LA PREPARACIN DE PEDIDOS (PICKING)

La preparacin de pedidos o picking es el proceso de

seleccin y recogida de las mercancas de sus lugares
de almacenamiento y su transporte posterior a zonas de
consolidacin con el fin de realizar la entrega del pedido
efectuado por el cliente. Consta, por tanto, de dos
actividades bsicas: la recogida de cada una de las
mercancas solicitadas por el cliente y la consolidacin u
agrupacin de todas ellas en uno o varios embalajes
para su envo.

Tradicionalmente el picking se ha realizado de forma manual, siendo el operario

(preparador de pedidos) el que se desplazaba hasta el almacn para recoger el
producto. Sin embargo, en la actualidad se tiende hacia la automatizacin total de este
proceso mediante sistemas mecnicos que permiten que sean los productos los que
se desplacen desde su ubicacin en el almacn hasta la zona donde trabaje el
preparador de pedidos.

Entre otros mecanismos destacan los paternster (o sistemas

verticales rotativos de extraccin de artculos), los transelevadores o
los carruseles (rales anclados en el techo por el cual se mueven
bandejas que contienen los productos solicitados). La actividad de
preparacin de pedidos juega un papel importante en la correcta
gestin de inventarios, por cuanto es el momento en el que se debe
dar de baja una mercanca en el almacn. Para agilizar la gestin de
stock, reducir el nmero de errores y, en definitiva, reducir los costes
logsticos, se tiende a sustituir los papeles por sistemas informticos
que permiten que en el mismo momento de retirar una mercanca
del almacn (o en la zona de consolidacin) se descuente
automticamente del stock del almacn.

Entre estas aplicaciones destacan los lectores de cdigos de barras, los terminales de
radiofrecuencia (generalmente llamados pistolas por su forma), los sistemas de
reconocimiento de voz o los ms modernos visores incorporados a las gafas del
operario.
 Suele hablarse de dos modelos
logsticos diferentes a la hora de
gestionar pedidos electrnicos. El
modelo picking al lineal consiste en que
el pedido electrnico se hace llegar a un
personal especializado (preparadores de
pedidos), los cuales recorren el
establecimiento de ventas como si
fueran el cliente, buscando y retirando de los lineales los productos solicitados. Como
se puede apreciar, en estos casos el establecimiento (super o hipermercado) no slo
sirve para abastecer a los clientes fsicos, sino tambin a los electrnicos.

Por otro lado, el modelo picking al almacn implica la creacin de un almacn

especfico para las peticiones electrnicas. Los productos de este almacn estn
reservados nica y exclusivamente para atender a los clientes electrnicos. Se
produce, por tanto, una clara separacin entre el negocio tradicional (con sus
almacenes y puntos de venta) y el negocio a travs de Internet (con su almacn
propio).

Las condiciones en las que la mercanca llegue a su destino son, sin duda alguna, la
imagen que mostramos a nuestros clientes y para que esta imagen sea la que
deseamos, adems de en tiempo y forma, ha de llegar preparada de manera que su
identificacin sea fcil, sin errores de cantidad o referencia y en condiciones de
embalaje y limpieza ptimos.
Los elementos fundamentales dentro de la preparacin de pedidos son:
1. Sistema de Gestin de Almacenes.
2. Recogida en Zona de Almacenaje (picking o estantera).
3. Consolidacin en Zona de Expedicin.
SGA Sistema de Gestin de Almacenes
Un SGA es un sistema que gestiona todos los procesos que se llevan a cabo en un
almacn; Recepcin, Ubicacin, Preparacin y Carga. En la actualidad la mayor parte
de los SGA soportan tecnologas para facilitar el trabajo en las operaciones de
almacn, siendo ms eficiente y evitando errores en la manipulacin del producto.
Muchas son las ofertas que hay en el mercado que incluyen la recepcin y expedicin
de mercancas mediante radiofrecuencia, pick-to-light, pick-to-voice y ms
recientemente el pick-to-vision. Garantizan la disponibilidad de la mercanca y
optimizan la preparacin mediante prioridades como recorrido, volumen, peso, etc.
Tambin garantizan la trazabilidad de los productos y su rotacin por FIFO, FEFO, o
cualquier mtodo de control que deseemos.
El siguiente vdeo muestra de forma muy breve la evolucin de la tecnologa aplicada
al sistema de preparacin en un almacn. El futuro sigue un camino. La intervencin
manual es cada vez menor en los procesos que se desarrollan en un almacn.
Recogida en Zona de Almacenaje
La preparacin del pedido comienza desde el momento el operario recibe las
instrucciones de recogida en zona de almacenaje. El operario ha de recibir la
informacin detallada y clara acerca de la preparacin. Tengamos en cuenta que el
preparador, actuar segn su criterio si no recibe indicaciones precisas y claras y que
este criterio no siempre es el adecuado porque, puede ser, que los pedidos se
preparen de forma radicalmente distinta unos de otros. Para que el operario reciba la
informacin de manera correcta, es importante que en nuestro sistema tengamos
cumplimentadas correctamente las fichas logsticas de cada producto que nos guiarn
en la preparacin del pedido.
Ficha Logstica
Contiene los datos referentes al producto. Principalmente son:
Unidades por paquete.
Paquetes por bulto.
Bultos por paleta.
Medidas de la unidad de consumo.
Peso de la unidad de consumo
Si un determinado material tiene la ficha logstica correctamente cumplimentada, nos
dar fluidez a la hora de preparar el pedido ya que, en funcin de lo que este pida, nos
solicitar unidades, paquetes, bultos o paletas evitando al operario la labor, siempre
expuesta a error, de tener que calcular la cantidad solicitada.
Para una referencia con ficha logstica:

Un pedido que solicitara 742 unidades tendra esta orden de preparacin:

Para pedidos multireferencia, adems de los criterios anteriores, hemos de tener en
cuenta las particularidades de cada uno de los materiales que tenemos que incluir,
como el peso y el volumen que van a ocupar o la fragilidad.
Estos criterios, nos ahorraran el tedioso trabajo de tener que mover el material una vez
preparado ya sea porque la siguiente referencia es ms voluminosa o es ms pesada
o porque la mercanca que tenemos ya preparada es ms frgil que la que tenemos
que preparar a continuacin.
Optimizacin de recorridos
Otro aspecto importante es la optimizacin del recorrido a la hora de preparar el
pedido ya que nos ahorrar tiempo y en definitiva, nos har ser ms productivos. En
este sentido, el operario ha de preparar el pedido siguiendo el criterio que le indique la
orden de preparacin y que ha de ser lo ms racional posible.

Comenzar el recorrido en la zona ms prxima al lugar donde se encuentre el

puesto operativo, siguiendo un criterio que nos obligue a avanzar en un solo
sentido dentro de cada pasillo.
Durante la operacin, hay que evitar saltarse referencias a menos que, por razones
operativas, sea totalmente indispensable, con el fin de evitar romper el circuito ptimo
de preparacin del pedido.
Finalizar el recorrido en la zona ms prxima a la zona de expedicin donde se
depositarn los pedidos finalizados para su expedicin.
Consolidacin en Zona de Expedicin
Existen cuestiones a tener en cuenta por el preparador que, aun siendo menores, son
importantes como comprobar al final del recorrido si todas las referencias han sido
incluidas. Suele ocurrir que descontamos, o punteamos segn sea el caso, los
materiales y por descuido (algn compaero llama nuestra atencin, recibimos un
mensaje en el mvil, etc.,) no los incluimos en el pedido quedando la lnea confirmada
pero la mercanca sin poner.
Cuando en un pedido hay materiales recin llegados al almacn y materiales que
llevan ms tiempo almacenados, es conveniente, si procede, sanear los envases de
estos ltimos con el fin de aportar a la expedicin un aspecto uniforme en cuanto a
imagen.
Podemos preparar varias expediciones a la vez, siempre teniendo los medios
adecuados para garantizar que cada una de ellas est perfectamente identificada.
Esto nos ahorrar tiempo al reducir los desplazamientos con caractersticas similares
y, por tanto, recorridos iguales.
Los pedidos terminados que situemos en la zona de expedicin no pueden ser
manipulados por otro operario que no sea aquel que los va a cargar y siempre
situaremos esta zona bien separada y diferenciada del resto de zonas del almacn,
sobre todo de la zona de recepcin.
Una vez consolidada la expedicin en su unidad de transporte correspondiente (sobre
de papel burbuja, caja de cartn, pallet, etc.), se identificar el bulto con la
correspondiente documentacin:
Etiqueta de identificacin. Permitir el seguimiento de la expedicin durante el
transporte hacia el cliente o consumidor.
Packing list. Documento de transporte que identifica las mercancas contenidas
en el bulto.

Seleccin del tipo de transporte.

La habilidad de decidir el mtodo de envo correcto para exportar productos o importar
depende de varios factores, incluyendo si es urgente, las caractersticas de la
mercanca, el costo, la necesidad de un manejo cuidadoso de mercanca, el peso y
volumen, el valor de los bienes, la frecuencia y regularidad de entrega y la fiabilidad
del mtodo de transportacin.
Muchos factores deben ser considerados al planear el envo de cualquier mercanca, y
dichos factores pueden ser conflictivos. Puede ser que no se puedan enviar por
transportacin area por falta de fondos o por el tipo de mercanca que impide enviarla
por aire.

Una recomendacin es que si la mercanca que envas es de gran valor lo hagas

mediante la transportacin area, si es relativamente de menor valor, hacerlo por
transportacin martima.
Documentacin de mercanca.
a) En el momento de despacho, donde el sistema edita una orden de despacho,
el jefe de bodega se contacta con un transporte disponible que se presente en
una hora, fecha y sitio donde ser llevada la carga; se despacha la carga de los
productos que estn en buen estado, y si se da de productos defectuosos se
dar el proceso de seleccin y recuperacin de los mismos, las estibas en los
vehculos de transportes deben realizarse cumpliendo con las estipulaciones
de manipulacin y patrn de estiba correspondiente.
b) Orden de despacho: Una orden de despacho es un documento que es
entregado cuando existen pedidos de mercanca y estos van a ser
transportados y recibidos, adems son muy necesarios para la contabilidad de
la empresa que la emite.
La orden de despacho debe ser llenada sobre todo teniendo en cuenta los
siguientes campos:
Fecha de emisin.
Nombre de la entidad
Nombre y direccin del cliente.

c) -Orden de venta:
-Remesa: La Remesa es el conjunto de artculos enviados y recibidos, el cual
se muestra en un documento donde se registra el transporte de mercanca de
un lugar a otro, y en el cual se relacionan los datos referentes a la descripcin
de mercancas, medio, servicios adicionales (montacarga, bodegaje, etc) y
valor de transporte pagado a la empresa.
Despacho de Pedidos.
Maniobra de carga de mercanca.
Instrucciones de entrega.
La requisicin es un formato interno de la empresa, de cualquier rea para el rea de
compras.
La orden de compra la emite solo el rea de compras y se la enva a los proveedores,
lo que lo convierte en un formato de uso externo.
Con la orden de compra, los proveedores surten la mercanca solicitada.

Comprobar la documentacin de la carga:

1. Preparar las condiciones de carga: Antes de cargarlo, el camin estar
vaco, limpio y en las condiciones higinicas adecuadas para el tipo de
producto que se va cargar.
Antes de cargar la mercanca refrigerada o congelada, el camin estar
preenfriado.
El cargador dispondr de los medios y reas adecuados para realizar la
carga.
2. Identificar la zona de carga: Antes de cargar, estacionar el camin en la zona
definida por el cargador.
Las zonas de carga debern estar sealizadas para facilitar el posicionamiento
del camin.
3. Comprobar la autorizacin de carga: En los centros en que se inicia la carga,
el responsable de expedicin dar la autorizacin para poder realizar la carga.
Siempre ser necesaria la autorizacin de un responsable del centro para
realizar la carga de un vehculo.
4. Ubicar camin: Aproximar el camin en el muelle donde se ha de cargar en la
hora pactada. Esta hora puede variar en 15 minutos respecto a la hora
pactada.
5. Comprobar los medios: Antes de iniciar la operacin de carga verificar que
los medios de carga y las reas estn en condiciones adecuadas.
Si los medios para realizar la carga no estn en condiciones deber entonces
ponerse en conocimiento del responsable del centro.
Entrega de mercanca al almacn para su distribucin a Sucursales:
-Deber de enviar Original de la factura y 2 copias.
-Facture a nombre de la Sucursal.
-La mercanca se recibe por caja, empaque bulto.
-Deber de enviar su mercanca dentro de la vigencia del pedido, respetando la fecha
del mismo. Evite devoluciones de tienda y costos de transportes innecesarios.
-Nuestro sistema tomar como base para el pago la fecha de recibo en sucursal, as
como las condiciones del pedido vigente con el que fue entregada la mercanca.
-Se le entregar como comprobante copia de la factura con sello de recibido indicando
el nmero de cajas o bultos y peso de lo recibido, as como un folio del control de
envo.

Cada Caja, bulto empaque debe indicar en su exterior lo siguiente:

Destino y nmero de tienda.
Descripcin de la mercanca
Indicacin del manejo de la mercanca. (frgil y su estiba)
Flejado sellado correcto de sus cajas o bultos, evitando la violacin de las
mismas.
Asegrese de que el empaque resista el peso de la mercanca que
contiene.

https://prezi.com/3-t07h5dgyta/despacho-de-pedidos/
https://meetlogistics.com/inventario-almacen/operaciones-del-almacen-preparacion/
https://logisticayabastecimiento.jimdo.com/almacenamiento/

Conclusin

La preparacin de pedidos es la fase anterior al transporte, que conducir el

producto hasta el cliente o consumidor final. El destino de la mercanca es
clave para preparar y configurar correctamente el producto en esta fase.
No es lo mismo una preparacin cuyo destino es otro almacn que, por
ejemplo, el destino final sea un consumidor en su domicilio particular. El
embalaje, la disposicin en el pallet de salida, el etiquetado, etc, nos obliga a
disear nuestro proceso de preparacin pensando en el destino final.