LAS CUENTAS QUE

FORMAN EL NEGOCIO FINANCIERO

1.1 Objetivos de la unidad

Aprender desde el punto de vista financiero en qu consiste el negocio
empresarial.

Conocer la estructura de los principales estados financieros de una empresa

Comprender cmo la informacin contenida en los estados financieros es una

herramienta de carcter gerencial que permite, en un momento dado, tener
un soporte para tomar decisiones financieras tanto de inversin como de
financiamiento de la empresa

1.2 Competencias
Identificar la esencia de los negocios desde el punto de vista financiero.

Conceptualizar e interpretar el significado de cada una de las cuentas que

componen los estados financieros, determinando la incidencia de cada una en
la situacin financiera de la empresa

1.3 Componente Motivacional

Estimado alumno, dentro del programa de postgrado en Gerencia Financiera,

la contabilidad financiera es la primera materia que pertenece al rea. Le
brinda muchos elementos bsicos para entender el desarrollo de las dems
materias del programa. Es de vital importancia dado que lo fundamenta en la
concepcin, importancia y lectura de los estados financieros.

47
Funciones
1.4 Desarrollo temtico
EL NEGOCIO
FINANCIERO

GENERALIDADES COSTOS Y GASTOS

DEFINICIONES

DEFINICIN
EMPRESA=ACTIVOS COSTOS DE PRODUCCION
ESTRUCTURA FINANCIERA GASTOS DE OPERACIN
COSTO DEL FINANCIAMIENTO COSTOS Y GASTO FIJOS
LA ESCENCIA DE LOS COSTOS Y GASTO VARIABLES
NEGOCIOS

DECISIONES
FINANCIERAS

1.4.1. Generalidades
EL NEGOCIO EMPRESARIAL

Un negocio consiste en invertir una cantidad de dinero con el objetivo de

obtener utilidades en el futuro de tal forma que genere una rentabilidad
atractiva para el inversionista.
Un inversionista puede encontrar diferentes oportunidades de negocios. Por
ejemplo la compra de un CDT o de cualquier otro valor burstil, la compra de
vehculos usados para arreglarlos y venderlos, la compra de finca raz para
arrendar o vender.
Existe otro tipo de inversin que consiste en el montaje de empresas
productivas. En este caso se debe determinar el monto de la inversin inicial
requerida y la forma como se va a financiar.

48
Estimado alumno: Este es el
primer concepto fundamental
de las finanzas. Entender que
cuando se habla de una
empresa, nos estamos
refiriendo a sus activos. Y la
forma como se financia es
conocida como la estructura
financiera del negocio.
Alrededor de este tema giran
las principales decisiones
financieras como son las de
inversin y las de inversin
Cuadro 1. La empresa y la estructura financiera

Pues bien, la empresa est conformada por la inversin requerida en el negocio

y la forma como se financia se denomina estructura financiera (cuadro 1). La
empresa tambin es conocida desde el punto de vista contable como el activo
y la estructura financiera como la sumatoria del Pasivo y del Patrimonio. Ahora
bien, el conjunto de activos pasivos y patrimonio se denomina Estado financiero
de Balance General (cuadro 2)

La financiacin tiene costos para la empresa. El financiamiento con pasivo es la

tasa de inters que le cobra el acreedor, la cual se conoce con la sigla Kd, la
financiacin con socios tiene un costo denominado Ke, que depende de la
percepcin de riesgo que sobre el negocio tengan los dueos

Piense detenidamente si usted

creara una empresa cual sera
la inversin inicial requerida,
como y donde conseguira las
fuentes de financiacin y cul
sera el costo de esas fuentes.

Luego razone cual debera ser

la rentabilidad arrojada por el
negocio para que fuera
atractivo para los socios

49
Funciones Cuadro 2. El activo, el pasivo y el patrimonio

Suponga que la inversin inicial para montar una empresa es de mil millones de
pesos y los socios han determinado aportar 600 y buscar 400 con los bancos. Si
la tasa del banco es el 20% y los socios esperan un rentabilidad del 25%, se
puede decir entonces que en promedio ponderado la empresa se est
financiando al 23% (cuadro 3). Esa tasa recibe el nombre de Costo de Capital
Promedio Ponderado, la cual se calcula de la siguiente manera

Estimado alumno: Este es el

concepto que enmarca el
objetivo bsico financiero,
definido como la generacin
de valor, tanto para la empresa
como para sus propietarios, el
cual se consigue cuando el
negocio ( la empresa), genera
una rentabilidad mayor que el
costo de capital promedio
ponderado

Cuadro 3. El costo del financiamiento del negocio

Razone el negocio desde el punto de vista financiero

de la siguiente manera:

Los bancos inyectan dinero a la

empresa convirtindose en
acreedores de la misma. A cambio
esperan recibir en el futuro el dinero
prestado ms una suma adicional
denominada intereses.

50
Que es lo que ms le interesa a los acreedores de la empresa? Definitivamente
que genere el suficiente flujo de caja para que pueda pagar la deuda y los
intereses.
De otro lado

Los propietarios inyectan dinero a la

empresa convirtindose en socios de
la misma. A cambio esperan recibir
en el futuro utilidades.

Qu es lo que ms les interesa a los socios de la empresa? Definitivamente que

genere el suficiente flujo de caja para que pueda pagar las utilidades.

Y desde el punto de vista del costo?

El dinero obtenido por la empresa,

proveniente tanto de acreedores
como de socios, es invertido en
activos. La funcin de la gerencia, el
grupo directivo y en general de todos
los funcionarios es ponerlos a
producir. Cunto deben producir?
Pues si el costo del financiamiento es
una tasa denominada Costo de
Capital Promedio Ponderado, el
negocio debe producir al menos esa
tasa

Qu nombre especfico reciben cada una de las inversiones en activos, cada

componente del pasivo y del patrimonio y cada hecho econmico que hace
que la empresa genere utilidad? A cada uno de esos nombres se les conoce
contablemente como CUENTA
51
Funciones
1.4.2. LAS CUENTAS CONTABLES

DEFINICIN: Una cuenta contable es la expresin

del principio de clasificacin o agrupacin de
los distintos entes que son sujetos de contabilidad
por tener un valor econmico o por poder afectar
una situacin patrimonial

En este principio de clasificacin se siguen criterios claros y sencillos, que hacen

generalmente obvio el mtodo para la asignacin de nombre a las cuentas.
Veamos por ejemplo el uso de estos criterios en la nominacin o bautismo de las
cuentas:

Cuadro 4. Criterios de clasificacin de las cuentas

Si se utilizan os criterios de homogeneidad funcional y sustancial con propiedad,

el estudiante puede perfectamente nominar o bautizar cualquier identidad que
se reconozca dentro de un negocio.

Debe tenerse en cuenta que generalmente, un grupo de elementos para ser

reunidos en una cuenta deben cumplir simultneamente con los dos requisitos.

52
Pensemos por ejemplo, que para la fbrica de muebles ARTECTO, los escritorios
utilizados por sus empleados como dotacin de sus oficinas, pueden guardar
similitud sustancial con los muebles que se ofrecen en sus salas de ventas; sin
embargo, los unos son para la venta y los otros estn slo para el uso de sus
empleados; es decir, no pueden ser clasificados bajo el mismo rubro de
mercancas o de muebles y enseres. Lgicamente los unos sern del rubro
mercancas y los otros del rubro muebles y enseres.
Las cuentas pueden ser clasificadas desde dos aspectos; segn su naturaleza, y
segn su posicin o clasificacin para balance.

1.4.3. CLASIFICACION DE LAS CUENTAS

SEGN SU NATURALEZA

Las cuentas se clasifican en cuatro subgrupos:

1.- Cuentas Reales o de Balance

2.- Cuentas Nominales o de Prdidas y Ganancias

3.- Cuentas de Orden

4.- Cuentas de valuacin

Cuentas reales o de balance: Son las que representan la conformacin de la

empresa y la forma como esta se financia. Las cuentas que conforman la
empresa se denominan activos los cuales se pueden financiar con acreedores
denominados pasivo y con socios denominado patrimonio. As como los activos
representan la empresa, los pasivos y el patrimonio representan la estructura
financiera de la empresa.

Cuentas nominales o de prdidas y ganancias: Son aquellas que representan el

movimiento comercial de la empresa, el desarrollo del objeto principal, tienen
por objetivo acumular el saldo de los hechos o actividades que desarrolla la
empresa que aumentarn o disminuirn las cuentas de balance dependiendo
de s se genera utilidad o prdida.

Cuentas de orden: Estas cuentas representan los bienes o valores recibidos en

simple consignacin o custodia y no por compra o traslado de propiedad. No
siendo entonces bienes adquiridos, no deben formar parte de los activos ni
constituir deuda cierta alguna. Sin embargo sobre estos bienes o valores
recibidos se genera una responsabilidad sobre su integridad y conservacin.
Esto hace necesario que an sin ser de propiedad de la empresa, se tenga
sobre ellos un registro o contabilidad.

53
Funciones
Otro tipo de circunstancias que genera la utilizacin de las cuentas de orden es
el de las contingencias originadas por ejemplo en fianzas otorgadas; en
limitacin de la propiedad de nuestros activos por embargos; con
requerimientos oficiales por impuestos o sanciones; y en general todo proceso
de orden civil, fiscal, penal, etc., que de alguna manera ofrezca la
contingencia de afectar los activos actuales o el pasivo.

Finalmente, debe tambin incluirse como caso para uso de cuentas de orden el
de los procesos que la empresa esta adelantando contra terceros o el mismo
estado y que por encontrarse con un grado de probabilidad aceptable a favor,
deben incluirse como contingencia positiva; por el valor econmico del
proceso que se est adelantando, puede perfectamente usarse una cuenta de
orden.

Ciertas entidades que manejan ttulos valores como chequeras, formatos de

seguridad para expedicin de ttulos de propiedad sobre cdulas o certificados
a trmino, ttulos sobre bonos por emitir, ttulos sobre acciones por emitir, etc.,
controlan las existencias de estos documentos con el uso de cuentas de orden,
usando para cada documento valor simblico, como sera el caso de
representar por cada $1.00 en la cuenta, una chequera por entregar al
cuentacorrentista en las entidades bancarias.

Cuentas de valuacin: Son aquellas que disminuyen el valor de una cuenta de

Activo, por ejemplo la depreciacin acumulada disminuye el valor de los
activos fijos depreciables, las provisiones disminuyen el valor de los inventarios,
de las inversiones y de las cuentas por cobrar.

CLASIFICACION GENERAL DE LAS CUENTAS

Cuadro 5 Clasificacin de las cuentas

54
 CLASIFICACION DE LAS CUENTAS SEGUN SU SITUACION PARA BALANCE

Clasificacin de los Activos

Las cuentas del activo se clasifican para su presentacin en el balance segn

su grado de liquidez, es decir que primero se colocarn aquellos cuya
convertibilidad en efectivo es ms inmediata hasta llegar a mostrar al final los
de ms lenta realizacin.

De acuerdo con lo anterior los tipos de activos y su orden de presentacin son

los siguientes:

Activos corrientes
Activos fijos
Inversiones de largo plazo
Activos diferidos
Otros activos

Activos Corrientes. Aquellos que la empresa puede convertir en efectivo en un

tiempo no mayor de un ao. Estos activos constituyen la herramienta del da a
da que le permite a la empresa operacionalizar su objeto social. Tres grupos de
cuentas conforman esta parte del balance: el efectivo, la cartera y los
inventarios.

El efectivo se genera en las ventas de contado y en el recaudo de cartera.

Dicho efectivo se recauda en cheque, en billetes y monedas o por va
transferencia electrnica. En cualquiera de los tres casos, el trnsito del dinero
debe ser de la caja de la empresa a la cuenta corriente en el banco y de all a
inversiones temporales, debido a que si el dinero no se invierte pierde poder de
compra por efecto de la inflacin y genera un costo de oportunidad por la
rentabilidad que deja de percibir.

Las inversiones temporales son aquellas que la empresa efecta en valores o

papeles negociables de liquidez inmediata en el mercado financiero o burstil
como CDTS, TES, aceptaciones financieras, papeles comerciales, papeles
fiduciarios.

La determinacin de clasificar una inversin en el activo corriente o en de largo

plazo depende de la intencionalidad de la compra, por ejemplo si una
empresa adquiere acciones de otra compaa, la cual es proveedora de la
materia prima utilizada en el proceso productivo, con la intencin de ejercer
control administrativo y de esa manera asegurar el abastecimiento de dicha
materia prima, esta inversin se debe clasificar como de largo plazo, pero si las
acciones se compran con intencin de venderlas en el corto plazo, debido a
que en el mercado se filtr informacin sobre algn acontecimiento que podr

55
Funciones afectar en el corto tiempo su valor al alza, dicha compra se debe clasificar
como una inversin temporal.

El siguiente cuadro muestra la relacin de las inversiones que aparecen en el

plan nico de cuentas comercial colombiano

CUENTA DENOMINACIN DE LA CUENTA

1205 Acciones
1210 Cuotas o partes de inters social
1215 Bonos
1220 Cdulas
1225 Certificados
1230 Papeles comerciales
1235 Ttulos
1240 Aceptaciones bancarias o financieras
1245 Derechos fiduciarios
1250 Derechos de recompra de inversiones negociadas (REPOS)
1255 Inversiones obligatorias
1260 Cuentas en participacin

Como el Plan nico de Cuentas vigente en el pas no distingue entre inversiones

temporales y permanentes, bien vale la pena reiterar que son temporales
aquellas inversiones que representan valores negociables, es decir que cotizan
en bolsas de valores o son operados a travs del sistema financiero y que
pueden ser convertidos en dinero en el corto plazo, normalmente dentro de los
doce meses siguientes a la fecha de publicacin del respectivo balance.

Las cuentas por cobrar pueden ser comerciales si se generan en la venta a

crdito de los inventarios que la empresa compra o fabrica, pero tambin
existen cuentas por cobrar no comerciales como las generadas en prstamos a
socios o a empleados de la compaa.

Las cuentas por cobrar comerciales se originan bien sea por una estrategia
empresarial de incrementar las ventas o simplemente porque el mercado as lo
exige para poder ser competitivos. Lo ideal es que las empresas vendan de
contado lo cual les generara de un lado agilizar el ciclo del efectivo1, y de otro
aumentar el valor del flujo de caja libre2 al disminuir la inversin en capital de
trabajo, conceptos que se vern ms adelante.

1
Lapso que transcurre desde el momento en que la empresa compra materia prima hasta que recauda la cartera
2
Es el flujo de caja que le queda a la empresa despus de descontar todos los costos, gastos, impuestos e inversiones
en activos productivos con destino a pagar acreedores y socios.
56
El hecho de vender a crdito genera un riesgo de prdida de cartera para el
empresario razn por la cual el estado colombiano ha generado un incentivo
de carcter tributario, consistente en permitirle registrar al empresario un gasto
deducible del impuesto a la renta, sin que este implique erogacin de dinero.
Estamos hablando de la provisin de cartera, tambin denominada provisin
para cuentas de dudoso recaudo que nace de la aplicacin de la norma
contable del conservadurismo y que consiste en aplicar un porcentaje
determinado por las normas tributarias a la cartera con algn tiempo de
vencimiento. En Colombia existen dos sistemas autorizados para efectuar el
clculo de la provisin. El sistema de cartera en forma general que consiste en
aplicarle el cinco por ciento a las cuentas vencidas con ms de noventa das y
hasta ciento ochenta das, el diez por ciento a la cartera vencida con ms de
ciento ochenta das y hasta trescientos sesenta das y el quince por ciento para
cartera con ms de trescientos sesenta das de vencimiento. El sistema de
cartera en forma individual permite aplicar el treinta y tres por ciento a las
cuentas por cobrar con un vencimiento superior a trescientos sesenta das. Las
empresas que opten por uno de los sistemas debern seguirlo utilizando en
forma consistente perodo tras perodo atendiendo a la norma contable de la
consistencia.

El gasto de provisin de cartera genera un ahorro en impuestos equivalente a

multiplicar el valor de dicho gasto anual por el porcentaje de impuesto a la
renta.

Atendiendo al principio de la partida doble, el gasto de provisin de cartera

genera una contrapartida en la cuenta provisin acumulada de cartera, la
cual se clasifica como una cuenta de valuacin del activo, disminuyendo el
valor de las cuentas por cobrar

A continuacin se ilustra la manera como la empresa debe calcular el valor de

la provisin de cartera elaborando al final del ao un cuadro de cartera por
edades

Cuadro 5 Cuadro de cartera por edades para calcular la provisin

El cuadro 5 muestra el clculo de la provisin de cartera por el sistema general.

57
Funciones Si la empresa aplicara el sistema individual calculara el 33% a $ 95.000.000, valor
de la cartera con vencimiento mayor de un ao lo cual generara una provisin
de $31.350.000.

La presentacin de la cartera en el balance general a 31 de Diciembre es

como sigue:

Cuentas por cobrar comerciales $292.800.000

(Menos) Provisin acumulada de cartera 22.375.000
Valor neto de cartera $270.425.000

Los inventarios estn constituidos por todos los bienes que la empresa compra
con el nimo de vender. Sern inventarios para el hipermercado Carrefour
todo lo que un cliente puede comprar, no siendo as por ejemplo las estanteras
y las cajas registradoras.

Los inventarios que manejan las empresas industriales son los de materia prima,
productos en proceso y productos terminados. Las empresas comerciales
utilizan nicamente productos terminados que adquieren con el objeto de ser
vendidos.

Las empresas industriales compran materia prima, la involucran a un proceso

productivo hasta obtener productos terminados. Al final del periodo contable es
necesario que el empresario efecte un conteo fsico de los inventarios para
determinar su valor correcto. Podrn existir entonces, materias primas que no
han sido trasladadas a produccin, unidades semielaboradas con un grado
especfico de terminacin, y unidades totalmente terminadas que no se
vendieron.

Una vez determinada la cantidad de existencias de cada tipo de inventario se

debe determinar su valor, para lo cual se utiliza alguno de los mtodos de
valoracin permitidos por las normas tributarias.

La decisin de inversin que el empresario efecta en el rublo de inventarios

esta relacionada directamente con el ciclo del efectivo y con la generacin de
flujo de caja libre. A mayor inversin en inventarios ms lento es el ciclo del
efectivo y menor generacin de flujo de caja libre. Lo ideal es tener la menor
cantidad de inventario posible, logrando implementar lo que se denomina justo
a tiempo o inventario cero. En algunas empresas esto es muy difcil debido a las
condiciones del mercado o por que las materias primas o los productos
terminados son importados y sera demasiado costoso efectuar un alto volumen
de compras al exterior.

58
Activos fijos. Un activo se considera fijo cuando cumple con todas y cada una
de las siguientes caractersticas:

Que tenga una larga vida

Que no haya sido comprado para la venta

sino para uso exclusivo de la empresa

Que est destinado para el desarrollo del

objeto social de la entidad

Se clasifican en dos grupos, los activos tangibles y los intangibles

Cuadro 6 Activos Tangibles

Se denominan activos fijos depreciables por estn sujetos al desgaste por

efecto del uso y por lo tanto tienen una vida til limitada. Dicho desgaste se
registra como un costo de depreciacin, si estn dedicados a la produccin o
como un gasto de depreciacin, si estn dedicados a las actividades
administrativas y de ventas, lo cual genera que el activo reparta su valor en el
tiempo de duracin hasta quedar contablemente en cero.

El tiempo de duracin de los activos fijos es relativo pues depende del uso y del
trato que se les d. Sin embargo, la duracin no solo se refiere al aspecto fsico
sino a la obsolescencia que pueda tener el activo, razn por la cual las
empresas perfectamente podran determinar la vida til estimada de cada uno
de dichos activos, con lo cual no habra uniformidad haciendo muy difcil
comparar utilidades y activos de diferentes empresas e incluso en diferentes
perodos de la misma empresa, lo cual dificultara tomar decisiones sobre
inversin y financiacin por parte de terceros y an de la misma empresa.

La Depreciacin: Es el desgaste que sufren los activos fijos debido al uso. Desde
el punto de vista financiero constituye un incentivo tributario dado que sin
constituir salida de dinero aumenta el valor de los costos y gastos disminuyendo
la utilidad y por consiguiente el valor a pagar del impuesto a la renta. Este

59
Funciones ahorro en impuestos no debe ser susceptible de reparto a socios va utilidades,
debe estar destinado a la reposicin del activo que se est depreciando para
lo cual la gerencia debe solicitar a la asamblea de socios la aprobacin de una
reserva para tal fin.

Para calcular la depreciacin, lo cual se hace generalmente cada ao, se

siguen los siguientes pasos:

1. los Activos fijos depreciables se clasifican en seis categoras:

Vehculos: bicicletas, motocarros, carros, camionetas, camiones.
Equipos de cmputo: CPU, teclado, pantallas
Equipo de oficina: calculadoras, telfonos, registradoras, Fax
Muebles y enseres: salas de recibo, escritorios, sillas, lmparas
Maquinaria y equipo: mquinas y herramientas de produccin, troquela-
doras, cortadoras, guarnecedoras, sierras, mquina de coser, cortadoras,
dobladoras
Edificios y construcciones
2. Se averigua el valor de cada categora de bienes
3. Se calcula la depreciacin para cada categora de bienes.

La tabla siguiente da una pauta para el clculo de la depreciacin anual:

Cuadro 7 Porcentajes de depreciacin por el mtodo de lnea recta

Ejemplo: En Enero 15 de 2009 se compr una mquina por $150.000.000 Veamos

cul es el gasto por depreciacin de dicho activo a 31 de Diciembre de 2009:

Valor de compra $150.000.000

Nmero de das a depreciar 345
Clculo del gasto por depreciacin 14.375.000

El clculo se efecta con la siguiente frmula:

60
Por tanto la presentacin de la maquina en el balance general a 31 de
Diciembre de 2009 es como sigue:

Maquinaria y Equipo $150.000.000

(Menos) Depreciacin acumulada 14.375.000
Valor neto de Maquinaria y Equipo a 31-12-09 135.625.000
Aunque debido a la inflacin el valor comercial de los activos fijos puede estar
por encima de su costo de adquisicin, y sobretodo de su valor ya depreciado
en la contabilidad, las cuentas se llevan a partir del costo de adquisicin y
solamente cuando uno de estos bienes se vende se registra la utilidad o la
perdida o sea la diferencia entre el precio de venta y su valor depreciado.

En Colombia se debe depreciar por el mtodo de lnea recta, aplicado en el

ejemplo anterior, aunque las empresas pueden utilizar mtodos de
depreciacin acelerada como la suma de los dgitos de los aos, previa
autorizacin de las autoridades en materia tributaria.

Son activos fijos no depreciables los terrenos, la maquinaria en montaje, las

obras en construccin. Los terrenos no se deprecian por que no pierden su valor
con el uso, es decir no hay que pensar en reponerlos en el futuro. Mientras se
est construyendo el edificio o montando la maquina, dichos activos no sern
susceptibles de depreciacin; una vez terminado el proceso de construccin o
montaje dejan de ser activos no depreciables para convertirse en edificios y
maquinaria respectivamente para lo cual se deben trasladar contablemente al
rublo de activos depreciables.

Los activos renovables son aquellos que como su nombre lo indica se renuevan
cada determinado tiempo como es el caso de los cultivos.

Los activos fijos agotables son aquellos a los cuales se les fija una vida til de
acuerdo con estudios geolgicos. En este grupo se encuentran los pozos de
petrleo, las canteras, las minas, las vetas. Como tienen una vida til su valor va
disminuyendo, mediante un proceso contable denominado agotamiento.

Dentro de los activos intangibles se pueden contar el crdito mercantil tambin

denominado Good Will o prima del negocio, el know how, las marcas de
fbrica, patentes, concesiones, franquicias, derechos de autor. Se denominan
intangibles por que no tienen forma material, ms bien representan derechos
que se tienen sobre algo. De acuerdo con su naturaleza pueden ser
amortizables o no amortizables. Se consideran amortizables cuando por alguna
circunstancia se determina que existe una vida limitada del activo. Por ejemplo
si un inversionista compra un negocio por el cual paga $ 150.000.000 y adems
$25.000.000 por la acreditacin o prima del negocio, el valor de la prima o
61
Funciones crdito mercantil deber registrarse como no amortizable ya que se supone
que el negocio se crea o se compra para toda una vida de acuerdo con el
principio contable de negocio en marcha. Pero si al cabo de un tiempo al
dueo se le notifica que el edificio donde funciona su negocio se va a demoler,
inmediatamente se debe empezar a registrar un gasto de amortizacin
dependiendo del tiempo que vaya a durar el negocio.

Los Activos diferidos son aquellos que se convierten en gasto en el tiempo. Se

registra en el gasto de cada periodo contable la parte que se vaya causando.
Existen dos clasificaciones los gastos pagados por anticipado y los cargos
diferidos.

Los gastos pagados por anticipado, incluyen conceptos tales como seguros,
intereses, arrendamientos y contratos de mantenimiento, entre otros, siempre y
cuando se paguen por anticipado

Los cargos diferidos son aquellos gastos pagados por anticipado y que no son
susceptibles de ser recuperados, por la empresa, en ningn momento. Se
deben amortizar durante el perodo en que se reciben los servicios o se causen
los costos o gastos. En este grupo, se clasifican los siguientes conceptos, entre
otros:

- Los costos y gastos en que se incurre, durante las etapas de organizacin,

exploracin, construccin, instalacin, montaje y puesta en marcha del
negocio

- Los costos de constitucin del negocio

- Los costos y gastos ocasionados en la investigacin y desarrollo de estudios y

proyectos.

- Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento.

- Los tiles y papelera.

- Publicidad, propaganda y promocin.

- Contribuciones y afiliaciones, diferentes a suscripciones en publicaciones

peridicas pues estas ltimas debern clasificarse como gastos pagados por
anticipado, es decir, como partidas monetarias no ajustables por inflacin.

La amortizacin de los cargos diferidos se efecta de acuerdo con las

instrucciones contenidas en el Plan nico de Cuentas:

62
- Por concepto de organizacin y preoperativos y programas para compu-
tador (software) en un perodo no mayor a cinco y a tres aos, respecti-
vamente.

- Por concepto de organizacin y preoperativos, en funcin directa con el

consumo.

- Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, en el perodo menor

entre la vigencia del respectivo contrato, sin incluir sus prrrogas, y su vida til
probable.

- Publicidad y propaganda, durante un perodo igual al establecido para el

ejercicio contable.

- Contribuciones y afiliaciones, durante el perodo prepagado pertinente.

Inversiones a Largo Plazo. Son los bienes que la empresa ha adquirido con la
intencin de mantenerlos durante tiempo indefinido, al trmino del cual los
vender con algn grado de utilidad.

En este grupo se incluyen las inversiones en acciones de otras compaas,

compradas ya sea por una decisin de carcter estratgico por ejemplo de
participar en su administracin para ejercer control sobre el mercado, o para
asegurar el abastecimiento de materias primas, o por que se ha efectuado un
cuidadoso estudio de la empresa emisora dando como resultado la posibilidad
de que el valor de la accin en el mercado aumente al cabo de unos cuantos
aos.

Tambin hacen parte las inversiones en bonos de las cuales no se tiene la

intencin de vender en el corto plazo.

Si la empresa compra un lote en una zona de Bogot donde se proyecta la

construccin a futuro de un gran complejo comercial con la intencin de
venderlo en su debido momento con una utilidad, estamos hablando que el
valor de dicha inversin debe registrarse en el rublo de inversiones de largo
plazo, tambin denominado Inversiones Permanentes

Otros Activos. En este grupo se registran todos los dems activos que no estn
destinados al desarrollo de la operacin del negocio, pero que adems no se
puedan clasificar en ninguno de los grupos anteriores.

Si por ejemplo los dueos de una empresa dedicada al mantenimiento de

oleoductos compran caballos de paso por pura aficin y lo hacen con recursos
de la empresa, el valor pagado se debe registrar en el rubro de otros activos; y

63
Funciones si adems adquieren un terreno donde se ubicarn los caballos, tambin este
activo ser del rubro de otros activos.

Activos operativos y no operativos. La anterior clasificacin de los activos es de

tipo contable. Desde el punto de vista financiero, los activos se clasifican en
operacionales o productivos y no operacionales o improductivos. Se consideran
activos productivos aquellos que tienen relacin causa efecto con el desarrollo
del objeto social de la empresa y que por lo tanto sirven de instrumento para
generar utilidad operacional. Son productivos la cartera comercial, los
inventarios y los activos fijos

CLASIFICACION DE LOS PASIVOS

El pasivo, por definicin expresa del decreto 2650 de 1993, es el conjunto de

cuentas que representa las obligaciones contradas por el ente econmico en
desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o en
servicios. Las cuentas que integran esta clase tendrn siempre saldos de natura-
leza crdito

Las cuentas del pasivo se clasifican segn su grado de exigibilidad. En primer

lugar se presentan las cuentas de mayor exigibilidad y finalmente las de menor
exigibilidad. Los pasivos cuya exigibilidad es menor de un ao se denominan
pasivos corrientes o de corto plazo y los dems reciben el nombre de pasivos no
corrientes o de largo plazo. Para ciertos fines se hace necesario agregar una
clasificacin intermedia para pasivos a mediano plazo; siendo entonces estos,
los de vencimiento de uno a tres aos; y los de largo plazo los superiores a tres
aos. La anterior clasificacin no es muy utilizada en Colombia pero s en
algunos pases como Estados Unidos

Pasivos corrientes. Integrado por dos tipos de cuentas: las que no implican
pago de gastos financieros y las que si lo implican.

En la primera categora se ubican las deudas que la empresa tiene con sus
proveedores de bienes y servicios, como los proveedores de materia prima o
productos terminados, prestaciones sociales por pagar, gastos acumulados por
pagar, Acreedores varios, dividendos por pagar, impuestos, gravmenes tasa y
multas por pagar.

Los que implican pago de gastos financieros regularmente se generan en

deudas adquiridas por la empresa con entidades financieras como bancos,
corporaciones financieras, compaas de financiamiento comercial. Tambin
pertenece a este grupo la financiacin de la empresa mediante emisin de
papeles comerciales.

64
Al final de cada ao las empresas deben reclasificar los pasivos de largo plazo
trasladando al pasivo de corto plazo la porcin corriente del pasivo de largo
plazo, o sea la parte que vence en el siguiente ao a la fecha de presentacin
del Balance General.

Pasivos no corrientes. Formados que generan pago de gastos financieros:

bonos por pagar y obligaciones financieras de largo plazo, y los que no:
cesantas parte no corriente, pensiones de jubilacin y los dems pasivos que se
deban cancelar en un plazo mayor de un ao.

Segn el tipo de acreedor el pasivo se puede clasificar en:

Pasivo comercial, el que es obtenido con los proveedores, entendindose estos

como los que le venden a la empresa ya sea las materias primas con las que se
fabrican los productos a para la venta o los que le venden productos
terminados para la venta

Pasivo fiscal, deudas de la empresa con el estado colombiano representadas

en impuestos por pagar y retencin en la fuente. Actualmente (Agosto de
2.008), existen en el pas los impuestos de renta, al valor agregado (IVA), predial,
de rodamiento de vehculos, arancelarios, al consumo de bebidas y tabaco, de
industria y comercio, al turismo. La retencin en la fuente es un mecanismo
utilizado por el gobierno para recaudar en forma anticipada un impuesto
determinado y consiste en que la persona que efecta el pago o abono en
cuenta (registro contable), resta de este una parte para consignar en los
bancos autorizados en las fechas determinadas por la direccin de impuestos y
aduanas.

Pasivo laboral que hace referencia a los beneficios econmicos adicionales al

salario que, por ley o en virtud de convenciones de trabajo o pactos colectivos,
deben reconocer las empresas a sus trabajadores. Se les conoce bajo el
nombre genrico de prestaciones sociales y comprende: cesantas, intereses
sobre las cesantas, prima de servicios, vacaciones y pensiones de jubilacin,
entre las ms importantes. Adicionalmente con la elaboracin de la nmina se
genera otro pasivo denominado aportes parafiscales que son pagos que la
empresa debe efectuar al SENA, ICBF y cajas de compensacin.

Pasivo Financiero, comprende las deudas del ente econmico con las
entidades financieras (bancos comerciales, corporaciones financieras y
compaas de financiamiento comercial), y con los inversiones que compren
bonos y papeles comerciales emitidos por la empresa

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Funciones CLASIFICACION DEL PATRIMONIO

El patrimonio es matemticamente la diferencia entre activos y pasivos.

Contablemente es la propiedad de los socios en los activos y financieramente
es la fuente de financiacin interna de la empresa.

Cuando la empresa inicia operaciones el patrimonio esta formado

exclusivamente por el capital inicial constituido por el aporte de los socios. Ese
patrimonio se incrementa posteriormente debido fundamentalmente a dos
razones: las utilidades provenientes del desarrollo del objeto social y los
incrementos en el valor de los activos derivados de las valorizaciones de activos
o de la prima en colocacin de acciones o de donaciones recibidas,
circunstancias que no afectan la utilidad del negocio.

El patrimonio entonces se divide en tres grupos:

El capital es el aporte de los socios. Si es efectuado a una sociedad colectiva o

limitada, esta formado por cuotas partes de inters y deber ser pagado
totalmente al momento de protocolizar escritura pblica. Si el aporte es
efectuado a una sociedad por acciones como la son las annimas y las
comandita por acciones, est repartido en partes iguales denominadas
acciones y debido a su naturaleza, se generan tres nombres: capital autorizado,
capital suscrito y capital pagado

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El capital autorizado es la mxima cuanta de aporte que pueden efectuar los
socios a la empresa. Es autorizado por la entidad estatal de control
correspondiente ya sea la Superintendencia de Sociedades o la
Superintendencia bancaria y debe figurar en la escritura pblica de
constitucin.

El capital suscrito corresponde a la cantidad de acciones que los socios se

comprometen a comprar. Segn el Cdigo de Comercio deber ser una cifra
mayor o igual al 50% del capital autorizado. La compra de acciones se podr
pagar de contado o por insta lamentos (a plazos).

El capital pagado es la cantidad de acciones que los socios deben pagar al

momento de protocolizar la escritura pblica de constitucin. Segn el cdigo
de comercio no puede ser una cifra inferior a la tercera parte del capital
suscrito.

Si por ejemplo una empresa es autorizada para emitir un capital autorizados de

900.000.000 de pesos, al momento de protocolizar escritura pblica, la empresa
debe vender y los socios comprar (suscribir) por lo menos el 50%, o sea una cifra
mayor o igual a 450.000.000 de pesos, y en ese mismo momento deben pagar
una cantidad no inferior a la tercera parte del capital suscrito, o sea la suma de
150.000.000 de pesos.

La estructura bsica del patrimonio de un ente econmico segn su

constitucin legal es como sigue:

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Funciones

Las utilidades retenidas son aquellas que ao tras ao la asamblea de socios

decide no repartir. Representa el aumento patrimonial generado por el
desarrollo del objeto social del negocio.

Las utilidades retenidas estn formadas por dos tipos de cuentas:

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Las reservas o apropiaciones de las utilidades son efectuadas con fines
especficos como la reposicin de activos fijos, ensanches futuros, inversin en el
capital de trabajo de la compaa, etc.

Las reservas son de tres tipos:

La reserva legal, corresponde al 10% de la utilidad neta y es obligatoria, segn

las normas del cdigo de comercio, hasta completar un monto igual al valor del
capital suscrito y pagado

La reserva estatuaria, contemplada como su nombre lo dice, dentro de los

estatutos de la sociedad.

Reservas ocasionales, aprobadas por la asamblea de socios para un fin

especfico, en un momento determinado como por ejemplo para patrocinar la
vuelta a Colombia en bicicleta

El supervit de capital es el aumento patrimonial debido a aumentos en el valor

de los activos ya sea por valorizaciones o por donaciones.

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Funciones CLASIFICACION DE LAS CUENTAS DE INGRESO Y EGRESO

Estos dos grupos de cuentas se clasifican atendiendo a su relacin con el objeto

social de la empresa, si los ingresos o egresos tienen relacin directa con el
objeto social se conocen con el nombre de operacionales, si por el contrario se
trata de ingresos o egresos extras o no necesarios o no generados dentro del
normal giro del negocio, se les clasifica como no operacionales.

Son ingresos operacionales para un banco los provenientes de los servicios

bancarios e intereses sobre prstamos, y no operacionales, los provenientes de
utilidades por venta ocasional de sus activos fijos, o por arrendamientos de sus
propiedades.

Son ingresos operacionales para un almacn de cadena (Carulla, Carrefour,

etc.) los provenientes de sus ventas de almacn; y no operacionales los que se
derivan de sus otras actividades como arrendamientos, intereses por prstamos,
renta sobre sus inversiones en acciones, etc.

De igual forma los gastos necesarios para mantener los ingresos operacionales
se consideran egresos operativos y los que no son necesarios u ocurren por
eventualidades como faltantes, robos, averas, etc., se consideran como
egresos no operativos.

Las cuentas de ingresos y egresos se resumen en el estado financiero denomi-

nado de resultados o de prdidas y ganancias cuyo objetivo es mostrar si el re-
sultado del desarrollo de la operacin del negocio produjo utilidad o prdida.

Existe una clasificacin importante que obedece a la relacin que tienen las
diferentes cuentas con la generacin de utilidad operacional o lo que es lo
mismo con el desarrollo del objeto social En ese orden de ideas las cuentas se
clasifican en operativas y no operativas segn el siguiente cuadro:

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