LA FUNCIN DE LA CONTABILIDAD EN UNA EMPRESA

Funcin de la contabilidad en la empresa

1.1. Funcin de la contabilidad en la empresa

A lo largo de los ltimos 25 aos, los cambios en el entorno de los negocios han afectado de manera
profunda la contabilidad y la administracin de los costos. Algunos ejemplos de ello son el nfasis
creciente en la entrega de valor a los clientes, la administracin de la calidad total, el tiempo como
elemento competitivo, los avances de la informacin y la tecnologa de manufactura, la globalizacin de
los mercados, el crecimiento del sector servicios y la responsabilidad social y ambiental. Estos cambios
han sido impulsados por la necesidad de crear y sostener una ventaja competitiva. En el caso de muchas
empresas, la informacin que se requiere para obtener una ventaja competitiva ya no puede derivarse de
un sistema de informacin de administracin de costos tradicional. El sistema tradicional se basa en un
costeo basado en funciones y en el control, hoy en da las empresas modernas requieren un sistema de
administracin de costos basada en actividades y en estrategias que le proporcione informacin detallada,
exacta y oportuna para tomar mejores decisiones.

Las empresas se organizan de acuerdo a la actividad econmica a la que se dedican. Algunas se

dedican a la actividad comercial, otras a la actividad industrial y otras a los servicios. Segn Henry Fayol,
un estudioso clsico de la administracin, sostiene que las actividades o funciones tpicas de una
empresa son las siguientes: Produccin, marketing, finanzas, recursos humanos, sistemas, logstica y
contabilidad. De todas las mencionadas, nos ocuparemos en especial de la funcin que desarrolla el rea
de Contabilidad dentro de una empresa.

Te preguntars, cules son las funciones bsicas que realiza el rea de contabilidad dentro de una
empresa ? . Las funciones son las siguientes:

a.- Se encarga de registrar, clasificar y de resumir todas las transacciones u operaciones que realiza una
empresa durante un determinado periodo o ejercicio contable, expresados en valores monetarios y de
acuerdo a las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados ( PCGA ).

Para cumplir este propsito, la contabilidad utiliza un conjunto de libros o registros principales y
auxiliares, el Plan Contable General revisado, las normas que emite la Comisin Nacional supervisora de
empresas y valores ( CONASEV), Las Normas internacionales de Informacin Financiera ( NIIF) y los
principios y convenciones contables, as como el cdigo de tica del contador.

b.- Se encarga de la preparacin y presentacin de los estados financieros de la empresa. Los estados
financieros son un conjunto de reportes que muestran en forma resumida la situacin econmica y
financiera de una empresa o negocio a una fecha determinada, para su elaboracin se debe tener en
cuenta la resolucin N 103-99 y el Manual para la preparacin financiera de la Conasev, segn esta
norma los principales estados financieros son los siguientes:

b.1 BALANCE GENERAL

Estado financiero que presenta a una fecha determinada, las fuentes de las cuales se ha obtenido los
fondos que se usan en las operaciones de una empresa (Pasivo y Patrimonio Neto), as como los bienes
y derechos en que estn invertidos dichos fondos (Activo).

Documento que presenta la posicin financiera de una empresa a una fecha determinada.
Muestra los activos, obligaciones y patrimonio de los accionistas (riqueza neta) de la empresa en una
fecha particular.

Un resumen de la posicin financiera de una empresa de una fecha dada que muestra que Activos Totales
= pasivos totales + capital en acciones comunes de los dueos. El Balance General representa una
fotografa de la posicin financiera de la empresa en un momento en el tiempo.

A continuacin te presento un modelo de la presentacin del Balance General de la empresa Distribuidora

El Imperio al 31 de Diciembre del ao 2011:

2 ESTADO DE GANANCIAS Y PRDIDAS

Es un reporte que resume los ingresos y los gastos de una empresa a lo largo de un periodo contable,
generalmente un trimestre o un ao. Revela la ejecucin de la compaa durante un perodo particular de
tiempo. Muestra los ingresos por ventas y varios costos, incluyendo gastos de intereses, impuestos, en
los cuales ha incurrido la compaa durante el periodo. Un resumen de los ingresos y gastos de una
empresa durante un perodo especifico, que termina con una utilidad o prdida para el periodo despus
de impuestos. Presenta un resumen de su rentabilidad a travs del tiempo.

A continuacin te presento un modelo de la presentacin del Estado de Ganancias y prdidas de la

empresa Distribuidora El Imperio al 31 de Diciembre del ao 2011:
3 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO

Estado financiero que muestra las variaciones ocurridas en las distintas partidas patrimoniales, durante un
perodo determinado. Presenta los principales cambios en las partidas de capital, capital adicional,
acciones de inversin, excedente de revaluacin, reservas y resultados acumulados, que se han
producido de un periodo a otro por capitalizacin de utilidades, nuevos aportes o emisin de nuevas
acciones, primas o descuentos en la venta de acciones, aumento de las reservas, aumento de las
utilidades y prdidas del ejercicio y otras que tengan repercusin en las partidas patrimoniales de la
empresa.

4 ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO

Documento que presenta el impacto que tienen las actividades operativas, de inversin y de
financiamiento de una empresa sobre sus flujos de efectivos a lo largo de un periodo contable.

Un resumen de los ingresos y pagos de efectivo de una empresa durante un ejercicio econmico.

A continuacin te presento un modelo de la presentacin del Estado de Flujos de efectivo de la empresa

Distribuidora El Imperio al 31 de Diciembre del ao 2011:
c.- El rea contable, se encarga tambin del anlisis y de la interpretacin de la informacin que
contienen los estados financieros, mediante la aplicacin de mtodos y tcnicas de anlisis financiero,
para realizar un diagnstico sobre los siguientes aspectos:

- Liquidez: es decir determinar la capacidad de pago de la empresa en el corto plazo, haciendo uso de
sus activos disponibles o de rpida conversin a efectivo.

- Endeudamiento y solvencia: Medir el nivel de apalancamiento a corto y largo plazo, la estructura

financiera y la cobertura del patrimonio.

- Rotacin: Medir la eficiencia en el uso de los recursos por parte de la Gerencia en la administracin de
cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, uso de activos en la generacin de ingresos y otros
recursos.

- Rentabilidad: Para medir el retorno o rendimiento sobre las ventas, el activo total y el capital de los
propietarios de la empresa.

d.- Se encarga tambin de la preparacin de informacin financiera para que sirva de soporte en el
proceso de toma de decisiones por parte de la administracin de la empresa. La contabilidad debe
elaborar informes o reportes internos para uso exclusivo de la Gerencia sobre los siguientes aspectos:

- Reportes de costos de los productos.

- Anlisis y control de costos por reas de responsabilidad

 - Proyecciones de costos y su identificacin como costos fijos y variables.

- Aplicacin del modelo de costo volumen utilidad en la empresa.

- Proporciona informacin para desarrollar estrategias y polticas de precios.

- Preparacin de presupuestos operativos.

- Elaboracin de planes financieros a largo plazo o estratgicos.

- Reportes para medir el desempeo y la eficiencia.

Hoy en da, los administradores utilizan la informacin contable para identificar los problemas, resolverlos
y evaluar el desempeo. En esencia la informacin contable ayuda a los administradores a llevar a cabo
sus funciones de planeacin, control y toma de decisiones. La planeacin es la formulacin detallada de
acciones para lograr un fin en particular. El control es la supervisin de la implementacin de un plan. La
toma de decisiones consiste en elegir entre diversas alternativas.

Contabilidad Financiera y Contabilidad de costos

El sistema de informacin contable de una organizacin tiene dos
grandes subsistemas: un sistema de contabilidad financiera y un
sistema de contabilidad de costos o gerencial.

La contabilidad financiera se caracteriza porque es de uso obligatorio por parte de las empresas de
acuerdo a las normas vigentes, su finalidad es proporcionar preferentemente informacin a los usuarios
externos como los inversionistas, bancos, proveedores y entidades reguladoras como la Sunat y la
Conasev. Estos usuarios externos se apoyan en la informacin financiera, para tomar decisiones de
compra o venta de acciones, compra de bonos u obligaciones, otorgar prstamos y emitir leyes
regulatorias y para tomar otras decisiones financieras. Toda vez que las necesidades de informacin de
este grupo de usuarios externos son tan diversas y que la informacin debe ser confiable, el sistema de
contabilidad financiera se disea segn reglas contables y formatos bien definidos, es decir, los principios
de contabilidad generalmente aceptados.

La Contabilidad de costos o gerencial produce informacin para los usuarios internos. En especfico,
identifica, recopila, mide, clasifica y reporta informacin til para los administradores al determinar el costo
de los productos, clientes y proveedores as como de otros objetos relevantes y para la planeacin, el
control, la realizacin de la mejora continua y la toma de decisiones.

La contabilidad gerencial, tiene un enfoque mucho ms amplio que la contabilidad de costos. No solo
se ocupa de cunto cuesta algo, sino tambin de los factores que generan costos, como el tiempo del
ciclo, la calidad y la productividad de los procesos.

De este modo, la Contabilidad Gerencial exige una profunda comprensin de la estructura de costos de
una empresa. Los administradores deben ser capaces de determinar los costos a corto y largo plazo de
las actividades y de los procesos, as como de los costos de los productos, los servicios, los clientes, los
proveedores y otros objetos de inters. Los costos de las actividades y de los procesos no se reportan
en los estados financieros.
Sin embargo, el conocerlos junto con sus causas fundamentales, reviste importancia crtica para las
empresas que se dedican a tareas como la mejora continua, la administracin de la calidad total, la
administracin de los costos ambientales, el mejoramiento de la productividad y la administracin
estratgica de costos.

Un sistema de informacin contable de una empresa tiene dos grandes subsistemas: Un sistema de
contabilidad Financiera y un sistema de contabilidad gerencial. Una de las principales diferencias entre
ambos sistemas es el usuario al que va dirigido. La principal finalidad de la contabilidad financiera es
proporcionar informacin a los usuarios externos, entre los que se encuentran los inversionistas, los
acreedores y los proveedores, las instituciones reguladoras como la Conasev y la Sunat. Estos usuarios
externos se apoyan en la informacin financiera para tomar decisiones de compra o venta de acciones,
compra de bonos, otorgar prstamos y emitir leyes regulatorias y para tomar otras decisiones financieras.
Como las necesidades de informacin de este grupo de usuarios externos son tan diversas y que la
informacin debe ser altamente confiable, el sistema de contabilidad financiera se disea segn reglas
contables y formatos bien definidos, como los PCGA, normas internacionales de informacin financiera, el
plan contable empresarial y las normas de la Conasev. En cambio la Contabilidad Gerencial produce
informacin para los usuarios internos, como los gerentes de produccin, marketing o finanzas, los
directores de hospitales, los decanos de universidades, el ministro de una cartera, el superintendente u
otro funcionario que requiere de informacin para tomar decisiones al interno de la empresa, para evaluar
los costos de un segmento de negocio, medir la rentabilidad o el desempeo de un gerente, de un
producto, de una divisin, de una sucursal o una corporacin. La Contabilidad de costos trata de
satisfacer los objetivos del costeo para la contabilidad financiera y para la contabilidad administrativa.

A continuacin te presento un cuadro resumen de las principales diferencias entre la contabilidad

financiera y la contabilidad Gerencial o Administrativa:

Qu es la Contabilidad de Costos ?
La contabilidad de costos identifica, define, mide, reporta y analiza los diversos elementos de
los costos directos e indirectos asociados con la produccin y la comercializacin de bienes y
servicios. La contabilidad de costos tambin mide el desempeo, la calidad de los productos
y la productividad. La contabilidad de costos es una materia muy amplia y va ms all del
clculo de los costos de los productos para la valuacin de los inventarios, lo cual exigen de
manera predominante los requerimientos de informacin externa. De hecho, el foco de
atencin de la contabilidad de costos est abandonando la antigua valuacin de inventarios
para propsitos de informacin financiera para centrarse ahora en el costeo para la toma de
decisiones.

El principal objetivo de la contabilidad de costos es comunicar informacin financiera y no

financiera a la administracin a efectos de que esta pueda ejercer la planeacin, el control y
la evaluacin de recursos. La contabilidad de costos proporciona informacin que capacita a
la administracin para que tome decisiones ms informadas. De tal modo, la Contabilidad de
costos moderna recibe frecuentemente el nombre deContabilidad Administrativa puesto
que los administradores de costos usan datos contables para guiar y sustentar sus
decisiones.

Ventajas de la Contabilidad de Costos:-

Se presenta algunas de las ventajas que tiene la contabilidad de costos y son las siguientes:
1. Suministra informacin requerida para las operaciones de planeacin, evaluacin y control
y salvaguarda de los activos de la empresa, asimismo se comunica con diferentes tipos de
usuarios de la informacin contable, tanto a nivel interno como externo.

2. Participa en la toma de decisiones estratgicas, tcticas y operacionales, a fin de ayudar a

coordinar los efectos directos en todos los niveles de la organizacin.

Actividades de los Contadores de costos

Los contadores de costos trabajan estrechamente con muchas
personas que pertenecen a diferentes departamentos o secciones.
Para satisfacer las necesidades de informacin de otros
departamentos, los contadores de costos renen, reportan y analizan
los datos de costos. Tambin determinan todos los costos derivados
de la fabricacin de bienes o del suministro de servicios. Utilizan
dichos datos para la medicin del ingreso y para la valuacin de los
inventarios. Estos datos tambin ayudan a la administracin a planear
y a tomar decisiones operativas. Como parte de su trabajo, los
contadores de costos interpretan los resultados, los reportan a la
administracin y proporcionan anlisis que ayudan a la toma de
decisiones en los siguientes departamentos:

1.- Marketing: Este departamento desarrolla pronsticos de ventas para hacer posible la
preparacin del programa de Produccin de los bienes. Las estimaciones de costos, la
competencia, la oferta, la demanda, las influencias ambientales y el uso de la tecnologa
determinan el precio de venta.

2.- Ingeniera: Los contadores de costos y los ingenieros convierten las especificaciones de
los nuevos productos en costos estimados. Los contadores trabajan de una manera muy
estrecha con las reas de marketing y de ingeniera en el proceso del costeo como meta, el
cual implica decidir que se vender, determinar el precio ms competitivo y posteriormente
administrar los costos de manera que se logre el margen de utilidad deseado. Si las
estimaciones de costos no se ajustan al costo meta, los ingenieros hacen los cambios de
diseo respectivos.

3.- Produccin: Los contadores de costos trabajan muy de cerca con el personal del rea de
fabricacin para medir y reportar los costos de manufactura. Al evaluar la eficiencia de los
departamentos de produccin en cuanto a la programacin y la trasformacin de los
materiales en productos terminados, pueden mejorar los mtodos usados.

4.- Diseo de sistemas: Los contadores de costos estn participando cada vez ms en el
diseo de sistemas de manufactura integrado por computadora CIM y de bases de datos
acordes con las necesidades de la contabilidad de costos. Lo ideal es que los contadores de
costos, los ingenieros y los diseadores de sistemas desarrollen un proceso de produccin
flexible que responda a las cambiantes necesidades del mercado.

5.- Tesorera: El rea de tesorera utiliza los presupuestos y los reportes de contabilidad
correlativos que desarrollan los contadores de costos para pronosticar los requerimientos de
efectivo y de capital de trabajo. Los reportes de efectivo muy detallados indican el momento
en que habr excesos de fondos que puedan ser invertidos.

6.- Contabilidad Financiera: Los contadores de costos trabajan de manera muy estrecha
con los contadores financieros que usan la informacin de costos para valuar el inventario
con propsitos de informacin externa y determinar el ingreso neto. En muchas empresas,
los contadores de costos tambin pueden desempear actividades de contabilidad financiera.

7.- Recursos humanos: El rea de recursos humanos administra los tabuladores de sueldos
y los mtodos de pago que se utilizan para calcular la remuneracin de cada trabajador. Este
departamento mantiene registros adecuados de mano de obra para propsitos legales y de
anlisis de costos.

Factores que afectan a la administracin de

costos
A lo largo de los ltimos 25 aos, las presiones competitivas mundiales, la desregulacin, el crecimiento
del sector servicios y los avances en la tecnologa de la informacin y de la manufactura han
transformado la naturaleza de la economa y han ocasionado que muchas empresas de manufactura y de
servicios cambien en forma trascendental la manera en la cual operan. Estos cambios, a la vez, han
urgido al desarrollo de prcticas de administracin de costos innovadoras y relevantes. Por ejemplo se
han desarrollado e implementado sistemas de costeo a base de actividades en muchas organizaciones
industriales. A su vez se ha ampliado el enfoque de los sistemas de contabilidad de administracin de
costos, a fin de capacitar a los administradores para que atiendan las necesidades de los clientes y
administren los procesos de negocio de la empresa que se utilizan para crear valor. Una empresa puede
establecer una ventaja competitiva al proporcionarle ms valor al cliente por un menor costo que sus
competidores, Para asegurar y mantener una ventaja competitiva, los administradores tratan de mejorar el
desempeo basado en el tiempo, la calidad y la eficiencia. Dentro de estos factores que han afectado a la
administracin de costos podemos mencionar los siguientes:

Competencia Global.- Las grandes mejoras en los sistemas de transporte y de comunicacin han
conducido a muchas empresas de manufactura y de servicios a un mercado global. Hace varias dcadas
las empresas no saban ni se preocupaban de lo que producan empresas similares en Japn, Francia,
China y Taiwn. Estas empresas extranjeras no eran competidoras, pues sus mercados estaban
separados por grandes distancias geogrficas. En la actualidad, tanto las empresas pequeas como las
grandes se ven afectadas por las oportunidades que ofrece la competencia global. Las mejoras en los
sistemas de transporte y de comunicacin aunadas a productos de alta calidad y precios ms bajos han
aumentado el nivel de riesgo de todas las empresas. Este nuevo ambiente competitivo ha incrementado la
demanda de informacin de costos que sea oportuna, exacta y confiable, que permita un mejor control,
una mayor productividad y evaluar la rentabilidad de los segmentos de negocios.

Crecimiento del sector servicios.- A medida que las industrias tradicionales han visto reducida su
importancia, el sector servicios de la economa ha aumentado su participacin. Este sector comprende
ahora alrededor de las tres cuartas partes de la economa y del empleo en pases como estados Unidos,
Japn y Gran Bretaa. Muchos servicios se exportan, como los servicios de transporte, comunicaciones,
consultora, servicios financieros, publicidad, turismo, etc. La informacin de costos no solo es necesaria
en las empresas industriales o manufactureras, sino tambin en las empresas de servicios, donde
tambin se ha intensificado la competencia global.
Avances en la tecnologa de informacin.- las empresas utilizan aplicaciones integradas por
computadoras para sus diferentes reas operativas, as por ejemplo en la empresa moderna, las
computadoras se utilizan para vigilar y controlar las operaciones y los procesos de manufactura, el control
de inventarios, las planillas de remuneraciones, la facturacin a los clientes, el control de los fondos y la
contabilizacin de las operaciones.

Asimismo, el uso cada vez ms extensivo de las computadoras personales y porttiles conectadas a una
red interna y externa, hace posible el acceso a la informacin en forma rpida y en tiempo real desde
cualquier parte del mundo.

El surgimiento del comercio electrnico ( e-commerce) es cualquier forma de negocio que sea ejecutada
mediante el uso de tecnologas de informacin y comunicacin. El comercio por internet, el intercambio
electrnico de datos y los cdigos de barras han revolucionado las prcticas tradicionales de hacer
negocios.

Avances en el ambiente de manufactura.- Han aparecido nuevos enfoques en la administracin de

operaciones de manufactura como la teora de restricciones y el sistema de produccin justo a tiempo,
que han permitido a las empresas incrementar la calidad, reducir los inventarios, eliminar los desperdicios
y reducir los costos. Los procesos de manufactura automatizados han obtenido resultados similares. El
impacto en el mejoramiento en la tecnologa y en las prcticas de manufactura en la administracin de
costos es significativo. Los sistemas de costeo de productos, los sistemas de control, las asignaciones de
costos indirectos, la administracin del inventario, la estructura de costos, los presupuestos de capital, el
costeo variable y muchas otras prcticas de contabilidad se estn viendo afectadas.

Orientacin al cliente.- Las empresas se estn concentrando en entregar valor a los clientes con el
objetivo de establecer una ventaja competitiva. Los administradores y contadores se refieren a la cadena
de valor de una empresa como el conjunto de actividades que se requieren para disear, desarrollar,
producir, comercializar y entregar productos y servicios a los clientes. El sistema de administracin de
costos debe hacer un seguimiento a la informacin relacionada con una amplia variedad de actividades
importantes para los clientes como la calidad del producto, impacto ambiental, desarrollo de nuevos
productos, los tiempos de entrega, servicios post venta, reclamaciones, promociones y otros.