ALY.SGP.PG.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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1. OBJETIVO

Controlar la liquidez real y los costos financieros asociados del proyecto en relacin a lo previsto
inicialmente en el Flujo de Caja1, controlando su buen funcionamiento mediante indicadores
mensuales. Para ello se establecen metodologas a utilizar en cuanto a la cobranza al cliente y el
pago a los proveedores.

Con el fin de optimizar el capital de trabajo requerido por el Proyecto (y al final de cuentas por toda
la empresa) para operar, es muy importante lograr el cobro de las valorizaciones con el cliente2
se d lo ms pronto que sea posible. Es igualmente importante negociar con los proveedores los
mayores plazos de pago que se puedan obtener, dentro de lo razonable.

2. DESARROLLO

El Flujo de Caja representa los ingresos y egresos futuros distribuidos en el tiempo, en funcin del
cronograma de ejecucin y de las condiciones de pago del cliente estipuladas en el Contrato. Se desea
lograr que los periodos de pago a proveedores y los periodos de cobro al cliente se den de acuerdo a
lo previsto en el Flujo de Caja, de tal manera que el costo financiero no exceda al previsto.

Debido a la naturaleza dinmica de los proyectos podr requerirse la actualizacin del Flujo de Caja,
con la consiguiente actualizacin de la estimacin de los costos financieros del proyecto. El Flujo de
Caja podr actualizarse cuando:

o Las condiciones de pago y/o cobro previstas hayan sido mal estimadas y/o sufran una
variacin.
o El cronograma general sufra una actualizacin y/o reprogramacin que impacte en los
flujos del proyecto.
o Las proyecciones de venta y/o costo sufran una actualizacin que impacte en los
flujos del proyecto.
o Las tasas de inters pasivo y/o activo sufran una
variacin.

En caso que se identifique una posicin negativa no prevista en el Flujo de Caja, se reportar esta
situacin a la Oficina Principal, de manera que se planifiquen los desembolsos de dinero durante el
periodo afectado.

2.1 Valorizaciones al Cliente

El presente documento trata sobre el control financiero de las valorizaciones con el Cliente. El
manejo tcnico y contractual de las valorizaciones es desarrollado en el documento ALY.SGP.
PG.42 Valorizaciones con el Cliente.

El Gerente de Proyecto, de preferencia en coordinacin con el Cliente, deber definir al inicio del
proyecto un cronograma de cobros para cada mes, en base en las condiciones del contrato, donde
se deben definir las siguientes fechas y/o plazos para presentar los documentos de la valorizacin y
obtener su aprobacin:

- Fecha de cierre de valorizacin del proyecto.

- Fecha de presentacin de valorizacin al cliente. Debe coordinarse tambin la documentacin de
sustento.
- Plazos y procedimientos de revisin de la valorizacin por parte del Cliente.
- Fecha lmite de aprobacin de valorizacin por el Cliente. Debera ser la misma fecha que se
estipul en el Contrato.
- Fecha de entrega de Factura.
1 Ver procedimiento ALY.SGP.PG.16 Flujo de Caja
2 Ver procedimiento ALY.SGP.PG.42 Valorizaciones con el Cliente
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El seguimiento de estas fechas se ver reflejado en un indicador mensual de cumplimiento:

Cumplimiento del Cronograma de Control de Cobro.

Eventualmente puede existir una controversia no resuelta durante la revisin de la valorizacin, por
lo que el Cliente puede no aceptar pagar una porcin de la valorizacin presentada. En funcin de
los motivos de la controversia y el monto asociado, el Gerente de Proyecto decidir si sta podr ser
resuelta posteriormente, en cuyo caso se retirar transitoriamente el monto en disputa con el fin de
no detener el proceso de valorizacin y la cobranza del monto aprobado. En funcin de los montos
y trminos involucrados, el Gerente de Proyecto podr tomar esta decisin en coordinacin con la
Gerencia de Divisin.

2.2 Proveedores

El presente documento trata sobre el control financiero de los proveedores y/o subcontratistas.
El manejo tcnico y contractual de los subcontratistas y proveedores es desarrollado en los
documentos ALY.SGP.PG.26 Gestin de Equipos, ALY.SGP.PG.38 Gestin de Compras,
ALY.SGP.PG.28 Gestin de Subcontratas. El sustento documentario de los pagos a terceros se
desarrolla en el documento ALY.SGP.PG.56 Sustento Documentario de Operaciones.

Al inicio del Proyecto se establecen los periodos de pago a proveedores de acuerdo a la disponibilidad
de efectivo del proyecto y de la capacidad financiera de los proveedores. Estas condiciones de pago son
incluidas en las rdenes de Compra o de Servicio (OC/OS) y se ven reflejadas en el Flujo de Caja.

Debido a la diversidad de recursos que se manejan en un proyecto, y en funcin del periodo de pago
para cada uno de ellos, se debe obtener un valor promedio en das para el pago de proveedores,
de modo que sea comparable con el periodo de cobro. Para este efecto se utiliza el indicador Das
Ponderados de Pago a Proveedores, que calcula el promedio ponderado de das para el pago a
proveedores en funcin del monto a cancelar, el cual puede ser obtenido del mdulo de cuentas por
pagar del ORACLE en la siguiente ruta:

Consulta de cuentas por pagar / Prom.Pod.Fact.Pagadas

Se debe tomar en cuenta que en caso que el Proyecto haya suministrado recursos a los subcontratistas
con cargo a ellos (como pueden ser EPI, combustible, cemento, etc), los descuentos deben hacerse
efectivos en la valorizacin del periodo en que se efectu el suministro3.

2.3 Indicadores de Control Financiero

Se definen los siguientes indicadores de Control Financiero para evaluar el cumplimiento de

lo establecido en el Flujo de Caja. Al inicio del Proyecto deber definirse cules son aplicables al
mismo:

3 Ver instructivo ALY.SGP.IN.07 Partidas Intermedias

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A. Cumplimiento de Cronograma de Cobro:

Mide el cumplimiento mes a mes del Cronograma realizado al inicio del Proyecto por el Gerente de
Proyecto y el Propietario. Cada mes se evaluar el cumplimiento de las fechas definidas, colocando
tambin como informacin las fechas reales que se realizaron dichos puntos. A estas fechas se les
sacar el porcentaje de cumplimiento de cada mes.

Adicionalmente, asociando los das de desfase con los montos de valorizacin involucrados mes a
mes, se puede obtener la cantidad promedio de dinero inmovilizada durante los das de desfase, los
das ponderados (con el monto de la valorizacin) en que el Proyecto se ha demorado en cobrar, los
porcentajes sobre la valorizacin de los montos financiados por retraso y su costo, etc.

Se muestra un ejemplo en la figura 01:

Figura 01 ejemplo de cumplimiento de cronograma de control de cobro.

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En el ejemplo presentado, se tiene US$ 1585,509 atrapados durante 10 das, que representa un capital
de trabajo adicional (no previsto) que debe ser obtenido para financiar el proyecto. Adicionalmente
este dinero retenido ms all de las fechas previstas genera un costo financiero de US$ 11,010.

B. Das Ponderado de Pago a Proveedores:

Representa el periodo de pago en das que el Proyecto est pagando a los proveedores. Los das se
ponderan con el monto respectivo. Para esto se requiere ingresar el monto a pagar al proveedor y
la cantidad de das que se demoraron en pagar con respecto al programado. Se muestra un ejemplo
en la figura 02:

Figura 02 ejemplo de cumplimiento das ponderados de pago a proveedores.

C. Porcentaje del Monto en Fianzas:

Las Fianzas exigidas con mayor frecuencia en los Contratos son las siguientes:

Fondo de Garanta: Es un porcentaje del monto del Proyecto, ya sea en efectivo o carta
fianza, que es retenido por posibles defectos o imperfecciones que se pudieran dar durante la
ejecucin.

Adelanto de Proyecto: Es el monto que se le debe al propietario por haber recibido un adelanto
de efectivo al inicio del Proyecto. Este monto de adelanto se va amortizando (descontando) mes
a mes en las valorizaciones al cliente.

Fiel Cumplimiento: Este monto retenido tiene el propsito de garantizar el cumplimiento del
contrato. Lo usual y recomendable es que ste sea una carta fianza al inicio del contrato por un
porcentaje del monto del contrato.

El indicador muestra el porcentaje del monto que est asignado a las fianzas mes a mes. Se muestra
un ejemplo en la figura 03:

Figura 03 ejemplo de control del porcentaje de fianzas.

D. Cumplimiento del Flujo de Caja:

Consiste en la evaluacin de la posicin de caja mensual del Proyecto, la cual puede ser obtenida
directamente del ORACLE, comparndola con la posicin prevista en el Flujo de Caja4. Se considera
cumplido si la posicin de caja es mejor que la prevista o si es menor hasta un rango de 10%. Se
evala tanto el cumplimiento mensual como el acumulado. Se muestra un ejemplo en la figura 04:
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2.4 Anlisis

El anlisis de los indicadores mensuales permitir evaluar la gestin financiera del proyecto respecto
a lo planificado en el Flujo de Caja, identificando oportunidades de mejora en la gestin, buscando
reducir la necesidad de Capital de Trabajo y el costo financiero asociado. Permite identificar tambin
la posible necesidad de actualizar los flujos futuros y por consiguiente los requerimientos financieros
del proyecto, en coordinacin con la Oficina Principal. Una actualizacin del Flujo de Caja del proyecto
implica una revisin de los costos financieros a considerarse en las proyecciones de resultado5. Los
indicadores permiten evaluar:
El plazo real de cobro al cliente respecto del plazo previsto.
El plazo real ponderado de pago a proveedores respecto del plazo ponderado previsto.
El impacto de las variaciones de plazo de cobro y/o pago en el costo financiero real del proyecto.
La posicin de tesorera del proyecto vs. el flujo de caja.
Los recursos econmicos inmovilizados y/o por amortizar en fianzas.

2.5 Matriz de Responsabilidades

GP OT AD
1. Elaborar y actualizar el flujo de caja.
2. Definir el Cronograma de cobros
3. Establecer el plazo de pago a proveedores
4. Elaborar los indicadores de Control Financiero.
5. Actualizar costos financieros del proyecto.
6. Revisar y aprobar los indicadores de Control Financiero.

GP: Gerente de Proyecto

OT: Oficina Tcnica
AD: Administrador

3. REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1 Documentos relacionados

Procedimiento ALY.SGP.PG.16 Flujo de Caja

Procedimiento ALY.SGP.PG.26 Gestin de Equipos
Procedimiento ALY.SGP.PG.27 Gestin de Materiales
Procedimiento ALY.SGP.PG.28 Gestin de Subcontratas
Procedimiento ALY.SGP.PG.42 Valorizaciones con el Cliente
Procedimiento ALY.SGP.PG.56 Sustento Documentario de Operaciones
Instructivo ALY.SGP.IN.07 Partidas Intermedias

3.2 Anexos

ALY.SGP.PG.48-A01 - Flujo de Caja (ejemplo) - Disponible en CD

ALY.SGP.PG.48-A02 - Indicadores de Control Financiero (ejemplo) - Disponible en CD

4 Ver procedimiento ALY.SGP.PG.16 Flujo de Caja

5 Ver procedimiento ALY.SGP.PG.31 Control de Costos