UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITECNICA

ANTONIO JOSE DE SUCRE

VICE RECTORADO BARQUISIMETO
DIRECCIN DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO
MAESTRA EN INGENIERA INDUSTRIAL

Trabajo Final

APLICACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN EMPRESARIAL EN

LA SUPERINTENDENCIA DE PROYECTOS MAYORES DISTRITO
GURICO

ELABORADO POR:
Equipo No. 7:
Fernando Rey C.I. N v- 15.862.616
Francisco Torres C.I. N v- 14.917.402
Luis Rojas C.I. N v- 12.568.143

BARQUISIMETO, MAYO DE 2012.



NDICE

Pg.

Introduccin.......................................................................................................................4

Objetivos............................................................................................................................7

Anlisis y Discusin...........................................................................................................8

1. Cules son los proveedores, insumos, personas, equipos, productos y clientes

de la Superintendencia de Proyectos Mayores Distrito Gurico?..........................8

2. Cuestionamiento de la Misin y Visin de la empresa Actual vs. Propuesta.....9

3. Cul es el nivel de criticidad del requerimiento de los clientes?.....................10

4. Anlisis de la situacin actual de la Superintendencia de Proyectos Mayores

Distrito Gurico, respecto al tiempo de entrega de la infraestructura de superficie
requerida para el manejo de la produccin de crudo, agua y gas; mediante un
Diagrama de Ishikawa (causa-efecto).13

5. Definicin de directrices por parte de la Junta Directiva para con las

organizaciones interrelacionadas con la Superintendencia de Proyectos Mayores
Distrito Gurico, a fin de mitigar el efecto de las causas races detectadas en el
Diagrama de Ishikawa...14

6. Definicin de directrices emanadas por la Gerencia de Contratacin

(organizacin interrelacionada con la Superintendencia de Proyectos Mayores
Distrito Gurico), para orientar los esfuerzos hacia el cumplimiento de la
estrategia y medida de desempeo que le fue asignada por la Junta
Directiva...15

7. Plan Anual emitido por la Gerencia de Contratacin para el cumplimiento de

una de las estrategias y medida de desempeo considerada en su definicin de
directrices.....16

8. Anlisis de anomala (aprobacin de valuaciones mensuales).........................18

9. Anlisis de la anomala / plan de accin /resultados..............................21

10. Flujograma de despliegue...24

Conclusiones.....................................................................................................................26

Anexos....................................................................................................................28

Bibliografa.........................................................................................................................29

INTRODUCCIN
La Faja Petrolfera del Orinoco, fuente de reservas de hidrocarburos lquidos ms grande
del mundo, comprende una extensin de 55.314 km2 y un rea de explotacin actual de
11.593 km2, ubicada al sur de los estados Gurico, Anzotegui y Monagas. Este gran
reservorio petrolero fue dividido en cuatro grandes reas, siendo estas de oeste a este:
Boyac, Junn, Ayacucho y Carabobo, y a su vez segmentado en 29 bloques de 500 km2
cada uno aproximadamente, como se observa en la siguiente figura.

Figura 1. Ubicacin de la Faja Petrolfera del Orinoco.

Fuente:

La Gerencia de Infraestructura, adscrita a Direccin Ejecutiva Faja del Orinoco, es la

organizacin responsable de apalancar los proyectos asociados a la explotacin petrolera
de cada bloque de la Faja Petrolfera del Orinoco, los cuales contemplan la construccin
de macollas (pozos agrupados en una misma localizacin), sistemas de almacenamiento
y transporte, estaciones de flujo para procesamiento de los fluidos, vialidad,
infraestructura elctrica, sistemas de telecomunicaciones, mejoradores, refineras y
terminales.

El Bloque 8 del rea Boyac es una de las reas de explotacin ms reciente dentro de la
Faja Petrolfera del Orinoco. Dicho bloque est ubicado al Norte del Bloque 1; al Sur de
los Bloques 3 y 4; al Oeste del Parque Nacional Aguaro Guariquito y el Bloque 2; y al
Este con el Bloque 5 (Ver Figura 2) del rea Boyac.

Figura 2. Ubicacin relativa del Bloque 8, rea Boyac.

Fuente:

La Superintendencia de Proyectos Mayores Distrito Gurico, adscrita a la Gerencia de

Infraestructura de Direccin Ejecutiva Faja Petrolfera del Orinoco, est encargada de
disear y construir las facilidades mecnicas, elctricas, civiles, de automatizacin y
telecomunicaciones requeridas para el desarrollo de las actividades asociadas al manejo,
procesamiento, almacenamiento y transporte de la produccin de crudo, gas y agua,
extrada de los yacimientos del Bloque 8, rea Boyac de la Faja del Orinoco.

Esta Superintendencia interacta internamente con proveedores y clientes y

externamente con autoridades venezolanas en materia ambiental y de hidrocarburos, as
como tambin con propietarios de parcelamientos y comunidades aledaas a las reas
operacionales.

Se ha considerado necesario realizar un anlisis de sus proveedores, insumos, personas,

equipos, productos y clientes para luego proceder a formular la misin y visin ms
conveniente en trminos de satisfaccin del cliente, entendido de que toda organizacin
necesita ser cada vez ms eficiente para sobrevivir en el tiempo.

Con el fin de evaluar los motivos por los cuales se ha retrasado en los dos ltimos aos la
entrega de la infraestructura de superficie construida por la Superintendencia de
Proyectos Mayores Distrito Gurico, la Junta Directiva del Distrito Gurico decide realizar
un anlisis a travs del Sistema de Gestin por Directrices (partiendo de la situacin
actual de la organizacin y su interaccin con otras gerencias), para realizar un Plan de
Trabajo que contribuya al cumplimiento de los fines establecidos para esta
Superintendencia. Posteriormente la Junta Directiva definir las directrices que sern
impartidas a las organizaciones interrelacionadas con la Superintendencia de Proyectos
Mayores, a fin de mitigar el efecto de las causas races detectadas en el diagrama de
Ishikawa. Luego, se realizara un enfoque sobre la Gerencia de Contratacin; la cual esta
asociada con la Superintendencia de Proyectos Mayores Distrito Gurico. Esta Gerencia
emitir sus propias directrices para orientar los esfuerzos hacia el cumplimiento de la
estrategia y medida de desempeo que le fue asignada por la Gerencia, mediante la

aplicacin de un Plan anual por cada estrategia considerada. Para este caso, slo se
presentara un plan anual para fines ilustrativos de la metodologa aplicada.

Para llevar a cabo la construccin de la infraestructura de superficie, asigna un

presupuesto anual para inversiones y gastos, el cual es ejecutado a travs de consultoras
y contratistas prestadoras de bienes y servicios, mediante la presentacin mensual de
valuaciones, las cuales estn conformadas por testigos de obra en los cuales se indican
las cantidades ejecutadas en cada partida del contrato.

En funcin a una evaluacin de un Sistema de Gestin por Directrices, realizado en el

mes de abril 2012 por la Gerencia del Distrito Gurico, la cual solicit a la
Superintendencia de Proyectos Mayores, disminuir de 30 a 14 das continuos, el tiempo
promedio para la revisin y aprobacin de las valuaciones mensuales.

Para ello, la Superintendencia aplicar el anlisis de anomalas, a fin de establecer un

plan de accin que permita cumplir con la meta asignada por la Gerencia del Distrito
Gurico.

OBJETIVOS
Determinar cules son los proveedores, insumos, personas, equipos, productos y
clientes asociados a la Superintendencia de Proyectos Mayores Distrito Gurico.

Cuestionar la misin y la visin que la organizacin posee actualmente.

Determinar el nivel de criticidad del requerimiento de los clientes.

Realizar un anlisis de la situacin actual de la Superintendencia de Proyectos

Mayores Distrito Gurico, respecto al tiempo de entrega de la infraestructura de
superficie requerida para el manejo de la produccin de crudo, agua y gas;
mediante un diagrama de Ishikawa (causa-efecto).

Definir a nivel de Junta Directiva, las directivas que sern asignadas a las
organizaciones interrelacionadas con la Superintendencia de Proyectos Mayores
Distrito Gurico, a fin de mitigar el efecto de las causas races detectadas en el
Diagrama de Ishikawa.

Definir a nivel de la Gerencia de Contratacin (organizacin interrelacionada con la

Superintendencia de Proyectos Mayores Distrito Gurico), las directrices
orientadas hacia el cumplimiento de la estrategia y medida de desempeo que le
fue asignada por la Junta Directiva.

Elaborar un plan anual a nivel de la Gerencia de Contratacin para el cumplimiento

de una de las estrategias y medida de desempeo considerada en la definicin de
las directrices emitida por la Junta Directiva del Distrito.

Determinar a travs de una Tormenta de Ideas las posibles causas del retardo en
la aprobacin por parte de la Superintendencia de Proyectos Mayores Distrito
Gurico, de las valuaciones presentadas por las empresas prestadoras de bienes
y servicios.

Realizar un anlisis de la situacin actual, aplicando el diagrama de Ishikawa

(causa-efecto), para determinar las causas races que inciden en la demora del
proceso de aprobacin de las valuaciones.

Realizar un anlisis de la causa raz con mayor incidencia (anomala).

Elaborar un plan de accin para mitigar la anomala.

Realizar flujograma de despliegue para el proceso de aprobacin de valuaciones

en la Superintendencia de Proyectos Mayores Distrito Gurico.

ANLISIS Y DISCUSIN
1. Cules son los proveedores, insumos, personas, equipos, productos y clientes de la Superintendencia
de Proyectos Mayores Distrito Gurico?
Proveedores Insumos Negocios Productos / Servicios Clientes

Bariven Bienes Construir la

infraestructura
Operacional para los
procesos de produccin
Contratistas/ Bienes, obras de crudo, agua y gas, as
como la no operacional. Ingenieras
Consultoras y servicios Conceptuales,
Bsicas y de Operaciones
Personal: de
detalles.
Gerencia de Permisos 2 Coord. de Obras
Produccin
Ambiente ambientales Electromec.
3 Ing. Inspector de
Obras Mecnicas.
Propiedades y Permisera de 4 Ing. Inspector de
Catastro uso de tierras Obras Elctricas. Infraestructura de Servicios
1 PGyC. superficie Elctricos
1 Proyectista CAD. requerida para el
AIT Hardware y 1 Ing. Inspector de obras desarrollo de los
software civiles. procesos de
1 Analista Materiales. produccin de
crudo, agua y gas.
Contratacin y Contratos
Equipos:
Administracin
13 Computadoras.
9 Vehculos tipo rstico
IPS Visualizacin 4x4. Infraestructura no
3 GPS.
de Proyectos
6 Medidor de
operacional SSLL
(oficinas,
espesores. dormitorios,
Servicios Flota liviana y 6 Medidores de gas. comedor, entre
Logsticos pesada 2 Distancimetros. otros)
3 watimetros digital.
3 tester.
Finanzas Presupuesto 13 Equipos de
proteccin personal.

Figura 3. Definicin de la funcin de la empresa.



2. Cuestionamiento de la misin y visin de la empresa Actual vs.

Propuesta.

2. 1 Misin.
2.1.1 Misin Actual de la empresa:

Proveer la infraestructura industrial y la asistencia tcnica requerida por las

actividades operacionales de la corporacin, para potenciar e incrementar la
capacidad de Produccin de Hidrocarburos. Estas actividades sern ejecutadas
a travs de programas y proyectos de manera eficaz y eficiente, aplicando las
mejores prcticas, innovacin y estndares de ingeniera, seguridad,
sustentabilidad ambiental, alineados a los planes estratgicos de la Nacin,
apalancado por un equipo de trabajo altamente capacitado y motivado,
utilizando racionalmente los recursos asignados.

2.1.2 Determinacin de la Misin Propuesta de la empresa (Cuadro No.1):

Traduccin de las necesidades
Necesidades y expectativas de Misin Propuesta de la
y expectativas de los clientes
los clientes empresa
al lenguaje de la empresa
1.- Infraestructura de calidad, al Infraestructura automatizada, Realizar ingenieras
menor costo, y en el plazo segura, ergonmica, flexible considerando las mejores
previsto. operacionalmente, de fcil prcticas y las ltimas tendencias
mantenimiento y con larga vida tecnolgicas en el ramo;
til implementando un sistema de
estandarizacin en los
procedimientos, con el fin de
generar productos que estn en
armona con su entorno y el
ambiente; mediante un sistema
de la calidad total que integre el
adiestramiento del cliente en el
manejo de las nuevas
tecnologas implementadas,
asegurando as la mantenibilidad
de la infraestructura para los dos
primeros aos de operacin.

2.1.3 Cuestionamiento de la Misin Actual vs. Propuesta:

La misin original debera ser reforzada mediante la implementacin de un

sistema de gestin de la calidad que permita estandarizar los procedimientos
para generar productos. Adicionalmente, es necesario incorporar el elemento de
adiestramiento al cliente para la operacin de las nuevas tecnologas.

2.2 Visin.

2.2.1 Visin Actual de la empresa:

Ser la Organizacin lder, de clase mundial, en el desarrollo y optimizacin de

infraestructura, reconocida por sus competencias en el manejo de recursos
tcnicos y financieros, as como por su equipo de profesionales creativos y
motivados al logro, integrada al negocio, para agregar el mximo valor a la
Corporacin.

2.2.2. Formulacin de la visin propuesta para la empresa (Cuadro No.2):

Necesidades futuras del cliente Traduccin de las necesidades Visin de la empresa
futuras de los clientes al
lenguaje de la empresa
Evaluar la infraestructura Realizar las simulaciones de los Atender los requerimientos de
existente mediante simulaciones procesos, evaluando la simulacin, sensibilidad,
de proceso para determinar la sensibilidad de las variables en seguridad y alternativas
flexibilidad operacional en funcin estudio, considerando las operacionales necesarias para la
a nuevas condiciones en los tolerancias mnimas en materia construccin y adecuacin de la
procesos. de seguridad del proceso, a fin de infraestructura requerida para las
proveer alternativas operaciones de explotacin,
operacionales que permitan manejo y disposicin final de
mantener los niveles de la crudo, agua y gas, a lo largo del
produccin. tiempo, de manera oportuna, con
calidad y aplicando las nuevas
Adecuacin de la infraestructura Actualizar la infraestructura tecnologas y mejores practicas
instalada en funcin a las nuevas existente incorporando nuevas existentes en el mercado al
tecnologas del mercado, a fin de tecnologas y las mejores menor costo posible, con el fin de
cumplir con los nuevos prcticas existentes en el superar las expectativas del
estndares nacionales e mercado para el momento de la cliente.
internacionales relacionados con adecuacin.
el manejo de hidrocarburos.

Disponer de nuevas Instalar nueva infraestructura

infraestructuras de superficie que para aumentar la capacidad
cubran los nuevos requerimientos existente para el manejo del
en las cuotas de produccin agua, crudo y gas asociados al
asignadas. proceso productivo.

2.2.3 Cuestionamiento de la Visin Actual vs. Propuesta:

La Visin propuesta est enfocada en satisfacer las necesidades del cliente en
trminos de calidad, costo y entrega oportuna de todos los requerimientos a lo
largo del tiempo, a diferencia de la visin actual la cual se centra en agregar
valor a la corporacin como un todo, dejando de lado las necesidades
verdaderas de sus principales clientes.

El trmino clase mundial, hace referencia indirecta al componente de calidad

mencionado en la visin propuesta.

3. Cul es el nivel de criticidad del requerimiento de los clientes?

A continuacin, se indican los pasos para determinar los productos crticos, clientes
prioritarios y requerimientos vlidos.

10


3.1 Definicin del producto crtico. Identificacin y establecimiento de clientes

prioritarios en funcin al producto crtico (Cuadro No.3):

Producto Crtico Clientes del producto crtico Clientes prioritarios del

Infraestructura de superficie
requerida para el desarrollo de
los procesos asociados a la
produccin de crudo, agua y gas.
producto crtico
Operaciones de Produccin y Operaciones de Produccin y
Servicios Elctricos Servicios Elctricos

3.2 Identificacin de necesidades de los clientes prioritarios (entrevistas) y

traduccin de sus necesidades al lenguaje de la empresa (Cuadro No.4):

Clientes prioritarios Necesidades de los clientes en Necesidades de los clientes en

su lenguaje el lenguaje de la empresa
Operaciones de Produccin y Disponer de la infraestructura de Entregar al cliente Infraestructura
Servicios Elctricos superficie requerida para cumplir automatizada, segura,
con el plan de produccin ergonmica, flexible
asignado operacionalmente, de fcil
mantenimiento, con larga vida til
y entregada en el plazo
establecido por ambas partes.

3.3 Seleccin de los requerimientos validos del cliente (Cuadro No.5):

Necesidades del Razonable? Entendible? Medible? Realista? Actuales? Validez?

cliente en el
lenguaje de la
empresa
Automatizada Si Si Si Si Si Si
Segura Si Si Si Si Si Si
Ergonmica Si Si Si Si Si Si
Flexible Si Si Si Si Si Si
Operacionalmente

Fcil Si Si Si Si Si Si
Mantenimiento
Larga vida til Si Si Si Si Si Si
Entrega oportuna No Si Si Si Si No

La necesidad Entrega oportuna, se est colocando como no vlida en razn a que

los proveedores (Gerencia de Ambiente y Bariven), normalmente se retrasan con sus
compromisos para con la empresa, porque a su vez dependen de terceros (Ministerio
del Poder Popular para el Ambiente y Proveedores de bienes, respectivamente). En

11


este caso, se notificar al cliente con toda claridad la situacin al respecto, en cada
caso.

La empresa est en la capacidad de satisfacer la mayora de las necesidades del

cliente, con los recursos disponibles.

4. Anlisis de la situacin actual de la Superintendencia de Proyectos

Mayores Distrito Gurico, respecto al tiempo de entrega de la
infraestructura de superficie requerida para el manejo de la produccin de
crudo, agua y gas; mediante un Diagrama de Ishikawa (causa-efecto).

Ver Figura No. 4 Diagrama de Ishikawa

5. Definicin de directrices por parte de la Junta Directiva para con las

organizaciones interrelacionadas con la Superintendencia de
Proyectos Mayores Distrito Gurico, a fin de mitigar el efecto de las
causas races detectadas en el Diagrama de Ishikawa.

Ver Cuadro No. 6 Gerencia por Directrices.

6. Definicin de directrices emanadas por la Gerencia de Contratacin

(organizacin interrelacionada con la Superintendencia de Proyectos
Mayores Distrito Gurico), para orientar los esfuerzos hacia el
cumplimiento de la estrategia y medida de desempeo que le fue
asignada por la Junta Directiva.

Ver Cuadro No. 7 Gerencia por Directrices Gerencia de Contratacin

7. Plan Anual emitido por la Gerencia de Contratacin para el

cumplimiento de una de las estrategias y medida de desempeo
considerada en su definicin de directrices.

Ver Cuadro No. 8 Plan para la puesta en prctica de la estrategia 1.3

12


Figura. No. 4. DIAGRAMA de

ISHIKAWA (CAUSA EFECTO)

Escasez de materia prima para la

Materiales Baja oferta en el mercado de materiales para la
y equipos Procesos de Licitacin para adquisicin de bienes,
requeridos

Disponibilidad Poco adiestramiento en el rea en pericias crticas

de mano de Alta demanda de mano de obras
obra en calidad

Las empresas no califican

Disponibilida Procesos de Licitacin, declarados
Las ofertas econmicas no satisfacen los intereses de la corporacin
d de contrato
de obras Retraso en el cumplimiento del Cronograma de

Permisera de los Retardo en el cumplimiento de compromisos previos adquiridos con los

propietarios en cuyo terreno
se ejecutar la obra Desacuerdo con las condiciones establecidas por la empresa en cuanto a cantidad y ubicacin del terreno

Por qu hay retraso

en la entrega de la
infraestructura de
superficie construida
por la
Superintendencia de
Solicitud de ayudas para la comunidad (empleo, reparacin de Proyectos Mayores
Lluvias Paralizacin Distrito Gurico?
por las Contaminacin Ambiental
comunidades

Retraso en el pago por parte de la Gcia de Finanzas

Disponibilidad financiera
de la empresa que Muchos frentes de trabajo
ejecuta la obra
Retraso en la elaboracin y aprobacin de las valuaciones de pago

Permisera
Retraso por parte de las consultoras que elaboran los Estudios de Impacto
Ambiental
Retraso en la aprobacin por parte del
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Cuadro No. 6 Gerencia por directrices

PLAN DE ACCIN EMITIDO POR: FECHA: GERENCIA POR DIRECTRICES

Junta Directiva JUNIO 2012

ANLISIS DE LA SITUACIN: En los dos ltimos aos se ha presentado un retraso en la entrega al cliente (Operaciones de Produccin), de la infraestructura de superficie requerida para el manejo
de la produccin de crudo, agua y gas del Distrito Gurico. En su mayor parte, esto se debe a la escasez de materia prima, materiales y equipos (por la demanda actual en el pas); retrasos por parte
del Ministerio del Poder Popular para el Ambiente (MPPAmb) para la aprobacin de la permisera ambiental requerida para iniciar las obras; retraso en el pago por parte de la Gerencia de Finanzas lo
cual afecta la disponibilidad financiera de las empresas contratistas que ejecutan las obras; paralizaciones por parte de las comunidades las cuales solicitan ayudas de empleo y reparacin de vas,
adems del retraso en el cumplimiento del Cronograma de Contratacin, el poco adiestramiento en las pericias crticas (mano de obra insuficiente) y las lluvias.
OBJETIVO No ESTRATEGIAS MEDIDA DEL DESEMPEO
1. Disminuir el 1.1 Reducir el tiempo de aprobacin de la permisera ambiental de la Faja Reducir en 50% el desfase del tiempo de entrega de la permisera ambiental por parte del
retraso en el Petrolfera del Orinoco. (Se solicitar al MPPAmb la emisin de una directriz MPPAmb, de los proyectos asociados a Infraestructura.
tiempo de entrega para tales efectos).
de la
infraestructura de 1.2 Reducir el tiempo de pago establecido para las contratistas asociadas a los En la Gerencia de Finanzas, el tiempo de pago de una valuacin asociada a un proyecto
superficie proyectos de infraestructura del Distrito Gurico (Se girar una instruccin a la de infraestructura no debe superar un lapso de 30 das continuos contados a partir de la
requerida para el Gerencia de Finanzas). fecha de entrega de la factura correspondiente.
manejo de la
produccin de 1.3 Reducir las paralizaciones por causas imputables a las comunidades aledaas Ejecutar como mnimo dos proyectos sociales en cada comunidad afectada.
crudo, agua y gas a las obras de infraestructura en ejecucin por la Superintendencia de
del Distrito Gurico Proyectos Mayores Distrito Gurico. (Se girar una instruccin a la Gerencia de
Desarrollo Social).
META
1.4 Mantener los tiempos establecidos por la Ley de Contrataciones Pblicas en Un proceso de contratacin bajo la modalidad de Concurso Abierto, no debe durar ms
1. Disminuir en los procesos licitatorios asociados a la Superintendencia de Proyectos Mayores de 90 das continuos, contados a partir de la fecha de inicio del proceso de licitacin.
50% para el ao Distrito Gurico, para cumplir con el Plan de Contratacin. (Se girar una
2013, el nmero de instruccin a la Gerencia de Contratacin).
obras de
infraestructura 1.5 Incrementar el N horas de capacitacin de las pericias crticas, mediante la La Institucin de Formacin Permanente para pericias crticas deber ser aperturada a
entregadas con creacin de una institucin de formacin permanente para el adiestramiento de ms tardar dentro de los prximos seis (06) meses.
desfase al cliente. personal. (Se girar una instruccin a la Gerencia de Recursos Humanos).

1.6 Incrementar el volumen de compras internacionales de aquellos bienes y Incrementar en 30 % la disponibilidad de materiales y equipos requeridos para las obras
materia prima que estn en escasez en el pas. (Se girar una instruccin a la de Infraestructura.
Gerencia de Bariven).

14


Cuadro No. 7 Gerencia por directrices Unidad de Contratacin Distrito Gurico

PLAN ANUAL EMITIDO POR: FECHA: GERENCIA POR DIRECTRICES
Gerencia de Contratacin Junio 2012

ANLISIS DE LA SITUACIN: En los dos ltimos aos se ha presentado un retraso en la entrega al cliente (Operaciones de Produccin), de la infraestructura de superficie requerida para el manejo de la
produccin de crudo, agua y gas del Distrito Gurico. En su mayor parte, esto se debe a la escasez de materia prima, materiales y equipos (por la demanda actual en el pas); retrasos por parte del Ministerio del
Poder Popular para el Ambiente (MPPAmb) para la aprobacin de la permisera ambiental requerida para iniciar las obras; retraso en el pago por parte de la Gerencia de Finanzas lo cual afecta la disponibilidad
financiera de las empresas contratistas que ejecutan las obras; paralizaciones por parte de las comunidades las cuales solicitan ayudas de empleo y reparacin de vas, adems del retraso en el cumplimiento del
Cronograma de Contratacin, el poco adiestramiento en las pericias crticas (mano de obra insuficiente) y las lluvias.
OBJETIVOS No ESTRATEGIAS MEDIDA DEL DESEMPEO

Mantener los tiempos establecidos por la Ley de 1.1
Contrataciones Pblicas en los procesos licitatorios
asociados a la Superintendencia de Proyectos
Mayores Distrito Gurico, para cumplir con el Plan de
Contratacin. (Se girar una instruccin a la Gerencia
de Contratacin).
META
Mantener en 14 das hbiles los procesos de
contratacin bajo la modalidad de concurso abierto
para el ltimo segundo trimestre del ao 2012.
Disminuir el tiempo de entrega de las clasificaciones financieras
por parte de la Gerencia de Ingeniera de Costos (insumo
requerido para la preparacin del Pliego de Condiciones, segn la
LCP). (Responsables: Suptcias. de Proyectos, Contratacin y
Costos)
1.2
Realizar mesas de trabajo conjuntas entre las Gerencias de
Ingeniera de Costos, Contratacin y Proyectos Mayores Distrito
Gurico, para la aclaratoria de las ingenieras de detalle.
1.3
Disminuir el nmero de casos devueltos por parte de la Gerencia
de Ingeniera por motivo de deficiencia en la documentacin de
Ingeniera de detalles (Supervisor de Departamento).
1.4
Incrementar la nmina de analistas de contratacin requeridos
para la elaboracin de los Pliegos de Condiciones (RRHH y
Contratacin).
1.5
Asegurar la participacin de empresas especializadas en el objeto
de la contratacin, a fin de evitar dilataciones en el tiempo de
contratacin, para evitar que se declaren desiertos los procesos
de licitacin. Se generara una lista de empresas para cada ramo
segn el Registro Nacional de Contratistas (Supte. de
1.6 Contratacin).
Incrementar la nmina de analistas de evaluacin de ofertas
requeridos para la elaboracin de los informes tcnico-
econmicos. (RRHH y Contratacin).
1.7 Mantener el tiempo establecido en la Ley de Contrataciones
Pblicas (11 das hbiles) para la Evaluacin de ofertas y la
generacin de los informes tcnico-econmicos. (Supte. de
Contratacin).
Una clasificacin financiera ser emitida por la Gerencia de Ingeniera de
Costos, a ms tardar en 10 das hbiles.
Se realizar una mesa de trabajo por cada caso sometido ante la Gerencia de
Estimacin de Costos para aclaratoria de la ingeniera de detalle.
Reducir en 30% el nmero de casos devueltos por la Gerencia de Ingeniera de
Costos en el ao 2013.
Contratar 6 profesionales de alguna de las siguientes especialidades: Lcdo.
Admininistracin y/o Ingeniero Industrial, en un perodo de 2 meses.
Impartir al menos 80 horas de capacitacin en materia de contratacin al
personal de nuevo ingreso, en el mes correspondiente a su fecha de ingreso
Emitir una invitacin para un mnimo de 5 empresas del ramo, en cada proceso
de contratacin, mediante fax, correo electrnico o encomienda.
Verificar que el tiempo establecido en la Ley de Contrataciones Pblicas para el
llamado a Concurso Abierto, no supere los 9 das hbiles.
Reasignar 6 profesionales con experiencia mnima de 3 aos en contratacin,
en un perodo de 2 meses.
Impartir al personal al menos 80 horas de capacitacin al ao, para
actualizacin de los nuevos criterios en materia de evaluaciones tcnicas-
econmicas.
Verificar que el tiempo establecido en la Ley de Contrataciones Pblicas para la
Evaluacin de ofertas y la generacin de los informes tcnico-econmicos, no
supere los 11 das hbiles.

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Cuadro No. 8 Plan para la puesta en prctica de la estrategia / emitido por: Gerencia de Contratacin.

ESTRATEGIA Y MEDIDA DETALLES PARA LA PUESTA EN

JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN QUIN
NO. DEL DESEMPEO PRCTICA

Estrategia: Plan / Hacer (PD) Spte. Proyectos Mayores.

Disminuir el nmero de Luego de analizar las principales causas
casos devueltos por parte de devolucin de casos, se estableci
de la Gerencia de un plan de accin con las siguientes
Ingeniera por motivo de premisas:
deficiencia en la Lideres por disciplinas.
documentacin de Asignar Lderes por cada Disciplina
Ingeniera de detalles. (electricidad, civil, mecnica e X
instrumentacin) los cuales tengan
Medida del desempeo: una experiencia mnima de 7 aos. Lideres por disciplinas.
Reducir en 30% el nmero Adiestrar al personal en las reas
de casos devueltos por la criticas de diseo, como son: X X X X
Gerencia de Ingeniera de Oleoductos, Tanques, Separadores,
Costos tratadores, Lneas de flujo, segn las
normas nacionales e internacionales
establecidas para la Industria Ingeniero de Proyecto.
Petrolera.
Estandarizar las especificaciones
tcnicas y sus unidades de medida y X X X X X X X X X X X
forma de pago para las partidas de Ingeniero de Proyecto
mayor recurrencia. Manual de Diseo .
Estandarizacin de planos y
especificaciones tcnicas segn los X X X X X X X X X X X
manuales de diseo de
infraestructura establecidos en la
normativa interna de . Spte. Proyectos Mayores.
Implementar una lista de chequeo X X X X X X X X X
para revisin de los productos de
ingeniera de detalle. Con 3 firmas;
preparado por (Ingeniero), revisado
por (Lder de disciplina) y aprobado Spte. Proyectos Mayores.
por (Superintendente).
Chequear (C)
Verificar los resultados del nmero de
casos devueltos y cotejarlo con la Spte. Proyectos Mayores.
medida de desempeo esperada para X
la estrategia 1.3 (reduccin del 30%)
Actuar (A)
Analizar la desviacin y tomar un plan Spte. Proyectos Mayores.

16


ESTRATEGIA Y MEDIDA DETALLES PARA LA PUESTA EN

JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN QUIN
NO. DEL DESEMPEO PRCTICA

de accin para mejorar los resultados. X

Procedimiento para documentar

X

17


8. Anlisis de anomala (aprobacin de valuaciones mensuales).

8.1 Planteamiento Del Problema

Las valuaciones asociadas a la prestacin de bienes y servicios, son entregadas por

las contratistas y/o consultoras a los Ingenieros Inspectores y/o administradores de
contrato, los cuales luego de revisarlas las someten para la aprobacin del
Superintendente de Departamento, quin procede a realizar la carga en el Sistema de
Control de Obras de , as como tambin asigna la cuenta presupuestaria o centro de
costo, en los cuales se imputaran los costos incurridos en dicha valuacin.
Posteriormente, la valuacin es entregada al personal encargado de realizar la carga
en el Sistema SAP de pagos de (para lo cual es requerida la aprobacin de un Nivel
de Autoridad Financiera), el cual genera un documento llamado Hoja de Entrada de
Servicios (HES). Luego, la contratista, somete ante la Gerencia de Finanzas la factura
correspondiente junto a la HES y finalmente liquida el monto de la valuacin por el
servicio prestado.

El tiempo transcurrido desde que la contratista entrega la valuacin hasta que es

aprobada al nivel del Superintendente, dura alrededor de 30 das continuos. Esta
situacin ha sido considerada como una anomala, en razn a que la Gerencia del
Distrito Gurico solicit en el mes de abril 2012 reducir este perodo a un mnimo de 14
das continuos.

8.1.1 Problema
El problema en este caso, lo representa la demora en el proceso de aprobacin
de la valuacin a nivel del Superintendente del departamento.

8.2. Anlisis de la informacin estadstica asociada al problema

A continuacin se muestra el registro de las valuaciones procesadas en el mes de

mayo 2012, por la Superintendencia de Proyectos Mayores Distrito Gurico.

Cuadro N 9. Informacin estadstica del problema. Mes de Mayo 2012.

Fuente: Departamento de Control y Gestin

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En funcin a la tabla anterior se procedi a realizar una evaluacin de las desviaciones

presentadas respecto a la meta establecida por la Gerencia del Distrito Gurico (14
das continuos):

Cuadro N 10. %Desviacin / Valuacin respecto a la meta asignada por la

Gerencia del Distrito Gurico

Valuacin Das Desviacin (%)

Contratista A 31 121,4%
Contratista B 35 150,0%
Contratista C 33 135,7%
Contratista D 18 28,6%
Contratista E 31 121,4%
Contratista F 25 78,6%
Contratista G 37 164,3%

Posteriormente se realiz un anlisis para agrupar las desviaciones ms comunes en

el retardo de la revisin y aprobacin de las valuaciones, la cual se representa
mediante el siguiente diagrama de pastel.

Frecuencia de Anomalas

17% 17%

17%

49%

Sistema de Control de Obra

Falta de Estandarizacin en formatos
Sobre Carga de Trabajo de Ing. Inspector
Falta de delegacin por asusencia del Superintendente

Figura N. 5. Diagrama de Pastel.

Como puede observarse en la figura anterior, la mayor anomala est representada por
la no existencia de formatos estandarizados, que representa un 49% del total de las
anomalas.

8.2.1 Elaboracin de una tormenta de ideas:

Tomando como referencia la informacin estadstica del problema, se procedi
a realizar una tormenta de ideas para determinar las causas ms probables que
estaran incidiendo en la demora del proceso de aprobacin de valuaciones, las
cuales se indican a continuacin:

Diversidad de formatos con carencia de informacin a criterio de .

Fallas aleatorias en el sistema de control de obras.

19


No se cuenta con otra persona que supla las actividades del

Superintendente en su ausencia.
Sobrecarga administrativa del Ingeniero Inspector.
Testigos de obra incompletos.
Inexperiencia de las empresas con los procesos administrativos de .
Errores aritmticos y de unidad de medida en la valuacin.

8.2.2 Diagrama de afinidad:

Posteriormente, se procedi con la agrupacin por afinidad de las causas ms
probables especificadas en el paso anterior.

Personal Testigos de Obra Sistema de control de obras

Inspector sobrecargado de
trabajo Errores Aritmticos

Falta de Delegacin en Formatos no

ausencia del Superintendente estandarizados

Testigos de obra
incompletos

Inexperiencia de las
contratistas

Figura N 6. Diagrama de Afinidad.

20


8.2.3. Diagrama Ishikawa (causa-efecto).

Retraso imputable a

Fallas del Sistema de Control de Obras

Falta de Delegacin en ausencia del Superintendente

Inspector sobrecargado de trabajo

Por qu hay demora
en la aprobacin de
Formatos no estandarizados las valuaciones?

Errores aritmticos de la valuacin

Testigos de obra incompletos
Inexperiencia de las empresas con los trmites administrativos de

Retraso imputable a la
contratista

Causas races
Figura N 7. Diagrama de Causa - Efecto.

9. Anlisis de la anomala / plan de accin /resultados

Luego de realizar el diagrama causa efecto, en fecha 27/05/2012 la Superintendencia

procedi a realizar un anlisis sobre la anomala de mayor incidencia: No existe
estandarizacin en los formatos de presentacin de las valuaciones, el cual se
detalla en la tabla N 3 Diagnstico de anomala.

Seguidamente, se realiz un Plan de accin para mitigar dicha anomala, como se

muestra en la Tabla No. 4. Dicho Plan de Accin fue implementado en fecha
05/06/2012 y los resultados obtenidos fueron analizados en fecha 28/06/2012.

21


Cuadro No.11 Diagnostico de Anomala.

Superintendecia de Proyectos Anlisis de Anomalas No. : PM-OM-0001

Mayores Distrito Gurico
Fecha: 27 05 2012
En caso de queja de cliente externo:
1.- Identificacin

Cliente: No Aplica
Contacto: No Aplica
Telfono: No Aplica
rea donde se detecto la anomala: Distrito Gurico Reportado por: Fernando Rey
Queja del cliente Externo Detalle de la anomala o no conformidad:
No existe estandarizacin en los formatos de presentacin de
Queja del Cliente Interno
valuaciones, lo cual incide significativamente en el retardo de la
TIPO

Anomala en el proceso aprobacin de las valuaciones mensuales. El tiempo de aprobacin

oscila entre 18 y 37 das continuos.
Auditoria externa Auditoria Interna: Otro:
Anomala

Acciones de contencin (Remocin del Sntoma):

Estandarizar los formatos para el pago de gastos reembolsables, honorarios profesionales y obras.

Responsable: Superintendente de Proyectos Mayores Distrito Gurico

Recoleccin de hechos y datos (hora, sntoma, otros datos externos o internos y dems
2.- Observaciones

circunstancias de anomalas o queja):

Correcciones en los formatos presentados por las empresas prestadoras del los bienes y servicios.
Inspectores con acumulacin de 5 o mas valuaciones en un mismo periodo.
Deficiencia en los testigos de obras presentados en las valuaciones.

Se observa que las valuaciones presentan un retraso recurrente para ser aprobadas, estos tiempos van desde
los 18 hasta los 37 das continuos para su revisin y posterior aprobacin, es por esta razn que la Gerencia
del Distrito estableci como meta para la Superintendecia de Proyectos Mayores Distrito Gurico la duracin
de 14 das continuos como mximo para la revisin y aprobacin de todas las valuaciones presentadas por las
empresas prestadoras de bienes y servicios asociadas directamente con las obras de infraestructura
3.- Anlisis

necesarias para la continuidad operacional. Luego de ser establecida la directriz por parte de la Gerencia, se
decide realizar un proceso de auditoria interna que permita establecer parmetros de control que mitiguen los
retrasos ocasionados en la aprobacin de las valuaciones, el problema ms frecuente que se presenta: es la
falta de estandarizacin de formatos para la presentacin de las valuaciones, lo cual genera errores
aritmticos, formatos de imgenes inadecuados, clculos de medicin errneos, falta de diagramas de
recorridos en tuberas y transporte, sobre-carga de trabajo en la revisin por exceso de correcciones, entre
otros.

22


Cuadro No. 12 Plan de Accin.

4.1 Qu 4.2 Observacin 4.3 Responsable 4.4 Fecha lmite 4.5 Lugar de
hacer?: (Cmo?/Por de ejecucin de ejecucin ejecucin
qu?): (Quin?): (Cuando?): (Dnde?):
Implementar un Cmo?: Se realizara Superintendente del 05 de Junio de Superintendencia
formato nico bajo los parmetros Departamento. 2012 de Proyectos
4.- Plan de Accin

para: establecidos en el Mayores

1.- Cargo de manual de control de Distrito Gurico
cuenta por calidad para la
gastos elaboracin de
reembolsables. formatos.
2.- Honorarios
Por qu?: Debido a
profesionales.
3.- valuaciones
la diversidad de gastos
de Obras.
aplicables en los
convenios de la
industria petrolera.
( Acciones realizadas / resultados de accin / efectos secundarios / estandarizacin / Problemas
recurrentes )
Acciones realizadas (Ver Anexos)
Se crearon tres (3) formatos para la estandarizacin de pagos relacionados con: gastos
reembolsables, honorarios profesionales y valuaciones de obras.
Se realiz una reunin con los inspectores de obra y administradores de contratos adscritos a la
Superintendencia de Proyectos Mayores Distrito Gurico, as como tambin con las empresas
proveedoras de bienes y servicios, con el fin de notificar el nuevo procedimiento establecido con
los formatos creados.
Implementacin de los formatos a partir del da 06 de junio de 2012.
Resultados de accin
4.- Conclusiones

Disminucin en un 30% de las correcciones realizadas por parte del Ingeniero Inspector /
Administrador de Contratos en las primeras diez (10) valuaciones sometidas por las empresas
prestadoras de bienes y servicios.
Disminucin en los tiempos de revisin y aprobacin por parte de la Superintendencia de
Proyectos Mayores Distrito Gurico, con un tiempo promedio de 17 das continuos, lo cual
representa una desviacin de 21,40% con respecto a la meta establecida por la Gerencia del
Distrito Gurico (14 das continuos).
Efectos secundarios
Se present resistencia al cambio de los inspectores ms antiguos de la Superintendencia, al
momento de implementar los formatos.
Aumento del tiempo de disponibilidad en 5 horas hombre quincenal del inspector, para realizar
otras tareas asociadas a sus funciones.
Estandarizacin
Contribuyo a logro de la meta establecida por parte de la Gerencia del Distrito Gurico,
disminuyendo la desviacin en la demora del tiempo de aprobacin en un 92,86%.
Equipo de Trabajo:
Equipo 7:
Francisco Torres.
Fernando Rey.
Lus Rojas.

23

10. Flujograma de despliegue. (Figura N 8. Flujograma de despliegue - Aprobacin de valuaciones)
Proceso Unitario Flujograma
Elaborar testigos de Obra
Elaborar el cuadro resumen
Elaborar el formato para cargo
en cuenta por valuacin
Validacin en campo de los
testigos de Obra
Revisin de valuacin
Asignacin de cuenta
presupuestaria
Carga en sistema de control de
obra
Aprobacin de la valuacin
Proceso Agrupado Proceso Total
Macroflujograma
Aprobacin de valuaciones
Preparacin de la valuacin mensuales por parte de la
por parte del contratista Superintendencia de
Departamento.
Revisin de la valuacin por
parte del Ingeniero
Inspector
Aprobacin de la valuacin
por parte del
Superintendente
24


10. Flujograma de despliegue. (Figura N 8. Flujograma de despliegue - Aprobacin de valuaciones)

Ingeniero Residente (Contratista) Ingeniero Inspector Superintendente de
Administrador de Contrato Departamento (PDVSA)
(PDVSA)
Elaboracin de testigos
Elaboracin de testigos
de obra
de obra

Elaborar cuadro resumen

de partidas ejecutadas

Elaborar el formato para

Cargo en cuenta SI

Revisin de valuacin
Revisin de valuacin
NO Revisa, firma
y entrega valuacin

Validacin en campo
Validacin en campo
SI
NO Asignacin de cuenta
Revisa, firma
y entrega valuacin
presupuestaria
Notificacin de devolucin
Para su correccin Carga en el sistema de
Control de obra
Minuta de NO SI
devolucin Notificacin de devolucin
Minuta de Para su correccin
Aprobacin de
devolucin
valuacin FIN

25


CONCLUSIONES
Una vez determinadas las entradas, procesos internos y salidas de la
Superintendencia de Proyectos Mayores Distrito Gurico, vista como un
sistema, se logr tomar como base cero la situacin actual para luego plantear
estrategias a corto, mediano y largo plazo, que tengan por objetivo la
maximizacin del aprovechamiento de los recursos y el fortalecimiento de las
debilidades actuales a lo largo del tiempo establecido para la entrega de los
diversos productos que genera esta organizacin.

Aunque la misin y visin actuales de la organizacin estn realizadas en

trminos generales de calidad e innovacin, estas no contemplan los sistemas
de gestin de la calidad ni una interaccin mas directa con los clientes para
establecer de manera clara y precisa las necesidades de los mismos, as como
tampoco establece elementos de comunicacin fluida en cada etapa del
desarrollo de la ingeniera y durante la construccin de la infraestructura;
factores clave para lograr un buen desempeo de los productos entregados a
los clientes crticos.

Una vez establecidos claramente los niveles de criticidad del requerimiento de

los clientes, se pueden establecer mejores practicas puertas adentro de la
organizacin (procesos), con el fin de optimizar los recursos y
reorganizar las actividades que tengan lugar, con el fin de cumplir con los
parmetros cuya validez es critica para la entrega del producto segn el tiempo
establecido y con la calidad esperada.

Las causas races obtenidas del Diagrama Causa Efecto realizado para
evaluar la situacin actual de la Superintendencia de Proyectos Mayores
Distrito Gurico, son las siguientes: escasez de materia prima, materiales y
equipos (por la demanda actual en el pas); retrasos por parte del Ministerio del
Poder Popular para el Ambiente (MPPAmb) para la aprobacin de la permisera
ambiental requerida para iniciar las obras; retraso en el pago por parte de la
Gerencia de Finanzas lo cual afecta la disponibilidad financiera de las empresas
contratistas que ejecutan las obras; paralizaciones por parte de las
comunidades las cuales solicitan ayudas de empleo y reparacin de vas,
adems del retraso en el cumplimiento del Cronograma de Contratacin, el
poco adiestramiento en las pericias crticas (mano de obra insuficiente) y las
lluvias.

En base a los resultados generados por el Diagrama de Ishikawa, la Junta

Directiva emiti seis (06) directrices/estrategias asociadas a las Gerencias de
Desarrollo Social, Finanzas, Contratacin, Recursos Humanos y Bariven, as
como tambin al Ministerio del Poder Popular para el Ambiente. Se plante
como meta la disminucin en un 50% del nmero de obras de Infraestructura
entregadas con desfase. Cada estrategia estuvo relacionada con una medida
de desempeo para el seguimiento y verificacin de resultados.

26


La Gerencia de Contratacin evalu la directriz que le fue asignada por la Junta

Directiva, y realiz su propio Plan de Directrices/ Estrategias y medidas de
desempeo con el fin de generar un plan de accin directo para mantener los
tiempos establecidos por la Ley de Contrataciones Pblicas en los procesos
licitatorios asociados a la Superintendencia de Proyectos Mayores Distrito
Gurico, y de esta manera cumplir con el Plan de Contratacin.

La Gerencia de Contratacin aplic el mtodo PDCA (Plan, Do, Check, Act),

para la estrategia 1.3 Disminuir el nmero de casos devueltos por parte de la
Gerencia de Ingeniera por motivo de deficiencia en la documentacin de
Ingeniera de detalles, a fin de evitar la dilatacin en el tiempo empleado para
la generacin de las clasificaciones financieras; insumo necesario para el inicio
de los procesos de licitacin. Se asignaron responsables para cada accin del
Plan, en funcin a un perodo de 12 meses. Se tom como premisa de que la
comparacin de los resultados obtenidos al aplicar el plan respecto a la medida
de desempeo esperada para esta estrategia (reduccin del 30%) se realizar
en el mes de Enero 2013, lo cual se alinea con la meta establecida por la Junta
Directiva.

Se realiz una Tormenta de Ideas y se determinaron siete (07) posibles causas

del retardo en la aprobacin por parte de la Superintendencia de Proyectos
Mayores Distrito Gurico, de las valuaciones presentadas por las empresas
prestadoras de bienes y servicios.

Se realiz un anlisis de la situacin actual, aplicando el diagrama de Ishikawa

(causa-efecto), y se determinaron tres (03) causas races fundamentales que a
juicio de la Superintendencia son las de mayor incidencia en la demora del
proceso de aprobacin de las valuaciones.

Se realiz un anlisis de la causa raz con mayor incidencia (anomala), lo cual

determin que es necesario realizar 3 formatos para estandarizar el pago de
gastos reembolsables, honorarios profesionales y obras ejecutadas.

Se elabor un plan de accin para mitigar la anomala de mayor incidencia y se

obtuvieron los siguientes resultados:

o Disminucin en un 30% de las correcciones realizadas por parte del

Ingeniero Inspector / Administrador de Contratos en las primeras diez
(10) valuaciones sometidas por las empresas prestadoras de bienes y
servicios.
o Disminucin en los tiempos de revisin y aprobacin por parte de la
Superintendencia de Proyectos Mayores Distrito Gurico, con un tiempo
promedio de 17 das continuos, lo cual representa una desviacin de
21,40% con respecto a la meta establecida por la Gerencia del Distrito
Gurico (14 das continuos).

27


En base a la anomala detectada en el proceso de aprobacin de valuaciones

mensuales en la Superintendencia de Proyectos Mayores Distrito Gurico, se
procedi a realizar un flujograma de despliegue, con el fin de evaluar el proceso
total, agrupado y unitario que se lleva acabo al momento de la aprobacin, as
mismo se identific los responsables por cada actividad, con el fin de abordar
de forma oportuna los problemas que puedes prorrogar los tiempo de
aprobacin de las valuaciones mensuales.

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ANEXOS
Forma SDG-PPMM-001 Formato para cargo en cuenta Gastos
Reembolsables.
Forma SDG-PPMM-002 Formato para cargo en cuenta Honorarios
Profesionales.
Forma SDG-PPMM-003 Formato para cargo en cuenta por valuaciones de
obras.

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BIBLIOGRAFA
Manual de aseguramiento de la calidad de Ingeniera y Proyectos - , SCIP-GG-
C-01-M, Revisin 2, Septiembre 2001.
Registro Estadstico preparado por el Departamento de Control y Gestin de la
Superintendencia de Proyectos Mayores Distrito Gurico.

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