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Gestin de Proyectos 0

Rev. Fecha Cambio realizado

0 XX/YY/ZZZZ Emisin Original

Elaborado Revisado Aprobado

Cargo:

Fecha: Jefe de Proyecto Gerente de Proyectos Gerente General

Firma:
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Objetivo:
El objetivo de este procedimiento es asegurar que se cumpla con los procesos y etapas
establecidas para la gestin de proyectos en ICE Ingenieros S.A.

Alcance:
Este procedimiento se aplica a todos los proyectos que se ejecutan en ICE Ingenieros
S.A.

Definiciones:
Proyecto: Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado nico

KPI (key performance indicators): Indicadores que permiten el seguimeinto, monitoreo o

control de un proyecto

Estrategias: definiciones de la organizacin para el logro final de beneficios y enfoque del

portafolio de proyectos.

Stakeholders: personas u organizacines que pueden ser afectadas, afectar o perciber

ese afectacin por cualquier aspecto de un proyecto.

Gerencia de Proyectos: es la aplicacin de mtodos, herramientas, tcnicas y

competencias en un proyecto o sus actividades. La gerencia de proyectos interactua con
procesos y etapas de los proyectos.

Referencias:

ISO 21500 2012 GUIDANCE OF PROJECT MANAGEMENT

PMBOK Ver 4

Proceso:

1. Definicin de estrategias para la gestin de proyectos

La alta direccin de la organizacin debe definir claramente en sus

procesos estratgicos, programas y objetivos de gestin del sistema de
gestin (calidad, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional, eficiencia
energtica u otros), asi como identificar los Stakeholders que participan en
las diversas etapas del proyecto (Ver Anexo II las etapas del proyecto.

Se debe definir los recursos requeridos en cuanto a capacitacin,

herramientas informticas, asignacin de trabajo a responsables del
proyecto o propios de la estructura administrativa de la organizacin.
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La alta direccin de la organizacin debe garantizar que se toman en

consideracin la gestin documental y de registros tanto en forma fsica
como digital, definir la forma de control de los procesos, los indicadores e
informes que se deben tener a periodos establecidos tanto de la estructura
organizacional como de proyecto.

Las gerencias responsables en las diversas fases, deben analizar los

requerimientos de recursos, los flujos y nivel de documentacin/registro
requerida.

La organizacin ha definido la siguiente clasificacin de proyectos :

Proyectos Mayores: aquellos que tienen que tener un tiempo de
duracin mayor de 30 das, requieren armar una estructura
organizacional para la ejecucin o el presupuesto del mismo es de
mas de Bs 500.000
Proyecto Menores: aquellos que tienen plazos menores de 30 das,
se responde con la estructura administrativa de la empras o el
presupuesto es de menos de Bs 500.000
Proyectos especiales: se tiene solo una etapa o fase del proyecto, es
una tarea que puede ser realizada por la experiencia o conocimiento
de la empresa, el resultado del trabajo es una plano, presupuesto o
memoria tcnico
HAY QUE DEFINIR EL ESQUEMA DE PROYECTOS DE LA
ORGANIZACIN.

En el anexo I estn definidos los procesos que podran formar parte de la

gerencia de los proyectos, la organizacin debe definir que procesos sern
considerados dentro de la realizacin de los proyectos.

2. Fase de inicializacin.
Se deben definir las responsabilidades para:
Analizar oportunidades en el mercado
Preparar Propuestas/Identificar potenciales proyectos.

La direccin debe tener definido claramente:
Los recursos que tiene disponible para aplicar a los proyectos.
El cumplimiento de los DBC (Documentos bases de contratacin).

Se recomienda usar una Carta de proyecto para identificar el objetivo de

los proyectos que se van a encarar en la organizacin.
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3. Fase de planificacin

En la etapa de planificacin se asigna actividades de trabajo a personal de

la organizacin que puede estar a cargo del desarrollo del proyecto.
Se deben analizar actividades de:
Estructura de descomposicin de tareas
Tablas de precedencia
Establecer la ruta crtica del proyecto
Establecer los roles y funciones principales de los responsables.
Establecer el Plan de gestin del proyecto.

En esta fase una parte primordial es la definicin de planes de control de las

actividades del proyecto conforme figura 1

Gestin del Proyecto

Plan de Alcance

Plan de Costo

Plan de Calidad

Plan de Riesgo

Plan de Recursos Humanos

Plan de Compras

Se debe establecer los formatos/plantillas a usar para cada uno de estos

planes.

Adicionalmente se debe considerar la documentacin de referencia del

proyecto a ser utilizada para armar dichos planes y cumplir los
requerimientos de los clientes o dueos de los proyectos.

Se debe definir en una matriz las funciones, responsabilidadas y formatos

que se deben usar para realizar estos planes.
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Es importante que la Alta direccin de la empresa en funcin de los costos,

riesgo y plan de gestin, analice la factibilidad de ejecucin del proyecto y
actividades a ser realizadas si el proyecto pasa a una fase de ejecucin.

4. Fase de ejecucin

La organizacin para la fase de ejecucin debe establecer:

Inicio del trabajo

Validar la estructura del proyecto.
Aplicar los planes desarrollados y/o realizar una actualizacin de los
mismos viendo ya las condiciones de campo/ejecucin de la obra.
Definir el sistema de informacin y reporte de avance a ser utilizado.
Ver el tema de cambios requeridos de los documentos iniciales.
Iniciar la ejecucin de compras/contrataciones.

Es importante contar con el contrato, carta de inicio de obra y los protocolos

solicitados con el cliente y tener reuniones de coordinacin.

En temas de seguridad y medio ambiente se debe tener preparado la

documentacin para el proyecto y anlisis correspondiente como ser:
Evaluacin de peligros y aspectos in sitio
Plan de Emergencia
Disposicin de personal
Documentacin de QHSE (Permisos de trabajo, dotacin de EPP,
manejo de residuos, accidentes e incidentes, etc), asi como la induccin
inicial al personal.
Vacunas, exmenes o controles requeridos.
Anlisis de los estudios de impacto ambiental o planes de seguimeinto
que apliquen.
Normas de trabajo del cliente/proyecto que hay que cumplir.

Se debe tener disponible en los lugares de trabajo la documentacin interna y

externa que aplica al proyecto y al sistema de gestin de la organizacin.

Se debe definir claramente el control de cambios que exista en los planes y

documentacin del proyecto. Aclarar documentos o polticas para el control de
cambios.
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5. Fase de control

Para el control del proyecto se ha definido un seguimiento al proyecto

considerando:
Herramientas de control
Software
Seguimiento a los planes

La organacin en sus planes de trabajo (Calidad, alcance, costos y tiempo)

debe definir los KPI que usara en los proyectos garantizando por lo menos
tener:
Indicadores que vean el tema de cumplimiento de
costos/presupuesto
Indicadores de alcance
Indicadores de Tiempo
Como parte del sistema de gestin se considera:
o Das sin Accidentes
o Incidentes que se presentan en el proyecto
o Residuos generados/dispuestos
o Permisos de trabajo
o Uso de movilidades
o Dotacin de EPP
o Seguimeinto al plan Ambiental/Seguridad del proyecto

Para lograr este objetivo se tienen informes y reuniones que garanticen

Cumplimiento de Objetivos del proyecto
Control de tiempo, alcance y presupuesto
Controles propios de la organizacin, referentes a calidad, seguridad y
medio ambiente

6. Fase de cierre de proyecto

Para garantizar la informacin del proyecto, los entregables y la leccin

aprendida se debe considerar:
Establecer los requisitos para cierre del proyecto en cuanto a
o Documentacin
o Planos Finales
o Reunin de entrega
o Cierre de Planes
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Se recomienda tener reuniones con los Stakeholder y responsables del

proyecto para analizar las lecciones aprendidas considerando:
Cumplimiento de planes
Seguimiento a alcance, tiempo y costo
Informes de control
Aspectos de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente.
Mejoras en los procedimientos internos.
Capacitacin/Induccin.
Cambios en documentacin o especificaciones.

Anexos:

Areas de Seguiminto y
Inicio Planeacin Ejecucin Cierre
Conocimiento Control
1.4 Monitorear y controlar el
Integracin de 1.1 Acta de
1.2 Desarrollar Plan para la 1.3 Dirigir y Gestional la trabajo 1.6 Cerrar el
Constitucin del
Proyecto Proyecto
direccin del proyecto ejecucin del proyecto 1.5 Realizar el control integrdo a proyecto
los cambios

Alcance del 2.1 Recopilar requisitos

2.4 Verificar Alcance
2.2 Definir Alcance
2.5 Controlar Alcance
proyecto 2.3 Crear EDT
3.1 definir Actividades
Tiempo del
3.2 Secuenciar actividades

proyecto 3.3 Estimar Recursos para

actividades 3.6 controlar cronograma
3.4 Estimar duracin de las
actividades
3.5 Desarrollar Cronograma
4.1 Estimar Costos
Costos de Proyecto 4.3 Controlar los costos
4.2 Definir Presupuesto

Calidad del 5.2 Realizar el asegurameinto

5.1 Planificar la caldiad 5.3 Realizar el control de calidad
de la calidad
proyecto
6.2 Adquirir el equipo para el
RRHH del
proyecto

proyecto 6.1 Desarrollar Plan de recursos 6.3 Desarrollar el equipo para

humanos el proyecto
6.4 Dirigir el equipo del
proyecto

Comunicaciones de 7.1 Identificar a

7.3 Distribuir la informacin
7.2 Planificar Comunicaciones 7.4 Gestionar las expectativas 7.5 Informar el desempeo
los StakeHolders
Proyecto de los interesados
8.1 Planificar gestin de riesgo 8.6 Monitorear y controlar los
Riesgos de
8.2 Identificar Riesgos riesgos

Proyecto 8.3 Analizar cuantitativamente

los riesgos
8.4 Analizar cualitativamente los
riesgos
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8.5 Planificar respuesta de riesgo

9.4 Cerrar las
Adquisiciones 9.1 Planificar Adquisiciones 9.2 Ejecutar Adquisiciones 9.3 Administrar las adquisiciones
adquisiciones
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ANEXO II: Etapas conceptuales de proyecto