ALMACENAJE

Una correcta manipulacin y almacenamiento de materiales, materias primas y

productos terminados garantiza a las empresas ventajas competitivas al tener el mnimo de
daos en los materiales, y al contar con unos trabajadores sanos que conocen y aplican
tcnicas seguras de manejo de materiales.
El manejo inseguro de los materiales es causa frecuente de heridas, fracturas,
luxaciones y dolores de espalda.
El almacenamiento y manejo de materiales est estrechamente relacionado con el
orden, el aseo y las condiciones de seguridad.
Todo trabajador debe recibir capacitacin sobre los mtodos seguros para el manejo
manual de materiales, la forma correcta de utilizar las ayudas mecnicas disponibles y la
identificacin de los riesgos que a simple vista no se ven

Definiciones de trminos

Para poder comprender los temas a continuacin se indican la terminologa bsica

relacionada con los mismos.

Artculo
Equivale a referencia. Es la menor unidad fsica depositada en un almacn.

FEFO
Del ingls, first expired, first out, es decir primero en caducar, primero en salir. Utilizado
en la industria farmacutica.

FIFO
Del ingls, first in, first out, es decir primero en entrar, primero en salir.

LIFO
Ingls, last in, first out, es decir ltimo en entrar, primero en salir.

Gestin de Almacn
La gestin de almacn concierne a todo lo relativo a los flujos fsicos de los artculos en
almacn: direcciones fsicas de almacenamiento, preparacin de pedidos, etc.
Gestin de Stock
La gestin de la existencia define lo que debe estar Almacenado y lo valora.

Logstica
Concepto amplio aplicado a todas las fases de distribucin de los productos, incluyendo
todos los eslabones de la cadena de distribucin, requeridos para hacer llegar el producto
hasta el cliente final. La logstica (trmino de origen militar) se encarga de optimizar fletes,
asegurarse que los productos vayan bien transportados, calcular tiempos de espera y de
descarga, manejo y control de almacenamiento. El objetivo final de la logstica es disminuir
los niveles de inventario y de optimizar el funcionamiento de toda la cadena de
distribucin.

Cadena de Suministro
Movimiento de materiales, fondos e informacin relacionada a travs del proceso de la
logstica, desde la adquisicin de materias primas a la entrega de productos terminados al
usuario final.

Maquila
Proceso por el cual ingresan las mercancas al pas con el objeto de que slo se le incorpore
el valor agregado correspondiente a la mano de obra.

Mercancas
Bienes que pueden ser objeto de regmenes, operaciones y destinos aduaneros.

Mercanca Nacional
La producida o manufacturada en el pas con materias primas nacionales o nacionalizadas.

Muestras
Son aquellas mercancas que nicamente tienen por finalidad demostrar sus caractersticas
y que carecen de valor comercial por s mismas.

Manejo del inventario

El proceso de asegurar la disponibilidad de los productos a travs de actividades de
administracin de inventario como planeacin, posicionamiento de stock, y supervisin de
la edad del producto.

Inventario
Operacin que permite conocer exactamente el nmero de artculos que hay en el almacn.
Adems, esta operacin puede tambin determinar los emplazamientos de los artculos.
Almacenamiento

Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercanca. Son
manejados a travs de una poltica de inventario. Esta funcin controla fsicamente y
mantiene todos los artculos inventariados. Al elaborar la estrategia de almacenamiento se
deben definir de manera coordinada el sistema de gestin del almacn y el modelo de
almacenamiento.

Principios de Almacenaje

Al margen de que cualquier decisin de almacenaje que se adopte tenga que estar
enmarcada en el conjunto de actividades de la distribucin integrada, se deben tener
siempre en cuenta las siguientes reglas generales o Principios de Almacenaje:

1. El almacn NO es un ente aislado, independiente del resto de las funciones de la

empresa. En consecuencia, su planificacin deber ser acorde con las polticas generales de
sta e insertarse en la planificacin general para participar de sus objetivos empresariales.
2. Las cantidades almacenadas se calcularn para que los costos que originen sean
mnimos; siempre que se mantengan los niveles de servicios deseados.
3. La disposicin del almacn deber ser tal que exija los menores esfuerzos para su
funcionamiento; para ello deber minimizarse:
a. El Espacio empleado, utilizando al mximo el volumen de almacenamiento
disponible.
b. El Trfico interior, que depende de las distancias a recorrer y de la frecuencia con
que se produzcan los movimientos.
 c. Los Movimientos, tendiendo al mejor aprovechamiento de los medios disponibles y
a la utilizacin de cargas completas.
d. Los Riesgos, debe considerarse que unas buenas condiciones ambientales y de
seguridad incrementan notablemente la productividad del personal.
4. Por ltimo, un almacn debe ser lo ms flexible posible en cuanto a su estructura e
implantacin, de forma que pueda adaptarse a las necesidades de evolucin en el tiempo.

Sistema de gestin del almacn

Se entiende por tal el sistema que determina los criterios para seleccionar el material
que ha de salir del almacn para atender una peticin concreta. La importancia de este
sistema radica en que incide directamente sobre el perodo de permanencia de los productos
en el almacn. El sistema ms extendido es el FIFO, segn el cual el primer producto
llegado al almacn, es el primero que se expide. El sector de automocin es muy dinmico,
por ello, y para evitar la aparicin de obsoletos, es preciso seguir el FIFO. Tambin tiene la
funcin de dirigir la administracin del almacn y de cualquier otra divisin de la empresa,
as como de poner en prctica lo que se haya decidido en la gestin de produccin. El
almacn alojar lo que se habr pedido con la funcin compra y/o lo que se habr fabricado
despus de la planificacin de lanzamiento. Gestionar el estatuto de la cuarentena segn
las instrucciones del control de calidad. Permitir las salidas decididas por fabricacin o por
el servicio comercial. Tambin existen la regla del LIFO (ltimo en entrar, primero en
salir), se aplica en el rea de alimentos, especficamente en frescos. Adems del FEFO
(Primero en caducar, primero en salir), utilizado en las industrias de productos
farmacuticos.

La gestin del almacn tiene como funcin esencial optimizar los flujos fsicos que
le vienen impuestos del exterior. El almacn solo controla los flujo internos: reenvasados y
reabastecimiento en las zonas de preparacin a partir de stock de masa (en almacenes de
materia prima y suministros). Aparte de la eventual prefacturacin del transporte, la
gestin del almacn no conoce ningn dato financiero. Excepcionalmente, la gestin puede
realizar una valoracin del stock, no para la contabilidad sino para controlar las primas de
seguros. Muy a menudo el almacn es asimismo responsable de los reenvasados y de la
logstica externa. Por lo tanto, la gestin de almacn deber poseer las respectivas
funcionalidades correspondientes. En resumen, la gestin de almacn depender de la
direccin de logstica, cuando esta exista en la empresa y si no de la direccin general.
 Funciones de los almacenes

1. Mantener las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
3. Mantener informado constantemente al departamento de compras, sobre las
existencias reales de materia prima.
4. Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)
5. Vigilar que no se agoten los materiales (mximos mnimos).
6. Minimizar costos logrando as dar mayor eficiencia a la empresa.
7. Darle movimiento a los productos estacionados dentro del almacn, tanto de
entrada como de salida.
8. Valorizar, controlar y supervisar las operaciones internas de los movimientos fsicos
y administrativos.

Clasificacin de los almacenes

Cada almacn es diferente de cualquier otro. Por lo tanto, es necesario establecer
mecanismos para clasificar los almacenes. Algunos de los parmetros usados para su
clasificacin son:
a. Segn su relacin con el flujo de produccin.
b. Segn su ubicacin.
c. Segn el material a almacenar.
d. Segn su localizacin.
e. Segn su funcin logstica.

Segn su relacin con el flujo de produccin.

Los almacenes se pueden clasificar segn su relacin con el flujo de
produccin en los siguientes:

Almacenes de materias primas

Aquellos que contienen materiales, suministros, envases, empaques, etc.; que sern
posteriormente utilizados en el proceso de transformacin productiva.

Almacenes de productos intermedios

Aquellos que sirven de colchn entre las distintas fases de obtencin de un producto.

Almacenes de productos terminados

Son los que se usan exclusivamente para almacenar productos del final del proceso de
transformacin productivo.
Almacenes de materia auxiliar
Sirven para almacenar repuestos, productos de limpieza, aceites, pinturas, etc. La demanda
de estos productos suele ser relativa.

Almacenes de preparacin de pedidos y distribucin

Su objeto es acondicionar el producto terminado y ponerlo a disposicin del cliente.

Segn su ubicacin:
Almacenaje interior: almacenaje de productos con proteccin completa contra cualquiera
de los agentes atmosfricos, permitindose incluso modificar las condiciones de
temperatura e iluminacin.
Almacenaje al aire libre: carecen de cualquier tipo de edificacin y estn formados por
espacios delimitados por cercas, marcados por nmeros, seales pintadas, etc.

Segn el material a almacenar:

Almacn para bultos
El objetivo de este almacn radica en reunir el material en unidades de transporte y de
almacn cada vez mayores para el aprovechamiento pleno de la capacidad de carga de un
vehculo para conseguir su transporte econmico.

Almacenaje de graneles
Si es posible, debe estar en las proximidades del lugar de consumo debido a que el
transporte es costoso. Hay que hacer transportable y almacenable el material que se puede
verter. Su contenido debe poderse medir automticamente, su extraccin regulable y con
conexin a un medio de transporte.

Almacenaje de lquidos
Es un material especfico de granel pero que puede ser transportable por tuberas.

Almacenaje de gases
Requieren unas medidas de seguridad especiales que han de ser observadas por la alta
presin, temperaturas o la particular inflamabilidad.

Segn su localizacin:
Se clasifican en almacenes centrales y regionales:
Almacenes centrales
Aquellos que se localizan lo ms cerca posible del centro de fabricacin. Estn preparados
para manipular cargas de grandes dimensiones.
Almacenes regionales
Aquellos que se ubican cerca del punto de consumo. Estn preparados para recoger cargas
de grandes dimensiones y servir mediante camiones de distribucin de menor capacidad.
La eleccin de almacenes centrales o almacenes regionales depende del tipo de carga
y la estructura de los costos de la empresa. As productos de bajo valor, o costos de
transporte elevados, conducen al uso de almacenes regionales. Por el contrario, con costos
de almacn elevados, por el valor del producto, implican almacenes centrales. En cualquier
caso existen mtodos para la evaluacin de la mejor decisin al respecto.

Segn su funcin logstica:

Estos pueden clasificarse de la siguiente forma:

Centro de consolidacin
Estos almacenes reciben productos de mltiples proveedores y los agrupan para servirlos al
mismo cliente. Ver figura 1.

CLIENTE 1
PRODUCTO A A B C

CENTRO DE
PRODUCTO B CONSOLIDACIN

CLIENTE 2
PRODUCTO C A B

Figura 1. Centro de consolidacin. Fuente: www.elprisma.com

Son muy habituales en industrias cuyos productos tienen una gran cantidad de
componentes. El centro de consolidacin produce ahorros por el uso de medios eficientes
de transporte al agrupar envos reduciendo los niveles de stock en el cliente.
Centro de Ruptura
Tienen la funcin inversa de los centros de consolidacin. Reciben la carga de un nmero
reducido de proveedores y sirven a un gran nmero de clientes, con necesidades dispares.
Ver figura 2.

CLIENTE 1
A B C

CENTRO
EMPRESA 1 DE CLIENTE 2
PRODUCTOS RUPTURA A B
ABCD

CLIENTE 3
A B D

CLIENTE 4
C D

Figura 2. Centro de ruptura. Fuente: www.elprisma.com

Reducen el nmero de contacto de los fabricantes con los clientes finales y reducen
el movimiento de los clientes que nicamente han de acudir a un centro de ruptura para
recoger mltiples productos.
La mayor simplicidad de estos dos (2) sistemas hace que en la prctica, empresas
con mltiples proveedores y mltiples clientes (como los sistemas de distribucin)
desagrupen las funciones pasando a tener un centro de consolidacin para el
aprovisionamiento y un centro de ruptura para la distribucin. Ver figura 3.
 Cliente 1
Producto A A B C

Cliente 2
Producto B Reserva Picking A B

Producto C Cliente 3
A B D

Cliente 4
C D

Figura 3. Separacin de Almacn de Reserva y Picking.Fuente: www.elprisma.com

Esta aplicacin es lo que se conoce como separacin del almacn de reserva y

picking. Es interesante considerarla cuando la unidad de carga de salida es menor que la
unidad de carga de entrada.

Centro de Trnsito
Conocidos en ingles como CROSS-DOCK, son almacenes que no almacenan, solo
mueven productos. Un ejemplo claro son los almacenes de transporte urgente. Este tipo de
centro, muy complicado de gestionar, permite aumentar la eficiencia del transporte entre
nodos y mantener altos niveles de servicios al cliente reduciendo el stock total.

Almacenes cclicos o estacionales

Son almacenes que recogen una produccin puntual para hacer frente a una demanda
constante, o que permite resolver una demanda puntual frente a una produccin ms
constante.

Almacenes de custodia a largo plazo

Es el nico de los almacenes analizados cuyo objetivo es estar lleno, sin importarle los
costos de transporte, demanda o ritmos de produccin.

Zonas de un almacn
Estas reas son vitales para el buen funcionamiento del almacn, sin embargo varan
en funcin de la estructura de la empresa. Ver figura 4.
Muelles y zonas de maniobras.
Espacios destinados a las maniobras que deben realizar los vehculos para entrar,
salir y posicionarse adecuadamente para proceder a su descarga.

Zona de recepcin y control.

Dentro de secuencia de actividad y una vez descargada las mercancas del vehculo
que las ha transportado, es preciso proceder a la comprobacin de su estado, de las
cantidades recibidas y a la clasificacin de los productos antes de situarlos en sus lugares de
almacenamiento.

Zona de stock reserva.

Esta zona es la destinada a ubicar los productos durante un determinado perodo de
tiempo. En ella deben incluirse los espacios necesarios para alojarlos, sino los adicionales
para pasillos y para los elementos estructurales que puedan formar las estanteras de
soporte.

Zona de picking y preparacin.

Esta zona est destinada a la recuperacin de los productos de sus lugares de
almacenamiento y a su preparacin para ser trasladados o transportados adecuadamente.

Zona de salida y verificacin.

Antes de proceder a la carga del vehculo, es preciso consolidar la totalidad de las
mercancas a enviar, pudiendo ser conveniente realizar un proceso de verificacin final de
su contenido.

Zonas de oficinas y servicios.

Organizacin de las operaciones administrativas a realizar en el almacn.

Otras zonas especializadas.

Cmaras frigorficas.
El almacenamiento de productos que requieren el mantenimiento de bajas
temperaturas se realiza en cmaras frigorficas.
Devoluciones.
Paletas vacas.
Envases vacos
Zona de mantenimiento
Muelle de carga
 1
5
6
6

3 4 7

Figura 4. Distribucin de las zonas de un almacn

1. Zona de servicio.
2. Zona de recepcin y control.
3. Zona de devoluciones.
4. Zona de stock y reservas.
5. Zona de picking y preparacin.
6. Zona de salida y verificacin.
7. Zona de oficinas y servicios.

La gestin de almacenes e inventarios adquieren una gran importancia dentro de la

red logstica ya que constituyen decisiones claves que definen en gran medida la estructura
de los costos servicios del sistema logstico de una empresa. Si pudiramos definir con
verdadera exactitud la demanda y lograr un suministro eficiente y efectivo, la razn de ser
de esta actividad no sera necesaria, pero la realidad es otra. El impacto de factores tales
como la globalizacin de los mercados, el incremento acelerado de los avances cientficos-
tcnicos, la aceptacin acelerada del justo a tiempo y el surgimiento de nuevas
necesidades como brindar servicios que agreguen valor al producto, no permiten operar con
costos razonables, por lo que el empleo de los almacenes e inventarios es una herramienta
para mejorar la coordinacin demanda suministro.
Cualquier reduccin en el costo de almacenamiento incidir a la hora de definir el
costo final del producto, ya que el precio de un producto lo fija comnmente el mercado, la
reduccin de los costos de almacenamiento redundar de inmediato en un aumento de los
beneficios de la empresa y en los clientes. Ver tabla 1.
Existen cuatro (4) razones bsicas por las que una empresa realiza actividades de
almacenamiento:
 1. Reduccin de los costos de produccin transporte
2. Coordinacin de la demanda y el suministro
3. Apoyo al proceso de produccin
4. Apoyar el proceso de comercializacin

Tabla 1. Relacin entre variables importante para el cliente

Requerimiento del cliente Factores Medidas

Errores del Operador.

Control de Ubicacin.
Devoluciones
Producto correcto Identificacin de Roturas de Artculo
Stock.

Obtencin del documento.

Operacin de Contabilidad

Niveles de Inventario. Seguridad

Cantidad correcta ndice de Satisfaccin
Procedimientos de ndices de Pendientes
Entrenamiento

Embalaje Especificado.

Capacidad de Almacenaje. Quejas y Reclamos

Buena condicin
Condicin de los Equipos. Ventas Daadas

Destreza

Capacidad total.

Programacin de las rdenes

Embarques / Ordenes
En tiempo
Mantener Promesas
Administracin del recojo.

Relaciones del Trfico con

Transportistas

Fuente: Frank Daly, Industrial Engineering, Mayo 1993, pp. 61-92

Manejo seguro de materiales

Entre las causas ms frecuentes de accidentes en el manejo manual de materiales se

encuentran:
1. Desconocer el mtodo para levantar o descargar objetos en forma apropiada.
2. Levantar o transportar objetos demasiado pesados.
3. Recorrer distancias muy largas transportando materiales.
4. Sujetar incorrectamente o tomar objetos en forma inadecuada.
5. Apilar o retirar materiales de manera incorrecta.
6. No usar los elementos de proteccin personal, como zapatos de seguridad y guantes.

Aspectos a considerar en la seguridad de los almacenes

Para la organizacin interna de una bodega, se debe tener en cuenta:
1. Pasillos: Dejar un pasillo peatonal perifrico de 70 cm., entre los materiales
almacenados y los muros del almacn, lo que facilita realizar inspecciones,
prevencin de incendios y defensa del muro contra los derrumbes.

2. Los pasillos interiores longitudinales y transversales deben tener dimensiones

apropiadas al tipo de manipulacin y al equipo a utilizar en esta maniobra.

3. Demarcacin: Pintar una franja de 10 cm. con pintura amarilla en los pasillos, las
zonas de almacenamiento y la ubicacin de los equipos de control de incendios y
primeros auxilios.

4. Sealizacin: Colocar carteles y/o avisos en los sitios de ubicacin de los equipos
de control de incendios y de primeros auxilios, salidas de emergencia, sitios y
elementos que presenten riesgos como columnas, reas de almacenamiento de
materiales peligrosos y otros. Ver figura 5.

Figura 5. Carteles y avisos

Tcnicas de almacenamiento

1. Embalaje: Empaque o cubierta que protege una mercanca o material. Un embalaje

de calidad contribuye a mantener la cohesin de la carga, favoreciendo su
estabilidad y aportando a la carga mayor resistencia y proteccin.
2. Se debe tener especial cuidado con embalajes resbaladizos, as como con la prdida
del equilibrio de las cargas como consecuencia de vaciados accidentales de lquidos
o granulados.
3. Calcular la capacidad y resistencia de la estantera para sostener los materiales por
almacenar, teniendo en cuenta que la altura ms apropiada la determina la capacidad
portante del piso, la altura disponible al techo, la capacidad del alcance del equipo
de manipulacin y la altura media de la carga en los entrepaos. Los materiales ms
pesados, voluminosos y txicos, se deben almacenar en la parte baja. La mayora de
las estanteras tienen entre 6 y 7.5 m.
4. No se deben almacenar materiales que por sus dimensiones sobresalgan de las
estanteras, y en caso de que esto ocurra (lo cual se debe evitar) se debe sealizar
convenientemente.
5. En apilamiento ordenado: Se debe tener en cuenta la resistencia, estabilidad y
facilidad de manipulacin del embalaje.
6. Se debe cubrir y proteger el material cuando ste lo requiera.
7. Apilamiento compacto: Est formado por contenedores de cartn, cajas, pacas,
bolsas, que estn en estrecho contacto los unos con los otros. Solamente existen
espacios de aire en los lugares donde el contacto no es perfecto. Este tipo de
almacenamiento se hace a mano o por medio de elevadores que utilizan mordazas
laterales, en comparacin con el almacenamiento en estanteras o en estibas, le da
una mnima oportunidad a un incendio para desarrollarse. Ver figura 6.

Figura 6. Apilamiento compacto.

8. Almacenamiento en estibas. Estiba: Bandeja, tablero o paleta, generalmente
construida con tablones de madera, que se utiliza para apilar o arrumar materiales y
facilitar su transporte. Ver figura 7.

9. Paletizar: Agrupar sobre una superficie (paleta o estiba) una cierta cantidad de
objetos individualmente poco manejables, pesados o voluminosos; o bien objetos
fciles de desplazar pero numerosos. Ver figura 7.

Figura 7. Paletizado.

10. El sistema de paletizacin busca optimizar el tiempo y reducir el esfuerzo durante el

transporte y almacenamiento de materiales.

11. En la paletizacin, la calidad de la estiba es fundamental, ya que ella soporta todo el

trabajo realizado con la carga.

12. El tamao de la estiba estndar deber ser 1.000 x 1.200 m.m.

13. La carga normal es aproximadamente un cubo de 0.9 a 1.2 m. de altura, que consiste
en un paquete individual o bloques de paquetes que presentan una superficie
superior capaz de sostener el peso de cargas de estibas adicionales sobre ella.
14. Las estibas generalmente son manipuladas mediante montacargas, puesto que
permiten el libre acceso de sus ganchos (tenedores). La altura de un
almacenamiento en estibas, est limitada por la capacidad de apilamiento propia de
los bienes empacados.

15. Productos envasados en tambores y canecas: Se deben separar en lotes por

productos, dejando espacio suficiente entre lotes que permitan un control y
manipulacin segura.

16. Los tambores o canecas se pueden almacenar horizontal o verticalmente, teniendo

en cuenta el producto envasado y la capacidad de soporte de los tambores de la
base.

17. Se deben realizar inspecciones peridicas para detectar las fugas que pueden
presentar, riesgos de incendio, explosin y contaminacin.

18. Se debe construir un sistema de recoleccin de residuos independiente al resto de

las caeras.

19. El almacenamiento de sacos de cemento u otros materiales deber hacerse en

lugares secos, sin filtraciones y sobre tarimas de madera.

20. Las hileras de separacin con largueros transversales deben hacerse de acuerdo con
la pila; y la altura lmite para el almacenamiento y manejo manual es de 2.15 m. ver
figura 8.

Figura 8. Apilamiento de tambores.

 21. Distancia: No existen estndares sobre la distancia entre estante, distancia al techo u
otras dimensiones del almacn. Todo depende del tamao de la bodega y de las
exigencias de las condiciones de operacin.

22. Altura: No debe almacenarse sacos y tambores a alturas mayores de 2 m a menos

que se aseguren contra cadas y exista una forma segura de bajarlos.

23. Tambin hay que tener en cuenta que el techo de la bodega debe quedar por lo
menos un metro ms arriba que el ltimo recipiente o saco.

24. Las canecas: no se apilan unas sobre otras directamente porque van soportadas por
las estibas, aunque si el diseo de los recipientes y la altura de las estibas lo permite,
se podrn apilar mximo 2 canecas.

25. Los bultos: Se apilan en capas formando hileras trabadas sin sobrepasar las 10
capas. La pila debe construirse en forma de pirmide.

26. Las varillas o tubos: Ambos debes estar apilados y bien asegurados con cuas para
evitar que se rueden. Ver figura 9.

27. Tablas de madera: La orientacin de los arrumes o pilas debe coincidir con la
direccin de la corriente de aire para permitir su secado. Ver figura 9.

Distribucin del espacio

La ubicacin de las existencias en el almacn afecta directamente a los gastos de manejo de
materiales de todos los bienes que se mueven en el almacn. Se busca un equilibrio entre
los costos de manejo de materiales y la utilizacin del espacio del almacn. En el diseo
interno del almacn hay consideraciones especificas sobre el espacio de almacenamiento y
la recogida de pedidos.

Distribucin para almacenamiento

En los almacenes donde la rotacin es baja, la principal preocupacin es configurar el
almacn para el almacenamiento. Las bahas de almacenamiento pueden ser anchas y pro-
 10

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Filosofa para el ordenamiento de los Almacenes

Una filosofa que se puede emplear para complementar el ordenamiento de los almacenes
son las 5S. El mtodo de las 5S, as denominado por la primera letra del nombre que en
japons designa cada una de sus cinco etapas, es una tcnica de gestin japonesa basada en
cinco principios simples. Se inici en Toyota en los aos 1960 con el objetivo de lograr
lugares de trabajo mejor organizados, ms ordenados y ms limpios de forma permanente
para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Las 5S han tenido una
amplia difusin y son numerosas las organizaciones de diversa ndole que lo utilizan, tales
como, empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o
asociaciones.

La integracin de las 5S satisface mltiples objetivos. Cada 'S' tiene un objetivo

particular tal como se puede observar en la tabla 2.
 Tabla 2. 5`S

Por otra parte, la metodologa pretende:

1. Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal. Es ms agradable y

seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado.
2. Reducir gastos de tiempo y energa.
3. Reducir riesgos de accidentes o sanitarios.
4. Mejorar la calidad de la produccin.
5. Seguridad en el trabajo.

Aunque son conceptualmente sencillas y no requieren que se imparta una formacin

compleja a toda la plantilla, ni expertos que posean conocimientos sofisticados, es
fundamental implantarlas mediante una metodologa rigurosa y disciplinada.
Se basan en gestionar de forma sistemtica los elementos de un rea de trabajo de acuerdo a
cinco fases, conceptualmente muy sencillas, pero que requieren esfuerzo y perseverancia
para mantenerlas.
Clasificacin (seiri): separar innecesarios
Es la primera de las cinco fases. Consiste en identificar los elementos que son necesarios en
el rea de trabajo, separarlos de los innecesarios y desprenderse de estos ltimos, evitando
que vuelvan a aparecer. Asimismo, se comprueba que se dispone de todo lo necesario.

Algunas normas ayudan a tomar buenas decisiones:

1. Se desecha (ya sea que se venda, regale o se tire) todo lo que se usa menos de una
vez al ao. Sin embargo, se tiene que tomar en cuenta en esta etapa de los elementos
que, aunque de uso infrecuente, son de difcil o imposible reposicin. Ejemplo: Es
posible que se tenga papel guardado para escribir y deshacerme de ese papel debido
que no se utiliza desde hace tiempo con la idea de adquirir nuevo papel llegado de
necesitarlo. Pero no se puede desechar una soldadora elctrica slo porque hace 2
aos que no se utiliza, y comprar otra cuando sea necesaria. Hay que analizar esta
relacin de compromiso y prioridades. Hoy existen incluso compaas dedicadas a
la tercerizacin de almacenaje, tanto de documentos como de material y equipos,
que son movilizados a la ubicacin geogrfica del cliente cuando ste lo requiere.

2. De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por
ejemplo, en la seccin de archivos, o en el almacn en la fbrica).

3. De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no
muy lejos (tpicamente en un armario en la oficina, o en una zona de
almacenamiento en la fbrica).

4. De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por da se deja en el puesto
de trabajo.

5. De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora est en el puesto de
trabajo, al alcance de la mano.

6. Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre el operario.

Esta jerarquizacin del material de trabajo prepara las condiciones para la siguiente
etapa, destinada al orden (seiton).

El objetivo particular de esta etapa es aprovechar lugares despejados.

Orden (seiton): situar necesarios
Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales
necesarios, de manera que sea fcil y rpido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
Se pueden usar mtodos de gestin visual para facilitar el orden, identificando los
elementos y lugares del rea. Es habitual en esta tarea el lema (leitmotiv) un lugar para
cada cosa, y cada cosa en su lugar. En esta etapa se pretende organizar el espacio de
trabajo con objeto de evitar tanto las prdidas de tiempo como de energa.

Normas de orden:
1. Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados fciles
de coger o sobre un soporte, ...)
2. Definir las reglas de ordenamiento
3. Hacer obvia la colocacin de los objetos
4. Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario
5. Clasificar los objetos por orden de utilizacin
6. Estandarizar los puestos de trabajo
7. Favorecer el 'FIFO' en espaol = PEPS primero en entrar primero en salir

Limpieza (seis): suprimir suciedad

Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton) el espacio de trabajo, es mucho ms fcil
limpiarlo (seis). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las
acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se
encuentran siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede
tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalas o el mal funcionamiento de la
maquinaria.

Normas de limpieza:
1. Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalas
2. Volver a dejar sistemticamente en condiciones
3. Facilitar la limpieza y la inspeccin
4. Eliminar la anomala en origen

Estandarizacin (seiketsu): sealizar anomalas

Consiste en detectar situaciones irregulares o anmalas, mediante normas sencillas y
visibles para todos.

Aunque las etapas previas de las 5S pueden aplicarse nicamente de manera puntual, en
esta etapa (seiketsu) se crean estndares que recuerdan que el orden y la limpieza deben
mantenerse cada da. Para conseguir esto, las normas siguientes son de ayuda:
 1. Hacer evidentes las consignas cantidades mnimas e identificacin de zonas.
2. Favorecer una gestin visual.
3. Estandarizar los mtodos operatorios.
4. Formar al personal en los estndares.

Mantenimiento de la disciplina (shitsuke): seguir mejorando

Con esta etapa se pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las normas
establecidas, comprobando el seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones de mejora
continua, cerrando el ciclo PDCA (Planificar, hacer, verificar y actuar). Si esta etapa se
aplica sin el rigor necesario, el sistema 5S pierde su eficacia.

Establece un control riguroso de la aplicacin del sistema. Tras realizar ese control,
comparando los resultados obtenidos con los estndares y los objetivos establecidos, se
documentan las conclusiones y, si es necesario, se modifican los procesos y los estndares
para alcanzar los objetivos.

Mediante esta etapa se pretende obtener una comprobacin continua y fiable de la

aplicacin del mtodo de las 5S y el apoyo del personal implicado, sin olvidar que el
mtodo es un medio, no un fin en s mismo.

Pasos comunes de cada una de las etapas

La implementacin de cada una de las 5S se lleva a cabo siguiendo cuatro pasos:
1. Preparacin: formacin respecto a la metodologa y planificacin de actividades.
2. Accin: bsqueda e identificacin, segn la etapa, de elementos innecesarios,
desordenados (necesidades de identificacin y ubicacin), suciedad, etc.
3. Anlisis y decisin en equipo de las propuestas de mejora que a continuacin se
ejecutan.
4. Documentacin de conclusiones establecidas en los pasos anteriores.

El resultado se mide tanto en productividad como en satisfacciones del personal respecto a

los esfuerzos que han realizado para mejorar las condiciones de trabajo. La aplicacin de
esta tcnica tiene un impacto a largo plazo. Para avanzar en la implementacin de
cualquiera de las otras herramientas de Lean Manufacturing es necesario que en la
organizacin exista un alto grado de disciplina. La implementacin de las 5S puede ser uno
de los primeros pasos del cambio hacia mejora continua.