GESTION DEL ALCANCE

Introduccin:...............................................................................................................................1
1. Planificar la gestin del alcance:..........................................................................................2
Qu necesito para empezar?.................................................................................................2
Qu herramientas puedo utilizar?.........................................................................................2
Qu obtengo al final del proceso?.........................................................................................2
2. Recopilar requisitos:............................................................................................................2
Qu necesito para empezar?.................................................................................................3
Qu herramientas puedo utilizar?.........................................................................................3
Qu obtengo al final del proceso?.........................................................................................3
3. Definir el alcance:................................................................................................................4
Qu necesito para empezar?.................................................................................................4
Qu herramientas puedo utilizar?.........................................................................................5
Qu obtengo al final del proceso?.........................................................................................5
4. Crear la estructura de desglose del trabajo o EDT:.............................................................5
Qu necesito para empezar?.................................................................................................5
Qu herramientas puedo utilizar?.........................................................................................5
Qu obtengo al final del proceso?.........................................................................................5
Algunas ventajas de utilizar la EDT son:..................................................................................6
5. Validar el alcance:................................................................................................................7
Qu necesito para empezar?.................................................................................................7
Qu herramientas puedo utilizar?.........................................................................................7
Qu obtengo al final del proceso?.........................................................................................7
6. Controlar del alcance:..........................................................................................................7
Qu necesito para empezar?.................................................................................................7
Qu herramientas puedo utilizar?.........................................................................................7
Qu obtengo al final del proceso?.........................................................................................8

Introduccin:

Para alcanzar un proyecto exitoso necesitamos implementar procesos de gestin del

alcance para:
o Definir que trabajo se realizara
o Asegurarnos que todo el trabajo se lleve a cabo, y slo ese trabajo se lleve a
cabo.
Debemos dar al Cliente lo que nos pidi, ni ms ni menos!
 Estos procesos nos ayudarn a evitar que se agreguen cambios que no pasaron por el
control integrado de cambios y de esta forma prevenir trabajos no solicitados (gold
plating).

El alcance del producto se refiere a las caractersticas y funciones del producto o servicio. Por
ejemplo, queremos producir una computadora porttil que pese menos de 500 gramos, con
1000 teras de disco, 40 teras de memoria y batera con autonoma para un ao.

El alcance del proyecto consiste en definir todos los procesos y el trabajo necesario para que
el producto sea provisto con todas las caractersticas y funciones requeridas. Por ejemplo,
definir todo el trabajo y los procesos para tener esa computadora en tiempo y forma.

El alcance del proyecto es ms amplio que el alcance del producto.

1. Planificar la gestin del alcance:

Cmo se llevarn a cabo el resto de los procesos (requisitos, definicin, EDT, validacin y
control).

Recordemos que el plan para la direccin del proyecto requiere iteraciones e interrelaciones
con las distintas reas del conocimiento. Al momento de planificar el alcance, seguramente el
plan del proyecto tendr poco nivel de detalle, pero debera incluir como mnimo lo siguiente:

Fases o ciclo de vida del proyecto

Qu procesos y herramientas se van a utilizar en el proyecto
Cmo se realizar la gestin de la configuracin

Qu necesito para empezar?

Acta de constitucin del proyecto

Qu herramientas puedo utilizar?

Juicio de Expertos y reuniones

Qu obtengo al final del proceso?

Plan de gestin del alcance del proyecto: Es un documento donde se definen los
procedimientos que se llevarn a cabo para:

Preparar el enunciado o declaracin del alcance

Crear y aprobar la EDT
Realizar la validacin del alcance
Procesar y aprobar los cambios en el alcance

Plan de gestin de requisitos: Cmo se documentarn e informarn los requisitos?; Cmo

ser el proceso de seguimiento y control de los requisitos?, Quines y cmo realizarn
cambios en los requisitos?, Cmo se priorizarn los requisitos?

2. Recopilar requisitos:

Documentar las necesidades de los interesados para convertirlas en requisitos del proyecto
con la finalidad de cumplir con los objetivos del proyecto.
Proceso CRTICO para el XITO del proyecto ya que la prdida de un requisito significa
CAMBIO y CONFLICTOS

Qu necesito para empezar?

Plan de gestin del alcance

Plan de gestin de requisitos
Plan de gestin de interesados

Qu herramientas puedo utilizar?

Entrevistas, cuestionarios, encuestas, observacin, analizar documentos

Grupos de opinin (Focus groups): un moderador coordina una discusin interactiva
entre los interesados claves del proyecto.
Talleres para definir los requisitos del producto. Por ejemplo, en la industria de
software se realizan sesiones conjuntas de desarrollo y en la industria manufacturera
se denominan despliegue de funciones de calidad.
Tcnicas de creatividad: tormenta de ideas, mapa conceptual, tcnica Delphi, etc.
o Tcnica Delphi: se separa fsicamente a los miembros del grupo que se va a
entrevistar, para reducir las influencias interpersonales. Las opiniones de cada
experto son procesadas por un coordinador general y se vuelven a enviar a
todos los miembros del grupo manteniendo el anonimato de los involucrados.
El coordinador le informa a cada uno de los participantes las razones que
justifican distintas opiniones y les solicita que re-evalen su respuesta para
profundizar el anlisis. Este proceso de retroalimentacin iterativo contina
hasta que no hay ms cambios que realizar.
Tcnicas grupales para la toma de decisiones: por consenso o unanimidad, por el voto
de la mayora (+50%), pluralidad (aunque no se alcance el 50% se selecciona lo de la
mayora), dictadura (lo que diga el Jefe).
Prototipos: elaborar una versin preliminar tangible del producto final para obtener
una retroalimentacin temprana sobre los requisitos del proyecto. Por ejemplo, videos
en 3D, maquetas, muestras, etc.
Estudios comparativos (benchmarking): comparar los resultados o planes de nuestra
empresa contra otras empresas del mercado.
Diagramas de contexto: grfico que representa los interesados fuera del sistema y su
interrelacin con el mismo

Lo ms dificultoso del proceso recopilar requisitos suele ser entender las necesidades
imprecisas del cliente durante las fases iniciales. Para mitigar este inconveniente se
recomienda:

o Retroalimentacin iterativa entre diseadores y cliente

o Prototipos preliminares (prueba y error)
o Involucrar a la alta gerencia en la recopilacin de requisitos
o Convertir al equipo en clientes (indwelling)

Qu obtengo al final del proceso?

Documentacin de requisitos: justificacin del proyecto, objetivos, funcionalidad del producto,

calidad, seguridad, criterios de aceptacin, impactos del proyecto en otras reas, supuestos,
restricciones, etc.
Matriz de rastreabilidad de los requisitos: tabla que vincula cada requisito con el objetivo que
le dio origen, para que podamos realizar un seguimiento y control a lo largo del ciclo de vida
del proyecto. Adems de vincular a cada requisito con un objetivo, se suele incluir tambin una
vinculacin con la estrategia, el alcance, el diseo, etc.

Los REQUISITOS deben evaluarse en comparacin con el CASO DE NEGOCIO, clasificarse y

priorizarse para determinar que est DENTRO y que esta FUERA EL DP debe ser capaz de
decir NO si lo requerido no se alinea a los objetivos del proyecto, caso de negocio o acta de
constitucin del proyecto

Se debe resolver REQUISITOS EN COMPETENCIA en favor a aquellos que cumplan con:

CASO DE NEGOCIO (Razn de ser del proyecto)

ACTA DE CONSTITUCION
ENUNCIADO DEL ALCANCE
RESTRICCIONES DEL PROYECTO

3. Definir el alcance:

Desarrollar el enunciado del alcance detallado (Definir el QU ESTA y NO ESTA INCLUIDO),

donde se profundiza el nivel de detalle del proyecto y del producto.

Qu necesito para empezar?

Acta de Constitucin del Proyecto

Plan de gestin del alcance
 Documentacin de requisitos

Qu herramientas puedo utilizar?

Anlisis del producto: analizar los objetivos del producto establecidos por el cliente o
patrocinador y convertirlos en requisitos tangibles del proyecto.
Generacin de alternativas: identificar diferentes enfoques para el proyecto mediante
reuniones con tormentas de ideas y/o pensamiento lateral.
o Pensamiento lateral: en contraposicin del pensamiento lgico rgido dnde
una silla es para sentarse, un cuchillo para cortar, un libro para leer, etc., que
limitan las soluciones posibles; el pensamiento lateral rompe con este patrn
rgido provocando a la lgica para obtener ideas creativas e innovadoras que
permiten la resolucin de problemas de manera indirecta. Al enfocar los
problemas de diferentes puntos de vista, se pueden encontrar novedosas
soluciones a problemas conocidos.
Talleres facilitados: se renen a los principales interesados para definir el alcance del
producto o servicio.

Qu obtengo al final del proceso?

Enunciado (o declaracin) del alcance, que es documento donde se definen los

entregables y las tareas necesarias para realizar esos entregables. En este documento
se detalla en profundidad la descripcin de los entregables, se analiza si los supuestos
preliminares son vlidos, se explicitan los lmites del proyecto, etc. (ESTO ES LO QUE
VAMOS A HACER EN EL PROYECTO)

4. Crear la estructura de desglose del trabajo o EDT:

Es el proceso de crear la estructura de desglose del trabajo (EDT) que consiste en dividir o
descomponer al proyecto en menores componentes para facilitar la planificacin del proyecto
PERMITE ACLARAR EL ALCANCE E INTEGRAR AL EQUIPO AL PROYECTO

Por lo general, muchas organizaciones cometen el error de saltearse este proceso al momento
de planificar sus proyectos. En su lugar, comienzan a descomponer el proyecto a nivel de tareas
y esto no favorece para un proyecto exitoso.

Qu necesito para empezar?

Enunciado del alcance

Documentos de requisitos

Qu herramientas puedo utilizar?

Descomposicin: dividir el proyecto en menores componentes

Qu obtengo al final del proceso?

Lnea base del Alcance: el enunciado del alcance, la EDT y su diccionario (donde se
explicitan los trminos de la EDT), forman la lnea base del alcance. Lo que no est all
no forma parte del alcance del proyecto.

La EDT es una especie de organigrama jerrquico del proyecto donde se subdivide el mismo en
menores componentes.

Paquetes de trabajo: ltimo nivel de cada divisin de la EDT.

Cuenta control: Lugares en la EDT donde se mide el progreso del alcance, el cronograma o los
costos. Cada Cuenta control incluye uno o ms paquetes de trabajo.

El primer nivel jerrquico de la EDT podra ser el ciclo de vida del proyecto. Por ejemplo, en el
sector petrolero se suele observar el primer nivel con la siguiente divisin: factibilidad,
seleccin, definicin, ejecucin y operacin.

Cada componente de la EDT tiene como mnimo dos paquetes de trabajo o en su defecto
ninguno.

En la EDT no se incluyen tareas, slo entregables, sub-entregables y paquetes de trabajo..

En cuntos niveles debo descomponer el proyecto? Deberas subdividirlo hasta aquel punto
en que los costos y el cronograma puedan estimarse con precisin para cada paquete de
trabajo. Divida al proyecto en tantos paquetes de trabajo como sea posible y necesario para
su mejor gestin:

Puedan ser estimados de manera realista y segura

Puedan ser rpidamente finalizados
Puedan ser finalizados sin interrupcin (sin necesidad de mayor informacin)
Puedan ser elaborados por un tercero o subcontratas

Los NIVELES DE LA EDT se ENUMERAN para facilitar su localizacin

Algunas ventajas de utilizar la EDT son:

Herramienta de trabajo en equipo que involucra con sentido de pertenencia a los

miembros claves
Tener una visin de conjunto para que el equipo de trabajo comprenda rpidamente su
lugar en el proyecto
Servir como base para la estimacin de tiempos, costos, personas y riesgos.
Facilitar la comunicacin
Facilitar el control integrado de cambios
Permite controlar la corrupcin del alcance
Ayuda a que no nos olvidemos de entregables ya que se tiene una visin clara del
alcance

La creacin de la EDT es una excelente actividad para el desarrollo de equipos de trabajo.

En la EDT no hay lugar suficiente para explicitar qu significa cada uno de sus trminos. Por tal
motivo, es importante que se acompae con el diccionario de la EDT donde se pueden
encontrar con ms detalle los trminos de cada componente de la EDT Evita corrupcin del
alcance
 5. Validar el alcance:

Conseguir la aceptacin formal del alcance por parte del cliente o patrocinador.

El proceso de validar el alcance forma parte del grupo de procesos de seguimiento y control.
Este proceso puede realizarse al finalizar cada entregable importante del proyecto y debe
realizarse siempre antes del proceso de cerrar el proyecto o fase.

Qu necesito para empezar?

Documentos de requisitos y Matriz de rastreabilidad

Entregables VERIFICADOS: Completados y revisados mediante control de calidad
Datos de desempeo del trabajo: grado de cumplimiento del entregable en relacin a
la mtricas de calidad, cantidad y severidad de no conformidades, etc.

Qu herramientas puedo utilizar?

Inspeccin o auditoras: revisar que los entregables cumplan las especificaciones y

documentar la finalizacin de cada entregable.
Tcnicas grupales de toma de decisiones: evaluar alternativas en grupo para clasificar
y priorizar los requisitos.

Qu obtengo al final del proceso?

Entregables aceptados por el cliente o patrocinador.

Informacin de desempeo del trabajo: estado de avance de los entregables.
Solicitudes de cambio y actualizaciones.

El principal objetivo de validar el alcance es asegurar que cada entregable se est completando
en forma apropiada. Adems, es un proceso pro-activo que permite recomendar acciones
correctivas antes de entregar el producto final al cliente.

VERIFICACION DEL ALCANCE Calidad revisa

VALIDACION DEL ALCANCE Cliente revisa

6. Controlar del alcance:

A diferencia de validar el alcance donde se revisa que se estn completando los entregables
satisfaciendo al cliente, el proceso de controlar el alcance consiste en revisar que se estn
realizando los entregables definidos en el proyecto, ni ms ni menos Gestionar los cambios
en el alcance. Medir el desempeo del trabajo completado

Los cambios son inevitables. Por ende, todo proyecto necesita un control de cambios
del alcance.

Qu necesito para empezar?

Planes: alcance, cambios, configuracin

Requisitos y matriz de rastreabilidad
Datos de desempeo del trabajo: informes de avance

Qu herramientas puedo utilizar?

Anlisis de variacin: estudiar si los desvos en el alcance comparados con la lnea base
son significativos como para aplicar acciones correctivas.

Qu obtengo al final del proceso?

Informacin de desempeo del trabajo

Solicitudes de cambio
Actualizaciones a la lnea base del alcance y otras

Al gestionar los cambios en el alcance se debe asegurar que cualquier modificacin se realice a
travs del control integrado de cambios.

Corrupcin del alcance: cuando se realiz un cambio en el alcance que no pas por el control
integrado de cambios.