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PROCEDIMIENTO
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1. OBJETIVO

Proveer a la organizacin de informacin confiable y oportuna que le permita dar cumplimiento a la

generacin y presentacin de informes internos y externos requeridos por las diferentes
dependencias y/o entidades, garantizando el buen uso y funcionamiento de los recursos
informticos que permitan mejorar la prestacin de los Servicios de Salud.

2. OBJETIVOS ESPECFICOS

Servir de apoyo a las diferentes reas de la Institucin que lo requieran mediante plataformas
informticas accesibles a todos los usuarios de la informacin.

Garantizar el buen funcionamiento de los equipos de cmputo y comunicacin de datos que se

encuentran en la ESE.

3. ALCANCE

Aplica a todos los servicios.

4. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 DETERMINACIN DE LAS NECESIDADES DE INFORMACIN

Las necesidades de informacin, estarn determinadas por:

Los procesos de atencin a los clientes.

Planeacin de la organizacin y direccionamiento estratgico
Asignacin de recursos.
Productividad.
Educacin del personal.
Investigacin.
Necesidades del cliente y la comunidad.
Mejoramiento de la calidad
Coordinacin de servicios frente a la atencin del cliente.

4.2 ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN

El coordinador de gestin de la calidad con acompaamiento de gerentes y coordinadores, debe

realizar un plan de gestin de la informacin que incluya:

La identificacin de las necesidades de informacin.

Captura de los datos.
Anlisis de la informacin.
Transmisin de la informacin.
Estandarizacin de la informacin
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Uso de la tecnologa
Decisin de uso de nuevas tecnologas

4.3 USO Y ANLISIS DE LA INFORMACIN

La informacin recolectada en las diferentes bases de datos, bien sea de indicadores, encuestas,
etc., debe ser entregada de manera oportuna (segn la periodicidad definida) a los coordinadores y
gerentes para su anlisis y toma de decisiones de mejora, basados en el anlisis de dicha
informacin.

Para garantizar una adecuada informacin para la toma de decisiones, deben definirse mecanismos
para garantizar la fiabilidad de los datos.

Todo dato que consistentemente salga de las metas, debe ser analizado, mejorado y resuelto.

Cuando se detecte una variacin no esperada y que se salga de las metas, necesariamente el
coordinador o gerente debe reunirse con los lderes de las reas correspondientes, para realizar una
investigacin exhaustiva y generar las correcciones, acciones correctivas y preventivas pertinentes.

De igual manera deben detectarse los riesgos de cada dato a medir, para protocolizar la actuacin a
seguir en los casos en que se detecten variaciones por fuera de las metas o tendencia a salirse de
las mismas.

4.4 SEGURIDAD DE LA INFORMACIN

Para la informacin que se considere confidencial, en especial la relacionada con el paciente, como
es su historia clnica, se debe garantizar que se evita:

Acceso no autorizado.
Prdida de informacin.
Manipulacin inadecuada.
Mal uso de los equipos y de la informacin, para fines distintos de los legalmente
contemplados dentro de la organizacin.
Deterioro fsico de los archivos.

4.5 TRANSMISIN Y ENTREGA DE LA INFORMACIN

De acuerdo al medio predefinido para la transmisin de los diferentes datos, debe garantizarse:

Oportunidad.
Facilidad de acceso.
Confiabilidad y validez de la informacin.
Confidencialidad y seguridad.

De igual manera, debe definirse para cada tipo de informacin, si su entrega, en caso de ser
necesario se realizar de manera electrnica o en medio fsico y definir los formatos.
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4.6 CONSOLIDACIN DE LA INFORMACIN

La informacin generada por las diferentes sedes y reas ser consolidada por el coordinador de
gestin de la calidad, en los formatos y medios previamente preestablecidos.

4.7 MEJORA DE LA INFORMACIN

De manera peridica, en reunin de coordinadores y gerentes se evaluar este procedimiento y los

diferentes datos obtenidos para establecer mejoras al procedimiento.

5. BIBLIOGRAFA

Resolucin 1445 de 2006. Sistema nico de acreditacin. Sistema Obligatorio de Garanta de

Calidad de la Atencin en Salud. Ministerio de la Proteccin Social, 2006

6. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
ED. DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS ACTUALIZ APROB
APROBACIN
1 14/09/2011 Creacin del documento

Elabor: Revis: Aprob: Fecha Emisin:

14/09/2011

Liliana Gmez Rojas Helber A. Berrio M. Mauricio Vlez Cadavid

Fecha Actualizacin
Coord. Gestin de la Calidad Gerente General Director General No aplica