Captulo: Declogo sobre innovacin y

simplificacin administrativa

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 Captulo: Declogo sobre innovacin y
simplificacin administrativa

El presente declogo ha sido elaborado a partir de las reflexiones e

intercambio de experiencias y pareceres del curso:

Taller sobre innovacin administrativa.

Simplificando trmites a travs de la mejora continua
de procesos en la administracin local

2, 3 y 4 de abril de 2014 en Bilbao dentro del

Plan de formacin transversal 2014

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 Captulo: Declogo sobre innovacin y
simplificacin administrativa

ndice

1. Innovacin administrativa 4

2. Diez recomendaciones que generan innovacin

administrativa 6

3. Bonus track: cunto valor aadido podemos

generar? 15

4. Conclusin 20

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 Captulo: Declogo sobre innovacin y
simplificacin administrativa

Declogo sobre innovacin y

simplificacin administrativa
Autor: Fermn Cerezo Peco

1. Innovacin administrativa

A qu nos referimos con el trmino de innovacin administrativa?

Innovar no es slo inventar algo nuevo

Sin duda, tambin en el mbito del sector pblico, innovar es crear un nuevo
producto o servicio que llegue a la sociedad y que ayude a generar calidad de vida y
bienestar social (Innovacin de producto o de servicio). Sin embargo, no debemos
olvidar que Innovar es tambin hacer lo que hemos hecho siempre en el sector
pblico (nuestra razn de ser) pero de una forma distinta a la que conocemos hasta
ahora, de una forma que generemos valor tanto en la sociedad como en las propias
organizaciones pblicas.

Innovacin Barata

Esta innovacin, a la que se conoce como Innovacin de proceso, es una

innovacin que no requiere grandes inversiones y esfuerzos; es una innovacin
extremadamente barata en comparacin con otros tipos de innovacin.

Riesgo alentado + Talento + Creatividad = Innovacin

Numerosos estudios en organizaciones innovadoras demuestran que ms del 70%

de las innovaciones de proceso en dichas organizaciones procede de sus personas
a las que se les incentiva para que se arriesguen, para que utilicen su talento y su
creatividad en pro del beneficio de la organizacin en la que trabajan y de las
personas destinatarias de sus servicios.

No hay innovacin sin ideas y no hay ideas sin personas motivadas, con
margen de actuacin y de agrupacin en equipos y a las que se les permite fallar
cuando utilizan su creatividad para generar valor pblico. El riesgo a equivocarse no
solo debe ser permitido sino incentivado.

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 Captulo: 1. Innovacin administrativa

Innovacin Administrativa

Por todo ello, definimos la innovacin administrativa como el conjunto de tcnicas

y buenas prcticas llevadas al entorno de la atencin ciudadana y la gestin
administrativa y burocrtica de nuestros procedimientos y expedientes
administrativos que nos permite pensar y ver de forma diferente la racionalizacin y
simplificacin de nuestras actuaciones administrativas en pro de una administracin
gil, con una cultura de orientacin al servicio, transversal, eficiente, proactiva e
innovadora.

Por qu es importante actuar?

En muchas administraciones y para muchas personas empleadas pblicas existe un
sentido de urgencia para dar solucin a una situacin insostenible en la relacin de
la ciudadana y las empresas con sus administraciones pblicas. Esta situacin
insostenible y urgente viene caracterizada por un exceso de burocracia que
ocasiona los siguientes perjuicios a la sociedad:
1. Derechos de los ciudadanos y las ciudadanas no garantizados debido a que
de forma habitual y reiterada se les solicita una serie de documentos y
acciones que son innecesarias e injustificadas.
2. La ciudadana y las empresas soportan unos altos costes asociados a dicha
burocracia de obligado cumplimiento y a la espera de la respuesta
administrativa que en demasiadas ocasiones se alarga ms de lo legalmente
establecido.
3. La incertidumbre en la relacin ciudadana-administracin se sita siempre en
la parte ciudadana que es quien debe resolverla mientras que la
administracin se mantiene a la espera de forma inmovilista.
4. Una administracin con esquemas del siglo XIX y atascada en su zona de
confort que les impide desarrollar sus capacidades y adaptarse a tiempo a los
cambios del entorno.
5. Una percepcin ciudadana negativa respecto a los servicios administrativos
del sector pblico.

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 Captulo: 2. Diez recomendaciones que generan innovacin administrativa

2. Diez recomendaciones que generan innovacin

administrativa

Recomendacin 1: Gestiona dibujando a la ciudadana en tu

organigrama y trabaja en equipo

La primera de las recomendaciones es dibujar a la ciudadana en nuestro

organigrama. La ciudadana y la sociedad en general demandan unos servicios
pblicos (inicio) y recibe servicios pblicos (final) que generan una percepcin sobre
el sector pblico. Nuestras administraciones deben hace el esfuerzo de organizarse
y trabajar con una visin transversal de sus actividades y personas teniendo
presente la orientacin hacia esa ciudadana y el valor pblico que aadimos desde
ese inicio hasta ese final.

En definitiva, podemos aunque sea en pequea medida incorporar en nuestras

administraciones las siguientes buenas prcticas:

- Capacita a las personas de tu organizacin en tcnicas de gestin de

equipos, trabajo en equipo, visin transversal y orientacin hacia los
resultados y la mejora continua.
- Forma equipos de trabajo multidisciplinares estables para abordar los
principales servicios, proyectos y problemas transversales de nuestra
administracin de forma que sean agentes del cambio.
- Asigna objetivos y proyectos a esos equipos de trabajo multidisciplinares,
dales autonoma y responsabilidad sobre los objetivos asignados.
- Establece indicadores de gestin que nos indiquen cmo nos va y qu
resultados se consiguen.
- Pdeles a esos equipos de trabajo que una vez al ao aporten ideas de
mejora e innovacin sobre sus mbitos de trabajo e influencia y en base a
los resultados y a lo aprendido. Pdeles que prioricen esas ideas
seleccionando aquellas que tengan un mayor impacto con un menor esfuerzo
y aydales a que esas ideas se hagan realidad.
- Busca resultados menores a corto plazo y reconcelos para construir sobre
ellos resultados mayores a largo plazo. Recuerda que buscamos un cambio
cultural.

Si conseguimos incorporar en la cultura organizativa estas pautas de gestin, los

retos y proyectos organizativos que nos plateemos sern mucho ms fciles.

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 Captulo: 2. Diez recomendaciones que generan innovacin administrativa

Recomendacin 2: Consigue una Sede Electrnica al 200%

Hoy en da, todava son muchas las administraciones pblicas que no disponen de
un catlogo actualizado de los trmites municipales con toda su informacin:
descripcin, requisitos, documentacin a aportar, plantillas, impresos o formularios
asociados, tasas o impuestos, plazos de respuesta, efectos del silencio, informacin
de contacto del personal empleado pblico responsable del trmite, preguntas u
dudas ciudadanas ms frecuentes, etc.

Ese ser el primer objetivo recomendado. No hay excusa: es un derecho de la

ciudadana disponer de dicha informacin en la sede electrnica. Pero una sede
electrnica con el 100% de los trmites publicados no es suficiente si no se permite
la iniciacin electrnica de los mismos.

Buscamos sumarle otro 100%. Queremos que el 100% de los trmites publicados en
la sede electrnica permita su iniciacin por Internet. En este hito tampoco hay
excusas: para la sociedad es un derecho tener la opcin de iniciacin electrnica de
sus relaciones con el sector pblico; para la administracin es una obligacin y un
deber ofrecer dicha posibilidad.

Pero hay un problema para el inicio electrnico de los trmites: Qu hacemos

cuando entre la documentacin a aportar se solicita un original?

Es obvio que la documentacin en papel original no puede presentarse a travs de

la Sede Electrnica. Nuestro consejo: analiza si esta documentacin es
imprescindible. Si no lo es, elimnala y si, por el contrario, s es necesaria, acepta
copias digitalizadas de los originales y firmadas electrnicamente tal y como nos
permite el artculo 35.2 de la Ley 11/2007 LAECSP.

Recomendacin 3: Dejar de pedir un clsico, la fotocopia del DNI

Solicitar una fotocopia del DNI de la persona interesada para la iniciacin de

cualquier tramitacin con el Ayuntamiento es una prctica comn en la mayora de
administraciones. Esta prctica incluso puede calificarse de hbito o tradicin.
Nuestra recomendacin es eliminar este requisito documental de la iniciacin de
toda tramitacin administrativa. Ser una buena declaracin de intenciones para el
cambio cultural administrativo deseado.

Podemos tramitar expedientes sin la fotocopia del DNI?

Sin duda podemos. Solo debemos hacer el ejercicio de analizar lo que realmente
necesitamos y distinguir entre lo que es el documento requerido (la fotocopia del DNI
o similar) y el dato o informacin necesaria para la tramitacin administrativa (el dato
del DNI o similar). Tan solo necesitamos el segundo: el dato del DNI que se captura
sin problemas en los dos escenarios posibles:

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 Captulo: 2. Diez recomendaciones que generan innovacin administrativa

1. En atencin ciudadana el dato del DNI o similar se toma por el funcionario o la

funcionaria que atiende en persona, acredita la identidad y registra la entrada
de la solicitud ciudadana.
2. En la sede electrnica, el dato del DNI o similar se extrae automticamente
del DNI electrnico o el certificado digital de cualquiera de las Autoridades de
Certificacin reconocidas con las que trabajemos.

La prctica nos hace ser contundentes en la respuesta: efectivamente podemos

tramitar los expedientes administrativos sin la fotocopia del DNI.

Recomendacin 4: Ya puestos, si nos hemos atrevido con un

clsico Por qu no eliminamos tambin todo lo que sobra?

Si nos hemos atrevido con un clsico, el DNI o similar, podemos seguir la estela y
analizar crticamente el resto de documentos que se solicitan a la ciudadana de
forma reiterada y que podemos eliminar.

En este caso, tampoco hay excusas: la ciudadana tiene derecho a no aportar

documentos que ya obran en nuestro poder o documentos que acreditan situaciones
que ya tenemos posibilidad de consultar en nuestros sistemas de informacin
(empadronamiento, deudas municipales, etc.)

Recomendamos eliminar la solicitud de la siguiente documentacin asociada a

muchos trmites municipales:

1. Certificado de empadronamiento (otro clsico de nuestros trmites).

2. Certificado de estar al corriente de deudas municipales.
3. Cualquier otro certificado que emita la misma administracin.
4. Fotocopias de recibos y tributos municipales.
5. Fotocopias de resoluciones de alcalda o fotocopias de licencias y
autorizaciones otorgadas previamente.
6. Justificante de pago en entidad bancaria de tasas asociadas a la iniciacin de
los trmites administrativos. Tenemos dos posibilidades:
i. Aceptamos el pago en el mismo momento de la atencin
ciudadana con cargo a una tarjeta de crdito/dbito.
ii. Esperamos a que las entidades bancarias nos enven (muchas
entidades lo hacen con periodicidad diaria) la informacin de
cobro para procesarla directamente en los sistemas de
informacin administrativa.
7. Fotocopia de la cuenta bancaria. Planteemos las siguientes preguntas: Por
qu exigimos la fotocopia de la cuenta bancaria (el documento) cuando slo
necesitados los dgitos de la cuenta bancaria o ahora el IBAN (el dato)?, Por
qu hacemos rellenar a la ciudadana una hoja de terceros con todos los
datos bancarios y les pedimos que se desplacen, primero a su entidad
bancaria para que el personal de dicha entidad valide o certifique dicha
informacin y luego, de vuelta a la administracin para entregarnos dicha
hoja?. Como ciudadanos y ciudadanas, cuando tenemos que introducir la

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 Captulo: 2. Diez recomendaciones que generan innovacin administrativa

cuenta bancaria para que nos ingresen dinero o nos domicilien facturas no la
repasamos varias veces?, Qu hacemos cuando la declaracin de renta nos
sale a devolver? La repasamos dos veces, verdad? Y hasta tres veces, si
hace falta... No existen dgitos de control en esa cuenta bancaria que alertan
y evitan errores en su introduccin en los sistemas de informacin? Sin duda,
el error puede ocurrir pero no creemos que el margen de error es tan mnimo
y tan fcil de subsanar por telfono o correo electrnico que quiz no
justifique los sobrecostes y molestias ocasionadas?

Recomendacin 5: Declaraciones responsables y comunicaciones

previas versus licencias y autorizaciones ms all de lo exigido
legalmente

Recomendacin 5.a)
Son muchos los cambios legislativos que se estn produciendo en los que se est
sustituyendo el tradicional rgimen de concesin de licencias y autorizaciones por lo
que la directiva de servicios y su normativa de transposicin denominan
comunicacin previa y declaracin responsable, y que permite el ejercicio inmediato
de derechos desde el mismo momento de la presentacin. La sociedad se hace
responsable de lo que hace y solicita, y como contrapartida, evita las esperas de
meses a la autorizacin administrativa previa.

Nuestra recomendacin es revisar todo el catlogo de trmites sujetos a licencias o

autorizaciones para valorar si tambin es posible extender el cambio de modelo
hacia declaraciones responsables y comunicaciones previas a otros trmites
municipales ms all de los meramente obligados por el ordenamiento jurdico.

Nos sorprender descubrir algunos trmites municipales que sometemos a licencia y

autorizacin cuando no es necesario y una mera comunicacin de una accin o
hecho o declaracin responsable es suficiente.

Recomendacin 5.b)
Adicionalmente, existe otro escenario de valor en el uso de las declaraciones
responsables. Este escenario es la sustitucin de la aportacin de un conjunto
amplio de documentos y requisitos que anteriormente se presentaban de forma
reiterada y que ahora se sustituyen por la presentacin de una declaracin
responsable que ratifica el cumplimiento de dichos requisitos y la posesin de la
documentacin exigida que as lo acredita fehacientemente.

Recomendacin 6: Usemos la interoperabilidad entre

administraciones y resolvamos nosotros la incertidumbre

A la ciudadana no le gusta que le hagamos pasearse por las distintas

administraciones pblicas en busca de documentos y certificados que luego nos
aportan para que nosotros podamos iniciar, instruir y resolver un expediente.

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 Captulo: 2. Diez recomendaciones que generan innovacin administrativa

Existe un amplio conjunto de documentos y requisitos que suelen ser fundamentales

para la valoracin tcnica y toma de decisin administrativa en la fase de instruccin
del procedimiento, y para cuya obtencin, pedimos a la ciudadana que acuda a
otras administraciones pblicas del mbito autonmico o estatal. En aadidura,
muchos trmites relacionados con ayudas sociales exigen que estos documentos y
requisitos no slo hagan referencia a la persona solicitante sino a todas las personas
integrantes de la unidad familiar (acreditacin del nivel de ingresos y propiedades de
la unidad familiar) por lo que los desplazamientos y sobrecostes innecesarios crecen
exponencialmente.

Nuestra recomendacin es evitar desplazamientos de la ciudadana a otras

administraciones utilizando los servicios de la plataforma de intermediacin de la
Administracin General del Estado y otras plataformas autonmicas (accesibles a
travs de la red SARA). La aparicin de estas plataformas de intermediacin es el
resultado del desarrollo tecnolgico de la administracin electrnica entre las propias
administraciones pblicas. Este resultado, conocido como interoperabilidad, est a
nuestra disposicin desde hace aos y nos permite, con el previo consentimiento de
la ciudadana, obtener dicha informacin en cuestin de segundos.

Realmente nos encontramos por primera vez ante la posibilidad real de cumplir
aquel antiguo derecho de la ciudadana de no aportar documentacin que obre en
poder de la administracin, entendiendo sta en su sentido ms amplio.

Nuestra obligacin es estar atentos a este cambio tecnolgico y aprovechar la

oportunidad para generar valor. A continuacin, se enumeran los servicios y
documentos asociados que otras administraciones ponen a nuestra disposicin en
cuestin de segundos por va electrnica, y que sin duda, ir consolidndose y
creciendo paulatinamente a medida que se incorporen nuevos organismos y
servicios procedentes de las distintas administraciones competentes en cada
territorio.

Servicios accesibles por va electrnica

Certificado del Impuesto sobre la Renta de las Personas Fsicas
Certificado de estar al corriente de obligaciones tributarias para contratacin con
Administraciones Pblicas
Certificado de estar al corriente de obligaciones tributarias para la obtencin de licencias de
transporte
Certificado de estar al corriente de obligaciones tributarias para tramitacin de permisos de
residencia y trabajo
Certificado de estar al corriente de las obligaciones tributarias para la solicitud de ayudas y
subvenciones
Certificado de domicilio fiscal
Certificado del Impuesto sobre Actividades Econmicas
Certificado de rendimientos del trabajo
Nivel de renta
Consulta de Bienes Inmuebles
Certificado de Consulta de Datos Catastrales
Certificado de Descriptiva y Grfica
Certificacin de Titularidad
Verificacin de datos de identidad
Consulta de datos de identidad

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 Captulo: 2. Diez recomendaciones que generan innovacin administrativa

Servicios accesibles por va electrnica

Altas y eliminacin de vehculos por un impago en el Registro de Deudores de IVTM
Eliminacin masiva de impagos del Registro de Deudores de IVTM
Consulta de impagos en el Registro de Deudores de IVTM
Consulta del estado de las Remesas de publicacin enviadas a TESTRA
Notificaciones electrnicas Direccin Electrnica Vial
Envo de Remesas de publicaciones a TESTRA
Operaciones varias para la gestin de las Remesas de publicaciones enviadas a TESTRA
Consulta al Registro de Vehculos
Consulta del nivel y grado de dependencia
Consulta de Prestaciones Sociales Pblicas
Ttulos no universitarios oficiales
Ttulos universitarios oficiales
Verificacin de Datos de Residencia Extendido
Verificacin de Datos de Desempleo
Verificacin de Importes Actuales por desempleo
Verificacin de Importes por Periodos de desempleo
Consulta de estar dado de alta en la Seguridad Social en fecha concreta
Verificacin de estar al corriente de pago de obligaciones con la Seguridad Social
Certificado de Dependencia (IMSERSO)
Certificado de Mediadores de seguros y reaseguros
Certificado de Planes y fondos de pensiones
Certificado de aseguradoras y reaseguradoras
Certificado de Solvencia
Certificado de Nacimiento del Registro Civil
Certificado de Defuncin del Registro Civil
Certificado de Matrimonio del Registro Civil
Certificado de Familia Numerosa
Certificado de Discapacidad

Recomendacin 7: Respuesta inmediata

La persona interesada est habituada a presentar una solicitud y esperar un plazo a

que la Administracin conteste. Este plazo en ocasiones se demora demasiado, ms
all incluso del recogido en normas y procedimientos aprobados. En algunos casos
es posible que la propia oficina presencial o virtual est en condiciones de emitir la
resolucin correspondiente en el mismo momento de la solicitud. No se trata en este
caso de una reduccin de los requisitos que debe cumplir la persona interesada sino
que por el contrario, manteniendo esos mismos requisitos, se han implantado las
innovaciones necesarias para poder comprobar en ese mismo momento el
cumplimiento o no de todos los requisitos que dan paso a la resolucin favorable o
denegatoria de la solicitud. A pesar de no eliminar requisitos, esta mejora s conlleva
la eliminacin del tiempo de espera y ahorro de costes con la consiguiente
satisfaccin de las personas usuarias del servicio.

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 Captulo: 2. Diez recomendaciones que generan innovacin administrativa

Pongamos un ejemplo. Si somos capaces de utilizar en nuestros servicios de

atencin ciudadana los avances en materia de interoperabilidad entre
administraciones pblicas (recomendacin 6), nos daremos cuenta que estamos a
las puertas de otra innovacin administrativa en el sector pblico local. Existen un
conjunto de nuestros trmites municipales (subvenciones, ayudas sociales, becas,
etc.) que se resuelven por resolucin de alcalda, y cuya concesin favorable o
denegacin slo depende de que el personal funcionario constate el cumplimiento o
no de unos requisitos normalmente relacionados con ingresos, propiedades,
residencia y ausencia de deudas, y que formalmente vienen aprobados previamente
por una ordenanza reguladora.

La constatacin de estos requisitos puede hacerse hoy en da en cuestin de

segundos y siempre contando con el consentimiento expreso del ciudadano o
ciudadana, por lo que en la prctica, existen servicios de atencin ciudadana que
informan y adelantan de palabra el sentido de la respuesta administrativa en dichos
trmites.

Adicionalmente, en estos escenarios administrativos suele darse un hecho

relevante: cuando se informa y se muestra a la ciudadana los datos procedentes de
otras administraciones que constatan el incumplimiento de los requisitos para
acceder a unos derechos, ayudas o becas, la ciudadana desiste en su pretensin
inicial de solicitar dichos derechos o ayudas pblicas. Este hecho genera a su vez
una capacidad aadida en los servicios de gestin interna que pueden dedicarse
mejor a estudiar los casos ms sensibles y a mejorar los tiempos de respuesta
administrativa.

La pregunta actual es la siguiente: Si somos capaces de informar de palabra del

sentido futuro de la propuesta administrativa, no podramos adaptar nuestros
sistemas de informacin para proporcionar una resolucin exprs en estos
escenarios utilizando las herramientas de la firma automatizada y los sellos de
rgano que nos proporciona la legislacin vigente en materia de administracin
electrnica? Creemos que s.

La pregunta futura ser: Podremos adaptar los sistemas de informacin para que
sondeen de oficio estos escenarios de cumplimientos o incumplimientos de
requisitos de acceso a derechos y ayudas de forma que la administracin acte
proactivamente cuando se detecten estos casos? Creemos que tambin.
(Recomendacin 9).

12-
 Captulo: 2. Diez recomendaciones que generan innovacin administrativa

Recomendacin 8: Renovaciones automticas

Existen diversas autorizaciones, licencias, permisos, que tienen una vigencia

determinada, transcurrida la cual se abre la posibilidad de renovacin. Con
frecuencia, la Administracin establece un procedimiento de solicitud de renovacin
tan complejo como el que dio origen al derecho inicial, exigiendo a la persona
interesada la presentacin de una nueva solicitud, aportacin de datos y
documentos, que en la mayora de los supuestos obran ya en poder de la
Administracin.

Con la renovacin automtica, se valora que la Administracin acta de oficio,

eliminando cargas a la persona interesada.

Algunos ejemplos de uso pueden valorarse con las siguientes preguntas:

1. Podemos extender de oficio la bonificacin del IBI por familia numerosa

durante todos los aos de validez del ttulo de familia numerosa en lugar de
pedir que sea una bonificacin rogada con carcter anual?
2. Podemos renovar automticamente las autorizaciones de uso de dominio
pblico para instalacin de terrazas previamente concedidas si no hay
variacin de los cumplimientos y las condiciones inicialmente establecidas
solicitando meramente el pago de tributos que correspondan en cada caso?

Recomendacin 9: Tramitacin proactiva

La implantacin de tramitacin proactiva y personalizada es el nivel ms alto de

calidad de servicios por parte de la Administracin dentro de los baremos de la
Unin Europea.

Cul es el mejor trmite para la ciudadana? Aquel trmite que debe realizar en
persona en una oficina o aqul trmite que puede realizar por Internet? No nos
sorprenderemos si la respuesta va en el sentido de que el mejor trmite municipal
para la ciudadana es aqul que no deben realizar.

La tramitacin proactiva proporciona a la persona interesada la informacin y datos

que tiene en su poder la Administracin, de tal forma que la persona nicamente
tiene que validar esa informacin y dar su autorizacin para iniciar o continuar con la
tramitacin.

Pongamos algn ejemplo de transversalidad aplicada al ofrecimiento de servicios

y tramitacin de forma proactiva. Siguiendo con nuestro ejemplo anterior, cuando un
ciudadano o una ciudadana se acerca a una oficina de atencin y solicita por
ejemplo una bonificacin del Impuesto de Bienes Inmuebles por familia numerosa
nos est ofreciendo una informacin, un hecho vital (ser familia numerosa), muy
valiosa para la mejora de la calidad de los servicios pblicos. Si la administracin
pblica est coordinada y organizada transversalmente, este conocimiento puede

13-
 Captulo: 2. Diez recomendaciones que generan innovacin administrativa

lanzar de forma proactiva el ofrecimiento de informacin, derechos e incluso

iniciacin administrativa de otros beneficios y trmites destinados a familias
numerosas. La percepcin ciudadana del servicio recibido ser muy superior al
esperado y los valores de eficacia, buen servicio pblico y transparencia formarn
parte del mapa mental del ciudadano o ciudadana al salir de las dependencias
municipales.

Hechos vitales que aparecen en la atencin e iniciacin administrativa hay muchos

y, sin duda, son buenos escenarios para innovar administrativamente en este
sentido y ofrecer servicios ms all de lo inicialmente solicitado. Algunos ejemplos
ms que abren un abanico de posibilidades son: cambiar de residencia, tener un hijo
o hija, iniciar estudios universitarios, comprarse una vivienda, jubilarse, padecer una
minusvala, etc.

Pongamos un caso global que supone proactividad y transversalidad entre todos

los niveles competenciales de la Administracin y en el que seguramente nos
veremos muy identificados e identificadas. Cuando una familia crece por el
nacimiento de un hijo o una hija en un hospital podemos plantearnos la siguiente
cuestin: Existe alguna razn tcnica o jurdica que impida hoy en da que esa
familia vuelva a casa a cuidar de su hijo o hija con todos los trmites administrativos
vinculados a este hecho vital realizados, o al menos iniciados, desde el propio
hospital? La inscripcin en el registro civil, la actualizacin del libro de familia, la
obtencin de la tarjeta sanitaria para su beb, la tramitacin del permiso de
maternidad para la madre y el permiso de paternidad para el padre, el alta de
empadronamiento municipal, etc., son algunos de los trmites que nos ocupan en
esas primeras semanas de nuestra descendencia y ante los cuales una
administracin gil, coordinada y transversal podra ofrecer algunas soluciones
innovadoras. El informe CORA de reforma de la administracin plantea como
mejora la interconexin de los nacimientos y otros acontecimientos vitales con el
registro civil pero hay mucho margen adicional de actuacin.

Cul sera la percepcin ciudadana si el sector pblico pudiera coordinarse para

dar este enfoque?, cuntas seran las molestias y desplazamientos evitados?, y
los ahorros ocasionados tambin en las arcas pblicas?. Tan solo son algunas
cuestiones y ejemplos para analizar y reflexionar.

Recomendacin 10: Reduccin de plazos de tramitacin: Anlisis

de valor aadido de nuestras actividades

En las ltimas dcadas las Administraciones Pblicas estn haciendo un gran

esfuerzo para reducir los plazos legales de tramitacin de los procedimientos. Con la
introduccin plena de la administracin electrnica es posible seguir acortando los
plazos de tramitacin y los tiempos de espera por parte de la ciudadana y puede
que estemos en disposicin de ajustar los plazos establecidos inicialmente.

14-
 Captulo: 3. Bonus track: Cunto valor aadido podemos generar?

Una tcnica muy utilizada en la reduccin de plazos de tramitacin administrativos

es la conocida como anlisis de valor aadido de nuestras actividades. Consiste en
clasificar todas las actividades que se realizan en la tramitacin administrativa de un
determinado procedimiento en una de las siguientes tres categoras:

1. Actividades con valor real aadido: son actividades que aaden un

beneficio directo para la ciudadana o clientela del servicio.

2. Actividades con valor para la administracin: son actividades que no

tienen valor aadido para la ciudadana pero que son necesarias al estar
establecidas en nuestro entorno jurdico y administrativo o proporcionan
eficiencia en la gestin.
3. Actividades sin valor aadido: son actividades que no tienen valor aadido
para la ciudadana, que no son exigidas por el entorno jurdico y que no
provocan eficiencia en la gestin.

Una vez desplegado el ejercicio de anlisis de valor aadido de todas las actividades
de un procedimiento, deben tomarse las siguientes medidas que provocarn una
reduccin de los plazos de tramitacin:

1. Las actividades con valor real aadido deben respetarse, cuidarse e incluso
mejorar la asignacin de recursos para las mismas.
2. Las actividades con valor para la administracin se mantienen pero debemos
intentar ser eficientes y reducir el tiempo de ejecucin y la dedicacin que
conllevan.
3. Las actividades sin valor aadido, simplemente se eliminan.

3. Bonus track: Cunto valor aadido podemos generar?

Legitimando nuestros proyectos

El valor aadido es el resultado que legitima los proyectos de innovacin. Por

ello, es necesario buscar y medir este valor aadido tanto en la sociedad y en sus
distintos actores como en la mejora de la eficiencia en los procesos de las propias
organizaciones pblicas. No hay nada ms clarificador para medir el valor aadido
de nuestras innovaciones que traducir las mejoras, las innovaciones y los cambios
internos producidos a los impactos econmicos de ahorro por reduccin de costes
tanto para la sociedad (reduccin de cargas administrativas a ciudadana y
empresas) como para las propias administraciones pblicas.

Dos son las referencias que nos permitirn poner en valor econmico las
innovaciones administrativas que seamos capaces de generar en nuestras
organizaciones pblicas. Estas referencias proceden de dos fuentes distintas y
constituyen estudios de referencia en la materia dentro del sector pblico:

15-
 Captulo: 3. Bonus track: Cunto valor aadido podemos generar?

a) El mtodo simplificado de reduccin de cargas administrativas y su

reduccin del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas basado en
el Standard Cost Model de la Unin Europea. Este mtodo nos permitir
poner en valor los ahorros en la sociedad por reduccin de cargas
administrativas a la ciudadana y las empresas.
b) ARCAS - Anlisis del Retorno de la Inversin y Costes Administrativos del
Ministerio de Industria, Energa y Turismo que nos permitir poner en valor los
ahorros producidos por la transicin de nuestro funcionamiento en papel a
nuestro funcionamiento electrnico.

A continuacin exponemos las imgenes de las tablas de trabajo para medir el

valor generado de nuestras innovaciones administrativas recomendadas.

(A) Tabla de costes directos de las principales cargas administrativas

Fuente: Mtodo simplificado del Modelo de Costes Estndar (MINHAP)

16-
 Captulo: 3. Bonus track: Cunto valor aadido podemos generar?

(B) Tabla de ahorros por buenas prcticas en eliminacin

de cargas administrativas

Fuente: Mtodo simplificado del Modelo de Costes Estndar (MINHAP)

17-
 Captulo: 3. Bonus track: Cunto valor aadido podemos generar?

(C) Tabla de cuantificacin de costes internos de actuaciones administrativas

en gestin de papel versus gestin electrnica. Tabla para el clculo del ahorro
de la transicin de la gestin en papel hacia la gestin electrnica de
expedientes

Fuente: Proyecto ARCAS del Ministerio de Industria, Economa y Turismo

18-
 Captulo: 3. Bonus track: Cunto valor aadido podemos generar?

Diez razones para aprovechar la oportunidad de generar valor

Por ltimo, esbozamos una pregunta y 10 razones de peso que argumentan la

importancia de aprovechar la oportunidad a la vez que muestran las ventajas y
beneficios de la innovacin administrativa propuesta:

Por qu debemos aprovechar la oportunidad?

1. Porque eliminamos unos costes que actualmente soportan las empresas, lo

que contribuye a que puedan ser ms competitivas, obtengan mejores
resultados y puedan fomentar el empleo.
2. Porque eliminamos unos costes y desplazamientos reiterados a la
ciudadana, lo que nos permite aportar nuestro grano de arena en la mejora
de la calidad de vida de la misma.
3. Porque las mejoras implantadas son fcilmente traducibles a euros, con lo
que la cuantificacin econmica del ahorro provocado en la sociedad es
inmediata.
4. Porque al eliminar documentos y requisitos innecesarios, facilitamos de
manera muy considerable la iniciacin electrnica de los procedimientos.
Dicho de otra forma, la administracin electrnica ser posible si la
hacemos simple.
5. Porque el mejor trmite no es ni el que debe hacerse presencialmente ni el
que puede hacerse electrnicamente: el mejor trmite para la ciudadana
es aquel que no debe hacer porque ya se lo hemos hecho desde la
administracin. La palabra clave es proactividad.
6. Porque nos permite cumplir de una vez por todas con el derecho de la
ciudadana de no aportar documentacin que obra en poder de las
administraciones pblicas.
7. Porque nos permite a las administraciones pblicas salir del inmovilismo (lo
hacemos as porque siempre lo hemos hecho as) y apostar por la innovacin
de proceso desde dentro, desde los in-prendedores e in-prendedoras.
8. Porque la ciudadana mejora su percepcin hacia sus administraciones al
observar nuestros esfuerzos en ser giles, competitivas y orientadas a sus
necesidades y expectativas.
9. Porque apoyamos la estrategia de la Unin Europea de mejora y
simplificacin de la regulacin para empresas que fijaba como objetivo la
eliminacin del 25% de trabas burocrticas con un impacto estimado de un
aumento del 1,4% del PIB de la UE (150 mil millones de euros).
10. Y por ltimo, porque si un servicio pblico puede funcionar mejor, por
qu no intentarlo?

19-
 Captulo: 4. Conclusin

4. Conclusin

No nos atrevemos a muchas cosas porque son difciles

pero son difciles porque no nos atrevemos a hacerlas.
Lucio Anneo Sneca. Filsofo latino

20-