EJEMPLO

Proyecto DMAMC: autorizacin de rdenes de compra

En una empresa manufacturera se detecta el problema de la lentitud en el proceso de autorizacin

de rdenes de compra, lo que contribuye a que los materiales de los proveedores no estn a
tiempo y que esto genere retrasos en las rdenes de produccin. Estas demoras causan, a su vez,
mayores pagos por tiempo extra.

Por todo esto se considera necesario generar un proyecto Seis Sigma para atender el problema. A
continuacin, se describen cada una de sus fases:

Definir. Los resultados de esta fase se resumen en el marco del proyecto que se muestra en la
tabla 16.5.
Medir. Las actividades desarrolladas en la etapa de medicin para este proyecto fueron:

Diagramas de flujo detallados para el proceso de autorizaciones de rdenes de compra para

proveedores no aprobados de partes moldeadas por inyeccin.
Anlisis de la manera en la que las mtricas involucradas en el proyecto (vea la tabla 16.5)
se estaban midiendo. Dado que son mtricas administrativas, la idea fue ver que se
estuvieran midiendo bien y en forma consistente. Los resultados obtenidos se consideraron
satisfactorios, aunque al medir la variable pago de tiempo extra atribuible a falta de
material debido a retraso de OC no se distingua entre si el retraso era atribuible al
proveedor o a que realmente se le envi tarde la OC. Por ello se gener la recomendacin
de modificar esta forma de medir.
Clculo de la lnea base para las cuatro mtricas involucradas. Por ejemplo, la fi gura 16.5
muestra la situacin actual del tiempo de ciclo para la autorizacin de rdenes de compra
para proveedores no aprobados. La media es igual a 26.4 das y la desviacin estndar es
7.1.

Analizar. Las actividades desarrolladas en la etapa de analizar fueron:

Anlisis detallado de la secuencia de actividades para autorizar las OC (anlisis de flujo de

valor), partiendo de que una autorizacin en s no agrega valor y que podra haber algunas
actividades rutinarias burocrticas (mudas 2) y tiempos de espera cuya existencia debera
cuestionarse.
Como resultado del anlisis anterior se detect que la mayor parte del proceso de
autorizacin se consuma en tiempos de espera para que algunos directivos firmaran la OC,
pero que en general estos directivos no agregaban valor a la autorizacin: en la prctica no
analizaban la OC, confiaban en ciertas firmas o actividades previas y ms bien era una
manera de informarse de lo que se iba a comprar.

Mejorar. Como propuestas de mejora se lleg a:

 Rediseo del proceso para la autorizacin de rdenes de compra para proveedores no
aprobados. Para el rediseo se obtuvo la retroalimentacin de algunos directivos,
especialmente del champion, a efecto de que se llegara a un proceso viable desde el punto
de vista administrativo pero que realmente lograra ser un proceso gil.
En el proceso rediseado se eliminaron ciertas actividades, entre ellas algunas de visto
bueno, con lo cual se elimin el tiempo de espera y la firma correspondiente. La parte
informativa se sustituy por un resumen ejecutivo de las rdenes de compra que estaban
en proceso de autorizacin. Los directivos tenan una fecha lmite para hacer alguna
observacin sobre el resumen, de tal forma que, si para esa fecha no haba ninguna
observacin, automticamente se daba por sentado la autorizacin.
Se recibi autorizacin de implementar el mtodo durante un trimestre a manera de
prueba. Despus de tres meses se evaluaron los resultados en forma preliminar para cada
una de las mtricas consideradas, obteniendo resultados satisfactorios. En particular, para
la variable tiempo de ciclo para la autorizacin de rdenes de compra para proveedores no
aprobados se tiene que la media despus de la mejora fue de 9.1 das y la desviacin
estndar de 2.5. Si comparamos estos valores con los correspondientes a los anteriores del
nuevo proceso, se tiene que el tiempo promedio pas de 26.4 a 9.1 das y la desviacin
estndar de 7.1 a 2.5; lo que significa una reduccin de aproximadamente 65% en ambos
parmetros. Grficamente la evaluacin de los resultados se muestra en la fi gura 16.6, en
la que claramente se ve que el objetivo de tardar mximo 20 das en un nivel Tres Sigmas se
cumple, ya que:

20 9,1
= = = 4.3
2.5

Controlar. Dado que las mejoras implementadas lograron los objetivos buscados, en esta etapa se
oficializ el cambio al nuevo proceso, mediante:
 La definicin y estandarizacin del nuevo proceso para autorizar las rdenes de compra
para proveedores no aprobados.
La documentacin del nuevo proceso (ajuste a los sistemas computacionales, actualizacin
de los procedimientos e instrucciones de trabajo).
La implementacin de cartas de control para monitorear las mtricas utilizadas en el
proyecto, de cartas individuales para registrar el tiempo de ciclo de OC, tiempo extra e
inventario en proceso, y de una carta ms para porcentaje de quejas internas por retrasos
en OC.

Se decidi seguir monitoreando estas variables por tres meses ms, antes de evaluar el impacto
definitivo en cuestin financiera.

BIBLIOGRAFIA
Gutirrez, Humberto. (2010). Calidad total y productividad. Mxico: The
McGraw-Hill.