PLAN ESTRATGICO DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN

Direccin de Estndares y Arquitectura de TI

 Agenda

1. Planeacin
2. Planeacin estratgica
3. Planeacin estratgica de TI
4. Estructura del PETI
5. Taller Prctico
6. Preguntas
 Planeacin

La planeacin es el primer paso

del proceso administrativo donde
se determina los resultados que
pretende alcanzar la entidad.

Corto

Mediano

Largo Plazo
 Planeacin Estratgica

Es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado,

teniendo en cuenta la situacin actual y los factores internos y
externos que pueden influir en el logro de los objetivos.
(Jimenez, 1982)

Es un proceso gerencial de desarrollar y mantener una direccin

estratgica que pueda alinear las metas y recursos de la organizacin
con sus oportunidades cambiantes del mercado
(Kotler, 1990)
 Planeacin Estratgica

Es fundamental establecer las metas correctas y despus elegir

los medios correctos para alcanzar dichas metas. (Peter Drucker)

la planificacin es letra muerta si no existe la voluntad poltica de

realizar lo que se planifica (Ezequiel Ander Egg)

Planeacin estratgica NO es lo mismo que prospectiva estratgica

La planeacin estratgica no es un lujo sino un asunto de

supervivencia (Jack Welch)
 Planeacin Estratgica

Ander Egg: Planes Flexibles y adaptables.

Hax y Majluf: Asignacin de responsabilidades.

Cynthia Bendlin: Eficacia en el logro de objetivos.

 Planeacin Estratgica

Herramientas

Fortalezas-Oportunidades-Debilidades-Amenazas (FODA)
Matriz Boston Consulting Group (BCG)
Matriz McKinsey
Matriz producto / mercado Ansoff
Posicin Estrategica y Evaluacin de la Accin (PEYEA)
5 fuerzas de Porter
Mapas estratgicos (cuadro de mando integral)
 Por qu hacer planeacin Estratgica
de TI?

Decreto 415 de 2016

Artculo 2.2.35.3. Objetivos del fortalecimiento institucional.

1. Liderar la gestin estratgica con tecnologas de la informacin y las

comunicaciones mediante la definicin, implementacin, ejecucin, seguimiento y
divulgacin de un Plan Estratgico de Tecnologa y Sistemas de Informacin (PETI)
que est alineado a la estrategia y modelo integrado de gestin de la entidad y el
cual, con un enfoque de generacin de valor pblico, habilite las capacidades y
servicios de tecnologa necesarios para impulsar las transformaciones en el
desarrollo de su sector y la eficiencia y transparencia del Estado.
 Por qu hacer planeacin Estratgica
de TI?

Decreto 1078 de 2015

Artculo 2.2.5.1.2.2 Instrumentos- Marco de Referencia de Arquitectura
Empresarial para la gestin de TI
LI.ES.05. Documentacin de la estrategia de TI en el PETI

La direccin de Tecnologas y Sistemas de la Informacin o quien haga sus veces

debe contar con una estrategia de TI documentada en el Plan Estratgico de las
Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones - PETI, el cual puede ser emitido
de manera independiente o puede ser parte de un plan estratgico de la institucin.
El PETI debe incorporar los resultados de los ejercicios de Arquitectura Empresarial.
El PETI debe contener la proyeccin de la estrategia para 4 aos, y deber ser
actualizado anualmente a razn de los cambios de la estrategia del sector, la
institucin y la evolucin y tendencias de las Tecnologas de la Informacin.
 Planeacin Estratgica de TI
Tcnicas:
Autoevaluaciones basadas en
estndares, marcos o modelos
(Por ejemplo con respecto al
MRAE y al MPSI)
Modelos de simulacin a partir de
variables internas y externas
Cuadro de mando integral para TI
Gestin de portafolio de TI
Modelo de Gestin de TI It4+
Metodologas:
Strategic Information Systems
Planning (SISP)
Business Systems Planning (BSP)
Strategic Systems Planning (SSP)
Enterprise Achitecture (EA)
Information Engineering (IE)
Method/1
Estructura del PETI
 Estructura del PETI

Objetivo

Alcance
Marco Normativo
Anlisis de la situacin actual
Rupturas Estratgicas
Entendimiento Estratgico

Modelo de Gestin
Modelo de Planeacin
Objetivo
 Objetivos

Estos objetivos deben estar alineados con los objetivos estratgicos de la institucin y
con los objetivos sectoriales y/o territoriales segn aplique.

Deben ser especficos, medibles, Establecer los lineamientos para el desarrollo

alcanzables, importantes para la
institucin y con tiempos
definidos.
As mismo los objetivos deben
iniciar con verbo en infinitivo (ar,
er, ir )
de los sistemas de informacin de la
Administracin Central Municipal para
garantizar la adecuada administracin de
los recursos tecnolgicos, infraestructura de
datos y comunicaciones en la
Administracin Municipal.
Alcance
 Alcance

Se describe claramente el alcance del PETI teniendo en cuenta que debe

proyectarse a mximo cuatro aos y debe actualizarse cada ao.

El alcance del PETI debe indicar lo que efectivamente debe lograr la entidad
durante la vigencia del PETI.
El alcance establecido en el PETI debe abordar los dominios del Marco de
Referencia de AE y los componentes de la Estrategia de GEL.
Marco Normativo
 Marco Normativo

Se debe realizar una revisin Leyes

exhaustiva del marco
normativo que se relaciona
directamente con el PETI, Decretos
iniciando por las leyes Nacionales y
relacionadas, de tal forma que Territoriales
se identifiquen las
derogaciones en la normativa Acuerdos,
vigente. resoluciones
y CONPES
 Marco Normativo

La estrategia de TI de la Cancillera se encuentra alineada al marco normativo definido el Sector de Relaciones Exteriores. A continuacin
se hace referencia a la normatividad a partir de la cual tienen sustento el desarrollo e implementacin de la tecnologa y los sistemas de
informacin del sector.
Directiva Presidencial No. 09 de 2010: Directrices para la elaboracin y articulacin de los planes estratgicos sectoriales e
institucionales e implementacin del Sistema de Monitoreo de Gestin y Resultados.
Directiva Presidencial No. 04 de 2012: Eficiencia Administrativa y Lineamentos de la Poltica de Cero Papel en la Administracin
Pblica.
Decreto 2573 de 2014: Por medio del cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Lnea.
Ley 1712 de 2014: Ley de trasparencia y de acceso a la informacin pblica nacional.
Acuerdo 03 de 2015 del AGN: Documento electrnicos.
Decreto 3355 de 2009 MRE- Por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Resolucin 5813 de 2011 MRE: Por la cual se crean Grupos Internos de Trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores.
 Anlisis de la
situacin actual
 Anlisis de la situacin actual

Se describe la situacin actual de las Tecnologas de la Informacin de la

institucin en relacin con los dominios del marco de referencia de Arquitectura
Empresarial y los componentes de la Estrategia GEL.

Este anlisis debe permitir conocer el estado actual o lnea base a partir de
la cual se debe partir para proyectar la visin de lo que se espera en materia
de gestin de TI en la entidad.
 Levantamiento de Informacin

Definir una
Identificar que Construir los Ejecutar el Realizar la
Identificar logstica
tipo de instrumentos de proceso de compilacin y
fuentes de adecuada para la
informacin recoleccin de recoleccin de presentacin de
informacin recoleccin de la
requiero datos informacin la informacin
informacin

Informacin Entrevista
Preparacin de
sobre los 6 Cuestionario
Quin conoce la Citas informes
dominios del Observacin
informacin Espacio Generacin de
MRAE Inspeccin o
Dnde esta Disponibilidad grficos,
Calidad y Simulacin
almacenada Permisos diagramas ,
disponibilidad de Herramientas de
matrices etc.
la informacin autoevaluacin
 Estrategia de TI
La institucin debe realizar un entendimiento claro y documentado de la situacin
actual de la entidad, el contexto organizacional y el entorno

Analizar
Plan Nacional
Plan Decenal
Plan Sectorial
Plan institucional
 Gobierno de TI

Describir la estructura organizacional actual del rea de TI en la institucin, detallando la

cantidad de personas que conforman el rea, sus funciones, tipo de contratacin, toma de
decisiones, polticas, procesos de TI y perfiles.

TIPS
Identificar las necesidades
de recurso humano de TI
con relacin a su formacin
y competencias y cantidad
de personas para soportar la
operacin actual de TI.
Hacer un RACI para la
gestin de TI.
 Gestin de la Informacin
Se describe la situacin actual de la entidad en materia de gestin de informacin, en donde
se debe diagnosticar el estado de la arquitectura de informacin, haciendo un anlisis de los
puntos crticos y cuellos de botella.

Importante

Identificar y caracterizar el
mapa de informacin,
entidades de negocio, datos
maestros y datos abiertos.
 Sistemas de informacin

Describe la situacin actual de los

sistemas de informacin de
acuerdo con las siguientes
categoras:
Sistemas de apoyo
Sistemas misionales
Sistemas misionales de
gestin
Sistemas misionales de
prestacin
Servicios de informacin
digital, incluidos los
portales
Sistemas de direccionamiento
estratgico
 Servicios Tecnolgicos

Describe la situacin actual de los servicios

tecnolgicos:
Estrategia y gobierno de los servicios
tecnolgicos
Acuerdos de niveles de servicio (ANS)
Administracin de sistemas de
informacin
Infraestructura
Conectividad
Servicios de operacin
Mesa de servicios
Servicios Tecnolgicos
Servicios Tecnolgicos

Ilustracin 67: Arquitectura General Servicios Tecnolgicos.

 Anlisis Financiero

Se describen los costos actuales de operacin y funcionamiento del rea de TI

La direccin de Tecnologas y Sistemas de la Informacin o quien haga sus

veces debe realizar de manera peridica el seguimiento y control de la
ejecucin del presupuesto y el plan de compras asociado a los proyectos
estratgicos del PETI.
 Anlisis Financiero
A continuacin se muestra la distribucin de la inversin en tecnologa de acuerdo a
los dominios del marco de referencia:

Dominio 2015 2016 2017 2018

Gobierno de TI $ 260.000.000 $ 450.000.000 $ 350.000.000 $ 350.000.000
Estrategia de TI $ - $ - $ - $ -

Informacin $ 300.000.000 $ 1.875.000.000 $ 1.730.000.000 $ 500.000.000

Sistemas de informacin $ 1.306.905.000 $ 760.000.000 $ 870.000.000 $ 670.000.000

Servicios tecnolgicos $ 3.432.695.000 $ 4.300.000.000 $ 3.300.000.000 $ 3.200.000.000

Uso y apropiacin $ - $ 150.000.000 $ - $ 300.000.000

$ 5.299.600.000 $ 7.535.000.000 $ 6.250.000.000 $ 5.020.000.000
 Rupturas
Estratgicas
 Las rupturas estratgicas

Se identifican las necesidades, las oportunidades de mejora y los paradigmas a

romper necesarios para llevar a cabo la transformacin de la gestin y el logro
de resultados de impacto.

Las rupturas estratgicas deben:

comunicar un cambio en el enfoque estratgico.
Permitir transformar e Innovar.
Facilitar la adopcin de un modelo y permitir que la tecnologa se
vuelva un instrumento que genera valor.
 Las rupturas estratgicas

Rupturas estratgicas - Dominio Estrategia.

Transformar el Sector de las Comunicaciones con Tecnologas de la Informacin
Ser lder del sector y el Pas en la implementacin de la estrategia TI del Estado
Rupturas estratgicas - Dominio Gobierno de TI
Lderes de TI orientados a la gestin de resultados
Gestin de TI soportada en procesos
Rupturas estratgicas Dominio Sistemas de Informacin
Sistemas de Informacin soportando los procesos de la entidad.
Disponer de los Sistemas de informacin en ambientes independientes y controlados
Resolver el falso dilema entre desarrollar en casa vs. Comprar software comercial: La
solucin, ser integradores
Entendimiento
Estratgico
Modelo operativo

Anlisis
 Necesidades de informacin

Describe el flujo y las necesidades de informacin al interior de la institucin pblica,

el sector y el territorio.

Relaciones de la institucin pblica y los actores involucrados con quienes se

intercambia informacin.
Para cada actor involucrado se indica qu informacin entrega la institucin
pblica y qu informacin recibe.
Entrevistas con los grupos de inters
Anlisis del mapa de informacin de la entidad con el fin de identificar zonas de
calor
 Necesidades de informacin

La informacin para el anlisis y la toma de decisiones se toma directamente de

los sistemas de informacin?
Los indicadores empleados permiten comprobar que se han alcanzado las mentas
esperadas?
Tienen definidos procesos de gestin de informacin para recoleccin, validacin,
consolidacin y publicacin?
La informacin suministrada a la alta direccin apoya la toma de decisiones
relacionadas con el logro de los objetivos estratgicos?

El Sector comparte informacin entre sus entidades, a travs de los sistemas de

informacin integrados, posibilitando acciones para establecer nuevas estrategias
sectoriales?
 Alineacin de TI con los procesos

Se lleva a cabo el anlisis de los procesos de la institucin pblica y se establece

el apoyo tecnolgico requerido para su mejoramiento.

Para ello se puede construir una

matriz de procesos versus sistemas de
informacin y una matriz de sistemas
de informacin vs datos y/o categoras
de informacin, con el fin de
identificar como las TI soportan los
procesos de la institucin.

Ilustracin 101: Subprocesos de Gestin de Servicios Tecnolgicos

Modelo de
Gestin
 Estrategia de TI

Se debe
describir la
estrategia de TI,
que garantice la
generacin de
valor estratgico
para la
institucin
pblica, el sector
y territorio.
 Objetivos Estratgicos

Se deben definir los objetivos estratgicos para las Tecnologas de la Informacin en la

institucin pblica para una vigencia mnima de dos aos.

Para cada objetivo estratgico se deben

indicar las actividades a desarrollar para su
cumplimiento y el resultado final de cada
actividad.
Se debe indicar cmo la estrategia de TI va a
apoyar el cumplimiento del plan sectorial,
territorial, nacional o decenal etc.
 Objetivos Estratgicos

Establecer el diagnstico de la plataforma tecnolgica con que cuenta la Entidad, en

sus componentes de hardware, software, redes y comunicaciones.

Definir un plan a corto plazo o plan de choque, que permita dar continuidad a
servicios crticos de la Entidad y dotar de manera oportuna a las diferentes
dependencias con las herramientas bsicas para el desempeo de sus funciones.

Fortalecer el uso de las TICs al interior de la Contralora de Bogot, desarrollando

las actividades necesarias para garantizar la actualizacin, modernizacin,
mantenimiento y sostenibilidad de la plataforma tecnolgica en todos sus
componentes.
 Modelo de Gestin

Anlisis de la situacin actual

Objetivos estratgicos Modelo de Gestin

Contexto Organizacional
 Modelo de Gestin

Modelo de Gobierno

Gestin de la Informacin

Gestin de los Sistemas de

Modelo de Gestin Informacin

Gestin de servicios tecnolgicos

Uso de apropiacin
 Modelo de Gestin

Cadena de Valor - Indicadores

Modelo de Gobierno Estructura de organizacional Roles Funciones - Decisiones

Gestin de la Herramientas de Anlisis

Informacin Arquitectura de Informacin

Gestin de los Sistemas Arquitectura de Sistemas de Informacin

de Informacin Implementacin de sistemas de informacin

Gestin de servicios Procesos de Gestin de los servicios Mesa de Ayuda

tecnolgicos Infraestructura, Conectividad, Servicios de operacin

Uso de apropiacin Estrategia de uso y apropiacin

Modelo de
Planeacin

En esta seccin se definen los
lineamientos y principios que
guan la definicin del PETI
Lineamientos y/o principios
Construir un Senado ms transparente,
promoviendo una ciudadana activa y fortaleciendo
la institucin.
Generar espacios participativos para los ciudadanos.
Modernizar la gestin que se realiza en el Senado
de la Repblica, a travs de transformaciones de
negocio, oportunidades de TI y capacidades de TI.
Establecer un marco de gobernabilidad de TI.
Fortalecer la gestin de TI, consolidando el rol de la
DPS, para generar valor estratgico.
Habilitar servicios de publicacin de informacin y
fortalecer las capacidades de anlisis.
 Modelo de Gestin

Proyectos e Iniciativas

Modelo
Situacin
de Brecha
Actual
Gestin

Dominios
Crear, modificar
o eliminar
 Plan maestro o Mapa de Ruta

Para cada uno de los seis (6) dominios del Marco de Referencia de AE, se deben establecer
los productos y entregables ms significativos y las actividades, iniciativas o proyectos en las
que se debe comprometer la institucin pblica para alcanzarlos.

Este plan maestro define el norte de accin estratgica en materia de TI y a l se

debern alinear el plan de inversiones, la definicin de la estructura de recursos
humanos y todas las iniciativas que se adelanten durante la vigencia del PETI.
Plan maestro o Mapa de Ruta
 Priorizacin de proyectos

Seleccin de los
Ponderacin de Anlisis final y
criterios de Documentacin Calificacin de la
los criterios de toma de
evaluacin de de las iniciativas iniciativas
evaluacin decisiones
los proyectos
 Indicadores

Para cada uno de los seis (6)

Identificacin y/o revisin de objetivos que sern medidos
dominios del plan maestro se deben
definir indicadores de logro y
Establecer medidas de desempeo claves resultado

Asignar las responsabilidades Composicin

Establecer referentes comparativos

Incluyendo: tipo Indicador
(proceso o logro), nombre,
descripcin, metas para los
Construir frmulas
siguientes aos, meta (valor
esperado)
Validar indicadores

Comunicar e informar
Indicadores
 Otros Planes

Plan de intervencin Intervenciones sobre los sistemas de informacin a

fin de lograr una mayor alineacin con los procesos
sistemas de y mejorar el apoyo sobre los mismos.
informacin

Proyectos que en el corto y mediano plazo se

Plan de proyectos de realizarn en el frente de servicios tecnolgicos de
servicios tecnolgicos acuerdo con las necesidades de capacidad
tecnolgica y operacin.
Complementan
Proyecto de inversin para la gestin de TI en la
PETI
Plan proyecto de institucin pblica.
inversin

Plan de Actividades de comunicacin y sensibilizacin para

socializar y apropiar el PETI en la institucin.
comunicaciones del
PETI