GUIA DE TRABAJO DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL GOREMAD.

Responsab 2013 2014

N Acciones Meta Estimada
le Oct Nov Dic Ene Feb
I FASE DE PLANIFICACION 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
1.1 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN
Acta de compromiso
1.1.1. Acta de compromiso PR.,GGR.
Resolu. Eje. Presid.
1.1.2. Constitucin del Comit PR.,GGR.

1.2 DIAGNSTICO
Programa de Trabajo
1.2.1 Programa de trabajo Comit X X
Recopil. de Docum. E informacion
1.2.2 Recopilacin de informacin Comit X X
Pruebas, entrevistas, encuestas, cuestionarios, etc
1.2.3 Anlisis de informacin Comit X X X
Cuadro 1 modelo de Concordancia Normativa del
1.2.4 Anlisis Normativo Comit SCI. X X
Cuadro 2 Formato de anlisis de componentes de
1.2.5 Identificacin de debilidades y fortalezas Comit Control Interno X X
Informe de Diagnstico
1.2.6 Informe de Diagnstico Comit, GGR. X X

1.3. PLAN DE TRABAJO

Plan de Trabajo (acciones conducentes a
implementar del SCI.)
1.3.1 Descripcin de actividades y cronograma Comit X
Detalle del Plan de Trabajo (actividades a
desarrollarse)
1.3.2 Desarrollo del Plan de Trabajo Comit X X

II FASE DE EJECUCION

2.1 IMPLEMENTACIN A NIVEL DE ENTIDAD Comit Informe de implementacin X X X X

2.2 IMPLEMENTACIN A NIVEL DE PROCESOS Comit Informe de implementacin X X X X

III FASE DE EVALUACION

3.2 Evaluacin Comit Informe de Cumplimiento del plan de trabajo

 2014
Feb Mar Abr
3 4 1 2 3 4 1 2

OK

OK

OK

PROCESANDO

PROCESANDO

PROCESANDO

PROCESANDO asignar funciones a cada integrante dl comit

X X X

X X X

X X
 Anexo 4
Lista de Verificacin: Ambiente de control
Elementos Si No N/A
Filosofa de la Direccin

La Direccin muestra inters de apoyar al

establecimiento y mantenimiento del control
interno en la entidad a travs de polticas,
1 documentos, reuniones, charlas y otros medios
La Direccin reconoce y promueve los aportes
del personal que mejoran el desarrollo de las
2 actividades laborales
La Direccin incentiva el desarrollo transparente
3 de las actividades de la entidad
Se toman decisiones frente a desviaciones de
indicadores, variaciones frente a los resultados
4 contables, dejndose evidencia mediante actas
La Direccin proporciona el apoyo logstico y de
personal para un adecuado desarrollo de las
5 labores de control
La Direccin demuestra una actitud positiva
6 para implementar las recomendaciones del OCI
Integridad y valores ticos
La entidad cuenta con un cdigo de tica
debidamente aprobado, y difundido mediante
7 talleres o reuniones
La administracin ha difundido la "Ley del
8 Cdigo de tica de la Funcin Pblica"
Se comunican debidamente dentro de la
entidad las acciones disciplinarias que se toman
9 sobre violaciones ticas
La Direccin demuestra un comportamiento
tico, poniendo en prctica los lineamientos de
10 conducta de la entidad
Se sanciona a los responsables de actos
ilegales de acuerdo con las polticas definidas
11 por la Direccin
Administracin Estratgica
La Direccin ha difundido y es de conocimiento
general la visin, misin, metas y objetivos
12 estratgicos de la entidad
La Direccin asegura que todas las reas,
Departamentos formulen, implementen y
evalen actividades concordantes con su plan
13 operativo institucional
Los planes estratgicos, operativo y de
contingencia se elaboran, conservan y
14 actualizan segn procedimiento documentado
 Todas las unidades orgnicas evalan
peridicamente su plan operativo con el fin de
conocer los resultados alcanzados y detectar
15 posibles desvos
La entidad ha formulado el anlisis de la
situacin con participacin de todas las
gerencias para definir su direccionamiento y
16 desarrollo de los servicios
Los resultados de las mediciones efectuadas a
los planes operativos en los ltimos dos
semestres estn dentro de los niveles
17 esperados
Estructura organizacional
La estructura organizacional se ha desarrollado
sobre la base de la misin, objetivos y
actividades de la entidad y se ajusta a la
18 realidad
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF)
refleja todas las actividades que se realizan en
19 la entidad y estn debidamente delimitadas
La entidad cuenta con un Reglamento de
Organizacin y Funciones (ROF) debidamente
20 actualizado
Todos las personas que laboran en la entidad
ocupan una plaza prevista en el PAP y un cargo
21 incluido en el de Asignacin de Personal (CAP)

La Direccin se asegura de que los

trabajadores conozcan los documentos
normativos (MOF, ROF, CAP y dems
manuales) que regulan las actividades de la
22 entidad
Se han elaborado manuales de procesos con
23 sus respectivos flujos de informacin
Administracin de los Recursos Humanos

La entidad cuenta con mecanismos, polticas y

procedimientos adecuados para la seleccin,
induccin, formacin, capacitacin,
compensacin, bienestar social, y evaluacin
24 de personal
Se cuenta con un programa de induccin al
personal que ingresa relacionados con el
25 puesto al que ingresa y de los principios ticos
Las unidades orgnicas cuenta con la cantidad
de personal necesaria para el adecuado
26 desarrollo sus actividades
La entidad elabora anualmente un plan de
formacin y capacitacin del personal, con la
participacin de todas las reas y se da
27 cumplimiento al mismo
 La escala remunerativa est en relacin con el
cargo, funciones y responsabilidades
28 asignadas
Competencia profesional
Se han identificado las competencias
necesarias para cada cargo previsto en el CAP
y han sido plasmadas en un documento
29 normativo (perfil del cargo)
El personal que ocupa cada cargo de trabajo
cuenta con las competencias establecidas en el
30 perfil del cargo
El titular, funcionarios y dems servidores son
conocedores de la importancia del desarrollo,
implantacin y mantenimiento del control
31 interno
Asignacin de autoridad y responsabilidad
La autoridad y responsabilidad del personal estn
claramente definidas en los manuales,
32 reglamentos u otros documentos normativos
Estos documentos normativos son revisados
peridicamente con el fin de ser actualizados o
33 mejorados
Todo el personal conoce sus responsabilidades
y acta de acuerdo con los niveles de autoridad
34 que le corresponden
rgano de Control Institucional
Los rgano de Control evalan los controles
de los procesos vigentes e identifican
oportunidades de mejora acorde a su plan de
35 trabajo
Son de comprobada competencia e idoneidad
profesional los miembros que conforman el
36 equipo de trabajo del OCI
El OCI evala peridicamente el sistema de
37 control interno de la entidad
trol
Documento de
Soporte/Comentarios
 Anexo 5
Lista de verificacin: Evaluacin de riesgos
Elementos Si No N/A
Planeamiento de la Administracin de Riesgos

Se ha desarrollado un Plan de actividades de

identificacin, anlisis o valoracin, manejo o
respuesta y monitoreo y documentacin de los
1 riesgos
La Direccin (Directorio, Gerencias y Jefaturas)
ha establecido y difundido lineamientos y
2 polticas para la administracin de riesgos
El planeamiento de la administracin de riesgos
es especifico en algunas reas, como en la
asignacin de responsabilidades y monitoreo de
3 los mismos
La entidad cuenta y ha puesto en prctica el
4 Plan de Administracin de Riesgos
Identificacin de Riesgos
Estn identificados los riesgos significativos por
5 cada objetivo
Se han identificado los eventos negativos
(riesgos) que pueden afectar el desarrollo de
6 las actividades
Se ha participado en la identificacin de los
riesgos de las actividades de las diferentes
7 unidades orgnicas o procesos
En la identificacin de riesgos se ha tomado en
consideracin aspectos internos (de la entidad)
8 y externos (fuera de la entidad)
Valoracin de riesgos
En el desarrollo de sus actividades se ha
determinado y cuantificado la posibilidad de que
ocurran los riesgos identificados (probabilidad
9 de ocurrencia)
En el desarrollo de sus actividades se ha
cuantificado el efecto que pueden ocasionar los
10 riesgos identificados (impacto)
Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia,
impacto y cuantificacin han sido registrados
11 por escrito
Respuesta al riesgo
Se han establecido las acciones necesarias
12 (controles) para afrontar los riesgos evaluados
Se han definido lineamientos para efectuar
seguimiento peridico a los controles
13 desarrollados con respecto a los riesgos
gos
Documento de
Soporte/Comentarios
 Anexo 6
Lista de verificacin: Actividades de control
Elementos Si No N/A
Procedimiento de Autorizacin y Aprobacin*

Los procedimientos de autorizacin y

aprobacin para los procesos, actividades y
tareas estn claramente definidos en manuales
o directivas y son realizados para todos los
1 procesos y actividades
Los procedimientos de autorizacin y
aprobacin para los procesos, actividades y
tareas han sido adecuadamente comunicados a
2 los responsables
Segregacin de funciones*
Las actividades expuestas a riesgos de error o
fraude han sido asignadas a diferentes
3 personas o equipos de trabajo
Se efecta rotacin peridica del personal
asignado en puestos susceptibles a riesgos de
4 fraude
Evaluacin Costo-Beneficio*
El costo de los controles establecidos para sus
actividades est de acuerdo a los resultados
5 esperados (beneficios)
Se toma en cuenta que el costo de establecer
un control no supere el beneficio que se puede
6 obtenersobre el acceso a los recursos o
Controles
archivos*
Se han establecido polticas y procedimientos
documentados que se siguen para la utilizacin
7 y proteccin de los recursos o archivos
El acceso a los recursos o archivos queda
evidenciado en documentos tales como recibos,
8 actas entre otros
Peridicamente se comparan los recursos
asignados con los registros de la entidad (por
9 ejemplo arqueos, inventarios u otros)
Se ha identificado los activos expuestos a
riesgos como robo o uso no autorizado, y se
han establecido medidas de seguridad para los
10 mismos
Los documentos internos que genera y reciben
las unidades orgnicas estn debidamente
11 numerados y protegidos
Verificaciones y conciliaciones*
Las unidades orgnicas peridicamente llevan a
cabo verificaciones sobre la ejecucin de los
12 procesos, actividades y tareas
 Peridicamente se comparan los resultados con
los registros de los procesos, actividades y
13 tareas utilizando para ello distintas fuentes
Evaluacin de desempeo *
La entidad cuenta con indicadores de desempeo para los
14 procesos, actividades y tareas
La evaluacin de desempeo se hace con base
en los planes organizacionales, disposiciones
15 normativas vigentes
Rendicin de cuentas
La entidad cuenta con procedimientos y
lineamientos internos que se siguen para la
16 rendicin de cuentas
La administracin exige peridicamente la
presentacin de declaraciones juradas a su
17 personal
Conoce sus responsabilidades con respecto de
18 las rendiciones
Documentacin dedeprocesos,
cuenta actividades y
tareas *
El personal conoce qu procesos involucran a
su unidad orgnica y qu rol le corresponde en
19 los mismos
Los procesos , actividades y tareas de la
entidad se encuentran definidas, establecidas y
20 documentadas al igual que sus modificaciones
Revisin de procesos, actividades y tareas*
Se revisan peridicamente con el fin de que se
estn desarrollando de acuerdo a lo establecido
21 en la normativa vigente
Se implementan las mejoras propuestas y en
caso de detectarse deficiencias se efectan las
22 correcciones
Controles necesarias
para las tecnologas de Informacin y
comunicaciones
Se cuenta con polticas y procedimientos
escritos para la administracin de los sistemas
23 de informacin
Es restringido el acceso a la sala de computo,
procesamiento de datos, a las redes instaladas,
24 as como al respaldo de la informacin (backup)
Los sistemas de informacin cuentan con
controles y sistemas que evitan el acceso no
25 autorizado a la informacin
La entidad cuenta con un Plan Operativo
26 Informtico
El rea de informtica cuenta con un Plan de
27 Contingencias
Se han definido los controles de acceso general
(seguridad Fsica y Lgica de los equipos
28 centrales)
 Se han creado perfiles de usuario de acuerdo
con las funciones de los empleados, creacin
de usuarios con accesos propios(contraseas)
y relacin de cada usuario con el perfil
29 correspondiente
Los programas informticos (software) de la
entidad cuentan con licencias y autorizaciones
30 de uso
La entidad cuenta con un adecuado servicio de
soporte tcnico para las Tecnologas de la
31 Informacin y Comunicacin (TIC)
Se lleva el control de los nuevos productos
ingresados a desarrollo as como de las
modificaciones de los existentes en carpetas
32 documentadas.
La entidad ha definido polticas sobre el cambio
frecuente de contraseas, sobre su uso y
cuando el personal se desvincule de las
33 funciones.
La entidad ha establecido controles para la
34 adquisicin paquetes software

(*) Son aplicables a los diferentes procesos, actividades

trol
Documento de Soporte
 Anexo 7
Lista de verificacin: Informacin y comunicacin
Elementos Si No N/A
Funciones y caractersticas de la informacin

La informacin Gerencial es seleccionada,

analizada, evaluada y sintetizada para la toma
1 de decisiones
Se han definido niveles para el acceso del
2 personal al sistema de informacin
Informacin y responsabilidad
Los titulares y funcionarios identifican las
necesidades de informacin de todos los
procesos y han implementado los controles
3 necesarios en las reas respectivas
Se cuenta con polticas y procedimientos que
garantizan el adecuado suministro de
informacin para el cumplimiento de sus
4 funciones y responsabilidades
Calidad y suficiencia de la informacin
La informacin interna y externa que maneja la
entidad es til, oportuna y confiable en el
5 desarrollo de sus actividades
Se han diseado, evaluado e implementado
mecanismos para asegurar la calidad y
6 suficiencia de la informacin
Sistemas de informacin
La entidad est integrada a un solo sistema de
informacin y se ajusta a las necesidades de
7 sus actividades
Peridicamente se solicita a los usuarios
opinin sobre el sistema de informacin
registrndose los reclamos e inquietudes para
8 priorizar las mejoras
Flexibilidad al cambio
Se revisan peridicamente los sistemas de
informacin y de ser necesario se redisean
9 para asegurar su adecuado funcionamiento
Archivo institucional
La entidad cuenta con una unidad orgnica que
se encarga de administrar la documentacin e
10 informacin generada por la entidad

La administracin de los documentos e

informacin se realiza de acuerdo con las
polticas y procedimientos establecidos para la
preservacin y su conservacin (archivos
11 electrnicos, magnticos y fsicos)
Los ambientes utilizados por el archivo
institucional cuenta con una ubicacin y
12 acondicionamiento apropiado
Comunicacin interna
La entidad ha elaborado y difundido
documentos que orienten la comunicacin
13 interna
La administracin mantiene actualizado a la
Direccin respecto al desempeo, desarrollo, riesgos,
principales iniciativas y cualquier otros
14 eventos resultantes
La entidad cuenta con mecanismos y
procedimientos para la denuncia de actos
15 indebidos por parte del personal
Comunicacin externa
La entidad cuenta con mecanismos y
procedimientos adecuados para informar hacia
16 el exterior sobre su gestin institucional
El portal de transparencia de la entidad se
17 encuentra adecuadamente actualizado

La entidad cuenta con mecanismos y

procedimientos para asegurar la adecuada
atencin de los requerimientos externos de
informacin (Ley de Transparencia y Acceso a
18 la Informacin Pblica)
Canales de comunicacin

Se ha implementado alguna poltica que

estandarice una comunicacin interna y
externa, considerndose diversos tipos de
comunicacin: memorando, paneles
19 informativos, boletines, revistas
Estos canales de comunicacin permiten que la
informacin fluya de manera clara, ordenada y
20 oportuna
cacin
Documento de
Soporte/Comentarios
 Anexo 8
Lista de verificacin: Supervisin

Elementos Si No N/A

Actividades de prevencin y monitoreo

En el desarrollo de sus labores, se realizan

acciones de supervisin para conocer
oportunamente si stas se efectan de acuerdo
1 con lo establecido, quedando evidencia de ello
Las unidades orgnicas realizan acciones para
conocer oportunamente si los procesos en los
que interviene se desarrollan de acuerdo con
2 los procedimientos establecidos (monitoreo)
Seguimiento de resultados

Las deficiencias y los problemas detectados en

el monitoreo se registran y comunican con
prontitud a los responsables con el fin de que
tomen las acciones necesarias para su
3 correccin
Cuando se descubre oportunidades de mejora,
4 se disponen medidas para desarrollarlas
Se realiza el seguimiento a la implementacin
de las mejoras propuestas a las deficiencias
5 detectadas por el OCI
Compromiso de mejoramiento
La entidad efecta peridicamente
autoevaluaciones que le permite proponer
planes de mejora que son ejecutados
6 posteriormente
Se implementan las recomendaciones producto
7 de las autoevaluaciones realizadas
Se implementan las recomendaciones que
formulan los rganos de control , las mismas
8 que constituyen compromisos de mejoramiento
 Documento de
Soporte/comentario
 Cuadro 1
Concordancia normativa del SCI
NORMA DE CONTROL INTERNO NORMAS INTERNAS
AMBIENTE DE CONTROL

Reconformacion de
Comit control interno.;
Filosofa de la Direccin Reuniones del comit.

Difusion del codigo de

Integridad y valores ticos etica

formulacion, Monitoreo y
evaluacion del POI 2013;
plan estrategico
Administracin estratgica institucional 2011-2014

plan estrategico
institucional 2011-2014;
Estructura organizacional MOF; CAP
Administracin de los recursos humanos
Competencia profesional

Asignacin de autoridad y responsabilidad ROF; MOF

rgano de Control Institucional
EVALUACION DE RIESGOS
Planeamiento de la administracin de riesgos
Identificacin de los riesgos
Valoracin de los riesgos
Respuesta al riesgo
ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL

Procedimientos de autorizacin y aprobacin MAPRO

Segregacin de funciones
Evaluacin costo-beneficio
Controles sobre el acceso a los recursos o archivos
Verificaciones y conciliaciones
Evaluacin de desempeo
 normas y procedimientos
para l os fondos
otorogados modalidad
Rendicin de cuentas encargo interno
Documentacin de procesos, actividades y tareas MAPRO
Revisin de procesos, actividades y tareas
INFORMACIN Y COMUNICACIN
Funciones y caractersticas de la informacin
Informacin y responsabilidad
Calidad y suficiencia de la informacin
Sistemas de informacin
Flexibilidad al cambio
Archivo institucional
Comunicacin interna
Comunicacin externa
Canales de comunicacin
SUPERVISIN
Actividades de prevencin y monitoreo
Seguimiento de resultados
Compromisos de mejoramiento
 Art. literal o numeral

R.E.R.733-2013

Directiva 03-
2012/GOREMAD-GRPPYAT

DIRECTIVA N 009-2012-
GOREMAD/GRPPYAT-
SGDIEI; R.E.R. 540-2010
APRUEBA PEI.

R.E.R. 540-2010 APRUEBA

PEI.; +R.E.R. 415-
2013Aprueba MOF;
+R.E.R 007-2012Aprueba
ROF;

R.E.R. 415-2013Aprueba
MOF; +R.E.R 007-
2012aprueba ROF;

R.E.R. 765-2013 aprueba

MAPRO-sede central;
+761-2013archivo reg.
Directiva007-2012
 Cuadro 2
Formato de anlisis de componentes de Control Interno
Componentes Debilidades Fortalezas
mecanismos de
evaluacion del Apoyo compromiso
POI+planes de de la alta direccion
formacion y en actividaes de
Ambiente de Control capacitacion control/
carencia de un
sistema integral de
riesgos
alineado a
Evaluacin de Riesgos Metodologas

Actividades de Control

Informacin y Comunicacin

Supervisin
 Causas

falta de recursos para

monitoreo