ADMINISTRACION Y ORGANISACION DE DATOS

ALFREDO ALFONSO SALAS

SISTEMA DE INFORMACION
Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s
con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de informacin
pueda operar.
El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est
formado por las personas que utilizan el sistema.
Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada,
almacenamiento, procesamiento y salida de informacin.
Entrada de Informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin
toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser
manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma
directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que
provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina
interfaces automticas.
Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales,
las cintas magnticas, las unidades de diskette, los cdigos de barras, los escner,
la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.
Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades o
capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta
propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o
proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de
informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los
discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos
compactos (CD-ROM).
Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin para
efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones prestablecida.
Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el
sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de los
sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser
utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un
tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que
contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base.
Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para
sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades
tpicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnticas, la voz,
los graficado res y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un
Sistema de Informacin puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o
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mdulo. En este caso, tambin existe una interface automtica de salida. Por
ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interface automtica de salida
con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las plizas contables de los
movimientos procesales de los clientes.
A continuacin se muestran las diferentes actividades que puede realizar un
Sistema de Informacin de Control de Clientes:
Actividades que realiza un Sistema de Informacin:
Entradas:
Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente, etc.
Polticas de crditos: lmite de crdito, plazo de pago, etc.
Facturas (interface automtico).
Pagos, depuraciones, etc.
Proceso:
Clculo de antigedad de saldos.
Clculo de intereses moratorios.
Clculo del saldo de un cliente.
Almacenamiento:
Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
Catlogo de clientes.
Facturas.
Salidas:
Reporte de pagos.
Estados de cuenta.
Plizas contables (interface automtica)
Consultas de saldos en pantalla de una terminal.
Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Informacin se pueden
observar en el diseo conceptual ilustrado en la en la figura 1.2.
Tipos y Usos de los Sistemas de Informacin
Durante los prximos aos, los Sistemas de Informacin cumplirn tres objetivos
bsicos dentro de las organizaciones:
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Automatizacin de procesos operativos.

Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso

.
Los Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos operativos
dentro de una organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas
Transaccionales, ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones
tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los
Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los
Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisin
de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de
Informacin para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u
objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratgicos, los cuales se desarrollan
en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de
la tecnologa de informacin.
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ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN:

Los sistemas de informacin, segn Pea (2006), tienen 5 elementos importantes,
estos son:
Financieros
Administrativos
Humanos
Materiales
Tecnolgicos
En la bibliografa consultada, sin embargo otro autor (s/a, 2008a), que contradice
lo planteado por Pea (2006), se refiere a que un sistema de informacin consiste
en 3 elementos: humano, tecnologa y organizacin.

ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.

SEGN: Kenneth E. Kendall

Los componentes ms importantes de un sistema de informacin son los
siguientes:
Financieros. Es el aspecto econmico que permite la adquisicin, contratacin y
mantenimientode los dems recursos que integran un sistema de informacin.
Administrativos.
Es la estructura orgnica de objetivos, lineamientos, funciones,
procedimientos,departamentalizacin, direccin y control de las actividades; que
sustenta la creacin y uso de lossistemas.
Humanos.
Est compuesto por dos grupos:El tcnico, que posee los conocimientos
especializados en el desarrollo de sistemas, siendo estoslos: Administradores,
Lderes de Proyecto, Analistas, Programadores, Operadores y Capturistas.El
usuario, representado por las personas interesadas en el manejo de informacin
va cmputo.
Materiales.
Son aquellos elementos fsicos que soportan el funcionamiento de un sistema
deinformacin, por ejemplo: local de trabajo, instalaciones elctricas y de aire
acondicionado,medios de comunicacin, mobiliario, maquinaria, papelera,
etc.Tecnolgicos. Es el conjunto de conocimientos, experiencias, metodologas y
tcnicas; queorientan la creacin, operacin y mantenimiento de un sistema
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ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACION

SEGN: Magister Horacio Charrez

Estos elementos son de naturaleza diversa y normanmernte incluyen:

El equipo computacional:
Ees decir el harware necesario para el Sistema de Informacin pueda operar.
Lo constituyelas computadoras y los equipos perifricos.
El equipo humano:
Que es el que interacta con el sistema de informacin est formado por las
personas que utilizan es sistema.
Los Datos o Informacin Fuente:
Que son introducidos en el sistema son la entradas que este necesita para
generar como resultado la informacin que desea.
Las Telecomunicaciones:
Que son basicamente el hardware y el software.
Elementos de un Sistema de Informacin
Un SI est compuesto por 6 elementos claramente identificables, tal y como se
muestran en la siguiente figura:

(nota: las cabezas de flechas son importantes, pues muestran el sentido del flujo
de informacin)
Ellos son:
Base de Datos:
Es donde se almacena toda la informacin que se requiere para la toma de
decisiones. La informacin se organiza en registros especficos e
identificables.
Transacciones:
Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten al usuario:
consultar, agregar, modificar o eliminar un registro especfico de
Informacin.
Informes:
Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el
usuario puede obtener uno o ms registros y/o informacin de tipo
estadstico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de bsqueda y seleccin
definidos.
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Procesos:
Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una lgica
predefinida, obtienen informacin de la base de datos y generan nuevos
registros de informacin. Los procesos slo son controlados por el usuario
(de ahi que aparezca en lnea de puntos).
Usuario:
Identifica a todas las personas que interactan con el sistema, esto incluye
desde el mximo nivel ejecutivo que recibe los informes de estadsticas
procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e
ingresar la informacin al sistema.
Procedimientos Administrativos:
Corresponde al conjunto de reglas y polticas de la organizacin, que rigen
el comportamiento de los usuarios frente al sistema. Particularmente,
debieran asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un usuario tenga
acceso directo a la Base de Datos.
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Pasos para la realizacin de un sistema de informacin

FASE I
Requerimientos
Esta fase fundamental para que la estrategia informtica encaje dentro de las
metas de la empresa, ya que en ella se cumplen las funciones del modelaje del
negocio y planificacin de sistemas; esto con el fin de proyectar las estrategias del
negocio y determinar de esta forma sus requerimientos de informacin.
Aunque la fase de requerimientos puede aplicarse a todos los procesos de la
empresa, o a un rea en especfico, suele ser mas practico analizar rea por rea
del negocio.
Durante esta fase se desarrolla un modelo del rea estudiada, donde se
representa: Los procesos que se llevan a cabo, la informacin utilizada por ellos y
las reglas polticas y prcticas de la empresa relacionada con estos procesos.
Este modelo permite proyectar las estrategias, procesos y flujos de datos de la
empresa al igual que las interrelaciones entre procesos y datos, con el fin de
desarrollar un plan de sistema de informacin capaz de guiar el desarrollo de un
sistema que permita dar soporte al rea en estudio en el cumplimiento de sus
objetivos.
El Plan de Sistemas debe contener:
Los sistemas que requiere el rea del negocio, as como sus bases de datos y
la informacin que intercambiaran o compartieran.
Descripcin detallada de cada sistema y aplicacin incluyendo sus objetivos
funcionales y sus bases de diseo.
Todo hardware y software que sern utilizados para el funcionamiento
requeridos por el rea de negocio (incluyendo las redes)
Mtodos de desarrollo para cada sistema como lo es adquisicin de paquetes,
nuevo desarrollo o actualizaciones
Esquema de los problemas actuales del rea de negocio y de las posibles
mejoras que se puedan realizar en cada sistema
Anlisis de los beneficios que se espera derivar de los sistemas que conforman
la arquitectura
El plan de sistemas de informacin es uno de los factores ms importantes para el
departamento de informtica o sistemas ya que constituye la gua para emprender
los proyectos que requiera el cliente, reclutar y adiestrar al personal necesario y la
adquisicin e instalacin de hardware y software necesarios.
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Adems, el plan de sistemas es fundamental para la constr5uccion y desarrollo de

un ambiente de alta calidad y productividad ya que:
La arquitectura de sistemas sobre la cual descansa el plan para una
determinada rea de negocios define la forma de cmo cada aplicacin
desarrollada ser destinada a dar soporte a objetivos claves y estratgicos para
esa especifica rea del negocio y, por ende, a la empresa,
Se determinara una definicin precisa de los beneficios, alcances y objetivos de
cada sistema, lo cual creara soluciones que el negocio realmente necesite.
Estos sistemas se ajustaran a las estrategias definidas por la gerencia.
Cada proyecto tendr una prioridad fijada por la gerencia, lo que determinara el
orden de ejecucin.
Cada aplicacin desarrollada podr ser interrelacionada con otros sistemas.
FASE II
Anlisis / Diseo
El objetivo de esta fase es desarrollar el diseo arquitectnico de los sistemas,
utilizando los requerimientos obtenidos en la primera fase. En el diseo
arquitectnico se engloban dos componentes: los datos y los procesos, los cuales
sern analizados y diseados desde una perspectiva conceptual a unafsica,
dentro de las cuatros actividades que se encuentran en esta fase.
Actividades dentro de la fase de Anlisis/Diseo.
Analizar y Disear Proceso: Las operaciones del negocio y los requerimientos
de funcionamiento definidos en la primera fase, se toman en cuenta con el
propsito de determinar la forma en que debe funcionar el sistema.
Analizar y Disear Los Datos: Con los requerimientos de informacin definidos
en la fase I se debe organizar los distintos modelos de datos que nos ayuden a
disear la base de datos que hagan falta para que el sistema funcione de
acuerdo al modelo de funcionamiento.
Disear y Organizar Los Componentes Fsicos: Todo componente fsico como
(pantallas, base de datos) que hagan posible el funcionamiento del sistema de
acuerdo al modelo de funcionamiento.
Planificar El Desarrollo De Los Componentes Fsicos: actividad en la cual
planificamos la forma en que pueden ser construidos e implementados los
componentes fsicos de una forma rpida y productiva.
En esta fase de anlisis / diseo puede incluirse una sub.-fase de evaluacin de
paquetes. Esta se pudiese realizar si en los requerimientos se estableci adquirir
un paquete de aplicaciones en lugar de completar un diseo arquitectnico.
FASE III
Construccin
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Dentro de esta fase de construccin existen actividades separadas en cinco sub.-

fases:
Desarrollo De Infraestructura
Durante esta fase se desarrollar y organizar la infraestructura que permita
cumplir las tareas de construccin en la forma ms productiva posible.
Adaptacin De Paquetes
Ofrece una desventaja fundamental: el personal de la instalacin no conoce los
componentes del paquete con la misma profundidad con que conoce los
componentes desarrollados por ellos mismos. Uno de los objetivos centrales de
esta sub.-fase es conocer al mximo detalle posible el funcionamiento del
paquete, este asegurar que el paquete ser utilizado con el mximo provecho,
tanto desde el punto de vista del negocio, como de la utilizacin derecursos. Cada
componente del paquete ser revisado en forma exhaustiva por el equipo Analista
Usuario, con el fin de conocer y comprender todos los aspectos del paquete.
Desarrollo De Unidades De Diseo Interactivas
Las unidades de diseo interactivas, son procedimientos que se cumple o se
ejecutan a travs de un dialogo usuario / sistema.
Las actividades de esta sub.-fase tienen como objetivo central:
Especificar en detalle las tareas que debe cumplir la unidad de diseo
Desarrollar componentes
Realizar las pruebas unitarias y las pruebas de integracin a nivel de la unidad
de diseo.
Desarrollo De Unidades De Diseo Batch
Las unidades de diseo Batch, son aquellos procedimientos que se cumplen en
forma automatizada, pero en la que no se entabla un dialogo entre usuario y el
analista, sino que involucra grupos de transacciones que se alimentan
al computador de una sola vez. Su objetivo central es igual a la fase de desarrollo
de unidades de diseo interactivas. En esta sub.-fase se preparan
especificaciones hechas utilizando una combinacin de tcnicas como flujo
gramas, diagramas de estructuras, tablas de decisiones etc. Cualquiera que se
utilice ser til para que la especificacin sea clara y se logre el propsito de que
el programador comprenda y pueda programar y probar
los programas correspondientes.
Desarrollo De Unidades De Diseo Manuales
Esta sub.-fase incluyen las tareas que se ejecutan en forma manual que se
incluyen dentro de lo procedimientos administrativos. Las actividades de esta sub.-
fase tienen como objetivo central desarrollar todos los procedimientos
administrativos que rodearn y gobernarn la utilizacin de los componentes
computarizados desarrollados en la fase de diseo detallado y construccin.
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FASE IV
Pruebas
Esta fase, da inicio luego de que las diferentes unidades de diseo han sido
desarrolladas y probadas por separado. Durante su desarrollo, el sistema se
emplea de forma experimental para asegurar que el software no falle, es decir que
funcione de acuerdo a sus especificaciones y a la manera que los usuarios
esperan que lo haga, y de esta forma poder detectar cualquier anomala, antes de
que el sistema sea puesto en marcha y se dependa de el. Para evaluar el
desenvolvimiento del sistema, en esta fase se llevan a cabo varios niveles de
prueba:
Funcional: Prueba desde el punto de vista de los requerimientos funcionales.
De Sistema: Prueba desde el punto de vista de los niveles de calidad del
sistema y de desempeo.
De Integracin: Prueba de interfaces.
De Aceptacin Tcnica: Prueba de manejo de condiciones extremas.
Si el Sistema cumple de forma satisfactoria con estos niveles mencionados
anteriormente, se procede a realizar la carga de los archivos, base de datos y
tablas del nuevo sistema, para de esta forma dar inicio al proceso de aceptacin
final, durante el cual, el sistema comenzar a funcionar bajo laresponsabilidad del
departamento de operaciones y del usuario, por un lapso determinado de tiempo
llamado Periodo de Aceptacin.
Finalizado el Periodo de Aceptacin, se le dar al sistema la aprobacin final, para
que pase a ser el sistema oficial.
FASE V
Produccin y mantenimiento
Esta fase corresponde al Disear es la fase mas importante donde tosos los
elementos del SI. Estn completos y se puede ejecutar el proyecto. Una vez que
un sistema pasa a formar parte de la vida diaria de la empresa, cada programa,
cada procedimiento y cada estructura de datos se convierte en una pieza del
negocio que, como tal, deber funcionar en forma constante, exacta y confiable. L
a operacin del negocio ahora depender del funcionamiento del sistema, por lo
que las tareas de mantenimiento cobran vital importancia.
Durante la fase de mantenimiento, se ponen en prctica todas las polticas y los
procedimientos destinados a garantizar la operacin contina de los de los
sistemas y a asegurar su uso efectivo, con el fin, de que stos se constituyan en
una verdadera herramienta de apoyo al logro de los objetivos estratgicos de la
empresa (Llorens Fabregas)."
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Produccin
Finalmente, en la etapa de produccin se asegura que el sistema funcione
correctamente en la mayora de los casos, y con intervencin mnima de los
administradores del sistema. Para esto se realizan nuevas pruebas, se reevalan
los resultados y se hacen refinamientos del sistema, los cambios necesarios
debern ser introducidos sin afectar a los usuarios, y deber conseguirse la
mxima confianza de los usuarios. El resultado de esta etapa un sistema listo para
su operacin.
Mantenimiento
Luego que el nuevo sistema ha estado operando, el auditor de sistemas
independiente de las otras fases de la vida del sistema, revisar lo siguiente:
Determinar si el programa ha logrado los requerimientos de los objetivos, se debe
prestar especial atencin a la utilizacin y la satisfaccin de los usuarios finales,
ellos constituirn un indicador excelente. Verificar que se miden, analizan e
informan adecuadamente a la gerencia los beneficios identificados con el estudio
de factibilidad. Revisar las solicitudes de cambios a los programas que se han
realizado, para evaluar el tipo de cambios que se exigen al sistema, el tipo de
cambios puede indicar problemas de diseo, programacin o interpretacin de los
requerimientos de usuario.
Conclusiones Preliminares:
En la elaboracin del desarrollo de esta unidad podemos evaluar la metodologa
utilizada por Llorens Fabregas, una metodologa estructurada basada en
proyectos exitosos al igual que la Laudon & Laudon, implementando valiosos
mtodos para el Diseo e implementacin de un SISTEMA DE INFORMACION,
capaz de satisfacer las necesidades de las Organizaciones a nivel Mundial.
Conclusin
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El anlisis de sistemas se realiza en una serie de pasos formales llamados Ciclo

de Vida en el Desarrollo de Sistemas, los cuales son utilizados tpicamente para
construir un sistema desde la raz o para hacer cambios notables en el mismo.
Existen diversas denominaciones para cada uno de estos pasos o fases del ciclo
de vida de los sistemas entre las cuales se encuentra la de Llorens Fabregas que
nos permite desarrollar sistemas de informacin en organizaciones de cualquier
tipo a travs de sus cinco fases (requerimientos, anlisis/diseo, construccin,
pruebas, produccin/mantenimiento). Esta metodologa sta orientada a proyectos
medianos y grandes.