SESION 01: Generalidades

Entorno, creacin de proyectos,

formatos.

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez 1

INTRODUCCION
ADMINISTRACIN DE PROYECTO
La administracin de proyectos es el proceso de planear, organizar y
administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto,
generalmente con delimitaciones de tiempo,
recursos o costo.
Un plan de proyecto puede ser
sencillo, por ejemplo, una lista de
tareas y sus fechas de comienzo y
fin escritas en un bloc de notas. O
puede ser complejo, por ejemplo,
miles de tareas y recursos, y un
presupuesto del proyecto de
millones de soles.
La mayora de los proyectos
comparten actividades comunes, como la divisin del proyecto en
tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas, la
comunicacin entre los miembros del equipo y el seguimiento de las
tareas a medida que progresa el trabajo. Adems, todos los
proyectos constan de tres fases principales:
1. Crear el plan
2. Administrar y realizar un seguimiento del proyecto
3. Cerrar el proyecto

MICROSOFT PROJECT 2010

Microsoft Project es un programa o software para la gestin de
proyectos.
Esta aplicacin permite organizar la informacin acerca de la
asignacin de tiempos a las tareas, los costos asociados y los
recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se
puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir as
los objetivos planteados.
Microsoft Project es una herramienta de administracin de proyectos
eficaz y flexible que puede utilizar para controlar proyectos simples o
complejos. Le ayudar a programar y realizar un seguimiento de
todas las actividades para supervisar su progreso.

CARGA
Menu Inicio/Programas/Microsoft Office/Microsoft Office Project 2010

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez 2

ENTORNO DE TRABAJO

PROYECTOS
Consiste en una serie de tareas simples o complejas que pueden
estar relacionadas para conseguir un objetivo determinado, teniendo
en cuenta para esto delimitaciones de tiempo, costo, recursos, etc.
Creacin de proyectos
En Microsoft Project, se pueden crear de varias formas, entre las
cuales destacamos Plantilla en Blanco, a partir de un proyecto
existente, usando una plantilla como modelo, etc.
Plantilla en Blanco
Se generan por defecto al cargar MS Project, pero si desea forzar una
plantilla de proyecto en blanco, haga lo siguiente:
Menu Archivo/Nuevo

Clic en Proyecto en Blanco

Clic en el botn CREAR

Nota:
Tambien resulta, haciendo clic directamente en el icono Nuevo de la
barra de acceso rpido ( )
Usando un Proyecto Existente

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez 3

Se realiza, abriendo un proyecto existente y generando uno nuevo
con los cambios que se realicen.
Menu Archivo/Nuevo

Clic en A Partir de un proyecto existente

Elija proyecto deseado y haga clic en CREAR NUEVO
Haga los cambios necesarios y proceda a guardar proyecto con
otro nombre.
Plantilla con Modelo
Estan instaladas en la Pc y nos permiten recuperar datos modelos
sobre diversos proyectos para ser ajustados en sus valores
Menu Archivo/Nuevo

Elija Mis Plantillas

Elija plantilla deseada (1 click)
Clic en botn Aceptar
Realice cambios y proceda a guardar con otro nombre
Nota:
Se pueden incrementar las plantillas si guarda algunos de sus
proyectos en la ruta indicada y con formato de Plantilla de
Proyecto. Observe que al elegir el tipo de formato, automticamente
te ubica en la carpeta PLANTILLA.

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez 4

ORGANIZAR VENTANAS
Se da para 2 o ms ventanas de proyectos abiertos.
Abrir 2 o ms ventanas de proyectos
Elija la Ficha Vista
Elija opcion deseada:

FORMATOS
Al cargar Ms Project 2010, este muestra una vista llamada Diagrama
de Gantt que dispone de una hoja con datos y una barra grafica.
Ambos pueden variar su apariencia
Formatos al Estilo de Texto
Ubquese en cualquier celda
Elija la ficha FORMATO
Elija Estilos de texto en el grupo Formato

NOTA: Tambien se puede modificar el aspecto de un TEXTO

SELECCIONADO haciendo lo siguiente:
Seleccione texto de celdas deseado

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez 5

 Elija ficha TAREA y elija opcin como se observa

Elija Aceptar
Formatos a los Estilos de Barra
OJO: Esto se apreciara mejor cuando las tareas estn vinculadas.
Elija ficha FORMATOS Del grupo Estilos de Barra, haga clic en
icono Formato y elija opcin deseada:

Elija opciones deseadas

Para Barra

Para Estilos de Barra, por ejemplo para TAREA MANUAL:

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez 6

TAREA
Es la descripcin detallada de una accin o suceso importante en la
ejecucin de un proyecto. La secuencia y enlaces de las tareas se
denominan PROGRAMACION DE TAREAS. Toda tarea tiene asociado
un tiempo. Se recomienda conocer bien los procesos para no omitir
detalles,
Tipos de tareas
Tarea Simple
Es la descripcin detallada de la accin o suceso. Siempre tiene
asociado un tiempo.
Tarea de Resumen
Es una tarea que se genera a partir de una organizacin estructurada
de las tareas. Siempre muestran un valor a partir de las tareas
contenidas.
Hito
Es una tarea que dura 0. Es decir, solo sirve para indicar un hecho
relevante en la programacin.

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez 7

Unidades de Tiempo
Por defecto, las tareas tienen 1 da (el signo ? significa un valor
estimado) pero se pueden asignar valores sub-mltiplos
(minuto:mins, hora:h) y mltiplos (semana:sem, mes:ms). Para
nuestros ejemplos considere que 60 mins=1 h, 8h=1d, 4 sem=1 ms
Ejemplo:

Edicin de tareas
Crear Tareas
Ubicarse en celda donde creara tarea
Escribir tarea y presionar tecla ENTER

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez 8

Seleccionar Tareas
Haga clic en Nro. de fila y arrastre en forma vertical

Insertar Tarea
Seleccionar la tarea(s) a partir de la cual se insertara la nueva
tarea
Presione la tecla INSERT

Eliminar Tareas
Seleccione tarea(s) a eliminar
Presione la tecla SUPR

Dinmica de Tareas
Consiste en copiar mover tareas dentro de un proyecto
Seleccione tarea(s) a copiar o mover
Presione CTRL + C (Copiar) o CTRL + X (Mover) para copiar a
memoria
Ubquese en celda deseada y presione CTRL + V (pegar)

Desplazamiento de Tareas

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez 9

BUSCAR
Buscar una Tarea
Permite facilitar la ubicacin de una tarea que responda a un criterio
de bsqueda
Ubicarse en cualquier tarea
Elija la ficha Tarea, vaya al grupo Edicin y/o Buscar
Escriba palabra a buscar y haga clic en Buscar Siguiente

Para terminar, haga clic en el boton CERRAR

Reemplazar Tareas
Sustituye expresiones que coinciden con un criterio de bsqueda
especfico.
Elija ficha de tareas y en el grupo Edicin, vuelva a elegir Buscar
Escriba palabra a buscar y el dato nuevo por el cual reemplazara
y haga lo siguiente:
Para buscar y remplazar palabra por palabra
Haga clic en botn Buscar siguiente
Haga clic en Reemplazar

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez 10

 Para continuar reemplazando siga haciendo clic en botn
Reemplazar

Para Reemplazar todas las palabras

Haga clic en boton Reemplazar todas

Para terminar haga clic en botn CERRAR

BORRAR
Permite borrar hipervnculos, formatos, filas, notas de tareas, etc.
Seleccione la fila(s) de donde desea borrar lo indicado al inicio

Haga clic en y haga clic en opcin deseada.

RELLENAR
Extiende un valor a una o ms celdas adyacentes
Seleccione la tarea y mas filas vacas como se observa y luego
extienda, por ejemplo hacia abajo.

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez 11

VISTAS

Es la forma como se muestra un proyecto y facilita su comprensin o

gestin. Por defecto, los proyectos se vern en Diagrama de Gantt,
pero se pueden cambiar con facilidad. Los ubicamos en la ficha
TAREA, RECURSO Y VISTA aunque en esta ltima en forma mas
resumida.

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez 12

VISTAS MAS USADAS
Diagrama de Gantt
Es una vista que permite editar en una hoja los datos relacionados a
un proyecto (tareas, duracin, etc.) y un diagrama de barras que
representa la organizacin de las tareas.

Vista de Calendario
Permite visualizar las tareas y su organizacin por da y semana
desde un panorama mensual. Se pueden editar sus datos por medio
de la ficha de informacin de la tarea que se muestra al pulsar DOBLE
CLIC sobre la tarea.

Al acceder a la tarea como se observa, se obtiene la ventana

INFORMACION DE LA TAREA, donde podemos agregar Notas de
tarea, ver el avance de la tarea, etc.

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez 13

Vista Diagrama de Red
Es una vista que distribuye las tareas en forma de red donde las
dependencias se visualizan en forma de rbol o rama con sus
respectivas dependencias. Esta vista facilita el control por sus colores
y datos detallados. Muestra en un color rojo la ruta optima, es decir
las tareas que definen la duracin total del proyecto.

Vista Gantt de Seguimiento

Es una vista muy similar al diagrama de Gantt pero que permite
visualizar el % de avance o desarrollo de la tarea(Incompleta=0%,
Avanzada>0% b<100%, completada=100%). Adems, muestra en
un color rojo la ruta ptima, es decir las tareas que define la duracin
total del proyecto

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez 14

Vista de Uso de Tareas
Es una vista que nos permite ver un detalle por TAREA de la carga de
trabajo asignado a los recursos. Este detalle obedece a la carga
horaria del calendario utilizando para los das hbiles (8hr diarias en
un calendario estndar)

Vista Grafico de recursos

Es una vista que compara porcentualmente (0% - 100%) el uso de
cada recurso

Vista Hoja de Recursos

Es una hoja de datos que registra los datos de los recursos
empleados en el proyecto. Estos recursos pueden ser de trabajo o
material bsicamente y tiene asociado una tasa estndar que
incidirn en el costo final del proyecto.

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez 15

Vista de Uso de Recursos
Es una vista que nos permite ver un detalle cronolgico por RECURSO
de la tarea de trabajo asignados a las tareas. Este detalle obedece a
la carga horaria del calendario utilizado para los das hbiles (8hr
diarias en un calendario estndar)

Vista Personalizada
Es una interfaz con un entorno
personalizado a un propsito
particular. Se eligen de una galera
disponible y puede crear su propia
vista. Ej. Asignacin de Recursos.
Ej. Se elige para el proyecto actual
la vista personalizada ASIGNACION
DE RECURSOS

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez 16

Nota:
Si desea crear una vista en particular siga las indicaciones:

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez 17

GUARDAR PROYECTO
Para almacenar el proyecto creado en una unidad de disco haga lo siguiente:
Escribir el proyecto deseado con toda la informacin requerida

Luego vaya a la ficha Archivo y haga clic en

Elija las opciones deseadas como el indicar la ruta donde guardaras, nombre del proyecto y
el tipo de proyecto (versin actual, versin anterior 97-2003, plantillas, etc.), y finalmente
haga clic en Guardar.

CERRAR PROYECTO
Solo haga clic en botn de cierre del proyecto

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez 18

ABRIR PROYECTO
Para acceder de nuevo al proyecto, haga lo siguiente:

Vaya a la ficha Archivo y elija la opcin indicada:

De la ventana de dialogo Abrir elija opciones indicadas

MOSM. Ing. Edilberto Chvez Fernndez 19