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Universidad Nacional Experimental de Guayana

Vicerrectorado Acadmico
Coordinacin General de Pregrado
Proyecto de Carrera: Contadura Pblica
Ncleo: Puerto Ordaz

EVALUACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE LAS MARCAS


LG Y PHILIPS ENLA EMPRESA ELECTRNICA Y COMPUTACIN
INTRAHER, C.A.

T.S.U. en Administracin y Contadura:


Lpez G, Luis J.

Ciudad Guayana, Julio de 2011


Universidad Nacional Experimental de Guayana
Vicerrectorado Acadmico
Coordinacin General de Pregrado
Proyecto de Carrera: Contadura Pblica
Ncleo: Puerto Ordaz

EVALUACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE LAS MARCAS


LG Y PHILIPS ENLA EMPRESA ELECTRNICA Y COMPUTACIN
INTRAHER, C.A.
Informe de Pasanta presentado como requisito para Optar al Ttulo de Licenciado
en Contadura

TUTOR INDUSTRIAL TUTOR ACADMICO

Lic. Yorman Hernndez Lic. Mara Cequea

Ciudad Guayana, Julio de 2011


APROBACIN DE TUTORES

Quienes suscriben, Tutores Industrial y Acadmico respectivamente, escogidos para


examinar el trabajo de pasanta presentado por el Tecnlogo Universitario, Luis Lpez,
C.I. V- 17.339.998 para optar al ttulo de Licenciado en Contadura Pblica, consideramos
que el mismo cumple con los requisitos y meritos exigidos por el Reglamento de la
Universidad Experimental de Guayana (UNEG), para ser sometido a la presentacin
pblica y evaluacin por parte del jurado examinador que se designe y lo declaramos
aprobado.

TUTOR INDUSTRIAL TUTOR ACADMICO

Lic. Yorman Hernndez Lic. Mara Cequea

JURADO
DEDICATORIA

Este trabajo de investigacin va dedicado en primer lugar a Dios (Padre, Hijo y Espritu
Santo), por darme la vida, todo lo que tengo y lo que necesito.

A mi madre del cielo la Virgen Mara porque siempre ha estado conmigo.

A mi hija Guadalupe Del Valle quien sin saberlo y sin decirme nada ha sido la persona
que ms me ha dado fuerzas para continuar.

A mi madre Regina, mi hermana Liz, mi abuela Mara, mi to Eugenio y a mi esposa


Virginia que me ayudaron durante toda la carrera.

A los profesores, a la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG) y a todos


los compaeros y personas que estuvieron conmigo en todo momento durante la carrera
y me dieron su aporte para lograr este objetivo.

A todos ellos les dedico este trabajo.

Luis J. Lpez G.
AGRADECIMIENTOS

A Dios (Padre, Hijo y Espritu Santo), porque sin l no puedo nada.

A mi madre del cielo la Virgen Mara que se encarg de mantenerme siempre cerca de
Dios.

A mi familia porque cada uno a su manera me prest su apoyo, mi madre Regina, mi


hermana Liz, mi esposa Virginia, mi abuela Mara, mi to Eugenio y en especial mi hija
Guadalupe Del Valle que me dio y me da fuerzas para seguir adelante.

A la empresa INTRAHER, C.A. y a todos los compaeros de trabajo que me ayudaron y


me trataron muy bien.

Y por ltimo y no menos importante, a todos mis amigos de la universidad y de otras


partes, porque estuvieron conmigo en diferentes momentos, pero siempre fue con la
misma intencin de ayudarnos mutuamente, a todos mis ms sinceros agradecimientos.

A todos ellos muchas gracias.

Luis J. Lpez G.
Universidad Nacional Experimental de Guayana
Vicerrectorado Acadmico
Coordinacin General de Pregrado
Proyecto de Carrera: Contadura Pblica
Ncleo: Puerto Ordaz

EVALUACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE LAS MARCAS


LG Y PHILIPS ENLA EMPRESA ELECTRNICA Y COMPUTACIN
INTRAHER, C.A.

T.S.U. Lpez Guzmn Luis Jess


Tutor:Mara Cequea
Ao: Julio de 2011

RESUMEN

La realizacin de este trabajo tiene como finalidad crear medidas de control interno para
un correcto manejo de las cuentas por cobrar de la empresa Electrnica y computacin
INTRAHER, C.A. ubicada en el Centro Comercial Villa Alianza. En el periodo de pasanta
se realizaron varias actividades de las cuales se puede mencionar, investigacin y
seguimiento de todos los procedimientos llevados a cabo en el departamento, se pudo
notar la falta de medidas de control en algunas actividades desarrolladas en la empresa
ypor esta razn se hace necesaria la creacin de medidas de control interno en las
mismas. Dicho esto, es evidente el gran significado que tiene para la organizacin contar
con un sistema de control interno adecuado y flexible, que se adapte a las exigencias
requeridas por el mercado empresarial y a su vez permita el cumplimiento de las polticas
y normas econmicas de la entidad. En este trabajo la investigacin aplicada, para el
desarrollo de este estudio es descriptiva, documental y se apoya en una investigacin de
campo, conformado por una poblacin y muestra. A travs del anlisis realizado se
generaron conclusiones y recomendaciones para el mejoramiento del control interno
dentro de la empresa.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERECTORADO ACADMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIN DE PASANTAS

10 01 2011
Fecha de inicio:
02 05 2011
Fecha de culminacin:

PLAN DE TRABAJO
SEMANAS
ACTIVIDADES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Organizar y archivar facturacin aos anteriores x x x
Elaborar formatos para control interno x x x x x x
Hacer una planificacin de gastos x
Hacer libro de compra y venta x x
Colaborar con la recepcin de equipos x x x x x x x x x x x x x
Hacer solicitud de repuestos x x x
Archivar documentos x x x x x x x x x x x x x
Revisar situacin tributaria de la empresa x
Otras actividades administrativas x x x x x x x x x x x x

Firma del tutor industrial Firma del tutor acadmico


INTRAHER, C.A

1
NDICE GENERAL

INDICE DE TABLAS.3

INTRODUCCIN......................................4

CAPTULO I. EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema..............................6

Delimitacin..................................7

Justificacin..8

Objetivos de la investigacin.8

Objetivo General..8

Objetivos Especficos..8

CAPTULO II. MARCO TERICO.

Aspectos generales de la empresa ELECTRNICA Y COMPUTACION


INTRAHER, C.A.10

Antecedentes de estudios realizados....14

Bases tericas.15

CAPTULO III. MARCO METODOLGICO.

Tipo de investigacin.34
2

INTRAHER, C.A

2
Poblacin.38

Muestra..................38

Tcnica e instrumento de recoleccin de datos...39

CAPITULO IV. RESULTADOS.

Desarrollo de las actividades en la empresa de Electrnica y Computacin INTRAHER,


C.A...43

CONCLUSIN....47

RECOMENDACIONES..48

REFERENCIAS BIBLIGRAFICAS...............................49

ANEXOS.51

2
3

INTRAHER, C.A

3
NDICE DE TABLAS

Tabla NO 1: Repuestos suministrados al taller.54

Tabla NO 2: Formatos para tcnicos..55

Tabla NO 3: Relacin de pagos y gastos de refrigeracin.56

Tabla NO 4: Correlativo de n de orden de servicio con factura57

Tabla NO 5: Formato de solicitud de repuestos58

Tabla NO 6: Status (cambio, cambio aprobado, espera de repuesto)..59

3
4

INTRAHER, C.A

4
INTRODUCCIN

Actualmente los profesionales en el rea de Contabilidad deben adquirir una serie


de herramientas y conocimientos que da a da se deben utilizar en cada una de las
empresas de acuerdo a la actividad econmica que desempee. El desarrollo econmico
ha permitido el establecimiento de grandes negocios y el resultado a sido una
complejidad tanto en la administracin como en la organizacin de las empresas.

Evaluar el buen desarrollo de las actividades dentro de una organizacin,


representa un aspecto primordial para garantizar que la misma pueda alcanzar sus
objetivos y metas. Por ello, es de vital importancia que la empresa aplique un control
interno eficiente y seguro que le permitan proteger sus recursos y a la vez determina una
adecuada presentacin en los estados financieros.

El objetivo principal de este informe es evaluar el control interno de las cuentas


por cobrar de las marcas LG y PHILIPS de la empresa Electrnica y computacin
INTRAHER, C.A. ubicada en el Centro Comercial Villa Alianza.

En el periodo de pasanta se realizaron varias actividades, contribuyendo al logro


del objetivo general planteado, entre las mismas se puede mencionar: investigacin y
seguimiento de todos los procedimientos llevados a cabo en el departamento. La
descripcin del proceso, servir de gua para futuros pasantes.

A falta de medidas de control en algunas actividades desarrolladas en la empresa,


se hizo necesaria la creacin de medidas de control interno en las mismas, elaborndose
varios formatos de control interno.

La investigacin aplicada, para el desarrollo de este estudio es descriptiva,


documental y se apoya en una investigacin de campo. Este informe est estructurado de
la siguiente manera:

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INTRAHER, C.A

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CAPTULO I: El problema, planteamiento del problema, delimitacin, justificacin
de la investigacin, objetivos: general y especficos.

CAPTULO II: Marco terico, aspectos generales de la empresa, bases tericas.

CAPTULO III: Marco metodolgico, tipo de investigacin, poblacin y muestra,


tcnicas e instrumento de recoleccin de datos.

CAPTULO IV: Resultado, desarrollo de las actividades en la oficina administrativa


de Electrnica y Computacin INTRAHER, C.A.

Seguidamente se presentan las conclusiones y recomendaciones alcanzadas en


el estudio, as como tambin, las referencias bibliogrficas consultadas y por ltimo los
anexos referentes al estudio.

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INTRAHER, C.A

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CAPTULO I
EL PROBLEMA

Planteamiento del problema

Las Cuentas son subdivisiones de Activo, Pasivo y Capital, que clasifican de


manera ordenada todas las entradas y salidas correspondientes a una misma entidad. Al
ordenar las diferentes transacciones de una organizacin, se agrupan aquellas de
caractersticas similares; viniendo a constituir las cuentas. De esa manera se abre una
cuenta para cada tipo de operacin que se desea controlar por separado.

Las cuentas por cobrar conforman una parte del rubro de los activos, son un
rubro importante para cualquier empresa, debido a que en toda organizacin es saludable
otorgar crditos para mantener y atraer clientes, es por ello que las empresas dedican
una cantidad considerable del tiempo en buscar la forma de llevar un control eficaz sobre
las mismas.

La falta de controles ocasiona que los procesos contables y administrativos


se lleven de manera errnea, lo que puede afectar los resultados contables de un
perodo determinado, adems influye en una inadecuada toma de decisiones. Es
por esto que las empresas requieren de procedimientos que tengan por objeto
controlar y comprobar sus cuentas por cobrar.

El Sistema de Control Interno se aplica a la partida cuentas por cobrar, con la


finalidad de comprobar su validez y adecuada presentacin en los estados
financieros. De manera que, la ausencia de ste repercute, negativamente, en el
logro de los objetivos de la empresa.

Entre las diversas cuentas que maneja y analiza el Departamento


administrativo se encuentran las cuentas por cobrar de las marcas LG y PHILIPS.

6
7

INTRAHER, C.A

7
Al momento que un equipo ingresado por garanta es reparado y entregado
al cliente se origina una cuenta por cobrar, ya sea, a la marca LG o PHILIPS, la
cual ser cerrada al realizarse su cobro.

Una de las normas que establecen las marcas antes mencionadas, es que todos
los equipos que han sido reparados y entregados, deben ser notificados va correo
electrnico los primeros quince (15) das de cada mes, en el caso de la marca LG, y los
primeros once (11) das en el caso dela marca PHILIPS, para proceder con el pago. Esta
notificacin debe ser emitida dentro de un plazo de tres (3) meses de haber sido
entregado el equipo. Durante el perodo de pasanta se observ que se lleg a
sobrepasar este lapso de tiempo, por lo que no se pudo realizar la cobranza
correspondiente a ese perodo.

Debido a las situaciones planteadas surge la necesidad de estudiar el problema


para poder dar solucin al mismo y ayudar a mostrar los saldos correctos logrando que se
hagan los cobros pertinentes, para as evitar que se dejen de percibir ingresos buscando
alternativas sencillas que a futuro servirn para realizar nuevas formas de controlar esta
cuenta, permitiendo mejorar los sistemas contables y administrativos hacindolos ms
slidos.

Delimitacin

Esta pasanta se realiz entre los meses de enero hasta mayo de 2011 en la
empresa Electrnica y Computacin INTRAHER, C.A, ubicada en, Urbanizacin Villa
Alianza, Centro Comercial Villa Alianza, Ciudad Guayana.

Las actividades realizadas durante este periodo se circunscribieron a la,


participacin en los procesos administrativos y contables de la organizacin permitiendo
observar las debilidades en el rea de las cuentas por cobrar a las marcas LG y PHILIPS,
que es el tema del presente informe.

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INTRAHER, C.A

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En la investigacin se buscar evaluar todos los procedimientos esenciales al
registro y solicitud de cobranza en las cuentas por cobrar de las marcas LG y PHILIPS, en
funcin de ello se sugieren recomendaciones que ayuden a mejorar los procesos de
cobranza actuales.

Justificacin

El propsito de este informe est basado en la descripcin de las actividades


realizadas en la empresa INTRAHER, C.A, el cual permite que como pasante sea posible
aplicar los conocimientos tericos y herramientas adquiridas durante los semestres ya
cursados en la carrera de Contadura en la Universidad Nacional Experimental de
Guayana (UNEG). stos fueron indispensables y de gran ayuda para el cumpliendo de la
pasanta, haciendo posible optar por el ttulo de Licenciado en Contadura Pblica.

Con el fin de detectar posibles debilidades y de esta manera corregir y controlar


los movimientos de los saldos que emite dicho departamento y con la puesta en prctica
de las sugerencias se podr evitar prdidas innecesarias.

Objetivos de la investigacin

Objetivo general

Evaluar las cuentas por cobrar de las marcas LG y PHILIPS en la Electrnica


y Computacin INTRAHER, C.A.

Objetivos especficos

Examinar los lmites de tiempo correspondientes de cada cuenta por cobrar.

Definir que cuentas por cobrar han sido canceladas y cuales no.

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INTRAHER, C.A

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Evaluar las cuentas por cobrar segn su prioridad con respecto a su fecha
de vencimiento.

Analizar los procedimientos administrativos y contables de las cuentas por


cobrar.

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INTRAHER, C.A

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CAPTULO II
MARCO TERICO

Aspectos generales de la empresa ELECTRNICA Y COMPUTACIN INTRAHER,


C.A.

Nombre o razn social

La Sociedad Mercantil se denomina ELECTRNICA Y COMPUTACIN INTRAHER C.A.

Ubicacin Geogrfica

ELECTRNICA Y COMPUTACIN INTRAHER C.A., est ubicada en la Avenida Estados


Unidos, Urbanizacin Villa Alianza, Centro Comercial Villa Alianza, 1er piso, local 67.

Resea histrica

Nace en el ao 1.990, fundada por el Sr. Rafael Hernndez, quien observ la


necesidad de la existencia de un buen servicio de transporte en la parte de servicios a los
pilotos de buques y helicpteros que frecuentan la ciudad en la realizacin de sus
labores, esto debido a la gran actividad portuaria, comercial e industrial de nuestra
ciudad.

Quien con esfuerzo y dedicacin consolido lo que hoy da es Inversiones y


Transporte Rafa Hernndez. Aos ms tarde vino a presidir el dominio de la Corporacin
el Lic. Yorman Hernndez a raz de la desaparicin fsica de su padre, ste ltimo hizo del
negocio algo ms novedoso creando el Grupo INTRAHER, conformado por Consultores y
Asesores y Electrnica y Computacin INTRAHER C.A. adems de la ya mencionada
Inversiones y Transporte Rafa Hernndez, contando con una arraigada conviccin
corporativa que hacen de nuestra gestin cotidiana la mejor.

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INTRAHER, C.A

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Ya bajo la direccin del Lic. Yorman Hernndez se obtuvo los servicios
autorizados de las marcas LG y PHILLIPS. De esta manera Electrnica y Computacin
INTRAHER C.A. brinda el mejor servicio tcnico especializado a todos sus clientes,
ofreciendo Soluciones Tecnolgicas a nivel Empresariales y Humano, proporcionando
confiabilidad, seguridad, y facilidad.

Hoy da, Electrnica y Computacin INTRAHER C.A. Cuenta con un personal


capacitado para seguir ofreciendo un servicio especializado y eficiente.

Naturaleza y Alcance

El Departamento de Administracin, es una unidad funcional, adscrita a la Presidencia.

VISIN, MISIN Y VALORES

Visin

Ser la empresa lder en servicios en Ciudad Guayana, con miras a instalar sucursales en
otros mercados nacionales, promoviendo el desarrollo educativo, cientfico y tecnolgico
de la regin capacitando al recurso humano que integran a nuestro equipo, con formacin
de responsabilidad para solucionar problemas especficos que involucren a nuestros
clientes.

Misin

Apoyar a nuestros clientes, con el mejor servicio a nivel gerencial, mediante planificacin
conjunta y coordinacin de acciones con instituciones y dems entes del sector
empresarial, basndonos en la calidad de servicios, tecnolgicos, tica de trabajo y
honestidad; garantizando dar respuestas oportunas a sus necesidades con soluciones
adaptadas a la misma.

Valores

Honestidad

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INTRAHER, C.A

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Responsabilidad

Calidad de servicio

Atencin al cliente

Trabajo en equipo

Respeto

Creatividad

Innovacin

Excelencia

Colaboracin

Compromiso

FUNCIONES

Electrnica y Computacin INTRAHER C.A, tiene con principal funcin brindar el


mejor servicio tcnico especializado a todos sus clientes, ofreciendo soluciones
tecnolgicas a nivel empresarial y humano, proporcionando confiabilidad, seguridad, y
facilidad a su distinguida clientela.

Para cumplir con este propsito Electrnica y Computacin INTRAHER C.A, se


orienta hacia aquellos mercados que resulten estratgicamente atractivos. Es una
empresa dedicada a la excelencia, a los costos ms bajos posibles del mercado y
participar en aquellos negocios que ofrezcan las mayores posibilidades de crecimientos y
utilidad. Entre las funciones que conforman el mercado de Servicio y las Soluciones
Tecnolgicas se pueden mencionar:

Comercializacin: optimizar la gestin de comercializacin, para elevar el


nmero de Servicio y las soluciones tecnolgicas de la empresa,
cumpliendo oportunamente con los requerimientos y necesidades del
mercado.

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Tecnologa: establecer y desarrollar la tecnologa adecuada para poder


ofrecer un servicio eficiente, que aumente la competitividad de la empresa en
el mercado.

Finanzas: mantener una adecuada estructura financiera que contribuya a


mejorar la competitividad y el valor de la empresa.

Organizacin: disponer de una ptima estructura organizativa de los


sistemas de soportes que faciliten el cabal cumplimiento de los objetivos de
la empresa.

Recursos Humanos: disponer de un recurso humano competente,


identificado con la organizacin de la empresa y asegurar que sea el ms
efectivo y especializado.

Imagen: proyectar a Electrnica y Computacin INTRAHER C.A, como una


empresa rentable competitiva vinculada con el desarrollo regional y nacional.

Servicios que presta la empresa

La empresa Electrnica y Computacin INTRAHER, C.A. como su nombre lo


indica, se dedica a prestar servicios en el rea de la electrnica, computacin y
refrigeracin. Adems ofrece la cobertura de las garantas de las marcas LG y PHILIPS
para todo lo que es lnea marrn (TELEVISORES, EQUIPOS DE SONIDO, DVD) entre
otros.

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INTRAHER, C.A

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Estructura organizativa de ELECTRNICA Y COMPUTACIN INTRAHER C.A.

Presidente

Administracin Gerencia de servicios

Departamento de Departamento de
Electrnica computacin

Antecedentes de estudios realizados

Para llevar a cabo la siguiente investigacin se consult algunos trabajos de


grado pertenecientes a la Universidad Nacional Experimental de Guayana, (UNEG),
ubicada en el Estado Bolvar en los cuales sus autores llegaron a conclusiones que
tienen estrecha relacin con el presente trabajo de grado, entre ellos:

Bacadare B, Yoslyn (1993) Llevar a cabo el proceso de facturacin y garantizar el


registro oportuno y confiable de los derechos a terceros con el fin de realizar una
cobranza efectiva. Tiene como funcin efectuar la facturacin corporativa por concepto de
las operaciones y servicios prestados por la empresa, mantener actualizados los registros
de las cuentas por cobrar y efectuar los trmites correspondientes para asegurar una
cobranza efectiva.

Rodriguez, Yenitza (2000) Desarrollar las actividades de registro, coordinacin y control


de las cuentas por pagar y cobrar de la empresa OLEODINMICA, C. A. y declaraciones
de los impuestos correspondientes. Expresa que la importancia de la contabilidad radica
en la necesidad de la actividad mercantil consuetudinaria, la cual requiere de su registro
respectivo en trminos monetarios.

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Guevara, Udarqui (2008) Descripcin y anlisis del proceso que se lleva en el
departamento de contabilidad sobre las cuentas por pagar y cobrar de la empresa AP
asociados. Propone a la gerencia que una vez recibidos los pagos por va electrnica sta
sea reenviada inmediatamente al departamento de contabilidad, de esta forma se podra
mantener actualizados los estados de cuenta del cliente, obtenindose datos reales a la
hora de emitir informes de vencimiento a la gerencia general.

Bases Tericas

Contabilidad

Romero, A. (2004) defini la Contabilidad como:

Una tcnica mediante el cual se registran, clasifican y resumen las


operaciones realizadas y los eventos econmicos, naturales y de otro
tipo, identificables y cuantificables que afectan a la entidad,
estableciendo los medios de control que permitan comunicar
informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias, analizada e
interpretada, para que los diversos interesados puedan tomar
decisiones en relacin con dicha entidad econmica. (p. 49).

De acuerdo a lo expresado; la contabilidad es el medio a travs del cual se


mantiene el control de las operaciones matemticas de un establecimiento o entidad, para
de esta manera; llevar el control de la unidad monetaria.

Meigs R., Williams J., Haka S., Bettner M. (2000) definieron la Contabilidad como:

La base para las decisiones gerenciales, su objetivo principal es


proporcionar informacin til en la toma de decisiones, ya que la
contabilidad no es un fin, sino ms bien un medio para lograr un fin.
Debido a que la contabilidad es ampliamente utilizada para describir
todo tipo de actividad de negocios, algunas veces se hace referencia a

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ella como el lenguaje del negocio, los costos, precios, volumen de
ventas, utilidades y retorno sobre la inversin son medidas de
contabilidad.(p. 3)

sta a su vez est definida como un medio por el cual los entes empresariales
rigen sus actividades al momento de realizar una operacin o tomar una decisin, segn
los mismos autores. La contabilidad es una actividad que tiene por objeto registrar toda la
informacin que transforme o modifique el patrimonio de una entidad.

La vida de una empresa se divide en periodos que comienzan con el registro de


documentos y termina con la elaboracin presentacin de los estados financieros.

La cuenta

Catacora, Fernando (1998) dice:

La principal herramienta de la cual dispone la contabilidad para el registro


de las operaciones que afectan a una entidad es la cuenta.

Tambin:

Podemos definir la cuenta como la mnima unidad de registro de la cual


dispone una entidad para reflejar los cambios en su situacin financiera o
de resultados.

Cuentas por cobrar:

Las cuentas por cobrar, son todos aquellos derechos que la empresa
adquiere con terceros, por la venta a crdito de bienes o servicios.

Segn Brito (1999) seala que:

Las Cuentas por cobrar son derechos legtimamente


adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o

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INTRAHER, C.A

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ejercer ese derecho, recibir a cambio efectivo o cualquier otra clase
de servicios. (p. 337).

En definitiva, las cuentas por cobrar representan un derecho que posee la


empresa que se origina mediante la venta a crdito de un bien o la prestacin de
servicio a crdito, mediante la emisin de facturas y otras actividades que realiza la
empresa.

Se constituyen por todas las acreencias a favor de la empresa, liquidables


dentro del ejercicio normal de la misma y proveniente de las actividades especficas
en las que comercia, stas deben estar respaldadas por facturas, recibos y
documentos similares, e incluye no solamente las deudas que la clientela tiene
contrada con la empresa por concepto de ventas y/o prestacin de servicios, sino
tambin una variedad de reclamaciones, tales como prstamos a empleados,
prstamos a las subsidiarias, suscripciones de acciones no cobradas y otros.

La importancia de estas cuentas radica en que las cuentas por cobrar son
acreencias de la empresa, que por su pronto cobro del efectivo, aumentan el activo
circulante de la empresa. Si no se cobran las cuentas pendientes que tienen los clientes,
automticamente el activo circulante disminuye ocasionando prdidas para la empresa.

Origen de las cuentas por cobrar

Estas cuentas se originan por transacciones distintas a aquellas para las cuales
fue constituida la entidad tales como prstamos a accionistas y a funcionarios y
empleados, reclamaciones, ventas de activo fijo, impuestos pagados en exceso, entre
otros. Si los montos involucrados no son de importancia pueden mostrarse como otras
Cuentas por Cobrar.

Las cuentas a cargo de compaas tenedoras, subsidiarias, afiliadas y asociadas


deben presentarse en rengln por separado dentro del grupo cuentas por cobrar, debido
a que frecuentemente tienen caractersticas especiales en cuanto a su exigibilidad. Si se

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considera que estas cuentas no son exigibles de inmediato y que sus saldos ms bien
tienen el carcter de inversiones por parte de la entidad, debern clasificarse en captulo
especial del activo no circulante.

Caractersticas y ventajas

Permite investigar antes de otorgar crdito a un cliente, la capacidad de pago


y la historia de su rcord crediticio con otras entidades, para determinar con
ello el lmite de crdito que puede otorgrsele o denegrsele.

Se puede solicitar y analizar los estados financieros del futuro cliente para
determinar su posicin financiera y la tendencia de los resultados
operacionales.

Permite llevar un control a travs de una cuenta corriente de los dbitos y


crditos que realicen los clientes y de su saldo actual.

Clasificacin de las cuentas por cobrar:

Segn Brito (1999), las cuentas por cobrar de acuerdo a su origen se clasifican en:

Provenientes de venta de bienes o servicios


No provenientes de venta de bienes o servicios

Cuentas por cobrar provenientes de venta de bienes o servicios a crdito.

Este grupo de cuentas por cobrar est formado por aquellas cuyo origen es la
venta a crdito de bienes o servicios y que, generalmente, estn respaldadas por la
aceptacin de un documento denominado Factura por parte del cliente.

Cuentas por cobrar no provenientes de venta de bienes o servicios a crdito.

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Son los derechos por cobrar que la empresa posee, originados por transacciones
diferentes a venta de bienes y servicios a crdito. De acuerdo con la naturaleza de la
transaccin que las origina, las cuentas por cobrar no provenientes de ventas de bienes o
servicios, pueden ser clasificadas a su vez en dos grupos:

Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en efectivo, son
aquellas que se refieren a derechos que sern cobrados en efectivo, entre
stos se puede mencionar:

* Cuentas por cobrar a trabajadores. El origen de estas cuentas por cobrar podra ser el
de prstamos otorgados por la empresa o por ventas hechas a los trabajadores para su
propio consumo.

* Intereses por cobrar. Son los derechos por cobrar surgidos como consecuencia de
haber prestado dinero a terceros.

* Alquileres por cobrar. Estas cuentas por cobrar se originan cuando la empresa arrienda
un inmueble o parte de l y el canon de arrendamiento se recibe por lapsos vencidos.
Cuando va a ser elaborado un balance general y se observa que, para esa fecha, la
empresa tiene ya devengando algn monto por ese concepto deber ser registrado como
alquileres por cobrar y representada la cuenta en el balance dentro del activo circulante.

* Reclamaciones por cobrar a empresas de seguros. Sern registrados en esta cuenta


aquellos derechos por cobrar provenientes de reclamos de cualquier tipo que se realicen
a las compaas de seguro.

* Reclamaciones por cobrar a proveedores. Frecuentemente se presentan casos en que


una empresa adquiere una mercanca de contado y, posteriormente, tal mercanca es
devuelta al proveedor por cualquier motivo. Si se ha convenido en que el proveedor
devolver el valor correspondiente en efectivo y no mediante una nueva mercanca en
forma inmediata, el derecho a cobrar debe ser registrado en la cuenta reclamaciones por
cobrar a proveedores.

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INTRAHER, C.A

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* Reclamaciones judiciales por cobrar. Es cualquier reclamacin que se est litigando y
que se tenga un alto grado de seguridad de que la sentencia ser favorable debe ser
registrada en esta cuenta y representada como activo circulante si se espera que se
cobrara en un lapso de doce meses.

* Depsitos en garanta de cumplimiento de contrato. Cuando la empresa es contratada


para realizar cualquier obra o prestar cualquier servicio, y el contratante exige que se
haga un depsito garantizando que el objetivo de tal contrato ser cumplido, el monto
depositado ser registrado en la cuenta mencionada y presentada dentro del activo
circulante, siempre que est contemplado que la obra ser terminada o que el servicio
ser prestado dentro de los prximos doce meses.

* Regalas por cobrar. Representan cualquier regala que la empresa haya devengado,
pero que an no ha cobrado deber ser registrada en esta cuenta.

* Cuentas por cobrar a los accionistas. Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los
accionistas hayan contrado con la empresa por conceptos diferentes a lo que todava
deben del capital suscrito.

* Dividendos pasivos por cobrar. La parte del capital que los accionistas quedan debiendo
a la empresa deber ir siendo pagada a medida que ellos vayan decidindolo. Cuando los
accionistas deciden pagar a la empresa una parte adicional del capital que le deben, se
dice que la empresa ha decretado el cobro de dividendos pasivos y esta cuenta deber
ser clasificada dentro del activo circulante, si el plazo para cobrarlo no es superior a doce
meses. De lo contrario, deber ser presentada en los activos a largo plazo.

* Dividendos por cobrar sobre inversiones. Cuando la empresa tiene inversiones en otras
compaas, con frecuencia stas deciden distribuir parte de las utilidades obtenidas entre
sus accionistas. Cuando esto ha sucedido, a la empresa inversora le surge el derecho a
cobrar la parte de utilidades que le correspondan, lo cual deber ser registrada en la
cuenta Dividendos por cobrar sobre inversiones.

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Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en bienes
diferentes a efectivo, son aquellos derechos por cobrar que al ejecutar su
cobro, ste se producir por medio de cualquier bien o servicio diferente a
efectivo, entre stos se puede mencionar:

*Reclamaciones a proveedores. Son los casos en que despus de haber realizado una
compra de mercanca y haberla cancelado, tal mercanca result defectuosa o lleg con
algn faltante, y el proveedor atender el reclamo mediante la reposicin de la mercanca
que falt o que lleg con defectos.

*Anticipo a proveedores. En algunas oportunidades una empresa se ve en la necesidad


de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento de mercanca o de la
prestacin de servicio. A esta empresa le surge, por lo tanto, un derecho que ser
cobrado en el momento que sea recibida la mercanca o el servicio que ha comprado.

*Derechos a cobrar por envases. Existen empresas tales como las embotelladoras de
refrescos que, el producto que venden a sus clientes, es slo el contenido de las botellas.
Los envases, las botellas en este caso, se le facturan al cliente en forma separada y, el
valor de ellas, ser cobrado mediante su devolucin por parte del cliente.

*Anticipos a contratistas. Cuando una empresa, por ejemplo, requiere hacer una obra de
construccin generalmente se da un anticipo a cuenta. Este adelanto constituye un
derecho por cobrar, el cual ser cobrado en el momento en que la obra sea recibida o
terminada.

Registro de las cuentas por cobrar

Las cuentas por Cobrar estn controladas por una cuenta Mayor. De activo
corriente, que se carga del importe de las cuentas expedidas, se abona del valor de las
cuentas cobradas, y su saldo representa el monto de las cuentas pendientes de cobro.

Divulgaciones de las cuentas por cobrar

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INTRAHER, C.A

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Cuando el saldo en cuentas por cobrar de una entidad, incluya partidas
importantes a cargo de una sola persona individual o jurdica, su importe
deber mostrarse separadamente dentro del rubro cuentas por cobrar o en
su defecto, revelarse a travs de una nota a los estados financieros.

Las cuentas y documentos por cobrar a cargo de los funcionarios,


empleados o las compaas relacionadas debern mostrarse
separadamente.

Tratndose de cuentas por cobrar a largo plazo debern indicarse las fechas
de vencimiento, garantas y tasa de inters, en su caso.

Cuando una empresa atraviesa una situacin poco favorable se ve en la


necesidad de ceder sus cuentas por cobrar a las instituciones bancarias
deben figurar en el balance como cuentas a cobrar cedidas. Estas cuentas
cedidas sufrirn una prdida representada por el descuento que les hace el
banco al aceptarlas y adems garantiza a ste el pago completo en el caso
de que resulten incobrables.

Presentacin de las cuentas por cobrar en los estados financieros.

Segn Brito (1999), las cuentas por cobrar se presentan en los estados
financieros de la siguiente manera:

En el activo circulante y con la denominacin de cuentas por cobrar deben agruparse


nicamente los crditos comerciales a favor de las empresas originadas por la venta de
mercancas o servicios e incluyen los garantizados por facturas, notas de entregas,
documentos similares, etc. Los saldos de cuentas por cobrar sern presentados por su
valor neto de realizacin. A tal efecto, la cantidad estimada para cuentas incobrables se
indicar en cuenta distinta y mostrar su saldo como unas deducciones de las cuentas
por cobrar.

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INTRAHER, C.A

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Los crditos ocasionados por reclamos contra proveedores, transportistas,
seguros y los provenientes de prstamos o anticipos a socios, directores, empleados,
empresas filiales o afiliadas y otras cuentas de naturaleza semejante, se mostrarn en
forma separada y de acuerdo a su importancia.

Es decir, no se incluirn dentro de las cuentas por cobrar originadas por la venta
de mercancas o servicios. Si alguno de los crditos tiene un vencimiento que est
comprendido dentro de un plazo mayor al del prximo ejercicio o ciclo normal de
operaciones de la empresa, se clasificar como cuentas por cobrar a largo plazo.

Valuacin de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar deben contabilizarse al valor del derecho exigible
convenido originalmente. Dicho valor deber modificarse para reflejar lo que en forma
razonable se espera obtener; esto requiere que se reduzcan los descuentos,
devoluciones y bonificaciones aplicables, as como las estimaciones para cuentas
incobrables o de difcil cobro.

Los aumentos o deducciones a las estimaciones, debern cargarse o acreditarse


a los resultados del ejercicio en que se efecten.

Los intereses devengados, as como los costos y gastos incurridos


reembolsables, que se deriven de las operaciones que dieron origen a las cuentas por
cobrar, deben considerarse como parte de las mismas.

Las cuentas por cobrar en moneda extranjera debern valuarse al tipo de cambio
vigente a la fecha de los estados financieros.

Importancia de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar representan una de las partidas del activo ms
importantes en la empresa, por que representan en algunos casos entre el 30% y el 50%

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INTRAHER, C.A

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de los activos corrientes de una empresa. Para el auditor, es un reto constante, debido a
su importancia y liquidez.

Control:

Son todas aquellas medidas o dispositivos con que se regula la accin de un


mecanismo. Es decir es una evaluacin constante de un procedimiento, para corregir
desviaciones con respecto a los objetivos planteados.

Cuando se habla de control, Ramrez (2004) define este como:

Un proceso mediante el cual la administracin se asegura


de que los recursos sean obtenidos y usados efectiva y
eficientemente, en funcin de los objetivos de la organizacin (p.
280).

Bsicamente se aborda lo concerniente al control de las cuentas por cobrar, lo


cual constituye el objeto de estudio de la presente investigacin. Despus de la Segunda
Guerra Mundial, empieza el uso de la investigacin de operaciones y la aplicacin de las
tcnicas cientficas, volcndose la atencin de los cientficos hacia el control de la
produccin y de los inventarios.

Hubo dificultad en un principio para aplicar las tcnicas cientficas, pues se


necesitaba obtener la informacin bsica exacta y fcilmente disponible. Aun ms las
cantidades de clculos requeridos para aplicar tales tcnicas, as como la determinacin
estadstica de los pronsticos y de los puntos de orden, estaban ms all de las
capacidades de los sistemas manuales. A partir de la dcada de los 50, con el uso de las
computadoras en la industria, empieza a tener grandes xitos la aplicacin de estas
herramientas.

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INTRAHER, C.A

25
Control Interno:

El Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras (ILACIF, 1975) define el


control interno de la siguiente manera:

El control interno comprende el plan de organizacin y el conjunto de


mtodos y medidas adoptadas dentro de un negocio para salvaguardar
sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin
financiera y administrativa, promover la eficiencia de la poltica prescrita; y
lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

La mayora de autores y literaturas existentes coinciden en esta definicin; entre


estos Walter Meigs y Larsen, Boletn F-5 del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos.

Por otro lado, Segn Catacora (1996),

El control interno es la base sobre la cual descansa la


confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza del control
interno determinar si existe una seguridad razonable de que las
operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables o no.
(p.238).

De manera que, el control interno es un conjunto de medidas adoptadas por la


gerencia de la organizacin, con la finalidad de resguardar los activos y asegurar que las
operaciones se realicen de acuerdo con las polticas y procedimientos establecidos.

Caractersticas del control interno.

Segn Cepeda (1997), un Sistema de Control Interno se caracteriza por:

El Control Interno est conformado por los sistemas contables, financieros,


de planeacin, de verificacin, de informacin de la respectiva organizacin.

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INTRAHER, C.A

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Corresponde a la mxima autoridad de la organizacin la responsabilidad de
establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, que debe
adecuarse a la naturaleza, la estructura, las caractersticas y la misin de la
organizacin.

La auditora interna, o quien funcione como tal, es la encargada de evaluar


de forma independiente la eficacia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del
sistema de control interno de la organizacin y proponer a la mxima
autoridad de la respectiva organizacin las recomendaciones para mejorarla.

El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la


organizacin.

Debe disearse para prevenir errores y fraudes.

Debe considerar una adecuada segregacin de funciones, en la cual las


actividades de autorizacin, ejecucin, registro, custodia y realizacin de
condiciones estn debidamente separadas.

No mide las desviaciones; permite identificarlas.

Su ausencia es una de las causas de las desviaciones.

La auditoria interna es una medida y un elemento del control interno.

Tipos de Control Interno.

Segn Martnez (2001), el control interno de acuerdo con su naturaleza se clasifica en:

Control Interno Contable

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INTRAHER, C.A

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Son los controles y mtodos establecidos para garantizar la proteccin de los
activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables. Este control contable
no slo se refiere a normas con fundamento puro contable (como por ejemplo,
documentacin soporte de los registros, conciliaciones de cuentas, existencia de un plan
de cuentas, repaso de asientos, etc.) sino tambin a todos aquellos procedimientos que,
afectando a la situacin financiera o al proceso informativo, no son operaciones
estrictamente contables o de registro (es decir, autorizaciones de cobros y pagos,
conciliaciones bancarias, comprobacin de inventarios, etc ).

Control Interno Administrativo

Son los procedimientos existentes en la empresa para asegurar la eficiencia


operativa y el cumplimiento de las directrices definidas por la direccin. Los controles
administrativos u operativos se refieren a operaciones que no tienen una incidencia
concreta en los estados financieros por corresponder a otro marco de la actividad del
negocio.

Estos dos controles se entremezclan muchas veces debido a que ambos son
factores comunes en la gestin empresarial. En el sistema de control contable tiene una
gran importancia por su veracidad que da lugar a toda la organizacin contable, pero no
hay que olvidar que en la empresa tambin existe un sistema administrativo que no slo
se apoya en la contabilidad, sino que contempla un total de funciones que contribuyen a
la marcha de los distintos sistemas operativos de la misma.

Control Interno Operacional:

Los controles operacionales comprenden la estructura de la organizacin, la


eleccin de las medidas tecnolgicas, la seleccin de los empleados, la fijacin de metas
y polticas y adems todos los mtodos y medidas coordinados adoptados dentro de un
negocio para promover la eficiencia operacional y estimular el cumplimiento de las
polticas administrativas establecidas.

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INTRAHER, C.A

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Se han definido tambin como una combinacin de los objetivos, de los planes, las
polticas, los procedimientos, las tcnicas y las normas, en adicin a la medicin,
apreciacin o evaluacin de los resultados.

Principios del control interno.

Segn Holmes (1999), expresa que los procedimientos de control interno varan
en cada compaa. Sin embargo, los principios cardinales del control interno se pueden
exponer en la siguiente forma:

Debe fijarse la responsabilidad. Sino existe una delimitacin exacta de sta


el control ser ineficiente.

La contabilidad y las operaciones deben estar separadas. Un empleado no


debe ocupar un puesto en el que tenga control de la contabilidad y al mismo
tiempo, control de las operaciones que ocasionan asientos en la misma.

Deben utilizarse todas las pruebas disponibles para comprobar la exactitud


con objeto de tener la seguridad de que las operaciones y la contabilidad se
lleven en forma exacta.

Ninguna persona individualmente debe tener completamente a su cargo una


transaccin comercial. Cualquier persona deliberada o inadvertidamente,
cometer errores, pero es probable que un error se descubra si el manejo de
una transaccin est dividido entre dos o ms personas.

Las instrucciones de operacin para cada puesto debern estar siempre por
escrito. Los manuales de procedimientos fomentan la eficiencia y evitan
errores.

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INTRAHER, C.A

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Los empleados deben tener plizas de fianzas. La fianza protege a las
empresas y acta como disuasivo psicolgico en el caso de un empleado en
tentacin.

Objetivos del control interno

Segn Catacora (1996), los objetivos que tiene un sistema de control interno son los
siguientes:

Dentro de los objetivos generales que persigue el control interno se pueden encontrar:

Custodia de los activos

Captura y proceso de la informacin en forma completa y exacta

La correcta conduccin del negocio de acuerdo con las polticas de la


compaa.

Los dos primeros objetivos generales conducen a objetivos especficos, que son los
siguientes:

Integridad

Los objetivos de integridad permiten asegurar que se registren todas las transacciones en
el perodo al cual corresponden.

Existencia

Los objetivos de existencia permiten asegurar que slo se registren operaciones que
afecten la entidad. El objetivo de existencia de los controles internos minimiza el riesgo de

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INTRAHER, C.A

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que los registros contables contengan informacin que no corresponde a transacciones
reales de la entidad.

Exactitud

El objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al valor que
realmente se derivan de ellas.

Autorizacin

Desde el punto de vista de un sistema manual, un objetivo de autorizacin debe


establecer lmites al inicio, continuacin o finalizacin de una operacin contable con base
en polticas y procedimientos establecidos.

Las autorizaciones de un sistema contable deben establecerse como una necesidad para
sentar las bases de la confiabilidad del sistema como un todo.

Custodia

Los objetivos de custodia se establecen para tratar de controlar el uso o disposicin no


autorizada de los activos de la empresa. Este objetivo se cumple a travs de dos tipos de
controles:

Controles de Custodia Fsica

Los controles sobre la custodia fsica de los activos son diseados para prevenir o
detectar el uso no autorizado de los activos durante el periodo en el que se encuentra
bajo custodia de un individuo o departamento, especialmente interesa la custodia fsica
de los activos valiosos y mviles tales como el efectivo, inventario, cuentas por cobrar,
vehculos, etc.

Controles de Existencia Fsica

Los controles sobre la existencia fsica estn diseados para detectar si las
cantidades o valores mantenidos en custodia coinciden con los registros. Estos controles

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INTRAHER, C.A

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incluyen conteos peridicos de inventario u otros activos, arqueos de fondos fijos,
arqueos de facturas, etc.

El objetivo de la conduccin del negocio depende de la actitud de la gerencia y tiene


limitaciones para ser evaluado, especialmente porque se refiere a la administracin del
negocio.

Las cuentas por cobrar deben observar las siguientes normas de control:

Si los mayores auxiliares y las cuentas de control del mayor principal


coinciden.

Si los estados de cuentas se envan cada fin de mes.

Si los ajustes por rebajas y descuentos estn aprobados por personas


directamente responsables.

Si los reclamos de la clientela se hacen directamente a la auditora interna o


a un departamento de reclamos.

Si los empleados del departamento de clientes (Concesin de crditos) no


tienen acceso a los departamentos de caja, despacho, facturacin, y otros y
los de stos a su vez con el de clientes y contabilidad.

Control interno de las cuentas por cobrar

El total de las cuentas individuales debe ser conciliado peridicamente con la


cuenta control en el mayor general. La antigedad de los saldos debe ser revisada
peridicamente por un empleado.

Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad a todos los deudores.

Se debe contar con la aprobacin especfica del funcionario para:

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1. Otorgar descuentos especiales
2. Pagar saldos acreedores

Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:

1. Todas las funciones de efectivo.


2. Verificacin de facturas y Notas de crditos.
3. Pases a cuentas control.
4. Autorizacin de bajas de cuentas de cobros dudosos

Procedimientos de control interno de las cuentas por cobrar

Procedimientos Administrativos:

Santillana (2001) menciona entre los procedimientos administrativos de control interno


aplicados sobre las cuentas por cobrar, los siguientes:

Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la


documentacin de las cuentas por cobrar.

Las polticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y


tomar en consideracin el establecimiento de giles sistemas de cobranza.

Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya


canceladas.

Las notas de crdito siempre deben estar apoyadas por la documentacin


correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable.

Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de


slidas polticas escritas.

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INTRAHER, C.A

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Debe prepararse mensualmente un reporte de antigedad de saldos que
muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos.

Procedimientos Contables:

Con respecto a los procedimientos contables de control interno aplicados sobre las
cuentas por cobrar Santillana (2001) considera:

Cualquier gravamen o condicin que pese sobre las cuentas por cobrar debe
ser claramente explicado en los estados financieros.

Cualquier cancelacin de venta debe estar basada en la factura original


correspondiente y la documentacin soporte.

Las cuentas canceladas por incobrables deben ser autorizadas por la alta
administracin; adems, se debe tratar de que cubran los requisitos de de
deducibilidad fiscal.

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INTRAHER, C.A

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CAPTULO III
MARCO METODOLGICO

Un proceso de investigacin exitoso requiere de la aplicacin de los


procedimientos utilizados para la obtencin de la informacin, para su procesamiento y
anlisis de los resultados obtenidos. En este informe observaremos en detalle la
aplicacin del conjunto de mtodos, tcnicas, estrategias e instrumentos en funcin de los
aspectos que derivan de los objetivos propuestos en esta investigacin.

Tipo de Investigacin:

Para que se lleve a cabo un proceso investigativo es necesario conocer el tipo de


investigacin que se realiza para conocer el diseo ms acertado y poder recabar datos e
informacin confiable y oportuna, esto se debe a que el desarrollo de un estudio requiere
y exige la aplicacin de mtodos y herramientas metodolgicas imprescindibles para
enfocar racionalmente las actividades hacia los elementos que son relevantes para la
investigacin, en plena concordancia con los objetivos propuestos.

El tipo de investigacin realizado y que se adapta a las exigencias del presente


informe son: investigacin descriptiva, factible, de campo y documental.

Investigacin descriptiva.

Por ser sta una investigacin directa en la bsqueda de informacin, en la


que se observar y se analizar las debilidades y las fallas que pudieran existir en el
manejo de las cuentas por cobrar y la manera de corregirlas mediante controles
contable - administrativos de la empresa Electrnica y Computacin INTRAHER,
C.A., se define esta investigacin como descriptiva.

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INTRAHER, C.A

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Debido a que Tamayo y Tamayo (1998) establecen que

Una investigacin descriptiva comprende: La descripcin, registro, anlisis


e interpretacin de la naturaleza actual, composicin de los fenmenos (p. 78), ya
que se recopilaron datos que fueron analizados para la verificacin de su eficiencia.

Como su mismo nombre lo indica su naturaleza consisten en describir,


interpretar, analizar un problema evidente, algo que est ocurriendo en ese
momento, se enfoca en las funciones o procedimientos de los objetos, cosas o
persona; por consiguiente fue necesario su uso porque esta detalla, explica y
estudia procedimientos y pasos de un problema actual que afecta algn proceso.

Segn Arias (2006)


La investigacin descriptiva consiste en la caracterizacin de un
hecho, fenmeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su
estructura o comportamiento. Los resultados de este tipo de
investigacin se ubica en un nivel intermedio en cuanto a la
profundidad de los conocimientos se refiere (p. 24).

Segn Sabino (1987) seala que:

Las investigaciones descriptivas se proponen conocer grupos,


homogneos de fenmenos utilizando criterios sistemticos
que permitan poner de manifiesto su estructura o
comportamiento. No se ocupan pues, de la verificacin de
hiptesis, sino de la descripcin de hechos a partir de un
criterio o modelo terico definido previamente. Pg.93.

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INTRAHER, C.A

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Investigacin factible.

De acuerdo con el problema planteado, la metodologa considerada en esta


investigacin se ubic en el tipo de investigacin factible, ya que, la misma estuvo
orientada a ser aplicada a los procesos contables y administrativos actuales.

Segn UPEL (2001), explica que un proyecto factible,


Consiste en la investigacin, elaboracin y desarrollo de una
propuesta de un modelo operativo viable para solucionar
problemas, requerimiento o necesidad de organizaciones o grupos
sociales, puede referirse a la formulacin poltica, programas,
tecnologas, mtodos o procesos, el proyecto debe tener apoyo en
una investigacin de tipo documental, de campo o un diseo que
incluya ambas modalidades. P.7

Investigacin de campo.

Es una investigacin de campo, ya que, la toma y recopilacin de datos


estuvo vinculada directamente en el sitio donde se generaba.

Ramrez (1998) expres:

La investigacin de campo es aquel tipo de investigacin a travs


del cual se estudian los fenmenos sociales de su ambiente natural,
se llama tambin investigacin sobre terreno; es importante en las
ciencias sociales realizar este tipo de investigacin, ya que, siendo
su objeto natural de estudio el hombre y sus acciones es
perfectamente pertinente abocarse a estudiar este fenmeno en la
realidad misma donde se producen (p. 58).

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INTRAHER, C.A

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Por otra parte Sabino C. (1992) seala:

La investigacin de campo es la que se refieren a los mtodos


empleados cuando los datos de inters se recogen en forma directa de la
realidad; mediante el trabajo concreto del investigador y su equipo, estos
datos obtenidos directamente de la experiencia emprica, son llamados
primaria, determinacin que alude al hecho que son los datos de primera
mano, originales, producto de la investigacin en curso sin intermediario.
(p. 89).

Investigacin documental

Segn Sabino C. (2002):

La Investigacin documental permite la recopilacin de informacin


para enunciar las teoras que sustentan el estudio de los fenmenos
y procesos. Incluye el uso de instrumentos definidos segn la fuente
documental a que hacen referencia.

Esta investigacin es documental, ya que, se utilizaron diferentes


documentos bibliogrficos. Todo esto con el fin de dar autenticidad a los resultados
relacionados con el rea de investigacin.

Para tener una base ms clara sobre el tema en estudio fue necesario utilizar
la tcnica de la documentacin, ya que, este mtodo proporciona el soporte terico
que sustenta todo lo concerniente a la investigacin que se est realizando acerca
de las cuentas por cobrar de la empresa en estudio, la cual ha servido de gran
ayuda para desarrollar la presente investigacin en cuanto a la forma correcta de
llevar a cabo el manejo pertinente de dicha cuenta.

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INTRAHER, C.A

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Al respecto, la Universidad Nacional Abierta (1.990) establece:

Es un tcnica cuyo propsito est dirigido principalmente a realizar el


proceso de investigacin, para que sta se realice dentro de condiciones que
aseguren la obtencin y autenticidad de la investigacin que se busca con la
relacin al estudio de un tema particular. (Pg. 101).

Poblacin.

La poblacin se encuentra representada por las cuentas por cobrar que se


generan dentro del departamento de administracin de Electrnica y Computacin
INTRAHER, C.A.

Segn Tamayo (1998),


La poblacin es la totalidad de un conjunto del fenmeno a
estudiar en donde las unidades de poblacin posee una caracterstica
comn, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigacin
(p.92).

Muestra.

La muestra est representada por 3 cuentas por cobrar de la marca LG y 3


cuentas por cobrar de la marca PHILIPS.

La muestra segn el diccionario de la lengua espaola (2005) es:


Parte o porcin extrada de un conjunto, por mtodos que permiten considerarla
representativa del mismo, como solo una parte de los elementos del conjunto que se
quiere estudiar.

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INTRAHER, C.A

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Tcnica e instrumento de recoleccin de datos

Las tcnicas e instrumentos son mtodos utilizados para realizar de manera


rpida, dinmica y eficaz alguna actividad. La definicin de los mtodos, instrumentos y
tcnicas de recoleccin de la informacin que se incorpora a lo largo de todo el proceso
de investigacin, en funcin del problema y de las interrogantes planteadas; as como; de
los objetivos que han sido establecidos.

Sabino (2000) define las tcnicas de recoleccin de datos como:

Cualquier recurso de que pueda valerse el investigador para


acercarse a los fenmenos y extraer de ellos informacin. Pg.129

Las tcnicas permitirn cumplir los requisitos establecidos. Para la recoleccin de


la informacin se utilizaron las siguientes tcnicas:

Observacin directa

Es una tcnica fundamental de la investigacin que ayuda a percibir la realidad


exterior orientando la recoleccin de los datos en el propio ambiente.

En virtud a esto Sabino (1992) plantea:


La observacin directa, participante, implica la necesidad de un
trabajo casi siempre ms dilatado y cuidadoso, pues el investigador
debe primeramente integrase al grupo, comunidad o institucin en
estudio, para una ves all, ir realizando una doble tarea, desempear
algunos roles dentro del conjunto a la par que ir registrando los datos
que desea conseguir. (p. 149).

Al respecto, Mndez (1991) expone que:


La observacin es participante directa cuando el investigador forma
parte activa y asume comportamiento del grupo observado obteniendo as los

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INTRAHER, C.A

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datos ms importantes que estn en relacin directa con el problema de
investigacin (p. 105).

Segn Sabino, C. (2002):


Casi siempre los datos obtenidos apuntan a los aspectos ms
superficiales o visibles de la realidad social, aunque ello no quiere decir que
los mismos no posean importancia (p.103).

Mohammad (1990) lo define como:


La forma directa de recopilar datos en el momento en que ocurren
ciertos eventos. Pg.163

En relacin a la cita textual, esta tcnica se utiliz necesariamente para


estar en contacto directo con el proceso que realiza la empresa y el departamento
de administracin para poder recabar informacin eficiente y oportuna.

Entrevista no estructurada

Es de uso comn en la investigacin de campo, buena parte de los datos se


logran por medio de la entrevista.

Una de las tcnicas utilizadas estuvo basada en conversaciones abiertas con el


personal interno que labora en la oficina contable.

Ander, E. (2000) plantea que:

La entrevista no estructurada son preguntas abiertas las cuales se


responden dentro de una conversacin, la persona interrogada da una
respuesta, con sus propios trminos, dando un cuadro de referencia a la
cuestin que se le ha formulado". Pg.107

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INTRAHER, C.A

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De tal manera que, se obtiene informacin general y detallada en una entrevista
informal o conversacin cotidiana con terceros, quienes pueden ser sujetos operativos de
reas de inters.

Procedimientos

En base a las tcnicas mencionadas anteriormente, se procedi a aplicar la


observacin minuciosa y la revisin documental con respecto a cada uno de los
elementos que integran los procedimientos del departamento administrativo de
Electrnica y Computacin INTRAHER, C.A. y a su vez, se aplicaron entrevistas no
estructuradas directamente con cada una de las personas que forman parte del personal
que conforman dicho departamento; de esta manera, las preguntas formuladas
permitieron que el estudio de esta investigacin se realizara de forma sencilla y amena,
cabe destacar que estas tcnicas son excelentes mtodos de recoleccin de informacin
para el estudio de casos.

Luego se dio inicio a la estructuracin y conformacin de la propuesta requerida


por la empresa con el fin de dar respuesta a sus necesidades de manera rpida y eficaz.

Formatos de control interno

Durante el perodo de pasanta en la Electrnica y Computacin INTRAHER, C.A.,


se realizaron algunos formatos de control interno, estos fueron elaborados al existir la
necesidad de hacer el trabajo ordenado y fluido.

Adems una de las medidas de control propuesta a la empresa consisti en


colocar en la factura el nmero de orden de servicio, para de esta manera saber a que
orden de servicio corresponde x factura.

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INTRAHER, C.A

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Algunos de dichos formatos son:

1. Relacin equipos listos y entregados: Permite comprobar de manera


rpida los equipos que han sido entregados y los que estn reparados en
espera de ser retirados por el cliente. Tabla NO 4

2. Formato para tcnicos de refrigeracin: Este fue creado, ya que, el taller


de refrigeracin se encuentra ubicado en otro sector y mediante este formato
que era recibido semanalmente por administracin se poda llevar una
relacin de los casos que eran atendidos. Tabla NO 3

3. Repuestos suministrados al taller: En la oficina se almacenan todas las


partes y repuestos que sern instalados en los equipos que los requieran,
con esta medida de control podemos establecer para que equipo (n de
servicio) es el repuesto, que tcnico lo solicit, la cantidad de repuestos, etc.
Tabla NO 1

4. Formato para tcnicos: En sta relacin se determina, que casos


especfico atendi cada uno de los tcnicos cada semana, se establece el
costo de la mano de obra (si es particular lo coloca el tcnico, si es por
garanta ya hay un costo pre-establecido) y el da en que se coloca en
prueba. Tabla NO 2

5. Status (cambio, cambio aprobado, espera de repuesto): Bsicamente fue


un inventario de servicio, realizado con el fin de conocer el status de todos
los equipos que se encontraban en ese momento en la Electrnica.
Tabla NO 6

6. Formato solicitud de repuestos: ste se encuentra en el taller y sirve para


que los tcnicos soliciten los repuestos y herramientas necesarias para la
reparacin y revisin de los equipos. Tabla NO 5

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INTRAHER, C.A

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CAPTULO IV
RESULTADOS

En el contenido de este captulo se realiza el anlisis e interpretacin de los


resultados, haciendo nfasis en el desarrollo de los objetivos planteaos en la
investigacin. Segn Balestrini, M (2000) El propsito del anlisis a resumir las
observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcionen repuestas a las
interrogantes de la investigacin (p. 230).

El anlisis de los resultados se llevo a cabo a travs de un razonamiento de los


procesos administrativos y contables de las cuentas por cobrar de la empresa de
Electrnica y Computacin INTRAHER, C.A.

Cuentas por cobrar de la oficina Electrnica y Computacin INTRAHER, C.A.

Las cuentas por cobrar a las marcas LG y PHILIPS representan la suma de dinero
que corresponde a la prestacin de servicios a crdito a dichas marcas.

La empresa Electrnica y Computacin INTRAHER, C.A. lleva el registro de las


cuentas por cobrar a travs de los libros utilizados por dicha empresa, el cual se efecta
al cliente una vez que se ha procesado toda la informacin.

Recibir la cancelacin por parte de las marcas, se realiza un recibo de ingreso de


caja, el cual permite realizar la cancelacin de las cuentas por cobrar en los libros.

Procedimiento para la apertura de una cuenta por cobrar marcas PHILIPS Y LG:

1) Al ingresar un equipo, se determina si es un servicio por garanta o un


servicio particular.

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INTRAHER, C.A

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2) Verificar en caso de ser garanta, a que marca pertenece (LG o PHILIPS)

3) Solicitar la documentacin correspondiente, presentar la factura original,


cdula de identidad y garanta original y entregar 2 copias de cada una de
ellas. (Una va a la marca y la otra queda como soporte en la empresa)

4) Se archivan los documentos del cliente en una carpeta correspondiente a


cada marca.

5) Luego de ser intervenido y entregado el equipo, se le enva una notificacin


por va electrnica a la marca correspondiente, donde se le hace informar
que el equipo fue reparado y el monto que dicha marca debe cancelar.

6) Desde el momento que se enva la notificacin a la marca correspondiente,


se abre una cuenta por cobrar.

Tomando en cuenta uno de los objetivos propuestos en la investigacin a


continuacin presentar los lmites de tiempo correspondientes de cada cuenta por
cobrar en la empresa Electrnica y Computacin INTRAHER, C.A. adems se podr
observar que cuentas por cobrar han sido canceladas y cuales no.

El siguiente cuadro muestra seis (6) rdenes de servicio que pertenecen a un


mismo grupo de cuentas por cobrar de las marcas LG y PHILIPS mostrando la fecha
lmite (fecha de vencimiento) para hacer la cobranza.

ORDENES DE SERVICIO CUYA COBRANZA NO FUE REALIZADA


FECHA DE FECHA DE MONTO FECHA DE
O/S CLIENTE MARCA
ENTREGA VENCIMIENTO /BS COBRANZA

Learvys LG NO
753 05/11/2010 15/02/2010 200
Torrealba (MONITOR) REALIZADA

Orinoco LG NO
759 05/11/2010 15/02/2010 200
New World (MONITOR) REALIZADA

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INTRAHER, C.A

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Yenny PHILIPS NO
775 15/11/2010 11/02/2011 200
Reyes (TV) REALIZADA
Carmen PHILIPS NO
779 01/11/2010 11/02/2011 150
Reyes (DVD) REALIZADA

Wilfredo PHILIPS NO
783 19/11/2010 11/03/2011 150
Velzquez (DVD) REALIZADA

Carlos NO
786 LG (DVD) 10/12/2010 15/03/2011 150
Subero REALIZADA
TOTAL 1050
FUENTE: ELABORACION PROPIA

Cada orden de servicio representa una cuenta por cobrar y como se puede
observar la totalidad de las cuentas por cobrar que se presentan no fueron cobradas en
su debido momento es decir dentro del plazo de tres meses, por lo tanto se demuestra
un incumplimiento de las normas que las marcas antes mencionadas establecen, dando
como resultado la prdida de 1050,00 BS.

De la misma manera se clasificaron las cuentas por cobrar, estableciendo su


prioridad segn su fecha lmite, siendo las de fechas ms antiguas las que deben ser
cobradas con mayor premura, se utiliz este criterio porque las cuentas por cobrar que
tengan mayor antigedad poseen mayor riesgo de no ser cobradas en el plazo
correspondiente (3 meses).

ORDENES DE SERVICIO ORDENADAS POR FECHA


FECHA DE
O/S MARCA MONTO
VENCIMIENTO
775 11/02/2011 PHILIPS 200

779 11/02/2011 PHILIPS 150


753 15/02/2011 LG 200
759 15/02/2011 LG 200
783 11/03/2011 PHILIPS 150
786 15/03/2011 LG 150

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INTRAHER, C.A

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Los procedimientos administrativos y contables de la empresa Electrnica y
Computacin INTRAHER, C.A. fueron analizados e interpretados mediante una entrevista
no estructurada realizada al personal que labora en dicha empresa, Gerente General
David Cova, y a la Secretaria Jhoanny Romero.

Mediante la entrevista no estructurada se pudo conocer lo siguiente:

No existe un sistema para manejar las cuentas por cobrar.

La gestin de las cuentas por cobrar solo depende de una persona.

Las marcas LG y PHILIPS suministran manuales donde se especifican


las condiciones de pago, siendo estos manuales del dominio de una sola
persona.

El personal en general no posee informacin de cmo realizar las


cobranzas.

De acuerdo a los resultados obtenidos podemos decir que los procedimientos


que se llevan a cabo no son los ms adecuados generando las siguientes consecuencias:

Se deja de percibir ingresos provenientes de las cuentas por cobrar a las


marcas LG y PHILIPS.

Se hace lento y engorroso el proceso de cobro.

No se deja constancia que la solicitud de cobro fue enviada.

Se hace imposible la colaboracin por parte del personal para gestionar las
cuentas por cobrar.

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INTRAHER, C.A

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CONCLUSIONES

El Control Interno en una organizacin constituye una pieza primordial para


garantizar la eficiencia, eficacia y economa en todas las operaciones de la misma,
promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades
establecidas.

Por lo tanto, una empresa que carezca de dicho sistema arriesga su crecimiento e
impide la continuidad de la misma; por el hecho de no poseer un instrumento para
eliminar o disminuir dentro de la organizacin las deficiencias y debilidades que pudieran
existir entorno al sistema.

Luego de haber realizado la investigacin en la empresa Electrnica y


Computacin INTRAHER, C.A. se concluye lo siguiente:

No existe dentro de la oficina ningn manual de normas de procedimientos.

El personal en general desconoce como gestionar las cuentas por cobrar.

La empresa no cuenta con un software adecuado para la realizacin de las


actividades administrativas y contables.

No se aplican controles internos a las cuentas por cobrar.

El Departamento no gestiona de manera rpida las cobranzas.

La empresa no exige a las marcas una notificacin que indique que


recibieron la solicitud de cobro.

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INTRAHER, C.A

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RECOMENDACIONES

Luego de haber analizado la situacin que se present en el estudio de las


cuentas por cobrar a las marcas LG y PHILIPS y tomando en cuenta bases tericas y las
conclusiones descritas anteriormente se le recomienda lo siguiente:

Crear un manual de normas y procedimientos en el que se especifique la


responsabilidad de cada cargo.

Capacitar al personal en el manejo de las cuentas por cobrar, dndosele a


cada empleado una competencia especfica como medida de seguridad.

Adquirir un software adecuado para realizar de manera ms rpida y


confiable las actividades en la oficina.

Implementar medidas de control sobre las cuentas por cobrar.

Realizar con prontitud las cobranzas.

Exigir a las marcas LG y PHILIPS una notificacin que indique que la


solicitud de cobro fue enviada por parte de la empresa INTRAHER, C.A.

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INTRAHER, C.A

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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Ed. Humanista.

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Valencia, 1999.

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Graw Hill. Caracas, 1996.

CATACORA, Fernando. Contabilidad. Editorial Mc Graw-Hill, Mxico. 1998

CEPEDA, Gustavo. Auditora y Control Interno. Editorial Mc Graw Hill. Colombia, 1997.

HOLMES, Arthur. Auditora. Principios y Procedimientos. Editorial Limusa. Mxico 1999.

MARTNEZ, Jos Lus. Auditora III. Control Interno. Cultural de Ediciones S.A. Espaa,
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MENDEZ, CARLOS (1991). Metodologa. Mc Graw Hill.

MOHAMMAD, Naghi. Metodologa de la Investigacin. Editorial Limusa. Mxico, 1990.

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SABINO, Carlos. Como hacer una Tesis: Gua para la elaboracin y redaccin de trabajos
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SABINO, Carlos. El Proceso de la Investigacin. Editorial Panapo. Caracas Venezuela


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SABINO, Carlos. El Proceso de Investigacin. Editorial Panapo. Caracas, 2000.

SABINO, Carlos. El Proceso de Investigacin. Editorial Panapo. Caracas, 2002.

SANTILLANA, Enciclopedia (2001)

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Tesis Doctorales. Editorial U.P.E.L., Caracas, Febrero.

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Pagina de: Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras ILACIF
http://www.asofis.org.mx/novedades/manual%20olacefs.pdf

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INTRAHER, C.A

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http://www.yahoo.com

www.google.com

http://www.tesis.ufm.edu.gt/pdf/3865.pdf

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INTRAHER, C.A

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INTRAHER, C.A

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ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA

Preguntas

1. Cules son sus labores dentro de la electrnica?


2. Cules pueden ser estas actividades?
3. Tienes asignada alguna actividad fija?
4. Sabes como gestionar las cuentas por cobrar?
5. Se maneja algn sistema para manejar las cuentas por cobrar o algn
mecanismo de control sobre las mismas?
6. Alguien adems de usted puede encargarse de gestionar las cuentas por
cobrar?
7. Existe algn procedimiento escrito para realizar las cobranzas?
8. Alguien ms adems de usted maneja los manuales de condiciones que
establecen las marcas LG y PHILIPS para realizar las cobranzas?

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INTRAHER, C.A

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Tabla NO 1

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INTRAHER, C.A

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FORMATOS PARA TCNICOS

N0 DE FECHA DE DESCRIPCIN MONTO DE NOMBRE DEL


OBSERVACIN
ORDEN REPARACIN DEL EQUIPO REPARACIN TCNICO

SEMANA DEL AL Tabla NO 2

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INTRAHER, C.A

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RELACIN DE PAGOS Y GASTOS DE REFRIGERACIN
Monto Monto Monto 30% 30% 30% 30%
Cliente Gastos Observaciones
Total Neto Ganancias Yorman Manuel David Intraher

Tabla NO 3

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INTRAHER, C.A

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CORRELATIVO DE N DE ORDEN DE SERVICIO CON FACTURA
FECHA/ MONTO
N DE N DE MONTO / MONTO
ORDEN CLIENTE N R.I.F. EQUIPO INCLUYE OBSERVACIONES
SERVICIO FACTURA FACTURA TOTAL
SERVICIO IVA

Tabla NO 4

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INTRAHER, C.A

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FORMATO DE SOLICITUD DE REPUESTOS
DESCRIPCIN DE EQUIPO A ORDEN/ FECHA DE COSTO
CANTIDAD OBSERVACIONES
REPUESTO REPARAR SERVICIO SOLICITUD REPUESTO

Tabla NO 5

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INTRAHER, C.A

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STATUS (CAMBIO, CAMBIO APROBADO, ESPERA DE REPUESTO)

FECHA/
N N DE SERVICIO CLIENTE EQUIPO STATUS OBSERVACIONES
ORDEN SERVICIO

BERTHA CAMBIO
1 614 05/04/2010 MONITOR LG GARANTIA
MUNDARAY APROBADO
COMERCIAL ESPERA DE
2 626 27/04/2010 MONITOR LG GARANTIA
ELITE CAMBIO
ESPERA DE
3 665 22/06/2010 SISA, C.A MONITOR LG GARANTIA
REPUESTO

Tabla NO 6

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