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Cdigo: GTH-PR-001
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Fecha: 07-10-2013
SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO
PROCESO GESTION TALENTO HUMANO Versin: 006
PROCEDIMIENTO: SELECCIN, CAPACITACIN,
EVALUACIN Y DESVINCULACIN DE PERSONAL
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PROCEDIMIENTO
RECURSO HUMANO
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PROCESO GESTION TALENTO HUMANO Versin: 006
PROCEDIMIENTO: SELECCIN, CAPACITACIN,
EVALUACIN Y DESVINCULACIN DE PERSONAL
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1. INFORMACION GENERAL.

1.1 OBJETIVO Determinar la manera en que se selecciona, capacita, evala y

desvincula el personal de la entidad
1.2. RESPONSABLE Coordinadores de Administracin de Personal y Desarrollo del Talento
Humano
1.3. ALCANCE Aplica desde la seleccin hasta la desvinculacin de los funcionarios
1.4. DEFINICIONES BRECHA: Necesidad de desarrollo de las competencias laborales de los
funcionarios que estn directamente relacionados con los procesos que
generan servicios que demandan excelencia para satisfaccin del usuario
CAPACITACIN: Oportunidad de desarrollo de aptitudes y actitudes,
conocimientos y habilidades necesarias para que cada funcionario agregue
valor a su labor cotidiana y contribuya a que los procesos y productos de la
Entidad se realicen con los atributos de calidad requeridos por los usuarios.
DESCRIPCIN DE PERFIL: Es la integracin de componentes tales como:
competencias funcionales y comportamentales, requisitos de estudio y
experiencia y otras condiciones requeridas para el acceso al servicio.
DESVINCULACIN: Retiro del funcionario del Servicio de acuerdo a las
causales existentes en la normatividad vigente
EVALUACIN DE DESEMPEO: Mide el desempeo de los funcionarios
bajo los criterios establecidos que corresponden a competencias, objetivos
institucionales que den cumplimiento a las metas institucionales.
INDUCCIN INSTITUCIONAL: Proceso dirigido a proporcionar al nuevo
funcionario el aprendizaje necesario para su integracin a la cultura
organizacional de la Entidad, suministrndole para el efecto toda la
informacin que requiere para ubicarlo en su nuevo entorno laboral y para
facilitar la creacin de identidad y sentido de pertenencia con la misma.
INDUCCIN AL PUESTO DE TRABAJO: Procedimiento necesario para
maximizar las potencialidades que el nuevo funcionario, o al servidor pblico
que es reubicado o trasladado; Incluye aspectos relacionados con la
informacin especfica de la dependencia y del cargo que desempear, las
rutinas, su ubicacin fsica, manejo de elementos proporcionados y el manejo
adecuado de las relaciones interpersonales.
REINDUCCIN: Programa dirigido a reorientar la integracin de los
funcionarios en virtud de cambios producidos en cualquiera de los asuntos
relacionados con sus objetivos y actualizacin en normas.
SELECCIN: Procedimiento que consiste en una serie de pasos enfocados a
elegir el aspirante apto para ser vinculado segn el perfil del cargo requerido
dentro del marco legal vigente. Procedimiento que realiza la Entidad bajo los
parmetros establecidos por la normatividad con principios de transparencia y
objetividad, con el propsito de realizar el ingreso de personal calificado.
VINCULACIN: Ingreso de personal calificado de acuerdo a las normas
establecidas para la Entidad.
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2. CONDICIONES GENERALES

2.1. Para el levantamiento del manual de funciones o para generar un nuevo perfil se debe
realizar una descripcin de perfiles de puestos de trabajo.

2.2. Las evaluaciones psicomtricas estarn estandarizadas.

2.3. Los documentos solicitados para la vinculacin del personal son los exigidos de acuerdo
a la normatividad vigente.

2.4. La seleccin de personal para adquirir derechos de carrera se realiza de acuerdo a lo

establecido en la normatividad: Decreto 775 de 2005, la Ley 909 de 2004
reglamentada por el decreto 1227 de 2005 y dems normas concordantes.

2.5. La Entidad formular con una periodicidad mnima de un ao su plan institucional de

capacitacin con el siguiente procedimiento: diagnstico de necesidades,
programacin, ejecucin y evaluacin.

2.6. El diagnstico institucional de formacin y entrenamiento tiene en cuenta la misin, los

planes y proyectos de la entidad, junto con las orientaciones y lneas de poltica fijadas
en el plan Nacional de capacitacin y formacin. Tambin es importante contar con el
informe de control interno sobre la gestin de cada dependencia y con el resultado de
las evaluaciones de desempeo.

2.7. Bienestar Social Laboral debe responder a la satisfaccin de las necesidades tanto
organizacionales como individuales del funcionario dentro del contexto laboral,
asumiendo los nuevos retos de los cambios organizacionales, polticos, culturales y
haciendo partcipes a los servidores pblicos en la implementacin de los planes,
programas y proyectos, de tal manera que se combinen los fines de desarrollo de la
entidad y los del Estado, con sus fines de desarrollo como persona. Ley 909, Decreto
1227 de 2005, Resolucin 510-0485 de 2006. Igualmente Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007 y decreto reglamentario 066 del 2008.

2.8. El programa de bienestar, capacitacin y salud ocupacional se elabora de manera anual

y es aprobado por el Comit de bienestar mediante acto administrativo.

2.9. Las evaluaciones de desempeo se realizan semestralmente.

2.10.Las actividades de administracin de personal vinculados con temas de Seguridad Social

estarn regidos por lo contemplado en la normatividad vigente, entre otros (Ley 100 de
1993, Ley 797 del 2003, Ley 044 de 1980, Acto legislativo primero del 2005, Ley 6 de
1992, Decreto 3135 de 1968, decreto 1848 de 1696, Ley 4 de 1966, ley 12 de 1975,
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Ley 033 de 1973, Ley 71 de 1978, Decreto 2709 de 1994, Decreto 1042 y 1045 de
1978, Decreto 1695 de 1997.

2.11.El manejo que se da a las hojas de vida de los funcionarios, estar regido por la
normatividad vigente Ley 909 del 2004, Decretos 1227 de 2005, Ley 594 de 2000 y
Resolucin interna 541-002800 del 23 de septiembre de 2004.

2.12.El retiro del servicio de los funcionarios se produce por cualquiera de las causales
determinadas en la normatividad Ley 909 y Decreto 1227 de 2005.

2.13.Las evaluaciones a las capacitaciones de eficacia- efectividad se har a los temas que
impacten a la entidad. La capacitacin ser eficaz cuando el porcentaje de asistentes
que aprueben sea igual o mayor un 60%. Para los funcionarios que no superen este
puntaje se utilizarn estrategias que permitan una mayor asimilacin del aprendizaje,
como envo de material de refuerzo, resocializacin de la capacitacin, etc, o se
tendrn en cuenta como prioridad para prximas capacitaciones donde se traten los
mismos temas. Adicionalmente el evaluador deber realizar la medicin de efectividad
y eficacia de la capacitacin dictada y remitir un informe o concepto al Grupo de
Desarrollo del Talento Humano sobre los resultados obtenidos.

2.14.En caso de reubicacin o traslado de los funcionarios es responsabilidad de los jefes

realizar el procedimiento de induccin al puesto de trabajo.

2.15.La induccin en las regionales se realiza por parte de los Intendentes regionales y se
enva a la sede central para su archivo.

2.16.Para la provisin transitoria de empleos de carrera se acatarn las disposiciones e

instrucciones establecidas por la Comisin Nacional de Servicio Civil.

2.17.Las afiliaciones a Salud y seguridad social deben realizarse en un plazo no mayor a 16

horas hbiles.
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3. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
3.1. INGRESO PROVISIONALES Y LIBRE NOMBRAMIENTO

Inicio Actividad Decisin

Conector de pagina Conector de actividades

Flujograma Descripcin Responsable Documentos o Puntos de control

formatos
Inicio

Establecer Vacante,
Verificando el perfil en el Manual de Coordinador Grupo Decreto de Planta de
Funciones y Competencias Laborales de Administracin Personal X
de Personal Manual de funciones

Recepcionar las hojas de vida, Secretario General

con sus debidos soportes que acrediten y Grupo de
los requisitos (Educacin, Formacin, Administracin de
Experiencia) Personal

Secretario General
y/o Coordinador
Entrevistar a los aspirantes Grupo de
Administracin de
Personal

Es de libre nombramiento nivel

SI
directivo o asesor?

NO

Funcionario Grupo
1 de Desarrollo de
x
Realizar pruebas psicotcnicas Talento Humano Pruebas

Enviar hoja de vida al Departamento

Funcionario Grupo
Administrativo de la Funcin Pblica
(DAFP) con soportes para su valoracin. de Administracin Oficio
X
de Personal

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Flujograma Descripcin Responsable Documentos o Puntos de control

formatos

Recepcionar los resultados de las

pruebas, Funcionario Grupo
Aplicadas al candidato por parte del de Administracin Resultados X
DAFP para su valoracin. de Personal

Remitir hoja de vida del candidato,

Al Departamento administrativo de la
x
Funcionario Grupo
Presidencia de la Repblica para Oficio
de Administracin
publicacin en la pgina Web. de Personal
Remitir hoja de vida del candidato a
la dependencia encargada de la Funcionario Grupo x
publicacin para publicarlo en la de Administracin Correo electrnico
pgina Web de la Entidad. de Personal

Autorizar el nombramiento
1 Secretario General

Funcionario Grupo Proyecto

Elaborar el proyecto de acto de Administracin De Resolucin
administrativo de nombramiento de Personal
Secretario General
Revisar acto administrativo de
y Coordinador
nombramiento Proyecto
Grupo de
de Resolucin
Administracin de
Personal
Firma de acto administrativo de
nombramiento Resolucin
Superintendente de X
Sociedades

Numeracin del acto administrativo Resolucin

de nombramiento Funcionario Grupo
x
de Administracin
de Personal

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Flujograma Descripcin Responsable Documentos o Puntos de control

formatos

Comunicacin de nombramiento
Funcionario Grupo
Oficio, correo
de Administracin
electrnico o verbal
de Personal
Coordinar la realizacin examen
mdico de ingreso. Este puede ser Coordinador de
Certificado de Aptitud
realizado previo al acto Desarrollo de
Medica X
administrativo de nombramiento. Talento Humano

Elaborar acta de posesin del

funcionario Funcionario Grupo
de Administracin Proyecto de Acta
de Personal

Realizar posesin del funcionario Superintendente de

Sociedades o
Secretario General
y Coordinador
Grupo de
Acta X
Administracin de
Personal. Segn
aplique.
Realizar las respectivas afiliaciones
a EPS, ARP, AFP y Caja de Funcionarios Grupo
Compensacin de Administracin
de Personal
Formato de Afiliacin
Comunicacin informativa del
nombramiento, al grupo de trabajo en Funcionarios Grupo
donde va a desempaar sus labores. de Administracin Correo Electrnico
de Personal

Memorando de ubicacin inicial del

funcionario vinculado Funcionarios Grupo
de Administracin Memorando
de Personal

Ingresar hoja de vida y la novedad al Funcionarios Grupo x

sistema de informacin de la entidad y de Administracin Sistemas
en el definido por el DAFP. de Personal

FIN
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3.2. SELECCIN, CAPACITACION, EVALUACIN Y DESVINCULACIN

Inicio Actividad Decisin

Conector de pagina Conector de actividades

Flujograma Descripcin Responsable Documentos o Puntos de control

formatos
Inicio

Seleccin de personal 1. 2.Prueba

Bip.3.Prueba
vacantes temporales 1. Coordinador Grupo
Anclas.4.Prueba
x
Administracin de
Personal 2. Lder de Wartegg
Revisar condicin 2.2 y flujograma 3.1
seleccin
para provisionales y de libre
nombramiento (Estos ltimos en caso de
que aplique)
Formato de Hoja de
Seleccin 1 .Coordinador vida de la Funcin
Revisar condicin 2.4, Flujograma 3.1
Administracin de Pblica,GTH-F-002 x
Personal. Induccin, GTH F-
para provisionales y de libre
2. Comisin 018 Induccin al
nombramiento
Nacional del puesto de trabajo,
Servicio Civil GTH-F-015
Evaluacin Induccin
1. Coordinador
Capacitacin 1. GTH-F-011
Grupo Desarrollo
Formato de solicitud
del Talento de capacitacin
Revisar condicin 2.5 x
Humano.
2.Lder de
capacitacin
1. Coordinador Grupo
Bienestar y salud Laboral de Desarrollo del
Talento Humano. GTH-F-013 Plan de
Revisar condicin 2.7 2. Lder en bienestar. bienestar Social Laboral x
y Capacitacion
3. Lder en Salud
ocupacional.
4. Lider en actividad
fsica, recreacin y
deporte

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Jefes inmediatos y
Evaluacin de desempeo funcionarios
1.GTH-F-006
Formato evaluacin
Revisar condicin 2.9 de desempeo

1. Coordinador
Grupo Desarrollo
del Talento
Humano.
2. Lder de
Evaluacin del
Desempeo.
1. GTH-F-001
3. Superintendente
Formato de
de Sociedades.
Concertacin de
4. Jefes de Oficina.
objetivos.
Concertacin y envo de objetivos 5.
2.GTH-F-006
alineados con la estrategia institucional y Superintendentes
de acuerdo con el plan anual de gestin.
Delegados
Formato de x
Semestralmente.
Evaluacin del
6. Secretario
Desempeo.
General.
3.Formato de
7.Intendentes
acuerdos de gestin.
Regionales
8. Directores.
9.
Subdirectores.10.C
oordinadores
10. Servidores
pblicos evaluados.

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1. Coordinador
Grupo Desarrollo
del Talento
Humano.
2. Lder de
Evaluacin del
Desempeo.
3. Superintendente Auditoria aleatoria de
de Sociedades. carpetas de evidencia
GTH-F-021 Formato
4. Jefes de Oficina. y seguimiento.
Realizar el seguimiento del cumplimiento Cumplimiento de
5. Recepcin
a los objetivos concertados. Objetivos. GTH-F-023
Superintendentes por medio electrnico
Resultados de certificacin de los
Delegados seguimientos
Sobresalientes
6. Secretario mensuales de los
funcionarios a cargo.
General.
7.Intendentes
Regionales
8.Directores.
9.
Subdirectores.10.C
oordinadores
10. Servidores
pblicos evaluados.

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1. Coordinador Grupo
Desarrollo del Talento
Humano. x
2. Lder de
Evaluacin del
Desempeo.
3. Superintendente de
Sociedades. GTH-F-006Formato
4. Jefes de Oficina. de Evaluacin del
Realizar evaluacin semestral de los
5. Superintendentes Desempeo. GTH-F-
funcionarios.
Delegados 024 Resultados
6. Secretario General. ponderacin
7.Intendentes
Regionales
8. Directores.
9.
Subdirectores.10.Coo
rdinadores
10. Servidores
pblicos evaluados.
1. Lder de
Evaluacin del
Desempeo.
2. Superintendente de
Sociedades.
3.Jefes de Oficina.
4. Superintendentes
Notificar al evaluado los resultados del Delegados
semestre 5.Secretario General.
Revisar condicin 2.9 6.Intendentes
x
Regionales
7. Directores.
8.
Subdirectores.10.Coo
rdinadores
9.Servidores pblicos
evaluados.

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4
1. Lder de
Evaluacin del
Desempeo.
2. Superintendente de
Sociedades.
3.Jefes de Oficina.
4. Superintendentes
Delegados Acto administrativo
Resolver recurso de Reposicin dentro
5.Secretario General. que resuelve el
de los trminos establecidos. 6.Intendentes recurso.
Regionales
7.Directores.
8.
Subdirectores.10.Coo
rdinadores
9.Servidores pblicos
evaluados.
1. Lder de
Evaluacin del
Desempeo.
2. Superintendente de x
Sociedades.
3.Jefes de Oficina.
4. Superintendentes
Enviar evaluacin semestral al Grupo de Delegados
Desarrollo del Talento Humano por 5.Secretario General.
medio fsico en original y firmada tanto
6.Intendentes
por el evaluado como el evaluador dentro
de los trminos establecidos por la Regionales
resolucin vigente. 7.Directores.
8.
Subdirectores.10.Coo
rdinadores
9. Servidores pblicos
evaluados.

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Consolidar semestralmente las 1. Lder de

calificaciones enviadas por los Grupos Evaluacin de
x
de Trabajo. Desempeo

Elaborar el informe del resultado de 1.Lder Evaluacin Informe Word y

evaluacin de desempeo del Desempeo Excel.

1.Coordinador
Grupo de
Verificar informe del resultado de
Desarrollo del
evaluacin de desempeo
Talento Humano

Desvinculacin

Proyecto
Elaborar el proyecto de acto Funcionario Grupo De Resolucin
administrativo de desvinculacin, de Administracin
segn causales de desvinculacin de Personal
determinadas por la Ley.
Secretario General
Revisar acto administrativo de y Coordinador
desvinculacin Grupo de Resolucin X
Administracin de
Personal
Firma de acto administrativo de
desvinculacin Resolucin
Superintendente de X
Sociedades

Numeracin del acto administrativo de Resolucin

desvinculacin Funcionario Grupo
de Administracin
de Personal

Oficio
Comunicar al funcionario la decisin Funcionario Grupo
adoptada por la administracin y de Administracin x
notificar en caso de que aplique de Personal

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6
Solicita al funcionario diligenciar el Funcionario Grupo
formato GTH-036 y obtener los vistos
buenos correspondientes y entregarlo de Administracin Formato x
al Coordinador de Administracin de de Personal
Personal.
Coordinador de
Entregar orden para que el
funcionario se practique el examen Desarrollo de Oficio x
mdico de egreso Talento Humano

Retirar al ex funcionario del sistema Funcionario Grupo

general de seguridad social, una vez de Administracin Planilla pila
la desvinculacin se haya hecho x
efectivo. de Personal
Funcionario Grupo
Registrar la novedad de egreso en el
sistema de informacin de la entidad de Administracin Sistemas x
y en el definido por el DAFP. de Personal

FIN

4. ANEXOS Y REGISTROS

GTH-F-001 Concertacin de Objetivos

GTH-F-002 Chequeo Induccin Institucional
GTH-F-004 Evaluacin de las capacitaciones
GTH-F-005 Listado Asistencia a Capacitacin.
GTH-F-006 Valoracin de desempeo
GTH-F-009 Control comisiones del servicio
GTH-F-010 Planilla Control Estudios
GTH-F-011 Formato de solicitud de capacitacin
GTH-F-012 Control Viaticos o Comisiones de Servicios
GTH-F-013 Plan de Bienestar Social Laboral y Capacitacion
GTH-F-015 Evaluacin Induccin
GTH-F-018 Chequeo Induccin al Puesto de Trabajo
GTH-F-020 Formato Competencias
GTH-F-021 Formato Cumplimiento de Objetivos
GTH-F-022 Formato Resultados Sobresalientes
GTH-F-023 Formato Ponderacin
GTH-F-024 Acuerdos de Gestin
GTH-F-025 Solicitud de Permisos
GTH-F-026 Formato Acuerdo Confidencialidad
GTH-F-027 Planes de Mejoramiento Individual
GTH-F-030 Formato Credito de Vivienda
GTH-F-031 Control de certificaciones personales o de bono pensional
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GTH-F-032 Formato para solicitud de pasantes

GTH-F-033 Formato evaluacin de pasantas
GTH-F-034 Declaracion de Asegurabilidad (Creditos de vivienda)

5. CONTROL DE CAMBIOS.

Versin Vigencia Vigencia Identificacin de los Responsable

Desde Hasta cambios
001 11-09-08 7-07-09 Creacin del documento Coordinador
Recurso
Humano
002 7-07-09 5-11-09 Incluir formatos aprobados Coordinador
Recurso
Humano
003 5-11-09 23-03-2011 Incluir formatos aprobados Coordinador
Recurso
Humano
004 23-03-2011 23-11-2012 Incluir flujograma ingreso Coordinador
provisionales y libre Recurso
nombramiento Humano
005 23-03-12 07-10-2013 Se ajusta el flujograma de Coordinador
acuerdo al decreto 1023 Administracin
de Personal
006 07-10-2013 Se incluye en el
procedimiento la actividad Coordinador
relacionada con el Administracin
diligenciamiento del de Personal
formato GTH-F-036

Elaboro : Profesional Recurso Humano Reviso: Coordinador Recurso Humano Aprob: Secretario General
Fecha :15-11-2012 Fecha : 18-11-2012 Fecha : 23-11-2012