UNIDAD DE PLANEACIN MINERO ENERGTICA

Grupo de Gestin Administrativa

POLITICAS DE GESTIN DOCUMENTAL

2015

Avenida Calle 26 No 69 D 91 Torre 1, Oficina 901.

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 1 INTRODUCCIN

En el presente documento se estructura, formula y presenta la poltica de Gestin

Documental de la Unidad de Planeacin Minero Energtica con miras a su discusin
y adopcin en las instancias competentes, para ello se presentan los aspectos y
consideraciones tenidos en cuenta para su formulacin, los principios orientadores,
las lneas estratgicas que permitirn su desarrollo a travs del ciclo PHVA y su
componente programa de gestin documental, con los cuales se pretende guiar el
conjunto de polticas operativas, procesos, procedimientos, metodologas,
instancias e instrumentos tcnicos y administrativos que garanticen la disponibilidad
de la documentacin e informacin que sirve como soporte al cumplimiento de la
misin de la entidad, la rendicin de cuentas y la constitucin de su patrimonio
documental.

La formulacin de esta poltica tiene como inspiracin por un lado, la conciencia

institucional de la Unidad de Planeacin Minero Energtica de la importancia de sus
documentos e informacin como evidencia de gestin, respaldo de transparencia,
garantes de derechos ciudadanos y parte del patrimonio documental de la Unidad y
por otra el compromiso ineludible en el marco de la responsabilidad que le seala
la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) en su artculo 12 como parte de la
administracin pblica, en la gestin de sus documentos y la administracin de sus
archivos.

El Gobierno Nacional, a travs del Decreto Nacional 2609 del ao 2012 en su

artculo 6 seala la obligacin de toda entidad pblica de formular una poltica de
gestin de documentos con los siguientes componentes:

a. Marco conceptual claro para la gestin de la informacin fsica y electrnica de

las entidades pblicas.
b. Conjunto de estndares para la gestin de la informacin en cualquier soporte.
c. Metodologa general para la creacin, uso, mantenimiento, retencin, acceso y
preservacin de la informacin, independiente de su soporte y medio de creacin.
d. Programa de gestin de informacin y documentos que pueda ser aplicado en
cada entidad.
e. La cooperacin, articulacin y coordinacin permanente entre las reas de
tecnologa, la oficina de Archivo, las oficinas de planeacin y los productores de la
informacin.
Atendiendo estos lineamientos, se pone a consideracin el presente documento.

2 MARCO CONCEPTUAL.

El siguiente es el marco conceptual bsico usado en la formulacin de la poltica de

gestin documental de la Unidad de Planeacin Minero Energtica.

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Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la
informacin que conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados por
la Ley.

Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado: Establecimiento pblico

encargado de formular, orientar y controlar la poltica archivstica nacional. Dirige y
coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del
patrimonio documental de la nacin y de la conservacin y la difusin del acervo
documental que lo integra y del que se le confa en custodia.

Archivo de Gestin: Archivo de la oficina productora que rene su documentacin

en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa.

Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de

los archivos de gestin y rene los documentos transferidos por los mismos una vez
finalizado su trmite y cuando su consulta es constante.

Archivo Histrico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo,
debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigacin, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo tambin puede conservar
documentos histricos recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin o
expropiacin.

Ciclo de vida de los documentos: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su produccin o recepcin, hasta su disposicin final.

Comit Interno de Archivo: Grupo asesor del alta Direccin, responsable de cumplir
y verificar el cumplimiento las polticas archivsticas, definir los programas de gestin
de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos
y tcnicos de los archivos.

Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de

las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio
utilizado. En el proceso de organizacin de fondos acumulados es pertinente el uso
del trmino correspondencia, hasta el momento en que se adopt la definicin de
comunicaciones oficiales sealada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el
Archivo General de la Nacin.

Clasificacin Documental: Fase del proceso de organizacin documental, en la cual

se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
orgnico funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos).

Disposicin final de documentos: Decisin resultante de la valoracin hecha en

cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de
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retencin y/o tablas de valoracin documental, con miras a su conservacin total,
eliminacin, seleccin y/o reproduccin.

Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por una

entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.

Documento electrnico de archivo: Registro de la informacin generada, recibida,

almacenada, y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos
medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de
sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivsticos.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos

generados orgnica y funcionalmente por una instancia productora en la resolucin
de un mismo asunto.

Eliminacin Documental: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las

tablas de retencin o de valoracin documental para aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su
informacin en otros soportes.

Fondo Documental acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningn

criterio de organizacin archivstica.

Gestin Documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes

a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilizacin y conservacin.

Microfilmacin: Tcnica que permite registrar fotogrficamente documentos como

pequeas imgenes en pelcula de alta resolucin.

Reprografa: Conjunto de tcnicas, como la fotografa, el fotocopiado, la

microfilmacin y la digitalizacin, que permiten copiar o duplicar documentos
originalmente consignados en papel.

Soporte documental: Material en el cual se contiene la informacin.

Tablas de Retencin Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.

Tablas de Valoracin Documental: Listado de asuntos o series documentales a los

cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, as como una
disposicin final.

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Valoracin Documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia
en las diferentes fases del ciclo vital.

3 OBJETIVO DE LA FORMULACIN.

Dotar a la Unidad de Planeacin Minero Energtica de una poltica institucional de

gestin documental que sirva como derrotero claro y coherente para direccionar y
guiar el conjunto de polticas operativas, orientaciones, procesos, metodologas,
instancias e instrumentos tcnicos y administrativos diseados para garantizar la
organizacin y disponibilidad de la documentacin e informacin que sirve como
soporte al cumplimiento de la misin de la entidad, facilitando el acceso y consulta
por parte de los usuarios, apoyando la toma de decisiones, la rendicin de cuentas,
la investigacin y la conformacin de la memoria institucional.

4 ENTORNO Y ASPECTOS INSTITUCIONALES.

La Unidad de Planeacin Minero Energtica tiene por misin Planear de manera

integral el desarrollo minero energtico, apoyar la formulacin de poltica pblica y
coordinar la informacin sectorial con los agentes y partes interesadas. En
desarrollo de esta, consolida, construye y resguarda a travs de sus documentos,
expedientes tanto del rea misional como del rea de apoyo

La gestin documental es un componente fundamental para alcanzar la visin de la

Unidad, la cual para el 2020 ser el referente internacional en planeacin e
informacin para el anlisis de polticas pblicas y la toma de decisiones del sector
minero energtico.

La correcta gestin de los documentos permite a la entidad garantizar a los agentes

del sector y comunidad en general el pleno disfrute de la informacin conformando
los expedientes que evidencian los procesos, de igual forma, se garantiza a los
usuarios y funcionarios la existencia y disponibilidad de los expedientes que
respaldan y aporta como un elemento democrtico y participativo la garanta y el
respeto por el ejercicio ciudadano de los derechos de informacin y acceso a los
documentos pblicos de la Unidad de Planeacin Minero Energtica como parte de
la construccin social y cultural de la nacin.

4.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

La Unidad de Planeacin Minero Energtica, cuyas funciones como lder del sector
Minero Energtico se establecen en el Decreto 1258 de 2013, cuenta para el
cumplimiento de su misin con

1. Consejo Directivo,
2. Direccin General,
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 2.1 Oficina de Gestin De Informacin
2.2 Oficina de Gestin de Proyectos de Fondos
3. Subdireccin de Demanda
4. Subdireccin de Energa Electrica
5. Subdireccin de Hidrocarburos
6. Subdireccin de Minera
7 Secretara General
8. Organos de Asesora y Coordinacin
8.1 Comit de Coordinacin de4l Sistema de Control Interno
8.2 Comisin de Personal

4.2 GESTIN DOCUMENTAL

La Secretara General a travs del Grupo de Gestin Administrativa, es la

responsable de la gestin documental segn la resolucin 851 de 2014 la cual
establecen dentro de sus funciones:

Llevar el Archivo General de la entidad y rendir informes de conformidad con las

normas que regulan la materia

Coordinar la transferencia de la documentacin de los archivos satlites al

archivo central, Archivo histrico de la Unidad al Archivo General de la Nacin,
manejar la correspondencia y el archivo en la Unidad de Planeacin Minero
Energtica.

Coordinar Gestin Documental y proponer acciones de mejora a los sistemas de

gestin electrnica velando por su correcta alimentacin y actualizacin

Revisar, clasificar documentos y datos relacionados con la entrega y recepcin de

correspondencia interna y externa y presentar oportunamente la relacin para la
legalizacin respectiva

Atender la radicacin trmite y disposicin de la correspondencia interna y externa

de la Unidad, efectuar la revisin y clasificacin de los documentos de conformidad
con el reglamento y enviar la correspondencia

Preparar las constancias o certificaciones que sean requeridas por los usuarios y
que correspondan a esta rea y proponer las tcnicas requeridas segn las
disposiciones legales que rigen la materia para un adecuado manejo del archivo
general y apoyar a las dependencias en el correcto manejo de los archivos de
gestin

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 Elaborar proponer y mantener actualizado el manual de procedimiento
archivstico, seleccin, conservacin y descarte de documentos

Para atender estas funciones, el Grupo de Gestin Administrativa cuenta con un

equipo integrado por funcionarios que adelantan los siguientes frentes de gestin
documental: Elaboracin de polticas operativas, elaboracin de tablas de retencin
y valoracin documental, organizacin del fondo documental acumulado,
normalizacin de la gestin documental, atencin a consultas internas y externas,
gestin de correspondencia

Cuenta tambin con el Comit de desarrollo Institucional como cuerpo asesor de la

alta direccin y cuya regulacin se ha actualizado permanentemente de
conformidad con los ajustes contenidos en la normatividad externa.

5 ASPECTOS JURDICOS.

En la Ley 80 de 1989 (1) Reconoci al Sistema Nacional de Archivos como

instrumento de organizacin y cohesin institucional.

La Constitucin de 1991 Consagr el habeas data es decir el derecho de conocer y

rectificar informacin de los ciudadanos en archivos y bases de datos (Art. 15), el
derecho a la intimidad personal y familiar (Art. 15), el derecho de peticin (Art. 23),
el derecho de informacin (Art. 20), en el artculo 74 se constitucionaliz el derecho
de acceso a los documentos pblicos y en el artculo 8 determin que es obligacin
del estado y las personas proteger las riquezas culturales de la nacin.

La Ley 397 de 1997 o Ley general de Cultura avanz en la lnea de proteccin de

los archivos y la necesidad de inversin del Estado para este fin.

La Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos avanz en la construccin de la

poltica de Estado frente a los archivos as:

Mantuvo y profundiz la lnea de fortalecimiento territorial enfatizando en la

descentralizacin y desconcentracin de la funcin archivstica (Arts. 7 a 10),

Adopt una lnea de organizacin documental para toda la administracin pblica

que es el ciclo vital del documento para todos los archivos del estado (arts. 22, 23 y
24),

Formaliz una lnea de vigilancia de la funcin archivstica en cabeza del Archivo

General de la Nacin con el apoyo de los organismos de control, especialmente la
Procuradura General de la Nacin (Arts. 32, 33 y 51),

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 Materializ el Sistema Nacional de Archivos como lnea de articulacin contando
adems con reglamentacin posterior y especial en el Decreto Nacional 4124 de
2004 (2) y Decreto Nacional 2578 de 2012.

Formul una lnea de responsabilidad de la administracin disgregada

responsabilidad del Estado, responsabilidad de cada institucin y una individual de
cada funcionario de la administracin (Arts. 11 a 20).

Incorpor los principios generales del Sistema Nacional de Archivos (art. 4),

Determin la obligacin que tienen las entidades pblicas y privadas que cumplen
funciones pblicas, de elaborar Programas de Gestin Documental.

En el ao 2012 el Estado Colombiano avanz en el desarrollo de su Poltica de

Gestin Documental a travs de la expedicin de los Decretos Nacionales 2126,
2578 y 2609 del Ministerio de Cultura mediante los cuales:

Reorganiz el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, ente rector

de la poltica archivstica nacional.

Reglament el Sistema Nacional de Archivos y se cre la Red Nacional de

Archivos.

Desarroll aspectos de la Ley 594 de 2000, en especial la lnea de gestin

documental electrnica. De igual forma en el Decreto 2693 de 2012 del Ministerio
de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin se establecieron lineamientos
de la estrategia Gobierno en Lnea que busca avanzar en la prestacin de servicios
a los ciudadanos a travs de la red de internet y cuenta con una iniciativa
denominada Cero Papel que contiene un nmero importante de directrices y
actividades para mejorar la cultura de gestin documental en la administracin
pblica reduciendo el uso del papel en la gestin de los trmites al mximo nivel
que lo permitan restricciones de orden legal y de conservacin.

En lo referente al patrimonio documental la Ley 1185 de 2008, modific y adicion

la Ley 397 de 1997 o Ley general de Cultura:

Incluy y reconoci al patrimonio documental como parte del patrimonio cultural

de la Nacin.

En el ao 2013 se expidi el Decreto Nacional 1515 mediante el cual se reglamenta

la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de
documentos de valor histrico al Archivo General de la Nacin o a los Archivos
Generales de los Entes territoriales.

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En el ao 2015 se expidi el decreto 1080, mediante el cual se expide el Decreto
nico Reglamentario del Sector Cultura, el cual compila todas las normas
reglamentarias preexistentes

6 DECLARACIN DE POLTICA.

La Unidad de Planeacin Minero Energtica declara como Poltica Institucional de

Gestin Documental su compromiso de implementar las mejores prcticas para la
correcta gestin de sus documentos e informacin como elemento fundamental
para avanzar hacia el cumplimiento de su visin institucional; para ello reconoce la
importancia de los documentos que produce en el cumplimiento de su misin y los
identifica como evidencia fundamental de los procesos institucionales e insumo para
la toma de decisiones basadas en antecedentes, por lo tanto garantizar en todo
momento la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin bajo
parmetros tcnicos de organizacin, seguridad, trmite, gestin, conservacin y
disposicin, incorporando nuevas tecnologas de informacin y la comunicacin que
permitan satisfacer de manera ms eficiente las necesidades informativas de los
funcionarios, entes judiciales y de control y de la comunidad en general.

La Unidad de Planeacin Minero Energtica declara que todos sus funcionarios son
responsables, en armona con la asignacin de responsabilidades que hacen las
Leyes 594 de 2000(3) y 734 de 2002 (4), de ejecutar esta poltica en el desarrollo de
sus actividades y se compromete a incorporar y mantener actualizado dentro de su
plan general de capacitacin un programa especfico de gestin documental a
travs de la Direccin de Talento Humano, a realizar la planeacin de su gestin
documental y la incorporacin de nuevas tecnologas de la informacin y la
comunicacin a travs de las Oficinas Asesoras de Planeacin.

6.1 PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA POLTICA.

Los siguientes son los principios que adopta la Unidad de Planeacin Minero
Energtica para orientar la ejecucin de su poltica de gestin documental:
Orientacin al ciudadano: Todas las actividades desplegadas en desarrollo de la
poltica estarn orientadas a que los documentos y la informacin sirvan como
fuente de informacin a los funcionarios, entidades del sector, entes de control y la
comunidad en general.

Transparencia: Los documentos de la Unidad de Planeacin Minero Energtica son

evidencia de las actuaciones de la administracin, respaldan las actuaciones de los
servidores pblicos y deben estar disponibles para el ejercicio del control ciudadano.

Eficiencia: Dentro de las actividades diarias, la Unidad de Planeacin Minero

Energtica slo producir los documentos necesarios para el cumplimiento de sus
objetivos, funciones y procesos.

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Modernizacin: Unidad de Planeacin Minero Energtica se apoyar en tecnologas
de la informacin y las comunicaciones para el desarrollo de los procesos de la
Gestin Documental Institucional.

Proteccin del medio ambiente: Unidad de Planeacin Minero Energtica

propender por la reduccin de la produccin de documentos en soporte papel
siempre y cuando por razones de orden legal y de conservacin histrica sea
permitido.

Cultura archivstica: La Unidad de Planeacin Minero Energtica velar por la

sensibilizacin del personal respecto de la importancia y el valor de la informacin,
los documentos y los archivos de la Entidad, sin importar el medio en el que se
produzca.

6.2 LNEAS ESTRATGICAS DE LA POLTICA.

Las lneas estratgicas que hacen parte de la Poltica de Gestin Documental

Institucional son:

La Unidad de Planeacin Minero Energtica se compromete con la definicin de

las responsabilidades estratgicas de la Gestin Documental, la revisin
permanente de la poltica y la interaccin con los procesos de la entidad y los
procesos de la gestin documental, que son transversales al desarrollo de este
programa, de manera permanente.

La Unidad de Planeacin Minero Energtica incorporar todos los documentos

fsicos y electrnicos generados en su actividad como parte de su sistema de
gestin documental, identificndolos, tramitndolos, organizndolos usando sus
tablas de retencin documental, garantizando su trazabilidad a travs de todo su
ciclo de vida, valorndolos para determinar su disposicin final y garantizando su
preservacin a largo plazo, para ello elaborar y mantendr actualizados todos los
documentos, procedimientos e instructivos, que determinan la metodologa para la
creacin, uso, mantenimiento, retencin, acceso y preservacin de la informacin,
independiente de su soporte y medio de creacin.

La Unidad de Planeacin Minero Energtica, de acuerdo con su disponibilidad de

recursos contar con un equipo de trabajo interdisciplinario, competente,
responsable de la gestin documental para garantizar la adecuada administracin
del sistema de Gestin Documental y Archivos con el objetivo de garantizar la
eficacia, eficiencia y efectividad en el apoyo a los procesos de la entidad.

La Unidad de Planeacin Minero Energtica se compromete a capacitar a sus

funcionarios para materializar la poltica de gestin documental y construir una
cultura de buenas prcticas para el manejo de los documentos y la informacin que
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se evidencie en su administracin, desde el momento de creacin y hasta su
disposicin final, garantizando el respeto de los derechos de informacin y acceso
a los documentos por parte de los ciudadanos.

La Unidad de Planeacin Minero Energtica se compromete de acuerdo con su

disponibilidad de recursos a incorporar tecnologas de la informacin y la
comunicacin en su gestin documental, mediante la implantacin y actualizacin
de procedimientos y herramientas eficientes para la administracin de sus archivos
e informacin, integrando la estrategia de gobierno en lnea y la iniciativa de cero
papel del Estado Colombiano, con el fin de contribuir con la construccin de un
Estado ms eficiente, ms transparente, ms participativo y que preste mejores
servicios con la colaboracin de toda la sociedad (5)

7 PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

La Unidad de Planeacin Minero Energtica velar por el cumplimiento de la Poltica

de Gestin Documental, mediante la formulacin, el diseo y la implementacin de
un Programa de Gestin Documental, en el que se ejecuten las acciones para el
desarrollo de los procesos de la gestin documental al interior de la entidad, de la
siguiente manera:

7.1 PLANEACIN.

La planeacin dentro del proceso de gestin documental hace referencia a las

actividades encaminadas a establecer el cumplimiento de las normas de archivo en
el corto, mediano y largo plazo basadas en el desarrollo de las estrategias, las
polticas, objetivos y lineamientos generales para el correcto funcionamiento del
sistema Interno de Gestin Documental, como componente del Sistema Integrado
de Gestin, incorporando polticas operativas relativas a la elaboracin, revisin y
aprobacin del programa de gestin documental (PGD), Programa Anual de Archivo
y Plan de Mejoramiento Archivstico, aplicando las normas.

7.2 PRODUCCIN.

Se entiende como el cumplimiento de los lineamientos referentes a la forma de

produccin o ingreso, formato, estructura y finalidad de los documentos que se
producen o reciben en el cumplimiento de las funciones o trmites de la Unidad de
Planeacin Minero Energtica, teniendo presente polticas operativas relativas a:

La Unidad de Planeacin Minero Energtica, establecer los cargos de los

funcionarios autorizados para firmar la documentacin con destino interno y externo
que genere la Entidad.

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 La produccin de registros de uso comn slo podr realizarse en los formatos
producidos para tal fin, tales como resoluciones, oficios, circulares, memorandos y
actas.

La numeracin de los actos administrativos, debe ser consecutiva y la secretaria

General se encargar de llevar los controles, atender las consultas y los reportes
necesarios y ser responsable de que no se reserven, tachen o enmiendan nmeros
y que dichos actos estn debidamente firmados y se cumplan todas las
disposiciones establecidas para el efecto

La informacin puede contemplar el uso de soportes diferentes al papel,

atendiendo los principios de las normas existentes.

Se propender por el uso de expedientes hbridos, generando en lo posible

trmites en lnea y formularios electrnicos; garantizando que su manejo en el
archivo de gestin y procedimientos de disposicin estn presentes en la Tablas de
Retencin Documental.

El manejo de copias en lo posible deber ser digital, buscando racionalizacin en

el uso del papel. Solo sern impresos los documentos que rindan cuenta de los
procesos misionales y/o de apoyo de la entidad, o que permitan generar referencias
cruzadas que faciliten la produccin conjunta de expedientes en todos los soportes
posibles.

El manejo de las comunicaciones internas, en lo posible, deber ser digital de

acuerdo con los lineamientos de cero papel emitidos por el Ministerio de
Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones y el Archivo General de la Nacin.

Toda la produccin documental de la entidad deber estar armonizada en el

Sistema de Gestin Documental, las Tablas de Retencin Documental y el control
de documentos y registros del Sistema Integrado de Gestin.

Se asume que toda la correspondencia recibida identificada bajo el nombre de

Unidad de Planeacin Minero Energtica, es propiedad de la entidad, por lo tanto
ser abierta para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de
origen de quien los remite, direccin donde se deba enviar respuesta y asunto
correspondiente; si es competencia de la entidad, se proceder a la radicacin del
mismo

7.3 GESTIN Y TRMITE.

Una vez se surte el procedimiento de produccin todos los documentos debern

seguir las rutas establecidas dentro de los procesos de la Unidad de Planeacin
Minero Energtica identificando en su ciclo de gestin la recepcin, el registro y
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vinculacin a un trmite as como la distribucin a los responsables de su gestin y
los niveles de acceso para la consulta de los mismos, protegiendo los datos
personales y los derechos de los ciudadanos a ser consultados. Deber mantenerse
completa trazabilidad de los trmites que surten los documentos hasta la expedicin
de la respuesta final y resolucin del asunto y la coherencia de estos trmites con
la disposicin final de los mismos dentro de los expedientes que ya tienen historia y
desarrollo dentro de la entidad.

En este proceso se incluirn polticas operativas sobre:

La gestin de la recepcin de comunicaciones oficiales (6)

El registro y asignacin de responsable del trmite.

Distribucin de las comunicaciones oficiales. El proceso de envo de

correspondencia estar centralizado por intermedio de la ventanilla nica de
correspondencia

La entidad solo avalar la documentacin fsica que haya sido radicada y remitida
por intermedio de la ventanilla de correspondencia, por lo tanto, los funcionarios
debern abstenerse de remitirlas por su propia cuenta.

La recuperacin y consulta en archivo de gestin y central de expedientes para la

atencin de trmites.

El control y trazabilidad de atencin de trmites.

La digitalizacin de documentos. ISO 23081 (7)

La gestin de comunicaciones oficiales de salida.

La Gestin de comunicaciones oficiales electrnicas.

7.4 ORGANIZACIN.

El proceso de organizacin define los lineamientos tcnicos para la clasificacin,

ordenacin, depuracin, descripcin, almacenamiento y correcta ubicacin en el
nivel de archivo adecuado, teniendo en cuenta la gestin de los activos de
informacin que posee la entidad. En este proceso se tendr en cuenta:

La creacin, actualizacin y organizacin de los expedientes de gestin. Para

evitar las no conformidades sobre la integridad del archivo, cada dependencia ser

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responsable de organizar los documentos dentro de la unidad documental (carpeta),
siguiendo los principios de procedencia y orden original

Para asegurar el control en las transferencias documentales, cada unidad

documental deber se identificada, haciendo uso del formato nico de inventario
documental definido por el Archivo General de la Nacin

Uso de unidades de almacenamiento de conformidad con su permanencia en la

entidad, es decir si son de eliminacin o conservacin total.

Condiciones para el uso y manejo del papel reciclado. En ningn caso podr
utilizarse papel reciclado o papel ecolgico en procesos de produccin de
documentos oficiales.

La organizacin de los fondos documentales de la Unidad de Planeacin Minero

Energtica que se encuentran en el Archivo Central.

La consulta de los documentos de archivo por parte de los funcionarios de otras

dependencias o de los ciudadanos, se deber facilitar con los controles
correspondientes
Si el interesado en un expediente, solicita fotocopias, estas debern ser
autorizadas por el jefe de la respectiva rea y solo se tramitar cuando la
informacin no tenga carcter de reservado

En el Archivo solo se almacenarn aquellos documentos que tengan su respectiva

especificacin en las Tablas de Retencin o Valoracin Documental.

Con el fin de promover la estructuracin de los documentos, la concordancia de

los procesos y la optimizacin del almacenamiento, solo se archivara informacin
que sea de inters para la entidad

En el archivo central reposar solo un ejemplar de cada documento y ser aquel

que contenga mayor cantidad de datos tiles, se encuentre en mejor estado de
conservacin y se considere de mayor importancia

Los ejemplares que reposen en el archivo central, deben ser originales o copias,
procurando siempre que no sean fotocopias o soportados en papel qumico

Los borradores de trabajo o documentos personales estarn bajo la custodia de

cada funcionario

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 7.5 TRANSFERENCIAS.

Este proceso hace referencia a los lineamientos para las actividades encaminadas
a transferir los documentos durante las diferentes fases de archivo (Gestin, Central
e Histrico) verificando la correcta aplicacin de las TRD y las TVD.

En este proceso se tendr en cuenta:

La elaboracin revisin y aprobacin del plan y el cronograma de transferencias

primarias y secundarias

La preparacin y alistamiento de los expedientes para la transferencia, segn el

ciclo de gestin.

7.6 DISPOSICIN FINAL.

La disposicin final hace referencia a la definicin de lineamientos con miras a la

conservacin temporal, permanente o a la eliminacin de documentos de acuerdo
con las Tablas de Retencin y/o Valoracin Documental en las diferentes fases de
archivo.

En este proceso se tendr en cuenta:

La elaboracin revisin y aprobacin del cronograma de eliminacin documental.

La propuesta de descarte documental debe ser avalada en acta firmada por el

jefe del rea y el coordinador de gestin Documental

La aplicacin de TRD y TVD para la eliminacin documental.

La eliminacin de documentos de apoyo, norma NTC-ISO 14001 (8) .

7.7 PRESERVACIN A LARGO PLAZO.

Este proceso define los estndares aplicados a los documentos durante su gestin
para garantizar su preservacin en el tiempo, independientemente de su medio y
forma de registro o almacenamiento.

Este proceso tendr en cuenta:

La preservacin de documentos en archivo de gestin y central.

El manejo de los soportes electrnicos

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 La administracin, estado y mantenimiento de las reas y depsitos de archivo de
gestin y central.

La limpieza, desinfeccin y saneamiento ambiental de unidades de

almacenamiento y depsitos de archivo.

El plan de prevencin de desastres para documentos de archivo.

La seleccin y utilizacin de unidades de almacenamiento y sistemas de ubicacin.

La intervencin menores en documentos de archivo.

7.8 VALORACIN.

El proceso de valoracin establece los lineamientos para determinar los valores

primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia
en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final

Este proceso tendr en cuenta:

La elaboracin, actualizacin y aplicacin de Tablas de Retencin y/o Valoracin

Documental.

La clasificacin documental basada en procesos.

La revisin peridica de la produccin documental de la entidad y de las series,

subseries y tipos documentales en funcin de la rendicin de cuenta, las
responsabilidades y las polticas de la entidad, as como los tiempos de retencin
de las TRD

La aplicacin de las Tablas de Valoracin Documental y la disposicin final de los

documentos en el fondo documental acumulado.

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 Referencias

(1) Crea el Archivo General de la Nacin

(2) Reglament el Sistema Nacional de Archivos
(3) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones. Arts. 4, 15,16 y 17.
(4) Por el cual se expide el Cdigo Disciplinario nico. Art. 34.
(5) Finalidad planteada en el Decreto 2693 de 2012 Por el cual se establecen los
lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en lnea de la Repblica de Colombia,
se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras
disposiciones" Art. 1.
(6) Todos los temas relacionados con la gestin de comunicaciones oficiales se guiarn por
el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nacin.
(7) Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos. Metadatos para la
gestin de documentos.
(8) Sobre el Sistema de Gestin Ambiental

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