Sistema Alfabtico

Sigue una secuencia lgica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el
alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos
los negocios.
Ventajas:
La organizacin de carpetas y guas es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los
apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabtico.
Reglas para ordenar alfabticamente. se usan directa o indirectamente en casi todos
los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los
sistemas. Existen varias reglas bsicas para clasificar, las cuales son de uso
universal.
Reglas de clasificacin
1- Nombres de individuos. Se invierte el nombre de cada individuo,
considerando en primer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y
en tercer lugar el segundo nombre o inicial, si existiere.
Ejemplo:
Mara Elena Salas.
Quedar as:
Apellido, en este caso, Salas;
Nombre de pila: Mara;
Segundo nombre: Elena;
es decir
Quedara as:
Salas, Mara Elena
Siempre la inversin del nombre debe ir precedida por una coma. (Si aparecen los
dos apellidos, el apellido materno constituira la segunda unidad de archivo.
UNIDAD DE ARCHIVO:
ES CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL
NOMBRE DE UN INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIN.

Ordene alfabticamente los nombres del aula empleando la regla:

 Reglas de clasificacin
2.-Orden alfabtico.
Clasificados los nombres por unidades, corresponde arreglarlos en orden alfabtico,
en tal sentido se comparan las unidades semejantes de cada nombre; la primera
unidad al ser distinta decidir el orden alfabtico, si las primeras unidades son iguales,
la prxima al ser distinta decidir el orden alfabtico; las unidades cortas anteceden
las largas si tienen idntica raz.
Ejemplo: Al Salas, Al Soto, Al Sarra Jurez, Ely Garca, Ali Salamanca

3.- Un apellido slo o una inicial. Los apellidos solos o acompaados de una inicial
del nombre preceden a un apellido con nombre completo que comience con la misma
letra.
Ejemplo: Juan Guzmn Pez, J. Guzmn, J. E. Guzmn, Juan Ernesto Guzmn

Mujeres casadas
El nombre de la mujer casada est conformado por su nombre de pila seguido por el
apellido paterno y el apellido del esposo unido por la preposicin de. esta
preposicin se conserva en el mismo lugar pero no constituye unidad de archivo.
Ejemplo.
Mary Mndez de Liscano,
quedara asi:
Mndez (de) Liscano, Mary ( 3 unidades de archivo).
Aplique la regla en los siguientes nombres:
Elsa Duarte, esposa de carlos Casalta; Ana Maria Araujo, esposa de juan Matos;
Dilcia Santana, esposa de francisco Galeno.
Clasificacin Orden Lgico
Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 4 Unidad 1 Unidad 2 Unidad3 Unidad 4

Duarte (de) Casalta, Elsa Araujo (de) Matos, Ana Mara

Araujo (de) Matos, Ana Mara Duarte (de) Casalta, Elsa

Santana (de) Galeno, Dilcia Santana (de) Galeno, Dilcia

Ejercicio.
Aplique las reglas estudiadas en los siguientes nombres;
Ana Rodriguez de Rojas, Adalgiza Rosario de Gonzlez, Flor mara de Serres, Hilaria
cardozo de Santamara, Ana de garca,
Ysaida Faras, Alida Mara Guillen, alejandra Victoria Len. Ritmar Jos Len Lozada,
Daniel Lozada, Daniel Alejandro Lozada,
Fabiola Lozada, Juana Sagaray, Rafael Bastidas, Rafael Bastardo, Carla Serrano
Maria Luisa Serrano Arguello, Ernesto Arguello,
Juana Arvelez. Juana Alvarez, Avilio Lozada, Paulina Borzellino, Mario Araujo. Jos
Araujo Daz

Casas comerciales que contienen el nombre de individuos

Regla: Cuando el nombre completo de un individuo se incluye en el nombre de una
firma comercia, se invierte el orden de las unidades de la misma manera que se hace
con el nombre de un individuo. El resto del nombre comercial se coloca al final en el
orden como aparece.
Ejemplo. Farmacia Luis Marn, quedara as:
Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3
Marn, Luis Farmacia
Aplique la regla en los siguientes nombres.
Sucesores de Maria Delln, Editorial Marcos Borges, Consorcio Pedro Graterol
Clasificacin Orden Lgico
Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

Delln, Mara, Sucesores (de) Borges, Marcos, Editorial

Borges, Marcos, Editorial Delln, Mara, Sucesores

(de)

Graterol, Pedro, Consorcio Graterol, Pedro, Consorcio

Artculos, preposiciones, conjunciones y contracciones. Cuando en el nombre de una

firma comercial se incluyen artculos, preposiciones contracciones... stos no
constituyen unidad de archivo. Si aparecen al inicio del nombre de la firma, pasan al
final entre parentsis; si aparecen en el medio permanecen en el mismo lugar, pero
entre parentsis.
Ejemplo.
La tienda de las flores,
quedara: Tienda (de las) Flores (La) ( 2 unidades de archivo).
Marin y Gonzlez, asociados,
quedara: Marn (y) Gonzlez, Asociados (3 unidades de archivo)
Aplique la regla en los siguientes nombres:
Almacn el Carmen, La casa de los helados, almacn la rosa roja, sucesores
Mndez y Daz.
Clasificacin Orden Lgico

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

Almacn (el) Carmen Almacn (el) Carmen

Casa (de los) Helados (La) Almacn (la) Rosa Roja

Almacn (la) Rosa Roja Casa (de los) Helados (La)

Mndez (y) Daz, Sucesores Mndez (y) Daz, Sucesores

Firmas comerciales
 Regla: Nombres de Casas comerciales e instituciones. Los nombres de casas
comerciales, corporaciones e instituciones se clasifican y archivan tal como aparecen,
siempre y cuando no contengan el nombre completo de un individuo.
Ejemplo: Farmacia Junn
Unidad1 Unidad 2
Farmacia Junn
Aplique la regla en los siguientes nombres:
Talleres Villasmil, Zapatera Cristy, Optica Bertl, Librera Cedeo, Banco venezuela,
Sucesores Prez Daz.
Clasificacin Orden Lgico

Unidad 1 Unidad2 Unidad 3 Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

Talleres Villasmil Banco Venezuela

Zapatera Cristy Librera Cedeo

Optica Bertl Optica Bertl

Librera Cedeo Sucesores Prez Daz

Banco Venezuela Talleres Villasmil

Sucesores Prez Daz Zapatera Cristy

NMEROS
Regla: Cuando en el nombre de una firma comercial se incluyen nmeros, stos
constituyen unidad de archivo, se escriben tal como aparecen, pero se consideran
para efectos de archivo, como si estuvieran escritos en letras.
Ejemplo: Ferretera las 5 letras, Almacn las 3 A, II Tienda del Cristal, Los 5
hermano, 4 Estaciones, Almacn
Clasificacin Orden Lgico

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

Ferretera (las) 5 Letras Almacn (las) 3 A

Almacn (las) 3 A 5 Hermano (Los)

II Tienda (del) Cristal 4 Estaciones,

Almacn

5 Hermanos (los) Ferretera (las) 5 Letras

4 Estaciones, Almacn II Tienda (del) Cristal

 TTULOS Y TRATAMIENTOS EN EL NOMBRE DE UNA FIRMA COMERCIAL
Regla. Los ttulos como Doctor, Profesor, licenciado..., asi como los tratamientos,
seor, seora, seorita, Doa, Don.. se consideran unidad de archivo y permanecen
en el mismo lugar, cuando aparecen en el nombre de una firma comercial.
Ejemplo:
Clinica de la Dra. Zurivic Lozada, Sucesion del Sr. Franco Oca, Sr, Rene Len y
Sucesores, Escuela de la Profa. Rita Oca, Sucesin del Sr Orta.
Clasificacin Orden Lgico

Unid 1 Unid2 Unid3 Unid 4 Unid 1 Unid 2 Unid 3 Unidad 4

Clnica (de la) Dra. Zurivic Lozada Clnica (de la) Dra. Zurivic Lozada

Sucesin (del) Sr. Franco Oca Escuela (de la) Profa. Rita Oca

Sr. Rene Len (y) Sucesores Sr. Rene Len (y) Sucesores

Escuela (de la) Profa. Rita Oca Sucesin (del) Sr. Franco Oca

Sucesin (del) Sr Orta Sucesin (del) Sr. Orta.

Ejercicio:
Aplique las reglas estudiadas en los siguientes nombres:
Heladeria 1000 sabores, Sucesin del Sr. Juan Perna, Almacn 3 colores, Sucesin
de la Licda. Gonzalez Laya, Medina, Prez sucesores, Ferretera los 3 golpes,
Farmacia 4 Hierbas S. A, Clnica del Dr. Joel Salas Sucesoo de Hermanos Daz,
Abasto Narciso Salazar, III Avenida Tienda de Mascotas, Perfumeria 3 fragancias,
Sres Prez y Garcia Sucesores
 GEOGRFICOS Y ABREVIATURAS
Nombres geogrficos.
Regla: Cuando en el nombre de una sociedad, corporacin o institucin se incluye un
nombre geogrfico conformado por dos o ms palabras; cada palabra se considera
como una unidad de archivo, excepto los artculos que pasan a formar parte de la
unidad.
Ejemplo:
1.- San Juan de Areo, Abasto ,
quedara: San Juan (de) Areo , Abasto (4 unidades)
2.- La Guaira, Optica Company,
quedara: La Guaira Optica Company (3 unidades).
3.- Frigorfico Los Chorros, Zapatera la Cueva del gucharo, Centro Comercial
Parque Aragua,
quedarian as:
Clasificacin Orden Lgico

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 4 Unidad 1 Unidad 2 Unid 3 Unid 4

Frigorfico Los Chorros Centro Comercial Parque Aragua

Zapatera La Cueva (del) Gucharo Frigorfico Los Chorros

Centro Comercial Parque Aragua Zapateria La cueva (del) Gucharo

ABREVIATURAS
Regla: Las abreviaturas tales como: C. A, S. A. Ltda. Corp, Ca, Hnos, S. en C. Sucrs.
y cualquier otra abreviatura de significado conocido en el nombre de una organizacin
se consideran como palabras completas y conforman unidad de archivo.
Ejemplo.
1.- Mendez y Garcia S. A.
Quedara:
Mndez( y )Garca S.A. (2 unidades)
2.- Hnos Faras,
quedara:
Hnos Faras (2 unidades)
Aplique la regla en los siguientes nombres:
Manuel Garrido SRL.; Barbera Hnos. Acosta; Colegio Cristo Rey; Almacen Sta. Rita;
Lpez y Gonzlez Sucrs.; Peluquera Hnos Pereda

BANCOS
Regla: Los nombres de bancos se clasifican y archivan, en primer lugar bajo el
nombre del banco y en segundo bajo el nombre de la agencia.
Ejemplo:
Banco Provincial Agencia Maturn, Banco provincial Agencia Palital; Banco Provincial
Agencia Aguasay.
Quedarian:
Clasificacin Orden Lgico

Unid 1 Unid 2 Unid 3 Unid 1 Unid 2 Unid 3

Banco Provincial Maturn Banco Provincial Aguasay

Banco Provincial Palital Banco Provincial Maturn

Banco Provincial Aguasay Banco Provincial Palital