ANLISIS DE PUESTO

1. DATOS DE IDENTIFICACIN

Nombre del puesto: Secretaria

Nombre de la empresa: Franklin Roosevelt
Razn social: I.E. FRANKLIN ROOSEVELT
Direccin: Calle Progreso S/N- Tiabaya
Rubro: servicio (educacin)
Departamento: Administracin
Jornada normal de trabajo: 8:00 a.m. 3:00 p.m. (maana)
Jefe inmediato: Director
Nmero de trabajadores que ocupan el puesto: 01
Relacin del puesto de trabajo con otros puestos: Profesores
Relacin con subalternos: ninguno
Sueldo: S/. 2.000
Nombre del analista: Daniela Jove
Fecha: 15/05/17

2. DESCRIPCIN DEL PUESTO

2.1. FUNCIONES

(1) Redactar notas, memorados.

Tomando dictados, del director sobre asuntos y contenido de la nota
o memorando, utilizando la computadora y haciendo uso de las
aplicaciones (Word, Excel, Power Point), contando con destrezas en
las manos para la operacin del equipo de oficina, cuando el director
lo requiera, en la oficina.

(2) Atender al personal de comunidad escolar

Recibiendo a las personas que requieran de informacin ya sean
padres de familia, estudiantes, profesores y a toda persona que
requiera de sus servicios, segn el objeto de la visita tratndolos de
una manera cortes y amable para que la informacin sea ms fluida
y clara, cuando la persona requiera de la informacin en la oficina.
(3) Recibir llamadas telefnicas
Tomando los mensajes y anotndolos en una libreta para poder
comunicrselo al director o profesores dependiendo a quien va
dirigido el mensaje o si desean obtener alguna informacin del
plantel, hacindolo saber en su oportunidad, cuando la persona lo
requiera en la oficina.

(4) Reportar oportunamente los comunicados y circulares.

Transmitiendo los diferentes comunicados y circulares que le sean
ordenadas para su publicacin en el pgina web del Colegio, a fin de
mantener informada permanentemente a la Comunidad Educativa y
a la opinin pblica cuando el director lo requiera en la oficina.

(5) Transcribir informes y proyectos.

Copiando la correspondencia recibida, utilizando la computadora
Pasando la correspondencia al Director para su revisin y
distribuyndola a los diferentes profesores del plantel, cuando el
director lo requiera, en la oficina.

(6) Preparar el informe de ausencias y tardanzas del personal

administrativo.
Elaborando el informe mensualmente de los registros de las
tardanzas y ausencias de los docentes y alumnos del Colegio en la
computadora, en la oficina de la direccin.

(7) Manejar con eficiencia las calificaciones

Tomando las calificaciones de los estudiantes que los docentes
hayan registrado durante el bimestre, con un manejo pulcro, puntual
y claro de estos documentos, cuando termina el bimestre y se tenga
que entregar los boletines de calificaciones.

(8) Preparar las listas de los (as) estudiantes por ao en orden

alfabtico.
Disponiendo del registro de los nombres completos de los alumnos
que estn matriculados en la institucin, ordenndolos
alfabticamente segn el grado y seccin al que corresponde cada
uno de los alumnos.
(9) Tramitar permisos licencias u otros documentos especiales.
Realizando los debidos documentos que se requieren por parte de
los profesores o alumnos, utilizando la computadora y haciendo uso
de las aplicaciones (Word, Excel, Power Point), en la oficina de la
direccin.

(10) Llevar la hoja de vida de todo el personal que labora en el

plantel.
Archivando todo el legajo de cada uno de los profesores de la
institucin de forma ordenada alfabticamente para tener toda la
informacin organizada y poder disponer de ella cuando se requiera.

(11) Publicar, la informacin referida al funcionamiento del plantel.

Pegando en el peridico mural o en la pgina web oportunamente
toda la informacin tales como: calendario escolar, fechas para
entrega y recepcin de documentos, requisitos o exigencias para los
procesos institucionales, etc. cuando sea necesario.

(12) Distribuir documentos en el centro educativo.

Emitiendo la debida correspondencia a los distintos profesores
que el director ordene, y su remisin inmediata. Cuando el director lo
ordene en la oficina.

(13) Llevar control de los materiales de oficina.

Controlando el uso racional de los equipos, vehculos, materiales y
tiles de las reas y sectores de su competencia, se hace
peridicamente, para mantener todo en orden y contabilizado.

(14) Convocar reuniones del plantel.

Avisando a los profesores o padres de familia las reuniones que se
hacen en la institucin cuando el director lo ordene en la institucin
educativa.
3. ESPECIFICACIN DEL PUESTO

3.1. Educacin:
Secretariado

3.2. Experiencia

Experiencia progresiva de carcter operativo en el rea secretarial y

de oficina.
Redaccin de documentos diversos
Atencin telefnica y recepcin de visitas
Organizacin archivado de documentacin

3.3. Conocimientos

Uso de computadoras y sus aplicaciones ms comunes.

Tcnicas de archivo, ortografa, redaccin y mecanografa
Informtica
Taquigrafa

3.4. Competencias

Manejo de la tecnologa en la oficina

Preparacin y coordinacin de reuniones
Comunicacin efectiva y eficiente
Organizacin de la oficina
Resolucin de problemas
Atencin al publico
Gestin de tareas y proyectos
Buena administracin de tiempo

3.5. Habilidades

- Para tratar con el pblico.

- Para recordar personas, nmeros y detalles.
 - Para comunicarse con fluidez en forma oral y escrita.

3.6. Destrezas

En las manos para la operacin de equipo de oficina.

3.7. Equipo de seguridad

Pantalla protectora para computadora.
Silla ergonmica.

4. MEDIO AMBIENTE

- Al permanecer mucho tiempo sentado en la silla, la secretaria ejecutiva

puede generar celulitis, una mala postura del cuello y tendones de los
hombros que hace que se inflamen.

- El empleo repetitivo de la computadora los dedos pueden sufrir de

Dedo engatillado, que es la inflamacin de los tendones y/o las vainas
de los tendones de los dedos.

- Al tener movimientos repetitivos de la mano puede causar ganglios el

cual es un quiste en una articulacin o en una vaina de tendn.

- El uso de la computadora puede causar daos como disminucin de la

vista, disminucin muscular, dolores de espalda.

5. GLOSARIO

o Acta: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado

en una reunin o situacin especfica.

o Anexo: Documento o elemento que se adjunta a la comunicacin o al

informe; sirve para complementar y aclarar.

o Asunto: Sntesis del contenido de la comunicacin.

o Cargo: Nombre de la posicin que ocupa la persona responsable de
expedir el documento.
o Carta: Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones entre
organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre
organizaciones y sus empleados.

o Certificado: Documento de carcter probatorio, pblico o privado, que

asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

o Circular: Comunicacin escrita de inters comn, con el mismo

contenido o texto, dirigido a un grupo especfico de personas tonto
interna como externamente.

o Cita: Pasaje, prrafo o proposicin que proviene de alguien diferente al

autor del informe, para apoyar o corroborar la propia idea o para
compararla.

o Cdigo: Sistema convencional que identifica el departamento, el rea o

la seccin que produce el documento con sus respectivas series. ste
responde al sistema de clasificacin documental establecido en la
entidad. Hace referencia a la identificacin numrica, alfabtica,
alfanumrica y otros, de la dependencia en la organizacin, seguida de
la serie documental, en caso de que exista.

o Constancia: Documento de carcter probatorio, que no requiere

solemnidad.

o Contenido: En esta pgina se enuncian los ttulos de primero, segundo,

tercero, y cuarto nivel y la relacin de los materiales complementarios de
trabajo, en el mismo orden en que aparecen y los nmeros de las
paginas donde se encuentran.

o Convocatoria: Acuerdo de fecha, hora y lugar para las siguientes

reuniones.

o Copia: Fiel reproductor del documento.

o Desarrollo: Descripcin de los asuntos tratados en reunin.

o Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicacin.

o Encabezado: Titulo de la comunicacin que se realiza. Lnea de
identificacin para indicar la comunicacin del documento.

o Esquema: Representacin grfica y simblica de la distribucin que

deben tener los textos de los documentos.

o Experiencia: Practica que proporciona conocimiento, habilidad o

competencia para ser.
o Foliar: Accin de numerar las hojas.

o Membrete: Inscripcin impresa del conjunto de datos que identifican a

una persona natural o jurdica.

o Memorando: Comunicacin escrita que se emplea en las

organizaciones para tratar asuntos internos.

o Mensaje electrnico: Comunicacin escrita, a travs de la internet.

o Razn social: Nombre que identifica a una organizacin.

o Registro: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en

sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas
o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona, entidad
remitente o destinataria, nombre o cdigo de las dependencias
competentes, nmero de radicacin, nombre del funcionario responsable
del trmite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

o Tablas: Serie de nmeros, valores, unidades y datos relacionados entre

s, presentados en columnas para facilitar su interpretacin. Representa
informacin cuantitativa en columnas.

o Vieta: Smbolo que se coloca para separar series o prrafos que no

estn numerados en un trabajo escrito.

o Zona: Espacio predeterminado para la ubicacin de un conjunto de

datos impresos o escritos.