Proceso de Planeacin

MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONALES

ENTIDAD ALCALDIA DE VILLAVICENCIO VIGENCIA 2016 FECHA DE PUBLICACIN

IDENTIFICACIN DEL RIESGO MEDICIN Y CALIFICACIN DEL RIESGO PROGRAMACIN DE ACCIONES HERRAMIENTA DE MEDICIN MEDICIN Y SEGUIMIENTO
R. INHERENTE CONTROL R. RESIDUAL INDICADOR RESPONSABLE AVANCE

OPCIN DE MANEJO
CONTEXTO

EXTERNO

PROBABILIDAD

PROBABILIDAD

PROGRAMADO
INTERNO

CALIFICACIN

CALIFICACIN

SEGUIMIENTO
DEL RIESGO

DEL RIESGO

INDICADOR
AVANCE %
REGISTRO O

IMPACTO

IMPACTO
NO. RIESGO CAUSAS POSIBLES CONSECUENCIAS ACCIONES A IMPLEMENTAR

META
EVIDENCIA CARGO DEL LIDER ACCIONES EFECTIVIDAD ANLISIS Y
CONTROLES FORMULA
DE PROCESO MONITOREO CONTROL OBSERVACIONES

SECRETARIOS,
DIRECTORES
JEFES DE OFICINA
Directrices
CON
Generar directrices para la realizadas * 100/
Notas internas RESPONSABILIDAD
adecuada presentacin de los Tipo de informes a 100% 30/04/2016
Revisin de la circulares EN LA
informes a los Entes Control presentar a los entes
Errores en la 1. Sanciones o apertura de procesos informacin y PRESENTACIN DE
NORMATIVO

de Control

REDUCIR
presentacin de la 1. Ausencia de revisin antes de la en contra de la entidad por parte de asesora jurdica y INFORMES A LOS
1 informacin a los X entrega de la informacin. los entes de control. 4 3 A especifica previa a 3 3 A ENTES DE
diferentes entes de 2. Personal incompetencia para 2. Investigaciones disciplinarias y las firmas y entrega CONTROL
control presentacin de los informes sanciones de informes a los
Entes de Control
Coordinar y hacer seguimiento Nm. de 31/08/2016
de la respuesta oportuna a los seguimientos
Documento soporte de JEFE OFICINA DE
requerimientos realizados por realizados 100%
respuestas CONTROL INTERNO
las Contraloras General y *100/nm. de
Municipal. requerimientos 31/12/2016

1. Detrimento patrimonial. 30/04/2016

2. Demoras e inconsistencias en
PROCESO

Perdida, adulteracin respuestas y solicitudes. Copias de seguridad

REDUCIR
1. Falta de generacin de archivos Registro de Realizacin de copias de DIRECTOR DE
o deterioro de la 3. Perdida de memoria institucional. Registro de back up realizadas
2 informacin en medio
X de respaldo o back up a la
4. Sanciones por incumplimiento de
4 3 A prestamos de 3 3 A seguridad (back up) a la
en servidores *100/copias
100% SISTEMAS DE 31/08/2016
informacin de mayor relevancia documentos informacin priorizada INFORMACIN
magntico Norma archivstica. programadas
5. Retrasos y dificultades en toma de
decisiones. 31/12/2016
6. Expedientes incompletos

Documentos
Actualizar y socializar los actualizados *100/
Documento actualizado y
documentos del Sistema documentos que 30/04/2016
1. Productos documentales no registrado
1. Procedimientos y formatos Integrado de Gestin. requieren
conformes. actualizacin
desactualizados.
2. Hallazgos en auditorias.
2. Documentos actualizados que
3. Mala orientacin a usuarios y
no son socializados y publicados.
dems partes interesadas
PROCESO

Uso indebido de 3. Falta de implementacin de los Actas realizadas

REDUCIR
4. Errores en la prestacin del Procedimientos y Actas de verificacin y SECRETARIOS,
documentos y documentos y registros * 100/actas 31/08/2016
3 registros del sistema establecidos
servicio. 3 3 A formatos 2 3 M acciones correctivas
programadas
100% DIRECTORES
5. Perdida de la imagen institucional. registrados JEFES DE OFICINA
integrado de gestin. 4. Falta de compromiso para
6 .Posibles procesos y/o sanciones de Verificar el uso de las versiones
implementar los procedimientos
los rganos de control. vigentes de los documentos del
obligatorios del sistema integrado Errores encontrados
proceso del Sistema Integrado
de gestin. Acciones correctivas por uso inadecuado
de Gestin
levantadas por el uso de documentos y
31/12/2016
inadecuado de registros *100/
documentos y registros acciones correctivas
levantadas

1350-F-PLA-02-V1 Pgina 1 de 4 Registrado SIG:01-08-2016

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IDENTIFICACIN DEL RIESGO MEDICIN Y CALIFICACIN DEL RIESGO PROGRAMACIN DE ACCIONES HERRAMIENTA DE MEDICIN MEDICIN Y SEGUIMIENTO
R. INHERENTE CONTROL R. RESIDUAL INDICADOR RESPONSABLE AVANCE

OPCIN DE MANEJO
CONTEXTO

EXTERNO

PROBABILIDAD

PROBABILIDAD

PROGRAMADO
INTERNO

CALIFICACIN

CALIFICACIN

SEGUIMIENTO
DEL RIESGO

DEL RIESGO

INDICADOR
AVANCE %
REGISTRO O

IMPACTO

IMPACTO
NO. RIESGO CAUSAS POSIBLES CONSECUENCIAS ACCIONES A IMPLEMENTAR

META
EVIDENCIA CARGO DEL LIDER ACCIONES EFECTIVIDAD ANLISIS Y
CONTROLES FORMULA
DE PROCESO MONITOREO CONTROL OBSERVACIONES

PQRSD contestadas
Control al registro y respuesta
Reporte de PQRSD oportunamente
1. Usuarios insatisfechos a las PQRSD presentadas en
radicadas y contestadas *100/ PQRSD 90% 30/04/2016
2. Incumplimientos a la normativa y medio fsico a travs del
por Control Doc. recibidas en Control
1. Falta de control a la oportuna partes interesadas. Control Doc.
NORMATIVO

Llevar control de las Doc.

REDUCIR
Demoras en tiempos respuesta de las PQRSD. 3. Instauracin de sanciones por SECRETARIOS,
peticiones
4 de respuesta de X 2. Desconocimiento de los silencio administrativo. 4 4 E
realizadas por los
2 4 B DIRECTORES
tramites y PQRSD trminos de ley para dar 4. Instauracin de acciones de tutela. PQRSD contestadas JEFES DE OFICINA
usuarios 31/08/2016
respuesta a las PQRSD.. Instauracin de acciones populares (si Control al registro y respuesta Reporte de PQRSD oportunamente
aplica). a las PQRSD realizadas por la radicadas y contestadas *100/ PQRSD 80%
pagina web. por pagina Web recibidas en pagina
web 31/12/2016

Capacitaciones
Capacitaciones en plataforma Registro de
realizadas *
virtuales de aprendizaje sobre el capacitaciones 30/04/2016
100/capacitaciones
Bajos niveles de manejo de las TIC realizadas
1. Desactualizacion en programadas
conocimiento del 1. Comunidad altamente dependiente
tecnologas.
ciudadano para la de tramites presenciales

REDUCIR
SOCIAL

2. Acelerados avances de la DIRECTOR DE

gestin de tramites a 2. Poca agilidad en los tramites.
5 travs de las
X tecnologa
3. Insatisfaccin de las partes
3 4 E Plan Anticorrupcin 3 3 M
Puntos de
100% SISTEMAS DE
31/08/2016
3. Altos costos para adquirir INFORMACIN
herramientas interesadas conectividad (Wifi)
tecnologa e implementarla para la Instalacin de puntos de Registro de puntos de
informticas de la instalados *
comunidad conectividad gratuitita (zonas conectividad (Wifi)
Entidad 100/puntos de
Wifi) para la comunidad instalados
conectividad (Wifi)
programados 31/12/2016

30/04/2016

1. Detrimento de la imagen Canales de

PROCESO

Divulgacin de Desconocimiento por parte de los ndice de

REDUCIR
institucional. comunicacin Elaborar el ndice de
informacin funcionarios sobre la clasificacin ndice de Informacin informacin DIRECTOR DE
6 confidencial
X
de la informacin (Publica
2. Demandas y otras acciones legales. 3 3 A oficiales (Pagina 2 3 M informacin clasificada y
Clasificada y Reservada clasificada y
Uno (1)
ARCHIVO
31/08/2016
3. Perdida de percepcin de Web, Gobierno en reservada
Clasificada y Reservada) reservada elaborado
transparencia. lnea)

31/12/2016

30/04/2016
1. Falta de mantenimiento en
1. Malas condiciones para el Mantenimiento
OPERATIVO

redes y equipos de computo.

REDUCIR

Fallas tcnicas en desarrollo de las tareas asignadas por Soporte tcnico a Elaborar y ejecutar cronograma preventivo DIRECTOR DE
2. Desconocimiento de las reales Registro de
7 redes, equipos de X
condiciones de redes y otros
fallas en redes y equipos. 3 3 A fallas y equipo de 2 3 M de mantenimiento tcnico
mantenimiento realizado
realizado*100 100% SISTEMAS DE
computo. 2. Retrasos por perdida de redes de computo preventivo. /mantenimientos INFORMACIN
servicios en las instalaciones
1350-F-PLA-02-V1 informacin y/o reprocesos Pgina 2 de 4 programados Registrado SIG:01-08-2016
fsicas.
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ENTIDAD ALCALDIA DE VILLAVICENCIO VIGENCIA 2016 FECHA DE PUBLICACIN

IDENTIFICACIN DEL RIESGO MEDICIN Y CALIFICACIN DEL RIESGO PROGRAMACIN DE ACCIONES HERRAMIENTA DE MEDICIN MEDICIN Y SEGUIMIENTO
R. INHERENTE CONTROL R. RESIDUAL INDICADOR RESPONSABLE AVANCE

REDUCIR OPCIN DE MANEJO

CONTEXTO

EXTERNO

PROBABILIDAD

PROBABILIDAD

PROGRAMADO
INTERNO

CALIFICACIN

CALIFICACIN

SEGUIMIENTO
DEL RIESGO

DEL RIESGO

INDICADOR
AVANCE %
REGISTRO O

IMPACTO

IMPACTO
NO. RIESGO CAUSAS POSIBLES CONSECUENCIAS ACCIONES A IMPLEMENTAR

META
EVIDENCIA CARGO DEL LIDER ACCIONES EFECTIVIDAD ANLISIS Y
CONTROLES FORMULA
DE PROCESO MONITOREO CONTROL OBSERVACIONES

1. Falta de mantenimiento en
1. Malas condiciones para el Mantenimiento
OPERATIVO

redes y equipos de computo.

Fallas tcnicas en desarrollo de las tareas asignadas por Soporte tcnico a Elaborar y ejecutar cronograma preventivo DIRECTOR DE
2. Desconocimiento de las reales Registro de
7 redes, equipos de X
condiciones de redes y otros
fallas en redes y equipos. 3 3 A fallas y equipo de 2 3 M de mantenimiento tcnico
mantenimiento realizado
realizado*100 100% SISTEMAS DE
31/08/2016
computo. 2. Retrasos por perdida de redes de computo preventivo. /mantenimientos INFORMACIN
servicios en las instalaciones
informacin y/o reprocesos programados
fsicas.

31/12/2016

30/04/2016
1. Perdida de la capacidad laboral por
1. Altos niveles de estrs y enfermedades mentales como
OPERATIVOS

presin laboral, sentimientos de depresin y otras, aumento de carga

Conflictos Apoyo de Gestin

REDUCIR
frustracin laboral por incapacidades Realizar Seminario para
interpersonales en los de Talento Humano, DIRECTOR DE
8 grupos y/o
x 2. Ambiente laboral hostil, poca 2. Bajo rendimiento laboral. 2 3 M
Seguridad y salud
1 3 M fortalecer el trabajo en equipo Registros de Asistencia Seminario realizado Uno (1)
PERSONAL
aceptacin hacia el individuo 3. Perdida de la cohesin de equipo y y clima organizacional
dependencias en el trabajo 31/08/2016
nuevo, rechazo por condiciones de la identidad del proceso por falta de
fsicas o sociales particulares comunicacin a raz del mal clima
laboral

31/12/2016

1. Incorrecta asignacin del tipo de

riesgo laboral
30/04/2016
2. Retrasos en la afiliacin e
incorporacin al sistema de la ARL
3. Desconocimiento de la norma
por parte de quien afilia o se afilia.
1.Cobertura nula en caso de evento Estudio previo y
4. Mala asesora para el personal
Incumplimiento a la de accidente o enfermedad laboral por minuta contractual
que no es de planta acerca del Verificacin de afiliacin ARL

REDUCIR
normatividad no afiliacin (obligaciones del Afiliaciones a
LEGAL

tramite que debe adelantar para contratistas y supervisores JEFE DE OFICINA

9 establecida para la X
5. Falta de verificacin y
2. No cobertura por mala asignacin 4 4 E contratista en 3 4 E
al inicio de cada contrato.
Formulario de afiliacin ARL*100/CPS 100%
CONTRATACION
31/08/2016
afiliacin a la ARL en de tipo de riesgo. materia de afiliacin realizados
seguimiento del tramite de
los contratistas 3. Implicaciones legales y pagos de
afiliacin ante la ARL. .
4. Detrimento Patrimonial seguridad social)
6. Canal de comunicacin
deficiente entre la entidad y la ARL
para reportar novedades del
personal.
31/12/2016

1350-F-PLA-02-V1 Pgina 3 de 4 Registrado SIG:01-08-2016

 Proceso de Planeacin
MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONALES

ENTIDAD ALCALDIA DE VILLAVICENCIO VIGENCIA 2016 FECHA DE PUBLICACIN

IDENTIFICACIN DEL RIESGO MEDICIN Y CALIFICACIN DEL RIESGO PROGRAMACIN DE ACCIONES HERRAMIENTA DE MEDICIN MEDICIN Y SEGUIMIENTO
R. INHERENTE CONTROL R. RESIDUAL INDICADOR RESPONSABLE AVANCE

OPCIN DE MANEJO
CONTEXTO

EXTERNO

PROBABILIDAD

PROBABILIDAD

PROGRAMADO
INTERNO

CALIFICACIN

CALIFICACIN

SEGUIMIENTO
DEL RIESGO

DEL RIESGO

INDICADOR
AVANCE %
REGISTRO O

IMPACTO

IMPACTO
NO. RIESGO CAUSAS POSIBLES CONSECUENCIAS ACCIONES A IMPLEMENTAR

META
EVIDENCIA CARGO DEL LIDER ACCIONES EFECTIVIDAD ANLISIS Y
CONTROLES FORMULA
DE PROCESO MONITOREO CONTROL OBSERVACIONES

SECRETARIO DE
PLANEACIN 30/04/2016
1. Demoras en procesos de
contratacin de los recursos para
1. Inconformidad de la comunidad.
los proyectos.
PROCESO

2. Deterioro de la imagen institucional Seguimiento al plan Planes de accin

REDUCIR
Incumplimiento al 2. Falta de herramientas que
3. Incumplimiento a los objetivos de de desarrollo y Evaluar los planes de accin de Planes de accin evaluados * 100/
10 plan de desarrollo X permitan un seguimiento mas claro
los procesos.
2 4 A
rendicin de
2 3 M
cada sector semestralmente. evaluados Planes de accin
75% 31/08/2016
municipal para los procesos.
4. Investigaciones de entres de cuentas formulados. SECRETARIOS,
3. Falta de gestin de parte de los
control. DIRECTORES Y
procesos para acceder a recursos
por otras fuentes de financiacin. JEFES DE OFICINA

31/12/2016

APROBACIN ORIGINAL FIRMADO

RESPONSABLES

NOMBRE ING. WILMAR ORLANDO BARBOSA ROZO.

CARGO ALCALDE
FECHA 1 DE AGOSTO DE 2016
AJUSTE MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL DE 31 DE MARZO DE 2016

REVISIN
NOMBRE ING. MANUEL EDUARDO HERRERA PABN.
CARGO SECRETARIO DE PLANEACIN

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