Aspectos fundamentales de la Gestin de Proyectos

MATERIAL DE LECTURA: Semana 1: Qu es un plan y qu es la Gestin de Proyectos?

1. Qu es un plan y qu es la Gestin de
Proyectos?

MDULO 1: Qu es un plan y qu es la
Gestin de Proyectos?
En el presente mdulo, comprenderemos
los pasos de los fundamentos de la
Gestin de Proyectos, los cuales se
describen en el siguiente diagrama y el
alumno debe consultar durante toda la
materia.

Al llevar a cabo la Gestin de Proyectos, el gerente del proyecto se centrar en productos definidos y es-
pecficos. Estos productos casi siempre son algn tipo de documento. El mtodo de los fundamentos de
la Gestin de Proyectos se centra en los productos de los procesos como la parte ms importante de la
gestin del proyecto.

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QU ES UN PLAN Y QU ES LA GESTIN DE PROYECTOS?

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1. Qu es un plan y qu es la Gestin de
Proyectos?

En qu casos rigen los procesos de los fundamentos

de la Gestin de Proyectos?

Al igual que muchas normas y pautas de Gestin de Proyectos, los fundamentos de la Gestin de Proyectos
sugieren procesos y acciones que, por lo general, se reconocen como mejores prcticas para la Gestin
de Proyectos. Los fundamentos de la Gestin de Proyectos son una metodologa que busca lograr que la
Gestin de Proyectos sea aceptada y usada de manera ms universal que muchas de las normas y pautas
de Gestin de Proyectos orientadas a las empresas.

Pero el tpico gerente de

proyectos va a utilizar cada
uno de estos procesos en
cada proyecto?
La respuesta a esta
pregunta es un no rotundo.

Si eres el gerente de proyecto o de programa del nuevo

Proyecto de ataque de bombardeo unificado de XYZ
Aeroespacial, es probable que utilices todos los procesos,
las prcticas, los aportes, las herramientas y los productos.
En cambio, si eres un diseador de sitios web que crea
sitios para pequeas empresas o una ama de casa que est
trabajando como voluntaria en el Proyecto de la noche
de graduacin de una escuela secundaria, no utilizars
necesariamente todas las herramientas y los productos para
gestionar el proyecto.

Muchos ciclos de vida de proyectos de empresas definen

subconjuntos especficos de procesos que se deben realizar
segn la dimensin y la complejidad del proyecto. Los
fundamentos de la Gestin de Proyectos estn concebidos
como una manera lgica y prctica de gestionar proyectos
pequeos a medianos de manera simple y efectiva. Los
fundamentos de la Gestin de Proyectos consisten en una
Gestin de Proyectos resumida que fue concebida para
personas que no son gerentes de proyecto de tiempo
completo.

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Proyectos?

As que ahora veremos algunas definiciones.

Qu es un proyecto?
La definicin de un proyecto tiene tres partes. Un proyecto es
temporal, nico y progresivo.

Temporal

El proyecto siempre tiene un comienzo y un final. Es un emprendimiento

temporal que se realiza para llevar a cabo un conjunto especfico de
objetivos. El proyecto, por lo general, se realiza para crear algo.

Un proyecto no es una operacin en curso. Si bien el proyecto

puede cumplir el plan estratgico de la organizacin y, mediante
el emprendimiento temporal, sostener la entidad organizativa,
un proyecto no es una operacin. Aunque los proyectos sean una
experiencia temporal, no existe un marco cronolgico especfico
asociado a los proyectos. Ya sea que el proyecto tenga una duracin
de dos das o de dos aos, si es un emprendimiento temporal y tiene
un alcance definido, entonces es un proyecto.

nico

El proyecto se realiza para llevar a cabo un conjunto especfico de

objetivos. El proyecto, por lo general, se realiza para crear algo, que
suele ser un producto o servicio nico especfico. A veces, el proyecto
es un emprendimiento temporal que se ejecuta con un propsito
especfico, como los proyectos de seguimiento de las empresas
que cotizan en bolsa de valores que muchas empresas realizaron
de manera reciente. Los proyectos se centran en la creacin de
resultados.

Progresivo

Los proyectos son progresivos (o, para ser ms precisos, se elaboran

de manera progresiva). A qu nos referimos con que se elaboran
de manera progresiva? La definicin o alcance del proyecto es
progresiva. Al comienzo del proyecto, el gerente del proyecto y los

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Proyectos?

interesados tendrn una idea general del alcance del proyecto (el trabajo que hay que realizar) y del alcance
del producto (la definicin de la configuracin o de los requisitos). A medida que el proyecto avanza, la
definicin se detalla de manera progresiva. En la etapa de planificacin del proyecto, el gerente del proyecto
y los interesados adquieren mayor conocimiento sobre el proyecto y el producto, y registran los detalles
en un documento que especifica el alcance y los requisitos. En la ejecucin y durante el seguimiento y
control, los interesados adquieren mayor conocimiento y pueden modificar la descripcin del proyecto y del
producto para asegurarse de que el producto final satisfaga sus necesidades.

Definicin de la Gestin de Proyectos

En la Gua del PMBOK, se define a la Gestin de Proyectos como la aplicacin de conocimientos,

habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de proyectos con el fin de cumplir con los requisitos
del proyecto.

Pero hay otras definiciones de Gestin de Proyectos que tambin se pueden tener en cuenta. Una definicin
simple de Gestin de Proyectos es la gestin de las demandas opuestas del proyecto. Las demandas
opuestas se suelen definir como las restricciones del proyecto que componen la triple restriccin. Adems,
hay otros elementos de los proyectos que se encuentran en esta categora. La definicin ms frecuente de
la triple restriccin es la siguiente:

Alcance
Cronograma (tiempo)
Presupuesto (costo)

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1. Qu es un plan y qu es la Gestin de
Proyectos?

Imagnate que la triple restriccin es un globo que est inflado con unos tres cuartos de aire. Cada tercio
del globo representa uno de los elementos restrictivos. Si aprietas o restringes la parte del alcance del
globo, las otras partes del globo se expanden. Si aprietas o restringes la parte del cronograma del globo,
las otras partes se expanden de manera similar. Todos los elementos restrictivos estn relacionados entre
s. Lo que le hagas a uno afecta a los otros.

Adems del concepto de gestionar restricciones, est emergiendo una nueva perspectiva sobre el xito de
los proyectos. Las versiones ms recientes de las restricciones de los proyectos agregan varios elementos
nuevos, tales como el riesgo, la calidad y la satisfaccin de los interesados (el cliente, el usuario final,
el patrocinador). Adems, si vemos las restricciones de la Gestin de Proyectos de manera holstica,
este concepto del xito incluye todos los factores restrictivos antes mencionados y agrega algunas
consideraciones adicionales: la satisfaccin del equipo y el valor.

Uno de los factores ms importantes en la Gestin de Proyectos es asegurarse de que el resultado del
proyecto le brinde valor a la entidad que autoriz el proyecto. Este concepto es simple pero se lo suele
pasar por alto o incumplir de algn modo. Muchas veces, el proyecto comienza con la idea de producir valor
pero puede haber cambios o agregados durante su ejecucin que hagan que el resultado pierda el valor
deseado que se pretenda crear con el proyecto.

Piensa en algo que pueda ser un proyecto personal: agregar un nuevo macizo de flores, una fuente para los
pjaros y un banco en el patio. El objetivo de este proyecto puede ser el de embellecer tu paisaje, darles un
lugar a los pjaros para que disfruten y un lugar para que t, como dueo del hogar, veas los pjaros. Pero
durante la ejecucin, realizas algunas modificaciones a tu proyecto. El proyecto de $400 (que producira un
disfrute inmediato y valor a largo plazo en cuanto al valor del hogar) se convierte en un proyecto de $4000
cuando decides agregar un pequeo estanque, una cascada, un camino de piedras y algunos peces koi
en el estanque, todo porque, un sbado por la maana, viste el estanque en liquidacin en una tienda de
materiales de construccin.

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1. Qu es un plan y qu es la Gestin de
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Si bien el nuevo proyecto mejorado del jardn puede brindar algn disfrute inmediato, luego tienes que
considerar si el valor real del alcance incrementado del proyecto y su resultado compensan o no el mayor
costo y valor a largo plazo. En este valor, tambin se debera considerar la inversin y los costos de
mantenimiento a largo plazo asociados con el mayor alcance y definicin del proyecto.

Uno de los mayores desafos en la Gestin de Proyectos es mantenerse dentro de los lmites; es decir,
mantenerse dentro de los requisitos y la definicin del trabajo del proyecto para brindar el resultado y el
valor deseados.

Por qu realizar Gestin de Proyectos?

La Gestin de Proyectos se realiza para salvaguardar los recursos de

la organizacin. Muchos proyectos tienen efectos de gran alcance en
la organizacin que los realiza debido a su dimensin y complejidad.
Un proyecto que se gestiona de manera eficiente y efectiva produce
los resultados deseados dentro de los parmetros de cronograma
y presupuesto que se previeron inicialmente. Un proyecto que no
se gestiona de manera eficiente puede tener un impacto negativo
importante sobre la organizacin. Varios estudios han calculado el
impacto asociado con las malas prcticas de Gestin de Proyectos.

Como regla general, la regla de 1-10-100 sugiere lo siguiente:

Supongamos que cuesta $1 planificar y ejecutar un elemento del

proyecto de manera adecuada.
Entonces, costar $10 si tienes que replanificar o reparar ese elemento
durante las fases de desarrollo y prueba del proyecto.
Y puede costar hasta $100 reparar el mismo elemento una vez que el
proyecto haya terminado y el producto se encuentre en produccin.

Habilidades necesarias para ser un gerente de proyecto exitoso

La funcin principal del gerente de proyectos es integrar todas las piezas,

las partes y los elementos asociados con el proyecto para alcanzar con
xito el resultado deseado. Como integrador del proyecto, el gerente de
proyectos debe tener una amplia base de conocimiento para ser efectivo.

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1. Qu es un plan y qu es la Gestin de
Proyectos?

El gerente de proyectos debe tener algunas reas especficas de conocimiento y capacidades:

Conocimiento de Gestin de Proyectos.

Conocimiento de gestin en general.

Conocimiento especial del rea de aplicacin.

Habilidades interpersonales para poder comunicarse e interactuar con los interesados.

Factores de xito en la Gestin de Proyectos

Hay muchos factores que pueden contribuir al xito de la Gestin de Proyectos. En trminos generales,
cuando el proyecto se planifica de manera adecuada, cuando el proyecto cuenta con el respaldo de la
organizacin, de la gerencia y de los interesados, y cuando el equipo del proyecto se puede comunicar de
manera efectiva, entonces tienes las bases del xito.

Otros factores, tales como los estilos y las habilidades de liderazgo, la cultura de la organizacin, los
factores ambientales externos y la continuidad de los procesos de Gestin de Proyectos tambin pueden
afectar el proyecto de manera significativa.

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