Gua para elaborar

planes de emergencia
y contingencias
Direccin de Prevencin y
Atencin de Emergencias
Direccin general:
Guillermo Escobar Castro
Director DPAE Representante legal FOPAE
Elaborado por:
John Jairo Palacio Vaca
Jacquelinne Montoya
Violeta Chavarro
Gladys Puerto
Faride Solano
Revisin y coordinacin
Wilfredo Ospina Uribe
Coordinador de Preparativos DPAE
Coordinacin general
Jorge Alberto Pardo Torres
Responsable rea de Emergencias DPAE
Bogot, D.C., junio de 2009
Cmara de Comercio
de Bogot
Mara Fernanda Campo Saavedra
Presidenta Ejecutiva
Lina Mara Castao Mesa
Vicepresidenta de Gestin Cvica y Social
Jairo Garca Guerrero
Director de Seguridad y Convivencia
Milena Brito Jcome
Direccin de Seguridad y Convivencia
ISBN:
978-958-688-290-3
Diseo y diagramacin
Mara Cristina Garzn P.
 

Contenido
GLOSARIO 5

INTRODUCCIN 8

I. MARCO LEGAL 9

A. LEGISLACIN NACIONAL 9
B. LEGISLACIN DISTRITAL 13
C. NORMAS TCNICAS COLOMBIANAS 13
D. OTRAS NORMAS 15

II. ALCANCE 16

III. OBJETIVOS DE LA GUA 17

A. GENERAL 17
B. ESPECFICOS 17

IV. MARCO TERICO 18

A. DEFINICIN 18
B. INTRODUCCIN 18
C. JUSTIFICACIN 18
D. OBJETIVOS 18
1. General 18
2. Especficos 18
E. ALCANCE 19
F. INFORMACIN GENERAL 19
1. Informacin bsica de la organizacin 19
2. Georreferenciacin de la organizacin (a nivel interno externo) 20
G. ANLISIS DE RIESGO 20
1. Objetivos especficos 20
2. Metodologas 21
3. Identificacin de amenazas 21
4. Estimativo de probabilidades 21
5. Estimativo de la vulnerabilidad en funcin de la severidad de consecuencias 22
6. Clculo del riesgo 22
7. Priorizacin de escenarios 22
8. Medidas de intervencin 23
H. ESQUEMA ORGANIZACIONAL PARA LA ATENCIN DE EMERGENCIAS 23
1. Estructura organizacional 23
a. Funciones del SCI 28
 
Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias

b. Base de datos 28
2. Procedimiento de coordinacin segn niveles de emergencia 28
a. Procedimiento general de articulacin con el SDPAE (ver grfica 4.2) 29
b. Comits de Ayuda Mutua (CAM) 30
I. PLANES DE ACCIN 30
1. Plan general. Jefe de emergencias 31
2. Plan de seguridad 31
3. Plan de atencin mdica y primeros auxilios 31
4. Plan de contraincendios 31
5. Plan de evacuacin 31
6. Plan de informacin pblica 32
7. Plan de atencin temporal de los afectados. Refugio 32
J. ANLISIS DE SUMINISTROS, SERVICIOS Y RECURSOS 32
K. PLANES DE CONTINGENCIAS 33
1. Objetivos 33
2. Alcance 33
3. Sistema de alerta 33
a. Procedimientos y acciones 34
b. Recursos 34
c. Suministros y servicios 34
L. PROGRAMA DE CAPACITACIN 34
M. IMPLEMENTACIN 35
N. AUDITORA 35
O. ACTUALIZACIN 35
P. ANEXOS 35

V. FORMULACIN DEL PLAN DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIAS 36

VI. ANEXOS 38

1. FICHA TCNICA 38
2. METODOLOGA ANLISIS DE RIESGOS POR COLORES 40
3. METODOLOGA DE ANLISIS PRELIMINAR DE RIESGOS 51
4. MTODO SEMICUANTITATIVO GHA 66
5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 67
6. DIRECTORIO TELEFNICO EXTERNO 68
7. FORMATO DE LOS PLANES DE ACCIN 69
8. FORMATO DEL PLAN DE EVACUACIN 71
9. LISTADO DE SUMINISTROS, RECURSOS O SERVICIOS 73
10. FORMATO PLANES DE CONTINGENCIAS 75
11. PLAN DE CAPACITACIN 77
12. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIN 78
13. DIAGNSTICO DEL PLAN DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIAS 79
14. RECOMENDACIONES PARA POBLACIN CON DISCAPACIDAD FSICA 81

BIBLIOGRAFA 95
 

Glosario
Accidente: evento o interrupcin repentina no planeada de una actividad que da lugar a muerte, lesin,
dao u otra prdida a las personas, a la propiedad, al ambiente, a la calidad o prdida en el proceso.

Activacin: despliegue efectivo de los recursos destinados a un incidente.

Alarma: espacio de tiempo desde cuando alguien se da cuenta que ocurre un evento y puede informarlo.

Alerta: estado o situacin de vigilancia sobre la posibilidad de ocurrencia de un evento cualquiera o accio-
nes especficas de respuesta frente a una emergencia.

Amenaza: condicin latente derivada de la posible ocurrencia de un fenmeno fsico de origen natural,
socio-natural o antrpico no intencional, que puede causar dao a la poblacin y sus bienes, a la infraes-
tructura, al ambiente y a la economa pblica y privada. Es un factor de riesgo externo.

Brigada: grupo de personas debidamente organizadas y capacitadas para prevenir o controlar una emer-
gencia.

Cierre operacional: desmovilizacin total de recursos.

Cierre administrativo: realizacin de la reunin posterior al finalizar el ejercicio, la revisin y recopilacin de

los formularios correspondientes, la preparacin y entrega del informe final a la gerencia.

Coordinador: persona que dirige las acciones de direccin del plan.

Comit local de emergencias (CLE): rgano de coordinacin interinstitucional local, organizado para discu-
tir, estudiar y emprender todas aquellas acciones encaminadas a la reduccin de los riesgos especficos
de la localidad y a la preparacin para la atencin de las situaciones de emergencia que se den en sta y
cuya magnitud y complejidad no supere sus capacidades. Sus funciones estn determinadas en el artculo
32 del Decreto 332 de 2004.

DPAE: Direccin de Prevencin y Atencin de Emergencias.

Emergencia: todo evento identificable en el tiempo, que produce un estado de perturbacin funcional en
el sistema, por la ocurrencia de un evento indeseable, que en su momento exige una respuesta mayor a
la establecida mediante los recursos normalmente disponibles, produciendo una modificacin sustancial
pero temporal, sobre el sistema involucrado, el cual compromete a la comunidad o al ambiente, alterando
los servicios e impidiendo el normal desarrollo de las actividades esenciales.

Incidente: suceso de causa natural o por actividad humana que requiere la accin de personal de servicios
de emergencias para proteger vidas, bienes y ambiente.

Mapa: representacin geogrfica en una superficie de la Tierra o de parte de sta en una superficie plana.
 
Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias

MEC: Mdulo de Estabilizacin y Clasificacin de Heridos.

Medidas de seguridad: aquellas acciones enfocadas a disminuir la probabilidad de un evento adverso.

Mitigacin: toda accin que se refiere a reducir el riesgo existente.

Objetivo de seguridad: el que vigila las condiciones de seguridad e implementa medidas para garantizar la
seguridad de todo el personal involucrado.

Organizacin: es toda aquella empresa, entidad, institucin, establecimiento, actividad o persona de carc-
ter pblico o privado, natural o jurdica, que desea implementar el Plan de Emergencia y Contingencia.

PAI (Plan de Accin del Incidente): expresa los objetivos, estrategias, recursos y organizacin por cumplir
durante un perodo operacional a fin de controlar un incidente.

Plan de emergencia: el Plan de Emergencia y Contingencias es el instrumento principal que define las po-
lticas, los sistemas de organizacin y los procedimientos generales aplicables para enfrentar de manera
oportuna, eficiente y eficaz, las situaciones de calamidad, desastre o emergencia, en sus distintas fases,
con el fin de mitigar o reducir los efectos negativos o lesivos de las situaciones que se presenten en la
organizacin.

Planificar: formular objetivos y determinar las actividades y los recursos para lograrlos.

Plano: representacin grfica en una superficie, y mediante procedimientos tcnicos, de un terreno, de la

planta de un edificio, entre otros.

PMU (Puesto de Mando Unificado): lugar donde se ejerce funcin de comando. Es una funcin prevista en
el Sistema Comando de Incidentes (SCI) y se aplica cuando varias instituciones toman acuerdos conjuntos
para manejar un incidente donde cada institucin conserva su autoridad, responsabilidad y obligacin de
rendir cuentas.

Procedimiento operativo normalizado: es la base para la realizacin de tareas necesarias y determinantes

para el control de un tipo de emergencia. Define el objetivo particular y los responsables de la ejecucin de
cada una de las acciones operativas en la respuesta a la emergencia.

Preparacin: toda accin tendiente a fortalecer la capacidad de las comunidades de responder a una emer-
gencia de manera eficaz y eficiente.

Prevencin: toda accin tendiente a evitar la generacin de nuevos riesgos.

Punto de encuentro: sitio seguro, definido para la llegada del personal en caso de evacuacin.

Recurso: equipamiento y personas disponibles o potencialmente disponibles para su asignacin tctica a

un incidente.

Riesgo: el dao potencial que, sobre la poblacin y sus bienes, la infraestructura, el ambiente y la eco-
noma pblica y privada, pueda causarse por la ocurrencia de amenazas de origen natural, socionatural o
 

Glosario
antrpico no intencional, que se extiende ms all de los espacios privados o actividades particulares de
las personas y organizaciones, y que por su magnitud, velocidad y contingencia hace necesario un proceso
de gestin que involucre al Estado y a la sociedad.

SCI (Sistema Comando de Incidentes): es la combinacin de instalaciones, equipamientos, personal, pro-

cedimientos y comunicaciones, operando en una estructura organizacional comn, con la responsabilidad
de administrar los recursos asignados para lograr efectivamente los objetivos pertinentes a un evento,
incidente u operativo.

SDPAE (Sistema Distrital de Prevencin y Atencin de Emergencias): este se adopta segn el Decreto 332
del 11 de Octubre de 2004.

Servicios: son todos aquellos ofrecimientos que satisfacen las necesidades bsicas de la poblacin.

Sistema de alarma: medio audible y/o visual que permite avisar que ocurre un evento y pone en riesgo la
integridad de personas, animales o propiedades.

Suministros: los suministros humanitarios o de emergencia son los productos, materiales y equipos utili-
zados por las organizaciones para la atencin de los desastres, as como los requeridos para la atencin de
las necesidades de la poblacin afectada.

Vulnerabilidad: caracterstica propia de un elemento o grupo de elementos expuestos a una amenaza,

relacionada con su incapacidad fsica, econmica, poltica o social de anticipar, resistir y recuperarse del
dao sufrido cuando opera esa amenaza. Es un factor de riesgo interno.
 
Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias

Introduccin

La publicacin de la Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias se realiz

en el marco del convenio de cooperacin entre la Cmara de Comercio de Bogot y la
Direccin de Prevencin y Atencin de Emergencias (DPAE), de la Secretaria de Gobierno
de Bogot, para promover en el sector empresarial la adopcin de medidas efectivas que
aumenten la capacidad de respuesta ante las emergencias.

Esta Gua, fue diseada para apoyar a los encargados de las organizaciones de la imple-
mentacin de estos planes, las cuales conforman el Sistema Distrital para la Prevencin
y Atencin de Emergencias (SDPAE), al igual que a todas las organizaciones del sector
pblico y privado.

1. Organizacin: en esta Gua; es toda aquella empresa, entidad, institucin, establecimiento, actividad o persona de carcter pblico o privado,
natural o jurdico que desea implementar el Plan de Emergencia y Contingencia.
 

I. Marco legal
A. Legislacin nacional
Ttulo III. Salud Ocupacional

Marco Legal
Ttulo VIII. Desastres.

Artculo 501. Cada Comit de Emergencias deber elaborar un plan de contingencia

para su respectiva jurisdiccin con los resultados obtenidos en los anlisis de vulne-
rabilidad. Adems, debern considerarse los diferentes tipos de desastre que puedan
presentarse en la comunidad respectiva. El Comit Nacional de Emergencias elaborar,
Ley 9 de 1979 para aprobacin del Ministerio de Salud, un modelo con instrucciones que aparecer en
Cdigo Sanitario los planes de contingencia.
Nacional
Artculo 502. El Ministerio de Salud coordinar los programas de entrenamiento y capa-
citacin para planes de contingencia en los aspectos sanitarios vinculados a urgencias
o desastres.
Pargrafo. El Comit Nacional de Emergencias deber vigilar y controlar las labores de
capacitacin y de entrenamiento que se realicen para el correcto funcionamiento de los
planes de contingencia.

CONPES 3146 de 2001 Estrategia para consolidar la ejecucin del Plan Nacional para la Prevencin y Atencin
de Desastres (PNPAD), en el corto y mediano plazo.

Por el cual se establecen disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad indus-
Resolucin 2400 trial en los establecimientos de trabajo.
de 1979 Estatuto de
Seguridad Industrial Artculo 2o. Todos los empleadores estn obligados a organizar y desarrollar programas
permanentes de medicina preventiva, higiene y seguridad industrial.

Por el cual se determinan las bases para la organizacin de administracin de
salud ocupacional en el pas.
Decreto 614 de 1984 Artculo 24. Los empleadores tendrn las siguientes responsabilidades:
- Responder por la ejecucin del programa de salud ocupacional

Por la cual se crea y organiza el Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin

de Desastres, se otorga facultades extraordinarias al presidente de la Repblica y
se dictan otras disposiciones.

Ley 46 de 1988 Artculo 3O. Plan Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres. La Oficina Nacio-
nal para la Atencin de Desastres, elaborar un Plan Nacional para la Prevencin y Aten-
cin de Desastres, el cual, una vez aprobado por el Comit Nacional para la Prevencin y
Atencin de Desastres, ser adoptado mediante decreto del Gobierno nacional.
 10
Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias

El Plan incluir y determinar todas las orientaciones, acciones, programas y proyectos,

tanto de carcter sectorial como del orden nacional, regional y local que se refieran,
entre otros a los siguientes aspectos:
a. Las fases de prevencin, atencin inmediata, reconstruccin y desarrollo en relacin
con los diferentes tipos de desastres.
b. Los temas de orden tcnico, cientfico, econmico, de financiacin, comunitario, jur-
dico e institucional.
c. La educacin, capacitacin y participacin comunitaria.
d. Los sistemas integrados de informacin y comunicacin a nivel nacional, regional y
local.
e. La funcin que corresponde a los medios masivos de comunicacin.
f. Los recursos humanos y fsicos de orden tcnico y operativo.
g. La coordinacin interinstitucional e intersectorial.
h. La investigacin cientfica y estudios tcnicos necesarios.
i. Los sistemas y procedimientos de control y evaluacin de los procesos de prevencin
y atencin.

Artculo 14. Plan de Accin Especfico para la Atencin de Desastre. Declarada una si-
tuacin de desastre de carcter nacional, la Oficina Nacional para la Atencin de Desas-
tres proceder a elaborar, con base en el plan nacional, un plan de accin especfico para
el manejo de la situacin de desastre declarada, que ser de obligatorio cumplimiento
por todas las entidades pblicas o privadas que deban contribuir a su ejecucin, en los
Ley 46 de 1988 trminos sealados en el decreto de declaratoria.

Cuando se trate de situaciones calificadas como departamentales, intendenciales, co-

misariales, distritales o municipales, el plan de accin ser elaborado y coordinado en
su ejecucin por el Comit Regional u Operativo Local respectivo, de acuerdo con las
orientaciones establecidas en el decreto de declaratoria y con las instrucciones que
impartan el Comit Nacional y la Oficina Nacional para la Atencin de Desastres.

Por la cual se reglamenta la organizacin, funcionamiento y forma de los progra-

mas de salud ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el
pas.

Artculo 11. Numeral 18. Organizar y desarrollar un plan de emergencias teniendo en

cuenta las siguientes ramas:
a. Rama preventiva. Aplicacin de las normas legales y tcnicas sobre combustibles,
equipos elctricos, fuentes de calor y sustancias peligrosas propias de la actividad
econmica de la empresa.
b. Rama pasiva o estructural. Diseo y construccin de edificaciones con materiales
Resolucin 1016 /89 resistentes, vas de salida suficientes y adecuadas para la evacuacin, de acuerdo
con los riesgos existentes y el nmero de trabajadores.
c. Rama activa o control de las emergencias. Conformacin y organizacin de brigadas
(seleccin, capacitacin, planes de emergencias y evacuacin), sistema de detec-
cin, alarma, comunicacin, inspeccin, sealizacin y mantenimiento de los siste-
mas de control.

Artculo 14. El programa de salud ocupacional deber mantener actualizados los si-
guientes registros mnimos: planes especficos de emergencias y actas de simulacro en
las empresas cuyos procesos, condiciones locativas o almacenamiento de materiales
riesgosos puedan convertirse en fuente de peligro para los trabajadores, la comunidad o
el ambiente.
 11

Por el cual se organiza el Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de

Desastres y se dictan otras disposiciones.

Artculo 3o. Plan Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres.

La Oficina Nacional para la Atencin de Desastres elaborar un Plan Nacional para la
Prevencin y Atencin de Desastres, el cual, una vez aprobado por el Comit Nacional
para la Prevencin y Atencin de Desastres, ser adoptado mediante decreto del Gobier-
no nacional.

El Plan incluir y determinar todas las polticas, acciones y programas, tanto de carc-
ter sectorial como del orden nacional, regional y local que se refieran, entre otros, a los
siguientes aspectos:
a. Las fases de prevencin, atencin inmediata, reconstruccin y desarrollo en relacin
con los diferentes tipos de desastres y calamidades pblicas.

Marco Legal
Decreto-Ley 919 b. Los temas de orden econmico, financiero, comunitario, jurdico e institucional.
de 1989 c. La educacin, capacitacin y participacin comunitaria.
d. Los sistemas integrados de informacin y comunicacin a nivel nacional, regional y
local.
e. La coordinacin interinstitucional e intersectorial.
f. La investigacin cientfica y los estudios tcnicos necesarios.
g. Los sistemas y procedimientos de control y evaluacin de los procesos de prevencin
y atencin.

Artculo 13. Planes de contingencia.

El Comit Tcnico Nacional y los comits regionales y locales para la Prevencin y
Atencin de Desastres, segn el caso, elaborarn, con base en los anlisis de vulne-
rabilidad, planes de contingencia para facilitar la prevencin o para atender adecuada
y oportunamente los desastres probables. Para este efecto, la Oficina Nacional para la
Atencin de Desastres preparar un modelo instructivo para la elaboracin de los planes
de contingencia.

Decreto-Ley 919 Artculo 14. Aspectos sanitarios de los planes de contingencia. El Ministerio de Salud
de 1989 coordinar los programas de entrenamiento y capacitacin para planes de contingencia en
los aspectos de orden sanitaria, bajo la vigilancia y control del Comit Tcnico Nacional.

Responsabilidades del Sistema Educativo como integrante del Sistema Nacional

Directiva Ministerial para la Prevencin y Atencin de Desastres.
13 de 1992 2. Planes de prevencin de desastres en establecimientos educativos.
3. Planes de emergencias en escenarios deportivos.

Ley 100 de 1993 Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral.
Libro III. Sistema General de Riesgos Profesionales.

Por el cual se determina la organizacin y administracin del Sistema General de

Riesgos Profesionales.

Artculo 2o. Objetivos del Sistema General de Riesgos Profesionales:

Decreto 1295 de 1994
a. Establecer las actividades de promocin y prevencin tendientes a mejorar las con-
diciones de trabajo y salud de la poblacin trabajadora, protegindola contra los ries-
gos derivados de la organizacin del trabajo que puedan afectar la salud individual
o colectiva en los lugares de trabajo tales como los fsicos, qumicos, biolgicos,
ergonmicos, de saneamiento y de seguridad.
 12
Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias

Por la cual se regulan las actuaciones del Sistema Educativo Nacional en la pre-
vencin de emergencias y desastres.

Artculo 3o. Solicitar a los establecimientos educativos, la creacin y el desarrollo de

un proyecto de prevencin y atencin de emergencias y desastres, de acuerdo con los
lineamientos emanados por el Ministerio de Educacin Nacional, el cual har parte inte-
Resolucin 7550 gral del proyecto educativo institucional. Este contemplar como mnimo los siguientes
de 1994 aspectos:
a. Creacin del comit escolar de prevencin y atencin de emergencias y desastres
como tambin brigadas escolares.
b. Anlisis escolar de riesgos.
c. Plan de accin.
d. Simulacro escolar ante una posible amenaza.

Por el cual se adopta el Plan Nacional de Contingencia contra derrames de Hidro-

carburos, Derivados y Sustancias Nocivas.

Articulo 1. Adoptase el Plan Nacional de Contingencia contra derrames de Hidrocarbu-

ros, Derivados y Sustancias Nocivas en aguas marinas, fluviales y lacustres, aprobado
mediante Acta nmero 009 del 5 de junio de 1998 del Comit Nacional para la Pre-
vencin y Atencin de Desastres, y por el Consejo Nacional Ambiental, cuyo texto se
integra como anexo del presente decreto.
Decreto Articulo 2. El objeto general del Plan Nacional de Contingencia contra derrames de
321 de 1999 Hidrocarburos, Derivados y Sustancias Nocivas en aguas marinas, fluviales y lacustres
que ser conocido con las siglas -PNC- es servir de instrumento rector del diseo y reali-
zacin de actividades dirigidas a prevenir, mitigar y corregir los daos que stos puedan
ocasionar, y dotar al Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres de
una herramienta estratgica, operativa e informtica que permita coordinar la preven-
cin, el control y el combate por parte de los sectores pblico y privado nacional, de
los efectos nocivos provenientes de derrames de hidrocarburos, derivados y sustancias
nocivas en el territorio nacional, buscando que estas emergencias se atiendan bajo
criterios unificados y coordinados.

Por el cual se adopta el Plan Nacional de Emergencias y Contingencia para Even-

tos de Afluencia Masiva de Pblico y se conforma la Comisin Nacional Asesora
de Programas Masivos y se dictan otras disposiciones.

Artculo 2o. El objetivo del Plan Nacional de Emergencias y Contingencia para Eventos
de Afluencia Masiva de Pblico es servir como instrumento rector para el diseo y
realizacin de actividades dirigidas a prevenir, mitigar y dotar al Sistema Nacional para
la Prevencin y Atencin de Desastres de una herramienta que permita coordinar y
Decreto 3888 de 2007 planear el control y atencin de riesgos y sus efectos asociados sobre las personas, el
ambiente y las instalaciones en esta clase de eventos. Este Plan se complementar con
las disposiciones regionales y locales existentes.

Artculo 5o. Actualizacin del Plan.

Cuando las circunstancias lo ameriten, el Plan Nacional de Emergencias y Contingen-
cia para Eventos de Afluencia Masiva de Pblico deber ser actualizado por el Comit
Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres o por el Comit Tcnico Nacional,
por delegacin que haya recibido de aqul, en todo caso, con la asesora del la Comisin
Nacional Asesora de Programas Masivos creada por este decreto.
 13

Artculo 20. Planes institucionales.

Los organismos operativos del Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de De-
sastres elaborarn sus propios planes institucionales para la atencin de los eventos de
afluencia masiva de pblico, los cuales se articularn con los Planes Locales de Emer-
gencias y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de Pblico.

Artculo 1o. mbito de aplicacin y principios. Las normas del presente cdigo rigen
en todo el territorio nacional y regulan la circulacin de los peatones, usuarios, pasaje-
Ley 769 de 2002. Cdigo ros, conductores, motociclistas, ciclistas, agentes de trnsito y vehculos por las vas
Nacional de Transito pblicas o privadas que estn abiertas al pblico, o en las vas privadas, que interna-
mente circulen vehculos; as como la actuacin y procedimientos en las autoridades
de trnsito.

Artculo 1o. La prevencin de incendios es responsabilidad de todas las autoridades y

Marco Legal
Ley 322 de 1996. los habitantes del territorio colombiano. En cumplimiento de esta responsabilidad, los
Sistema Nacional de organismos pblicos y privados debern contemplar la contingencia de este riesgo en
Bomberos los bienes inmuebles tales como parques naturales, construcciones, programas y pro-
yectos tendientes a disminuir su vulnerabilidad.

B. Legislacin distrital
Resolucin 3459 Por la cual se regulan las actuaciones del Sistema Educativo de Bogot, D.C., en
de 1994 la prevencin y atencin de emergencias.

Resolucin 1428 Por la cual se adoptan los Planes Tipo de Emergencias en seis escenarios distri-
de 2002 tales, se modifica y adiciona la Resolucin 0151 del 06 de febrero de 2002.

Acuerdo 79 de 2003 Cdigo de Polica.

Por el cual se regulan las rifas, juegos, concursos, espectculos pblicos y eventos
masivos en el Distrito Capital.
Captulo VI. De los espectculos pblicos y eventos masivos.
Decreto 350 de 2003
Artculo 17. Pargrafo segundo. Los eventos masivos debern contar con las medidas
de prevencin y seguridad contempladas en el modelo de Plan de Emergencias General
y Planes Tipo, que para tal efecto sea aprobado por la Direccin de Prevencin y Aten-
cin de Emergencias de la Secretaria de Gobierno.

Por el cual se organiza el rgimen y el Sistema para la Prevencin y Atencin de

Emergencias en Bogot Distrito Capital y se dictan otras disposiciones.

Artculo 7o. Planes de emergencias. Se adoptarn para cada una de las entidades y
comits sectoriales, y establecern con claridad cules son las funciones de respuesta,
Decreto 332 de 2004 autoridades responsables de cumplirlos y los recursos que se pueden y deben utilizar.
Pargrafo. La adopcin de los planes corresponder, por comits sectoriales, al tenor del
Decreto 87 de 2003 y a los representantes legales de las entidades en los dems casos.

Artculo 8. Planes de contingencia. Son aquellos que deben adoptarse para el Distrito
Capital en su conjunto, sus entidades y sectores, por las mismas autoridades sealadas
en el pargrafo del artculo 7o precedente, para responder especficamente a un tipo
determinado de situacin de calamidad, desastre o emergencia.
 14
Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias

Por el cual se adopta el Plan Distrital para la Prevencin y Atencin de Emergen-

cias para Bogot D.C..

Artculo 18. Planes de emergencias. En armona con el artculo 7 del Decreto 332 de
Decreto 423 de 2006 2004, los planes de emergencias son instrumentos para la coordinacin general y ac-
tuacin frente a situaciones de calamidad, desastre o emergencia. Definen las funciones
y actividades, responsables, procedimientos, organizacin y recursos aplicables para la
atencin de las emergencias independientemente de su origen o naturaleza.

Artculo 19. Planes de contingencia. En armona con el artculo 8 del Decreto 332 de
2004, los planes de contingencia son instrumentos complementarios a los planes de
emergencias, que proveen informacin especfica para la atencin de desastres o emer-
gencias derivadas de un riesgo o territorio en particular.

Decreto 423 de 2006 Un plan de contingencia desarrolla en detalle aspectos pertinentes para la respuesta que
slo son propios del riesgo y del territorio al que est referido. Los planes de contingen-
cia se organizan por tipo de riesgo, tales como deslizamientos, inundaciones, incendios
forestales, materiales peligrosos y aglomeraciones de pblico, entre otros. Los planes
de continencia pueden ser desarrollados por la Administracin distrital en sus diferentes
niveles (central, institucional o local), por el sector privado y por la comunidad.

Por la cual se establecen las condiciones bsicas para las empresas que prestan
Resolucin 375 el servicio de logstica en las aglomeraciones de pblico en el Distrito Capital.
de 2006
Artculo 2. Numeral 3. Capacitacin mnima del personal.

Por el cual se dictan disposiciones en materia de prevencin de riesgos en los

lugares donde se presenten aglomeraciones de pblico y se deroga el Decreto 043
de 2006 el cual regulaba antes la materia.

Artculo 5. Planes de contingencia. De conformidad con lo previsto en los artculos 8 y

Decreto 633 de 2007 9 del Decreto Extraordinario 919 de 1989 y en el artculo 15 del Decreto Distrital 332 de
2004, todas las entidades o personas pblicas o privadas responsables de edificaciones,
instalaciones o espacios en los cuales se realicen aglomeraciones de pblico, debern
preparar y observar planes de contingencia que incluyan los anlisis de riesgos y las me-
didas de prevencin, preparacin y mitigacin, en forma y condiciones que establezca la
DPAE.

Acuerdo Distrital Por el cual se adiciona el Acuerdo 30 de 2001 y se establece la relacin de un si-
341 de 2008 mulacro de actuacin en caso de un evento de calamidad pblica de gran magnitud
con la participacin de todos los habitantes de la ciudad.

Por la cual se adopta la versin actualizada del Plan de Emergencias de Bogot,

el cual establece los parmetros e instrucciones y se definen polticas, sistemas
de organizacin y procedimientos interinstitucionales para la administracin de
emergencias en Bogot, D.C..
Resolucin 004 de 2009
Deroga las Resoluciones 137 de 2007, 195 y 196 del 2008.

Captulo 2.2. Fortalecimiento de las operaciones de emergencias.

 15

C. Normas tcnicas colombianas

NTC-5254 Gestin de riesgo.

Gua Tcnica Colombiana Sistema de Gestin de Continuidad del Negocio.
202 de 2006

Higiene y seguridad. Medidas de seguridad en edificaciones. Medios de evacua-
cin y Cdigo NFPA 101. Cdigo de Seguridad Humana.

Establece cules son los requerimientos que deben cumplir las edificaciones en cuanto
NTC-1700 a salidas de evacuacin, escaleras de emergencia, iluminacin de evacuacin, sistema
de proteccin especiales, nmero de personas mximo por unidad de rea, entre otros
requerimientos; parmetros que son analizados con base en el uso de los edificios, es

Marco Legal
decir, comercial, instituciones educativas, hospitales, industrias, entre otros.

Higiene y seguridad. Extintores porttiles.

Establece en uno de sus apartes los requisitos para la inspeccin y mantenimiento de

NTC-2885 porttiles, igualmente el cdigo 25 de la NFPA Standard for the inspection, testing and
maintenance of Water Based fire protection systems USA: 2002. Establece la periodi-
cidad y las pruebas que se deben realizar sobre cada una de las partes componentes de
un sistema hidrulico contra incendio.

NTC-4764 Cruces peatonales a nivel y elevados o puentes peatonales.

NTC-4140 Edificios. Pasillos y corredores.

NTC-4143 Edificios. Rampas fijas.

NTC-4144 Edificios. Sealizacin.

NTC-4145 Edificios. Escaleras.

NTC-4201 Edificios. Equipamientos, bordillos, pasamanos y agarraderas.

NTC-4279 Vas de circulacin peatonal planas.

NTC-4695 Sealizacin para trnsito peatonal en el espacio pblico urbano.

NTC-2388 Smbolos para la informacin del pblico.

NTC-1867 Sistemas de seales contra incendio, instalaciones, mantenimiento y usos.

D. Otras normas
NFPA 101 de 2006 Life Satefy Code. (Cdigo de Seguridad Humana).

Standard on Disaster/Emergency Management and Business Continuity Programs.
NFPA 1600 de 2007 (Norma sobre manejo de Desastres, Emergencias y Programas para la Continuidad del
Negocio).
 16
Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias

II. Alcance

La presente Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias (la

Gua) es una herramienta de apoyo a todas las reas encargadas de la
preparacin para la atencin de las emergencias en las organizaciones
de carcter pblico y privado, con el nimo de que su respuesta pueda
articularse con las entidades del Sistema Distrital para la Prevencin y
Atencin de Emergencias (SDPAE), buscando mejorar el desempeo en
la administracin y atencin de emergencias de sus niveles estratgicos,
tcticos y operativos.

Esta Gua facilita la gestin de las organizaciones en la elaboracin o ac-

tualizacin de sus planes de emergencia y contingencias y se constituye
en documento de referencia para que sus integrantes conozcan y apliquen
las acciones necesarias para minimizar los riesgos y reducir las prdidas
que ocasionan este tipo de emergencias.
 17

III. Objetivos de la Gua

Objetivos de la Gua
A. General
Brindar las herramientas metodolgicas que permitan a las organizaciones di-
sear, actualizar e implementar los planes de emergencia y contingencias, con
el fin de dar una mejor respuesta a incidentes o emergencias tanto internas
como externas.

B. Especficos
1. Unificar la metodologa para la elaboracin de planes de emergencia y
contingencias en todo tipo de organizacin tanto de carcter pblico
como privado.

2. Facilitar la formulacin del Plan de Emergencia y Contingencias de las

organizaciones.

3. Facilitar la articulacin con las entidades del Sistema Distrital de Preven-

cin y Atencin de Emergencias (SDPAE).
 18
Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias
IV.
En este captulo se describen los aspectos bsicos
que debe contener un Plan de Emergencia y Contin-
gencias, los cuales deben tomarse en cuenta para el
desarrollo ptimo del plan.
A. Definicin
El Plan de Emergencia y Contingencias (el Plan) es
el instrumento principal que define las polticas, los
sistemas de organizacin y los procedimientos ge-
nerales aplicables para enfrentar de manera oportu-
na, eficiente y eficaz las situaciones de calamidad,
desastre o emergencia, en sus distintas fases, con
el fin de mitigar o reducir los efectos negativos o
lesivos de las situaciones que se presenten en la or-
ganizacin2.
B. Introduccin
La introduccin es el primer elemento del cuerpo o
texto del documento, en el cual se presenta y seala
la importancia y orientacin del Plan, el origen, los
antecedentes (tericos y prcticos), los objetivos, el
significado que el Plan tiene en el avance del campo
respectivo y la aplicacin. Adems, se mencionan
los alcances, las limitaciones y la metodologa em-
pleada3.
C. Justificacin
En la justificacin se pretende precisar los aspectos
que dieron lugar para la ejecucin del Plan; es de-
2. Decreto 332 del 2004, artculo 7. Planes de emergencia.
3. NTC 1486 (quinta actualizacin), 2002.
Marco terico
cir, definir el porqu de la elaboracin del Plan. Se
deben exponer los antecedentes, describir las nece-
sidades y explicar los motivos para la elaboracin
del plan.
D. Objetivos
1. General
La organizacin debe especificar la finalidad de la
elaboracin del Plan. En este se establece los linea-
mientos, la organizacin, los procedimientos y las
acciones generales aplicables para la atencin de
emergencias a nivel interno de la Organizacin.
2. Especficos
Los siguientes son algunos ejemplos que pueden
tenerse en cuenta al momento de definir los obje-
tivos especficos del Plan de Emergencia y Contin-
gencias:
Identificar y evaluar los riesgos que puedan ge-
nerar emergencias dentro y fuera de la organiza-
cin.
Comprobar el grado de riesgo y vulnerabilidad
derivados de las posibles amenazas.
Establecer medidas preventivas y de proteccin
para los escenarios de riesgo que se han identi-
ficado.
Organizar los recursos que la organizacin tiene,
tanto humanos como fsicos, para hacerle fren-
te a cualquier tipo de emergencias.

Ofrecer las herramientas cognitivas y conduc-
tuales necesarias que permitan ejecutar los pla-
nes de accin de manera segura para las perso-
nas expuestas a peligros.
Salvaguardar la vida e integridad de la comuni-
dad de la organizacin.
Preservar los bienes y activos de los daos que
se puedan generar como consecuencia de ac-
cidentes y emergencias, teniendo en cuenta no
slo lo econmico, sino lo estratgico para la
organizacin y la comunidad.
Garantizar la continuidad de las actividades y
servicios de la organizacin.
Articular la respuesta interna con el Sistema
Distrital de Prevencin y Atencin de Emergen-
cias (SDPAE).
Garantizar una mejor respuesta ante las emer-
gencias que se generen.
Disponer de un esquema de activacin con una
estructura organizacional ajustada a las necesi-
dades de respuesta de las emergencias.
E. Alcance
Se debe definir la cobertura del Plan de Emergencia
y Contingencias. De acuerdo con el Decreto 423 del
2006, artculo 18, el alcance de los planes puede
ser el siguiente:
- Distrital: constituye el marco general de coordi-
nacin y actuacin de las entidades distritales,
los entes privados y comunitarios para la aten-
cin de desastres y emergencias en Bogot.
- Local: define los niveles de coordinacin y ac-
tuacin de una alcalda local en desarrollo de las
responsabilidades que le hayan sido asignadas
en el Plan Distrital para la Prevencin y Atencin
de Emergencias.
- Institucional (organizacin): para toda aquella
empresa, entidad, institucin, establecimiento,
persona o actividad de carcter pblico o priva-
4. Clasificacin de riesgos segn lo estipulado en el Decreto 1607 de 2002 (31 de julio 2002) mediante el cual se modifica la Tabla de clasificacin
de actividades econmicas para el Sistema de Riesgos Profesionales.
5. Para este caso se refiere a la descripcin de las operaciones especficas del proceso productivo con entradas de materias primas y salidas de
productos y residuos.
19
do, natural o jurdico, cuyas actividades puedan
dar lugar a riesgos pblicos y quienes debern
implementar el Plan de Emergencia y Contingen-
cias, en el cual se establecen los niveles de coor-
dinacin y actuacin de las organizaciones frente
a la atencin y administracin de emergencias.
Es importante que las organizaciones acuerden los
mecanismos de integracin con el Sistema Distrital
de Prevencin y Atencin de Emergencias (SDPAE),
con el fin de dar una mejor respuesta frente a las
emergencias.
Marco terico
F. Informacin general
1. Informacin bsica de la organizacin
a. Las actividades que se desarrollan en la Organi-
zacin. Cada organizacin, segn su actividad
econmica4, debe enfocar las actividades de pre-
vencin y atencin de emergencias, dependiendo
de los procesos productivos internos y las mate-
rias primas e insumos utilizados y dispuestos.
Dependiendo de la actividad econmica, deben
describirse los procesos productivos de la or-
ganizacin por medio de diagramas, mapa de
procesos5, entre otros, con el fin de determinar
riesgos asociados a la actividad especfica.
b. Descripcin de la ocupacin. Es el nmero de
personas que usualmente ocupan las edifica-
ciones como trabajadores, contratistas (fija),
los visitantes y clientes (flotante), teniendo en
cuenta las caractersticas de estas personas
(edad, limitaciones fsicas, enfermedades), esta
informacin da pauta para que la organizacin
elabore el Plan de Emergencia y los planes de
contingencias a los que haya lugar.
c. Las caractersticas de las instalaciones. Es ne-
cesario evaluar las caractersticas propias de
las edificaciones como la red elctrica, los sis-
 20
Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias
temas de ventilacin mecnica, ascensores, s-
tanos, red hidrulica, transformadores, plantas
elctricas, escaleras, zonas de parqueo y otros
servicios o reas especiales de la planta fsica,
soportada con planos o diagramas que indiquen
y faciliten la ubicacin e interpretacin tcnica
de los sistemas analizados. Recuerde que en la
medida en que las instalaciones sean seguras,
mejorar la seguridad de sus ocupantes6.
En la ficha tcnica (ver anexo 1), se debe describir la
informacin general de la organizacin.
2. Georreferenciacin de la organizacin
(a nivel interno externo)
A nivel interno, se debe contar con los planos de
la organizacin, y basndose en ellos, elaborar un
mapa fsico (o diagrama) por pisos de las reas que
tenga, la ubicacin de las diferentes secciones o
dependencias, las entradas principales y alternas,
las vas aledaas a la organizacin, ubicacin de los
recursos internos, entre otros.
A nivel externo, se debe determinar la ubicacin de
la organizacin referente a su entorno, es decir, las
caractersticas del lugar donde se encuentra, zona
industrial, residencial, comercial, o mixta; adems,
los espacios de alta densidad poblacional como
colegios, iglesias, centros comerciales, centros de
atencin mdica, parques, y otras edificaciones que
se encuentren cerca de su organizacin y que pue-
dan generar riesgos adicionales, ubicacin de pun-
tos de reunin, hidrantes, entre otros.
Se debe contar con planos o mapas7 los cuales sir-
ven de referencia para hacer el diagnstico general
de amenazas, riesgos y vulnerabilidad, a nivel inter-
no como externo.
6. La Resolucin 1016 de marzo 31 de 1989, en el artculo 11 numeral 18, precisa que el diseo y construccin de edificaciones se debe hacer con
materiales resistentes, y vas de salida adecuadas para evacuacin. Adems, en la norma NSR 98 se reglamentan los criterios de construcciones
sismorresistentes, en el Decreto 074 del 2001 que modifica el Cdigo de Construccin de Bogot, D.C., y se identifican los lmites de microzoni-
ficacin ssmica.
7. Definicin de planos y mapas en el glosario de esta gua.
G. Anlisis de riesgo
En forma general, el anlisis o evaluacin de ries-
gos se define como el proceso de estimar la pro-
babilidad de que ocurra un evento no deseado con
una determinada severidad o consecuencias en la
seguridad, salud, medio ambiente y/o bienestar
pblico. Asimismo, se deber elaborar un Plan de
Emergencia y Contingencias que permita prevenir
y mitigar riesgos, atender los eventos con la su-
ficiente eficacia, minimizando los daos a la co-
munidad y al ambiente, y recuperarse en el menor
tiempo posible.
En una adecuada evaluacin se debe considerar la
naturaleza del riesgo, su facilidad de acceso o va de
contacto (posibilidad de exposicin), las caracters-
ticas del sector y/o poblacin expuesta (receptor),
la posibilidad de que ocurra y la magnitud de expo-
sicin y sus consecuencias, para, de esta manera,
definir medidas que minimicen los impactos que
puedan generarse. Dentro de este anlisis se deben
identificar los peligros asociados con los riesgos
mencionados, entendiendo a estos peligros como el
potencial de causar dao.
1. Objetivos especficos
Los objetivos especficos del anlisis de riesgos son
los siguientes:
Identificar y analizar los diferentes factores de
riesgo que involucren peligros potenciales que
podran afectar las condiciones socioambienta-
les de la organizacin.
Establecer con fundamento, en el anlisis de
riesgos, las bases para la preparacin del Plan
de Emergencia y Contingencias.

2. Metodologas
Existen diversas metodologas para desarrollar los
anlisis de riesgos. La seleccin de la metodologa
ms apropiada en cada caso depende de la disponi-
bilidad de informacin y del nivel de detalle que se
desee alcanzar. El primer paso en el anlisis de ries-
gos es la identificacin de actividades o amenazas
que impliquen riesgos durante las fases de construc-
cin, operacin/mantenimiento y cierre/abandono
de la organizacin.
Una vez identificadas las amenazas o posibles as-
pectos iniciadores de eventos, se debe realizar el
estimativo de su probabilidad de ocurrencia, en
funcin de las caractersticas especficas; ade-
ms, se debe realizar el estimativo de la severi-
dad de las consecuencias sobre los denominados
factores de vulnerabilidad que podran resultar
afectados (personas, medio ambiente, sistemas,
procesos, servicios, bienes o recursos, e imagen
empresarial).
A continuacin se mencionan algunas metodo-
logas utilizadas en el anlisis de riesgo de la or-
ganizacin. Aunque estos mtodos se presentan
a manera de ejemplo, existen en la literatura dife-
rentes mtodos cuya aplicabilidad depende de la
disponibilidad de informacin y del nivel de detalle
deseado:
a. Metodologa de colores (ver anexo 2).
b. Anlisis preliminar de riesgos basado en la me-
todologa Apell (ver anexo 3).
c. Mtodo semicuantitativo GHA (ver anexo 4).
Finalmente, se debe realizar el clculo o asignacin
del nivel de riesgo y determinar el nivel de planifi-
cacin requerido para su inclusin en los diferentes
planes de accin.
3. Identificacin de amenazas
Una amenaza o posible aspecto iniciador de eventos
en las fases de construccin, operacin y mante-
21
nimiento y abandono de la organizacin, se define
como una condicin latente derivada de la posible
ocurrencia de un fenmeno fsico de origen natural,
socio-natural o antrpico no intencional, que puede
causar dao a la poblacin y a sus bienes, a la in-
fraestructura, al ambiente y a la economa pblica y
privada.
A continuacin se tipifican algunos fenmenos que
pueden convertirse en amenazas:
Naturales: fenmenos de remocin en masa,
movimientos ssmicos, inundaciones, lluvias
Marco terico
torrenciales, granizadas, vientos fuertes y otros
dependiendo de la geografa y del clima.
Tecnolgicos: incendios, explosiones, fugas,
derrames, fallas estructurales, fallas en equi-
pos y sistemas, intoxicaciones, trabajos de alto
riesgo, entre otros.
Sociales: hurto, asaltos, secuestros, asonadas,
terrorismo, concentraciones masivas, entre
otros.
La descripcin debe detallarse al mximo posible,
y sta incluye el punto crtico en que la amenaza es
muy importante para la organizacin. Igualmente im-
portante, en la identificacin de la amenaza, definir
si es de origen interno o externo.
4. Estimativo de probabilidades
Una parte importante del anlisis de riesgo es el
estimativo de las probabilidades de ocurrencia de
los posibles incidentes y eventos. Cada vez cobra
mayor importancia la existencia de datos estads-
ticos de ocurrencia de eventos para complementar
el anlisis de riesgo. Normalmente, en este punto
se recurre a la consulta de bases de datos propias,
nacionales e internacionales para determinar la pro-
babilidad de ocurrencia de incidentes o eventos; se
puede definir una escala sencilla de probabilidad
alta, media o baja o una escala de mayor detalle que
incluya probabilidades muy altas, altas, medias, ba-
jas y muy bajas. Para cada caso se debe definir la
calificacin para cada probabilidad.
 22
Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias
5. Estimativo de la vulnerabilidad en
funcin de la severidad de
consecuencias
La vulnerabilidad es una caracterstica propia de un
elemento o grupo de elementos expuestos a una
amenaza, relacionada con su incapacidad fsica,
econmica, poltica o social de anticipar, resistir y
recuperarse del dao sufrido cuando opera esa ame-
naza. Es el grado relativo de sensibilidad que un sis-
tema tiene respecto a una amenaza determinada.
La severidad de las consecuencias de un evento se
evala segn los factores de vulnerabilidad y se ca-
lifica dentro de una escala que establece diferentes
niveles.
Los factores de vulnerabilidad dentro de un anlisis
de riesgos permiten determinar cules son los efec-
tos negativos que, sobre un escenario y sus zonas
de posible impacto, pueden tener los eventos.
Para efectos del anlisis de riesgos de la organiza-
cin, se consideran los siguientes factores de vul-
nerabilidad:
Personas: se refiere al nmero y clase de afec-
tados (empleados, personal de emergencia y la
comunidad); considera tambin el tipo y la gra-
vedad de las lesiones.
Medio ambiente: incluye los impactos sobre
cuerpos de agua, fauna, flora, aire, suelos y co-
munidad a consecuencia de la emergencia.
Bienes o recursos: representados en instala-
ciones, equipos, producto, valor de las opera-
ciones de emergencia, indemnizaciones, entre
otros.
Imagen: califica el nivel de deterioro de la ima-
gen corporativa de la Organizacin, como con-
secuencia de posibles eventos.
Sistemas, procesos o servicios: se refiere a la
afectacin de la actividad econmica que reali-
za la Organizacin.
6. Clculo del riesgo
El riesgo se define como el dao potencial que, so-
bre la poblacin y sus bienes, la infraestructura, el
ambiente y la economa pblica y privada, pueda
causarse por la ocurrencia de amenazas de origen
natural, socionatural o antrpico no intencional, que
se extiende ms all de los espacios privados o ac-
tividades particulares de las personas y organizacio-
nes y que por su magnitud, velocidad y contingencia
hace necesario un proceso de gestin que involucre
al Estado y a la sociedad.
De igual manera, el riesgo (R) se define en funcin
de la amenaza y la vulnerabilidad como el producto
entre probabilidad (P) y severidad (S) del escenario
y permite establecer la necesidad de la adopcin de
medidas de planificacin para el control y reduccin
de riesgos.
Riesgo bajo significa que este escenario no repre-
senta una amenaza significativa y consecuentemen-
te no requiere un plan especial.
Riesgo medio o tolerable significa que se deberan
implementar medidas para la gestin del riesgo.
Para el nivel de planificacin, un plan de carcter
general es suficiente para tomar las medidas pre-
ventivas correspondientes.
Riesgo alto representa una amenaza significativa
que requiere la adopcin de acciones prioritarias e
inmediatas en la gestin de riesgo. Es importante
que este plan considere los aspectos de prevencin,
mitigacin y contingencias que contempla cada uno
de estos escenarios.
7. Priorizacin de escenarios
Los resultados del anlisis de riesgos permiten de-
terminar los escenarios en los que se debe priorizar
la intervencin. Las matrices de severidad del riesgo
y de niveles de planificacin requeridos, permiten
desarrollar planes de gestin con prioridades res-
pecto a las diferentes vulnerabilidades.
Las medidas que deben implementarse de acuerdo
con los niveles de planificacin requeridos se inclui-
rn en el Plan de Emergencia y Contingencias.
El Plan de Emergencia y Contingencias incluye di-
versos planes con las medidas de prevencin, mi-

tigacin y control durante las diferentes etapas del
proyecto, que garantizan un manejo eficiente y con-
trol oportuno de las amenazas y riesgos asociados a
la organizacin.
El anlisis de riesgos se basa en criterios cualita-
tivos, semicuantitativos y en datos estadsticos ge-
nerales, y constituye un anlisis inicial de los riesgos
asociados a las fases de construccin, operacin,
mantenimiento y abandono del proyecto. Si las ins-
talaciones no se encuentran operando es importante
que, una vez definidas las condiciones finales para
estas fases, se afinen las consideraciones de acuer-
do con las especificaciones del diseo final, antes
del inicio de la fase de construccin (por el contra-
tista de construccin) y antes de iniciar la operacin
de las instalaciones.
8. Medidas de intervencin
Las medidas de intervencin (deben ser socializa-
das y coordinadas por el jefe de Emergencias en los
diferentes niveles de la organizacin) pueden ser de
prevencin (afecta la amenaza) y mitigacin o pro-
teccin (afecta la vulnerabilidad).
H. Esquema organizacional para la
atencin de emergencias
1. Estructura organizacional
En la estructuracin del Plan de Emergencia y Con-
tingencias es necesario asignar funciones, respon-
sabilidad y autoridad para tomar decisiones y ejecu-
tar acciones que conduzcan al control del escenario
de una emergencia.
8. Oficina de Asistencia para Desastres( 2003). Sistema Comando de Incidentes. Agencia para el Desarrollo Internacional de los Estados Unidos de
Amrica USAID/ OFDA.
23
El esquema organizacional para las emergencias
debe ser propio para cada organizacin, y depende
del anlisis de riesgos y la informacin especfica
del escenario de riesgos, el nmero de personas dis-
ponibles y la complejidad que la organizacin desee
implementar.
En el Distrito, se ha implementado la estructura
organizacional dentro de la organizacin, segn un
sistema organizado, sistemtico y unificado; sin
embargo, buscando la articulacin con el SDPAE, se
debe tener en cuenta que a nivel distrital se estable-
ci el Sistema Comando de Incidentes (SCI)8, como
Marco terico
modelo organizacional.
Este sistema de administracin involucra acciones
preventivas, de preparacin, de respuesta, recupe-
racin y mitigacin de las emergencias, as como
el apoyo interinstitucional, sin importar la clase, el
tamao o la magnitud de las mismas. Esto quie-
re decir que el manejo exitoso en la escena de un
incidente depende de una estructura bien definida
que est planeada en procedimientos normalizados
o estandarizados de operacin, prcticas rutinarias
y usos en todos los incidentes. Una operacin sin
un sistema de comando del incidente conduce a un
mal uso de los recursos y pone en peligro la salud y
seguridad del personal de respuesta.
En un SCI, una persona tiene a cargo un incidente
y es quien orienta el despliegue del personal y los
equipos. El SCI organiza al personal y las tareas de
forma que la persona encargada no est sobreocu-
pada, facilita la comunicacin, los reportes y el es-
tablecimiento de una cadena de comando entre el
personal (ver grfica 4.1 y anexo 5).
 24
Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias

Grfica 4.1. Estructura organizacional para la atencin de emergencias

 25

a. Funciones del SCI de los planes de accin, planes de contingencias y

del plan en general.
Las funciones y los responsables se definen segn
la estructura organizacional propuesta, en cada uno Del Staff de comando (ver cuadro 4.1)

Cuadro 4.1

Componente Funciones

Brindar informacin a la comunidad de la organizacin

sobre la atencin de emergencias.
Realizar el anlisis de riesgo de la organizacin.

EMERGENCIA
ANTES DE LA
Programar jornadas de capacitacin.

Marco terico
Realizar acciones de intervencin y mitigacin sobre
los riesgos identificados en el anlisis de riesgo.
Desarrollar ejercicios de entrenamiento (simulaciones
y simulacros).

Evaluar las prioridades del incidente o emergencia.

Determinar los objetivos operacionales.
EMERGENCIA
DURANTE LA

Comandante de incidente Desarrollar y ejecutar los planes de accin.

o Desarrollar una estructura organizativa apropiada.
Jefe de emergencias Mantener el alcance de control.
S TA F F D E C O M A N D O

Administrar los recursos, suministros y servicios.

Mantener la coordinacin.
DESPUS DE LA

Auditar el resultado de las medidas de actuacin pre-

EMERGENCIA

vistas en el plan para analizarlas y evaluarlas.

Coordinar la recoleccin de los informes de daos y
prdidas ocasionados por el incidente o emergencia.
Elaborar informe final.

Garantizar el aseguramiento de la zona de impacto

para el cumplimiento de los operativos de respuesta a
EMERGENCIA
DURANTE LA

la emergencia velando por el control de la situacin.

Seguridad operacional Vigilar y evaluar las situaciones peligrosas e insegu-
ras.
Garantizar la seguridad de los grupos o brigadas de
emergencia.

Obtener un reporte rpido del Comandante de inciden-

te.
EMERGENCIA
DURANTE LA

Identificar a los representantes de cada una de las or-

Enlace ganizaciones, incluyendo su comunicacin y las lneas
de informacin.
Responder a las solicitudes del personal del incidente
para establecer contactos con otras organizaciones.
Contina
 26
Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias

Contina

Componente Funciones
COMANDO
S TA F F D E

Formular y emitir la informacin acerca del incidente

EMERGENCIA
DURANTE LA
a los medios de prensa, otras instituciones u organiza-
Informacin pblica ciones relevantes externas.
Respetar las limitaciones para la emisin de informa-
cin que imponga el comandante de incidente.

Del staff general (ver cuadro 4.2)

Cuadro 4.2

Jefe de seccin Unidad Funciones

SITUACIONAL

Recolectar y organizar la informacin acerca del estado

de la situacin del incidente.

Mantener los archivos completos y precisos del inciden-

SECCIN DE PLANIFICACIN

te.
DOCUMENTACIN

Proporcionar servicios de fotocopiado al personal del in-

Supervisar la preparacin cidente.
de los Planes de Accin. Empacar y almacenar los archivos del incidente para
Proporcionar prediccio- cualquier finalidad legal, analtica o histrica.
nes peridicas acerca del Consolidar informacin de todas las ramas y unidades
potencial del incidente. de la estructura organizacional del incidente.
Organizar la informacin
acerca de estrategias al- Establecer todas las actividades de registro de recursos,
ternativas. suministros y servicios para el incidente.
Compilar y distribuir infor- Preparar y procesar la informacin acerca de los cam-
macin acerca del estado bios en el estado de los recursos, suministros y servi-
RECURSOS

del incidente. cios en el incidente.

Preparar y mantener todos los anuncios, cartas y listas
que reflejen el estado actual y ubicacin de los recursos,
suministros y servicios para el transporte y apoyo a los
vehculos.
Mantener una lista maestra de registro de llegadas de
los recursos, suministros y servicios para el incidente.

Contina
 27

Contina

Jefe de seccin Rama Funciones

Elaborar y actualizar los
Desarrollar los componentes operacionales de los pla-
OPERACIONES

planes de accin segn

SECCIN DE

nes de accin.

PLAN DE ACCIN
el apartado IV.I de esta
Gua. Asignar el personal de operaciones de acuerdo con los
Mantener informado al planes de accin, con sus respectivos jefes o coordina-
Comandante de incidente dores.
acerca de las actividades Supervisar las operaciones.
especiales, incidente y Determinar las necesidades y solicitar recursos, sumi-
ocurrencia. nistros o servicios adicionales.

Marco terico
Supervisar las acciones Identificar y adquirir los suministros que la entidad re-
de abastecimiento, re- quiere para su operacin.
APROVISIONAMIENTO9

cepcin, almacenamien- Realizar las actividades necesarias para recibir todo tipo
to, control y manejo de de suministro ya sea por prstamo, donacin, compra o
inventarios. reintegro.
Coordinar las acciones Realizar todas las actividades necesarias para guardar y
de ingreso del pedido o conservar suministros en condiciones ptimas de cali-
solicitud de suministros, dad y distribucin interna en la bodega, desde que llegan
aislamiento de los sumi- hasta que se requieren por el cliente final.
nistros, transporte y en- Asegurar la confiabilidad de las existencias de suminis-
SECCIN DE LOGSTICA

trega. tros.

Recibir, procesar y priorizar los pedidos de suministros y

DISTRIBUCIN10

servicios para su posterior alistamiento o preparacin.

Supervisar servicios y Acondicionar de manera adecuada los suministros que
necesidades de apoyo satisfagan las necesidades de los clientes.
para las operaciones pla- Hacer llegar los suministros al sitio donde son necesa-
nificadas y esperadas, rios.
tales como: instalaciones,
informtica, medios de Identificar los servicios y necesidades de apoyo para las
transporte, sistema de co- operaciones planificadas y esperadas, tales como: ins-
municacin y personal. talaciones, informtica, medios de transporte, sistema
SERVICIOS11

Mantener un registro de de comunicacin y personal.

actividades de esta sec- Determinar el nivel de servicios requeridos para apoyar
cin e informar al Coman- las operaciones.
dante de incidente. Revisar los planes de accin.
Notificar a la unidad de recursos acerca de las unidades
de la seccin de logstica que sean activadas, incluyen-
do nombres y ubicaciones del personal asignado.

Contina

9. PEB DPAE (2007). Gua para el manejo logstico de emergencias. PEB, DPAE, Bogot. pp. 9 39.
10. Ibd. pp. 40 54.
11. Ibd. pp. 55 75.
 28
Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias

Contina

Jefe de seccin Rama Funciones

SECCIN DE ADMINISTRACIN

Justificar, controlar y registrar todos los gastos, y man-

tener al da la documentacin requerida para gestionar
Responsable de recopilar reembolsos.

COSTOS Y PRESUPUESTOS
toda la informacin de los Desarrollar un plan operativo para el funcionamiento de
FINANZAS

costos y de proporcionar las finanzas en el incidente.

presupuestos y recomen- Mantener contacto diario con las instituciones respecto
daciones de ahorros en el a asuntos financieros.
costo. Asegurar que todos los registros del tiempo del perso-
Informar al Comandante nal sean transmitidos a la institucin de acuerdo con las
de incidente de las accio- normas establecidas.
nes que se han realizado Informar al personal administrativo sobre todo asunto de
en esta seccin. manejo de negocios del incidente que requiera atencin
y proporcionarles el seguimiento antes de dejar el inci-
dente.

b. Base de datos cin o las entidades de su localidad (Comit Local

Es el consolidado de informacin del personal de la
entidad, que permitir no slo realizar la activacin
necesaria en caso de ser requerida para dar una
atencin oportuna a la emergencia sino adems co-
nocer la informacin familiar inmediata, que permita
garantizar condiciones de seguridad y bienestar que
redunden en la tranquilidad de los integrantes de la
entidad que estn apoyando la emergencia.
En esta base de datos es importante identificar a
las personas que por sus condiciones o caracters-
ticas (nios, ancianos, limitados fsicos o mentales,
gestantes, entre otros) requieren de un manejo es-
pecial.
Este debe ser un formato en el que se identifique
el nombre, telfonos, celulares, avanteles, correo
electrnico, datos de familiares, entre otros. Adi-
cionalmente, se deben identificar las entidades que
forman parte del SDPAE12 aledaas a su organiza-
de Emergencias, CLE13) y generar un directorio tele-
fnico externo de apoyo (ver anexo 6).
El responsable de esta base de datos en la estruc-
tura organizacional para la atencin de emergencias
es el Jefe de logstica.
2. Procedimiento de coordinacin segn ni-
veles de emergencia
A nivel distrital se define la clasificacin de emer-
gencias14, la cual busca guiar la primera respuesta y
facilitar la organizacin rpida de las entidades ope-
rativas del SDPAE, mediante una escala ascendente
de cinco (5) niveles de complejidad. Esta clasifica-
cin tiene como finalidad establecer la magnitud y
complejidad de la emergencia en curso.
En el caso de las organizaciones, es importante que
cada una construya sus propios niveles de emergen-

12. Decreto 332 del 2004, Por el cual se organiza el rgimen y el sistema para la prevencin y atencin de emergencias en Bogot D.C. Captulo III
13. Artculo 32 del Decreto 332 del 2004.
14. Resolucin 137 del 2007 del FOPAE. Se adopta el Plan de Emergencias de Bogot - PEB.

cias, para el desarrollo de los procedimientos inter-
nos de respuesta que se definen en los planes de
accin.
De igual forma, la estructura organizacional para
la atencin y administracin de emergencias est
Grfica 4.2
Diagrama de flujo Acciones Responsable
Se presenta el incidente o emergencia
Se activa el Plan de Emergencias
de la organizacin
Se superan las capacidades
operativas de su plan de
emergencias?
Control del
evento
Se requiere apoyo del SDPAE?
Se activa el SDPAE.
Control del evento
29
directamente relacionada con los niveles de emer-
gencias establecidos. La estructura se ampla o se
contrae segn el nivel definido.
a. Procedimiento general de articulacin con
el SDPAE (ver grfica 4.2)
Marco terico
Se identifica el tipo de incidente o Organizacin
emergencia.
Se activan los planes de contin- Organizacin
gencias y de accin.
Evaluar la situacin, si se supe-
ran las capacidades operativas y
existen posibilidades de generar Organizacin
impactos negativos tanto a su or-
ganizacin como a la comunidad
aledaa.
Se desarrollan los planes de con-
tingencias y de accin. Organizacin
Control de la situacin.
Requiere apoyo externo.
Se informa al SDPAE por medio de
la lnea 123. Organizacin
Directorio telefnico.
Se activa el SDPAE, segn los re-
querimientos del evento. SDPAE
Evaluar la situacin y se controla
por medio de los protocolos distri- SDPAE
tales de respuesta.
 30
Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias
Es de suma importancia que las organizaciones den
a conocer su Plan de Emergencia y Contingencias,
ante el Comit Local de Emergencias (CLE)15, del
cual forman parte, y prestar apoyo cuando ste lo
requiera.
b. Comits de Ayuda Mutua (CAM)
El CAM es un trabajo conjunto con organizaciones
localizadas en la misma zona geogrfica y con el res-
pectivo CLE, el cual puede ser fortalecido mediante
mecanismos de ayuda mutua. Lo importante de esta
articulacin es familiarizar a la organizacin con una
estrategia que complemente su Plan de Emergencia
y Contingencias.
Los principios en los que se fundamenta el Plan de
Ayuda Mutua (PAM) son:
Instaurar un convenio de ayuda mutua entre las
organizaciones, suscrito a nivel gerencial y/o
como compromiso de asociacin.
Delimitacin de los suministros, recursos y
servicios para la atencin de emergencias, que
cada organizacin est dispuesta a facilitar para
el servicio de los dems sin deterioro de las
condiciones mismas de seguridad.
Compromiso de compensacin econmica o
reintegro de los materiales o equipos consu-
midos, daados o deteriorados en el control de
una emergencia por una organizacin en benefi-
cio de las otras.
Entre las funciones del CAM se definen:
Analizar la situacin, gravedad, riesgos poten-
ciales de activacin y reactivacin de la emer-
gencia.
Planificar y coordinar las acciones de control de
la emergencia.
Plantear estrategias para enfrentar la emergen-
cia.
Determinar la necesidad y coordinar la interven-
cin de los grupos de apoyo.
15. Articulo 32 del Decreto 332 del 2004. El Comit Local de Emergencia CLE. En cada una de las localidades del Distrito funcionar, como instancia
de coordinacin y consulta de la administracin local.
Tener a la mano el inventario de los recursos,
suministros y servicios de ayuda disponibles
para la emergencia.
Facilitar los recursos, suministros y servicios de
ayuda mutua disponibles para cada organizacin
y requeridos por el director de la emergencia.
Evaluar los daos producidos.
I. Planes de accin
En los planes de accin se definen las metas, los
objetivos, procesos y procedimientos por desarrollar
en un incidente o emergencia especifica, en un pe-
rodo especfico, determinando los recursos, sumi-
nistros y servicios por utilizar y los responsables de
cada accin. Cada plan debe contener los siguientes
aspectos (ver anexo 7)
1. Coordinador. Nombre del responsable principal
de la coordinacin del Plan de accin.
2. Coordinacin. Se define la estructura organiza-
cional de coordinacin de la atencin del Plan
de accin. Se establecen con exactitud los ni-
veles donde se articulan o sincronizan esfuer-
zos de unidades individuales o de unidades ms
complejas.
3. Funciones en el desarrollo normal de la activi-
dad. Se mencionan las acciones del desarrollo
cotidiano de la organizacin o actividad.
4. Funciones en caso de emergencia. Se describen
las acciones y mecanismos de la Organizacin,
antes, durante y despus de la ocurrencia de
una emergencia, para ser efectiva la coordina-
cin en cada uno de los niveles.
5. Seguimiento y control del plan. Una vez imple-
mentado el Plan de accin, se definen todas las
acciones de seguimiento y control del mismo.
6. Capacitacin. Se describen las capacitaciones
que se tienen en el momento del desarrollo del

Plan de accin. En caso de no tener ningn
tipo de capacitacin referente al plan, definir,
en el Plan de capacitacin e implementacin
las necesidades de capacitacin de la organi-
zacin.
1. Plan general. Jefe de emergencias
Este plan corresponde a la Coordinacin general del
Plan de emergencia y contingencias en el desarrollo
normal de la actividad y en caso de Emergencia, de
los planes que se mencionan en los numerales 2 al
7 de este literal I. (Los recursos, suministros y ser-
vicios de estos planes deben estar referenciados en
un plano, ubicado en distintas partes de la organiza-
cin, para su respectiva divulgacin).
2. Plan de seguridad
Este plan corresponde a la coordinacin de la se-
guridad fsica del lugar en lo referente al manejo de
entradas y salidas, y en general al cuidado de bienes
y servicios.
3. Plan de atencin mdica y primeros
auxilios
Este componente del Plan de Emergencia y Contin-
gencias, se orienta a prestarles a las vctimas aten-
cin prehospitalaria en el lugar del incidente (ya sea
en emergencia o desarrollo normal del incidente) y
a posibilitar la derivacin de las que as lo requie-
ran a centros de atencin especializada. En caso de
emergencia, este plan opera mientras llega la ayuda
institucional (principalmente Secretara de Salud), y
sirve de apoyo a sta cuando se haga presente en
el lugar.
4. Plan de contraincendios
Como componente del Plan de Emergencia y Contin-
gencias, establece una Brigada de contraincendios
a cargo de la organizacin, debidamente entrenada
y equipada, la cual podr ser apoyada por el Cuer-
po Oficial de Bomberos de Bogot, en la respuesta
interna para el control de incendios y emergencias
asociadas.
31
5. Plan de evacuacin
Este plan se refiere a todas las acciones necesarias
para detectar la presencia de un riesgo que ame-
nace la integridad de las personas, y como tal co-
municarles oportunamente la decisin de abandonar
las instalaciones y facilitar su rpido traslado hasta
un lugar que se considere seguro, desplazndose a
travs de lugares tambin seguros.
Particularmente, el Plan de evacuacin debe conte-
ner (ver anexo 8):
Marco terico
1. Objetivos. Definir la finalidad del Plan de eva-
cuacin y sus alcances.
2. Esquema organizacional. Establecer la estructu-
ra de coordinacin y atencin de las acciones
de evacuacin en la organizacin.
3. Procedimientos (para coordinadores y ocupan-
tes). Definir: los mecanismos y pasos por seguir
para hacer efectiva la evacuacin de la organi-
zacin; los procedimientos para los coordinado-
res y ocupantes internos y externos de la or-
ganizacin, en los que se incluyen las acciones
especiales antes de evacuar.
4. Recursos. Mencionar los suministros, servicios
y recursos entre los cuales se deben definir:
mecanismos, alertas y notificaciones; puntos
de encuentro y control; rutas de evacuacin;
sistema de alarma (recomendar el tipo); sea-
lizacin; comunicaciones; iluminacin; diagra-
mas; instructivos, entre otros.
5. Capacitacin. Describir las capacitaciones que
se tienen en el momento del desarrollo del Plan
de evacuacin. En caso de no tener ningn tipo
de capacitacin referente al plan, definir, en el
Plan de capacitacin e implementacin, las ne-
cesidades de la organizacin (charlas, cursos,
simulaciones, simulacros, otros.).
6. Supervisin y auditoras. Una vez implementado
el Plan de evacuacin, definir todas las acciones
de supervisin y auditora del Plan de evacua-
cin.
 32
Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias
7. Actualizacin. Definir la fecha de actualizacin
del Plan de evacuacin y qu tipo de modifica-
ciones se le realizaron a ste.
Es conveniente tener un plano donde se ubiquen los
recursos, vas de evacuacin, sealizacin, puntos para el control de las emergencias, segn la identi-
de encuentro, entre otros aspectos. Este debe estar
instalado en lugares especficos de fcil visibilidad
para su divulgacin.
En este plan de accin se debe definir un proce-
dimiento especfico para las personas vulnerables,
que por sus condiciones o caractersticas (nios,
ancianos, limitados fsicos o mentales, gestantes,
entre otros) requieran un manejo especial (ver
anexo 14).
6. Plan de informacin pblica
Este componente del Plan de Emergencia y Contin-
gencias, tiene como finalidad manejar y orientar la
informacin entregada a las personas antes, durante
y despus de la emergencia. Incluye el manejo de
personas perdidas.
Es de suma importancia divulgar a los familiares,
allegados y/o medios de comunicacin, de una ma-
nera centralizada, coordinada y oportuna, la informa-
cin sobre el estado y ubicacin de las personas que
estn o no afectadas por los incidentes, en caso de
una emergencia.
7. Plan de atencin temporal de los
afectados. Refugio
Como componente del Plan de Emergencia y Con-
tingencias, su finalidad es facilitar, en un rea es-
pecficamente asignada para ello, la asistencia a las
personas que por sus condiciones o caractersticas
(nios, ancianos, limitados fsicos o mentales, en-
tre otros) requieren asistencia temporal a raz de la
situacin de emergencia, mientras sus familiares o
allegados se hacen cargo de ellos.
J. Anlisis de suministros, servicios
y recursos
Hay que realizar un inventario de los suministros,
servicios y recursos existentes en la organizacin
ficacin y priorizacin de las amenazas y las necesi-
dades de ejecucin de los planes de accin y planes
de contingencias.
Los suministros: son elementos humanitarios o de
emergencia como productos, materiales y equipos
utilizados por las organizaciones para la atencin de
los desastres, emergencias y necesidades de la po-
blacin afectada.
Los servicios: son todos aquellos requerimientos
vitales para la ptima respuesta a una emergencia
como: medios de transporte, medios de comunica-
cin, informtica, instalaciones y personal.
Los recursos pueden ser:
Financieros: cuenta con un rubro presupuestario
que cubre las necesidades para emergencias.
Tcnicos: tiene el equipamiento apropiado para
enfrentar las emergencias.
Humanos: dispone de personal de emergencias
entrenado, organizado y dotado.
Es importante que se identifiquen los suministros,
servicios y recursos tanto a nivel interno como ex-
terno de la organizacin (ver anexo 9).
A nivel interno: cuanto menos recursos se tenga
dentro de la organizacin, la vulnerabilidad es
mayor. Se debe disponer de los recursos y equi-
pos necesarios para enfrentar las emergencias
y as mejorar su autosuficiencia y capacidad de
reaccin.
A nivel externo: contar con recursos externos
facilita las acciones de control de las emergen-
cias; por ejemplo, los hidrantes pblicos, los
centros de reserva administrados por los Co-

mits Locales de Emergencias (CLE), los recur-
sos y equipos que las organizaciones aledaas
o pertenecientes al Comit de Ayuda Mutua
(CAM), pueden ofrecer y apoyar para el control
de las emergencias que se presenten.
Para la administracin ptima de los recursos en la
atencin de emergencias, se recomienda implemen-
tar un proceso interno de manejo logstico de sumi-
nistros, personal y servicios de apoyo16.
K. Planes de contingencias
Son los documentos en los cuales se definen polti-
cas, se establecen el esquema de organizacin y los
mtodos para enfrentar cada amenaza especfica
identificada en la organizacin; por tanto, son un
componente del Plan de Emergencia y Contingen-
cias cuando se requiere (ver anexo 10).
1. Objetivos
Los objetivos de un plan de contingencias deben
dirigirse a puntualizar el sistema de organizacin y
los procedimientos especficos por punto crtico
para enfrentar situaciones de calamidad, desastre o
emergencia, en un lugar y perodo determinados o
para unas condiciones puntuales que se presenten
en la organizacin.
2. Alcance
El alcance de un plan de contingencias est dirigido
al personal de la organizacin, el cual debe ejercer la
coordinacin y toma de decisiones requeridas para
la administracin y atencin del(los) incidente(s)
ocasionado por la(s) amenaza(s) especfica(s)
identificada(s) en la organizacin.
3. Sistema de alerta
Las alertas son actos declaratorios de la situacin
de inminencia de ocurrencia de eventos constituti-
16. Ibd. pp. 9 75.
17. Decreto 332 de 2004, artculo 18.
33
vos de desastre, calamidad o emergencia, a fin de
que se proceda oportunamente a activar los planes
de accin preestablecidos en la organizacin17.
Todo estado de alerta debe contemplar las siguien-
tes caractersticas:
Debe ser concreto, accesible y coherente, con
informacin clara sobre el proceso generador de
riesgo (amenaza).
Debe ser inmediato y promover la accin gil e
inmediata del personal de respuesta interno y
externo si se requiere.
Marco terico
Debe expresar las consecuencias de no atender
la alerta, tanto para el personal de la organiza-
cin como para los grupos de respuesta exter-
nos.
As mismo, con el propsito de activar oportuna-
mente los planes de accin (literal I), las alertas se
pueden clasificar en estos niveles:
Nivel I. Alerta verde. En este nivel se definen
todas las acciones de prevencin vigilancia,
y se declara cundo las expectativas de un
fenmeno permiten prever la ocurrencia de un
incidente de carcter peligroso para la organi-
zacin, toda vez que existen las condiciones
para que se presente un proceso generador de
riesgo y se aplica a situaciones controladas sin
afectacin de las condiciones normales de la
comunidad. Los grupos de respuesta de la orga-
nizacin se encuentran en fase de preparacin y
capacitacin.
Nivel II. Alerta amarilla. Este nivel define las
acciones de preparacin seguimiento, cuando
estn crendose condiciones especficas, po-
tencialmente graves, para un proceso genera-
dor del riesgo.
En este nivel se debe realizar tanto el alista-
miento de los recursos, suministros y servicios
necesarios como la identificacin de las rutas
 34
Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias

de ingreso y egreso para que intervengan de b. Recursos

acuerdo con la evolucin del incidente, los gru-
pos de respuesta de la organizacin, permitien-
do suponer adems que el fenmeno no podr
ser controlado con los recursos habituales dis-
puestos para estos efectos.
Una vez identificadas las amenazas en la organiza-
cin, se deber definir el equipamiento requerido
para la apropiada respuesta a los incidentes que
puedan presentarse como consecuencia de stas.

Nivel III. Alerta naranja. En este nivel se de-
sarrollan las acciones de alarma respuesta
programada, cuando se han concretado las
condiciones necesarias para que se presente
el incidente y slo sea cuestin de minutos u
horas su manifestacin.
Nivel IV. Alerta roja. En este nivel se desarro-
llan las acciones de respuesta inmediata, toda
vez que o se tiene la manifestacin del inciden-
te o es inminente que ste ocurra, produciendo
efectos adversos a las personas, los bienes, la
propiedad o el ambiente.
a. Procedimientos y acciones
Un procedimiento es el modo de ejecutar determi-
nadas acciones que suelen realizarse de la misma
forma, con una serie comn de pasos claramente
definidos, permitiendo realizar un trabajo correcta-
mente.
Por lo anterior, estos procedimientos debern defi-
nirse e implementarse en los planes de accin pre-
establecidos en la organizacin para la oportuna res-
puesta ante la ocurrencia de un incidente especfico,
definidos en el literal I.
Es importante anotar que este equipamiento debe
ir relacionado con el anlisis realizado previamente,
segn lo descrito en el literal J.
c. Suministros y servicios
En este aspecto, la organizacin debe identificar y
definir los elementos y servicios requeridos para so-
portar la respuesta al incidente, de acuerdo con el tipo
de incidente, y con la(s) amenaza(s) identificada(s)
y con el anlisis realizado en el literal J.
L. Programa de capacitacin
Es necesario que la organizacin cuente con un plan
de capacitacin y entrenamiento continuo dirigido
tanto al personal involucrado en el plan, responsable
de la atencin de la emergencia, como a todas las
personas que no actan directamente en la respues-
ta y que forman parte de la organizacin, por ejem-
plo, el personal de servicios generales, vigilancia,
entre otros (ver anexo 11).
Se recomienda que las capacitaciones y los entrena-
mientos de los grupos de respuesta y de las personas
responsables de la operacin de la organizacin sean,
segn las necesidades, identificadas en los planes de
accin. Se proponen las siguientes principalmente:

Salud y primeros auxilios. Manejo de apoyo logstico.

Contraincendios. Seguridad industrial.
Evacuacin. Manejo de comunicaciones.
Conocimiento de gestin del riesgo. Liderazgo de los responsables de Emergencia.
Sistema de Comando de Incidentes (SCI). Evaluacin de dao y anlisis de necesidades
Operacin de puntos prioritarios de respuesta. (EDAN).

La capacitacin y entrenamiento implica, adems, la
generacin de documentos, cartillas, folletos, pan-
fletos y cualquier informacin escrita de soporte a
las actividades por desarrollar, lo cual genera costos
que deben tomarse en cuenta para la implementa-
cin.
M. Implementacin
Se debe disear la programacin de actividades
especficas de la preparacin e implementacin del
plan y proyectarlas a corto, mediano o largo plazo.
Cada actividad implica unos costos y medios nece-
sarios, los cuales deben evaluarse y contemplarse
(ver anexo 12).
Este programa incluye una serie de actividades ne-
cesarias para su implementacin; algunas de ellas
son:
Acciones de divulgacin del plan, en todos los
niveles de la organizacin.
Desarrollo de ejercicios de simulacin y simula-
cros18, peridicamente.
Adquisicin de recursos y elementos comple-
mentarios.
Elaboracin de la base de datos y actualizacin
peridica de la misma.
Definir el Plan de capacitacin.
Actividades de seguimiento, evaluacin y ajus-
tes del plan.
N. Auditora
La auditora es el proceso sistemtico, independien-
te y documentado para obtener evidencias y eva-
luarlas de manera objetiva, a fin de determinar hasta
qu punto cumple las polticas, los procedimientos
18. DPAE (2008). Guas para el desarrollo de simulaciones y simulacros. DPAE, Bogot.
35
o requisitos de referencia del Plan de Emergencia y
Contingencias de la organizacin (ver anexo 13).
Conviene desarrollar actividades de auditora con
personal interno y externo de la organizacin. Los
aspectos que se obtienen de las auditoras son pro-
ductos para la actualizacin del Plan de Emergencia
y Contingencias.
O. Actualizacin
Posterior a la implementacin o a la auditora del
Plan de Emergencia y Contingencias, ste puede so-
Marco terico
meterse a modificaciones o cambios, proceso que
debe ejecutarse en forma continua.
La actualizacin deber realizarse peridicamente
o cuando se presente un cambio que signifique un
proceso de reajuste al documento en los aspectos
principales del plan y se deber informar a toda la
organizacin de los cambios respectivos.
El proceso de seguimiento al plan debe efectuarse
mediante una bitcora o sistema de informacin y
control, que permita conocer el progreso y los cam-
bios realizados a la estructura del Plan, de acuerdo
con las evaluaciones desarrolladas y sus activida-
des. Debe existir un responsable del seguimiento al
plan, quien peridicamente informar a los relacio-
nados de las actividades ejecutadas y los diferentes
aspectos de modificacin y control.
P. Anexos
Son todos aquellos documentos, formatos, planos,
mapas, diagramas de procesos, entre otros elemen-
tos, que complementan el cuerpo del plan y que se
relacionan, directa o indirectamente, con el mismo.
 36
Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias

V. Formulacin del Plan de

Emergencia y Contingencias
Cuadro 5.1
Diagrama de proceso Actividades / Responsable
Documentos de apoyo

INICIO FORMULACIN

DEFINIR Definir los responsables del desarrollo del Plan de Emergen-

RESPONSABLES cia y Contingencias.

Definir y desarrollar (ver literales B al E del captulo IV):

FASE I. Introduccin
Generalidades Justificacin
Objetivos
Alcance

Informacin general de la organizacin (ver literal I del captulo

IV):
FASE II. Ficha tcnica de la organizacin (anexo 1)
Informacin general Informacin bsica (misin, visin, actividades). Organizacin
Georreferenciacin a nivel interno y externo.
Procesos (diagramas de flujo, mapas de procesos).

Identificacin de amenazas.
Desarrollo del anlisis (mtodos, literales G.2 del captulo
FASE III. IV)
Anlisis de Riesgo Identificacin de puntos crticos.
Priorizacin.
Medidas de intervencin.

Definicin de la estructura organizacional (ver anexo 5).

Actualizacin base de datos (ver literal H.1.a del captulo
FASE IV IV)
Organizacin Directorio telefnico externo (ver anexo 6).
Procedimiento general. (ver literal H.2.a del captulo IV).
Comits de Ayuda Mutua (CAM) (ver literal H.2.b del cap-
tulo IV).
1

Contina
 37

Formulacin del Plan de Emergencia y Contingencias

Contina

Diagrama de proceso Actividades / Responsable

Documentos de apoyo

Definir los planes (ver anexo 7)

Plan General Jefe de emergencias.
FASE V Plan de seguridad.
Planes de Accin Plan de atencin mdica o primeros auxilios.
Plan de contraincendios.
Plan de evacuacin. (ver anexo 8).
Plan de informacin pblica.
Plan de refugio.

Definir a nivel interno como externo (ver anexo 9).

Suministros.
Organizacin
Servicios.
Recursos.
Ubicar en planos Adjunto al documento (ver anexo Final)

Identificacin de puntos crticos.

Definir planes de contingencias por punto crtico. (ver lite-
ral K).
Desarrollar los componentes de los planes de contingen-
cias (ver anexo 10).

Elaborar:
Programa de capacitacin (ver anexo 11).
Implementacin (ver anexo 12).
Auditoria (ver anexo 13).
Actualizacin.