1

CONSTRUIMOS FUTURO
 Implementacin del
SGC en los procesos de
apoyo a las actividades
misionales de la UIS

CONSTRUIMOS FUTURO
 3

Enfoque de

uditora
Estamos comprometidos
con ISO 9001:2000

Sistema de Gestin de Calidad

 4

1 Qu es Auditora

Sistemtico Cumplimiento
Independiente Evidencia de los Criterios
Documentado de la auditoria

Proceso sistemtico, independiente, documentado, para obtener evidencia y

evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en que grado se cumplen
los criterios de la auditoria ISO 19011

Sistema de Gestin de Calidad

 5

2 Definiciones

CRITERIO DE Conjunto de polticas, procedimientos o

requisitos a tener en cuenta en la
AUDITORIA auditoria

Resultado de una auditoria suministrado

CONCLUSIN por el equipo auditor despus de haber
DE AUDITORIA considerado los objetivos de la auditoria
y todos los hallazgos de auditoria.

Sistema de Gestin de Calidad

 6

2 Definiciones

Declaraciones de hechos o cualquier

otra informacin, que son:
EVIDENCIA DE
y Pertinentes para los criterios de la
AUDITORIA auditoria.
y Verificables

HALLAZGO DE Resultado de la evaluacin de la

AUDITORIA evidencia de la auditoria. Recopilado
frente a los criterios de la auditoria.

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 7

EL PROCESO DE AUDITORIA

CRITERIOS REALIDAD
Conveniente
Especificaciones /Normas
Pliego de condiciones DE LOS
Reglamentos
Manual de calidad PROCESOS
Procedimientos
Plan de calidad

Lo Que se debe hacer Lo que se hace

OBJETIVO

Adecuado Cumplir sistemticamente

requisitos de calidad
Eficaz
especificados

Lo que se quiere
lograr

Sistema de Gestin de Calidad

 8

3 Por qu hacer Auditoras

El SGC cumple con los

Cambio
Requisitos (norma, ley,
Organizacional
Reglamentarios)

Estimular el enfoque Satisfacer un requisito

por proceso del cliente

Ejecutar seguimiento Evaluar el

a las acciones compromiso
Correctivas del recurso humano

Promover el
Mejoramiento
Continuo
Sistema de Gestin de Calidad
 9

CONOCIMIENTO DEL PROCESO

Conozco y tengo claridad
Estn definidos los acerca de los requerimientos
requisitos para garantizar que de mis clientes
las entradas de mi proceso
son las mejores?
Objetivo del Proceso internos/externos?
PROVEEDORES

PRODUCTOS
ENTRADAS

CLIENTES
De qu manera he
definido que satisfago los PROCESO
requerimientos de mis
clientes? (Transformacin)

Mano de Obra, Materiales,

Cul es mi gestin como S cules son los
Maquinaria, Mtodoque
lder para garantizar productos que genero
Tengo establecidos cumplo con el objetivo? para cumplir con los
los indicadores para requerimientos de mis
medir si cumplo con el clientes?
objetivo?
Conozco qu necesito
para gestionar
Medicin correctamente? Conozco
Trabajo conjuntamente con mis los procedimientos?
procesos proveedores para Conozco las aptitudes de
gestionar el adecuado flujo de mis colaboradores?
informacin y de recursos?

Sistema de Gestin de Calidad

 10

4 Cundo hacer Auditoras

Programa de auditoria

Cambios en Procesos /
productos / servicios

Implementacin
Nuevos procesos /
productos / servicios

Auditorias no
programadas

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5 Clases de Auditoras
PRIMERA PARTE
ORGANIZACIN
AUDITORA INTERNA
OBJETIVOS:
Determinar si el SGC:
Es conforme con los
requisitos planificados
Se ha implementado y se
mantiene de manera eficaz
PARA:
Evaluar la eficacia del SGC
Identificar oportunidades de
mejora
11
SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE
CLIENTES, PROVEEDORES ORGANIZACIN
AUDITORA EXTERNA AUDITORA EXTERNA
OBJETIVOS: OBJETIVOS:
Evaluar la adecuacin para Evaluar la capacidad para
cumplir eficazmente los cumplir los requisitos
requisitos del SGC del mnimos del modelo ISO 9001
desarrollo del proveedor
Verificar la aplicacin de
disposiciones contractuales
PARA: PARA:
Evaluar y seleccionar CERTIFICACIN O
proveedores RECONOCIMIENTO POR UN
Ejecutar re evaluacin a TERCERO
proveedores
Mantener relaciones ganar -
ganar
Sistema de Gestin de Calidad
 12

6 Tipos de Auditoras

y AUDITORA Sirve para examinar y revisar que un proceso

DE PROCESOS cumple con los procedimientos escritos.

Es la verificacin de que un producto ha sido

fabricado, o un servicio ha sido prestado de
y AUDITORA acuerdo con la especificacin y de que hay
evidencia de que cumple con los requisitos
DE PRODUCTO
del cliente.

Verificacin de que los registros cumplen los

y AUDITORA requisitos legales, reglamentarios y de los
DE REGISTROS clientes, brindando evidencia.

Examen de un rea especifica del sistema de

y AUDITORA DE gestin de la organizacin, o del sistema en
SISTEMA general.

Sistema de Gestin de Calidad

 13

LA PPP
PARADOJA DE PERCEPCIN DEL PROCESO

CUATRO VERSIONES DE CMO TRABAJA UN

PROCESO:

1. La forma en que el procedimiento actual dice que trabaja

2. La forma en que la direccin dice que trabaja

3. La forma en que realmente trabaja

4. La forma en que se supone que esta trabajando

Sistema de Gestin de Calidad

 14

7 Proceso de Auditoras

Programacin auditorias

Planeacin

Ejecucin

Presentacin de
Informes

Seguimiento y medicin

Evaluacin de competencia
De auditores

Definicin de acciones
De mejoramiento del proceso
De Auditorias
Sistema de Gestin de Calidad
 15

EN LA PLANEACIN TENER EN CUENTA

y Priorizar procesos que han

presentado fallas o tiene
mayor probabilidad de
presentarse No
conformidades.
y Realizar estudio de los
documentos
y Asignar claramente las
responsabilidades al equipo
auditor
y Definir la logstica necesaria
para realizar la auditoria

Sistema de Gestin de Calidad

 16

PREPARACIN DE LA AUDITORIA DE CAMPO

Auditor Auditado
Preparacin de documentos Preparacin de documentos
de trabajo: a presentar:
Plan de auditoria Manual de calidad
Listas de verificacin Documentos de los
procesos
Registros
Indicadores
Acciones Correctivas
Acciones Preventivas
Productos no Conformes
Mejoras

Sistema de Gestin de Calidad

 17

CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORIA

FECHA: Da, Mes y Ao

OBJETIVO: Evaluacin del nivel de conformidad de las actividades,
sistemas, procesos o servicios
ALCANCE: Nivel de profundidad de la auditoria, sitios, productos,
servicios, procesos a auditar.
CRITERIOS: Establecer claramente que Especificaciones /Normas,
Pliego de condiciones, Reglamentos, Manual de calidad,
Procedimientos Plan de calidad son tenidos en cuenta como
referencia para el desarrollo de la auditoria.
CRONOGRAMA DE TRABAJO: Fecha, hora, Actividad, requisitos,
auditado, equipo auditor.
OBSERVACIONES: espacio para registrar comentarios especiales para
ampliar la informacin del plan de auditoria.

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 18

LISTA DE VERIFICACIN

y Apoya la administracin del tiempo

y Es una gua para el cubrimiento total
del proceso
y Es una lista de chequeo
y Ayuda a centrar la auditoria en
aspectos relevantes
y Permite recopilar las evidencias de
la auditoria de acuerdo al desarrollo.

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 19

REUNIN DE APERTURA

y Confirmar el Plan de Auditora

y Describir las actividades de la auditora en sitio.
y Confirmar los Canales de comunicacin.
y Responder dudas e inquietudes.

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 20

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE

AUDITORIA

Fuentes de Informacin

Recopilacin mediante muestreo y verificacin

Evaluacin vs. Criterios Generacin de hallazgos

Conclusiones de auditora

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 21

FUENTES DE INFORMACIN
EQUIPO EN
FUNCIONAMIENTO

MEDICIN

OBSERVACIN

REGISTROS

CONDICIONES DE
CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO ESTADSTICAS
OPERACIN (DATOS)

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 22

PROCESO DE ENTREVISTA

COMO LO PLANIFICA? Describa el proceso de...?

Como ha establecido los

COMO COMO LO controles para...?

FUNCIONA EL IMPLEMENTA? Mustreme el acta de

PROCESO DE divulgacin?
...? COMO LO MIDE? Como evidencia la
ejecucin del proceso
Permtame los registros
COMO de...
RETROALIMENTA?

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 23

GENERACIN DE LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORA

CRITERIOS DE AUDITORA VS.
EVIDENCIA DE LA AUDITORA

Aspectos Relevantes Oportunidades de mejora

Fortalezas Debilidades
Aspectos a proyectar Aspectos por mejorar
OBSERVACIN NO CONFORMIDAD
Requisito Incumplido:
Evidencia
Impacto
Sistema de Gestin de Calidad
 24

EJEMPLO DE NO CONFORMIDAD

No existe registro de las acciones tomadas ante la queja reportada

por el cliente JB LTDA con respecto a la entrega de la orden No. 506
de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de control de quejas y
reclamos PRCA01.

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 25

INFORME DE AUDITORIA

y Objetivo, alcance y criterios

y Auditor lder, equipo auditor
y Descripcin de las actividades realizadas en la auditora
y Procesos auditados
y Responsables de los procesos y personal entrevistado
y Aspectos favorables
y Aspectos dbiles
y Solicitud de acciones correctivas
y Conclusiones de la auditora

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 26

REUNIN DE CIERRE

y Procesos auditados, interacciones, niveles de la

organizacin.
y Hallazgos y conclusiones de la auditora. Solicitud de
accin correctiva.
y Fechas tentativas para las Acciones Correctivas.
y Eventualmente, acuerdos sobre la precisin de las No
Conformidades.

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 27

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO

DE UNA AUDITORA

Auditor Lder, Equipo Auditor, Auditado

Verificar las respuestas a las solicitudes de acciones

correctivas
Verificar la eficacia de las acciones implementadas
En caso de tener acciones pendientes, reprogramar un
nuevo seguimiento
Elaborar el programa de la auditora de seguimiento, de
ser necesario

Sistema de Gestin de Calidad

 28

ACTITUD FRENTE
. A LA AUDITORIA
Demostrar
seguridad
Confianza Respetar al Auditor

Contestar
Tranquilidad
claramente y sin
extenderse a
temas no
relacionados con
Cortesa la pregunta

Escuchar muy bien las preguntas

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PREGUNTAS FRECUENTES
PLANEAR
Como planeo mis actividades?, En cuales procesos participo? Cuales son los
propsitos de esos procesos? Quienes son mis clientes al interior de la
organizacin?, Cual es la poltica de calidad de la empresa?, Como contribuyo a
lograr la poltica de calidad de la empresa?, Sobre cuales objetivos de calidad es
responsable mi cargo?, Cual es la meta establecida para ese objetivo de calidad?,
En cuanto esta el nivel de cumplimiento de ese objetivo?, Que estoy haciendo
para mejorar y poder cumplir con los objetivos de calidad sobre los cuales participo?

HACER
Qu registros directamente soy responsable de diligenciar?, En cuales
documentos estoy involucrado?

VERIFICAR
Qu mecanismos tengo para hacer seguimiento o control de las actividades que
desarrollo?, Sobre que indicadores del proceso soy responsable ?, Que productos
no conformes se han generado en las actividades que desarrollo?

ACTUAR
Qu mecanismos se tienen para mejorar continuamente en la organizacin?, Qu
tratamiento se da a las acciones correctivas y preventivas que se generan?, Que se
hace cuando se genera un producto no conforme o una no conformidad?

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