2009manualSICOES PDF

MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS PBLICAS
DIRECCIN GENERAL DE SISTEMAS DE GESTIN DE

INFORMACIN FISCAL
MANUAL DE OPERACIONES DEL

SISTEMA DE CONTRATACIONES ESTATALES
SICOES
ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA
Aprobado Mediante Resolucin Ministerial N 263 de 15 de julio 2009

Elaborado en base al Decreto Supremo N 0181 de 28 de junio de 2009
de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Manual de Operaciones del SICOES

SISTEMA DE CONTRATACIONES ESTATALES (SICOES)
ndicedecontenido
1 OBJETO DEL MANUAL ................................................................................................................................ 2

2 SISTEMA DE CONTRATACIONES ESTATALES (SICOES) ........................................................................... 2
3 PUBLICACIN DE INFORMACIN EN EL SICOES................................................................................... 2
3.1 TIPOS DE INFORMACIN .................................................................................................................. 2
3.1.1 INFORMACIN OBLIGATORIA .................................................................................................... 2
3.1.2 INFORMACIN CIRCUNSTANCIAL ............................................................................................. 3
3.1.3 INFORMACIN RESPALDATORIA ................................................................................................ 3
3.2 PROCEDIMIENTO EN CASO DE ERRORES EN LA INFORMACIN PUBLICADA ........................ 3
3.2.1 PUBLICACIN DE INFORMACIN ACLARATORIA................................................................... 3
3.2.2 PUBLICACIN DE INFORMACIN RECTIFICATORIA. ............................................................... 3
4 CDIGO NICO DE CONTRATACIONES ESTATALES (CUCE) .............................................................. 4
4.1 PARA PROCESOS EFECTUADOS CON CONVOCATORIA PBLICA. ......................................... 4
4.2 PARA PROCESOS DE CONTRATACIN DIRECTA O QUE NO REQUIEREN CONVOCATORIA
PBLICA. .......................................................................................................................................................... 4
5 MEDIOS DE REGISTRO EN EL SICOES ...................................................................................................... 5
5.1 REGISTRO EN LNEA ........................................................................................................................... 5
5.1.1 TIPOS DE USUARIO ......................................................................................................................... 5
5.1.2 PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO DE USUARIOS .................................................................... 6
5.1.3 INSCRIPCIN DE ENTIDADES DE RECIENTE CREACIN .......................................................... 6
5.1.4 INSCRIPCIN DE ENTIDADES DESCONCENTRADAS, PROGRAMAS Y/O PROYECTOS
PARA EL REGISTRO DE CONTRATACIONES ........................................................................................... 6
5.2 REGISTRO DOCUMENTAL (MEDIANTE FORMULARIOS IMPRESOS)............................................. 7
5.2.1 PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIN DE REGISTRO DOCUMENTAL.......................... 7
5.2.2 MEDIOS DE ENVO ......................................................................................................................... 7
5.2.3 RECHAZO DE FORMULARIOS IMPRESOS .................................................................................... 7
6 PROCEDIMIENTOS, PLAZOS Y CONDICIONES PARA EL REGISTRO EN LNEA ................................... 8
6.1 INFORMACIN OBLIGATORIA......................................................................................................... 8
6.2 INFORMACIN CIRCUNSTANCIAL ............................................................................................... 11
6.3 OTRA INFORMACIN NO RELATIVA A PROCESOS DE CONTRATACIN .............................. 15
7 FORMULARIOS, PLAZOS Y CONDICIONES PARA EL REGISTRO DOCUMENTAL ............................. 15

1
SISTEMA DE CONTRATACIONES ESTATALES (SICOES)
1 OBJETO DEL MANUAL
El presente manual tiene por objeto definir las condiciones, procedimientos y plazos para la
publicacin de informacin en Sistema de Contrataciones Estatales (SICOES).
Conforme lo establecido en el Artculo N 111 de las NB-SABS, las entidades pblicas debern
utilizar con carcter obligatorio el presente Manual.
2 SISTEMA DE CONTRATACIONES ESTATALES (SICOES)
El Sistema de Contrataciones Estatales (SICOES), es el sistema oficial de publicacin y difusin de

informacin de los procesos de contratacin de las entidades pblicas del Estado Plurinacional
de Bolivia, establecido y administrado por el rgano Rector.
La informacin publicada tiene carcter oficial y pblico, encontrndose disponible en el sitio

web del SICOES (www.sicoes.gov.bo).
3 PUBLICACIN DE INFORMACIN EN EL SICOES
La informacin registrada en el SICOES se constituye en la informacin oficial que regir los

procesos de contratacin, siendo responsabilidad de la entidad el disponer los mecanismos
administrativos de control interno, para verificar que la informacin que se publique
corresponda al contenido de los documentos originales autorizados por el RPC o el RPA. En
caso de existir diferencias entre estos ltimos y los documentos publicados en el SICOES,
prevalecern como oficiales los documentos publicados a travs del SICOES.
El contenido, la veracidad y oportunidad de la informacin y los documentos registrados en el

SICOES, son de completa responsabilidad de la entidad, RPC/RPA y del funcionario que se
consigne como responsable de envo de la informacin. Una vez publicada la informacin en el
SICOES la misma no podr ser modificada.
Las publicaciones en el SICOES se constituyen en los medios de informacin oficial de las fechas
de realizacin de los actos pblicos.
3.1 TIPOS DE INFORMACIN
Se definen los siguientes tipos de informacin, para su publicacin en el SICOES:
3.1.1 Informacin obligatoria
Se entiende por informacin obligatoria a aquella informacin que debe ser publicada
para todos los procesos de contratacin conforme las condiciones establecidas en el
presente manual (Ej. DBC, Resoluciones de adjudicacin, contrato, recepcin). Se
incluye dentro de este tipo de informacin al Programa Anual de Contrataciones (PAC).
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3.1.2 Informacin circunstancial
Se entiende por informacin circunstancial a aquella informacin que debe ser

publicada en el SICOES dependiendo de los eventos que se produzcan en el proceso de
contratacin (Ej. Ampliacin, anulacin, cancelacin, presentacin de recursos, etc.)
La informacin circunstancial debe ser registrada obligatoriamente conforme las

condiciones establecidas en el presente manual, la misma no debe entenderse como
informacin opcional.
3.1.3 Informacin respaldatoria
Tanto la informacin obligatoria como la informacin circunstancial deben estar

sustentadas por documentacin respaldatoria (conforme lo definido en el presente
manual), misma que deber ser publicada en formato digital. Excepcionalmente si la
entidad no cuenta con los equipos para realizar esta tarea, las Resoluciones podrn ser
publicadas en archivo de texto sin consignar las firmas de las autoridades que las emiten,
debiendo el contenido corresponder a la Resolucin original. Se aceptarn copias
fotostticas o impresas de las Resoluciones, nicamente de las entidades autorizadas
para el uso de formularios impresos.
3.2 PROCEDIMIENTO EN CASO DE ERRORES EN LA INFORMACIN PUBLICADA
En caso de que la entidad pblica advirtiese errores en la informacin publicada en el

SICOES, el RPC, el RPA o el Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa, segn
corresponda, podr solicitar la publicacin de informacin aclaratoria y/o rectificatoria
conforme las siguientes condiciones:
3.2.1 Publicacin de informacin aclaratoria.
Proceder nicamente sobre aspectos de forma, que no incidan sobre las condiciones
del proceso de contratacin. No son susceptibles de aclaracin las fechas y direcciones
fijadas en el cronograma de ejecucin del proceso de contratacin, el contenido de las
especificaciones tcnicas o trminos de referencia, la forma de adjudicacin (total,
tems, lotes, tramos, etc.), el mtodo de seleccin y adjudicacin, el precio referencial, el
objeto del contrato, ni ningn otro aspecto que afecte las condiciones inicialmente
publicadas para la ejecucin del proceso.
3.2.2 Publicacin de informacin rectificatoria.
Proceder nicamente cuando se susciten errores en la informacin de tipo histrico

publicada en el SICOES, entendindose por informacin histrica a aquella de debe ser
registrada una vez concluido el acto administrativo que la produce y que no tiene
efecto en la continuidad del proceso. La informacin errnea inicialmente publicada
permanecer publicada en el sistema.
No es susceptible de rectificacin la informacin de la convocatoria e inicio del proceso,

ampliacin de plazo de presentacin de propuestas, reanudacin de proceso
suspendido, notificacin de adjudicacin, declaratoria desierta ni otra informacin que
determine efectos en el proceso a partir de su publicacin en el SICOES.
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La solicitud de publicacin de informacin aclaratoria o rectificatoria deber estar

debidamente justificada, respaldada por la documentacin que corresponda y firmada por el
RPC, el RPA o el Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa. Dicha solicitud deber ser
remitida va correo postal, mensajera u otros medios que habilite el SICOES para el efecto,
misma que ser publicada en el sistema juntamente con la aclaracin o rectificacin.
Por jerarqua normativa, los procedimientos antes citados no aplican a errores en las
resoluciones emitidas por la entidad.
4 CDIGO NICO DE CONTRATACIONES ESTATALES (CUCE)
Es el cdigo asignado de forma automtica a travs del SICOES a cada proceso de

contratacin, para identificarlo de manera nica. Este cdigo debe ser asignado a todas las
contrataciones mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS) independientemente de la
fuente de financiamiento o la normativa bajo la cual se efecte el proceso de contratacin.
Las contrataciones por excepcin sealadas en los incisos i) y l) del Artculo N 65 de las NB-SABS
no requieren ser registradas en el SICOES, independientemente del monto, por lo que se
exceptan del registro de informacin sealado en el presente Manual.
La asignacin del CUCE proceder de la siguiente manera:
4.1 Para procesos efectuados con convocatoria pblica.
El CUCE se asignar al inicio del proceso con la publicacin de la convocatoria pblica

en las modalidades ANPE, Licitacin Pblica, Contratacin por Excepcin con
convocatoria pblica, Contrataciones con Objetos Especficos, contrataciones con
norma especfica de excepcin y otras modalidades definidas por el Organismo
Financiador o normativa que requieran publicacin de convocatoria.
4.2 Para procesos de contratacin directa o que no requieren convocatoria pblica.
El CUCE se asignar despus de la suscripcin del contrato o emisin de la orden de

compra en las modalidades de Contratacin por Excepcin, Contratacin Directa de
Bienes y Servicios, Contratacin por Desastres y/o Emergencias, contrataciones con norma
especfica de excepcin y otras modalidades definidas por el Organismo Financiador que
no requieran publicacin de convocatoria.
No proceder la asignacin del CUCE en las siguientes situaciones:
a) Si no se hubiesen remitido los requisitos para publicacin;

b) Si la informacin no hubiera sido remitida dentro de los plazos establecidos;
c) Si se verificasen errores u omisiones en la informacin de la solicitud de publicacin;
d) Si la entidad no cuenta con su PAC publicado en el SICOES;
e) Si se solicita la publicacin de una segunda o siguientes convocatorias sin haber
registrado la declaratoria desierta de la anterior convocatoria;
f) Si la entidad incumple con el registro de informacin en el SICOES. Excepcionalmente,
cuando la entidad se vea imposibilitada de efectuar el registro de informacin en el
SICOES, la MAE o el Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa podr solicitar en
forma escrita un plazo perentorio para la regularizacin de la informacin pendiente.
La autorizacin de esta solicitud nicamente permitir la habilitacin del sistema, sin
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embargo, no exime de la responsabilidad por el cumplimiento de los plazos de registro

establecidos.
5 MEDIOS DE REGISTRO EN EL SICOES
5.1 REGISTRO EN LNEA
Las entidades pblicas con acceso a Internet registrarn la informacin detallada en las
NB-SABS y en el presente manual, mediante los usuarios habilitados para este efecto,
utilizando los programas informticos disponibles en el sitio Web del SICOES
(www.sicoes.gov.bo).
Los programas de registro permiten almacenar la informacin de manera Temporal, como

un borrador que podr ser editado y publicado posteriormente. La informacin que se
encuentra en estado Temporal, no es de conocimiento pblico, por lo tanto no se
considera informacin vlida.
La informacin podr permanecer en estado Temporal por un plazo mximo de diez (10)
das calendario a partir de la ltima fecha de modificacin de la informacin, transcurrido
este plazo, si la informacin no hubiese sido publicada en el sistema de manera definitiva,
ser eliminada.
Se excepta de esta restriccin al Programa Anual de Contrataciones.
Una vez que la informacin es publicada de manera definitiva, el sistema emitir

automticamente una Confirmacin de Publicacin, como constancia oficial de que la
entidad cumpli con el registro en el SICOES. Esta constancia tiene la misma validez que
un formulario con sello de recepcin del SICOES y la entidad podr imprimirla e incluirla en
el expediente del proceso.
El sistema almacena el nmero de confirmacin y la fecha de generacin para fines de

control.
5.1.1 Tipos de usuario
Se definen los siguientes tipos de usuarios:
Usuario Administrador
Cada entidad deber habilitar en el sistema a un Usuario Administrador, quin

deber cumplir con las siguientes funciones:
a) Solicitar la inscripcin de Usuarios de Registro.

b) Actualizar permanentemente los datos de la entidad.
c) Dar de baja a Usuarios de Registro que hayan sido relevados de esta
funcin.
d) Mantener actualizado el registro de los usuarios de la entidad.
e) Registrar en la Base de Datos del SICOES a empresas o personas naturales
que se hubieran presentado a procesos de contratacin de la entidad y
que no se encontraran registrados en el sistema.
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Usuario de Registro
Los usuarios de Registro debern efectuar la publicacin en el SICOES dentro de

los plazos establecidos.
La entidad podr solicitar la inscripcin de la cantidad de Usuarios de Registro

que considere pertinente de acuerdo al volumen de procesos, la estructura de
la entidad, las unidades que intervienen en la ejecucin del proceso de
contratacin u otros criterios.
5.1.2 Procedimiento para registro de usuarios
El procedimiento para efectuar el registro de usuarios a travs de Internet es el

siguiente:
a) La entidad deber remitir el Formulario 001 (Solicitud de habilitacin de Usuarios y

actualizacin de datos de la entidad), en forma impresa, va fax o correo regular,
debidamente firmado por la Mxima Autoridad Ejecutiva o el Mximo Ejecutivo de
la Unidad Administrativa, solicitando la inscripcin de un Usuario Administrador en
el SICOES.
b) Una vez registrado el Usuario Administrador, ste podr administrar las cuentas de
usuarios de la entidad y solicitar la inscripcin de Usuarios de Registro a travs del
sistema.
c) El SICOES asignar un nombre de usuario y contrasea de acceso a cada usuario,
datos que le sern remitidos en sobre cerrado.
5.1.3 Inscripcin de entidades de reciente creacin
El registro de entidades de reciente creacin que cuenten con cdigo institucional se

efectuar utilizando el Formulario 001 (Solicitud de habilitacin de Usuarios y
actualizacin de datos de la entidad), mediante el cual proceder la habilitacin de
usuarios para dicha entidad.
Se deber adjuntar la documentacin que respalde su creacin y la asignacin de

cdigo institucional.
5.1.4 Inscripcin de Entidades Desconcentradas, Programas y/o Proyectos para el registro

de Contrataciones
Cuando la entidad cuente con entidades desconcentradas, programas y/o

proyectos que ejecutan sus procesos de contratacin a travs de su propia unidad
administrativa, la MAE de la entidad podr solicitar su inscripcin en el SICOES para
que realicen el registro de sus procesos de contratacin independientemente de la
entidad cabeza de sector.
Esta solicitud deber ser realizada enviado el Formulario 001 de Solicitud de

habilitacin de Usuarios y actualizacin de datos de la entidad, debidamente firmado
y en original, adjuntando la documentacin legal que demuestre la
desconcentracin de la entidad para la ejecucin de los procesos de contratacin.
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5.2 REGISTRO DOCUMENTAL (MEDIANTE FORMULARIOS IMPRESOS)
Para efectuar el registro documental de informacin a travs de formularios impresos, la MAE o

el Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa, deber solicitar autorizacin al rgano Rector
justificando que la entidad no cuenta con acceso a internet. Esta autorizacin deber ser
renovada anualmente.
5.2.1 Procedimiento para la autorizacin de registro documental
Para poder enviar informacin al SICOES mediante Formularios impresos la entidad

deber seguir el siguiente procedimiento:
a) La entidad deber solicitar autorizacin para el uso de formularios impresos a

travs del Formulario 002 y enviarlo va correo regular o fax debidamente firmado
por la MAE o el Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa.
b) En este formulario se deber sealar y justificar que no existe conexin a Internet
en la entidad, ni en la localidad en la que se encuentra ubicada. Dicha solicitud
tiene carcter de declaracin jurada.
c) La respuesta a esta solicitud, ser enviada a la entidad mediante fax o correo
regular.
d) Las entidades que cuenten con autorizacin para el envo de formularios
impresos, debern renovar la misma anualmente, de manera previa al inicio de
las contrataciones de cada gestin.
Alternativamente si estas entidades lo desean, podrn habilitar usuario administrador

/o usuarios de registro para poder enviar informacin a travs de Internet.
5.2.2 Medios de envo
Se establecen los siguientes medios de envo de Formularios impresos:
a) Va fax.
b) Correo postal.
c) Personalmente.
d) Correo electrnico (nicamente para formularios digitalizados y documentacin
respaldatoria).
Los formularios impresos deben contar con la firma del responsable del envo de la
informacin, caso contrario no sern considerados vlidos.
Los DBC debern ser remitidos en medio magntico (CD o disquete) o al correo
electrnico convocatorias@sicoes.gov.bo
5.2.3 Rechazo de Formularios impresos
Sern rechazados los Formularios impresos cuando:
a) La entidad no cuente con autorizacin para el uso de medios impresos.

b) No estuvieran correctamente llenados, existieran omisiones en la informacin
requerida o no se encontraran firmados, en cuyo caso, la informacin no ser
introducida al SICOES. Los Formularios con informacin incompleta no sern
considerados como un envo vlido.
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El rechazo ser enviado a la entidad va fax, correo regular o correo electrnico.
6 PROCEDIMIENTOS, PLAZOS Y CONDICIONES PARA EL REGISTRO EN LNEA
6.1 INFORMACIN OBLIGATORIA
TIPO PROCEDIMIENTO, CONDICIONES Y PARTICULARIDADES DE REGISTRO
A. Plazo de registro: Previo al inicio de las contrataciones de cada gestin.
B. Condiciones y particularidades:
En el PAC se incluirn las contrataciones mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL

00/100 BOLIVIANOS), independientemente de la Fuente de Financiamiento.
Programa Anual de
No corresponde el registro en el PAC de las Contrataciones por Desastre y/o
Contrataciones Emergencia ni de las Contrataciones por Excepcin sealadas en los incisos
c), i), l), p) y q) del Artculo N 65 de las NB-SABS.
Si la entidad no tuviera programado realizar contrataciones en la gestin
para las cuantas establecidas, se deber registrar el PAC sin consignar
contrataciones.
Las reformulaciones al PAC debern ser registradas en el SICOES.
A. Plazo de registro:
Antes de la fecha establecida para el inicio del proceso de contratacin.
Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de

contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS), que
se efecten mediante convocatoria pblica.
Los plazos del proceso de contratacin se computarn a partir de la
publicacin en el SICOES. Cuando la entidad tenga programado efectuar
ferias de contratacin estatal, iniciar simultneamente una gran cantidad de
procesos de contratacin u otros casos, podr efectuar una publicacin
Convocatorias para anticipada en el SICOES estableciendo la fecha de realizacin de la feria o
el Inicio de del inicio del proceso, cuyo plazo deber ser mayor o igual a la fecha de
Proceso de publicacin en el SICOES.
contratacin de Una vez publicada la informacin de manera definitiva, el sistema asignar
bienes, obras, automticamente el CUCE al proceso y se consignar la fecha de
servicios generales publicacin a partir de la cual se iniciarn los plazos del proceso.
y servicios de Cuando se desee publicar una siguiente convocatoria de un proceso
declarado desierto, previamente debe registrarse la Declaratoria Desierta
consultora
de la convocatoria anterior.
C. Documentacin Respaldatoria:
Convocatoria.
DBC autorizado para su entrega.
Planos, diagramas, formularios u otros documentos que sean necesarios
para la presentacin de propuestas y que no pudieran ser incluidos en el
DBC.
Autorizacin del rgano Rector, cuando el DBC publicado tenga
modificaciones autorizadas por este.
Aprobacin del DBC elaborado, cuando no exista modelo de DBC.
Resolucin de
A. Plazo de registro: En el plazo mximo de dos (2) das hbiles computados a
aprobacin del partir de la fecha de emisin de la Resolucin de Aprobacin del DBC.
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Documento Base
De Contratacin - B. Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para
DBC los procesos de contratacin bajo la modalidad de Licitacin Pblica.
Resolucin de Aprobacin del DBC.

Enmiendas al DBC, si existieran, conteniendo nicamente los aspectos que
hubiesen sufrido modificaciones respecto al documento inicialmente
publicado.
A. Plazo de registro: En el plazo mximo de dos (2) das hbiles computados a

partir de la fecha de emisin de la Resolucin/Documento de
Adjudicacin/Declaratoria de Desierta.

contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS),
efectuados mediante convocatoria pblica.
En el caso de procesos adjudicados por tems, lotes, tramos o paquetes, la
entidad deber registrar los tems, lotes, tramos o paquetes adjudicados y
los declarados desiertos.
En el caso de contrataciones de servicios discontinuos o cuando las
cantidades de consumo sean variables, se debern estimar el monto total
Adjudicacin / adjudicado en base al monto presupuestado para el proceso, mismo que
ser actualizado una vez que se informe acerca de la recepcin definitiva
Declaratoria
con las cantidades efectivamente consumidas.
Desierta Para la adquisicin de bienes, se deber detallar el listado de bienes
adjudicados, identificando claramente las cantidades y precios unitarios.
Cuando se proceda a la contratacin de consultores individuales de lnea
con ms de veinte (20) proponentes, se podr registrar nicamente a
aquellos adjudicados o finalistas, no siendo necesario el registro del total de
proponentes.
Documento o Resolucin de Adjudicacin/Declaratoria Desierta.

Orden de Compra, en casos de adquisicin de bienes de entrega inmediata
(inciso cc) del Artculo N 5 del D.S. N 0181).
Informe de evaluacin y recomendacin o documentacin anloga en caso
de cotizaciones.
Informe fundamentado del RPC/RPA, cuando se aparte del Informe de
Evaluacin y Recomendacin.
A. Plazo de registro: En el plazo mximo de cinco (5) das hbiles computados a

partir de la fecha de suscripcin del contrato por la entidad y el adjudicado. En
caso de suscripcin de mltiples contratos, el plazo se computar a partir de la
fecha de suscripcin del ltimo contrato. En caso de emisin de orden de
compra, el plazo ser computado a partir de la aceptacin por parte del
adjudicado.
Informacin del B. Condiciones y particularidades:

Contrato u orden
de compra contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS),
En el caso de contrataciones de servicios discontinuos o cuando las
cantidades de consumo sean variables, se debern estimar el monto total
del contrato en base al monto presupuestado para el proceso, mismo que
ser actualizado una vez que se informe acerca de la recepcin definitiva
con las cantidades efectivamente consumidas.
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Contrato u orden de compra
A. Plazo de registro: Cuatrimestralmente a partir de la fecha de suscripcin del

contrato. Cada informe deber ser publicado en el plazo mximo de diez (10)
das hbiles computables a partir del cuatrimestre concluido. En caso de
contratos cuya vigencia fuese menor a los cuatro (4) meses, no ser necesaria
la publicacin del informe peridico de avance, informndose nicamente la
recepcin definitiva.
Esta informacin deber ser registrada para los contratos producto de

procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/1 00
Informes BOLIVIANOS).
Los informes peridicos de avance debern ser registrados para los
peridicos de
contratos de bienes con entregas parciales, obras, supervisin tcnica y
avance servicios de consultora para estudios a diseo final.
El informe de avance deber incluir informacin sobre el destino de los
bienes, estado de la ejecucin de la obra o avance de las consultoras.
Acta o informe de recepcin parcial para bienes.

Informes de avance, informes de supervisin tcnica y fotografas en el
caso de obras.
Informes de avance de la consultora.
La entidad podr adjuntar cualquier otra documentacin que considere
pertinente para hacer pblico el estado actual de la ejecucin del contrato.
A. Plazo de registro: En el plazo mximo de cinco (5) das hbiles, computables

a partir de la fecha de emisin del acta de conformidad, acta de recepcin
definitiva o la aceptacin al informe final de consultora. En caso de suscripcin
de mltiples contratos, se efectuar un registro individual por cada contrato. En
caso de que se emita informe de disconformidad y no se proceda a la Recepcin
Definitiva, el plazo se computar a partir de la aprobacin de dicho informe.
Recepcin
Definitiva/ B. Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para
Disconformidad todos los procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100
BOLIVIANOS).
Acta o informe de recepcin definitiva.

Informe de disconformidad, cuando corresponda.
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6.2 Informacin circunstancial
Esta informacin debe ser registrada de acuerdo con los acontecimientos que se susciten en el
proceso de contratacin1:
A. Plazo de registro: Antes de la fecha y hora inicialmente fijadas para la

presentacin de propuestas.

Ampliacin de contratacin bajo la modalidad de Licitacin Pblica y aquellos cuya
fecha de normativa establezca la posibilidad de efectuar ampliacin del plazo de
Presentacin de presentacin de propuestas.
Propuestas El plazo ampliado se computar a partir de su publicacin en el SICOES,
debiendo la entidad actualizar el cronograma de actividades del proceso.
Resolucin/Nota/Otro Documento que autorice la ampliacin.

Aviso de Ampliacin (opcional).

partir de la fecha de emisin de la Resolucin/documento de suspensin.
B. Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para

todos los procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100
Suspensin
BOLIVIANOS), efectuados mediante convocatoria pblica.
Resolucin/documento de suspensin.
A. Plazo de registro: Antes de la fecha fijada para la reanudacin del proceso.

Reanudacin Los plazos para la reanudacin se computarn a partir de la fecha de
publicacin en el SICOES, debiendo efectuarse la reprogramacin del
cronograma de ejecucin.
Resolucin/documento de reanudacin.
Aviso de reanudacin (opcional).

partir de la fecha de emisin de la Resolucin/documento de anulacin.
Anulacin

1 La informacin circunstancial debe ser registrada obligatoriamente de acuerdo con los eventos que tengan lugar en
el proceso de contratacin. No debe entenderse como informacin opcional.
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La anulacin deber publicarse en caso de incumplimiento o inobservancia a
la normativa de contrataciones vigente o cuando se presente error en el
DBC publicado.
La entidad deber actualizar el cronograma de ejecucin del proceso. Si el
proceso se anula desde la convocatoria, la reprogramacin de plazos se
efectuar cuando se realice la nueva publicacin.
Las anulaciones parciales debern publicarse especificando las causales de
anulacin de cada tem, lote, tramo o paquete anulado.
Resolucin/documento de anulacin (total o parcial).

partir de la fecha de emisin de la Resolucin/documento de Cancelacin.

Cancelacin
Las cancelaciones parciales debern publicarse especificando las causales
de cancelacin de cada tem, lote, tramo o paquete cancelado.
Resolucin/documento de cancelacin (total o parcial).
A. Plazo de registro: Mnimo un (1) da hbil antes de la fecha fijada para la

Aclaracin de Propuestas.

Convocatoria para contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS),
aclaracin de efectuados mediante convocatoria pblica
propuestas Esta informacin deber ser publicada cuando se requiera la aclaracin
sobre el contenido de una o ms propuestas. La convocatoria a dicho acto
debe efectuarse a todos los proponentes.
Convocatoria a aclaracin de propuestas.
A. Plazo de registro: Dentro del plazo de cinco (5) das hbiles computados a
partir de la fecha del desistimiento del proponente o del vencimiento del plazo
otorgado para la presentacin de documentos, segn corresponda.
Desistimiento de B. Condiciones y particularidades:

suscribir contrato
o incumplimiento
contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS).
en la presentacin
Se debern registrar las causas del desistimiento/incumplimiento para la
de documentos suscripcin del contrato y si las mismas fueron aceptadas o no por la
para la suscripcin entidad contratante.
del contrato Si producto del desistimiento/incumplimiento se hubiera procedido a la
adjudicacin de la siguiente propuesta, se deber registrar los datos de la
nueva adjudicacin o en su defecto de la declaratoria desierta.
En caso de que en forma posterior al registro, se inicien acciones judiciales
o administrativas, en contra del registro efectuado por la entidad
convocante, estas no sern causal suficiente para dejar sin efecto el
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registro efectuado, siendo de entera responsabilidad de la entidad el
responder por el mismo.
Carta o nota de desistimiento remitida por el proponente a la entidad

contratante en la que se exponen las causales para el desistimiento o
incumplimiento en la presentacin de documentos (en caso de que el
proponente hubiese presentado dicha documentacin).
Resolucin o documento de adjudicacin a la siguiente propuesta o
declaratoria desierta (segn corresponda)
A. Plazo de registro:
Recursos Interpuestos: En el plazo mximo de dos (2) das hbiles

computables a partir de la fecha de interposicin del recurso administrativo
de impugnacin.
Resolucin del Recurso: En el plazo mximo de dos (2) das hbiles
computables a partir de la fecha de emisin de la Resolucin que resuelve
el recurso administrativo de impugnacin.
Recursos B. Condiciones y particularidades:

Administrativos
Esta informacin deber ser registrada para los procesos de contratacin
Interpuestos y bajo la modalidad de Licitacin Pblica y Apoyo Nacional a la Produccin y
Resueltos Empleo para montos mayores a Bs200.000.- (DOSCIENTOS MIL 00/100
BOLIVIANOS).
Los proponentes que interpongan Recursos Administrativos de
Impugnacin, podrn remitir al SICOES para su difusin, una copia del
mismo con sello de recepcin de la entidad.
Recurso de impugnacin.
Resolucin que resuelve el recurso administrativo de impugnacin.

partir de la fecha de suscripcin del contrato modificatorio/adenda por la
entidad y el contratista.

Modificaciones al
procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100
Plazo y Monto del
BOLIVIANOS), siempre y cuando existan modificaciones al monto y plazo
Contrato del contrato.
En caso de que las modificaciones al contrato no afecten el plazo ni el
monto del contrato, no es necesaria su publicacin.
Contrato modificatorio.

partir de la fecha Resolucin de contrato.
Resolucin de B. Condiciones y particularidades:

Contratos
BOLIVIANOS).
La informacin deber ser registrada consignando los causales de
13

resolucin, el causante de la resolucin (a quin es atribuible la resolucin),
la fecha de resolucin y dems informacin relevante.
Cuando la resolucin de contrato sea parcial, la entidad deber registrar la
recepcin definitiva de los bienes o servicios entregados a conformidad del
contratante.
Se deber informar la causal de Resolucin de Contrato, respaldando la
misma.
En caso de que en forma posterior al registro, se inicien acciones judiciales
o administrativas, en contra del registro efectuado por la entidad
contratante, estas no sern causal suficiente para dejar sin efecto el
registro efectuado, siendo de entera responsabilidad de la entidad el
responder por el mismo.
Carta/documento de resolucin de contrato.

Otra documentacin que la entidad considere pertinente.

partir de la fecha de suscripcin del contrato de cesin o subrogacin.

Cesin o
BOLIVIANOS).
subrogacin de
La informacin deber ser registrada consignando los causales para la
contratos cesin o subrogacin, informacin de la empresa que asume el contrato y
dems informacin relevante.
Contrato de cesin o subrogacin.

Autorizacin de la MAE.

partir de la fecha de suscripcin de contrato por la entidad y el adjudicado
Contrataciones por B. Condiciones y particularidades:

Excepcin,
Emergencias, Esta informacin deber ser registrada para procesos de contratacin
mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS) que no requieran
Contrataciones
efectuarse a travs de convocatoria pblica segn la normativa que los rige.
Directas u otras
Tambin en el caso de contrataciones bajo normas del financiador u otras
modalidades que normas especficas que no requieran convocatoria pero que se efecten por
no requieran invitaciones directas.
publicacin de
convocatoria C. Documentacin Respaldatoria:
Resolucin Administrativa de Adjudicacin (si corresponde).

Contrato.
14
6.3 Otra informacin no relativa a procesos de contratacin

Esta informacin no corresponde a procesos de contratacin. Para este efecto se han definido
los siguientes procedimientos para la remisin de informacin:
A. Plazo de registro: Antes de la fecha establecida para la publicacin de la

convocatoria
Convocatorias para Para el subsistema de Disposicin de Bienes la entidad pblica deber

el subsistema de registrar las convocatorias de Remate, Arrendamiento y Permuta.
Disposicin de Se debern publicar las segundas y siguientes convocatorias de Remates
Bienes declarados desiertos.
Convocatoria.
Condiciones del Remate, Arrendamiento o Permuta.
Opcionalmente otros documentos que la entidad considere pertinentes.
A. Plazo de registro: Antes de la fecha establecida para la publicacin de la

convocatoria para requerimiento de personal.
La publicacin en el SICOES se constituye en un medio alternativo de
Convocatorias para publicacin para estas convocatorias, sin embargo, no sustituye los requisitos
Requerimiento de establecidos en la Norma Bsica de Administracin de Personal.
Personal
Convocatoria.
POAI.
Opcionalmente otros documentos que la entidad considere pertinentes.
7 FORMULARIOS, PLAZOS Y CONDICIONES PARA EL REGISTRO DOCUMENTAL
El registro de informacin documental deber efectuarse completando y enviando los

Formularios SICOES (impresos) diseados para tal efecto, dentro de los plazos definidos en el
punto anterior (procedimientos, plazos y condiciones para el registro en lnea), salvo lo
siguiente:
Convocatorias para inicio de proceso de contratacin, que debern ser remitidas al SICOES
dos (2) das hbiles antes de la fecha establecida para su publicacin.
Ampliacin de plazo de presentacin de propuestas, que deber ser remitida al SICOES un
(1) da hbil antes de la fecha establecida inicialmente para la presentacin de propuestas.
Convocatoria para aclaracin de propuestas, que deber ser remitida al SICOES un (1) da
hbil antes de la fecha establecida para su publicacin.
Reanudacin, que deber ser remitida al SICOES un (1) da hbil antes de la fecha
establecida para la reanudacin del proceso.
15
El envo de los Formularios SICOES deber considerar los mismos procedimientos, condiciones y
documentacin de respaldo definidas en el punto anterior (procedimientos, plazos y
condiciones para el registro en lnea).
La documentacin de respaldo sealada en el punto 6 deber ser remitida en fotocopia simple

o medio magntico. Los Documentos Base de Contratacin o aquellos documentos que
superen las veinte (20) hojas debern remitirse obligatoriamente en medio magntico (CD o
similar).
Los Formularios SICOES a ser utilizados por las entidades que no tengan acceso a internet son los
siguientes:
Informacin del proceso de contratacin
TIPO DE
FORMULARIO INFORMACIN
INFORMACIN
Formulario PAC Programa Anual de Contrataciones Obligatoria
Inicio de Proceso de contratacin de bienes, obras, servicios

Formulario 100 Obligatoria
generales y servicios de consultora
Formulario 110 Ampliacin de Fecha de Presentacin de Propuestas Circunstancial
Resolucin de aprobacin del Documento Base de Contratacin

Formulario 120 Obligatoria
y enmiendas
Formulario 130 Suspensin de proceso de contratacin Circunstancial
Formulario 140 Reanudacin de Proceso de Contratacin Suspendido Circunstancial
Formulario 150 Anulacin de Proceso de Contratacin Circunstancial
Formulario 160 Cancelacin de Proceso de Contratacin Circunstancial
Formulario 170 Convocatoria para aclaracin de propuestas Circunstancial
Desistimiento de suscribir contrato o incumplimiento en la

Formulario 180 Circunstancial
presentacin de documentos
Formulario 200 Adjudicacin / Declaratoria Desierta Obligatoria
Formulario 230 Informacin del Contrato/Orden de Compra Obligatoria
Formulario 240 Informes peridicos de avance Obligatoria
Formulario 250 Informacin de Modificaciones al Plazo o Monto del Contrato Circunstancial
Formulario 280 Cesin o subrogacin de contratos Circunstancial
16
TIPO DE
INFORMACIN
Formulario 300 Recursos Administrativos Interpuestos Circunstancial
Formulario 350 Resultados de los Recursos Administrativos Interpuestos Circunstancial
Contrataciones por Excepcin, Emergencias, Contrataciones

Formulario 400 Directas u otras modalidades que no requieran publicacin de Circunstancial
convocatoria
Formulario 500 Recepcin Definitiva/Disconformidad Obligatoria
Formulario 600 Resolucin de Contratos Circunstancial
Otra informacin no relativa a procesos de contratacin
Formulario DB-RP Convocatorias de Remate, Arrendamiento, Permuta y Requerimientos de Personal
17

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3.1.1 Informacin obligatoria

3.1.2 Informacin circunstancial

Se entiende por informacin circunstancial a aquella informacin que debe ser

La informacin circunstancial debe ser registrada obligatoriamente conforme las

3.1.3 Informacin respaldatoria

Tanto la informacin obligatoria como la informacin circunstancial deben estar

3.2 PROCEDIMIENTO EN CASO DE ERRORES EN LA INFORMACIN PUBLICADA

En caso de que la entidad pblica advirtiese errores en la informacin publicada en el

3.2.1 Publicacin de informacin aclaratoria.

3.2.2 Publicacin de informacin rectificatoria.

Proceder nicamente cuando se susciten errores en la informacin de tipo histrico

No es susceptible de rectificacin la informacin de la convocatoria e inicio del proceso,

La solicitud de publicacin de informacin aclaratoria o rectificatoria deber estar

4 CDIGO NICO DE CONTRATACIONES ESTATALES (CUCE)

Es el cdigo asignado de forma automtica a travs del SICOES a cada proceso de

La asignacin del CUCE proceder de la siguiente manera:

4.1 Para procesos efectuados con convocatoria pblica.

El CUCE se asignar al inicio del proceso con la publicacin de la convocatoria pblica

4.2 Para procesos de contratacin directa o que no requieren convocatoria pblica.

El CUCE se asignar despus de la suscripcin del contrato o emisin de la orden de

No proceder la asignacin del CUCE en las siguientes situaciones:

a) Si no se hubiesen remitido los requisitos para publicacin;

embargo, no exime de la responsabilidad por el cumplimiento de los plazos de registro

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5.1 REGISTRO EN LNEA

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Se excepta de esta restriccin al Programa Anual de Contrataciones.

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El sistema almacena el nmero de confirmacin y la fecha de generacin para fines de

5.1.1 Tipos de usuario

Se definen los siguientes tipos de usuarios:

Cada entidad deber habilitar en el sistema a un Usuario Administrador, quin

a) Solicitar la inscripcin de Usuarios de Registro.

Los usuarios de Registro debern efectuar la publicacin en el SICOES dentro de

La entidad podr solicitar la inscripcin de la cantidad de Usuarios de Registro

5.1.2 Procedimiento para registro de usuarios

El procedimiento para efectuar el registro de usuarios a travs de Internet es el

a) La entidad deber remitir el Formulario 001 (Solicitud de habilitacin de Usuarios y

5.1.3 Inscripcin de entidades de reciente creacin

El registro de entidades de reciente creacin que cuenten con cdigo institucional se

Se deber adjuntar la documentacin que respalde su creacin y la asignacin de

5.1.4 Inscripcin de Entidades Desconcentradas, Programas y/o Proyectos para el registro

Cuando la entidad cuente con entidades desconcentradas, programas y/o

Esta solicitud deber ser realizada enviado el Formulario 001 de Solicitud de

5.2 REGISTRO DOCUMENTAL (MEDIANTE FORMULARIOS IMPRESOS)