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Sigue una secuencia lgica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el
alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos
los negocios.
Ventajas:
La organizacin de carpetas y guas es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los
apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabtico.
Reglas para ordenar alfabticamente. se usan directa o indirectamente en casi todos
los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los
sistemas. Existen varias reglas bsicas para clasificar, las cuales son de uso
universal.
Reglas de clasificacin
1- Nombres de individuos. Se invierte el nombre de cada individuo,
considerando en primer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y
en tercer lugar el segundo nombre o inicial, si existiere.
Ejemplo:
Mara Elena Salas.
Quedar as:
Apellido, en este caso, Salas;
Nombre de pila: Mara;
Segundo nombre: Elena;
es decir
Quedara as:
Salas, Mara Elena
Siempre la inversin del nombre debe ir precedida por una coma. (Si aparecen los
dos apellidos, el apellido materno constituira la segunda unidad de archivo.
UNIDAD DE ARCHIVO:
ES CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL
NOMBRE DE UN INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIN.
3.- Un apellido slo o una inicial. Los apellidos solos o acompaados de una inicial
del nombre preceden a un apellido con nombre completo que comience con la misma
letra.
Ejemplo: Juan Guzmn Pez, J. Guzmn, J. E. Guzmn, Juan Ernesto Guzmn
Mujeres casadas
El nombre de la mujer casada est conformado por su nombre de pila seguido por el
apellido paterno y el apellido del esposo unido por la preposicin de. esta
preposicin se conserva en el mismo lugar pero no constituye unidad de archivo.
Ejemplo.
Mary Mndez de Liscano,
quedara asi:
Mndez (de) Liscano, Mary ( 3 unidades de archivo).
Aplique la regla en los siguientes nombres:
Elsa Duarte, esposa de carlos Casalta; Ana Maria Araujo, esposa de juan Matos;
Dilcia Santana, esposa de francisco Galeno.
Clasificacin Orden Lgico
Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 4 Unidad 1 Unidad 2 Unidad3 Unidad 4
Ejercicio.
Aplique las reglas estudiadas en los siguientes nombres;
Ana Rodriguez de Rojas, Adalgiza Rosario de Gonzlez, Flor mara de Serres, Hilaria
cardozo de Santamara, Ana de garca,
Ysaida Faras, Alida Mara Guillen, alejandra Victoria Len. Ritmar Jos Len Lozada,
Daniel Lozada, Daniel Alejandro Lozada,
Fabiola Lozada, Juana Sagaray, Rafael Bastidas, Rafael Bastardo, Carla Serrano
Maria Luisa Serrano Arguello, Ernesto Arguello,
Juana Arvelez. Juana Alvarez, Avilio Lozada, Paulina Borzellino, Mario Araujo. Jos
Araujo Daz
Firmas comerciales
Regla: Nombres de Casas comerciales e instituciones. Los nombres de casas
comerciales, corporaciones e instituciones se clasifican y archivan tal como aparecen,
siempre y cuando no contengan el nombre completo de un individuo.
Ejemplo: Farmacia Junn
Unidad1 Unidad 2
Farmacia Junn
Aplique la regla en los siguientes nombres:
Talleres Villasmil, Zapatera Cristy, Optica Bertl, Librera Cedeo, Banco venezuela,
Sucesores Prez Daz.
Clasificacin Orden Lgico
NMEROS
Regla: Cuando en el nombre de una firma comercial se incluyen nmeros, stos
constituyen unidad de archivo, se escriben tal como aparecen, pero se consideran
para efectos de archivo, como si estuvieran escritos en letras.
Ejemplo: Ferretera las 5 letras, Almacn las 3 A, II Tienda del Cristal, Los 5
hermano, 4 Estaciones, Almacn
Clasificacin Orden Lgico
Clnica (de la) Dra. Zurivic Lozada Clnica (de la) Dra. Zurivic Lozada
Sucesin (del) Sr. Franco Oca Escuela (de la) Profa. Rita Oca
Sr. Rene Len (y) Sucesores Sr. Rene Len (y) Sucesores
Escuela (de la) Profa. Rita Oca Sucesin (del) Sr. Franco Oca
Ejercicio:
Aplique las reglas estudiadas en los siguientes nombres:
Heladeria 1000 sabores, Sucesin del Sr. Juan Perna, Almacn 3 colores, Sucesin
de la Licda. Gonzalez Laya, Medina, Prez sucesores, Ferretera los 3 golpes,
Farmacia 4 Hierbas S. A, Clnica del Dr. Joel Salas Sucesoo de Hermanos Daz,
Abasto Narciso Salazar, III Avenida Tienda de Mascotas, Perfumeria 3 fragancias,
Sres Prez y Garcia Sucesores
GEOGRFICOS Y ABREVIATURAS
Nombres geogrficos.
Regla: Cuando en el nombre de una sociedad, corporacin o institucin se incluye un
nombre geogrfico conformado por dos o ms palabras; cada palabra se considera
como una unidad de archivo, excepto los artculos que pasan a formar parte de la
unidad.
Ejemplo:
1.- San Juan de Areo, Abasto ,
quedara: San Juan (de) Areo , Abasto (4 unidades)
2.- La Guaira, Optica Company,
quedara: La Guaira Optica Company (3 unidades).
3.- Frigorfico Los Chorros, Zapatera la Cueva del gucharo, Centro Comercial
Parque Aragua,
quedarian as:
Clasificacin Orden Lgico
ABREVIATURAS
Regla: Las abreviaturas tales como: C. A, S. A. Ltda. Corp, Ca, Hnos, S. en C. Sucrs.
y cualquier otra abreviatura de significado conocido en el nombre de una organizacin
se consideran como palabras completas y conforman unidad de archivo.
Ejemplo.
1.- Mendez y Garcia S. A.
Quedara:
Mndez( y )Garca S.A. (2 unidades)
2.- Hnos Faras,
quedara:
Hnos Faras (2 unidades)
Aplique la regla en los siguientes nombres:
Manuel Garrido SRL.; Barbera Hnos. Acosta; Colegio Cristo Rey; Almacen Sta. Rita;
Lpez y Gonzlez Sucrs.; Peluquera Hnos Pereda
BANCOS
Regla: Los nombres de bancos se clasifican y archivan, en primer lugar bajo el
nombre del banco y en segundo bajo el nombre de la agencia.
Ejemplo:
Banco Provincial Agencia Maturn, Banco provincial Agencia Palital; Banco Provincial
Agencia Aguasay.
Quedarian:
Clasificacin Orden Lgico