TLS013 - Taller de MS Project 2013 para la Gestin de Proyectos

Sesin 8: Caso Prctico.v2

CASO PRCTICO N 8

1. OBJETIVO

El desarrollo del Caso Prctico N 8 busca lograr el siguiente objetivo en el

participante:
- Cerrar el proyecto usando el MS Project 2013.

2. TEMAS A DESARROLLAR

El Caso Prctico N 8 desarrolla los siguientes temas:

- Realizar el cierre del proyecto.

Antes de iniciar el desarrollo del Caso Prctico N 8, recuerde que debe

revisar la configuracin del MS Project 2013 de su equipo, para ello
utilice el documento Gua de Configuracin de MS Project 2013 del
Nota curso.
 TLS013 - Taller de MS Project 2013 para la Gestin de Proyectos
Sesin 8: Caso Prctico.v2

3. DESARROLLO DEL CASO PRCTICO

Para desarrollar el Caso Prctico de la Sesin 8 dirjase al DVD del

curso 4. Casos Prcticos Sesin 8 Archivo de Inicio,
dentro de esta carpeta abra el archivo MS Project - CP8.mpp, con
el cual se desarrollar el Caso Prctico N 8.

3.1 REALIZAR EL CIERRE DEL PROYECTO

Primero, revise los datos del cronograma al abrir el archivo MS Project, deben
coincidir con los datos que se observa en la Figura 1.

Figura 1: Vista Diagrama de Gantt

 TLS013 - Taller de MS Project 2013 para la Gestin de Proyectos
Sesin 8: Caso Prctico.v2

Luego, verifique el estado del proyecto, para ello ingrese a la pestaa PROYECTO,
y haga clic en el botn Informacin del proyecto de la seccin Propiedades. Se
muestra el cuadro de dilogo Informacin del proyecto, haga clic en el botn
Estadsticas, y se muestra el cuadro de dilogo Estadsticas del proyecto,
donde puede visualizar los datos macro del proyecto (duracin, trabajo y costo),
como se observa en la Figura 2. Luego, haga clic en el botn Cerrar.

Figura 2: Cuadro de dilogo Informacin del proyecto

Actualizar las tareas al cierre del proyecto
Para emitir cualquier informe de cierre, el proyecto tiene que estar completado al
100%, para ello realice los siguientes pasos:
1. Visualice la vista Diagrama de Gantt o cualquier vista de tareas.
2. Luego, visualice la columna % completado, como se observa en la Figura
3.

Figura 3: Visualizando la columna % completado

3. Note que la tarea resumen principal del proyecto indica que tiene un 99% de
porcentaje completado, y para terminar el proyecto debe estar al 100%.
4. Revise las tareas del proyecto, y podr identificar que slo falta completar el
hito del proyecto, para ello ingrese el valor de 100% en la columna %
completado del hito Fin del Proyecto, como se observa en la Figura 4.
 TLS013 - Taller de MS Project 2013 para la Gestin de Proyectos
Sesin 8: Caso Prctico.v2

Figura 4: Actualizando el proyecto al 100%

5. Ahora el proyecto est completado al 100% y puede emitir los informes de
cierre del proyecto.
Emitir la Curva S final del proyecto
Uno de los informes que puede emitir al cierre del proyecto es la Curva S final del
proyecto, para ello realice los siguientes pasos:
1. Primero, ingrese la fecha de estado. Por ser el fin del proyecto se
recomienda ingresar la fecha del da siguiente de la fecha de fin del
proyecto, para ello ingrese a la pestaa PROYECTO, y haga clic en el botn
Informacin del proyecto de la seccin Propiedades.
2. Se muestra el cuadro de dilogo Informacin del proyecto, como se
observa en la Figura 5, ingrese la fecha 30/03/2012 en el campo Fecha
de estado, y haga clic en el botn Aceptar.

Figura 5: Ingresando la fecha de estado del proyecto

Otra forma de ingresar la fecha de estado es haciendo clic en la pestaa

PROYECTO, e ingrese la fecha correspondiente en el campo Fecha de
estado de la seccin Estado.
Nota
 TLS013 - Taller de MS Project 2013 para la Gestin de Proyectos
Sesin 8: Caso Prctico.v2

3. Ahora, para emitir el informe de la Curva S, ingrese a la pestaa CREAR UN

INFORME, y haga clic en el botn Informes Visuales de la seccin
Exportar, como se observa en la Figura 6.

Figura 6: Ingresando a los informes visuales

4. Se muestra el cuadro de dilogo Informes visuales: Crear informe,
ingrese a la pestaa Todas, mantenga seleccionado la opcin Microsoft
Excel, seleccione la plantilla Informe de horas extra del valor
acumulado, y haga clic en el botn Editar plantilla, como se observa en la
Figura 7.

Figura 7: Seleccionando el informe de horas extras del valor acumulado

5. Se muestra el cuadro de dilogo Informes visuales: Selector de campos,
mantenga seleccionado solamente los campos AC, Valor acumulado y
Valor planeado en la seccin Campos seleccionados, como se observa en
la Figura 8, y haga clic en el botn Editar plantilla.
 TLS013 - Taller de MS Project 2013 para la Gestin de Proyectos
Sesin 8: Caso Prctico.v2

Figura 8: Agregando los campos AC, Valor acumulado y Valor planeado

6. Se abre un documento Excel, que es el Informe de horas extra del valor
acumulado que representa la Curva S del proyecto, como se observa en la
Figura 9.

Figura 9: Visualizando el Informe de horas extra del valor acumulado

7. Inicialmente, la grfica se muestra de forma resumida mediante unos
puntos. Para visualizar la grfica detalladamente, haga clic en la pestaa
inferior Uso de la asignacin con VA, y se muestra el libro Uso de la
asignacin con VA, como se observa en la Figura 10.
 TLS013 - Taller de MS Project 2013 para la Gestin de Proyectos
Sesin 8: Caso Prctico.v2

Figura 10: Visualizando el libro Uso de la asignacin con VA

8. Luego, haga clic en el signo (+) al lado de T1 para visualizar los valores
Valor acumulado, Valor planeado y AC de cada semana del proyecto,
como se observa en la Figura 11.

Figura 11: Visualizando los valores AC, Valor acumulado y Valor

planeado de cada semana del proyecto
9. Retorne al libro Grfico1, haciendo clic en la pestaa inferior Grfico1.
Note que la grfica ahora se visualiza de forma semanal, como se observa
en la Figura 12.
 TLS013 - Taller de MS Project 2013 para la Gestin de Proyectos
Sesin 8: Caso Prctico.v2

Figura 12: Libro Grfica1

10. Luego, cambie el nombre del informe, para ello haga doble clic en el campo
de texto Informe de horas extra del valor acumulado, y cuando se active el
campo de texto para edicin, ingrese el texto Curva S. Finalmente, puede
visualizar la Curva S final del proyecto, como se observa en la Figura 13.

Figura 13: Curva S final del proyecto

Emitir el Informe de Desempeo Final del Proyecto

Para desarrollar este punto del Caso Prctico de la Sesin 8 dirjase

al DVD del curso 4. Casos Prcticos Sesin 8 Archivo de
Inicio, y dentro de esta carpeta abra el archivo
FGPR_560_04.doc.

Visualice el Informe de Desempeo Final del Proyecto, el cual muestra los

indicadores de desempeo por fases, como se observa en la Figura 14. El proyecto
del caso prctico tiene 4 fases, entonces adece el informe para visualizar slo
cuatro fases.
 TLS013 - Taller de MS Project 2013 para la Gestin de Proyectos
Sesin 8: Caso Prctico.v2

Figura 14: Formato Informe de Desempeo Final del Proyecto

Luego, tiene que identificar los valores PV, EV y AC de cada fase, y el valor BAC del
proyecto, para ello realice los siguientes pasos:
1. Visualice la vista Diagrama de Gantt.
2. Ingrese a la pestaa VISTA, haga clic en el botn de seleccin Tablas de la
seccin Datos, y seleccione la opcin Ms tablas.
3. Se muestra el cuadro de dilogo Ms tablas, seleccione la tabla Valor
acumulado, y haga clic en el botn Aplicar, como se observa en la Figura
15.

Figura 15: Seleccionando la tabla Valor acumulado

4. Se muestra la tabla Valor acumulado, como se observa en la Figura 16.
 TLS013 - Taller de MS Project 2013 para la Gestin de Proyectos
Sesin 8: Caso Prctico.v2

Figura 16: Tabla Valor acumulado

5. Para identificar los valores PV, EV y AC de cada fase del proyecto en la tabla
Valor acumulado necesita conocer las equivalencias entre los trminos del
PMI y los trminos del MS Project 2013, los cuales se describen en la
siguiente tabla:
Nombre en la tabla Valor
Nombre en el Informe de
Indicador Acumulado (segn MS
Desempeo (segn el PMI)
Project)
PV Valor Planeado Valor planeado: PV (CPTP)
EV Valor Ganado Valor acumulado: VA (CPTP)
AC Costo Real AC (CRTR)

6. Ahora, identifique el valor BAC del proyecto, para ello ingrese a la pestaa
PROYECTO, y haga clic en el botn Informacin del proyecto de la
seccin Propiedades. Se muestra el cuadro de dilogo Informacin del
proyecto, haga clic en el botn Estadsticas, y se muestra el cuadro de
dilogo Estadsticas del proyecto. El valor BAC del proyecto es el Costo
previsto que visualiza el cuadro de dilogo Estadsticas del proyecto,
como se observa en la Figura 17.

Figura 17: Estadsticas del proyecto Identificando el valor BAC

7. Luego, realice los clculos de las frmulas del Informe de Desempeo
Final del Proyecto con los valores PV, EV, AC y BAC identificados en el
cronograma del proyecto.
8. Finalmente, tiene el Informe de Desempeo Final del Proyecto, como se
observan en la Figura 18.
 TLS013 - Taller de MS Project 2013 para la Gestin de Proyectos
Sesin 8: Caso Prctico.v2

ESTADO FINAL DEL PROYECTO

1.- SITUACIN DEL ALCANCE
INDICADOR FRMULA FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4
% AVANCE REAL EV / BAC 0.135 0.310 0.473 0.082
% AVANCE PLANIFICADO PV / BAC 0.135 0.310 0.473 0.082
2.- EFICIENCIA DEL CRONOGRAMA
INDICADOR FRMULA FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4
SV (VARIACIN DEL CRONOGRAMA) EV PV 0.00 0.00 0.00 0.00
SPI (NDICE DE RENDIMIENTO DEL
EV / PV 1.00 1.00 1.00 1.00
CRONOGRAMA)
3.- EFICIENCIA DEL COSTO
INDICADOR FRMULA FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4
CV (VARIACIN DEL COSTE) EV AC -93.750 0.000 -20.000 -90.000
CPI (NDICE DE RENDIMIENTO DEL
EV / AC 0.947 1.000 0.997 0.919
COSTE)
4.- CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS DE CALIDAD
FASE

Figura 18: Informe de Desempeo Final del Proyecto