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Gerencia de Procesos PDF
Gerencia de Procesos PDF
PEREIRA
2008
MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA
LA EMPRESA HIERROS HB S.A.
Trabajo De Grado
Director:
Luz Stela Restrepo de Ocampo
PEREIRA
2008
2
TABLA DE CONTENIDO DEL PROYECTO DE GRADO
Pg.
1. RESUMEN 7
2. INTRODUCCIN 9
3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN 11
3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 11
3.1.1. DIAGNSTICO O SITUACIN PROBLEMA 11
3.1.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA 12
3.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIN 13
4. DELIMITACIN 14
5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECFICOS 15
6. JUSTIFICACIN 17
7. MARCO REFERENCIAL 18
7.1. MARCO TERICO 18
7.2. MARCO CONCEPTUAL 34
7.3. MARCO LEGAL 35
7.4. MARCO SOTUACIONAL 37
8. DISEO METODOLGICO 48
8.1. TIPO DE INVESTIGACIN 48
8.2. FASES DE LA INVESTIGACIN 48
8.3. POBLACIN Y MUESTRA 49
8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACIN OPERACIONALIZADAS 50
9. PRESENTACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN RECOPILADA 51
9.1. DISEO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 52
9.1.1. PLANEACIN ESTRATGICA 52
9.1.1.1. MISIN Y VISIN 52
9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES 53
9.1.1.3. VALORES Y PRINCIPIOS CORPORATIVOS 54
9.1.1.4. POLTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEO 56
9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FSICA DE LA
ORGANIZACIN 57
9.1.3. ORGANIGRAMA 64
3
9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 71
9.2.1. MAPA DE PROCESOS 71
9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO 79
9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 81
9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES 85
9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES 87
10. CONCLUSIONES 101
11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 106
12. BIBLIOGRAFA 114
13. ANEXOS 115
4
LISTA DE FIGURAS
pg.
5
LISTA DE CUADROS
Pg.
LISTA DE ANEXOS
Pg.
6
1. RESUMEN
7
SUMARY
8
2. INTRODUCCIN
9
Existen varias caractersticas de la divisin del trabajo que permiten que,
a travs de sta, se aumente la produccin de la sociedad en general, al
aprovechar todas las capacidades del trabajador y los recursos
disponibles, que en muchos casos son escasos.
10
3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN
11
3.1.2. Formulacin del problema. La elaboracin del Manual de
Funciones y Procedimientos contribuir a mejorar la ejecucin de las
actividades desarrolladas en la empresa HIERROS HB S.A?.
Sistematizacin:
12
3.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIN
13
Establecer de manera clara y formal la razn de ser de cada empleo y
determinar sus particulares funciones, responsabilidades y requisitos
de educacin, capacitacin y experiencia laboral.
4. DELIMITACIN
14
5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECFICOS
5.1. GENERAL
5.2. ESPECFICOS
15
Desagregar cada una de las actividades propias del cargo, para
determinar la forma correcta en la que deben ser llevadas a cabo y
estandarizarlas.
16
6. JUSTIFICACIN
El problema para todo tipo de empresa radica en: Cmo obtener mejores
desempeos econmicos y laborales?; Qu variables se deben tener en
cuenta para alcanzar los objetivos planteados?; Existe una forma
indicada y precisa para alcanzar las metas?; Es la motivacin un factor
clave que conduce al logro de los resultados esperados?; Cules son
las razones del xito o fracaso de una organizacin?
17
7. MARCO REFERENCIAL
PROCESO ADMINISTRATIVO
Planeacin
Organizacin
Direccin
Control
18
FIGURA 1: PROCESO ADMINISTRATIVO
PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEAR
DIRIGIR
PLANEACION
19
ORGANIZACIN
DIRECCION
CONTROL
Fase de cierre del proceso que globaliza e integra todas las etapas
anteriores. Permite hacer evaluaciones y confrontaciones - tanto
particulares como de conjunto - de una empresa en diferentes frentes y
estadios, respecto a los resultados, objetivos, planes y programas
formulados previamente y hacer las correcciones pertinentes, mediante
toma oportuna de decisiones.
20
DESCRIPCIN GENERAL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
LA FASE DE PLANEACIN.
PLANEACIN
FASE OPERATIVA
FASE CONCEPTUAL
RESULTADOS
21
FASE CONCEPTUAL:
MISIN.
VISIN.
POLTICAS DIRECCIONADORAS:
22
Delimitan un rea dentro de la cual se establecen unas reglas de
comportamiento, buscando asegurar que las decisiones de rutina sean
consistentes y contribuyan tanto a la definicin como al logro de
objetivos.
ESTRATEGIAS ORIENTADORAS.
23
Pueden manejarse de dos maneras diferentes:
RESULTADOS ORGANIZACIONALES.
24
Los resultados pueden referirse a cualquiera de las reas funcionales de
la Organizacin: administracin, finanzas, aspectos legales, parque
automotor, prestacin del servicio, personal, instalaciones fsicos,
posicionamiento externo, etc.
OBJETIVOS.
DE CARCTER PERMANENTE:
DE CARCTER PUNTUAL:
META:
25
VALORES
PRINCIPIOS.
PROPSITO:
OPERACIONALIZACIN DE LA PLANEACIN.
26
EL PLAN DE LA ORGANIZACIN.
27
LA FASE DE LA ORGANIZACIN.
ORGANIZACIN
FASE OPERATIVA
FASE CONCEPTUAL
Estructura orgnica
Divisin del trabajo Procesos
Especializacin Procedimientos
Coordinacin Plan de cargos
Supervisin Planta de personas
Eficiencia Funciones
Eficacia Competencias
Niveles jerrquicos Normalizacin
Comunicacin Aseguramiento
Informacin Dotacin
RESULTADOS
28
En esta fase se estructura la empresa, apareciendo claramente
evidenciadas las reas funcionales:
Comercial
Tcnica
Talento Humano.
Legal
Logstica
Financiera y econmica.
29
LOS PROCESOS
LOS PROCEDIMIENTOS
30
por los colaboradores, servir como herramienta para el anlisis de los
resultados obtenidos, ofrecer informacin que permita el establecimiento
de mtodos de control y seguimiento y adelantar procesos de
autoevaluacin de los logros obtenidos.
LA FASE DE LA DIRECCIN
CONOCIMIENTO DE
DIRECCIN OBJETIVOS
LIDERAZGO EJERCIDO
TRABAJO EN EQUIPO
EMPODERAMIENTO
COMUNICACIONES
RESULTADOS EFECTIVAS
SISTEMAS DE
INFORMACIN
CAPACITACIN
IMPARTIDA
31
Se relaciona con la capacidad de los grupos establecidos, para lograr en
los colaboradores internos y externos, el manejo de elementos
fundamentales para la efectiva ejecucin del da a da, como son:
LA FASE DE CONTROL
32
FIGURA 5: FASE DE CONTROL
CONTROL
FASE OPERATIVA
RESULTADOS
33
7.2. MARCO CONCEPTUAL
Diagnstico
Es un proceso de construccin de conocimiento, estructurado, reflexivo y
crtico que tiene como finalidad comprender, analizar, interpretar y
transformar los hechos de un determinado proceso o situacin de lo
social.
Empresa u Organizacin
Es el ejercicio profesional de una actividad econmica planificada, con la
finalidad o el objetivo de intermediar en el mercado de bienes o servicios,
y con una unidad econmica organizada en la cual ejerce su actividad
profesional el empresario por s mismo o por medio de sus
representantes.
Estrategia
Forma de distribuir recursos, configuracin de objetivos a largo plazo,
conjunto de polticas, criterios para orientar las decisiones fundamentales.
La conceptualizacin de cmo alcanzar los objetivos deseados en una
situacin conflictiva. La estrategia se preocupa de si se va a luchar, y en
este caso, cuando y cmo, y la forma de lograr la mxima efectividad en
un conflicto para alcanzar ciertas metas. La estrategia es el plan para la
distribucin prctica, adaptacin y aplicacin de los medios disponibles
para alcanzar los objetivos deseados.
Mercado
El mercado, en economa, es cualquier conjunto de transacciones,
acuerdos o intercambios de bienes o servicios entre compradores y
vendedores. En contraposicin a una simple venta, el mercado implica el
comercio regular y regulado, donde existe cierta competencia entre los
participantes.
34
Trabajo
Es toda actividad humana libre, ya sea material o intelectual, que una
persona natural ejecuta permanente y conscientemente para s o al
servicio de otra.
Ventaja Competitiva
En marketing y direccin estratgica, la ventaja comparativa es una
ventaja que una compaa tiene respecto a otras compaas
competidoras. Caracterstica nica de una empresa o producto que la
hace ser superior a la competencia. Ventaja sobre los competidores
obtenida por ofrecer precios ms bajos a los consumidores por
proporcionarles a estos ms beneficios que justifiquen precios ms altos.
Cdigo de comercio
Un cdigo de comercio es un conjunto unitario, ordenado y sistematizado
de normas de derecho mercantil, es decir, un cuerpo legal que tiene por
objeto regular las relaciones mercantiles.
35
1. Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica,
contenido en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.
2. Normas pertinentes del Cdigo de Comercio y del Cdigo Civil, en
lo no previsto por las disposiciones anteriores.
3. Las reglas previstas en los Pliegos de Condiciones.
4. Las dems disposiciones que por el objeto y la naturaleza del
contrato le sean aplicables.
5. Las propuestas que se presenten.
6. Los dems documentos que se produzcan durante el proceso de
seleccin.
CDIGO DE COMERCIO
CAPITULO II.
DEBERES DE LOS COMERCIANTES
ARTICULO 19.
Es obligacin de todo comerciante:
1) Matricularse en el registro mercantil;
2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos
respecto de los cuales la ley exija esa formalidad;
3) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las
prescripciones legales;
4) Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y dems
documentos relacionados con sus negocios o actividades;
5) Denunciar ante el juez competente la cesacin en el pago corriente de
sus obligaciones mercantiles, y
6) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.
36
7.4. MARCO SITUACIONAL
HIERROS HB S.A
LA RAZN DE SU NOMBRE
HISTORIA
con aportes de capital de sus dos propietarios por igual cuanta, en las
37
a otras regiones del pas, se procedi a sistematizar la empresa y a
eficiente.
LA SUCURSAL DE BOGOT
nuevo punto de venta, razn por la cual se opt por la ciudad de Bogot,
38
un circuito cerrado de televisin, a fin de incrementar la eficiencia y
seguridad de la empresa.
SUCURSAL DE CALI
Inicialmente se ubic en una zona industrial, all funcion por casi dos
39
CAMBIO DE DOMICILIO DE LA SUCURSAL DE BOGOT
EN LA ACTUALIDAD
40
Esta actividad es efectuada por su Director Comercial. La sucursal de
CARGOS:
Subgerente. Cajera.
41
INFORMACIN ESTADSTICA DE LOS EMPLEADOS DE LA
EMPRESA
# EMPLEADOS DE LA EMPRESA
MUJERES;
29; 26%
HOMBRES
; 82; 74%
HOMBRES
MUJERES
ventas.
43
FIGURA 8: EMPLEADOS POR SUCURSAL
35 32
30 26
24
# PERSONAS
25
20
15 11 10 HOMBRES
8 MUJERES
10
5
0
PEREIRA BOGOT CALI
CIUDAD
44
FIGURA 9: REAS DE LA EMPRESA
ADMINISTRATIVA:
Gerente
Subgerente
ADMINISTRATIVA Director Comercial
Auxiliar Contable
Auxiliar de Nmina
COMERCIAL
COMERCIAL:
Director de Cartera
OPERATIVA Asesor Comercial
Cajera (o)
Auxiliar de Inventario
Mensajero- Cobrador
OPERATIVA:
Jefe de Bodega
Auxiliar de Bodega
Conductor
Servicios Generales
45
FIGURA 10-11: EMPLEADOS POR REA
ADMINISTRATIVOS;
16; 15%
OPERATIVOS;
58; 55%
VENTAS ;
32; 30%
ADMINISTRATIVOS
VENTAS
OPERATIVOS
18
20
13 14
15
9 10
10 6 6
4
5
0
PEREIRA BOGOT CALI ADMINISTRATIVOS
VENTAS
CIUDAD
OPERATIVOS
46
FIGURA 12: RELACIN ENTRE LAS REAS DE LA EMPRESA
ADMINISTRACIN
BODEGA CONTABILIDAD
COMERCIAL
47
8. DISEO METODOLGICO
48
Anlisis de la informacin obtenida: se identificarn las
falencias y fortalezas de la compaa.
49
8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACIN OPERACIONALIZADAS
Misin
Diseo de la misin,
Visin visin, organigrama para
GERENCIAL
mejorar el
Organigrama
direccionamiento de la
compaa
Compra y venta de
MISIONAL productos Comercializacin de los
productos
Financiero
Contar con
Recurso humano
colaboradores motivados
APOYO y comprometidos en el
Salud ocupacional
desarrollo de las
actividades
Comunicacin
Ambiente de trabajo
50
9. PRESENTACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN RECOPILADA
CUADRO 2: VARIABLES Y SU ESTADO
VARIABLES ESTADO
51
9.1. DISEO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
MISIN
VISIN
52
9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
generadora de empleo.
integrante de la compaa.
53
9.1.1.3. PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS
Valores:
organizacin.
requerimientos.
organizacin y la sociedad.
54
Comunicaciones: El manejo oportuno y adecuado de la
55
9.1.1.4. POLTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEO
Cuidar y conservar en buen estado los implementos y Respetar y ofrecer el mejor trato a todos los integrantes y
elementos de trabajo suministrados por la empresa. visitantes de la compaa.
56
9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FSICA DE LA ORGANIZACIN
INFRAESTRUCTURA FSICA
La empresa cuenta con una infraestructura fsica propia para la ejecucin de las
actividades inherentes a la comercializacin de productos, contando con reas
para oficinas y bodegas.
Es un saln grande del primer piso donde se encuentran todas las personas (12)
que desempean los cargos antes mencionados.
Inventario. Saln ubicado sobre parte del rea de ventas, donde adems se
encuentra la sala de juntas y es ocupado por dos (2) Auxiliares de Inventario.
Administracin. Compuesta por la oficina de Gerencia, el rea de
Contabilidad (saln dispuestos o dotado de varios escritorios) y cafetera
(cocina). Personal: Gerente, Auxiliar Contable, Nmina, Practicantes y
personal de outsourcing. Se encuentra ubicado en el segundo piso sobre el
rea de ventas y entrada a la bodega 1.
57
Bodegas. Se cuenta con tres (3) bodegas para el almacenamiento de los
productos comercializados y oficina de despacho (en la bodega 1).
Bodega 1:
Bodega 2:
Bodega 3:
58
REAS FSICAS
FIGURA 13: DISTRIBUCIN GENERAL DE BODEGAS Y OFICINAS
OFICINA
PISO 2
59
FIGURA 14: DISTRIBUCIN DE OFICINAS
G: GERENCIA
S: SUBGERENCIA AC: AUX. CONTABLE
V: VENTAS AN: NMINA
C: CAJA A: AUDITORIA
1: DIR. COMERCIAL CO: COCINA
2: DIR. CARTERA
D: DESPACHO
B: BAO
2
1
C C BODEGA 1
INVENTARIO
S
O
V
BODEGA 1 SALA DE
M JUNTAS
V
E B
V
R AN AC
B
B CO CONTABILIDAD
V V
A A A SALA DE
V D G ESPERA
60
INVENTARIO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS.
EQUIPO DE OFICINA:
COMPUTADORES: 13
Gerente, Subgerente, Nmina, Auxiliar Contable, Auxiliar General,
Auxiliar de Inventario (2), Director Comercial, Director de Cartera,
Caja, Vendedores (2), Auditoria.
IMPRESORAS: 9
Auxiliar Contable, Nmina, Auxiliar General, Auditoria, Auxiliar de
Inventario (2), Ventas (1 para facturacin de ventas de contado), Caja
(caja y ventas de Crdito) compartida con Director de Cartera, este
ltimo posee otra ms.
TELFONOS: 19
Todos los empleados del rea administrativa y ventas cuentan con una
extensin telefnica.
FAX: 2
rea contable (1), ventas (1).
CELULARES: 4
rea contable (2), ventas (2).
61
EQUIPO DE SEGURIDAD:
Circuito cerrado de televisin con visor y cuatro (4) cmaras.
CAJA FUERTE: 2
PUENTE GRA.
62
MONTACARGAS.
63
9.1.3. ORGANIGRAMA
FIGURA 15: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (ACTUAL)
ASAMBLEA GENERAL
DE ACCIONISTAS
JUNTA DIRECTIVA
SUBGERENTE
64
Aunque se conocen los las actividades desarrolladas por los colaboradores de
la organizacin y se diferencian los cargos, no se ha elaborado la
estructuracin del organigrama que permita el ofrecer a los miembros de la
empresa la claridad en cuanto a la composicin de la misma, por lo que se
procedi a utilizar la informacin recopilada para el diseo de la estructura
organizacional al momento de iniciar la prctica empresarial.
65
FIGURAS 16: ORGANIGRAMA POR FUNCIONES
ADMINISTRATIVA
COMERCIAL
OPERATIVA
66
CUADRO 3: CAMBIOS SUGERIDOS ORGANIGRAMA POR
FUNCIONES
ADMINISTRATIVA: COMERCIAL:
Jefe de Bodega
Auxiliar de Bodega
Conductor
Servicios Generales
67
FIGURA 17: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 1)
ASAMBLEA GENERAL
DE ACCIONISTAS
JUNTA DIRECTIVA
SUBGERENTE
68
FIGURA 18: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 2)
ASAMBLEA GENERAL
DE ACCIONISTAS
JUNTA DIRECTIVA
SECRETARIA AUDITORA
GERENTE
SUBGERENTE
69
ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A
(PROPUESTO 1):
En este diseo se propone que el cargo de Subgerente quede por fuera del
departamento comercial y haga parte de la administracin como debe ser,
para colaborar con el manejo integral de la organizacin; el cargo de Director
de Cartera gue y apoye las labores del Mensajero- Cobrador; el Director
Comercial se encargue de apoyar las actividades de Asesores Comerciales,
Cajera, Auxiliares de Inventario; la creacin de un departamento de Logstica
desde donde se estructuren y coordinen las funciones operativas del Jefe de
Bodega, Conductores, y Auxiliares de Bodega.
(PROPUESTO 2):
En este diseo se propone a diferencia del anterior que el departamento
comercial sea el encargado de coordinar las actividades de los directores de
Cartera, Comercial y Logstico para lograr una mayor interaccin entre estos y
garantizar mayores beneficios no solo para la empresa sino tambin para los
clientes tanto internos como externos.
70
9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACIN DE LA COMPAA
Direccionamiento de la compaa.
Planteamiento de estrategias.
Revisin informes de ventas y cumplimiento de las
metas.
Interaccin con proveedores.
Autorizacin de documentos y acciones a
implementar.
Establecimiento de polticas de compras y ventas.
GERENCIALES
GESTIN DEL RECURSO HUMANO.
Seleccin de personal.
Contratacin.
Liquidacin contrato.
Programacin de vacaciones.
Capacitacin tcnica.
Cuadros de reemplazo (informal).
Programacin de actividades.
AUTORIZACIONES.
71
VENTAS
COMPRAS
METAS DE VENTAS.
72
COMUNICACIN CON PROVEEDORES.
Conocimiento de productos.
Asesora y capacitacin equipo de ventas.
Tramitacin de asesora muy especializada para
clientes.
73
RECEPCIN, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE
MERCANCA.
DEVOLUCIN EN VENTAS
74
GESTIN CONTABLE.
COBRO Y RECAUDO
CAJA
Cuadre de caja.
Manejo del dinero en caja.
Administrar la caja menor.
75
Cuadre de los gastos del personal por actividades del
cargo.
Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de
caja.
Cheques devueltos.
Recepcin pago del cliente.
NMINA.
Liquidacin de nmina.
Pago de nmina.
Pago parafiscales.
Liquidacin de vacaciones, primas, cesantas y
todas las prestaciones contempladas por la ley.
Interfase de nmina.
ESTUDIO DE CRDITO.
76
MENSAJERA.
SALUD OCUPACIONAL.
Seleccin de personal.
Afiliaciones y contrato de trabajo.
Induccin.
Asesora y capacitacin equipo de ventas.
Liquidacin contrato de trabajo.
Vacaciones.
77
MANEJO DE ARCHIVO.
Archivo de documentos.
Prstamo de documentos.
SERVICOS GENERALES.
78
9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO
PROCESO: COMPRA
INICIO
Consultar la informacin de
las ventas efectuadas
Revisar o chequear la
informacin
Producto de Redefinir
NO
alta punto de
rotacin? reorden
SI
79
1
Analizar si la cantidad es la
establecida como punto de
reorden
Esperar
Compra el NO
alcanzar punto
producto? de reorden
SI
FIN
80
9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
81
DESCRIPCIN DEL PROCESO
COMPRA Cdigo:
N rea
Procedimiento Responsable
Orden Responsable
Determinar productos a
1 Administrativa Subgerente
comprar
Pedido de mercanca a
3 Administrativa Subgerente
proveedores
82
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
1.9 RIESGOS:
1.11 OBSERVACIONES.
83
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo:
DETERMINAR PRODUCTOS A Pgina
COMPRAR
Frecuencia
Actividad Responsable rea
N
D S M O
Revisar o chequear la
3 Subgerente Administrativa X
informacin
Analizar si la cantidad es la
7 establecida como punto de Subgerente Administrativa X
reorden
Establecer la cantidad a
8 Subgerente Administrativa X
comprar
84
9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES
Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia
la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a travs de la
integracin de todas las reas de la empresa y el mantenimiento de un clima y
cultura motivadora que proyecte los ms altos niveles de liderazgo, excelencia,
eficiencia y competitividad.
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitacin Comportamiento
Creatividad Cuidado y proteccin
Solucin de problemas Manejo de la informacin
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente
de trabajo
Manejar temas relacionados con todas las reas de la empresa y los objetivos que
cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de
administracin de personal; conocimientos en planeacin estratgica.
VIII. ADIESTRAMIENTO
86
9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
PERSONALES.
Honestidad e integridad.
Evaluacin de la forma de actuar de las personas ante diversas situaciones a las
que se enfrenta.
Motivacin.
Importancia de factores motivacionales en el desarrolla las actividades
encomendadas.
87
Responsabilidad.
Nivel de compromiso con las actividades que desempea.
Compromiso con el desempeo de las actividades para las que fue contratado.
INTELECTUALES.
Capacidad de Aprendizaje.
Inquietud por conocer temas y tendencias desconocidas y actualizar los
conocimientos previamente adquiridos y la facilidad con que asimila la
informacin e instruccin.
Capacitacin.
Nivel de conocimientos y experiencia con la que cuenta para desempear las
funciones que se le imputen.
Creatividad.
Capacidad de proponer ideas innovadoras para dar solucin a los inconvenientes
a los que se enfrente y facilitar el alcance de los objetivos organizacionales.
Solucin de problemas.
Capacidad de rpida respuesta y planteamiento de alternativas de solucin a los
problemas generados en el desarrollo de la labor.
Toma de decisiones.
Capacidad de analizar, proponer e implementar acciones a seguir.
88
INTERPERSONALES.
Colaboracin.
Relacin y ambiente de trabajo generado con los integrantes de la compaa.
Comunicacin escrita.
Canales de comunicacin escrita utilizados para el direccionamiento de la
informacin y uso de las herramientas gramaticales para exponer sus ideas.
Comunicacin oral.
Manejo de las herramientas y mecanismos lingsticos que le permiten
comunicacin con las dems personas.
Liderazgo.
Capacidad para direccionar las estrategias diseadas por el grupo de trabajo
hacia el logro de los objetivos planteados.
Manejo de conflictos.
Capacidad de manejar y superar los inconvenientes que se le presenten.
Trabajo en equipo.
Capacidad de interactuar con otras personas y participar en la seleccin de la
mejor opcin y actividades a desarrollar en pro del logro de los objetivos.
89
ORGANIZACIONALES.
Control.
Cerifica el cumplimiento satisfactorio de las funciones que debe desempear y
programacin de cada una de ellas.
Comportamiento.
Conducta y caractersticas de las acciones y reacciones.
Cuidado y proteccin.
Uso de los implementos necesarios para garantizar su seguridad fsica y la de
los elementos que manipula o utiliza.
Manejo de la informacin.
Consideraciones sobre el flujo de la informacin y la responsabilidad para con la
administracin de la misma.
Planteamiento de estrategias.
Visin y estructuracin de caminos para el logro de los objetivos.
Programa las actividades y las estrategias para cumplir con los objetivos.
Resultados.
Evaluacin del alcance de los objetivos y de las funciones ejecutadas.
Medioambiente de trabajo.
Manejo de las condiciones medioambientales bajo las cuales desempea sus
actividades.
90
CUADRO 5: MODELO DE COMPETENCIAS
CATEGORA COMPETENCIAS
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
INTELECTUALES Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones
Control
Comportamiento
ORGANIZACIONALES Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de trabajo
91
FECHA: _____________________________
indicando con la letra inicial la frecuencia con que el colaborador presenta los
1. COMPETENCIAS PERSONALES
Acepta y rige su comportamiento bajo las normas
establecidas.
Aptitud ante las Ante la autoridad se muestra incmodo e indiferente.
reglas
Corrige los comportamientos ante las observaciones
realizadas.
92
Siente complacencia por las funciones que
desempea.
93
2. COMPETENCIAS INTELECTUALES
Reconoce sus falencias cognitivas.
94
3. COMPETENCIAS INTER PERSONALES
Brinda a las personas con las que se relaciona la
atencin, trato y respeto adecuado.
Atencin, trato y Respeta tanto a la persona como la actividad que
respeto hacia los esta realiza.
dems. Ofrece la mejor atencin a clientes y visitantes.
95
Identifica objetivamente las causas y efectos de cada
situacin conflictiva.
96
4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
Lleva control sobre las actividades y resultados a
obtener.
Control Evita, en lo posible, cometer errores que demoren la
ejecucin de las dems actividades.
97
Conoce con claridad sus funciones y
responsabilidades.
OBSERVACIONES:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
_______________________________________________________________
FIRMA Y SELLO:
____________________________________
98
TCNICAS PARA MEDIR COMPETENCIAS
100
10. CONCLUSIONES
Hay colaboradores que no identifican bien las labores para las cuales
fueron contratados (desconocen en forma concreta cuales son estas), o
por el contrario consideran que realizan actividades para las cuales no
fueron contratados. El anlisis de los cargos existentes permite conocer
las actividades desarrolladas en cada uno de los cargos, establecer el
nivel de responsabilidad y compromiso y si es necesario efectuar una
redistribucin de las funciones, procesos y procedimientos adelantados en
la organizacin.
Prevalencia del modelo autocrtico: quien tiene el poder impone sus ideas
y da las rdenes. Autoritarismo y toma de decisiones realizadas por una
sola persona (gerente). Inconsistente manejo de personal: no se sabe en
realidad quien lo maneja. No establecimiento adecuado de las funciones y
falta de delegacin de autoridad y autonoma que permita y facilite la toma
de decisiones.
102
Reglamento interno: existe solo en papeles, no es aplicado ni conocido por
todos los empleados de la compaa.
A pesar que la empresa ha crecido en los ltimos aos y que cuenta con
estabilidad y reconocimiento a nivel nacional, la actitud, la poca
flexibilidad, el no valorar el recurso humano, apata ante el cambio por
parte de los directivos no ha permitido un avance ms importante y un
nivel de competitividad mejor.
104
No se aprovecha el potencial y talento de las personas de la empresa,
pues no se cuenta con el espacio para el estudio y aceptacin de las ideas
o proyectos innovadores diseados por los colaboradores, a pesar de que
son escuchadas (ante la continua insistencia) todo se queda as,
desmotivando y generando en los empleados la actitud de cumplir solo
con las funciones asignadas y no desarrollar medios que faciliten o
mejoren los procesos y condiciones a las que se exponen en la empresa y
que redundaran en el bienestar general.
105
11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
LLAMADAS.
106
SALUD OCUPACIONAL.
COMUNICACIN.
107
RECURSO HUMANO.
108
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO.
LOGSTICA.
109
MANTENIMIENTO DE VEHCULOS, MAQUINARIA Y EQUIPO.
110
CRDITO A CLIENTES.
111
ALGUNAS MS
112
Publicar en un sitio visible dentro de las instalaciones de la empresa la
informacin concerniente a la misin, visin, polticas, organigrama y
reglamento interno a fin de que su contenido sea ampliamente conocido
por todos los integrantes de la empresa y se cree en ellos un mayor
sentido de pertenencia y compromiso.
113
12. BIBLIOGRAFA
114
13. ANEXOS
Pg
COMPRA 119
Determinar productos a comprar 119
Seleccin del proveedor 120
Pedido de mercanca a proveedores 121
VENTA 138
Programar visita al cliente 138
Visita obra 139
Atencin de mostrador (venta de contado) 140
Consulta disponibilidad de los productos 141
Asesora Tcnica 142
Cotizacin de productos para clientes 143
Seguimiento de las cotizaciones 144
Pedido 145
Facturacin o remisin de mercanca 147
Seguimiento del pedido 152
115
METAS DE VENTA 153
Generacin informe de ventas 153
Revisin estadsticas de ventas 154
Fijacin meta de ventas 155
Seguimiento meta de ventas 156
AUTORIZACIONES 189
116
COMUNICACIN CON PROVEEDORES 190
Conocimiento de productos, asesora y capacitacin equipo de ventas 190
Tramitar asesora muy especializada para clientes 191
GESTIN CONTABLE
192
Consulta de saldo en bancos 192
Registro de consignaciones 193
Cuadre y revisin de la caja 194
Reembolso de caja menor 195
Conciliacin bancaria 197
Ajuste de cuentas con clientes y proveedores 199
Revisin de la cartera de la empresa 200
Cancelacin de anticipos de clientes 201
Manejo de informacin contable y general de las sucursales 202
Control de costos de inventario 203
Documentacin e informes requeridos por entidades estatales 204
NMINA 208
Liquidacin de nmina 208
Pago de nmina 210
Pago de parafiscales 211
Liquidacin de vacaciones 212
Interfase de Nmina 213
MENSAJERA 238
Pagos y consignaciones en bancos 238
Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes 239
Entrega de documentos a clientes 241
Solicitar y entregar documentacin en entidades 242
Compras eventuales de oficina 243
118
PROCESO: COMPRA
Consultar la informacin de
las ventas efectuadas
Revisar o chequear la
informacin
NO
Producto de Redefinir
alta rotacin? punto de
reorden
SI
Analizar si la cantidad es la
establecida como punto de
reorden
Compra el Esperar
NO
producto? alcanzar punto
de reorden
SI
FIN
119
PROCEDIMIENTO: SELECCIN DEL PROVEEDOR
INICIO
Consultar proveedores de
los productos
SI Proveedor NO
conocido
(antiguo)?
SI
Solicitar informacin
de precio de
productos
Analizar la
informacin y
opciones ofrecidas
Consultar polticas de
compras
Iniciar negociacin
FIN
120
PROCEDIMIENTO: PEDIDO DE MERCANCA A PROVEEDORES
INICIO
Elaboracin o correccin
carta de pedido
Verificar informacin
contenida en la carta
(elaboracin, producto y
cantidad)
NO Solicitar
Carta cambios y
aprobada? ajustes
SI
Autorizar el envo de la
carta de pedido va fax
Enviar la carta
FIN
121
PROCESO: RECEPCIN DE MERCANCA COMPRADA
INICIO
Consultar el documento e
identificar producto(s)
Entregar a Auxiliar de
Bodega anotacin de la
mercanca a recibir
FIN
122
PROCEDIMIENTO:DESCARGUE, INGRESO Y ALMACENAMIENTO
INICIO
Establecer mecanismo de
descargue
SI Puente gra o NO
montacargas?
Descargue manual
SI NO
Empleado del
proveedor?
Supervisar labor
Tomar la mercanca
Transportar la mercanca
desde el vehculo hasta el
interior de la bodega
123
1 2
1 2
Confirmar sitio de
almacenamiento
NO
SI
Sitio
correcto?
Establecer lugar
indicado
Descargar la mercanca en
el sitio de almacenamiento
Verificar almacenamiento de
los productos
SI NO
Est bien?
Mover o ubicar
los productos
Descargue
completo?
SI
Anotar cantidad de
productos ingresados
Reportar el ingreso de la
mercanca
FIN 124
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIN DE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS
INICIO
Confrontar la informacin
reportada con la registrada en la
factura o remisin
SI Coinciden NO
productos y
cantidades?
Recontar la
mercanca
Revalidar la
informacin
SI Sigue NO
presentndose
diferencia?
Establecer las
diferencias
Hacer nota
manual
Anotar mercanca en el
cuaderno de entrada de bodega
FIN 125
PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZACIN DEL INGRESO DE PRODUCTO(S)
INICIO
Verificar la concordancia de
material recibido y solicitado
Ingresar al software
Realizar cambio
NO
Ingreso de cdigo,
correcto? proveedor, etc.
SI
Anotar informacin de la
mercanca en el
cuaderno de entrada
FIN
126
PROCEDIMIENTO: REVISIN INGRESO DE MERCANCA AL SISTEMA
INICIO
Consultar documento
enviado por los
proveedores, notas y
cuaderno de entrada
Confrontar la informacin
(producto y cantidad)
SI NO
Requiere
ajuste?
Realizar los
ajustes
Cargar la entrada de
productos a inventario en el
sistema
FIN
127
PROCEDIMIENTO: REALIZAR AJUSTES
INICIO
SI NO
Error de
ingreso?
SI NO
Reprocesar General?
informacin
SI NO
Convertir Corte?
paquete de
producto a
Calcular cuantas SI NO
cantidad menor Cambio de
unidades se producto?
pueden sacar del
producto
Analizar
conveniencia
o facilidad
Informar a la persona
solicitante
Archivar documentos de
ajuste
128
FIN
PROCESO: FIJACIN DE PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS
INICIO
Revisar y analizar la
informacin
(10% a 12%)
Se cumple el NO
margen?
SI
Conocer precio de la
competencia
NO SI
El precio
difiere?
Autorizar cambio
de precio
Cambiar precio al
producto
129
FIN
PROCEDIMIENTO: CAMBIO DE PRECIO AL PRODUCTO
INICIO
Ingresar al software
Confirmar informacin
NO
Es el
producto?
SI
Cambiar el precio
1
SI FIN
Imprimir listado
130
PROCEDIMIENTO: FIJAR PRECIO DE NEGOCIACIN Y DESCUENTOS
INICIO
Revisar y analizar la
informacin
Verificar margen de
ganancia mnimo (8%)
NO
Cumple
margen?
SI
FIN
131
PROCESO: PAGO A PROVEEDORES
INICIO
SI NO
Pronto pago?
Ubicar facturas
en carpeta o lugar Archivar facturas
de fcil alcance y
prximo al sitio de
trabajo
FIN
132
PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIN DEL PAGO A PROVEEDORES
INICIO
SI La factura NO
tiene
abonos?
Calcular saldo
adeudado
SI NO
Descuentos?
Efectuar el clculo
de los descuentos
Elaborar informe de
proveedores a quien se
adeuda y el saldo
133
1
Entregar lista de
proveedores a pagar e
informe de saldo en los
bancos a Gerente
SI NO
Cancelacin
total?
Establecer cuanta a
abonar
Tomar la factura
correspondiente al
proveedor autorizado para
pago
FIN
134
PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES
INICIO
Consultar la factura
NO SI
Abono a la
deuda?
Fotocopiar la factura
Cancelar la deuda en
su totalidad Colocar sello de abono
en la factura original y
anexar copia del abono
Archivar factura
Elaborar comprobante de
egreso, adicionando el # de la
factura que se est cancelando
y el valor del descuento (si lo
hubo)
NO SI
Cheque?
1 2
135
1 2
Verificar el banco y el
valor que debe
contener el cheque
NO
Anular
Aprobado?
cheque
SI
Anotar la
Colocar sello para firmas observacin
(2 de 3 firmas) en el
cuaderno de
bancos
Pasar a Gerente para
obtener firma
Firmar cheques
Remitir cheques a
Cajera
Recibir autorizacin de
consignacin de Auxiliar
Contable y cheques
elaborados
Diligenciar consignacin a
nombre del proveedor
3
136
3
Entregar consignaciones y
cheques a mensajero para
su tramitacin en el banco
respectivo
Autorizar el cheque
NO Cancelacin de SI
varias facturas a a
un proveedor?
Solicitar elaboracin
de carta de pago a
Auxiliar General
Elaborar Carta de
pago relacionando las
facturas canceladas
Archivar facturas y
documentos de respaldo del
pago efectuado
FIN
137
PROCESO: VENTAS
INICIO
SI Visita fuera NO
de la ciudad?
Determinar nmero
Programar Visita
de das
local
Solicitar autorizacin
salida de la empresa
FIN
138
PROCEDIMIENTO: VISITA A LOS CLIENTES
INICIO
Desplazarse a la zona o
lugar determinado
Visita fuera
de la ciudad?
NO SI
Cliente
antiguo?
Brindar informacin
de los productos y
servicios ofrecidos
por la empresa
Obtener informacin de
productos necesitados
Cotizar productos
SI
Realizar NO
pedido?
139
FIN
PROCEDIMIENTO: ATENCIN DE MOSTRADOR (VENTA DE CONTADO)
INICIO
Entablar comunicacin
Determinar que
productos requiere
Ingresar al software
Consultar disponibilidad
del producto(s)
NO SI
Productos
disponibles?
Cotizar producto
SI
Algo ms?
NO
NO SI
Efectuar la
compra?
Facturar o
remisionar
Entregar factura o
remisin al cliente
Indicar ubicacin de
caja (para pago) y de
despacho (para
entrega de productos)
140
FIN
PROCEDIMIENTO: CONSULTA DE DISPONIBILDAD DE LOS PRODUCTOS
INICIO
SI NO
Est en la
empresa?
Ingresar al Comunicarse a la
software empresa
SI Productos NO
disponibles en
bodega?
Productos NO Informar al
disponibles en
cliente
otra sucursal?
SI
FIN
141
PROCEDIMIENTO: ASESORA TCNICA
INICIO
SI Asesora NO
Bsica?
SI Asesora NO
especializada?
Establecer los
productos que Solicitar Tramitar asesora
ms se ajustan colaboracin a la muy
a la necesidad Ingeniera Civil de especializada con
del cliente la empresa el proveedor
idneo
Describir las Realizar estudio
especificaciones de los Acompaar la
del material requerimientos asesora
del cliente y/o
planos de la obra
Explicar al
cliente las
ventajas del Indicar el
producto(s) producto(s) que
se ajusta(n) a la
obra
Efectuar
despiece del
producto
Interpretar
cartilla
Establecer satisfaccin de la
necesidad del cliente
142
FIN
PROCEDIMIENTO: COTIZACIN DE PRODUCTOS PARA CLIENTES
INICIO
Consultar lista de
precios y descuentos
SI Requiere NO
informe
escrito?
Ingresar al software
Imprimir cotizacin
Enviar documento va
fax o entregar
personalmente (oficina u
obra del cliente)
FIN
143
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES
INICIO
Determinar consideracin
sobre la cotizacin
SI NO
Realizar
pedido?
Conocer de otras
cotizaciones
Consultar precios
y descuentos
lmites para la
mercanca
SI Cotizar
Es posible
recotizar? nuevamente
NO
Ponerse a
disposicin
del cliente
FIN
144
PROCEDIMIENTO: PEDIDO
INICIO
Consultar disponibilidad y
existencia de mercanca en
bodega
Diligenciar formato de
pedido con datos del cliente
y clculos efectuados
NO Realizar
Est bien?
correcciones
SI
Solicitar autorizacin de
Cartera y Comercial
NO Informar al
Aprobado?
cliente
SI
145
1
Solicitar programacin de la
entrega de pedido
SI Mercanca NO
existente en
el sistema?
FIN
146
PROCEDIMIENTO: FACTURACIN DE MERCANCA
INICIO
Ingresar al software
SI NO
Contado?
SI NO
Facturacin Crdito?
Contado
Facturacin Con anticipo
Crdito
Verificar concordancia de
precio y descuento
NO
Es correcto? Corregir
SI
Imprimir factura
SI NO
Error en
facturacin?
147
FIN
PROCEDIMIENTO: ANULACIN DE FACTURA
INICIO
SI NO
Factura venta
de contado?
Confirmar la apreciacin de
la observacin
Recorrer la factura
Adicionar a la factura la
observacin de la anulacin
y la razn de la misma
148
FIN
PROCEDIMIENTO: FACTURACIN CONTADO
INICIO
SI NO
Existe?
Solicitar informacin
al cliente
Digitar informacin
en el sistema
Confirmar datos
NO Efectuar
Datos
correctos? modificaciones
SI
Anexar la informacin de la
mercanca (referencia,
cantidad y valor)
NO
SI
Compra
representativa?
Grabar informacin
del cliente en el
sistema
Revisar # factura
confrontando con el sistema
FIN
149
PROCEDIMIENTO: FACTURACIN CRDITO
INICIO
NO Corregir
Datos
correctos? datos
SI
FIN
INICIO
FIN
150
PROCEDIMIENTO: REMISIN DE MERCANCA
INICIO
Solicitar a Auxiliar de
Inventario la elaboracin de la
remisin facilitndole la
informacin del cliente,
producto y cantidad
Elaborar remisin de
mercanca diligenciando
formato del sistema
Verificar consecutividad de
la remisin
Relacionar la remisin en el
cuaderno de remisiones,
llenando las dos primeras
casillas (# remisin, nombre
del cliente) y dejando
pendiente el # de la factura
FIN
151
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL PEDIDO
INICIO
NO SI
Ya se realiz
entrega?
Comunicarse o Comunicarse
recibir llamada con el cliente
del cliente
Informar al SI NO
Alguna
cliente etapa del observacin?
despacho
Determinar tipo
de inconveniente
Ayudar a resolver
o participar en la
solucin
FIN
152
PROCESO: METAS DE VENTAS
PROCEDIMIENTO: GENERACIN INFORME DE VENTAS
INICIO
Ingresar al sistema
Consultar informacin
general de las ventas
Establecer frecuencia de
presentacin
SI NO
Informe
diario?
Verificar la informacin
NO
Informacin
correcta?
SI
FIN
153
PROCEDIMIENTO: REVISIN ESTADSTICAS DE VENTAS
INICIO
Determinar la rotacin
de los productos
1
Replantear
NO Establecer las estrategias
Informacin
correcta? diferencias y la
razn de estas
SI
Consolidar la informacin
Conocer las estrategias
desarrolladas Tomar nota de las ventas
totales
154
PROCEDIMIENTO: FIJACIN META DE VENTAS
INICIO
Revisin de la informacin
de ventas del mes anterior
Analizar la informacin
Calcular el promedio de
venta general
Conocer el comportamiento
del sector (mercado)
FIN
155
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO META DE VENTAS
INICIO
SI Se NO
alcanzarn
las metas?
Replantear las
estrategias
Establecer el alcance de la
meta de ventas
FIN
156
PROCESO: COBRO Y RECAUDO DE CARTERA
INICIO
Consultar la informacin
de cartera de clientes
Analizar la informacin
SI NO
Cartera
vencida?
Relacionar clientes
Filtrar la informacin
por Asesor
Comercial
Imprimir listados
FIN
157
PROCEDIMIENTO: ENTREGAR LISTADOS DE CARTERA VENCIDA
INICIO
Consultar listados de
cartera vencida
Establecer das de
vencimiento del cliente
SI NO
Mayor a 10
das?
Reunin con
Asesores Entregar listados a
Comerciales mensajero
Entregar listados
Recibir listados de
cartera vencida
FIN
158
PROCEDIMIENTO: COBRO
INICIO
SI Cobro NO
presencial?
SI Requiere NO
explicacin?
Revisar con el
cliente el saldo
adeudado
159
FIN
PROCEDIMIENTO: RECAUDO
INICIO
Establecer comunicacin
telefnica con el cliente
SI
NO Cobro
presencial?
Regresar a la empresa
SI NO
Mucho
dinero?
Diligenciar formato de
consignacin
Realizar consignacin
FIN 160
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE COBRO Y RECAUDO
INICIO
Reunin de Cartera y
Comercial (Asesores
comerciales)
Confrontar la
informacin actual con la
anterior
FIN
161
PROCEDIMIENTO: AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE
INICIO
Recibir copia de
consignacin
Consultar con
NO
Se identific? Asesores
Comerciales
SI
Diligenciar Planilla de
consignaciones
Consultar consignaciones de
los clientes en los bancos
Confrontar informacin de
planilla de consignaciones y
bancos
Confirmada la NO
consignacin?
SI
Aplicar la consignacin a la
factura del cliente
FIN
162
PROCEDIMIENTO: REVISIN DE CONSIGNACIONES LOCALES Y NACIONALES DE LOS
CLIENTES
INICIO
Consulta de saldos en
bancos
Consultar las
consignaciones realizadas a
favor de la empresa
Confrontar la informacin de
la Planilla de consignaciones
con la obtenida de los
bancos
SI Confirmada la NO
consignacin?
1 2
163
Cuando han pasado
muchos das y no se
1 1 sabe de quien es el
dinero: elaborar recibo
de caja para enviar
dinero para anticipo
SI
Anotar la informacin en la
planilla de consignaciones
FIN
164
PROCEDIMIENTO: GENERACIN DE LISTADOS DE CARTERA
INICIO
Recibir solicitud de la
informacin y/o hacerlo
cuando el desempeo del
cargo lo exija
Ingresar al sistema y
consultar la informacin
Estado de cuenta
Anlisis de vencimientos
Circularizaciones
Libros auxiliares
Relacin de recaudos
Otros
Imprimir documento(s)
Entregar o enviar
documento(s) o listado a la
persona solicitante o a
Asesores Comerciales
FIN
165
PROCESO: DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA
INICIO
Consultar la informacin
contenida en el documento
Analizar la informacin
Zonificar la entrega
Segn el material, tipo
de producto, tamao de
los artculos, volumen de
Priorizar la entrega de la compra, requerimientos
mercanca del cliente, facilidad,
ubicacin, etc.
Archivar NO
Se requiere
documento entregar?
SI
Entregar la Planilla de
Horario a Conductores del
empresa
166
1
Consultar la ruta
programada con los
conductores
Recibir observaciones de
los conductores
NO La ruta SI
requiere
ajuste?
Realizar ajustes
FIN
167
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN DE FACTURAS Y/O REMISIONES PARA DESPACHO
INICIO
Recibir facturas o
remisiones
Consultar informacin
contenida en el
documento
Analizar informacin
FIN
168
PROCEDIMIENTO: PLANEACIN DEL CARGUE Y DISTRIBUCIN DE LOS
PRODUCTOS EN LOS VEHCULOS
INICIO
Determinar productos y
cantidades a despachar
NO SI
Vehculo de
la empresa?
Planear el cargue en
el orden contrario en
Establecer contacto el que fueron
con el cliente entregadas las
facturas o
remisiones
Idear la distribucin
de la mercanca en
el planchn del
Establecer ubicacin en
bodega
FIN
169
PROCEDIMIENTO: ALISTAR LA MERCANCA A DESPACHAR
INICIO
NO
Producto
correcto?
SI
SI NO
Requiere
corte?
NO
SI Debe
pesarse?
Consultar Colocar en
SI NO
dimensin bscula Mejorar
ubicacin?
Transportar
Buscar Determinar productos
herramienta peso
Ubicarlo en un
Realizar corte Adjuntar tiquete lugar ms
de pesio al prximo a la
producto salida
FIN
170
PROCEDIMIENTO: CARGAR LA MERCANCA AL VEHCULO DE LA EMPRESA O DEL
CLIENTE
INICIO
NO
Producto
correcto?
SI
1
SI Requiere NO
marcacin?
Se cargaron NO
todos los
Marcar productos?
productos con
pintura
SI
Solicitar la verificacin de la
Transportar los productos mercanca cargada y
hasta el vehculo autorizacin de salida del
vehculo
171
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIN DEL CARGUE Y AUTORIZACIN DE SALIDA DE LOS
VEHCULOS
INICIO
Consultar facturas o
remisiones
Confrontar informacin
del conteo con la
registrada en los
documentos
Producto y SI Autorizacin
cantidad Salida del FIN
correctos?
vehculo
NO
SI Otra NO
referencia?
Descargar
SI NO
productos Faltantes?
Cambiar SI NO
Establecer Sobrantes?
producto
cantidad
Establecer
Cargar cantidad
producto Cargar
correcto productos
faltantes al Bajar la
camin mercanca e
ingresarla a
bodega
172
PROCEDIMIENTO: TRANSPORTE DE LA MERCANCA
INICIO
Recibir facturas o
remisiones y Planilla de
Horario con la ruta de las
entregas a realizar
Consultar informacin
contenida en la Planilla
Establecer direccin de
entrega
Buscar direccin
NO
Se ubic Comunicarse con
direccin? despacho
SI
Corroborar direccin
Estacionar vehculo en el
lugar
SI
Direccin
FIN
correcta?
NO
Recibir indicaciones
o regresar a la
empresa
173
PROCEDIMIENTO: DESCARGAR MERCANCA EN OBRA O FERRETERIA
INICIO
NO
1
Descargue
autorizado? Descargar los productos en
el sitio indicado por el cliente
SI
Desarrumar la mercanca
del vehculo NO
Se descargaron
todos los
Alcanzar los productos productos?
SI
Ingresar la mercanca a la
obra o ferretera
1 174
PROCEDIMIENTO: ENTREGAR FACTURA AL CLIENTE
INICIO
Restablecer contacto
con el cliente
Entregar la factura al
cliente
SI El cliente NO
firm la
factura?
Diligenciar y anotar
observaciones en
Planilla de Horario
FIN
175
PROCESO: DEVOLUCIN DE MERCANCA
PROCEDIMIENTO: GESTIN DE DEVOLUCIN DE MERCANCA
INICIO
NO SI
Mercanca
despachada?
Radicar en el formato de
Diligenciar formato de
relacin devolucin en Recoger mercanca devolucin de
ventas: fecha, # factura,
mercanca
cliente, descripcin
material, cantidad, Revisar el estado de los
observacin (firma del productos Recibir la mercanca
vendedor) directamente o realizar
ingreso por bodega
Autorizar mediante Cargar los productos al
firma, garantizando que vehculo
la mercanca no ha
salido de bodega
Diligenciar formato de
devolucin
Transportar los
productos a la empresa
Descargar mercanca
del vehculo
176
1 2
2
1
Diligenciar el formato de
devolucin de ventas: cdigo,
descripcin material, cantidad,
valor unitario, valor total
177
3
FIN
178
PROCESO: CRDITO A CLIENTES
INICIO
NO Finalizar
Al cliente le
interesa? contacto
SI
Documentos requeridos:
Hacer llegar la
documentacin a Director de
Cartera
FIN
179
PROCEDIMIENTO: ESTUDIO DE CRDITO
INICIO
Confirmar informacin y
referencias comerciales
Revisar informacin
financiera
Determinar capacidad de
pago (anlisis de
factibilidad)
SI NO
Cuenta con
respaldo?
Establecer cupo y
tiempo de pago
Crear cliente
FIN
180
PROCEDIMIENTO: CREAR CLIENTE (creacin de terceros)
INICIO
Ingresar al software
Diligenciar formato de la
base de datos
Verificar informacin
digitada
NO Realizar
Informacin
correcta? modificaciones
y/o ajustes
SI
Grabar y guardar la
informacin en la base de
datos
Activar al cliente
Informar a Asesor
Comercial
FIN
181
PROCESO: MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO
INICIO
SI NO
General?
Asignar productos al
personal
Escoger la persona o
personas
Recibir el listado de
los productos
Recibir informacin y
anotacin del
producto(s) a
inventariar
1
182
1
Cargar al sistema la
informacin recopilada
NO SI
Existen
diferencias?
Establecer la
cantidad
Analizar la razn de
las diferencias
SI NO
Inventario de
fin de ao?
Efectuar
ajustes
INICIO
Establecer informacin y
especificaciones del nuevo
producto
Ingresar al software
Cdigo SI
Generar cdigo
preexistente?
NO
Grabar informacin
Imprimir informacin
INICIO
Sistematizar nota
Imprimir la nota
Revisar diligenciamiento de
la nota
Aprobacin de la nota
SI NO
Proveedor?
Entregar copia de la
nota a contabilidad Diligenciar formato de
entrega de la nota
Causar la nota
contablemente Realizar seguimiento de
entrega de la nota
185
FIN
PROCEDIMIENTO: FACTURACIN DE LAS REMISIONES
INICIO
Verificar existencia de la
remisin en el cuaderno de
remisiones
Numerar la factura
Relacionar la facturacin de
la remisin en el cuaderno
de remisiones en la casilla
respectiva (# Factura)
Revisar y subrayar la
facturacin de la remisin en
el cuaderno de remisiones
Archivar documentos
FIN
186
PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MERCANCA
INICIO
Diligenciar formato de
traslado de mercanca
Establecer comunicacin
con la sucursal
Solicitar traslado de
mercanca
Efectuar facturacin de la
mercanca
Contabilizar el traslado de
mercanca
Comunicar a la sucursal
respectiva el movimiento
contable realizado
FIN
187
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN FLETES DE MERCANCA
INICIO
1
Recibir informacin del
descargue e ingreso de la
mercanca a bodega Solicitar a Auxiliar General
elaborar comprobante de
egreso con copia
Efectuar los clculos respectivos
para determinar costos
Elaborar comprobante de
egreso con los datos
Calcular la tarifa por peso o entregados por Auxiliar de
unidades totales Inventario
Recibir el comprobante de
Diligenciar formato del sistema egreso
para liquidacin de fletes:
nombre completo del
transportador, direccin,
Desplazarse a caja con el
telfono, ciudad, valor
formato de liquidacin y
comprobante de egreso
Hacer retencin del 1% para
rgimen simplificado Solicitar el dinero para el pago
del flete
Imprimir formato de liquidacin
Archivar comprobante de
egreso y enviar copia a caja
NO Realizar
Clculos
correctos? correcciones
FIN
SI
188
PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIONES
INICIO
Recepcin de documentos
Consulta de documentos
Clasificacin tipo de
autorizacin
SI NO
Pedido?
SI NO
Revisin Devolucin?
diligenciamiento
SI NO
Formato de Revisin Gasto?
diligenciamiento
SI NO
Revisin precio Formato de Revisin Despacho?
de venta y concepto
descuentos de gasto Recibir
otorgados al Analizar la Formato Analizar y
cliente informacin de Pedido estudiar
Revisar factibilidad
factura
Establecer o Consultar
conocer cupo y
motivo Verificar mora
gasto
Aprobar o no la peticin o
documento
SI NO
Aprobada?
Autorizar
mediante firma
FIN 189
PROCESO: COMUNICACIN CON PROVEEDORES
INICIO
Establecer requerimientos de
informacin
SI NO
Producto
nuevo?
Asistir al
lanzamiento
Programar asesora y
capacitacin conjunta con el
proveedor para el equipo de ventas
190
FIN
PROCEDIMIENTO: TRAMITACIN ASESORA MUY ESPECIALIZADA PARA CLIENTES
INICIO
Conocer asignacin de
asesor del proveedor
Acompaar al cliente
durante la asesora
Establecer satisfaccin de
las necesidades del cliente
FIN
191
PROCESO: GESTIN CONTABLE
INICIO
NO SI
Por la red?
Digitar la clave
Registrar consignaciones y
cheques girados en el libro de
cada banco
Informar a Gerente
192
FIN
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE CONSIGNACIONES
INICIO
Verificar consignacin
realizada
Sealar en el cuaderno de
bancos
Registrar en paquete
contable (software) el # de la
cuenta y nombre del cliente
Colocar a la consignacin
sello de contabilizado
Archivar consignacin en la
carpeta del respectivo banco
FIN
193
PROCEDIMIENTO: CUADRE Y REVISIN DE LA CAJA
INICIO
Determinar la necesidad de
reembolso (cuando los gastos se Verificar que la caja fsicamente
aproximan al valor de la base) coincida con el dato de
contabilidad del sistema
Elaborar el comprobante de
egreso Imprimir el cuadre de caja
FIN
1
194
PROCEDIMIENTO: REEMBOLSO DE CAJA MENOR
INICIO
Recibir comprobante de
egreso, facturas y formato
de gasto facilitados por caja
Formato de gastos con el
nombre del establecimiento,
Acumular los gastos diarios direccin, NIT o cdula del
y sus facturas propietario, firma del dueo,
nombre de quien realiz el
gasto y concepto
Revisar diligenciamiento y
autorizacin de los gastos
Elaborar nota de
contabilidad e ir registrando
el total de los gastos del da
con la fecha de la tirilla
entregada por Cajera
Gastos = caja NO
menor?
SI
Elaborar comprobante de
egreso por valor del costo
del reembolso
195
1
Confrontar la informacin y
realizar las correcciones
necesarias
SI
NO
Factura
ingresada?
Adicionar valor a
la cuenta gastos
asumidos
FIN
196
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIN BANCARIA
INICIO
Revisar impuestos y
comisiones cobradas por los
movimientos del mes en
cada banco
Registrar la informacin en
formato de Excel (predefinido)
Elaborar nota de
contabilidad con la fecha del
ltimo da del mes en
conciliacin
Registrar la nota
197
1
Verificar concordancia de la
informacin del extracto
Revisar consignaciones
NO
Informacin o cuentas para
correcta? encontrar el origen o
causa de la anomala
SI
Archivar libro
FIN
198
PROCEDIMIENTO: AJUSTE CUENTAS CON CLIENTES Y PROVEEDORES.
INICIO
SI NO
Cliente?
SI NO
Varias
Ingresar al sistema y realizar
facturas?
la consulta del cliente
Imprimir informacin
Confrontar cuanta adeudada de la cuenta
y pagos realizados
Revisar la cuenta
Establecer diferencias confrontndola con las
facturas del archivo
FIN
199
PROCEDIMIENTO: REVISIN DE LA CARTERA DE LA EMPRESA
INICIO
Ingresar al software
Seleccionar la informacin
de cartera
Verificar la concordancia de
la informacin
Totalizar la cartera de la
empresa
FIN
200
PROCEDIMIENTO: CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES
INICIO
Recibir de Director de
Cartera relacin de los
anticipos de los clientes
Ingresar al sistema
Consultar la informacin de
los clientes
SI Conoce las NO
facturas a
cancelar?
Preguntar a Asesor
Comercial del cliente
Verificar la cancelacin de
las facturas
FIN
201
PROCEDIMIENTO: MANEJAR LA INFORMACIN CONTABLE Y GENERAL DE LAS
DEMS SUCURSALES.
INICIO INICIO
Anexar la documentacin
Establecer el motivo por el
necesaria o solicitada por
cual se encuentran
las entidades y sucursales
diferencias, comunicndose
y preguntando a la persona
indicada
Enviar los documentos a la
sucursal respectiva
Recibir la informacin y
documentacin de los
movimientos realizados en FIN
las dems sucursales.
FIN
202
PROCEDIMIENTO: CONTROL COSTOS DE INVENTARIO
INICIO
Confrontar informacin
impresa con la registrada en
contabilidad
NO SI
Existen
diferencias?
Comparar la informacin de
las compras con la
registrada en comercial
FIN
203
PROCEDIMIENTO: DOCUMENTACIN E INFORMES REQUERIDOS POR ENTIDADES
ESTATALES.
INICIO
FIN
204
PROCEDIMIENTO: DIAN (medios magnticos)
INICIO
205
1
Revisar la
SI
Se presentan informacin de los
problemas? clientes y realizar las
correcciones
NO necesarias
Enviar la informacin
FIN
206
PROCEDIMIENTO: REPORTAR LA INFORMACIN DE LA EMPRESA A
SUPERSOCIEDADES
INICIO
Total de empleados.
Nmero de hombres y mujeres.
Total de los sueldos por
departamentos.
Cantidad de artculos que se
venden.
Cantidad de artculos devueltos.
Productos comprados y su costo.
rea ocupada por la bodega,
parqueaderos, departamento de
ventas y administracin.
FIN
207
PROCESO: NMINA
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN DE NMINA
INICIO
Consultar y revisar
compromisos financieros
pendientes de los empleados
NO Posee SI
compromisos?
Deducir prstamos,
cuotas o afiliaciones
NO SI
Final de
mes?
Efectuar descuento
para salud y pensin
NO SI
Sueldo < 2
SMLV?
Adicionar Auxilio
de Transporte
NO SI
Empleado
bodega?
Consultar horas
extras
Calcular cuanta de
dinero adicional
208
1
1
Revisar y verificar
informacin
SI
Requiere Realizar los
ajustes? ajustes que se
requieran
NO
Totalizar el valor de la
nmina
FIN
209
PROCEDIMIENTO: PAGO DE NMINA
INICIO
NO Esperar completar
Dinero
completo? el dinero
SI
NO SI
Requiere
explicacin?
Explicar la razn de la
cuanta
FIN
PROCEDIMIENTO: PAGO PARAFISCALES
INICIO
Revisar provisin en el 1
sistema y liquidacin interna
Consultar autoliquidaciones
Imprimir listado de aportes a de la pgina Web del
las entidades operador (24 horas despus)
Elaborar comprobante de
NO Realizar egreso por el valor pagado
Es correcta?
ajustes
FIN
NO Grabar
Se va a
pagar? informacin
SI
1
211
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN DE VACACIONES
INICIO
NO
Es correcta? Realizar ajustes
SI
FIN
212
PROCEDIMIENTO: INTERFASE DE NMINA
INICIO
Consultar la Provisin de
nmina
NO SI
Requiere
correccin?
FIN
213
PROCESO: MANEJO DE CAJA
INICIO
214
FIN
PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL DINERO EN CAJA
INICIO
NO
Mayor a un
milln?
SI
Esperar autorizacin e
indicaciones
SI NO
Guardar en
caja fuerte?
Dirigirse a rea de SI NO
Pago a
Contabilidad proveedores?
Efectuar la consignacin
215
FIN
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRAR CAJA MENOR
INICIO
Ir rebajando o disminuyendo
el monto de la caja menor
cuando se generan gastos
Solicitar reembolso de
dinero cuando los gastos se
aproximen o sean iguales al
dinero de caja menor
FIN
216
PROCEDIMIENTO: CUADRE DE LOS GASTOS DEL PERSONAL POR ACTIVIDADES DEL
CARGO
INICIO
Verificar el gasto
217
1
Revisar el diligenciamiento de
los documentos
NO SI
Dinero
suficiente?
Establecer cuanta
NO SI
a pagar Sobr
dinero?
Recibir dinero
Pagar la suma devuelto por la
adeudada persona
FIN
PROCEDIMIENTO: DILIGENCIAR DOCUMENTOS
INICIO INICIO
FIN
Relacionar en el cuaderno de
talonario de gastos la entrega del
recibo anotando: # del recibo y
nombre de la persona solicitante
FIN
219
PROCEDIMIENTO: CHEQUES DEVUELTOS
INICIO
Establecer comunicacin
con el cliente
Ingresar al software
FIN
220
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN PAGO DEL CLIENTE
INICIO
NO SI
Efectivo?
Consultar factura
Relacionar
consignaciones en el
documento de cuadre de Verificar la cuanta
caja diario
SI NO
Sobra dinero?
Devolver dinero
sobrante
221 FIN
PROCESO: SALUD OCUPACIONAL
INICIO
Determinacin de los
elementos a comprar
FIN
INICIO
SI NO
Compra el
producto?
Establecer cantidad
a comprar
FIN
222
PROCEDIMIENTO: COTIZACIN Y SELECCIN DEL PROVEEDOR
INICIO
SI Productos de NO
buena
calidad?
Buscar nuevo
proveedor
Consultar proveedores
de los productos
NO
Cumple las Finalizar
normas del comunicacin
ministerio?
SI
Solicitar informacin
de precio de productos
Evaluar la informacin
y opciones ofrecidas
Consultar polticas de
compras
Efectuar pedido
FIN
223
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN Y ENTREGA DE ELEMENTOS
INICIO
Diligenciar formato de
compras con la informacin
del proveedor, descripcin
del artculo, el valor y fecha
de recepcin
Diligenciar formato de
entrega
FIN
224
PROCEDIMIENTO: DOTACIN DE UNIFORMES
INICIO
225
FIN
PROCEDIMIENTO: DOTACIN DEL BOTIQUN
INICIO
Recibir la observacin de
requerimiento de dotacin
del botiqun o realizar
Solicitar los
medicamentos y
elementos a droguera
Equipar el botiqun de
planta y de los
vehculos de la
empresa
FIN
226
PROCESO: ACCIDENTE DE TRABAJO
PROCEDIMIENTO: REPORTAR ACCIDENTES DE TRABAJO
INICIO
SI NO
Accidente
grave?
Accidente muy leve:
Remitirse NO
Accidente Solicitar a la persona
rpidamente a la leve? encargada del
clnica
botiqun elementos
SI
Dirigirse a la clnica
SI NO
Recibe
incapacidad?
Informar a Jefe
inmediato
Hacer llegar
documento de
incapacidad a
Auxiliar de Nmina
FIN
227
PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZAR EL REPORTE DE ACCIDENTES DE TRABAJO
INICIO
Diligenciar formato de la
pgina con la informacin
del empleado
Complementar la
informacin faltante en el
formato novedades, y/o la
informacin de lo ocurrido al
trabajador
Radicar el accidente
FIN
228
PROCEDIMIENTO: REGISTRAR LAS INCAPACIDADES POR ENFERMEDAD O
ACCIDENTE DE TRABAJO
INICIO
Recibir informacin y
documento de incapacidad
Establecer duracin de la
incapacidad
Diligenciar formato de la
pgina con la informacin
del empleado y los das de
incapacidad
SI
NO
Incapacidad
> 3 das?
Tramitar liquidacin
Archivar copia de la
incapacidad en la carpeta
del empleado
FIN
229
PROCEDIMIENTO: TRAMITAR LA LIQUIDACIN DE LA INCAPACIDAD
INICIO
Revisar documento de
incapacidad
Adjuntar copia de la
incapacidad
Enviar documentos a la
entidad
Esperar respuesta de la
entidad
Archivar copia de la
incapacidad en la carpeta
del empleado
FIN
230
PROCESO: GESTIN DEL RECURSO HUMANO
PROCEDIMIENTO: SELECCIN DE PERSONAL
INICIO
Analizar y detectar la
necesidad de contratacin
de personal
Recibir informacin de
solicitud de personal
Establecer comunicacin
con entidades o publicar el
requerimiento de personal
NO SI
Cumple
requisitos?
Contratar la
persona
FIN
231
PROCEDIMIENTO: AFILIACIONES Y CONTRATO DE TRABAJO
INICIO
SI NO
Se encuentra
suscrito?
232
1
FIN
233
PROCEDIMIENTO: INDUCCIN
INICIO
Realizar un recorrido
institucional
Realizar entrenamiento en el
puesto de trabajo
FIN
234
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN DE CONTRATO DE TRABAJO
INICIO
Imprimir en borrador de la
liquidacin Entregar comprobante de
egreso a Auxiliar Contable
para que lo pase a Contadora
Revisar liquidacin de
prestaciones sociales Pasar comprobante a Cajera
para su cancelacin
NO
Informacin
Realizar ajustes
correcta?
SI
Imprimir liquidacin en
original
235
PROCEDIMIENTO: ASESORIA Y CAPACITACIN DEL EQUIPO HUMANO
INICIO
Identificar la necesidad de
capacitacin
1
Retroalimentar los
SI NO
Todo el resultados de la capacitacin
equipo?
Seleccionar
personal FIN
Determinar lugar de la
capacitacin
SI NO
En la
empresa?
Programar
horario y fechas Facilitar
asistencia de
los Asesores
Brindar
herramientas al
expositor
236
1
PROCEDIMIENTO: VACACIONES
INICIO
Imprimir carta
Autorizar vacaciones
SI
NO
Descontar
das?
Llamar al colaborador y
comunicarle el periodo de
vacaciones programado
237
FIN
PROCESO: MENSAJERA
INICIO
Desplazarse al rea de
contabilidad de la empresa
Consultar la informacin
contenida en los documentos
Entregar a la Cajera de la
empresa, al da siguiente, los
documentos de las diligencias
FIN
238
PROCEDIMIENTO: RECAUDO DE DINERO PAGADO POR LOS CLIENTES
INICIO
Salir de la empresa y
desplazarse hasta el sitio de
ubicacin del cliente
NO SI
Cantidad
considerable?
NO SI
Consignar?
Desplazarse al
banco
Realizar consignacin
a cuenta de proveedor
o de la empresa
Regresar a la empresa
239
1
FIN
240
PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE DOCUMENTOS A CLIENTES
INICIO
FIN
241
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD Y ENTREGA DOCUMENTACIN EN ENTIDADES
INICIO
SI Solicitar o NO
recoger
documentos?
Responder las
Entregar los documentos
inquietudes que se
a la persona que los
presenten sobre le
solicit
estado de entrega de los
documentos
FIN
242
PROCEDIMIENTO: COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA
INICIO
Esperar la revisin y
autorizacin de los gastos
243
FIN
PROCESO: ARCHIVO
INICIO
Recepcin de documentacin
Consultar la informacin
contenida en el documento
Verificar el diligenciamiento 1
del documento
NO Crear
Existe la
Posee carpeta? carpeta
NO Devolver
autorizacin y documentos
sellos? SI
SI Seleccionar la carpeta
Es la NO
Ordenar documentos por carpeta
nmero correcta?
SI
Revisar consecutividad
Introducir los documentos en
la carpeta
Efectuar las acciones
respectivas a su preparacin
(corte, perforacin, etc.)
Guardar la carpeta en el
archivador o en caja
Buscar, ubicar o crear
carpeta
FIN
244
PROCEDIMIENTO: PRSTAMO DE DOCUMENTOS
INICIO
Ingresar al software de la
empresa
Ubicar en pantalla el
documento
NO Informar a
Existe el
solicitante Hacer firmar formato de
documento?
prstamo
SI
Esperar devolucin
Identificar posicin fsica en
archivo
Recibir documentos
Buscar y ubicar fsicamente devueltos
el documento
Archivar documento
Entregar documento a la
persona solicitante
FIN
1
245
PROCESO: SERVICIOS GENERALES
Implementos de aseo:
Dirigirse a Caja y solicitar jabones para baos y
dinero para realizar las cocina, lmpido, fabuloso,
compras
1
246
PROCEDIMIENTO:
INICIO INICIO
FIN
247
PROCEDIMIENTO: OFICIOS VARIOS
INICIO INICIO
FIN
Lavar y limpiar lavaplatos y
mesn de la cocina
Asear la greca
FIN
INICIO
FIN
248
ANEXO B: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MAPA DE PROCESOS
ADMINISTRACIN DE LA COMPAA
Direccionamiento de la compaa.
Planteamiento de estrategias.
Revisin informes de ventas y cumplimiento de las metas.
Interaccin con proveedores.
Autorizacin de documentos y acciones a implementar.
Establecimiento de polticas de compras y ventas.
GERENCIALES
GESTIN DEL RECURSO HUMANO.
Seleccin de personal.
Contratacin.
Liquidacin contrato.
Programacin de vacaciones.
Capacitacin tcnica.
Cuadros de reemplazo (informal).
Programacin de actividades.
AUTORIZACIONES.
VENTAS
Programacin de visita al cliente.
Atencin de mostrador o visita al cliente.
Consulta de disponibilidad de productos.
Asesora tcnica.
Cotizacin de productos para clientes.
Seguimiento de las cotizaciones.
Orden de Pedido.
Facturacin.
Remisin de mercanca.
MISIONALES Seguimiento del pedido.
COMPRAS
Determinar productos a comprar.
Seleccin proveedor.
Pedido a proveedores.
METAS DE VENTAS.
Generacin informe de ventas.
Revisin estadsticas de ventas.
Fijacin meta de ventas.
Seguimiento meta de ventas.
249
RECEPCIN, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE
MERCANCA.
Recepcin de facturas o remisiones.
Descargue, ingreso y almacenamiento.
Reporte y verificacin de los productos recibidos.
Sistematizacin ingreso de mercanca.
Revisin ingreso de mercanca al sistema.
Ajustes de inventario.
DEVOLUCIN EN VENTAS
Gestin de devolucin de mercanca
GESTIN CONTABLE.
Consulta de saldo en bancos.
Registro de consignaciones.
Cuadre y revisin de la caja.
Registro de reembolso de caja menor.
Conciliacin bancaria.
Revisar cuenta con clientes y proveedores
Revisin de la cartera de la empresa.
Cancelacin de anticipos de clientes.
Manejo de informacin contable y general de las sucursales.
Control de costos de inventario.
Documentacin e informes requeridos por entidades
estatales.
COBRO Y RECAUDO
Generacin de listado de cartera vencida.
Entrega de listado de cartera.
Cobro.
Recaudo.
Seguimiento del estado de cobro y recaudo.
Ajuste de cartera al cliente.
Revisin de consignaciones locales y nacionales de los clientes.
CAJA
Cuadre de caja.
Manejo del dinero en caja.
Administrar la caja menor.
Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo.
Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja.
Cheques devueltos.
Recepcin pago del cliente.
250
NMINA.
Liquidacin de nmina.
Pago de nmina.
Pago parafiscales.
Liquidacin de vacaciones, primas, cesantas y todas las
prestaciones contempladas por la ley.
Interfase de nmina.
ESTUDIO DE CRDITO.
Solicitar y recibir documentacin.
Estudio de crdito.
Creacin de terceros.
APOYO MENSAJERA.
Pagos y consignaciones en bancos.
Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes.
Entrega de documentos a clientes.
Solicitar y entregar documentacin en entidades.
Compras eventuales de oficina.
SALUD OCUPACIONAL.
Dotacin de elementos de proteccin personal.
Dotacin de uniformes.
Dotacin de botiqun de la planta y de los automotores de la
empresa.
Accidente de trabajo
MANEJO DE ARCHIVO.
Archivo de documentos.
Prstamo de documentos.
SERVICOS GENERALES.
Compra de implementos de aseo y vveres de cafetera.
Servicio de cafetera.
Aseo reas de oficinas.
Oficios varios.
251
INDCE DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Pg.
COMPRA 256
Determinar productos a comprar 257
Seleccin del proveedor 259
Pedido de mercanca a proveedores 261
VENTA 291
Programar visita al cliente 292
Visita obra 294
Atencin de mostrador (venta de contado) 296
Consulta disponibilidad de los productos 298
Asesora Tcnica 300
Cotizacin de productos para clientes 302
Seguimiento de las cotizaciones 304
Pedido 307
Facturacin 308
Remisin de mercanca 312
Seguimiento del pedido 314
252
METAS DE VENTA 316
Generacin informe de ventas 317
Revisin estadsticas de ventas 319
Fijacin meta de ventas 321
Seguimiento meta de ventas 323
AUTORIZACIONES 386
253
Autorizaciones 388
NMINA 420
Liquidacin de nmina 421
Pago de nmina 423
Pago de parafiscales 425
Liquidacin de vacaciones 427
Interfase de Nmina 429
254
GESTIN DEL RECURSO HUMANO 464
Seleccin de personal 465
Afiliaciones y contrato de trabajo 467
Induccin 469
Asesora y capacitacin del equipo humano. 471
Liquidacin contrato de trabajo 473
Vacaciones 475
MENSAJERA 477
Pagos y consignaciones en bancos 478
Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes 480
Entrega de documentos a clientes 482
Solicitar y entregar documentacin en entidades 484
Compras eventuales de oficina 486
255
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.3 OBJETIVO: Efectuar la compra de los productos que sern comercializados por le
empresa.
1.7 RIESGOS:
Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotacin.
Fallas en la informacin inherente a los stocks de mercanca.
Cdigo:
COMPRA
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
256
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de informacin de stocks de mercanca
existente.
1.9 RIESGOS:
Informacin de stocks de mercanca desactualizado.
1.11 OBSERVACIONES.
257
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Analizar si la cantidad es la
7 Subgerente Administrativa X
establecida como punto de reorden
258
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.4 OBJETIVO: Elegir al proveedor del producto que ofrezca mayores ventajas para la
empresa y que cuente con certificacin de calidad.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos.
2.9 RIESGOS:
Eleccin inadecuada del proveedor.
Sacrificar calidad por precio.
Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido.
2.11 OBSERVACIONES.
259
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
SELECCIN DEL PROVEEDOR
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Subgerente
Consultar proveedores de los
1 y/o Director Administrativa X
productos
Comercial
Subgerente
2 Establecer contacto con el proveedor y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Conocer si cuenta con certificado de
3 y/o Director Administrativa X
calidad
Comercial
Subgerente
Solicitar informacin de precio de
4 y/o Director Administrativa X
productos
Comercial
Subgerente
Analizar informacin y opciones
5 y/o Director Administrativa X
ofrecidas
Comercial
Subgerente
6 Consultar polticas de compras y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Administrativa
7 Escoger la mejor opcin y/o Director X
Comercial
Subgerente
8 Iniciar negociacin y/o Director Administrativa X
Comercial
260
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciar borrador del pedido.
3.9 RIESGOS:
Errores de diligenciamiento de carta de pedido.
Equivocacin en la referencia o cantidad de productos solicitados al
proveedor.
3.11 OBSERVACIONES.
261
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
262
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Deterioro de la mercanca durante su manipulacin.
Faltantes o sobrantes de mercanca.
Prdida de los productos.
Cdigo:
RECEPCIN DE MERCANCA COMPRADA
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
Recepcin de facturas o
1 Bodega Jefe de Bodega
remisiones
Descargue, ingreso y
2 Bodega Auxiliar de Bodega
almacenamiento
Reporte y verificacin de los Auxiliar de Bodega y
3 Bodega
productos recibidos Jefe de Bodega
Sistematizacin del ingreso de
4 Comercial Auxiliar de Inventario
producto(s)
Revisin del ingreso de mercanca
5 Comercial Director de Cartera
al sistema
6 Ajustes al inventario Comercial Auxiliar de Inventario
263
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Llegada de los camiones de los proveedores a la bodega de
la empresa.
1.9 RIESGOS:
Prdida de facturas o remisiones.
1.11 OBSERVACIONES
264
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Conocer llegada de los camiones de
1 Jefe de Bodega Bodega X
los proveedores
Recibir las facturas o remisiones de
2 Jefe de Bodega Bodega X
la mercanca
Consultar el documento e identificar
3 Jefe de Bodega Bodega X
producto(s)
Determinar a que bodega llevar el
4 Jefe de Bodega Bodega X
producto
Coordinar el ingreso de los Asistente de Jefe
5 Bodega X
productos de Bodega
Anotar las referencias de los
6 Jefe de Bodega Bodega X
productos en un papel
Entregar a Auxiliar de Bodega
7 Jefe de Bodega Bodega X
anotacin de la mercanca a recibir
265
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir anotacin de las referencias de los productos.
2.9 RIESGOS:
Prdida o deterioro de los productos.
Desconocimiento de los factores de almacenamiento a tener en cuenta.
Errores de almacenamiento como arrumes de mercanca muy altos.
2.11 OBSERVACIONES.
266
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
267
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar anotacin de productos y cantidades
ingresadas a la bodega.
3.9 RIESGOS:
Mal conteo de los productos.
No identificar las cantidades faltantes.
3.11 OBSERVACIONES.
268
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
269
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas, remisiones o notas.
4.9 RIESGOS:
Referencia equivocada de producto.
Cantidades errneas.
4.11 OBSERVACIONES.
270
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
271
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas, remisiones y notas.
5.9 RIESGOS:
Mercanca mal ingresada al sistema.
5.11 OBSERVACIONES.
272
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
273
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir y revisar nota y peticin.
6.9 RIESGOS:
Equivocacin en la modificacin de los datos.
Prdida del documento de soporte del ajuste.
Errores de clculo del ajuste.
6.11 OBSERVACIONES.
274
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
REALIZAR AJUSTES AL INVENTARIO
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Auxiliar de
1 Recibir nota o peticin del ajuste Comercial X
Inventario
Auxiliar de
2 Identificar tipo de ajuste Comercial X
Inventario
Reprocesar informacin por error de Auxiliar de
3 Comercial X
ingreso Inventario
Convertir paquete de producto a
Auxiliar de
4 cantidad menor o solicitada Comercial X
Inventario
(General)
Calcular cuantas unidades se
pueden sacar de un producto si este Auxiliar de
5 Comercial X
es cortado en una dimensin Inventario
diferente a la recibida
Analizar conveniencia o facilidad de Auxiliar de
6 Comercial X
realizar un cambio de producto Inventario
Informar la realizacin del ajuste a Auxiliar de
7 Comercial X
la persona solicitante Inventario
Auxiliar de
8 Imprimir documento de ajuste Comercial X
Inventario
Revisar el ajuste y el documento de Director de
9 Comercial X
ajuste Cartera
Entregar copia de los ajustes a Auxiliar de
10 Comercial X
Contabilidad Inventario
Auxiliar de
11 Archivar documentos de ajuste Comercial X
Inventario
275
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
El clculo errneo del margen de ganancia puede conllevar a una equivocada
fijacin de precios y descuentos.
La no revisin y actualizacin de los precios ocasionar prdidas econmicas
para la empresa.
Cdigo:
FIJACIN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
276
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.4 OBJETIVO: Calcular y fijar el precio de venta de los productos con el que es
posible alcanzar el margen de ganancia esperado.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de la lista de costo de compra.
1.9 RIESGOS:
Equivocacin en el clculo del precio.
No cumplimiento de margen de ganancia.
Cambios de las condiciones del mercado.
1.11 OBSERVACIONES.
277
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Auxiliar de
9 Cambiar precio al producto(s) Comercial X
Inventario
Auxiliar de
10 Imprimir listado de precios Comercial X
Inventario
278
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.4 OBJETIVO: Actualizar y modificar los precios de los productos cuando sea
necesario.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir autorizacin y peticin del cambio de precio.
2.9 RIESGOS:
Cambiar precio al producto equivocado.
Referencia de producto inadecuada.
2.11 OBSERVACIONES.
279
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
CAMBIO DE PRECIO
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Recibir peticin de cambio de precio
1 Subgerente Administrativa X
del producto(s)
Auxiliar de
2 Ingresar al software Comercial X
Inventario
Consultar tems y ubicar producto en Auxiliar de
3 Comercial X
pantalla Inventario
Auxiliar de
4 Confirmar informacin Comercial X
Inventario
Auxiliar de
5 Relacionar tem y nuevo precio Comercial X
Inventario
Auxiliar de
6 Cambiar el precio Comercial X
Inventario
Actualizar y guardar los cambios Auxiliar de
7 Comercial X
efectuados Inventario
Auxiliar de
8 Consultar producto y precio Comercial X
Inventario
Auxiliar de
9 Imprimir listado de precios Comercial X
Inventario
Auxiliar de
10 Salir del software Comercial X
Inventario
11 Revisin y autorizacin del cambio Subgerente Administrativa X
Entregar listado a integrantes del rea Auxiliar de
12 Comercial X
Comercial. Inventario
280
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir lista de costos de los productos.
3.9 RIESGOS:
Incumplimiento de las polticas de precio y descuentos.
Desactualizacin de la informacin.
3.11 OBSERVACIONES.
281
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
282
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Enviar dinero a cliente equivocado.
Error en el clculo del descuento.
Vencimiento de los pagos.
Cdigo:
PAGO A PROVEEDORES
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
283
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores.
1.9 RIESGOS:
Mora en el pago por equivocacin en el archivo de las facturas por fecha de
pago.
1.11 OBSERVACIONES.
284
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
285
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Seleccionar las facturas que deben pagarse en la
semana.
3.9 RIESGOS:
Error de seleccin de facturas de proveedores a cancelar.
Prdida de descuentos.
Cancelacin de mayor valor de saldo adeudado.
3.11 OBSERVACIONES.
286
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
287
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.4 OBJETIVO: Cancelar la suma adeudada a los proveedores o abonar dinero para
minimizar la deuda.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar la factura a pagar.
4.9 RIESGOS:
Elaboracin de cheque por suma mayor a la adeudada.
No recepcin de la carta de pago enviada a los proveedores.
Errores en el diligenciamiento de los diferentes documentos.
Anulacin de cheque y no registro en el libro de bancos.
4.11 OBSERVACIONES.
288
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
PAGO A PROVEEDORES
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Auxiliar
1 Consultar la factura Contable y de Contabilidad X
Nmina
Auxiliar
2 Establecer el valor adeudado Contable y de Contabilidad X
Nmina
Auxiliar
Cancelar la deuda en su totalidad o
3 Contable y de Contabilidad X
realizar abono
Nmina
ABONO:
Fotocopiar la factura
Auxiliar
Colocar sello de abono a la
4 Contable y de Contabilidad X
factura original y anexar copia del
Nmina
abono a realizar
Archivar la factura
Elaborar comprobante de egreso, Auxiliar
adicionando el # de la factura que se Contable, de
5 Contabilidad X
est cancelando y el valor del Nmina o
descuento si lo hubo General
Auxiliar
Establecer forma de pago (efectivo o
6 Contable y de Contabilidad X
cheque)
Nmina
EFECTIVO
Pasar la factura a Auxiliar de Nmina Auxiliar
7 Contabilidad X
o General Contable
Verificar el valor y la cuenta donde se Auxiliar
8 Contabilidad X
est llevando Contable
Auxiliar
9 Pasar a Cajera la factura a cancelar Contabilidad X
Contable
Enviar a pagar o consignar a cuenta Auxiliar
10 Contabilidad X
del proveedor Contable
CHEQUE
Determinar al banco por el que se Auxiliar
11 Contabilidad X
puede girar la cantidad adeudada Contable
Pasar la factura del proveedor a Auxiliar
Auxiliar de Nmina o General y Contable, de
12 Contabilidad X
solicitar la elaboracin del cheque del Nmina o
banco establecido General
Anotar en el cuaderno del banco # del Auxiliar
13 Contabilidad X
cheque Contable
289
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Auxiliar de
14 Elaborar cheque Nmina o Contabilidad X
General
15 Recibir los cheques diligenciados Auxiliar Contable Contabilidad X
Verificar el banco y valor de cada
16 Auxiliar Contable Contabilidad X
cheque
Para cheque aprobado, anotar
17 cheque en cuaderno de bancos de lo Auxiliar Contable Contabilidad X
contrario anularlo
Colocar sello para firmas (requiere
18 Auxiliar Contable Contabilidad X
dos de tres firmas autorizadas)
Pasar cheques a Gerente para
19 Auxiliar Contable Contabilidad X
obtener firma
20 Recibir cheques firmados Auxiliar Contable Contabilidad X
21 Firmar cheques Auxiliar Contable Contabilidad X
22 Remitir cheques a Cajera Auxiliar Contable Contabilidad X
Recibir autorizacin de consignacin
23 de Auxiliar Contable y cheques Cajera Comercial X
elaborados
Diligenciar consignacin a nombre del
24 Cajera Comercial X
proveedor
Revisar cheques y firmar si es
25 Cajera Comercial X
necesario
Enviar cheque a proveedor o
26 Cajera Comercial X
consignar en efectivo o cheque
Entregar consignaciones y cheques a
27 mensajero para su tramitacin en el Cajera Comercial X
banco respectivo
Auxiliar Contable
28 Recibir llamada del banco Contabilidad X
o de Nmina
Auxiliar Contable
29 Confirmar firma y valor del cheque Contabilidad X
o de Nmina
Auxiliar Contable
30 Autorizar cheque Contabilidad X
o de Nmina
Para informar al proveedor del pago
de varias facturas:
Elaborar carta de pago relacionando
31 Auxiliar General Contabilidad X
las facturas canceladas
Enviar carta de pago al proveedor va
fax
Archivar facturas y documentos de
32 Auxiliar General Contabilidad X
respaldo del pago efectuado
290
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Cdigo:
VENTA
N rea
Procedimiento Responsable
Orden Responsable
291
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Eleccin del sector o poblacin objetivo.
1.9 RIESGOS:
Inadecuada programacin de las visitas por desconocimiento de la zona.
1.11 OBSERVACIONES.
292
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
PROGRAMAR VISITA EL CLIENTE
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Asesor
1 Elegir sector o poblacin objetivo Comercial X
Comercial
Asesor
2 Armar Plan de Trabajo Comercial X
Comercial
Determinar si la visita es fuera o Asesor
3 Comercial X
dentro de la ciudad Comercial
Para visita fuera de la ciudad, Asesor
4 Comercial X
determinar el nmero de das Comercial
Asesor
5 Programar visita local Comercial X
Comercial
Solicitar autorizacin salida de la Asesor
6 Comercial X
empresa Comercial
Director
Autorizacin del Plan de Trabajo de
7 Comercial o Comercial X
los Asesores Comerciales
Subgerente
293
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.4 OBJETIVO: Realizar la visita a los clientes existentes y potenciales para ofertar
los productos y servicios de la empresa.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Desplazamiento a la zona o lugar de visita determinado.
2.9 RIESGOS:
Prdida del tiempo de la visita ante indecisin de compra por parte del cliente.
No encontrar a cliente o a la persona que pueda tomar la decisin de compra.
Accidentes en la obra.
2.11 OBSERVACIONES.
294
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
VISITA OBRA
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Desplazarse a la zona o lugar Asesor
1 Comercial X
determinado (obra u oficina) Comercial
Para visita fuera de la ciudad iniciar
viaje entre las 6:30 y 7 de la maana; Asesor
2 X
para visita local, salir de la empresa a Comercial Comercial
mitad de la maana
Asesor
CLIENTE ANTIGUO Comercial
Comercial
Establecer comunicacin y recordarle
Asesor
3 los productos y servicios ofrecidos por Comercial X
Comercial
la empresa
Asesor
CLIENTE POTENCIAL (nuevo) Comercial X
Comercial
Buscar a la persona que pueda tomar Asesor
4 Comercial X
la decisin de compra Comercial
Identificarse con nombre propio y el Asesor
5 Comercial X
de la empresa Comercial
Brindar informacin de los productos y Asesor
6 Comercial X
servicios ofrecidos por la empresa Comercial
295
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.4 OBJETIVO: Brindar y ofrecer a los clientes los productos comercializados por la
empresa en el punto de venta.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir la visita del cliente.
3.9 RIESGOS:
Errores de diligenciamiento de la factura.
Liquidacin errnea del valor de los productos.
3.11 OBSERVACIONES.
296
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
ATENCIN DE MOSTRADOR
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Asesor
1 Recibir visita del cliente Comercial X
Comercial
Asesor
2 Entablar comunicacin Comercial X
Comercial
Determinar producto(s) requeridos por Asesor
3 Comercial X
el cliente Comercial
Asesor
4 Ingresar al software Comercial X
Comercial
Consultar disponibilidad del Asesor
5 Comercial X
producto(s) Comercial
Si los no se encuentran disponibles Asesor
6 Comercial X
informar al cliente Comercial
Asesor
PRODUCTOS DISPONIBLES Comercial
Comercial
Asesor
7 Cotizar producto(s) Comercial X
Comercial
Asesor
8 Informar el valor al cliente Comercial X
Comercial
Indagar y establecer si el cliente Asesor
9 Comercial X
requiere algn producto ms Comercial
Establecer si el cliente realizar la Asesor
10 Comercial X
compra Comercial
Asesor
11 Facturar o remisionar la mercanca Comercial X
Comercial
Asesor
12 Entregar factura o remisin al cliente Comercial X
Comercial
Indicar al cliente la ubicacin de la
caja para que realice el pago y de Asesor
13 Comercial X
despacho para que reclame los Comercial
productos
297
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecimiento de la ubicacin de los Asesores
Comerciales.
4.9 RIESGOS:
Desactualizacin de los stocks de mercanca.
4.11 OBSERVACIONES.
298
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
TRASLADO DE MERCANCA
299
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Definicin del tipo de obra para la que el cliente requiere
el material.
5.9 RIESGOS:
Prdida del cliente.
Definicin errnea de materiales.
5.11 OBSERVACIONES.
300
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
ASESORA TCNICA
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Definir tipo de obra para la que el Asesor
1 Comercial X
cliente requiere el material Comercial
Asesor
2 Determinar clase de asesora Comercial X
Comercial
Asesora Bsica:
Establecer los productos que ms
se ajustan a la necesidad del
cliente
Asesor
3 Describir las especificaciones del Comercial X
Comercial
material
Explicar al cliente las ventajas del
producto
Asesora especializada:
Solicitar colaboracin de la
Ingeniera Civil de la empresa
Realizar estudio de los
requerimientos del cliente y/o Asesor
4 Comercial X
planos de la obra Comercial
Indicar el producto(s) que se
ajusta(n) a la obra
Efectuar despiece del producto
Interpretar cartilla
Asesora muy especializada:
Tramitar con el proveedor idneo Asesor
5 Comercial X
la asesora para el cliente Comercial
Acompaar asesora
Establecer satisfaccin de la Asesor
6 Comercial
necesidad del cliente Comercial X
301
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Estudiar nota de los productos requeridos por el cliente.
6.9 RIESGOS:
Errores al calcular precio y descuento de los productos.
6.11 OBSERVACIONES.
302
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
303
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7.6 RESULTADOS ESPERADOS: Lograr la compra de los productos por parte del
cliente.
7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Comunicacin con el cliente.
7.9 RIESGOS:
Perder el cliente y la oportunidad de negocio.
7.11 OBSERVACIONES.
304
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Asesor
1 Comunicarse con el cliente Comercial X
Comercial
Determinar consideracin sobre la Asesor
2 Comercial X
cotizacin Comercial
Establecer si el cliente realizar el Asesor
3 Comercial X
pedido Comercial
Tomar los datos del pedido si el cliente Asesor
4 Comercial X
ha decidido realizarlo Comercial
Si el cliente ha decidido no realizar el
pedido:
305
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
8.4 OBJETIVO: Tomar anotacin y tramitar el pedido de los productos solicitados por
los clientes.
8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Tomar datos del pedido y del cliente.
8.9 RIESGOS:
Pedido errneo de productos.
8.11 OBSERVACIONES.
306
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
PEDIDO
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Asesor
1 Tomar datos del producto y cliente Comercial X
Comercial
Consultar disponibilidad y existencia Asesor
2 Comercial X
de mercanca en bodega Comercial
Asesor
3 Consultar lista de precios Comercial X
Comercial
Diligenciar formato de pedido con Asesor
4 Comercial X
datos del cliente y clculos efectuados Comercial
Revisar que los datos estn Asesor
5 Comercial X
completos y correctos Comercial
Asesor
6 Realizar las correcciones necesarias Comercial X
Comercial
Solicitar autorizacin de Cartera y Asesor
7 Comercial X
Comercial Comercial
Subgerente
Administrativa
8 Autorizacin Comercial o Director
y Comercial X
Comercial
Director de
9 Autorizacin de Cartera Comercial X
Cartera
PEDIDO NO AUTORIZADO
Asesor
10 Informar al cliente Comercial X
Comercial
PEDIDO AUTORIZADO
Pasar formato de pedido a despacho Asesor
11 Comercial X
si se obtiene la autorizacin Comercial
Solicitar programacin de la entrega Asesor
12 Comercial X
de pedido Comercial
Facturar pedido si la mercanca est
Asesor
13 cargada al sistema, de lo contrario, Comercial X
Comercial
remisionar los productos
Informar al cliente la fecha de entrega Asesor
14 Comercial X
de la mercanca Comercial
Asesor
15 Realizar seguimiento del despacho Comercial X
Comercial
307
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
9.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Clculo del valor total de la venta.
9.9 RIESGOS:
Errores al calcular precio y descuento de los productos.
Errores de diligenciamiento y de impresin.
9.11 OBSERVACIONES.
308
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
ANULACIN DE FACTURA
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Recibir peticin de Cajera o Asesor Director de
1 Comercial X
Comercial Cartera
Revisar que la factura se encuentre
completa: Director de
2 Comercial X
4 hojas factura venta de contado Cartera
3 hojas factura venta a crdito
Analizar las facturas y la anotacin de
Director de
3 la observacin de la razn de la Comercial X
Cartera
anulacin
Confirmar la apreciacin de la Director de
4 Comercial X
observacin Cartera
Ingresar al sistema para efectuar la Director de
5 Comercial X
anulacin Cartera
Habilitar la factura (ingresar a la Director de
6 Comercial X
factura por su # ) Cartera
Director de
7 Recorrer la factura Comercial X
Cartera
Adicionar a la factura la observacin Director de
8 Comercial X
de la anulacin y la razn de la misma Cartera
Colocar sello de anulada a la factura Director de
9 Comercial X
fsica Cartera
Auxiliar de
10 Archivar las facturas anuladas Comercial X
Inventario
309
Cdigo: Pgina
FACTURACIN
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Asesor
1 Calcular el valor total de la venta Comercial X
Comercial
Asesor
2 Ingresar al software Comercial X
Comercial
Revisar # de factura para no saltar Asesor
3 Comercial X
el consecutivo Comercial
Establecer tipo de venta (contado, Asesor
4 Comercial X
crdito, anticipo) Comercial
Verificar concordancia de precio y Asesor
5 Comercial X
descuento Comercial
Asesor
6 Realizar las correcciones requeridas Comercial X
Comercial
Asesor
7 Buscar dispositivo de salida Comercial X
Comercial
Asesor
8 Imprimir factura Comercial X
Comercial
Asesor
9 Corroborar datos de la factura Comercial X
Comercial
Entregar factura al cliente si no se
presenta error de facturacin, de lo Asesor
10 Comercial X
contrario solicitar anulacin de la Comercial
factura
FACTURACIN CONTADO
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Confirmar datos del cliente si existe
en el sistema, de lo contrario,
1 Asesor Comercial Comercial X
solicitar y digitar informacin del
cliente en el sistema
Confirmar los datos y/o realizar
2 Asesor Comercial Comercial X
modificaciones
Anexar informacin de la mercanca
3 Asesor Comercial Comercial X
(referencia, cantidad y valor)
Grabar la informacin del cliente en
4 el sistema si se trata de una compra Asesor Comercial Comercial X
representativa
310
FACTURACIN CRDITO
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Asesor
1 Consultar formato de pedido Comercial X
Comercial
Asesor
2 Digitar informacin del pedido Comercial X
Comercial
Verificar los datos del cliente y del Asesor
3 Comercial X
pedido Comercial
Asesor
4 Corregir los datos que se requieran Comercial X
Comercial
FACTURACIN ANTICIPO
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Digitar informacin de cliente y Asesor
1 Comercial X
productos comprados Comercial
Solicitar revisin y autorizacin Asesor
2 Comercial X
Comercial y Cartera Comercial
Asesor
3 Facturar a un (1) da Comercial X
Comercial
311
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
10.4 OBJETIVO: Posibilitar la venta de los productos disponibles que an no han sido
ingresados al sistema.
10.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Tomar pedido de producto y cantidad.
10.9 RIESGOS:
Errores al calcular precio y descuento de los productos.
Errores de diligenciamiento y de impresin.
10.11 OBSERVACIONES.
312
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
REMISIN DE MERCANCA
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Tomar pedido de producto y Asesor
1 Comercial X
cantidad Comercial
Solicitar a Auxiliar de Inventario la
elaboracin de la remisin Asesor
2 Comercial X
facilitndole la informacin del Comercial
cliente, producto y cantidad
Elaborar remisin de mercanca Auxiliar de
3 Comercial X
diligenciando formato del sistema Inventario
Verificar consecutividad de la Auxiliar de
4 Comercial X
remisin Inventario
Auxiliar de
5 Buscar dispositivo de salida Comercial X
Inventario
Imprimir remisin (consta de 4 Auxiliar de
6 Comercial X
hojas) Inventario
Relacionar la remisin en el
cuaderno de remisiones, llenado las
Auxiliar de
7 dos primeras casillas (# remisin y Comercial X
Inventario
nombre del cliente) y dejando
pendiente el # de la factura
Archivar una copia de la remisin y
Auxiliar de
8 entregar las dems a Asesor Comercial X
Inventario
Comercial
Asesor
9 Recibir remisin y entregar al cliente Comercial X
Comercial
313
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
11.4 OBJETIVO: Garantizar la recepcin de los productos por parte del cliente.
11.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de las compras realizadas por los clientes.
11.9 RIESGOS:
No programacin del despacho del pedido.
No recepcin del pedido por parte del cliente por mora en su entrega.
Prdida del cliente.
11.11 OBSERVACIONES.
314
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
SEGUIMIENTO DEL PEDIDO
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Asesor
1 Consultar compras de los clientes Comercial X
Comercial
Consultar con despacho fecha de Asesor
2 Comercial X
entrega de la mercanca al cliente Comercial
Asesor
3 Establecer etapa del despacho Comercial X
Comercial
Comunicarse o recibir llamada Asesor
4 Comercial X
telefnica del cliente Comercial
Informar al cliente la etapa de Asesor
5 Comercial X
despacho de la mercanca Comercial
Participar en la solucin de los
Asesor
6 inconvenientes cuando estos se
Comercial Comercial X
presenten
Establecer satisfaccin del cliente
cuando se haya realizado la entrega Asesor
7
de los productos o conocer sus Comercial Comercial X
observaciones al respecto
315
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.3 OBJETIVO: Fijar las metas de ventas que deben alcanzarse para el periodo de
tiempo estimado y realizar seguimiento de su alcance.
1.7 RIESGOS:
No cumplimiento de las metas.
Cambios imprevistos del mercado.
Planteamiento de estrategias erradas.
Prdida del poder adquisitivo por parte del cliente.
Inadecuada interpretacin de la informacin.
Cdigo:
METAS DE VENTA
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
Subgerente y Director
1 Generacin informe de ventas Administrativa
Comercial
Subgerente y Director
2 Revisin estadsticas de ventas Administrativa
Comercial
Subgerente y Director
3 Fijacin meta de ventas Administrativa
Comercial
Subgerente y Director
4 Seguimiento meta de ventas Administrativa
Comercial
316
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingreso al sistema.
1.9 RIESGOS:
Seleccin errnea de la informacin.
1.11 OBSERVACIONES.
317
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
GENERACIN INFORME DE VENTAS
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Auxiliar de
1 Ingresar al sistema Comercial X
Inventario
Verificar que el personal de ventas
Auxiliar de
2 no se encuentre utilizando el Comercial X
Inventario
sistema
Diligenciar y adicionar datos Auxiliar de
3 Comercial X
requeridos Inventario
Consultar informacin general de Auxiliar de
4 Comercial X
las ventas Inventario
Establecer frecuencia de la Auxiliar de
5 Comercial X
presentacin del informe Inventario
Informe diario:
Seleccionar los datos de ventas
acumuladas del da y acumuladas
Auxiliar de
6 del mes hasta la fecha, de lo Comercial X X
Inventario
contrario, seleccionar las ventas por
vendedor- lnea, vendedor- cliente,
lnea, costo, mensual, etc.
Auxiliar de
7 Verificar la informacin Comercial X
Inventario
Auxiliar de
8 Imprimir los listados de ventas Comercial X
Inventario
318
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de informes de ventas.
2.9 RIESGOS:
Reportes de ventas errneos.
2.11 OBSERVACIONES.
319
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
REVISIN ESTADSTICAS DE VENTAS
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Recepcin informe de ventas Subgerente
1 y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
2 Analizar las estadsticas de ventas y/o Director Administrativa X
Comercial
Determinar la rotacin de los Subgerente
3 productos, los ms y menos y/o Director Administrativa X
vendidos, etc. Comercial
Subgerente
Resaltar o sealar los datos ms
4 y/o Director Administrativa X
relevantes
Comercial
Confrontar y verificar la informacin Subgerente
5 impresa con la registrada en el y/o Director Administrativa X
sistema Comercial
Subgerente
Establecer diferencias cuando se
6 y/o Director Administrativa X
presenten
Comercial
Subgerente
Conocer las estrategias
7 y/o Director Administrativa X
desarrolladas
Comercial
Subgerente
Estudio y anlisis de los logros
8 y/o Director Administrativa X
alcanzados
Comercial
Subgerente
Determinar alcance de las
9 y/o Director Administrativa X X
estrategias
Comercial
Establecer las razones y replantear Subgerente
10 las estrategias cuando las metas no y/o Director Administrativa X X
han sido alcanzadas Comercial
Subgerente
11 Consolidar la informacin y/o Director Administrativa X X
Comercial
Subgerente
12 Tomar nota de la ventas totales y/o Director Administrativa X X
Comercial
Subgerente
Informar a Gerencia el nivel de
13 y/o Director Administrativa X X
ventas logradas
Comercial
320
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.4 OBJETIVO: Establecer la cuanta que debe facturar cada Asesor Comercial.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Revisin de la informacin de las ventas efectuadas el
mes inmediatamente anterior.
3.9 RIESGOS:
Inadecuada fijacin de la meta de ventas.
Errores de clculo de la meta por manejo de informacin errnea.
3.11 OBSERVACIONES.
321
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
FIJACIN META DE VENTAS
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Subgerente
Revisin de la informacin de
1 y/o Director Administrativa X
ventas del mes anterior
Comercial
Subgerente
2 Analizar la informacin y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Calcular el promedio de venta
3 y/o Director Administrativa X
general
Comercial
Subgerente
Consultar las polticas de la
4 y/o Director Administrativa X
empresa
Comercial
Subgerente
Conocer el comportamiento del
5 y/o Director Administrativa X
sector (mercado)
Comercial
Subgerente
6 Realizar las proyecciones de ventas y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
7 Definir y revisar las metas fijadas y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Establecer monto mnimo que debe
8 y/o Director Administrativa X
facturar cada Asesor Comercial
Comercial
Subgerente
9 Realizar reunin del rea Comercial y/o Director Administrativa X X
Comercial
Informar las metas a alcanzar de Subgerente
10 ventas a los integrantes del rea y/o Director Administrativa X
Comercial. Comercial
322
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Reunin rea Comercial.
4.9 RIESGOS:
Reportes de ventas errneos.
4.11 OBSERVACIONES.
323
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
SEGUIMIENTO META DE VENTAS
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Subgerente y
1 Reunin de rea Comercial Director Administrativa X
Comercial
Reportar las visitas a los clientes y Asesor
2 Administrativa X
los negocios pactados Comercial
Subgerente y
Analizar las ventas logradas por
3 Director Administrativa X
cada Asesor Comercial
Comercial
Subgerente y
Comparar las ventas realizadas con
4 Director Administrativa X
la meta establecida
Comercial
Subgerente y
Conocer las estrategias
5 Director Administrativa X
desarrolladas
Comercial
Subgerente y
Replantear las estrategias si es
6 Director Administrativa X
necesario
Comercial
Subgerente y
Establecer el alcance de la meta de
7 Director Administrativa X
ventas
Comercial
324
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Incumplimiento de los clientes en el pago de las obligaciones contradas con la
empresa.
Rotacin lenta de cartera.
Prdidas econmicas para la empresa.
Iliquidez.
Incurrir en gastos por trmites jurdicos para cobrar a los clientes.
325
DESCRIPCIN DEL PROCESO
Cdigo:
COBRO Y RECAUDO
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
326
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.4 OBJETIVO: Establecer la cuanta adeudada por los clientes de cada uno de los
Asesores Comerciales y tiempo de vencimiento.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar informacin de cartera de los clientes.
1.9 RIESGOS:
Desactualizacin de la cartera.
1.11 OBSERVACIONES.
327
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
328
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.4 OBJETIVO: Entregar los listados de cartera vencida a la persona indicada para
que proceda a su respectivo cobro y recaudo.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar listado de cartera vencida.
2.9 RIESGOS:
Prdida del listado.
No recepcin del listado por parte de la persona que debe realizar el cobro.
2.11 OBSERVACIONES.
329
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
SELECCIN DEL PROVEEDOR
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Subgerente
Consultar listados de cartera
1 y/o Director Administrativa X
vencida
Comercial
Subgerente
Establecer das de vencimiento del
2 y/o Director Administrativa X
cliente
Comercial
Subgerente
Realizar reunin con Asesores
3 y/o Director Administrativa X
Comerciales o Mensajero
Comercial
Entregar los listados de cartera con
Subgerente
vencimiento mayor a 10 das a
4 y/o Director Administrativa X
Asesores, de lo contrario entregar
Comercial
listados a Mensajero
Subgerente
5 Recibir listados de cartera vencida y/o Director Administrativa X
Comercial
Subgerente
Guardar copia de las listas
6 y/o Director Administrativa X
entregadas
Comercial
330
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida.
3.9 RIESGOS:
Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado.
No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente.
3.11 OBSERVACIONES.
331
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
COBRO
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Asesor
Consultar y analizar los listados de Comercial
1 Comercial o X
cartera vencida
Mensajero
Asesor
2 Resaltar los pagos recibidos Comercial o Comercial X
Mensajero
Asesor
Establecer comunicacin presencial
3 Comercial o Comercial X
o telefnica con el cliente
Mensajero
Solicitar elaboracin de circular o Asesor
4 Comercial X
carta de cobro Comercial
Elaboracin de circular o carta de Director de
5 Comercial X
cobro Cartera
Asesor
6 Recibir documento de cobro Comercial X
Comercial
Asesor
7 Desplazarse a la oficina del cliente Comercial o Comercial
X
Mensajero
Asesor
Recordar al cliente monto, fecha en
8 Comercial o Comercial
que debi pagar y das de mora X
Mensajero
Entregar al cliente documento de Asesor
9 Comercial X
cobro Comercial
Revisar con el cliente el saldo Asesor
10 Comercial X
adeudado Comercial
Asesor
Solicitar cancelacin del
11 Comercial o Comercial X
compromiso
Mensajero
Hacer firmar al cliente copia del Asesor
12 Comercial X
documento de cobro Comercial
Asesor
13 Fijar compromiso y fecha de pago Comercial o Comercial X
Mensajero
Entregar copia del documento Asesor
14 Comercial X
firmado a Director de Cartera Comercial
332
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.4 OBJETIVO: Colectar el dinero en efectivo o cheque con el que el cliente cancela
su obligacin con la empresa.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida.
4.9 RIESGOS:
Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado.
No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente.
4.11 OBSERVACIONES.
333
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
RECAUDO
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Asesor
Consultar y analizar los listados de
1 Comercial o Comercial X
cartera vencida
Mensajero
Asesor
2 Resaltar los pagos recibidos Comercial o Comercial X
Mensajero
Asesor
Establecer comunicacin presencial
3 Comercial o Comercial X
o telefnica con el cliente
Mensajero
Solicitar elaboracin de circular o Asesor
4 Comercial X
carta de cobro Comercial
Elaboracin de circular o carta de Director de
5 Comercial X
cobro Cartera
Asesor
6 Recibir documento de cobro Comercial X
Comercial
Asesor
7 Desplazarse a la oficina del cliente Comercial o Comercial X
Mensajero
Asesor
Recordar al cliente monto, fecha en
8 Comercial o Comercial
que debi pagar y das de mora X
Mensajero
Entregar al cliente documento de Asesor
9 Comercial X
cobro Comercial
Revisar con el cliente el saldo Asesor
10 Comercial X
adeudado Comercial
Asesor
Solicitar cancelacin del
11 Comercial o Comercial X
compromiso
Mensajero
Hacer firmar al cliente copia del Asesor
12 Comercial X
documento de cobro Comercial
Asesor
13 Fijar compromiso y fecha de pago Comercial o Comercial X
Mensajero
Entregar copia del documento Asesor
14 Comercial X
firmado a Director de Cartera Comercial
334
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Reunin de Dir. Cartera y Asesores Comerciales.
5.9 RIESGOS:
5.11 OBSERVACIONES.
335
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de copia de consignacin.
6.9 RIESGOS:
Cantidades faltantes por ajustar.
Efectuar ajuste a cliente equivocado.
6.11 OBSERVACIONES.
336
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Director de
1 Recibir copia de consignacin Comercial X
Cartera
337
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de saldos en bancos.
7.9 RIESGOS:
Desconocimiento de cliente que realiz consignacin.
7.11 OBSERVACIONES.
338
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Auxiliar
1 Consulta de saldos en bancos Contabilidad X
Contable
339
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de solicitud de informacin o actividad propia
del cargo.
8.9 RIESGOS:
Desactualizacin de los datos.
8.11 OBSERVACIONES.
340
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
341
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
No poder establecer la ubicacin del cliente.
Deterioro de la mercanca durante su manipulacin y transporte.
Devolucin o no aceptacin de la mercanca por parte del cliente.
Retrasos en la entrega.
Faltantes o sobrantes de mercanca.
Prdida de los productos.
342
DESCRIPCIN DEL PROCESO
Cdigo:
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
343
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas, formatos de pedido o remisiones.
1.9 RIESGOS:
Inadecuada programacin de la ruta de entrega de la mercanca.
Sobrepeso de los vehculos.
1.11 OBSERVACIONES.
La inadecuada programacin de la ruta por desconocimiento de la ubicacin de los
clientes causa demoras en la entrega y prdida de tiempo.
El sobrepeso de los vehculos puede ocasionar prdidas econmicas por
deterioro o dao de la mercanca y gastos por sanciones de trnsito.
La mezcla de productos pesados y livianos puede terminar en la prdida parcial o
total de los productos.
344
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
345
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas o remisiones.
PUNTO FINAL: programacin y ejecucin de las acciones necesarias para
llevar a cabo el despacho y entrega de la mercanca.
2.9 RIESGOS:
Perder alguna de las facturas o remisiones.
2.11 OBSERVACIONES.
346
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.4 OBJETIVO: Idear la manera como deben disponerse los productos en el vehculo.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos.
3.9 RIESGOS:
Eleccin inadecuada del proveedor.
Sacrificar calidad por precio.
Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido.
3.11 OBSERVACIONES.
347
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
348
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.6 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con los productos listos para efectuar el
cargue del vehculo de la empresa o del cliente.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicar los productos en bodega y seleccionarlos.
4.9 RIESGOS:
Equivocacin en la referencia o cantidad de productos seleccionados.
Avera o deterioro de la mercanca.
Error en el corte o pesaje de los productos.
4.11 OBSERVACIONES.
349
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
CORTE
350
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicar los productos a cargar.
5.9 RIESGOS:
Prdida de la mercanca.
Avera o deterioro de los productos.
Sobrantes o faltantes de mercanca.
5.11 OBSERVACIONES.
351
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
352
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de facturas o remisiones.
6.9 RIESGOS:
Otorgar autorizacin de salida a vehculo con equivocacin en la referencia de
los productos.
Faltantes o sobrante de mercanca por inadecuado conteo de la productos
cargados.
6.11 OBSERVACIONES.
353
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
FALTANTES
Asistente Jefe
9 Establecer la cantidad Bodega X
de Bodega
Cargar productos faltantes al Auxiliar de
10 Bodega X
camin Bodega
SOBRANTES
Asistente Jefe
11 Establecer la cantidad Bodega X
de Bodega
Bajar la mercanca e ingresarla a Auxiliar de
12 Bodega X
bodega Bodega
Autorizar salida para vehculo con Asistente Jefe
13 Bodega X
productos y cantidades correctas de Bodega
354
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de Planilla de Horario y facturas o
remisiones.
7.9 RIESGOS:
Perder alguna de las facturas o remisiones.
No encontrar el sitio de entrega.
Prdida de los productos.
Deterioro o avera de la mercanca.
355
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
TRANSPORTE DE LA MERCANCA
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Recibir las facturas o remisiones y
1 Planilla de Horario con la ruta de las Conductor
Bodega X
entregas a realizar
Consultar la informacin contenida
2 Conductor Bodega X
en la Planilla
SI NO SE UBICA LA DIRECCIN
356
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer contacto con el cliente o la persona
responsable de recibir la mercanca.
8.9 RIESGOS:
Retrazo en las entregas.
Prdida o deterioro de la mercanca.
Accidentes en la manipulacin de la mercanca durante su ingreso al sitio
indicado por el cliente.
Ubicacin de productos en un nivel diferente al primer piso.
8.11 OBSERVACIONES.
357
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Auxiliar de
8 Bajar los productos del vehculo Bodega X
Bodega
Levantar o recibir y sujetar los Auxiliar de
9 Bodega X
productos Bodega
Ingresar la mercanca a la obra o Auxiliar de
10 Bodega X
ferretera Bodega
Descargar los productos en el sitio Auxiliar de
11 Bodega X
indicado por el cliente Bodega
Acomodar los productos en Auxiliar de
12 Bodega X
estantes, burros o arrumes Bodega
Conductor y
Ir contando los productos
13 Auxiliar de Bodega X
descargados
Bodega
Conductor y
Establecer cuanta de productos
14 Auxiliar de Bodega X
descargados
Bodega
Proceder a entregar factura o
Auxiliar de
15 remisin al cliente cuando se hayan Bodega X
Bodega
descargado todos los productos
358
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
9.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Reestablecer contacto con el cliente o persona
encargada de la recepcin de la mercanca.
9.9 RIESGOS:
Prdida de las facturas o remisiones.
Negativa de firma del cliente por no conformidad con la entrega realizada.
9.11 OBSERVACIONES.
359
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
ENTREGA DE FACTURA AL CLIENTE
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Reestablecer contacto con el cliente
1 o persona responsable de la Conductor Bodega X
recepcin de la mercanca
2 Entregar factura al cliente Conductor Bodega X
Hacer firmar copia de la factura al
3 Conductor Bodega X
cliente
Recibir notas u observaciones por
4 Conductor Bodega X
parte del cliente
360
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Deterioro de la mercanca durante su manipulacin.
Faltantes o sobrantes de mercanca.
Prdida de los productos.
Cdigo:
DEVOLUCIN EN VENTAS
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
Gestin de devolucin de
1 Bodega Jefe de Bodega
mercanca
361
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.4 OBJETIVO: Recibir, ingresar, almacenar en bodega la mercanca devuelta por los
clientes.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir informacin de devolucin de mercanca por
parte del cliente.
1.9 RIESGOS:
Aumento injustificado de las devoluciones.
Mercanca averiada.
1.11 OBSERVACIONES.
362
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Recoger mercanca
Recibir orden de recoger mercanca
8 Conductor Bodega X
en obra o ferretera
Conductor y
10 Revisar el estado de los productos Auxiliar de Bodega X
Bodega
Auxiliar de
11 Cargar los productos al vehculo Bodega X
Bodega
12 Diligenciar formato de devolucin Conductor Bodega X
363
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
N Actividad Responsable rea D Frecuencia
S M O
Mercanca trada por el cliente
Auxiliar de
21 Contar la mercanca ingresada Bodega X
Bodega
364
D S M O
Revisar que la factura se encuentre
completa y el formato de devolucin
Director de
31 bien diligenciado y con la firma del Comercial X
Cartera
Jefe de Bodega o de quien recibi la
mercanca (si fue despachada)
Director de
32 Firmar formato de devolucin Comercial X
Cartera
Director de
35 Revisar la nota de devolucin Comercial X
Cartera
365
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Otorgar crdito a personas que no cuenten con el respaldo econmico y
financiero.
Prdidas de dinero.
Cdigo:
CRDITO A CLIENTES
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
366
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Informar al cliente del servicio existente.
1.9 RIESGOS:
Iniciar el estudio de crdito sin la recepcin de la documentacin completa.
1.11 OBSERVACIONES.
367
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
368
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.4 OBJETIVO: Determinar si el cliente cumple con los requisitos para la aprobacin
del servicio de crdito.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir la documentacin del cliente.
2.9 RIESGOS:
Aprobar crdito sin contar con la documentacin completa.
Informacin ficticia del cliente.
Otorgar cupo muy alto al cliente con baja capacidad de pago.
2.11 OBSERVACIONES.
369
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
ESTUDIO DE CRDITO
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Director de
1 Recibir documentacin del cliente Comercial X
Cartera
Confirmar informacin y referencias Director de
2 Comercial X
comerciales Cartera
Director de
3 Revisar informacin financiera Comercial X
Cartera
Establecer si realmente cuenta con Director de
4 Comercial X
el respaldo econmico Cartera
Director de
5 Determinar capacidad de pago Comercial X
Cartera
Director de
6 Aprobar o negar el crdito Comercial X
Cartera
Para crdito aprobado establecer
Director de
7 cupo y tiempo de pago y crear Comercial X
Cartera
cliente
Informar a Asesor Comercial la
Director de
8 aprobacin o negacin del crdito al Comercial X
Cartera
cliente
370
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingresar al software.
PUNTO FINAL: Informar al Asesor Comercial la creacin del cliente en el
sistema.
3.9 RIESGOS:
Errores de ingreso de datos del cliente.
Equivocacin en la correlacin del cliente con el Asesor Comercial.
3.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de la informacin.
3.11 OBSERVACIONES.
6CREAR CLIENTES
Informar a Asesor Comercial Cdigo:
Director de Cartera Comercial Pgina X
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
1 Ingresar al software de la empresa Director de Cartera Comercial X
Diligenciar formato de la base de
2 Director de Cartera Comercial X
datos
Adicionar informacin del cliente y
3 Director de Cartera Comercial X
Asesor Comercial
Grabar y guardar la informacin en
4 Director de Cartera Comercial X
la base de datos
5 Activar cliente Director de Cartera Comercial X
371
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Prdidas de material.
Desactualizacin de los stocks de mercanca.
Deterioro de los productos.
Cdigo:
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
372
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir informacin y peticin de la elaboracin de la
misma.
1.9 RIESGOS:
No entrega de la nota a clientes o proveedores.
1.11 OBSERVACIONES.
373
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
374
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Determinar tipo de inventario.
2.9 RIESGOS:
Errores en el conteo.
Equivocaciones en los ajustes al inventario.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Verificacin de los datos de la mercanca cargada al sistema y la contada
fsicamente.
Correccin y ajustes de la informacin antes de ser cargada al sistema.
2.11 OBSERVACIONES.
375
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
INVENTARIO FSICO DE LOS Cdigo: PS SS
Pgina O
PRODUCTOS DE BODEGA
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
PS SS O
Determinar tipo de inventario Director de
1 Comercial X X
general o aleatorio Cartera
Programar inventario (ocasional, Director de
2 Comercial X X X
mitad o final de ao) Cartera
GENERAL
Programar inventario para fin de Director de
3 Comercial X
ao Cartera
Informar al personal de la empresa Director de
4 Comercial X
la fecha del inventario Cartera
Listar todos los productos Director de
5 Comercial X
almacenados en bodega Cartera
Auxiliar de
6 Asignar productos al personal Comercial X
Inventario
Director de
7 Recibir el listado de los productos Comercial X
Cartera
ALGUNOS PRODUCTOS
Ocasional o programar para mitad Director de
3 Comercial X X
de ao Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
4 Seleccionar producto(s) X X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
5 Listar productos X X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
6 Escoger la persona o personas X X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Personal de
Recibir anotacin del producto(s) a Bodega y
7 bodega y X X
inventariar Comercial
Comercial
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
376
Personal de
Bodega y
8 Ubicar productos en bodega bodega y X X X
Comercial
Comercial
Personal de
Contar o pesar uno a uno la Bodega y
9 bodega y X X X
cantidad existente del producto Comercial
Comercial
Personal de
Establecer la cantidad total Bodega y
10 bodega y X X X
almacenada en bodega Comercial
Comercial
Relacionar en el listado del producto Personal de
Bodega y
11 la cantidad total existente en bodega y X X X
Comercial
bodega Comercial
Cargar al sistema la informacin Auxiliar de
12 Comercial X X X
recopilada Inventario
Comparar datos recopilados con los Subgerente y/o
13 registrados en el sistema y las Director Administrativa X X X
entradas de almacn Comercial
Subgerente y/o
Ante la existencia de diferencias,
14 Director Administrativa X X X
calcular la cantidad.
Comercial
Subgerente y/o
15 Analizar la razn de las diferencias Director Administrativa X X X
Comercial
Realizar los ajustes al inventario si
Auxiliar de
16 se trata del inventario de fin de ao Comercial X
Inventario
previa autorizacin
Elaborar informe de los productos y Auxiliar de
17 Comercial X X X
cantidades existente en bodega Inventario
Subgerente y/o
Presentar informe de los productos
18 Director Administrativa X X X
almacenados en bodega
Comercial
377
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir peticin y/o conocer la incorporacin de un
nuevo producto.
3.9 RIESGOS:
Asignacin de cdigo preexistente a nuevo producto.
Duplicidad de cdigo para producto.
3.11 OBSERVACIONES.
378
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
CODIFICACIN DE PRODUCTOS
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Recibir peticin y/o conocer Director de
1 Comercial X
incorporacin de nuevo producto Cartera
Establecer informacin y Director de
2 Comercial X
especificaciones del nuevo producto Cartera
Director de
3 Ingresar al software Comercial X
Cartera
Director de
4 Digitar la informacin del producto Comercial X
Cartera
Asignacin automtica cdigo al Director de
5 Comercial X
producto Cartera
Verificar la no existencia del cdigo Director de
6 Comercial X
asignado en el sistema Cartera
Generar nuevo cdigo ante cdigo Director de
7 Comercial X
preexistente Cartera
Diligenciar formato del sistema para Director de
8 Comercial X
codificacin de tem Cartera
Director de
9 Grabar informacin Comercial X
Cartera
Director de
10 Copiar informacin en Excel Comercial X
Cartera
Director de
11 Imprimir informacin del producto Comercial X
Cartera
Informar cdigo del producto y
Director de
12 enviar documento de soporte a las Comercial X
Cartera
dems sucursales
379
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.4 OBJETIVO: Realizar la facturacin de las remisiones emitidas para la venta de los
productos.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores.
4.9 RIESGOS:
Prdida de remisin.
No facturacin de alguna remisin.
4.11 OBSERVACIONES.
380
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
FACTURACIN DE REMISIONES
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Recibir la factura enviada por el Auxiliar de
1 Comercial X
proveedor Inventario
Verificar la existencia de la remisin Auxiliar de
2 Comercial X
en el cuaderno de remisiones Inventario
Auxiliar de
3 Numerar la factura Comercial X
Inventario
Relacionar la facturacin de la
remisin en el cuaderno de Auxiliar de
4 Comercial X
remisiones en la casilla respectiva Inventario
(# factura)
Revisar y subrayar la facturacin de
Auxiliar de
5 la remisin en el cuaderno de Comercial X
Inventario
remisiones
Auxiliar de
6 Sumar y totalizar las remisiones Comercial X
Inventario
Auxiliar de
7 Verificar el total de las remisiones Comercial X
Inventario
Entregar informe del valor total y
Auxiliar de
8 listado de remisiones del da a Comercial X
Inventario
Subgerente y Director Comercial
Auxiliar de
9 Archivar documentos. Comercial X
Inventario
381
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciar formato de traslado de mercanca.
5.9 RIESGOS:
Prdida, avera o deterioro de la mercanca durante el transporte.
No recepcin por parte del cliente.
5.11 OBSERVACIONES.
382
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
TRASLADO DE MERCANCA
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Diligenciar formato de traslado de Auxiliar de Comercial
1 X
mercanca Inventario
Establecer comunicacin con la Auxiliar de
2 Comercial X
sucursal Inventario
Auxiliar de
3 Solicitar traslado de la mercanca Comercial X
Inventario
Recibir mercanca en bodega o Auxiliar de
4 Comercial X
enviarla directamente al cliente Inventario
Ingresar mercanca al sistema por la Auxiliar de
5 Comercial X
opcin de traslado Inventario
Efectuar facturacin de la Auxiliar de
6 Comercial X
mercanca Inventario
Archivar una copia de la factura,
Auxiliar de
7 entregar dos copias a Cartera y una Comercial X
Inventario
a Contabilidad
Recibir informacin y copia del Auxiliar
8 Contabilidad X
traslado efectuado Contable
Contabilizar el traslado de Auxiliar
9 Contabilidad X
mercanca Contable
Comunicar a la sucursal respectiva Auxiliar
10 Contabilidad X
el movimiento contable realizado Contable
383
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de informacin de mercanca ingresada a
bodega.
6.9 RIESGOS:
Errores del clculo del valor a liquidar.
6.11 OBSERVACIONES.
384
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
385
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Equivocacin en la aprobacin.
Prdidas econmicas y generacin de conflictos.
386
DESCRIPCIN DEL PROCESO
Cdigo:
AUTORIZACIONES
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
Administrativa y Subgerente, Director
1 Recepcin de documentos
Comercial Comercial y de Cartera
Consulta del contenido del Administrativa y Subgerente, Director
2
documento Comercial Comercial y de Cartera
Administrativa y Subgerente, Director
3 Clasificacin tipo de autorizacin
Comercial Comercial y de Cartera
PEDIDO
Revisin diligenciamiento Formato Subgerente, Director
4 Administrativa
de Pedido Comercial
Revisin precio de venta y Subgerente, Director
5 Administrativa
descuentos otorgados al cliente Comercial
DEVOLUCIN
GASTO
DESPACHO
387
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de documentos y/o consultas.
1.9 RIESGOS:
Inadecuada interpretacin de la informacin.
Equivocacin en la aprobacin o negacin de la autorizacin.
1.11 OBSERVACIONES.
388
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
AUTORIZACIONES
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Subgerente,
Recepcin de documentos y/o Director Administrativa
1
consulta Comercial y/o y Comercial X
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
2 Consulta del contenido documento X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Revisin del diligenciamiento de los Director Administrativa
3 X
documentos Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
4 Anlisis de la informacin contenida X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Clasificacin del concepto o tipo de Director Administrativa
5 X
autorizacin Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
6 Establecer factibilidad X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
7 Tomar decisin X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
8 Aprobar o negar X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
9 Firmar documentos X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
Subgerente,
Director Administrativa
10 Devolucin de documentos X
Comercial y/o y Comercial
de Cartera
389
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Relaciones y acuerdos de largo plazo (casarse con un nico proveedor).
Cdigo:
COMUNICACIN CON PROVEEDORES
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
Conocimiento de productos,
1 asesora y capacitacin equipo de Administrativa Subgerente
ventas
Tramitar asesora muy
2 Administracin Subgerente
especializada para clientes
390
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.4 OBJETIVO: Poseer o contar con pleno conocimiento de los productos, sus
caractersticas y especificaciones tcnicas como herramienta fundamental en la
asesora correcta y suplencia de las necesidades de los clientes.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar la lista de productos comercializados por la
empresa.
1.9 RIESGOS:
Desconocimiento de productos, sus caractersticas o especificaciones y
ventajas.
1.11 OBSERVACIONES.
391
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
392
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Identificar necesidad del cliente.
2.9 RIESGOS:
Falta de compromiso con la asesora por parte del proveedor.
No satisfaccin de los requerimientos del cliente.
2.11 OBSERVACIONES.
393
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
394
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Errores de registro de informacin.
Cuentas cruzadas.
Estados financieros falsos.
395
DESCRIPCIN DEL PROCESO
Cdigo:
GESTIN CONTABLE
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
Auxiliar Contable o de
1 Consulta de saldo en bancos Contabilidad
Nmina
Auxiliar Contable o de
2 Registro de consignaciones Contabilidad
Nmina
Auxiliar Contable o de
3 Cuadre y revisin de la caja Contabilidad
Nmina
Registro de reembolso de caja
4 Contabilidad Auxiliar Contable
menor
Auxiliar Contable o de
5 Conciliacin bancaria Contabilidad
Nmina
Revisar cuenta con clientes y Auxiliar Contable o de
6 Contabilidad
proveedores Nmina
Revisin de la cartera de la
7 Contabilidad Auxiliar Contable
empresa
Cancelacin de anticipos de
8 Contabilidad Auxiliar Contable
clientes
Manejo de informacin contable y
9 Contabilidad Auxiliar Contable
general de las sucursales
10 Control de costos de inventario Contabilidad Auxiliar Contable
Documentacin e informes
11 Contabilidad Auxiliar Contable
requeridos por entidades estatales
396
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer comunicacin con los bancos.
1.9 RIESGOS:
Consulta por personal no autorizado.
Desconocimiento del saldo por problemas de comunicacin con los bancos.
Filtracin de la informacin.
1.11 OBSERVACIONES.
397
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
CONSULTA DE SALDOS EN BANCOS
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Auxiliar
Establecer comunicacin con los
1 Contable o Contabilidad X
bancos va Internet o telefnica
de Nmina
Auxiliar
Internet: Ingresar a la pgina Web del
2 Contable o Contabilidad X
banco y digitar la clave.
de Nmina
Auxiliar
Consultar las cuentas, movimientos y
3 Contable o Contabilidad X
saldo del da anterior.
de Nmina
Auxiliar
Asentar la informacin en el libro de
4 Contable o Contabilidad X
bancos de cada entidad
de Nmina
Auxiliar
Registrar consignaciones y cheques
5 Contable o Contabilidad X
girados en el libro de cada banco
de Nmina
Auxiliar
Revisar y anotar el # de los cheques
6 Contable o Contabilidad X
para guardar consecutividad
de Nmina
Auxiliar
Totalizar el saldo de cada uno de los
7 Contable o Contabilidad X
bancos
de Nmina
Consolidar el saldo de todos los Auxiliar
8 Contabilidad X
bancos Contable
Relacionar los saldos de cada banco y Auxiliar
9 Contabilidad X
el general Contable
Informar a Gerente suma de dinero de Auxiliar
10 Contabilidad X
la empresa disponible en los bancos Contable
398
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Verificacin de consignacin realizada.
2.9 RIESGOS:
Consignacin faltante de registro.
2.11 OBSERVACIONES.
399
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
REGISTRO DE CONSIGNACIONES
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Auxiliar de
1 Verificar consignacin realizada Contabilidad X
Nmina
Auxiliar de
2 Sealar en el cuaderno de bancos Contabilidad X
Nmina
Registrar en el paquete contable
Auxiliar de
3 (software) el # de la cuenta y nombre Contabilidad X
Nmina
del cliente
Colocar a la consignacin sello de Auxiliar de
4 Contabilidad X
contabilizado Nmina
Registrar con fecha de consignacin y Auxiliar de
5 Contabilidad X
con fecha de registro en caja Nmina
Archivar consignacin en la carpeta Auxiliar de
6 Contabilidad X
del respectivo banco Nmina
Revisar que la consignacin Auxiliar de
7 Contabilidad X
corresponda al banco donde se enva Nmina
400
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el formato de cuadre de caja con los documentos
anexos (consignaciones, comprobantes de egreso, gastos).
3.9 RIESGOS:
Descuadre de caja.
No determinacin de las razones de las diferencias encontradas.
3.11 OBSERVACIONES.
401
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
402
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir comprobante de egreso, facturas y formato de
gastos facilitado por caja.
4.9 RIESGOS:
Registro de reembolso desfasado.
4.11 OBSERVACIONES.
403
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
404
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del valor cobrado por las transacciones
financieras.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin o impresin de los extractos bancarios.
5.9 RIESGOS:
Inadecuado registro del valor de la consignacin.
Registro de la informacin en el libro de bancos equivocado.
5.11 OBSERVACIONES.
405
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
CONCILIACIN BANCARIA
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Recibir extracto del banco o Auxiliar
1 imprimirlo de la pgina Web de la Contable o Contabilidad X
entidad de Nmina
Revisar los impuestos y comisiones Auxiliar
2 cobradas por los movimientos del Contable o Contabilidad X
mes de cada banco. de Nmina
Auxiliar
Registrar la informacin en formato
3 Contable o Contabilidad X
de Excel (predefinido)
de Nmina
Auxiliar
Calcular uno a uno los tems para
4 Contable o Contabilidad X
cada banco y totalizarlos
de Nmina
Elaborar nota de contabilidad con la Auxiliar
5 fecha del ltimo da del mes en Contable o Contabilidad X
conciliacin de Nmina
Auxiliar
6 Registrar la nota Contable o Contabilidad X
de Nmina
Auxiliar
Imprimir borrador del libro de
7 Contable o Contabilidad X
bancos
de Nmina
Auxiliar
Comparar extracto del banco con la
8 Contable o Contabilidad X
informacin del libro impreso
de Nmina
Auxiliar
Verificar concordancia de la
9 Contable o Contabilidad X
informacin del extracto
de Nmina
Revisar consignaciones o cuentas
Auxiliar
para encontrar el origen o causa de
10 Contable o Contabilidad X
la anomala, cuando la informacin
de Nmina
no coincida
Cuando la informacin no presente Auxiliar
11 inconsistencia: diligenciar formato Contable o Contabilidad X
de conciliacin bancaria de Nmina
Auxiliar
Archivar conciliacin en la carpeta
12 Contable o Contabilidad X
del banco respectivo
de Nmina
Auxiliar
13 Imprimir libro de bancos Contable o Contabilidad X
de Nmina
Auxiliar
14 Archivar libro Contable o Contabilidad X
de Nmina
406
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin peticin o llamada de clientes o proveedores
solicitando informacin.
6.9 RIESGOS:
Descuadre de la cuanta adeudada.
Inconvenientes y generacin de conflictos.
6.11 OBSERVACIONES.
407
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
408
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingreso al software.
7.9 RIESGOS:
Descuadre de la cuanta adeudada.
7.11 OBSERVACIONES.
Una de las posibles causas para que la informacin no sea la misma se presenta
cuando el recibo de caja se elabora el primer da del mes siguiente y la factura an
no ha sido procesada, quedando la factura en un mes y el recibo en otro.
409
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
410
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
8.4 OBJETIVO: Ajustar las cuentas de los clientes por anticipos realizados.
8.5 GENERALIDADES:
8.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de relacin de anticipos.
8.9 RIESGOS:
Cancelacin de factura equivocada.
8.11 OBSERVACIONES.
411
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Recibir de Director de Cartera la
Auxiliar
1 relacin de los anticipos de los Contabilidad X
Contable
clientes
Auxiliar
2 Ingresar al sistema Contabilidad X
Contable
Consultar la informacin de los Auxiliar
3 Contabilidad X
clientes Contable
Auxiliar
4 Establecer las facturas a cancelar Contabilidad X
Contable
Visualizar en pantalla las facturas Auxiliar
5 Contabilidad X
del cliente Contable
Generar otra pantalla e ir
Auxiliar
6 cancelando los mismos valores que Contabilidad X
Contable
el cliente tiene en anticipos y cartera
Verificar la cancelacin de las Auxiliar
7 Contabilidad X
facturas Contable
412
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
9.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de informes financieros y documentos.
9.9 RIESGOS:
Informes no ajustados a la informacin del software.
9.11 OBSERVACIONES.
413
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
414
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
10.5 GENERALIDADES:
10.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Interfase del costo de inventario.
10.9 RIESGOS:
10.11 OBSERVACIONES.
415
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
CONTROL COSTOS DE INVENTARIO
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Realizar interfase del costo de Auxiliar
1 Contabilidad X
inventario Contable
En el software: Retirar informacin y Auxiliar
2 Contabilidad X
colocarla en la cuenta correcta Contable
Imprimir informacin del costo del Auxiliar
3 Contabilidad X
inventario Contable
Confrontar la informacin impresa Auxiliar
4 Contabilidad X
con la registrada en el sistema Contable
Si se presentan diferencias en la
informacin :
Imprimir informacin de las
compras realizadas a cada uno
de los proveedores Auxiliar
5 Contabilidad X
Comparar la informacin de las Contable
compras con la registrada en
comercial
Realizar los ajustes necesarios
416
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
11.4 OBJETIVO: Presentar los informes y documentos solicitados por entidades del
estado.
11.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: elaboracin de los documentos e informes.
11.9 RIESGOS:
Vencimiento del plazo para la presentacin de los informes.
Multas por no entrega de la documentacin.
11.11 OBSERVACIONES.
El flujo de efectivo para los informes, es realizado por la revisora fiscal debido a
que siempre sale incompleto de la informacin que se ingresa de los balances.
417
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
418
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M A
Realizar actualizacin automtica de Auxiliar
15 Contabilidad X
medios Contable
Imprimir el listado que arroja el sistema
(el sistema muestra cada formato con Auxiliar
16 Contabilidad X
los datos amarrados a cada una de las Contable
cuentas)
Revisar que cada concepto contenga la
informacin necesaria, en caso de que Auxiliar
17 Contabilidad X
falte algn dato, este debe ingresarse Contable
por medios manuales
Auxiliar
18 Generar listado final Contabilidad X
Contable
Auxiliar
19 Ingresar a la pgina Web de la DIAN Contabilidad X
Contable
Empezar a transmitir la informacin va Auxiliar
20 Contabilidad X
Internet adicionando los formatos Contable
Si se presentan inconvenientes:
Auxiliar
21 Revisar la informacin de los clientes y Contabilidad X
Contable
realizar las correcciones necesarias
Enviar la informacin, cuando los Auxiliar
22 Contabilidad X
formatos sean habilitados Contable
SUPERSOCIEDADES Contabilidad
Bajar de Internet el formato para reporte Auxiliar
23 Contabilidad X
de la informacin Contable
Contar con el balance de fin de ao,
sus anexos y la informacin de los Auxiliar
24 Contabilidad X
accionistas, contador, revisor fiscal y Contable
sus suplentes
Contar o solicitar la informacin de:
Total de empleados.
Nmero de hombres y mujeres.
Total de los sueldos por
departamentos.
Auxiliar
25 Cantidad de artculos que se venden. Contabilidad X
Contable
Cantidad de artculos devueltos.
Productos comprados y su costo.
rea ocupada por la bodega,
parqueaderos, departamento de
ventas y administracin.
Diligenciar toda la informacin en cada
Auxiliar
26 uno de los anexos de la Contabilidad X
Contable
superintendencia
A medida que se van ingresando los
datos se va llenando un anexo que es Auxiliar
27 Contabilidad X
el balance (los datos que hagan falta se Contable
ingresan manualmente)
Auxiliar
28 Enviar el informe fsicamente Contabilidad X
Contable
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, A: anual.
419
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Equivocacin en el clculo y liquidacin de los salarios.
Billetes falsos.
Pagar mayor o menor valor al personal.
Cdigo:
NMINA
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
1 Liquidacin de nmina Contabilidad Auxiliar de Nmina
420
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.4 OBJETIVO: Calcular el dinero que debe pagarse a los empleados por las labores
desarrolladas.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar base de datos de empleados de la empresa.
1.9 RIESGOS:
Error de liquidacin de la nmina.
Clculo errado de las deducciones o adiciones.
1.11 OBSERVACIONES.
421
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
LIQUIDACIN DE LA NMINA
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M Q
Consultar la base de datos de los Auxiliar de
1 Contabilidad X
empleados de la empresa Nmina
Verificar datos y vinculacin del Auxiliar de
2 Contabilidad X
personal Nmina
Consultar y revisar compromisos
Auxiliar de
3 financieros pendientes de los Contabilidad X
Nmina
empleados
Deducir prstamo, cuotas o Auxiliar de
4 Contabilidad X
afiliaciones Nmina
LIQUIDACIN PAGO EN Auxiliar de
Contabilidad X
SEGUNDA QUINCENA DEL MES Nmina
Efectuar descuento para salud y Auxiliar de
5 Contabilidad X
pensin Nmina
Adicionar Auxilio de Transporte para
Auxiliar de
6 personas que devenguen hasta dos Contabilidad X
Nmina
SMLV
Consultar y liquidar horas extras a Auxiliar de
7 Contabilidad X
empleados del rea de Bodega Nmina
Auxiliar de
8 Realizar los clculos necesarios Contabilidad X
Nmina
Establecer cuanta a pagar a cada Auxiliar de
9 Contabilidad X
empleado Nmina
422
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el dinero de cajera de la empresa.
2.9 RIESGOS:
Prdida de dinero.
Errores en el pago a los empleados.
2.11 OBSERVACIONES.
423
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
PAGO DE NMINA
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M Q
Auxiliar de
1 Recibir de Cajera el dinero Contabilidad X
Nmina
Auxiliar de
2 Contar el dinero y revisar los billetes Contabilidad X
Nmina
Esperar a completar el dinero
Auxiliar de
3 correspondiente al valor total de la Contabilidad X
Nmina
nmina
Disponer el dinero para el pago a Auxiliar de
4 Contabilidad X
los empleados Nmina
Recibir en la oficina una persona a Auxiliar de
5 Contabilidad X
la vez Nmina
Auxiliar de
6 Consultar la lista de pago de nmina Contabilidad X
Nmina
Separar y contar el dinero
Auxiliar de
7 correspondiente al salario de la Contabilidad X
Nmina
persona
Entregar el dinero y colilla de pago Auxiliar de
8 Contabilidad X
al empleado Nmina
Otorgar las explicaciones o
Auxiliar de
9 respuestas a los interrogantes sobre Contabilidad X
Nmina
el salario recibido
Hacer firmar la lista de pago de Auxiliar de
10 Contabilidad X
nmina (formato grande) Nmina
Auxiliar de
11 Archivar formato de pago Contabilidad X
Nmina
424
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Provisin de pago de aportes.
3.9 RIESGOS:
Error de liquidacin de los aportes.
3.11 OBSERVACIONES.
425
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
PAGO DE PARAFISCALES
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Auxiliar
1 Provisin de pago de aportes Contabilidad X
Contable
Revisar provisin en el sistema y Auxiliar de
2 Contabilidad X
liquidacin interna Nmina
Auxiliar de
3 Realizar liquidacin interna Contabilidad X
Nmina
Imprimir listado de aportes a las Auxiliar de
4 Contabilidad X
entidades Nmina
Comparar informacin impresa con Auxiliar de
5 Contabilidad X
la provisin del sistema Nmina
Auxiliar de
6 Realizar los ajustes necesarios Contabilidad X
Nmina
Ingresar a la pgina Web del
Auxiliar de
7 operador contratado para realizar el Contabilidad X
Nmina
pago de los aportes
Auxiliar de
8 Diligenciar formato de pago nico Contabilidad X
Nmina
Guardar informacin si el pago se Auxiliar de
9 Contabilidad X
realizar despus Nmina
Asignar # de cuenta para realizar el Auxiliar de
10 Contabilidad X
pago Nmina
Auxiliar de
11 Imprimir formato de pago nico Contabilidad X
Nmina
Consultar autoliquidaciones de la
Auxiliar de
12 pgina Web del operador 24 horas X
Nmina Contabilidad
despus de efectuar el pago
Imprimir por entidad los aportes Auxiliar de
13 Contabilidad X
cancelados a cada una de ellas Nmina
Elaborar comprobante de egreso Auxiliar de
14 Contabilidad X
por el valor pagado Nmina
Imprimir documento soporte del
Auxiliar de
15 pago efectuado arrojado por la Contabilidad X
Nmina
pgina del operador
Archivar los documentos de pago en Auxiliar de
16 Contabilidad X
la carpeta de la respectiva entidad Nmina
426
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidacin del software.
4.9 RIESGOS:
Errores de liquidacin.
No realizar los descuentos del periodo.
4.11 OBSERVACIONES.
427
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
LIQUIDACIN DE VACACIONES
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Diligenciar formato de liquidacin de
Auxiliar de
1 vacaciones del paquete de nmina Contabilidad X
Nmina
(software)
Revisar y realizar los descuentos Auxiliar de
2 Contabilidad X
pertinentes del periodo Nmina
Imprimir borrador de la liquidacin Auxiliar de
3 Contabilidad X
realizada en el sistema Nmina
Efectuar el clculo manual de la Auxiliar de
4 Contabilidad X
liquidacin Nmina
Comparar liquidacin del sistema Auxiliar de
5 Contabilidad X
con la calculada manualmente Nmina
Realizar los ajustes que sean Auxiliar de
6 Contabilidad X
necesarios Nmina
Auxiliar de
7 Imprimir original de la liquidacin Contabilidad X
Nmina
Auxiliar de
8 Elaborar comprobante de egreso Contabilidad X
Nmina
Pasar comprobante de egreso a Auxiliar de
9 Contabilidad X
caja para su pago Nmina
Informar a la persona los Auxiliar de
10 Contabilidad X
descuentos realizados Nmina
Auxiliar de
11 Pagar el valor de las vacaciones Contabilidad X
Nmina
428
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.4 OBJETIVO: Provisionar el dinero para los pagos generados por la nmina.
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidacin del software.
5.9 RIESGOS:
Provisin de menor valor que los gastos ocasionados por nmina.
5.11 OBSERVACIONES
429
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
INTERFASE DE NMINA
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Revisar que las provisiones que
pasan de nmina a contabilidad estn Auxiliar
1 Contabilidad X
acordes a las que cada mes se han Contable
estado pagando
Corregir las cuentas de provisin por
Auxiliar
2 liquidacin de contratos y vacaciones Contabilidad X
Contable
pagadas
Establecer a que periodo pertenece la
parte de las vacaciones pagadas, de Auxiliar
3 Contabilidad X
acuerdo a lo que haba quedado Contable
pendiente en el periodo anterior
Expedir los certificados de retencin Auxiliar
4 Contabilidad X
de salarios Contable
Entregar los certificados de retencin
de salarios a la Auxiliar de Nmina Auxiliar
5 Contabilidad X
para que los haga firmar de los Contable
empleados
Guardar los certificados en la Auxiliar
6 Contabilidad X
declaracin de renta Contable
430
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.4 GENERALIDADES:
1.7 RIESGOS:
Descuadres de caja.
Prdida de dinero.
Cdigo:
MANEJO DE CAJA
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
431
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer comunicacin con los bancos.
1.9 RIESGOS:
Descuadre de caja.
1.11 OBSERVACIONES.
432
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
CUADRE DE CAJA
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Establecer cuanta de las ventas de
1 Cajera Comercial X
contado
Revisar las ventas y los recibos de
2 caja contra la informacin del Cajera Comercial X
sistema
Diligenciar formato del cuadre del
da: valor de venta, gastos,
3 Cajera Comercial X
consignaciones, # de recibo de caja
y consignaciones
Revisar formato manual del cuadre
4 Cajera Comercial X
de caja
Efectuar los clculos necesarios y
5 sacar una relacin del valor total Cajera Comercial X
(tirilla)
Enviar o entregar formato de cuadre
6 Cajera Comercial X
de caja y tirilla a Auxiliar Contable
Recibir el formato revisado por
7 Cajera Comercial X
Auxiliar contable
Anotar en el cuaderno de caja la
8 Cajera Comercial X
informacin del cuadre
Anotar en la nueva hoja del cuadre
9 del da el nmero consecutivo de Cajera Comercial X
recibo de caja y consignacin
Revisar, firmar y archivar formato de
10 Cajera Comercial X
cuadre de caja
433
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.5 GENERALIDADES: El manejo del dinero en caja garantiza que cuando se llegue
a una cantidad establecida se disponga en un sitio seguro o sea consignado en
bancos a favor de proveedores o de la empresa.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el dinero en efectivo y cheque que ingresa a
caja.
2.9 RIESGOS:
Prdida de dinero.
2.11 OBSERVACIONES.
434
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
MANEJO DEL DINERO EN CAJA
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Recibir el dinero en efectivo que
1 Cajera Comercial X
ingresa a caja
Contar el dinero en efectivo
2 Cajera Comercial X
acumulado en caja
Informar a Auxiliar Contable la
cuanta de dinero recaudado
3 Cajera Comercial X
cuando la suma supera el monto
establecido para su manejo
PAGO A PROVEEDORES
CONSIGNACIN CUENTA DE LA
EMPRESA
Consignar en cuenta de bancos de
12 Cajera Comercial X
la empresa
Recibir de Auxiliar Contable
13 Cajera Comercial X
autorizacin y cheques elaborados
Elaborar el formato de consignacin
14 Cajera Comercial X
a la cuenta indicada
435
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir reembolso del dinero de caja menor.
3.9 RIESGOS:
Prdida de dinero.
3.11 OBSERVACIONES.
436
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
ADMINISTRACIN DE CAJA MENOR
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Recibir reembolso del dinero de caja
1 Cajera Comercial X
menor
Recibir solicitud de dinero para
2 sufragar gastos por parte del Cajera Comercial X
empleado
Entregar recibo de gastos y dinero
3 Cajera Comercial X
al empleado
Ir rebajando o disminuyendo el
4 monto de la caja menor cuando se Cajera Comercial X
generan gastos
437
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre de los gastos del personal por
actividades del cargo.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas o llamadas de solicitud de
autorizacin de los gastos.
4.9 RIESGOS:
Prdida de facturas, recibos, dinero.
4.11 OBSERVACIONES.
438
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Auxiliar
5 Generar relacin de los gastos Contabilidad X
Contable
Devolver los documentos a la
6 Cajera Comercial X
persona que solicit la autorizacin
439
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
En caso de que haya sobrado
dinero: recibir el dinero devuelto por
la persona
15 Cajera Comercial X
De lo contrario: establecer la
cuanta a pagar y realizar el pago
de la suma adeudada
Elaborar comprobante de egreso
16 con el nombre del empleado y la Cajera Comercial X
cantidad de dinero entregada
Pegar el formato de gasto y/o
17 Cajera Comercial X
facturas al comprobante de egreso
Hacer firmar el comprobante de la
18 Cajera Comercial X
persona que realiza el gasto
440
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Autorizacin y peticin de la elaboracin de los
documentos.
5.9 RIESGOS:
Prdida de dinero.
5.11 OBSERVACIONES.
El recibo de gastos se elabora para respaldar los gastos generados por
actividades de Vendedores, Conductores, Jefe de Bodega y administrativos
(Subgerente y Director Comercial) relacionadas con el desempeo de las
funciones de cu cargo.
441
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
CONSIGNACIONES
Recibir de Auxiliar Contable cheques
1 y autorizacin y o peticin de Cajera Comercial X
elaboracin de consignacin
Diligenciar formato de consignacin
2 Cajera Comercial X
de respectivo banco
Entregar a mensajero cheque y
3 Cajera Comercial X
formato de consignacin
Enviar copia de consignacin a
4 Cajera Comercial X
Auxiliar Contable
Auxiliar
5 Archivar copia de la consignacin Contabilidad X
Contable
RECIBOS DE CAJA
RECIBOS DE GASTO
442
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: recepcin de cheques devueltos por las entidades
financieras.
6.9 RIESGOS:
No comunicacin con clientes.
Prdida del cheque.
6.11 OBSERVACIONES.
443
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
MANEJO DEL DINERO EN CAJA
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Recibir cheques devueltos entregados
1 Cajera Comercial X
por mensajero
Informar al Asesor Comercial: cliente y
2 causal, y a Auxiliar Contable: cliente, Cajera Comercial X
causal y vendedor
Asesor
3 Establecer comunicacin con el cliente Comercial X
Comercial
4 Ingresar al software Cajera Comercial X
Elaborar nota por cheque devuelto,
5 diligenciando formato para nota del Cajera Comercial X
sistema: cliente, banco, valor, causal
Efectuar ingreso y recibo de caja para
6 Cajera Comercial X
aquellos cheques autorizados
Guardar los cheques que no han sido
7 autorizados o el vendedor no se ha Cajera Comercial X
comunicado con el cliente
444
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
7.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer forma de pago por parte del cliente.
7.9 RIESGOS:
Billetes falsos.
Cobrar menor valor al registrado en la factura.
Errores en la devolucin del dinero sobrante.
7.11 OBSERVACIONES.
445
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
RECEPCIN PAGO DEL CLIENTE
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
1 Establecer forma de pago Cajera Comercial X
PAGO EN EFECTIVO
2 Recibir las facturas y sus copias Cajera Comercial X
3 Consultar facturas Cajera Comercial X
4 Verificar la cuanta Cajera Comercial X
Informar el valor total de la compra al
5 Cajera Comercial X
cliente
446
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Accidentes de trabajo.
Eleccin inadecuada de elementos de proteccin personal y dotacin.
Calidad defectuosa y poco protectora de los elementos y uniformes.
447
DESCRIPCIN DEL PROCESO
Cdigo:
SALUD OCUPACIONAL
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
DOTACIN ELEMENTOS DE
1 Contabilidad Auxiliar de Nmina
PROTECCIN PERSONAL
Determinacin de los elementos a
a Contabilidad Auxiliar de Nmina
comprar
Cotizacin y seleccin del
b Contabilidad Auxiliar de Nmina
proveedor
Recepcin y entrega de los
c Contabilidad Auxiliar de Nmina
elementos
2 DOTACIN DE UNIFORMES Contabilidad Auxiliar de Nmina
448
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Determinacin de los elementos a comprar.
1.9 RIESGOS:
Inadecuada eleccin de elementos.
Mala calidad de los elementos de proteccin personal.
1.11 OBSERVACIONES.
449
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
DETERMINACIN DE LOS
a
ELEMENTOS A COMPRAR
Revisar o recibir informacin del Auxiliar de
1 Contabilidad X
estado de los elementos Nmina
Confirmar el estado de los Auxiliar de
2 Contabilidad X
elementos Nmina
Calcular las cantidades existentes Auxiliar de
3 Contabilidad X
de cada producto Nmina
Establecer la cantidad a comprar si Auxiliar de
4 Contabilidad X
se requieren los elementos Nmina
COTIZACIN Y SELECCIN DEL
b
PROVEEDOR
Evaluar la calidad de los productos Auxiliar de
5 Contabilidad X
del proveedor anterior Nmina
Buscar nuevo proveedor si se
requiere
Consultar los proveedores de
los productos
Solicitar informacin del precio
Auxiliar de
6 de los productos si cumple con Contabilidad X
Nmina
los normas del ministerio, de lo
contrario finalizar comunicacin
Evaluar la informacin y
pociones ofrecidas
Elegir la mejor opcin
Consultar las polticas de compras Auxiliar de
7 Contabilidad X
de la empresa Nmina
Auxiliar de
8 Efectuar el pedido Contabilidad X
Nmina
RECEPCIN Y ENTREGA DE
c X
ELEMENTOS
Recibir los elementos de proteccin Auxiliar de
9 Contabilidad
enviados por el proveedor Nmina
Verificar que los elementos Auxiliar de
10 Contabilidad X
correspondan a los solicitados Nmina
Diligenciar formato de compras con
la informacin del proveedor, Auxiliar de
11 Contabilidad X
descripcin del artculo, valor y Nmina
fecha de recepcin
450
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Organizar y disponer los elementos Auxiliar de
12 Contabilidad X
para la entrega Nmina
Auxiliar de
13 Diligenciar formato de entrega Contabilidad X
Nmina
Realizar entrega oficial de los Auxiliar de
14 Contabilidad X
elementos de proteccin y dotacin Nmina
Entregar los implementos viejos y Auxiliar de
15 Bodega X
recibir los nuevos Bodega
Auxiliar de
16 Firmar el formato de entrega Bodega X
Bodega
Auxiliar de
17 Archivar el formato de entrega Contabilidad X
Nmina
Botar los elementos viejos Auxiliar de
18 Contabilidad X
(deteriorados) Nmina
451
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.6 RESULTADOS ESPERADOS: Porte del uniforme por parte del personal que le
acredita como integrante de la empresa.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar fecha de dotacin de uniforme al personal.
2.9 RIESGOS
Compra de productos de baja calidad.
Implementos que no cumplan con las caractersticas necesarias para la labor
desarrollada.
Incumplimiento de la entrega por parte del proveedor.
2.11 OBSERVACIONES
452
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
DOTACIN DE UNIFORMES
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Consultar fecha de dotacin de Auxiliar de
1 Contabilidad X
uniforme Nmina
Auxiliar de
2 Establecer los tallajes requeridos Contabilidad X
Nmina
Imprimir formato para recopilacin Auxiliar de
3 Contabilidad X
de tallas Nmina
Entregar formato a los empleados Auxiliar de
4 Contabilidad X
para que lo diligencien Nmina
Anotar en el formato talla de Auxiliar de
5 Contabilidad X
pantaln, camisa, zapatos, delantal. Nmina
Auxiliar de
6 Verificar las tallas Contabilidad X
Nmina
Diligenciar formato de dotacin de
Auxiliar de
7 uniforme con las tallas informadas Contabilidad X
Nmina
por los empleados
Auxiliar de
8 Realizar pedido al proveedor Contabilidad X
Nmina
Recibir los uniformes enviados por Auxiliar de
9 Contabilidad X
el proveedor Nmina
Imprimir formato de entrega de Auxiliar de
10 Contabilidad X
dotacin Nmina
Efectuar la entrega de los Auxiliar de
11 Contabilidad X
uniformes a los empleados Nmina
Anotar las cantidades entregadas a Auxiliar de
12 Contabilidad X
cada empleado Nmina
Personal de
13 Firmar formato de entrega Bodega y Bodega X
Mensajero
Archivar formato de entrega en Auxiliar de
14 Contabilidad X
carpeta de dotaciones Nmina
453
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Realizacin de inspeccin o recepcin de requerimiento
de dotacin del botiqun.
3.9 RIESGOS:
Vencimiento de los medicamentos y elementos del botiqun.
3.11 OBSERVACIONES.
454
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
DOTACIN DEL BOTIQUN
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Recibir la observacin de
Auxiliar de
1 requerimiento de dotacin del Contabilidad X
Nmina
botiqun
Revisar el contenido del botiqun de
Auxiliar de
2 planta y de los vehculos de la Contabilidad X
Nmina
empresa
Listar los medicamentos y Auxiliar de
3 Contabilidad X
elementos faltantes Nmina
Solicitar los medicamentos y Auxiliar de
4 Contabilidad X
elementos a droguera Nmina
Auxiliar de
5 Recibir los elementos pedidos Contabilidad X
Nmina
Equipar el botiqun de planta y
Auxiliar de
6 entregar los elementos para el Contabilidad X
Nmina
botiqun del vehculo al conductor
Auxiliar de
7 Verificar la dotacin del botiqun Contabilidad X
Nmina
455
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4a.7 LMITES
PUNTO INICIAL: Establecer riesgo del accidente.
4a.9 RIESGOS:
No informacin del accidente de trabajo.
4a.11 OBSERVACIONES.
456
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
457
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4b.7 LMITES
PUNTO INICIAL: Ingresar a la pgina Web de la ARP contratada.
4b.9 RIESGOS:
Equivocacin en el registro de los datos del empleado.
No sistematizacin del accidente por desinformacin del mismo.
4b.11 OBSERVACIONES
458
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
459
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4c.7 LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir informacin y documento de la incapacidad.
4c.9 RIESGOS:
Prdida del documento de incapacidad.
4c.11 OBSERVACIONES.
460
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
461
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4d.7 LMITES
PUNTO INICIAL: Revisin documento de incapacidad.
4d.9 RIESGOS
4d.11 OBSERVACIONES
462
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
463
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Inadecuada eleccin de las personas a ocupar cargos dentro de la compaa.
Falta de compromiso de los colaboradores.
Desmotivacin de los empleados.
Cdigo:
GESTIN DEL RECURSO HUMANO
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
464
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento del formato de requisicin.
1.9 RIESGOS:
Eleccin incorrecta de la persona para el cargo.
1.11 OBSERVACIONES.
465
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
SELECCIN DE PERSONAL
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Analizar y detectar la necesidad de Gerente y
1 Administrativa X
contratacin de personal Subgerente
Recibir informacin de solicitud de Auxiliar de
2 Contabilidad X
personal Nmina
Establecer comunicacin con
Auxiliar de
3 entidades o publicar el Contabilidad X
Nmina
requerimiento de personal
Auxiliar de
4 Recibir hojas de vida Contabilidad X
Nmina
Gerente y
5 Seleccionar los candidatos Contabilidad X
Subgerente
Auxiliar de
6 Convocar a los aspirantes Contabilidad X
Nmina
Auxiliar de
8 Verificar referencias Contabilidad X
Nmina
466
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer contacto con la persona a vincular a la
empresa.
2.9 RIESGOS:
No afiliacin del colaborador a alguna de las entidades.
2.11 OBSERVACIONES.
467
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Auxiliar de
10 Elaborar contrato de trabajo Administrativa X
Nmina
Pasar contrato al Gerente para su Auxiliar de
11 Administrativa X
firma Nmina
Firmar contrato de trabajo Gerente Administrativa X
Recibir y archivar contrato y
Auxiliar de
12 examen mdico en la carpeta del Administrativa X
Nmina
colaborador
Auxiliar de
Alimentar paquete contable con la
13 Nmina y Administrativa X
informacin del empleado
Gerente
468
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicacin del nuevo colaborador en el entorno
organizacional.
3.9 RIESGOS:
3.11 OBSERVACIONES.
469
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
INDUCCIN
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
470
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Identificacin de la necesidad de capacitacin.
4.9 RIESGOS:
Inasistencia a la capacitacin por parte del personal.
Desercin del personal durante la capacitacin.
Falta de presupuesto para la realizacin de la actividad.
4.11 OBSERVACIONES.
Las actividades de capacitacin del equipo de ventas se realizan semanalmente,
ello para mantener actualizada la informacin de los productos y comportamiento
del sector.
471
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
472
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir informacin sobre desvinculacin del
colaborador.
5.9 RIESGOS:
Errores en el clculo de dinero a cancelar a la persona como liquidacin.
5.11 OBSERVACIONES.
473
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Auxiliar de
4 Verificar los descuentos parafiscales Administrativa X
Nmina
Auxiliar de
5 Imprimir borrador de la liquidacin Administrativa X
Nmina
Revisar liquidacin de las Auxiliar de
6 Administrativa X
prestaciones sociales Nmina
Realizar clculo manual de la Auxiliar de
7 Administrativa X
liquidacin Nmina
Confrontar la informacin arrojada
Auxiliar de
8 por el sistema con calculada Administrativa X
Nmina
manualmente
Imprimir liquidacin en original si la
Auxiliar de
9 informacin es correcta, de lo Administrativa X
Nmina
contrario, realizar ajustes
Auxiliar de
10 Elaborar comprobante de egreso Administrativa X
Nmina
Firmar el comprobante (la persona Auxiliar de
11 Administrativa X
que lo elabor) Nmina
Hacer firmar comprobante de
Auxiliar de
12 egreso por el empleado Administrativa X
Nmina
desvinculado de la empresa
Entregar comprobante de egreso a
Auxiliar de
13 Auxiliar Contable para que lo pase a Administrativa X
Nmina
la Contadora
Pasar comprobante a Cajera para Auxiliar
14 Administrativa X
su cancelacin Contable
Pagar a la persona dinero por
15 Cajera Comercial X
concepto de liquidacin de contrato
474
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
6.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Elaboracin de carta de solicitud de vacaciones.
6.9 RIESGOS:
Programar periodo de vacaciones por mayor nmero de das.
Errores de liquidacin de vacaciones por mayor o menor valor.
6.11 OBSERVACIONES.
475
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Pedir a Auxiliar de Nmina la
elaboracin de la carta de Empleado
1 Todas X
solicitud de programacin de solicitante
vacaciones
Elaborar carta de solicitud de Auxiliar de
2 Administrativa X
vacaciones Nmina
Auxiliar de
3 Imprimir carta Administrativa X
Nmina
Entregar carta de solicitud de
Auxiliar de
4 vacaciones a la persona Administrativa X
Nmina
interesada en la misma
Empleado
5 Entregar carta a Subgerente Administrativa X
solicitante
6 Autorizar vacaciones Subgerente Administrativa X
Programar las vacaciones de los Auxiliar de
7 Administrativa X
empleados Nmina
Si se requiere descontar los das
Auxiliar de
8 antes tomados y calcular los Administrativa X
Nmina
pendientes
Llamar al colaborador y
Auxiliar de
9 comunicarle el periodo de Administrativa X
Nmina
vacaciones programado
Recordar a los empleados los
Auxiliar de
10 das de sus vacaciones (fecha de Administrativa X
Nmina
salida e ingreso)
476
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Asaltos y prdida del dinero.
Accidentes de Trnsito.
Cdigo:
MENSAJERA
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
Pagos y consignaciones en
1 Comercial Mensajero- Cobrador
bancos
Recaudo o recepcin de dinero
2 Comercial Mensajero- Cobrador
pagado por clientes
3 Entrega de documentos a clientes Comercial Mensajero- Cobrador
Solicitar y entregar documentacin
4 Comercial Mensajero- Cobrador
en entidades
5 Compras eventuales de oficina Comercial Mensajero- Cobrador
477
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Desplazamiento al rea de contabilidad de la empresa.
1.9 RIESGOS:
Prdida de documentos (facturas, cheques, consignaciones) y dinero en
efectivo.
Asaltos.
1.11 OBSERVACIONES.
478
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
479
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recaudo de dinero pagado por los clientes.
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de relacin o listado de recaudos a realizar.
2.9 RIESGOS:
Prdida de dinero por asalto o descuido.
Prdida del listado de recaudo.
2.11 OBSERVACIONES.
480
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
481
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas a entregar.
3.9 RIESGOS:
Prdida de facturas.
3.11 OBSERVACIONES.
Las facturas que no se alcancen a entregar dentro del mismo mes de facturacin,
se regresan para que sean anuladas y se elaboren nuevamente con fecha del
nuevo mes.
482
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
483
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir peticin del personal administrativo de la
empresa.
4.9 RIESGOS:
Prdida de documentos.
4.11 OBSERVACIONES.
484
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
485
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir peticin del personal administrativo de la
empresa.
5.9 RIESGOS:
Demora en las compras de oficina que conlleven al retrazo de las dems
actividades propias del cargo.
5.11 OBSERVACIONES.
486
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Recibir de personal administrativo Mensajero -
1 Comercial X
de la empresa Cobrador
Recibir el listado de productos a Mensajero -
2 Comercial X
comprar y el dinero para ello Cobrador
Efectuar la compra de los productos Mensajero -
3 Comercial X
solicitados Cobrador
Entregar los elementos a la persona Mensajero -
4 Comercial X
solicitante de la compra Cobrador
Entregar a Director de Cartera las
Mensajero -
5 facturas de las compras realizadas Comercial X
Cobrador
en la semana
Esperar revisin y autorizacin de Mensajero -
6 Comercial X
los gastos Cobrador
Dirigirse al rea de caja de la
Mensajero -
7 empresa y entregar las facturas Comercial X
Cobrador
autorizadas
Esperar a que la Cajera realice los Mensajero -
8 Comercial X
clculos respectivos Cobrador
Cuadrar los gastos generados por
las compras, con la Cajera, Mensajero -
9 Comercial X
entregando el dinero sobrante o Cobrador
recibiendo el faltante
Solicitar y recibir de Cajera, el Mensajero -
10 Comercial X
dinero para las compras de oficina Cobrador
Firmar el recibo de egreso Mensajero -
11 Comercial X
elaborado por la Cajera Cobrador
487
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Colocar los documentos en la carpeta o caja equivocada.
Prdida de documentos.
No devolucin de los documentos ante prstamo.
Cdigo:
MANEJO DE ARCHIVO
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
488
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de documentos.
1.9 RIESGOS:
Prdida de documentos.
Equivocacin en la puesta de documentos en carpetas o cajas.
1.11 OBSERVACIONES.
489
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Auxiliar de
Comercial o
1 Recibir la documentacin Inventario o
Administrativa X
General
Auxiliar de
Consultar la informacin contenida Comercial o
2 Inventario o
en el documento. Administrativa X
General
Auxiliar de
Verificar el correcto diligenciamiento Comercial o
3 Inventario o X
y autorizaciones requeridas Administrativa
General
Auxiliar de
Comercial o
4 Identificar tipo de documento Inventario o X
Administrativa
General
Auxiliar de
Seleccionar y separar la Comercial o
5 Inventario o X
documentacin Administrativa
General
Auxiliar de
Comercial o
6 Ordenar documentos por nmero Inventario o X
Administrativa
General
Auxiliar de
Comercial o
7 Revisar consecutividad Inventario o X
Administrativa
General
Efectuar las acciones respectivas a Auxiliar de
Comercial o
8 su preparacin (cortes, Inventario o X
Administrativa
perforaciones, etc.) General
Auxiliar de
Comercial o
9 Buscar, ubicar o crear carpeta. Inventario o X
Administrativa
General
Auxiliar de
Comercial o
10 Seleccionar carpeta Inventario o X
Administrativa
General
Verificar que los documentos Auxiliar de
Comercial o
11 correspondan a la carpeta Inventario o X
Administrativa
seleccionada General
Auxiliar de
Introducir los documentos en la Comercial o
12 Inventario o X
carpeta Administrativa
General
Auxiliar de
Guardar la carpeta en el archivador Comercial o
13 Inventario o X
o caja Administrativa
General
490
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin peticin de bsqueda de documentos.
2.9 RIESGOS:
Prdida de documentos.
No devolucin del documento.
2.11 OBSERVACIONES.
491
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
PRSTAMO DE DOCUMENTOS
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Recibir peticin del prstamo Auxiliar de
1 Comercial X
(personal o telefnicamente) Inventario
Preguntar por informacin o Auxiliar de
2 Comercial X
identificacin del documento Inventario
Auxiliar de
3 Establecer tipo de documento Comercial X
Inventario
Auxiliar de
4 Ingresar al Software de la empresa Comercial X
Inventario
Auxiliar de
5 Ubicar en pantalla el documento Comercial X
Inventario
Auxiliar de
6 Identificar posicin fsica Comercial X
Inventario
Buscar y ubicar fsicamente el Auxiliar de
7 Comercial X
documento en carpeta Inventario
Diligenciar formato de prstamo
(tipo de documento, a quin, fecha Auxiliar de
8 Comercial X
de prstamo y de devolucin, Inventario
estado (si fue o no devuelto))
Entregar documento a la persona Auxiliar de
9 Comercial X
solicitante Inventario
Auxiliar de
10 Hacer firmar formato de prstamo Comercial X
Inventario
Auxiliar de
11 Esperar devolucin Comercial X
Inventario
Auxiliar de
12 Recibir documentos devueltos. Comercial X
Inventario
Registrar la devolucin del
Auxiliar de
13 documento en el formato de Comercial X
Inventario
prstamo
Auxiliar de
14 Archivar documento Comercial X
Inventario
492
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 RIESGOS:
Accidentes de trabajo.
Inadecuada atencin de los clientes.
Cdigo:
SERVICIOS GENERALES
N
Procedimiento rea Responsable Responsable
Orden
493
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Listar los elementos que deben comprarse.
1.9 RIESGOS:
No compra de algn producto de gran consumo.
Errores de determinacin de los productos y sus cantidades existente y por
comprar.
Contaminacin de los productos de cafetera con elementos de aseo.
Agotamiento de los productos.
1.11 OBSERVACIONES.
Generalmente las compras se realizan cada dos meses o dependiendo de la
disponibilidad y consumo de los elementos de cafetera y aseo.
Compras menores de productos de gran consumo se realizan solicitando el
servicio a domicilio.
494
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
495
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir llamado de integrantes de la empresa o atender
a los visitantes.
2.9 RIESGOS:
Equivocacin en la atencin de los requerimientos de las personas.
No contar con el producto solicitado por la persona.
2.11 OBSERVACIONES
496
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
SERVICIO DE CAFETERA
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Recibir llamado de los integrantes
Servicios
1 de la empresa solicitando bebidas o Operativa X
Generales
atencin a clientes y proveedores
Ofrecer bebidas a los visitantes y Servicios
2 Operativa X
empleados de la empresa Generales
Preguntar y establecer las bebidas Servicios
3 Operativa X
solicitadas Generales
Servicios
4 Preparar las bebidas Operativa X
Generales
Llevar a las personas lo que
solicitaron, de la manera como lo Servicios
5 Operativa X
solicitaron y hasta el sitio donde se Generales
encuentren
Recoger la vajilla y vasos para Servicios
6 Operativa X
llevarlos de regreso a la cocina Generales
497
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.4 OBJETIVO: Realizar el aseo del rea de las oficinas, baos, cocina.
3.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Aseo de pisos.
3.9 RIESGOS:
Accidentes de trabajo.
3.11 OBSERVACIONES.
498
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
LIMPIEZA
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
Barrer y trapear los pisos de las Servicios
1 Operativa X
oficinas Generales
Sacudir el polvo de los escritorios,
Servicios
2 telfonos, muebles, computadores, Operativa X
Generales
etc.
Limpiar vidrios de las ventanas de Servicios
3 Operativa X
las oficinas Generales
Limpiar y ordenar la cocina Servicios
4 Operativa X
(cafetera) Generales
Lavar los utensilios de la cocina Servicios
5 Operativa X
(vajilla, vasos, etc.) Generales
Servicios
6 Realizar la limpieza de los baos Operativa X
Generales
Lavar y cambiar las toallas de los Servicios
7 Operativa X
baos Generales
Recoger y botar la basura de los
Servicios
8 cestos dispuestos en oficinas y Operativa X
Generales
baos
499
HIERROS HB S.A MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
4.5 GENERALIDADES: Los oficios varios que se deben realizar estn estrechamente
relacionados con las actividades del cargo, entre estas tenemos: mantener limpia y
organizada la cocina, cuidar las plantas de las oficinas, asear la nevera, etc.
4.7 LIMITES
PUNTO INICIAL:
PUNTO FINAL:
4.9 RIESGOS:
Accidentes de trabajo.
4.11 OBSERVACIONES
500
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo: Pgina
OFICIOS VARIOS
Frecuencia
N Actividad Responsable rea
D S M O
MANTENER LIMPIA Y
ORGANIZADA LA COCINA
Conservar vasos, pocillos y platos Servicios
1 Operativa X
lavados Generales
Servicios
2 Tener la vajilla organizada Operativa X
Generales
Lavar y limpiar lavaplatos y mesn Servicios
3 Operativa X
de la cocina Generales
Servicios
4 Asear la greca Operativa X
Generales
Tratar en lo posible de evitar la
Servicios
5 prdida o avera de vasos, pocillos y Operativa X
Generales
platos
CUIDAR LAS PLANTAS DE LAS
OFICINAS
Servicios
6 Proporcionar agua a las plantas Operativa X
Generales
Podar las plantas dispuestas en las Servicios
7 Operativa X
oficinas Generales
Servicios
8 Quitar el polvo de las plantas Operativa X
Generales
ASEAR LA NEVERA
Servicios
9 Lavar la nevera Operativa X
Generales
Servicios
10 Eliminar los productos vencidos Operativa X
Generales
OTRAS COMPRAS
Comprar toallas para baos y Servicios
11 Operativa X
limpiones para la cocina Generales
Comprar loza, vasos, platos y Servicios
12 Operativa X
elementos faltantes Generales
OTRAS
Limpiar y organizar los escritorios y
pisos cuando se presente el Servicios
13 Operativa X
derrame de lquidos, en el momento Generales
de su ocurrencia.
Estar pendiente de que las
ventanas de la oficina del Gerente
Servicios
14 queden bien cerradas, todo Operativa X
Generales
organizado y el computador bien
tapado al finalizar la jornada laboral
501
ANEXO C: MANUAL DE FUNCIONES
Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia la
rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a travs de la integracin
de todas las reas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora
que proyecte los ms altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y
competitividad.
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atencin, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio dems
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboracin
Honestidad e integridad Comunicacin escrita
Motivacin Comunicacin oral
502
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitacin Comportamiento
Creatividad Cuidado y proteccin
Solucin de problemas Manejo de la informacin
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
Manejar temas relacionados con todas las reas de la empresa y los objetivos que
cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de
administracin de personal; conocimientos en planeacin estratgica.
VIII. ADIESTRAMIENTO
503
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
504
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
505
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
506
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
507
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
508
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atencin, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio dems
Autocontrol y estabilidad Colaboracin
emocional. Comunicacin escrita
Honestidad e integridad Comunicacin oral
Motivacin Liderazgo
Orientacin a los resultados Manejo de conflictos
Reaccin ante problemas Relacin con compaeros
Responsabilidad Trabajo en equipo
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitacin Comportamiento
Creatividad Cuidado y proteccin
Solucin de problemas Manejo de la informacin
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
VIII. ADIESTRAMIENTO
509
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar Contable
rea: Administrativa
Cargo del Jefe Gerente
Inmediato:
II. OBJETIVO
510
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo: Auxiliar Contable
rea: Administrativa
39. Las dems funciones asignadas por su jefe inmediato y que estn directamente
relacionadas con la naturaleza del cargo.
ESPECIALES.
40. Manejar la contabilidad de Aspgo.
41. Pagar los impuestos del Gerente.
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitacin Comportamiento
Creatividad Cuidado y proteccin
Solucin de problemas Manejo de la informacin
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
Desarrolla actividades preestablecidas para cumplir con los objetivos del cargo.
511
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
NMINA.
1. Mantener actualizado el listado del personal vinculado a la compaa para facilitar
el proceso de pago de nmina.
2. Liquidar y pagar la nmina a los empleados de la empresa.
3. Realizar la tramitologa inherente a la contratacin de nuevo personal.
4. Archivar la documentacin correspondiente al personal.
5. Efectuar la liquidacin de contrato.
6. Sistematizar el reporte de accidentes de trabajo.
7. Registrar las incapacidades de los trabajadores en el paquete visor y efectuar el
respectivo trmite.
8. Realizar el pago de los aportes de seguridad social de todos los empleados de la
empresa.
9. Reclamar y tramitar la cancelacin del subsidio familiar de los trabajadores de la
empresa.
10. Registrar los saldos de caja y pago de los aportes en el formato para ello
diseado.
11. Liquidar primas, vacaciones, cesantas y todas las prestaciones contempladas por
la ley y que protegen a los trabajadores.
12. Efectuar la tramitologa inherente a la contratacin de practicante universitario o
aprendiz del SENA.
13. Realizar la copia de seguridad del sistema al finalizar la jornada de trabajo.
14. Presentacin de informes de personal.
15. Entregar a los empleados los carnets de afiliacin a las diversas entidades.
16. Elaborar cartas de cesantas.
17. Entregar documentos al mensajero.
18. Comprar, suministrar y controlar la entrega de los implementos de trabajo y
elementos de proteccin personal.
19. Adelantar la bsqueda y prstamo de documentos a empleados del rea de
inventario.
20. Crear clientes comerciales en ausencia del Director de Cartera.
21. Manejar el botiqun de la planta y de los carros de la empresa.
22. Publicidad de eventos y avisos al interior de la empresa.
23. Contestar el telfono, atender o direccionar las llamadas.
24. Fotocopiar documentos por solicitud de compaeros y por requerimiento de la
labor desempeada.
25. Atender asesores de diversas entidades.
26. Administrar informacin Fondo de Empleados.
27. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino
tambin de la compaa.
28. Las dems funciones asignadas por su jefe inmediato y que estn directamente
relacionadas con la naturaleza del cargo.
512
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PROVEDORES Y ACREEDORES.
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atencin, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio dems
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboracin
Honestidad e integridad Comunicacin escrita
Motivacin Comunicacin oral
Orientacin a los resultados Liderazgo
Reaccin ante problemas Manejo de conflictos
Responsabilidad Relacin con compaeros
Trabajo en equipo
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitacin Comportamiento
Creatividad Cuidado y proteccin
Solucin de problemas Manejo de la informacin
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
513
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
Desarrolla actividades preestablecidas para cumplir con los objetivos del cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
514
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
515
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitacin Comportamiento
Creatividad Cuidado y proteccin
Solucin de problemas Manejo de la informacin
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
VIII. ADIESTRAMIENTO
516
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
517
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atencin, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio dems
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboracin
Honestidad e integridad Comunicacin escrita
Motivacin Comunicacin oral
Orientacin a los resultados Liderazgo
Reaccin ante problemas Manejo de conflictos
Responsabilidad Relacin con compaeros
Trabajo en equipo
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitacin Comportamiento
Creatividad Cuidado y proteccin
Solucin de problemas Manejo de la informacin
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
518
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atencin, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio dems
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboracin
Honestidad e integridad Comunicacin escrita
Motivacin Comunicacin oral
Orientacin a los resultados Liderazgo
Reaccin ante problemas Manejo de conflictos
Responsabilidad Relacin con compaeros
Trabajo en equipo
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitacin Comportamiento
Creatividad Cuidado y proteccin
Solucin de problemas Manejo de la informacin
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
519
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mnimo de una semana para familiarizarse con las funciones del cargo.
520
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
521
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atencin, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio dems
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboracin
Honestidad e integridad Comunicacin escrita
Motivacin Comunicacin oral
Orientacin a los resultados Liderazgo
Reaccin ante problemas Manejo de conflictos
Responsabilidad Relacin con compaeros
Trabajo en equipo
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitacin Comportamiento
Creatividad Cuidado y proteccin
Solucin de problemas Manejo de la informacin
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
VIII. ADIESTRAMIENTO
522
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
1. Realizar visita a los clientes existentes o potenciales tanto a los que se encuentran en
la ciudad como a aquellos que se ubican fuera de ella.
2. Elaborar cotizaciones por solicitud del cliente.
3. Ofrecer servicio de crdito a clientes mayoristas solicitando la informacin y
documentacin requerida para el estudio del mismo.
4. Efectuar las actividades inherentes al cobro de cartera va telefnica o desplazndose
a la oficina del cliente.
5. Realizar el recaudo de cartera y la respectiva consignacin en caja o en cuenta de la
empresa en los bancos.
6. Efectuar la venta de la mercanca.
7. Realizar pedido.
8. Consultar disponibilidad de la mercanca en el sistema asegurndose de la existencia
fsica en bodega.
9. Llevar a cabo la facturacin de los productos.
10. Hacer el seguimiento de los pedidos para garantizar la entrega correcta y oportuna al
cliente.
11. Efectuar seguimiento del cliente.
12. Tramitar Devoluciones.
13. Brindar asesora tcnica de los diferentes productos ofrecidos por la empresa.
14. Efectuar transacciones bancarias correspondientes a recaudos y consignaciones
producto de las ventas realizadas.
15. Atender el telfono y/o direccionar las llamadas a la persona solicitada.
16. Atender los clientes de los compaeros.
17. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y
respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de
la compaa.
18. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean
asignadas por su jefe inmediato.
ESPECFICA.
19. Atencin de mostrador.
OTRAS.
523
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atencin, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio dems
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboracin
Honestidad e integridad Comunicacin escrita
Motivacin Comunicacin oral
Orientacin a los resultados Liderazgo
Reaccin ante problemas Manejo de conflictos
Responsabilidad Relacin con compaeros
Trabajo en equipo
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitacin Comportamiento
Creatividad Cuidado y proteccin
Solucin de problemas Manejo de la informacin
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
La naturaleza del cargo implica un alto grado de fluidez verbal, seguridad, confianza en si
mismo, percepcin y anlisis para la adecuada atencin de los visitantes y clientes.
Debe poseer como mnimo ttulo de bachiller. Mnimo seis meses desempeando
labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
524
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
525
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atencin, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio dems
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboracin
Honestidad e integridad Comunicacin escrita
Motivacin Comunicacin oral
Orientacin a los resultados Liderazgo
Reaccin ante problemas Manejo de conflictos
Responsabilidad Relacin con compaeros
Trabajo en equipo
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitacin Comportamiento
Creatividad Cuidado y proteccin
Solucin de problemas Manejo de la informacin
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
VIII. ADIESTRAMIENTO
526
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atencin, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio dems
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboracin
Honestidad e integridad Comunicacin escrita
Motivacin Comunicacin oral
Orientacin a los resultados Liderazgo
Reaccin ante problemas Manejo de conflictos
527
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitacin Comportamiento
Creatividad Cuidado y proteccin
Solucin de problemas Manejo de la informacin
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar.
528
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
ESPECFICAS.
BODEGA 1.
28. Manejar productos SIKA.
29. Realizar inventario de productos SIKA.
529
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
BODEGA 2.
30. Manejar el puente gra.
BODEGA 3.
31. Operar el montacargas.
32. Reportar la necesidad de mantenimiento y requerimientos del montacargas y puente
gra.
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atencin, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio dems
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboracin
Honestidad e integridad Comunicacin escrita
Motivacin Comunicacin oral
Orientacin a los resultados Liderazgo
Reaccin ante problemas Manejo de conflictos
Responsabilidad Relacin con compaeros
Trabajo en equipo
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitacin Comportamiento
Creatividad Cuidado y proteccin
Solucin de problemas Manejo de la informacin
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar.
530
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
EN LA BODEGA DE LA EMPRESA.
EN LOS CARROS.
OTRAS.
531
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atencin, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio dems
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboracin
Honestidad e integridad Comunicacin escrita
Motivacin Comunicacin oral
Orientacin a los resultados Liderazgo
Reaccin ante problemas Manejo de conflictos
Responsabilidad Relacin con compaeros
Trabajo en equipo
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitacin Comportamiento
Creatividad Cuidado y proteccin
Solucin de problemas Manejo de la informacin
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar.
532
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atencin, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio dems
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboracin
533
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitacin Comportamiento
Creatividad Cuidado y proteccin
Solucin de problemas Manejo de la informacin
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
Contar como mnimo con bsica primaria. Mnimo cuatro meses de haber
conducido vehculos de carga
pesada.
VIII. ADIESTRAMIENTO
534
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES INTERPERSONALES
Aptitud ante las reglas Atencin, trato y respeto hacia los
Aptitud frente al cambio dems
Autocontrol y estabilidad emocional. Colaboracin
Honestidad e integridad Comunicacin escrita
Motivacin Comunicacin oral
Orientacin a los resultados Liderazgo
Reaccin ante problemas Manejo de conflictos
Responsabilidad Relacin con compaeros
Trabajo en equipo
535
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitacin Comportamiento
Creatividad Cuidado y proteccin
Solucin de problemas Manejo de la informacin
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO
Contar como mnimo con bsica primaria. Mnimo tres meses de haber
desempeado labores afines al
cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
536
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
INTELECTUALES ORGANIZACIONALES
Capacidad de aprendizaje Control
Capacitacin Comportamiento
Creatividad Cuidado y proteccin
Solucin de problemas Manejo de la informacin
Toma de decisiones Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente de
trabajo
537
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
Rutinaria. Las actividades que realiza son de carcter repetitivo y solo sigue
instrucciones.
VIII. ADIESTRAMIENTO
538