ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD N4

TUTOR: YENNY GOMEZ

LUZ ENITH DIAZ MENDOZA

Valledupar 2017

 Caso N 2 EMPRESA PILOS S.A. UN INVENTARIO DE ARCHIVO
Daniel, es el responsable del almacn en la Empresa Pilos S.A., recibe una
notificacin de su jefe inmediato de manera improvista donde es notificado de un
traslado a la oficina de Cartera, ya que la funcionaria encargada presenta un
accidente laboral y debe ausentarse por un periodo de 30 das. Por lo tanto, en la
notificacin se fundamenta la entrega de su puesto de trabajo al funcionario que lo
reemplazar, realizando el inventario del archivo. Daniel, debe de asumir el cargo
nuevo de manera inmediata y no logra realizar la entrega formal de su puesto por
falta de tiempo. Este le solicita a su compaero que reciba el cargo sin el inventario
documental.

1. Cmo debe de comenzar hacer el inventario documental?

El inventario debe comenzarlo hacer con la recuperacin de la documentacin

para luego clasificarla y organizarla de acuerdo al formato nico de inventario
documental, teniendo en cuanta lo siguiente:
1. Desdoblaje o despliegue
2. Sellado
3. Agregacin
4. Foliacin
5. Instalacin
6. Signaturacion, numrica o representativa

2. Es correcto lo que le sucedi al nuevo funcionario del almacn? Justifique su

respuesta.

Para mi punto de vista no es correcto, porque al funcionario saliente debe de

entregar su puesto en totalmente organizo archivsticamente, al suponer que una
documentacin requerida no est en su puesto este no sabr dar respuesta
inmediata.

3. Cules son las causas que se presentan por la carencia del inventario
documental?
La falta de tiempo y el afn del jefe hacia Daniel hacen el no poder llevar un
inventario documental en una empresa a la hora de entregar el cargo. Recordemos
que si el inventario se lleva a tiempo este permite llevar un orden de la
documentacin archivstica y esta permite a su vez servirle de gua al funcionario
encargado de ella o a su vez el que recibe el cargo.

4. Arnulfo, encuentra en los fondos acumulados documentos electrnicos de

archivo. Cmo debe ser archivado esos documentos?

Si la empresa est actualizada y dispone de software solo sera ingresar la

informacin de manera organizada cronolgicamente para mantener un orden a la
hora de su bsqueda.
 5. Cree usted conveniente recibir un archivo sin Inventario Documental? Justifique
su respuesta.

En ningn momento es conveniente recibir un archivo sin inventario documental

porque este hace un balance de toda la documentacin archivstica y por ende el
funcionario encargado no tendr una gua a la hora de ser solicitado una
documentacin.

6. Desde el punto de vista archivstico Cul es la importancia de la aplicacin del

Inventario Documental?

La importancia de la a aplicacin del inventario documental en una empresa es llevar

un orden de la documentacin requerida en el momento de la consulta para asi
darle respuesta oportuna a la persona que lo solicita.
 - Unidad objeto documental
ART.1 INTERVENCION - Unidad del soporte y de la imagen grfica
- integridad fsica del documento
Es la intervencin documental a los niveles de conservacin preventiva, -
Conservacin y restauracin. Para ello hay que tener en cuenta varios criterios

ART. 2 manuscritos impreso,

CRITERIOS DE fotogrficos, microgrficos
imgenes digitales, anlogas.
Lo primordial es saber el tiempo y a las condiciones ambientales y en lo posible reversibles,
no deben interferir con intervenciones futuras y ser legible.

1 patrimonio cultural de la nacin. .

ART.3 VALOR DE USO DE LOS
ACURDO 48- CONSERVACION 2. Bien cultural
2000 DE DOCUMENTOS La intervencin debe ser acorde con la funcionalidad de la documentacin,
Tanto en los valores primarios como segundario.

ART.4 CONSERVACION INTEGRAL . Nombre del profesional que ejecut el

Tratamiento.
.Firma que asumir la responsabilidad

Estos deben de estar presididos por un examen de diagnstico que fundamente

el tratamiento a realizar.

ART.5 AVAL .Acuerdos

.Resoluciones
Los materiales de intervencin y conservacin sern avalados por el archivo general de la nacin. .Normas tcnicas

Rige a partir de la fecha de publicacin.

ART.6