PLANEACIN

Definicin de Planeacin segn algunos reconocidos estudiosos del proceso administrativo:

Alberto Chiavenato: Es la primera funcin administrativa porque sirve de base a

las dems funciones. Esta funcin determina por anticipado cules son los objetivos
que deben cumplirse y que deben hacerse para alcanzarlo; la planeacin comienza
por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la
mejor manera posible. Planear y determinar los objetivos consiste en seleccionar por
adelantado el mejor camino para lograrlos. La planeacin determina dnde se
pretende llegar, qu debe hacerse, cmo, cundo y en qu orden.
Salvador Mercado: Planear es definir los objetivos y determinar los medios para
alcanzarlo, es fundamentalmente analizar por anticipado los problemas, planear
posibles soluciones y sealar los pasos necesarios para llegar eficientemente a los
objetivos que la solucin elegida define.
Mara Isabel de Surez: Es el proceso que requiere contar con mecanismos e
instrumentos que permitan visualizar el conjunto de relaciones implcitas en dicho
proceso, que presenta herramientas a travs de la cual se obtienen objetivos,
mtodos y recursos (humanos y materiales) que permita escoger y relacionar hechos
para prever y formular actividades propuestas que se suponen necesarias para lograr
resultados deseados.

Naturaleza de la Planeacin:

Los planes contribuyen en forma positiva al cumplimiento de los objetivos de la

empresa. La planeacin tiene ms relacin con el control, porque la accin planificada
no puede ser eficiente, si el control no mantiene a los subordinados en la direccin
adecuada, mediante la correccin de las desviaciones de los planes. Un plan eficiente es
aquel que logra alcanzar los objetivos con un mnimo de consecuencias imprevistas y
con bajos costo.

Una vez definida la planeacin, se requiere determinar el "qu" de las actividades, es

decir, "qu se va a hacer". Conociendo lo anterior seguir "cmo se va a hacer",
posteriormente "en dnde se va a hacer" y por ltimo "cundo se va a hacer".

Componentes de la Planeacin:

Propsitos o misiones: se identifica la funcin o tarea bsica de una empresa o

institucin o de una parte de sta. Todo establecimiento organizado, sea del tipo que
sea, tiene (o al menos debe tener, s se desea que su existencia sea significativa) un
 propsito o misin. La misin perspectiva consiste en una amplia formulacin de
los siguiente elementos de una organizacin:
Valores esenciales
mbito geogrfico
Direccin
Relaciones con quienes participan en ella
Visin del futuro
Objetivos o metas: trminos que se usan indistintamente, son los fines que se
persiguen por medio de una actividad de una u otra ndole. Representan no slo el
punto terminal de la planeacin, sino tambin el fin que se persigue mediante la
organizacin, la integracin de personal, la direccin y el centro.
Estrategias: designa los grandes planes resultantes de la deduccin de las probables
acciones u omisiones del enemigo.
Polticas: tambin forman parte de los planes en el sentido de que consisten en
enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma
de decisiones. En las polticas se define un rea dentro de la cual habr que tomarse
una decisin y se garantiza que sta sea consistente y contribuya a un objetivo. Las
polticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas.
Procedimientos: son planes por medio de los cuales se establece un mtodo para el
manejo de actividades futuras. Consiste en consecuencias cronolgicas de las
acciones requeridas. Son guas de accin, no de pensamiento, en las que se detalla la
manera exacta en que se deben realizar ciertas actividades.
Reglas: conjunto de normas necesarias para lograr una relacin entre polticas y
procedimientos y de sta forma cumplir con el objetivo trazado sin dejar por fuera
las estrategias a usar.
Programas: son un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas,
asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos
necesarios para llevar a cabo un curso de accin dado; habitualmente se apoyan en
presupuestos.
Presupuestos:son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo
social expresado en trminos econmicos, junto con la comprobacin subsecuente
de la realizacin de dicho plan.

Premisas de la Planeacin:

Se define como el ambiente previsto en el cual se espera que operen los planes.
Incluyen suposiciones o pronstico del futuro y condiciones conocidas que afectarn la
operacin de los planes. Ejemplo: Las polticas predominantes y los planes existentes
en la compaa que controlan la naturaleza bsica de los planes.
Principios de la Planeacin:

Factor Limitante: Al seleccionar alternativas, cuanto ms puedan los individuos

reconocer y resolver aquellos factores limitantes o esenciales para el logro de la
meta deseada, con ms claridad y precisin podr seleccionar la ms probable.
Compromiso: La planeacin lgica abarca un perodo de tiempo en un futuro
necesario para prever, a travs de una serie de acciones, el cumplimiento de los
compromisos incluidos en una decisin.
Flexibilidad: Cuanto mayor sea la flexibilidad que se pueda imprimir a los planes,
menor ser el peligro de prdidas en los cuales se incurre por sucesos inesperados,
pero el costo de la flexibilidad deben pasar es ante los riesgos que implican los
compromisos futuros.
Cambio de Rumbo: Cuanto ms se comprometen con el futuro las decisiones de la
planeacin, tanto ms importante es para un analista o planeador revisar
peridicamente los acontecimientos y las expectativas, y disear los planes en forma
necesaria para mantener el curso hacia las metas deseadas.
Racionalidad: Se basa en la seleccin de alternativas de forma inteligente,
analizando sus ventajas, eligiendo aquellas que permita el mximo aprovechamiento
de los recursos.
Previsin: Surge del anlisis del pasado, del presente y de la proyeccin de las
tendencias detectadas a una fecha futura.
Nacionalidad/universalidad: Consiste en establecer objetivos claros y precisos
encuadrados dentro de la realidad, que correspondan a la dinmica socio -
econmica local, o en el mbito que abarcar el plan, previendo las consecuencias
que producir su aplicacin.
Unidad: Integracin de los diferentes planes a manera de obtener un todo orgnico,
coherente y compatible.
Continuidad: Los planes deben darse como un proceso continuo. No se deben
abandonar las metas. La planeacin no tiene fin en el tiempo.
Inherencia o Inmanencia: La planeacin es necesaria en cualquier organizacin para
alcanzar sus fines, objetivos y metas. Es necesario planificar para prepararse a los
cambios, la conduccin emprica de toda empresa trae resultados negativos.
Simplificacin y Estandarizacin: Significa que las metas deben ser simples y que
los productos deben tratar de estandarizarse, al igual que sus procedimientos.

Influencia de la Planeacin en el Proceso Administrativo:

 Es favorable, puesto que a travs de la misma se disean cursos de accin que permiten
el alcance de los objetivos que se pretenden alcanzar en un tiempo determinado;
destacando el hecho de que la planeacin es una etapa mecnica prediseada en
funcin a un anlisis racional y sistemtico de las necesidades y actividades que se
pretenden desarrollar.

Influencia del tiempo en la Planeacin:

Uno de los problemas que se plantean los gerentes es el empleo del tiempo de la
manera ms eficaz. Para que el ejecutivo aproveche mejor el tiempo debe tomar en
cuenta las siguientes consideraciones:

Preparar un plan de trabajo al iniciar las actividades laborales de cada da.

Establecer el orden de prioridades en el plan de referencia.
Tener al da una lista de objetivos, una agenda, un calendario anual y un programa
de control presupuestal.
Aprovechar al mximo las reuniones y juntas gerenciales.
Preparar objetivos trimestralmente, revisar los resultados trimestrales y tener al da
previsiones a cuatro meses de plazo.
De esta manera se evitar la prdida de tiempo de los gerentes y mejorar su
rendimiento.

Limitaciones de la Planeacin:

Dentro de la planeacin existen limitaciones que deben tomarse en cuenta al efectuarla;

algunas de ellas son mencionadas a continuacin:

No se puede contar con la informacin ni con los datos precisos en relacin con el
futuro.
En la planeacin siempre deben referirse a las actividades que van a realizarse en un
plazo ms o menos prximo.
En ninguna empresa se pueden estimar con certeza lo que realmente va a suceder,
dada la incertidumbre que se tiene.
Los planes se deben juzgar a la luz de las relaciones de trabajo que existen.
Siempre se deben tomar en consideracin cules sern las modificaciones que
puedan afectar por medios tanto sociales como econmicos, as como de cualquier
ndole.
Por muchas razones no es posible fijar condiciones futuras con exactitud
matemtica.
Cualidades de un buen Plan:

Un buen plan debe poseer objetivos claros, actividades igualmente claras para cada
objetivo, secuencia perfectamente definida y puntos en los cuales sea posible verificar
el proceso. A medida que se obtenga mayor experiencia en planeacin y se adquieran
los conocimientos especficos necesarios, aumentar la habilidad para satisfacer estos
requerimientos con cada plan que se elabore.

Importancia de la Planeacin:

A pesar que en muchas ocasiones existe la incertidumbre respecto de las operaciones

que se realizarn en perodos futuros se pueden obtener muchas ventajas al planear
tales como las siguientes:

La planeacin representa la base sobre la cual se ha de edificar la supervisin y el

xito de las empresas.
Permite saber cul es la accin necesaria para alcanzar los resultados deseados.
Permite saber cules son los elementos bsicos que se necesitan para llevar a cabo
las operaciones.
Reduce costos en las operaciones mismas de la empresa.
Permite una organizacin adecuada de todos los procesos.
Reduce el trabajo improductivo.
Permite llevar a cabo el trabajo necesario.
Se logra acortar el tiempo en que se debern realizar las operaciones en la empresa.
Facilita la delegacin de autoridad.
Posibilita la delegacin especficamente y sealar a quin se delega.
La coordinacin facilita la sincronizacin ordenadamente en los esfuerzos para
proveer adecuada cantidad, tiempo y direccin de ejecucin; obteniendo como
resultado acciones combinadas hacia el objetivo fijado.
Se considera que existe una mayor relacin dentro de las etapas que forman el
proceso administrativo como es en la planeacin y control.
Estimula revisin de lo que se espera obtener y de lo que realmente se obtuvo.
Es el punto de comparacin que adems nos indica la eficiencia con que est
operando la empresa.
Nos permite sealar en forma anticipada cules son los recursos, maquinaria y
equipo, mano de obra, materiales, gastos, etc., necesarios para la empresa.
Se evitan crisis en las operaciones de la empresa.

Caractersticas de la Planeacin:

La planeacin es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningn plan de

accin, sino que se realiza continuamente en la empresa.
 La planeacin est siempre orientada hacia el futuro.
La planeacin es sistemtica: la planificacin debe tener en cuenta el sistema y
subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organizacin como totalidad.
La planeacin es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que
forma parte de otro mayor; el proceso administrativo.
La planeacin es una tcnica de cambio e innovacin: constituye una de las mejores
maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa,
definidos y seleccionados con anticipacin y debidamente programados para el
futuro.

Ventajas de la Planeacin:

Existen muchas ventajas para la planeacin que deben estimular a todos los gerentes en
todos los niveles de cualquier organizacin. Entre las cuales podemos mencionar las
siguientes:

Requiere actividades con orden y propsito. Se enfocan todas las actividades hacia
los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos.
Seala la necesidad de cambios futuros. La planeacin ayuda al gerente a visualizar
las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para posible una posible
participacin.
Estimula la realizacin. El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un
plan proporciona al que hace los planes la orientacin y el impulso de realizar y
lograr los objetivos.
Obliga a la visualizacin del conjunto. Esta comprensin general es valiosa, pues
capacita al gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un entendimiento
ms pleno de cada actividad y aprecia la base que apoya a las actividades
administrativas.
Aumenta y equilibra la utilizacin de las instalaciones. Se hace un mejor uso de lo
que se dispone.
Ayuda al gerente a obtener status. La planeacin adecuada ayuda al gerente a
proporcionar una direccin confiada y agresiva.

Desventajas de la Planeacin:

Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de la planeacin:

La planeacin cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la planeacin

excede a su contribucin real. Creen que sera mejor gastar el dinero en ejecutar el
trabajo fsico que deba hacerse.
La planeacin tiene barreras psicolgicas. Una barrera usual es que las personas
tienen ms en cuenta el presente que el futuro.
 La planeacin ahoga la iniciativa. Algunos creen que la planeacin obliga a los
gerentes a una forma rgida de ejecutar su trabajo.
La planeacin demora las acciones. Las emergencias y apariciones sbitas de
situaciones desusadas demandan decisiones al momento. No puede dejar pasar el
tiempo valioso reflexionando sobre la situacin y diseando un plan.
La planeacin tiene limitado valor prctico. Algunos afirman que la planeacin no
solo es demasiada terica.

Tipo de planeacin

Segn su perodo de realizacin:

Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los siguientes perodos:

Corto plazo:

Tambin llamada planificacin operativa; se lleva a efecto en cada planta y almacn. Es

una extensin de la planificacin a mediano plazo, con gran nfasis en los presupuestos
flexibles, los relacionados con los niveles de produccin especficos durante el perodo no
mayor a un ao.

Incluye el uso de pronsticos trimestrales de ventas suministrados por mercadotecnia.

Mediano plazo:

Es un subconjunto de la planificacin a largo plazo.

Se centra en las mismas reas que la planificacin a largo plazo, pero dentro de un marco
de tiempo menor (de dos a cinco aos). Los estados financieros pro forma en este perodo
son ms detallados que aquellos para la planificacin a largo plazo. En definitiva se refinan
los planeas estratgicos a largo plazo de la organizacin al desarrollar planes financieros
ms especficos. El resultado de este nivel de planeacin sirve como entrada para la
planeacin a corto plazo.

Se relaciona primordialmente con la planificacin financiera, de manera que pueda colocar

a la organizacin en la mejor postura financiera para materializar las oportunidades
descubiertas por la planificacin a largo plazo.

Largo plazo:

Su parte central est formada por las consideraciones estratgicas en cuanto a

oportunidades futuras de mercado y a productos nuevos para satisfacerlas. Una
caracterstica distintiva de este tipo de planificacin es el descubrir oportunidades, y
despus desarrollar estrategias y programas efectivos para capitalizar dichas oportunidades.
Se concentra en la extrapolacin de datos recopilados de fuentes externas e internas para
proyectar la informacin relacionada con la comercializacin y distribucin, tcnica y de
instalaciones, financiera, de recursos humanos y otros aspectos. Comienza con un
entendimiento realista de los mercados, productos, plantas, almacenes, mrgenes,
utilidades, retorno sobre la inversin, flujo de efectivo, disponibilidad de capital,
capacidades de ingeniera y habilidades y capacidades del personal.

Segn su fin

Nuevos

Es aquella planificacin que se pretende plantear, por lo tanto aun no existe y se necesita de
un estudio previo, es donde se identifica un nuevo objetivo por lo tanto se desarrolla un
nuevo plan.

Vigentes

Son aquellos planes que ya estn establecidos, y se estn ejecutando.

Estos ya han sido elaborados y se encuentra en estudio para determinar su de efectividad a

trabes de otro funcin administrativa el control y poder saber si se lograra cumplir con el
objetivo, en caso de presentar posibles fallas este podr ser corregido.

Correctivos

Son aquellos planes que se ejecutan para ajustar a los ya establecidos con anterioridad, por
lo general son correcciones en pequeas fallas en los planes actuales. En estos planes se
determina las posibles fallas que no permitiran alcanzar los objetivos establecidos. Son
complementarios de los planes vigentes.
 BIBLIOGRAFIA

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