Cartilla de Diagnostico PDF

Cartillas de Administracin Pblica
Gua de Modernizacin
de Entidades Pblicas
Versin 2
ESCUELA SUPERIOR
DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP
CREADA MEDIANTE
LEY 19 DE 1958
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DIRECTIVAS ESCUELA SUPERIOR DE LA FUNCIN PBLICA
DE ADMINISTRACIN PBLICAESAP
Honorio Miguel Henrquez Pinedo
Director Nacional Elizabeth Cristina Rodrguez Taylor
Directora
Luz Amparo Gonzlez Agudelo
Subdirectora de Proyeccin Institucional
Carla Liliana Henao Carmona
Mauricio Villalobos Rodrguez
Subdirector Acadmico Subdirectora
Mara Magdalena Forero Moreno
Subdirectora de Alto Gobierno Alberto Medina Aguilar
Director de Empleo Pblico
Germn Insuasty Mora
Subdirector Administrativo y Financiero
Jos Fernando Berro Berro
dgard Sierra Cardozo
Secretario General Director de Desarrollo Organizacional
Rubn Daro Caldern Jaramillo
Jefe de la Oficina Asesora Jurdica Mara del Pilar Arango Viana
Directora de Polticas de Control Interno
Mara Eugenia Rodrguez Tovar
Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin y Racionalizacin de Trmites
Eurpedes Gonzlez Ordez
Jefe Control Interno Claudia Patricia Hernndez Len
Directora Jurdica
Luz Amparo Gonzlez Agudelo
Lilia Ins Rojas Parra
Margarita Mara Ricardo vila Celmira Frasser Acevedo
Equipo Coordinador Jefe Ocina Asesora de Planeacin
Andrs Felipe lvarez Grajales
Decano Facultad de Pregrado Dolly Amaya Caballero
Zoraida Celis Carrillo Jefe Ocina de Control Interno (e)
Decana Facultad de Postgrado
Carlos Roberto Cubides Olarte Victoria Eugenia Daz Acosta
Decano Facultad de Investigaciones Jefe Ocina de Sistemas
GUA DE MODERNIZACIN DE ENTIDADES PBLICAS
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DE LA FUNCIN PBLICA
Elizabeth Rodrguez Taylor
Directora
ESCUELA SUPERIOR
DE ADMINISTRACIN PBLICA
Honorio Miguel Henrquez Pinedo
Director Nacional
COORDINACIN TCNICA
Jos Fernando Berro Berro
Mara Lucrecia Ospina Montoya
Oswaldo Alberto Carvajal Galeano
EQUIPO DE TRABAJO
SEGUNDA EDICIN ACTUALIZADA
Mara Piedad Olaya Sisa
Alberto Fredy Surez Castaeda
Luz Mary Riao Camargo
Jorge Leonardo Moreno Beltrn
Andrea del Pilar lvarez Salcedo
Jaime Orlando Delgado Gordillo
Claudia Patricia Ardila Daz
Wilson Augusto Chaparro Ariza
EJECUCIN
Escuela Superior de Administracin Pblica
Subdireccin Acadmica
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

Direccin de Desarrollo Organizacional
Bogot, D.C. septiembre de 2009

TABLA DE CONTENIDO
Pgs.
Presentacin............................................................................................................... 11
Introduccin .............................................................................................................. 13
Introduccin .............................................................................................................. 13
Gua de modernizacin de entidades pblicas

Modernizacin Institucional en los organismos y entidades de la administracin
pblica.............................................................................................................. 17
Estudio Tcnico ......................................................................................................... 19
1. Resea historica .................................................................................................... 21
2. Marco legal ............................................................................................................ 23
3. Analisis externo ..................................................................................................... 25
3.1 Entorno Poltico..................................................................................... 25
3.2 Entorno Econmico. .............................................................................. 26
3.3 Entorno Social. ...................................................................................... 26
3.4 Entorno Tecnolgico. ............................................................................ 26
4. Anlisis financiero ................................................................................................. 29
5. Anlisis interno ...................................................................................................... 31
5.1 Identificacin y Anlisis de los Objetivos y Funciones Generales. ...... 31
Ejemplo de entidad del Orden Nacional:................................................ 31
Ejemplo de entidad del orden Territorial: ............................................... 32
5.2 Misin.................................................................................................... 33 7
Ejemplo de Misin en el Orden Nacional: ............................................. 33
Departamento Administrativo de la
FUNCIN PBLICA
Repblica de Colombia
Pgs.
Ejemplo de Misin en el Orden Territorial ............................................. 33
5.3 Visin..................................................................................................... 33
Ejemplo de Visin en el Orden Nacional ............................................... 34
Ejemplo de Visin en el Orden Territorial .............................................. 34
5.4. Identificacin del Mapa de Procesos o Cadena de Valor ..................... 34
Metodologas para la Revisin y Anlisis de Procesos .......................... 36
5.5 Productos y/o Servicios ........................................................................ 38

5.6 Usuarios o Clientes................................................................................ 39
5.7 Evaluacin de la Prestacin de servicios.............................................. 40
Anlisis de los Niveles de Desempeo ................................................... 41
Ajuste de los estndares a los requerimientos ........................................ 41
5. 8 Estatutos Internos (nicamente para Entidades Descentralizadas) ..... 41
5.9 Estructura .............................................................................................. 41
Formas de Estructura u Organizacin Interna de una Institucin........... 41
Formas Organizacionales. ...................................................................... 42
Estructura Funcional. .............................................................................. 43
Estructura Matricial o por Proyectos. ..................................................... 43
Estructura Territorial o Geogrfica Desconcentracin. ....................... 43
Estructura por Unidades Estratgicas de Negocios. ............................... 44
6. Evaluacin de las funciones, perfiles y cargas de trabajo ................................. 47
6.1. Evaluacin de las Funciones ................................................................ 47
8 6.2 Perfiles y Cargas de Trabajo.................................................................. 47
6.3 Otras Tcnicas para Medicin de Tiempos de los Trabajos. ................. 61
FUNCIN PBLICA
Pgs.
Clculo de Tiempos sobre la base de Tablas de Movimientos, Estnda-

res o Tiempos Normalizados. ................................................................. 61
Mtodo de la Filmacin de los Trabajos................................................. 61
Mtodo del Muestreo del Trabajo........................................................... 61
Mtodo del Autopunteo del Trabajo. ...................................................... 62
7. Planta de personal. ................................................................................................ 63
7.1. Sistema de Nomenclatura y Clasificacin de Empleos ........................ 64
Ejemplo de Nomenclatura de Empleos en el Orden Nacional ............... 66

Ejemplo de Nomenclatura de Empleos en el Orden Territorial .............. 66
7.2. Determinacin de la Planta de personal ............................................... 67
Ejemplo de Planta de Personal en el Orden Nacional: ........................... 68
Ejemplo de Planta de Personal en el Orden Territorial: ......................... 68
7.3 Viabilidad o Disponibilidad Presupuestal. ............................................ 69
7.4 Acto Administrativo de Modificacin de Planta. .................................. 70
8. Manual especfico de funciones y competencias laborales ............................... 73
8.1. Competencias Laborales ...................................................................... 73
8.2 Metodologa para Ajustar o Establecer los Manuales Especficos de

Funciones y de Competencias Laborales .................................................... 00
Escisin o fusin de entidades pblicas................................................................... 74
Escisin de entidades u organismos......................................................................... 85
Fusin de entidades u organismos ........................................................................... 86
Anexo 1....................................................................................................................... 88
Anexo 2....................................................................................................................... 90
Anexo 3....................................................................................................................... 93 9
Anexo 4....................................................................................................................... 102
FUNCIN PBLICA
Pgs.
Anexo 5....................................................................................................................... 104
Anexo 6....................................................................................................................... 108
Anexo 7....................................................................................................................... 109
Anexo 8....................................................................................................................... 110
Anexo 9....................................................................................................................... 111
Anexo 10..................................................................................................................... 112
Anexo 11........ ............................................................................................................. 122
Anexo 12..................................................................................................................... 131
Anexo 13..................................................................................................................... 137
Anexo 14..................................................................................................................... 144
Anexo 15..................................................................................................................... 154
Anexo 16..................................................................................................................... 157
Anexo 17..................................................................................................................... 163
Anexo 18..................................................................................................................... 166
Anexo 19..................................................................................................................... 167
Anexo 20..................................................................................................................... 175
Anexo 21..................................................................................................................... 176
Anexo 22..................................................................................................................... 181
Anexo 23..................................................................................................................... 189
Anexo 24..................................................................................................................... 196
Anexo 25..................................................................................................................... 197
Glosario de Trminos. .............................................................................................. 198
Bibliografa........ ........................................................................................................ 200

I. PRESENTACIN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA
Las acciones gubernamentales encaminadas al fortalecimiento de la institucionalidad

y del aseguramiento de una gestin orientada a la oportuna y adecuada prestacin del

servicio al ciudadano imponen al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
un importante reto.
En efecto, las circunstancias actuales de desarrollo del entorno econmico, social y

tcnico sugieren una constante mirada de los objetivos y funciones de las instituciones
pblicas, as como de las formas organizacionales adoptadas para la prestacin de
bienes y servicios, conforme a los preceptos de la funcin pblica.
Es claro entonces el camino que el Departamento Administrativo de la Funcin P-

blica, organismo asesor del Gobierno Nacional en materia de Empleo Pblico, Or-
ganizacin Administrativa, Control Interno, Racionalizacin de Trmites de la Rama
Ejecutiva y Sistemas de gestin de calidad del Poder Pblico, debe asumir en relacin
con el mejoramiento de las instituciones pblicas con el propsito de que estas adecuen
sus formas organizacionales, fieles a los propsitos a ellas encomendadas.
Corresponde a su vez, dentro de los diferentes roles de nuestra institucionalidad,

orientar y apoyar a las organizaciones en el fortalecimiento de su actividad misional
y de gestin administrativa a travs de la formulacin de lneas de poltica, difusin e
instrumentalizacin de estas, de manera que materialicen ese propsito de crecimiento
de la capacidad de las organizaciones y sus servidores.
Coherentes con este precepto de facilitadores de mejoramiento de las organizaciones

en sus diferentes mbitos, presento la Gua de modernizacin de entidades pblicas,
que se constituye en una herramienta orientadora para abordar y materializar procesos
de transformacin organizacional, comprometiendo en ello la revisin y mejora de las
estructuras administrativas a partir del examen y definicin de los procesos misiona-
11
les, estratgicos, de apoyo y de evaluacin y control propios de toda organizacin, as
como la coherencia de la clasificacin y cantidad los empleos que demanda la pres-
FUNCIN PBLICA
tacin de los servicios y la identificacin de las funciones y competencias laborales
exigibles para el ejercicio de los empleos.
ELIZABETH RODRGUEZ TAYLOR

Directora
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - DAFP
12
FUNCIN PBLICA
II. INTRODUCCIN
Las organizaciones pblicas estn atadas a las variaciones del entorno econmico,
social, poltico, tecnolgico y econmico; y de la capacidad de estas para ajustarse
y reaccionar a estos embates depender la oportunidad, eficacia y eficiencia de la
prestacin de sus servicios.

Corresponde al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica contribuir en el
fortalecimiento de la capacidad de las organizaciones a adaptarse y ajustarse al nue-
vo entorno, orientndolas en el proceso de transformacin a travs de un documento
prctico, de fcil seguimiento y aplicacin, como lo es la Gua de modernizacin de
entidades pblicas.
Esta herramienta permitir a los servidores de las organizaciones pblicas, con res-
ponsabilidades en procesos de ajuste institucional, adelantar la identificacin de las
condiciones externas e internas que afectan el quehacer; desarrollar los elementos que
soporten ese estudio; generar acciones de cambio a partir del redimensionamiento de
los procesos, procedimientos y distribucin de las funciones, as como elaborar los
proyectos de actos administrativos que materialicen tales frmulas de transformacin
de la organizacin.
Igualmente, permitir a los ciudadanos, interesados en el proceso de reforma de estruc-

tura, planta de personal y manual especfico de funciones y de competencias laborales
de empleos pblicos en los mbitos nacional y territorial, conocer los elementos que
deben tenerse en cuenta y las previsiones que las regulaciones aplicables en estas ma-
terias disponen.
JOS FERNANDO BERRO BERRO

Director de Desarrollo Organizacional
13
FUNCIN PBLICA
I. PRESENTACIN
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA
La Modernizacin Institucional ha constituido y constituir siempre, dada la dinmica

que debe darse de manera continua en los organismos y entidades de la Administracin

Pblica, una permanente como vital preocupacin, toda vez que es necesaria su corres-
pondencia con las mltiples exigencias del mundo actual, circunstancia que impone
el sealamiento de criterios y derroteros como instrumentos posibles que garanticen
la gil y eficiente realizacin de sus fines y procedimientos, al tiempo de reafirmar
en la ciudadana y comunidad fe y confianza hacia sus instituciones en concepto y
constructo de participacin democrtica.
Todo esto explica, entonces, la razn de ser de la nueva normatividad constitucional

cuando en distintos preceptos establece claros y precisos derroteros y principios filo-
sficos en relacin con la funcin administrativa, los fines y propsitos del Estado, el
desarrollo de sus procedimientos y la evaluacin y control de la gestin pblica.
Una deficiente administracin no se subsana suprimiendo entidades pblicas o redu-

cindolas, sino nutrindolas con elementos, tcnicas y procedimientos administrativos
de orden gerencial, determinados por probados y comprobados resultados, camino a
lograr una modernizacin institucional en sus correspondientes organismos y entida-
des, requirindose de procesos donde se enmarquen sistematizacin, flexibilidad, equi-
librio, idoneidad y verificacin, entre otros muchos, siendo necesaria su estructuracin
en forma exacta, veraz y oportuna, de tal manera que facilite una gil disposicin de la
informacin necesaria para los propsitos que se requieran.
Toda modernizacin institucional demanda, en razn de su importancia y entre varias

muchas consideraciones, objeto, descripcin, estrategia, apoyo a su desempeo, ca-
pacitacin, estudio de costos, financiamiento, ejecucin e informes, en direccin a su
permanente y continua evaluacin, elementos sustanciales para garantizar su adecuada
implementacin respecto de lo que se pretende y necesita en atencin al mejoramiento 15
continuo que debe darse y estar presente en los distintos organismos y entidades que
conforman la Administracin Pblica.
FUNCIN PBLICA
En aras de lo cual y en lo entendido de lo expuesto, ha querido el Departamento Admi-
nistrativo de la Funcin Pblica DAFP, propiciador y orientador de definidos funda-
mentos de cambio en organismos y entidades del Estado, en los niveles nacional como
territorial, dar a conocer esta Gua metodolgica sobre modernizacin institucional
en los organismos y entidades de la administracin pblica, que est conformada
por presentacin; introduccin; justificacin; estudio tcnico; resea histrica; marco
legal; anlisis externo, financiero e interno; evaluacin de las funciones, perfiles y
cargas de trabajo; planta de personal; manual especfico de funciones y competencias
laborales; escisin o fusin de entidades pblicas; anexos y glosario terminolgico.
Estos constituyen una herramienta eficaz para definir, en criterios soportados y claros
conceptos, todo cuanto se relaciona con el ser, hacer y quehacer en tan especfica asig-
natura, fundamental en la procura del buen gobierno, como para el mejor desempeo
y fortalecimiento de las entidades pblicas, bases inestimables hacia la consolidacin
de un Estado Social de Derecho superiormente establecido en capacidad de satisfacer
las ms elementales y caras necesidades a su interior y ciudadana en sus vnculos

asociativos que posibiliten la vida en comunidad manifestndose en el mbito social.
HONORIO MIGUEL HENRQUEZ PINEDO

Director Nacional
Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP
16
FUNCIN PBLICA
MODERNIZACIN
INSTITUCIONAL EN LOS
ORGANISMOS Y ENTIDADES
DE LA ADMINISTRACIN
PBLICA
Abordar un proceso de modernizacin institucional implica la elaboracin de un es-

tudio tcnico o justificacin tcnica en el cual se analiza la situacin actual de la
institucin pblica respecto al cumplimiento de sus funciones, objetivos generales y
su misin. Con base en este anlisis y teniendo en cuenta la normatividad vigente, se

hace un diagnstico que puede implicar reformas o mejoras en uno o varios de los
elementos bsicos de la respectiva institucin pblica.
Estos elementos bsicos son marco legal; anlisis externo; anlisis financiero; obje-
tivos; funciones generales; misin; visin; productos y servicios; usuarios y clientes;
procesos estratgicos, misionales, de apoyo, y de control y evaluacin; estructura;
sistema de nomenclatura, clasificacin y remuneracin de empleos; planta de personal
y manual especfico de funciones y de competencias laborales.
Para implementar el proceso de modernizacin los organismos y entidades de la admi-

nistracin pblica de los rdenes nacional y territorial deben tener en cuenta los princi-
pios que rigen la funcin administrativa al servicio del inters general, los enunciados
en el artculo 209 de la Constitucin Poltica, como son igualdad, moralidad, eficacia,
economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin, dele-
gacin, coordinacin administrativa y la desconcentracin de funciones.
En los casos que se requiera modificar estatutos, estructura o planta de personal, se

tendr en cuenta, adems, de lo dispuesto en el artculo 96 del Decreto 1227 de 2005
y dems normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan, los siguientes criterios:
Los organismos y entidades de la administracin pblica nacional y territorial se
organizarn de acuerdo con las necesidades cambiantes de la funcin pblica, ha-
ciendo uso de las innovaciones que ofrece la gerencia pblica.
La organizacin que se adopte se sujetar a la finalidad, objeto y funciones gene-
rales de la entidad prevista en las leyes, decretos, ordenanzas o acuerdos, contribu-
yendo de manera eficaz y eficiente para el logro de los objetivos institucionales, al 17
desarrollo de sus funciones y al uso racional de los recursos humanos, materiales,
financieros y tecnolgicos.
FUNCIN PBLICA
Garantizar que exista la debida armona, coherencia y articulacin entre las activi-
dades que realicen cada una de las dependencias, de acuerdo con las competencias
atribuidas, para efectos de formular, ejecutar y evaluar las polticas, planes y pro-
gramas, que le permitan el ejercicio de sus funciones.
Establecer organizaciones flexibles que se adapten al entorno poltico, econmico,
tecnolgico y social, que sea plana y sencilla, con niveles jerrquicos mnimos, con
el fin de que las decisiones fluyan sin obstculos dentro de la misma, permitiendo
una comunicacin directa entre el Estado y el ciudadano, logrando los objetivos
para la cual fue creada.
Evitar la duplicidad de funciones al interior de las instituciones y de estas con otras
entidades pblicas de cualquier orden.
Suprimir o fusionar los empleos que no se requieran para la prestacin de servicios
y distribuir o suprimir las funciones especficas que se desarrollen, en armona con
las disposiciones vigentes que regulen la materia.
18
FUNCIN PBLICA
ESTUDIO TCNICO
De acuerdo con el artculo 46 de la Ley 909 de 2004 y los artculos 95 al 97 del Decreto
1227 de 2005, los procesos de reformas organizacionales de las entidades de la rama
ejecutiva del orden nacional y territorial, debern motivarse, fundarse en necesidades
del servicio o en razones de modernizacin de la administracin y basarse en justifica-

ciones o estudios tcnicos que as lo demuestren.
As entonces, para llevar a cabo una reestructuracin, se debe elaborar el estudio tcni-
co o la justificacin tcnica que conlleven a la expedicin de los actos administrativos
que consoliden el proceso de reforma organizacional.
La responsabilidad del estudio tcnico o justificacin tcnica estar en cabeza del Re-
presentante Legal del organismo o entidad pblica, quien establecer las directrices
generales para adelantar el proceso, de conformidad con las polticas, lineamientos y
orientaciones impartidas por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
El estudio tcnico puede ser realizado por la respectiva entidad, o por la Escuela Supe-
rior de Administracin Pblica - ESAP, o por firmas especializadas en la materia; estu-
dio que deber garantizar el mejoramiento continuo de la organizacin. Para el efecto
en los dos ltimos casos, ha de estar acompaado de personal interno que facilite la
identificacin de la problemtica institucional, sin desconocer que la responsabilidad
directa del estudio sigue siendo de la respectiva institucin.
A efectos de dar inicio al proceso de reestructuracin, el director del organismo o

entidad podr constituir un equipo interno de trabajo, el cual tendr la responsabilidad
de la planeacin, diseo y ejecucin de dicho proceso, que se apoyar en profesionales
de las reas administrativa y tcnica o misional, con capacidad analtica, para presentar
los resultados que servirn de base en la toma de decisiones relacionadas con el direc-
cionamiento de la institucin pblica. (Anexo 1).
Para elaborar el estudio tcnico, el Departamento Administrativo de la Funcin P-

19
blica presenta esta metodologa, con el fin de orientar y facilitar a los organismos y
entidades el desarrollo paso a paso de los elementos bsicos que lo conforman.
FUNCIN PBLICA
Adicionalmente, este Departamento Administrativo ofrece capacitacin y asesora a
las instituciones pblicas de los rdenes nacional y territorial que as lo requieran, la
cual se solicitar mediante oficio dirigido al Director de este organismo, quien desig-
nar al asesor.
Asignado el asesor y conformado el equipo de trabajo, el organismo o entidad deber

elaborar un cronograma incluyendo los responsables de las actividades, los tiempos de
ejecucin y los indicadores que permitan evaluar el proceso.
En el transcurso de la elaboracin del estudio tcnico o la justificacin tcnica, el

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, a travs de la Direccin de
Desarrollo Organizacional, formular a la institucin que viene siendo asesorada, las
observaciones y recomendaciones respectivas, si fueren del caso.
Adems de los instrumentos sugeridos en la presente gua, existen varias tcnicas o

herramientas organizacionales que pueden ser tomadas como soporte complementario

o sustitutivo a la metodologa propuesta por este Departamento Administrativo, entre
las cuales podemos mencionar: la planeacin estratgica, benchmarking, market tes-
ting o iniciativa de financiamiento privado. (Anexo 2).
Igualmente, es importante tener en cuenta como punto de referencia para el estudio

tcnico de cada institucin pblica los informes de gestin, de Control Interno, del
sistema de gestin de la calidad, de las Contraloras correspondientes y aquellos otros
que sirvan para la toma de decisiones.
Para el xito del proceso de modernizacin institucional se requiere contar con la vo-
luntad poltica, el compromiso de la alta direccin, la participacin del personal de la
institucin y disponer de los recursos fiscales y presupuestales a que haya lugar.
La metodologa propuesta por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica,

permite abordar y analizar de manera integral la organizacin de la institucin pblica,
y facilitar la construccin de la reforma organizacional, para lo cual se sugiere desa-
rrollar las siguientes etapas:
1. Resea Histrica
2. Marco Legal
3. Anlisis Externo
4. Anlisis Financiero
5. Anlisis Interno.
6. Evaluacin de las Funciones, Perfiles y Cargas de trabajo.
20 7. Planta de Personal
8. Manual Especfico de Funciones y Competencias Laborales.
FUNCIN PBLICA
1. RESEA HISTRICA
Partiendo del anlisis del sector, se procede al estudio sobre la evolucin y creci-
miento de la entidad y de sus interrelaciones con el entorno, con el fin de obtener
un conocimiento de la misma, de sus definiciones de poltica, de las respuestas a las
demandas de la sociedad, que ha afectado el desarrollo institucional, y de los cambios

y transformaciones que se han dado en la modalidad del servicio.
21
FUNCIN PBLICA
2.
2. MARCO
MARCO LEGAL
LEGAL
En esta etapa se pretende que cada organismo o entidad identifique, estudie y analice
las normas generales que le dan forma y competencia jurdica como institucin pbli-
ca, contenidas en la Constitucin Poltica, Leyes, Decretos, Ordenanzas y Acuerdos.

Igualmente, es importante tener en cuenta el plan de desarrollo nacional, departamen-
tal o municipal; el plan de ordenamiento territorial, cuando sea del caso, y planes
sectoriales, que son de cumplimiento obligatorio para cada institucin pblica acorde
con sus objetivos, funciones, misin, polticas y programas con los cuales se han com-
prometido, para actuar dentro del marco de la administracin pblica.
As mismo, este marco legal comprende el conocimiento y anlisis de las normas

propias de cada institucin que permitan identificar la regulacin aplicable en relacin
con los estatutos (en los casos que corresponda); estructura; nomenclatura, clasifica-
cin y remuneracin de empleos; planta de personal y manual especfico de funciones
y de competencias laborales.
Una vez conocida y analizada la normatividad, as como los planes de desarrollo vi-
gentes, se debe verificar si la institucin pblica est actuando conforme a ellos y pro-
poner las reformas que se consideren necesarias a la regulacin propia de la entidad.
Desde el punto de vista legal, se entiende por Estructura Orgnica lo determinado por
la Ley 489 de 1998 en su artculo 50, as:
Contenido de los actos de creacin. La Ley que disponga la creacin de
un organismo o entidad administrativa deber determinar sus objetivos y
estructura orgnica, as mismo determinar el soporte presupuestal de con-
formidad con los lineamientos fiscales del Ministerio de Hacienda y Crdito
Pblico.
La estructura orgnica de un organismo o entidad administrativa comprende
la determinacin de los siguientes aspectos:
1. La denominacin. 23
2. La naturaleza jurdica y el consiguiente rgimen jurdico.
FUNCIN PBLICA
3. La sede.
4. La integracin de su patrimonio.
5. El sealamiento de los rganos superiores de direccin y administracin y
la forma de integracin y de designacin de sus titulares, y
6. El Ministerio o el Departamento Administrativo al cual estarn adscritos
o vinculados.
En el orden territorial habr de guardarse correlacin con las normas del orden nacional,
atendiendo a las disposiciones que para el efecto estn dispuestas en la Constitucin
Poltica, en las Leyes, Decretos, Ordenanzas y Acuerdos Municipales respectivos.
Como informacin se incluye el (Anexo No. 3) Resumen de Normatividad para insti-

tuciones de los rdenes nacional y territorial.
24
FUNCIN PBLICA
3. ANLISIS EXTERNO
Resulta de suma importancia examinar cmo la interaccin de la entidad con el medio

ambiente y con otras instituciones del contexto, afecta su organizacin interna, dando
como consecuencia cambios en las orientaciones y estrategias y ajustes en las activi-
dades, planes y programas.

En esta etapa se deben analizar los diferentes factores que inciden en el desarrollo,
crecimiento y configuracin de la organizacin o entidad como son los polticos, eco-
nmicos, sociales y tecnolgicos, para que con base en ellos sea posible presentar
propuestas que adecuen la Institucin a su entorno.
Por lo anterior, es imprescindible conocer sus efectos en el sistema de administracin

de la organizacin y su adaptabilidad frente a los cambios en el entorno, para identifi-
car las amenazas, anticiparse a los acontecimientos y tomar decisiones, reorientando
oportunamente sus acciones en la direccin deseada.
El anlisis se realizar sustentado en el estudio de estadsticas, ndices, clculos, gr-

ficos, anlisis comparativos, series cronolgicas, o proyecciones, entre otros, como
medidas de comprobacin; para lo cual, se seleccionarn slo aquellas variables re-
levantes, de acuerdo con las caractersticas y la misin de cada organizacin. Como
referencia se mencionan las siguientes:
3.1 Entorno poltico
Las entidades y organismos pblicos nacionales y territoriales debern adoptar y ajus-

tar su organizacin interna teniendo en cuenta las orientaciones y decisiones de orden
poltico que incidan sobre la administracin pblica, como por ejemplo, la descentra-
lizacin, desconcentracin y delegacin administrativa, las normas que se dicten en
materia de empleo pblico y gerencia pblica, y que afecten las actividades propias de
cada institucin.
As mismo, se han de considerar las decisiones que adopten las Asambleas, Concejos 25
Municipales y Distritales, las cuales deben estar en concordancia y armona con las
fijadas por el orden nacional.
FUNCIN PBLICA
3.2 Entorno econmico
Se busca identificar las ventajas o amenazas que se derivan de la aplicacin de las

polticas macroeconmicas, presupuestales y fiscales (como es el caso del mandato
de la Ley 617 de 2000 y Ley 715 de 2001 o la globalizacin de la economa), que
enmarcan el quehacer de la respectiva institucin, y determinan su incidencia en el
costo de la prestacin de los servicios y salarios, la diversificacin de productos, y de
otra parte explorar otras variables que no permiten cumplir a cabalidad las metas y
objetivos propuestos.
Puede observarse en la realidad cmo una poltica de restriccin del gasto puede afec-
tar la ejecucin o avance de los proyectos de infraestructura a cargo del Estado y cmo
el conjunto de factores externos y variables econmicas, pueden limitar y condicionar
el funcionamiento del sector y, por ende, de sus entidades adscritas y vinculadas.
As mismo, se hace necesario considerar los mecanismos de participacin privada en

la prestacin de servicios pblicos, con el fin de fortalecer la accin del Estado.
3.3 Entorno social
Para mantener relaciones armnicas entre las instituciones y la sociedad a la cual va

dirigida su accin, aquellas deben conocer y responder a las necesidades cambiantes
de la poblacin, las cuales determinan sus demandas.
De all el requerimiento de consultar y conocer la evolucin de la demanda de servicios

y el nivel de satisfaccin frente al servicio prestado.
Es fundamental en este caso, el anlisis de determinadas variables y situaciones que

intervienen e influyen en la calidad de la estructura social del Estado, como la situa-
cin de orden pblico, la inseguridad social, el crecimiento poblacional, la esperanza
de vida, el nivel educativo, la poltica de vivienda, los programas de seguridad social
del Estado, la composicin de la fuerza laboral, la crisis de valores, la cultura organi-
zacional y la responsabilidad social, entre otras.
3.4 Entorno tecnolgico
Es importante tener en cuenta los avances en el campo de las telecomunicaciones, la

automatizacin de la informacin, la conexin a Internet, los factores fsicos y ambien-
tales, la inversin en investigacin y desarrollos bsicos, la innovacin en diseos y la
26 tecnologa de los servicios o productos, con el fin de analizar su posible aplicacin al
interior de la institucin, lo cual le va a permitir una mejor prestacin de los servicios
y calidad de los productos, lo que redundara en beneficio de la comunidad.
FUNCIN PBLICA
El presente anlisis busca medir qu tan distante se encuentra la entidad con respecto
a los avances tecnolgicos, en la utilizacin de las redes de informacin, como un
mecanismo de comunicacin e intercambio de informacin.
Analizados los factores anteriores, la entidad u organismo deben identificar cules de

estos inciden en el cumplimiento de los objetivos, funciones y misin de la institucin,
para que se propongan los correctivos o cambios necesarios.
27
FUNCIN PBLICA
4. ANLISIS FINANCIERO
Dentro del proceso de reestructuracin se juzga pertinente realizar un anlisis financie-

ro que d cuenta objetiva de las condiciones que sobre este aspecto refleja la entidad
actualmente; as mismo, revisar el comportamiento financiero del pasado inmediato
(ltimos 4 aos) y elaborar proyecciones con variables representativas, que permitan

una idea sobre la salud presupuestal o financiera de la entidad u organismo pblico,
siempre que se trate de entidades del sector descentralizado de la rama ejecutiva en el
orden nacional y de entidades del orden territorial.
De este anlisis tambin forma parte el anexo 5, relacionado con el comparativo de

cargos y costos por niveles jerrquicos; as como los grficos, tendencias u otras so-
bre ingresos y gastos que resulten tiles; lo mismo que los anlisis de las variables e
indicadores de los estados de prdidas y ganancias cuando sean del caso y aquellos
descriptores sobre los indicadores y criterios de que trata la Ley 617 del ao 2000 y
dems normas relacionadas.
Por disposicin general, es pertinente tener en cuenta los siguientes aspectos bsicos,
al considerar una modificacin de planta de personal:
Cuando se trate de entidades u organismos del orden nacional, para efectos de
modificar la planta de personal, este captulo suministrar la informacin corres-
pondiente para poner a consideracin y adelantar el trmite pertinente, ante el Mi-
nisterio de Hacienda y Crdito Pblico, Direccin General del Presupuesto Pblico
Nacional, el cual requiere y exige los siguientes requisitos:
1. Exposicin de motivos.
2. Costos comparativos de las plantas vigente y propuesta.
3. Efectos sobre los gastos generales.
4. Concepto del Departamento Nacional de Planeacin si se afectan los gastos de
inversin.
29
5. Y los dems que la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional consi-
dere pertinentes.
FUNCIN PBLICA
As, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica aprobar las propuestas
de modificaciones a las plantas de personal, cuando hayan obtenido la viabilidad
presupuestal del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico-Direccin General del
Presupuesto Pblico Nacional.
Para el caso de las entidades u organismos del orden territorial, en proceso de
reestructuracin o modificacin de su planta de personal, debern adelantar las
gestiones correspondientes, ante la autoridad competente, para obtener la certifica-
cin que demuestre contar con los recursos necesarios para la implementacin de
la reforma prevista, para lo cual tendrn que elaborar un documento, derivado de
este captulo, donde se adviertan los siguientes puntos:
Exposicin de motivos
Costos comparativos de la planta de personal actual frente a la propuesta
Efectos sobre los gastos generales

Concepto de la Secretara de Hacienda o de la entidad o la dependencia que
haga sus veces.
Dems informacin requerida para viabilizar el proyecto.
En todo caso, tanto en las entidades del orden nacional como territorial, para proveer
empleos vacantes se requerir del certificado de disponibilidad presupuestal por la
vigencia fiscal correspondiente. Por medio de este, el Jefe de Presupuesto o quien haga
sus veces garantizar la existencia de los recursos del 1 de enero al 31 de diciembre
del ao que corresponda, por todo concepto de gastos de personal, salvo que el nom-
bramiento sea en reemplazo de un cargo provisto o creado durante la vigencia, para
lo cual se deber expedir el certificado de disponibilidad presupuestal por lo que resta
del ao fiscal.
Toda provisin de empleos de los servidores pblicos deber corresponder a los previs-
tos en la planta de personal, incluyendo las vinculaciones de los trabajadores oficiales.
30
FUNCIN PBLICA
5. ANLISIS INTERNO
5.1. Identificacin y Anlisis de los Objetivos y Funciones Generales
Se pretende conocer los objetivos y funciones generales otorgadas a la organizacin

por la norma de creacin, as como aquellas otras que la modifican o adicionan.

Su anlisis permite determinar cmo han variado en el tiempo, si existe duplicidad de
funciones con otras entidades del sector pblico, constatar si necesariamente deben ser
llevadas a cabo por el Estado o por el contrario pueden ser atendidas por particulares.
Como producto del anlisis, se debe concluir cules funciones y objetivos se siguen
desarrollando, cules no se requieren y cules se proponen, para constatar si necesaria-
mente deben ser llevadas a cabo por el Estado o por el contrario pueden ser atendidas
por los particulares.
Igualmente, se debe precisar si es necesario modificar las normas de creacin para ade-
cuarlas a los cambios propuestos, disposiciones que se han de someter a la aprobacin
de las instituciones que tienen la facultad legal para ello.
Para facilitar su comprensin, a continuacin se ilustra con los siguientes ejemplos:
Ejemplo de entidad del orden nacional
Objetivo General del Ministerio. El Ministerio de Transporte tiene como objetivo

primordial la formulacin y adopcin de las polticas, planes, programas y proyectos
y regulacin econmica en materia de transporte, trnsito e infraestructura de los
modos de transporte carretero, martimo, fluvial, frreo y areo y la regulacin tcnica
en materia de transporte y trnsito de los modos carretero, martimo, fluvial y frreo.
Funciones Generales del Ministerio. El Ministerio de Transporte cumplir, adems

de las funciones que determina el artculo 59 de la Ley 489 de 1998, las siguientes:
31
...1. Formular las polticas del Gobierno Nacional en materia de trnsito,
transporte y su infraestructura de los modos de su competencia.
FUNCIN PBLICA
2. Elaborar el proyecto del Plan Sectorial de Transporte e Infraestructura,
en coordinacin con el Departamento Nacional de Planeacin, DNP, y las
entidades del sector y evaluar sus resultados.
3. Elaborar los planes modales de transporte y su infraestructura con el
apoyo de las entidades ejecutoras, las entidades territoriales y la direccin
martima.
4. Coordinar, promover, vigilar y evaluar la ejecucin de las polticas del
Gobierno Nacional en materia de trnsito, transporte y su infraestructura...
(...) n. Las dems que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza
de sus objetivos.
Ejemplo de entidad del orden Territorial:
Objetivo General del Municipio.- El Municipio de tiene por finalidad servir a

la comunidad, promover la prosperidad general en procura del desarrollo integral de
sus habitantes, la preservacin de sus valores morales, culturales y patrimoniales, el
desarrollo de su territorio, el rescate y fortalecimiento de los bienes del Municipio y
todo lo que tenga que ver con la satisfaccin de sus necesidades como conglomerado
social y el mejoramiento de su calidad de vida.
Funciones Generales del Municipio.- Corresponde al Municipio de ..., cumplir las

siguientes funciones:
(...) Interpretar la voluntad soberana de sus habitantes y en el marco de la
Constitucin, la Ley y el Reglamento, asumir la debida consecuencia con sus
mandatos.
Velar por la preservacin del territorio municipal y sus riquezas naturales,
a fin de que ellos sirvan y beneficien a los habitantes del Municipio, asegu-
rando el progreso de la entidad territorial, sin perjuicio de las intervenciones
que para efecto de su explotacin, usos, distribucin, utilizacin y consumo
disponga la Ley.
Administrar los asuntos municipales y prestar los servicios pblicos que de-
termine la Ley.
Ordenar el desarrollo de su territorio y construir las obras que demande el
progreso municipal.
32 .
(...) n. Las dems que le sealen la Constitucin y la Ley.
FUNCIN PBLICA
5.2. Misin
Abordar en primer trmino el estudio de la misin, que constituye la razn de ser de la

organizacin, sintetiza los principales propsitos estratgicos y los valores esenciales
que deben ser conocidos, comprendidos y compartidos por todas las personas que
hacen parte de la organizacin.
Se debe establecer si la gestin que desarrolla la Institucin guarda correspondencia

con la misin encomendada, para potencializar la capacidad de respuesta de la organi-
zacin, ante las oportunidades que se generan en su entorno, permitiendo orientar sus
programas en forma clara y mejorando rendimiento y productividad en la administra-
cin de los recursos humanos, financieros, tcnicos, materiales y de informacin.
La misin debe ser clara y sencilla para que sea comprendida y asimilada por todos los
miembros de la organizacin, y responder a los siguientes interrogantes: Qu hace su

Institucin?, Cmo lo hace?, Para quin lo hace?, el por qu lo hace ?, y su relacin
con la funcin principal que realiza o debe realizar.
Para las Instituciones pblicas del orden nacional, la misin se enmarca en los precep-
tos legales que le adjudic el legislativo en el acto de creacin, el cual solo puede ser
modificado por la instancia competente.
En el orden territorial la misin est sealada en los actos de creacin emanados por
las Asambleas Departamentales, Concejos municipales y Concejos distritales.
Ejemplo de misin en el orden nacional
Misin: Lideramos la modernizacin y el mejoramiento continuo de las instituciones

pblicas y el desarrollo de sus servidores para acercarlos al ciudadano a travs de la
investigacin, formulacin y evaluacin de polticas pblicas con criterio de calidad
y efectividad.
Ejemplo de misin en el orden territorial
Misin: Nuestra Misin Institucional es la de asegurar el bienestar de la Poblacin

de ... mediante la elaboracin y adopcin de planes, programas y proyectos para ser
ejecutados preferencialmente por el Municipio, las asociaciones comunitarias y otros
grupos sociales, asignando recursos con criterios de prioridad, equidad, solidaridad y
desarrollo sostenible, propiciando la vinculacin de organismos nacionales e interna-
cionales pblicos y privados.
5.3 Visin
33
La visin es la proyeccin de la institucin a largo plazo que permite establecer su di-
reccionamiento, el rumbo, las metas y lograr su desarrollo, la cual debe ser construida
FUNCIN PBLICA
y desarrollada por la Alta Direccin de manera participativa, en forma clara, amplia,
positiva, coherente, convincente; comunicada y compartida por todos los miembros de
la institucin.
La construccin de una alternativa de visin, requiere una administracin compro-

metida que promueva el cambio y motive la participacin de los integrantes de la
organizacin en el logro de los objetivos y metas propuestas; su comportamiento debe
ser consistente con la visin planteada, y estar dispuesta a enfrentar los retos, a ser
flexible y ajustarse permanentemente a las exigencias y a la dinmica de cambio que
impone el entorno.
Esta herramienta administrativa permite identificar cmo el esfuerzo de cada individuo

contribuye al objetivo propuesto y al logro de un mejor desempeo; porque cuando se
sabe lo que se quiere, se pueden eliminar actividades improductivas.
La visin debe responder a largo plazo a las preguntas: Qu queremos ser como Insti-
tucin moderna?, Qu transformaciones quisiera ver en la institucin?, Qu clientes
tendra?, Qu procesos se llevarn a cabo?, Qu productos o servicios se ofrecern?
Ejemplo de Visin en el Orden Nacional:
En el 2019 seremos valorados como organismo rector de polticas que contribuye a

la consolidacin de organizaciones pblicas profesionales, democrticas, efectivas,
sostenibles y generadores de confianza ciudadana en la administracin pblica.
Ejemplo de Visin en el Orden Territorial:
Que el Municipio sea reconocido por implementar un esquema de desarrollo participa-

tivo con la comunidad en la prestacin de los servicios bsicos y lograr su proyeccin
regional, creando opciones y oportunidades para todos; un Municipio en el cual la
estructura social se soporte en las organizaciones pblicas, privadas solidarias y co-
munales.
5.4. Identificacin del mapa de procesos o cadena de valor
De conformidad con el Decreto Reglamentario 1227 de 2005, toda entidad u organis-

mo que inicie un proceso de reestructuracin, debe adelantar como mnimo el anlisis
de los procesos, la evaluacin de la prestacin de los servicios y la evaluacin de las
funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos.
Las entidades deben asegurar la operacin eficaz y eficiente de los procesos estratgi-
34 cos, misionales, de apoyo y de control y evaluacin, as como la red de procesos aso-
ciados de manera que la organizacin tenga la capacidad de satisfacer las necesidades
de los clientes.
FUNCIN PBLICA
Como proceso se entiende la serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes,
orientadas a la consecucin de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se
contribuye a la satisfaccin de una necesidad.
Existen cuatro clases de procesos:
5.4.1. Procesos estratgicos: Son aquellos que orientan, evalan y hacen seguimiento
a la gestin de la entidad, incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas
y estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin y aseguramiento de la
disponibilidad de recursos necesarios.
5.4.2. Procesos Misionales: Son aquellos que contribuyen directamente al cumpli-

miento de los objetivos y a la razn de ser de la organizacin; su objetivo fundamental
es entregar los productos o servicios que el cliente o usuario requiere para satisfacer

sus necesidades.
Estos procesos tambin se conocen como crticos o claves de la organizacin.
5.4.3. Procesos de apoyo: Son aquellos que dan soporte para el buen funcionamiento
y operacin de los procesos estratgicos y misionales de la organizacin.
5.4.4. Procesos de control y evaluacin: Son aquellos que adelantan las mismas de-
pendencias responsables del proceso o la oficina de control interno o quien haga sus
veces, para verificar que los resultados y acciones previstas se cumplieron de confor-
midad con lo planeado.
PROCESO PRODUCTO GENERADO USUARIO/CLIENTE

PROCESOS ESTRATGICOS
Realizar o ajustar la planeacin Polticas sectoriales Secretaras de salud, Empresas Sociales
del sector salud del Estado
PROCESOS MISIONALES
Atencin Ambulatoria Consulta mdica u odontolgica Aliados al rgimen contributivo o al
subsidiado.
PROCESOS DE APOYO
Pago de cuentas y compromisos Cuentas pagadas Empleados y proveedores
laborales
PROCESOS DE CONTROL Y EVALUACIN
Evaluacin y control del Queja del usuario Dependencia responsable del proceso
proceso de atencin ambulatoria
Una vez identificados los procesos actuales, la entidad deber analizarlos, evaluarlos y
proponer los cambios que se consideren pertinentes para que ello conduzca a mejorar
la eficiencia y eficacia de los servicios o productos.
Para alcanzar los objetivos anteriores, es necesario actuar sobre los siguientes aspectos: 35
1. Eliminar errores, defectos, etc.
FUNCIN PBLICA
2. Reducir el tiempo de ejecucin.
3. Optimizar los recursos.
4. Simplificar los procedimientos.
Metodologas para la Revisin y Anlisis de Procesos
Para el desarrollo de esta revisin y anlisis, existen varias tcnicas. Una de ellas es el
anlisis de Opciones Prioritarias.
El anlisis de Opciones Prioritarias se constituye en una tcnica fundamental para la

toma de decisiones estratgicas sobre los procesos que adelanta la entidad. Es decir,
permite determinar si cada uno de los procesos se debe llevar a cabo o no y, si debe
realizarse, cmo puede hacerse ms eficiente, lo que resulta en un ejercicio de priori-
zacin de los procesos que realiza la Entidad. Igualmente, evita que la organizacin
invierta tiempo y recursos en tratar de mejorar procesos que no son fundamentales
para el logro de sus objetivos.
Para aplicar esta tcnica se deben formular las siguientes preguntas, teniendo en cuenta
el orden establecido:
Pregunta 1: Se requiere que el proceso sea llevado a cabo?
Para comenzar es preciso plantearse si a la luz de las normas se requiere o no del

proceso. En caso contrario deber eliminarse.
Pregunta 2: Es necesario que el proceso sea ejecutado directamente por la entidad?
En el evento que as sea, por razones normativas, por la naturaleza del proceso, o
porque no existan las condiciones para que un tercero lo provea efectivamente, este
deber ser objeto de un mejoramiento permanente que se fundamenta en un estudio de
eficiencia.
Pregunta 3: Se est llevando a cabo el mismo proceso en varias dependencias de la

entidad, en otras entidades del sector, en los entes territoriales, o en otro sector?
Esta pregunta permite identificar si existe duplicidad de funciones y procesos y cuan-

tificar los niveles de ineficiencia.
A partir de este ejercicio, la entidad est en capacidad de definir la estructura interna y

la planta de personal requerida para el cumplimiento de su misin.
36
FUNCIN PBLICA
Anlisis de Procesos a travs de la Metodologa
Opciones Prioritarias
ES
SE NECESARIO
SE LLEVA A
REQUIERE QUE SEA
DEPENDENCIA PROCESO CABO EN OTRAS OBSERVACIONES
EL EJECUTADO
DEPENDENCIAS
PROCESO POR LA
ENTIDAD
3.- UNIDAD 3.1. Gestin de Se mantiene el
S S NO
FINANCIERA presupuestos proceso
3.4. Gestin de Se mantiene el
S S NO
tesorera proceso
S S NO
contabilidad proceso
S S NO
costos proceso

EL PROCESO SE
DEBE CONTRATAR
3.7. CON EXTERNOS
Facturacin y S NO NO PARA MEJORAR
cartera CALIDAD EN
EL SERVICIO Y
EFICIENCIA
4.- SERVICIOS
4.1. Almacn S S S Se traslada el proceso
GENERALES
EL PROCESO SE
DEBE CONTRATAR
CON EXTERNOS
4.2.
S NO NO PARA MEJORAR
Mantenimiento
CALIDAD EN
EL SERVICIO Y
EFICIENCIA
EL PROCESO SE
DEBE CONTRATAR
CON EXTERNOS
4.3.
S NO NO PARA MEJORAR
Lavandera
CALIDAD EN
EL SERVICIO Y
EFICIENCIA
EL PROCESO SE
DEBE CONTRATAR
CON EXTERNOS
4.4. Vigilancia S NO NO PARA MEJORAR
CALIDAD EN
EL SERVICIO Y
EFICIENCIA
EL PROCESO SE
DEBE CONTRATAR
CON EXTERNOS
4.5. Transporte S NO NO PARA MEJORAR
CALIDAD EN 37
EL SERVICIO Y
EFICIENCIA
FUNCIN PBLICA
Las instituciones que necesiten obtener ms informacin sobre trmites, procesos y procedi-
mientos pueden consultar la Gua para la Racionalizacin de Trmites, Mtodos y Procedi-
mientos, elaborada por la Direccin de Polticas de Control Interno Estatal y Racionalizacin
de Trmites del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, la cual puede ser consul-
tada en la pgina web www.dafp.gov.co
5.5. Productos y/o servicios
Todo producto y/o servicio debe obedecer a la satisfaccin de una necesidad requerida
por un usuario o cliente, lo cual exige adelantar un proceso para la obtencin de cada
una de ellos.
Partiendo de la identificacin y anlisis de los productos y/o servicios, de la satisfac-

cin del cliente se pretende medir la eficiencia, eficacia y efectividad de la gestin
institucional.
Esta valoracin permite reflexionar sobre el funcionamiento de la institucin y su

aporte real de servicios y productos a la sociedad, as como su calidad y cobertura.
Para realizar esta evaluacin debemos tener en cuenta:
La identificacin de cada uno de los productos y/o servicios ofrecidos por la institu-
cin, separando los internos de los externos y una vez identificados se deben revisar
los siguientes aspectos bsicos:
Si estos corresponden a los objetivos y funciones de la institucin.
El comportamiento de la demanda y cobertura de cada servicio y producto.
Los medios de divulgacin e informacin de los productos y/o servicios.
La oportunidad de entrega de los productos y/o servicios.
Las quejas, reclamos y sugerencias respecto a la prestacin de los productos y/o
servicios.
El nivel de investigacin, desarrollo y avance tecnolgico de los productos y/o
servicios, innovaciones y transformaciones alcanzadas.
El equipo de trabajo debe identificar y recomendar los servicios o productos que deben
ser eliminados por considerar que no cumplen con los objetivos, funciones y misin
institucional, as como aquellos que pueden ser contratados como es el caso de las
labores de celadura y vigilancia, aseo, o de proyectos o estudios especiales que no
pueden ser desarrollados con personal de planta.
38
FUNCIN PBLICA
5.6. Usuarios o Clientes
De acuerdo con la Norma Tcnica de Calidad NTCGP 1000:2004, los clientes son toda
organizacin, entidad o persona que recibe un producto o servicio, el cual incluye a los
destinatarios, usuarios o beneficiarios.
En relacin con los usuarios y clientes es necesario determinar:

Quines son los clientes o usuarios actuales y potenciales para cada servicio o
producto identificado en el punto anterior.
La existencia de un sistema de informacin organizado o base de datos sobre los
clientes.
La frecuencia de obtencin de informacin sobre los usuarios y clientes y
utilidad de dicha informacin.

La ubicacin de los clientes.
Los mtodos utilizados para medir la satisfaccin de los clientes, periodicidad
y qu se est haciendo para satisfacerlos.
Evaluar la efectividad del servicio de atencin al cliente.
Analizar el grado de satisfaccin de los clientes internos y externos a travs
de metodologas y herramientas administrativas, tales como, encuestas, segui-
miento a los indicadores de gestin, entre otros.
Anlisis de Procesos Misionales con la Metodologa de Opciones Prioritarias
FUNCIONES PRODUCTOS USUARIO

PROCESOS OBSERVACIONES
GENERALES O SERVICIOS O CLIENTE
39
FUNCIN PBLICA
Anlisis de funciones generales con la metodologa de opciones prioritarias
Es necesario Se complementa
Se lleva a cabo en
Funciones Se que sea con otra
otra entidad del Cul? Observaciones
generales mantiene ejecutada por entidad
sector o de otro sector
otra entidad Cul?
5.7. Evaluacin de la prestacin de servicios
Esta evaluacin busca determinar los niveles de desempeo requeridos para lograr las
metas de la organizacin y conducirla al uso ptimo de los recursos con que cuenta
para la realizacin de los procesos que se mantienen en la entidad. Esto conlleva dos
actividades: el anlisis de los niveles de desempeo y el ajuste de los estndares reque-
ridos. Para ello se parte de las metas institucionales que deba alcanzar la entidad y del
resultado de la revisin y anlisis de los procesos.
Con el fin de obtener esta informacin, se puede hacer uso del material que tengan
las Oficinas de Planeacin y Control Interno, o el que se haya elaborado para dar
cumplimiento al Estatuto Anticorrupcin (Ley 190 artculo 48) o a la ley del plan y
sus normas reglamentarias. Tambin se pueden consultar los estudios elaborados al
interior de la entidad, los estudios sectoriales y aquellos elaborados por otras entidades
gubernamentales y no gubernamentales. Adicionalmente, se pueden utilizar las obser-
vaciones directas, la memoria institucional y entrevistas.
Igualmente, pueden consultar los informes emanados de la Contralora General de la

Repblica y los presentados al Congreso, en desarrollo de las actividades realizadas
por cada entidad. Adicionalmente, se pueden utilizar las observaciones directas, la
memoria institucional y entrevistas.
Anlisis de los niveles de desempeo

40
Se trata de comparar los logros de la entidad en la provisin de servicios y/o productos
contra las metas previamente establecidas y analizar de manera especial la oportunidad
FUNCIN PBLICA
y calidad de los servicios. Ello permite identificar y cuantificar la capacidad que tiene
la entidad para cumplir las metas y de este modo establecer niveles de mejoramiento
en el uso de los recursos.
Ajuste de los estndares a los requerimientos
Con los resultados de la anterior actividad, y con base en el anlisis de los procesos,
ajustar los estndares de desempeo a los requerimientos y determinar las necesidades
de la organizacin en trminos de recursos humanos.
5.8. Estatutos Internos (nicamente para Entidades Descentralizadas)
Las entidades descentralizadas tanto del orden nacional como territorial, una vez
efectuado el anlisis de las etapas anteriores y dems aspectos relacionados con

su organizacin, debern analizar la conveniencia de ajustar sus estatutos internos
para que se adecuen a la naturaleza, funciones, objetivos y misin de la respectiva
entidad.
El acto administrativo que apruebe dichos estatutos, que son de competencia de los
respectivos Consejos o Juntas Directivas, deber tener en cuenta su denominacin,
naturaleza jurdica, sede, objeto, rganos de direccin con sus respectivas funciones,
rgimen de personal, rgimen disciplinario, salarial y prestacional, el patrimonio y el
rgimen jurdico de sus actos y contratos, entre otros.
(Anexo 10. Entidades del Orden Nacional y Anexo 11. Entidades descentralizadas del
Orden Territorial).
5.9. Estructura
Formas de Estructura u Organizacin Interna de una Institucin
Encontramos tanto en la administracin pblica como en la empresa privada, orga-

nizaciones ceidas a conceptos tradicionales e inmersos en prcticas administrativas
rutinarias que impiden su creatividad y marchitan paulatinamente su desarrollo insti-
tucional.
Se presentan a continuacin las caractersticas propias del tipo de organizacin tradi-

cional actual, en contraste con las de la organizacin moderna que se desea proyectar
en el futuro.
41
FUNCIN PBLICA
TRADICIONAL MODERNA
1. Mecanicista 1. No mecanicista
2. Cerrada 2. Abierta
3. Mucha diferenciacin 3. Poca diferenciacin
4. Jerarquizada 4. Plana
5. Controles administrativas 5. Autocontrol
6. Trabajo individual 6. Trabajo en Equipo
7. Remuneracin por la posicin jerrquica 7. Remuneracin por resultados
8. Comunicacin vertical 8. Comunicacin horizontal
9. Inexible 9. Flexible
10. Ingreso por estudios y experiencia 10. Ingreso por competencias
11. Por oferta 11. Por demanda, desde la exigencia del cliente
Muchos estudiosos de las organizaciones consideran que existen cambios en la manera

como se conciben, disean y administran las organizaciones.
Las organizaciones tradicionales son consideradas como sistemas mecanicistas, cerra-

dos, rgidos y orientados al desempeo de una funcin, con un alto grado de diferen-
ciacin vertical y horizontal, que impide la comunicacin y dificulta la coordinacin
a medida que crecen. As mismo, dichas organizaciones dan nfasis a las jerarquas
rgidas, y al trabajo individual, fragmentan el pensamiento y contribuyen a la rutiniza-
cin del trabajo, acentan la presencia de controles administrativos y remuneran a sus
empleados por su posicin en la jerarqua de la organizacin.
Las organizaciones modernas exitosas, por el contrario, tienden a ser no mecanicistas,

abiertas al entorno, capaces de aprender con rapidez nuevas formas de accin cuando
las situaciones cambian, flexibles, descentralizadas y dirigidas al cliente o usuario. Se
guan por visiones y propsitos, trabajan por procesos, poseen estructuras planas y
dan nfasis a las relaciones laterales y de colaboracin, a la participacin, as como al
trabajo en equipo; promueven el desarrollo integral del talento humano y favorecen el
autocontrol, la creatividad y la remuneracin por resultados, generando compromiso y
sentido de pertenencia y su nfasis se centra en las necesidades del cliente. La organi-
zacin se consolida a travs de la estructura.
Se entiende por estructura u organizacin interna la distribucin de las diferentes

unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas
por una institucin para cumplir los objetivos, funciones, misin y visin, dentro del
marco de la Constitucin y la ley.
Formas organizacionales
El diseo de la estructura no es una labor sencilla ya que es necesario analizar las

42 ventajas, inconvenientes y aplicacin de cada una de las alternativas posibles, para
lo cual se presentan a continuacin y en forma general algunos tipos o formas de
organizacin interna.
FUNCIN PBLICA
Estructura funcional
Es el tipo de estructura ms comn en las entidades pblicas; el criterio fundamental

para dividir responsabilidades se establece mediante una especializacin del trabajo
por reas similares. Este tipo de estructura fomenta la creacin de especialistas en las
diferentes funciones con un alto grado de conocimientos y experiencia en las mismas.
La coordinacin de actividades en este tipo de estructura se establece mediante reglas

y normas, polticas y procedimientos estandarizados, en donde prima la jerarqua fun-
cional.
Estructura matricial o por proyectos
La estructura matricial resulta de la participacin de una o ms unidades funcionales

en el desarrollo de proyectos o en la generacin de productos, en una misma estructura

organizacional.
Una de las caractersticas distintivas de la estructura matricial es el sistema de auto-

ridad doble, uno que nace de la relacin funcional y otro del proyecto institucional
especfico o producto.
En este modelo la coordinacin es lateral, la cual se logra mediante la participacin

de quienes poseen los conocimientos, es decir los expertos y del gerente o cabeza del
proyecto y no solo de la autoridad funcional.
Se disea en organizaciones que necesitan respuestas a los cambios rpidos
basados en la investigacin y la tecnologa;
Facilita la utilizacin racional del personal de las diferentes reas, a travs de la
conformacin de equipos altamente especializados.
Estimula la interaccin constante entre los miembros del proyecto y la unidad
funcional;
Hace posible a la alta gerencia delegar la toma de decisiones, con lo cual conta-
r con ms tiempo para la formulacin de planes y programas a largo plazo de
una forma ms participativa y democrtica;
Fomenta la motivacin y el compromiso;
Brinda oportunidades para el desarrollo de las capacidades y creatividad del
talento humano.
Estructura territorial o geogrfica desconcentracin

43
Cuando una entidad, de acuerdo con sus objetivos y necesidades, debe atender deman-
das del servicio en el mbito nacional y territorial, puede ser razonable estructurarla
FUNCIN PBLICA
en unidades que, adems de su sede central, tengan jurisdiccin en diferentes zonas
territoriales (regionales o seccionales).
El criterio bsico para este tipo de estructura es la ubicacin geogrfica, que lleva impl-
cita la delegacin, la desconcentracin de funciones y la correspondiente descentraliza-
cin del servicio.
La creacin de regionales o seccionales, se har siempre y cuando los estatutos bsicos

lo permitan y debe ir acompaada por sistemas de direccin basados en un alto grado de
autonoma, con el fin de hacerlas operativas, flexibles y que se adapten a las caractersti-
cas y necesidades propias de la regin pero conservando los lineamientos y las polticas
generales emanadas del nivel central.
Estructura por unidades estratgicas de negocios

El criterio bsico para distribuir funciones y asignar responsabilidades es el tipo de

negocios, establecindolos como unidades autnomas al interior de la organizacin.
Se caracteriza porque cada unidad tiene su propia misin y metas, prepara sus propios
planes, administra sus recursos y tiene un tamao apropiado para su funcionamiento.
Est gerenciado por un administrador o director, apoyado de un grupo de asesores. Su

procedimiento primordial consiste en el desarrollo y puesta en marcha de los planes
estratgicos y de operacin para el respectivo producto o servicio.
Las Unidades Administrativas Especiales, son un reflejo de este tipo de organizacio-

nes que se crean para la atencin de ciertos programas, propios ordinariamente de un
Ministerio o Departamento Administrativo.
El modelo funcional, jerrquico, cerrado, mecanicista, normatizado y rgido que ha

caracterizado las estructuras burocrticas tradicionales de las entidades pblicas, se ha
venido revisando para abrirle camino a las organizaciones abiertas, planas y giles en
donde los procedimientos individuales tienden a ser menos especializados y con muy
pocos niveles jerrquicos.
Esta nueva conformacin tendr que cimentarse en la gerencia por proyectos, con
sistemas efectivos de informacin, utilizar como dinmica la flexibilidad y estimular
la participacin en la toma de decisiones.
La estructura vigente de cada organismo o entidad se encuentra formalizada, en el

orden nacional a travs de un Decreto, en el orden territorial por medio de una Orde-
nanza si es departamental, o por un Acuerdo, si es del nivel municipal o distrital.
44
Una vez definidos todos los procesos que debe realizar la institucin para la presta-
cin de sus servicios o elaboracin de los productos, tanto internos como externos,
FUNCIN PBLICA
y teniendo en cuenta los principios enunciados anteriormente, el equipo de trabajo
procede a examinar la estructura actual para determinar:
Que los procesos no estn fragmentados en reas o dependencias diferentes,
que impidan o dificulten su ejecucin.
Que los procesos estn asignados a las reas o dependencias atendiendo a su
similitud o afinidad, a los productos elaborados o servicios prestados para
lograr as una especializacin y agilizacin en la produccin de los mismos.
Que existan niveles jerrquicos mnimos de decisin que faciliten el desarrollo
de los procesos, la obtencin de los productos y la prestacin de los servicios.
Que no exista duplicidad de funciones entre dos o ms dependencias de la ins-
titucin o con otras entidades u organismos pblicos.
Que la estructura actual corresponda a la legalmente aprobada.

Si con base en lo anterior se decide que es necesario modificar la estructura vigente,
la que se proponga debe definir las dependencias que harn parte de la institucin,
en donde se deben reflejar los rganos de direccin y administracin, los de asesora
y coordinacin. A cada una de las nuevas dependencias se le describen claramente
las funciones especficas, las cuales deben estar acorde con las funciones generales,
objetivos y procesos de la institucin.
La nueva estructura, por tanto, debe ser plana y sencilla, lo que se refleja con unos ni-
veles jerrquicos mnimos para que exista la debida armona, coherencia y articulacin
entre las actividades que realice cada una de las dependencias, lo cual permitir que
las decisiones fluyan sin obstculos dentro de la organizacin, y se permita as una
comunicacin ms directa entre los usuarios y quienes toman las decisiones.
Es importante anotar que en el acto administrativo que apruebe la estructura, se puede

otorgar facultad al jefe de la institucin para conformar mediante resolucin, grupos
internos de trabajo integrados con personal calificado, para racionalizar la labor de las
dependencias y lograr el mximo aprovechamiento de los recursos humanos.
La representacin grfica de la estructura en un organigrama, ayuda a visualizar las

dependencias y sus lneas de asesora y decisin, de acuerdo con la jerarqua estable-
cida en la norma que la aprueba.
La modificacin de la estructura u organizacin interna de los organismos y entidades

de la Administracin Nacional y las funciones de sus dependencias, es competencia
del Presidente de la Repblica de conformidad con el numeral 16 del artculo 189 de la
Constitucin Poltica, en concordancia con el artculo 54 de la Ley 489 de 1998.
45
La modificacin de la estructura u organizacin interna de la Administracin Departa-
mental y las funciones de sus dependencias, es competencia de la Asamblea Departa-
FUNCIN PBLICA
mental a travs de una Ordenanza, conforme lo prescribe el numeral 7 del artculo 300
de la Constitucin Poltica.
La modificacin de la estructura u organizacin interna de la Administracin Muni-

cipal o Distrital y las funciones de sus dependencias, es competencia del respectivo
Concejo Municipal o Distrital a travs de un Acuerdo, conforme lo seala el numeral
6 del artculo 313 de la Constitucin Poltica.
La estructura propuesta solo tendra, adems del Despacho del Director, Gerente o
Presidente, las Oficinas Asesoras, la dependencia a cargo de la administracin de los
recursos fsicos, financieros y de gestin del talento humano y las dependencias misio-
nales correspondientes con su objetivo institucional y funciones generales.
Teniendo en cuenta la complejidad de las funciones asignadas a las dependencias

legalmente establecidas, los representantes legales de las entidades podrn organizar

grupos internos de trabajo, para desarrollar planes, programas y proyectos con carcter
permanente o transitorio, de conformidad con el artculo 115 de la Ley 489, mediante
acto administrativo interno y separado. (Anexos 12, 13, 14 y 15).
46
FUNCIN PBLICA
6. EVALUACIN
DE LAS FUNCIONES,
PERFILES
Y CARGAS DE TRABAJO
6.1. Evaluacin de las funciones
Para realizar el anlisis de las funciones se sugiere seguir el procedimiento establecido

en el punto 5.6 de anlisis de funciones con la metodologa de opciones prioritarias.

6.2 Perfiles y cargas de trabajo
Es importante destacar que el artculo 54 de la Ley 489 de 1998, el artculo 46 de la

Ley 909 de 2004 y los artculos 95, 96 y 97 del Decreto 1227 de 2005, modificado
por el Decreto 1746 de 2006, establecen el marco legal por el cual se expresa que los
estudios tcnicos deben estar basados en evaluacin de los perfiles y cargas de trabajo
de los empleos.
Con base en los procesos definidos, se procede a realizar el estudio de cargas de traba-
jo que nos permite determinar las necesidades de personal (en cantidad y calidad) de
cada dependencia de la institucin.
Del resultado de los perfiles y las cargas de trabajo podr entonces efectuarse el anli-
sis identificando si existe dficit o excedente de empleos en relacin con la planta de
personal actual y la verificacin de los perfiles de los empleos de la misma.
En el estudio de cargas de trabajo se puede aplicar un conjunto de tcnicas que miden

la cantidad y tiempo de trabajo destinado al desarrollo de funciones, procesos y ac-
tividades asignadas a cada dependencia, para determinar la cantidad y calidad de los
cargos requeridos para tal fin.
Para la medicin de cargas de trabajo se requiere haber identificado los procesos

asignados a cada una de las dependencias de la estructura propuesta.
La medicin de cargas de trabajo es una parte esencial dentro de la disciplina del

47
estudio del trabajo que se requiere en una reforma organizacional, pero previamente a
la medicin, es necesario tener en cuenta:
FUNCIN PBLICA
Identificar los productos, procesos, etapas o fases y procedimientos que requie-
re la Institucin en cada Dependencia.
Hacer el anlisis de la organizacin o estructura de la entidad u organismo
acorde con la normatividad vigente.
La entidad debe elaborar la planilla de registro de informacin por dependencia segn

el formulario nmero 1, medicin de cargas de trabajo por dependencia, el cual
nos permitir consolidar la informacin para poder obtener la cantidad de personal
requerido para la institucin (consolidado general) en el formulario nmero 2.
Para utilizar la metodologa propuesta se debe proceder a diligenciar el formulario 1 en

forma secuencial los siguientes 13 pasos:
Los primeros 11 pasos corresponden a diligenciar las 11 columnas del formulario 1.

Los pasos 12 y 13 corresponden a diligenciar las filas 12 y 13 del formulario 1.
Medicin de cargas de trabajo por dependencia:
Formulario nmero 1
Dependencia
Para la presente gua se entiende por dependencia una unidad funcional especializada
de empleos para el cumplimiento de objetivos institucionales. El trmino Dependen-
cia, tambin se puede asimilar al de rea, Departamento o Direccin.
Anote en el encabezamiento del formulario el nombre de la dependencia en la cual
se va a realizar la medicin de las cargas de trabajo.
Ejemplo: Secretara de Planeacin y Obras Pblicas.
Fecha: Escriba la fecha en la cual se termin de realizar la medicin.
Pasos:
1. Procesos por dependencia
Serie de etapas secuenciales e independientes, orientadas a la consecucin de un
resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfaccin
de una necesidad.
Cada proceso tiene una salida nica que lleva consigo un objetivo propuesto, entre-
ga de un servicio o producto.
48
Determine los procesos para cada uno de los servicios o productos de la dependen-
cia y antelos en la columna 1 del formulario.
FUNCIN PBLICA
Ejemplo:
Producto: Plan de ordenamiento territorial.
Proceso: Elaboracin Proyectos Plan de Ordenamiento Territorial.
2. Actividad
Son las diversas actuaciones o acciones especficas que se realizan para el desa-
rrollo de un proceso.
Las actividades indican en forma secuencial cmo se desarrolla un proceso para el
logro de sus objetivos.
Cada actividad tiene uno o varios procedimientos mediante el cual esta se desarro-
lla.
Determine para cada proceso las etapas requeridas en su ejecucin y regstrelas en

la columna 2 del formulario.
Ejemplo:
Para el proceso Elaboracin Proyectos Plan de ordenamiento Territorial, las ac-
tividades son:
Definir la elaboracin del proyecto.
Evaluar y aprobar proyectos.
3. Procedimiento
Son trabajos concretos que realizan uno o varios empleados.
Deben ser observables, repetitivas y medibles
Determine para cada etapa los procedimientos necesarios para su logro y escrbalos
en la columna 3 del formulario.
Ejemplo:
Para la actividad Evaluar y Aprobar Proyectos, los procedimientos son:
Evaluacin Proyectos y Cambios.
Aprobacin o Concepto.
Radicar Documentacin.
Archivo Documentos.
4. Nivel y denominacin del empleo
Empleo: Por empleo se entiende el conjunto de funciones, procedimientos y res-
ponsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para 49
llevarlas a cabo, con el propsito de satisfacer el cumplimiento de los planes de
desarrollo y los fines del Estado. (Art. 19 de la Ley 909 de 2004).
FUNCIN PBLICA
El nivel del empleo corresponde a la jerarqua, naturaleza de sus funciones, sus
responsabilidades, y los requisitos exigidos para su desempeo y estos son: Direc-
tivo, Asesor, Profesional, Tcnico y Asistencial.
Para las Instituciones del Estado, los niveles estn dados por las siguientes normas:
Para Instituciones del Orden Nacional: Decreto 2489 de 2006.
Para Instituciones del Orden Territorial: Decreto 785 de marzo de 2005
La denominacin del empleo se refiere al nombre del cargo especfico que debe
realizar una determinada labor.
Nota: Sobre el Nivel del Empleo y su Denominacin se debe tener en cuenta
el sistema de nomenclatura y clasificacin de empleos vigente para la respectiva
entidad u organismo.
Coloque en la columna 4 del formulario, el nivel y la denominacin del empleo que

debe realizar la procedimiento.
Ejemplo: Para el procedimiento Elaborar Proyectos, el nivel y la denominacin
del empleo que debe realizarla es:
Nivel: Profesional.
Denominacin del empleo: Profesional Universitario.
5. Requisitos del procedimiento
Es el conjunto de conocimientos (estudio experiencia) que se requieren para hacer
el procedimiento analizado.
Escriba en la columna 5 del formulario los requisitos que debe tener el cargo para
la ejecucin del procedimiento.
Ejemplo: Para el cargo Secretario del Nivel Asistencial, los requisitos para ha-
cer solo el procedimiento Radicar documentacin, seran: Bachillerato.
Si se desea, se le puede igualmente relacionar la experiencia requerida.
6. Cantidad promedio de veces que se repite el procedimiento en el mes
Esta informacin est directamente relacionada con el total de productos, servicios
y procesos que se desarrollan en el mes. Se obtiene de las estadsticas de la Institu-
cin o de las metas que se tengan para el perodo o de los indicadores de gestin.
Registre en la columna 6 del formulario el nmero de veces que en promedio se
repite el procedimiento en el mes.
50
Ejemplo: El procedimiento asignar proyectos se repite o se hace un promedio
de 13 veces en el mes.
FUNCIN PBLICA
7. Tiempo de trabajo por cada procedimiento (Tiempo estndar)
Mida el tiempo de trabajo en horas requerido para la ejecucin de cada procedi-
miento descrito en la columna 3, y escrbalo en la columna 7 del formulario.
Aclaracin: El tiempo que se mide, es el tiempo realmente invertido en la ejecu-
cin de las procedimientos del proceso, y no el tiempo de duracin del mismo.
Ejemplo: Un proceso de licitacin desde su inicio hasta su terminacin puede du-
rar 6 meses, pero los tiempos que se miden son los reales que el empleado invierte
en la ejecucin de los diferentes procedimientos de la licitacin, y no se incluyen
los tiempos de espera, como el transcurrido entre la publicacin de la licitacin y
las respuestas de los proponentes, porque durante este tiempo los empleados estn
realizando otras labores de su dependencia.
El tiempo estndar es el tiempo que debe obtener un empleado experimentado al

efectuar a ritmo normal un trabajo especfico en condiciones bien determinadas y
segn mtodos definidos.
Al tiempo medido del procedimiento, se le agrega un tiempo suplementario por
fatiga, ruido o temperatura, dependiendo de las condiciones fsicas o ambientales
del puesto de trabajo. Para empleos administrativos o de oficina este porcentaje de
tiempo suplementario se estima en 7%.
Las condiciones para la aplicacin de estas tcnicas son dos:
Los procedimientos objeto de estudio deben estar perfectamente identificados.
Los procedimientos han de ser observables y medibles.
Hay varias clases de tiempos estndar, as:
Estndares Subjetivos: Los establece el responsable de una dependencia, ba-
sndose en su experiencia.
Estndares Estadsticos: Segn promedios de perodos anteriores.
Estndares Tcnicos: Fijados como resultado de la aplicacin de tcnicas

especiales.
Para la determinacin del Tiempo Estndar por cada procedimiento, se emplear,
segn el caso, una de las siguientes tcnicas para la medicin de tiempos.
7.1. Mtodo de los estndares subjetivos
Ms que una tcnica, es un procedimiento, y puede ser til para medir trabajos de tipo
administrativo y de carcter intelectual donde es difcil la aplicacin de otras tcnicas.
51
Consiste en determinar el tiempo de un procedimiento con base en estimaciones de
tiempos realizados por personas que tienen un buen conocimiento de ellas.
FUNCIN PBLICA
Se le pide a las personas experimentadas en la realizacin de los procedimientos, que
den un tiempo mnimo, un tiempo promedio y un tiempo mximo para realizar el
procedimiento dentro de un caso normal, no teniendo en cuenta los tiempos de las
situaciones extremas que se den ocasionalmente.
El tiempo resultante para realizar el procedimiento se calcula con la frmula:
T = (Tm + 4 Tp+ TM) / 6.
Donde:
T = Tiempo resultante.
Tm = Tiempo mnimo asignado al procedimiento.
Tp = Tiempo promedio asignado al procedimiento.
TM = Tiempo mximo asignado al procedimiento
En esta frmula se le da ms ponderacin al tiempo promedio (4 veces) para que

el tiempo resultante tienda hacia este, y se divide toda la suma por 6, porque es el
promedio de seis tiempos.
Este mtodo tiene la ventaja de su facilidad, rapidez y bajo costo, y como inconve-
nientes un grado de precisin relativo pero aceptable.
Ejemplo: El segundo procedimiento del formulario 1: Resolver la Consulta, se
midi por el Mtodo de los Estndares Subjetivos.
Al solicitarse informacin de los tiempos de ejecucin de este procedimiento a los
empleados que ms conocan de ella, se obtuvo la siguiente informacin:
Tiempo mnimo: 0.5 horas
Tiempo promedio: 1.0 hora
Tiempo mximo: 4.0 horas
Aplicando la frmula:
T = {T.mnimo + (4x T.promedio) + T.mx. } / 6
T = {0.5 h+ (4x1.0 h) + 4.0 h}/6 = 1.416 horas
ms el 7% de tiempo suplementario: 0.099 horas
Da: 1.416 h + 0.099 h = 1.51 horas.
Entonces:
T = 1.51 horas es el tiempo estndar para la procedimiento Resolver Consulta
que se anota en la columna 7 del formulario 1.
7.2. Mtodo de los estndares estadsticos
52 Se establece el tiempo del procedimiento sacando el promedio (media aritmtica)
de los tiempos de ella en perodos anteriores si son conocidos, y se le agrega el
tiempo suplementario.
FUNCIN PBLICA
Ejemplo: El procedimiento Entregar Documentacin, se midi por el Mtodo de
los Estndares Estadsticos.
Se conocen los tiempos de 5 perodos anteriores respectivamente, as:
T1 = 3.66 minutos = 0.061 horas
Sacamos el promedio de los 5 tiempos:
T = (0.061h+0.048h+0.054h+0.062h+0.045h)/ 5 = 0.054 horas.

ms el 7% de tiempo suplementario: 0.003 horas
Da: 0.054 h + 0.003 h = 0.057 horas
Entonces:
T = 0.057 horas, es el tiempo estndar para el procedimiento Entregar documen-
tacin que se anota en la columna 7 del formulario 1.
7.3. Mtodo del cronometraje
Este mtodo es aplicable a trabajos bien definidos y repetitivos.

Los procedimientos tienen que dividirse en elementos operativos u operaciones
elementales fciles de reconocer y de separar de los dems, en los que est muy
claro su comienzo y terminacin.
Se mide con un cronmetro el tiempo que un empleado experimentado y trabajan-
do a ritmo normal tarda en realizar cada elemento operativo u operacin.
En una Hoja de Anlisis se anotan los tiempos cronometrados de cada elemento
operativo, en cantidad suficiente (se recomienda hacer por lo menos 20 medicio-
nes) para obtener un buen nivel de confianza y precisin. De los tiempos obtenidos
se eliminan el mayor y el menor, y de los restantes se saca el promedio (media
aritmtica).
A la suma de los promedios de cada uno de los elementos operativos de las proce-
dimientos, se le agrega el 7% de tiempo suplementario y el resultado es el tiempo
estndar asignado al procedimiento.
Este mtodo tiene como ventaja la precisin, y como inconvenientes su costo ele- 53
vado, repercusiones psicolgicas y requiere personal con suficiente experiencia
para su aplicacin.
FUNCIN PBLICA
Ejemplo: El procedimiento Archivo de Documentos se midi por el Mtodo del
Cronometraje.
Este procedimiento se dividi en dos elementos operativos:
Verificar que est completa la documentacin que se requiere archivar.
Llevar y colocar los documentos en la correspondiente carpeta de archivo.
Cronometrados los 20 tiempos para cada uno de los elementos operativos a y b se
obtuvieron los siguientes promedios.
Promedio de los tiempos de a = 1.451 minutos
Promedio de los tiempos de b = 3.203 minutos
Tiempo total de a + b = 4.654 minutos
Ms el 7% de tiempo suplementario: 0.326 minutos
Da: 4.654 min. + 0.326 min. = 4.980 minutos.

Este tiempo lo dividimos por 60 para convertirlo en horas.
4.980 min. / 60 = 0.083 horas.
Entonces:
T = 0.083 horas es el tiempo estndar para el procedimiento Archivo de Docu-
mentos que se anota en la columna 7 del formulario 1.
8. Tiempo total en horas-hombre en el mes de cada procedimiento distribuido por

niveles y denominacin del empleo.
Nota: En la columna 8, ingrese las subcolumnas de nivel y denominacin de em-
pleo que requiera de acuerdo con la columna 4.
Ejemplo: En la columna 4 del formulario 1 vemos que las procedimientos son
realizadas por los siguientes niveles y denominacin de empleo:
Asistencial: Secretario.
Profesional: Profesional Universitario.
Directivo: Director Administrativo.
Tcnico: Tcnico.
Por lo tanto en la columna 8 se colocan cuatro subcolumnas para los cuatro niveles
y denominaciones requeridos.
Multiplique la cantidad de veces que se repite el procedimiento en el mes (columna
54 6) por el tiempo estndar asignado al mismo (columna 7) y el resultado colquelo
en la casilla correspondiente al respectivo nivel y denominacin del cargo en la
subcolumna de la columna 8.
FUNCIN PBLICA
Ejemplo: El procedimiento Resolver Consulta aparece en la columna 6 que se
repite o se hace un promedio de 92 veces al mes, y en la columna 7 tiene un
tiempo estndar de 1.51 horas, al hacer la multiplicacin tenemos: 92 x 1.51 horas
= 138.92 horas, que se colocan en la columna 8 en la casilla de la subcolumna de
Profesional Universitario.
9. Total promedio mes de horas-hombre por actividad

Para el clculo del tiempo requerido en cada actividad: sume los tiempos totales de
los procedimientos de la respectiva etapa de las subcolumnas de la columna 8, y el
total escrbalo en la columna 9 del formulario.
Ejemplo: El tiempo de la actividad Definir la Elaboracin del Proyecto es igual
a la suma de los procedimientos: Entregar Documentacin (0.741 h), ms Asignar
Proyectos (0.741 h) y ms Elaborar Proyectos (331.89 h) = 333.37 horas.

10. Total promedio mes de horas-hombre por proceso
Este tiempo, es el total en horas de todos los servicios o productos que nos da el
proceso en el mes, o el total de la meta que nos hemos propuesto elaborar en el
mismo perodo.
Sume los tiempos de cada actividad del respectivo proceso registrados en la colum-
na 9 y el total antelo en la columna 10 del formulario 1.
Ejemplo: Para el primer proceso Atencin de Consultas Personales y Telefni-
cas se suman los tiempos de las etapas Determinar Tema de Consulta 0.552 h
ms Atender la Consulta 138.92 h lo cual nos da un tiempo total del proceso de
139.47 horas en el mes.
11. Cantidad de productos generados por el proceso en el mes

Es la cantidad de servicios o productos, resultado de los procesos que estamos
elaborando en el mes o que nos hemos fijado como meta hacer en el mes.
Escriba esta cantidad en la columna 11 del formulario.
Ejemplo: Para el primer proceso Atencin de Consultas Personales y Telefni-
cas se generan como productos 92 Consultas Resueltas en el mes.
Nota: La cantidad de productos anotados en la columna 11 del formulario se refie-
re a los completamente terminados en el mes.
Las columnas 9, 10 y 11 son informativas para la Institucin y sirven para anlisis
de procesos y de productividad.
12. Total horas requeridas mes por nivel y denominacin del empleo, por activi-
dades y procesos
Sume el tiempo total en el mes de cada procedimiento por nivel y denominacin 55
del empleo de las subcolumnas de la columna 8, y el resultado colquelo en el
penltimo rengln de la respectiva subcolumna.
FUNCIN PBLICA
El anterior resultado es el tiempo total utilizado de horas en el mes por cada nivel
y denominacin y cargo.
En el caso del ejemplo del formulario 1, el total de horas requeridas al mes para el
nivel Profesional y denominacin Profesional Universitario para sus respecti-
vos procedimientos es de:
(138.92 + 331.89 + 6.50) horas = 477.31 horas requeridas en el mes.
Para el Director Administrativo:
(0.741 + 6.50) horas = 7.24 horas requeridas en el mes.
Similar al procedimiento anterior, se procede a sumar todos los tiempos de las
etapas de la columna 9, y los tiempos de los procesos de la columna 10, y colocar
los totales en el penltimo rengln de las respectivas columnas.
As:
Tiempo total de las etapas (Columna 9):
T = 0.552 h + 138.92 h + 333.37 h + 14.82 h = 487.66 horas requeridas en el mes.
Tiempo total de los procesos (Columna 10):
T = 139.47 h + 348.19 h = 487.66 horas requeridas en el mes.
Estos tiempos totales de las etapas o de los procesos representan el total de tiempo
que se debe laborar en la dependencia para los dos procesos.
NOTA: En este ejemplo y para fines prcticos, solo estamos utilizando dos pro-
cesos en la dependencia, pero en el ejercicio real se deben colocar tantos procesos
como productos existan.
Tanto los procesos como las actividades y procedimientos se deben trabajar en
forma macro de tal forma que se facilite su anlisis y medicin.
13. Total personal requerido por nivel y denominacin del empleo y total perso-
nal requerido en la dependencia
Para determinar la cantidad de personal requerido para cada nivel y denominacin
del empleo, se divide su correspondiente total de horas en el mes de las subcolum-
nas de la columna 8, por 167 horas, tiempo real que un empleado pblico trabaja
en promedio por mes. El resultado de la divisin se coloca en el ltimo rengln de
la subcolumna respectiva.
Las 167 horas de trabajo en el mes, se calculan as: La jornada semanal de trabajo
por empleado es de 44 horas semanales, (artculo 33 Decreto 1042 de 1978, mo-
56
dificado por Decreto 85 de 1986). Por lo cual, si se trabajan 5 das a la semana,
correspondera trabajar cada da 8.8 horas.
FUNCIN PBLICA
El ao tiene 365 das de los cuales se descuentan 52 domingos, 52 sbados, 18 das
festivos y 15 das de vacaciones, dando 228 das realmente laborados al ao, para
un promedio de 19 das/mes.
19 das/mes x 8.8 horas /da = 167 horas/mes.
Para el caso del ejemplo, en el cargo de Profesional Universitario del nivel Pro-
fesional, se requieren:
477.31 horas/ 167 horas/mes = 2.85 Profesionales Universitarios.
El Total de Personal Requerido en la Dependencia es igual a la suma de todos
los requerimientos de personal por nivel y denominacin del empleo de la ltima
casilla de las subcolumnas de la columna 8.
Ejemplo:

0.0433 Director Administrativo 0.0064 Tcnico
2.8580 Profesional Universitario 0.0121 Secretario
TOTAL: 2.9198 empleados Aprox. 2.92 empleados
Tambin es igual al obtenido dividir el tiempo total de todas las etapas (columna 9) o
de los procesos (columna 10) por 167 horas:
487.66 horas/ 167 horas/ empl. = 2.92 empleados.
Una vez terminado el estudio de cargas de trabajo de la dependencia podemos
hacer las siguientes consideraciones:
Determinar si sobra o falta personal en la dependencia.
Una vez obtenido el total del personal por cada nivel, se procede a hacer la planta
de personal, donde se distribuyen por grados, acorde con los requisitos de los pro-
cedimientos consignados en la columna 5 del formulario 1 y al sistema de nomen-
clatura y clasificacin de empleos vigente.
Al conocer la cantidad de horas-hombre y el nivel de los empleos utilizados en cada

etapa y en todo el proceso, podemos hallar su costo en lo relacionado a la parte de
nmina, y as utilizar esta informacin para anlisis de productividad o estudio ms
riguroso de aquellas etapas que estn generando los mayores costos.
Determinar cules cargos estn recargados de trabajo y cules estn subutilizados y

por lo tanto cmo utilizarlos en otras dependencias o reasignar funciones en la misma,
aprovechando las ventajas de tener la planta de personal globalizada.
Un cargo para el cual se requiera 1.55 empleados: Est recargado de trabajo. 57

Un cargo para el cual se requiera 0.55 empleados: Est subutilizado
FUNCIN PBLICA
Nota: Cuando en una dependencia tenemos un requerimiento total de personal
en cifras decimales, se considera pertinente aproximarlo al nmero entero ms
prximo por encima o por debajo, exclusivamente para los decimales que estn en
el rango de 0.80 a 1 o de 0 a 0.30.
Ejemplo: Los 2.85 profesionales universitarios requeridos para realizar las labores de
los dos procesos en el mes, se aproximan a tres empleados.
Un requerimiento de 0.917 de persona se asume que equivale a 1 persona.
En el caso contrario, un requerimiento de 3.123, se asume que equivale a 3 personas.

58
FUNCIN PBLICA
Medicin de cargas de trabajo por dependencia Formulario nmero 1
DEPENDENCIA: SECRETARA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS FECHA:
2 3 4 5 6 7 8 9 10
Cantidad
tiempo de Total Total
promedio Tiempo total en horas hombre en el mes de cada procedimiento Cantidad de productos
Requisitos trabajo por cada Promedio promedio
de veces que distribuido por niveles y denominacin del generados por el proceso
del procedimiento mes-horas mes-horas
Procesos por se repite el empleo. en el mes o metas
Nivel y procedimiento en horas hombre por hombre por
dependencia Etapa o fase Procedimiento procedimiento ( columna 6 x columna 7 ) Propuestas
denominacin (tiempo estandar) Etapa Proceso
en el mes
de empleo
Directivo Asesor Profesional Tcnico Asistencial
FUNCIN PBLICA
Atencin de Determina tema Remitir al Administrativo Bachillerato
consultas de la consulta profesional 92 0.006 h 0.552 0.552
asignado
139.47 92 consultas resueltas
Atender la Resolver Consulta Profesional Ttulo
Consulta Profesional profesional en
92 138.92 138.92
Universitario admn., ing.
Industrial
Elaboracin Evaluar y aprobar Entregar Administrativo Bachillerato
proyectos documentacin Auxiliar 13
plan de administrativo
ordenamiento Asignar proyectos Director Titulo
Administrativo universitario 13 0.741 333.37
especializado
Elaborar proyectos Profesional Ttulo
Profesional universitario 13 25.53 h 331.89
Universitario ingeniera
Denir Evaluacin Profesional Ttulo
y elaborar proyectos y Profesional universitario 348.19
13 0.5 h 6.50 13 proyectos
cambios Universitario ing. Civil,
industrial
Aprobacin o Directivo Ttulo de
concepto Director profesional , 13 0.5 h 6.50
Administrativo especializado 14.82
Radicar Administrativo Bachillerato
documentacin Auxiliar comercial 13 0.057 h 0.741
administrativo
Archivo Tcnico Bachiller
13 0.083 h 1.079
Tcnico
12 TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACIN DEL EMPLEO, ETAPAS Y PROCESOS 7.24 477.31 2034
13 TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL Y DENOMINACIN DEL EMPLEO, Y TOTAL PERSONAL 0.0121
REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
59
Personal requerido para la institucin. Formulario nmero 2
Para la elaboracin del formulario nmero 2, personal requerido para la institucin

se trasladan todos los totales de personal requerido por cada nivel (ltima casilla de
las subcolumnas de la columna 8 del formulario nmero1) que se haya elaborado
para cada dependencia, a las respectivas casillas del formulario nmero 2 en la fila
correspondiente a la misma dependencia.
Luego, en el formulario nmero 2 se suman horizontalmente los requerimientos de

personal de cada dependencia, y nos da la cantidad de empleados requerida para la
misma.
Ejemplo: Si despus de elaborado el estudio de cargas de trabajo para un municipio

nos dio en el formulario nmero 1 que para la dependencia Despacho del Alcalde se
requieren los siguiente empleados en los niveles as:
1. De nivel Directivo
1. De nivel Asesor
2. De nivel Asistencial
Esta informacin es la que se trasladara a la correspondiente fila (Despacho del Al-

calde) en el formulario nmero 2.
Se suman verticalmente en cada columna los requerimientos de personal de cada nivel

y nos da el nmero de empleados requeridos del mismo en la Institucin.
La suma de los empleados requeridos para todas las dependencias nos da el total de
empleados de la Institucin.
Por ltimo, para verificar la exactitud de la informacin registrada se suman las per-
sonas requeridas en cada dependencia (ltima columna del formulario 2), y debe ser
igual al total de la sumatoria de la ltima fila.
Personal requerido para la institucin (consolidado).
Formulario nmero 2
NIVELES
DEPENDENCIA TOTAL POR
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TCNICO ADMINISTRATIVO OPERATIVO
DEPENDENCIA
DESPACHO
1 1 1 1 4
DEL ALCALDE
SECRETARA
1 3 3 3 4 14
DE GOBIERNO
60 SECRETARA
1 3 1 5
DE EDUCACIN
FUNCIN PBLICA
NIVELES
DEPENDENCIA TOTAL POR
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TCNICO ADMINISTRATIVO OPERATIVO
DEPENDENCIA
SECRETARA DE SALUD 1 5 2 1 9
SECRETARA
DE AGRICULTURA 1 2 3 1 7
Y MEDIO AMBIENTE
SECRETARA
DE PLANEACIN 1 2 3 1 7
Y OBRAS PBLICAS
TOTAL PERSONAL
6 1 12 14 8 5 46
REQUERIDO POR NIVEL
6.3 Otras tcnicas para medicin de tiempos de los trabajos
Clculo de tiempos sobre la base de Tablas de Movimientos, Estndares o Tiempos

Normalizados.
Se basa en descomponer un procedimiento en movimientos o micromovimientos de

manos, brazos o piernas etc. o combinacin de los anteriores como: Introducir un sobre
en la mquina de escribir, consultar direccin, escribir direccin etc., y luego a cada
movimiento asignarle un tiempo preestablecido y que est en tablas que se consiguen
en el mercado o son elaboradas en la misma empresa.
La suma de los tiempos de todos los movimientos, ms el tiempo suplementario por

fatiga, ruido, temperatura etc., da el tiempo total del procedimiento.
Tiene como ventajas este mtodo el de la precisin, y como inconvenientes el costo

elevado, limitaciones en su aplicacin y requiere personal especializado.
Mtodo de la filmacin de los trabajos
En esta tcnica se utiliza la filmacin de los trabajos con cmaras especiales que per-
miten al personal experto cuantificar el tiempo de cada procedimiento.
Esta tcnica tambin es muy til para el estudio de los mtodos de trabajo.
Como ventajas, este mtodo tiene rapidez, precisin y costo reducido. Presenta incon-
venientes de resistencia de los empleados y no aplicable a trabajos de tipo intelectual.
Mtodo del muestreo del trabajo

61
Esta tcnica es tambin conocida como Mtodo de Observaciones Instantneas, Ob-
servaciones Aleatorias o Work Sampling.
FUNCIN PBLICA
En este mtodo, una persona realiza una serie de observaciones instantneas en mo-
mentos escogidos en forma aleatoria o al azar, y anota en una Hoja de Anlisis qu
labor est realizando el empleado en ese momento.
Con base en el anlisis de todas las observaciones, obtiene el porcentaje de la jornada

laboral que el empleado le dedica a realizar cada procedimiento. Luego ese porcentaje
lo convierte en horas, y ese tiempo obtenido, agregndole el suplementario por ruido,
fatiga o temperatura, es el tiempo estndar asignado al procedimiento.
El momento en el cual se debe realizar cada observacin, se saca de tablas de tiempos

aleatorios que existen en el mercado.
El grado de precisin depende de la cantidad de observaciones.
Este mtodo presenta un grado de precisin satisfactoria, y tiene la dificultad de distin-

guir por la sola observacin, qu procedimiento est realizando el empleado.
Mtodo del auto punteo del trabajo
En este mtodo el empleado va anotando en un formulario, previamente elaborado, la

secuencia, hora de iniciacin y terminacin de todos los procedimientos que realiza a
lo largo de su jornada laboral.
Con base en el formulario, se establecen los tiempos de los diferentes procedimientos.
Este mtodo es aplicable para empleados con puestos de responsabilidad, y empleados

que realizan trabajos muy variados o difciles de cuantificar.
62
FUNCIN PBLICA
7. PLANTA DE PERSONAL
Es el conjunto de los empleos requeridos para el cumplimiento de los objetivos y fun-

ciones asignadas a una institucin, identificados y ordenados jerrquicamente acorde
con el sistema de nomenclatura y clasificacin vigente.

De conformidad con el artculo 19 de la Ley 909 de 2004, el diseo de cada empleo
debe contener:
La descripcin del contenido funcional del empleo, de tal manera que permita iden-
tificar con claridad las responsabilidades exigibles a quien sea su titular;
El perfil de competencias que se requieren para ocupar el empleo, incluyendo los

requisitos de estudio y experiencia, as como tambin las dems condiciones para el
acceso al servicio. En todo caso, los elementos del perfil han de ser coherentes con
las exigencias funcionales del contenido del empleo;
La duracin del empleo siempre que se trate de empleos temporales.
Empleos de carcter temporal: Los organismos y entidades del Orden Nacional y

Territorial, podrn contemplar excepcionalmente en sus plantas de personal empleos
de carcter temporal o transitorio. Su creacin deber responder a una de las siguientes
condiciones:
a) Cumplir funciones que no realiza el personal de planta por no formar parte de las
actividades permanentes de la administracin;
b) Desarrollar programas o proyectos de duracin determinada;
c) Suplir necesidades de personal por sobrecarga de trabajo, determinada por hechos

excepcionales;
d) Desarrollar labores de consultora y asesora institucional de duracin total, no su-

63
perior a doce (12) meses y que guarde relacin directa con el objeto y la naturaleza de
la institucin.
FUNCIN PBLICA
La justificacin para la creacin de empleos de carcter temporal deber contener la
motivacin tcnica para cada caso, as como la apropiacin y disponibilidad presu-
puestal para cubrir el pago de salarios y prestaciones sociales.
El grupo de trabajo deber revisar en la planta de personal vigente los siguientes as-
pectos:
Si la planta de personal actual est aprobada legalmente mediante acto administra-

tivo por la autoridad que tiene la facultad para ello.
Si se ajusta al sistema de nomenclatura y clasificacin de empleos vigente.
Si se adapta a la estructura u organizacin interna vigente o a la propuesta.
Si cumple con las funciones, objetivos y misin definidos en la norma de creacin

o las que la han modificado.
Si permite cumplir con los procesos, productos y servicios que se han definido.
Revisados los puntos anteriores se puede concluir si se requiere o no modificar la

planta de personal actual. En caso afirmativo, para elaborar la nueva planta de personal
se deben considerar los siguientes aspectos:
1. Haber desarrollado las etapas 1 al 6 de la presente gua.
2. Ajustarse a las disposiciones vigentes sobre el sistema de nomenclatura y clasifica-

cin de empleos y escala salarial.
3. Elaborar un estudio de cargas de trabajo para cada una de las dependencias propues-
tas en la nueva estructura u organizacin interna
4. Establecer la planta de personal propuesta.
5. Elaborar los cuadros comparativos de la planta de personal y sus costos para deter-
minar su incidencia presupuestal.
6. Determinar las indemnizaciones para los cargos que se van a suprimir de carrera
administrativa.
7.1. Sistema de nomenclatura y clasificacin de empleos
Es una ordenacin sistemtica y codificada de las distintas denominaciones de empleo

64 dentro de cada uno de los niveles jerrquicos determinados por las normas vigentes y
que para el caso del orden nacional se encuentran establecidos en el Decreto 2489 de
2006 y sus modificatorios y en el orden territorial en el Decreto-ley 785 de 2005.
FUNCIN PBLICA
Los actuales niveles jerrquicos tanto del nivel Nacional como el Territorial se en-
cuentran clasificados as:
- Directivo
- Asesor
- Profesional
- Tcnico
- Asistencial
Dentro de cada nivel jerrquico, anteriormente descritos, existen varias denominacio-

nes de empleo que se identifican con un cdigo y grado salarial.
Denominacin del empleo. Se refiere al nombre del cargo especfico que debe rea-
lizar una determinada labor. Para cada nivel jerrquico la norma de nomenclatura y
clasificacin de empleos determina las diferentes denominaciones de empleo que son

aplicables.
Cdigo. Cada denominacin de empleo se identifica con un cdigo de varios dgitos

de acuerdo con la norma vigente de nomenclatura y clasificacin de empleos.
Para el orden nacional es de cuatro (4) dgitos, el primero seala el nivel jerrquico y
los tres siguientes indican la denominacin del cargo.
Para el orden territorial es de tres (3) dgitos, el primero seala el nivel jerrquico y
los dos siguientes indican la denominacin del cargo.
Este cdigo deber ser adicionado hasta con dos dgitos ms que correspondern a
los grados de asignacin bsica que las asambleas y consejos les fijen a las diferentes
denominaciones de empleos.
Grado Salarial. Es el nmero de orden que indica la asignacin bsica mensual para
cada denominacin de empleo dentro de una escala progresiva de salarios, segn la
complejidad y responsabilidad inherente al ejercicio de sus funciones.
Cada denominacin de empleo puede tener uno o ms grados salariales dependiendo

de funciones, responsabilidades, requisitos de conocimientos y experiencia para el
desempeo de su labor.
En el orden nacional los grados salariales son fijados por los decretos que sobre el
particular expida el Gobierno Nacional con base en la Ley 4 de 1992.
En el orden territorial los grados salariales, conformados hasta por dos dgitos, estn
fijados por las Asambleas y Concejos Municipales o Distritales, segn el caso, tenien- 65
do en cuenta los lmites mximos fijados por decreto del Gobierno Nacional con base
en las facultades de la Ley 4 de 1992.
FUNCIN PBLICA
De acuerdo con lo anteriormente expuesto se puede concluir que el sistema de nomen-
clatura y clasificacin de empleos lo conforman el nivel jerrquico, la denominacin
de empleo, el cdigo y el grado salarial.
Vale mencionar que para establecer las escalas salariares en el nivel territorial, existe
una competencia concurrente segn lo expresa la Corte Constitucional, en Sentencia
C-510 de 1999, donde seal:
En estos trminos, para la Corte es claro que existe una competencia concu-
rrente para determinar el rgimen salarial de los empleados de las entidades
territoriales, as: Primero, el Congreso de la Repblica, facultado nica y
exclusivamente para sealar los principios y parmetros generales que ha de
tener en cuenta el Gobierno Nacional en la determinacin de este rgimen.
Segundo, el Gobierno Nacional, a quien corresponde sealar slo los lmites
mximos en los salarios de estos servidores, teniendo en cuenta los princi-
pios establecidos por el legislador. Tercero, las asambleas departamentales

y concejos municipales, a quienes corresponde determinar las escalas de
remuneracin de los cargos de sus dependencias, segn la categora del
empleo de que se trate. Cuarto, los gobernadores y alcaldes, que deben fijar
los emolumentos de los empleos de sus dependencias, teniendo en cuenta
las estipulaciones que para el efecto dicten las asambleas departamentales
y concejos municipales, en las ordenanzas y acuerdos correspondientes.
Emolumentos que, en ningn caso, pueden desconocer los lmites mximos
determinados por el Gobierno Nacional.
Ejemplo de nomenclatura de empleos en el Orden Nacional:
DENOMINACIN DEL EMPLEO CDIGO GRADO

NIVEL DIRECTIVO
Contador General de la Nacin 0004 25
24
Director Tcnico Administrativo u operativo 0100 21
20
19
Ejemplo de nomenclatura de empleos en el Orden Territorial:
DENOMINACIN DEL EMPLEO CDIGO GRADO

NIVEL DIRECTIVO
Alcalde 005
Secretario de Despacho 020 03
NIVEL PROFESIONAL
66
Profesional Universitario 219 03
Profesional Especializado 222 05
FUNCIN PBLICA
7.2. Determinacin de la planta de personal
Elaborado el estudio de cargas de trabajo y acorde con las funciones asignadas a cada
dependencia y los respectivos procesos en la estructura determinada, se procede a la
elaboracin de la nueva planta de personal.
Es importante tener en cuenta que la planta de personal desde el punto de vista de su

aprobacin debe conformarse en forma global, pero tcnicamente debe corresponder
al estudio previo de cargas de trabajo y a la estructura u organizacin interna deter-
minada.
La planta de personal global consiste en la relacin detallada de los empleos requeri-

dos para el cumplimiento de las funciones de una entidad, sin identificar su ubicacin
en las unidades o dependencias que hacen parte de la organizacin interna de la insti-
tucin.

La planta de personal global presenta las siguientes ventajas:
Permite ubicar el personal de acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio de
las funciones.
Conduce a una mayor agilidad, eficiencia y productividad en el logro de los objeti-

vos institucionales, dando cumplimiento a los principios sobre funcin administrati-
va establecidos en la Constitucin Poltica, en el Plan de Gobierno y los respectivos
Planes de Desarrollo.
Flexibiliza la administracin del recurso humano al permitir la movilidad del per-

sonal de un rea afn a otra, como un mecanismo real e idneo para dinamizar los
procesos operativos y tcnicos y facilitar la gestin de la entidad.
Permite la conformacin de grupos internos de trabajo, permanentes o transitorios,

conformados con personal interdisciplinario, liderados por funcionarios altamen-
te calificados, como una alternativa para racionalizar las actividades, logrando el
mximo aprovechamiento de los recursos humanos disponibles dentro de una insti-
tucin.
Para establecer la planta de personal es indispensable tener en cuenta la estructura u

organizacin interna propuesta, el sistema de nomenclatura y clasificacin de empleos,
la escala salarial vigente y el estudio de cargas de trabajo.
Ahora bien, con el fin de garantizar la preservacin de los derechos de los empleados
de carrera, las reformas de planta de personal de las entidades de la Rama Ejecutiva
de los rdenes nacional y territorial, que impliquen supresin de empleos de carrera,
debern motivarse expresamente; fundarse en necesidades del servicio o en razones 67
de modernizacin de la Administracin y basarse en estudios tcnicos que as lo de-
muestren. (Artculo 46 de la Ley 909 de 2004, artculo 95 del Decreto 1227 de 2005).
FUNCIN PBLICA
La entidad debe proceder a definir la planta de personal relacionando los empleos
de cualquier nivel jerrquico cuyo ejercicio implica confianza, que tengan asignadas
funciones de asesora institucional, asistenciales o de apoyo y que estn al servicio
directo e inmediato y adscritos a los Despachos del Ministro, Viceministro, Director y
Subdirector de Departamento Administrativo, Superintendente, Gobernador, Alcalde
(distrital, municipal o local), Contralor o Personero, Presidente, Director o Gerente de
Establecimiento Pblico, entre otros, los cuales deben ser especificados en forma sepa-
rada, pues tales particularidades le dan connotacin de empleos de libre nombramiento
y remocin, de conformidad con las normas de carrera administrativa.
Los dems empleos, ya sean de libre nombramiento y remocin (por pertenecer al

nivel directivo) o de carrera administrativa de los distintos niveles, pasarn a ser parte
de la Planta de Personal Global de la institucin, la cual estar compuesta por un

nmero de empleos determinados por el estudio de cargas de trabajo.
Ejemplo de planta de personal en el Orden Nacional:
NMERO DEPENDENCIA
CDIGO GRADO
DE CARGOS Y DENOMINACIN DEL EMPLEO
DESPACHO DEL MINISTRO
1 (uno) Ministro 0005 --
1 (uno) Secretario Ejecutivo 4210 18
1 (uno) Secretario 4178 12
DESPACHO DEL VICEMINISTRO
1 (uno) Viceministro 0020 --
1 (uno) Secretario 5040 17
PLANTA GLOBAL
3 (tres) Profesional Especializado 2028 18
1 (uno) Profesional Universitario 2044 11
3 (tres) Profesional Universitario 2044 10
5 (cinco) Profesional Universitario 2044 09
1 (uno) Profesional Universitario 2044 07
2 (dos) Profesional Universitario 2044 06
1 (uno) Conductor Mecnico 4103 17
3 (tres) Conductor Mecnico 4103 15
Ejemplo de planta de personal en el Orden Territorial:
NMERO DEPENDENCIA
CDIGO GRADO
DESPACHO DEL ALCALDE
68 1 (uno) Alcalde 005 --
1 (uno) Asesor 105 10
1 (uno) Secretario Ejecutivo 425 05
FUNCIN PBLICA
NMERO DEPENDENCIA
CDIGO GRADO
PLANTA GLOBAL
3 (tres) Secretario de Despacho 020 06
4 (cuatro) Jefe de Ocina Asesora de Jurdica 115 222 05
3 (tres) Profesional Especializado 219 08
5 (cinco) Profesional Universitario 219 03
2 (dos) Profesional Universitario 482 05
2 (dos) Conductor Mecnico 02
7.3. Viabilidad o disponibilidad presupuestal.
En primer lugar la entidad debe identificar en el presupuesto asignado a la institucin

dentro de pago funcionamiento el rubro servicios personales.

En el orden territorial es indispensable tener en cuenta las disposiciones contempladas
en la Ley 617 de 2000 y Ley 715 de 2001 y dems normas relacionadas.
A continuacin, se debe evaluar el costo anual de la planta de personal propuesta

considerando los gastos de las asignaciones bsicas, gastos de representacin, primas
tcnicas y dems prestaciones sociales legales.
Con la informacin anterior se comparan los costos de la planta de personal propuesta

con el presupuesto asignado, para determinar si se cuenta con los recursos suficientes
para cubrir los costos de la nmina planteada.
Si el presupuesto es inferior al costo real de la nmina de la planta de personal pro-

puesta, se debe replantear la cantidad de servicios o productos que la institucin ofrece,
requirindose hacer los ajustes necesarios en el estudio de cargas de trabajo hasta que
se adecue al presupuesto aprobado al organismo o entidad correspondiente.
La otra alternativa ante la situacin de presentarse un presupuesto inferior, es solicitar

un reajuste presupuestal dentro de los trminos legales cuando este aplique.
Igualmente, el equipo de trabajo debe hacer un anlisis comparativo entre la planta de

personal actual frente a la planta de personal propuesta, con el fin de identificar, si es
del caso, la cantidad de empleos a suprimir, sean de carrera administrativa o de libre
nombramiento y remocin, para valorar las indemnizaciones a que haya lugar, cuando
se trate de funcionarios con derechos de carrera administrativa.
Adoptada la planta de personal por la autoridad competente, esta solo tendr efectos
69
fiscales a partir de la posesin de sus empleados, pues las plantas de personal no tienen
efectos fiscales retroactivos, salvo disposicin legal y expresa en contrario.
FUNCIN PBLICA
Es fundamental para sancionar un acto administrativo de modificacin de la planta de
personal en una entidad nacional y territorial, solicitar la expedicin de la viabilidad o
disponibilidad presupuestal respectivamente, emitida por la autoridad competente, en
la que conste que existen recursos para cubrir los costos de la planta propuesta y las
indemnizaciones respectivas, en el caso de supresin efectiva de empleos de carrera
administrativa.
La disponibilidad presupuestal no se requiere para el estudio y revisin preliminar del

acto administrativo, pero es requisito indispensable para la aprobacin de la planta de
personal y firma del acto administrativo respectivo.
7.4. Acto administrativo de modificacin de planta.
Toda modificacin a las plantas de personal de los organismos y entidades de las

Ramas Ejecutivas del Poder Pblico del orden nacional, deber ser aprobada por el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, en armona con lo dispuesto en

el artculo 115 de la Ley 489 de 1998, en donde se prev que las plantas de personal
de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva nacional sern aprobadas por el
Gobierno Nacional.
Lo anterior conlleva a determinar que el acto administrativo de planta de personal en el

orden nacional ha de ser aprobada por Decreto Presidencial, el cual llevar las firmas
del Ministro de Hacienda y Crdito Pblico, el Ministro o Director de Departamento
correspondiente y del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
En un departamento la modificacin de la planta de personal de la Gobernacin es

facultad del Gobernador a travs de un decreto departamental. (Art. 305, numeral 7
de la Constitucin Poltica). Para las entidades descentralizadas departamentales es
competencia de las Juntas o Consejos Directivos conforme a lo establecido por el
Decreto-ley 1221 de 1986, el cual contar con la aprobacin del Gobernador.
Para los municipios y distritos, la modificacin de la planta de personal de la Alcalda

es facultad del Alcalde a travs de un decreto municipal o distrital (art. 315, numeral
7 de la Constitucin Poltica). Para las entidades descentralizadas del orden municipal
es competencia de las autoridades que sealen sus actos de creacin de acuerdo con lo
sealado en el Decreto-ley 1333 de 1986.
La competencia para modificar las plantas de personal de las Contraloras Departa-

mentales, Municipales y Distritales es de la Asamblea Departamental o del Concejo
Municipal o Distrital correspondiente.
La modificacin de las plantas de personal de las Personeras Municipales o Distritales

es de los Concejos Municipales o Distritales segn el caso.
70
En el acto administrativo de aprobacin se debe hacer diferenciacin entre la planta de
personal de empleos pblicos y la de trabajadores oficiales (cuando sea del caso), por
FUNCIN PBLICA
lo tanto, en la norma que establezca la planta de personal, se har la relacin detallada
de los empleos pblicos de acuerdo con el sistema de nomenclatura y clasificacin de
empleos y para el caso de trabajadores oficiales slo se har referencia a un nmero
global de estos, en artculo separado.
Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia
los objetivos y funciones del organismo o entidad, se podr incluir la competencia
de crear con carcter permanente o transitorio grupos interno de trabajo, a los cuales
se les debe determinar los procedimientos que debern cumplir y las consiguientes
responsabilidades y dems normas necesarias para su funcionamiento.
Adicionalmente, para el manejo adecuado de la planta global, se ha de otorgar facul-

tad al Ministro, Director de Departamento, Gobernador, Alcalde, Director, Gerente o
Presidente de organismo o entidad nacional o territorial, para distribuir los empleos
y ubicar el personal, de acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio de las

funciones, la organizacin interna, las necesidades del servicio y los planes, programas
y proyectos trazados por la entidad. (Anexos 16, 17, y 18).
71
FUNCIN PBLICA
8. MANUAL ESPECFICO
DE FUNCIONES
Y COMPETENCIAS
LABORALES
El manual especfico de funciones y de competencias es un instrumento de adminis-

tracin de personal a travs del cual se establecen las funciones y las competencias
laborales de los empleos que conforman la planta de personal de una entidad y los
requerimientos exigidos para el desempeo de los mismos. Se constituye en el soporte

tcnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en una entidad u orga-
nismo.
El manual especfico de funciones y de competencias laborales, se orienta al logro de

los siguientes propsitos:
Instrumentar la marcha de procesos administrativos tales como: seleccin de personal,

induccin de nuevos funcionarios, capacitacin y entrenamiento en los puestos de
trabajo y evaluacin del desempeo.
Generar en los miembros de la organizacin el compromiso con el desempeo eficien-

te de los empleos, entregndoles la informacin bsica sobre los mismos.
Proporcionar informacin de soporte para la planeacin e implementacin de medidas

de mejoramiento y modernizacin administrativas, estudio de cargas de trabajo.
Facilitar el establecimiento de parmetros de eficiencia y criterios de autocontrol.
8.1. Competencias laborales
Las competencias laborales se refieren a un nuevo concepto en la administracin p-

blica, que se define como la capacidad de una persona para desempear, en diferentes
contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el
sector pblico, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que est determinada
por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe
poseer y demostrar el empleado pblico.
73
Las competencias comunes, las comportamentales y las funcionales, adems de los
requisitos de estudio y experiencia, conforman las competencias laborales.
FUNCIN PBLICA
Las competencias comunes y comportamentales hacen referencia al conjunto de carac-
tersticas de la conducta que se exige como estndares bsicos para el desempeo del
empleo, atendiendo a la motivacin, las aptitudes, las actitudes, las habilidades y los
rasgos de personalidad, cuyos criterios para describirlas estn definidos en los artcu-
los 6, 7 y 8 del Decreto 2539 de 2005, las cuales se aplican de la siguiente forma:
Competencias comunes a los servidores pblicos a quienes se les aplican los Decre-
tos- ley 770 y 785 de 2005 y las competencias comportamentales mnimas por nivel
jerrquico.
Las competencias funcionales precisan y detallan aquello que debe estar en capacidad
de hacer el empleado para ejercer un cargo y se definirn a partir del contenido fun-
cional del empleo.
8.2. Metodologa para ajustar o establecer los manuales especficos de funciones

y de competencias laborales
8.2.1. Ajuste o establecimiento de los manuales:
Las entidades del orden nacional y territorial procedern a ajustar o establecer los
manuales especficos de funciones y de requisitos incluyendo los siguientes aspectos:
1) La identificacin del propsito principal o razn de ser del empleo, que es la misin
o el objeto del empleo que explica la necesidad de existencia del mismo dentro de la
estructura de procesos y misin encomendados al rea a la cual pertenece.
2) Las competencias comunes a los servidores pblicos y las comportamentales que

se han definido por cada nivel jerrquico de empleos, observando lo dispuesto en los
artculos 7 y 8 del Decreto 2539 de 2005.
3) Las competencias funcionales de los empleos en los trminos dispuestos en el nu-

meral 10.5 y 10.6 del artculo 10 del Decreto 2539 de 2005.
4) Los requisitos de estudio y experiencia ajustados de acuerdo con lo dispuesto en el

Decreto 770 de 2005 y su decreto reglamentario, para las entidades del orden nacional
y en el Decreto 785 de 2005, para las del orden territorial.
8.2.2. Procedimiento
A continuacin se establece el procedimiento a seguir por las entidades del orden

nacional y territorial para ajustar los manuales especficos de funciones y de requisitos.
Para la realizacin del ajuste del manual especfico de funciones y de requisitos actual
74 se recomienda la conformacin de un grupo o equipo de trabajo integrado por personal
vinculado a la institucin y conocedores de las funciones sealadas para cada depen-
dencia o rea de trabajo.
FUNCIN PBLICA
8.2.2.1. Ajustar la planta de personal a la nomenclatura de empleos
Las entidades del orden territorial debern ajustar sus plantas de personal de confor-
midad con la nomenclatura y clasificacin de empleos establecidas en el decreto 785
de 2005.
En relacin con las instituciones del orden nacional, deber observarse la clasificacin
y nomenclatura de empleos prevista en los Decretos 2502 de 1998, 2487 de 1999 y
1753 de 2003 y a las dems disposiciones que dicte el Gobierno Nacional en esta
materia.
8.2.2.2 Ajustar el manual especfico de funciones y de requisitos a un manual

especfico de funciones y de competencias laborales
Para ilustrar el procedimiento se toma como ejemplo un empleo del nivel profesional,

cuya denominacin es profesional especializado cdigo 2028 grado 19.
PASO 1. Identificacin del empleo
Se denomina identificacin del empleo al conjunto de datos que describen la denomina-

cin, dependencia, cdigo, grado, nivel, nmero de cargos y cargo del jefe inmediato.
Procedimiento para identificar el empleo
Nivel. Establezca inicialmente el nivel jerrquico al cual pertenece el empleo: nivel

tcnico, de acuerdo con la norma que establece el rgimen de nomenclatura y clasi-
ficacin de empleos pblicos (Decreto 2489 de 2006 para las instituciones de orden
nacional, o bien el Decreto 785 de 2005 para las instituciones de orden territorial).
Denominacin del Empleo. Identifique el nombre o denominacin del empleo, segn

se encuentra previsto en el acto administrativo que establece la planta de personal, el
cual deber estar de acuerdo con la nomenclatura de empleos del Decreto 785 de 2005,
para las instituciones de orden territorial y en relacin con las instituciones del orden
nacional han de observarse las denominaciones de empleo previstas en los Decretos
2489 de 2006, 3070 de 2006, 3043 y 4137 de 2007 y 4682 de 2008.
Cdigo. El cdigo del empleo debe igualmente corresponder al sealado en la norma

que ajusta la respectiva planta de personal y expresa:
El primer dgito establece el nivel jerrquico al cual pertenece el empleo.
Para el orden territorial los dos dgitos siguientes corresponden a la denominacin del 75
cargo dentro del respectivo nivel jerrquico; para el caso de empleos de orden nacional
son los tres dgitos siguientes.
FUNCIN PBLICA
Grado. Los dos dgitos siguientes corresponden al grado de remuneracin o de asig-
nacin salarial determinada en la escala fijada por las respectivas autoridades compe-
tentes.
Nmero de cargos. Relacione el nmero de empleos de igual denominacin, cdigo

y grado de remuneracin existentes en la planta de personal de la entidad. (Excluir los
empleos pblicos sealados por la ley como de libre nombramiento y remocin).
Dependencia. Escriba aquella en la cual est ubicado el empleo, cuando los empleos
se encuentran descritos dependencia por dependencia, en la planta de personal. En el
caso de las plantas globales sealar: Donde se ubique el cargo.
Cargo del jefe inmediato. Escriba el nombre del cargo a quien corresponde ejercer la
supervisin directa del desempeo laboral. En las plantas de personal en las cuales se
efecta la distribucin de empleos por dependencia, este corresponder al empleo de
la respectiva jefatura. En el caso de las plantas globales, se indicar: Quien ejerza la

supervisin directa.
Ejemplo:
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIN
Nivel: Profesional
Denominacin del Empleo: Profesional Especializado
Cdigo: 2028
Grado: 19
No. de cargos Cinco (5)
Dependencia Donde se ubique el cargo
Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisin Directa
PASO 2. Definicin del propsito principal o razn de ser del empleo a partir de
las funciones esenciales
Cada empleo de la administracin pblica tiene un propsito fundamental y nico para

el cumplimiento de la misin institucional. Dicho propsito es la descripcin de su
objeto fundamental.
El propsito principal y las funciones esenciales deben describir entonces lo que es

necesario hacer o lograr en trminos de resultado.
La identificacin del propsito principal del empleo explica la necesidad de su exis-

tencia o su razn de ser dentro de la estructura de procesos y misin encomendados al
rea a la cual pertenece.
76
La estructura gramatical sugerida para orientar la definicin del propsito principal del
empleo, es la siguiente:
FUNCIN PBLICA
VERBO 1 OBJETO CONDICIN
La accin fundamental del Los aspectos sobre los que Los requerimientos de
empleo en funcin de los recae su accin dentro de su calidad que se espera
procesos en que participa y del rea de desempeo. obtener en los resultados de
rea de desempeo especco. su funcin laboral.
Continuando con el ejemplo anterior, el propsito principal sera el siguiente:
VERBO OBJETO CONDICIN

tendientes a promover el
desarrollo integral del talento
Realizar estudios e investigaciones
humano al servicio de la
entidad.

I - PROPSITO PRINCIPAL
Realizar estudios e investigaciones tendientes a promover el desarrollo integral del talento
humano al servicio de la entidad.
PASO 3. Funciones esenciales del empleo
Se denominan funciones esenciales aquellas que se requieren para el cumplimiento del

propsito principal del empleo y presentan las siguientes caractersticas:
a) Describen lo que una persona debe realizar;
b) Responden a la pregunta: qu debe hacerse para lograr el propsito principal?;
c) Expresan lo que debe hacerse, lo cual no corresponde siempre con lo que se hace
actualmente;
d) Cada funcin enuncia un resultado diferente;
e) Su redaccin sigue el mismo ordenamiento metodolgico que para el propsito
clave.
Las funciones esenciales de cada empleo deben ser claras, precisas y describen el qu
debe hacer y el para qu de cada funcin, de conformidad con la misin institucional,
las actividades de la dependencia, los programas y proyectos y con el nivel y natura-
leza general del empleo.
77
1
Para facilitar el desarrollo de esta actividad se suguiere consultar el listado de verbos contenidos en el Anexo 2.
FUNCIN PBLICA
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Adelantar estudios e investigaciones para identificar las necesidades de ca-

pacitacin y preparar y presentar el plan institucional de capacitacin, los
programas de induccin, reinduccin, estmulos y evaluacin del desempe-
o para el talento humano de la entidad.
2. Adelantar estudios que permitan mantener actualizada la planta de personal
y el manual especfico de funciones y requisitos teniendo en cuenta la es-
tructura de la entidad y las necesidades de las dependencias de la entidad.
3. Adelantar estudios de las mejores prcticas para efectuar anlisis compara-
tivos con otras entidades pblicas y del sector privado para el desarrollo del
talento humano al servicio de la entidad y proponer su adopcin.
4. Efectuar el seguimiento al Plan Institucional aprobado por la entidad y pro-

poner los correctivos a que haya lugar.
5. Ejecutar y evaluar los programas y proyectos en materia de capacitacin,
induccin, reinduccin, evaluacin del desempeo y estmulos que deba
adelantar el rea, para el mejoramiento continuo y desarrollo del talento
humano.
6. Preparar, presentar, ejecutar y evaluar el plan anual de bienestar social de la
entidad.
7. Orientar el desarrollo de los programas de seguridad social y las relaciones
con las diferentes entidades prestadoras de estos servicios, con el fin de op-
timizar el servicio para los servidores de la entidad.
8. Preparar proyectos de actos administrativos, oficios y documentos relacio-
nados con el rea del recurso humano, para mantener actualizada las situa-
ciones administrativas de los funcionarios de la entidad de conformidad con
las normas vigentes.
9. Adelantar los estudios para elaborar y mantener actualizados los procedi-
mientos propios de la dependencia.
PASO 4. Definicin de las contribuciones individuales o criterios de desempeo.
Las contribuciones individuales se refieren al conjunto de productos o resultados

laborales que permiten medir o especificar lo esperado, en trminos de resultados
observables como consecuencia de la realizacin del trabajo.
78
Describen en forma detallada lo que el empleado respectivo ejerciendo un determina-
do empleo, tiene que lograr y demostrar para comprobar que es competente e idneo.
FUNCIN PBLICA
De acuerdo con esta definicin, determine las contribuciones individuales que se espe-
ra de cada empleo, teniendo en cuenta las funciones esenciales de este y su propsito
principal.
Para tal efecto, defina qu resultados se obtienen de los procesos, actividades y funcio-
nes que realiza el empleado a partir de las siguientes preguntas:
Qu se espera del desempeo?
Cmo se espera el resultado?
Cul es la calidad de los resultados?
La estructura gramatical sugerida para orientar la definicin de las contribuciones in-

dividuales de quien est llamado a desempear el empleo, es la siguiente:
OBJETO VERBO2 CONDICIN

Los resultados de la actividad Cumplimiento del resultado
La accin ejecutada
laboral esperado en condiciones de calidad
Continuando con el ejemplo, las siguientes seran las contribuciones individuales del
empleo:
OBJETO VERBO CONDICIN

Los planes y programas en
Estn de acuerdo con las
materia de bienestar social,
Presentados polticas y normas en materia de
estmulos y evaluacin del
administracin de personal.
desempeo.
Los planes y programas en A las necesidades institucionales y
Responden
materia de capacitacin. del personal de la entidad.
Al describir las contribuciones individuales observe que:

a) Cada funcin esencial puede tener dos o ms contribuciones individuales.
b) La contribucin individual contiene un resultado y una condicin de calidad.
c) No se describen tareas, se describen los resultados esperados del desempeo.
d) Las condiciones de calidad son medibles y observables.
e) El cumplimiento del resultado y la condicin de calidad permite evaluar el
desempeo y el nivel de competencia. 79
2
Para facilitar el desarrollo de esta actividad consulte el listado de verbos contenido en el Anexo 2. Tenga en cuenta que el verbo, en este caso,
no debe ir en infinitivo.
FUNCIN PBLICA
Siguiendo el anlisis descrito, se va obteniendo una descripcin del empleo, as:
PROPSITO CONTRIBUCIONES
FUNCIONES ESENCIALES
PRINCIPAL INDIVIDUALES
1. Adelantar estudios e 1. Los planes y programas en
investigaciones para identicar materia de bienestar social,
las necesidades de capacitacin estmulos y evaluacin del
y preparar y presentar el plan desempeo presentados estn
Realizar estudios institucional de capacitacin, de acuerdo con las polticas
e investigaciones los programas de induccin, y normas en materia de
tendientes a promover reinduccin, estmulos y administracin de personal.
el desarrollo integral evaluacin del desempeo para el 2. Los planes y programas
del talento humano al talento humano de la entidad. en materia de capacitacin
servicio de la entidad. responden a las necesidades
institucionales y del personal
de la entidad.
2. ... ...
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

(CRITERIOS DE DESEMPEO)
1. Los planes y programas en materia de bienestar social, estmulos y evaluacin
del desempeo presentados estn de acuerdo con las polticas y normas en
materia de administracin de personal.
2. Los planes y programas en materia de capacitacin responden a las necesidades
institucionales y del personal de la entidad.
...
Se pueden identicar tantas contribuciones individuales como resultados se
esperan del ejercicio de las funciones esenciales y del propsito principal del
empleo que se analice.
PASO 5. Definir los conocimientos bsicos o esenciales que debe poseer quien
ocupe el empleo
Los conocimientos bsicos o esenciales comprenden el conjunto de teoras, principios,

normas, tcnicas, conceptos y dems aspectos del saber que debe poseer y comprender
quien est llamado al desempeo del empleo, para alcanzar las contribuciones indivi-
duales.
80 Estos conocimientos bsicos o esenciales no se refieren a los certificados o ttulos

de un determinado estudio formal existente en los anteriores manuales especficos
de funciones y de requisitos y simplemente debern armonizarse con el Decreto re-
FUNCIN PBLICA
glamentario del Decreto-ley 770 de 2005 para instituciones del orden nacional y el
Decreto-ley 785 de 2005, para instituciones del orden territorial.
Por ello los conocimientos bsicos o esenciales, se refieren a lo que es indispensable

que el empleado conozca para garantizar las contribuciones individuales que se han
identificado.
En el ejemplo del empleo tipo, se relacionan un conjunto de conocimientos bsicos o

esenciales, respecto a la primera contribucin individual, Los planes y programas en
materia de bienestar social, estmulos y evaluacin del desempeo presentados estn
de acuerdo con las polticas y normas en materia de administracin de personal, as:
Siguiendo el anlisis descrito, se va obteniendo una descripcin del empleo, as:
CONOCIMIENTOS

PROPSITO FUNCIONES CONTRIBUCIONES
BSICOS
PRINCIPAL ESENCIALES INDIVIDUALES
O ESENCIALES
1. Adelantar estudios 1. Los planes y Plan Nacional de
e investigaciones programas en materia Capacitacin.
para identicar de bienestar social, Polticas pblicas en
las necesidades estmulos y evaluacin administracin de
Realizar de capacitacin y del desempeo personal.
estudios e preparar y presentar presentados estn de Normas sobre
investigaciones el plan institucional acuerdo con las polticas administracin de
tendientes de capacitacin, y normas en materia personal.
a promover los programas de administracin de Metodologas de
el desarrollo de induccin, personal. investigacin y diseo
integral del reinduccin, 2. Los planes y de proyectos.
talento humano estmulos y programas en materia de
al servicio de la evaluacin del capacitacin responden
entidad. desempeo para el a las necesidades
talento humano de la institucionales y del
entidad. personal de la entidad.
2. ... ...
V. CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES
Plan Nacional de Capacitacin.

Polticas pblicas en administracin de personal.
Normas sobre administracin de personal.
Metodologas de investigacin y diseo de proyectos. 81
FUNCIN PBLICA
PASO 6 . Establecer los requisitos de estudio y experiencia.
De conformidad con el Decreto-ley 770 de 2005, que establece el Manual General de

Funciones y de Requisitos para los empleos de las entidades del orden nacional, y el
Decreto-ley 785 de 2005 para las entidades del orden territorial, fije los requisitos de
estudio y experiencia requeridos para el desempeo de los mismos.
Identifique el nivel jerrquico del empleo (directivo, asesor, profesional, tcnico o

asistencial).
En el caso de las instituciones de orden territorial considere los requisitos mnimos y

mximos para el nivel jerrquico y la categora de la respectiva entidad territorial, en
cuanto a educacin y experiencia se refiere, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo
13 del Decreto 785 de 2005.
En relacin con las instituciones del orden nacional, debern identificarse los requisitos
de educacin y experiencia de acuerdo con lo dispuesto en los Decretos reglamentarios
2772 de 2005 y 4476 de 2007, expedidos por el Gobierno Nacional.
Continuando con el ejemplo, los requisitos de estudio y experiencia requeridos para el

desempeo del empleo Profesional Especializado cdigo 2080 grado 19 son:
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia
Ttulo Profesional en Ingeniera Industrial, Veintiocho (28) meses de experiencia
Administracin de Empresas, Administracin profesional relacionada.
Pblica o Psicologa.
Ttulo de postgrado en la modalidad de
especializacin en reas relacionadas con las
funciones del empleo.
Al determinar los estudios y la experiencia requeridos para el ejercicio de un empleo

pblico, quien tiene la competencia para fijarlos podr, en razn de la jerarqua del
mismo, las funciones, las competencias y las responsabilidades de cada empleo, prever
la aplicacin de equivalencias de estudio y experiencia, de acuerdo con las previsiones
de los Decretos 785 y 2772 de 2005, segn se trate de instituciones territoriales o
nacionales respectivamente.
Si la respectiva autoridad considerare conveniente aplicar las equivalencias, estas se

determinarn entonces en el mismo acto administrativo que fija o actualiza el manual
82
especfico de funciones y de competencias laborales, o bien en acto administrativo
separado, precisando en cada caso el empleo al cual se aplica la equivalencia.
FUNCIN PBLICA
De acuerdo con el ejemplo que venimos desarrollando, de considerarse convenien-
te la aplicacin de alternativa a efectos de compensar la acreditacin del ttulo de
postgrado en la modalidad de especializacin en reas relacionadas con las funciones
del empleo exigido, por dos (2) aos de experiencia profesional (o 24 meses de ex-
periencia profesional), tal como lo permiten los Decretos 770 y 2772 de 2005, esta se
expresara as:

Ttulo Profesional en Ingeniera Industrial, Veintiocho (28) meses de experiencia
Pblica o Psicologa.
Ttulo de postgrado en la modalidad de
especializacin en reas relacionadas con las

funciones del empleo.
ALTERNATIVA
Ttulo Profesional en Ingeniera Industrial, Cincuenta y dos (52) meses de experiencia
Pblica o Psicologa.
Ntese que aplicar las equivalencias es suplir una cosa por otra y en este caso hemos
aplicado la equivalencia de Ttulo de postgrado en la modalidad de especializacin
por dos (2) aos de experiencia profesional y viceversa, siempre que se acredite el
ttulo profesional prevista en las normas generales, supliendo la titulacin de especia-
lizacin por experiencia adicional.
No es dable entonces que en los manuales especficos de funciones y de competencias

laborales se transcriba o copie, de manera integral o parcial, el artculo que sobre
equivalencias previsto en los Decreto 770 o 2772 de 2005, pues la norma refiere la
aplicacin de equivalencias en el caso que fuere necesario y ello implica que solo se
dar en los empleos que as lo juzgue la autoridad pertinente.
PASO 7. Inclusin de competencias comunes
En el acto administrativo que ajusta el manual especfico de funciones y de compe-

tencias, se transcribirn las competencias comunes establecidas en el artculo 7 en el
Decreto 2539 de 2005.
83
PASO 8. Inclusin de las competencias comportamentales por nivel jerrquico
de empleos
FUNCIN PBLICA
En el acto administrativo que ajusta el manual especfico de funciones y de com-
petencias laborales, se transcribirn las competencias comportamentales mnimas
establecidas en el artculo 8 en el Decreto 2539 de 2005, para cada uno de los niveles
jerrquicos de empleo que se requieran para tal efecto.
ARTCULO___________ Competencias Comportamentales por nivel je-
rrquico de empleos. Las competencias comportamentales por nivel jerrqui-
co de empleos que como mnimo, se requieren para desempear los empleos
a que se refiere el presente manual especfico de funciones y competencias
laborales, sern las siguientes:
Nota: Para efectos del presente manual no es necesario adicionar otras competencias
comportamentales por nivel jerrquico.
Finalmente, efectuados los diferentes pasos antes enunciados y conforme a las orien-
taciones indicadas en cada uno de ellos, se obtendrn los elementos necesarios para
ajustar o establecer el manual especfico de funciones y de competencias laborales.
En caso de requerirse asesora o apoyo tcnico para desarrollar el proceso de ajuste o

establecimiento de los manuales especficos de funciones y de competencias laborales
las instituciones del orden nacional podrn dirigirse a la Direccin de Desarrollo Orga-
nizacional del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, a los telfonos 243
7111, 243 71 09 y 561 03 95 o al correo electrnico dorganizacionnal@dafp.gov.co
Para las instituciones del orden territorial, la asesora y orientacin tcnica est a cargo
de la Escuela Superior de Administracin Pblica, ESAP a travs del Departamento de
Asesora y Consultora (Diagonal 40 No. 46-A-37. Centro Administrativo Nacional
C.A.N. Bogot) Telfono 220 27 90, as como a travs de sus Direcciones Territoriales
en todo el pais.
84
FUNCIN PBLICA
ESCISIN O FUSIN
DE ENTIDADES PBLICAS
Dentro del proceso de elaboracin del estudio tcnico es posible que se perfile la idea
de escindir o fusionar entidades pblicas, evento en el cual, se proceder de acuerdo
con la normatividad vigente y segn las siguientes consideraciones:

Escisin de Entidades u Organismos
ESCISIN O FUSIN DE ENTIDADES PBLICAS
Dentro del proceso de elaboracin del estudio tcnico es posible que se perfile la idea
de escindir o fusionar entidades pblicas, evento en el cual, se proceder de acuerdo
con la normatividad vigente y segn las siguientes consideraciones:
Escisin de entidades u organismos
Cuando las condiciones internas y externas de operacin y funcionamiento de una

organizacin pblica ponen en peligro su permanencia, es imperativo proponer la ne-
cesidad de separar un servicio o funcin de la institucin legalmente competente para
prestarlo o ejercerlo, a fin de preservar la viabilidad y sostenibilidad financiera y la in-
tegridad de la organizacin original, as como del servicio o funcin que se vislumbra
escindible, adems de las consideraciones propias de pertinencia, eficiencia, eficacia,
oportunidad y calidad de la prestacin del servicio.
Estas consideraciones polticas, sociales, econmicas y cualquiera otra que recomien-

de tal accin de separacin, han de desarrollarse en el estudio tcnico que justifica y da
razn de las motivaciones e implicaciones de la escisin, conforme al modelo sugerido
en esta gua.
Es claro que corresponde, en el orden nacional, al Congreso de la Repblica determi-

nar la estructura de la administracin nacional, conforme a lo ordenado en el nume-
ral 7 del artculo 150 de la Carta3, competencia que dada la complejidad propia del
3
La Constitucin Poltica expresa en el numeral 7 del artculo 150: Determinar la estructura de la 85
administracin nacional y crear, suprimir o fusionar ministerios, departamentos administrativos,
superintendencias, establecimientos pblicos y otras entidades del orden nacional, sealando sus
FUNCIN PBLICA
funcionamiento del Estado y fundado en razones de conveniencia pblica orientada
a la satisfaccin del servicio, su organizacin, celeridad y eficacia, hoy se comparte
con el Gobierno Nacional, cuando es revestido de facultades extraordinarias cedidas
por el legislador. Igual circunstancia se presenta en el nivel territorial, cuando por
constitucin esa facultad es de las Asambleas Departamentales o Concejos Munici-
pales o Distritales, o de los respectivos Gobernadores y Alcaldes en uso de facultades
otorgadas por la correspondiente corporacin pblica.
A manera de modelo se sugiere el texto de proyecto de decreto o de acto administrati-

vo correspondiente, bajo el entendido que se han concedido facultades extraordinarias
para desarrollar la escisin y consecuente creacin del nuevo ente pblico que desarro-
llar las funciones o prestar el o los servicios separados del ente original.
En ejercicio de esta facultad, debe observarse lo previsto en el artculo 50 de la Ley

489 de 1998, como quiera que el mismo implica la creacin de una nueva institucin
y por tanto debern abordarse los tem de nombre y sigla, definicin del objeto y fun-
ciones generales, naturaleza jurdica y consiguiente rgimen jurdico, sede, definicin
e integracin de los rganos de direccin y administracin, integracin del patrimonio
y el Ministerio o Departamento Administrativo al cual se encuentra adscrito o vincula-
do, si es del orden nacional, o a la Gobernacin o Alcalda, si se trata de entidades del
orden territorial. ( Anexos 19 y 20).
Fusin de entidades u organismos
La fusin de entidades u organismos, entendida como una figura jurdica que le per-
mite al Presidente de la Repblica o a las autoridades territoriales correspondientes,
determinar la estructura de la administracin, se encuentra regulada, para el caso na-
cional por la Ley 790 de 2002.
Con fundamento en este desarrollo legal que abre el espacio para fusionar entidades,
las autoridades competentes debern acatar los principios constitucionales que rigen la
funcin administrativa y los fines esenciales del Estado y tener en cuenta los siguientes
criterios, expresados en el artculo 2 de la mencionada Ley 790 de 2002.
Artculo 2. Fusin de entidades u organismos nacionales. El Presidente de
la Repblica, como suprema autoridad administrativa, de conformidad con
lo dispuesto en el numeral 15 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, po-
dr disponer la fusin de entidades u organismos administrativos del orden
nacional, con objetos afines, creados, organizados o autorizados por la ley,
cuando se presente al menos una de las siguientes causales:
86 objetivos y estructura orgnica; reglamentar la creacin y funcionamiento de las Corporaciones

Autnomas Regionales dentro de un rgimen de autonoma; as mismo, crear o autorizar la consti-
tucin de empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economa mixta.
FUNCIN PBLICA
a) Cuando la institucin absorbente cuente con la capacidad jurdica, tcni-
ca y operativa para desarrollar los objetivos y las funciones de la fusionada,
de acuerdo con las evaluaciones tcnicas;
b) Cuando por razones de austeridad fiscal o de eficiencia administrativa sea
necesario concentrar funciones complementarias en una sola entidad;
c) Cuando los costos para el cumplimiento de los objetivos y las funciones
de la entidad absorbida, de acuerdo con las evaluaciones tcnicas, no justi-
fiquen su existencia;
d) Cuando exista duplicidad de funciones con otras entidades del orden na-
cional;
e) Cuando por evaluaciones tcnicas se establezca que los objetivos y las
funciones de las respectivas entidades u organismos deben ser cumplidas por
la entidad absorbente;

f) Cuando la fusin sea aconsejable como medida preventiva para evitar la
liquidacin de la entidad absorbida. Cuando se trate de entidades financieras
pblicas, se atendern los principios establecidos en el Estatuto Orgnico
del Sistema Financiero.
Pargrafo 1. La entidad absorbente cumplir el objeto de la entidad ab-
sorbida, adems del que le es propio. La naturaleza de la entidad fusionada,
su rgimen de contratacin y el rgimen laboral de sus servidores pblicos,
sern los de la absorbente.
El Presidente de la Repblica, al ordenar la fusin armonizar

los elementos de la estructura de la entidad resultante de la misma,
con el objeto de hacer eficiente su funcionamiento.
Pargrafo 2. En ningn caso, los costos para el cumplimiento de los obje-
tivos y las funciones por parte de la entidad absorbente podrn superar la
suma de los costos de cada una de las entidades involucradas en la fusin.
Cuando la fusin implique la creacin de una nueva entidad u organismo,
los costos de sta para el cumplimiento de los objetivos y las funciones no
podrn superar los costos que tenan las fusionadas.
Nota: El acto administrativo con el cual se pretenda la fusin de las entidades u

organismos, dentro de la facultad legal de la autoridad que lo emite, debe incluir
la causal o las causales previstas que originan la fusin. ( Anexo 21).
87
FUNCIN PBLICA
ANEXO 1
Las entidades del orden nacional y territorial que asuman directamente la elaboracin
de los estudios tcnicos que demanda el proceso de reestructuracin, podrn confor-
mar un grupo de trabajo responsable del desarrollo y ejecucin de dicho proceso; para
tal efecto, se presenta el siguiente modelo de acto administrativo.
EJEMPLO DE RESOLUCIN PARA CONFORMACIN DEL GRUPO

DE TRABAJO
RESOLUCIN NO. DE______
Por la cual se conforma un grupo de trabajo para elaborar el estudio tcnico para
la modificacin de estatutos, estructura, planta de personal y Manual de Funciones y
de Requisitos de (entidad) de acuerdo con ....
El (Jefe del Organismo), en uso de sus facultades legales y,
RESUELVE:
ARTCULO PRIMERO: Conformar un grupo de trabajo, responsable de efectuar los

estudios tendientes a la modificacin de los estatutos internos, la estructura y planta de
personal de (entidad), de conformidad a las disposiciones de la Ley 489 de 1998,
Ley 909 de 2004 y sus Decretos reglamentarios.
Funcionario Cargo Cdigo Grado
ARTCULO SEGUNDO: La coordinacin del grupo de trabajo estar a cargo

de
ARTCULO TERCERO: Corresponde al grupo de trabajo conformado en el articulo

primero, elaborar el respectivo programa del proceso de reorganizacin institucional,
en el cual se tendr en cuenta el desarrollo y cumplimiento de sus diferentes etapas.
ARTCULO CUARTO: La presente resolucin, rige a partir de su fecha de expedi-

cin.
Comunquese y cmplase,
Dado en Bogot, D. C., ...
88
FUNCIN PBLICA
MODELO DE CRONOGRAMA
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
MES MES 1 MES 2 MES 3 MES 4
SEMANA 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
ETAPAS DEL ESTUDIO
TCNICO
1. Resea Histrica
2. Marco Legal
3. Anlisis Externo
4. Anlisis Financiero
5. Anlisis y evaluacin de los
procesos y la prestacin de servicios
5.1 Identicacin y Anlisis de los
objetivos y funciones generales
5.2 Misin

5.3 Visin
5.4 Identicacin del mapa de
procesos o cadena de valor
5.4.1 Estratgicos
5.4.2 Misionales
5.4.3 Apoyo
5.4.4 Control y evaluacin
5.5 Productos y Servicios
5.6 Clientes o usuarios
5.7 Evaluacin de la prestacin del
servicio
5.8 Estatutos internos (entidades
descentralizadas)
5.9 Estructura
6. Evaluacin de funciones, perles
y cargas de trabajo
6.1 Cargas de trabajo
6.2 Planta de personal
6.2.1 Sistema de nomenclatura y
clasicacin de empleos
6.2.2 Determinacin de la planta de
personal
6.2.3 Disponibilidad presupuestal
6.2.4 Acto administrativo de
modicacin de planta
7. Manual Especco de funciones
y de competencias laborales
89
FUNCIN PBLICA
ANEXO 2
HERRAMIENTAS ORGANIZACIONALES PARA LA ELABORACIN

DEL ESTUDIO TCNICO
Las tcnicas o herramientas organizacionales que a continuacin se presentan son

complementarias, las cuales pueden ser aplicadas paralelamente en el desarrollo del
diagnstico institucional:
DOFA: Herramienta de la planeacin estratgica que permite conocer las debilida-

des, oportunidades, fortalezas y amenazas de la institucin, facilita correlacionar las
diferentes variables, estudiar la situacin actual de la entidad y formular las estrategias
para mejorar el desempeo de la organizacin.
Mejores Prcticas Benchmarking: Es un proceso sistemtico y continuo de evalua-

cin de los productos, servicios y procedimientos de trabajo, que permite compararse
con otras empresas o entidades exitosas, que sean reconocidas como representantes de
las mejores prcticas, con el propsito de aprender de ellas y mejorar el desempeo
organizacional. El objetivo de esta herramienta es encontrar respuesta a las siguientes
preguntas:
Cmo estamos?
Cmo podemos estar?
Cmo podemos mejorar?
Cmo podemos aprender?
Por lo tanto, al utilizar el benchmarking las organizaciones tienen que haber identifi-
cado como estn funcionando para comparar su desempeo con otras organizaciones
similares y obtener de ellas las mejores prcticas para aplicarlas con el fin de incre-
mentar su eficiencia, fijando objetivos y estableciendo metas muy claras hasta dnde
se quiere llegar y con qu recursos cuenta para que se cumplan.
Al aplicar esta metodologa se debe tener en cuenta lo siguiente:

Identificar a qu proceso o funciones se le va a aplicar el benchmarking.
Conformar un equipo de trabajo identificando los procesos o funciones a comparar.
Seleccionar las entidades que le suministren la informacin sobre el caso objeto de
90 estudio.
Extractar y analizar la informacin objeto del benchmarking.
FUNCIN PBLICA
Elaborar un plan de accin con actividades, responsables de su ejecucin y tiempo
requerido de implementacin.
Market Testing: Esta herramienta busca mejorar la prestacin de sus servicios y la

consecucin de sus objetivos. Con el market testing, se prueba la capacidad del sector
privado en la prestacin de un servicio asignado a una entidad pblica en particular,
para que compita con sus propias dependencias y de esta forma seleccionar al ms
experto para que lo desarrolle. Este se aplica siempre y cuando el servicio se pueda
ofrecer por fuera de la entidad a menor costo y mayor calidad.
Con esta herramienta se logra, entre otros:
- Reducir costos en la prestacin del servicio.
- Alcanzar el mximo costo-beneficio y mejorar la calidad en la prestacin del servicio.

- Fomentar la competitividad entre el sector pblico y el sector privado.
Las principales fases de esta metodologa, son:
Identificacin: Qu procesos son necesarios desarrollarlos en la entidad?
Factibilidad: Existe alguna prohibicin en la legislacin?
Evaluacin: Cmo se van a evaluar las licitaciones?
Monitoreo de contratos: Administracin frente a lo convenido
Revisin: Ajustes al contrato de acuerdo con lo que se presente en el

mercado y en su desarrollo.
Iniciativa de Financiamiento Privado (IFP): Esta metodologa se utiliza con el fin

de atraer dineros del sector privado e invertirlo en el sector pblico. Con esto se
benefician tanto las entidades pblicas haciendo uso de los bienes y servicios para
los cuales el Gobierno no cuenta con el presupuesto suficiente como el sector privado
beneficindose de las utilidades que genera y de esta forma considerarlo como socio.
Los objetivos de esta metodologa son:

Traer habilidades gerenciales del sector privado al sector pblico.
Ofrecer servicios de mejor calidad y con mayor costo-beneficio.
Facilitar nuevas oportunidades de inversin.
Posibilitar un manejo de flujo de fondos pblicos. 91
Solucionar problemas potenciales al utilizar la Iniciativa del Financiamiento Privado.
FUNCIN PBLICA
Restricciones constitucionales y legales.
Riesgos en la transferencia de inversiones.
Sensibilidad de tipo poltico y cultural.
Existe riesgo si el pliego de condiciones y el contrato no es claro, detallado, trans-
parente y competitivo para recibir los beneficios deseados en los diferentes proce-
sos. Es la nica manera de tener un control eficiente sobre el desarrollo del proceso
contratado.
Para el desarrollo del diagnstico se requiere de informacin, la cual se obtendr a

travs del diseo de las siguientes herramientas: formularios, entrevistas individuales
o de grupo, observacin directa, encuestas o combinacin de entrevista y encuesta,
dependiendo de las necesidades, problemas y situacin de la entidad, apoyada en las
fuentes secundarias de informacin.
El anlisis y las conclusiones del estudio puede hacerse por cada rea de gestin, anli-
sis de resultados de acuerdo con la configuracin organizacional, para luego integrarlo
al diagnstico institucional.
92
FUNCIN PBLICA
ANEXO 3
MARCO LEGAL Y COMPETENCIAS

MARCO LEGAL GENERAL
Constitucin Poltica, artculo 150

(...) Corresponde al Congreso:
(...) 7. Determinar la estructura de la administracin nacional y crear, suprimir
y fusionar ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, estable-
cimientos pblicos y otras entidades del Orden Nacional, sealando sus objetivos
y estructura orgnica (...).

Las entidades del orden nacional descentralizadas por servicios slo pueden ser
creadas por la ley o por autorizacin de esta, con fundamento en los principios que
orientan la actividad administrativa. La ley establecer el rgimen jurdico de las
entidades descentralizadas y la responsabilidad de sus presidentes, directores o
gerentes.
Decreto 128 del 26 de enero de 1976
Dicta el estatuto de inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades de los
miembros de las Juntas Directivas de las entidades descentralizadas y de los repre-
sentantes legales de estas.
Ley 489 de diciembre 29 de 1998
Estatuto Bsico de Organizacin y Funcionamiento de la Administracin Pblica.
Ley 909 del 23 de septiembre de 2004, artculo 46

Describe las funciones del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica en
la realizacin de los estudios tcnicos.
NORMAS EN MATERIA ESTATUTARIA

Ley 80 de octubre 28 de 1993
Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica.
Ley 87 del 29 de noviembre de 1993
93
Establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos
del Estado.
FUNCIN PBLICA
Ley 190 del 6 de julio de 1995
Adopta el Estatuto Anticorrupcin.
Ley 617 de 2000
Ley de racionalizacin del gasto pblico en el orden nacional y territorial.
Ley 715 de diciembre 21 de 2001
Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de recursos y competencias de
conformidad con los artculos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de
la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones para organizar la prestacin de
los servicios de educacin y salud entre otros.
Ley 734 de 2002
Adopta el Cdigo Disciplinario nico.
Ley 962 de 2005

Dicta normas para suprimir y reformar las regulaciones, trmites y procedimientos.
Decreto 1826 del 3 de agosto de 1994
Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993.
Decreto 2145 de noviembre de 1999
Decreto 770 del 17 de marzo de 2005
Por el cual se establece el sistema de funciones y de requisitos generales para los
empleos pblicos correspondientes a los niveles jerrquicos pertenecientes a los
organismos y entidades del Orden Nacional a que se refiere la Ley 909 de 2004.
Decreto 2772 del 10 de agosto de 2005
Por el cual se establecen las funciones y requisitos generales para los diferentes
empleos pblicos de los organismos y entidades del orden nacional y se dictan
otras disposiciones.
Decreto 2539 del 22 de julio de 2005
Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos
pblicos de los distintos niveles jerrquicos de las entidades a las cuales se aplican
los Decretos-ley 770 y 785 de 2005.
Decreto 2489 del 25 de julio de 2006
94 Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificacin de los empleos

pblicos de las instituciones pertenecientes a la Rama Ejecutiva y dems organis-
mos y entidades pblicas del orden nacional y se dictan otras disposiciones.
FUNCIN PBLICA
MARCO LEGAL EN EL ORDEN TERRITORIAL
Normas Sobre Organizacin y Estructuras Administrativas
Rgimen Departamental
Modificado por el Acto Legislativo No. 01 de 1996, artculo 2. (enero 15). Com-
petencia de las Asambleas Departamentales.
Atribuciones del gobernador frente a la creacin y supresin de empleos.
Permite que: Dos o ms departamentos podrn constituirse en regiones adminis-

trativas y de planificacin.
La ley definir los principios para la adopcin del estatuto especial de cada regin.
(Ley Orgnica de Ordenamiento Territorial).
Rgimen Municipal
Divisin poltico-administrativa.
Competencia de los concejos.
Atribuciones del alcalde.
Relacionado con el rea Metropolitana.
Sobre las provincias.
Rgimen Especial
Ley 87 de 1993
95
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entida-
des y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
FUNCIN PBLICA
Ley 136 de 1994
Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organizacin y el funciona-

miento de los Municipios .
Art. 6. Categorizacin de los municipios modificado por la Ley 617 de 2000.
Art. 117. Comunas y Corregimientos.
Art. 118. Administracin de los Corregimientos.
Art. 148. Asociacin de Municipios.
Art. 153. rganos de Administracin de la Asociacin.
Art. 156. Modificado por el artculo 21 de la ley 617 de 2000: nicamente los
municipios y distritos clasificados en categora especial y primera, y aquellos
de segunda categora que tengan ms de cien mil habitantes podrn crear y
organizar sus propias Contraloras.

Ley 128 de 1994
El artculo 7, de la Ley 128 de 1994 Ley Orgnica de las reas Metropolitanas,
establece los rganos de Direccin y Administracin.
Ley 152 de 1994
Por la cual se establece la Ley Orgnica del Plan de Desarrollo.
Ley 489 de 1998
Estatuto bsico de organizacin y funcionamiento de la administracin pblica.
Regula el ejercicio de la funcin administrativa, determina la estructura y define
los principios y reglas bsicas de la organizacin y funcionamiento de la adminis-
tracin pblica.
Nota. Las entidades descentralizadas del nivel territorial se sujetan a lo dispuesto
por la Ley 489 de 1998.
Art. 18. Supresin y simplificacin de trmites.
Art. 39. Integracin de la Administracin Pblica.
Art. 69. Creacin de las entidades descentralizadas.
Ley 617 de 2000
Ley de racionalizacin del gasto pblico nacional y territorial.
Decreto 1222 de 1986
Cdigo de Rgimen departamental.
96 . Decreto 1333 de 1986
Cdigo de rgimen municipal.
FUNCIN PBLICA
Reglamenta parcialmente la Ley 87 de1993.
Plantas de Personal, Nomenclatura y Escala Salarial

Ley 4a de 1992
Determina el sistema salarial y el rgimen prestacional de empleados pblicos.
Ley 136 de 1994
Define las normas aplicables a los empleos pblicos y trabajadores oficiales del

municipio, como las atribuciones del Alcalde frente a la planta de personal a su
cargo.
Art. 184. Estmulo Personal (primas tcnicas).
Ley 190 de 1995
Estatuto anticorrupcin. Establece los requisitos para la posesin y para el desem-
peo de cargos o empleos pblicos.
Ley 734 de 2002
Cdigo Disciplinario nico. Define las faltas disciplinarias en que pueden incurrir
los servidores pblicos, la competencia para adelantar las investigaciones respecti-
vas y el procedimiento a seguir.
Ley 909 de 2004
Por la cual se expiden normas que regulan el Empleo Pblico, la Carrera Admi-
nistrativa, la Gerencia Pblica y se dictan otras disposiciones.
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567
de 1998.
Decreto-ley 760 de 2005
Por el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisin
Nacional del Servicio Civil para le cumplimiento de sus funciones.
Decreto-ley 785 2005
Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificacin y de funciones 97
y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan
por la disposiciones de la Ley 909 de 2004.
FUNCIN PBLICA
Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos p-
blicos de los distintos niveles jerrquicos de las entidades a las cuales se aplican los
Decretos-ley 770 y 785 de 2005.
Por el cual se reglamenta el artculo 16 de la ley 909 de 2004 sobre las Comisiones
de Personal.
Sistema nico de Informacin de Personal.
Manual Especfico de Funciones y Competencias laborales

Establece que no habr empleo pblico que no tenga funciones detalladas en la ley
o reglamento.
7. Faculta al Gobernador para crear, suprimir y fusionar los empleos de sus depen-
dencias, sealar sus funciones especiales y fijar sus emolumentos con sujecin a la
ley y a las ordenanzas respectivas.
Ley 136 de 1994
Literal D, numeral 4 del artculo 91. Faculta al Alcalde para crear, suprimir o fu-
sionar los empleos de sus dependencias, sealar funciones especiales y fijar sus
emolumentos con arreglo a los acuerdos correspondientes.
Ley 190 de 1995
Artculo 9. Fija un trmino de tres (3) meses a partir de su vigencia para que las
entidades pblicas elaboren su manual de funciones, especificando claramente las
funciones que debe cumplir cada funcionario.
Determina adems que las funciones deben ser comunicadas a cada empleado,
quien responder por el cumplimiento de las mismas de acuerdo con la ley, el
reglamento y el manual.
Decreto-ley 785 2005
Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificacin y de funciones
y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan
por las disposiciones de la Ley 909 de 2004.
Planeacin y Ordenamiento Territorial

Ley 152 de 1994
98
Disposiciones sobre elaboracin, presentacin, aprobacin, ejecucin y evaluacin
del plan de desarrollo.
FUNCIN PBLICA
Ley 388 de 1997
Fija reglas con sujecin a las cuales el municipio realiza la planeacin fsica del
territorio de su jurisdiccin.
Presupuesto
Decreto 111 de 1996
Dispone reglas que rigen a nivel municipal para la preparacin, elaboracin, pre-
sentacin, discusin, aprobacin, ejecucin, control y evaluacin del presupuesto.
Educacin, Salud y Seguridad Social, Deporte y Cultura

Ley 1045 de 1978
Reglas generales para la aplicacin de las prestaciones sociales de empleados p-

blicos y trabajadores oficiales.
Ley 10 de 1990
Por la cual se reorganiza el sistema nacional de salud y se dictan otras disposicio-
nes.
Ley 30 de 1992
Por la cual se organiza el servicio pblico de la educacin superior.
Ley 100 de 1993
Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social en Salud y se dictan otras
disposiciones.
Ley 115 de 1994
Ley general de educacin.
Ley 181 de 1995
Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte, la recreacin,
el aprovechamiento del tiempo libre y la educacin fsica y se crea el Sistema
Nacional del Deporte.
Ley 397 de 1997
Epgrafe: Normas sobre patrimonio cultural, fomento y estmulos a la cultura.
Ley 715 de 2001
Deroga la Ley 60 de 1993 y dicta normas orgnicas en materias de recursos y
competencias de conformidad con los artculos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legis- 99
lativo 01 de 2001) de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones para
organizar la prestacin de los servicios de educacin y salud entre otros.
FUNCIN PBLICA
Decreto 3135 del 26 de diciembre de 1968
Rgimen prestacional de Empleados Pblicos y trabajadores oficiales. Bsicos
sobre trabajadores oficiales, ms los que los modifican, sustituyan o reglamenten.
Decreto 1848 del 4 de noviembre de l969
Reglamenta el Decreto 3135 de 1968.
Medio Ambiente
Ley 99 de 1993
Organiza el Sistema Nacional Ambiental, las entidades nacionales y territoriales
que lo conforman.
Vivienda
Ley 9 de 1989
Dispone reglas para adelantar proyectos de desarrollo urbano, de conservacin del
espacio pblico as como para el proceso de expropiacin con fines urbansticos.
Ley 3a de 1992
Transforma el ICT en el INURBE y define la poltica de vivienda de inters social,
estableciendo las responsabilidades sociales para el efecto.
Ley 388 de 1997
Actualiza las disposiciones anteriores en materia de vivienda de inters social y el
desarrollo de procesos de expropiacin.
Servicios Pblicos Domiciliarios
Ley 142 de 1994
(Adicionada por la Ley 689 de 2001) Por la cual se establece el rgimen de los
servicios pblicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones.
Ley 143 de 1994
Establece el rgimen para generacin, interconexin, transmisin, distribucin y
comercializacin de electricidad en el territorio nacional.
Ley 286 de 1997
Fija plazos para la transformacin institucional de entidades que prestan los servi-
cios anteriores.
Endeudamiento
Ley 358 de 1996
100
Consagra las reglas para el clculo de la capacidad de endeudamiento de las enti-
dades territoriales.
FUNCIN PBLICA
Regula las distintas operaciones de crdito pblico y los procedimientos y requisi-
tos para su celebracin por parte de las entidades territoriales.
Turismo
Ley 300 de 1996
Ley General de Turismo.
Orden Pblico
Ley 418 de 1997
Prorroga la vigencia de disposiciones en materia de orden pblico, de intervencin
y control de autoridades nacionales, sobre las finanzas territoriales.

Transporte
Ley 105 de 1993
Hace la distribucin de competencias entre los Entes de la Nacin y Territoriales
en materia de construccin, mantenimiento, inversin y administracin de la malla
vial del pas.
Ley 336 de 1996
Dispone las regulaciones para el ejercicio de la actividad del transporte a nivel
nacional y municipal.
Agrario
Ley 101 de 1993
Ley general de desarrollo agropecuario y pesquero. Establece la obligacin para
los municipios de crear las UMATAS, y ofrece la alternativa de asociarse con otros
municipios para cumplir esta obligacin.
Contratacin
Ley 80 de 1993
Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica.
Ley 1150 de 2007
Modifica Ley 80 de 1993.
101
FUNCIN PBLICA
ANEXO 4
MODELO PARA CONFORMAR Y ORGANIZAR

GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO
RESOLUCIN No. DE
( )
Por el cual se conforman Grupos Internos de Trabajo y se les asignan funciones.
EL DIRECTOR (Nombre de la entidad)
En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por el artculo De-
creto de 20 , (ubicar el artculo de la norma que establece la planta de personal,

en la cual lo faculta).
RESUELVE:
ARTCULO. Conformar en (nombre de la entidad), los siguientes Grupos de Trabajo,

ubicados como a continuacin se determina:
DEPENDENCIA Y DENOMINACIN DEL GRUPO
1. DIRECCIN GENERAL
1.1 Grupo Asesor de la Direccin
2. OFICINA JURDICA
2.1 Grupo de Jurisdiccin Coactiva
3. DIVISIN ADMINISTRATIVA
3.1 Grupo de Adquisiciones
3.2 Grupo de servicios Generales
3.3 Grupo de Contratacin
102 Para las labores de coordinacin, ejecucin, supervisin y control de las actividades, el
Director General, designar un Coordinador en cada uno de los Grupos que a su juicio
se requieran.
FUNCIN PBLICA
ARTCULO. Establecer las funciones de los Grupos de Trabajo a que hace referencia
el artculo anterior, as:
GRUPO ASESOR DE LA DIRECCIN
ARTCULO. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin, deroga

las disposiciones que le sean contrarias, en especial. (si existe alguna).
CUMUNQUESE Y CMPLASE

Dada en a los
(Fdo) DIRECTOR GENERAL
103
FUNCIN PBLICA
104
CUADRO COMPARATIVO DE CARGOS Y COSTOS POR NIVEL
NOMBRE DE LA ENTIDAD TIPO DE ENTIDAD
NIVEL CENTRAL EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIA
ESTABLECIMIENTO PUBLICO SOCIEDAD DE ECONOMIA MIXTA
PLANTA DE PERSONAL ACTUAL VERIFICACION

CARGOS POR
No CARGOS SITUACIONES ADMINISTRATIVAS RETEN SOCIAL DECRETO VS
DENOMINACION ASIGNACION COSTO TOTAL FUERO
CODIGO GRADO SEGN SITUACIONES
DE LOS CARGOS BASICA POR MES CARGOS SINDICAL
DECRETOS C.A. L.N.R Pr. M.C.F L.F P.P ADMTIVAS
VACANTES
NIVEL DIRECTIVO 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
FUNCIN PBLICA
0
0
0
0
0
0
0
0
NIVEL ASESOR 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
0
0
0
0
0
NIVEL PROFESIONAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
0
ANEXO 5
0
0
0
0
0
NIVEL TECNICO 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
0
0
0
0
0
0
NIVEL ASISTENCIAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
0
0
0
0
0
0
TOTALES
Total reten
Total fuero
Abreviaturas: C.A = Carrera Administrativa, L.N.R.= Libre nombramiento y remocin; Pr= Provisionalidad; M.C.F.= Madre Cabeza de Familia; L:F= Limitacin Fsica; P.P.= Prepensionados.
Normas actuales de planta.
Decreto Decreto
Decreto Decreto
SUPRESIONES CREACIONES
DENOMINACION No CARGOS ASIGNACION COSTO TOTAL DENOMINACION No CARGOS ASIGNACION COSTO TOTAL
CODIGO GRADO CODIGO GRADO
DE LOS CARGOS SUPRIMIDOS BASICA POR MES DE LOS CARGOS CREADOS BASICA POR MES
NIVEL DIRECTIVO 0 0 NIVEL DIRECTIVO 0 -

- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
FUNCIN PBLICA
NIVEL ASESOR 0 - NIVEL ASESOR 0 -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
NIVEL PROFESIONAL 0 - NIVEL PROFESIONAL 0 -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
NIVEL TECNICO 0 - NIVEL TECNICO 0 -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
NIVEL ASISTENCIAL 0 - NIVEL ASISTENCIAL 0 -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
TOTALES TOTALES
105
106
CARGOS QUE CAMBIAN DE GRADO O DENOMINACIN CARGOS QUE PASAN IGUAL
DENOMINACION No ASIGNACION COSTO TOTAL DENOMINACION No ASIGNACION COSTO TOTAL

CODIGO GRADO CODIGO GRADO
DE LOS CARGOS CARGOS BASICA POR MES DE LOS CARGOS CARGOS BASICA POR MES
NIVEL DIRECTIVO 0 - NIVEL DIRECTIVO 0 -

- -
- -
- -
- -
FUNCIN PBLICA
- -
- -
- -
NIVEL ASESOR 0 - NIVEL ASESOR 0 -

- -
- -
- -
- -
- -
- -
NIVEL PROFESIONAL 0 - NIVEL PROFESIONAL 0 -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
NIVEL TECNICO 0 - NIVEL TECNICO 0 -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
NIVEL ASISTENCIAL 0 - NIVEL ASISTENCIAL 0 -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
TOTALES TOTALES
PLANTA PROPUESTA
RETEN SOCIAL
No ASIGNACION COSTO TOTAL FUERO
DENOMINACION DE CARGOS CODIGO GRADO
CARGOS BASICA POR MES SINDICAL
M.C.F L.F P.P
NIVEL DIRECTIVO 0 - 0 0 0 0
-
-
-
-
-
-
-
FUNCIN PBLICA
NIVEL ASESOR 0 0 0 0 0 0
-
-
-
-
-
-
NIVEL PROFESIONAL 0 0 0 0 0 0
-
-
-
-
-
-
-
NIVEL TECNICO 0 0 0 0 0 0
-
-
-
-
-
-
-
NIVEL ASISTENCIAL 0 0 0 0 0 0
-
-
-
-
-
-
-
TOTALES
TOTAL RETEN SOCIAL 0
TOTAL FUERO SINDICAL 0
107
ANEXO 6
MODELO DE RESOLUCIN DE INCORPORACIN
RESOLUCIN No.
Por la cual se hacen unas incorporaciones en la Alcalda de _____________
EL GOBERNADOR (ALCALDE, GERENTE O DIRECTOR) DE _____________en

ejercicio de sus facultades legales y especial de las que le confiere el Decreto (Acuer-
do) No ________de ___ de 200_.
RESUELVE:
ARTCULO 1. Incorprase a la planta de personal establecida mediante Decreto

(Acuerdo) No ____ del ___ de ___________ de 200_, a los empleados que vienen
prestando sus servicios en la (Organismo o entidad) as:
Denominacin Cdigo Grado Apellido Nombre Cdula No.

Despacho del Gobernador
Planta global
ARTCULO 2. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin,

surte efectos fiscales a partir de la fecha de posesin de los empleados incorporados y
deroga las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNQUESE Y CMPLASE.
Dada en , a
GOBERNADOR (ALCALDE, GERENTE O DIRECTOR).

108
FUNCIN PBLICA
ANEXO 7
MODELO ACTA DE POSESIN - ENCARGO
ACTA DE POSESIN No.
FECHA: ________________
En la ciudad de ________ se present al Despacho del Gobernador (Alcalde, Gerente

o Director)(o quien este haya delegado) de _______ el seor (nombre completo),
identificado con la cdula de ciudadana No. _____de ______, con el fin de tomar
posesin del cargo de (denominacin del cargo) cdigo ____ grado __ de la Plan-
ta Globalizada de (la Gobernacin de _____ (Alcalda de o Nombre completo de la
Entidad), con asignacin bsica mensual de $ __________ al cual fue nombrado con

carcter de ENCARGO por Resolucin No. ____de fecha ___ de _______ de 200_,
con efectos fiscales a partir del ___de _______ del ao 200_.
Prest el juramento ordenado por el artculo 122 de la Constitucin Poltica.
Manifest, bajo la gravedad del juramento, no estar incurso en causal alguna de inha-
bilidad general o especial, de incompatibilidad o prohibicin de las establecidas por
los Decretos 2400 de 1968, 1950 de 1973, Ley 4 de 1992, Ley 200 de 1995 y dems
disposiciones vigentes para el desempeo de empleos pblicos.
En cumplimiento a lo dispuesto por el artculo 141 del Decreto 2150 de 1995, solo se
exige la presentacin de la cdula de ciudadana.
FIRMA DEL POSESIONADO FIRMA DE QUIEN POSESIONA
109
FUNCIN PBLICA
ANEXO 8
MODELO ACTA DE POSESIN - INCORPORACIN
ACTA DE POSESIN No.
FECHA:
En la ciudad de ________ se present al Despacho del Gobernador (Alcalde, Gerente

o Director)(o quien este haya delegado) de _______ el seor (nombre completo),
identificado con la cdula de ciudadana No. _____de ______, con el fin de tomar
posesin del cargo de (denominacin del cargo) cdigo ____ grado __ de la Planta
Globalizada de (la Gobernacin de _____ (Alcalda de o Nombre completo de la En-
tidad), con asignacin bsica mensual de $ __________ al cual fue INCORPORADO
por Resolucin No. ____de fecha ___ de _______ de 200_, con efectos fiscales a partir
del ___de _______ del ao 200_.
Prest el juramento ordenado por el artculo 122 de la Constitucin Poltica.
Manifest, bajo la gravedad del juramento, no estar incurso en causal alguna de inha-
bilidad general o especial, de incompatibilidad o prohibicin de las establecidas por
los Decretos 2400 de 1968, 1950 de 1973, Ley 4 de 1992, Ley 200 de 1995 y dems
disposiciones vigentes para el desempeo de empleos pblicos.
En cumplimiento a lo dispuesto por el artculo 141 del Decreto 2150 de 1995, solo se
exige la presentacin de la cdula de ciudadana.
FIRMA DEL POSESIONADO FIRMA DE QUIEN POSESIONA
110
FUNCIN PBLICA
ANEXO 9
MODELO DE RESOLUCIN PARA DISTRIBUCIN DE EMPLEOS
RESOLUCIN No. DE
Por la cual se distribuyen los cargos de la planta Global de

(nombre de la entidad)
EL DIRECTOR (ENTIDAD)
En uso de sus facultades legales y en especial de las que le confiere el artculo (ver
artculo de la norma que lo faculta),

RESUELVE:
ARTCULO 1. Asignar a las diferentes dependencias de (nombre de la entidad) los

cargos de la Planta Global aprobada mediante el decreto _________de______, as:
No. de cargos Dependencia Denominacin del empleo Cdigo Grado Carcter del empleo
Planta del Despacho
Planta Global
ARTCULO 2. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.
COMUNQUESE Y CMPLASE,
Dada en a los 111

DIRECTOR
FUNCIN PBLICA
ANEXO 10
MODELO DE CONTENIDO DE UN ESTATUTO INTERNO

ENTIDAD DESCENTRALIZADA NACIONAL
ACUERDO No.
( )
Por el cual se adoptan los Estatutos Internos de (nombre de la entidad)
(para empresa industrial y comercial o (para establecimiento pblico o empresa

sociedad de economa mixta) social del Estado)
LA JUNTA DIRECTIVA DE
(NOMBRE ENTIDAD) EL CONSEJO DIRECTIVO DE

en ejercicio de las facultades legales y (NOMBRE ENTIDAD)
estatutarias, en especial las que le conere en ejercicio de las facultades legales y
el literal b) del artculo 90 de la Ley 489 de estatutarias, en especial las que le conere el
1998 literal d) del artculo 76 de la Ley 489 de 1998
ACUERDA:
ARTCULO 1. Adptanse los estatutos internos que rigen la organizacin y funcio-

namiento de (nombre de la entidad).
CAPTULO I
DENOMINACIN, NATURALEZA JURDICA, DOMICILIO

Y JURISDICCIN, DURACIN, OBJETIVO Y FUNCIONES
(Se recomienda transcribir de la norma de creacin de la entidad o estructura orgnica, los

textos que corresponden a los siguientes tems.)
ARTCULO - DENOMINACIN. La institucin para todos los efectos legales se

denominar _________________(Si la norma de creacin le establece una sigla, po-
dr ser incluida en este artculo).
ARTCULO - NATURALEZA JURDICA. La (el) (nombre de la entidad) creada(o)

por la Ley (el Decreto-ley ) ______No.______ de 199__, es un establecimiento pbli-
co (empresa social del Estado, empresa industrial y comercial, sociedad de economa
mixta sometida(o) al rgimen de las empresas industriales y comerciales del Estado,
112 unidad administrativa especial), del orden nacional, con personera jurdica, autono-
ma administrativa y patrimonio independiente, adscrito (o vinculado) al Ministerio (o
Departamento Administrativo) de ______.
FUNCIN PBLICA
ARTCULO- DOMICILIO Y JURISDICCIN. El (nombre de la entidad) tendr
como domicilio la ciudad de _________________________. Por disposicin de la
Junta Directiva (Consejo Directivo) podr establecer dependencias operativas y admi-
nistrativas en cualquier lugar del territorio nacional.
ARTCULO - DURACIN. La duracin de (nombre de la entidad) es __________
ARTCULO - OBJETO. El (nombre de la entidad) tiene como objeto
ARTCULO - FUNCIONES. EL (nombre de la entidad) cumplir las siguientes fun-

ciones:
CAPTULO II
RGANOS DE DIRECCIN Y ADMINISTRACIN

ARTCULO. DIRECCIN Y ADMINISTRACIN. La direccin y administracin
de (nombre de la entidad), estar a cargo de la Junta Directiva (Consejo Directivo) y
del Gerente (Director o Presidente).
ARTCULO. INTEGRACIN DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIREC-

TIVO). La Junta Directiva (Consejo Directivo) de la (nombre completo de la entidad
descentralizada) estar integrada por:
(Transcribir de la norma de creacin o de la estructura orgnica, la integracin en ella

definida).
PARGRAFO 1. Actuar como Secretario de la Junta Directiva (o Consejo Directivo)

el Secretario General (o quien haga sus veces o quien designe el jefe del organismo) a
quien corresponde llevar los archivos de las reuniones y decisiones y certificar sobre
sus actos.
PARGRAFO 2. El Director (Gerente o Presidente) de (nombre de la entidad), asis-

tir a las reuniones de la Junta Directiva (Consejo Directivo) con derecho a voz pero
sin voto.
PARGRAFO 3. Los miembros de la Junta Directiva (Consejo Directivo) a que se

refieren los numerales __, __, sern nombrados para perodos de __ aos y podrn ser
reelegidos conforme a las normas vigentes sobre la materia.
(En este punto se deben considerar disposiciones sobre la representacin y temporali-

dad de los miembros en la Junta Directiva o Consejo Directivo, previstas en la norma
de creacin o estructura orgnica).
113
ARTCULO - FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIREC-
TIVO: Son funciones de la Junta Directiva (Consejo Directivo) de (nombre de la enti-
FUNCIN PBLICA
dad), adems de las establecidas en la ley (artculo 76 o 90 de la Ley 489 de 1998, segn
su naturaleza jurdica) las siguientes:
(Se recomienda transcribir las funciones sealadas en la norma de creacin o estruc-

tura orgnica).
1. Formular la poltica general de la institucin, aprobar los planes y programas que

deben proponerse para su incorporacin en los planes sectoriales, conforme a las nor-
mas y criterios sealados por el Departamento Nacional de Planeacin, la Direccin
General del Presupuesto Nacional y el Ministerio de __________ (o Departamento
Administrativo al cual se halle adscrito o vinculado).
2. Controlar el funcionamiento general de la institucin de conformidad con la poltica

y los planes adoptados, evaluar la gestin y rendir concepto sobre el informe anual
presentado por el Director (Gerente o Presidente) sobre las labores desarrolladas por
la entidad.
3. Autorizar al Director (Gerente o Presidente) la celebracin de contratos y emprs-

titos internos o externos con destino a la entidad, de acuerdo con las normas legales
vigentes, cuando estos superen los topes delegados.
4. Delegar en el Director General (Gerente o Presidente) algunas de las funciones que

le son propias.
5. Aprobar el proyecto de presupuesto del respectivo organismo.
6. Adoptar o reformar los estatutos internos.
7. Fijar las pautas generales para la negociacin de convenciones colectivas y autorizar

el nombramiento de negociadores. (Empresas industriales y comerciales).
8. Presentar a consideracin del Gobierno Nacional las modificaciones a la estructura

y planta de personal para su aprobacin.
9. Darse su propio reglamento.
10. Las dems que le seale la ley y dems normas que sean necesarias para el adecua-
do funcionamiento de la entidad.
ARTCULO - REUNIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIREC-

TIVO): La Junta Directiva (o Consejo Directivo) se reunir ordinariamente una (1) vez
114
cada mes y extraordinariamente cuando sea convocada por su Presidente, el Gerente
(Director o Presidente), o a solicitud de por lo menos________(x) de sus miembros.
FUNCIN PBLICA
PARGRAFO 1. La convocatoria a reuniones ordinarias o extraordinarias de la Junta
Directiva (o Consejo Directivo) se har mediante citacin escrita a sus miembros con
anticipacin no menor de dos (2) das e indicacin de los temas a tratar.
PARGRAFO 2. A las reuniones podrn asistir particulares y funcionarios de la entidad,

cuando as lo determine la Junta Directiva (o Consejo Directivo) o el Director General
(Gerente o Presidente), con el fin de informar o conceptuar sobre temas especficos.
ARTCULO - DENOMINACIN DE LOS ACTOS. Las decisiones de la Junta

Directiva (o Consejo Directivo) se adoptarn por medio de Acuerdos (salvo que el acto
de creacin disponga otra cosa), que llevarn la firma del Presidente y del Secretario
de la misma.
PARGRAFO 1. De las reuniones de la Junta Directiva (Consejo Directivo), se deja-

r constancia en el Libro de Actas en las que se consigne lo ocurrido en las sesiones y
las decisiones adoptadas, las cuales sern firmadas por el presidente y el secretario de
la respectiva sesin.
PARGRAFO 2. Los Acuerdos y Actas se numerarn sucesivamente con indicacin

del da, mes y ao en que se expidan y estarn bajo la custodia del Secretario de la
misma.
ARTCULO - QURUM. La Junta Directiva (o Consejo Directivo) requerir para

deliberar de la asistencia de la mitad ms uno de los miembros que la integran. Sus
decisiones se adoptarn por mayora de votos de los miembros presentes (salvo que el
acto de creacin disponga cualificacin para el qurum decisorio).
(En este punto ha de tenerse como referencia lo dispuesto en el acto de creacin)
ARTCULO - CALIDAD DE LOS MIEMBROS. Los miembros de la Junta Direc-

tiva (o Consejo Directivo), aunque ejercen funciones pblicas, no adquieren por ese
solo hecho la calidad de empleados pblicos; no obstante estn sometidos al rgimen
de responsabilidades, incompatibilidades e inhabilidades establecidas en la ley y los
reglamentos.
ARTCULO - CALIDADES, INCOMPATIBILIDADES E INHABILIDADES

DE LOS MIEMBROS. Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo)
que no ostenten la calidad de empleados pblicos no adquieren por ese solo hecho
dicha calidad.
Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) y el Gerente (o Director o 115

Presidente) estarn sujetos a las inhabilidades e incompatibilidades sealadas en la
Constitucin Poltica, la ley y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
FUNCIN PBLICA
ARTCULO - HONORARIOS. Los miembros de la Junta Directiva (Consejo Directi-
vo) podrn recibir honorarios por su asistencia a las sesiones, los cuales estarn a cargo de
la entidad y fijados en los trminos y condiciones sealados en el Decreto 1486 de 1999
y las dems disposiciones que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO - POSESIN. Los miembros de la Junta Directiva (Consejo Directivo)

se posesionarn ante el Ministro de ________________ (o Director de Departamento
Administrativo de _____________, segn su adscripcin o vinculacin).
ARTCULO - DEL DIRECTOR GENERAL (GERENTE O PRESIDENTE). El

(nombre de la entidad), tendr un Director General (Gerente o Presidente), agente
del Presidente de la Repblica, de su libre nombramiento y remocin, quien ser el
representante legal de la entidad.
ARTCULO - FUNCIONES DEL DIRECTOR (GERENTE O PRESIDENTE).

El Director General (Gerente o Presidente) de (nombre de la entidad) tendr, adems de
las funciones que le sealen las leyes (en especial el artculo 78 de la Ley 489 de 1998)
Decretos y dems disposiciones legales vigentes las siguientes:
1. Presentar a la Junta Directiva (Consejo Directivo), la poltica general de la Institu-

cin, expedir las normas adoptar el plan general y velar por el cumplimiento de los
trminos y condiciones establecidos para su ejecucin.
2. Organizar, dirigir y controlar de conformidad con las directrices trazadas por la

Junta Directiva (Consejo Directivo), las actividades de la institucin, y suscribir como
representante legal los actos y contratos, ordenar los gastos y suscribir convenios ne-
cesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas a la entidad, con
arreglo a las disposiciones vigentes y a los presentes estatutos.
3. Presentar para estudio y aprobacin de la Junta Directiva (Consejo Directivo) el

proyecto de estatuto interno, y las modificaciones a que haya lugar y, proponer al
Gobierno Nacional la modificacin de la estructura y la planta de personal.
4. Cumplir y hacer cumplir las decisiones y Acuerdos de la Junta Directiva (Consejo

Directivo).
5. Delegar en los funcionarios de la entidad el ejercicio de algunas funciones, cuando

la Constitucin, la ley o los estatutos lo permitan.
6. Nombrar y remover el personal, efectuar los traslados y remociones y aplicar el

rgimen disciplinario, con arreglo a las normas vigentes.
116
7. Adoptar los reglamentos, el manual especfico de funciones y de requisitos, y el ma-
nual de procedimientos, necesarios para el cumplimiento de las funciones de la entidad.
FUNCIN PBLICA
8. Distribuir el personal de la planta global, teniendo en cuenta la estructura, las nece-
sidades del servicio y los planes y programas trazados por la entidad.
9. Informar previamente a la Junta Directiva (Consejo Directivo) sobre la adjudicacin

de los contratos, la declaracin de caducidad de los mismos, y peridicamente sobre
el estado de la contratacin, su cumplimiento e incumplimiento y las sanciones o co-
rrectivos que se apliquen.
10. Constituir mandatarios y apoderados que representen a la entidad en los asuntos

judiciales y dems de carcter litigioso.
11. Someter a consideracin y aprobacin de la Junta Directiva (Consejo Directivo) el

proyecto de presupuesto, sus adiciones y traslados, as como los estados financieros,
de conformidad con las disposiciones orgnicas y reglamentarias sobre la materia.

12. Presentar para consideracin y aprobacin de la Junta Directiva (Consejo Directi-
vo) los planes y programas que se requieran para el desarrollo del objeto de la entidad.
13. Controlar el manejo de los recursos financieros, para que estos se ejecuten de
conformidad con los planes y programas establecidos y con las normas orgnicas del
presupuesto nacional.
14. Crear y organizar, mediante acto administrativo los Grupos Internos de Trabajo
y rganos de Asesora y Coordinacin, teniendo en cuenta la estructura, los planes y
programas institucionales.
15. Administrar y velar por la adecuada utilizacin de los bienes y fondos que consti-
tuyen el patrimonio de la entidad.
16. Rendir informes generales y peridicos al Ministro (Director de Departamento

Administrativo, segn su adscripcin o vinculacin) en la forma que este lo determine,
sobre el estado de ejecucin de las funciones, actividades desarrolladas y la situacin
general de la entidad.
17. Ordenar los gastos con cargo al presupuesto, conforme a las normas generales y
reglamentarias del presupuesto pblico nacional, los estatutos y Acuerdos de la Junta
Directiva (Consejo Directivo).
18. Las dems que se relacionen con la organizacin y funcionamiento de la entidad y

no estn expresamente atribuidas a otra autoridad.
ARTCULO - DENOMINACIN DE LOS ACTOS DEL DIRECTOR GENE-

RAL (GERENTE O PRESIDENTE). Los actos o decisiones que adopte el Director 117
General (Gerente o Presidente), en ejercicio de las funciones a l asignadas por la
ley, los presentes estatutos y los Acuerdos de la Junta Directiva (Consejo Directivo),
FUNCIN PBLICA
se denominarn resoluciones, las que se numerarn sucesivamente con la indicacin
del da, mes y ao en que se expidan. Su conservacin y custodia estar a cargo del
Secretario General o de quien haga sus veces.
CAPTULO III
ESTRUCTURA
ARTCULO - ESTRUCTURA. La estructura de (nombre de la entidad), ser la de-

terminada por el Gobierno Nacional, con sujecin a las disposiciones legales vigentes y
a los principios y reglas generales contenidas en el artculo 54 de la Ley 489 de 1998 y
atendiendo las necesidades de la entidad, la cual ser flexible de tal manera que permita
el cumplimiento eficaz y eficiente de sus funciones.
CAPTULO IV
RGIMEN DE PERSONAL
NOTA: SE RECOMIENDA EL SIGUIENTE TEXTO PARA INSTITUCIONES CON

NATURALEZA JURDICA DE ESTABLECIMIENTO PBLICO Y DE EMPRESAS
SOCIALES DEL ESTADO:
ARTCULO - CLASIFICACIN DE LOS SERVIDORES. Para todos los efectos

legales, las personas que prestan sus servicios a (nombre de la entidad), tendrn el ca-
rcter de empleados pblicos y por lo tanto estarn sometidos al rgimen legal vigente
para los mismos.
Excepcionalmente, (en los establecimientos pblicos) sern trabajadores oficiales

quienes desarrollen actividades de construccin y sostenimiento de obras pblicas, de
conformidad con lo que determine la ley y el respectivo acto de creacin.
Excepcionalmente, (en las Empresas Sociales del Estado) tendrn la calidad de tra-
bajadores oficiales quienes desempeen empleos destinados al mantenimiento de la
planta fsica hospitalaria, o de servicios generales.
NOTA: SE RECOMIENDA EL SIGUIENTE TEXTO PARA INSTITUCIONES CON

NATURALEZA JURDICA DE EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL
ESTADO Y SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA SOMETIDAS AL RGIMEN LE-
GAL DE DICHAS EMPRESAS:

legales las personas que presten sus servicios a (nombre de la entidad), tendrn el
118 carcter de trabajadores oficiales vinculados mediante contrato de trabajo, a excepcin
de los cargos de las siguientes actividades: __________, las cuales debern ser desem-
peadas por personas con calidad de empleados pblicos.
FUNCIN PBLICA
ARTCULO - RGIMEN DISCIPLINARIO. Los empleados pblicos y trabajadores
oficiales de (nombre de la entidad) estn sujetos al rgimen disciplinario nico previsto
en la Ley 734 de 2002 y dems normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO - RGIMEN SALARIAL Y PRESTACIONAL. Los empleados

pblicos estarn sujetos al rgimen general de salarios y prestaciones sociales que
rige para este tipo de empleados de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico en el orden
nacional.
El rgimen salarial y prestacional de los trabajadores oficiales estar sujeto a las

disposiciones de la Ley 6a de 1945 y sus Decretos reglamentarios, laudos arbitrales,
convenciones colectivas y dems normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO - POSESIN. El Gerente (o Director) de la entidad se posesionar ante

el Presidente de la Repblica. Los otros empleados lo harn ante el Gerente (o Direc-
tor) o ante el funcionario en quien se delegue esta responsabilidad, en cada caso.
CAPTULO V
PATRIMONIO
ARTCULO - PATRIMONIO. El patrimonio de (nombre de la entidad), estar cons-

tituido por los bienes que como persona jurdica adquiera a cualquier ttulo y por los
ingresos que reciba de conformidad con las leyes vigentes:
(Se recomienda transcribir los elementos definidos en la estructura orgnica o norma

de creacin).
1.
2.
3.
n) Los dems ingresos que le asignen las Leyes, Ordenanzas, Acuerdos u otros actos
de entidades pblicas.
CAPTULO VI
CONTROL FISCAL, CONTROL INTERNO

Y CONTROL ADMINISTRATIVO
ARTCULO - CONTROL FISCAL. Corresponde a la Contralora General de la 119

Repblica ejercer la vigilancia de la gestin fiscal, la cual se har en forma posterior
y selectiva, conforme a los procedimientos, sistemas y principios establecidos en el
FUNCIN PBLICA
artculo 267 de la Constitucin Poltica, la Ley 42 de 1993 y dems disposiciones que
las modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO - CONTROL INTERNO. El (nombre de la entidad) establecer el Sistema

de Control Interno y disear los mtodos y procedimientos necesarios para garantizar
que todas las actividades, as como el ejercicio de las funciones a cargo de sus servidores
se cian a los artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica, a la Ley 87 de 1993 y
dems normas reglamentarias que se expidan sobre el particular.
ARTCULO - CONTROL ADMINISTRATIVO. El Gerente (Director o Presiden-

te) de (nombre de la entidad), tomar las medidas necesarias, con el fin de que se
suministre la informacin y documentos que se requieran para la eficacia de las visitas
de inspeccin tcnica, administrativa, fiscal o judicial que ordene la autoridad compe-
tente.
CAPTULO VII
RGIMEN JURDICO DE LOS ACTOS Y CONTRATOS
ARTCULO - ACTOS ADMINISTRATIVOS. Los actos administrativos que ex-

pida la (nombre de la entidad) para el cumplimiento de sus funciones estn sujetos al
procedimiento gubernativo contemplado en las disposiciones legales vigentes.
ARTCULO - RGIMEN DE CONTRATACIN. Los contratos que celebre el

(nombre de la entidad) se regirn por el Estatuto General de Contratacin establecido por
la Ley 80 de 1993, sus normas reglamentarias y dems disposiciones que las modifiquen,
adicionen o sustituyan.
ARTCULO - JURISDICCIN COACTIVA. El (nombre de la entidad) tiene juris-

diccin coactiva para hacer exigibles los crditos a su favor, de acuerdo con las normas
establecidas para las entidades pblicas del orden nacional, en los trminos del artculo
112 de la Ley 6 de 1992 y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
CAPTULO VIII
DISPOSICIONES VARIAS
ARTCULO - CERTIFICACIONES. Los certificados sobre el ejercicio del cargo

del Gerente (o Director o Presidente) sern expedidos por el Secretario General de la
Entidad, o quien haga sus veces, las de los miembros de la Junta Directiva (o Consejo
Directivo) por el Secretario de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) y los referentes
a los dems empleados los expedir el funcionario a quien por funcin le corresponda.
120
ARTCULO - VIGENCIA. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su ex-
pedicin, y para su validez se requiere concepto previo y favorable del Departamento
FUNCIN PBLICA
Administrativo de la Funcin Pblica y deroga las disposiciones que le sean contra-
rias, en especial los Acuerdos (citar los Acuerdos cuyas disposiciones se modifican,
adicionan o sustituyen con el nuevo Acuerdo).
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en a los
EL PRESIDENTE EL SECRETARIO
JUNTA DIRECTIVA JUNTA DIRECTIVA

(o Consejo Directivo) (o Consejo Directivo)
Notas:
Para las Instituciones de Educacin Superior, distintas a entes Universitarios Au-
tnomos, han de invocarse las facultades conferidas en el literal a) del artculo 29
de la Ley 30 de 1992 y el literal d) del artculo 76 de la Ley 489 de 1998.
Para los entes universitarios autnomos han de invocarse las facultades confe-
ridas en el literal d) del artculo 65 de la Ley 30 de 1992 y la norma de creacin
del respectivo ente universitario. Adicionalmente debe indicarse que no requieren
concepto favorable del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
Para las Corporaciones Autnomas Regionales han de citarse las facultades con-
feridas en el artculo 26 de la Ley 99 de 1993 y la respectiva norma de creacin
de la Corporacin. Adicionalmente debe indicarse que no requieren concepto
favorable del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
121
FUNCIN PBLICA
ANEXO 11
MODELO DE CONTENIDO DE UN ESTATUTO INTERNO
ENTIDAD DESCENTRALIZADA TERRITORIAL
ACUERDO No.
( )
Por el cual se adoptan los estatutos internos de la (nombre completo

de la entidad descentralizada)
(para empresa industrial y comercial o (para establecimiento pblico o empresa

sociedad de economa mixta) social del Estado)
LA JUNTA DIRECTIVA DE
(NOMBRE ENTIDAD) EL CONSEJO DIRECTIVO DE
en ejercicio de las facultades legales y (NOMBRE ENTIDAD)
estatutarias, en especial las que le conere la en ejercicio de las facultades legales y
Ordenanza (Acuerdo o Decreto) No. ____ estatutarias, en especial las que le conere la
de _______, Ordenanza (Acuerdo o Decreto) No. _____ de
______,
ACUERDA:
ARTCULO 1. Adptanse los estatutos que rigen la organizacin y funcionamiento

de (nombre de la entidad).
CAPTULO I
NATURALEZA, DENOMINACIN, DOMICILIO, OBJETO,

FUNCIONES Y PATRIMONIO
ARTCULO - DENOMINACIN. Para todos los efectos legales la institucin se

denomina (nombre completo de la entidad descentralizada y si en la norma de creacin
o estructura orgnica se dispuso la utilizacin de una sigla, citarla).
ARTCULO - NATURALEZA. La (nombre completo de la entidad descentraliza-

da), es una (Empresa Industrial y Comercial del Estado, Sociedad de Economa Mixta,
122
Establecimiento Pblico, o ) del orden (distrital, municipal o departamental), dotada
de personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio independiente.
FUNCIN PBLICA
ARTCULO - DOMICILIO. El (nombre completo de la entidad descentralizada)
tiene su domicilio en el municipio de _____________, departamento de ___________.
ARTCULO - OBJETO. La (nombre completo de la entidad descentralizada) tiene

por objeto (describir la definicin del objeto contenido en la norma de creacin o
estructura orgnica).
ARTCULO - FUNCIONES. En desarrollo de su objeto social, la (nombre completo

de la entidad descentralizada) puede realizar con sujecin a las normas generales y
especiales que rija cada caso, todos los actos, contratos y operaciones que tengan rela-
cin con las siguientes actividades (tener en cuenta las funciones descritas en la norma
de creacin o estructura orgnica):
CAPTULO II

ORGANOS DE DIRECCIN Y ADMINISTRACIN
ARTCULO - DIRECCIN Y ADMINISTRACIN. La direccin y administracin

de (nombre entidad), estar a cargo de la Junta Directiva (Consejo Directivo) y del Ge-
rente (Director o Presidente).
ARTCULO - INTEGRACIN DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DI-

RECTIVO). La Junta Directiva (o Consejo Directivo) de la (nombre completo de la
entidad descentralizada) estar integrada(o) por:
(Transcribir de la norma de creacin o de la estructura orgnica, esto es, de la Orde-

nanza o Acuerdo, la integracin definida en dicho acto).
- El Gobernador (Alcalde) o su delegado quien la presidir.
- El Secretario de ...
PARGRAFO 1. Actuar como Secretario de la Junta Directiva (o Consejo Directivo)

el Secretario General (o quien haga sus veces o quien designe el jefe del organismo) a
quien corresponde llevar los archivos de las reuniones y decisiones y certificar sobre sus
actos.
PARGRAFO 2. El Director (Gerente o Presidente) de (nombre de la entidad), asis-

tir a las reuniones de la Junta Directiva (Consejo Directivo) con derecho a voz pero
sin voto.
PARGRAFO 3. Los miembros de la Junta Directiva (Consejo Directivo) a que se 123

refieren los numerales __, __, sern nombrados para perodos de __ aos y podrn ser
reelegidos conforme a las normas vigentes sobre la materia.
FUNCIN PBLICA
(En este punto se deben considerar disposiciones sobre la representacin y temporalidad
de los miembros en la Junta Directiva o Consejo Directivo, previstas en la norma de
creacin o estructura orgnica).
ARTCULO - FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIREC-

TIVO). La Junta Directiva (Consejo Directivo) es la encargada de la direccin, control,
formulacin de polticas y normatividad, para garantizar a la comunidad una eficaz y
adecuada prestacin de los servicios, para lo cual cumplir las siguientes funciones
(entre otras):
1. Formular la poltica general de la empresa, el plan de desarrollo administrativo y los

planes y programas que conforme a la Ley Orgnica de Planeacin y a la Ley Orgnica
de Presupuesto, deben proponerse para su incorporacin a los planes sectoriales y a
travs de estos al Plan de Desarrollo.
2. Proponer al gobierno departamental (municipal) las modificaciones a la estructura

orgnica que considere pertinentes y adoptar los estatutos internos de la entidad y
cualquier reforma que a ellos se introduzca.
3. Aprobar el proyecto de presupuesto del respectivo organismo.
4. Controlar el funcionamiento general de la organizacin y verificar su conformidad

con la poltica adoptada.
n. Las dems que le seale la ley.
ARTCULO - REUNIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIREC-

TIVO). La Junta Directiva (o Consejo Directivo) se reunir ordinariamente una (1) vez
cada mes y extraordinariamente cuando sea convocada por su Presidente, el Gerente
(Director o Presidente), o a solicitud de por lo menos ______ (x) de sus miembros.
PARGRAFO 1. La convocatoria a reuniones ordinarias o extraordinarias de la Junta

Directiva (o Consejo Directivo) se har mediante citacin escrita a sus miembros con
anticipacin no menor de dos (2) das e indicacin de los temas a tratar.
PARGRAFO 2. A las reuniones podrn asistir particulares y funcionarios de la entidad,

cuando as lo determine la Junta Directiva (o Consejo Directivo) o el Director General
(Gerente o Presidente), con el fin de informar o conceptuar sobre temas especficos.
ARTCULO - DENOMINACIN DE LOS ACTOS. Las decisiones de la Junta Di-

rectiva (o Consejo Directivo) se adoptarn por medio de Acuerdos (salvo que el acto de
124
creacin disponga otra cosa), que llevarn la firma del Presidente y del Secretario de la
misma.
FUNCIN PBLICA
PARGRAFO 1. De las reuniones de la Junta Directiva (Consejo Directivo), se deja-
r constancia en el Libro de Actas en las que se consigne lo ocurrido en las sesiones y
las decisiones adoptadas, las cuales sern firmadas por el presidente y el secretario de
la respectiva sesin.
PARGRAFO 2. Los Acuerdos y Actas se numerarn sucesivamente con indicacin

del da, mes y ao en que se expidan y estarn bajo la custodia del Secretario de la
misma.
ARTCULO - QURUM. La Junta Directiva (o Consejo Directivo) requerir para

deliberar de la asistencia de la mitad ms uno de los miembros que la integran. Sus deci-
siones se adoptarn por mayora de votos de los miembros presentes (salvo que el acto de
creacin disponga cualificacin para el qurum decisorio).
(En este punto ha de tenerse como referencia lo dispuesto en el acto de creacin).

ARTCULO - CALIDADES, INCOMPATIBILIDADES E INHABILIDADES
DE LOS MIEMBROS. Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo)
que no ostenten la calidad de empleados pblicos no adquieren por ese solo hecho
dicha calidad.
Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) y el Gerente (o Director o

Presidente) estarn sujetos a las inhabilidades e incompatibilidades sealadas en la
Constitucin Poltica, la ley y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO - HONORARIOS. Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Di-

rectivo), podrn recibir honorarios por su asistencia a las sesiones ordinarias y extraor-
dinarias, los cuales sern fijados por resolucin ejecutiva con cargo al presupuesto
de la (nombre completo de la entidad descentralizada), de acuerdo con las normas
vigentes sobre la materia.
ARTCULO - DEL GERENTE GENERAL (DIRECTOR O PRESIDENTE).

El (nombre completo de la entidad descentralizada) tendr un Gerente (o Director o
Presidente) General, agente del Alcalde, (Gobernador) de su libre nombramiento y
remocin, quien ser el representante legal de la entidad.
ARTCULO - FUNCIONES DEL GERENTE (DIRECTOR O PRESIDENTE):

El Gerente (o Director o Presidente) de la (nombre completo de la entidad descen-
tralizada) cumplir todas aquellas funciones que se relacionen con la organizacin y
funcionamiento que no se hallen expresamente atribuidas a otra autoridad y en especial
las siguientes:
1. Ejecutar las decisiones de la Junta Directiva (o Consejo Directivo), dictar los actos 125
administrativos que le correspondan y realizar las actividades conducentes al cumpli-
miento del objetivo de la entidad.
FUNCIN PBLICA
2. Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la gestin de todas las dependencias de la entidad.
3. Presentar para estudio y aprobacin de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) el

anteproyecto del presupuesto acompaado de los informes o proyectos de ejecucin y
los planes y programas requeridos para el desarrollo del objeto de este y que requiera
la organizacin.
4. Coordinar y velar por el buen recaudo de los recursos que se reciban, ordenar el
gasto de la entidad, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
5. Delegar funciones administrativas que sean competencia de otros niveles de respon-

sabilidad y que se requieran, de conformidad con las disposiciones legales vigentes,
sin perjuicio de reasumir estas funciones cuando lo crea conveniente.
6. Ordenar la ejecucin de los planes, programas y proyectos elaborados para el cum-

plimiento de los objetivos de la entidad.
7. Nombrar, promover y remover a los funcionarios de la entidad, de conformidad con

las disposiciones legales vigentes.
8. Ordenar el estricto cumplimiento de las normas vigentes de administracin de per-

sonal y dictar las disposiciones necesarias para su administracin.
9. Presentar al Gobernador (Alcalde) y a la Junta Directiva (o Consejo Directivo),

informes generales y peridicos sobre el desarrollo de la entidad.
10. Constituir mandatarios y apoderados que representen a la entidad en asuntos judi-

ciales o extrajudiciales o de carcter litigioso.
11. Administrar los bienes y recursos que constituyen el patrimonio de la entidad y

velar por la correcta aplicacin de los recursos y la debida utilizacin de los bienes.
12. Ordenar el trmite, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, de todo
lo relacionado con el otorgamiento de comisiones al exterior de los empleados de la
entidad.
13. Convocar a la Junta Directiva (o Consejo Directivo) a sesiones extraordinarias

cuando lo estime conveniente.
14. Suscribir los actos administrativos y celebrar los contratos que sean necesarios
para el cumplimiento de las funciones y la ejecucin de los programas de la entidad,
conforme a las disposiciones legales reglamentarias y estatutarias.
126
15. Promover y ordenar programas de capacitacin tcnica para funcionarios de la en-
tidad en reas afines al objetivo de la misma, para estimular la incorporacin de nuevas
FUNCIN PBLICA
tecnologas, mtodos de trabajo, conceptos de reingeniera y calidad en la bsqueda
permanente de un alto rendimiento empresarial.
16. Ejercer el control administrativo a la ejecucin presupuestal de la empresa y velar

porque la ejecucin de los planes y programas del mismo se adelanten conforme a las
disposiciones legales, reglamentarias y estatutarias de la Junta Directiva (o Consejo
Directivo).
17. Someter a consideracin y aprobacin de la Junta Directiva (o Consejo Directivo)

en los plazos fijados por esta, los estados financieros, los informes de ejecucin presu-
puestal y los planes y programas de la empresa, de acuerdo con los estatutos y dems
normas aplicables.
18. Las dems que se relacionen con la organizacin y funcionamiento de la entidad y no

estn expresamente atribuidas con otra autoridad.

ARTCULO - DENOMINACIN DE LOS ACTOS DEL GERENTE GENE-
RAL (DIRECTOR O PRESIDENTE). Los actos y decisiones del Gerente (o Di-
rector o Presidente) cumplidos en ejercicio de las funciones a l asignadas por la ley,
los presentes Estatutos y los Acuerdos de la Junta Directiva o (Consejo Directivo), se
denominarn resoluciones, las que se numerarn consecutivamente, con indicacin
del da, mes y ao en que se expiden. Su conservacin y custodia estar a cargo del
Secretario General o de quien haga sus veces.
CAPTULO III
ESTRUCTURA
ARTCULO - ESTRUCTURA. La estructura de (nombre completo de la entidad

descentralizada) ser propuesta por la Junta Directiva (o Consejo Directivo) y adop-
tada mediante decreto por el Gobernador (Alcalde), atendiendo las necesidades de la
Entidad y las en materia de organizacin y funcionamiento de entidades pblicas, la
cual ser flexible, permitiendo el cumplimiento de las funciones establecidas en la Ley
de manera eficaz y eficiente.
(En este punto ha de observarse lo dispuesto en el acto de creacin de la entidad

descentralizada, en relacin a si el acto de estructura requiere o no de la aprobacin
mediante Decreto por parte del Gobernador (Alcalde)).
CAPTULO IV
RGIMEN DE PERSONAL
NOTA: SE RECOMIENDA EL SIGUIENTE TEXTO PARA INSTITUCIONES CON 127

NATURALEZA JURDICA DE ESTABLECIMIENTO PBLICO Y EMPRESAS SO-
CIALES DEL ESTADO:
FUNCIN PBLICA
legales, las personas que prestan sus servicios a (nombre de la entidad), tendrn el ca-
rcter de empleados pblicos y por lo tanto estarn sometidos al rgimen legal vigente
para los mismos.
Excepcionalmente, (en los establecimientos pblicos) sern trabajadores oficiales

quienes desarrollen actividades de construccin y sostenimiento de obras pblicas, de
conformidad con lo que determine la ley y el respectivo acto de creacin
Excepcionalmente, (en las Empresas Sociales del Estado) tendrn la calidad de tra-
bajadores oficiales quienes desempeen empleos destinados al mantenimiento de la
planta fsica hospitalaria, o de servicios generales.
NOTA: RECOMIENDA EL SIGUIENTE TEXTO PARA INSTITUCIONES CON NA-

TURALEZA JURDICA DE EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL
ESTADO Y DE SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA SOMETIDAS AL RGIMEN

LEGAL DE DICHAS EMPRESAS:

legales las personas que presten sus servicios a (nombre de la entidad), tendrn el
carcter de trabajadores oficiales vinculados mediante contrato de trabajo, a excepcin
de los cargos de las siguientes actividades de confianza y manejo: ________________,
las cuales debern ser desempeadas por personas con calidad de empleados pblicos.
ARTCULO - RGIMEN DISCIPLINARIO. Los empleados pblicos y trabajadores

oficiales de (nombre de la entidad) estn sujetos al rgimen disciplinario nico previsto
en la Ley 734 de 2002 y dems normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO - RGIMEN SALARIAL Y PRESTACIONAL. Los empleados

pblicos de (nombre de la institucin) estarn sujetos al rgimen de nomenclatura y
clasificacin de empleos dispuesto por la ley o autorizado por esta, a las disposiciones
que en materia de escala salarial fije la (Asamblea Departamental o Concejo Munici-
pal o Distrital) y al rgimen salarial y prestacional que dicte el Gobierno Nacional en
desarrollo de la Ley 4 de 1992, o aquellas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
El rgimen salarial y prestacional de los trabajadores oficiales estar sujetos a las

disposiciones de la Ley 6a de 1945 y sus Decretos reglamentarios, laudos arbitrales,
convenciones colectivas y dems normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO - POSESIN. El Gerente (o Director) de la entidad se posesionar ante

el Gobernador (Alcalde). Los otros empleados lo harn ante el Gerente (o Director) o
128 ante el funcionario en quien se delegue esta responsabilidad en cada caso. Los miem-
bros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) se posesionarn ante el Presidente de
la Junta Directiva (o Consejo Directivo).
FUNCIN PBLICA
CAPTULO V
PATRIMONIO
ARTCULO - PATRIMONIO. El patrimonio de (nombre de la entidad), estar cons-

tituido por los bienes que como persona jurdica adquiera a cualquier ttulo y por los
ingresos que reciba de conformidad con las leyes vigentes:
(Se recomienda transcribir los elementos definidos en la estructura orgnica o norma

de creacin).
1.
2.

3.
n) Los dems ingresos que le asignen las Leyes, Ordenanzas, Acuerdos u otros actos
de entidades pblicas.
CAPTULO VI
CONTROL FISCAL, CONTROL INTERNO

Y CONTROL ADMINISTRATIVO
ARTCULO CONTROL FISCAL. La vigilancia del control fiscal de la (nombre

de la entidad) corresponde a la Contralora (departamental o municipal), la cual se har
en forma posterior y selectiva, conforme a los procedimientos, sistemas y principios
establecidos en los artculos 267 de Constitucin Poltica, la Ley 42 de 1993 y dems
disposiciones que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO CONTROL INTERNO. La (nombre de la entidad) establecer el

Sistema de Control Interno y disear los mtodos y procedimientos necesarios para
garantizar que todas las actividades, as como el ejercicio de las funciones a cargo de
sus servidores se cian a los artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica, a la Ley
87 de 1993 y dems normas reglamentarias que se expidan sobre el particular.
ARTCULO -CONTROL ADMINISTRATIVO. El Gerente (Director o Presiden-

te) de (nombre de la entidad), tomar las medidas necesarias, con el fin de que se
suministre la informacin y documentos que se requieran para la eficacia de las visitas
129
de inspeccin tcnica, administrativa, fiscal o judicial que ordene la autoridad compe-
tente.
FUNCIN PBLICA
CAPTULO VII
RGIMEN JURDICO DE LOS ACTOS Y CONTRATOS
ARTCULO - ACTOS ADMINISTRATIVOS. Los actos administrativos que ex-

pida la (nombre de la entidad) para el cumplimiento de sus funciones estn sujetos al
procedimiento gubernativo contemplado en las disposiciones legales vigentes.
ARTCULO - RGIMEN DE CONTRATACIN. Los contratos que celebre el

(nombre de la entidad) se regirn por el Estatuto General de Contratacin establecido
por la Ley 80 de 1993, sus normas reglamentarias y dems disposiciones que las mo-
difiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO - JURISDICCIN COACTIVA. La (nombre de la entidad) tiene ju-

risdiccin coactiva para hacer exigibles los crditos a su favor, de acuerdo con las
normas establecidas para las entidades pblicas del orden departamental, municipal o
distrital, en los trminos de las disposiciones vigentes sobre la materia.
CAPITULO VIII
DISPOSICIONES VARIAS
ARTCULO - CERTIFICACIONES. Los certificados sobre el ejercicio del cargo

del Gerente (o Director o Presidente) sern expedidos por el Secretario General de la
Entidad, o quien haga sus veces, las de los miembros de la Junta Directiva (o Consejo
Directivo) por el Secretario de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) y los referentes
a los dems empleados los expedir el funcionario a quien por funcin le corresponda.
ARTCULO - VIGENCIA. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su ex-

pedicin, y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial los Acuerdos
(citar los Acuerdos cuyas disposiciones se modifican, adicionan o sustituyen con el
nuevo Acuerdo).
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en a los
JUNTA DIRECTIVA JUNTA DIRECTIVA
130 (o Consejo Directivo) (o Consejo Directivo)
FUNCIN PBLICA
ANEXO 12
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ESTRUCTURA

PARA UNA ENTIDAD NACIONAL DEL SECTOR CENTRAL
REPBLICA DE COLOMBIA
DECRETO No.
( )
Por el cual se establece (o modifica) la estructura de (nombre del Ministerio,

Departamento Administrativo o Superintendencia o Unidad Administrativa Especial
sin personera jurdica), y se determinan las funciones de sus dependencias.

El Presidente de la Repblica de Colombia, en ejercicio de las facultades que le otorga
el numeral 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica en concordancia con el ar-
tculo 54 de la Ley 489 de 1998,
DECRETA:
ARTCULO 1. ESTRUCTURA. Para el desarrollo de sus funciones el (la) (nombre

del Ministerio, Departamento Administrativo o Superintendencia o Unidad Adminis-
trativa Especial sin personera jurdica) tendr la siguiente estructura:
1. Despacho del (Ministro, o )
1.1 Oficina Asesora de Planeacin
1.2 Oficina Asesora Jurdica
1.3 Oficina de Control Interno
2. Despacho del (Viceministro o )
2.1 Direccin de
2.2 Direccin de
3. Secretara General
3.1 Direccin de 131

4. rganos de Coordinacin y Asesora
FUNCIN PBLICA
4.1 Comisin de Personal
4.2 Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno..
ARTCULO 2. DESPACHO DEL . Son funciones de Despacho del , las si-

guientes:
1.
2.
3.
n. Las dems que le sealen las normas legales vigentes relacionadas con las funcio-
nes y objetivos generales de la entidad y que no estn expresamente atribuidas a otra
autoridad.
ARTCULO 3. OFICINA ASESORA DE PLANEACIN. Son funciones de la

Oficina de Planeacin, las siguientes:
1. Asesorar a la Gerencia General de la (entidad) en la formulacin, coordinacin y
evaluacin de las polticas institucionales, estudios y proyectos necesarios para el
mantenimiento y expansin de la red terciaria nacional.
2. Fomentar la elaboracin de estudios e investigaciones que permitan mejorar la
formulacin y orientacin de los programas institucionales.
3. Preparar, en colaboracin con otros organismos pblicos, en especial con el Minis-
terio de Hacienda y Crdito Pblico y el Departamento Nacional de Planeacin, y
cuando fuere el caso, con tcnicos y representantes del sector privado, los planes y
programas de la entidad y elaborar en coordinacin con las dems dependencias de
la entidad, el anteproyecto de presupuesto que en cada vigencia fiscal se requiera
para su ejecucin.
4. Programar las modificaciones al presupuesto de inversin y darle el trmite corres-
pondiente.
5. Asistir a las entidades territoriales en la elaboracin y presentacin de proyectos de
inversin y canalizar las solicitudes que formulen los entes territoriales y comuni-
dades para ... y as mismo, efectuar el registro de proyectos en el Banco de Proyec-
tos de Inversin Nacional (BPIN), de acuerdo con la metodologa establecida por
el Departamento Nacional de Planeacin.
6. Realizar estudios, anlisis y evaluaciones de factibilidad tcnica y operativa del
132 sistema de informacin computarizada de acuerdo a los requerimientos de la enti-
dad y recomendar el mtodo para implementar el software adquirido o desarrollado
en concordancia con la metodologa establecida y garantizar el uso adecuado del
FUNCIN PBLICA
sistema y la informacin buscando el mejoramiento del manejo de la informacin
y automatizacin de las oficinas.
n. Las dems inherentes a la naturaleza de su dependencia y las que le sean asignadas
por las normas legales.
ARTCULO 4. OFICINA ASESORA JURDICA. Son funciones de la Oficina

Jurdica, las siguientes:
1. Asesorar a la Gerencia General y coordinar con las dems dependencias de la (en-
tidad) el trmite y solucin de los asuntos de carcter jurdico, as como conceptuar
sobre la interpretacin de las normas legales inherentes a la institucin.
2. Representar jurdicamente a la entidad en los procesos que se instauren en su con-
tra o que esta deba promover, mediante poder que le otorgue el Gerente General y
mantenerlo informado sobre el desarrollo de los mismos.

3. Resolver las consultas formuladas por los organismos pblicos y privados, as
como por los usuarios y particulares, de conformidad con las normas que rigen los
servicios y funciones de la institucin.
4. Colaborar con las dems dependencias en la elaboracin de los pliegos de con-
diciones y trminos de referencia para las licitaciones y concurso de mritos que
deba realizar la (entidad).
5. Llevar el registro de las garantas contractuales otorgadas a favor de la (entidad) y
controlar su vencimiento, renovacin y en general el cumplimiento de las obliga-
ciones legales contradas por los contratistas.
6. Tramitar con la debida oportunidad las solicitudes que formulen las autoridades
jurisdiccionales, de polica, del Ministerio Pblico, al igual que las presentadas
por particulares u otras entidades, cuando traten sobre asuntos que competen a la
Oficina.
7. Tramitar los cobros que adelante la institucin por jurisdiccin coactiva.
n. Las dems inherentes a la naturaleza de la dependencia y las que le sean asignadas
ARTCULO 5. OFICINA DE CONTROL INTERNO. Son funciones de la Ofici-

na de Control Interno, las siguientes:
1. Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la definicin de polticas referidas
al diseo e implementacin de los sistemas de control interno que contribuyan
a incrementar la eficiencia en las diferentes reas de la entidad, as como la de
garantizar la calidad en la prestacin de los servicios de la entidad.
133
2. Disear y establecer, en coordinacin con las diferentes dependencias de la (enti-
dad), los criterios, mtodos, procedimientos e indicadores de eficiencia y producti-
FUNCIN PBLICA
vidad para evaluar la gestin y proponer las medidas preventivas y correctivas del
caso.
3. Coordinar, implementar y fomentar sistemas de control de gestin administrativa,
financiera y de resultados institucionales.
4. Realizar evaluaciones peridicas sobre la ejecucin del plan de accin (plan indica-
tivo), del cumplimiento de las actividades propias de cada dependencia y proponer
las medidas preventivas y correctivas necesarias.
5. Vigilar que la atencin de quejas y reclamos presentadas por los ciudadanos en
relacin con la misin de la entidad, se presten en forma oportuna y eficiente y
rendir los informes sobre el particular.
6. Disear e implementar un sistema de auditora de sistemas de la entidad estable-
ciendo normas, metas y objetivos y efectuar el anlisis de los resultados para la
toma de acciones preventivas y correctivas.

7. Dirigir y coordinar el desarrollo de las actividades que busquen la mxima efi-
ciencia en el cumplimiento de los trmites y en el desarrollo de las labores de cada
dependencia.
n. Las dems inherentes a su naturaleza y las que le sean asignadas por las normas
legales.
ARTCULO 6. DESPACHO DEL... Son funciones del Despacho (del Viceministe-

rio o de la Subdireccin del Departamento), las siguientes:
1.
2.
3.
legales.
ARTCULO 7. DIRECCIN DE . Son funciones de la Direccin de ., las

siguientes:
1.
2.
3.
134
legales.
FUNCIN PBLICA
ARTCULO 8. SECRETARA GENERAL. Son funciones de la Secretara Gene-
ral, las siguientes:
1.
2.
3.
legales.
ARTCULO 9. DIRECCIN DE Son funciones de la Direccin de , las si-

guientes:

1.
2.
3.
legales.
ARTCULO 10. ORGANOS DE COORDINACIN Y ASESORA. La Comisin

de Personal, el Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno, y dems rga-
nos de asesora y coordinacin que se organicen e integren cumplirn sus funciones de
conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
El (Ministro o Director de Departamento Administrativo o Superintendente o Director

de la Unidad Administrativa Especial) podr crear Comits permanentes o transitorios
especiales para el estudio, anlisis y asesora en temas alusivos a la institucin.
ARTCULO 11. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicacin y

deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto (anterior norma
que establece y modifica la estructura de la entidad).
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en Bogot, D. C., a
(Fdo.) PRESIDENTE DE LA REPBLICA

135
(Fdo.) EL MINISTRO (DIRECTOR DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO)
DE ,
FUNCIN PBLICA
(Fdo) EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUN-
CIN PBLICA,
Notas:
El epgrafe del proyecto de decreto debe encabezar cada una de las hojas del
mismo y coincidir su texto con el determinado en la primera hoja.
Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Presidente de la Rep-
blica (se sugiere ocho (8) renglones, NO COLOCAR PIE DE FIRMA NI CARGO).
Guardar estricto orden de precedencia legal de los Ministerios y Departamentos
Administrativos.
En la hoja en la que firma el seor Presidente de la Repblica deben observarse
las siguientes reglas:
Contener parte sustancial del articulado del proyecto de decreto que se preten-
de sancionar.
Incluir la firma de por lo menos un Ministro o Director de Departamento Ad-
ministrativo.
En la pgina en que firma un Ministro o Director de Departamento Administrativo
debe ir acompaado de la firma de otro Ministro o Director de Departamento
Administrativo.
136
FUNCIN PBLICA
ANEXO 13

PARA UNA ENTIDAD NACIONAL DEL SECTOR DESCENTRALIZADO
REPBLICA DE COLOMBIA
DECRETO No.
( )
Por el cual se establece (o modifica) la estructura de (nombre de la entidad)

y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la Repblica de Colombia, en ejercicio de las facultades que le con-
fiere el artculo 54 de la Ley 489 de 1998, y
CONSIDERANDO:
Que la Junta Directiva (Consejo Directivo) del (nombre de la entidad) en la sesin del
(da) del (mes) de (ao), segn Acta No. ___ de (fecha), decidi someter a la aproba-
cin del Gobierno Nacional el establecimiento (o la modificacin) de su estructura.
DECRETA:

de la entidad) tendr la siguiente estructura:
1. Consejo Directivo
2. Gerencia General
2.1 Oficina Asesora de Planeacin
2.2 Oficina Asesora Jurdica
2.3 Oficina de Control Interno
3. Subgerencia de Ingeniera
4. Subgerencia Administrativa y Financiera
5. rganos de Coordinacin y Asesora
5.2 Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno
137
ARTCULO 2. JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIRECTIVO). La Junta Di-
rectiva (Consejo Directivo) del (nombre de la entidad), estar integrado y cumplir sus
FUNCIN PBLICA
funciones de conformidad con lo establecido en la Ley 489 de 1998, (citar la norma de
creacin), en sus estatutos y dems disposiciones legales vigentes.
ARTCULO 3. GERENCIA GENERAL. Son funciones de la Gerencia General,

las siguientes:
1. Cumplir y hacer cumplir las decisiones y Acuerdos de la Junta Directiva (del Con-
sejo Directivo).
2. Dirigir, coordinar, vigilar y controlar las actividades conducentes al cumplimiento
de los objetivos de la (entidad) y ejercer su representacin.
3. Ordenar los gastos, dictar los actos, realizar las operaciones y celebrar los contratos
y convenios que se requieran para el normal funcionamiento de la entidad.
4. Nombrar, dar posesin y remover al personal de la (entidad), de conformidad con
las normas legales vigentes sobre la materia.
5. Presentar informes a la Junta Directiva (al Consejo Directivo) y al Ministerio de

......... (o al Departamento Administrativo de ) y a otras autoridades que los re-
quieran, en la forma que estos lo determinen sobre el estado de ejecucin de las
funciones que corresponden a la (entidad) y los informes generales y peridicos o
particulares que le solicite, sobre las funciones desarrolladas y la situacin general
de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes sobre la materia.
6. Crear y conformar, con carcter permanente o transitorio, grupos internos de tra-
bajo, mediante resolucin, teniendo en cuenta las necesidades del servicio y los
planes y programas trazados por la entidad; as como designar el funcionario bajo
el cual quedar la coordinacin y supervisin del grupo.
7. Garantizar el ejercicio del control interno y gestin de la entidad y propender por
el mejoramiento institucional.
8. Dirigir y coordinar las acciones relacionadas con la divulgacin de las actividades
de la (entidad), incluidas las relativas a especificaciones tcnicas y servicios que
presta, a travs de los diversos medios de comunicacin en los diferentes rdenes
territoriales, procurando un oportuno y veraz conocimiento de aquellas por parte
de la colectividad y, en general, trazar las polticas y dirigir lo atinente al manejo
de los medios de comunicacin.
n. Las dems que le sealen las normas legales vigentes relacionadas con las funcio-
nes y objetivos generales de la entidad y que no estn expresamente atribuidas a
otra autoridad.

138 1. Asesorar a la Gerencia General de la (entidad) en la formulacin, coordinacin y
evaluacin de las polticas institucionales, estudios y proyectos necesarios para el
mantenimiento y expansin de la red terciaria nacional.
FUNCIN PBLICA
2. Fomentar la elaboracin de estudios e investigaciones que permitan mejorar la
formulacin y orientacin de los programas institucionales.
3. Preparar, en colaboracin con otros organismos pblicos, en especial con el Minis-
terio de Hacienda y Crdito Pblico y el Departamento Nacional de Planeacin, y
cuando fuere el caso, con tcnicos y representantes del sector privado, los planes y
programas de la entidad y elaborar en coordinacin con las dems dependencias de
la entidad, el anteproyecto de presupuesto que en cada vigencia fiscal se requiera
para su ejecucin.
4. Programar las modificaciones al presupuesto de inversin y darle el trmite corres-
pondiente.
5. Asistir a las entidades territoriales en la elaboracin y presentacin de proyectos de
inversin y canalizar las solicitudes que formulen los entes territoriales y comuni-
dades para ... y as mismo, efectuar el registro de proyectos en el Banco de Proyec-

tos de Inversin Nacional (BPIN), de acuerdo con la metodologa establecida por
el Departamento Nacional de Planeacin.
6. Realizar estudios, anlisis y evaluaciones de factibilidad tcnica y operativa del
sistema de informacin computarizada de acuerdo a los requerimientos de la enti-
dad y recomendar el mtodo para implementar el software adquirido o desarrollado
en concordancia con la metodologa establecida y garantizar el uso adecuado del
sistema y la informacin buscando el mejoramiento del manejo de la informacin
y automatizacin de las oficinas.
n. Las dems inherentes a la naturaleza de su dependencia y las que le sean asignadas
ARTCULO 5. OFICINA ASESORA JURDICA. Son funciones de la Oficina

Jurdica, las siguientes:
1. Asesorar a la Gerencia General (Direccin o Presidencia) y coordinar con las de-
ms dependencias de la (entidad) el trmite y solucin de los asuntos de carcter
jurdico, as como conceptuar sobre la interpretacin de las normas legales inheren-
tes a la institucin.
2. Representar jurdicamente a la entidad en los procesos que se instauren en su con-
tra o que esta deba promover, mediante poder que le otorgue el Gerente General y
mantenerlo informado sobre el desarrollo de los mismos.
3. Resolver las consultas formuladas por los organismos pblicos y privados, as
como por los usuarios y particulares, de conformidad con las normas que rigen los
servicios y funciones de la institucin.
4. Colaborar con las dems dependencias en la elaboracin de los pliegos de con- 139
diciones y trminos de referencia para las licitaciones y concurso de mritos que
deba realizar la (entidad).
FUNCIN PBLICA
5. Llevar el registro de las garantas contractuales otorgadas a favor de la (entidad) y
controlar su vencimiento, renovacin y en general el cumplimiento de las obliga-
ciones legales contradas por los contratistas.
6. Tramitar con la debida oportunidad las solicitudes que formulen las autoridades
jurisdiccionales, de polica, del Ministerio Pblico, al igual que las presentadas
por particulares u otras entidades, cuando traten sobre asuntos que competen a la
Oficina.
7. Tramitar los cobros que adelante la institucin por jurisdiccin coactiva.
n. Las dems inherentes a la naturaleza de la dependencia y las que le sean asignadas
ARTCULO 6. OFICINA DE CONTROL INTERNO. Son funciones de la Ofici-

na de Control Interno, las siguientes:
1. Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la definicin de polticas referidas

al diseo e implementacin de los sistemas de control interno que contribuyan
a incrementar la eficiencia en las diferentes reas de la entidad, as como la de
garantizar la calidad en la prestacin de los servicios de la entidad.
2. Disear y establecer, en coordinacin con las diferentes dependencias de la (enti-
dad), los criterios, mtodos, procedimientos e indicadores de eficiencia y producti-
vidad para evaluar la gestin y proponer las medidas preventivas y correctivas del
caso.
3. Coordinar, implementar y fomentar sistemas de control de gestin administrativa,
financiera y de resultados institucionales.
4. Realizar evaluaciones peridicas sobre la ejecucin del plan de accin (plan indica-
tivo), del cumplimiento de las actividades propias de cada dependencia y proponer
las medidas preventivas y correctivas necesarias.
5. Vigilar que la atencin de quejas y reclamos presentadas por los ciudadanos en
relacin con la misin de la entidad, se presten en forma oportuna y eficiente y
rendir los informes sobre el particular.
6. Disear e implementar un sistema de auditora de sistemas de la entidad estable-
ciendo normas, metas y objetivos y efectuar el anlisis de los resultados para la
toma de acciones preventivas y correctivas.
7. Dirigir y coordinar el desarrollo de las actividades que busquen la mxima efi-
ciencia en el cumplimiento de los trmites y en el desarrollo de las labores de cada
dependencia.
140
legales.
FUNCIN PBLICA
ARTCULO 7. SUBGERENCIA DE INGENIERA. Son funciones de la Subge-
rencia de Ingeniera, las siguientes:
1. Asesorar a la Gerencia General (Direccin o Presidencia) de la (entidad) en la
formulacin, administracin y ejecucin de polticas institucionales, planes, pro-
gramas y proyectos en materia de ....
2. Dirigir y coordinar los estudios relacionados con ...
3. Dirigir, coordinar y controlar segn las polticas institucionales fijadas, las activi-
dades relacionadas con ...
4. Adoptar las disposiciones vigentes en materia de ... establecidas por las entidades
competentes, en la elaboracin de trminos de referencia de ... y en la ejecucin de
las mismas.
5. Prestar apoyo y asesora tcnica a los entes territoriales en las actividades de for-

mulacin, preparacin, evaluacin y tramitacin de los programas y proyectos de
...
legales.
ARTCULO 8. SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. Son

funciones de la Subgerencia Administrativa y Financiera:
1. Asesorar al Gerente (Director o Presidente) en la formulacin de polticas, normas
y procedimientos para la administracin de recursos humanos, fsicos, econmicos
y financieros de la entidad.
2. Dirigir y controlar los procesos administrativos y financieros de la institucin en
todos los niveles.
3. Proponer y ejecutar las polticas, planes, programas y dems acciones relacionadas
con la gestin financiera, administrativa y presupuestal de la institucin.
4. Coordinar y programar las actividades de administracin de personal, seguridad
industrial y relaciones laborales del personal, de acuerdo con las polticas de la
entidad y las normas legales vigentes establecidas sobre la materia.
5. Coordinar la realizacin de estudios sobre planta de personal y adelantar los es-
tudios necesarios con el fin de mantener actualizado el manual especfico de fun-
ciones y de competencias laborales de la entidad, de conformidad con las normas
legales vigentes.
6. Dirigir y coordinar la ejecucin del presupuesto de la entidad y velar por el cum-
plimiento de los trmites requeridos para el pago de las cuentas.
141
7. Dirigir la elaboracin del plan financiero de fuentes y usos de recursos de la en-
tidad, efectuar su seguimiento y proponer los correctivos necesarios, as como
FUNCIN PBLICA
preparar el programa anual mensualizado de Caja, PAC, en coordinacin con las
dems dependencias de la (entidad).
8. Programar, en coordinacin con la Oficina Asesora Jurdica, los procesos de licita-
cin, contratacin, adquisicin, almacenamiento y custodia de bienes y materiales.
9. Conocer en primera instancia de los procesos disciplinarios que se adelanten contra
los servidores pblicos de la (entidad).
10. Velar por la debida aplicacin del Sistema de Desarrollo Administrativo, relacio-
nado con las polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de ca-
rcter administrativo y organizacional para la gestin y el manejo de los recursos
humanos, tcnicos, materiales, fsicos y financieros de la (entidad), orientado a
fortalecer la capacidad administrativa y el desempeo institucional, de conformi-
dad con las normas legales vigentes.
legales.
ARTCULO 9. RGANOS DE COORDINACIN Y ASESORA. La Comisin

de Personal, el Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno, y dems rga-
nos de asesora y coordinacin que se organicen e integren cumplirn sus funciones de
conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
El Gerente General podr crear Comits permanentes o transitorios especiales para el

estudio, anlisis y asesora en temas alusivos a la institucin.
ARTCULO 10. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacin y

deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto (anterior norma
que establece y modifica la estructura de la entidad).
PUBLQUESE Y CMPLASE

DE ...,

CIN PBLICA
Notas:
142
FUNCIN PBLICA
Administrativos.
Contener parte sustancial del articulado del proyecto de decreto que se pretende
sancionar.
Incluir la firma de por lo menos un Ministro o Director de Departamento Adminis-
trativo.

Administrativo.
143
FUNCIN PBLICA
ANEXO 14
EN EL ORDEN TERRITORIAL SECTOR CENTRAL
ORDENANZA ACUERDO DECRETO No.
( )
Por la (el) cual se (establece o modifica) la estructura de la Gobernacin - Alcalda

(nombre del departamento o municipio) y se sealan las funciones
de sus dependencias.
LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE EL CONCEJO MUNICIPAL DE

(nombre del departamento) (nombre del municipio)
En ejercicio de las facultades que le conere el En ejercicio de las facultades que le

numeral 7 del artculo 300 de la constitucin otorga el numeral 6 del artculo 313 de la
Poltica, Constitucin Poltica,
Nota: Si la Asamblea Departamental o el Concejo Municipal o Distrital concedi fa-

cultades extraordinarias al Gobernador o al Alcalde, segn el caso, para dictar normas
en relacin con la estructura del departamento o el municipio, entonces las facultades
a invocar sern:
EL GOBERNADOR DEL EL ALCALDE DEL MUNICIPIO DE

DEPARTAMENTO DE (nombre del municipio)
(nombre del departamento)
En desarrollo de las facultades extraordinarias En desarrollo de las facultades extraordinarias

conferidas por la Asamblea Departamental conferidas por el Concejo Municipal o
mediante Ordenanza No. __ de (ao). Distrital mediante Acuerdo No. __ de (ao).
ORDENA / ACUERDA / DECRETA:
NOTA: El modelo que se sugiere a continuacin se desarrolla para un municipio;

por lo tanto, para aplicarlo a la estructura de un departamento deben hacerse las
adaptaciones correspondientes en materia de autoridades: Asamblea Departamental
y Gobernador, cuando fuere del caso.
144
ARTCULO - ESTRUCTURA. La estructura de la Alcalda de (escribir nombre del
municipio) ser la siguiente:
FUNCIN PBLICA
1. Despacho del Alcalde
1.1. Oficina de Planeacin
2. Secretara General y de Gobierno
3. Secretara de Obras y Servicios Pblicos
4. Secretara de Agricultura y del Medio Ambiente
5. rganos de Asesora y Coordinacin
5.1 Consejo de Gobierno
5.2 Consejo de Planeacin
5.4 Consejo de Seguridad

ARTCULO - DESPACHO DEL ALCALDE. La Jefatura de la administracin local
y la representacin legal del municipio corresponden al Alcalde, quien las ejercer con
la inmediata colaboracin de los Secretarios de Despacho y sus respectivos colabora-
dores.
ARTCULO - FUNCIONES DEL ALCALDE. Corresponde al Alcalde, en el cum-

plimiento de las competencias y autorizaciones dadas en la Constitucin, las Leyes,
las Ordenanzas, los Acuerdos, y las que le fueren delegadas por el Presidente de la
Repblica o el Gobernador del Departamento, las siguientes funciones:
Con Carcter General:

1. Cumplir y hacer cumplir en el municipio la Constitucin, las Leyes, los Decretos,
las Ordenanzas de la Asamblea Departamental y los Acuerdos del Concejo Muni-
cipal.
2. Conservar el orden pblico en el Municipio, de conformidad con la Ley y las
instrucciones y rdenes del Presidente de la Repblica y el Gobernador del Depar-
tamento de ... y en su calidad de primera autoridad de polica del Municipio. La
Polica Nacional cumplir con prontitud y diligencia las rdenes que le imparta por
conducto del respectivo comandante.
3. Dirigir la accin administrativa del Municipio, asegurar el cumplimiento de las
funciones y la prestacin de los servicios a su cargo; representarlo judicial y extra-
judicialmente; nombrar y remover a los funcionarios bajo su responsabilidad.
4. Ejercer la direccin y coordinacin de las actividades jurdicas del Municipio y
supervisar su efectividad y observancia de sus recomendaciones.
145
5. Garantizar el ejercicio del control interno y supervisar su efectividad y observancia
de sus recomendaciones.
FUNCIN PBLICA
A. Con estricta sujecin a lo previsto por el artculo 91 de la Ley 136 de 1994 y en
relacin con El Concejo, las siguientes:
1. Presentar los proyectos de Acuerdo sobre planes y programas de desarrollo eco-
nmico y social, y de obras pblicas, que deber estar coordinado con los planes
departamentales y nacionales.
2. Colaborar con el Concejo para el buen desempeo de sus funciones; presentarle
informes generales sobre su administracin en la primera sesin ordinaria de cada
ao, y convocarlo a sesiones extraordinarias en las que slo se ocupar de los temas
y materias para los cuales fue citado.
3. Sancionar y promulgar los Acuerdos que hubiere aprobado el Concejo y objetar los
que considere inconvenientes o contrarios al ordenamiento jurdico.
4. Enviar al Gobernador, dentro de los cinco (5) das siguientes a su sancin o expe-
dicin los Acuerdos del Concejo, los Decretos de carcter general que expida, los
actos mediante los cuales se reconozca y decrete honorarios a los Concejales y los
dems de carcter particular que el Gobernador solicite.
B- En relacin con el orden pblico

1. Conservar el orden pblico en el municipio, de conformidad con la ley y las ins-
trucciones del Presidente de la Repblica y del respectivo Gobernador. La Polica
Nacional cumplir con prontitud y diligencia las rdenes que le imparta el Alcalde
por conducto del respectivo Comandante.
2. Dictar para el mantenimiento del orden pblico o su restablecimiento de conformi-
dad con la ley, si fuera del caso, medidas tales como:
a) Restringir y vigilar la circulacin de las personas por vas y lugares pblicos;
b) Decretar el toque de queda;
c) Restringir o prohibir el expendio y consumo de bebidas embriagantes;
d) Requerir el auxilio de la fuerza armada en los casos permitidos por la Constitu-
cin y la ley, y
e) Dictar dentro del rea de su competencia, los reglamentos de Polica local ne-
cesarios para el cumplimiento de las normas superiores, conforme al artculo 9
del Decreto 1355 de 1970 y dems disposiciones que lo modifiquen o adicio-
nen.
C- En relacin con la nacin, el departamento y las autoridades jurisdiccionales

146
1. Conceder permisos, aceptar renuncias y posesionar a los empleados que ejerzan
sus funciones en el municipio, cuando no haya disposicin que determine la auto-
FUNCIN PBLICA
ridad que deba hacerlo, en casos de fuerza mayor o caso fortuito o cuando reciba
tal delegacin.
2. Coordinar y supervisar los servicios que presten en el municipio entidades nacio-
nales o departamentales e informar a los superiores de las mismas, de su marcha
y del cumplimiento de los deberes por parte de los funcionarios respectivos en
concordancia con los planes y programas de desarrollo municipal.
3. Visitar peridicamente las dependencias administrativas y las obras pblicas que
se ejecuten en el territorio de la jurisdiccin.
4. Ejercer las funciones que le delegue el Gobernador.
5. Colaborar con las autoridades jurisdiccionales cuando estas requieran de su apoyo
e intervencin;

D- En relacin con la administracin municipal
1. Dirigir la accin administrativa del municipio; asegurar el cumplimiento de las
funciones y de la prestacin de los servicios a su cargo; representarlo judicial y
extrajudicialmente.
2. Nombrar y remover los funcionarios bajo su dependencia y a los gerentes y direc-
tores de los establecimientos pblicos y las empresas industriales y comerciales de
carcter local, de acuerdo con las disposiciones pertinentes.
3. Suprimir o fusionar entidades o dependencias municipales, de conformidad con los
Acuerdos respectivos.
4. Los Acuerdos que sobre este particular expida el Concejo, facultarn al Alcal-
de para que ejerza la atribucin con miras al cumplimiento de los principios de
igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad
definidos por el Artculo 209 de la Constitucin Poltica.
E- Con relacin a la ciudadana

1. Informar sobre el desarrollo de su gestin a la ciudadana, a travs de bandos y
medios de comunicacin local de que se disponga.
2. Convocar por lo menos dos veces al ao a las organizaciones sociales y veeduras
ciudadanas, para presentar los informes de gestin y de los ms importantes pro-
yectos que sern desarrollados por la administracin.
3. Difundir de manera amplia y suficiente el plan de desarrollo del municipio a los
gremios, a las organizaciones sociales y comunitarias y a la ciudadana en general. 147
FUNCIN PBLICA
ARTCULO - FUNCIONES DE LA OFICINA DE PLANEACIN. Son funcio-
nes de la oficina de Planeacin las siguientes:
1. Dirigir, coordinar e impulsar las acciones administrativas relacionadas con el Plan
de Ordenamiento Territorial (POT), con el fin de planificar los usos del territorio y
la orientacin de los procesos de ocupacin del mismo y hacer efectiva la partici-
pacin del Consejo Territorial de Planeacin Municipal.
2. Dirigir y coordinar el diseo, elaboracin, presentacin y ejecucin del Plan de
Desarrollo del Municipio.
3. Asesorar a las dems dependencias de la administracin municipal en la formula-
cin, elaboracin y presentacin de los programas y proyectos para integrar el Plan
de Desarrollo Municipal, generando una cultura de Planeacin.
4. Propiciar la Construccin de Obras de Infraestructura por autogestin comunitaria
y asociativa.
5. Elaborar los estudios y anlisis orientados a establecer los convenios y alianzas

estratgicas que deba realizar el Municipio con entes pblicos y privados del orden
nacional, departamental y municipal, con miras a obtener beneficios para la comu-
nidad en costos, calidad y mejoramiento de orden tcnico.
6. Efectuar anlisis de las necesidades de infraestructura en agua potable, saneamien-
to bsico y servicios bsicos para las comunidades del municipio, establecer las
fortalezas y oportunidades que en esta materia se tienen en el nivel local, con miras
a establecer los planes y programas del sector o alianzas estratgicas encaminadas
a dotar a las comunidades con servicios domiciliarios que contribuyan a elevar su
nivel de vida.
n. Las dems acordes con la naturaleza de la dependencia o que le sean autorizadas.
ARTCULO FUNCIONES DE LA SECRETARA GENERAL Y DE GOBIER-

NO. Son funciones de la Secretara de General y de Gobierno, las siguientes:
1. Asistir al Alcalde en las funciones de direccin y coordinacin de la Alcalda.
2. Asumir las funciones delegatarias que le seale el Alcalde en sus faltas temporales,
salvo que, por ausencia o incapacidad de este, la designacin recaiga en cualquier
otro Secretario del Despacho.
3. Asesorar al Alcalde en la formulacin, direccin y ejecucin de las polticas ge-
nerales sobre justicia policiva, educacin, deporte y recreacin, cultura y turismo,
desarrollo social, y participacin ciudadana del municipio.
4. Dirigir las actuaciones de polica del municipio con sujecin a las disposiciones
148 legales vigentes.
FUNCIN PBLICA
n. Las dems que le asigne la ley o que correspondan a la naturaleza de la dependen-
cia.
ARTCULO - FUNCIONES DE LA SECRETARA DE OBRAS Y SERVICIOS

PBLICOS. Son funciones de la Secretara de Obras y Servicios Pblicos, las si-
guientes:
1. Identificar las necesidades insatisfechas de obras y servicios pblicos de la pobla-
cin urbana y rural del municipio.
2. Desarrollar programas de vivienda a favor de las personas de ms bajos recursos
econmicos y con necesidades bsicas e insatisfechas de vivienda.
3. Captar, almacenar, tratar, conducir, distribuir y comercializar agua potable en el
mbito de su competencia.
4. Recibir, conducir, tratar y disponer las aguas servidas en los trminos y condicio-

nes fijados por las normas para estos servicios en el mbito de su competencia.
5. Recoger, conducir, regular y manejar las aguas lluvias y las aguas superficiales en
el mbito de su competencia.
6. Administrar, operar y prestar los servicios pblicos de acueducto y alcantarillado y
aseo en el mbito de su competencia.
7. Dirigir, coordinar y controlar las acciones conducentes a la continua y adecuada
prestacin de los servicios pblicos de acueducto y alcantarillado y aseo en el
mbito de su competencia.
ARTCULO - FUNCIONES DE LA SECRETARA DE AGRICULTURA Y

DEL MEDIO AMBIENTE. Son funciones de la Secretara de Agricultura y del Me-
dio Ambiente, las siguientes:
1. Formular polticas, planes y programas agropecuarios y de desarrollo rural, fortale-
ciendo los procesos de participacin, planificacin y concertacin, en armona con
los lineamientos de la poltica municipal y nacional.
2. Planear, ajustar y promocionar instrumentos, incentivos y estmulos para el finan-
ciamiento, la capitalizacin, fomento a la produccin, comercializacin interna y
externa en las reas de su competencia, as como para promover la asociacin
gremial y campesina.
3. Coordinar los planes y programas, de carcter productivo y social, dirigidos al
sector agropecuario, que involucren la investigacin y tecnologa, la asistencia 149
tcnica, la agroindustria, la comercializacin, la organizacin y capacitacin, el
crdito, infraestructura y adecuacin predial.
FUNCIN PBLICA
4. Fomentar la constitucin de las asociaciones campesinas y las organizaciones gre-
miales agropecuarias, as como la cooperacin entre estas y los organismos del
sector agropecuario, pesquero y de desarrollo rural.
5. Diagnosticar y evaluar la situacin de los recursos naturales renovables y del
medio ambiente, con el fin de establecer la problemtica ambiental a efectos de
proponer polticas, generar estrategias y adelantar acciones tendientes a preservar
y recuperar los ecosistemas estratgicos y promover el desarrollo regional dentro
del concepto de sostenibilidad en armona con las polticas y planes establecidos
por las autoridades ambientales competentes.
6. Disear e implantar, en coordinacin con las autoridades ambientales que tiene
jurisdiccin en el municipio y con el Instituto de Hidrologa, Meteorologa y Estu-
dios Ambientales, un sistema de informacin ambiental que permita una eficiente
y gil administracin, proteccin, recuperacin y control del medio ambiente y de
los recursos naturales.

-
DE LOS ORGANISMOS DE ASESORA Y COORDINACIN
ARTCULO - DEL CONSEJO DE GOBIERNO. El Consejo de Gobierno es el

rgano superior jerrquico de consulta, asesora, evaluacin y de coordinacin de los
asuntos generales de la administracin municipal, el cual estar integrado por:
Pargrafo 1. El Consejo de Gobierno sesionar por convocatoria del Alcalde.
Pargrafo 2. Actuar como Secretario del Consejo de Gobierno, el funcionario que

determine el Alcalde.
ARTCULO - FUNCIONES DEL CONSEJO DE GOBIERNO. Son funciones del

Consejo de Gobierno, las siguientes:
1. Por parte de cada Secretario, Director o jefe de Oficina, rendir un resumen de las
novedades que presenten sus respectivos despachos.
2. Someter a consideracin, anlisis y recomendacin, los temas propuestos por el
150 Alcalde y adquirir con respecto a los mismos los compromisos a que haya lugar.
3. Lo dems que proponga el Alcalde.
FUNCIN PBLICA
ARTCULO DEL CONSEJO ECONMICO. El Consejo Econmico es el rgano
asesor de los asuntos econmicos de la administracin municipal, el cual estar inte-
grado por :
Pargrafo 1. El Consejo Econmico sesionar por convocatoria del Alcalde.
Pargrafo 2. Actuar como Secretario del Consejo Econmico, el funcionario que


ARTCULO - FUNCIONES DEL CONSEJO ECONMICO. Son funciones del
Consejo Econmico, las siguientes:
1. Someter a consideracin, anlisis y recomendacin, los temas propuestos por el
Alcalde y adquirir con respecto a los mismos los compromisos a que haya lugar.
2. Rendir concepto con relacin al Plan Financiero, al Plan Operativo Anual de In-
versin del Municipio, al Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Egresos,
el Programa Anual de Caja, al Acuerdo de Gastos y a los Actos de Adiciones y
Traslados Presupuestales que de su parte elabore el Secretario de Gobierno.
3. Revisar los planes y programas de inversin, a fin de recomendar los ajustes que le
deban ser introducidos para su correcta ejecucin.
-
n. Las dems que seale el Alcalde.
ARTCULO - DEL CONSEJO DE PLANEACIN. El Consejo de Planeacin es

un rgano de carcter consultivo y servir de foro para la discusin de los planes de
desarrollo local, el cual estar integrado por:
Pargrafo 1. El Consejo de Planeacin sesionar por convocatoria del Alcalde.

151
Pargrafo 2. Actuar como Secretario del Consejo de Planeacin, el funcionario que
FUNCIN PBLICA
ARTCULO - FUNCIONES DEL CONSEJO DE PLANEACIN. Son funciones
del Consejo de Planeacin las siguientes:
1. Asesorar a la Alcalda en la metodologa de Planeacin para la administracin
municipal.
2. Asesorar a la Alcalda en la formulacin de los planes de desarrollo local.
-
ARTCULO - DE LA COMISIN DE PERSONAL. La Comisin de Personal

tendr las funciones y competencias y se integrar de acuerdo con las normas legales
vigentes en la materia.
ARTCULO - DEL CONSEJO DE SEGURIDAD. El Consejo de Seguridad es el

rgano superior de consulta, asesora, evaluacin y de coordinacin de los asuntos de
seguridad pblica del municipio y estar integrada por:
Pargrafo 1. El Consejo de Seguridad sesionar por convocatoria del Alcalde.
Pargrafo 2. Actuar como Secretario del Consejo de Seguridad, el funcionario que

ARTCULO - FUNCIONES DEL CONSEJO DE SEGURIDAD. Son funciones

del Consejo de Seguridad las siguientes:
1. Planear y coordinar las polticas y medidas de seguridad necesarias para el mante-
nimiento y restablecimiento del orden pblico del municipio.
2. Disponer y coordinar los asuntos de seguridad y el uso de la fuerza pblica en la
jurisdiccin municipal.
3. Asesorar al Alcalde en la adopcin de medidas de orden pblico.
4. Las dems funciones que le establezca la ley o los decretos reglamentarios.
ARTCULO - VIGENCIA. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publi-

cacin y deroga los Acuerdos ____ (relacionar el Acuerdo de estructura vigente y los
Acuerdos que lo modifiquen) y dems disposiciones que le sean contrarias.
PUBLQUESE Y CMPLASE
152 Dado en (municipio) a los
PRESIDENTE SECRETARIO
FUNCIN PBLICA
Notas:
El epgrafe del proyecto de (Ordenanza o de Acuerdo o de Decreto) debe encabe-
zar cada una de las hojas del mismo y coincidir su texto con el determinado en la
primera hoja.
Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Presidente y Secretario
(de la Asamblea o Concejo).
En la hoja en la que firma el seor Presidente y Secretario (Gobernador o Alcalde)
deben observarse las que esta debe contener parte sustancial del articulado del
proyecto de Ordenanza o Acuerdo o Decreto que se pretende sancionar.
153
FUNCIN PBLICA
ANEXO 15
MODELO DE DECRETO DE APROBACIN DE ESTRUCTURA PARA

UNA ENTIDAD TERRITORIAL DEL SECTOR DESCENTRALIZADO
MODELO DE ESTRUCTURA
DECRETO No.
( )
Por el cual se aprueba el Acuerdo No. ____ de (ao), por el cual se establece
(o modifica) la estructura de (nombre de la entidad) y se determinan las funciones
de sus dependencias.
EL GOBERNADOR DEL
EL ALCALDE DEL MUNICIPIO DE
DEPARTAMENTO DEL
(nombre del municipio)
(nombre del departamento)
En ejercicio de las facultades que le conere En ejercicio de las facultades que le conere
el artculo (citar la norma de creacin de el artculo (citar la norma de creacin de
la entidad descentralizada que impone la la entidad descentralizada que impone la
aprobacin del Acuerdo de estructura por aprobacin del Acuerdo de estructura por
parte del Gobernador) parte del Alcalde)
DECRETA:
ARTCULO PRIMERO. Aprubase el Acuerdo No. _____ del (da) del (mes) de
(ao), emanado de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) de (nombre de la entidad),
por el cual se establece (o modifica) la estructura de (nombre de la entidad) y se deter-
minan las funciones de sus dependencias, cuyo texto es el siguiente:
ACUERDO No.
( )
Por el cual se establece (o modifica) la estructura de (nombre de la entidad)

y se determinan las funciones de sus dependencias
LA JUNTA DIRECTIVA (EL CONSEJO DIRECTIVO), DE

(NOMBRE DE LA ENTIDAD)
154
En ejercicio de las facultades que le confiere el artculo (citar la norma que otorga a la
Junta Directiva la facultad de determinar la estructura),
FUNCIN PBLICA
CONSIDERANDO:
Que la Junta Directiva (Consejo Directivo) del (nombre de la entidad) en la sesin del
(da) del (mes) de (ao), segn Acta No. ___ de (fecha), decidi someter a la aproba-
cin del Gobernador (Alcalde) el establecimiento (o la modificacin) de su estructura.
DECRETA:

de la entidad), tendr la siguiente estructura:
ARTCULO 2. JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIRECTIVO). Son funciones

de:
ARTCULO 3. GERENCIA GENERAL. Son funciones de la Gerencia General,

las siguientes:

()
ARTCULO 10. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de publicacin del

Decreto que lo apruebe y deroga (modifica) las disposiciones que le sean contrarias,
en especial el Decreto (anterior norma que establece y modifica la estructura de la
entidad).
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en (nombre de la ciudad o municipio), a
ARTCULO SEGUNDO. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publica-

cin y deroga (modifica) las disposiciones que le sean contrarias, en especial (citar las
respectivas normas que se derogan o modifican).
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en (municipio) a los
155
(Fdo.) EL GOBERNADOR (Fdo.) EL ALCALDE
FUNCIN PBLICA
Notas:
Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Alcalde (se sugiere ocho
(8) renglones)
La hoja en la que firma el seor Alcalde debe contener parte sustancial del articu-
lado del proyecto de Acuerdo que se pretende aprobar.
156
FUNCIN PBLICA
ANEXO 16
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE PLANTA DE PERSONAL

EN EL ORDEN NACIONAL
DECRETO No.
( )
Por el cual se modifica la planta de personal de (entidad) ...
El Presidente de la Repblica de Colombia, en ejercicio de las facultades que le con-

fiere el numeral 14 del artculo 189 de la Constitucin Poltica y el artculo 115 de la
Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:
Que (nombre del organismo o entidad) present el estudio tcnico de que trata el
artculo 46 de la Ley 909 de 2004 y los artculos 95 a 97 del Decreto 1227 de 2005
para efectos de modificar su planta de personal, el cual obtuvo concepto favorable del
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica;
Que (nombre del organismo o entidad) para el propsito de modificar su planta de

personal cuenta con (certificado de viabilidad presupuestal o concepto favorable,
dependiendo si con la modificacin se incurre en costos adicionales o no de la planta
de personal, respectivamente) de la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacio-
nal del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico;
NOTA: Si se trata de una entidad descentralizada debe incluirse este otro consi-
derando:
Que la Junta Directiva (Consejo Directivo) del (nombre de la entidad) en la sesin
del (da) del (mes) de (ao), segn Acta No. ___ de (fecha), decidi someter a la
aprobacin del Gobierno Nacional la modificacin de su planta de personal;
DECRETA:
Artculo 1. Suprmanse de la planta de personal de (nombre del organismo o entidad)

los siguientes cargos:
No. de Cargos Dependencia y Denominacin del Cargo Cdigo Grado

DESPACHO DEL DIRECTOR 157
2 (dos) Asesor 1020 16
FUNCIN PBLICA
PLANTA GLOBALIZADA
4 (cuatro) Jefe de Ocina 0137 20
3 (tres) Asesor 1020 15
8 (ocho) Profesional Especializado 2028 23
4 (cuatro) Profesional Especializado 2028 20
16 (diecisis) Profesional Especializado 2028 18
12 (doce) Profesional Universitario 2044 11
3 (tres) Profesional Universitario 2044 09
2 (dos) Tcnico Administrativo 3124 11
2 (dos) Tcnico Administrativo 3124 09
7 (siete Secretario Ejecutivo 4210 16

1 (uno) Auxiliar Administrativo 4044 14
1 (uno) Conductor Mecnico 4103 15
2 (dos) Auxiliar de Servicios Generales 4064 09
Artculo 2. Las funciones propias de las diferentes dependencias de la (entidad) sern

atendidas por la planta de personal que a continuacin se establece:

DESPACHO DEL DIRECTOR
1 (Uno) Director de Departamento Administrativo 0010 -
1 (Uno) Asesor 1020 18
2 (Dos) Asesor 1020 15
2 (Dos) Asesor 1020 11
1 (Uno) Secretario Ejecutivo del Despacho de Director de 4212 25

Departamento Administrativo
1 (Uno) Conductor Mecnico 4103 15
DESPACHO DEL SUBDIRECTOR
1 (Uno) Subdirector de Departamento Administrativo 0025 -
158 1 (Uno) Asesor 1020 16
FUNCIN PBLICA
1 (Uno) Tcnico Administrativo 3124 11
1 (Uno) Secretario Ejecutivo del Despacho de Subdirector de 4215 25

Departamento Administrativo
1 (Uno) Conductor Mecnico 4103 15
PLANTA GLOBAL
3 (Tres) Director Tcnico 0100 22
2 (Dos) Jefe de Ocina 0137 20
1 (Uno) Jefe de Ocina Asesora Jurdica 1045 15
1 (Uno) Jefe de Ocina Asesora de Planeacin 1045 15

5 (Cinco) Profesional Especializado 2028 22
15 (Quince) Profesional Especializado 2028 20
14 (Catorce) Profesional Especializado 2028 18
18 (Dieciocho) Profesional Especializado 2028 16
14 (Catorce) Profesional Universitario 2044 11
11 (Once) Profesional Universitario 2044 10
11 (Once) Profesional Universitario 2044 09
4 (Cuatro) Tcnico Administrativo 3124 14
13 (trece) Tcnico Administrativo 3124 13
3 (Tres) Tcnico Administrativo 3124 12
2 (Dos) Tcnico Administrativo 3124 11
1 (Uno) Secretario Ejecutivo 4210 23
4 (Cuatro) Secretario Ejecutivo 4210 21
7 (Siete) Secretario Ejecutivo 4210 18
9 (Nueve) Auxiliar Administrativo 4044 13
3 (Tres) Conductor Mecnico 4103 15
1 (Uno) Auxiliar de Servicios Generales 4064 13
NOTA: Si la institucin cuenta entre sus servidores con trabajadores oficiales, de

acuerdo con la clasificacin que hace la ley, incorpore el siguiente artculo.
159
Artculo 3. Fjase en diecisiete (17) el nmero de trabajadores al servicio de (nombre
del organismo o entidad)
FUNCIN PBLICA
Artculo 4. Transitorio. A partir de la ejecutoria de la Sentencia que autoriza el le-
vantamiento de fuero sindical o del vencimiento del trmino de este fuero contemplado
en la ley o en los estatutos, de los empleos establecidos en el artculo 2 del presente
decreto, quedarn automticamente suprimidos los cargos ocupados por servidores
pblicos que gozan de fuero sindical y que se relacionan a continuacin:

2 (Dos) Profesional Especializado 2028 16
3 (Tres) Profesional Universitario 2044 11
5 (Cinco) Secretario Ejecutivo 4210 18
1 (Uno) Auxiliar Administrativo 4044 13
1 (Uno) Auxiliar de Servicios Generales 4064 13
PARGRAFO: En defensa de la garanta constituida por el fuero sindical, los ante-

riores cargos se mantendrn temporalmente vigentes en la planta de personal que por
este decreto se establece hasta el cumplimiento de las condiciones establecidas en el
presente artculo.
NOTA: Recuerde que los cargos correspondientes a servidores pblicos aforados,

incluidos en este artculo deben estar efectivamente creados en el artculo 2 que
establece la nueva planta de personal.
Artculo 5. El (jefe del organismo o entidad) distribuir los cargos de la planta global
a que se refiere el artculo 2 del presente decreto, mediante acto administrativo y
ubicar el personal teniendo en cuenta la organizacin interna, las necesidades del
servicio, los planes y programas de la entidad.
Artculo 6. Los empleados pblicos de carrera administrativa a quienes se les supri-

me el cargo como consecuencia de lo dispuesto en el artculo 1 del presente decreto,
podrn optar entre ser indemnizados o ser incorporados a empleos de carrera equi-
valentes, conforme a lo consagrado en el artculo 44 de la Ley 909 de 2004 y en el
Decreto reglamentario 1227 de 2005, con sujecin al procedimiento establecido en
el Decreto-ley 760 de 2005 y dems disposiciones que la reglamenten, modifiquen o
sustituyan.
NOTA: Si el organismo o entidad descentralizada suprime cargos desempeados

por servidores con la calidad de trabajadores oficiales, deber incluir el siguiente
artculo:
160
Artculo 7. Las indemnizaciones de los trabajadores oficiales a quienes se les supri-
ma el cargo, se reconocern y pagarn de conformidad con lo previsto en la Ley 6 de
FUNCIN PBLICA
1945, el contrato de trabajo, las convenciones colectivas, los laudos arbitrales y las
disposiciones legales vigentes.
Artculo 8. La incorporacin de los funcionarios a la nueva planta de personal que

se adopta en el presente decreto, se har conforme a las disposiciones legales vigentes
sobre la materia, dentro de los siguientes treinta (30) das calendario, contados a partir
de la fecha de su publicacin.
Los empleados pblicos continuarn percibiendo la remuneracin mensual correspon-

diente a los empleos que desempean actualmente, hasta tanto se produzca la incorpo-
racin a la nueva planta de personal y tomen posesin del cargo.
ARTCULO 9. Los cargos de carrera vacantes de la planta de personal se proveern

de conformidad con lo dispuesto en la Ley 909 de 2004 y el Decreto reglamentario

1227 de 2005 y dems disposiciones que le modifiquen, adicionen o sustituyan.
Artculo 10. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga

las disposiciones que le sean contrarias, en especial (citar la o las normas que se
pretende sustituir).
PUBLQUESE Y CMPLASE.
(Espacio en blanco para la firma del seor Presidente de la Repblica)
EL MINISTRO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO,
EL MINISTRO O DIRECTOR DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CO-

RRESPONDIENTE,
EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN

PBLICA,
Notas:
Administrativos.
161
FUNCIN PBLICA
Contener parte sustancial del articulado del proyecto de decreto que se pretende
sancionar.
Incluir la firma de por lo menos un Ministro o Director de Departamento Adminis-
trativo.
Administrativo.
162
FUNCIN PBLICA
ANEXO 17
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE PLANTA DE PERSONAL

EN EL ORDEN TERRITORIAL
PLANTA DE PERSONAL - ALCALDA
DECRETO No. de ________
( )
Por el cual se establece la Planta de Personal de la Alcalda de
(nombre del municipio)

El Alcalde municipal de... en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en
especial las conferidas por el numeral 7 del artculo 315 de la Constitucin Poltica, y
CONSIDERANDO:
Que la Alcalda de _______ elabor los estudios de que tratan los artculos 46 de la
Ley 909 de 2004 y 95, 96 y 97 del Decreto 1227 de 2005, para efectos de modificar
su planta de personal.
Que cuenta con el certificado de viabilidad presupuestal expedido por (autoridad com-
petente)
DECRETA:
ARTCULO 1. Suprmense los siguientes empleos de la planta de personal de la

Alcalda de (nombre del municipio):

1 (UNO) AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 01
2 (DOS) SECRETARIO EJECUTIVO 425 02
PLANTA GLOBAL
2 (DOS) AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 01
163
ARTCULO 2. Las funciones propias de la Alcalda de (nombre del municipio) sern
cumplidas por la planta de personal que se establece a continuacin:
FUNCIN PBLICA
No. de Cargos Dependencia y denominacin del cargo Cdigo Grado
1 (UNO) ALCALDE 005
1 (UNO) ASESOR 105 01
1 (UNO) SECRETARIO EJECUTIVO DEL DESPACHO 438 03
DEL ALCALDE
1 (UNO) CONDUCTOR 480 01
PLANTA GLOBAL
5 (CINCO) SECRETARIO DE DESPACHO 020 02
1 (UNO) PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 02
1 (UNO) PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 01
6 (SEIS) TCNICO OPERATIVO 314 01
8 (OCHO) AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 01
5 (CINCO) SECRETARIO EJECUTIVO 425 02
2 (DOS) SECRETARIO 440 01
1 (UNO) CELADOR 477 01
NOTA: Si la institucin cuenta entre sus servidores con trabajadores oficiales, de

acuerdo con la clasificacin que hace la ley, incorpore el siguiente artculo.
Artculo 3. Fjase en diecisiete (17) el nmero de trabajadores oficiales al servicio de

(nombre del organismo o entidad).
Artculo 4. Transitorio. A partir de la ejecutoria de la Sentencia que autoriza el le-

vantamiento de fuero sindical o del vencimiento del trmino de este fuero contemplado
en la ley o en los estatutos, de los empleos establecidos en el artculo 2 del presente
decreto, quedarn automticamente suprimidos los cargos ocupados por servidores
pblicos que gozan de fuero sindical y que se relacionan a continuacin:
No. de Cargos Dependencia y denominacin del cargo Cdigo Grado

8 (OCHO) AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 01
5 (CINCO) SECRETARIO EJECUTIVO 425 02
PARGRAFO: En defensa de la garanta constituida por el fuero sindical, los ante-

riores cargos se mantendrn temporalmente vigentes en la planta de personal que por
este decreto se establece hasta el cumplimiento de las condiciones establecidas en el
presente artculo.
NOTA: Recuerde que los cargos correspondientes a servidores pblicos aforados,

incluidos en este artculo deben estar efectivamente creados en el artculo 2 que
establece la nueva planta de personal.
Artculo 5. El alcalde distribuir los carg os de la planta global a que se refiere el

164 artculo 2 del presente decreto, mediante acto administrativo y ubicar el personal
teniendo en cuenta la organizacin interna, las necesidades del servicio, los planes y
programas de la entidad.
FUNCIN PBLICA
Artculo 6. Los empleados pblicos de carrera administrativa a quienes se les supri-
ma el cargo como consecuencia de lo dispuesto en el artculo 1 del presente decreto,
podrn optar entre ser indemnizados o ser incorporados a empleos de carrera equi-
valentes, conforme a lo consagrado en el artculo 44 de la Ley 909 de 2004 y en el
Decreto reglamentario 1227 de 2005, con sujecin al procedimiento establecido en
el Decreto-ley 760 de 2005 y dems disposiciones que la reglamenten, modifiquen o
sustituyan.
NOTA: Si el organismo o entidad descentralizada suprime cargos desempeados

por servidores con la calidad de trabajadores oficiales, deber incluir el siguiente
artculo:
Artculo 7. Las indemnizaciones de los trabajadores oficiales a quienes se les supri-

ma el cargo, se reconocern y pagarn de conformidad con lo previsto en la Ley 6 de
1945, el contrato de trabajo, las convenciones colectivas, los laudos arbitrales y las

disposiciones legales vigentes.
Artculo 8. La incorporacin de los funcionarios a la nueva planta de personal que

se adopta en el presente decreto, se har conforme a las disposiciones legales vigentes
sobre la materia, dentro de los siguientes treinta (30) das calendario, contados a partir
de la fecha de su publicacin.
Los empleados pblicos continuarn percibiendo la remuneracin mensual correspon-

diente a los empleos que desempean actualmente, hasta tanto se produzca la incorpo-
racin a la nueva planta de personal y tomen posesin del cargo.
Artculo 9. Los cargos de carrera vacantes de la planta de personal se proveern de

conformidad con lo dispuesto en la Ley 909 de 2004 y el Decreto reglamentario 1227
de 2005 y dems disposiciones que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
Artculo 10. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga

las disposiciones que le sean contrarias, en especial (citar la o las normas que se
pretende sustituir).
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en... a los...
EL ALCALDE
165
FUNCIN PBLICA
ANEXO 18
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE PLANTA DE PERSONAL DE

UNA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL O ASIMILAR
EN EL ORDEN TERRITORIAL
DECRETO No. DE_________
Por el cual se establece la Planta de Personal de (nombre de la entidad)
El Gobernador o Alcalde municipal de () en ejercicio de las facultades que le otorga

el artculo 66 del Decreto-ley 1221 de 1986,
DECRETA:
ARTCULO 1. Suprmanse de la planta de personal de (entidad) los siguientes cargos:
No. de Cargos Dependencia y denominacin del empleo Cdigo Grado
ARTCULO 2. La planta de personal de empleados pblicos de (nombre de la enti-

dad), ser la siguiente:
No. cargos Dependencia y denominacin del empleo Cdigo Grado

1(uno) Gerente General de Entidad 050 18
1(Uno) Jefe de oficina descentralizada 006 17

ARTCULO 2. El nmero de trabajadores oficiales al servicio de (nombre de la

entidad) ser de (letras y nmeros).
ARTCULO 3. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacin y

deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial (relacionar las normas que
se derogan).
COMUNQUESE Y CMPLASE,
Dado en... , a los...
GOBERNADOR O ALCALDE
166
FUNCIN PBLICA
ANEXO 19
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO

DE ESCISIN DEL ORDEN NACIONAL
MODELO DE DECRETO DE ESCISIN ORDEN NACIONAL
PRESIDENCIA DE LA REPBLICA
DECRETO ___________ DE 200_
( )
Por el cual se escinde el (nombre de la institucin) y se crea (o crean una(s))

(nombre de la institucin a crear)
El Presidente de la Repblica de Colombia, en ejercicio de las facultades extraordi-

narias que le confiere (citar expresamente el numeral o literal del artculo y ley que
atribuye la facultad para escindir).
DECRETA:
CAPTULO I
ESCISIN Y CREACIN
ARTCULO 1. Escisin. Escndese de (nombre de la institucin de la cual se escin-

de y de la dependencia que ejerce la funcin o desarrolla el proceso que da origen a la
nueva institucin).
ARTCULO 2. Creacin. Crase (o cranse la institucin o instituciones que

ser(n) la(s) receptora(s) de las funciones o procesos que se escinden), adscrita(s) o
vinculada(s) al Ministerio (o Departamento Administrativo)
CAPTULO II
OBJETO, FUNCIONES GENERALES Y SEDE
ARTCULO 3. Objeto. La (nombre de la entidad o entidades creadas) creada(s) en el

artculo anterior tienen por objeto (definir el objeto social de la(s) entidad(es) creada(s)).
167
NOTA: Si como resultante de la escisin se produjese la creacin de entidades con
naturaleza jurdica, objeto y funciones generales diferentes, se recomienda desarro-
FUNCIN PBLICA
llar individualmente los elementos de estructura orgnica a que se refiere el artculo
50 de la ley 489 de 1998, de manera separada, por captulo.
ARTCULO 4. Funciones Generales. En desarrollo de su objeto, (nombre de la

institucin) creada en el presente decreto cumplir las siguientes funciones:
1.
2.
3.
n.
ARTCULO 5. Sede. La (nombre de la institucin) creada en el presente decreto

tendr como sede (identificar el municipio que servir de sede principal de la organi-
zacin).
CAPTULO III
ESTRUCTURA Y RGANOS DE DIRECCIN Y ADMINISTRACIN
ARTCULO 6. Estructura. La (nombre de la institucin creada) contar con una

Junta Directiva (o un Consejo Directivo), un Gerente General (o Presidente o Director
General) A partir de esta estructura bsica, la institucin definir la estructura organi-
zacional de acuerdo con las necesidades y requerimientos de los servicios que ofrezca
cada una de ellas, con arreglo a las disposiciones vigentes.
ARTCULO 7. rganos de direccin y administracin. La direccin y adminis-

tracin de (nombre de la institucin), estarn a cargo de la Junta Directiva (o Consejo
Directivo) y del Gerente General (o del Presidente o Director General).
ARTCULO 8. Conformacin de la Junta Directiva (o Consejo Directivo). La Jun-

ta Directiva (o Consejo Directivo) de (nombre de la institucin) estar conformada(o)
as:
1.
2.
3.
4.
168 5.
n.
FUNCIN PBLICA
PARGRAFO 1. A las reuniones de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) asistir
con voz pero sin voto el Gerente General (o Presidente o Director General). Podrn
concurrir tambin los dems servidores pblicos que la Junta Directiva (o Consejo
Directivo) o el Gerente General (o Presidente o Director General) determinen, cuando
las circunstancias lo requieran, y lo harn con voz pero sin voto.
PARGRAFO 2. Las reuniones de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) se harn

constar en un Libro de Actas con las firmas del Presidente de la Junta y del Secretario
que designe la respectiva Junta Directiva. (o Consejo Directivo).
PARGRAFO 3. Los Miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) tendrn

derecho a honorarios, de acuerdo con la tarifa que fije el Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico.

ARTCULO 9. Funciones generales de la Junta Directiva (o Consejo Directivo).
La Junta Directiva (o Consejo Directivo) de (nombre de la institucin) cumplir las
siguientes funciones:
1. Establecer las directrices para la administracin General de la institucin.
2. Aprobar los planes estratgicos y los planes operativos anuales de la institucin.
3. Analizar y aprobar el anteproyecto de presupuesto anual, y sus modificaciones de
acuerdo con las normas presupuestales, el plan estratgico y el plan operativo para
la vigencia fiscal.
4. Determinar la estructura, la planta de personal, sus modificaciones y proponerlas al
Gobierno Nacional para su aprobacin.
5. Aprobar los estados financieros y de ejecucin presupuestal presentados por el
Gerente General (o Presidente o Director General).
6. Supervisar el cumplimiento de los planes y programas definidos para la institucin.
7. Designar el Revisor Fiscal y fijar sus honorarios (en el caso de tratarse de una
Empresa Social del Estado, Empresa Industrial y Comercial del Estado o Sociedad
de Economa Mixta).
8. Autorizar al Gerente General de forma especfica o general para suscribir contratos
en desarrollo de su objeto, en aquellos eventos en que la cuanta, segn los estatu-
tos, lo exija.
9. Evaluar y calificar los informes peridicos de gestin y resultados del Gerente
General (Presidente o Director General).
10. Expedir o reformar sus estatutos.
169
11. Las dems que le sealen la ley, los estatutos y reglamentos, de acuerdo con su
naturaleza.
FUNCIN PBLICA
PARGRAFO. La Junta Directiva (o Consejo Directivo), sesionar de conformidad
con lo dispuesto en sus respectivos estatutos.
ARTCULO 10. Actos de la Junta Directiva (o Consejo Directivo). Las decisiones

de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) se denominarn Acuerdos, los cuales debe-
rn llevar la firma de quien presida la reunin y del Secretario de la Junta.
ARTCULO 11. Designacin del Gerente General. La entidad tendr un Gerente

General, quien ser su representante legal, designado y removido libremente por el
Presidente de la Repblica,
ARTCULO 12. Funciones del Gerente General (Presidente o Director General).

Son funciones del Gerente General (o Presidente o Director General) las siguientes:
1. Ejercer la representacin legal de la institucin.
2. Proponer a la Junta Directiva la modificacin de la organizacin interna y de la

planta de personal de la institucin.
3. Informar a la Junta Directiva y al Ministerio (o Departamento Administrativo al
que se encuentre adscrita o vinculada la institucin) sobre el estado de ejecucin
de los programas y rendir los informes generales y peridicos o especiales que le
soliciten.
4. Dirigir la institucin, manteniendo la unidad de intereses, en torno a la misin y
objetivos de la misma.
5. Expedir los actos administrativos, rdenes y directrices necesarias para el funcio-
namiento de la institucin.
6. Coordinar y controlar el cumplimiento de la funcin disciplinaria.
7. Crear los comits asesores y grupos de trabajo necesarios para el cumplimiento de
las funciones de la institucin y conformar los previstos en la ley.
8. Vincular, posesionar y remover el personal de la institucin, conforme a las dispo-
siciones legales.
9. Distribuir y reubicar los empleos de la planta de personal global, entre las distintas
dependencias de la empresa, de acuerdo con las necesidades del servicio.
10. Adoptar los manuales de Procesos y Procedimientos y los especficos de Funciones
y Competencias Laborales.
11. Ejercer la ordenacin del gasto de la institucin con sujecin a las disposiciones
establecidas en las normas presupuestales y reglamentarias.
170 12. Presentar a consideracin de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) de la ins-

titucin el anteproyecto de presupuesto y sus modificaciones para la respectiva
vigencia fiscal.
FUNCIN PBLICA
13. Presentar a consideracin de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) las mo-
dificaciones al presupuesto, conforme con lo establecido en las disposiciones
vigentes.
14. Administrar los bienes y recursos destinados al funcionamiento de la institucin.
15. Autorizar el recibo de las donaciones o aceptar bienes en comodato para el cumpli-
miento de los fines de la institucin.
16. Suscribir los actos y contratos que se requieran para el funcionamiento de la
institucin, de acuerdo con las autorizaciones de la Junta Directiva (o Consejo
Directivo).
17. Constituir apoderados que representen a la empresa en negocios judiciales y extra-
judiciales.
18. Las dems que le sealen la ley y los estatutos.

CAPTULO IV
RGIMEN JURDICO
ARTCULO 13. Rgimen jurdico de los actos y contratos. Los actos de la (nombre
de la institucin), estarn sujetos al rgimen jurdico propio de las personas de derecho
pblico, con las excepciones que consagren las disposiciones legales.
El rgimen contractual ser el establecido por las normas del derecho Pblico (o pri-
vado, de acuerdo con la naturaleza jurdica de la institucin) y en ellos se podrn
utilizar discrecionalmente las clusulas exorbitantes previstas en el Estatuto General
de Contratacin Estatal.
ARTCULO 14. Carcter de los servidores. Para todos los efectos legales, los ser-
vidores de (nombre de la institucin) sern empleados pblicos, salvo aquellos que
de conformidad con el artculo 5 del Decreto 3135 de 1968 tengan el carcter de
trabajadores oficiales.
ARTCULO 15. Continuidad de la relacin. Los servidores pblicos que a la entra-

da en vigencia del presente decreto, se encontraban vinculados a (nombre de la institu-
cin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva
institucin), quedarn automticamente incorporados, sin solucin de continuidad, en
la planta de personal de (nombre de la nueva institucin).
PARGRAFO. El tiempo de servicio de los servidores pblicos que pasan de (nom-

bre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da
origen a la nueva institucin), a la (nombre de la nueva institucin), se computar 171
para todos los efectos legales, con el tiempo que sirvan en esta ltima, sin solucin de
continuidad.
FUNCIN PBLICA
ARTCULO 16. Del rgimen de salarios y prestaciones. El Rgimen salarial y pres-
tacional de los empleados pblicos de (nombre de la entidad o entidades) creada(s) en
el presente decreto, ser el propio de los empleados pblicos de la Rama Ejecutiva del
orden nacional. En todo caso se respetarn los derechos adquiridos.
CAPTULO V
DEL PATRIMONIO
ARTCULO 17. Conformacin del patrimonio. El patrimonio de la (nombre de la

institucin) estar conformado por:
1. Los bienes muebles e inmuebles de (nombre de la institucin de la cual se escinde
la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), que se
le transfieran como consecuencia de la escisin y que corresponden a los activos

que actualmente tiene para el desempeo de las actividades de la (nombre de la
dependencia, proceso o funcin escindida).
2. Las donaciones que reciba de entidades pblicas y privadas, nacionales o interna-
cionales, y de personas naturales.
3. Los dems bienes que adquiera a cualquier ttulo.
4. Los incrementos patrimoniales.
5. Los aportes que reciba del presupuesto nacional.
6. La venta de servicios.
7. Los ingresos financieros
8. La utilidad que genere la enajenacin de activos.
9. Los recursos que ingresen por actividades diferentes a la operacin principal de la
institucin.
10. Los dems que resulten del desarrollo de su objeto social y actividades conexas.
PARGRAFO 1. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de constitucin

e instalacin de los rganos de direccin, el Gerente General (Presidente o Director
General) designar los servidores pblicos para la realizacin del inventario pormeno-
rizado de los bienes, o en su defecto contratar el servicio.
PARGRAFO 2. Para efectos de la apertura de la contabilidad de la entidad, se de-

bern tomar los valores de los bienes, derechos y obligaciones que figuren registrados
172
en la contabilidad de (nombre de la entidad de la que se escinde la nueva institucin)
conforme a las normas expedidas por la Contadura General de la Nacin.
FUNCIN PBLICA
CAPTULO VI
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
ARTCULO 18. Contratacin de bienes y servicios. La (nombre de la nueva institu-

cin) se subroga por ministerio del mismo en los contratos que haya celebrado (nom-
bre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da
origen a la nueva institucin), y que se encuentren actualmente vigentes, cuyo objeto
sea ejecutar obras o suministrar bienes o servicios, que correspondan a la institucin.
Los dems contratos que se hayan celebrado por (nombre de la institucin de la cual se
escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), para
realizar obras o suministrar bienes o servicios, entre otros, con destino a la (nombre
de la dependencia escindida) se mantendrn en (nombre de la institucin de la cual se
escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), sin

perjuicio de que el mismo pueda cederlos parcialmente a (nombre de la nueva insti-
tucin) creada en el presente decreto. Respecto de los contratos que no sean cedidos
(nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin
que da origen a la nueva institucin), celebrar convenios interadministrativos con la
(nombre de la nueva institucin) para determinar las condiciones en que la institucin
pagar al (nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o
funcin que da origen a la nueva institucin), el valor de las obras, bienes o servicios
a que se refieren dichos contratos.
PARGRAFO. El (nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia,

proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), podr continuar adelantando
los procesos contractuales que haya iniciado para ejecutar obras u obtener bienes o
servicios para el funcionamiento y la prestacin directa del servicio de (nombre del
servicio o actividad escindida) del (nombre de la institucin de la cual se escinde la
dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), se encuentren
en trmite a la entrada en vigencia del presente decreto. Los contratos respectivos
podrn ser cedidos o su ejecucin delegada en los trminos de la Ley 489 de 1998 en
la (nombre de la nueva institucin), creada en el presente decreto.
ARTCULO 19. Pago de pensiones. (Si la entidad de la cual se escinde el servicio

tiene a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones de sus servidores, y esta conti-
na con el pago de las pensiones reconocidas a la entrada en vigencia de este decreto,
deber precisar tal circunstancia).
ARTCULO 20. Transferencia de recursos, bienes y derechos patrimoniales. El

(nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que
da origen a la nueva institucin), deber concluir en un plazo mximo de un (1) ao
contado a partir de la vigencia del presente decreto, todos los trmites relacionados con 173
la transferencia de los recursos, bienes y derechos patrimoniales a (nombre de la nueva
entidad) creada en el presente decreto.
FUNCIN PBLICA
La transferencia de los recursos, bienes y derechos se har mediante actas de entrega
las cuales, cuando se trate de bienes inmuebles, se inscribirn en el Registro de Instru-
mentos Pblicos.
ARTCULO 21. Cuentas por pagar. A partir de la entrada en vigencia del presente
decreto, la (nombre de la nueva institucin) aqu creada, asume las cuentas por pagar
que tenga pendientes la (nombre de la dependencia de la institucin de la cual se
escinde el servicio o actividad) que hacen parte de la misma, de acuerdo con el levan-
tamiento patrimonial efectuado por el (nombre de la institucin de la cual se escinde la
dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin),
ARTCULO 22. Vigencia. El presente decreto rige a partir de su publicacin y deroga

todas las disposiciones que le sean contrarias.
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en Bogot, D. C., a los...

DE ...,

CIN PBLICA,
Notas:
blica (se sugiere ocho (8) renglones, NO COLOCAR PIE DE FIRMA NI CARGO)
Administrativos.
de sancionar.
ministrativo.
174 En la pgina en que firma un Ministro o Director de Departamento Administrativo

Administrativo.
FUNCIN PBLICA
ANEXO 20
Modelo de Acto Administrativo de Escisin en el Orden Territorial:
( )
Por la (el) cual se escinde el (nombre de la institucin) y se crea (o crean una(s))

(nombre de la institucin a crear).
LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE EL CONCEJO MUNICIPAL (DISTRITAL) DE

En ejercicio de las facultades que le conere el numeral En ejercicio de las facultades que le otorga el numeral 6

7 del artculo 300 de la constitucin Poltica, del artculo 313 de la Constitucin Poltica,
Nota: Si la Asamblea Departamental o el Concejo Municipal o Distrital concedieron

facultades extraordinarias al Gobernador o al Alcalde, segn el caso, para dictar
normas en relacin con la escisin de (nombre de la entidad) del Departamento o el
Municipio, entonces las facultades a invocar sern:
EL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO DE EL ALCALDE DEL MUNICIPIO (DISTRITO) DE

En desarrollo de las facultades extraordinarias En desarrollo de las facultades extraordinarias
conferidas por la Asamblea Departamental mediante conferidas por el Concejo Municipal o Distrital
Ordenanza No. __ de (ao). mediante Acuerdo No. __ de (ao).
ORDENA - ACUERDA DECRETA:
Nota: A continuacin es procedente aplicar el formato sugerido para la escisin en

el orden nacional, adicionndolo segn el caso con las consideraciones especiales
contenidas en el Acto administrativo que autoriza la escisin o las particularidades
que la misma pudiere generar y fuere pertinente regular en el acto administrativo que
desarrolla la escisin misma.
175
FUNCIN PBLICA
ANEXO 21
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE FUSIN DE ENTIDADES
( )
Por el cual se fusiona (citar la entidad o entidad(es) absorbida(s) en la

(citar la entidad absorbente) y se modifica su estructura.
EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales en especial las sealadas en los numerales 15 y 16 del
artculo 189 de la Constitucin Poltica, literales (citar el o los que dan origen a la fusin) artculo 2 de la Ley
790 de 2002 y el artculo 54 de la Ley 489 de 1998 (estas dos leyes para el Caso Nacional), y
LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE (nombre del departamento)

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales en especial las sealadas en el numeral 7 del artculo
300 de la Constitucin Poltica, y
EL CONCEJO MUNICIPAL DE (nombre del municipio)

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales en especial las sealadas en el numeral 6 del artculo
313 de la Constitucin Poltica, y
CONSIDERANDO:
(Ajustar para las entidades territoriales las referencias normativas y las correspondien-
tes autoridades en los siguientes considerandos).
Que el numeral 15 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, establece que corres-
ponde al Presidente de la Repblica como suprema autoridad administrativa fusionar
entidades u organismos administrativos nacionales de conformidad con la ley; (ajustar
para el caso territorial).
Que la Ley 790 de 2002 en el artculo 2 seal que el Presidente de la Repblica po-
dr disponer la fusin de entidades u organismos administrativos del orden nacional,
con objetos afines, creados, organizados o autorizados por la ley, teniendo en cuenta
los criterios all previstos; (ajustar para el caso territorial).
Que de acuerdo con el estudio tcnico adelantado se concluy que deben ser fusiona-
176
das en consideracin a las siguientes causales del artculo 2 de la Ley 790 de 2002;
(ajustar a las causales establecidas por ordenanza o acuerdo).
FUNCIN PBLICA
a)
b)
c)
...
Que el numeral 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, establece que corres-
ponde al Presidente de la Repblica como suprema autoridad administrativa modificar
la estructura de los ministerios, departamentos administrativos y dems organismos
administrativos nacionales, con sujecin a los principios y reglas generales que defina
la ley; (ajustar para el caso territorial).
Que el pargrafo primero del artculo 2 de la ley 790 de 2002 establece que al or-

denarse una fusin se debern armonizar los elementos de la estructura de la entidad
resultante con el objeto de hacer eficiente su funcionamiento; (ajustar para el caso
territorial).
DECRETA:
CAPTULO I
FUSIN, DENOMINACIN, NATURALEZA JURDICA,

INGRESOS Y PATRIMONIO
Artculo __. Fusin y denominacin. Fusinase la...
Artculo __. Naturaleza Jurdica.
Artculo __. Direccin.
Artculo __. Domicilio.
Artculo __. Ingresos.
Artculo __. Patrimonio.
(Ajustar si es una entidad del sector central).
CAPTULO II
OBJETO Y FUNCIONES GENERALES
Artculo __. Objeto. 177

Artculo __. Funciones Generales.
FUNCIN PBLICA
CAPTULO III
ESTRUCTURA Y FUNCIONES
Artculo __. Estructura de (nombre de la Entidad).
Artculo __. Despacho del (citar la Dependencia). Son funciones del Despacho...:
CAPTULO IV
DISPOSICIONES LABORALES
Artculo __. Adopcin de la nueva planta de personal. De conformidad con la es-

tructura prevista por el presente decreto, el Gobierno Nacional (o la autoridad compe-
tente) proceder a adoptar la nueva planta de personal.
Artculo __. Atribuciones de los funcionarios de las plantas actuales. Los funcio-
narios de la planta de personal actual de la (citar las entidades fusionadas), continuarn
ejerciendo las atribuciones a ellos asignadas y percibiendo la misma remuneracin,
hasta tanto sean incorporados a la planta de personal adoptada de conformidad con lo
dispuesto en el artculo anterior.
Artculo __. Rgimen Laboral. El rgimen laboral de los servidores (de la entidad),
ser el de los empleados pblicos de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico del orden
nacional y tendrn el rgimen especial de carrera administrativa que seale la ley.
CAPTULO V
DISPOSICIONES FINALES
Artculo __. Contratos vigentes. Los contratos y convenios actualmente vigentes

celebrados por las entidades fusionadas, se entienden subrogados en la (citar el nombre
de la entidad absorbente), la cual continuar con su ejecucin y cumplimiento sin que
para ello sea necesario suscripcin de documento adicional alguno. La documentacin
relacionada con cada uno de dichos contratos y convenios deber allegarse, debida-
mente foliada y relacionada, a la (dependencia respectiva), en un plazo no mayor de
30 das hbiles, contados a partir de la publicacin del decreto que adopte la planta de
personal.
Artculo __. Transferencia de bienes, derechos y obligaciones. Los bienes, dere-

chos y obligaciones de la (citar entidad absorbida) sern transferidos a la (entidad
absorbente).
178
Artculo __. Obligaciones especiales de los empleados de manejo y confianza y
los responsables de los archivos de las entidades fusionadas. Los empleados que
FUNCIN PBLICA
desempeen empleos o cargos de manejo y confianza, los responsables de los archi-
vos de las entidades fusionadas debern rendir las correspondientes cuentas fiscales
e inventarios y efectuar la entrega de los bienes y archivos a su cargo, conforme a las
normas y procedimientos establecidos por la Contralora General de la Repblica, la
Contadura General de la Nacin y el Archivo General de la Nacin, sin que ello im-
plique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
(citar entes de Control territoriales si es del caso).
Artculo __. Deber de colaboracin. Los funcionarios de las entidades fusionadas,

debern colaborar eficientemente en las actividades necesarias para la ejecucin de los
mandatos aqu enunciados y para que el proceso de fusin se lleve a cabo en adecuadas
condiciones de coordinacin, eficiencia, eficacia y celeridad.
Artculo __. Referencias normativas. A partir de la entrada en vigencia del presente

decreto, todas las referencias que hagan las disposiciones legales vigentes a la (entidad
absorbida) se entendern efectuadas a la (entidad absorbente).
Artculo __. Vigencia y Derogatorias. El presente (acto Administrativo) rige a partir

de su publicacin y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial los De-
cretos, las Ordenanzas, Acuerdos, (citar los Nmeros correspondientes con sus fechas
de expedicin).
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en Bogot, D. C., a los...

DE ...,

CIN PBLICA,
Notas:
179
FUNCIN PBLICA
Administrativos.
de sancionar.
ministrativo.
Administrativo.
180
FUNCIN PBLICA
ANEXO 22
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO MANUAL ESPECFICO

DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
Decreto, Ordenanza, Resolucin o Acuerdo No. _________ de 2009
Por el (la) cual se ajusta el Manual Especfico de Funciones y de Competencias

Laborales para los empleos de la Planta de Personal de (nombre de la entidad)
INSTITUCIONES DE ORDEN NACIONAL INSTITUCIONES DE ORDEN TERRITORIAL

El Ministro, Director de Departamento Administrativo, El Gobernador, Alcalde, Director de Entidad Descen-
Superintendente, o Director de entidad Descentralizada tralizada, Concejo Municipal, Asamblea Departamental
de (nombre de la institucin). o la Junta Directiva de (nombre de la institucin).

en ejercicio de las facultades que le coneren el en ejercicio de las facultades que le coneren los artculos
artculo... 13 y 28 del Decreto Ley 785 de 2005.
DECRETA (RESUELVE O ACUERDA):
ARTCULO 1. Ajustar el Manual Especfico de Funciones y de Competencias La-

borales, para los empleos que conforman el Plan Anual de Vacantes contempladas en
la planta de personal de (nombre de la entidad) fijada por el (Acto Administrativo de
Planta No. de fecha), cuyas funciones debern ser cumplidas por los funcionarios con
criterios de eficiencia y eficacia en orden al logro de la misin, objetivos y funciones
que la ley y los reglamentos le sealan (nombre de la entidad), as:
NOTA: A partir de la pgina siguiente iniciar la descripcin de funciones y competen-

cias laborales de cada uno de los empleos objeto del presente ajuste de manual.
Decreto o Resolucin o Acuerdo No.___________de_____________ hoja No.____
Por el (la) cual se ajusta el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Labo-

rales para los empleos de la Planta de Personal de (nombre de la institucin).
I. IDENTIFICACIN
Nivel: Profesional
Denominacin del Empleo: Profesional Especializado
Cdigo: 2080
Grado: 19 181
No. de cargos Cinco (5)
FUNCIN PBLICA
Dependencia Donde se ubique el cargo
Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisin Directa
AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GESTION HUMANA
II. PROPSITO PRINCIPAL
Realizar estudios e investigaciones tendientes a promover el desarrollo integral del talento humano al servicio
de la entidad.

1. Adelantar estudios e investigaciones para identicar las necesidades de capacitacin y preparar y
presentar el plan institucional de capacitacin, los programas de induccin, reinduccin, estmulos y
evaluacin del desempeo para el talento humano de la entidad.
2. Adelantar estudios que permitan mantener actualizada la planta de personal y el manual especco de
funciones y de competencias laborales teniendo en cuenta la estructura de la entidad y las necesidades
de las dependencias de la entidad.
3. Adelantar estudios de las mejores prcticas para efectuar anlisis comparativos con otras entidades
pblicas y del sector privado para el desarrollo del talento humano al servicio de la entidad y proponer
su adopcin.
4. Efectuar el seguimiento al Plan Institucional aprobado por la entidad y proponer los correctivos a que
haya lugar.
5. Ejecutar y evaluar los programas y proyectos en materia de capacitacin, induccin, reinduccin,
evaluacin del desempeo y estmulos que deba adelantar el rea, para el mejoramiento continuo y
desarrollo del talento humano.
6. Preparar, presentar, ejecutar y evaluar el plan anual de bienestar social de la entidad. (falta el para qu)
7. Orientar el desarrollo de los programas de seguridad social y las relaciones con las diferentes entidades
prestadoras de estos servicios, con el n de optimizar el servicio para los servidores de la entidad.
8. Preparar proyectos de actos administrativos, ocios y documentos relacionados con el rea del recurso
humano, para mantener actualizada las situaciones administrativas de los funcionarios de la entidad de
conformidad con las normas vigentes.
Adelantar los estudios para elaborar y mantener actualizados los procedimientos propios de la dependen-
cia.
10. Las dems funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y
el rea de desempeo del cargo.
1. Los planes y programas en materia de bienestar social, estmulos y evaluacin del desempeo presentados
estn de acuerdo con las polticas y normas en materia de administracin de personal.
2. Los planes y programas en materia de capacitacin responden a las necesidades institucionales y del personal
de la entidad.
...
Nota. Se pueden identicar tantas contribuciones individuales como resultados se esperan del ejercicio de las
funciones esenciales y del propsito principal del empleo que se analice.

Plan Nacional de Capacitacin.
182 Polticas pblicas en administracin de personal.
Normas sobre administracin de personal.
Metodologas de investigacin y diseo de proyectos.
FUNCIN PBLICA
Ttulo Profesional en Ingeniera Industrial,
Administracin de Empresas, Administracin Pblica o
Veintiocho (28) meses de experiencia profesional
Psicologa y
relacionada.
Ttulo de postgrado en la modalidad de especializacin
en reas relacionadas con las funciones del empleo.
ALTERNATIVA
Ttulo Profesional en Ingeniera Industrial,
Cincuenta y dos (52) meses de experiencia
Administracin de Empresas, Administracin Pblica o
profesional relacionada
Psicologa.
Nota: Cuando la planta de personal sea estructural, esto es que en la norma que de-

termina la planta de personal los cargos se encuentran directamente asignados a las
dependencias de la institucin, se deber indicar en la casilla dependencia el nombre
que refiere la respectiva norma.
Ilustremos el caso para una institucin de orden territorial:

I. IDENTIFICACIN
Nivel: Asistencial
Denominacin del Empleo: Secretario Ejecutivo
Cdigo: 425
Grado: 05
No. de cargos Uno (1)
Dependencia Secretara general
Cargo del Jefe Inmediato: Secretario General
II. PROPSITO PRINCIPAL
Administrar informacin del rea, para personal interno y externo, aplicando el Sistema de Gestin Documental.
1. Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de calculo presentaciones en softwarerelacionado

y manejar aplicativos de internet.
2. Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la ocina.
Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia para la rma del jefe y distribuirla de acuerdo con sus
instrucciones.
3. Atender personal y telefnicamente al pblico y jar las entrevistas que sean autorizadas por el jefe.
4. Llevar y mantener al da el archivo y la correspondencia.
5. Manejar con discrecin la informacin y la correspondencia del jefe de la dependencia.
6. Mantener actualizado el directorio telefnico del jefe de la dependencia.
7. Tramitar los pedidos de tiles y papelera de la ocina.
8. Aplicar el Sistema de Gestin Documental de la Escuela
9. Llevar la agenda y recordar los compromisos.
10. Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
11. Las dems funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el rea 183
de desempeo del cargo.
FUNCIN PBLICA
1. Los documentos recibidos se clasican y radican diariamente con base en el sistema de gestin documental.
2. La correspondencia se distribuye diariamente de acuerdo con los procedimientos establecidos en el sistema de
gestin documental.
Las copias de los registros fsicos y magnticos de las respuestas y ocios enviados son archivados diariamente.
Nota. Se pueden identicar tantas contribuciones individuales como resultados se esperan del ejercicio de las
funciones esenciales y del propsito principal del empleo que se analice.
Tcnicas de archivo
Clases de documentos
Sistema de Gestin documental institucional
Software de archivo
Informtica bsica
Diploma de Bachiller Tcnico Comercial Veinticuatro (24) meses de experiencia laboral.
ALTERNATIVA
Aprobacin de cuatro (4) aos de educacin bsica Treinta y seis (36) meses de experiencia laboral
secundaria.
Artculo 2. Competencias Comunes a los Servidores Pblicos. Las competencias

comunes para los diferentes empleos a que se refiere el presente manual especfico de
funciones y de competencias laborales sern las siguientes: (Transcribir el artculo 7.
del decreto 2539 de 2005)
DEFINICIN
COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS
DE LA COMPETENCIA
Cumple con oportunidad en funcin de estndares,

objetivos y metas establecidas por la entidad, las
funciones que le son asignadas.
Realizar las funciones y Asume la responsabilidad por sus resultados.
Orientacin a cumplir los compromisos Compromete recursos y tiempos para mejorar la
resultados organizacionales con ecacia productividad tomando las medidas necesarias para
y calidad. minimizar los riesgos.
Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los
objetivos propuestos enfrentando los obstculos que se
presentan.
Atiende y valora las necesidades y peticiones de los

usuarios y de ciudadanos en general.
Dirigir las decisiones y Considera las necesidades de los usuarios al disear
acciones a la satisfaccin de proyectos o servicios.
Orientacin las necesidades e intereses Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios
al usuario y al de los usuarios internos y de conformidad con el servicio que ofrece la entidad.
ciudadano externos, de conformidad con Establece diferentes canales de comunicacin con el
las responsabilidades pblicas usuario para conocer sus necesidades y propuestas y
asignadas a la entidad. responde a las mismas.
184 Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de
otros.
FUNCIN PBLICA
DEFINICIN
DE LA COMPETENCIA
Proporciona informacin veraz, objetiva y basada en
hechos.
Hacer uso responsable y claro
Facilita el acceso a la informacin relacionada con
de los recursos pblicos,
sus responsabilidades y con el servicio a cargo de la
eliminando cualquier
entidad en que labora.
Transparencia discrecionalidad indebida en
Demuestra imparcialidad en sus decisiones.
su utilizacin y garantizar
Ejecuta sus funciones con base en las normas y
el acceso a la informacin
criterios aplicables.
gubernamental.
Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de
las labores y la prestacin del servicio.
Promueve las metas de la organizacin y respeta sus
normas.
Alinear el propio
Antepone las necesidades de la organizacin a sus
Compromiso con la comportamiento a las
propias necesidades.
Organizacin necesidades, prioridades y
Apoya a la organizacin en situaciones difciles.

metas organizacionales.
Demuestra sentido de pertenencia en todas sus
actuaciones.
Artculo 3. Competencias comportamentales por nivel jerrquico de empleos

Las competencias comportamentales por nivel jerrquico de empleos que como m-
nimo, se requieren para desempear los empleos a que se refiere el presente manual
especfico de funciones y de competencias laborales, sern las siguientes:
NIVEL PROFESIONAL
DEFINICIN
DE LA COMPETENCIA
Aprende de la experiencia de otros y de la propia.

Se adapta y aplica nuevas tecnologas que se
Adquirir y desarrollar implanten en la organizacin.
permanentemente Aplica los conocimientos adquiridos a los desafos
conocimientos, destrezas que se presentan en el desarrollo del trabajo.
Aprendizaje Continuo
y habilidades, con el n de Investiga, indaga y profundiza en los temas de su
mantener altos estndares de entorno o rea de desempeo.
ecacia organizacional. Reconoce las propias limitaciones y las necesidades
de mejorar su preparacin.
Asimila nueva informacin y la aplica correctamente.
Analiza de un modo sistemtico y racional los

aspectos del trabajo, basndose en la informacin
relevante.
Aplicar el conocimiento
Aplica reglas bsicas y conceptos complejos
profesional en la resolucin
aprendidos.
Experticia profesional de problemas y transferirlo a
Identica y reconoce con facilidad las causas de los
su entorno laboral.
problemas y sus posibles soluciones.
Clarica datos o situaciones complejas.
Planea, organiza y ejecuta mltiples procedimientos
185
tendientes a alcanzar resultados institucionales.
FUNCIN PBLICA
DEFINICIN
DE LA COMPETENCIA
Coopera en distintas situaciones y comparte

informacin.
Aporta sugerencias, ideas y opiniones.
Expresa expectativas positivas del equipo o de los
Trabajar con otros de forma
miembros del mismo.
conjunta y de manera
Planica las propias acciones teniendo en cuenta la
Trabajo en Equipo y participativa, integrando
repercusin de las mismas para la consecucin de los
Colaboracin esfuerzos para la consecucin
objetivos grupales.
de metas institucionales
Establece dilogo directo con los miembros del
comunes.
equipo que permita compartir informacin e ideas en
condiciones de respeto y cordialidad.
Respeta criterios dispares y distintas opiniones del
equipo.
Ofrece respuestas alternativas.

Aprovecha las oportunidades y problemas para dar
soluciones novedosas.
Generar y desarrollar nuevas
Creatividad e Desarrolla nuevas formas de hacer y tecnologas.
ideas, conceptos, mtodos y
Innovacin Busca nuevas alternativas de solucin y se arriesga a
soluciones.
romper esquemas tradicionales.
Inicia acciones para superar los obstculos y alcanzar
metas especcas.
NIVEL ASISTENCIAL
DEFINICIN
DE LA COMPETENCIA
Evade temas que indagan sobre informacin

condencial.
Recoge slo informacin imprescindible para el
desarrollo del procedimiento.
Organiza y guarda de forma adecuada la
Manejar con respeto las
informacin a su cuidado, teniendo en cuenta las
Manejo de la informaciones personales
normas legales y de la organizacin.
Informacin e institucionales de que
No hace pblica informacin laboral o de las
dispone.
personas que pueda afectar la organizacin o las
personas.
Es capaz de discernir qu se puede hacer pblico y
qu no.
Transmite informacin oportuna y objetiva.
Enfrentarse con exibilidad Acepta y se adapta fcilmente a los cambios

y versatilidad a situaciones Responde al cambio con exibilidad.
Adaptacin al cambio nuevas para aceptar Promueve el cambio.
186 los cambios positiva y
constructivamente.
FUNCIN PBLICA
DEFINICIN
DE LA COMPETENCIA
Evade temas que indagan sobre informacin

condencial.
Recoge slo informacin imprescindible para el
desarrollo del procedimiento.
Organiza y guarda de forma adecuada la
Manejar con respeto las
informacin a su cuidado, teniendo en cuenta las
Manejo de la informaciones personales
normas legales y de la organizacin.
Informacin e institucionales de que
No hace pblica informacin laboral o de las
dispone.
personas que pueda afectar la organizacin o las
personas.
Es capaz de discernir qu se puede hacer pblico y
qu no.
Transmite informacin oportuna y objetiva.

Acepta instrucciones aunque se diera de ellas.
Adaptarse a las polticas Realiza los cometidos y procedimientos del puesto
institucionales y buscar de trabajo.
Disciplina
informacin de los cambios Acepta la supervisin constante.
en la autoridad competente. Realiza funciones orientadas a apoyar la accin de
otros miembros de la organizacin.
Establecer y mantener Escucha con inters a las personas y capta las
relaciones de trabajo preocupaciones, intereses y necesidades de los
amistosas y positivas, basadas dems.
Relaciones
en la comunicacin abierta y Transmite ecazmente las ideas, sentimientos e
Interpersonales
uida y en el respeto por los informacin impidiendo con ello malos entendidos
dems. o situaciones confusas que puedan generar
conictos.
Ayuda al logro de los objetivos articulando sus
Cooperar con los dems con actuaciones con los dems.
Colaboracin el n de alcanzar los objetivos Cumple los compromisos que adquiere.
institucionales. Facilita la labor de sus superiores y compaeros de
trabajo.
Nota: Slo se incluyen las competencias comportamentales de los niveles profesional

y asistencial, por cuanto en este modelo se alude a cargos de los niveles profesional y
asistencial.
Artculo 4. El jefe de personal (o quien haga sus veces), entregar a cada funcionario
copia de las funciones y competencias determinadas en el presente manual para el res-
pectivo empleo en el momento de la posesin, cuando sea ubicado en otra dependencia
que implique cambio de funciones o cuando mediante la adopcin o modificacin del
manual se afecten las establecidas para los empleos. Los jefes inmediatos respondern
por la orientacin del empleado en el cumplimiento de las mismas.
187
Artculo 5. Cuando para el desempeo de un empleo se exija una profesin, arte u
oficio debidamente reglamentado, la posesin de grados, ttulos, licencias, matrculas o
FUNCIN PBLICA
autorizaciones previstas en las leyes o en sus reglamentos, no podrn ser compensados
por experiencia u otras calidades, salvo cuando las mismas leyes as lo establezcan.
Artculo 6. La autoridad competente (Ministro, Director o Alcalde...etc) mediante

acto administrativo adoptar las modificaciones o adiciones necesarias para mantener
actualizado el manual especfico de funciones y de competencias laborales y podr
establecer las equivalencias entre estudios y experiencia, en los casos en que se con-
sidere necesario.
Artculo 7. El presente (.... acto administrativo) rige a partir de la fecha de su aproba-

cin, modifica en lo pertinente (hacer referencia a los actos administrativos correspon-
dientes) y dems disposiciones que le sean contrarias.
COMUNQUESE Y CMPLASE
Dada a los.
(Firma la autoridad competente).
188
FUNCIN PBLICA
COMPETENCIAS PARA LA CREACIN Y ORGANIZACIN
DE CORPORACIONES PBLICAS ORGANISMOS Y ENTIDADES
ORDEN NACIONAL
PLANTA DE
ESTRUCTURA U NOMENCL. Y FUNCIONES Y REMUNERACIN
ESTATUTOS PERSONAL
ENTIDAD CREACIN ORGANIZACIN CLASIFIC DE COMPETENCIAS (Empleados
INTERNOS (EMPLEADOS LABORALES
INTERNA EMPLEOS pblicos)
PBLICOS)
Presidente de la Presidente de la
El presidente de la
Presidente de la Repblica
Repblica.
Repblica. Repblica, (Constitucin Poltica
( D. 2489 de 2006) ( D.2539 y 2772 de articulo 150 num. 19 lit.
conforme a la Ley 2005) e - Ley 4-92)
FUNCIN PBLICA
MINISTERIOS
(Artculo. 189
Presidente de la
Congreso de numeral 14 C.P., Presidente de la
Creacin:Ley de creacin El presidente de la Repblica
la Repblica del organismo o entidad. Repblica. Dc. 2489 de Repblica. (D. (Constitucin Poltica
DEPARTAMENTOS (Ley a Modificacin de la (D. 2489 de 2006) 2006) 2539 y 2772 de 2005) articulo 150 19 lit. e Ley
ADMINISTRATIVOS. estructura: Presidente de 4-92)
iniciativa del
la Repblica, con sujecin
Gobierno) Art. a los principios y reglas Presidente de la Presidente de la
150 numeral generales que defina la El presidente de la
Repblica. Repblica
UNIDADES ADMINISTRATIVAS 7, 154 C.P. ley P. art. 189 Numeral Repblica. Aprobacin por parte
(D.2539 y 2772 de (Constitucin Poltica
16. Artculo. 54 Ley 489- ( D. 2489 de 2006) del Presidente de la
ESPECIALES SIN PERSONERIA Art. 49 L. 489- articulo 150 19 lit. e Ley
RAMA EJECUTIVA
Repblica con base 2005)
JURIDICA 98. 98 4-92)
SECTOR CENTRAL
en la propuesta del
Consejo Directivo de la
Presidente de la Presidente
ANEXO 23
El presidente de la (Artculo. 115 Ley 489-

98) Repblica. ( Repblica
Repblica. ( (Constitucin Poltica
D. 2489 de 2006) D.2539 y 2772 de articulo 150 19 lit. e Ley
SUPERINTENDENCIAS SIN 2005) 4-92)
PERSONERA JURDICA
189
190
COMPETENCIAS PARA LA CREACIN Y ORGANIZACIN
DE CORPORACIONES PBLICAS ORGANISMOS Y ENTIDADES ORDEN NACIONAL
PLANTA DE
ESTATUTOS PERSONAL
PBLICOS)
FUNCIN PBLICA
Creacin: Presidente de Aprobacin por Presidente de la Presidente de la
la Repblica facultado por
Ley de creacin. parte del Repblica. Repblica (Constitucin

Consejo Directivo Modificacin: Propuesta El presidente de la
ESTABLECIMIENTOS PBLICOS (Art. 76, lit d. Ley Repblica. (D.
por parte del Consejo 2489 de 2006)
489-98) Presidente de la
(D.2539 y 2772 de Poltica articulo 150 19
Directivo al Presidente de
Congreso de
la Repblica la Repblica (Lit. d.
Repblica con
(Ley a Artculo. 76 Ley 489-98) 2005) lit. e Ley 4-92)
iniciativa del
Gobierno) Art. El presidente de la base a la Presidente de la Presidente de la
150 numeral Repblica. D. 2489 Repblica. (D. RepblicaConstitucin
de 2006 2539 y 2772 de 2005) (Poltica articulo 150 19
7, 154 C.P.
Lo establecido en Modificacin: Propuesta propuesta del lit. e Ley 4-92)
Art. 49 L. 489-
RAMA EJECUTIVA
UNIDADES ADMINISTRATIVAS la Ley de creacin por parte del Consejo
98.
ESPECIALES Y Concejo Directivo al Presidente de
Repblica
SECTOR DESCENTRALIZADO
SUPERINTENDENCIAS CON Directivo - ( Ley la Consejo Directivo
Presidente de la Presidente de la
PERSONERA JURIDICA 489/98 Art. 82, 76 (Ley 489-98 Arts. 82,lit. d. El presidente de la
76) Repblica. Repblica (Constitucin
lit d.-) Repblica. (
D. 2489 de 2006) (Ley 489-98 Art. (D. 2539 y 2772 de Poltica articulo 150
2005) num.19 lit. e. ,Ley 4-92)
115 )
COMPETENCIAS PARA LA CREACIN Y ORGANIZACIN DE CORPORACIONES PBLICAS
ORGANISMOS Y ENTIDADES ORDEN NACIONAL
PLANTA DE
ESTATUTOS PERSONAL
PBLICOS)
Generales: Presidente
Junta Directiva (D.- Presidente de la
Junta Directiva Junta Directiva de la Repblica.
El presidente de la R. 1876-94, art. 11 Repblica
Ley 100-93, (D.-R. 1876-94, art. 11 (D.2539 y 2772 de 2005)
( D-R. 1876-94, Repblica. (D. num. 16 en (Constitucin Poltica
FUNCIN PBLICA
art. 194 num. 16 en concordancia Especficas: Junta
artculo. 11) 2489 de 2006) concordancia con Ley articulo 150 19 lit. e Ley
con Ley 100-93) Directiva (D.R. 1876-94,
100-93) 4-92)
EMPRESAS SOCIALES DEL art. 11 num 7
ESTADO
Creadas o Creacin: Presidente de Aprobacin por

autorizadas por la Repblica, facultado por parte del
Ley a iniciativa la Ley de creacin de la Presidente de la
Presidente de la Presidente
del Gobierno Junta Directiva. Modificacin: Propuesta El presidente de la Repblica
EMPRESAS OFICIALES DE SERVICIOS Repblica con base Reblica.
(Constitucin (Ley 489-98, artculo. por la Junta Directiva al Repblica. (D. (Constitucin Poltica
PBLICOS a la propuesta de (D.2539 y 2772 de
Poltica, artculo. 90 lit. b) presidente de la Repblica 2489 de 2006) articulo 150 19 lit. e Ley
150 numeral 7 - (Ley 192-94, artculo. 17 las Juntas 2005) 4-92)
Ley 142-94, par. 1(Ley 489-98 Art. Directivas ( Ley 489-
artculo. 17.) 90, lit. b ) 98 Art. 115)
Aprobacin por
Creacin: Presidente de parte del
Junta Directiva o
la Repblica, facultado por Presidente de la
SOCIEDADES DE ECONOMA Asamblea de Presidente de la
la Ley de creacin
MIXTA (Igual o superior al 90% de accionistas. ( Ley El presidente de la Repblica con base Repblica. (Ley Presidente de la
Modificacin: Propuesta
RAMA EJECUTIVA
489/98, art. 38, par. 1, Repblica.Ley a la propuesta de Repblica Constitucin
capital del Estado, con tratamiento por la Junta Directiva al 489/98, art. 38, par.
Cdigo de Comercio 489/98, art. 38, par. las Juntas (Poltica articulo 150 19
de Empresa Industrial y Comercial presidente de la Repblica 1, (D.2539 y 2772
Art. 464 en 1, (D.2489 de 2006) Directivas (Ley lit. e Ley 4-92)
-Ley 489/98, art. 38, par.
del Estado) Ley La crea o concordancia con Ley
489/98, art. 38, par. de 2005))
autoriza a 489/98 art. 90 lit b.) 1 ,Ley 489-98 Art. 90, lit.
iniciativa del b) 1, Ley 489/98
Gobierno ( artculo. 115)
Constitucin
Poltica Arts. 150
numeral 7, 154- Aprobacin por
L. 489/98, art. 49) Creacin: Presidente de parte del
la Repblica, facultado por Presidente de la Presidente de la Presidente de la
Junta Directiva. ( la Ley de creacin Presidente de la
EMPRESAS INDUSTRIALES Y Repblica con base Reblica. Repblica (Constitucin
Ley 489-98, artculo 90 Modificacin: Propuesta Repblica. (
COMERCIALES DEL ESTADO a la propuesta de (D.2539 y 2772 de Poltica art. 150 19 lit. e
lit. b) por la Junta Directiva al D. 2489 de 2006)
las Juntas 2005) Ley 4-92)
presidente de la Repblica
(Ley 489-98 Art. 90, lit. b ) Directivas ( Ley
489/98 art. 115)
191
192
PLANTA DE
ESTATUTOS PERSONAL
PBLICOS)
FUNCIN PBLICA
Generales:
CONSTITUCIN Sala Administrativa Constitucin Poltica, Presidente de la
POLTICA (ART. Sala administrativa -270/96-
Presidente de la Concejo Superior Ley Repblica
234, 236,239, Consejo Superior de la Especficos: Consejo
ORGANOS JURISDICCIONALES Repblica. (Ley de la Judicatura (Constitucin Poltica
246 Y 247. Judicatura (Ley 270/96, Superior de la Judicatura
4-92 ) (Ley 270-96, Art. artculo 150 num. 19 lit.
Ley 270/96 Art. Art. 85 num. 9) Sala Administrativa (Ley
85) e. Ley 4-92)
40, Ley 497-99) 270/96, artculo 85 num.
9)
Generales :
Presidente de la
Consejo Superior de Constitucin Poltica y Repblica
Constitucin Ley. (Constitucin Poltica Presidente de la
la Judicatura (Ley Ley Especficos: Fiscal (Constitucin
Poltica Artculo. 253 y Ley Repblica (Ley
270/96 Art. 85 num. General de la Nacin. Poltica artculo
Artculo. 249 270/96, artculo. 30) 4/92)
9 y 30) ( Ley 270/96, art. 30, D. 150 num. 19 lit. e.
261/00, Art. 17 num. 21)
Ley 4-92)
FISCALIA
GENERAL DE LA Funciones
RAMA JUDICIAL
Junta Directiva en lo
NACIN Jun ta Directiva: Generales: (D-L
no previsto en la Ley Presidente de la
Aprueba la 261/00 artculo. 49)
MEDICINA de creacin, previo Repblica
Presidente de la presentada por el Funciones y
LEGAL proyecto presentado (Constitucin
Repblica (Ley Director General requisitos
(Establecimiet por el director (D-L 261/00, art.
Poltica artculo
4/92) especficos: Junta
o Pblico) Ley. D-L. General (D-L 52 num. 8, 53 150 num. 19 lit. e.
261/00, art. 52 num Directiva (D-L. Ley 4-92)
2699-91, num. 11)
5 ) 261/00, artculo. 52
artculo. 158 num 11 y 12)
Presidente de la
Consejo Superior de la Repblica
Constitucin Judicatura Sala Presidente de la Consejo superior
CONSEJO SUPERIOR DE LA de la Judicatura Consejo Superior de (Constitucin
Poltica Art. Administrativa (Ley Repblica
JUDICATURA Sala Administrativa la Judicatura Sala Poltica artculo
254. 270/96, Art. 85 num. (Ley 4/92)
7) (Ley 270/96 Art. 85 Administrativa (Ley 150 num. 19 lit. e.
num. 7) 270/96, art. 85) Ley 4-92)
PLANTA DE
ESTATUTOS PERSONAL
PBLICOS)
Generales:
CONSEJO NACIONAL ConstitucinP Constitucin
ELECTORAL olticaArt. 120, Poltica Art. 264,
Presidente de la
264 265
Repblica
Ley
Ley Ley (Constitucin
(D.L. 1012/00,
(D.L.1010/00) (D.L 1011/00) Poltica artculo150
Artculo. 120 art. 2)
REGISTRADURA NACIONAL DEL Generales: (D. 1011/00 num. 19 lit. e. Ley
FUNCIN PBLICA
Constitucin Art. 6) Especficos: 4-92)
ESTADO CIVIL
Poltica. Registrador Nacional del
Estado Civil ( D.L
ORGANIZACIN ELECTORAL
1011/00, art. 7)
Ley Ley Presidente de la

Ley
Ley. (Constitucin (Constitucin (Constitucin Repblica
Constitucin (Constitucin
CMARA DE REPRESENTANTES Poltica Artculo. 150 Poltica Artculo Poltica Artculo (Constitucin
Poltica, art. Poltica Artculo 150
num. 20) (Ley 5/92, 150 num. 20) 150 num. 20) (Ley Poltica art. 150
171 y 176 art. 368, 382) 5/92, art. 369, 383, num. 20) (Ley 5/92, num. 19 lit. e. Ley
(Ley 5/92, art.
Ley 186/95) art. 392) 4/92)
387)
SENADO
Ley de acuerdo con

proyecto presentado Funciones y Presidente de la
por el contralor Ley Requisitos Generales:
Ley Repblica
Art. 267 General de la (Constitucin Ley (D-L 269/00,
CONTRALORA GENERAL DE LA (Constitucin Poltica (Constitucin
Constitucin Repblica. Poltica Art. 268 artculo. 6) Funciones
REPBLICA Art.268 num. 9) (Constitucin Especficas: Contralor Poltica Art. 150
Poltica num.10). (D-L
(D.L. 267/00) Poltica.Art. 268 General de la Repblica num. 19 lit. e. Ley
271/00)
numeral 9) (D.L. 269/00, art. 7) 4/92)
(D.L.269/00)
ORGANOS DE CONTROL RAMA LEGISLATIVA

193
194
PLANTA DE
ESTATUTOS PERSONAL
PBLICOS)
FUNCIN PBLICA
Presidente de la
Auditor General Funciones Especficas: Repblica
Constitucin Presidente de la
Ley. (D-L de la Repblica. Auditor General de la (Constitucin
Poltica Art. Repblica
272/00) (D-L 272, art. 17 Repblica (D-L Poltica Art. 150
274 ( Ley 4/92) 272/00, artculo. 17 num.
num.16) num. 19 lit. e Ley
14) Funciones
4/92)
AUDITORA GENERAL DE LA Generales:Ley ( D-L
REPBLICA 272/00)
Ley (Constitucin
Poltica art. 279)
Funciones y
Requisitos Presidente de la
PROCURADU Ley Presidente de la Ley Generales: D-L Repblica
Constitucin
RA GENERAL (Constitucin Poltica Repblica (Constitucin 263/00, D. 264/00 (Constitucin
Poltica Art.
DE LA art. 279) (D-L (Ley 4/92 -D. Poltica art. 279) Funciones y Poltica Art. 150
275 Requisitos
NACIN 262/00) 264/00) (D-L 265/00) num. 19 lit. e Ley
Especficos: 4/92)
Procurador General
de la Nacin (D-L
263/00, art. 22)
MINISTERIO
ORGANOS DE CONTROL
PBLICO
INSTITUTO
Funciones y
DE requisitos
Expedido por el
ESTUDIOS Generales: Ley.
mismo instituto con Presidente de la
DEL (D.-L. 263-00 y D.
aprovacin de el Presidente de la Repblica
MINISTERIO Ley. 263/00)
Procurador Ley. Repblica (Ley Ley. (Constitucin
PBLICO (Ley 201/95, Funciones y
General de la (Ley 201/95 articulo 4/92 -D. (D.-L. 265/00) Poltica Art. 150
(Unidad art. 22) Requisitos
Nacin. 264/00) Especficos: num. 19 lit. e Ley
Administrativa
(Ley 201/95, art. Procurador General 4/92)
Especial sin
23) de la Nacin (D-L
personera
263/00, art. 22)
jurdica)
COMPETENCIAS PARA LA CREACIN Y ORGANIZACIN DE CORPORACIONES PBLICAS ORGANIS-
MOS Y ENTIDADES ORDEN NACIONAL
PLANTA DE
ESTATUTOS PERSONAL
PBLICOS)
Especficas:Defensor Presidente de la
Ley.
del Pueblo. L.ey 24- Repblica
Constitucin Defensor del Pueblo. Constitucin Gobierno
MINISTERIO DEFENSORA 92,Art. 9 num 18. (Constitucin
Poltica Art. (Ley 24/92, art. 18 PolticaArt. 283 Nacional (Ley 24-
PBLICO DEL PUEBLO Generales: Poltica Art. 150
118 par.) (Ley 4/92, art. 92, Art. 19) (Constitucin Poltica num. 19 lit. e Ley
20) art. 282) (Ley 24/92) 4/92)
ORGANOS DE CONTROL
FUNCIN PBLICA
Adopcin por la
Asamblea Corporativa, Presidente de la
previa proposicin del Consejo Directivo Presidente de la Consejo Directivo Presidente de la Repblica
CORPORACIONES AUTNOMAS Ley. Consejo Directivo ( Ley
( (Constitucin Poltica
(Ley 99-93, Art. 27. Repblica (Ley 99-93, Art. Reblica.
REGIONALES (D. 1768/94) 99/93, Art. 25 y 27) articulo 150 num. 19 lit.
Aprobacin: Ministerio Lit.g.) (D. 2502-98) 27. Lit.b.) D. 861-00)
e - Ley 4-92)
del Medio Ambiente Ley
99-93, Artculo. 5, 25.
Para miembrso
de la junta
Proyecto:Junta Consejo de Constitucin
directiva:
Constitucin Directiva. Ley Administracin Poltica, Ley,
Ley, Estatutos Presidente de la
BANCO DE LA REPBLICA Poltica Aprobacin: (Ley 31-92, Art. (Estatutos: D. Estatutos
(Ley 31-92, Art. 3) Repblica
Artculo.371 Gobierno (Ley 31- 28) 2520/93 art. 41 lit. (Ley 31/92 Art. 3
(Estatutos: D.
92, Art. 26) f.) Poltica Art. 372)
2520/93, art. 46 lit.
a)
OTROS
Comisin
Constitucin Comisin Nacional
COMISION NACIONAL DEL Dec. 2489 de Nacional del Dec2539 y 2772 de
Poltica del Servicio Civil. Ley Ley 4a de 1992
SERVICIO CIVIL 2006 Serv. Civil Ley 2005
Artculo.130 909 de 2004
909 de 2004
Junta Directiva, con

base en lo
Junta Directiva . (Ley
establecido para los
Junta Directiva 182/95 Art.12, lit. g,.
miembros de la
Constitucin Junta Directiva . atravs de los Junta Directiva Junta Directiva. En cuanto a
COMISIN NACIONAL DE Junta Directiva y
Poltica (Ley 182-95 Art.12, Estatutos que (Ley 182/95, Art. (Ley 182/95 Art.12, requisitos remite a los
TELEVISIN dems funcionarios
Artculo. 76 lit. c.) expida. (Ley 182/95 12) lit. g) establecidos para
de l Banco de la
Art. 12 lit. g.) Rama Ejecutiva
Reblica.
Sector Central)
(Ley 182/95 Art.12,
lit. g)
195
196
COMPETENCIAS PARA LA ORGANIZACIN DE LAS ENTIDADES
RAMA EJECUTIVA DEL PODER PBLICO-NIVEL DEPARTAMENTAL
COMPETENCIAS
Organizacin Sistema de nomenclatura
Entidad Estructura Estatutos Planta de personal Funciones y requisitos Remuneracin
Interna clasicacin de empleos
Administracin Gobernador (CP.
Departamental, Art.305 numeral 7, Asamblea Departamental:
FUNCIN PBLICA
Funciones Generales: Decreto-
Secretara del Decreto-ley 1222 de Fija escala salarial (CP Art.300
ley 785 de 2005. Funciones
Despacho, 1986 Art.94 numeral numeral 7)
Asamblea Especcas: Gobernador
Departamentos 9) Gobernador: (CP: Art.305
Departamental (Art.305 numeral 7. CP
Administrativos Decreto-ley 785 de 2005 Con sujecin. numeral 7. Decreto ley 1222 de
(CP Art.300 Decreto-ley 1222 de 1986
al sistema de 1986 art.94 numeral 9.) establece
numeral 7) Art.94 numeral 9)
nomenclatura y los grados salariales para los
Requisitos nicos: Decreto-ley
clasicacin de empleos de la planta con sujecin
785 de 2005
empleos. Decreto 785 a la Escala Salarial
de 2005
Entidades
descentralizadas
Junta o Concejo
(Empresas
Directivo (Decreto-
Industriales y Funciones Generales: Decreto-
Junta o ley 1221 de
Comerciales ley 785 de 2005. Funciones Asamblea Departamental: Fija
Concejo 1986 Art.66),
del Estado, Especcas: Representante escala salarial (CP Art.300
Asamblea Directivo con Junta o Concejo con aprobacin
Sociedades de Legal (Ley 489 pargrafo 1 numeral 7)
Departamental aprobacin del Directivo: (Decreto- del Gobierno
Economa Mixta, Decreto-ley 785 de 2005 del art.2; pargrafo1 del art.68: La Junta o Consejo Directivo:
(CP: Art.300 gobernador ley 1221 de 1986 Departamental.
ANEXO 24
Establecimientos inciso 2 del art.78 y Art. 92; con aprobacin del Gobernador ,
numeral 7. (Decreto-ley Art.31 literal c) Aprobacin por
Pblicos, Decreto 1876 art. 11 numeral 7) con sujecin a la Escala Salarial
1221 de 1986 acuerdo de la Junta
Empresas Requisitos nicos: Decreto-ley Decreto-ley 1221 de 1986 Art.66.
Art.31 literal b) o Consejo Directivo
de Servicios 785 de 2005
(Decreto 1876 Art.11
Pblicos
No. 7, numeral 6,7)
Domiciliarios
Ociales, etc.)
Asamblea Funciones Generales: Decreto-
Asamblea Departamental: Fija
Departamental (CP. ley 785 de 2005. Funciones
Asamblea escala salarial (CP Art. 300
Art.272 Inciso 3. Especcas: Asamblea
Departamental Ley numeral 7) y los grados salariales
Contralora Ley 330 de 1996 Departamental a iniciativa del
Decreto-ley 785 de 2005 330 de 1996 Art.3) para los empleos de la planta,
Departamental Art.3) a iniciativa Contralor Departamental (Ley
a iniciativa del a iniciativa del contralor, con
del Contralor 330 de 1996 Art.2
Contralor sujecin a la Escala Salarial
Requisitos nicos: Decreto-ley
785 de 2005
COMPETENCIAS PARA LA ORGANIZACIN
DE LAS ENTIDADES RAMA EJECUTIVA DEL PODER PBLICO NIVEL MUNICIPAL
COMPETENCIAS
SISTEMA DE
ENTIDAD ORGANIZACIN NOMENCLATURA PLANTA FUNCIONES Y
ESTRUCTURA ESTATUTOS REMUNERACIN
INTERNA CLASIFICACIN DE PERSONAL REQUISITOS
DE EMPLEOS
Alcalde (C.P. Art. 315 Funciones Generales. Concejo Municipal:
numeral 7, Ley 136, 1994 Decreto Ley 785 de Fija escalas salariales
Art. 91, literal d, numeral 2005. Funciones aplicables a todas las
4 y Art. 93. Decreto especcas: Alcalde entidades y organismos de
Administracin municipal,
Reglamentario 1227 Municipal (Art.325 la administracin municipal
Secretaras del Despacho, Concejo Municipal (CP: Art.313 numeral 6 y Ley 136 Art. 91 Decreto-ley 785 de
de 2005 Arts. 95-97 y numeral 7 C:P) (CP .Art. 313 numeral 6)
Departamentos Literal d) Numeral 2005
Decreto 1746 de 2006) Requisitos nicos: Alcalde Municipal: (CP. Art.
Administrativos
FUNCIN PBLICA
Con sujecin al sistema Decreto-ley 785 de 315 numeral 7) establece
de nomenclatura y 2005 los grados salariales para
clasicacin de empleos los empleos de la planta con
Decreto 785 de 2005. sujecin a la escala salarial
Funciones Generales. Concejo Municipal: Fija
Decreto Ley 785 de escala salarial (CP .Art. 313
Entidades Descentralizadas 2005. Funciones numeral 6) La autoridad
Autoridades que sealen
Empresas Industriales y especcas: competente para establecer
Junta o Consejo Autoridad que sus actos de creacin
Comerciales del Estado, Concejo Municipal Representante Legal la planta de personal:
Directivo (Ley determine sus (Decreto-ley 1333 de 1986
Sociedades de Economa (C:P. Art.313 numeral Decreto-ley 785 de (LEY 489 Pargrafo Establece los grados
489 Art. 76 estatutos (Ley 489 Art.290) con sujecin al
Mixta, Establecimientos 6.) a iniciativa del 2005 del art.2, Pargrafo 1 salariales para los empleos
literal d) y Art. Art. 76 Literal f) y sistema de nomenclatura y
Pblicos, Empresas Alcalde Municipal del art. 68; inciso 2 de la planta con sujecin a
90 Literal b) Art. 90 Literal e) clasicacin de empleos.
de Servicios Pblicos del art. 78 y art.92) la Escala Salarial.
Decreto 785 de4 2005
ANEXO 25
Domiciliarios ociales, etc. Requisitos nicos:

Decreto-ley 785 de
2005
Decreto-ley 785 de escala salarial (CP .Art. 313
2005. Funciones numeral 6) y los grados
especcas: Concejo salariales para los empleos
Concejo Municipal Concejo Municipal
Municipal a iniciativa de la planta (Ley 136
(C:P: Art. 272 inciso Decreto-ley 785 de (Ley 136 de 1994 Art.
Contralora Municipal del Contralor Art.157) con sujecin a la
3.) Ley 136 de 1994 2005 157) a iniciativa de los
Municipal (Ley 136 Escala Salarial, a iniciativa
Art.32 numeral 9) Contralores
Art. 157 y 32-9) del Contralor.
Requisitos nicos:
Decreto Ley 785 de
2005
Decreto-ley 785 de escala salarial (CP .Art. 313
2005 numeral 6) y los grados
Concejo Municipal (Ley
Concejo Municipal Funciones especcas: salariales para los empleos
Decreto-ley 785 de 136 de 1994 Art. 32.9
Personera Municipal (Ley 136 de 1994 Art. Concejo Municipal de la planta (Ley 136
2005 y 181) a iniciativa del
32 numeral 9). (Ley 136 Art. 131) . Art.181) con sujecin a la
personero
Requisitos nicos: Escala Salarial, a iniciativa
Decreto-ley 785 de del Personero.
2005
197
GLOSARIO DE TRMINOS
Con el objeto de contribuir a una pedagoga en la aplicacin de la presente gua se

incluye a continuacin el glosario de los trminos utilizados:
COMPETENCIAS:
Las competencias laborales se definen como la capacidad de una persona para desem-
pear, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados
esperados en el sector pblico, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que
est determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y
aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado pblico.
COMPETENCIAS FUNCIONALES:
Capacidades que se identifican a partir de un anlisis del propsito principal del em-
pleo y su desagregacin progresiva, con el objeto de establecer las contribuciones in-
dividuales del empleo, los conocimientos bsicos, los contextos en los que se debern
demostrar las contribuciones individuales y las evidencias requeridas que demuestren
las competencias laborales.
COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES:
Conjunto de caractersticas de la conducta que se exigen como estndares bsicos para

el desempeo del empleo, atendiendo a la motivacin, las aptitudes, las actitudes, las
habilidades y los rasgos de personalidad.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES:
Es el conjunto de productos o resultados laborales que permiten medir o especifi-

car lo esperado, en trminos de resultados observables como consecuencia de la
realizacin del trabajo. Describen en forma detallada lo que el empleado respectivo,
ejerciendo un determinado empleo, tiene que lograr y demostrar para comprobar que
es competente e idneo.
EVIDENCIAS REQUERIDAS:
Es el conjunto de hechos o indicaciones precisas referidas a los productos, los servi-

cios, el desempeo o el conocimiento, que permiten comprobar o demostrar por parte
de un empleado que alcanza las contribuciones individuales dentro de los estndares
esperados y definidos para el efecto.
CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES:

198
Los conocimientos bsicos o esenciales comprenden el conjunto de teoras, principios,
normas, tcnicas, conceptos y dems aspectos del saber que debe poseer y comprender
FUNCIN PBLICA
quien est llamado al desempeo del empleo, para alcanzar las contribuciones indivi-
duales.
PROPSITO PRINCIPAL DEL EMPLEO:
La identificacin de la misin crtica que explica la necesidad de existencia del empleo

o razn de ser dentro de la estructura de procesos y misin encomendados al rea a la
cual pertenece.
ACTITUDES:
Es la disposicin de actuar, sentir y pensar en torno a una realidad particular y concre-

ta. Entre ellas pueden considerarse: entusiasmo, positivismo, optimismo, persistencia,
flexibilidad y bsqueda de la excelencia, entre otras.

VALORES:
Corresponden a los principios de conducta, entre ellos se cuentan la tica, responsa-

bilidad, lealtad, sentido de pertenencia, adhesin a normas y polticas y orientacin al
servicio, entre otros.
APTITUDES Y HABILIDADES:
Caracterstica biolgica o aprendida que permite a una persona hacer algo mental o
fsico. Laboralmente es la capacidad y potencialidad de la persona para llevar a cabo
un determinado tipo de actividad.
199
FUNCIN PBLICA
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Muestreo Aplicada a la Medida del Trabajo, Madrid.
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Cartillas de Administracin Pblica

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

Bogot, D.C. septiembre de 2009

Gua de modernizacin de entidades pblicas

Estudio Tcnico ......................................................................................................... 19

1. Resea historica .................................................................................................... 21

2. Marco legal ............................................................................................................ 23

3. Analisis externo ..................................................................................................... 25

3.1 Entorno Poltico..................................................................................... 25

3.2 Entorno Econmico. .............................................................................. 26

3.3 Entorno Social. ...................................................................................... 26

3.4 Entorno Tecnolgico. ............................................................................ 26

4. Anlisis financiero ................................................................................................. 29

5. Anlisis interno ...................................................................................................... 31

5.1 Identificacin y Anlisis de los Objetivos y Funciones Generales. ...... 31

Ejemplo de entidad del Orden Nacional:................................................ 31

Ejemplo de entidad del orden Territorial: ............................................... 32

Ejemplo de Misin en el Orden Territorial ............................................. 33

Ejemplo de Visin en el Orden Nacional ............................................... 34

Ejemplo de Visin en el Orden Territorial .............................................. 34

5.4. Identificacin del Mapa de Procesos o Cadena de Valor ..................... 34

Metodologas para la Revisin y Anlisis de Procesos .......................... 36

5.5 Productos y/o Servicios ........................................................................ 38

5.6 Usuarios o Clientes................................................................................ 39

5.7 Evaluacin de la Prestacin de servicios.............................................. 40

Anlisis de los Niveles de Desempeo ................................................... 41

Ajuste de los estndares a los requerimientos ........................................ 41

5. 8 Estatutos Internos (nicamente para Entidades Descentralizadas) ..... 41

5.9 Estructura .............................................................................................. 41

Formas de Estructura u Organizacin Interna de una Institucin........... 41

Formas Organizacionales. ...................................................................... 42

Estructura Funcional. .............................................................................. 43

Estructura Matricial o por Proyectos. ..................................................... 43

Estructura Territorial o Geogrfica Desconcentracin. ....................... 43

Estructura por Unidades Estratgicas de Negocios. ............................... 44

6. Evaluacin de las funciones, perfiles y cargas de trabajo ................................. 47

6.1. Evaluacin de las Funciones ................................................................ 47

8 6.2 Perfiles y Cargas de Trabajo.................................................................. 47

6.3 Otras Tcnicas para Medicin de Tiempos de los Trabajos. ................. 61

Clculo de Tiempos sobre la base de Tablas de Movimientos, Estnda-

Mtodo de la Filmacin de los Trabajos................................................. 61

Mtodo del Muestreo del Trabajo........................................................... 61

Mtodo del Autopunteo del Trabajo. ...................................................... 62

7. Planta de personal. ................................................................................................ 63

7.1. Sistema de Nomenclatura y Clasificacin de Empleos ........................ 64

Ejemplo de Nomenclatura de Empleos en el Orden Nacional ............... 66

Gua de modernizacin de entidades pblicas

7.2. Determinacin de la Planta de personal ............................................... 67

Ejemplo de Planta de Personal en el Orden Nacional: ........................... 68

Ejemplo de Planta de Personal en el Orden Territorial: ......................... 68

7.3 Viabilidad o Disponibilidad Presupuestal. ............................................ 69

7.4 Acto Administrativo de Modificacin de Planta. .................................. 70

8. Manual especfico de funciones y competencias laborales ............................... 73

8.1. Competencias Laborales ...................................................................... 73

8.2 Metodologa para Ajustar o Establecer los Manuales Especficos de

Escisin o fusin de entidades pblicas................................................................... 74

Escisin de entidades u organismos......................................................................... 85

Fusin de entidades u organismos ........................................................................... 86

Anexo 5....................................................................................................................... 104

Anexo 6....................................................................................................................... 108

Anexo 7....................................................................................................................... 109

Anexo 8....................................................................................................................... 110

Anexo 9....................................................................................................................... 111