EXISTENCIAS O INVENTARIOS

Se denominan Existencias o Inventarios a la variedad de materiales que se utilizan en la

empresa y se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o
consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por
la falta de continuidad en la fabricacin o por la demora en la entrega por parte del
proveedor.

I. CLASIFICACIN DE LAS EXISTENCIAS

Conforme se ha indicado es conveniente para las empresas, clasificar las existencias o
inventarios en razn de la necesidad que se tenga de cada artculo y de la situacin que
pueda presentarse para cada uno de ellos, lo cual permitir conocerlos como artculos de
consumo, seguridad, proteccin, etc. Conforme se define a continuacin:
1. Clasificacin segn el uso y movimiento que tengan los inventarios:
a. Inventario normal o activo
b. Inventario de seguridad o reserva
c. Inventario de proteccin
d. Inventario sobrante
e. Inventario de recuperacin
f. Inventario obsoleto
g. Inventario promedio
h. Inventario mximo
i. Inventario mnimo

2. Clasificacin segn su situacin respecto al Proceso Productivo:

a. Necesarios para el proceso productivo
Materia Prima
Semi terminados
Artculos de Consumo, auxiliares o accesorios
Utillaje
Material de entretenimiento o mantenimiento
Material de embalaje

b. Procedentes del proceso productivo

3. Clasificacin segn su obtencin

Se refiere al lugar donde pueden ser adquiridos los materiales que requiere una empresa y
son:
a. Adquiridas en el exterior
b. Fabricadas en la entidad

II. IMPORTANCIA DE LAS EXISTENCIAS

Importancia se da en su control que permite definir la variedad de artculos que deben
guardarse en los almacenes y la cantidad de cada uno de ellos, para facilitar el
abastecimiento rpido, eficiente y sin problemas y, al mismo tiempo, evitar que los
inventarios se conviertan en una carga por su permanencia prolongada en las bodegas, lo
que solo genera gastos y preocupaciones y reduce las posibilidades de renovacin del
capital invertido.

III. UBICACIN DE LAS EXISTENCIAS

Almacenar materiales, obliga al personal a conocer en cualquier momento, el lugar donde
se encuentra cada uno de los artculos que constituyen la variedad de los inventarios, sin
temer para ello, que recurrir a la memoria o a recordar donde se puso cada artculo cuando
ingreso.
La designacin de los lugares en la zona de almacenaje se conoce como Sistema de
Ubicacin y su finalidad consiste en que cualquier persona pueda, en un momento dado,
encontrar los artculos aun sin conocerlos; adems pretende facilitar la tarea del personal de
almacenes y evitar los indispensables, elemento muy comn en la dependencia de
almacenes.

IV. CODIGO DE UBICACIN

El Sistema de Ubicacin en una empresa consta de dos partes; una relativa a los bienes del
Activo Transitorio o Inventarios y otra, a los bienes de Activo Fijo. La preparacin del
cdigo sigue la siguiente metodologa:
1. Distribuir la zona de almacenaje en reas, de acuerdo a las bodegas, plataformas,
reas techadas o libres, etc.
2. En cada rea as distribuida, se definir cuantos estantes o andamios podrn o
necesitaran colocarse.
 3. Definir el nmero y tipo de casilleros que tendr cada estante.
4. Los espacios libres en la zona de almacenaje se asignaran en igual forma que las
bodegas o depsitos.
5. Efectuada la distribucin indicada se elegir la simbologa a utilizar.
6. Preparar en hojalata o cartn prensado, las designaciones para colocarlas en la
bodega, reas libres, columnas hileras, de manera que se distinga.

V. MANTENIMIENTO DEL CODIGO DE UBICACIN

El manual as preparado debe mantenerse al da, labor que corresponde al jefe de almacenes
quien es responsable del ordenamiento y organizacin de la bodegas, su cuidado y
mantenimiento, se incluye controlar la ubicacin de los materiales y asegurarse que los
cdigos que indica el manual, correspondan a cada artculo en el considerado. Se sigue un
procedimiento:
a. Analizar las copias de las rdenes de compra que llegan al almacn.
b. Cuando encuentre artculos nuevos en la orden de compra se designara el lugar que
ocupara en la zona de almacenaje.
c. Al recibir materiales en el almacn, el personal ordenara los materiales en la orden
de compra de acuerdo a las anotaciones del jefe de almacenes.
d. El jefe fe almacenes anotara en el manual de ubicacin, los espacios que ha
utilizado y comunicara las modificaciones a su personal.

VI. VENTAJAS DEL SISTEMA DE UBICACIN

1. Facilita y aligera la atencin a los usuarios, por el personal de bodegas.
2. Reduce el tiempo de espera en las entregas o despacho de materiales.
3. Evitar los indispensables en el personal de las bodegas.
4. Facilita el control y el ordenamiento de los materiales en las bodegas.
5. Permite planear la toma de inventarios, aligera su preparacin y evita demoras
en la ejecucin.
6. Permite una mejor organizacin de la zona de almacenaje.
7. El ordenamiento de los materiales en las bodegas podr hacerse en funcin del
movimiento y uso que estos tengan, de manera de evitar desplazamientos
innecesarios del personal encargado del despacho.