Gua para el manejo de la informacin

Tabla de contenido

TABLA DE CONTENIDO
Contextualizacin

Instructivo para el manejo de la informacin relacionada con el ingreso de materiales al almacn

Ejercicio

Lista de chequeo

Conclusin

Fuentes

Crditos

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Contextualizacin

Estimado aprendiz, las organizaciones deben implementar, dentro

de sus procedimientos, el empleo de instructivos o manuales que
faciliten la recoleccin de datos e informacin, de una manera sis-
tematizada, ordenada y precisa de acuerdo con los requerimientos
establecidos por estas.

La sistematizacin de la informacin permite involucrar a todos los

actores de la cadena que participan en la recoleccin de informa-
cin y datos logsticos, y determina la manera en que se realizarn
las actividades y los beneficios que se conseguirn; tambin, facili-
ta el desarrollo de las funciones del talento humano, al destacar la
importancia que tiene la informacin dentro de cada proceso y su
procedencia y al procurar la circulacin y difusin de la misma a las
reas que lo precisan.

Justamente, el siguiente documento se ha desarrollado para que us-

ted tenga claridad acerca de cul debe ser el manejo de la informa-
cin relacionada con los procedimientos logsticos, al interior de la
organizacin.

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Crditos

Instructivo para el manejo de la informacin relacionada con el ingreso de materiales al almacn

A continuacin, encontrar una gua que lo orientar en el manejo de la informacin referida a cualquier rea de la empresa. Se trata de un
instructivo para el manejo de la informacin relacionada con el ingreso de materiales al almacn, que se emplear como complemento a los
procedimientos diseados en la organizacin para esta rea.

Cdigo: I-0001
INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE
NUITE LA INFORMACIN RELACIONADA
S.A CON EL INGRESO DE MATERIALES AL ALMACN Versin: 0
S.A
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1. Objetivo

2. Alcance

3. Responsables

4. Definiciones

5. Documentos asociados

6. Manejo de informacin

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INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE
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1. Objetivo
Velar por la aplicacin de las normas en el manejo de la informacin interna (confidencial) de la organizacin, en particular, por el acceso a la
informacin relacionada con los procesos referidos al ingreso de materiales al almacn, en la empresa Nuite S.A.

2. Alcance
Este instructivo se aplica a toda la informacin interna (confidencial), relacionada con los procesos vinculados al ingreso de materiales al
almacn y manejada en la empresa Nuite S.A., y a todo el personal que requiere acceso a dicha informacin. El alcance de este instructivo
incluye los formatos para el registro de la informacin en Nuite S.A.

3. Responsables
Usuario de la informacin: comprobar la procedencia de la informacin y solicitar autorizacin a los productores de la misma, cuando se
vaya a hacer empleo de ella.
Productor de la informacin: constatar que el usuario se encuentre autorizado para recibir la informacin y, adicional a esto, que est
comprometido a guardar confidencialidad con respecto a la misma

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4. Definiciones
Productor de la informacin: personal encargado de la recopilacin y difusin de la informacin en donde se origina el proceso.

5. Documentos asociados
Procedimiento de ingreso de materiales a almacn

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6. Manejo de la informacin
a) Ser responsabilidad del productor de la informacin, el envo oportuno de la documentacin e informacin requerida al rea respectiva.
b) Para la informacin relacionada con el ingreso de materiales al almacn, se debe diligenciar el formato que aparece en la figura 1.

FORMATO PARA EL INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACN 2

NOMBRE DEL ARTICULO: 1

Cdigo o referencia Fecha de recepcin Proveedor Unidades que ingresan Descripcin del Firma del responsable
del artculo artculo
3 4 5 6 7 8

Figura 1. Formato para el ingreso de artculos al almacn

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A continuacin, se explican cada uno de los campos del formato:

1. Escriba el nombre del artculo o producto que ingresa al almacn.

2. Especifique el nombre del formato.

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3. Anote el nmero del cdigo o referencia que identifica cul es el producto.

4. Especifique la fecha en que el artculo ingresa al almacn.
5. Escriba el nombre del proveedor que hace entrega de la mercanca.
6. Detalle la cantidad de unidades que ingresan al almacn.
7. Escriba la informacin detallada de las caractersticas del producto o artculo que ingresa al almacn.
8. Registre la firma del funcionario responsable por la recepcin de la mercanca.

c) Verificar que la mercanca ingresada est conforme a las normas establecidas en la organizacin, con respecto a ubicacin, estado del
producto, descripcin tcnica y referenciacin. Asimismo, confirmar que estos datos coincidan con los descritos en el formato de ingreso
de artculos al almacn.
d) Archivar recibo y copia de la informacin suministrada en el formato de almacn en las carpetas correspondientes a cada proveedor.
e) Por ltimo, el productor de la informacin debe difundirla y socializarla, ya sea en medio fsico o va correo electrnico, al usuario o rea
siguiente en la cadena de suministros que requiera tal informacin, de manera que se garantice un adecuado manejo de la misma en ese
procedimiento subsiguiente. El propsito es suministrar oportunamente los datos que facilitarn la toma de decisiones.

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Ejercicio: A partir del modelo proporcionado en el instructivo para el manejo de la informacin, disee uno similar y aplquelo al rea lo-
gstica de su preferencia

lista de chequeo: Es importante capacitar a los empleados en el uso de listas de chequeo para la recoleccin de la informacin, puesto
que estas constituyen una herramienta importante en dicho proceso. A continuacin, en la tabla 1, veremos el ejemplo de una lista de che-
queo que fue aplicada por los empleados de Nuite S.A., para recolectar informacin de los clientes con respecto al producto que se entreg.

LISTA DE CHEQUEO

El producto entregado:

No. Requerimiento Cumple No cumple

1
Est dentro de los plazos establecidos para la entrega
x
2 Se encuentra en buen estado x
Est debidamente cerrado
3 x
4 Est conforme a lo que indican las especificaciones x
5 Satisface sus expectativas x

Los resultados de estas listas de chequeo permiten hallar inconformidades que quizs no fueron detectadas durante la fabricacin del pro-
ducto y, entonces, poder emprender las mejoras necesarias..

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Conclusin

Conclusin

Un adecuado manejo de la informacin recopilada de los procesos logsticos, ya sea

por medio de listas de chequeo, instructivos u otros mecanismos diseados por la em-
presa, permite determinar patrones y aplicar las correcciones correspondientes para el
manejo de los procedimientos, a la vez que facilita hacer seguimiento a los procesos a
partir de los resultados y anlisis obtenidos de la informacin. Por ello, es indispensa-
ble que estos datos estn a entera disposicin del rea que los solicite, en el momento
oportuno, para que as se agilice la toma de decisiones y se contribuya, adems, con la
identificacin de reas susceptibles de mejora.

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Fuentes

Fuentes

Ministerio del Interior, Gobierno de Chile. (2012). Procedimiento de manejo de informa-

cin con terceros o personal externo.

Recuperado el 19 de junio de 2013 de http://201.238.248.162/~server/docs/TIC/POLICY/

Procedimiento%20de%20Manejo%20de%20Informaci%F3n%20con%20terceros%20
o%20personal%20externo.pdf

Correos de Mxico. (2012). Manual de procedimientos para la recepcin, control y sumi-

nistro de los bienes del almacn central y depsitos en trnsito a nivel nacional.

Recuperado el 19 de junio de 2013 de http://www.correosdemexico.gob.mx/AcercaCo-

rreos/NormatecaInterna/Documents/RecursosMateriales/mp_almacen_central_y_de-
positos_temporales_a1.pdf

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Crditos

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Experto

Hernando Oviedo

Asesor

Andrs Huertas

Diseador

Jeickson Gil Herrera

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