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Manual Cedis Frios PDF
Manual Cedis Frios PDF
entrega de
mercanca para
proveedores en el
CD-Vallejo
Febrero 2014
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OBJETIVO
NDICE
I. Poltica de Calidad e Inocuidad
II. Cdigo de tica
III. Modelos de operacin
A) Refrigerado, lcteo y congelado
1. Caractersticas
2. Origen del pedido
3. Facturacin
4. Conformacin
5. Etiqueta de Cajas declaradas
6. Tarimas
7. Citas para entrega
8. Recibo
9. Vigencia
10. Devoluciones
11. Requerimientos de calidad
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I. POLTICA DE CALIDAD E INOCUIDAD
Correo electrnico:
auditor@comerci.com.mx
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III. MODELOS DE LA OPERACIN
Proveedores
Modelo 1 Modelo 2
Preparacin/Embarque
Distribucin
Existen dos formas de operar. El proveedor tiene un modelo asignado, sin embargo cada
artculo se analiza individualmente y se le asigna el modelo y el rea de acuerdo a las
caractersticas del producto, temperatura, volumetra y desplazamiento especfico.
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MODELO I
A) Refrigerado, lcteo y congelado
1. Caractersticas:
a) Pedido / consulta por sucursal / escoger botn del 277-Centro de Distribucin Vallejo
Cada pedido debe entregarse de acuerdo a esta informacin. Entregar con una
conformacin incorrecta es causa de rechazo.
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1. Pulsa el icono de Consulta por sucursal
2. Dar clic en folios, la cual aparece los pedidos del periodo de consulta
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4. As se muestra el detalle del pedido por cdigos, cantidades solicitadas y conformacin
de tarima
3. Facturacin
Para estos pedidos la facturacin deber ser por unidad de Transporte (no tiene que
estar separada por tienda, ni por tarima ni por pedido). La factura debe salir a nombre de
TIENDAS COMERCIAL MEXICANA SA DE CV.
Si el mismo cdigo se entrega en mas de una unidad de transporte hay que hacer una
factura por unidad de transporte.
Si en la misma unidad de transporte se entregan varios pedidos hay que facturar por
unidad de transporte.
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4. Conformacin
La entrega de los productos deber ser un solo cdigo por tarima, respetando la
conformacin de cajas por tendido y tendidos por tarima. La altura total de la tarima
puede ser de hasta 2.40 mts, y limitada a un peso de 1000 kgs netos.
En caso de que el volumen solicitado en el pedido sea muy bajo podr entregar de la
siguiente manera:
No hay que separar los cdigos por pedido, se deben consolidar las cantidades de
varios pedidos de tal forma que formes unas torre, paquete o tarima del mismo
cdigo.
En una misma entrega hay que sumar las cantidades de todos los pedidos vigentes, de un
mismo cdigo y el resultado es la cantidad de cajas a entregar. La entrega se har en base
a la definicin de cajas por camas y nmero de camas registradas para el artculo y que
aparecen en Provecomer en cada pedido.
Por ejemplo: si el pedido es de 100 cajas y el nmero de cajas por tarima es de 30, el
proveedor entregar tres tarimas de 30 cajas cada una y el resto se entregara en tarimas
multiproducto (armado en torre).
Las cajas deben colocarse en la tarima, con la abertura hacia arriba y respetando el sentido
de las echas (en caso de haberlas) que estn impresas en el corrugado. Presentar las
cajas mal colocadas o cdigos mezclados en la tarima ser causa de rechazo.
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Bajo ningn concepto se puede entregar con un armado o conformacin diferente al
autorizado y que se muestra en Provecomer. Presentar la mercanca con una conformacin
incorrecta es causa de rechazo.
El mximo peso permitido por tarima es de 1000 Kg. incluyendo el peso de la tarima. Peso
de la mercanca 975 Kg., peso de la tarima 25 Kg. El peso total de la tarima no podr
rebasar, en ningn caso, el mximo de 1000 Kg. por tarima.
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De no presentar la etiqueta por tarima y/o bulto ser motivo de rechazo.
Ser motivo de rechazo el que no coincida el total de cajas fsicas contra lo que
declare en la etiqueta del cdigo de barras.
X 80
ETIQUETA ETIQUETA
INCORRECTA CORRECTA
NOTA: Es importante que antes de hacer la primera entrega en cedis, deber presentar una muestra de la etiqueta
en logstica para su validacin.
6. Tarimas
Las tarimas autorizadas son tarima Chep, Sapsa Mover y tarima estndar Las medidas
son 1m X 1.20m con cuatro entradas. Las entradas no deben tener forma de media luna. La
tarima debe estar en buenas condiciones.
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La entrega en el CD se hace por medio de cita. (Ver captulo IV - Citas).
8. Recibo
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9. Vigencia
10. Devoluciones
En caso de que, por cualquier causa, la sucursal devuelva la mercanca, este proceso ser
responsabilidad del proveedor.
Nota: Respetar temperaturas establecidas por norma ( Refrigeracin 0 4 C y Congelacin con un mnimo de
-18C ), productos UHT traerlos a 8C.
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En cuanto al producto:
Todo producto que entre al Centro de Distribucin debe contar con ficha tcnica, esta se entregar
por nica ocasin al darse de alta como proveedor, al ingreso de un nuevo producto, cuando algn
elemento o ingrediente del producto cambie.
Los productos sern revisados por el Departamento de Aseguramiento de Calidad basndose en las
fichas tcnicas. Por lo que se debern de entregar fsicamente y enviarlas a los siguientes correos
electrnicos:
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La ficha tcnica debe de contar con la siguiente informacin:
Los criterios deben ser el mnimo especificado en los requerimientos legales o reglamentarios.
Las fichas tcnicas deben estar firmadas por calidad del proveedor, encargado o dueo.
Certificado de Calidad
Para asegurarnos de que el producto cumple con los requisitos con los que se compraron, para el
CEDIS es necesario un CERTIFICADO DE CALIDAD.
Correo electrnicos
icarnes@comerci.com.mx
Aseguramiento de Calidad
ifrutas@comerci.com.mx
icarnes@comerci.com.mx
ipescados@comerci.com.mx
mtifcdval@comerci.com.mx
Mdico TIF
marramos@comerci.com.mx
Sistemas de Gestin de sgestin@comerci.com.mx
Calidad
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MODELO II
B) Frutas, carne y pescado y mariscos.
1. Caractersticas:
a) Pedido / consulta por sucursal / escoger botn del 277-Centro de Distribucin Vallejo
Cada pedido debe entregarse de acuerdo a esta informacin. Entregar con una
conformacin incorrecta es causa de rechazo.
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1. Pulsa el icono de Consulta por sucursal
2. Dar clic en folios, la cual aparece los pedidos del periodo de consulta
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4. As se muestra el detalle del pedido por cdigos, cantidades solicitadas y conformacin
de tarima
3. Facturacin
Para estos pedidos la facturacin deber ser por unidad de Transporte (no tiene que
estar separada por tienda, ni por tarima ni por pedido). La factura debe salir a nombre de
TIENDAS COMERCIAL MEXICANA SA DE CV.
Si el mismo cdigo se entrega en mas de una unidad de transporte hay que hacer una
factura por unidad de transporte.
Si en la misma unidad de transporte se entregan varios pedidos hay que facturar por
unidad de transporte.
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4. Conformacin
La entrega de los productos deber ser un solo cdigo por tarima, respetando la
conformacin de cajas por tendido y tendidos por tarima. La altura total de la tarima
puede ser de hasta 2.40 mts, y limitada a un peso de 1000 kgs netos.
En caso de que el volumen solicitado en el pedido sea muy bajo podr entregar de la
siguiente manera:
3.- Etiqueta de peso declarado y cajas declaradas por torre pegada sobre el playo del
paquete.
En una misma entrega hay que sumar las cantidades de todos los pedidos vigentes, de un
mismo cdigo y el resultado es la cantidad de cajas a entregar. La entrega se har en base
a la definicin de cajas por camas y nmero de camas registradas para el artculo y que
aparecen en Provecomer en cada pedido.
Por ejemplo: si el pedido es de 100 cajas y el nmero de cajas por tarima es de 30, el
proveedor entregar tres tarimas de 30 cajas cada una y el resto se entregara en tarimas
multiproducto (armado en torre).
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Las cajas deben colocarse en la tarima, con la abertura hacia arriba y respetando el sentido
de las echas (en caso de haberlas) que estn impresas en el corrugado. Presentar las
cajas mal colocadas o cdigos mezclados en la tarima ser causa de rechazo.
El mximo peso permitido por tarima es de 1000 Kg. incluyendo el peso de la tarima. Peso
de la mercanca 975 Kg., peso de la tarima 25 Kg. El peso total de la tarima no podr
rebasar, en ningn caso, el mximo de 1000 Kg. por tarima.
Ser motivo de rechazo el que no coincida el total de cajas/Kilos fsicas contra lo que
declare en la etiqueta del cdigo de barras.
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6. Tarimas
Las tarimas autorizadas son tarima Chep, Saspa,. Movere, Estndar o cajas plsticas, las
medidas son 1m X 1.20m con cuatro entradas. Las entradas no deben tener forma de media
luna. La tarima debe estar en buenas condiciones.
CAJA PLSTICA
Unidad logstica
Utilizar el tipo de unidad logstica que se acord con el Departamento de Compras. (Caja
cartn, Caja plstica, Tarima madera, etc)
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7. Citas para entrega
8. Recibo
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9. Vigencia
10. Devoluciones
En caso de que, por cualquier causa, la sucursal devuelva la mercanca, este proceso ser
responsabilidad del proveedor.
a) Limpieza de la Unidad:
Temperatura de 7-10 C: Tomate verde y rojo, Jitomate Bola, Chicharo, Ejote, Haba Pepino,
Berenjena, Pimientos, Papas, Guayaba, Chiles (variedades),
e) Vigencia o caducidad.
Producto Nacional (cuarentena o libre de plagas, enfermedad, etc), para movilizar a otra
regin productos.
Productos refrigerados
Productos Congelados.
Nota:: Si en la unidad traes productos de diferentes temperaturas tendrs que colocar una mampara para respetar la
temperatura de los productos.
Productos frescos
Temperatura de la unidad 0C
Temperatura de producto: 0
Envase de plstico completo, sin agujeros o partes rotas que puedan daar el producto.
En empaque de cartn o corrugado nuevo, con o sin logotipos, el cual puede ser de
tipo encerado.
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Productos Congelados.
Con los datos del tipo de producto y datos generales de fabricacin, nombre del
producto, especie, fecha de elaboracin, fecha de caducidad, lote, cantidad, captura
y/o cosecha. Datos del proveedor primario (de preferencia) y
del proveedor secundario o intermediario "en espaol".
Debe tener mximo de 6 meses de haberse empacado con referencia a la fecha de entrega
al CEDIS.
Todo producto que entre al Centro de Distribucin debe contar con ficha tcnica, esta se entregar
por nica ocasin al darse de alta como proveedor, al ingreso de un nuevo producto, cuando algn
elemento o ingrediente del producto cambie.
Los productos sern revisados por el Departamento de Aseguramiento de Calidad basndose en las
fichas tcnicas. Por lo que se debern de entregar fsicamente y enviarlas a los siguientes correos
electrnicos:
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La ficha tcnica debe de contar con la siguiente informacin:
Los criterios deben ser el mnimo especificado en los requerimientos legales o reglamentarios.
Las fichas tcnicas deben estar firmadas por calidad del proveedor, encargado o dueo.
Certificado de Calidad
Para asegurarnos de que el producto cumple con los requisitos con los que se compraron, para el
CEDIS es necesario un CERTIFICADO DE CALIDAD.
Correo electrnicos
icarnes@comerci.com.mx
Aseguramiento de Calidad
ifrutas@comerci.com.mx
icarnes@comerci.com.mx
ipescados@comerci.com.mx
mtifcdval@comerci.com.mx
Mdico TIF
marramos@comerci.com.mx
Sistemas de Gestin de sgestin@comerci.com.mx
Calidad
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El Certificado de calidad debe de contener lo siguiente:
1. IMPORTANTE: Cada camin a entregar debe estar correspondido por una sola cita,
por lo tanto, debe entregar CITA POR UNIDAD DE TRANSPORTE :
NOTA: EN CASO DE ERROR POR PARTE DEL PROVEEDOR LAS CITAS NO SERAN MODIFICAN
Y/O CANCELADAS POR PARTE DEL CENTRO DE DISTRIBUCION.
Ingresa
Usuario,
Contrasea.
Da Clic
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4. A continuacin aparece el siguiente men. Da clic en la Opcin CITAS
CENTRALIZADAS.
Da Clic
Da Clic
Men de citas
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6. Capturar el cedis, fecha y hora sugeridas, el tipo de unidad para realizar la entrega
en el CD y da clic en el botn Enviar Datos, para confirmar los datos.
Las citas se deben de solicitar con 48hrs mnimo de anticipacin al fin de vigencia del
pedido.
Seleccin de Cedis
Seleccin de Fecha
Sugerida
Tipo de
Hora Unidad
Sugerida
Da Clic
7. A continuacin debers anexar el o los pedidos los cuales amparan la mercanca que
va ser entregada en el CD. Tambin tendrs que validar que el pedido que va ser
anexado a la cita cuente con la vigencia suficiente hasta el da de la entrega.
Informacin
de pedidos
vigentes
Da clic en el
pedido para
anexarlo a la
cita
Numero de
Proveedor
NOTA: Es importante que no olvides anexar todos los pedidos ya que si por algn motivo olvidas uno, la
mercanca no podr ser recibida.
NOTA: Revisa que el numero de proveedor y pedido corresponda a la mercanca y la cita que se va a entregar.
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8. En la siguiente pantalla tendrs que ingresar el nmero de cajas que vas a entregar
en la cita por artculo. Luego haz clic en la opcin Confirmar Detalle.
Numero de Pedido
Artculo y
Descripcin
Confirma
las cajas a
entregar
Da clic
Cajas pendientes
Nota: La columna de cajas surt., esta sujeta a modificacin por parte del proveedor, en caso de no
entregar completo o entregar parcial deber corregir las cantidades.
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11. La pantalla te muestra que la cita ha sido generada (con la fecha y hora solicitada y
fecha y hora de captura). Debers verificar el status de la cita en la opcin Consulta
de Citas Programadas.
Fecha Solicitada y
Fecha de captura
Da clic para
verifica status
NOTA: Posteriormente el personal del CD. En un lapso no mayor a 24 hrs. Deber confirma la hora y fecha
adecuada para la entrega.
12. Es esta opcin podrs revisar el status de tus citas(Folio de cita, citas pendientes por
confirmar, pedidos anexados, numero de referencia, tipo de transporte, en caso de
que la cita sea reprogramada, la fecha y la hora de confirmacin de la cita por parte
del CD y podrs imprimir la etiqueta para la entrega de mercanca).
Cita
pendiente de
confirmar Consulta para Fecha
imprimir confirmada de
etiqueta entrega
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13. Para verificar los pedidos anexados a la cita. Da clic en la celda correspondiente
como lo indica el ejemplo.
Da clic en la opcin
de acuerdo a la cita
que desees verificar
14. Te despliega la siguiente pantalla en la cual podrs verificar los datos contenidos en la cita.
Folio de cita,
fecha y hora
de entrega
Cajas a
entregar
Consulta de por artculo
pedidos
relacionados
Artculos
relacionados
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15. Para concluir debers imprimir la etiqueta para la entrega en el CD. Da clic en la celda
correspondiente a la cita a entregar como se ve en el ejemplo.
Da clic para
imprimir la etiqueta
16. Aparece la etiqueta de la cita a entregar. Que contiene los siguientes datos (Nmero de
proveedor, Razn social, Fecha, Hora, Puerta y un cdigo de barras). Debers imprimir 3
juegos de etiquetas.
Fecha, Hora,
Puerta y
Origen
Numero de Proveedor
y razn social
Folio cita
Cdigo de barras
para su lectura.
NOTA: La impresin de las etiquetas ser igual como si se estuviera imprimiendo una hoja.
Horario de confirmacin de cita: si las citas se capturan en el portal antes de las 12:00pm estas se
confirmaran el mismo da antes de las 17:00pm.
Si las citas se capturan despus de las 12:00pm estas se confirmaran hasta el siguiente da antes de
las 13:00pm
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Das de recibo en el Centro de Distribucin es:
Mircoles Congelados
V. FACTURACIN
La facturacin deber ser por unidad de Transporte (no tiene que estar separada por tienda,
ni por tarima, ni por pedido).
Si el mismo cdigo se entrega en ms de una unidad de transporte hay que hacer una
factura por unidad de transporte.
Si en la misma unidad de transporte se entregan varios pedidos hay que facturar por unidad
de transporte.
En la factura se debe indicar el cdigo de barras del artculo y la descripcin del mismo.
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En caso de tarimas con cdigo padre: hay que facturar el cdigo padre, considerando que
cada tarima es una caja y aplicar el costo de dicha caja.
Se factura por caja o por pieza dependiendo de cmo se haya originado el pedido. Es
imprescindible poner el cdigo, descripcin, nmero de cajas o piezas, importe de cada caja
o pieza e importe total.
VI. ACCESO AL CD
Requisitos de ingreso y actividades a realizar por el chofer (Proveedor)
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4. Entregar copia de su hoja de cita en caseta. (Recuerda que son 3 copias)
6. Dirigirse al punto de enrampe donde el oficial le asignar la rampa asignada por sistema
la ms cercana disponible. (Para frutas las rampas asignadas son F01 y F02)
Importante
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Requisitos de Entrega de documentos zoosanitarios.
Los productos o sub productos crnicos se recibirn en este centro de distribucin CEDIS Vallejo,
nica y exclusivamente provenientes de plantas T.I.F.
1. Carta Compromiso de las Empresas en la cual se constata que los productos o sub.-
productos son libres de sustancias qumicas y hormonales prohibidas por la secretaria de
Salud y/o Secretaria de Agricultura para la engorda de los animales. (Cada 6 meses).
Nota: En contingencia se podr hacer uso del Formato de contingencia del aviso de movilizacin TIF (AMTIF)
cuando existan fallas del sistema a nivel central.
7. Direccin:
Transportes con productos o subproductos de origen animal, el vehiculo deber venir con fleje oficial
de la empresa que enva.
Requisitos en la unidad:
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VII. REPORTE DE RECIBO
A) Rechazo de Mercanca
B) Incidencia
1. Playo Insuficiente
2. Mercanca no pedida
3. Impuntualidad
1. Calidad Inadecuada.
a. Que el producto est daado o s el empaque est daado, maltratado o abierto.
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2. Unidad logstica (Tarima, plegable, cartn y tarima de plstico)
Inadecuada.
a. Tarima. Presenta la mercanca en tarima inadecuada es causa de rechazo de la
mercanca.
La tarima debe ser Blanca, siempre y cuando cumpla con las caractersticas de 1.00m X
1.20m con cuatro entradas. Las entradas no deben de tener forma de media luna. La
tarima debe estar en buenas condiciones.
Si la tarima est rota, mojada, apolillada, con falta de tablas o desclavadas, no presenta
el nmero ni tipo de entradas requeridas etc., es causa de rechazo.
b. Conformacin incorrecta.
Para frutas, carne y pescado debe de pesar en kilos la cantidad declarada y cargada en
el sistema.
Los datos logsticos deben estar completos, correctos y coherentes. Cdigo de barras,
vigencia del pedido y artculo.
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d. Torres mal armadas.
e. Flechas en corrugado.
Si en el corrugado hay una echa que indica la posicin que debe guardar la caja, la
tarima debe armarse de acuerdo al sentido indicado por la echa.
La mercanca no debe exceder en ningn caso las medidas de la tarima y debe estar
dentro del permetro de la misma.
g. Combinacin de producto
4. Repeticin de incidencia
Una incidencia es un aviso de entrega incorrecta. El proveedor debe tomar las medidas
oportunas para que no se vuelva a repetir la situacin. Si hay ms de un reporte de
recibo sealando incidencia, esto es causa de rechazo.
Es motivo de rechazo que el transportista presente ms de una cita por camin ya que
en el proceso de citas se debe de indicar el detalle que contenga cada unidad as como
incluir los pedidos que tienen cada unidad siempre y cuando el espacio del camin lo
permita.
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b. Unidad de transporte en malas condiciones.
Es motivo de rechazo que la unidad de transporte no siga la cadena de frio que hace
que se mantenga la calidad del producto desde la salida del proveedor hasta la llegada
del Cedis. Esta temperatura se verificar en la ayuda del termograficado.
4. Entrega orden de compra sin cita. En el momento de hacer la cita hay que indicar la
orden de compra que se va a entregar.
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Debido a que las incidencias requieren maniobras, tiempo y mano de obra adicional y
generan un gasto extra no contemplado, toda incidencia generar un cargo para el
proveedor, siempre y cuando este autorizado por la Gerencia de Operaciones del CEDIS.
Cdigo: GOV-REV-FOM-0001
Reporte de Rechazo de Mercanca
Folio reporte
CAUSAS DE RECHAZO
1 .CALIDAD OBSERVACIONES
a. Producto/empaque daado.
2 .TARIMA
a.Tarima inadecuada.
4. OTRAS
a. Etiqueta mal elaborada (Cdigo Nombre y Firma de Aseguramiento de Nombre y Firma de Proteccin Civil (Al
Calidad subir la devolucin a la unidad)
5. INCIDENCIA
1. Playo Insuf iciente
2. Impuntualidad
Nombre y Firma de Subgerente Nombre y Firma de Proteccin
3. Entrega orden de compra sin cita Administrativo o supervisor de inventario Civil
6.EXCEDE PEDIDO
Nota: Mesa de Control no permitira la salida de la unidades, si este documento, no tiene las firmas y fotos correspondientes; as como la informacin solicitada
Se deber adjuntar la Relacin de tarimas Recibidas
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Feha, Hora,
Puerta y
Origen
El proceso de rechazo debe ser verificado por personal de la Gerencia Administrativa cuyo horario
para tramitar un rechazo ser de lunes a viernes de 8:00 hrs. a 18:00 hrs. y sbados de 8:00 hrs. a
14:00 hrs., en caso de producirse un rechazo fuera de ese horario la unidad permanecer en espera
de concluir su proceso de rechazo.
El curso se imparte todos los mircoles a las 9 h en el CD. Hay que confirmar asistencia
previamente al rea. de Logstica
El comprador a su vez debe enviarlo a Logstica con su visto bueno. El proveedor debe
asegurarse que logstica ya cuenta con el formato antes de hacer cita.
3. Hacer una cita con logstica para el clculo del porcentaje, rma del contrato y programar
fecha de ingreso.
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