Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Guia Administracion Del Riesgo - Dafp PDF
Guia Administracion Del Riesgo - Dafp PDF
de Administracin
del Riesgo
Departamento Administrativo
de la Funcin Pblica
Repblica de Colombia
1
Gua Administracin del Riesgo
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
ELABORACIN DE TEXTOS:
2
PRESENTACION
En este sentido, este manual facilita la concrecin de la administracin del riesgo para
que sea incorporada en la prctica gerencial pblica como una poltica de gestin y de
control por parte de la alta direccin y cuente con la participacin y respaldo de todos los
servidores pblicos; tarea que se facilitar con la implementacin de la metodologa aqu
presentada lo cual permite establecer mecanismos para identificar, analizar, valorar y
administrar los riesgos a los que constantemente estn expuestos a ellos y poder de esta
manera fortalecer el Sistema de Control Interno para lograr el ms alto grado de eficacia
y eficiencia institucional.
3
TABLA DE CONTENIDO
Presentacin............................................................................................................................ 1
TABLA DE CONTENIDO .................................................................................................... 4
INTRODUCCIN.................................................................................................................. 5
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN .......................................................................... 7
DEL RIESGO ......................................................................................................................... 7
GENERALES..................................................................................................................... 7
ESPECFICOS ................................................................................................................... 7
MARCO LEGAL ................................................................................................................... 8
MARCO CONCEPTUAL ...................................................................................................... 9
METODOLOGIA................................................................................................................. 13
DIRECTRICES GENERALES ........................................................................................ 13
CONTEXTO ESTRATEGICO ............................................................................................ 14
IDENTIFICACIN DE RIESGOS ...................................................................................... 15
Formato de identificacin de riesgos................................................................................ 16
Clasificacin del riesgo .................................................................................................... 16
ANLISIS DEL RIESGO.................................................................................................... 17
MATRIZ DE CALIFICACIN, EVALUACION Y RESPUESTA A LOS RIESGOS.. 18
Calificacin del Riesgo..................................................................................................... 18
Evaluacin del Riesgo ...................................................................................................... 18
VALORACIN DEL RIESGOS ......................................................................................... 19
POLTICAS DE ADMINISTRACION DE RIESGOS ...................................................... 21
Elaboracin del Mapa de Riesgos ................................................................................... 23
Formato: Mapa de Riesgos ............................................................................................... 24
Descripcin del Mapa de riesgos...................................................................................... 24
MONITOREO ...................................................................................................................... 25
DEFINICIN DE TERMINOS............................................................................................ 26
BIBLIOGRAFA .................................................................................................................. 28
4
INTRODUCCIN
En este sentido, las entidades de la Administracin Pblica no pueden ser ajenas al tema
de los riesgos y deben buscar como manejarlos y controlarlos partiendo de la base de su
razn de ser y su compromiso con la sociedad; por sto se debe tener en cuenta que los
riesgos no slo son de carcter econmico y estn directamente relacionados con
entidades financieras o con lo que se ha denominado riesgos profesionales, sino que
hacen parte de cualquier gestin que se realice.
A travs del Decreto 1599 del 20 de mayo del 2005, se adopt el Modelo Estndar de
Control Interno para todas las entidades del Estado de que habla el artculo 5 de la Ley
87 de 1993, este Modelo presenta tres Subsistemas de Control: el Estratgico, el de
Gestin y el de Evaluacin. La Administracin del Riesgos ha sido contemplada como uno
de los componentes del Subsistema de Control Estratgico y ha sido definida en el Anexo
Tcnico Como el conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse, permiten a
la entidad pblica evaluar aquellos eventos negativos1, tanto internos como externos, que
puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos,
que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su funcin. Se
constituye en el componente de control que al interactuar sus diferentes elementos le
permite a la entidad pblica autocontrolar aquellos eventos que pueden afectar el
cumplimiento de sus objetivos.
1
Los eventos son sinnimo de riesgo en la metodologa propuesta, en este sentido es necesario aclarar que
solo los factores de riesgo son internos o externos, los riesgos o eventos pueden ser positivos o negativos.
5
El Riesgo es un concepto que se puede considerar fundamental, por su vnculo con todo
el quehacer, casi se podra afirmar que no hay actividad de la vida, los negocios o de
cualquier asunto que no incluya la palabra riesgo, es por ello que la humanidad desde sus
inicios busc maneras de protegerse contra las contingencias y desarroll, al igual que la
mayora de las especies animales, maneras de evitar, minimizar o asumir riesgos a travs
de acciones preventivas.
6
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN
DEL RIESGO
GENERAL
ESPECFICOS
Propender porque cada entidad interacte con otras, para fortalecer su desarrollo y
mantener la buena imagen y las buenas relaciones.
7
MARCO LEGAL
Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en
las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones, artculo 2 literal a).
Proteger los recursos de la organizacin, buscando su adecuada administracin ante
posibles riesgos que los afectan. Artculo 2 literal f). Definir y aplicar medidas para
prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la
organizacin y que puedan afectar el logro de los objetivos.
Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control
Interno de las Entidades y Organismos de la Administracin Pblica del Orden Nacional y
territorial y se dictan otras disposiciones. Modificado parcialmente por el Decreto 2593 del
2000.
Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para
el Estado Colombiano y se presenta el anexo tcnico del MECI 1000:2005.
8
MARCO CONCEPTUAL
Igualmente, es importante tener en cuenta que los riesgos estn determinados por
factores de carcter externo, tambin denominados del entorno y factores de carcter
interno.
9
El Componente de la Administracin del Riesgo en el Subsistema de Control Estratgico
del Modelo Estndar de Control Interno, habilita a la entidad para emprender las acciones
necesarias que le permitan el manejo de eventos (riesgos) que puedan afectar
negativamente el logro de los objetivos institucionales. Para ello se integran cinco
Elementos de Control: el Contexto Estratgico que permite establecer los factores
internos y externos que generan posibles situaciones de riesgo; la Identificacin de
Riesgos que define las causas (factores internos o externos) y efectos de las situaciones
de riesgo; el Anlisis de Riesgos que aporta probabilidad de ocurrencia; la Valoracin de
Riesgos para medir la exposicin de la entidad a los impactos del riesgo. Todos estos
elementos conducen a la definicin de criterios base a la formulacin del estndar de
control que se consolida en la Polticas de Administracin de Riesgos.
INSUMOS PRODUCTOS
Para adelantar este proceso se considera importante sealar los roles de los diferentes
actores de acuerdo al Manual de Implementacin del MECI 1000:2005.
10
Roles y responsabilidades del representante de la Direccin con relacin a la
Administracin del Riesgo.
Rol directo: Asesorar el proceso de identificacin de los riesgos institucionales y con base
en ellos, realizar recomendaciones preventivas y/o correctivas con los responsables de
los procesos. Igualmente, la Oficina de Control Interno debe hacer seguimiento a la
evolucin de los riesgos y al cumplimiento de las acciones propuestas, con el fin de
verificar el cumplimiento de las mismas y proponer mejoras.
11
As mismo, dentro del rol de asesor asignado a la Oficina de Control Interno, el Decreto
1537 de 2001 en su artculo 4: Administracin de riesgos, especifica que la
identificacin y el anlisis del riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la
administracin y las oficinas de control interno o quien haga sus veces con miras a
establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre
los responsables de las reas o procesos y dichas oficinas.
Por ltimo es importante resaltar, que esta herramienta gerencial conlleva al igual que las
roles anteriores al ejercicio analtico de la gerencia pblica en los asuntos misionales
especficos de cada sector, a travs de la implementacin de mecanismos que permitan
visualizar y estar atento a la aparicin de nuevos riesgos que se generen por los
desarrollos socioeconmicos y tecnolgicos.
12
METODOLOGIA
- Contexto Estratgico
- Identificacin de riesgos
- Anlisis de riesgos
- Valoracin de riesgos
- Polticas de Administracin de Riesgos
DIRECTRICES GENERALES
Las etapas sugeridas para una adecuada Administracin del Riesgo son las siguientes:
13
CONTEXTO ESTRATEGICO
Es as, que el Anexo Tcnico del Decreto 1599 de 2005, se define como: Elemento de
Control, que permite establecer el lineamiento estratgico que orienta las decisiones de la
entidad pblica, frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos
producto de la observacin, distincin y anlisis del conjunto de circunstancias internas y
externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el
cumplimiento de su funcin, misin y objetivos institucionales.
Este Contexto Estratgico es la base para la identificacin de los riesgos en los procesos
y actividades, el anlisis se realiza a partir del conocimiento de situaciones del entorno de
la entidad, tanto de carcter social, econmico, cultural, de orden pblico, poltico, legal
y /o cambios tecnolgicos, entre otros; se alimenta tambin con el anlisis de la situacin
actual de la entidad, basado en los resultados de los Componentes de Ambiente de
Control, Estructura Organizacional, Modelo de Operacin, cumplimiento de los Planes y
Programas, sistemas de informacin, procesos y procedimientos y los recursos
econmicos, entre otros.
Con la realizacin de esta etapa se busca que la entidad obtenga los siguientes
resultados:
14
IDENTIFICACIN DE RIESGOS
El Decreto 1599 de 2005 lo define como: Elemento de Control, que posibilita conocer los
eventos potenciales, estn o no bajo el control de la Entidad Pblica, que ponen en riesgo
el logro de su Misin, estableciendo los agentes generadores2, las causas y los efectos de
su ocurrencia.
Una manera para que todos los servidores de la entidad conozcan y visualicen los
riesgos, es a travs de la utilizacin del formato de identificacin de riesgos el cual
permite hacer un inventario de los mismos, definiendo en primera instancia las causas o
factores de riesgo, tanto internos como externos, los riesgos, presentando una descripcin
de cada uno de estos y finalmente definiendo los posibles efectos. Es importante
centrarse en los riesgos ms significativos para la entidad relacionados con el desarrollo
de los procesos y los objetivos institucionales. Es all donde, al igual que todos los
servidores, la gerencia pblica adopta un papel proactivo en el sentido de visualizar en
sus contextos estratgicos y misionales los factores o eventos que pueden afectar el
curso institucional, dada la especialidad temtica que manejan en cada sector o contexto
socioeconmico.
Entender la importancia del manejo del riesgo implica conocer con ms detalle los
siguientes conceptos:
2
Los agentes generadores se incluyen dentro de las causas del riesgo, en la metodologa propuesta.
15
fallecimiento, sanciones, prdidas econmicas, de informacin, de bienes, de imagen, de
credibilidad y de confianza, interrupcin del servicio y dao ambiental.
PROCESO:
OBJETIVO DEL CAUSAS RIESGO DESCRIPCION EFECTOS
PROCESO (Factores (CONSECUENCIAS)
Internos y
Externos, Agente
Generador)
Riesgo Estratgico: Se asocia con la forma en que se administra la Entidad. El manejo del
riesgo estratgico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misin y el
cumplimiento de los objetivos estratgicos, la clara definicin de polticas, diseo y
conceptualizacin de la entidad por parte de la alta gerencia.
Riesgos Operativos: Comprende los riesgos relacionados tanto con la parte operativa
como tcnica de la entidad, incluye riesgos provenientes de deficiencias en los sistemas
de informacin, en la definicin de los procesos, en la estructura de la entidad, la
desarticulacin entre dependencias, lo cual conduce a ineficiencias, oportunidades de
corrupcin e incumplimiento de los compromisos institucionales.
Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los
requisitos legales, contractuales, de tica pblica y en general con su compromiso ante la
comunidad.
Con la realizacin de esta etapa se busca que la entidad obtenga los siguientes
resultados:
16
- Describir los riesgos identificados con sus caractersticas.
- Precisar los efectos que los riesgos puedan ocasionar a la entidad.
Para adelantar el anlisis del riesgo se deben considerar los siguientes aspectos:
17
matriz provee la evaluacin del riesgo.
Probabilidad Valor
Alta 3 15 30 60
Zona de riesgo Zona de riesgo Zona de riesgo
moderado importante inaceptable
Evitar el riesgo Reducir el riesgo Evitar el riesgo
Evitar el riesgo Reducir el riesgo
Compartir o Compartir o transferir
transferir
Media 2 10 20 40
Zona de riesgo Zona de riesgo Zona de riesgo
tolerable moderado importante
Asumir el riesgo Reducir el riesgo Reducir el riesgo
Reducir el riesgo Evitar el riesgo Evitar el riesgo
Compartir o Compartir o transferir
transferir
Baja 1 5 10 20
Zona de riesgo Zona de riesgo Zona de riesgo
aceptable tolerable moderado
Asumir el riesgo Reducir el riesgo Reducir el riesgo
Compartir o Compartir o transferir
transferir
Impacto Leve Moderado Catastrfica
Valor 5 10 20
Se debe calificar cada uno de los Riesgos segn la matriz de acuerdo a las siguientes
especificaciones: Probabilidad Alta se califica con 3, Probabilidad Media con 2 y
Probabilidad Baja con 1, de acuerdo al nmero de veces que se presenta o puede
presentarse el riesgo. Y el Impacto si es Leve con 5, si es Moderado con 10 y si es
Catastrfico con 20.
Para realizar la Evaluacin del Riesgo se debe tener en cuenta la posicin del riesgo en la
Matriz, segn la celda que ocupa, aplicando los siguientes criterios:
18
prevencin para evitar la Probabilidad del riesgo, de Proteccin para disminuir el Impacto
o compartir o transferir el riesgo si es posible a travs de plizas de seguros u otras
opciones que estn disponibles.
Cuando la Probabilidad del riesgo sea media y su Impacto leve, se debe realizar un
anlisis del costo beneficio con el que se pueda decidir entre reducir el riesgo, asumirlo o
compartirlo.
Cuando el riesgo tenga una Probabilidad baja y Impacto catastrfico se debe tratar de
compartir el riesgo y evitar la entidad en caso de que ste se presente.
Siempre que el riesgo sea calificado con Impacto catastrfico la Entidad debe disear
planes de contingencia, para protegerse en caso de su ocurrencia.
Con la realizacin de esta etapa se busca que la entidad obtenga los siguientes
resultados:
El Decreto 1599 de 2005 establece: Elemento de Control, que determina el nivel o grado
de exposicin de la entidad pblica al impacto del riesgo, permitiendo estimar las
prioridades para su tratamiento.
Para realizar la valoracin de los controles existentes es necesario recordar que stos se
clasifican en:
19
- Preventivos: aquellos que actan para eliminar las causas del riesgo para prevenir
su ocurrencia o materializacin.
- Correctivos: aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad despus de
ser detectado un evento no deseable; tambin permiten la modificacin de las
acciones que propiciaron su ocurrencia.
Una vez ha respondido todas las preguntas proceda a realizar la valoracin, as:
Un ejemplo de la determinacin del nivel del riesgo y del grado de exposicin al mismo:
20
Impacto: Alto - 20, porque la prdida de informacin conllevara consecuencias graves
para el quehacer de la entidad.
De acuerdo a la tabla se entiende que la valoracin del riesgo es: Media y se ubica en la
zona moderada 10 debido a la efectividad de los controles existentes, ya que los dos
primeros controles apuntan a la disminuir la probabilidad y el ltimo a disminuir el impacto,
por lo tanto las acciones que se implementen entrarn a reforzar los controles
establecidos y a valorar la efectividad de los mismos.
Se sugiere elaborar el mapa de riesgos por procesos al final esta etapa, ver el captulo de
Polticas de Riesgos.
Cualquier esfuerzo que emprendan las entidades en torno a la valoracin del riesgo llega
a ser en vano, si no culmina con una adecuada poltica de manejo y control de los
mismos.
Con la realizacin de esta etapa se busca que la entidad obtenga los siguientes
resultados:
El Decreto 1599 de 2005 establece: Elemento de Control, que permite estructurar criterios
orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus
efectos al interior de la entidad pblica.
Las polticas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos basadas en la
21
valoracin de riesgos, permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos de la
Administracin del Riesgo, a su vez transmiten la posicin de la direccin y establecen
las guas de accin necesarias a todos los servidores de la entidad.
Se deben tener en cuenta algunas de las siguientes opciones, las cuales pueden
considerarse cada una de ellas independientemente, interrelacionadas o en conjunto.
Para el manejo de los riesgos se deben analizar las posibles acciones a emprender, las
cuales deben ser factibles y efectivas, tales como: la implementacin de las polticas,
definicin de estndares, optimizacin de procesos y procedimientos y cambios fsicos
entre otros. La seleccin de las acciones ms conveniente debe considerar la viabilidad
jurdica, tcnica, institucional, financiera y econmica y se puede realizar con base en los
siguientes criterios:
Con la realizacin de esta etapa se busca encauzar el accionar de la entidad hacia el uso
eficiente de los recursos, la continuidad en la prestacin de los servicios, la proteccin de
los bienes utilizados para servir a la comunidad. Igualmente, se busca que la entidad
22
tenga claridad sobre las polticas de Administracin del Riesgo, las acciones de manejo
de riesgo y el compromiso de la Direccin y de los servidores de la entidad.
El mapa de riesgos contiene a nivel estratgico los mayores riesgos a los cuales est
expuesta la entidad, permitiendo conocer las polticas inmediatas de respuesta ante ellos
tendientes a evitar, reducir, dispersar o transferir el riesgo; o asumir el riesgo residual, y la
aplicacin de acciones, as como los responsables, el cronograma y los indicadores.
Nos obstante se considera recomendable, elaborar un mapa de riesgos por cada proceso
para facilitar la administracin del riesgo, el cual debe elaborarse al finalizar la etapa de
Valoracin del Riesgo.
23
Formato: Mapa de Riesgos
Riesgo Impacto Probabilidad Evaluacin Controles Valoracin Opciones Acciones Responsables Cronograma Indicador
riesgo existentes riesgo manejo
Riesgo: posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de
sus objetivos.
Probabilidad: entendida como la posibilidad de ocurrencia del riesgo; sta puede ser medida con criterios de Frecuencia, si se ha materializado
(por ejemplo: No. de veces en un tiempo determinado), o de Factibilidad teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que
pueden propiciar el riesgo, aunque ste no se haya materializado.
Evaluacin del Riesgo: Resultado obtenido en la matriz de calificacin, evaluacin y respuesta a los riesgos.
Controles existentes: especificar cul es el control que la entidad tiene implementado para combatir, minimizar o prevenir el riesgo.
Valoracin del Riesgo: es el resultado de determinar la vulnerabilidad de la entidad al riesgo, luego de confrontar la evaluacin del riesgo con los
controles existentes.
Opciones de Manejo: opciones de respuesta ante los riesgos tendientes a evitar, reducir, dispersar o transferir el riesgo; o asumir el riesgo
residual
Acciones: es la aplicacin concreta de las opciones de manejo del riesgo que entrarn a prevenir o a reducir el riesgo y harn parte del plan de
manejo del riesgo.
Responsables: son las dependencias o reas encargadas de adelantar las acciones propuestas.
Cronograma: son las fechas establecidas para implementar las acciones por parte del grupo de trabajo.
Indicadores: se consignan los indicadores diseados para evaluar el desarrollo de las acciones implementadas.
24
FORMULACIN DE LAS POLTICAS
MONITOREO
Una vez diseado y validado el plan para administrar los riesgos, en el mapa de riesgos,
es necesario monitorearlo teniendo en cuenta que estos nunca dejan de representar una
amenaza para la organizacin.
El monitoreo es esencial para asegurar que las acciones se estn llevando a cabo y
evaluar la eficiencia en su implementacin adelantando revisiones sobre la marcha para
evidenciar todas aquellas situaciones o factores que pueden estar influyendo en la
aplicacin de las acciones preventivas.
25
DEFINICIN DE TERMINOS
Causa: Son los medios, circunstancias y agentes que generan los riesgos.
Control: Es toda accin que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el
desempeo de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado
esperado para la adopcin de medidas preventivas. Los controles proporcionan un
modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos.
Costo: Se entiende por costo las erogaciones, directas e indirectas en que incurre
la entidad en la produccin, prestacin de un servicio o manejo de un riesgo.
26
Plan de contingencia: Parte del plan de manejo de riesgos que contiene las
acciones a ejecutar en caso de la materializacin del riesgo, con el fin de dar continuidad
a los objetivos de la entidad.
Plan de manejo del Riesgo: Plan de accin propuesto por el grupo de trabajo,
cuya evaluacin de beneficio costo resulta positiva y es aprobado por la gerencia.
Plan de mejoramiento: Parte del plan de manejo que contiene las tcnicas de la
administracin del riesgo orientadas a prevenir, evitar, reducir, dispersar, transferir o
asumir riesgos.
27
BIBLIOGRAFA
Estupin Gaitn, Rodrigo, La gerencia del riesgo y el nuevo enfoque de control interno
planteado por el COSO
Gil Galio, Pedro Orlando. Traduccin Administracin del Riesgo Estndar AS/NZ
4360:1999. 2001.
Glosario de Evaluacin del Riesgo. Compilado por David MacNamee. Mc2 Management
Consulting. Ws.2000.
Salazar Vargas, Carlos. Las Polticas Pblicas. Pontificia Universidad Javeriana. 1999.
Norma Tcnica C-5254. Efectos del Riesgo dentro del proceso de Auditoria Interna.