PRESUPUESTO

Un presupuesto es un plan operaciones y recursos de una empresa, que se

formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en
trminos monetarios.

En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo

que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Un ejemplo son los viajes.
Uno se pone a planear, entre otras cosas, cunto hay que gastar en pasajes o
gasolina, comidas y hospedaje. Y ya que has visto todo eso, entonces sabrs
cunto necesitas ahorrar y, por lo tanto, cundo te podrs ir.

Por lo tanto, cuando haces un presupuesto para tu empresa, en realidad lo que

ests haciendo es planear a futuro. Entonces te preguntas cunto piensas vender,
qu necesitas hacer para lograrlo, cunto tienes que gastar y, lo mejor de todo,
sabrs cunto vas a ganar en un periodo. Obviamente, esto es una estimacin
que puedes hacer de acuerdo con tu experiencia y la informacin que conoces. A
partir de ah sabrs cunto cobrar por tu trabajo realizado en funcin de los
beneficios que te plantees obtener.

Otra consideracin importante es que podrs comparar tu presupuesto, que

solamente es un plan, con las ocurrencias de la realidad, y detectar aquellas reas
que puedan estar causando problemas.

FUNCIONES DEL PRESUPUESTO

Las siguientes funciones son las ms importantes cuando hablamos en trminos
generales:

La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el control

financiero de la organizacin.
El control presupuestario es el proceso de descubrir qu es lo que se est
haciendo, comparando los resultados con sus datos previamente presupuestos
 en correspondencia, esto para poder verificar los logros o remediar las
diferencias.
Los presupuestos podrn desempear tanto
roles preventivos como correctivos dentro de la organizacin.

Los presupuestos son tiles en la mayor parte de las organizaciones como:

utilitaristas (compaas de negocios), no-utilitaristas (agencias
gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeas
empresas.

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las

operaciones de la organizacin.
Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la
empresa en unos lmites razonables.
Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la
empresa y dirigirlas hacia los objetivos estratgicos.
Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y
trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad
de la organizacin. Documento en el que se contiene una previsin generalmente
anual de los ingresos y gastos relativos a una determinada actividad econmica.
El presupuesto constituye, por lo regular, un plan financiero anual.

Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total

de accin.
Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de
programas de personal en un determinado perodo, y sirven como norma de
comparacin una vez que se hayan completado los planes y programas.
Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a
determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red
 de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a travs de niveles
sucesivos para su ulterior anlisis.
Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y
tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en
relacin con el desenvolvimiento del presupuesto.

El presupuesto es una herramienta, para la planificacin de las actividades, o de

una accin o de un conjunto de acciones, reflejadas en cantidades monetarias. Y
que determinan de manera anticipada las lneas de accin que se seguirn en el
transcurso de un periodo determinado.
Objetivos de los presupuestos
Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa debe
desarrollar en un periodo determinado. Controlar y medir los resultados
cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias
de la empresa para lograr el cumplimiento de las metas previstas.
Finalidades de los presupuestos
Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la
empresa en forma integral. Planear los resultados de la organizacin en dinero y
volmenes. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. Coordinar y
relacionar las actividades de la organizacin. Lograr los resultados de las
operaciones peridicas.
Usos del presupuesto
El presupuesto es la planificacin fundamentada de muchas estrategias por las
cuales constituye un instrumento importante como norma, utilizado como medio
administrativo de determinacin adecuada de capital, costos e ingresos necesarios
en una organizacin, as como la debida utilizacin de los recursos disponibles
acorde con las necesidades de cada una de las unidades y/o departamentos. Este
instrumento tambin sirve de ayuda para la determinacin de metas que sean
comparables a travs del tiempo, coordinando as las actividades de los
departamentos a la consecucin de estas, evitando costos innecesarios y mala
utilizacin de recursos. De igual manera permite a la administracin conocer el
desenvolvimiento de la empresa, por medio de la comparacin de los hechos y
cifras reales con los hechos y cifras presupuestadas y/o proyectadas para poder
tomar medidas que permitan corregir o mejorar la actuacin de la organizacin y
ayudar en gran medida para la toma de correctivos o aclarativos. Un presupuesto
para cualquier persona, empresa o gobierno, es un plan de accin de gasto para
un perodo futuro, generalmente de un ao, a partir de los ingresos disponibles. Un
ao calendario para un gobierno se le denomina "ao fiscal".

Elementos de un presupuesto:
Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en trminos
financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una
empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por
la alta gerencia.
Los principales elementos de un presupuesto son:

Es un plan quiere decir que el presupuesto expresa lo que la administracin

tratar de realizar, de tal forma que la empresa logre un cambio ascendente en
determinado periodo.
Integrador indica que toma en cuenta todas las reas y actividades de la
empresa. Es un plan visto como un todo, pero tambin est dirigido a cada una
de las reas, de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es
indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no
es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organizacin. A este
proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes
reas que lo integran.
Coordinador significa que los planes para varios de los departamentos de la
empresa deben ser preparados conjuntamente y en armona. Si estos planes
no son coordinados, el presupuesto maestro no ser igual a la suma de las
partes y creara confusin y error.
 En trminos financieros manifiesta la importancia de que el presupuesto sea
representado en la unidad monetaria para que sirva como medio de
comunicacin, ya que de otra forma surgiran problemas en el anlisis del plan
maestro.
Operaciones uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es
determinar los ingresos que se pretende obtener, as como de los gastos que
se van a producir. Esta informacin debe elaborarse en la forma ms detallada
posible.
Recursos no es suficiente determinar los ingresos y gastos del futuro; la
empresa tambin debe planear los recursos necesarios para realizar sus
planes de operacin, lo cual se logra bsicamente con la planeacin financiera,
que incluye al presupuesto de efectivo y al presupuesto de adiciones de
activos (inventarios, cuentas por cobrar, activos fijos)
Dentro de un periodo futuro determinado un presupuesto siempre tiene que
estar en funcin de cierto periodo.
De acuerdo con estudios realizados, las compaas que usan presupuestos llevan
a cabo cuatro aspectos:
Se comprometen con el presupuesto.
Conectan la planeacin de corto plazo con la de mediano y largo plazos.
Adoptan procedimientos detallados y comprensibles para realizar los
presupuestos.
Analizan las variaciones presupuestales y toman acciones correctivas.

CICLO PRESUPUESTARIO

Dentro del ciclo presupuestario se van a dar una serie de etapas sucesivas,
interrelacionadas entre s que van a estar amoldadas de acuerdo al tipo de
negocio, estilo de direccin e influenciados de acuerdo al entorno nacional e
internacional que terminaron plasmndose en la adopcin de una cultura
organizacional. Estas fases o etapas se dan a partir de: a. El marco establecido
por la alta direccin hacia los centros de direccin para la elaboracin de sus
planes de accin, programas y presupuestos. b. Los centros de responsabilidades
establecidos por cada unidad de operacin y para lo cual se programan las
actividades presupuestarios dentro del plazo establecido por la alta direccin.
c. La coordinacin y negociacin de los miembros de las reas de cada actividad
para su ejecucin de acuerdo a la experiencia adquirida en anteriores
procesos presupuestarios, as como a los contingencias que puedan plantearse.
d. La aprobacin por parte de la alta direccin, luego de los ajustes
necesarios al finalizar el proceso de elaboracin presupuestal de las unidades
operativas, siguiendo la estructura formal por las personas encargadas de
establecer la conexin entre los centros de responsabilidad y los altos montos.
e. El seguimiento necesario para establecer el grado de precisin entre lo
proyectado dentro del presupuesto y lo real que permitir corregir en
el futuro las fallas o equivocaciones que pudieron haberse cometido.
Ventajas Del Presupuesto
a. Obliga a la planeacin
b. Proporciona los criterios para la evaluacin del desempeo
c. Facilita la coordinacin de actividades
d. Obliga a la ejecucin de planes
e. Fomenta la comunicacin
f. Apoya en la deteccin de problemas internas
Clasificacin
El presupuesto general o maestro que viene a ser el presupuesto
aprobado por el Directorio esta conformado por presupuestos parciales, siendo
los principales.

a. Presupuesto de Operacin
b. Presupuestos Financieros
c. Presupuesto de Inversiones

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

La importancia del presupuesto siempre radica en realizar una proyeccin seria y

fundada sobre los movimientos econmicos, monetarios y financieros que
caracterizarn al sujeto que lo realiza. As, sin el presupuesto se puede fcilmente
entrar en caos al generarse ms gastos de lo necesario o incluso al no controlar
las ganancias o entradas de capital que se realicen.
Especialistas sealan que tener una nocin clara del presupuesto personal o
familiar ayuda enormemente en las finanzas, permitiendo saber a qu actividades
se les asegura prioridad y a cuales se las relega a un segundo plano.

Tambin establecen que a medida que los individuos o familias son ms humildes,
sube hasta un 80% el presupuesto que se destina a alimentos y productos de
primera necesidad mientras en familias de mayor poder adquisitivo esto puede
bajar incluso hasta el 50% debido a que hay ms posibilidad de utilizar
presupuesto restante en otras actividades y necesidades como entretenimiento,
mejor atencin sanitaria, educacin, etc. Esto es, en otras palabras, lo que implica
la previsin ya que se pueden elegir otras opciones para utilizar el dinero o incluso
favorecer el ahorro en casos en los que no es fcil debido a los costos de los
productos, la inflacin, etc.

De este modo, como se puede observar, el presupuesto econmico permite

organizar ms perfectamente el dinero disponible de acuerdo a las necesidades,
facilitando incluso la previsin a largo plazo y la inversin o ahorro a futuro de las
actividades econmicas de una pareja, familia o institucin.

OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS

Los objetivos del presupuesto son:

- Consideracin del futuro, para que los planes trazados permitan la obtencin de
la utilidad mxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten.
- Asegurar la liquidez financiera de la empresa.
- La coordinacin de todas las actividades, para obtener ese fin.
- Establecer un control para conocer si los planes son llevados a cabo y
determinar la direccin que se lleva en relacin con los objetivos establecidos.
- De Previsin, de planeacin, organizacin, Coordinacin o integracin, Direccin
y control, es decir comprenden o estn en todas las etapas del proceso
administrativo, y no como todos los autores sobre la materia, que slo los
enmarcan en la planeacin y en el control, pocos agregan la Di.reccin. Por lo
que, como a continuacin se cita un concepto general cada etapa del proceso
Administrativo, para enseguida indicar el u objetivos del presupuesto en esa
etapa:

a) De Previsin
Consiste en la determinacin de lo que se desea lograr por medio de un
organismo social, la investigacin y valoracin de cules sern las condiciones
futuras en que dicho organismo habr de encontrarse, hasta determinar los
diversos cursos de accin posible
Disponer de lo conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles.

Objetivo del Presupuesto: Tener anticipadamente todo lo necesario para la

elaboracin y ejecucin del Presupuesto

b) De Planeacin
Consiste en la determinacin del curso concreto de accin que se habr de seguir
fijando los principios que lo habrn de presidir y orientar. Camino a seguir con
unificacin y sistematizacin de actividades por medio de las cuales se establecen
objetivos de la Empresa necesarios para alcanzarlos.
Objetivo del Presupuesto: Planificacin unificada y sistematizada de las posibles
acciones, en concordancia con objetivos

c) De organizacin.
Se refiere a la estructuracin tcnica, de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles, y actividades de los elementos materiales y humanos de una
entidad, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
sealados.
La elaboracin de los presupuestos particulares para cada departamento,
permiten apreciar si cada uno de ellos realiza las funciones establecidas, de esta
manera lograr el completo engranaje de sus funciones totales, por la
interdependencia departamental que debe existir.
Objetivo del presupuesto: Adecuada, precisa y funcional estructura de la Entidad,
utilizando en este caso El Presupuesto como elemento para modificar la
estructura de la entidad en caso necesario.

d) De coordinacin o integracin.
Consiste en dotar a la institucin de todos los procedimientos y medios
necesarios de Desarrollo y mantenimiento armonioso de las actividades da la
entidad, con el din de evitar situaciones de desequilibrio entre las diferentes
secciones que integran su organizacin.
Objetivos del Presupuesto: Compaginacin estrecha y coordinada de todas y cada
una de las secciones para que cumplan con los objetivos de la entidad. La
influencia coordinadora de los presupuestos constituye una ayuda valiosa para
lograr este equilibrio.

e) De direccin.
Consiste en la funcin ejecutiva para guiar, conducir vigilar inspeccionar y
coordinar las acciones de cada miembro subordinado de la empresa, de acuerdo a
lo planeado. Es una gua para la toma de decisiones programadas por los niveles
ejecutivos.
Objetivos del Presupuesto: Ayuda enorme en las polticas a seguir, tomas de
decisiones y visin de conjunto as como auxilio correcto y con buenas bases para
conducir y guiar a los subordinados. Es una valiosa herramienta puesto que por
una parte permite delegar las decisiones programadas.

f) De Control.
Es la accin por medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se estn
cumpliendo.
Consiste en el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados
actuales y pasados en relacin con los esperados, por medio de acciones
controladoras que permitan establecer las desviaciones o variaciones ocurridas.
Objetivo del Presupuesto: Comparacin a tiempo entre lo presupuestado y los
resultados obtenidos, dando lugar a diferencias analizables y estudiables, para
hacer las correcciones, mejoras y formulaciones de nuevos planes para alcanzar
un eficiente manejo empresarial. ( ver lamina 1 C.D.R.)

FINALIDADES DEL PRESUPUESTO

Varios ejemplos de la utilizacin de presupuesto, puede ser el caso de un(a)

jefe(a) de familia que mensualmente estima el monto de sus entradas y del uso
que dar a las mismas con el fin de mantener un control sobre sus ingresos,
gastos e inversiones ya que de lo contrario gastara todo lo que gana
desmedidamente y no podra establecer prioridades en el hogar. En las empresas
los presupuestos cumplen la misma funcin sealada anteriormente, claro est
que el proceso de presupuestacin en las empresas tienen diversos niveles de
complejidad pero se orientan por el mismo objetivo.

Las finalidades de los presupuestos son las siguientes:

* Planear los resultados de la organizacin en dinero y volmenes.

* Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
* Coordinar y relacionar las actividades de la organizacin.
* Lograr los resultados de las operaciones peridicas.

CLASIFICACIN DE LOS PRESUPUESTOS

Clasificacin de los presupuestos

Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. A continuacin
se expone una clasificacin de acuerdo con sus aspectos sobresalientes:
Segn la flexibilidad

Rgidos, estticos, fijos o asignados:

Algunas veces denominado presupuesto esttico, consiste en un solo plan y no
hace reservas para los cambios que puedan ocurrir durante el perodo para el cual
se ha confeccionado. Se basa fundamentalmente en que las estimaciones de los
pronsticos son correctas. Por ejemplo:
Si el presupuesto presentado corresponde a un presupuesto fijo. En l se hace
una estimacin de la produccin trimestral y anual de la fbrica de confecciones y,
tambin, de las ventas para esos perodos. No se hace ninguna previsin para
considerar posible, cambios en las cifras de produccin o en las estimaciones de
ventas como resultados de cambios en la situacin econmica del pas, de
aumento de los precios de las materias primas, etc. Es decir, considera que no se
producir cambio alguno.
En el caso de un pas cuya economa no es estable, los presupuestos fijos no son
los ms recomendables, a menos que cubran un perodo de tiempo relativamente
corto, Otro ejemplo:
Las tejedoras pueden hacer un presupuesto fijo para un trimestre, pues es
bastante probable que durante ese perodo no suba el precio de la lana.
Sin embargo, si bien es cierto que podemos tener alguna seguridad en cuanto al
costo de las camisas, la venta de ellas presenta ms dificultades. La demanda de
este artculo es una variable que las tejedoras no controlan y que puede sufrir
cambios bastante serios. Es probable que exista mayor demanda durante los
meses de otoo e invierno que en primavera y verano. Adems, est sujeta al
poder de compra que tengan las mujeres de la poblacin que, si hay momentos
difciles, eliminarn o postergarn su adquisicin. Por lo tanto, establecer una
estimacin de 100 chombas vendidas cada mes es arriesgado, ya que las
razones que determinan esta demanda son ms difciles de estimar y de
prever.De esto podemos sacar como conclusin que los presupuestos fijos son
ms aptos para aquellas operaciones en que los rubros que intervienen no
poseen muchas variaciones, como por ejemplo, los costos de ciertas materias
primas cuyos precios son fijos, los sueldos y salarios que se supone se mantienen
constantes durante el tiempo que dura el contrato colectivo.
Tambin pueden ser utilizados cuando los pronsticos sobre el futuro de la
empresa son altamente confiables. Por ejemplo, los colegios que tienen una
matrcula ms o menos fija, los hospitales, cuya demanda est ms o menos
calculada. Pero no podran utilizarse, por ejemplo, en un fondo agrcola, ya que
los pronsticos sobre los resultados de la cosecha no siempre son confiables.
Estn sujetos a muchas contingencias que hacen que el resultado sea a veces
impredecible.

Flexibles o variables.
Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar
a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptacin en el campo
presupuestario moderno. Son dinmicos adaptativos, pero complicados y
costosos. Estos muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamao de
operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicacin en el campo
presupuestario de los costos, gastos indirectos de fabricacin, administrativos y
ventas.
El presupuesto flexible se elabora para distintos niveles de operacin, brindando
informacin proyectada para distintos volmenes de las variables crticas,
especialmente las que constituyen una restriccin o factor condicionante. Su
caracterstica es que evita la rigidez del presupuesto maestro esttico que
supone un nivel fijo de trabajo, transformndolo en un instrumento dinmico con
varios niveles de operacin para conocer el impacto sobre los resultados
pronosticados de cada rango de actividad, como consecuencia de las distintas
reacciones de los costos frente a aquellos. Esto significa que se confecciona para
un cierto intervalo de volumen comprendido entre un mnimo y otro ms elevado,
dado por el nivel mximo de actividad de la empresa
Segn el periodo que cubran
La determinacin del lapso que abarcarn los presupuestos depender del tipo de
operaciones que realice la empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que
se desee, ya que a ms tiempo corresponder una menor precisin y anlisis. As
pues, puede haber presupuestos:

A corto plazo:
Son los que se realizan para cubrir la planificacin de la organizacin en el ciclo
de operaciones de un ao. Este sistema se adapta a los pases con economas
inflacionarias.

A largo plazo: en lo posible

Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que,
generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.
Segn el campo de aplicabilidad en la empresa

Presupuesto maestro.
Presupuestos intermedios.
Presupuestos operativos.
Presupuestos de inversiones.