entregar las facturas a los clientes cuando realiza la entrega de los pedidos en las
obras.
8. Revisar e informar sobre las averas y fallas encontradas en la mercanca.
9. Reportar inconvenientes presentados en la entrega de la mercanca.
10. Colaborar en la capacitacin del personal nuevo o extra que ingresa a laborar en la
bodega de la empresa, y apoyarlos en las actividades asignadas.
11. Laborar tiempo extra programado por jefe de bodega.
EN LOS CARROS.
12. Descargar la mercanca de los carros en la bodega o en la obra del cliente.

13. Cargar la mercanca al carro cuando se debe recoger en la obra del cliente por
devolucin.
OTRAS.
14. Reportar incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo.

15. Solicitar con antelacin los permisos requeridos para ausentarse de la empresa en
horario laboral.
16. Solicitar la programacin y autorizacin de vacaciones.
17. Solicitar y/o recibir los elementos de proteccin personal y dotacin.
18. Reportar los accidentes de trabajo.
531

Cargo: Auxiliar de Bodega
rea: Operativa
Trabajo en equipo
trabajo
No requiere de conocimientos bsicos.

Contar como mnimo con bsica primaria. Haber desempeando labores

afines al cargo.
532

Cargo: Conductor
rea: Operativa
II. OBJETIVO
Movilizar la mercanca desde la empresa a los establecimientos de los clientes,

tratando de conservar la integridad y ptimas condiciones de los estos y realizando las
entregas en el lapso de tiempo convenido.
1. Conducir el vehculo en el que se transporta la mercanca de la empresa.

2. Transportar la mercanca desde la bodega de la compaa hasta las instalaciones
locativas de los clientes.
3. Entregar los materiales a los clientes verificando el buen estado de estos y
cumpliendo oportunamente con la programacin de entrega de pedidos.
4. Desarrumar mercanca almacenada en el camin.
5. Diligenciar planilla de horario.
6. Recoger mercanca en obras de los clientes por concepto de devolucin de
mercanca.
7. Traer a la bodega de la compaa la mercanca por devolucin o no aceptacin
del cliente.
8. Arrumar mercanca en el camin cuando se recoge mercanca en la obra del
cliente.
9. Diligenciar los recibos de gastos.
10. Solicitar autorizacin de los gastos causados por el desempeo de la labor.
11. Cuadrar los gastos con la cajera.
12. Buscar y pagar a los trabajadores extras para que hagan el acompaamiento en
los vehculos.
13. Reportar la mercanca averiada durante el transporte al regresar a la empresa.
14. Reportar los inconvenientes presentados en la entrega de los productos y las
fallas mecnicas del vehculo.
15. Participar en la vigilancia durante el cargue y descargue de la mercanca tanto en
la bodega de la empresa como en la obra del cliente para evitar prdidas o
inconvenientes.
16. Hacer uso, cuidar y reportar las necesidades de implementos de proteccin
personal y primeros auxilios.
17. Realizar el inventario al recibir el vehculo de todos los elementos que este posee.
18. Solicitar mantenimiento y realizar revisiones constantes del automotor, para evitar
reparaciones costosas y prdidas de tiempo.
533

Cargo: Conductor
rea: Operativa
Trabajo en equipo
trabajo
Rutinaria. Sigue procedimientos y normas preestablecidas.
Poseer conocimientos de mecnica automotriz y normas de trnsito.

Contar como mnimo con bsica primaria. Mnimo cuatro meses de haber
conducido vehculos de carga
pesada.
Requiere de una semana para conocer y desempear satisfactoriamente las actividades

del cargo.
534

Cargo: Mensajero Cobrador
rea: Comercial
II. OBJETIVO
Apoyar a la administracin en el cobro de cartera y la tramitacin de documentos

necesarios para el desarrollo de la actividad productiva de la empresa.
1. Entregar las facturas a los clientes en sus oficinas.

2. Recaudar o recoger el dinero pagado por los clientes.
3. Realizar el cobro de las obligaciones contradas por los clientes con la compaa.
4. Efectuar pagos y consignaciones en bancos.
5. Solicitar en las diferentes instituciones estatales y entidades privadas la
documentacin requerida por la empresa.
6. Entregar documentos y correspondencia en las diferentes reas de la empresa.
7. Realizar las compras de oficina solicitadas por los empleados de la compaa.
8. Hacer vueltas de oficina y entregar documentos a entidades, clientes y
proveedores.
9. Informar a cerca de los inconvenientes o dificultades que se presenten en el
cumplimiento de sus funciones.
10. Reportar y solicitar autorizacin de los gastos generados en el desempeo de su
labor.
11. Cuadrar los gastos generados por las compras de oficina y las actividades
propias del cargo.
12. Reportar los requerimientos de la moto y los inconvenientes presentados con la
misma.
13. Solicitar y recibir los elementos de dotacin entregados por la empresa.
14. Programar las diferentes actividades (cobro, recaudo, entrega de facturas, etc.).
15. Efectuar diligencias personales del Gerente.
Trabajo en equipo
535

Cargo: Mensajero Cobrador
rea: Comercial
trabajo
Rutinaria. Sigue procedimientos y normas preestablecidas y de fcil cumplimiento.
Poseer conocimientos de mecnica automotriz.

Contar como mnimo con bsica primaria. Mnimo tres meses de haber
desempeado labores afines al
cargo.
Requiere de una semana para conocer y desempear satisfactoriamente las

actividades del cargo.
536

Cargo: Servicios Generales
rea: Operativa
II. OBJETIVO
Brindar apoyo al funcionamiento de la organizacin, manteniendo debidamente

aseadas y ordenadas todas las reas, e igualmente proporcionando el servicio de
cafetera a los empleados y clientes de la empresa.
1. Ofrecer bebidas y brindar atencin a visitantes, clientes y proveedores, durante

su permanencia en las instalaciones de la compaa.
2. Garantizar un ambiente aseado, realizando la limpieza diaria de oficinas, baos,
cocina, pisos, ventanas, paredes, etc.
3. Efectuar la compra de los implementos de aseo y de los vveres de la cafetera.
4. Organizar el mercado y controlar el consumo o gasto de los productos.
5. Mantener limpia y ordenada la cocina.
6. Organizar y mantener aseada la nevera.
7. Cuidar las plantas de las oficinas.
8. Solicitar, comprar y usar la dotacin de uniforme.
9. Solicitar permiso para ausentarse de la empresa durante la jornada laboral.
10. Tener presentes consideraciones de proteccin personal en el desempeo de la
labor para evitar la ocurrencia de accidentes.
11. Reportar los inconvenientes presentados en el desarrollo de la labor.
12. Solicitar autorizacin y programacin de las vacaciones.

Trabajo en equipo
trabajo
537

Cargo: Servicios Generales
rea: Operativa
Rutinaria. Las actividades que realiza son de carcter repetitivo y solo sigue
instrucciones.
No requiere de conocimientos bsicos.

Contar como mnimo con bsica primaria. No requiere experiencia para

realizar esta labor.
Requiere de un da para conocer las actividades y tareas que debe desempear.
538

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MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA

LA EMPRESA HIERROS HB S.A.

ADRIANA OROZCO HENAO

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA

ADRIANA OROZCO HENAO

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA

Figura 1. Proceso Administrativo 19

Figura 2. Fase de Planeacin 21

Figura 3. Fase Organizacin 28

Figura 4. Fase de la Direccin 31

Figura 5. Fase de Control 33

Figura 6. Empleados de la empresa 42

Figura 7. Empleados por gnero 43

Figura 8. Empleados por sucursal 44

Figura 9. reas de la empresa 45

Figura 10- Empledos por reas 46

Figura 12. Relacin entre las reas de la empresa 47

Figura 13. Distribucin general de bodegas y oficina 59

Figura 14. Distribucin de oficinas 60

Figura 15. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Actual) 64

Figura 16. Organigrama por funciones 66

Figura 17. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 1) 68

Figura 18. Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 2) 69

Cuadro 1. Variables de la investigacin 50

Cuadro 2. Variables y su estado 51

Cuadro 3. Cambios sugeridos organigrama por funciones 67

Cuadro 4. Mapa de procesos 71

Anexo A. Diagramas de Flujo 115

Anexo B. Manual de Procesos y Procedimientos 249

Anexo C. Manual de Funciones 502

La prctica empresarial nos permite an como estudiantes el vivenciar

A pesar de las diferentes teoras administrativas y conocimiento del

El problema para un empresario emprico en muchas ocasiones radica

The managerial practice allows us still(yet) as students to live of a way

In spite of the different administrative theories and knowledge of the

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