CONCEPTOS GENERALES DE LA GESTION DE PROYECTOS

Definicin de proyecto:
- Conjunto de antecedentes que permiten juzgar cualitativa y
cuantitativamente las ventajas y desventajas que presenta la asignacin de
recursos a una determinada iniciativa.

- Propuesta ordenada de acciones que pretende la solucin o reduccin de

la magnitud de un problema que afecta a un individuo o a un grupo, en la que se
plantea el tamao, caractersticas, tipos y perodos de los recursos requeridos,
dentro de las limitaciones tcnicas, sociales, econmicas y polticas en las
que se desenvolver.

Importancia de un proyecto
- Facilita a las empresas el anlisis de las posibilidades y beneficios que
se obtendrn al ampliar las instalaciones existentes, modificar los procesos
utilizados, fabricar productos, prestar nuevos servicios, montar nuevas plantas,
abrir sucursales, etc.
- Posibilita la identificacin, anlisis y seleccin de alternativas de solucin
adecuadas a necesidades o problemas especficos.
- Aporta a la toma de decisiones, al recomendar la solucin tcnica ms
adecuada e indicar los resultados que se esperan obtener con su implementacin
y operacin.
Tipos de proyectos:

Qu es la gestin de proyectos?

La gestin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y

tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. La
gestin de proyectos se logra mediante la aplicacin e integracin de los procesos de
gestin de proyectos de inicio, planificacin, ejecucin, seguimiento y control, y cierre. El
director del proyecto es la persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.

La gestin de un proyecto incluye:

Identificar los requisitos

Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar
Equilibrar las demandas concurrentes de calidad,
alcance, tiempo y costes
Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque
las diversas inquietudes y expectativas de los
diferentes interesados.

Es importante destacar que muchos de los procesos incluidos en la gestin de

proyectos son repetitivos debido a la existencia o a la necesidad de elaborar
gradualmente el proyecto durante el ciclo de vida del proyecto. Esto significa que,
a medida que un equipo de gestin del proyecto conoce ms en profundidad un
proyecto, el equipo puede luego dirigirlo con un mayor nivel de detalle.
Ciclos de un proyecto:
1. Preinversin:

Corresponde a todos los estudios que se precisan adelantar antes de tomar

la decisin formal de canalizar o no recursos hacia algn objetivo particular.
Incluye los procesos de:

1.1 Identificacin: Explicacin de los aspectos principales de la necesidad u

oportunidad y el planteamiento de las posibles alternativas de solucin.

1.2 Seleccin: Eleccin de l o los proyectos que maximizan los beneficios,

teniendo en cuenta las restricciones de capital y, desde luego, la magnitud
del riesgo.

1.3 Formulacin: Permite clarificar los objetivos del proyecto y analizar en

detalle las partes que lo componen. En este nivel encontramos las
Siguientes etapas

1.3.1 Etapa de idea: Tiene por objetivo clarificar una opcin que se
presenta entre muchas, para atender una necesidad, una carencia,
un problema o aprovechar una oportunidad, teniendo en cuenta los
aspectos econmicos, tcnicos, institucionales, ambientales,
sociales y financieros.

Pasos para la generacin de ideas de proyectos

1. Elaborar un buen diagnstico (existencia de necesidades no satisfechas o

parcialmente satisfechas, disponibilidad de recursos naturales, conocimiento
de las caractersticas sociales y culturales de la poblacin, disponibilidad de
servicios y vas de comunicacin, procesos productivos eficientes, polticas
gubernamentales positivas, avances tecnolgicos, presencia de conflictos
sociales etc.)

2. Ser creativo e innovador (factor fundamental en la generacin de ideas).

3. Plantear una serie de interrogantes como:

Cul es la principal actividad econmica de la zona?

Qu nmero de personas se beneficiarn directa e indirectamente?
Qu servicios se prestarn y cul es la calidad de los mismos?,
Existe suficiente disponibilidad de recursos humanos y fsicos en la zona?
Cul es el nivel de ingreso de la poblacin?
Cul es la situacin de empleo de la regin?, etc.
1.3.2 Etapa de perfil: Aqu se realiza un anlisis profundo de la necesidad u
oportunidad a partir de informacin, obtenida principalmente de fuentes
secundarias.

Para este anlisis:

- Se preparan soluciones elaboradas.

- Se definen objetivos.
- Se contrasta el producto o servicio frente a la poblacin objeto
(caracterizacin del mercado).
- Se determina la viabilidad tcnica, la cual debe contener las posibles
localizaciones, el tamao, el proceso productivo y los modelos
organizacionales para la instalacin y operacin.
- Se realiza una aproximacin global al monto de las inversiones requeridas,
determinando los costos e ingresos que faciliten la estimacin preliminar,
(flujos de caja), a los cuales se les pueda aplicar ciertos indicadores de
rentabilidad que permitan calificar, en principio, las ventajas o limitantes del
proyecto.

- Se determina en qu reas se debe profundizar el estudio, de modo que

se puedan aclarar aquellos aspectos que estn confusos o tener mayor
seguridad en su estimacin.

1.3.3 Prefactibilidad: Tiene por objeto depurar, con mayor detalle, los aspectos de
anlisis del mercado, tcnicos, financieros, institucionales, administrativos (legales
y organizacionales) y ambientales. Para esto se acude, si es necesario, a
informacin primaria para algunas variables relevantes y que requieren un nivel
de certeza alto, de modo que se pueda concluir cul es la mejor alternativa y
pasar, si se requiere, a la etapa de factibilidad o al diseo definitivo para su
ejecucin.
En el estudio de prefactibilidad es importante incluir el anlisis de
sensibilidad que permita observar el comportamiento del proyecto ante
cambios en las variables ms relevantes.

1.3.4 Factibilidad: Busca reducir al mximo la incertidumbre asociada con la

realizacin del proyecto y obtener mejores y ms confiables soportes a los
indicadores de evaluacin. La decisin de iniciar esta etapa es del alta
gerencia, pues implica altos gastos financieros, inversin de tiempo y, en
algunos casos, costos polticos y de oportunidad.

En este estudio solamente se evala una alternativa, la cual puede pasar al

rechazo del proyecto, a su mejoramiento tomando las recomendaciones de
los expertos, o al diseo tcnico definitivo para su ejecucin.

1.3.5 Diseo definitivo: Esta etapa se aplica especialmente a proyectos de alta

complejidad y que exigen unas grandes inversiones. Aqu se define con claridad
cul ser el ente administrativo y gerencial que asumir la responsabilidad de su
ejecucin y se seleccionan los servicios de ingeniera requeridos y los servicios
complementarios (interventora, auditoria contable, asesora jurdica, licitaciones
etc.)

2. INVERSIN O EJECUCIN O IMPLEMENTACIN:

Inicia en el momento en que se toma la decisin de ejecutar el proyecto y

termina cuando finaliza la ejecucin, y la empresa o negocio queda listo
para iniciar operaciones. En esta etapa se distinguen dos momentos que son la
consecucin de la autorizacin y financiamiento (legalizacin de la empresa,
permisos y licencias) y la de ejecucin propiamente.

La ejecucin es bsicamente una etapa de movilizacin de recursos

humanos, financieros y fsicos con el propsito de garantizar los medios
idneos para el cumplimiento posterior del objetivo social de la empresa.

Este ciclo es responsabilidad de la gerencia de proyectos, la cual debe

planear, ejecutar, controlar y revisar.

En esta fase las etapas son:

Diseo definitivo del proyecto (para proyectos complejos y de grandes

inversiones).
Adquisicin e instalacin de maquinaria, equipos, muebles e
inmuebles.
Realizacin de obras fsicas como construcciones, adecuaciones y
obras complementarias.
Adquisicin de las materias primas.
Desarrollo procesos productivos.
Programas de capacitacin del personal responsable.
En esta fase se realizan las inversiones y desembolsos que permitan la
ejecucin de las acciones programadas en el proyecto.

3. CONSTRUCCIN:

Hace parte de la fase de ejecucin. Aqu se adquieren los muebles e

inmuebles, se realizan las construcciones, adecuaciones y obras
complementarias; se compran y montan los equipos y maquinaria, y se
hacen las pruebas necesarias para poner a punto de operacin

4. OPERACIN:

Comprende dos etapas que pueden generarse de forma simultnea: La

produccin y la comercializacin.

En este ciclo los recursos humanos, tcnicos y administrativos son

orientados hacia la produccin de un bien o prestacin de un servicio, que
constituye el objeto social de la empresa y se realizan de forma permanente
las actividades de aprovisionamiento de materias primas e insumos, como
la utilizacin de mano de obra, la comercializacin y las actividades de tipo
administrativo. Representa el ciclo tpico de la accin administrativa:
planeacin, accin y control.

5. EVALUACIN EX POST:

En este ciclo se analizan los resultados de cada etapa del proyecto a partir
de indicadores de costos, cumplimiento y eficiencia. Este anlisis permite
mejorar la formulacin de proyectos futuros:

Los indicadores usados en este ciclo son

6. LIQUIDACIN:

Es el corte que se hace a un proyecto para poder evaluarlo. No significa

necesariamente que ah se termina y se cierra la planta o empresa, pues
para la realizacin de esta fase es importante hacerse la siguiente pregunta
Al cabo de cunto tiempo es conveniente cambiar o terminar el proyecto?,
por lo que es importante definir en cada una de las fases su duracin y, de
esta manera, determinar si se ha planeado bien su ejecucin.

Ejemplo de estas fases es:

Situacin: Adquisicin de un vehculo de servicio pblico de transporte

urbano.

Fase preoperativa = 6 meses: Corresponde a todas las actividades de

anlisis, consulta, observacin y, en general, de conocimiento de todo lo
que tiene que ver con las acciones antes de poner el vehculo en operacin.

Fase operativa = 5 aos: Se inicia cuando el bien o servicio entra a prestar

el servicio. En este caso o se comienza a comercializar el bien, y se
identifica fcilmente por qu se comienzan a recibir unos ingresos (por
cobro de una tarifa), pero tambin se incurren en unos costos y gastos
indispensables para el funcionamiento.

Fase de liquidacin = 6 meses: Es el corte que se hace al proyecto para

evaluar las bondades en un determinado perodo. En el caso propuesto se
recomienda hacer esta evaluacin a los cinco aos, teniendo en cuenta el
desgaste del vehculo, y la necesidad de buscar otras alternativas de
mejoramiento del mismo o cambiar definitivamente de actividad.
TIPOS DE PROYECTOS

Los proyectos se pueden tipificar de acuerdo con las caractersticas de los bienes
que se elaboran, los servicios que se prestan y los beneficios que aportan