ETAPA 5.

TERMINACIN, EVALUACIN Y AJUSTES

La quinta y ltima fase en el proceso de consultora incluye varias

actividades.

El desempeo del consultor durante su cometido, el enfoque adoptado, los

cambios introducidos y los resultados logrados tendrn que ser evaluados
por el cliente y por la organizacin de consultora. Se presentan y aprueban
los informes finales. Se establecen los compromisos mutuos. Si existe
inters en continuar la relacin de colaboracin, se puede negociar un
acuerdo sobre el seguimiento y los contactos futuros.

La etapa tambin conocida como de evaluacin y ajustes como ltima etapa

de ciclo de mejora continua tiene a la vez la caracterstica de ser
prcticamente la que abre un nuevo ciclo.

El objetivo de esta etapa es evaluar, s con la aplicacin del plan de accin

se alcanzan los resultados esperados en trminos de objetivos
organizacionales, personales y sociales, as como realizar los ajustes,
necesarios del plan de accin.

ETAPA 4. APLICACIN, IMPLEMENTACION O PUESTA EN PRCTICA

La puesta en prctica, que es la cuarta fase de la consultora, constituye

una prueba definitiva con respecto a la pertinencia y viabilidad de las
propuestas elaboradas por el consultor en colaboracin con su cliente.

Pueden surgir nuevos problemas y obstculos imprevistos o se puede poner

de manifiesto el carcter errneo de ciertas suposiciones o errores de
planificacin. Quizs sea necesario corregir el diseo original y el plan de
accin.

Una vez que el equipo de diseo elabor el plan de accin y este fue
sometido a la consideracin de la alta direccin de la organizacin y
aprobado, se inicia la etapa de implementacin. La implementacin tiene
como objetivo implantar los cambios, o sea: implementar las acciones
derivadas de la estrategia de solucin.

Las tareas o actividades a desarrollar en esta etapa son las siguientes:

1. Preparar las condiciones para la implementacin.

2. Implementacin de cada accin.

La etapa de implementacin en general es una etapa de ejecucin donde
los implicados y responsables deben asegurarse que las acciones previstas
se lleven a vas de hecho segn lo aprobado de la manera ms rigurosa
posible.

En primer lugar resulta necesario preparar las condiciones requeridas

para implementar cada accin acorde a los plazos establecidos,
dependiendo del tipo de accin la tarea tendr diferentes matices.

La creacin de condiciones para dejar implantada acciones clasificadas

como directas consiste en esencia en garantizar los recursos necesarios y
la preparacin del personal para su puesta en prctica y una vez que esto
este concluido implementarla.

En el caso de las acciones de tipo indirecto la situacin es un poco ms

compleja ya que prcticamente puede llevar al equipo que las ejecuta a
iniciar un proceso investigativo especfico con procedimientos particulares
para poder llegar a precisar acciones directas, o sea, que prcticamente
implica todo un trabajo de diseo, Informativo/ formativo/
comprometedor alto que tiene que ser tomado muy en cuenta si se quiere
alcanzar el xito en la misma

PLAN DE ACCIN

La tercera fase tiene por objetivo hallar la solucin del problema. Abarca el
estudio de las diversas soluciones, la evaluacin de las opciones, la
elaboracin de un plan para introducir los cambios y la presentacin de
propuesta al cliente para que ste adopte una decisin. El consultor puede
optar entre una amplia gama de tcnicas, en particular si la participacin del
cliente en esta fase es activa.

La planificacin de la accin requiere imaginacin y creatividad, as como

un enfoque riguroso y sistemtico para determinar y estudiar las opciones
posibles, eliminar propuestas que podran conducir a cambios de escasa
importancia e innecesarios y decidir que solucin se ha de adoptar.

Un aspecto importante del plan de accin consiste en elaborar una

estrategia y tcticas para la introduccin de los cambios, en particular para
abordar los problemas humanos que se pueden prever y para superar
cualquier resistencia al cambio.

El equipo de diseo debe elaborar el plan de accin concreto que

adoptar la organizacin para accionar sobre las causas que inciden de una
u otra manera en los problemas detectados, priorizando desde luego estas
acorde al estado en que las mismas se diagnosticaron, dndole preferencia
a las crticas, a aquellas que tengan mayor impacto y que tengan mayores
posibilidades de xito en las condiciones objetivas y subjetivas existentes en
el entorno as como en el contexto cultural de la Organizacin, las
soluciones o acciones que se proyecten en sentido general pueden ser
clasificadas de manera general en dos grupos.

1. Acciones directas.

2. Acciones indirectas

Las acciones directas por lo general tienen las siguientes caractersticas.

Dependen de una decisin interna, siendo por lo general su origen

derivado de factores objetivos que en su mayora tienen un consenso
aplastante.
Van dirigidas a una o pocas dimensiones esenciales muy concretas.
Son por lo general correctivo o de generalizacin, no requiriendo
estudios adicionales muy profundos y/o complejos, estando en su
mayora estructuradas.
Por regla general sus resultados son palpables de inmediato o en
cortos plazos.
No representan grandes inversiones de recursos humanos, materiales
y/o financieros.

Entre este tipo de acciones se pueden citar como ejemplo.

Destinar marcos financieros y/o recursos para mejorar la

alimentacin, el transporte, la proteccin personal, las condiciones
especficas de trabajo etc.
Coordinar acciones con suministradores de productos y/o servicios
que no existen o se han deteriorado.
Restituir, revitalizar mecanismos para atender ciertas y determinadas
funciones o direcciones donde se detectan desviaciones que causan
Problemas con las salidas de la Organizacin con la satisfaccin a los
trabajadores.

Este criterio de clasificacin puede parecer trivial, pues tiene que ver con
cuestiones que debieron hacerse anteriormente, que exista evidencia y
claridad para tomar la decisin, incluso en muchos casos se adopt la
decisin, se inici su implementacin y no se mantiene su consistencia,
pero resulta interesante observar que un alto porcentaje de las
insatisfacciones provienen de aqu y adems que el impacto que causarn
ser palpable de inmediato o en corto plazo, por lo cual tendr una
influencia importante en la percepcin de los trabajadores , directivos y un
impacto en el comportamiento y de seguro en los resultados rpidamente..

Las acciones clasificadas como indirectas por lo general tienen las

caractersticas siguientes:

Dependen de una decisin externa, la accin en si consiste en

convencer, fundamentar la necesidad, buscar apoyo, aprobacin en
las instancias superiores.
Dependen de una decisin interna pero las acciones definitivas
surgirn despus de un estudio ms profundo, el cual por lo general
es complejo y no tiene soluciones estructuradas.
Requieren de una preparacin previa requiriendo sta plazos
normalmente medios o largos, la accin en s es la preparacin de
dichas condiciones, las cuales no pocas veces demandan esfuerzos
multidisciplinarios.

Acciones tales como:

Elaborar los Diseos y Especificaciones de cargos u ocupaciones con un

enfoque de enriquecer el trabajo

Elaborar una propuesta de sistema de pago con incentivos vinculados a

resultados finales de un proceso.

Hacer un estudio para fundamentar los horarios y regmenes de trabajo-

descanso requeridos.

Elaborar e implementar un programa de formacin de directivos y

trabajadores dirigido a mejorar la participacin y fomentar un clima
organizacional cualitativamente superior.

Implementar un Sistema de Calidad basado en las ISO 9000

En este tipo de acciones es muy importante precisar lo ms claro posible los

objetivos que se persiguen, estos guiarn el trabajo del equipo que las
emprender dejando ms criterio del equipo los mtodos y tcnicas que
deben utilizar para alcanzarlos. Por regla general al realizar estos estudios
se revelarn diversas causales, que derivarn no en una, sino en varias
acciones directas y /o indirectas para su solucin.
Por ejemplo al investigar sobre el problema relacionado con el alto ndice de
fluctuacin laboral de las cajeras de una cadena de tiendas, se constatan
como causas fundamentales de insatisfaccin:

Las condiciones de trabajo y regmenes de trabajo descanso son

desfavorables.

Trabajo montono, excesivamente repetitivo y enajenante.

Existencia de mtodos y estilos de direccin de los supervisores que

causan insatisfaccin.

Sistema de pago e incentivos no vinculados a los resultados especficos.

Una vez hechas estas observaciones generales resulta conveniente

profundizar en el contenido, en los componentes de las acciones.

La pregunta a responder en este caso consiste en. Qu debe contener

cada accin en su definicin?

La respuesta a esta pregunta obliga a definir l Qu?, Quin? (ejecuta y

dirige), Cundo?, Qu presupuesto y recursos necesita? y Qu
beneficios deben esperarse de su aplicacin?, si el equipo de diseo
precisa bien estos aspectos, el plan de accin quedar con mayor calidad y
los responsables del anlisis y aprobacin tendrn ms elementos para
tomar la decisin final?

El Qu? de la accin implica precisar que hay que hacer

concretamente, l Quin? debe especificar quin o quines la ejecutar y
quin responder por su cumplimiento, l Cundo?, precisar la fecha, el
tiempo en que debe realizarse la accin en cuestin? Un aspecto
trascendental de las acciones lo constituye la precisin del presupuesto y
lo necesario para su ejecucin, cualquier accin que no tenga bien
preciso su financiamiento, tiene una alta probabilidad de no ejecutarse o
fracasar, siendo este aspecto uno de los ms recurrentes en los casos de
fracaso. Al abordar el tema del presupuesto de recursos no solo debe
considerarse el financiamiento en dinero , sino tambin el apoyo
organizacional y personal, la dedicacin de tiempo, la participacin
requerida, recuerde que muchas acciones demandarn mayoritariamente de
esto. Es conveniente destacar que en algunos casos incluso resulta
importante precisar el Cmo? , por lo cual esto puede tenerse presente.