MANUAL ADMINISTRACIN

M-02

Revisin 01
Cambios realizados luego de auditoria N 003 y 006, falta verificacin del Enc.
SGcaICambios Pag,3,4

NDICE

1 OBJETIVO Y ALCANCE.

2 RESPONSABILIDADES.

3 MODO OPERATIVO.

4 ANEXOS Y REGISTROS.

5 REFERENCIAS.

CONFECCIONADO POR REVISADO Y APROBADO POR

NOMBRE
FIRMA
FECHA

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Nota Importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de QUINOVA CHILE E.I.R.L. El contenido total o
parcial no pueda ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorizacin del Gerente General.
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1. OBJETIVO Y ALCANCE.

El objetivo de este Manual es establecer la forma para gestionar y controlar los procesos
de apoyo que tienen incidencia en la calidad de los productos NOVA.

Este manual de gestin administrativa, se aplica a las actividades de Ventas, Compras,

Recursos Humanos y Mantencin de Infraestructura de Quinova Chile E.I.R.L.

2. RESPONSABILIDADES.

Los Encargados de Procesos son responsables de:

Cumplir con los requerimientos establecidos en el presente Manual.

Informar de las no conformidades detectadas en cada actividad definida en

el presente Manual.

3. MODO OPERATIVO.

3.1. VENTAS.

Las ventas de productos NOVA y determinacin de requisitos del cliente, puede realizarse
mediante las siguientes formas:

A.- MEDIANTE LICITACIONES PBLICAS o PRIVADAS

Los clientes publican a travs de medios de prensa nacional o regional, portal Chile
Compra o invitaciones directas.

Una vez recopilados todos los antecedentes necesarios mediante bases de licitacin,
rea de Ventas, confecciona la Propuesta Tcnico-econmica incluyendo como mnimo ;
Nombre del Cliente, Personas de Contacto, Valores de Productos Presupuestados,
condiciones de venta y persona responsable de la Propuesta, la cual le asigna un N
anteponiendo sus iniciales, para seguimiento posterior.
Tambin se puede realizar la Propuesta de acuerdo a las Bases de Licitacin entregadas
por el cliente, cumpliendo todos los requisitos establecidas en ellas, Bases Administrativas
y Bases Tcnicas.

La propuesta describe la planificacin general del servicio que se prestar, respetando los
plazos acordados y mantenindose pendiente para contactos o reuniones aclaratorias,
respecto de las especificaciones tcnicas y econmicas.

En caso de adjudicar la propuesta, se comienza con las reuniones de adjudicacin y

acuerdos de fechas de inicio del contrato, considerando la mayor cantidad de condiciones
de cumplimiento legal y reglamentacin interna del cliente (documentacin de
homologacin de sistemas de certificacin calidad, seguridad y medio ambiente, leyes
sociales, requisitos de inducciones y capacitaciones que exija el cliente, etc.)

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B.- MEDIANTE MARKETING

Se realiza marketing a travs de difusin con asociaciones gremiales de

microempresarios, sindicatos, industriales, contactos directos, etc.

Una vez que el cliente sea contactado y apruebe la visita a sus instalaciones, se realizan
visitas tcnicas donde rea de Ventas se entrevista con personal directivo y tcnico que
nos permiten generar levantamiento de datos, con el fin de identificar las necesidades
especificas que se deben cubrir en el mbito del uso de aditivos NOVA. rea Ventas
confecciona propuesta tcnico-econmica, donde se define el objetivo de la propuesta,
aditivos necesarios, elementos de apoyo, funcin, precio, envase, incluyendo tambin
como mnimo el Nombre de La Empresa, Persona(s) de Contacto, correo de contacto y
condiciones de venta.

C.- MEDIANTE SOLICITUD DIRECTA DEL CLIENTE

El cliente se comunica directamente con QUINOVA, enviando una solicitud de cotizacin

escrita o verbal, posterior a lo cual se realiza cotizacin en forma escrita, con N
correlativo precedido de las iniciales de la persona que cotiza (Anexo N1: Cotizacin
escrita a Cliente), documento que se registra y paralelo a lo cual se enva mediante correo
electrnico, fax , correo formal o se cotiza telefnicamente dejando registro en (Anexo N
2: Cuaderno de Cotizaciones). En caso de cotizacin por correo electrnico,
preferentemente estas se enviaran en formato de PDF. La persona que realiza la
cotizacin es responsable del seguimiento de la misma, para obtener Orden de Compra.

Tambin se puede recibir una Orden de Compra directa del Cliente, escrita o verbal. Si el
cliente no es habitual, se registra en archivo de antecedentes de clientes habituales
(Anexo N 3: Archivo de clientes habituales), pudiendo completarse la informacin en
forma posterior, mediante contacto telefnico o va mail.

La solicitud de cotizacin puede generar una propuesta econmica, que pudiera requerir
mayores antecedentes tcnicos necesarios para generar la Cotizacin, para lo cual se
solicitan visitas a terreno para realizar levantamiento de datos y entrevistas necesarias.
Posteriormente de entregar esta propuesta se queda a la espera de su respuesta,
manteniendo comunicacin con cliente.

En la eventualidad que el cliente requiera alguna modificacin a la Propuesta Tcnico-

econmica, se realiza va mail, fax o carta, realizando las modificaciones necesarias y de
mutuo acuerdo con el cliente. La propuesta modificada, se adjuntar y conservar en
conjunto con la original, salvo que sta deba ser destruida para evitar confusiones.

Una vez resueltas todas las diferencias existentes, si las hubiere, analizada la factibilidad
de respuesta al cliente y confirmada su adjudicacin, se procede a iniciar ejecucin de los
distintos acuerdo de proveer los aditivos al cliente.

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3.2. COMPRAS.

3.2.1. Compra.

El alcance de este proceso est limitado a las materias primas e insumos que intervienen
en la fabricacin de productos NOVA, P-08.

El rea de administracin cotiza los materiales cuando recibe (por medio de) una Orden
de requisicin (Anexo 4) que es enviada desde las reas de Bodega, Laboratorio,
Ventas y/o Gerencia.

El encargado de administracin adquiere los productos a travs de una Orden de compra

(Anexo 5) chequeando precios con al menos 2 cotizaciones si hay proveedor alternativo o
comparando el precio de la compra anterior con el mismo proveedor, solicitando el
certificado de anlisis correspondiente y/o hoja de seguridad dependiendo del tipo de
producto, obteniendo el proveedor del Listado de proveedores homologados y-o del
listado de Proveedores Varios (Anexo 6 ).

Se considerar proveedor homologado todo aquel proveedor que hasta la actualidad

cumple con los criterios adoptados por Quinova Chile, referentes a plazo de entrega,
envase, calidad del producto y emisin de certificados de anlisis. La excepcin a estos
criterios es solo cuando el proveedor es nico.

Los proveedores que se integren desde ahora en adelante sern puestos a prueba bajo
los mismos criterios, la evaluacin se realizar durante 3 procesos de compra seguidos.

3.2.2. Verificacin de las compras.

Una vez enviada la orden de compra se realizan contactos telefnicos al transportista

para recepcin o retiro de la mercadera, segn sea el caso, y las enve con destino a la
ciudad de Iquique, en caso que sta sea adquirida dentro de la ciudad se gestiona con
rea despacho el retiro desde el proveedor. En esta instancia debe verificarse la
recepcin de certificado de anlisis y/o hoja de seguridad si el proveedor lo compromete.
En caso de detectarse algn incumplimiento en los materiales, deber informarse en el
momento de la compra al proveedor y se debe gestionar con l la devolucin, cambio u
otra accin a tomar. Se registra en seccin Observaciones de la Orden de Compra, la No
Conformidad, reclamo o devolucin, segn corresponda.

3.2.3. Evaluacin y Reevaluacin de proveedores.

Proveedores de materiales y transporte

Los proveedores de materiales y transporte de stos, son evaluados con cada compra o
servicio considerando los siguientes criterios y evaluaciones (3;bueno,2;mediano, 1; no
cumple:

Plazo de entrega (aplicable a proveedor de materiales y transportistas)

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 3: Cumple con plazos comprometidos,
2: Cumple con plazo menor a una semana de retraso desde el plazo comprometido.
1: Demora ms de 1 semana.

Estado del envase (aplicable slo al transportista).

3: Envase sin alteraciones (sin roturas, deformaciones o suciedad aparente).

2: Envase con alteraciones que permitan su uso (golpes o suciedad leve).
1: Envase potencial de contaminacin, accidentes o imposibilidad de uso (con roturas
o deformaciones graves).

Calidad del producto (Aplicable slo a proveedor de materiales).

3: Producto sin alteraciones en apariencia (color y aspecto verificado en instalaciones

de Quinova y calidad del envase aceptado por el transportista).
2: Producto con diseo de envase no apropiado o mal rotulado (falta de informacin
de seguridad).
1: Producto alterado respecto a color y aspecto segn HDS o certificado de anlisis.

Emisin del certificado de anlisis y Hoja de seguridad (Aplicable slo a proveedor

de materiales).

3: Proveedor entrega certificado de anlisis y HDS junto con el producto, si

corresponden ambos.
2: Proveedor entrega certificado y/o HDS posterior al despacho del producto.
1: Proveedor no entrega ni se compromete certificado y/o HDS.

La forma de evaluacin corresponde a la asignacin de valores de acuerdo a los criterios

descritos anteriormente. En cada compra o servicio, estos datos son registrados en
Cuaderno de Entradas y salida de bodega, el que contiene los siguientes datos:
Proveedor, producto, cantidad, N de ingreso correlativo, fecha, gua o factura, orden de
compra, observaciones incluyendo la evaluacin.

Cada seis meses, Aseguramiento de Calidad debe emitir Informe a Administracin, con
copia a Gerencia Op. y Prod. y Bod. donde se realizar evaluacin del proveedor,
analizando los datos registrados en Cuaderno de Entradas y salida de bodega.

De la evaluacin de estos factores, se considerar para los resultados obtenidos el

siguiente criterio:
Entre 2,6 y 3, proveedor de alta calidad, no se toman acciones.
Entre 2 y 2,5, el encargado de la calidad toma acciones correctivas para eliminar
los incumplimientos, reemplazar al proveedor y si ste es nico, informar a ste.
Bajo 2 en la evaluacin, se considera proveedor deficiente y se eliminar del
Listado de proveedores, siempre y cuando no sea proveedor nico y se tenga
alternativas de reemplazo.

El resultado de las evaluaciones se registrar en Listado de Proveedores.

Dado que las evaluaciones son con cada compra o servicio, en la instancia de una
evaluacin deficiente (bajo 2 como promedio), se analizar la aplicacin de acciones
inmediatas como: informacin al proveedor para mejora de desempeo, reemplazo de
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materiales si corresponde (no aplicable a transportista) o reemplazo del proveedor en la
siguiente compra si no es nico.

3.3. RECURSOS HUMANOS (RRHH).

3.3.1.Determinacin de competencia del personal.

La competencia del personal ser descrita por el Gerente para todo el personal que
realiza actividades relacionadas con el SGI y se describir en Perfiles de cargos
(Anexo7), los siguientes tems:

Descripcin del cargo

Propsito del cargo
Responsabilidades
Competencia, basada en educacin, formacin, habilidades y experiencia
Responsabilidades por documentos, comunicacin y elementos de seguridad.

3.3.2. Necesidades de Formacin / Sensibilizacin.

El Encargado del SGI determina las necesidades de formacin del personal que
desarrolla actividades que afectan al SGI, teniendo en cuenta:

Los requisitos de capacitacin al existir diferencias entre el perfil de cargo y el

personal existente.

Las necesidades de formacin anuales del personal, las que se obtienen a partir
de lo observado por las gerencias durante el trabajo diario y a partir de las
sugerencias que los propios empleados proponen.

Las exigencias de formacin que requiere la implantacin de nuevas tecnologas o

nuevos mtodos de trabajo en Quinova Chile E.I.R.L.

La incorporacin a la plantilla de Quinova Chile E.I.R.L. de nuevos empleados que

precisen formacin complementaria o especfica acerca de los mtodos de trabajo
empleados en la organizacin y de los aspectos del SGI.

La asignacin de nuevas o distintas actividades o funciones al personal.

Las necesidades de capacitaciones son registradas en Deteccin y Planificacin de

necesidades de capacitacin (Anexo 8).

Una vez identificadas las necesidades de formacin, El Encargado del SGI planifica la
ejecucin de las capacitaciones, asignando plazos de ejecucin en el mismo registro,
realizando la secretaria o quin corresponda, las gestiones necesarias para que las
capacitaciones externas e internas se lleven a cabo. Independientemente, pueden surgir
necesidades de formacin puntuales, que sern aprobadas por Gerencia.
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La formacin puede consistir en la educacin acadmica apropiada, la formacin
especfica o la experiencia, segn las necesidades, y puede llevarse a cabo por personal
de la organizacin o encomendarse a organizaciones y entidades externas.

La formacin especfica relacionada con el Sistema de Gestin Integrado (funcionamiento

del SGI, auditorias, legislacin aplicable, procedimientos, instrucciones, etc.) se lleva a
cabo mediante charlas informativas y disposicin de copia de la documentacin pertinente
por el Encargado del SGI.

En todos los casos, la formacin interna queda registrada en el formato Registro de

Formacin Interna (Anexo 9), que tambin se puede utilizar como registro de formacin
impartida por personal externo.

La Gerencia de Operaciones mantiene registros de los distintos cursos de formacin

recibidos por el personal de Quinova Chile E.I.R.L. Asimismo mantiene archivo de los
diplomas o certificados obtenidos por el personal en los cursos de formacin externos.

Para el personal nuevo, el Encargado del SGI realizar induccin considerando como
mnimo los siguientes temas:

Poltica del SGI, procedimientos y requisitos del Sistema de Gestin Integrado.

Informacin sobre las obligaciones legales y los requerimientos internos de

Quinova Chile E.I.R.L.

Informacin sobre peligros, riesgos y aspectos ambientales asociados a las

actividades a realizar.

Definicin de funciones y responsabilidades en relacin con el logro del

cumplimiento de la poltica, procedimientos y de los requisitos del Sistema.

3.3.3. Evaluacin de la Efectividad de Capacitacin.

Luego de realizada la capacitacin, en un plazo mximo de dos meses, el Encargado del

SGI o quien corresponda, realiza evaluacin de efectividad de capacitacin, mediante
inspeccin de las mejoras en el desempeo del trabajo y le solicita al trabajador llenar el
Formulario de evaluacin efectividad de capacitacin (Anexo 10) el que incluye
adems las observaciones realizadas por el evaluador.

3.4. MANTENCIN DE INFRAESTRUCTURA.

El ambiente del lugar de trabajo, el manejo frecuente y el uso de instalaciones

pueden deteriorar los equipos e infraestructuras, y afectar los resultados de la fabricacin
de productos NOVA, por ello es necesario el proceso de Mantencin de Infraestructura.

3.4.1. Identificacin de equipos y herramientas en el proceso productivo.

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 Se identifican todos los equipos a los que se realiza mantencin con la finalidad de
asegurar la conformidad de los requerimientos del producto, datos que estn registrados
en Listado maestro de equipos (Anexo 11).

Cada equipo ser identificado en el Listado mediante su nmero de serie si existe ms de

uno del mismo tipo.

3.4.2. Programacin de mantenciones.

Las mantenciones sern realizadas de acuerdo al uso e importancia en el resultado de los
servicios, situacin que ser definida por los encargados de reas y registrada en el
listado maestro de equipos. Esta programacin ser aprobada por Gerencia, quien
designar al personal para realizarlas.

Los encargados de utilizar los equipos debern avisar con anticipacin la realizacin de
las mantenciones, para que no existan problemas que puedan afectar a la produccin.

3.4.3. Realizacin y registros.

Para cada equipo existe una Pauta de mantencin (Anexo 12), que sirve como base
para realizar las mantenciones y donde quedan registrados los resultados de stas.

4. ANEXOS Y REGISTROS.

Anexo 1: Cotizacin a clientes.

Anexo 2: Cotizacin telefnica a clientes.
Anexo 3: Antecedentes de clientes.
Anexo 4: Orden de requisicin.
Anexo 5: Orden de compra a proveedores.
Anexo 6: Listado de proveedores seleccionados.
Anexo 7: Perfil de cargos.
Anexo 8: Deteccin y Planificacin de necesidades de capacitacin.
Anexo 9: Registro de formacin interna.
Anexo 10: Evaluacin de efectividad de la capacitacin.
Anexo 11: Listado maestro de equipos.
Anexo 12: Pauta de mantencin.

Los registros incluyen todos los anexos ms cuaderno de entrada y salida de bodega

5. REFERENCIAS.

NCh ISO 9001 Of. 2001, Requisito 6.2,6.3,7.2, 7.4.

NCh ISO 14001 Of. 2005, Requisito 4.6
NCh 18001 Of. 2004, Requisito 4.6

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Anexo 1: Cotizacin escrita a clientes.

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Pg. 9
Anexo N 2: Registro de cotizacin telefnica.

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Pg. 10
Anexo 3: Antecedentes de Clientes (Listado de clientes)

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Pg. 11
Anexo N 4: rden de requisicin

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Pg. 12
M-02
Pg. 13
Anexo 5: Orden de compra a Proveedores.

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Pg. 14
 Anexo 6: Listado de proveedores seleccionados.

LISTADO DE PROVEEDORES SELECCIONADOS

FECHA
RESPONSABLE

PROVEEDOR PRODUCTO/SERVICIO EVALUACION OBSERVACIONES

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Anexo 7: Perfil de cargo.

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO

REA :
RECIBE INSTRUCCIN DIRECTA DE :
EJERCE SUPERVISIN SOBRE :
:

II. PROPSITO DEL CARGO

III. DESCRIPCIN DEL CARGO

IV. COMPETENCIA DEL CARGO

1. REQUISITOS INTELECTUALES

EDUCACIN FORMAL

FORMACIN

HABILIDADES - CUALIDADES

EXPERIENCIA

V. ESPECIFICACIONES DEL CARGO

1. RESPONSABILIDADES

POR MATERIALES Y EQUIPOS

POR DOCUMENTOS
POR NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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Anexo 8: Deteccin y Planificacin de necesidades de Capacitacin.

DETECCION Y PLANIFICACIN NECESIDADES DE

CAPACITACION
FECHA
RESPONSABLE
TEMA A MOTIVO DE LA TRABAJADORE PLANIFICACIO INTERNA EXTERN
CAPACITAR NECESIDAD S A CAPACITAR N (RELATORR A (OTEC)
CAPACITACIO )
N

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Anexo 9: Registro de formacin interna.

FORMACION INTERNA

TEMA

RELATOR FECHA
NOMBRE AREA FIRMA

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 Anexo 10: Registro Evaluacin de la Efectividad de la Capacitacin.

EVALUACIN DE EFICACIA DE CAPACITACIN

Nombre del Organismo

o Capacitador interno
Tema capacitado
Nombre del Trabajador
capacitado Cargo:
Jefe Directo

EVALUACIN DEL TRABAJADOR FECHA:

PARMETRO A EVALUAR S NO OBSERVACIONES
Considera que el curso, seminario o tema le
aporto nuevos conocimientos?
Es posible llevar a la practica los temas
tratados?
El tema tratado ha permitido mejorar su
desempeo?
Comente brevemente que aspectos mejoraran en su trabajo de acuerdo al a
capacitacin recibida

EVALUACIN DEL SUPERVISOR FECHA:

PARMETRO A EVALUAR SI NO OBSERVACIONES
Se denota mayor aporte a las labores diarias?
Comparte conocimientos con sus compaeros
de trabajo?
Han disminuido las desviaciones o problemas
relacionados con el tema capacitado?
CONCLUSIONES DE LA EFECTIVIDAD DE LA CAPACITACIN:

FIRMA TRABAJADOR FIRMA ENACARGADO DE SGI FIRMA GERENTE

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Anexo 11: Listado maestro de equipos.

LISTADO MAESTRO DE EQUIPOS

Equipo N de Frecuencia Responsable Fecha Precaucin

serie de mantencin Calibracin/ durante el uso
validacin

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Anexo 12: Pauta de mantencin.

NOMBRE DE MAQUINA/EQUIPO

NOMBRE DE INSPECTOR/FECHA

CONDICIONES

ITEM PARTE CONDICIN STANDAR OPTIMA FUNCIONAL DEFICIENTE PELIGROSA OBSERVACIONES

OBSERVACIONES

Inspecciones de SGI en ltimos 1 fecha 2 fecha 3 fecha 4 fecha

tres meses

Vigencia Validacin SI NO
Vigencia Calibracin SI NO

Aplicar Plan de Accin 1. Cuando existen hallazgos en las pautas de mantencin

2. Cuando existen hallazgos no tratados detectados en inspecciones SGI

Plan de accin asociado

Fecha de recepcin de Firma de inspector

pauta
Recibe pauta de Firma de quien recibe
mantencin
Fecha en que fue remitida a Firma de Gerencia
Gerencia

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