5 COSAS ANTES DE COMPRAR UN MULTIFUNCIONAL PARA LA OFICINA

INTELIGENTE

Las personas responsables de la adquisicin de equipos de oficina para su organizacin, siempre

estn en busca de dispositivos que ayuden a que el trabajo sea ms eficaz. Pero lo que realmente
necesitan saber es que las tradicionales copiadoras
o multifuncionales han evolucionado para convertirse en
una herramienta esencial para ayudar a todas las
empresas a aumentar su productividad, facilitando el
intercambio de conocimientos y la colaboracin entre
personas y equipos a travs de mltiples tecnologas de
vanguardia que incorporan.

Ricoh Mexicana, empresa especializada en equipos de

impresin de oficina, seala 5 factores de gran alcance
para tener en cuenta en la decisin de compra:

1. Algo ms que un equipo multifuncional

Impulsado por la necesidad de proporcionar una solucin de ahorro de espacio,

las multifuncionales (MFP) se han convertido en una herramienta que ayuda a aumentar la
eficiencia de cualquier oficina. Adems de digitalizar documentos, una MFP moderna
proporciona:

Escaneo en color
Conexiones a la red de su organizacin
Fax con gran capacidad
Engrapado de papeles (una caracterstica til para entornos mdicos o de restauracin)
Acabado de documentos y creacin de folletos
Lectores de tarjetas de entrada individual y autenticacin para una impresin segura
Las conexiones a la red a travs de Ethernet, Wi-Fi y Bluetooth
Software de gestin de dispositivos para gestionar de forma remota y de manera eficiente
toda la flota de multifuncionales desde cualquier parte del mundo a partir de un panel de
control.

2. Funciones inteligentes y mviles

Una MFP debe ser el ayudante perfecto para la oficina inteligente, ya que ayudar a simplificar
y automatizar los procesos internos y permitir a una organizacin adoptar nuevas formas de
trabajar. La fuerza laboral de hoy es cada vez ms mvil, cada vez ms personas trabajan a
distancia y estn adoptando las polticas del BYOD (Bring Your Own Device), es por ello que los
MFP deben tambin adaptarse al lugar de trabajo cambiante.

La mayora de las impresoras multifuncin modernas cuentan con algn tipo de interfaz de
pantalla tctil, a travs del cual se controla el MFP. Algunos de estos son tablets impulsadas por
el sistema operativo Android y cuentan con teclas fsicas mnimas y una pantalla color de gran
tamao que los usuarios pueden pulsar y deslizar. El ms avanzado de estos paneles de control
se denomina Panel Inteligente de Operacin (SOP) con aplicaciones para ampliar la capacidad
de la pantalla y la impresora multifuncin, as como posibilidades de personalizacin para
adaptarse a las necesidades de flujo de trabajo especficas de una organizacin.

3. Multifuncional asequible

El costo siempre ser un requisito solicitado al momento de adquirir un nuevo equipo para la
oficina. Si se tiene en cuenta que una multifuncional tendr un plazo de vida de 5 aos o ms,
ser igualmente importante tener en cuenta los costos de operacin: Elconsumo de energa
elctrica debe ser lo ms bajo posible. As que se deber optar por los dispositivos que
utilizan tecnologas innovadoras, tales como Quick Start Up. Los dispositivos deben cumplir con
la especificacin V2.0 Energy Star.

4. Conectividad alta

Al seleccionar una MFP con escaneo, impresin, copiado y capacidad de fax, ya est
proporcionando mejoras en la productividad y eficiencia de costos para la organizacin. En la
actualidad, hay muchas maneras en las que un MFP adecuado puede mejorar la eficiencia: manejo
rpido y fcil proporcionar a los trabajadores la capacidad de reducir su dependencia de la
copia fsica impresa. Los documentos escaneados pueden ser almacenados, distribuidos y
compartidos en una base de datos integrada en el dispositivo.

Las opciones de conectividad inalmbrica son cada vez ms comunes en las MFP, ya que pueden
facilitar la impresin directa en el dispositivo, sin necesidad de conectarse a la red de su
organizacin. Esto puede proporcionar a los trabajadores remotos una forma prctica de usar
un multifuncional imprimiendo desde sus dispositivos inteligentes.

5. Amigable con el medio ambiente

La mayora de las organizaciones tienen una poltica de responsabilidad social corporativa activa
(RSE), por lo que se debe tener en cuenta los siguientes aspectos antes de elegir un MFP:
Acreditacin Energy Star V2.0: ENERGY STAR es un programa de la Agencia de Proteccin
Ambiental de Estados Unidos que ayuda a las empresas y personas a ahorrar dinero y proteger
el clima a travs de la eficiencia energtica. El prximo MFP debe tener este nivel de
acreditacin.

Su proveedor de MFP debe tener la capacidad de proporcionar a la organizacin informes verdes

para que pueda evidenciar en su gobierno de datos y la presentacin de informes de RSE de las
mejoras obtenidas por la compra de la flota MFP.