Manual Excel Basico

Excel 2000
BSICO
Centro de Desarrollo Informtico Arturo Rosenblueth
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Difusin Tecnolgica
Crear y abrir libros de trabajo _____________________3 Ejercicio __________________________________________ 19

Crear un libro de trabajo ____________________________ 3 Formato de una hoja de clculo___________________ 21
Abrir un libro de trabajo existente ____________________ 3 Aplicar formatos __________________________________ 21
Guardar y cerrar libros de trabajo ____________________ 3 Alineacin de datos ________________________________ 22
Para salir de Excel: _________________________________ 4 Formato a la fuente________________________________ 23
Libros de Trabajo_________________________________5 Agregar bordes, diseos y colores ___________________ 24
Funcionamiento de un libro de trabajo ________________ 5 Formato de nmero________________________________ 25
Personalizacin de las barras de herramientas _________ 5 Copiar formatos ___________________________________ 27
Desplazamiento dentro de una hoja ___________________ 6 Autoformato ______________________________________ 27
Desplazamiento en un libro de trabajo ________________ 7 Resaltar los datos que cumplan las condiciones
especificadas ______________________________________ 28
Insercin y eliminacin de hojas ______________________ 8
Cambio del nombre de las hojas ______________________ 8
Impresin de documentos ________________________ 29
Preparar una pgina para la impresin ______________ 29
Mover y copiar hojas ________________________________ 8
Pgina ___________________________________________ 29
Ejercicio __________________________________________ 10
Mrgenes _________________________________________ 29
Creacin de una hoja de clculo ___________________11
Encabezado / Pie de pgina _________________________ 30
Seleccin y desplazamiento dentro de una seleccin____ 11
Hoja _____________________________________________ 30
Introduccin de datos_______________________________ 12
Presentacin preliminar____________________________ 31
Creacin de series__________________________________ 13
Ejercicio __________________________________________ 14
Uso de frmulas ________________________________ 33
Frmula con referencias____________________________ 33
Edicin de una hoja de clculo ____________________15
Frmula con funciones _____________________________ 33
Edicin dentro de una celda _________________________ 15
Sintaxis de la frmula _____________________________ 33
Insertar, eliminar y borrar celdas, filas y columnas ____ 16
Referencias _______________________________________ 35
Bsqueda _________________________________________ 17
Referencias relativas ______________________________ 35
Revisin ortogrfica ________________________________ 18
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Referencias absolutas ______________________________ 36 Modificar un grfico _______________________________ 44

Referencia mixta___________________________________ 36 Mostrar datos en un mapa__________________________ 46
Introducir una frmula para calcular un valor ________ 36 Ejercicio __________________________________________ 47
Introducir referencias ______________________________ 36 Lista de datos __________________________________ 48
Anlisis de datos usando funciones __________________ 37 Instrucciones para crear una lista en una hoja de clculo
Uso del Asistente para funciones ____________________ 38 __________________________________________________ 48
Trabajo con nombres _______________________________ 38 Mantenimiento de una lista ________________________ 48
Ejercicio __________________________________________ 41 Ordenar y filtrar datos _____________________________ 50

Ejercicio __________________________________________ 52
Grficos ________________________________________42
Creacin de un grfico ______________________________ 42 Glosario________________________________________ 54
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ANTECEDENTES
Las hojas de clculo surgen como un complemento a las herramientas de cmputo ya existentes; los Procesadores de Textos y las
Bases de Datos.
El prototipo de la Hoja de Clculo se realiz en 1979 y le llamaron Visicalc. Se hicieron demostraciones del paquete y se lanz al
mercado por la compaa Personal Software en Octubre del mismo ao. Visicalc fue la primera Hoja Electrnica de Clculo y
estableci las bases para las hojas que surgieron posteriormente.
Qu es una Hoja de Clculo?
Es un programa que reduce el tedio de realizar clculos repetitivos si se tienen tablas de valores con columnas que hay que calcular.
Por ejemplo: saldos, balances, amortizaciones, etc.
El formato columna-lnea es el que identifica a una Hoja de Clculo, este formato es el que facilita el almacenamiento de listas tales
como; inventarios, listas de clientes, de empleados, etc. sobre las cuales se pueden efectuar procesos de ordenamiento tanto
alfabtico como numrico.
La estructura de una Hoja de Clculo permite el trabajo con tablas de valores, en las que se pueden relacionar los datos de una
columna con los valores de otra por medio de frmulas, logrando con ello, que cuando se cambie un valor se recalculen todas las
frmulas que contienen ese nuevo dato, esto se realiza de manera automtica.
Por su versatilidad, la Hoja de Clculo se utiliza tanto en oficinas de negocios, como en laboratorios de investigacin y tareas
escolares. Lo cual ha contribuido a su aceptacin como una herramienta de trabajo.
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OBJETIVO
Al finalizar el curso los participantes contarn con los conocimientos bsicos de
Excel, para elaborar una hoja de clculo utilizando las funciones de edicin,
formato, frmulas, grficos e impresin, as como los conceptos generales de
una base de datos. Con lo que podrn utilizar el software como una
herramienta en el desempeo de sus actividades.
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CREAR Y ABRIR LIBROS DE TRABAJO 4. Hacer clic en el botn Aceptar.
Un libro de trabajo es un archivo de la versin 2000 de Microsoft NOTA: Es posible abrir de forma rpida un libro de trabajo al cual se
Excel, contiene: hojas de clculo, de grficos y de macros. ha tenido acceso recientemente, eligindolo en la lista ubicada en la
parte inferior del men Archivo.
Crear un libro de trabajo

Guardar y cerrar libros de trabajo
Para iniciar el trabajo con Microsoft Excel para Windows, dar un clic
Cuando se crea un libro de trabajo, se encuentra almacenado
temporalmente en la memoria de la computadora. Para mantener en el
disco el ltimo trabajo en forma segura, se debe guardar
peridicamente.
Por lo general se recomienda guardar cada 10 15 minutos o despus
de haber terminado cualquier trabajo que no se desee rehacer. Si se
guarda frecuentemente se evita perder parte del trabajo en caso de que
ocurra algn problema con la energa elctrica o de otro tipo. Tambin
es conveniente guardar un archivo antes de:
Imprimir o hacer un cambio importante
Transferir los datos del archivo a otra aplicacin
Convertir los archivos a un formato de archivo diferente
Iniciar una tarea que use mucha memoria, como la bsqueda o la
revisin ortogrfica.
Guardar un libro de trabajo nuevo

Para guardar un libro de trabajo por primera vez
Ir al men Archivo
en el botn de Inicio, ir al comando Programas y seleccionar Excel.
Seleccionar el comando Guardar Como
Se abre un libro de trabajo nuevo.
Escribir un nombre para el libro de trabajo. (En esta versin el nombre
Estando en Excel, si se desea crear otro libro de trabajo nuevo; elegir el puede contener hasta 255 caracteres)
comando Nuevo en el men Archivo.
Seleccionar la unidad de disco y la carpeta en donde se va a guardar.
Abrir un libro de trabajo existente Hacer clic en el botn Aceptar (los archivos en Excel se guardan con la
extensin XLS)
1. Elegir el comando Abrir del men Archivo.
2. Cuando aparezca el cuadro de dilogo Abrir, seleccionar la unidad
de disco y la carpeta en donde se encuentra el libro de trabajo.
3. Elegir el nombre del libro de trabajo, que se desea abrir.
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Guardar cambios automticamente
Excel puede guardar automticamente el libro de trabajo activo o todos
los libros de trabajo abiertos durante un intervalo de tiempo
especificado, se ejecuta como sigue:
Ir al men de Herramientas
Seleccionar el comando Guardado Automtico *
Especificar con que frecuencia se desea que se guarde el trabajo.
Cerrar un libro de trabajo

Para cerrar un libro de trabajo
Ir al men Archivo
Seleccionar el comando Cerrar
Para cerrar todos los libros de trabajo abiertos
Mantener presionada la tecla de SHIFT
Ir al men Archivo
Seleccionar el comando Cerrar todo
Para salir de Excel:

Ir al men Archivo
Seleccionar el comando Salir
NOTA: Si el libro de trabajo tiene cambios que no se han guardado, el
programa preguntar si se desean guardar los cambios antes de cerrar.
* Si el comando Guardado Automtico no aparece en el men Herramientas, se
debe instalar la macro automtica.
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1. Barra de ttulo 8. Barra de tareas

LIBROS DE TRABAJO
2. Barra de men 9. Etiquetas de la hoja
Funcionamiento de un libro de trabajo 3. Barra de herramientas 10. Botones para desplazar las
etiquetas
En la versin 2000 de Microsoft Excel se denomina Libro de Trabajo al
archivo donde se almacenan los datos. Cada libro se abre con 3 hojas 4. Barra de edicin o de frmulas 11. Columna
de clculo * , tituladas Hoja1 hasta Hoja3. Dependiendo de la memoria 5. Barra de desplazamiento 12. Fila
que tenga la mquina, se pueden abrir hasta 255 hojas en un mismo vertical
libro.
6. Barra de desplazamiento 13. Celda
Un libro de trabajo esta conformado por: horizontal
7. Barra de estado 14. Celda activa
1 2 Nota: Si las Etiquetas de Hojas no aparecen en un libro de trabajo se

3 deber elegir el comando Opciones del men Herramientas, seleccionar
la ficha Ver y luego la casilla de verificacin Etiquetas de Hojas
Personalizacin de las barras de herramientas

4
Se puede mostrar cualquier barra de herramientas y personalizarla
11 para incluir los botones que se utilizan con mayor frecuencia, estos
cambios se guardan automticamente para que estn disponibles
14 13
5 cuando se abra Excel.
De forma predeterminada Excel muestra dos barras de herramientas
la Estndar y la de Formato.
12
6
8 7
10 9
* Es el documento principal en Excel para almacenar y manipular datos. Una
hoja de clculo est formada por celdas organizadas en columnas y filas y

siempre forman parte de un libro.
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Para agregar otras barras
1. Ir al men Herramientas Para eliminar una barra personalizada; ir al men Herramientas
seleccionar Personalizar, en el listado que aparece seleccionar el
2. Seleccionar el comando Personalizar
nombre de la barra y dar un clic en el botn Eliminar. Las barras
3. Dar un clic en la barra de herramientas que se desea mostrar incorporadas no se pueden eliminar.
4. Dar un clic en el botn Cerrar

Desplazamiento dentro de una hoja
Crear barras de herramientas personalizadas El desplazamiento en una hoja de clculo se puede realizar con el
ratn, como lo muestra la siguiente imagen,
Dar un clic en el men Herramientas
Elegir el comando Personalizar
Hacer clic en la barra
Seleccionar el botn Nueva para avanzar o
En el cuadro de dilogo que se muestra escribir el nombre para la retroceder una
nueva barra de herramientas y dar un clic en el botn Aceptar (se
muestra una barra de herramientas vaca)
Arrastrar la barra
1. Seleccionar la ficha Comandos de divisin hacia
la izquierda para
Hacer clic
2. Arrastrar los botones que se desea agregar en la barra de ver ms de la
para avanzar
herramientas. una fila o
Dar un clic en el botn Cerrar

Arrastrar el cuadro de
Seleccionar Hacer clic en el botn que
desplazamiento o hacer clic
d l
en la barra para moverse a la
d d h
o bien por medio del teclado, como a continuacin se indica:
Barra de Teclas Movimiento

herramient
Teclas de direccin Una celda hacia arriba, abajo,
as
izquierda derecha
RE PG Una ventana hacia arriba o
AV PG Una ventana hacia abajo
Inicio Al inicio de la fila
CTRL + Inicio Al inicio de la hoja
Descripcin del CTRL + Fin A la ltima celda que contiene
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datos en la hoja
Si se desea ir a un lugar en especfico de una hoja de clculo: Nota: Los botones de desplazamiento sirven nicamente para mostrar
diferentes etiquetas. Para activar una hoja, es necesario hacer clic
1. Hacer clic en el men Edicin
sobre la etiqueta de la misma.
2. Seleccionar el comando Ir a
3. Escribir la referencia de la celda
O bien con el teclado:
4. Aceptar
CTRL + AV PG Para desplazarse a la siguiente hoja
O bien en el cuadro Nombre escribir una ubicacin de celda o de un
CTRL + RE PG Para desplazarse a la hoja anterior
rango y presionar ENTER.
Seleccin de hojas en un libro de trabajo

El trabajar en un libro de Excel, permite agrupar las hojas para
Escribir la realizar diversas tareas de forma simultnea. Por ejemplo, eliminar
celda o rango varias hojas en un solo paso, dar formato o introducir los mismos datos
i en varias hojas a la vez.
Seleccionar una sola hoja

Para convertir cualquier hoja de un libro de trabajo en la hoja activa,
hacer clic en la etiqueta correspondiente. Tambin se puede utilizar el
teclado para hacer que la hoja anterior o la siguiente sea la activa.
Mantener presionada la tecla de CTRL y presionar AVPG o REPG.
Desplazamiento en un libro de trabajo
Seleccin de hojas adyacentes.
En un libro de trabajo es posible desplazarse rpidamente utilizando
el ratn: Hacer clic en la primera etiqueta de la hoja
Mantener presionada la tecla SHIFT
Hacer clic para Posteriormente hacer clic en la etiqueta de la ltima hoja del rango a
desplazar las seleccionar.
i d l
Seleccin de hojas no adyacentes.
Hacer clic en la primera etiqueta de la hoja
Mantener presionada la tecla de CTRL y hacer clic en las otras hojas a
Hacer clic en seleccionar.
Hacer clic
la etiqueta
para
para
mostrar la
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i
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Despus de seleccionar un grupo, aparece la palabra [Grupo] en la seleccionar el comando Hoja de clculo, o bien con el teclado SHIFT +
barra de ttulos de la ventana activa y las etiquetas seleccionadas F11.
aparecen blancas.
Para cancelar la seleccin, elegir el comando Desagrupar hojas en el Eliminar hojas
Men contextual * de la etiqueta de la hoja.
Para eliminar hojas:
Elegir el men Edicin
Seleccionar todas las hojas
Seleccionar el comando Eliminar hoja
Es til seleccionar todas las hojas cuando se van a realizar tareas,
como verificar ortografa, buscar o reemplazar datos que aparecen en Para eliminar varias hojas al mismo tiempo, seleccionar el nmero de
todo el libro de trabajo. hojas, despus ir al comando Eliminar del Men contextual de la
etiqueta de la hoja.
Para seleccionar todas las hojas de un libro, elegir el comando
Seleccionar todas las hojas en el Men contextual de la etiqueta de la
hoja. Cambio del nombre de las hojas
Para cancelar la seleccin, hacer clic en la etiqueta de cualquier hoja. Para organizar e identificar el contenido de las hojas, se puede cambiar
el nombre de las mismas, el cual puede contener hasta 31 caracteres,
incluyendo espacios. Para cambiar el nombre:
Insercin y eliminacin de hojas
Hacer clic en el men Formato
Dentro de un libro de trabajo se pueden eliminar o insertar hojas. La
cantidad mxima es de 255, sin embargo se puede limitar por la Seleccionar el comando Hoja y Cambiar nombre
memoria disponible de la computadora.
1. Escribir el nombre en la etiqueta
Nota: Es posible cambiar el nmero de hojas de un libro de trabajo
nuevo eligiendo el comando Opciones en el men Herramientas, Oprimir ENTER,
seleccionar la ficha General y cambiar el valor en el cuadro Nmero
de Hojas en un libro nuevo teniendo un mximo de 255. o elegir Cambiar Nombre del men contextual
Insertar hojas Mover y copiar hojas
Para insertar una hoja: Para reorganizar las hojas de un libro de trabajo, se pueden mover
dentro del mismo o bien cambiarlas a otro, de la siguiente manera:
Seleccionar una hoja haciendo clic en la etiqueta
Hacer clic en el men Insertar
Elegir el comando hoja de clculo
Se pueden insertar varias hojas de clculo al mismo tiempo. Seleccionar la hoja y
Seleccionando el nmero de hojas que se desean, ir al men Insertar y arrastrarla por la fila
de etiquetas, se
t t i g l
* Men que muestra una lista de comandos referentes a un elemento en
particular. Para activar el men contextual, dar un clic en el botn derecho del
ratn sobre el elemento.
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Al soltar el botn
del ratn la hoja se
ll
Para mover ms de una hoja, seleccionarlas y arrastrarlas. Si las hojas
seleccionadas no son adyacentes, se insertaran juntas
Mover una hoja a otro libro de trabajo:

Seleccionar la hoja u hojas que se desean mover
Hacer clic en el men Edicin
Elegir el comando Mover o Copiar hojas
Seleccionar el libro de trabajo destino * (debe estar abierto), as como el
lugar en donde se desean colocar las hojas
Indicar si se desea que se haga una copia
Aceptar
Nota: Si existe una hoja con el mismo nombre en el libro de trabajo
destino, Excel cambia el nombre de la hoja.
Para copiar una hoja en el mismo libro de trabajo; seleccionar la hoja,
mantener presionada la tecla de CTRL y arrastrar la hoja por la fila de
etiquetas. El tringulo negro indica donde se va a insertar la copia de
la hoja. Al soltar el botn del ratn la hoja se copia en la nueva
ubicacin.
Nota: Cuando se copian hojas dentro de un libro de trabajo, Excel
cambia el nombre de la copia de la hoja; por ejemplo una copia de la
Hoja1 se convierte en Hoja1(2)
* Libro en el que se va a copiar o mover la informacin.
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A otro libro de trabajo
Ejercicio
Qu es un libro de
trabajo?
Mencione seis elementos que componen un libro de trabajo

1.- 4.-
2.- 5.-
3.- 6.-
Cuntas hojas puede tener un libro de

trabajo?
Qu opciones existen para ir a un lugar especfico de la hoja de

clculo?
1.-
2.-
Cmo se selecciona un grupo de hojas no

adyacentes?
Qu procedimiento se sigue para copiar

hojas?
En un mismo libro de trabajo
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CREACIN DE UNA HOJA DE CLCULO

Antes de introducir datos o ejecutar la mayora de los comandos de
Excel, se deben seleccionar las celdas u objetos que se desean
modificar. Seleccin de una fila Hacer clic en el encabezado de la fila
entera
Seleccin y desplazamiento dentro de una seleccin
Siempre que se seleccionan bloques de celdas, estos son rectangulares.
Los tipos de seleccin que se pueden hacer en una hoja son:
Seleccin de una sola Hacer clic en ella
celda
Seleccin de una columna Hacer clic en el encabezado de la

entera columna
Seleccin de un rango de Arrastrar en diagonal desde la primera

celdas celda hasta la ltima
Seleccin de toda la hoja Hacer clic en el botn seleccionar todo. Esta

opcin es especialmente til cuando se desea
dar un formato global, por ejemplo cambiar
el tipo de letra en todo el texto de la hoja de
clculo.
Seleccin de celdas o rangos Mantener presionada la tecla de CTRL
no adyacentes mientras se hace clic en las celdas
adicionales
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porcentaje, Excel cambia automticamente el formato de la celda a un
formato de moneda o de porcentaje, respectivamente. Los nmeros que
se introducen se alinean a la derecha de la celda.
Si un nmero es demasiado largo para aparecer en una celda, se
mostrarn una serie de signos de nmero (######). Si se aumenta el
ancho de la columna lo suficiente para acomodar el nmero, ste
aparecer en la celda.
Para introducir un nmero como texto aplicar el formato de texto a las
celdas antes de introducir los datos. Seleccionar el comando Celdas del
men Formato, elegir la ficha Nmero y luego la categora Texto.
Tambin se puede introducir un nmero como si fuera texto
Para desplazarse dentro de una seleccin. escribiendo un apstrofe () antes del mismo.
Presionar la tecla ENTER o TAB para desplazarse hacia abajo o hacia Para introducir un nmero como un valor constante, seleccionar la
la derecha, y SHIFT + ENTER o SHIFT + TAB para desplazarse en la celda y escribir el nmero, pueden incluir caracteres numricos (del 0
direccin opuesta. al 9), as como cualquiera de los caracteres especiales:
+ - ( ) , / $ % . E e
Introduccin de datos
Al introducir datos es necesario tomar en cuenta las normas
En una hoja de clculo se pueden introducir dos tipos de datos: siguientes:
Valor constante es un dato que se escribe directamente en una Se pueden incluir puntos en nmeros como 1.000.000.
celda. Puede ser un valor numrico, como una fecha, hora,
moneda, porcentaje, fraccin, notacin cientfica o puede ser un Una sola coma en una entrada numrica ser considerada como una
texto. Los valores constantes no cambian salvo que se seleccione la coma decimal.
celda y se edite su contenido. Los signos (+) introducidos delante de nmeros sern ignorados.
Frmula es una secuencia de valores, referencias de celdas, nombres, Los nmeros negativos debern ser precedidos por el signo menos (-) o
funciones u operadores que producen un nuevo valor a partir de estar entre parntesis.
valores existentes. Las frmulas comienzan siempre con el signo (=).
Un valor que se ha creado a partir de una frmula puede cambiar
cuando cambian los valores de la hoja de clculo a los que hace Texto
referencia. Un texto puede estar compuesto de cualquier tipo de caracter.
Cualquier conjunto de caracteres que se introduzca en una celda que
Nmeros Excel no interprete como nmero, frmula, hora, fecha, valor lgico o
de error lo interpreta como texto. Cuando se introduce texto, se alinea
Cuando se crea una nueva hoja de clculo, a todas las celdas se les a la izquierda de la celda.
asigna el formato de nmero General. , Que muestra los nmeros en la
forma ms exacta posible, utilizando el formato de nmero entero Para introducir texto, seleccionar la celda y escribir el texto. Una celda
(789), el formato de fraccin decimal (7,89). puede contener hasta 255 caracteres.
Cuando puede, Excel asigna automticamente el formato de nmero

correcto a los datos que se estn introduciendo. Por ejemplo, cuando se
introduce un nmero que contiene el signo de moneda o un signo de
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Creacin de series
Con el anlisis de valores, se puede rellenar una serie de valores que se
ajusten a una tendencia lineal. Los valores proyectados se extraen de Las celdas
los valores iniciales seleccionados en la hoja de clculo. Por ejemplo, se seleccionadas se
puede aumentar una serie como 1,2,3, para incluir 4,5,6..., o crear llenan con la
series como Perodo1, Beneficio; Prdida, Perodo2, Beneficio, continuacin de
Prdida....etc. l i
Para lo cual hay que colocar el puntero del ratn sobre el controlador
de relleno * , arrastrar hacia la izquierda, derecha, arriba o abajo para
llenar las celdas con datos. Como se indica en la siguiente ilustracin.
Aumentar una serie de nmeros o fechas

Cuando se arrastra el controlador de relleno en una celda o en un
rango de celdas que contiene valores que se identifican como una serie
de nmeros secuenciales, la serie se aumenta dentro del rango que se
seleccion. La tabla siguiente muestra algunos ejemplos de los tipos de
Colocar el datos y sus secuencias.
puntero del
ratn sobre
Clase de datos Seleccin inicial Series extendidas
Nmeros 10. 15 20, 25, 30, 35,...
Meses Ene Feb, Mar, Abr, May,....
Fechas 12/1/99 13/1/99, 14/1/99, 15/1//99,....
Para aumentar las series tambin se puede elegir el comando Rellenar
del men Edicin y luego el comando Series.
Arrastrar
el ratn
h t Crear una lista personalizada de llenado automtico
Si se trabaja frecuentemente con series especiales de datos, como listas
de productos o nombres, se recomienda crear una lista personalizada
Hacer clic en el men Herramientas
*Es el pequeo cuadro negro situado en la esquina inferior de la Elegir el comando Opciones
seleccin. Cuando se seala con el puntero este cambia a una cruz Seleccionar la ficha Lista
negra, se utiliza para copiar el contenido de la celda seleccionada o
para crear series utilizando la caracterstica de llenado automtico. En el cuadro Listas personalizadas dar un clic en la opcin NUEVA
LISTA
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Escribir la lista en el cuadro de Entradas de listas (las entradas no
pueden iniciar con un nmero) Ejercicio
Elegir el botn Agregar para guardar la lista Para introducir datos o ejecutar la mayora de los comandos de Excel,
1. Aceptar. qu se debe
Para editar o eliminar una lista personalizada de llenado automtico, hacer?

elegir Opciones del men Herramientas luego seleccionar la ficha
Lista.
Para editar el elemento de una lista seleccionarlo en el cuadro
Lista personalizada y escribir los cambios en el cuadro Entradas Qu es un valor
de lista. constante?
Para eliminar un elemento de una lista, utilizar la tecla de Suprimir o

Retroceso.
Para eliminar por completo una lista personalizada seleccionar la lista
en el cuadro Listas personalizadas y elegir el botn Eliminar.
Cmo se llena un rango de celdas con una
Nota: No se pueden editar o eliminar las listas incorporadas.
serie?
Qu procedimiento se debe seguir para crear una lista personalizada

que contenga:
Nombre, Edad, Ocupacin, Domicilio y
Telfono?
Crear la lista anterior en su

mquina
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EDICIN DE UNA HOJA DE CLCULO

La informacin que contiene una celda, se puede modificar o cambiar Dar doble clic
escribiendo la nueva entrada sobre la existente o editando parte de la en una celda
informacin incluida en la celda. y se muestra
el punto de
i i
Edicin dentro de una celda
Para colocar el punto de Sealar con el puntero y hacer doble
Para editar el contenido de una celda, Excel cuenta con los comandos insercin en la celda clic
men Edicin, del men contextual, o los botones de la barra de
herramientas. Para seleccionar caracteres Arrastrar a lo largo de los
en la celda caracteres que se desean seleccionar
Los principales comandos en la Edicin, son:
Para seleccionar una palabra Hacer doble clic en la palabra
Cortar Elimina de las celdas los caracteres seleccionados y los en la celda
coloca en el Portapapeles * .
Copiar Hace una copia de los caracteres seleccionados y los coloca en el Copiar y mover celdas
Portapapeles
Existe la posibilidad de cambiar la posicin del contenido de las celdas
Pegar Coloca el contenido del Portapapeles en la celda, a partir del copindolas o movindolas a otro lugar dentro de la misma hoja de
punto de insercin. clculo, a otra hoja dentro del mismo libro de trabajo o a otra
aplicacin.
Borrar Borra de las celdas los caracteres seleccionados, no se guardan
en el Portapapeles. Tambin se puede presionar la tecla de SUPRIMIR Existen dos formas de copiar y mover celdas:
o RETROCESO para borrar los caracteres seleccionados.
Usando los comandos de Cortar, Copiar y Pegar, o
Nota: Se pueden deshacer o repetir la mayora de las acciones y
comando de edicin haciendo clic en los botones Deshacer y Repetir Arrastrando con el ratn
de la barra de herramientas, inmediatamente despus de realizar una
Seleccionar las celdas,
accin o de elegir un comando.
elegir el comando copiar.
Seleccin dentro de una celda
Seleccionar una celda
*Zona de almacenamiento temporal, hasta que se corta o copia otro texto,

imagen, etc.
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Al copiar una celda, se duplica su contenido y se pega en una nueva
posicin. Al moverla se desplaza su contenido y se pega en una nueva
Al seleccionar el posicin.
comando Pegar, la
celda de destino es la Copiar y desplazar celdas arrastrando
esquina del rea de
pegado Un modo rpido de copiar y mover celdas a una distancia corta en la
hoja de clculo es usando el ratn
Copiar celdas arrastrando
Mover celdas 1. Seleccionar la celda o rango
Cuando se mueven celdas, stas se cortan y se transfieren a otra Colocar el puntero del ratn en el borde de la seleccin
posicin. Presionar la tecla de CTRL y arrastrar el borde a una nueva posicin.
1. Seleccionar las celdas a mover Mover celdas arrastrando
2. Dar un clic en el comando Cortar Seleccionar las celdas que se van a mover
3. Seleccionar la celda destino Colocar el puntero del ratn en el borde de la seleccin
Dar un clic en el comando Pegar Arrastrar a una nueva ubicacin
Adems de los comandos de la barra de men y el men contextual,
tambin se pueden usar los botones de la barra de herramientas y las Insertar, eliminar y borrar celdas, filas y columnas
teclas del mtodo abreviado para mover y copiar:
Para cambiar la estructura de los datos de una hoja de clculo, es
posible insertar, eliminar y borrar celdas, filas o columnas.
Funcin Botn Teclas Se pueden insertar celdas en blanco, filas y columnas enteras en
cualquier lugar de la hoja de clculo. Al insertar celdas las dems se
Cortar CTRL + X
desplazan para incluir las nuevas. Al eliminar las celdas, las celdas
circundantes se desplazan para llenar el espacio vaco. Al borrar celdas
lo que se borra es el contenido, las celdas quedan en blanco.
Copiar CTRL + C
Insertar filas o columnas

Pegar CTRL + V Cuando se inserta una fila o columna Excel desplaza las existentes a
fin de crearles un espacio.
Para insertar filas:
Nota: Antes de seleccionar el comando de pegar, seleccionar slo la Seleccionar el nmero de filas que se desea insertar
celda que se convertir en la esquina superior izquierda del rea de
pegado. Hacer clic en el men Insertar
Qu ocurre al copiar o mover celdas? Elegir el comando Filas
16 Excel Bsico
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Las nuevas filas se insertan arriba de la seleccin. Hacer clic en el men Edicin
Para insertar columnas: Elegir el comando Eliminar
Seleccionar el nmero de columnas que se desean insertar Seleccionar la direccin (hacia la izquierda o hacia arriba) en la cual se
desea que se desplacen las celdas que circundan la seleccin.
Elegir el comando Insertar
Aceptar
Dar un clic en Columnas
Borrar
Las nuevas columnas se colocan a la izquierda de las columnas
seleccionadas. Para borrar celdas
Insertar celdas en blanco: Seleccionar las celdas que se desean borrar
Seleccionar un rango de celdas del mismo tamao al que se desea Presionar la tecla SUPRIMIR
insertar
Tambin se pueden borrar las celdas, eligiendo el comando Borrar del
Hacer clic en el men Insertar men Edicin y despus seleccionando Todo, Contenido, Formatos o
Notas. Al borrar el contenido, se borran todas las frmulas o datos de
Elegir el comando Celdas
una celda.
En el cuadro de dilogo Insertar seleccionar la direccin (hacia la
derecha o hacia abajo) en la cual se desea que se desplacen las celdas Bsqueda
que circundan la seleccin
Para buscar celdas que contengan caracteres especficos en una hoja de
1. Aceptar. clculo, elegir el comando Buscar del men Edicin. Para buscar y
reemplazar secuencias de caracteres en celdas, elegir el comando
Eliminar o borrar celdas Reemplazar del men Edicin
Los comandos de Eliminar y Borrar celdas son diferentes
Al dar clic en este
Eliminan Se suprimen de la hoja de clculo y las celdas Indicar los botn, coloca la
celdas circundantes se desplazan para ocultar el espacio d t celda activa en
vaco.
Borran celdas Se borra el contenido, los formatos o las notas, pero las
celdas permanecen en la hoja de clculo.
Borrar y eliminar celdas produce resultados distintos en las frmulas
que hacen referencia a ellas. Si se borra el contenido de la celda, su
valor es cero. Si se elimina una celda, sta dejar de existir, una
frmula que haga referencia a la celda eliminada no podr encontrarla
y devolver el valor de error #REF!.
Eliminar celdas Indicar en Marcar si el dato
dnde se que se busca se
Para eliminar encuentra dentro de
desea
Seleccionar el rango de celdas que se desean eliminar f l
Excel Bsico 17
Difusin Tecnolgica
Buscar variaciones en una secuencia de caracteres Muestra la opcin ms adecuada para corregir la palabra incorrecta
Para buscar variaciones en una secuencia de caracteres, usar el signo Sugerencias de otras palabras que pueden sustituir a la incorrecta
de interrogacin (?) que representa cualquier carcter individual y el
Estos dos botones se utilizan cuando la palabra sealada como
asterisco (*) para representar cualquier nmero de caracteres en esa
incorrecta se desea dejar as, si dentro del texto existen ms palabras
misma posicin. Cuando se quieran buscar asteriscos y signos de
iguales oprimir el botn de Ignorar todo
interrogacin reales, procederlos de una tilde (~).
Si la palabra es incorrecta y se desea cambiar por cualquiera de las
sugerencias, oprimir el botn de Cambiar, si existen ms palabras
Revisin ortogrfica
similares en el texto seleccionar el botn de Cambiar todo
Excel cuenta con una herramienta para revisar la ortografa de la hoja
El botn de Agregar se utiliza cuando la palabra se desea incluir al
de clculo incluyendo los valores de celda, comentarios, grficos
Diccionario personalizado
integrados, cuadros de texto, encabezados y pies de pgina. No se
revisarn las hojas protegidas, las frmulas o el texto que resulte de En esta lista se selecciona el nombre del Diccionario en donde se desea
una frmula. agregar la palabra.
Para iniciar la revisin ortogrfica, ir al men Herramientas y Nota: Para revisar la ortografa de todas las hojas de un libro de
seleccionar el comando Ortografa, se muestra el siguiente cuadro de trabajo, elegir el comando Seleccionar todas las hojas en el men
dilogo contextual de la ficha de la hoja y despus hacer clic en el botn
Revisar ortografa.
Crear un diccionario personalizado

Si se usan con frecuencia trminos especializados como; nombres,
siglas y abreviaturas, se recomienda agregarlos a un diccionario
2 personalizado para evitar que el programa se detenga en cada uno de
1 3 ellos durante la revisin ortogrfica.
4 Para crear un diccionario personalizado, elegir el comando Ortografa
del men Herramientas, escribir un nombre para el nuevo diccionario
en el cuadro Agregar palabra a y despus elegir el botn Agregar.
5
Indica la palabra a corregir
18 Excel Bsico
Difusin Tecnolgica
Si se desea encontrar cierta informacin de la hoja de clculo, qu

Ejercicio comando se
Qu comandos son de uso comn para la puede
Edicin? utilizar?
Qu ocurre cundo se utiliza cualquiera de los siguientes

comandos?
Cortar:
Copiar:
Borrar:
Qu es el
Portapapeles?
En dnde se colocan las columnas que se

insertan?
Qu diferencia existe entre Borrar y

Eliminar celdas?
Excel Bsico 19
Difusin Tecnolgica
20 Excel Bsico
Difusin Tecnolgica
FORMATO DE UNA HOJA DE CLCULO

El usar las diversas opciones de formato es de utilidad para destacar
los datos, o bien, para hacer que las hojas de clculo sean ms fciles Para ajustar varias columnas a la vez, seleccionar las columnas y luego
de leer y que tengan una apariencia ms atractiva. ajustar el ancho de cualquiera de ellas.
Las diferentes opciones de formato se pueden aplicar antes o despus Otra opcin es elegir el comando Columna del men Formato y luego
de incorporar los datos. Por ejemplo, introducir los datos en un rango cualquiera de los comandos:
de celdas y luego asignarle el formato para que el rango aparezca en
Ancho: Establecer un ancho de columna numrico.
negrita. O bien, si se aplica el formato de negrita al rango de celdas,
cualquier dato que se introduzca en dicho rango estar en negrita al Ajustar a la seleccin: Ajusta automticamente la columna
introducirlo. conforme a la entrada ms larga
Los formatos de una celda son identidades independientes de los datos Ocultar o mostrar columnas.
contenidos en la misma, lo cual permite copiarlos, modificarlos o
eliminarlos de manera independiente de los datos. Ancho estndar: Establecer el ancho de columna estndar para la
columna seleccionada o cambiar el ancho de columna estndar para
la hoja de clculo.
Aplicar formatos
Una vez seleccionada la columna, tambin es posible usar los
Para designar los formatos a las celdas ir al comando Celdas del men comandos del men contextual para ajustar el ancho de la columna.
Formato o el comando Formato de celdas del men contextual. Los
formatos de uso frecuente se encuentran disponibles en la barra de
herramientas Formato. Ajuste del alto de la fila
Cuando se hace doble clic en el borde inferior del encabezado de una
Cambio del ancho de la columna y del alto de la fila fila, el alto se ajusta para que pueda acomodar la entrada ms alta de
la misma. Se puede ajustar varias filas a la vez, seleccionando primero
En una hoja de clculo nueva, todas las columnas y filas se establecen las filas y luego ajustando el alto en cualquiera de las filas
conforme al ancho estndar, lo cual se puede cambiar de acuerdo a las seleccionadas, o seleccionando el comando Fila del men Formato y
caractersticas del texto, estos cambios se efectan en todas o algunas luego cualquiera de las opciones:
de las filas y/o columnas de la hoja.
Alto para establecer un alto en puntos, desde 0 hasta 409.
Ajuste del ancho de una columna Autoajustar para que el alto de la fila se ajuste
automticamente a la letra ms alta de la seleccin.
La siguiente imagen muestra la forma de cambiar el ancho de la
columna mediante el ratn. Ocultar y mostrar.
Ajustar el ancho de
la columna
arrastrando o
Excel Bsico 21 Ajustar el alto de la fila

arrastrando el borde
Difusin Tecnolgica
Alineacin de datos
La siguiente ilustracin muestra algunos ejemplos de alineacin de
celdas:
Centrad
Centrada Centrada o en
en la en la celda varias
celda
Alinea Alinea
i cin
Alinea
cin
Al iniciar el trabajo con una hoja de clculo todas las celdas tienen el
formato de alineacin general; los nmeros se alinean a la derecha, el
texto a la izquierda y los valores lgicos y de error al centro.
La forma ms fcil de alinear el contenido de las celdas es usando los
botones de la barra de herramientas Formato.
Aumentar sangra
Disminuir sangra
Alineacin izquierda
22 Excel Bsico
Difusin Tecnolgica
Orientacin: establece la proporcin de giro del texto en la celda

Alineacin centrada seleccionada.
1. Combinar celdas: combina dos o ms celdas seleccionadas en una
sola, tanto vertical como horizontalmente.
Alineacin derecha
Reducir hasta ajustar: reduce el tamao de los caracteres de forma que
todos los datos que contiene la celda seleccionada se ajusten a la
Alineacin justificada columna. El tamao del carcter se ajusta de forma automtica.
Ajusta el texto que contiene la celda, en varas lneas. El nmero de
Combinar y centrar lneas ajustadas depende del ancho de la columna y de la longitud del
texto.
Para alienaciones diferentes a las ubicadas en la barra de
herramientas, usar el comando Celdas del men Formato, o bien, el
comando Formato de celdas del men contextual. Seleccionar la ficha Formato a la fuente
Alineacin y elegir las opciones que se desean. Con el fin de destacar la informacin que contiene la hoja de clculo, se
puede cambiar la fuente, el tamao, el estilo y el color de los datos,
1 2 3 tanto al contenido de una celda como a caracteres individuales,
utilizando la barra de herramientas formato.
Cuadro de fuente
Cuadro tamao de
6 Botones de estilo de
5
Botn color de
4
o, bien en el comando Celdas del men Formato, seleccionar la ficha
Fuente, marcar las caractersticas que se desean. En las celdas que
contienen texto, los caracteres individuales pueden usar formatos de
fuentes diferentes. En las celdas que contienen frmulas y valores,
todos los caracteres usan los mismos formatos de fuentes.
Para asignar formato a caracteres individuales de una celda, hacer
Alineacin del texto: cambia la alineacin horizontal y vertical del
doble clic en la misma, o hacer clic en la barra de frmulas y
contenido de la celda.
seleccionar los caracteres, las palabras completas o los grupos de
Sangra: aplica una sangra izquierda al contenido de las celdas palabras. A continuacin usar los botones de la barra de herramientas
seleccionadas, cada incremento es equivalente al ancho de un carcter. de formato o bien en el men Formato.
Excel Bsico 23
Difusin Tecnolgica
Agregar bordes, diseos y colores
El ocultar las lneas de divisin en una hoja, permite destacar los
Excel ofrece una amplia variedad de tipos y anchos de bordes, diseos bordes, el subrayado doble y el sombreado.
y colores que se pueden usar para crear una hoja de clculo ms
atractiva. Para ocultar las lneas de divisin:
Para aplicar bordes, diseos y colores: Hacer clic en el men Herramientas
Seleccionar las celdas que se desean cambiar Elegir el comando de Opciones
Hacer clic en el men Formato Seleccionar la ficha Ver
Elegir el comando Celdas Desactivar la casilla de verificacin Lneas de divisin
Seleccionar la ficha Borde Aceptar
Aplicar los cambios que se desean hacer

Aceptar
La siguiente imagen muestra un ejemplo del tipo de bordes.
Sombra
Sin
bordes
interiore
s
Borde ms grueso
Nota: Cuando se ponen bordes parece que las celdas adjuntas tienen
bordes en comn. Por ejemplo, al colocar un borde inferior en una celda
produce aparentemente el mismo efecto que si se colocara un borde
superior en la celda de abajo. Sin embargo, el borde no aparecer
cuando se imprima, slo el de la celda inferior. Al imprimir una hoja,
los bordes se imprimirn, slo si se han aplicado.
Ocultar e imprimir lneas de divisin
24 Excel Bsico
Difusin Tecnolgica
Para evitar que las lneas de divisin se impriman: Para ver una lista de todos los formatos de nmero integrados a Excel,
hacer clic en Celdas del men Formato. La ficha Nmero contiene
Hacer clic en el men Archivo
formatos de nmero que no se encuentran en la barra de herramientas,
Elegir el comando Configurar pgina como contabilidad, fecha, hora, fraccin, cientfica y formato de texto.
La categora Especial incluye formatos para cdigos postales y
Seleccionar la ficha Hoja nmeros telefnicos.
Desactivar la casilla de verificacin Lneas de divisin
Aceptar Muestra el
formato que
tendrn las
Hacer clic en
Formato de nmero una opcin
del cuadro
Para modificar la presentacin de los nmeros, fechas y horas se puede
cambiar el formato. Este cambio no afecta a los valores de los datos que
se utilizan en los clculos. Algunos de estos formatos se pueden aplicar
utilizando los botones de la barra de herramientas.
Funcin Botn Muestra del formato

Marcar las opciones
Moneda 12345 se convierte en $12345 para especificar un
formato de nmero
Porcentual .012 se convierte en 12% Formato de nmero personalizado
Si un formato de nmero integrado no puede presentar los datos del
Millares 12345 se convierte en 12.345,00 modo que se requiere. Excel permite crear un formato de nmero
mediante la categora Personalizada de la ficha Nmero en el cuadro
de dilogo Formato de celdas. Puede crearse un formato de nmero
Aumentar 12.345,00 se convierte en personalizado especificando los cdigos de formato que describen el
decimales 12.345,000 modo en que se desea presentar un nmero, una fecha, una hora o un
Disminuir 12.345,00 se convierte en 12.345,0 texto.
decimales El formato de nmero contiene cuatro secciones de cdigo. Los
nmeros positivos, los nmeros negativos, los ceros y el texto, en este
orden. Si nicamente se especifican dos secciones, la primera se
utilizar para los nmeros positivos y los ceros mientras que la
segunda se utilizar para los nmeros negativos. Si se especifica una
seccin, todos los nmeros utilizarn ese formato. La siguiente imagen
muestra un ejemplo de un cdigo de nmero personalizado.
Excel Bsico 25
Difusin Tecnolgica
Cdigos para el formato de nmeros
Smbolo del Significado
formato
General Presenta el nmero en forma general
Nmeros Ceros # Marcador de lugar para dgitos. Si el nmero tiene

ms dgitos a la derecha de la coma decimal que la
cantidad de nmeros a la izquierda de la coma
(#.###,00);[rojo](#.###,00);0,00;Entradas brutas para@ decimal Excel redondear el nmero agregando
lugares decimales conforme a la cantidad de
Nmeros Texto nmeros que haya a la derecha.
0 (cero) Marcador de lugar para dgitos. Sigue las mismas
reglas especificadas anteriormente para el marcador
#, salvo que si el nmero tiene menos dgitos que la
Para crear nuevos formatos de nmero, se recomienda tomar en cantidad de ceros que haya en el formato, Excel
consideracin lo siguiente, mostrar los ceros adicionales.
? Marcador de lugar para dgitos, con este marcador
Excel colocar un espacio para los ceros no
significativos para cualquiera de los lados de la
Como marcadores de lugar de los dgitos, Excel usa el 0 y el signo de #. coma decimal para que las comas decimales queden
Si se utiliza el 0, entonces el dgito se presentar siempre, incluso si se alineadas.
trata de un cero. l # suprime la presentacin de los ceros no
significativos. Coma (,) Este smbolo determina cuntos dgitos se
presentarn a la derecha e izquierda de la coma
Una raya seguida de cualquier caracter creara un espacio del ancho del decimal.
caracter. Por ejemplo, una raya seguida de un parntesis a la derecha
permite que los nmeros positivos se alinien correctamente con los Porcentaje (%) Excel multiplica por 100 y agrega el carcter %
nmeros negativos encerrados dentro del parntesis. Punto (.) El programa separa los millares con puntos si el
Para establecer el color de una seccin del formato, escribir en la formato contiene un punto rodeado de nmeros o
seccin el nombre del color dentro de corchetes, como se muestra en la ceros.
ilustracin anterior. Texto Presenta cualquier texto que se encuentre entre
Para impedir que se presente cualquier tipo de nmero positivo, comillas.
negativo o cero- omitir el cdigo de la seccin correspondiente. Por
ejemplo, el formato de nmero 0,000; -0,000;Error impedir que los
ceros aparezcan porque la tercera seccin est en blanco. Para omitir
una seccin colocar un punto y coma (;) en su lugar.
26 Excel Bsico
Difusin Tecnolgica
Para aplicar un Autoformato:

Copiar formatos
Seleccionar una celda del rea activa
Una vez que se cre un formato de la hoja de clculo, no es necesario
volver a repetir el proceso para hacer una hoja similar, existen dos Hacer clic en Autoformato del men Formato
opciones para aplicarlo. 1. Seleccionar en la lista el formato que se desea.
Copiar el formato de una celda a otra o un rango de celdas utilizando el
botn Copiar formato. Este botn permite copiar cualquier cantidad de
formatos de celda distintos de una sola vez.
Seleccionar un rango de celdas con formatos diferentes
Hacer clic en el botn Copiar formato (al realizar esta operacin el
puntero del ratn aparece con una brocha)
Sin
Seleccionar las celdas en donde se desea aplicar el formato.
Si se desea repetir la copia del formato dar doble clic en el Lista 1
botn, ste permanecer activo para hacer las copias que sean
necesarias. Cuando se termine, presionar la tecla ESC.
1. Definir el formato de una celda como un estilo. Los estilos Clsico 3
permiten almacenar todos los atributos de formato de una celda
asignndoles un nombre, que puede aplicarse despus a otras
celdas.
Seleccionar la celda que contiene los formatos.
Hacer clic en Estilo del men Formato. Una vez que se aplica un Autoformato, se podr continuar aplicando
otros formatos de forma individual.
Asignar un nombre al estilo.
Para personalizar el Autoformato, elegir el botn "Opciones del cuadro
Para aplicarlo, seleccionar la celda o celdas, hacer clic en Estilo y de dilogo Autoformato, desactivar la casilla de verificacin
seleccionar el nombre. correspondiente a los formatos que se desean conservar.
Autoformato Eliminar un Autoformato

Excel ofrece la opcin de elegir un conjunto de formatos de una hoja de Si se desea eliminar un Autoformato inmediatamente despus de
clculo predefinidos. aplicarlo, elegir el comando Deshacer del men Edicin. Para
Al seleccionar la opcin de Autoformatos. Excel analiza el rea activa * eliminarlo posteriormente, seleccionar una celda dentro de ste, ir al
de la hoja de clculo y aplica automticamente el formato de acuerdo a comando Autoformato del men Formato, posteriormente la opcin
la ubicacin de los ttulos, las frmulas y los datos. Ninguno del cuadro Formato de tabla.
* Un rea es un rango continuo de celdas definidas por un permetro de celdas vacas o

contornos de la hoja de clculo.
El rea activa es la zona situada alrededor de la celda activa.
Excel Bsico 27
Difusin Tecnolgica
Resaltar los datos que cumplan las condiciones especificadas
Para resaltar los resultados de una frmula u otros valores
importantes de la celda se aplican Formatos Condicionales. Por
ejemplo, una celda contiene una frmula que calcula el promedio de
ventas reales. Excel puede aplicar un sombreado de color verde a las
celdas si las ventas reales sobrepasan a las ventas pronosticadas y un
sombreado de color rojo si las ventas reales son menores que las ventas
pronosticadas. Si cambia el valor de la celda y no cumple ya la
condicin especificada Microsoft Excel suprimir temporalmente los
formatos resaltando esa condicin. Los formatos condicionales seguirn
aplicndose a las celdas, hasta que se eliminen, incluso aunque no se
cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren los formatos de
celda especificados.
Para crear un formato condicionado, ir al men formato, seleccionar el comando
formato condicionado y en el cuadro de dilogo hacer las especificaciones.
Seleccionar el valor Indicar la celda

de comparacin que contiene el
Dar un
clic
Indicar si la para
comparacin definir
va ha ser con el
formato
Las celdas con

valor 145 tiene un
28 Excel Bsico
Difusin Tecnolgica
Mrgenes
IMPRESIN DE DOCUMENTOS
Preparar una pgina para la impresin

Para definir los parmetros de impresin en el documento, seleccionar
el comando Configurar pgina del men Archivo, en el cuadro de
dilogo que se muestra presenta las siguientes opciones:
Pgina 1
4 2
3
1. Especificar los mrgenes de la hoja (inferior, superior, derecho e

5 izquierdo), y definir el margen del encabezado y pie de pgina,
tomando como referencia los extremos de la hoja. Haciendo clic en
las flechas que se encuentran al lado derecho del recuadro se
incrementa o disminuye el ancho del mismo.
2. Centrar el documento dentro de la hoja en direccin vertical,
6 horizontal o ambas.
Seleccionar la orientacin de la hoja en que se desea imprimir el
documento
Indicar la escala en que se desea la impresin
Indicar a cuntas pginas se desea que Excel ajuste el documento para
su impresin.
Elegir el tamao del papel en que se va a imprimir
Indicar la calidad de impresin (alta o borrador)
Especificar el nmero en el cual se quiere iniciar la numeracin de
pginas para cada hoja.
Excel Bsico 29
Difusin Tecnolgica
Hoja
Encabezado / Pie de pgina
1
1
2
2
3
3
1. Indicar el rango que se desea imprimir

2. Cuando el documento a imprimir tiene una extensin mayor a una
5 pgina, y se desea que los ttulos de las columnas y/o filas
aparezcan en cada una de las pginas, escribir en los recuadros el
rango.
1. Muestra el encabezado de la pgina as como su orientacin, el
predeterminado es Hoja 1 y se encuentra centrado. 3. En este recuadro se determinan las caractersticas de la impresin
2. Seleccionar el encabezado que se desea , hacer clic en la flecha del Lneas de divisin
lado derecho para mostrar la lista de las opciones y seleccionar Calidad de borrador, sta opcin es til cuando se desean
una. hacer pruebas.
3. Personalizar encabezados y pies de pgina, Haciendo clic sobre Blanco y negro, seleccionar la casilla de verificacin cuando se
este recuadro se presenta un cuadro de dilogo en donde se puede van a imprimir grficos y la impresora es en blanco y negro.
indicar el texto que se desea, fuente, estilo, tamao y orientacin.
Encabezados de filas y columnas.
4. Elegir el texto del pie de pgina.
Comentarios: Para imprimir comentarios al final del
5. Indica el texto del pie de pgina y su orientacin. documento y al inicio de otra pgina seleccionar la opcin al
Final de la hoja. Para imprimirlos en la misma ubicacin en
que aparecen cuando se ve la hoja de clculo, seleccionar la
opcin Como en la hoja.
30 Excel Bsico
Difusin Tecnolgica
Establecer el orden de la impresin de las pginas:

Abajo, luego hacia la derecha, imprime desde la primera
pgina hacia abajo y luego se desplaza a la derecha y continua
imprimiendo hacia abajo de las hojas de clculo.
La siguiente ilustracin, indica la forma en que se presenta el
Derecha luego hacia abajo, imprime desde la primera pgina
documento en la vista preliminar
hacia la derecha y luego se desplaza hacia abajo y continua
imprimiendo a travs de la hoja de clculo. Arrastrar el cuadro para
ajustar el ancho de la
Para cerrar el cuadro de dilogo Preparar pgina. Elegir el columna
botn Aceptar .
Margen
Arrastrar los
Presentacin preliminar del
cuadros para encabezad
Cuando la informacin est lista, para imprimirse, se puede ver una ajustar los o
presentacin preliminar del documento y ajustar la configuracin de mrgenes
las pginas para obtener la impresin deseada. Esto permite
determinar el orden en que Excel crea las hojas de clculo, controla los
saltos de pgina y los nmeros de pginas, reducir o ampliar el
documento para que se imprima en un determinado nmero de pginas
Hacer clic para
y ajusta el tamao de las hojas del grfico.
aumentar o
Cuando se hace la presentacin preliminar antes de imprimir el disminuir el
documento, se ahorra tiempo ya que se pueden hacer todos los ajustes tamao de la
necesarios y evitar la impresin de copias incompletas o con defectos de Margen pgina
formato. del pie de
pgina
Para ver la pgina antes de imprimirla, hacer clic en el botn
Presentacin preliminar de la barra de herramientas.
Los botones que se muestran son los siguientes:
Una vez seleccionados los parmetros, el documento se encuentra listo

Muestra la pgina Muestra y oculta los
anterior o la siguiente controladores de margen para imprimir, para lo cual Excel cuenta con las siguientes opciones:
Imprime las
pginas 1. Botn de imprimir de la barra de herramientas: Se imprime de
forma inmediata, usando las configuraciones actuales de los
cuadros de dilogo correspondientes a Configurar pgina.
Aumenta o Muestra una vista que

reduce el Muestra el cuadro de permite ajustar los
Excel Bsico dilogo para definir los saltos de pgina 31
tamao de parmetros de impresin
Difusin Tecnolgica
presentacin de
la pgina
2. Botn de imprimir en la ventana de Presentacin preliminar:
Muestra el cuadro de dilogo Imprimir en donde se puede elegir el
rango de impresin y el nmero de copias que se desean.
3. Botn de imprimir dentro del cuadro de dilogo configurar pgina.
Muestra el cuadro de dilogo Imprimir, el cual se describe a
continuacin.
Especificaciones de la
impresora que se encuentra
definida
Indicar el intervalo de
pginas y hojas del libro a Indicar el nmero de
imprimir copias que se desean del
documento
32 Excel Bsico
Difusin Tecnolgica
USO DE FRMULAS
Una frmula es la tcnica bsica que se utiliza para analizar los datos Sintaxis de la frmula
que se encuentran en la hoja de clculo. Combina en una celda valores La sintaxis de una frmula es la estructura o el orden en que deben ir
y operadores, para producir un nuevo valor a partir de los ya sus elementos. En Excel las frmulas siguen una sintaxis especfica
existentes. Con una frmula se pueden realizar operaciones, tales como que incluye un signo de igual (=) seguido de los elementos que van a
suma, multiplicacin, divisin y comparaciones, entre otras. Las calcularse (los operandos) y los operadores de clculo, Cada operador
frmulas pueden hacer referencia a otras celdas en la misma hoja de puede ser un valor que no cambie (valor constante), una referencia de
clculo, a celdas en otras hojas del mismo libro o a celdas en hojas de celda o de rango, un rtulo, un nombre o una funcin de la hoja de
otros libros. clculo.
A continuacin se muestran ejemplos de diferentes tipos de frmulas De forma predeterminada una frmula se calcula de izquierda a
que contienen algunos de los elementos que se pueden incluir. derecha comenzando por el signo igual. Sin embargo se puede
modificar el orden en que se ejecutan los clculos cambiando la sintaxis
Frmula con referencias de la frmula. Por ejemplo, la frmula =5+2*3 da un resultado de 11
porque se calcula la multiplicacin antes que la suma.
Por el contrario si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis,
pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuacin multiplicar el
Referencia de celda resultados por 3, resultando 21, =(5+2)*3.
Operador de divisin Los operadores Se utilizan para especificar el tipo de clculo que se va
a realizar con los elementos de una frmula. Excel incluye cuatro tipos
Operador de suma diferentes de operadores; de clculo, aritmtico, de comparacin, texto
=(B4/25)+100 y de referencia.
Constante numrico Operadores aritmticos Realizan operaciones matemticas bsicas,

cambian valores numricos y producen resultados numricos. Por
ejemplo, la frmula =20^2*15%, eleva 20 al cuadrado y multiplica el
resultado por 0,15 para producir un resultado de 60.
Los operadores aritmticos son:
Frmula con funciones
Operador Significado Ejemplo
Funciones para hoja de clculo (+) Signo ms Suma 8+7
(-) Signo menos Resta 17-4
=SUMA(B2:B6)PROMEDIO(B1:E1) (-) Negacin -1

(*) Asterisco Multiplicacin 5*6
(/) Diagonal Divisin 125/9
Rangos de celdas
Excel Bsico 33
Difusin Tecnolgica
(%) Signo de Porcentaje 120% Si una frmula contiene operadores con la misma prioridad. Excel
porcentaje evala de izquierda a derecha, =8+4/2*3 es igual a 14. Los operadores
de mayor prioridad son (/) y (*). El primero de izquierda a derecha es
(^) Acento circunflejo Exponente 3^2 (el mismo que (/), por lo que la primera operacin que se efecta es 4/2=2. El
3*3) resultado se multiplica por 3, 2*3=6. Por ltimo al producto anterior se
le suma 8, lo que nos da el resultado final, 6+8=14.
Si se requieren efectuar las operaciones en un orden diferente se deben
utilizar parntesis. Las expresiones encerradas entre parntesis se
Algunos operadores requieren de dos valores para poder dar un calculan en primer lugar. Si en el ejemplo anterior se desea calcular
resultado, y otros actan sobre uno. Por ejemplo: La frmula =5+2 primero 8+4, la frmula ser la siguiente; =(8+4)/2*3, cuyo resultado es
contiene el operador de suma que requiere de dos o ms valores, 18.
mientras que la frmula =3% utiliza el operador de porcentaje, que
Los parntesis se pueden anidar, en este caso Excel calcula en primer
requiere de un slo valor, divide 3 entre 100 para producir el valor
lugar las expresiones encerradas entre los parntesis ms interiores.
0,03.
La frmula =((6*3)+(5+2))*4 es igual a 100. La primera operacin que
El resultado de una frmula depende del orden en que se realicen las se efecta es 6*3=18. La segunda 5+2=7. A continuacin se suman
operaciones. Por ejemplo, =3+2*5 variar si se realiza primero la suma ambos resultados, 18+7=25. Por ltimo, se calcula 25*4=100.
o la multiplicacin. En el primer caso el resultado ser 25, en el
Operadores de comparacin: Comparan dos valores y generan el valor
segundo ser 13. Para calcular este tipo de expresiones, Excel realiza
lgico VERDADERO o FALSO.
las operaciones conforme al orden de prioridad que se indica en la tabla
siguiente:
Los smbolos que se utilizan son:
Operador Descripcin Prioridad
- Signo negativo 1 Operador Significado Ejemplo
% Porcentaje 2 (=) Igual A1=B1
^ Exponencial 3 > Mayor que A1>B1
*y/ Multiplicacin y 4 < Menor que A12<B1
divisin
>= Mayor o igual que A1>=B1
+ y - (resta) Suma y resta 5
<= Menor o igual que A1<=B5
& Concatenacin 6
<> Distinto de A1<>B6
=, <, >, <=, >=, >< Comparacin 7
Operador de texto (&): Conecta o concatena dos valores de texto para

En el ejemplo anterior, la prioridad del operador (*) es ms alta que la generar una nica porcin de texto. Ejemplo: Viento & norte genera
del operador (+), por lo que se efecta primero la multiplicacin, siendo Viento del norte
el resultado 13.
34 Excel Bsico
Difusin Tecnolgica
Referencias Referencias relativas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja Una referencia relativa describe la posicin de una celda en funcin de
de clculo e indica a Excel en qu lugar debe buscar los valores o los su distancia, en filas y columnas, respecto de la celda que contiene la
datos que se desean utilizar en una frmula. Con las referencias se frmula.
pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo dentro
En el siguiente ejemplo, en la celda D5 se introdujo la frmula =B5-C5
de una frmula, o bien, utilizar el valor de una celda en varias
que calcula el saldo del mes de enero. Excel lo interpreta como: El
frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas
valor de la celda que
en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las
est dos columnas a la
referencias de celdas a otros libros se denominan Referencias
izquierda en la misma
Externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan
fila menos el valor de la
Referencias remotas.
celda que est una
De forma predeterminada Excel utiliza el estilo de referencia A1, que columna a la izquierda
rotula las columnas con las letras (desde A hasta IV, en un total de 256 en la misma fila.
columnas) y las filas con nmero (del 1 al 65536).
Dentro de las frmulas se pueden utilizar referencias o rangos de
celdas que le indican a Excel la ubicacin de los valores para realizar
los clculos, lo anterior se indica utilizando los operadores de
referencia.
Para los meses de febrero y marzo se requieren frmulas semejantes,
Operadores de referencia: Combinan rangos de celdas para los clculos. que tomen los valores de las filas 6 y 7. Para introducirlas basta con
copiar la frmula de la celda D5 a las celdas D6 y D7, obtenindose el
resultado que se muestra a continuacin.
Operador Significado Ejemplo
(:) Dos puntos Indica un rango de celdas A5:B15
incluido en dos referencias
(,) Coma Operador de unin, que SUMA(B5:B15,D5:D1
combina varias referencias 5)
en una sola
(Un espacio) Interseccin de celdas SUMA(B115:B15
A7:D7) en este
ejemplo la celda B7 es
comn a ambos
rangos
Dependiendo de la tarea que se desea ejecutar, es el tipo de referencia

a utilizar. En las frmulas se utilizan tres tipos de referencias:
Excel Bsico 35
Difusin Tecnolgica
Excel modific automticamente las referencias, quedando la frmula
de la celda D6 como =B6-C6 y la de la celda D7 como =B7-C7. A este Referencia mixta
tipo de referencia se le asigna el nombre de RELATIVA
En algunas situaciones es necesario emplear referencias en las que sea
absoluta la fila o la columna pero no ambas. Este tipo de referencias se
Referencias absolutas denominan MIXTAS, debido a que combinan las propiedades de las
referencias relativas y de las absolutas. Una referencia mixta toma la
Si se requiere que al copiar frmulas, las referencias no sufran
forma $A1 A$1.
modificaciones, se deben emplear referencias ABSOLUTAS, las cuales
toman la forma de $A$1. En el siguiente ejemplo se desea elaborar una tabla en la que a los
precios de lista introducidos en el rango B6:B9, se les apliquen los
En el siguiente ejemplo en el rango B7:B10 se presentan los precios de
descuentos indicados en el rango C5:E5.
mayoreo de diferentes productos, en el rango C7:C10 se deben
introducir frmulas que calculen el precio al menudeo agregndole el Para hacer este clculo se introdujo en la celda C6 la frmula =$B6-
porcentaje que se indica en la celda D5. $B6*C$5 en donde las referencias $B6 y C$5 son mixtas. La referencia
$B6 permite que, al copiarse la frmula hacia la derecha las nuevas
La frmula para la celda C7 es =B7+B7*D5, al copiarse a las celdas del
frmulas continuan haciendo referencia a la columna B. Por otra parte,
rango C8:C10 la referencia D5 debe permanecer invariable, es decir
la referencia C$5 hace posible que al copiarse la frmula hacia abajo
debe ser absoluta. Una celda es absoluta cuando se antepone el signo
las nuevas frmulas continen haciendo referencia a la fila 5.
de $ a la letra de la columna y al nmero de la fila ($A$1).
De esta manera la frmula de la celda C7 queda =B7+B7*$D$5. Como

se observa en la siguiente ilustracin, la referencia absoluta no sufri
modificaciones al ser copiada en el rango C8:C10, la referencia D5 debe
permanecer invariable, es decir debe ser ABSOLUTA.
Para convertir una referencia relativa en absoluta:
Editar el contenido de la celda (oprimiendo F2, o dando doble clic .
Introducir una frmula para calcular un valor
Seleccionar la referencia.
1. Hacer clic en la celda en que se desea introducir la frmula.
Oprimir la tecla F4, Excel transforma automticamente la referencia
2. Escribir un signo de igual (=).
relativa en absoluta.
3. Introducir la frmula, tomando en cuenta la sintaxis.
4. Presionar ENTER.
Introducir referencias
Es posible introducir las referencias en las frmulas escribindolas. Sin
embargo, la manera ms fcil es seleccionar las celdas o el rango
directamente en la hoja de clculo. Despus de escribir un signo de
igual o un operador, simplemente se hace clic en la celda o por el rango
de celdas. La seleccin est rodeada por una lnea punteada llamada
borde mvil y la referencia a la celda o al rango aparece en la frmula.
36 Excel Bsico
Difusin Tecnolgica
Nota: Cuando se escribe una frmula y Excel no convierte una

referencia a letra mayscula, no es vlida y se debe comprobar que no
tenga errores.
Anlisis de datos usando funciones

Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos
utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden
determinados. Por ejemplo, la funcin SUMA agrega valores o rangos
de celdas. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos
como VERDADERO o FALSO o referencias de celda. El argumento que
se designe deber generar un valor vlido.
La sintaxis de una funcin inicia con el nombre de la funcin, seguido
de un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados
por comas y un parntesis de cierre. Si la funcin inicia la frmula
escribir un signo de igual (=) antes del nombre de la funcin.
Por ejemplo, en lugar de escribir en la frmula
=A1+A2+A3+A4
se puede utilizar la funcin Suma para construir la frmula:
=SUMA(A1:A4)
Las funciones se utilizan como complemento de las frmulas, y se debe
seguir un orden en los caracteres para introducir una frmula vlida.
La siguiente ilustracin es un ejemplo de una funcin y sus sintaxis:
Aunque se puede escribir una funcin directamente en una frmula, el

mtodo ms fcil para insertarlas es con el Asistente.
Excel Bsico 37
Difusin Tecnolgica
Uso del Asistente para funciones 5. Hacer clic en el botn de Aceptar, para que se inserte la funcin en
El Asistente para funciones es una herramienta, de gran utilidad para la hoja.
seleccionar la funcin ms adecuada para realizar el calculo que se
requiere, agrupar los elementos correctamente e insertar la funcin en
la frmula.
Para agregar una funcin a una frmula:
Activar el Asistente para funciones haciendo clic en el botn de la
barra de herramientas
Seleccionar la categora y nombre de la funcin
Funcin para
obtener el
Categora
de la
Nombre de Trabajo con nombres

la funcin
Si se tienen rtulos para las columnas y filas en las hojas de clculo,
pueden utilizarse para crear frmulas que hagan referencia a los datos.
En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de funciones utilizando
Descripcin como argumentos el nombre de las columnas y filas.
de la funcin
Hacer clic en el botn Aceptar

Introducir los argumentos, en los cuadros de edicin Celdas o
rango de
ld d l
Definici Funciones con

n de t l d fil
Resulta
argument
do de
la
Para utilizar el rtulo de las filas y las columnas, no se requiere hacer
ninguna operacin previa. Si se cambia el rtulo de las filas y
Resultad 38 Excel Bsico

o de la Difusin Tecnolgica
columnas, Excel lo cambia de forma automtica en las frmulas en

donde se hace referencia a ellos.
Excel Bsico 39
Difusin Tecnolgica
Error Posible causa Solucin
Errores ms comunes en las frmulas vlida
Si una frmula no puede evaluar adecuadamente un resultado, Excel
#NUM!? Se da cuando hay un Asegurarse de que los
presentar un valor de error. Por ejemplo lo valores de error pueden
problema con algn argumentos que se utilizan
ser el resultado de utilizar texto en donde una frmula espera un valor
nmero en una frmula o en la funcin son correctos y
numrico, de eliminar una celda a la que se hace referencia en una
funcin pertenecen al tipo de
frmula o bien de utilizar una celda que no sea suficientemente ancha
argumento .
como para presentar el resultado.
#NULO! Se da cuando se Comprobar si hay errores en
Error Posible causa Solucin
especifica una la referencia a los rangos
####### El contenido de la celda Cambiar el ancho de la interseccin de dos reas
es demasiado ancho para columna arrastrando el que no se cruzan, se ha
verlo. borde de los encabezados utilizado un operador de
rango incorrecto
#VALOR!? El argumento u operador Verificar que la frmula o la
es incorrecto, se ha funcin para el operador es o
introducido texto y la el argumento necesario y de
frmula requiere un que las celdas a las que hace
nmero o un valor lgico referencia contenga valores
vlidos
#DIV/0!? Se produce cuando se Cambiar la referencia de
divide una frmula por celda o introducir un valor
cero que no sea cero en la celda
que se utiliza como divisor
#NOMBRE Aparece cuando Excel no Asegurarse de que el nombre
?? reconoce texto en una existe, corregir si es un error
frmula o se ha ortogrfico, definir los
eliminado un nombre nombres que se eliminaron
utilizado en la frmula, o
bien, se ha utilizado un
nombre que no existe
#N/A? Un valor no est Verificar que todos los
disponible para una valores se encuentren en la
funcin o frmula, se han hoja de clculo
omitido uno o ms
argumentos de una
funcin de la hoja de
clculo
#REF!? Se da cuando una Cambiar las referencias de
referencia de celda no es las frmulas
40 Excel Bsico
Difusin Tecnolgica
Todas las celdas en la columna H

Ejercicio
Todas las celdas desde la columna H
Qu es una hasta la J
frmula?
Cul es el formato de las

referencias?
Cuntos tipos de operadores existen y a. Relativas
cules son?
Mixtas
b. Absoluta
s
Qu es una
funcin?
Qu es una
referencia?
Qu frmulas se deben utilizar para calcular la Venta, Utilidad y

Total en el siguiente ejemplo?
Escriba la forma correcta para hacer referencia a las celdas o rangos de

celdas
Para hacer referencia a Utilizar
La celda en la columna A y la fila 10

El rango de celdas en la columna A y las
filas de la 10 a la 20
El rango de celdas en la fila 15 y las
columnas desde la B hasta la E
Todas las celdas en la fila 5
Todas las celdas en las filas de la 5 a la
10
Excel Bsico 41
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GRFICOS
3. Seleccionar el tipo y subtipo de grfico que se va a utilizar, dar un
Un Grfico, se utiliza para mostrar de forma esquemtica los datos de clic en el botn Siguiente
una hoja de clculo, lo que se facilita la lectura de los mismos la
creacin de informes de una manera ms clara e interesante, as como
el evaluar y comparar entre distintos valores de la hoja de clculo para
una mejor toma de decisiones.
Para lo cual Excel cuenta con 14 tipos de grficos, que a su vez, tienen
dos o ms subtipos, de los cuales se puede elegir el ms representativo.
Los valores de la celda, o puntos de datos, aparecen en el grfico en
forma de barras, lneas, columnas, secciones de un grfico circular o en
otras formas. Los puntos de datos se agrupan en series de datos y se
distinguen por sus diferentes colores o diseos.
Creacin de un grfico
Al generar un grfico, existen dos formas; como un grfico incrustado * ,
o como una hoja de grfico independiente.
Para crear un grfico:
1. Seleccionar los datos que se desean mostrar en el grfico
4. Indicar la orientacin de los datos (es decir, si las series de datos

estn en las filas o columnas), dar un clic en el botn Siguiente
2. Dar un clic en el botn Asistente para grficos
* Es el grfico que se muestra junto con los datos a los que esta asociado
42 Excel Bsico
Difusin Tecnolgica
El grfico incrustado siempre aparece cuando la hoja de clculo est

activa y, al imprimirla, el grfico se imprime junto con los datos. En
una hoja nueva el grfico aparece independiente de los datos y se
imprime solo.
Cuando se crea un grfico, ste se vinculan a los datos de hoja de
clculo utilizada para su creacin. Siempre que se cambien los datos de
la hoja el grfico se actualizara automticamente.
5. Si se desea, escribir el ttulo del grfico y de los ejes, dar un clic en
el botn Siguiente
Estructura de un grfico
Las series de
Categoras
datos se
de las filas
obtienen de las
6. Seleccionar el lugar en donde va aquedar el grfico, incrustado

como un objeto en la hoja de datos o en una hoja independiente
Excel Bsico 43
Difusin Tecnolgica
Marcadore
s de datos
con un
di
Cada grupo de
marcadores es
una serie de
d
Leyenda
de datos
Agregar rtulos a los marcadores de datos

Los rtulos de datos son texto o valores opcionales, asociados a
Los valores marcadores de datos, que ofrecen informacin adicional. La
se Las categoras se
muestran en el informacin se extrae de los datos de origen asociados. Para agregar
representan los rtulos en los marcadores de un grfico, hacer clic en Opciones de
l j Y grfico del men Grfico y seleccionar las alternativas en el cuadro de
Modificar un grfico dilogo.
Al crear un grfico ste se presenta con un formato predeterminado. Para cambiar la fuente, el tamao, el formato de nmero u otra
Sin embargo es posible alterar el aspecto del mismo para conseguir la caractersticas, en los rtulos. Hacer doble clic en el rtulo de una serie
apariencia deseada. Cada elemento del grfico tienen caractersticas de datos. Las selecciones que se realicen en el cuadro de dilogo,
que pueden modificarse, como el color, la trama, el estilo de lnea, el Formato de rtulos de datos se aplicarn a todos los rtulos de la serie.
aspecto del texto o de los nmeros y la ubicacin. Para ver un cuadro
de dilogo con las opciones de formato disponibles para un elemento Total de ventas primer trimestre
Rtulos de
del grfico, hacer doble clic en el elemento.
34%
Enero datos con
29%
Enero
diferente
Febrero
Marzo
$ 901,000.00
Cambiar los marcadores de datos

Los elementos que indican valores numricos en un grfico, como Asignar ttulos al grfico y a los ejes
lneas, barras, columnas, y sectores son marcadores de datos. Para Es conveniente agregar ttulos al grfico para clarificar el tipo de datos
cambiarle el formato, hacer doble clic en uno de los marcadores y a mostrados. Si no se incluyeron los ttulos al crear el grfico, se pueden
continuacin realizar los cambios en el cuadro de dilogo. agregar en cualquier momento.
44 Excel Bsico
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Hacer clic en Opciones de grfico del men Grfico en la ficha Ttulos Dar formato al fondo y ajustar el tamao del grfico
escribir los ttulos que se desean.
Existen dos reas de fondo en un grfico, el rea del grfico y el rea de
Para modificar el texto de un ttulo hacer clic en l. Para cambiar el trazado, y se les puede cambiar el formato con colores y tramas.
formato, hacer doble clic en el borde y seleccionar las opciones en el
cuadro de dilogo. Para cambiar el formato hacer doble clic en el rea del grfico o en el
rea de trazado. Especificar los cambios que se desean en el cuadro de
Ttulo del dilogo que se muestra.
Ttulo
del eje
de
valores
rea del
grfico
Ttulo del
Dar formato y colocar la leyenda
Cuadros de control,
La leyenda de un grfico identifica la serie de datos. Se puede agregar para modificar el
una leyenda al momento de estar creando el grfico con el Asistente o tamao del grfico
despus en Opciones de grfico del men Grfico y, a continuacin, en
la ficha Leyenda. Se puede mover la leyenda, cambiar su forma y
tamao, y dar formato a las entradas y claves. Al cambiar el color o
diseo de una entrada cambiarn tambin los marcadores de la serie
de datos asociada. Para mover la leyenda dentro del rea del grfico,
nada ms se arrastra.
Entrada de rea de
leyenda trazado
Clave de
Excel Bsico 45
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Si los datos que se agregaron son incorrectos, se pueden quitar con el
botn Deshacer (Se pueden deshacer hasta 16 acciones anteriores).
Agregar datos al grfico Para eliminar una serie de datos utilizar los controladores de arrastre
o seleccionarla en el grfico y a continuacin presionar la tecla
Los datos cambian con frecuencia. Cuando esto ocurre es necesario que
SUPRIMIR. Para eliminar un solo punto, borrar ese valor en la hoja de
se agreguen o eliminen datos de los grficos.
clculo.
Cuando el grfico se encuentre en una hoja de clculo, dar un clic en l
para ver los rangos codificados con colores, indicadores que
Mostrar datos en un mapa
esquematizan los datos de la hoja de clculo usados en el grfico. A
continuacin ajustar el rango con los controladores de arrastre. Si se Cuando se trabaja con datos relacionados a regiones geogrficas, la
est trabajando en una hoja de grfico utilizar los comandos Copiar y forma ms clara de mostrarlos es con un mapa. Excel cuenta con la
Pegar para agregar los datos. herramienta Microsoft Map, la cual permite analizar y presentar los
datos de una forma ms interesante y efectiva.
Crear un mapa
Arrastrar el cuadro El primer paso para crear un mapa es seleccionar los datos. La
de control para seleccin debe contener una columna de datos que identifique las
seleccionar los datos regiones geogrficas, como estados y pases y tambin las columnas de
que se desean datos. Hacer clic en el botn Mapa. Arrastrar en la hoja de clculo para
indicar el tamao y la ubicacin del mapa.
El mapa se crea colocando colores a las zonas geogrficas que se
mencionan en la tabla de datos, la intensidad del color se relaciona con
los valores que le corresponde a cada zona.
Leyenda
de los
Regiones
geogrfic
Los nuevos
datos se El color de la sombra
muestran de los datos se
automticament relaciona con el
46 Excel Bsico
Difusin Tecnolgica
Ejercicio
Realizar un grfico, con los siguientes datos, que represente el
Cul es la utilidad de un porcentaje de ventas por empleado.
grfico?
Cules son los puntos de datos de un

grfico?
Qu identifica la leyenda de un
grfico?
Cmo se seleccionan los elementos de un grfico para cambiarles el

formato?
Excel Bsico 47
Difusin Tecnolgica
Contenido de filas y columnas
LISTA DE DATOS
Disear la lista de forma que las filas tengan elementos similares en la
La lista es un conjunto de filas de una hoja de clculo que contienen misma columna.
datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto
No insertar espacios adicionales al inicio de una celda ya que afectarn
de nombres y nmeros de telfono de clientes. Una lista puede
a las clasificaciones y a las bsquedas.
utilizarse como una base de datos en que las filas corresponden a los
registros y las columnas a los campos. La primera fila de la lista No utilizar una fila en blanco para separar los rtulos de columna de la
corresponde a los rtulos de las columnas. primera fila de datos.
Una lista puede ser hasta del tamao de una hoja de clculo: 16384
Instrucciones para crear una lista en una hoja de clculo filas por 256 columnas.
Excel tiene varias caractersticas que facilitan la gestin y el anlisis Los rtulos de las columnas, al igual que las dems celdas, contienen
de los datos de una lista. Para aprovechar estas caractersticas, un mximo de 255 caracteres.
introducir los datos tomando en consideracin las siguientes
observaciones. Disear la lista de forma tal que todas las filas tengan elementos
similares en la misma columna
Procurar no tener ms de una lista en una hoja de clculo ya que
algunas caractersticas administrativas, tal como la filtracin, slo Usar el mismo formato para todas las celdas de una columna
se pueden usar en una lista dentro de una hoja de clculo. Se pueden usar frmulas para calcular los valores de las columnas, al
Dejar en blanco, como mnimo, una columna y una fila entre la lista y igual que se hace con cualquier otra celda de la hoja de clculo. Al
los dems datos de la hoja de clculo. Excel podr detectar con mayor ordenar o buscar valores Excel utiliza los valores que las frmulas
facilidad y seleccionar la lista cuando se haga una clasificacin, un proporcionan, no las frmulas propiamente dichas
filtrado o se inserten subtotales automticamente.
Evitar la colocacin de filas y columnas en blanco para que Excel Mantenimiento de una lista
pueda detectar y seleccionar con mayor facilidad la lista. Una vez creada una lista, se pueden agregar, buscar, editar o eliminar
Evitar la colocacin de datos a la derecha o a la izquierda de la lista, datos mediante el cuadro de dilogo Formulario.
los datos podran ocultarse cuando se filtre la lista.
Rtulos de columna
Crear rtulos de columna en la primera fila de la lista. Excel
utiliza los rtulos para generar informes, as como para buscar y
organizar los datos.
En los rtulos de columna, utilizar una fuente, alineacin, formato,
trama, borde o un estilo de letras maysculas que sea diferente del
formato que se asigne a los datos de la lista.
Cuando se requiera separar los rtulos de los datos, utilizar bordes de
celda, no usar filas en blanco ni guiones para insertar lneas debajo de
los rtulos.
48 Excel Bsico
Difusin Tecnolgica
Barra de desplazamiento. La barra de desplazamiento ubicada a

Funcionamiento del formulario la derecha de los campos muestra la ubicacin aproximada del
registro presentado en la lista y permite hojear los registros.
El cuadro de dilogo de Formulario consta principalmente de: ttulo,
nombre de los campos, cuadros de edicin y botones de comandos. Nmero de registro. Indica el nmero del registro que se est
presentando y cuantos conforman la lista.
Botones de comandos Usar los botones de comandos para:
Cuadros de
Agregar un nuevo registro.
Barra de Nmero de Eliminar el registro que se muestra.
ttulo registro
Restaurar los cambios efectuados.
Campos Desplazarse entre registros adyacentes.

de la Botones Buscar registros segn criterios especificados.
lista de de
comando Nota: El formulario tiene capacidad para presentar un mximo de 32
campos.
Barra de Bsqueda de registro

desplaza
Existen tres formas de buscar un registro usando el Formulario:
Hojeando los registros que conforma la lista con los botones Busca
anterior y Buscar siguiente en el cuadro de dilogo.
Hojeando con la barra de desplazamiento del cuadro de dilogo.
Barra de ttulo Muestra el nombre de la hoja de clculo que contiene la
lista. 1. Usando el botn Criterios para buscar un subconjunto de
registros que cumplan ciertas caractersticas.
Campos de la lista de datos El cuadro de dilogo muestra los
campos de la siguiente manera: Cuando se opte por el botn Criterios, escribir en los cuadros de
edicin las condiciones de bsqueda denominadas criterios de
Los campos que contienen los valores constantes, que se pueden editar, comparacin, que pueden comparar una serie de caracteres que se
aparecen con un cuadro de edicin. deseen igualar, tal como >300. Asimismo, especificar criterios para
Los campos calculados, no se podrn editar, estos campos contienen los campos calculados.
resultados de las frmulas. Para presentar los registros que cumpla con los criterios especificados,
Los campos se muestran en el orden en que aparecen en la lista de elegir el botn Buscar siguiente., Buscar anterior. En este caso los
datos de izquierda a derecha. La columna ms ancha de la lista botones de bsqueda se desplazan solamente entre los registros que
determinar la longitud de los cuadros de edicin para los campos del cumplen todos los criterios indicados. Para obtener nuevamente acceso
cuadro de dilogo Formulario. a toda la lista, elegir el botn Criterios y seleccionar el botn
Borrar.
Nombres de campos. Los nombres de campos se crean a partir de los
rtulos de las columnas tal y como aparecen en la lista. Para cambiar
un nombre se deber hacer en la lista.
Excel Bsico 49
Difusin Tecnolgica
Por ejemplo:
Edicin de un registro
Columna de
Por medio del Formulario se puede editar cualquier campo excepto los ordenacin
calculados o protegidos, los datos que se pueden editar se presentan
con un cuadro de edicin. Para realizar los cambios, hacerlo
directamente en el cuadro de edicin y Aceptar. El programa reflejar Seleccionar la columna de datos
los cambios en la lista. para ordenar. Se pueden indicar
hasta tres niveles
Indicar el criterio
de ordenacin
Ordenar y filtrar datos
Excel facilita la organizacin y creacin de informes con los datos de
una lista, utilizando comandos de:
Ordenar para organizar los datos de una lista en orden alfabtico,
numrico o cronolgico.
Filtrar para encontrar y trabajar rpidamente con un grupo de datos
sin tener que moverlos u ordenarlos.
Indicar si la lista tiene
fila de encabezado
Ordenar datos en una lista
Puede reorganizar las filas o las columnas de una lista basndose en
los valores que contiene, ordenndolos. Al ordenarlos, Microsoft Excel
reorganizar las filas, las columnas o las celdas individuales utilizando
el orden que se especifique.
El criterio de ordenacin constituye la forma de organizacin de los
datos deseada. Por ejemplo, cuando se usa un criterio de ordenacin
ascendente, los nmeros se ordenan del 1 al 9; el texto de A a la Z, y las La lista cambia de
fechas en orden cronolgico. En el orden descendente, los nmeros se estructura y queda
ordenan del 9 al 1; el texto de la Z a la A, y las fechas de la ms ordenada por Entidad
antigua a la ms reciente.
Para ordenar una lista entera, basta con seleccionar una sola celda de
la misma y luego elegir el comando Ordenar del men Datos. Excel
seleccionar de forma automtica toda la lista, si existen rtulos de
columnas en la primera fila, el programa los excluye de la ordenacin y
los utiliza para ayudar a elegir la columna Primer criterio. Cmo funciona la filtracin
La filtracin constituye un mtodo fcil y rpido para encontrar
subconjuntos de datos en una lista. Cuando se filtra una lista, Excel
slo muestra las filas que contienen cierto valor o que cumplen un
conjunto de condiciones de bsqueda llamado criterio.
50 Excel Bsico
Difusin Tecnolgica
A diferencia de la ordenacin la filtracin no reorganiza las listas. La Para eliminar los criterios de filtracin de una sola columna elegir
filtracin oculta provisionalmente las filas que no se desean mostrar. Todas en la lista desplegable de la columna. Para
mostrar todas las filas ocultas en la lista, elegir el comando Filtro en el
men Datos y luego Mostrar todo. Para mostrar todas las filas ocultas
Filtracin de una lista
y quitar las flechas del filtro, elegir el comando Filtro y desactivar el
El Autofiltro permite mostrar un subconjunto de datos de la lista. comando Autofiltro.
Seleccionando el comando Filtro en el men Datos y luego Autofiltro,
Excel coloca flechas desplegables directamente en los rtulos de las
columnas de la lista. Si se hace clic en una flecha aparecer una lista
de todos los elementos nicos de la columna. Si se selecciona un
elemento de la lista de una columna especfica, ocultar
instantneamente todas las filas que no cumplen con el criterio del
filtro seleccionado.
Por ejmplo:
Seleccionar el
criterio para
Columna
Se ocultan las filas que no cumplen con

el criterio de filtracin
Si se selecciona una sola celda antes de elegir el comando Filtro

automtico, se aplicarn flecha a todos los rtulos de columnas que
figuran en la lista. Sin embargo se pueden seleccionar los rtulos de las
columnas que se desean filtrar, antes de elegir el comando Autofiltro.
Excel Bsico 51
Difusin Tecnolgica
Ejercicio
Qu es una Lista de
datos?
Qu diferencia existe entre ordenar y filtrar

una lista
Qu es un
registro?
Qu es un
campo?
Qu operaciones se pueden realizar en el cuadro de dilogo

Formulario?
Para qu se utiliza la
ordenacin?
Para qu se utilizan los

filtros?
52 Excel Bsico
Difusin Tecnolgica
Excel Bsico 53
Difusin Tecnolgica
GLOSARIO texto o nmeros, y ver cambiar la configuracin
para las opciones relacionadas con el comando.
Frmula Secuencia de valores, referencias de celdas,
rea de destino Rango de celdas que se seleccionan para nombres, funciones u operadores contenidos en
conservar los datos resumidos. El rea de una celda, que producen un valor nuevo a partir
destino puede estar en la misma hoja de clculo de valores existentes. Una frmula siempre
que los datos fuente o en una hoja de clculo inicia con un signo de igual (=):
diferente.
Funcin Tipo de clculo indicado para combinar datos.
rea de pegado El lugar de destino para los datos que han sido
cortados o copiados. Grfico Representacin grfica de los datos de una hoja
de clculo.
rea de trazado rea de un grfico en la que se trazan los datos.
Grfico incrustado Grfico ubicado en una hoja de clculo y
rea grfico Toda la regin que rodea al grfico, ubicada guardado en esa hoja de clculo al momento de
inmediatamente fuera del rea de trazado. guardar el libro de trabajo.
rea fuente Rango de celdas de donde se obtiene los datos Hoja activa Hoja en la que se esta trabajando dentro de un
para resumir en una rea de destino libro. El nombre de la etiqueta de la hoja activa
especificado. siempre est en negrita.
Autoformato Caractersticas de formato, tales como diseo y Hoja de clculo Una hoja de clculo consiste en celdas
letra que pueden aplicarse rpidamente a una organizadas por columnas y filas. Es el
tabla o grfico, para cambiar su apariencia. documento principal utilizado en Excel.
Barra de estado Barra ubicada en la parte inferior de la pantalla Hoja de grfico Hoja en un libro de trabajo que contiene un
que muestra informacin de un comando grfico. Las hojas de grfico se vinculan con los
seleccionado o una operacin en curso. datos de la hoja de clculo y se actualizan al
cambiarse los datos de la hoja de clculo.
Barra de frmulas Barra ubicada en la parte superior de la
ventana de Excel que se usa para escribir o Leyenda Cuadro que contiene entradas y claves de
editar valores o frmulas en las celdas o en leyendas, que ayudan a identificar las series de
grficos. Muestra el valor o la frmula datos (o abscisas) en un grfico.
constante usado en la celda activa.
Lneas de divisin Lneas que pueden agregarse al grfico, que se
Barras de Barras sombreadas ubicadas a la derecha y en extienden a partir de las marcas de graduacin
desplazamiento la parte inferior de la ventana. Con estas barras de un eje a travs del rea de trazado. Facilitan
es posible desplazarse por todas las filas y la evaluacin y visin de los datos en un grfico.
columnas de una hoja.
Lista Serie rotuladas de filas de hojas de clculo que
Casilla de verificacin Casilla que indica con una marca de verificacin contiene grupos similares de datos, donde las
si una opcin est activa prescindiendo del filas son registros y las columnas campos.
estado de otras opciones en el cuadro de dilogo.
Men contextual Men que muestra una lista de comandos
Cuadro de dilogo Es el cuadro que aparece cuando se elige un referentes a un elemento en particular, dicho
comando que requiere informacin adicional. men se muestra cuando se da un clic con el
Puede incluir reas en las que se puede escribir botn derecho del ratn.
54 Excel Bsico
Difusin Tecnolgica
Tabla Datos sobre un tema especfico que se

almacenan en registros (filas) y en campos
Ordenacin Manera de ordenar datos basada en un valor o
(columnas).
en tipo de datos.
Ttulos a imprimir Filas o columnas elegidas para su impresin en
Portapapeles rea de almacenamiento temporal para los
la parte superior o a la izquierda de la pgina
datos que se cortan o copian. Los datos
de las hojas de clculo seleccionadas. Los ttulos
permanecen en el Portapapeles hasta que se
son parte de la hoja y no estn en los mrgenes,
copien o corten otros datos o al salir de Excel.
como los encabezados y los pies de pgina.
Puntos de datos Valores individuales trazados en un grfico, que
se originan en las celdas individuales de una
hoja de clculo. Los puntos de datos se
representan por barras, columnas, lneas,
sectores circulares o de anillos u otras figuras.
Estas figuras se llaman marcadores de datos.
Los marcadores de datos de un mismo color
constituyen una serie de datos.
Rango Dos o ms celdas de una hoja de clculo. Los
rangos pueden ser adyacentes o no adyacentes.
Referencia de celda Grupo de coordenadas que una celda ocupa en
una hoja de clculo. Por ejemplo, la referencia
de la celda que aparece en la interseccin en la
columna B y en la fila 3 es B3.
Rtulo de datos Rtulo que provee informacin individual
acerca de un marcador de datos. Dependiendo
del tipo de grfico, los rtulos de datos pueden
mostrar valores, nombres de series de datos (o
abscisas), porcentajes o una combinacin de los
mismos.
Seleccionar Resaltar una celda o rango de celdas en una
hoja de clculo. El prximo comando o accin
afectar a las celdas seleccionadas.
Seleccin no Seleccin de datos, celdas o rangos de celdas
adyacente que no se tocan.
Serie de datos Grupo de puntos de datos relacionados,
trazados en un grfico, que se originan en
columnas o filas individuales de una hoja de
clculo. Cada serie de datos en un grfico se
distinguen con un color o con un diseo nico.
Excel Bsico 55
Difusin Tecnolgica

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Excel 2000

Crear y abrir libros de trabajo _____________________3 Ejercicio __________________________________________ 19

Referencias absolutas ______________________________ 36 Modificar un grfico _______________________________ 44

Trabajo con nombres _______________________________ 38 Mantenimiento de una lista ________________________ 48

Ejercicio __________________________________________ 41 Ordenar y filtrar datos _____________________________ 50

Al finalizar el curso los participantes contarn con los conocimientos bsicos de

formato, frmulas, grficos e impresin, as como los conceptos generales de

herramienta en el desempeo de sus actividades.

CREAR Y ABRIR LIBROS DE TRABAJO 4. Hacer clic en el botn Aceptar.

Crear un libro de trabajo

Guardar un libro de trabajo nuevo

Especificar con que frecuencia se desea que se guarde el trabajo.

Cerrar un libro de trabajo

Para salir de Excel:

* Si el comando Guardado Automtico no aparece en el men Herramientas, se

debe instalar la macro automtica.

1. Barra de ttulo 8. Barra de tareas

1 2 Nota: Si las Etiquetas de Hojas no aparecen en un libro de trabajo se

Personalizacin de las barras de herramientas

* Es el documento principal en Excel para almacenar y manipular datos. Una

hoja de clculo est formada por celdas organizadas en columnas y filas y

4. Dar un clic en el botn Cerrar

Dar un clic en el botn Cerrar

o bien por medio del teclado, como a continuacin se indica:

Barra de Teclas Movimiento

Seleccin de hojas en un libro de trabajo

Seleccionar una sola hoja

Insertar hojas Mover y copiar hojas

Mover una hoja a otro libro de trabajo:

* Libro en el que se va a copiar o mover la informacin.

Mencione seis elementos que componen un libro de trabajo

Cuntas hojas puede tener un libro de

Qu opciones existen para ir a un lugar especfico de la hoja de

Cmo se selecciona un grupo de hojas no

Qu procedimiento se sigue para copiar

CREACIN DE UNA HOJA DE CLCULO

Seleccin de una columna Hacer clic en el encabezado de la

Seleccin de un rango de Arrastrar en diagonal desde la primera

Seleccin de toda la hoja Hacer clic en el botn seleccionar todo. Esta

Cuando puede, Excel asigna automticamente el formato de nmero

Aumentar una serie de nmeros o fechas

Para editar o eliminar una lista personalizada de llenado automtico, hacer?

Para eliminar un elemento de una lista, utilizar la tecla de Suprimir o

Qu procedimiento se debe seguir para crear una lista personalizada

Crear la lista anterior en su

EDICIN DE UNA HOJA DE CLCULO

Seleccin dentro de una celda

Seleccionar una celda

*Zona de almacenamiento temporal, hasta que se corta o copia otro texto,

Mover celdas 1. Seleccionar la celda o rango

Insertar filas o columnas

Qu ocurre al copiar o mover celdas? Elegir el comando Filas

Crear un diccionario personalizado

Indica la palabra a corregir

Si se desea encontrar cierta informacin de la hoja de clculo, qu

Qu ocurre cundo se utiliza cualquiera de los siguientes

En dnde se colocan las columnas que se

Qu diferencia existe entre Borrar y

FORMATO DE UNA HOJA DE CLCULO

Crear y abrir libros de trabajo _3 Ejercicio ______________________ 19

Referencias absolutas 36 Modificar un grfico _ 44

Trabajo con nombres _______ 38 Mantenimiento de una lista 48

Ejercicio ______________ 41 Ordenar y filtrar datos _ 50