Instructivo Usuario Planilla Electronica PDF

INSTRUCTIVO USUARIO DE PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACION DE
APORTES
Versin # 1 Cdigo: G-AD-04
Fecha de vigencia: 06/02/2012 Administracin de Informacin

Electrnica
MANUAL DE USUARIO PLANILLA

INTEGRADA DE LIQUIDACION DE APORTES
MANUAL DE USUARIO
2013
APORTES

Electrnica
Control de cambios
Versin Autor(es) Comentario Fecha Pagina
2.0 Alexander Versin Original 15/08/2010 -

Beltrn
2.0 Alexander Se adiciona tiempo de caducidad 26/10/2010 7

Beltrn de seccin en el numeral
3. Informacin de conexin
2.0 Alexander Se adiciona informacin sobre 05/11/2010 7

Beltrn responsabilidad del usuario
4.Responsabilidad del usuario
3.0 Jorge Se adiciona informacin sobre la

nueva presentacin del Portal de 15/10/2012
Torres
Fedecajas y otras funcionalidades
2
APORTES

Electrnica
Tabla de contenido
1. OBJETIVO ............................................................................................. 5
2. ALCANCE ............................................................................................ 6
3. DEFINICIONES .................................................................................... 7
3.1 Sistema de la Proteccin Social o de la Seguridad Social ...... 7
3.2 Subsistema ...................................................................................... 7
3.3 Administradoras ............................................................................. 7
3.4 Aportantes ...................................................................................... 7
3.5 Operador de Informacin ............................................................. 7
3.6 PSE (Proveedor de Servicios Electrnicos) ................................ 7
3.7 Instituciones Financieras .............................................................. 8
4. REQUISITOS DE INSTALACION ............................................................. 8
5. NORMATIVIDAD .................................................................................... 9
6. GLOSARIO ........................................................................................... 10
7. OTROS MODULOS ............................................................................... 10
8. USUARIO NO REGISTRADO ................................................................ 11
8.1 Registro de usuario Independiente ................................................. 12
8.1.1 Datos del Aportante Independiente ......................................... 13
8.1.2 Datos de Ubicacin .................................................................... 15
8.2 Registro de usuario Empresa/Otros ................................................. 17
8.2.1 Datos del Aportante ................................................................... 18
8.2.2 Datos de Resolucin ................................................................... 20
8.2.3 Datos de Ubicacin .................................................................... 21
8.2.4 Datos del representante legal................................................... 22
9.1 Recordar contrasea ................................................................... 26
9.2 Ingreso al sistema ........................................................................ 28
10. DESARROLLO...................................................................................... 30
10.1 Descripcin de opciones ........................................................... 31
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APORTES

Electrnica
10.1.1 ADMINISTRACION ...................................................................... 31

10.1.1.1 Lista de archivos cargados por Aportante ...................... 31
10.1.1.2 Planilla nica ....................................................................... 33
10.1.1.2.1 Adicionar planilla.................................................................. 34
10.1.1.2.2 Cargar Plano ......................................................................... 63
10.1.1.2.3 Copia de Planilla ................................................................... 71
10.1.1.2.4 Registro de descuentos ........................................................ 75
10.1.1.2.5 Certificacin de planilla ........................................................ 81
10.1.1.2.6 Certificacin electrnica ...................................................... 83
10.1.1.2.7 Certificacin asistida ............................................................ 86
6.6.1 Pago de planilla electrnica. ........................................................ 90
10.1.1.2.8 Pago de planilla asistida ....................................................... 96
10.1.1.2.9 Consulta de comprobantes de pago .................................. 100
10.1.1.3 Modificar Aportante ......................................................... 104
10.1.1.3.1 Modificar Sucursales .......................................................... 107
10.1.1.3.2 Adicionar sucursal .............................................................. 110
10.1.1.3.3 Eliminar sucursal ................................................................ 112
10.1.1.3.4 Consultar sucursal .............................................................. 113
10.1.1.3.5 Contactos ........................................................................... 114
10.1.1.3.6 Usuarios ............................................................................. 117
10.1.1.3.6.1 Adicin de usuarios ......................................................... 117
10.1.1.3.6.2 Modificacin de usuarios ................................................ 118
10.1.1.4 Cambiar contrasea ......................................................... 120
10.1.1.5 Cambio de Correo Electrnico ....................................... 120
10.1.2 . CONSULTAS .......................................................................... 121
10.1.2.1 Consulta de EPS ..................................................................... 122
10.1.2.2 Consulta de AFP .................................................................... 123
10.1.2.3 Consulta de ARP .................................................................... 125
10.1.2.4 Consulta de CCF .................................................................... 127
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APORTES

Electrnica
10.1.2.5 Pagos realizados .................................................................... 129

10.1.2.5.1 Comprobante de pago ......................................................... 130
10.1.2.5.2 Comprobante sin valor total ................................................ 131
10.1.2.5.3 Listado de Administradoras ................................................. 132
10.1.2.6 Consulta de Novedades ........................................................ 133
O se puede generar la consulta en archivo Excel: ................ 135
10.1.2.7 Buscar Cotizantes .................................................................. 139
10.1.2.8.1 Visualizacin de la informacin ......................................... 142
10.1.2.8 Reporte Dinmico ................................................................. 143
10.1.2.8.1 Detallado ............................................................................ 144
10.1.2.8.2 Histrico ............................................................................. 145
10.1.3 Reportes Accesos Rpidos .................................................. 146
10.1.3.1 Envio Reportes Masivos Correo ........................................... 147
10.1.3.2 Reporte X Centro de Trabajo .............................................. 148
10.1.3.3 Reporte detallado X Ubicacin Laboral .............................. 150
10.1.3.4 Reporte Centro de Trabajo - Segmento ............................. 152
10.1.3.5 Reporte Masivo Individual ................................................... 153
10.1.4 Salir ......................................................................................... 154
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS .................................................... 155
1. OBJETIVO
Este documento describe los procesos que deben seguir los aportantes del Sistema de
Seguridad Social y Parafiscales para operar el portal de servicios FEDECAJAS.
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APORTES

Electrnica
https://www.pilafacil.com/asd
Se realizar una descripcin de las pantallas y la secuencia de navegacin de la

aplicacin, explicando las acciones de los botones o links de la interfaz, as como los
mensajes vlidos, de confirmacin y posibles de error que se puedan presentar.
2. ALCANCE
Este manual est dirigido a las empresas aportantes del Sistema de la seguridad Social
que realizarn el pago de sus aportes a travs del portal de servicios FEDECAJAS. El
manual est enfocado a los usuarios finales de la aplicacin, no se considerarn aspectos
tcnicos.
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APORTES

Electrnica
3. DEFINICIONES
3.1 Sistema de la Proteccin Social o de la Seguridad Social

Por Sistema de la Proteccin Social se entiende la operacin de los subsistemas de
pensiones, salud y riesgos profesionales de Sistema de Seguridad Social Integral y al
Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar,
ICBF y a las Cajas de Compensacin Familiar.
3.2 Subsistema
Por "Subsistemas" se entiende cada uno de los componentes del "Sistema de la
Proteccin Social", sealados en el inciso anterior.
3.3 Administradoras
Por "Administradora (s)" se entienden las Entidades Administradoras de Pensiones del
Rgimen Solidario de Prima Media con Prestacin Definida, las Entidades
Administradoras de Pensiones del Rgimen de Ahorro Individual con Solidaridad, a las
Entidades Promotoras de Salud, EPS y dems entidades autorizadas para administrar el
Rgimen Contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, las Entidades
Administradoras de Riesgos Profesionales, ARP, as como el Servicio Nacional de
Aprendizaje, Sena, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF y a las Cajas de
Compensacin Familiar y, en lo pertinente, a Escuela Superior de Administracin
Pblica, ESAP y para las Escuelas Industriales e Institutos Tcnicos Nacionales,
Departamentales, Intendenciales, Comisariales, Distritales y Municipales.
3.4 Aportantes
Por Aportante(s) se entiende(n) la(s) empresa(s) o empleador(es) obligados a realizar los
pagos de sus empleados al Sistema de la Proteccin Social.
3.5 Operador de Informacin
Por "Operador de Informacin", se entiende el conjunto de funciones que se enumeran

en la Funcionalidad Base, las cuales pueden ser asumidas por las Administradoras del
Sistema por s mismas o a travs de sus agremiaciones en representacin de sus afiliados
o contratarlas con terceros, y por las Instituciones Financieras Directamente o
contratarlas con terceros.
3.6 PSE (Proveedor de Servicios Electrnicos)
PSE o Proveedor de Servicios Electrnicos es un sistema centralizado y estandarizado que

permite a las Empresas ofrecer a los Usuarios la posibilidad de realizar pagos en lnea,
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APORTES

Electrnica
accesando sus recursos desde la Entidad Financiera donde tienen su dinero y a las
Empresas les permite tambin recaudar los fondos en las cuentas que requiera.
3.7 Instituciones Financieras
Por "Instituciones Financieras" se entiende la persona o personas que estando

autorizadas para ello por la ley, ejecutan las siguientes funciones:
1. Servir de intermediario entre el Aportante y las Administradoras, para la
realizacin de las transacciones de dbito y de crdito en las cuentas
respectivas. Para este efecto, no se podrn modificar los valores de los aportes
contenidos en la Planilla nica de Autoliquidacin, por tanto las operaciones de
dbito y de crdito slo se realizarn por los montos establecidos en dicha
planilla.
2. Para efectos del costo de la transaccin financiera, se entiende como una sola
Transaccin la operacin de dbito de una cuenta de un titular y su abono a una
o varias cuentas de otro u otros titulares.
3. Comunicar la informacin de las transacciones financieras a los Aportantes y a las
Administradoras y a las autoridades pertinentes.
4. Aplicar las reglas de seguridad y validacin definidas para el sector financiero.
5. Realizar los procesos de conciliacin y contingencias relacionados con el proceso
de las transacciones financieras.
4. REQUISITOS DE INSTALACION
Las caractersticas mnimas con las que debe contar el computador desde el cual realice
sus transacciones a travs de FEDECAJAS son:
Procesador Pentium III o superior.

256 MB de memoria RAM o superior.
Mdem de 56 kbps o tarjeta de red.
Adobe Reader 6.0 o superior.
Alguno de los siguientes exploradores de Internet:
o Microsoft Internet Explorer 6.0 o superior.
o Mozilla Firefox 2.0 o superior.
Adicionalmente, deber contar con una conexin a Internet ya sea a travs de acceso
telefnico o banda ancha.
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APORTES

Electrnica
5. NORMATIVIDAD
Se relaciona la lista de la normatividad expedida por el Ministerio de Proteccin Social,

relacionada con la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes. Realizamos clic en el
men superior del Portal de Fedecajas para luego desplegar la normatividad.
Se genera una ventana, en la cual se observa la lista con las normas
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APORTES

Electrnica
6. GLOSARIO
Contiene toda la terminologa empleada en el dominio del negocio. Realizamos clic en

la parte superior del Portal en el Men GLOSARIO
7. OTROS MODULOS
Esta opcin se utiliza para diversos tipos de procesos operativos ajenos al aportante.
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APORTES

Electrnica
8. USUARIO NO REGISTRADO
Este procedimiento tiene por objetivo permitir el registro de la informacin bsica del
aportante, la asignacin de las claves, niveles de acceso, autorizaciones y la habilitacin
para que le sean debitados los recursos de los aportes. Antes de iniciar con el registro el
usuario debe leer las condiciones de Registro para luego aceptar las condiciones.
El usuario despus que ha ledo y acepta las condiciones de registro puede continuar con
la operacin de pre-registro.
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APORTES

Electrnica
8.1 Registro de usuario Independiente
A travs de FEDECAJAS usted podr llevar a cabo los pagos a las diferentes
administradoras. Los cotizantes independientes deben registrarse inicialmente en
nuestro aplicativo. Una vez se ingresa al Portal de Fedecajas es necesario ubicarse en
Usuario No Registrado y pulsar clic en Independiente Haber ledo y aceptado las
condiciones de Registro y realizar clic en la opcin Realizar Registro
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APORTES

Electrnica
Una vez seleccionada la opcin de nuevo registro se visualizara la siguiente pantalla en

la cual se realiza el pre-registro de Aportantes Planilla nica FEDECAJAS en el cual se
detalla el tipo de informacin que se describir a continuacin de la siguiente forma.
8.1.1 Datos del Aportante Independiente
Recuerde que los datos que tienen asterisco (*) son necesarios para el registro
Descripcin de
campos
TIPO DOC Tipo de documento del aportante(NIT ,PASAPORTE , REGISTRO

CIVIL ,CEDULA DE CIUDADANIA,CEDULA DE EXTRANJERIA,TARJETA
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APORTES

Electrnica
DE IDENTIDAD) *
NUMERO DOC Nmero de identificacin tributaria del aportante*
CODIGO
USUARIO Nmero de identificacin tributaria del aportante*
E-MAIL
USUARIO Cuenta de correo electrnico del usuario*
PRIMER
NOMBRE Primer Nombre del Aportante*
SEGUNDO
NOMBRE Segundo Nombre del Aportante
PRIMER
APELLIDO Primer Apellido del Aportante *
SEGUNDO
APELLIDO Segundo Apellido del Aportante
E-MAIL Cuenta de correo electrnico del Aportante*

APORTANTE
TIPO Independiente
APORTANTE
Privado
TIPO EMPRESA
CLASE Independiente
NATURALEZA Natural
TIPO PAGO nico
TIPO
ACTIVIDAD Especifica el tipo de actividad econmica a la que se dedica la
ECONOMICA empresa aportante
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APORTES

Electrnica
Medio por el cual se entero el aportante de la existencia del

REFERIDO operador de informacin FEDECAJAS
8.1.2 Datos de Ubicacin
Descripcin de campos
Departamento de ubicacin de la sucursal.

DEPARTAMENTO *
MUNICIPIO Municipio de ubicacin de la sucursal. *
Direccin de correspondencia del aportante

DIRECCION como independiente
TELEFONO Nmero de telfono del aportante. *
FAX Nmero de fax del aportante.
Despus de diligenciar el registro se hace clic en OK
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APORTES

Electrnica
Se enviar a la cuenta de correo del aportante, el usuario y la contrasea para su

posterior ingreso al Portal de Fedecajas. Se generar una ventana de la siguiente
forma:
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APORTES

Electrnica
8.2 Registro de usuario Empresa/Otros
A travs de FEDECAJAS usted podr llevar a cabo los pagos a las diferentes
administradoras. Los Aportantes Dependientes - Empleadores deben registrarse
inicialmente en nuestro aplicativo. Una vez se ingresa al Portal de Fedecajas es
necesario ubicarse en Usuario No Registrado y pulsar clic en Empresas/Otros Haber
ledo y aceptado las condiciones de Registro y realizar clic en la opcin Realizar
Registro.
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APORTES

Electrnica
Una vez seleccionada la opcin de nuevo registro se visualizara la siguiente pantalla en

la cual se realiza el pre-registro de Aportantes Planilla nica FEDECAJAS en el cual se
detalla el tipo de informacin que se describir a continuacin de la siguiente forma.
8.2.1 Datos del Aportante
Descripcin
de campos
RAZN Razn social del aportante.
SIGLA Sigla que identifica la compaa en el caso del aportante empleador
TIPO
DOCUMENTO Tipo de documento del aportante(NIT ,PASAPORTE , REGISTRO CIVIL
,CEDULA DE CIUDADANIA,CEDULA DE EXTRANJERIA,TARJETA DE
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APORTES

Electrnica
IDENTIDAD) *
NIT Nmero de identificacin tributaria del aportante*
DIGITO
VERIFICACION Digito de verificacin de acuerdo al nmero de NIT *
Tipo de aportante (Empleador.Independiente.Entidades o

Universidades Pblicas con Rgimen especial en Salud,
TIPO Agremiaciones o asociaciones, Cooperativas y Precooperativas de
APORTANTE Trabajo Asociado, Misiones diplomticas consulares o de organismos
multilaterales no sometidos a la legislacin colombiana,
Organizaciones Administradoras del Programa de Hogares de
Bienestar, Pagador de aportes de los concejales municipales o
distritales*
TIPO
EMPRESA Tipo de empresa (Publico, Privado ,Mixto) *
NATURALEZA Especifica la naturaleza del aportante

(Publica,Privada,Mixta,Organismos multilaterales
Entidades de derecho pblico no sometidos a la legislacin
colombiana*
TIPO PAGO Indica si el tipo de pago es nico, consolidado o de una sucursal*
TIPO Especifica el tipo de actividad econmica a la que se dedica la

ACTIVIDAD
empresa aportante
ECONMICA
Indica si el tipo de accin es Activo, Cese de Actividades,
Concordato, entre otros
TIPO ACCIN
Si el tipo de Accin es concordatos, se debe ingresar la fecha del
FECHA mismo Cuando no hay pago de nmina ni pagos. Formato AAAA-MM-
CONCORDATO DD.
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APORTES

Electrnica
Medio por el cual se entero el aportante de la existencia del

REFERIDO operador de informacin FEDECAJAS
Fecha a partir de la cual el aportante no se encuentra obligado a
FECHA FIN DE efectuar aportes. Formato
ACTIVIDADES AAAA-MM-DD.
8.2.2 Datos de Resolucin
Esta grilla de informacin solamente aplica para cooperativas de trabajo asociado o

CTAS, Ingrese los datos de resolucin mediante el cual se ordeno el registro y el
depsito de los regmenes de trabajo, de previsin, seguridad social y compensacin.
Descripcin de
campos
Resolucin por la cual se orden el registro y el

depsito de los regmenes de trabajo de previsin,
N RESOLUCION seguridad social y compensacin*
FECHA DE Fecha de expedicin de la resolucin en formato AAAA-

EXPEDICION MM-DD*
DEPARTAMENTO DE Departamento de expedicin de la resolucin

EXPEDICION seleccionada*
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APORTES

Electrnica
MUNICIPIO DE Municipio de expedicin de la resolucin seleccionada*

EXPEDICION
8.2.3 Datos de Ubicacin
Esta grilla de informacin hace referencia a la informacin de ubicacin del aportante

para lo cual es importante su estricto diligenciamiento ya que permitirn una eventual
comunicacin con usted los campos que aparecen all son los siguientes
NOMBRE SUCURSAL Nombre de la Sucursal o de la dependencia*
CODIGO DE LA
Cdigo de la Sucursal o de la dependencia*
SUCURSAL
DIRECCION Direccin de correspondencia de la sucursal
TELEFONO Nmero de telfono del aportante. *
E-MAIL Correo electrnico del aportante. *
FAX Nmero de fax del aportante.
Departamento de ubicacin de la sucursal.

DEPARTAMENTO
*
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APORTES

Electrnica
MUNICIPIO Municipio de ubicacin de la sucursal. *
8.2.4 Datos del representante legal
Esta grilla de informacin hace referencia a los datos de la persona encargada de

representar legalmente la empresa y de autorizar las posibles acciones tributarias de la
misma o en el caso de un aportante independiente es posible que el representante sea el
mismo aportante.
TIPO DE DOCUMENTO Tipo de documento del representante legal*
Nmero de documento del representante

NUMERO DOC legal*
PRIMER NOMBRE Primer nombre del representante legal*
SEGUNDO NOMBRE Segundo nombre del representante legal.
PRIMER APELLIDO Primer apellido del representante legal*
SEGUNDO APELLIDO Segundo apellido del representante legal
E-MAIL Correo electrnico del aportante. *
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APORTES

Electrnica
TELEFONO Nmero telefnico del representante legal.
Para finalizar el proceso de registro de nuevo aportante se debe hacer clic en OK
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APORTES

Electrnica
El sistema genera el siguiente mensaje el cual indica que se enviar a la cuenta de

correo electrnico del aportante los datos de ingreso al sistema (el usuario y la
contrasea para su posterior ingreso al Portal de Fedecajas). Se generar una ventana
de la siguiente forma:
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APORTES

Electrnica
9. USUARIO REGISTRADO
El Aportante tanto independiente como Empleador al obtener su usuario y contrasea

ya puede acceder al portal de Fedecajas por medio de la opcin Usuario Registrado.
El sistema de forma automtica le solicitar al usuario el cambio de contrasea
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APORTES

Electrnica
9.1 Recordar contrasea
El sistema brinda la posibilidad de recuperar la contrasea de seguridad por medio de la

opcin Recordar Clave. Pulse clic en Recordar Clave para recordar la contrasea
El sistema genera la siguiente ventana para realizar el proceso de recuperacin de

contrasea:
Ingrese el usuario con el cual se activo en el sistema en el campo Usuario
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APORTES

Electrnica
De forma inmediata se enviar al correo electrnico del aportante la informacin para el

ingreso al sitio de Planilla nica de Fedecajas con usuario y contrasea.
El usuario despus de recibir la informacin con la recuperacin de su usuario y

contrasea el sistema de forma automtica le solicitar de nuevo el cambiar contrasea
por polticas de seguridad Informtica.
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APORTES

Electrnica
El resultado de la operacin debe ser el siguiente:
9.2 Ingreso al sistema
Por medio de esta opcin el aportante obtiene el ingreso como aportante al modulo de
planilla nica teniendo en cuenta que los datos de seguridad son indicados previamente
por el usuario.
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APORTES

Electrnica
IMPORTANTE: En el mdulo de acceso a usuarios, se deber ingresar el usuario y

contrasea y si dichos datos son incorrectos el sistema realiza la siguiente validacin.
OBSERVACION: Si el usuario ingresa los datos de acceso de forma incorrecta en tres (3)
intentos se bloquea el usuario. Si sucede este evento, el usuario debe comunicarse con
el correo electrnico que aparece para que se realice el respectivo desbloqueo por parte
del Administrador.
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APORTES

Electrnica
Una vez que usted acceso le mostrar la siguiente ventana dividida en dos paneles que
incluyen las siguientes secciones:
10. DESARROLLO
Una vez ingresa a la pgina de Portal de servicios FEDECAJAS se visualizara la
siguiente pantalla donde se encuentra ubicada, la opcin de ingreso al aplicativo.
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APORTES

Electrnica
10.1 Descripcin de opciones

En la ventana principal de la aplicacin en la regin superior izquierda existen varias
opciones las cuales se describen a continuacin
10.1.1 ADMINISTRACION
Este men permite las funcionalidades de Actualizar los datos del Aportante, crear,
modificar, eliminar y consultar usuarios. Puede asignar y crear los diferentes centros de
trabajo de acuerdo con las Clases de Riesgo definidas por ley dentro del Sistema General
de Riesgos Profesionales, as como sus respectivos rangos de tarifas para el pago de los
aportes. Esta informacin es constante mientras no existan cambios de tipo legal, dando
la posibilidad de ingresar nuevos Centros de Trabajo.
10.1.1.1 Lista de archivos cargados por Aportante
Esta opcin permite a las diferentes administradoras las cuales tienen convenio con
FEDECAJAS publicar la informacin de los aportes que han sido efectuados, para que los
usuarios que han realizado dichos aportes tengan la posibilidad de confirmar la
informacin y las fechas en las que se realizaron, Esta herramienta aplica tambin para
aportantes los cuales no han realizado sus pagos por medio del operador FEDECAJAS.
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APORTES

Electrnica
10.1.1.1.1 Filtrar consulta
El sistema permite efectuar la consulta de los pagos realizados por medio de los
diferentes campos para iniciar el filtro para llevar a cabo esta accin seleccione la
casilla enseguida el formulario se habilitara en la totalidad de los
campos para permitir el ingreso del criterio deseado.
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APORTES

Electrnica
Una vez finalizado el ingreso de la informacin en el campo deseado seleccione la casilla

para iniciar la consulta, si existen coincidencias el sistema mostrara la informacin en
pantalla.
10.1.1.2 Planilla nica
A travs de esta opcin es posible crear y pagar una planilla de autoliquidacin de

aportes. Esta opcin permite adems visualizar en pantalla los datos del aportante y
verificar el historial de las planillas procesadas para periodos anteriores. Tambin es
posible ingresar al sistema los datos de los empleados por medio de un archivo plano que
es construido por el aportante a travs de los aplicativos de nmina establecidos por ley.
El esquema de operacin del Sistema de Liquidacin y Pago de Aportes a la Seguridad

Social y Parafiscales a travs del Servicio Operativo de Informacin FEDECAJAS, tiene los
siguientes componentes:
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APORTES

Electrnica
10.1.1.2.1 Adicionar planilla
El Proceso de Liquidacin Manual es comnmente usado por pequeos Aportantes donde

el nmero de empleados no es muy grande; este proceso de cargue manual implica
ingresar uno por uno de los empleados, con la informacin asociada.
Para que el Aportante pueda hacer la liquidacin de su planilla manual, debe seguir los
siguientes pasos:
Ingresar al sistema con la clave asignada

Ingresar por la opcin Adicin de planilla del men planilla nica
Para ingresar la nueva planilla debe diligenciar los siguientes datos en el encabezado
que se muestra a continuacin en el cual es necesario ingresar la totalidad de la
informacin.
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APORTES

Electrnica
Ingresar la informacin solicitada en cada una de las secciones de la Planilla

Integrada; el sistema ejecutar las validaciones que corresponda:
SECCIN A: Datos generales de la Planilla Integrada.
Tipo de planilla: Seleccione el tipo de planilla a ingresar seleccione una de las

siguientes opciones.
Planilla A Planilla para el pago de los empleados con novedad de ingreso en los
ltimos cinco (5) ltimos das del mes. Solo aplica para los aportantes
tipo A y B.
Planilla E Planilla normal que diligencia el aportante tipo A o B en cada
periodo de pago.
Planilla Y Planilla para el pago de los independientes cuando estos se pagan a
travs de un aportante tipo A o B.
Planilla I Planilla normal que diligencia el aportante tipo I en cada periodo de
pago.
Planilla S Planilla para el pago de empleados o del personal de servicio domestico
de un independiente. Solo aplica para los aportantes tipo I.
Planilla T Planilla para Empleados entidad beneficiaria del Sistema General de
Participaciones
Planilla F Planilla pago aporte patronal faltante, de una entidad beneficiaria del
Sistema General de Participaciones: Esta planilla es utilizada para tipo
de cotizante 47 cuando, con posterioridad a la realizacin del proceso de
conciliacin entre los aportes pagados por la entidad mediante la planilla
T y los recursos girados a las administradoras por parte del Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico, se encuentra que los recursos girados no son
suficientes para completar el valor total de los aportes.
Planilla J Planilla para pago seguridad social en cumplimiento de sentencia
judicial. Esta planilla est diseada para aquellos casos donde el pago de
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APORTES

Electrnica
intereses est determinado por una sentencia judicial y debe ser definido
al operador directamente por el aportante
Planilla H Planilla para Organizaciones Administradoras del Programa de Hogares de
Bienestar y el cotizante sea una madre comunitaria.
Planilla M Ell tipo de planilla M slo puede ser utilizada para el pago de perodos
respecto de los cuales no se realiz ningn tipo de pago para el o los
sistemas que se estn pagando. No podr incluirse en este tipo de
planilla otro sistema respecto del cual se est realizando una correccin
para incrementar un valor, aunque corresponda a la misma persona, pues
ese tipo de correccin debe hacerse mediante la Planilla tipo N.
Planilla N El tipo de planilla N slo puede ser utilizada para el pago de perodos
respecto de los cuales se realiz un pago para el o los sistemas que se
estn corrigiendo, pero ste es inferior al verdadero valor que debi
aportarse. No se puede utilizar para correcciones que impliquen
devolucin de valores pagados en exceso.
Periodos de cotizacin: Seleccione los periodos de cotizacin para salud y otros
Recuerde que el Tipo de aportante INDEPENDIENTE debe hacer los aportes a los
diferentes sistemas en forma anticipada. Para los dems tipos de cotizante los aportes
para el sistema de Salud se hacen de forma anticipada y para los dems sistemas
(Pensiones, Riesgos Profesionales, Cajas de Compensacin, SENA e ICBF) en forma
vencida.
SECCIN B: Informacin detallada de Administradoras.
El Aportante debe desplegar una lista en las cuales se encuentran en esta la ARP y CCF a
las cuales se efectuara el aporte si es cotizante independiente que no aporta a riesgos
deje el campo de ARP en blanco.
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APORTES

Electrnica
Luego que se han seleccionados los campos, realice clic en el botn Aceptar para
continuar con el proceso o Cancelar para habilitar nuevamente los campos e ingresar
los datos correctamente.
Una vez se aceptan la informacin del encabezado de la planilla el sistema asignara un

numero de consecutivo y la planilla se modificara a estado DIGITANDO
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APORTES

Electrnica
10.1.1.2.1.1 Modificar Encabezado
Esta opcin le permite modificar los datos del encabezado de la planilla, Una vez
seleccionado el registro a modificar presione la casilla Modificar
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APORTES

Electrnica
El sistema habilita la totalidad de los campos para la edicin para finalizar con la
edicin presione Aceptar
10.1.1.2.1.2 Adicionar afiliados

Para crear una Planilla por empleado debe diligenciar los datos bsicos del empleado
junto con las novedades luego que automticamente el portal muestra el encabezado
del proceso para continuar es necesario seleccionar la opcin Adicionar afiliados
39
APORTES

Electrnica
Una vez seleccionada la opcin el sistema arrojara un formulario con la diferente

informacin a ingresar
SECCIN A: Datos generales de la Planilla Integrada.
En esta seccin el sistema indica los periodos de cotizacin a los cuales se realizara el
aporte correspondiente.
SECCIN B: Identificacin del afiliado.
En esta seccin se diligencia los datos bsicos del afiliado.
Cotizante Extranjero: Indica si el extranjero no est obligado a cotizar

pensiones de acuerdo con la ley.
Cotizante en el Exterior: Aplica para los Colombianos residentes

temporalmente en el exterior sometidos a la ley
Colombiana.
Calcular IBC Automtico: Opcin la cual permite de acuerdo al ao de

cotizacin en salud el clculo del IBC para la
totalidad de las administradoras.
40
APORTES

Electrnica
Tipo de cotizante: Tipo cotizante del afiliado seleccione entre las

siguientes opciones:
CODIGO DESCRIPCION
1 Dependiente.
2 Servicio Domestico.
3 Independiente
4 Madre comunitaria.
12 Aprendices del SENA en etapa lectiva
15 Desempleado con subsidio de Caja de

Compensacin Familiar.
16 Independiente agremiado asociado.
18 Funcionarios pblicos sin tope mximo en el IBC.
19 Aprendices del SENA en etapa productiva.
20 Estudiantes (Rgimen especial-Ley789/2002).
21 Estudiantes de postgrado en salud (Decreto

90 de 1996).
22 Profesor de establecimiento particular
30 Dependiente Entidades o Universidades Pblicas con rgimen
especial en Salud
31 Cooperados o Precooperativas de trabajo asociado.
32 Cotizante miembro de la carrera diplomtica o consular de un
pas extranjero o funcionario de organismo multilateral no
sometido a la legislacin colombiana.
33 Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional.
34 Concejal amparado por pliza de salud.
40 Beneficiario UPC Adicional Lo suministra el Aportante.
41 Cotizante sin ingresos con pago por terceros.
42 Cotizante pago solo salud artculo 2 ley 1250 de 2008.
43 Cotizante voluntario a pensiones con pago por tercero.
41
APORTES

Electrnica
10.1.1.2.1.3 .1 Tipo de cotizante 40 UPC Adicional
Actualmente, las empresas que reportan pagos de UPC Adicional por PILA, deben tener
presente que al momento de entrar en vigencia la Resolucin 1622, los aportes de UPC
debern realizarse.Este tipo de cotizante se utiliza nicamente cuando se va a pagar una
UPC adicional al sistema de Salud.
Registrar una lnea de pago con el nombre de la persona beneficiaria de la UPC, los
campos requeridos son:
1. Tipo de documento del beneficiario

2. Nmero de documento del beneficiario
3. EPS a la cual pertenece el beneficiario.
4. Nombres completos del beneficiario.
42
APORTES

Electrnica
10.1.1.2.1.4 .1 Datos para calcular UPC Adicional
Este debe poder calcularse automticamente y el valor de este depende de: Gnero,
rango de edad y Ubicacin. En caso que no se encuentre un valor asociado para este, se
debe ingresar manualmente.
Los rangos de edad, se calculan de acuerdo al periodo de vigencia.

Una vez diligenciados estos campos, el valor para VALOR UPC ADICIONAL sern
de acuerdo a lo siguiente:
Si la ubicacin corresponde a alguno de estos municipios o ciudades el valor es de

acuerdo a la tabla zonas especiales.
10.1.1.2.1.4.2 Tarifas UPC Adicional
Todos los beneficiarios que no se encuentren dentro del grupo familiar del cotizante,
segn el Decreto 806 de 1998 y los menores de 12 aos sin parentesco que estn
afiliados bajo el amparo del cotizante y que dependan econmicamente de l, deben
pagar los valores mensuales de acuerdo con su rango de edad y sexo, segn el Artculo 2,
43
APORTES

Electrnica
Numeral 5 del Decreto 047 de 2000 y el Decreto 1703 de 2002. Estos son los valores que
debe pagar por concepto de beneficiario adicional para el ao 2013:
44
APORTES

Electrnica
Si el usuario cambia de rango de edad, durante el ao, deber cancelar a partir del mes
siguiente a la fecha de dicho cambio el monto correspondiente de acuerdo con su nuevo
rango de edad.
IMPORTANTE!!!
Si usted es Independiente con Pago a travs de un Tercero (Tipo 41):

Debe inscribirse ante su EPS en el Registro de independientes de Bajos
Ingresos a ms tardar el 30 de Noviembre de 2009 para poder acogerse al
beneficio estipulado por la Resolucin 0990 de 2009.
Cotizante Tipo 42 (Cotizante Slo Salud):

Tipo de cotizante basado en el Articulo 2 de la Ley 1250 de 2008 se usa
nicamente cuando la persona que est cotizando tiene ingresos inferiores
iguales a un Salario Mnimo Legal Mensual Vigente y solo hace aportes al Sistema
de Salud.
Con este nuevo tipo de cotizante usted ya no necesita tener un tercero para
realizar los aportes a Salud.
Por eso... Si usted devenga un ingreso mensual igual o inferior al SMLMV

($589.500) cmbiese a tipo 42 SOLO SALUD.
Tipo de documento: Tipo de identificacion del cotizante las opciones son

las siguientes:
DESCRIPCION
CC Cdula de ciudadana
CE Cdula de extranjera
TI Tarjeta de identidad
RC Registro civil
PA Pasaporte
45
APORTES

Electrnica
Sub tipo de cotizante: Sub Tipo de cotizante seleccione entre las siguientes
opciones
CODIGO DESCRIPCION
1 Dependiente pensionado por vejez activo
2 Independiente pensionado por vejez activo
3 Cotizante no obligado a cotizacin a pensiones por
edad.
4 Cotizante con requisitos cumplidos para pensin.
5 Cotizante a quien se le ha reconocido
indemnizacin sustitutiva o devolucin de
saldos.
6 Cotizante perteneciente a un rgimen
exceptuado de pensiones o a entidades
autorizadas para recibir aportes
exclusivamente de un grupo de sus propios
trabajadores.
Numero de documento: Numero de identificacin de empleado.
Departamento: Departamento de ubicacin laboral del cotizante
Municipio : Municipio de ubicacin laboral del cotizante
Nombres: Debe ingresar en los campos los datos del empleado,

Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre,
Segundo Nombre.
Salario Integral: Campo el cual permite sealar si el afiliado tiene

salario integral que corresponde a 13 SMMLV
Sueldo bsico: Ingresar el sueldo base de liquidacin del aportante

ingresar cuando no se marca la opcin de IBC
automtico
Variacin de salario: Campo el cual permite modificar el valor de

liquidacion de IBC para ingresar un valor debe
haberse marcado previamente la novedad VTE
(Variacin permanente de salario) o VTS (Variacin
transitoria de salario)
46
APORTES

Electrnica
SECCIN C: Ingreso de novedades.
El Aportante debe ingresar la novedad segn corresponda la situacin del afiliado las
novedades disponibles son las siguientes.
ING Ingreso VST Variacin Transitoria de Salario
RET Retiro IGE Ingreso por Enfermedad general
TDE Traslado desde otra EPS o EOC LMA Licencia de Maternidad o de Paternidad
TAE Traslado a otra EPS o EOC VAC Vacaciones
Traslado desde otra Administradora

TDP de Pensiones AVP Aporte Voluntario
Traslado a otra Administradora de

TAP Pensiones VCT Variacin centros de Trabajo
VSP Variacin Permanente de Salario VTE Cambio de Tarifa Especial
Incapacidad por accidente de Trabajo

IRP o por Enfermedad profesional
47
APORTES

Electrnica
CLASIFICACION DE NOVEDADES
Ausentismo
A cada afiliado se le debe poder asignar las novedades predefinidas como de ausentismo:
LMA, VAC, SLN, IGE. Deben poder ingresarse los datos especficos de cada novedad,
como son fechas, duracin y valor si es necesario.
Ingresos y retiros
El sistema debe permitir ingresar novedades ingreso y de retiro adems de las fechas en
las que ocurre este evento. Las fechas ingresadas influirn en el nmero de das
cotizados para el periodo sobre el cual se va a liquidar la planilla y las novedades de
ingreso y retiro reportadas en el detalle.
Traslado
En novedades de traslado es posible elegir cualquiera de las siguientes novedades: TDE,

TAE, TDP, TAP. En cada una se debe llenar perodo para el que aplica y administradora
de traslado y administradora actual.
Servicio Cdigo Descripcin Administradora de traslado

EPS TDE Traslado DE EPS Seleccionar la EPS de la que
proviene el cotizante.
TAE Traslado A EPS Seleccionar la EPS a la que
se dirige el aportante para
el siguiente mes.
AFP TDP Traslado DE Fondo de Seleccionar la AFP de la que
Pensin proviene el cotizante. La
que tena el mes anterior
TAP Traslado A Fondo de Seleccionar la AFP a la que
pensin se dirige el afiliado para el
siguiente mes
Novedades de variacin.
En reportar se encuentran las novedades cuyo fin es reportar una variacin. Dentro de
estas novedades se encuentran:
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APORTES

Electrnica
Variacin salario transitoria (VST),

Variacin de tarifa especial, (VTE)
Variacin de centro de trabajo (VTC),
Variacin de Salario Permanente (VSP):
Variacin de salario Individual
Ingresando a cada uno de los afiliados el usuario podr registrar variaciones de salario de
dos tipos: VST, variacin de salario temporal y VTE variacin de salario permanente.
Cuando el usuario seleccione variacin de salario temporal (VST), el sistema pedir

especificar el valor adicional al salario normalmente devengado.
Cuando el usuario seleccione variacin de salario permanente (VSP), el sistema solicitar

especificar el monto a devengar de ah en adelante para el usuario seleccionado.
Variacin de salario Masiva.
Ingresando criterios de bsqueda o filtrado el usuario podr registrar variaciones de

salario de dos tipos: VST, variacin de salario temporal y VTE variacin de salario
permanente.
Rango de salario devengado; Es decir para los salarios

comprendidos mayores o iguales a A y menores o iguales a B,
donde A y B son los rangos especificados
Listado de cdulas.
Cuando el usuario seleccione variacin de salario temporal (VST), el sistema pedir

especificar el valor adicional al salario normalmente devengado.
Cuando el usuario seleccione variacin de salario permanente (VSP), el sistema solicitar

especificar el monto a devengar de ah en adelante para el usuario seleccionado, o un
incremento porcentual.
Para cualquiera de las variaciones seleccionadas es necesario introducir el periodo en

que se present realmente la novedad.
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APORTES

Electrnica
SECCIN D: SLN (NOVEDAD SLN Y/O COMISION DE SERVICIOS)
Suspensin temporal del contrato de

SLN
Trabajo o licencia no remunerada
La empresa que lo recibe en Comisin de
Servicios se har cargo de todos los
COMISION DE SERVICIOS
aportes a la seguridad social.
SECCION E: SALUD
El Aportante debe ingresar la informacin referente al pago a la Entidad promotora de

salud (EPS).
EPS: Seleccione de la lista replegable la empresa administradora

de salud a la que se va realizar el aporte.
50
APORTES

Electrnica
EPS traslado: Opcin que se habilita cuando se marca la novedad TDE

(Traslado desde otra EPS),TAE(Traslado a otra EPS)
Dias Cot: Ingrese el nmero de das cotizados.
Ingreso Base de
Cotizacin: Ingrese el valor base de cotizacin no puede superar
25 SMLMV excepto si es un tipo de cotizante 18
Funcionario sin tope mximo en el IBC.
Incapacidad por Este campo solamente se habilita cuando se marca

Enfermedad General: novedad IGE (Incapacidad General).
Nro. De autorizacin : Numero de autorizacin de la

incapacidad.
Valor: Valor total de la incapacidad.
Incapacidad por Este campo solamente se habilita cuando se marca Licencia

de maternidad: novedad LMA (Licencia de Maternidad).
Nro. de autorizacin : Numero de autorizacin de la

Licencia de maternidad
Valor: Valor total de la Licencia.
IMPORTANTE!!!
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APORTES

Electrnica
Tarifa: El aporte obligatorio que se debe hacer a la Entidad Promotora de

Salud (EPS) para tener derecho a los servicios del POS es del 12.5%
del ingreso mensual percibido si es trabajador dependiente o
independiente, y 16%, si es pensionado (hasta un tope de 25 SMLMV).
El patrono aporta el 8.5% y el empleado el 4%. Si se trata de un
independiente o pensionado, el aporte ser todo de su propia cuenta
El Salario Mnimo Mensual Legal Vigente es de $589.500, razn por la

cual el valor del aporte mnimo al Sistema General de Seguridad
Social en Salud para trabajadores dependientes e independientes es
de $73.700 (12.5% de 1 SMLMV) y pensionados es de $94.320 (16% de
1 SMLMV)
Cotizacin obligatoria: Es el valor que resulta de sacar el porcentaje al IBC la

tarifa para el servicio determinado
SECCION F: PENSIONES.

salud (ARP).
En este segmento el sistema automticamente calcula el IBC (Ingreso base de cotizacin)

y los aportes para pensiones con base al salario bsico previamente reportado .En caso
de tener una tarifa especial para pensiones puede cambiarla desplegando el campo
tarifa.
Si para el empleado se efectan aportes voluntarios para el fondo de pensiones

obligatorias puede ingresar el valor correspondiente ya sea por parte del empleador o el
cotizante.
52
APORTES

Electrnica
En caso de que el empleado devenga ms de 4 salarios mnimos legales vigentes

mensuales (SMLMV), el sistema automticamente calculara el aporte para el fondo de
solidaridad pensional (Tanto en las subcuentas de solidaridad como subsistencia)
SECCIN G: RIESGOS PROFESIONALES.

salud (ARP).
En esta seccin se permite ingresar Centros de trabajo definidos previamente por la ARP
y se solicita seleccionar la tarifa que aplica para el empleado de acuerdo a su labor en la
empresa
53
APORTES

Electrnica
Porcentajes para la liquidacin de ARP
La totalidad del aporte se encuentra a cargo del empleador y su monto

depende del grado o clase de riesgo laboral.
CLASE DESCRIPCION
CLASE I Son actividades de riesgos mnimos como por ejemplo:
actividades financieras, trabajos de oficina
administrativos; centros educativos, restaurantes. Le
corresponde pagar el 0.522%
CLASE II Son actividades de riesgos bajos como por ejemplo: algunos
procesos manufactureros como la fabricacin de tapetes,
tejido, confecciones y flores artificiales; almacenes por
departamento; algunas labores agrcolas. Le
CLASE III Son actividades de riesgo medio como por ejemplo: procesos
manufactureros como la fabricacin de agujas, alcoholes,
alimentos, automotores, artculos de cuero. Le
CLASE IV Son actividades de riesgo alto como por ejemplo: procesos
manufactureros como aceites, cervezas, vidrios; procesos de
galvanizacin; transporte, servicios de vigilancia privada. Le
CLASE V Son actividades de riesgo mximo como por ejemplo: areneras,
manejo de asbesto; bomberos; manejo de explosivos;
construccin y explotacin petrolera. Le
SECCIN G: PARAFISCALES.
El Aportante debe ingresar la informacin referente a los APORTES A LAS CAJAS DE

COMPENSACIN FAMILIAR (CCF).
54
APORTES

Electrnica
Las empresas autorizadas por el Ministerio de la Proteccin Social, podrn realizarse los
siguientes descuentos en PILA:
Setenta y cinco por ciento (75%) para el primer ao de operacin.
Cincuenta por ciento (50%) para el segundo ao.
Veinticinco por ciento (25%) para el tercer ao.
TARIFAS APLICABLES EN PILA
Tarifa Descuento 75% Descuento 50% Descuento 25%

Administradora
Plena Tarifa a pagar Tarifa a pagar Tarifa a pagar
CCF 4% 1% 2% 3%
ICBF 3% 0.75% 1.50% 2.25%
SENA 2% 0.50% 1% 1.50%
Por ejemplo, una empresa creada el 10 de Enero de 2009 est dentro del primer ao de
operacin tiene derecho a descontarse el 75% de las tarifas de parafiscales, realizando el
aporte por el 25% de la siguiente manera:
CAJA 1%
ICBF 0.75%
SENA 0.50%
Para terminar el proceso realice la grabacin de la planilla haga clic en el botn

ACEPTAR
55
APORTES

Electrnica
Observe que el registro del cotizante se incorpora en la planilla de la ventana

LIQUIDACION DETALLA DE APORTES
Si requiere ver en forma detalla el aporte por administradora haga clic en la columna
total de acuerdo al cotizante seleccionado y aparecer la informacin de la siguiente
forma
56
APORTES

Electrnica
10.1.1.2.1.5 Modificar Afiliado
Si requiere efectuar la modificacin de un cotizante, seleccione el registro
Luego aparece el formulario y presione la casilla modificar
Una vez realizadas las modificaciones correspondientes presione la casilla Aceptar y

el sistema mostrara que los datos se actualizaron correctamente.
57
APORTES

Electrnica
El resultado de la operacin es el siguiente:
58
APORTES

Electrnica
10.1.1.2.1.6 Eliminar Afiliado
Para eliminar un cotizante en proceso de liquidacin y pago, ingrese por el link

Nro,Documento.
Luego de ingresar al formulario de liquidacin Detallada de Aportes seleccione la opcin

Eliminar
El sistema arrojara un mensaje de confirmacin para finalizar el proceso. Presione la

casilla Aceptar para finalizar.
59
APORTES

Electrnica
El resultado es el siguiente:
60
APORTES

Electrnica
6.5.1.1 Eliminar planilla
Permite eliminar el detalle de liquidacin de una planilla particular. Ingrese por el men
de Planilla por la opcin Eliminar, esta opcin solamente est disponible para las
planillas en estado DIGITANDO.
Una vez seleccionada la planilla a eliminar el sistema mostrara la informacin de los

cotizantes de dicho registro.
El sistema arrojara un mensaje de confirmacin para finalizar el proceso presione la

casilla Aceptar para finalizar.
61
APORTES

Electrnica
El sistema solicitar datos de usuario y contrasea para poder realizar el proceso de

eliminacin de la planilla
62
APORTES

Electrnica
Luego de realizar y terminar el proceso de eliminacin el sistema confirmara que el

registro seleccionado ha sido eliminado de forma satisfactoria y le permitir ingresar una
nueva planilla.
10.1.1.2.2 Cargar Plano
El Proceso de Liquidacin Manual es comnmente usado por grandes Aportantes donde el

nmero de empleados es considerable; por lo tanto, el proceso de carga de archivo
plano es conveniente. El sistema FEDECAJAS provee una funcin para importar o cargar
el archivo plano.
Para que el Aportante pueda hacer la liquidacin de su planilla a travs de un archivo

plano, debe seguir los siguientes pasos:
Ingresar al sistema con la clave asignada

Ingrese por la opcin Cargar plano del men principal.
63
APORTES

Electrnica
El Aportante puede cargar al sistema un archivo plano, de acuerdo a las especificaciones

de la Resolucin 1747, haciendo clic en Examinar y seleccionando el archivo que va a
enviar.
64
APORTES

Electrnica
Posteriormente realice la carga del archivo seleccionado presionando la opcin Cargar

Archivo.
El sistema genera el resultado de la validacin del archivo, indicando la liquidacin por

administradora del archivo con el cual el Aportante puede continuar el proceso de envo
y pago para continuar indique la opcin Confirmar Plano.
65
APORTES

Electrnica
66
APORTES

Electrnica
Si se encuentra un error en el archivo plano el validador del sistema mostrara el

siguiente mensaje:
Al dar clic sobre el link correspondiente el sistema permite identificar el tipo de error
que contiene el archivo cargado con las siguientes caractersticas.
67
APORTES

Electrnica
N Error Nmero de errores en el archivo plano.
Tipo de registro
TIPO 1 ENCABEZADO
TIPO 2 LIQUIDACIN DETALLADA DE APORTES
TIPO 3 TOTAL APORTES DEL PERODO PARA PENSIONES, es
un
TIPO 4 TOTAL APORTES DEL PERODO PARA SALUD, es un
TIPO 5 TOTAL APORTES DEL PERODO PARA RIESGOS
Tipo de registro PROFESIONALES,
TIPO 6 TOTAL APORTES DEL PERODO PARA CAJAS DE
COMPENSACIN FAMILIAR. REGISTRO
TIPO 7 TOTAL APORTES DEL PERODO AL SENA.
TIPO 8 TOTAL APORTES DEL PERODO AL ICBF.
TIPO 9 TOTAL APORTES DEL PERODO A LA ESAP, es
TIPO 10 TOTAL APORTES DEL PERODO AL MINISTERIO DE
EDUCACINNACIONAL.
TIPO 11 TOTAL A PAGAR DURANTE EL PERODO
Fila Numero de la fila donde se ubica el error.
Nro. de Campo
Res Nmero de campo en la resolucin 1747.
Numero de identidad del aportante donde se

Documento
encuentra el error.
68
APORTES

Electrnica
Servicio Administradora la cual presenta el error.
Descripcin Descripcin del erro presentado.
Posicin Inicial Posicin inicial donde se ubica el error en el archivo

plano.
(Ubicacin en fila).
Posicin final donde se ubica el error en el archivo

plano.
(Ubicacin en fila).
Posicin final
De acuerdo a la informacin que muestra el validador al detectar el error, se pueden

identificar en el archivo plano los campos en donde se encuentran las inconsistencias
FEDECAJAS a dispuesto una opcin la cual permite regenerar el archivo plano cuando
este presenta errores en el IBC o en el valor de las cotizaciones de acuerdo a las tarifas
acordes al periodo de pago del respectivo aporte.
Para activar la opcin para la aplicacin de clculos automticos active dicha opcin
antes de carga el archivo plano para que se incluya dicho proceso en el validador.
Si existen errores de cotizacin en el plano a cargar el sistema realiza la correccin de

forma automtica brindando la opcin de confirmar el error solucionado o realizar la
confirmacin del plano regenerado.
69
APORTES

Electrnica
Al seleccionar la opcin Ver log de cambios el validador muestra en pantalla los valores
modificados los cuales cumplen con la estructura vigente de la Resolucin 1747.
Nmero de
registro Nmero de errores en el archivo plano.
Tipo de registro
Tipo de registro
TIPO 2 LIQUIDACIN DETALLADA DE APORTES
Documento Numero de identidad del aportante donde se

encuentra el error.
Nro. de Campo Nmero de campo en la resolucin 1747.
Nombre de Nombre de la administradora la cual presenta el

campo error de cotizacin.
Valor original Dato errneo en el archivo plano.
Valor cambio Dato corregido por el validador.
70
APORTES

Electrnica
10.1.1.2.3 Copia de Planilla

Permite a los aportantes copiar Planillas de periodos anteriores, las cuales pueden ser
ajustadas o modificadas. De esta forma no tendr que elaborar una a una las planillas de
los siguientes periodos.
Para duplicar una planilla realice el siguente procedimiento:
Seleccione la planilla a copiar e ingrese por la opcin Ver Afiliados
Ingrese por el men Planilla, ingrese por la opcin Copiar Planilla.
71
APORTES

Electrnica
Aparecer la siguiente pantalla en el cual se debe diligenciar los siguientes datos.
Seleccione los periodos de cotizacin que desea duplicar ao y mes segn corresponda.
Existen varias opciones las cuales permiten efectuar la copia de planilla de forma ms
completa lo cual nos permite una alta confiabilidad las cuales se describen a
continuacin.
Copia de novedades de incapacidad: Esta opcin permite que para la planilla que se va
duplicar contenga las novedades de incapacidad TDE (Traslado desde otra
EPS)TAE(Traslado a otra EPS),TDP (Traslado desde otra AFP), TAP (Traslado a otra AFP),
IGE(), LMA (Licencia de maternidad) IGE (Incapacidad general) AVP (Aporte
voluntario)VCT (Variacin de centros de trabajo)teniendo en cuenta que la planilla base
contenga este tipo de novedades para que la planilla se duplique con esta informacin
marque la opcin as:
72
APORTES

Electrnica
Copia de novedades de ausentismo: Esta opcin permite que para la planilla que se
va duplicar contenga las novedades de ausentismo SLN (Suspensin temporal del
contrato o licencia no remunerada), VAC (Vacaciones) y IRP (Incapacidad por accidente
de trabajo) teniendo en cuenta que la planilla base contenga este tipo de novedades
para que la planilla se duplique con esta informacin marque la opcin as:
Cambio se salarios bsicos si son inferiores al mnimo: Esta opcin permite modificar
los salarios de acuerdo al ao seleccionado para la copia, si la planilla base tiene el IBC
menor al salario vigente para dicho salario el sistema se encarga de que la planilla
duplicada contenga el valor del IBC vigente para el ao actual para que la planilla se
duplique con esta modificacin marque la opcin as:
IMPORTANTE !!!
-Cuando existe una planilla en estado DIGITANDO del mismo tipo a la planilla que se va
copiar para cualquier periodo en la grilla de liquidacin detalla de aportes al efectuar el
proceso de copia de planilla el sistema efecta la siguiente validacin.
73
APORTES

Electrnica
-Las planillas tipo M (Planilla mora) o N (Planilla de correccin) de correccin no

permiten la copia de planilla cuando este proceso se realiza el sistema realiza la
siguiente validacin.
Restriccin para planilla tipo M
Restriccin para planilla tipo N
74
APORTES

Electrnica
10.1.1.2.4 Registro de descuentos
La siguiente opcin le permite incluir informacin de descuentos consolidados sobre el

valor total del aporte dichos tipos pueden ser Incapacidades, licencias o saldos a favor y
aplica estrictamente para las administradoras prestadoras de salud (EPS) y riesgos
profesionales (ARP).
IMPORTANTE !!!
Este tipo de descuentos se realizan en el consolidado es decir antes de realizar el

proceso de certificacin de la planilla ya que los valores de descuentos ingresado
modifican el valor total del aporte.
PASOS A SEGUIR:
Una vez ingresada la informacin de los cotizantes para las diferentes administradoras es
necesario confirmar el aporte, Presionando la casilla CERTIFICAR.
75
APORTES

Electrnica
All encontrara el listado del aporte a las diferentes administradoras y permite

seleccionar la administradora a la cual se le generar los descuentos correspondientes.
Al hacer doble clic sobre la administradora seleccionada el sistema visualiza la

informacin detallada del pago y los conceptos adicionales al igual que el valor de
intereses se mora.
76
APORTES

Electrnica
Para llevar a cabo el ingreso del descuento o la novedad requerida seleccione la

administradora a la cual desea asignar la novedad.
IMPORTANTE: Los pagos realizados por el empleador o por la empresa promotora de

salud, por concepto de incapacidad no deben ser incluidos dentro de la base para
liquidar los aportes parafiscales ya que estos beneficios se reconocen a fin de cubrir los
riesgos que afectan el trabajador en los casos de una enfermedad no profesional.
Para ingresar la novedad de clic sobre la administradora y diligencie la totalidad de los

datos de la ventana Descuentos Complementarios
77
APORTES

Electrnica
Existen 3 campos los cuales se deben diligenciar en su totalidad:
Nmero de autorizacin: Nmero con el cual se aprueba la novedad a

ingresar.
IMPORTANTE: Recuerde que el numero de autorizacin de la novedad debe estar entre 3

y 16 dgitos y deben ser de tipo numrico.
78
APORTES

Electrnica
Tipo Tipo de novedad para la administradora seleccionada
INCAPACIDAD GENERAL
Se entiende por incapacidad el estado

de inhabilidad, Fsica o mental, de un
individuo que le impide Desempear
Temporalmente su profesin u oficio
Habitual.
LICENCIA DE MATERNIDAD
Es el subsidio econmico reconocido

a la mujer afiliada por el Tiempo
establecido legalmente para que sea
atendido su parto, pueda recuperarse y
propiciar los cuidados que requiere el
Recin nacido
SALDOS A FAVOR
Es el valor a favor del cotizante por concepto de correccin de

Intereses, Licencias e Incapacidades
79
APORTES

Electrnica
Valor a Pagar Valor econmico de la novedad que no puede superar el valor total
de la cotizacin
Al terminar de registrar la novedad correspondiente y al seleccionar la casilla Aceptar

el sistema mostrara en la grilla la informacin ingresada.
OPCIONES
EDITAR
Opcin la cual permite modificar

la totalidad de los campos de
Informacin logrando Confirmar
La novedad correspondiente
80
APORTES

Electrnica
ELIMINAR
Opcin la cual permite eliminar

Las novedades En la grilla de
Informacin.
10.1.1.2.5 Certificacin de planilla
Una vez el proceso de digitacin de los datos bsicos del aportante se haya realizado y
los valores de pre liquidacin por administradora sean correctos es necesario realizar
la confirmacin de dicho aporte para que la planilla modifique su estado a CERTIFICADA
y permita a al aportante seleccionar la modalidad de pago ya sea electrnico o asistido.
Verificar informacin
La planilla est lista para ser certificada, por favor antes de realizar su pago verifique si
la informacin liquidada es correcta, para esto usted contar con la ayuda de la
opcin Reportes como lo muestra la grfica. Si usted se encuentra de acuerdo con la
liquidacin siga con el proceso.
81
APORTES

Electrnica
Para confirmar la informacin de la liquidacin de la planilla por medio de la opcin

Reportes es necesario seleccionar el formato en el cual se desea visualizar la
informacin.
Una vez finalizado el formato del reportes a consultar del reporte el sistema de forma
automtica mostrara en pantalla la informacin solicitada dicho reporte contiene la
siguiente informacin.
82
APORTES

Electrnica
10.1.1.2.6 Certificacin electrnica
Esta modalidad le permite al aportante habilitar la planilla para pago a travs del
operador del proveedor de servicios PSE para dicho proceso adems de contar con la
clave de su Entidad Financiera para pagos por Internet para continuar con el proceso es
necesario efectuar el siguiente procedimiento.
83
APORTES

Electrnica
IMPORTANTE !!!
Recuerde que la planilla al pasar al estado CERTIFICADA no permite ningn tipo de

modificacin en el valor de los aportes por administradora y la informacin del
aportante.
Nos ubicamos en la opcin CERTIFICAR del sub men Operacin
Para iniciar con la certificacin electrnica de la planilla seleccione la opcin

Certificacin pago en lnea PSE.
84
APORTES

Electrnica
El operador FEDECAJAS realizara la confirmacin de los periodos de pago a certificar y el

valor total de aportes si est de acuerdo con los datos que el sistema muestra en
pantalla presione la casilla ACEPTAR si por el contrario los datos no son coincidentes
con el ingreso de los valores de la planilla presione
CANCELAR
Una vez aceptada la informacin el sistema asignara un nmero certificado de la planilla

la cual se ha habilitado para el respectivo pago con la respectiva informacin de los
aportes por servicio.
85
APORTES

Electrnica
10.1.1.2.7 Certificacin asistida
Esta modalidad le permite al aportante habilitar la planilla para pago a travs de la

entidad bancaria AVVILLAS. El Aportante obtendr un nmero nico (PIN), que le
permitir hacer los pagos de la planilla para todo el ao. El nmero es nico por tipo de
planilla y por sucursal para continuar con el proceso es necesario efectuar el siguiente
procedimiento. Si usted dispone de conexin a internet pero no tiene cuenta con
alguna entidad financiera para realizar el pago, FEDECAJAS le permite elaborar la
autoliquidacin en nuestro portal y efectuar el pago directamente en alguna de las
sucursales del Banco AV Villas indicando para ello el PIN (o nmero de planilla) que le
generara el sistema.
Ingrese a la opcin CERTIFICAR de la planilla seleccionada.
Para iniciar con la certificacin electrnica de la planilla seleccione la opcin Certificar

y generar PIN
86
APORTES

Electrnica
Para que el PIN sea vlido para el pago una vez es necesario realizar la marcacin para
pago de la planilla este proceso permite enviar la informacin a la entidad bancaria la
cual se encarga del recaudo diario es importante tener en cuenta que la planilla que
corresponda al mes actual de cotizacin en salud ser marcada de forma automtica
para pago para realizar la marcacin de la planilla efectu el procedimiento que se
describe a continuacin.
87
APORTES

Electrnica
Opcin la cual permite certificar la planilla, Marcando o no la

disponibilidad del pago.
Opcin que permite deshacer las acciones realizadas.
El resultado de certificar la planilla por medio asistido es el siguiente:
88
APORTES

Electrnica
IMPORTANTE: Tenga en cuenta que si ya ha marcado una planilla para pago y al marcar
una planilla adicional el sistema se encarga de validar la informacin ya que solamente
puede existir una planilla marcada de un mismo tipo en la misma sucursal.
Para comprender de una forma ms sencilla la validacin de sistema para doble

marcacin de una planilla del mismo tipo tenga en cuenta la siguiente secuencia.
-Se marca la planilla seleccionada de tipo (E)
89
APORTES

Electrnica
-Se procede a realizar la certificacin de una planilla del mismo tipo y realizar la
respectiva marcacin con lo cual el sistema realiza la validacin correspondiente
indicando que ya existe una planilla marcada del mismo tipo.
6.6.1 Pago de planilla electrnica.
Luego de calculado el valor total a pagar, este valor le ser mostrado al aportante quien
debe confirmar si har su respectivo pago. Una vez el aportante confirma el pago, Una
vez la planilla se ha certificado para pago electrnico se habilitar el botn de pago PSE
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APORTES

Electrnica
Es un servicio que permite a las EMPRESAS ofrecer a sus USUARIOS la posibilidad de

realizar pagos a travs de Internet, debitando los recursos en lnea, de la Entidad
Financiera donde el usuario tiene su dinero y depositndolos en la Entidad Financiera
recaudadora que defina la Empresa.
Directamente en la pgina de fedecajas, se presenta el botn de pagos PSE, que permite

al Aportante seleccionar de una lista, la Entidad Financiera desde la cual desea efectuar
el pago.
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APORTES

Electrnica
Una vez haya ingresado el sistema habilitara la lista de entidades financieras disponibles
este proceso puede tardar algn tiempo lo cual el sistema indica de la siguiente forma.
Seleccione la entidad bancaria desde la cual desea efectuar el pago
92
APORTES

Electrnica
IMPORTANTE : Seor usuario, FEDECAJAS lo direcciona a la pagina del banco este

le pedir los documentos de identificacin y / o clave necesarios
para realizar el aporte.
La Entidad Financiera autentica al cliente y realiza la autorizacin en lnea del

dbito, por el valor total a pagar.
La Entidad Financiera genera una respuesta a Fedecajas, quien a su vez informa al

Aportante. Si el resultado del pago en lnea es exitoso, Previamente FEDECAJAS muestra
en un comprobante de transaccin pendiente el cual indica si la transaccin es exitosa,
rechazada o en estado pendiente el cual es el estado que muestra el sistema
inmediatamente se efecta el pago y el cual indica que la entidad realizara la validacin
correspondiente de dicho recaudo.
93
APORTES

Electrnica
Una vez confirmado el pago, FEDECAJAS generar los archivos de salida y distribuir la
informacin en formato electrnico, a los diferentes actores, de la siguiente forma:
La Planilla totalmente diligenciada, al aportante

La informacin de los Aportes para cada Administradora, incluidas las AFP, EPS,
ARP, CCF, SENA, ICBF, ESAP y Ministerio de Educacin Nacional, segn las
Especificaciones de los archivos de salida de este sistema.
La informacin con los pagos ser enviada a cada una de las administradoras con
el detalle de crdito respectivo proveniente de la institucin financiera que presta el
servicio.
La informacin de los datos bsicos de los aportantes para cada administradora
Las Planillas pagadas sern reportadas peridicamente al Ministerio de la Proteccin
Social.
Tenga en cuenta
El Ministerio de Proteccin Social, a travs del Decreto 1670 del 14 de mayo de 2007,
ajusta las fechas de pago de la planilla nica ampliando las fechas de pago y adems
otorgando ms tiempo para ingresar al sistema a las empresas con menos de 20
empleados, trabajadores independientes y personas naturales.
Empresas con ms de 200 empleados:
Se ampla la fecha de pago (8 das hbiles)

Se cambian los das de pago (del 1 al 8)
Las fechas corresponden a los ltimos 2 dgitos del NIT
94
APORTES

Electrnica
APORTANTES DE 200 O MAS COTIZANTES
DOS ULTIMOS DIGITOS DEL NIT DIA HABIL DE VENCIMIENTO

00 al 10 1o.
11 al 23 2o.
24 al 36 3o.
37 al 49 4o.
50 al 62 5o.
63 al 75 6o.
76 al 88 7o.
89 al 99 8o.
Medianas y pequeas empresas de menos de 200 empleados:
Se ampla la fecha de pago (13 das hbiles)

Se cambian los das de pago (del 1 al 13)
Las fechas corresponden a los ltimos 2 dgitos del NIT
APORTANTES DE MENOS DE 200 COTIZANTES
DOS ULTIMOS DIGITOS DEL NIT DIA HABIL DE VENCIMIENTO

00 al 08 1o.
09 al 16 2o.
17 al 24 3o.
25 al 32 4o.
33 al 40 5o.
41 al 48 6o.
49 al 56 7o.
57 al 64 8o.
65 al 72 9o.
73 al 79 10o.
80 al 86 11o.
87 al 93 12o.
94 al 99 13o.
Plazos para trabajadores independientes

Dos ltimos dgitos del NIT o
Dos ltimos dgitos del NIT o CC Da hbil de vencimiento
95
APORTES

Electrnica
00 a 07 1
08 al 14 2
15 al 21 3
22 al 28 4
29 al 35 5
36 al 42 6
43 al 49 7
50 al 56 8
57 al 63 9
64 al 69 10
70 al 75 11
76 al 81 12
82 al 99 13
10.1.1.2.8 Pago de planilla asistida
Si usted selecciona el pago por Planilla Asistida, tenga presente los siguientes datos que
son vitales para realizar el aporte en ventanilla:
1. Nmero de Planilla.(PIN)
2. Documento del Aportante
96
APORTES

Electrnica
3. Valor total a pagar: Este se toma de acuerdo a la fecha en la que va a

cancelar.
4. Fecha de Pago: De acuerdo al da en que desea pagar, el sistema arroja 6
das diferentes tngalas presentes ya que FEDECAJAS liquida
automticamente los intereses de mora.
Una vez la planilla se ha certificado de forma asistida y se ha realizado la marcacin de

la planilla para el recaudo en las entidades financieras disponibles.
Fecha de Pago: De acuerdo al da en que desea pagar, el sistema arroja 6 das

diferentes tngalas presentes ya que FEDECAJAS liquida automticamente los intereses
de mora esta informacin es recibida por la entidad bancaria lo cual no permite pagos
parciales ni valores diferentes a los all registrados.
97
APORTES

Electrnica
IMPORTANTE!! Usted puede realizar el pago de sus aportes en los siguientes

puntos de pago:
98
APORTES

Electrnica
En las oficinas del Banco Av Villas y Banco de Occidente puede realizar el pago con
consignacin de la siguiente forma:
IMPORTANTE:
1. Recuerde que los pagos de Planilla Asistida, solo los puede realizar en las
Oficinas de Banco AVVillas no en Centros de Pagos ni el Grupo Aval y en las
oficinas del Banco de Occidente
2. Los pagos de Planilla Asistida solo se pueden realizar antes de la 1:00 pm
del da siguiente hbil de la generacin del PIN.
3. Si usted realiza el pago de aportes a travs de un tercero, recuerde que en
la referencia 2 de la Consignacin de AVVillas o del Banco de Occidente,
99
APORTES

Electrnica
siempre va el nmero de cdula del tercero (*) no la del cotizante sin

ingresos.
4. Usted podr utilizar el servicio de Planilla Asistida, si cuenta con 29 o menos
trabajadores (Empresa) o es Independiente.
5. Cuando el pago sea por Planilla Asistida el nmero de planilla que se
genera solo podr ser pagada al da siguiente despus de generada.
10.1.1.2.9 Consulta de comprobantes de pago
Fedecajas genera un comprobante de pago al Aportante, indicando entre otros, el

nmero de la planilla liquidada, el nmero de la transaccin, y el valor pagado a cada
Administradora.
Como se indico anteriormente, una vez efectuado su pago de sus aportes, FEDECAJAS
pone a su disposicin variedad de tipo de consultas, comprobantes y certificados los
cuales le servirn de soporte de los pagos realizados a sus empleados. Adicionalmente
podr actualizar la informacin con la cual fue registrada la empresa o el independiente.
Opcin de generacin de certificado
Podr seleccionar cualquiera de las opciones Comprobante de pago o por el

men Consultas Pagos Realizado Comprobante de pago para visualizar el
correspondiente certificado.
Una vez realizado el aporte usted podr obtener el certificado de aportes Ingresando por
la opcin Comprobante de pago ubicada el men de la barra
100
APORTES

Electrnica
Se genera el siguiente comprobante de pago:
101
APORTES

Electrnica
Tambin se puede generar el comprobante de pago por medio de la liquidacin

detalla de aportes
102
APORTES

Electrnica
Luego le genera el comprobante de pago, usted tiene la posibilidad de imprimir o

guardar la informacin en su equipo de trabajo por medio de la descarga que ofrece la
aplicacin.
103
APORTES

Electrnica
10.1.1.3 Modificar Aportante

Esta opcin Le permite la modificacin de los datos del aportante y de igual forma la
creacin, edicin y eliminacin de usuarios y sucursales esta informacin se diligencio en
el registro de aportante . Ingrese por el men Administracin realice clic en el link
Modificar Aportante.
Para realizar las modificaciones se debe presionar la opcin e

iniciar con la edicin de los campos los cuales se describen a continuacin:
104
APORTES

Electrnica
Descripcin de
campos
RAZN Razn social del aportante.
NOMBRE Nombre completo del aportante (Campo inmodificable)
NIT Nmero de identificacin tributaria del aportante*
DIGITO
VERIFICACION Digito de verificacin de acuerdo al nmero de NIT
TIPO EMPRESA Tipo de empresa (Publico, Privado ,Mixto)
CLASE Clase de aportante (A Aportante con 200 o ms cotizantes

,B Aportante con menos de 200 cotizantes,Mypyme)
NATURALEZA Especifica la naturaleza del aportante

(Publica,Privada,Mixta,Organismos multilaterales
Entidades de derecho pblico no sometidos a la legislacin
colombiana
Indica si el tipo de accin es Activo, Cese de Actividades,

TIPO ACCIN
105
APORTES

Electrnica
Concordato, entre otros
TIPO Especifica el tipo de actividad econmica a la que se

ACTIVIDAD
dedica la empresa aportante
ECONMICA
TIPO PAGO Indica si el tipo de pago es nico, consolidado o de una

sucursal
Si el tipo de Accin es concordatos, se debe ingresar la

FECHA fecha del mismo Cuando no hay pago de nmina ni pagos.
CONCORDATO Formato AAAA-MM-DD.
Fecha a partir de la cual el aportante no se encuentra

FECHA FIN DE obligado a efectuar aportes. Formato
ACTIVIDADES AAAA-MM-DD.
Indica el tipo de aportante

1 Empleador.
2 Independiente.
3 Entidades o Universidades Pblicas con rgimen especial
en Salud.
4 Agremiaciones o asociaciones.
5 Cooperativas y Pre cooperativas de Trabajo Asociado
6 Misiones diplomticas, consulares o de organismos
multilaterales no sometidos a la Legislacin colombiana.
7 Organizaciones Administradoras del Programa de Hogares
TIPO DE de Bienestar.
APORTANTE 8 Pagador de aportes de los concejales municipales o
distritales.
ESTADO Estado de funcionalidad del aportante ( Activo o inactivo)
Una vez finalizamos la edicin de la informacin es necesario presionar la casilla

Para que el sistema efectu los cambios correspondientes.
106
APORTES

Electrnica
10.1.1.3.1 Modificar Sucursales
Al seleccionar el link Sucursales el sistema permitir llevar a cabo la adicin,

modificacin y eliminacin de la totalidad de la informacin de la sucursal o sucursales
que cre el aportante en el registro o activacin de usuario.
107
APORTES

Electrnica
Al seleccionar Modificar se habilitara un formulario en el cual se realizara la edicin de

los campos correspondientes los cuales se describen a continuacin:
Una vez que haya realizado las modificaciones, haga clic en el botn Aceptar para
proceder con la edicin.
108
APORTES

Electrnica
Para finalizar se mostrar la ventana del Resultado de la operacin en la siguiente

imagen
Descripcin de
109
APORTES

Electrnica
campos
Aportante Nombre del aportante (Inmodificable)
Nombre Nombre de la sucursal *
Cdigo Cdigo de la sucursal*
Departamento Departamento de ubicacin de la sucursal
Municipio Municipio de ubicacin de la sucursal
Direccin Direccin de la sucursal. *
Correo
electrnico E mail de la sucursal. *
Nmero telefnico de la sucursal. *

Telfono
Estado de funcionamiento de la sucursal (Activo,Inactivo) *

Estado
Oficina Principal Indicador que indica si la sucursal es principal (NO,SI) *
10.1.1.3.2 Adicionar sucursal
Si desea adicionar una nueva sucursal es necesario seleccionar la casilla
110
APORTES

Electrnica
Acto seguido, aparecer la Sucursal por Aportantes en la cual se proporciona la

informacin solicitada al terminar haga clic en la casilla
Al terminar la creacin de la nueva sucursal se mostrar de nueva cuenta la pgina de

alta de usuarios pero con un mensaje en la parte superior indicando Usuario creado
exitosamente.
111
APORTES

Electrnica
10.1.1.3.3 Eliminar sucursal
Al elegir la opcin se desplegara una ventana de confirmacin de

acuerdo a la sucursal seleccionada donde para eliminar sucursales deber hacer clic en
el botn Aceptar y para No seguir con la operacin en el botn Cancelar.
Enseguida mostrar una pgina con la informacin de la sucursal que ha sido eliminada.
112
APORTES

Electrnica
10.1.1.3.4 Consultar sucursal
Para realizar bsquedas especficas de una sucursal por medio de filtros de bsqueda
seleccione la opcin Filtrar Consulta
Aparecer la siguiente ventana la cual ofrece la posibilidad de realizar la consulta por el

campo de informacin deseado, Ingrese el criterio y de clic en la casilla Leer
113
APORTES

Electrnica
Al terminar se mostrar en la grilla de informacin la sucursal que coincide con el

criterio de consulta seleccionado.
10.1.1.3.5 Contactos
Si desea llevar a cabo la verificacin y Modificacin de los contactos por sucursal es

necesario dar clic en la columna Contactos de la sucursal seleccionada la cual contiene
la informacin general del representante por sucursal.
114
APORTES

Electrnica
Una vez seleccionada dicha opcin se mostrara en la ventana Contactos Sucursal la

informacin del contacto para dicha sucursal.
Descripcin
de campos
Nmero de fax del

Nombre de la sucursal.
contacto.
Tipo de documento Cargo laboral del

del contacto contacto.
Primer Apellido del

contacto Cdigo de la sucursal*
Primer Nombre del Segundo Apellido del

contacto contacto
115
APORTES

Electrnica
Ciudad de ubicacin Segundo Nombre del

del contacto contacto
Direccin de ubicacin
Telfono de ubicacin del contacto *
del contacto
Indica si el contacto
Correo electrnico del tambin es el
contacto. representante legal
Digito de verificacin de
Estado del contacto. acuerdo al Nit
seleccionado.
Descripcin de
Opciones
Opcin que permite adicionar un nuevo contacto a la

sucursal seleccionada.
Opcin la cual permite editar la informacin del contacto

seleccionado.
Opcin la cual permite eliminar un contacto.
Opcin la cual permite filtrar la informacin tras haber

ingresado un criterio de bsqueda.
Opcin la cual permite limpiar el formulario de datos de un

contacto para ingresar la informacin en un campo
determinado
116
APORTES

Electrnica
10.1.1.3.6 Usuarios
Esta opcin permite llevar a cabo las acciones que tienen que ver con la edicin de los
usuarios que pertenecen a una sucursal y asi mismo asignar un perfil determinado lo
cual restringe el acceso a cierta informacin.
10.1.1.3.6.1 Adicin de usuarios
Al seleccionar esta opcin le muestra la siguiente pgina, donde le brinda la posibilidad

de dar de alta un nuevo usuario.
Proporcione la informacin solicitada y al terminar haga clic en el botn Aceptar.
117
APORTES

Electrnica
Al terminar de dar de alta el usuario mostrar el mensaje de alta de usuario pero con
un mensaje en la parte superior indicando Usuario creado exitosamente.
Existe la posibilidad que el usuario que se desea crear ya exista para lo cual el sistema
arroja el siguiente mensaje.
10.1.1.3.6.2 Modificacin de usuarios
Si hace clic en la casilla Modificar, lo llevar a la pgina con la informacin del usuario
seleccionado para que efectu los cambios que considere pertinentes.
118
APORTES

Electrnica
Al seleccionar esta opcin abrir la ventana Registro de Usuarios mostrando cul es el

tipo de cuenta actual, con la posibilidad de cambiar alguno de los campos de seguridad
para dicho usuario , despus de realizar la modificacin , deber de hacer clic en el
botn Aceptar para que los cambios surtan efecto.
Al terminar el proceso, se muestra un mensaje en la parte superior de que el tipo de

cuenta del usuario se ha actualizado exitosamente.
119
APORTES

Electrnica
10.1.1.4 Cambiar contrasea
Permite al usuario poder cambiar su clave en caso de ser necesario con lo cual se
asegura la confiabilidad de la informacin para acceder a esta opcin Ingrese por el
men Administracin Cambiar Contrasea
Diligencie la totalidad de los campos como se muestra a continuacin:
Realice la confirmacin el nombre de usuario actual.
Realice la confirmacin del cdigo de usuario.
Ingrese la contrasea con la que ingresa al sistema

Actualmente.
Ingrese la nueva clave debe contener entre 8 y 15
Caracteres, Nmeros y Letras.
Ingrese el nuevo clave acuerdo a las especificaciones

Anteriormente mencionadas.
Para terminar con el proceso realice clic en el botn

Aceptar.
10.1.1.5 Cambio de Correo Electrnico
Esta opcin permite al usuario el cambio de correo electrnico personal para que el
sistema le envie de forma oportuna la informacin de Pila, en cuanto a usuarios,
contraseas, reportes.
120
APORTES

Electrnica
Nro. de documento del Aportante.
Nombres y Apellidos del Aportante.
Correo electrnico actual del aportante.
Nuevo Correo electrnico del aportante.
Confirme el Nuevo Correo electrnico del aportante.
Para terminar con el proceso realice clic en el botn

Aceptar.
10.1.2 . CONSULTAS
En este men, Consultas, se presentan las opciones para que el aportante y/o
cotizante identifique de forma ms til y sencilla las administradoras a las cuales es
obligatorio realizar el pago.
121
APORTES

Electrnica
10.1.2.1 Consulta de EPS
Esta opcin permite efectuar la consulta de las Entidades promotoras de salud que
estn disponibles para el pago del aporte correspondiente el cual es una herramienta
que confirma que el ingreso de la informacin del aporte corresponda.
Inicialmente al ingresar por la opcin Consultas se desplegara la siguiente pantalla la
cual muestra por defecto las EPS que se encuentran disponibles.
Filtrar consulta
122
APORTES

Electrnica
Una vez introducidos los datos de consulta, se pulsa el botn .A

continuacin, se muestra una pantalla en la que se debe ingresar el criterio de consulta
deseado.
Una vez que haya proporcionado el criterio de bsqueda deseado el sistema

mostrara los resultados coincidentes con el campo seleccionado.
10.1.2.2 Consulta de AFP
Esta opcin permite efectuar la consulta de las administradoras de fondo de pensiones

que estn disponibles para el pago del aporte correspondiente el cual es una
herramienta que confirma que el ingreso de la informacin del aporte corresponda.

cual muestra por defecto las AFP que se encuentran disponibles.
123
APORTES

Electrnica
Filtrar consulta

deseado.
Una vez que haya proporcionado el criterio de bsqueda deseado el sistema mostrara los
resultados coincidentes con el campo seleccionado.
124
APORTES

Electrnica
10.1.2.3 Consulta de ARP
Esta opcin permite efectuar la consulta de las administradoras de riesgos

profesionales que estn disponibles para el pago del aporte correspondiente el
Es una herramienta que confirma que el ingreso de la informacin del aporte

corresponda.
cual muestra por defecto las ARP que se encuentran disponibles.
125
APORTES

Electrnica
Filtrar consulta

deseado.
126
APORTES

Electrnica
10.1.2.4 Consulta de CCF
Esta opcin permite efectuar la consulta de las cajas de compensacin familiar que
estn disponibles para el pago del aporte correspondiente el cual es una herramienta
que confirma que el ingreso de la informacin del aporte corresponda.
cual muestra por defecto las ARP que se encuentran disponibles.
127
APORTES

Electrnica
Filtrar consulta
deseado.
Una vez que haya proporcionado el criterio de bsqueda deseado el sistema

mostrara los resultados coincidentes con el campo seleccionado.
128
APORTES

Electrnica
10.1.2.5 Pagos realizados
Este opcin permite generar los diferentes comprobantes de pago de acuerdo a la

planilla seleccionada permitiendo identificar el valor de los aportes realizados por
administradora, para ingresar a esta opcin ingrese por Consultas Pagos Realizados
Para llevar cabo la verificacin detallada de los aportes registrados por el aportante
durante los diferentes periodos de cotizacin se debe seleccionar en la lista desplegable
la planilla a la cual generar los certificados de aporte correspondiente
129
APORTES

Electrnica
Enseguida se mostrara en pantalla los tipos de comprobante de pago habilitados para la

consulta de los pagos realizados por el aportante de acuerdo a la planilla seleccionada.
10.1.2.5.1 Comprobante de pago
Este tipo de reporte permite confirmar la informacin general del pago realizado por
determinado aportante para confirmar dichos datos seleccione la casilla
Comprobante de pago.
130
APORTES

Electrnica
10.1.2.5.2 Comprobante sin valor total
Este tipo de reporte permite confirmar la informacin general del pago realizado por
determinado aportante la diferencia de este comprobante es que no tiene en cuenta en
la consulta el valor total de liquidacin para confirmar dichos datos seleccione la casilla
Comprobante de pago.
131
APORTES

Electrnica
10.1.2.5.3 Listado de Administradoras
Este tipo de reporte permite confirmar la informacin del aporte por administradora
realizando una descripcin detallada por servicio para identificar la liquidacin y
nmero de afiliados seleccione la casilla Listado Administradoras.
132
APORTES

Electrnica
10.1.2.6 Consulta de Novedades
Esta opcin permite al usuario generar consultas de las novedades realizadas en cada
planilla o por cada afiliado con la facilidad de clasificarlas en un periodo determinado.
133
APORTES

Electrnica
Nro. de planilla para realizar la consulta cuando se ha seleccionado la

opcin planilla
Lista de planillas para la correspondiente seleccin
Opcin para escoger la planilla deseada
Tipo de novedades: Ingreso y Retiro
Generacin de Archivo pdf
Generacin de archivo Excel
134
APORTES

Electrnica
Al realizar la consulta por planilla generamos el siguiente reporte en pdf:
O se puede generar la consulta en archivo Excel:
135
APORTES

Electrnica
136
APORTES

Electrnica
El usuario puede realizar la consulta tambin por la opcin Afiliado
Donde puede seleccionar que se genere la consulta por Reporte Todo Histrico o por
fechas.
Luego el usuario despus de haber seleccionado el rango de fechas digita el Nro de

documento del afiliado para generar el consulta.
137
APORTES

Electrnica
Despus de ingresar el Nro. de documento puede generar el tipo de novedad solicitado

tanto en pdf como en Excel.
Generando el siguiente comprobante:
138
APORTES

Electrnica
10.1.2.7 Buscar Cotizantes
Esta opcin permite realizar la bsqueda de un cotizante en una planilla determinada

que pertenece al aportante para lo cual es necesario ingresar por el men Consultas
opcin Buscar cotizantes.
IMPORTANTE: Esta consulta de cotizantes solamente aplica para planillas

CERTIFICADAS o PAGADAS ya que las planillas en estado DIGITANDO tienen la
posibilidad de que aun no se haya ingresado la pre liquidacin de cada
cotizante
Una vez el usuario se encuentre en la ventana Filtro para Reporte Histrico se debe
proporcionar el Numero de documento a consultar.
Si se ingresan datos que no sean numricos para el caso de nmero de identificacin el

sistema realiza la siguiente validacin.
139
APORTES

Electrnica
Una vez ingresado el nmero de identificacin se mostrara en pantalla la informacin

del aportante seleccionado.
Para verificar el reporte detallado de los aportes realizados por el aportante en un

periodo determinado y en los cuales el cotizante seleccionado se encuentra incluido se
realiza el siguiente procedimiento.
Una vez seleccionada la opcin para la consulta del reporte el sistema mostrara un filtro
en el cual se debe seleccionar los criterios para la visualizacin de la informacin.
140
APORTES

Electrnica
CRITERIOS DE CONSULTA
Reporte Histrico
Este tipo de reporte permite ver la totalidad de la informacin de los pagos en los
cuales se encuentra la informacin del cotizante seleccionado una vez habilitada dicha
opcin se visualizara los pagos correspondientes por administradora.
Reporte filtrado por fechas
Este tipo de reporte permite filtrar la informacin por fechas de pago de planilla
permitiendo de esta forma la ubicacin de la informacin de forma ms precisa es
importante tener en cuenta que la consulta se basa el periodo de pago otros de la
planilla.
141
APORTES

Electrnica
10.1.2.8.1 Visualizacin de la informacin
Una vez seleccionado el criterio de consulta para la visualizacin del reporte Histrico se
visualizara en pantalla el reporte el cual permite confirmar el historial de las planillas
en la cual se encuentra incluido el afiliado seleccionado y el aporte por administradora.
142
APORTES

Electrnica
10.1.2.8 Reporte Dinmico
Esta opcin me permite generar reportes de los pagos realizados a Seguridad social
clasificndola por el tipo de administradora. La consulta se lleva a cabo por medio de
planilla o el filtro por medio del documento del afiliado. Es importante resaltar que la
planilla debe encontrarse en estado Pagada.
Se puede generar la consulta por dos filtros:
143
APORTES

Electrnica
10.1.2.8.1 Detallado
Se genera el siguiente reporte:
144
APORTES

Electrnica
10.1.2.8.2 Histrico
El usuario debe realizar el filtro en fechas, indicando la fecha inicial y la fecha final.
Tambin es importante indicar el Nro. de documento del cotizante al que se efectu el
pago.
145
APORTES

Electrnica
10.1.3 Reportes Accesos Rpidos
Permite al aportante consultar la informacin por administradora. De uno o varios

cotizantes realizando un filtro de acuerdo a los datos que se deseen consultar para
acceder a esta opcin Ingrese por el men Administracin Reportes Accesos Rpidos
146
APORTES

Electrnica
10.1.3.1 Envo Reportes Masivos Correo
Este tipo de reporte permite consultar de forma detallada la informacin de la

liquidacin de un aportante por medio del nmero de identificacin y aplica para
planillas en estado PAGADO.
Consulta el estado de procesos creados por el usuario actual y se carga un archivo .csv
para el envio de reportes de forma masiva
147
APORTES

Electrnica
Se elige la planilla para procesar
Para iniciar un proceso de envi de reporte individual masivo
Consulta los procesos asociados a la planilla
Para seleccionar el archivo a cargar que debe contar con las

recomendaciones que se indican en el cuadro amarillo
Se ejecuta el proceso de cargue del archivo *.csv
10.1.3.2 Reporte X Centro de Trabajo

liquidacin de la planilla y el pago a las diferentes administradoras filtrando la
informacin por la ARP a la cual se realizo el aporte solamente aplica para planillas en
estado PAGADO.
Una vez el usuario se encuentre en la ventana Reporte de planilla por Centros De

Trabajos se debe seleccionar la planilla en una lista desplegable la cual contiene la
totalidad de las planillas pagadas por el aportante de forma automtica el sistema arroja
el centro de trabajo a la cual pertenece la Administradora de riesgos profesionales y as
mismo la tarifa con la cual se realizo el aporte.
Se debe seleccionar el formato de preferencia para la visualizacin del reporte

seleccionado.
148
APORTES

Electrnica
Una vez finalizado el criterio de consulta del reporte por centro de trabajo el sistema de
forma automtica mostrara en pantalla la informacin solicitada dicho reporte contiene
la siguiente informacin.
149
APORTES

Electrnica
10.1.3.3 Reporte detallado X Ubicacin Laboral

informacin por la Municipio y Departamento de ubicacin laboral del aportante
solamente aplica para planillas en estado PAGADO.
Una vez el usuario se encuentre en la ventana Reporte detallado de planilla por

ubicacin laboral se debe seleccionar la planilla en una lista desplegable la cual
contiene la totalidad de las planillas pagadas por el aportante de forma automtica el
sistema arroja la ubicacin laboral de los cotizantes que pertenecen a dicha planilla.
Se debe seleccionar el formato de preferencia para la visualizacin del reporte

seleccionado.
150
APORTES

Electrnica
Una vez finalizado el criterio de consulta del reporte por centro de trabajo el sistema de
forma automtica mostrara en pantalla la informacin solicitada dicho reporte contiene
la siguiente informacin
151
APORTES

Electrnica
10.1.3.4 Reporte Centro de Trabajo - Segmento

informacin por centro de trabajo el cual es asignado la ARP y que corresponde a la
identificacin de riesgos para determinada rea de la empresa o compaa solamente
aplica para planillas en estado PAGADO.
Una vez el usuario se encuentre en la ventana Reporte de planilla por Centros De

Trabajos-Parte del cdigo se debe seleccionar la planilla en una lista desplegable la
cual contiene la totalidad de las planillas pagadas enseguida el sistema brindara varias
posibilidades de filtro de acuerdo al cdigo de centro de trabajo.
152
APORTES

Electrnica
10.1.3.5 Reporte Masivo Individual

liquidacin de un aportante por medio del nmero de identificacin y aplica para
planillas en estado PAGADO.
Una vez el usuario se encuentre en la ventana Reporte detallado por ubicacin laboral se
debe seleccionar la planilla en una lista desplegable la cual contiene la totalidad de las
planillas pagadas.
Enseguida se habilita una grilla de informacin en la cual se debe ingresar el listado de

aportantes a consultar dichos nmeros de identificacin deben ir separados por (;).
Al finalizar el ingreso de los documentos de identidad a consultar seleccione la casilla

si existen registros coincidentes
153
APORTES

Electrnica
10.1.4 Salir
Esta opcin permite abandonar el sistema, es decir cerrar la aplicacin. Es posible
ingresar a
Esta ventana por Administracin - Salir esta opcin lo enviara a la ventana de inicio de
sesin,
Como se muestra en la siguiente ventana.
154
APORTES

Electrnica
Descripcin de
campos
Este botn permite cerrar la aplicacin

para pago de planilla de aportes PLANILLA
UNICA
Al seleccionar este botn el sistema

cancela el proceso de salir del sistema
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Procesos Operativos Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes G-AD-02
Operacin Planilla Asistida Centrales de Recaudo G-AD-03
Administracin Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes G-AD-01
Carga de archivos firma CAF G-AD-05
Consulta de archivos aportante CAA G-AD-06
Operacin de convenios administradoras G-AD-07
Convenio Asmucol G-AD-08
155

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INSTRUCTIVO USUARIO DE PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACION DE

Versin # 1 Cdigo: G-AD-04

Fecha de vigencia: 06/02/2012 Administracin de Informacin

MANUAL DE USUARIO PLANILLA

Fecha de vigencia: 06/02/2012 Administracin de Informacin

Versin Autor(es) Comentario Fecha Pagina

2.0 Alexander Versin Original 15/08/2010 -

2.0 Alexander Se adiciona tiempo de caducidad 26/10/2010 7

2.0 Alexander Se adiciona informacin sobre 05/11/2010 7

3.0 Jorge Se adiciona informacin sobre la

Fecha de vigencia: 06/02/2012 Administracin de Informacin

Fecha de vigencia: 06/02/2012 Administracin de Informacin

10.1.1 ADMINISTRACION ...................................................................... 31

Fecha de vigencia: 06/02/2012 Administracin de Informacin

10.1.2.5 Pagos realizados .................................................................... 129

Fecha de vigencia: 06/02/2012 Administracin de Informacin

Se realizar una descripcin de las pantallas y la secuencia de navegacin de la

Fecha de vigencia: 06/02/2012 Administracin de Informacin

3.1 Sistema de la Proteccin Social o de la Seguridad Social

3.5 Operador de Informacin

Por "Operador de Informacin", se entiende el conjunto de funciones que se enumeran

3.6 PSE (Proveedor de Servicios Electrnicos)

PSE o Proveedor de Servicios Electrnicos es un sistema centralizado y estandarizado que

Fecha de vigencia: 06/02/2012 Administracin de Informacin

3.7 Instituciones Financieras

Por "Instituciones Financieras" se entiende la persona o personas que estando

Procesador Pentium III o superior.

Fecha de vigencia: 06/02/2012 Administracin de Informacin

Se relaciona la lista de la normatividad expedida por el Ministerio de Proteccin Social,

Se genera una ventana, en la cual se observa la lista con las normas

Fecha de vigencia: 06/02/2012 Administracin de Informacin

Contiene toda la terminologa empleada en el dominio del negocio. Realizamos clic en

Fecha de vigencia: 06/02/2012 Administracin de Informacin

Fecha de vigencia: 06/02/2012 Administracin de Informacin

8.1 Registro de usuario Independiente

Fecha de vigencia: 06/02/2012 Administracin de Informacin

Una vez seleccionada la opcin de nuevo registro se visualizara la siguiente pantalla en

8.1.1 Datos del Aportante Independiente

TIPO DOC Tipo de documento del aportante(NIT ,PASAPORTE , REGISTRO

Fecha de vigencia: 06/02/2012 Administracin de Informacin

NUMERO DOC Nmero de identificacin tributaria del aportante*

E-MAIL Cuenta de correo electrnico del Aportante*

Fecha de vigencia: 06/02/2012 Administracin de Informacin

Medio por el cual se entero el aportante de la existencia del

8.1.2 Datos de Ubicacin

Departamento de ubicacin de la sucursal.

MUNICIPIO Municipio de ubicacin de la sucursal. *

Direccin de correspondencia del aportante

TELEFONO Nmero de telfono del aportante. *

FAX Nmero de fax del aportante.

Despus de diligenciar el registro se hace clic en OK

Fecha de vigencia: 06/02/2012 Administracin de Informacin

Se enviar a la cuenta de correo del aportante, el usuario y la contrasea para su

Fecha de vigencia: 06/02/2012 Administracin de Informacin

8.2 Registro de usuario Empresa/Otros

Fecha de vigencia: 06/02/2012 Administracin de Informacin

Una vez seleccionada la opcin de nuevo registro se visualizara la siguiente pantalla en

8.2.1 Datos del Aportante

RAZN Razn social del aportante.

SIGLA Sigla que identifica la compaa en el caso del aportante empleador

Fecha de vigencia: 06/02/2012 Administracin de Informacin

NIT Nmero de identificacin tributaria del aportante*

Tipo de aportante (Empleador.Independiente.Entidades o