PROCEDIMIENTO DE ACTIVOS VERSIN No: 1.

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FIJOS, MATENIMIENTO DE
INSTALACIONES, EQUIPOS Y Fecha:27-Julio-2015
HERRAMIENTAS
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FIJOS, MATENIMIENTO DE
INSTALACIONES, EQUIPOS Y Fecha:27-Julio-2015
HERRAMIENTAS
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ELABOR APROB
REVIS

Asistente Administrativo Gerente General

Multiservicios MGG Gestin HSEQ Multiservicios MGG
Fecha: 03 de Julio de 2015 Multiservicios MGG Fecha: 27 de Julio de 2015
Fecha: 11 de Julio de 2015

VERSIN RAZN DE LA ACTUALIZACIN

1.0 Creacin del procedimiento
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1. OBJETO

Establecer los criterios para la realizacin de levantamientos fsicos anuales de los activos fijos, mantenimiento para las
instalaciones, equipos y herramientas con el fin de garantizar su ptimo funcionamiento de Multiservicios MGG.

2. ALCANCE

Este procedimiento incluye la actualizacin del inventario consolidado tanto de activos fijos; ejecucin de baja y/o
traslado de inventarios, actualizacin de inventario consolidado y mantenimiento de instalaciones, equipos y
herramientas.

3. PROCEDIMIENTO

ACTIVIS FIJOS
No DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
Definir las fechas anuales en las que se llevar a
1 cabo el levantamiento del inventario fsico de activos Asistente Administrativo N/A
fijos de la empresa.
Identificar necesidades y deficiencias, analizando los
2 estados de uso de los activos registrados en el Todo el personal N/A
formato.
Si se necesita hacer cambio de algn activo de la
compaa, se debe solicitar por medio por medio de
3 Todo el personal Correo electrnico
un correo electrnico dirigido a
multiservicios.mgg@hotmail.com
Cuando se adquiere un activo, este debe ser Asistente Administrativo
4 Label del activo
marcado con el respectivo label.
Se ingresa el activo al inventario de activos fijos de Asistente Administrativo Formato inventario de
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la compaa activos fijos
6 Se entrega al personal Asistente Administrativo
Elaborar informe sobre los bienes en existencia y
uso de los diferentes activos reportados durante el
levantamiento fsico del inventario de activos fijos.
Asistente Administrativo
Si se reporta que el activo est obsoleto y/o Formato inventario de
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inservible, se propone la baja del mismo, de acuerdo activos fijos
Gerente General
con la modalidad ms pertinente segn el caso. Por
ejemplo: donacin, venta, incineracin, entre otras
alternativas.
Informe bajas de activos
Informar a la Gerencia General sobre la ejecucin de
Multiservicios MGG
bajas de activos.
8 y/o
Asistente Administrativo
Correo electrnico

9 Aprobar ejecucin de bajas de activos. Gerente General Formato acta de reunin

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No DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
Determinar y coordinar la forma de efectuar la baja
de los bienes muebles o inmuebles
correspondientes, segn el Procedimiento de
manejo del cambio. En caso de determinarse la
pertinencia de la baja, sta puede darse por:
10 declaracin de obsolescencia; por inservible, Asistente Administrativo Formato acta de reunin
donacin, por prdida o hurto, caso fortuito o fuerza
mayor, por destruccin, por venta, entre otras.
Emitir acta sobre la ejecucin de bajas de activos
aprobada por la Gerencia.

Con el Formato de remisin, se lleva un consecutivo

11 Asistente Administrativo
como soporte de entrega de material. Formato de remisin

MANTENIMIENTO RUTINARIO, PREDICTIVO, PREVENTIVO Y CORRECTIVO

No DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
Identificar todos los equipos, herramientas o
Formato inventario de
1 instalaciones que requieran de mantenimiento Asistente Administrativo
activos fijos
peridico.
Realizar un inventario de las herramientas y equipos
Formato inventario de
2 que se encuentran a disposicin en el momento de Auxiliar HSE
activos fijos
iniciar la ejecucin del proyecto.
Elaborar las hojas de vida de los equipos y
Auxiliar HSE Formato hoja de vida
3 herramientas que requieran de mantenimiento
Asistente Administrativo equipos y herramientas
peridico (no se incluye herramienta manual)
Programar el mantenimiento de equipos,
4 Auxiliar HSE
herramientas e instalaciones.
Asistente Administrativo

Ejecutar el plan de mantenimiento de acuerdo a lo Auxiliar HSE

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planeado. Asistente Administrativo
Gerencia General
En caso de requerir la reposicin de las
herramientas y/o equipos dados de baja, se hace la Auxiliar HSE
Formato solicitud orden
6 solicitud a la Gerencia General, segn procedimiento Asistente Administrativo
de compra
de compras (seleccin y evaluacin de proveedores-
contratistas)

Hacer la hoja de vida del equipo y/o herramienta Auxiliar HSE Formato hoja de vida
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solicitada. Asistente Administrativo equipos y herramientas

Ejecutar el MANTENIMIENTO RUTINARIO:

Realizar continua limpieza y reordenamiento de lo
8 que momentneamente haya sido retirado de su sitio Personal Designado N/A
asignado. Son tareas de recoleccin de objetos
tiles, papeles, etc.
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No DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO:

Para realizar el mantenimiento preventivo de

herramientas y equipos se debe apoyar en las
especificaciones y requerimientos tcnicos de los
mismos., puede incluir limpieza, calibracin, etc.
9 Personal Designado
Todo mantenimiento realizado a una herramienta o Formato hoja de vida
equipo se debe registrar en la hoja de vida del equipos y herramientas
mismo.

Si durante el mantenimiento se detecta que una

herramienta o equipo no est en ptimas
condiciones pasar a la actividad No. 10

Ejecutar MANTENIMIENTO CORRECTIVO:

Para realizar el mantenimiento correctivo es
necesario localizar el dao, identificar la causa y
realizar la respectiva correccin a las instalaciones,
equipos y herramientas, su funcin principal es
poder corregir de manera inmediata, en el menor
tiempo y mnimo costo posible.
10 Todo el personal
Formato hoja de vida
Dicho mantenimiento correctivo se registra en la hoja equipos y herramientas
de vida del equipo

Los empleados debern reportar al jefe inmediato

cada vez que un elemento, herramienta o equipo de
trabajo se dae, esto con el fin que se tomen las
acciones a realizar.

Diligenciar el Indicador de cumplimiento del plan de

11 Asistente Administrativo
mantenimiento de locaciones y equipos de oficina

4. ASPECTOS IMPORTANTES

4.1 La actualizacin del inventario de activos fijos se realizar cada vez que se adquiera o cambie un bien, de lo
contrario se realizar anualmente.
4.2 Todas las sustancias empleadas en labores de mantenimiento y limpieza de instalaciones y equipos debern contar
con hoja de datos de seguridad, que debern ser divulgadas entre los usuarios para asegurar su uso adecuado.