Excel Basico 2013

MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA
EDUCACIN CONTINUA
EXCEL BSICO 2013
ELABORACIN DE GUA
Profesora: Email: Telfono:
07 370 1444
Maria Petronila Juarez Illescas, Ing. mpjuarez@utpl.edu.ec
Ext: 2679
MATERIAL DE USO DIDCTICO PARA ESTUDIANTES DE LA UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA,

PROHIBIDA SU REPRODUCCIN TOTAL O PARCIAL POR CUALQUIER MEDIO.
La Universidad Catlica de Loja

EXCEL BSICO 2013
Gua didctica
Maria Petronila Juarez Illescas
UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA
CC 4.0, CC BY-NY-SA
Diagramacin, diseo e impresin:
EDILOJA Ca. Ltda.
Telefax: 593-7-2611418
San Cayetano Alto s/n
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Loja-Ecuador
Primera Edicin
ISBN digital - 978-9942-04-992-6
La versin digital, han sido acreditadas bajo la licencia Creative Commons 4.0, CC BY-NY-SA: Reconocimiento-No comercial-Compartir
igual; la cual permite: copiar, distribuir y comunicar pblicamente la obra, mientras se reconozca la autora original, no se utilice
con fines comerciales y se permiten obras derivadas, siempre que mantenga la misma licencia al ser divulgada. https://
creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/deed.es
04 de abril, 2016
ndice
1. INTRODUCCIN.................................................................................................................. 5
2. MODULO 1 Primeros pasos en Excel 2013........................................................................... 6

2.1. Qu es Excel 2013?............................................................................... 6
2.2. Conocer el entorno................................................................................. 8
2.3. rea de trabajo...................................................................................... 10
2.4. Trabajar con archivos............................................................................. 11
3. MODULO 2 TRABAJAR CON DATOS...................................................................................... 14

3.1. Tipo de con datos................................................................................... 14
3.2. Seleccionar celdas y rango..................................................................... 16
3.3. Ingresar, editar datos, copiar y pegar..................................................... 18
3.4. Completar datos..................................................................................... 20
3.5. Barra de frmulas.................................................................................. 22
3.6. Operaciones bsicas............................................................................... 22
3.7. Funciones bsicas................................................................................... 25
3.8. Referencias............................................................................................ 29
4. Mdulo 3 Trabajar con libros.............................................................................................. 32

4.1. El Portapapeles...................................................................................... 32
4.2. Copiar formato....................................................................................... 32
4.3. Copiar como imagen.............................................................................. 32
4.4. Opciones de pegado............................................................................... 32
4.5. Ventanas de libros.................................................................................. 33
4.6. Trabajar con hojas.................................................................................. 39
4.7. Trabajar con filas y columnas................................................................. 42
5. MODULO 4 FORMATOS....................................................................................................... 45
5.1. Formato de celdas.................................................................................. 45
5.2. Estilos de celda...................................................................................... 53
5.3. Insertar filas y columnas........................................................................ 55
5.4. Insertar filas y columnas........................................................................ 56
6. MODULO 5 TABLAS............................................................................................................. 58
6.1. Qu son las tablas?.............................................................................. 58
6.2. Herramientas de tabla............................................................................ 60
6.3. Ordenar y filtrar tablas........................................................................... 62
6.4. Formato de tablas.................................................................................. 64
7. Mdulo 6 Grficos.............................................................................................................. 65
7.1. Introduccin a los grficos...................................................................... 65
7.2. Tipos de grficos.................................................................................... 67
7.3. Ejes y lneas de divisin.......................................................................... 68
7.4. Rtulos y leyendas................................................................................. 69
8. Mdulo 7 Excel y su relacin con Internet........................................................................... 70

8.1. Almacenamiento online.......................................................................... 70
8.2. Guardar en SkyDrive.............................................................................. 70
8.3. Guardar en SharePoint........................................................................... 71
8.4. Enviar libros por e-mail.......................................................................... 71
8.5. Invitar a personas.................................................................................. 71
8.6. Compartir en redes sociales.................................................................... 71
8.7. Vnculo de uso compartido...................................................................... 72
9. BIBLIOGRAFA.................................................................................................................... 73
1. INTRODUCCIN
La tecnologa cada da crea o mejora versiones de herramientas
informticas, el conocimiento de estas herramientas es cada vez ms
importante y necesario en la vida profesional. Las hojas de clculo
forman parte estas y sirven como medios para realizar clculos,
operaciones lgicas, manejo de datos y representacin de los datos
mediante grfi os.
Microsoft Excel 2013 es una de las mejores hojas de clculo

actualmente disponibles que no solamente realizan las operaciones
antes mencionadas sino que tambin se integran a la web facilitando
la publicacin de las hojas de clculo de tal forma que estas puedan
ser visualizadas y utilizadas en grupos de trabajos distantes entre s.
La presente gua trata de los temas bsicos que le permitan al usuario

adquirir los conocimientos para empezar a utilizar esta importante
herramienta de trabajo. Est estructurada en siete mdulos, en cada
uno de ellos, los temas se tratan de forma terica como prctica de
tal forma que las imgenes o figu as ayuden a la compresin de los
temas tratados.
Es uso de esta gua implica que el usuario trabaje con la herramienta

de forma conjunta y con la asesora del instructor que ser a
travs del Entorno Virtual de Aprendizaje donde profundizar los
conocimientos con la elaboracin de ejercicios.
Gua didctica: Excel Bsico 2013
2. MODULO 1 Primeros pasos en Excel 2013
2.1. Qu es Excel 2013?
Forma parte del paquete de Microsoft Office 2013 y es una hoja electrnica que se utiliza para gestionar
y utilizar datos. El usuario puede resolver ejercicios sencillos utilizando los operadores matemticos
bsicos hasta los ms complejos con el empleo de funciones y formulas, generar grfi os que permiten
representar la informacin de una forma resumida.
2.1.1. Iniciar el programa
Para comenzar a trabajar en Microsoft Excel 2013 debemos seguir los siguientes pasos:
1. Clic en el botn iniciar
2. Elegir todos los programas
3. Ir a Microsoft office 2013
4. Dar clic en Excel 2013
5. Se abrir una pantalla denominada Inicio rpido donde debemos elegir el punto de partida
para comenzar. Podemos partir de un libro en blanco o elegir una plantilla; es decir, libros con
contenido predeterminado para facilitarnos algunas tareas como la creacin de presupuestos,
informes, listados, etc. A continuacin se puede observar la pantalla de inicio rpido.
Figura1. Iniciar el programa
2.1.2. Libros
Se denomina libros al conjunto de varias hojas de clculo, cada una de la cuales sera una pgina de
ese libro. Pero qu es una hoja de clculo? una hoja de clculo es bsicamente una tabla de doble
entrada en la que podemos introducir, editar y visualizar datos, est compuesta de fila , columnas y
celdillas (ms adelante en el tema rea de trabajo veremos cada uno de estos componentes)
Al abrir un nuevo libro de trabajo en esta versin de manera preestablecida lo hace con una sola hoja
de clculo, pero se puede aadir la cantidad de hojas que se necesite y, luego eliminar si as de lo desea.
Adems, es posible vincular una hoja de clculo a otras para realizar diferentes tipos de clculos.

6 Educacin Continua
2.1.3. Plantillas de clculo
Una plantilla es una herramienta que permite contar con un documento predefinido utilizado para
llevar un control detallado de presupuestos, gastos, comisiones sobre ventas, Flujos de caja, inventarios,
provisiones, etc. permitiendo obtener resmenes de informacin desde diferentes puntos de inters. La
plantilla puede contener frmulas, macros, grfi os, cabeceras, etc..
Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas preestablecidas seguimos los siguientes pasos:
1. Realizamos los pasos descritos anteriormente para llegar a la pantalla de la figu a 1
2. En la pantalla tenemos algunas opciones: buscar plantillas online (requiere conexin a internet),
escoger Bsquedas sugeridas, podemos observar en la siguiente pantalla de: empresas, personal,
presupuestos, etc. o escoger las que se encuentran en la parte inferior del libro nuevo dependiendo
de la necesidad.
Figura 2: Plantillas
3. Escogida la plantilla se abrir en Excel un libro que ya contiene informacin

4. Colocar los datos que se crean oportunos
5. Guardar la plantilla
Para crear plantillas propias seguimos los siguientes pasos
1. Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que sern comunes a todos los libros
de trabajo creados a partir de esta plantilla.
2. Hacer clic en la pestaaArchivo.
3. Elegir la opcinGuardar como...
4. Escribir el nombre de la plantilla en el recuadroNombre de archivo.
5. En el recuadroTipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable y
elegir la opcinPlantilla de Excel.

Educacin Continua 7
Figura3: guardar plantillas
2.2. Conocer el entorno
Conocer el entorno de trabajo de Microsoft Excel 2013, tiene como objetivo focalizar la atencin en
los distintos elementos que componen su interfaz y aprender la utilidad de cada uno de ellos. De esta
manera, cuando necesitemos acceder a las diferentes herramientas del programa podremos hacerlo de
forma rpida al estar familiarizados con el entorno.
2.2.1. Barra de ttulo
Se encuentra en la parte superior de la ventana de la aplicacin, muestra el nombre del libro abierto y
contiene los clsicos botones de Windows que permiten minimizar, maximizar y cerrar la ventana
2.2.2. Barra de herramientas de acceso rpido
Est ubicada en la parte superior izquierda de la ventana de la aplicacin,

y contiene las herramientas que usamos con mayor frecuencia, como,
por ejemplo, guardar, deshacer, rehacer. Es posible personalizar esta barra de acuerdo con nuestras
necesidades, quitando o agregando diferentes comandos.
2.2.3. Cinta de opciones
Se encuentra en la parte superior de la ventana se compone de varias fichas o pginas, de forma

predeterminada la cinta de opciones se compone de siete fichas: Inicio, Insertar, Diseo de pgina,

8 Educacin Continua
Frmulas, Datos, Revisar y Vista a las que se dan paso mediante una serie de pestaas. Cada ficha contiene
de una cierta categora, agrupados en subcategoras lo que les hace fcil de localizar.
Podemos personalizar la cinta de opciones agregando fichas y grupos creados por nosotros, como
tambin cambiarles el nombre o el orden a las fichas y a los rupos.
2.2.4. Barra de formulas
Se encuentra debajo de la cinta de opciones y muestra el contenido de la celda activa. Tiene tres sectores:
a la izquierda, el Cuadro de nombres, que presenta la direccin de la celda activa; en el medio, los botones
que permiten aceptar o rechazar funciones y, a la derecha, el Cuadro de frmulas, donde insertamos y
modificamos ta to las frmulas como el contenido de la celda.
2.2.5. Men archivo
A travs de la ficha Archivo, la primera de la cinta de opciones, accedemos a la Vista Backstage de Excel
2013, aqu encontramos todas las opciones relacionadas con la administracin de archivos, como
guardar, abrir, enviar, imprimir y obtener informacin sobre ellos, entre otras posibilidades.
Esta ficha se distingue de las dems

por tener color verde. Al hacer un
clic sobre ella, veremos que la Vista
Backstage ocupa toda la ventana
del programa, la cual se divide en
dos paneles. En el panel izquierdo
aparecen listados los diferentes
comandos disponibles, hay un grupo
de comandos bsicos, tales como
Guardar, Guardar como, Abrir, Cerrar,
Opciones y Salir. El comando Cerrar
cierra el archivo. Si hacemos clic sobre
Guardar como o Abrir, aparecer un
cuadro de dilogo que nos ayudar a
abrir o guardar un archivo. En el caso
del comando Guardar, nicamente
se abrir el cuadro de dilogo si
no hemos guardado el archivo con
anterioridad. Al hacer clic sobre cada
una de estos comandos se muestran en el panel derecho las opciones correspondientes.
2.2.6. Barra de estado
Se ubica en la parte inferior de la ventana de la aplicacin. En el sector izquierdo muestra informacin

sobre el estado de una celda seleccionada: Listo, cuando no estamos realizando ninguna accin;
Introducir, cuando estamos ingresando datos en una celda vaca; o Modifi ar, cuando estamos editando
el contenido de una celda. En el sector derecho se ubica el Zoom .
A la izquierda del Zoom estn los botones de vista, que permiten visualizar la hoja de clculo de
diferentes maneras: Normal, Diseo de pgina y Vista previa de salto de pgina. Para activar o desactivar

Educacin Continua 9
la visualizacin de ms informacin en la barra de estado utilizamos el men Personalizar barra de estado

con todas las opciones disponibles, que se abre al presionar el botn derecho del mouse sobre la barra.
2.3. rea de trabajo
En la parte central de la ventana de la aplicacin encontramos el rea de trabajo, es decir, el sector donde
introduciremos datos, realizaremos operaciones y aplicaremos todas las utilidades del programa. En esta
seccin identifica emos sus componentes, aprenderemos a trabajar con el zoom y a desplazarnos por
las hojas de clculo.
2.3.1. Componentes del rea de trabajo
Para el buen manejo del programa es necesario conocer los elementos que forman parte del rea de
trabajo, a continuacin se detalla a los mismos.
1
6
C
Columna
fila
2
5 3
Figura4: rea de trabajo
1. Encabezado de columna: Las columnas se identifican on una letra, desde la A hasta la XFD.
2. rea de trabajo: est formada por filas y columnas. Aqu ingresamos los datos y vemos el resultado
de las operaciones.
3. Barras de desplazamiento: una horizontal y otra vertical, que nos permiten desplazarnos por la
hoja de trabajo.
4. Pestaa de hojas: a travs de las pestaas podemos movernos por las hojas que componen el
libro de trabajo. Por defecto, Excel 2013 muestra una sola hoja.
5. Encabezado de fila las filas se ide tifican on nmeros, desde 1 hasta 1.048.576.
6. Celda activa: es la celda seleccionada.

10 Educacin Continua
2.3.2. Herramienta Zoom
El Zoom permite acercar o alejar la hoja de clculo junto con su contenido. Es muy til, cuando se cuenta
con una gran cantidad de informacin en la hoja y se visualiza una parte de ella en la pantalla, pero
se necesita ver la totalidad. Para esto, se debe reducir el porcentaje de zoom. En cambio, cuando se
desea ver de modo claro el contenido de una o varias celdas, se hacer un acercamiento aumentando el
porcentaje.
Existen tres formas de hacer zoom sobre la hoja de clculo.
1. Utilizar el control deslizante ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana.
2. Aplicar las herramientas de zoom que se encuentran en la ficha Vista, grupo Zoom.
3. Mantener presionada la tecla CTRL mientras se gira la rueda del mouse hacia adelante (aumentar)
o hacia atrs (disminuir).
2.3.3. Desplazamiento por las hojas de clculo
Para trabajar en el rea de trabajo de una hoja de clculo se requiere realizar un desplazamiento por
las celdas, y se puede realizar de la siguiente manera:
1. Se realiza con el mouse, que permite usar las barras de desplazamiento vertical y horizontal,
ubicadas en el costado derecho de la hoja de clculo y en el sector inferior derecho.
2. Mediante las flechas de direccin del teclado: arriba, abajo, izquierda o derecha, tambin pueden
usarse las teclas Inicio, Fin, RePg y AvPg. Al utilizarlas, se observa cmo se mueve el cursor de
celda en la direccin indicada por las teclas. Al presionar la tecla F5 se abrir un cuadro de dilogo
en el cual se puede especificar la referencia de una celda (por ejemplo, A16) para que el cursor de
celda se posicione en el lugar indicado. Este cuadro tambin puede abrirse con la combinacin de
teclas CTRL + I.
3. Escribir la referencia de la celda en el cuadro de nombres, ubicado a la izquierda de la barra de

frmulas y presionar la tecla ENTER, para que el cursor se posicione en la celda indicada. La tecla
AVPG permite bajar por la planilla cada una determinada cantidad de fila . Por ejemplo, si en
la pantalla visualizamos de la fila 1 a la 20, al presionar AVPG pasaremos a ver las filas 21 a 40.
Cada vez que presionamos la tecla bajamos una determinada cantidad de filas por la planilla. Esta
cantidad depende de las filas que e tran en la pantalla segn el ancho de cada una. Para subir de
la misma manera presionamos REPG, y para movernos por las columnas, ALT + AVPG y ALT +
REPG.
2.4. Trabajar con archivos
Excel 2013 presenta excelentes posibilidades de manipulacin de archivos que brindan mayor
funcionalidad a la hora de abrir y guardar un documento. Recordar que los archivos en Excel reciben el
nombre de libros. Un libro se genera de manera automtica cada vez que se abre el programa y al dar un
clic sobre la plantilla Libro en blanco o al crear un archivo desde el men Archivo/Nuevo/Libro en blanco.
En ambos casos se incluye de manera predeterminada una sola hoja de clculo, la Hoja1. Se puede
configu ar segn los requerimientos para que un libro se crea con ms hojas. El proceso es el siguiente:
Ir a Archivo/Opciones/General y en la seccin Al crear nuevos libros/Incluir este nmero de hojas indicamos

la cantidad; luego clic en Aceptar. As, cada vez que generemos un nuevo libro, este tendr el nmero de
hojas que hayamos especificad . Un libro puede tener hasta 255 hojas.

Educacin Continua 11
Figura5: Cambiar el nmero de hojas al crearse un libro
2.4.1. Guardar libros
Para guardar un libro por primera vez se realiza los siguientes pasos:
1. Dar clic en Archivo
2. Clic en Guardar, se muestran en el panel derecho, las opciones que permiten almacenar el archivo
creado. Tambin es posible utilizar la combinacin de teclas CTRL + G.
3. Al ser la primera vez que se guarda el archivo, se activa la opcin Guardar como, para seleccionar
la carpeta donde almacenarlo. Para ello se debe indicar si deseamos guardarlo en SkyDrive o en el
Equipo.
4. Al hacer clic sobre Equipo, dar clic en el botn Examinar.
5. Se abrir el cuadro Guardar como para buscar la carpeta donde se guardar y para ingresar el
nombre del libro en la opcin Nombre de archivo.
6. Para finaliza , clic en Guardar.
Para guardar los cambios de un libro se realiza los siguientes pasos:
1. Despus de haber guardado el libro por primera vez, en adelante, cuando realice cambios para
guardar, bastar con presionar CTRL + G o ingresar a la ficha Archivo y pulsar, en el panel izquierdo,
la opcin Guardar.
2. O usar el comando de la barra de herramientas de acceso rpido
Para guardar los cambios de un libro con otro nombre o en otro directorio se realiza los siguientes pasos:
1. Clic en Archivo luego en Guardar como.

2. Se volver a abrir el cuadro de dilogo donde se puede seleccionar otra carpeta de destino e
ingresar un nuevo nombre para el archivo.
2.4.2. Cerrar libros
Para cerrar un libro sin salir de Excel se realiza los siguientes pasos;
1. Dar clic en la ficha Archivo y luego en la opcin Cerrar. O presionar ALT + F4.
2. Al cerrar el libro y si existen modificaciones las cuales no se ha guardado, se presentara un cuadro

de dialogo el cual pregunta si se desea conservar los cambios antes de salir.
3. Elegir las opciones entre Guardar, No guardar o Cancelar.
4. Es importante que nos acostumbremos a guardar los libros al crearlos y cada vez que se realicen
cambios en ellos.
2.4.3. Abrir libros
1. Ir al men Archivo/Abrir. Se mostrar la lista de libros recientes para abrirlos mediante un solo clic.
Si el libro que se busca no se encuentra, se debe pulsar la opcin Equipo y luego Examinar para
acceder a la carpeta deseada.se localiza el libro, se lo selecciona y clic el botn Abrir o utilizando la
combinacin de teclas CTRL + A.
2. Otra forma de abrir un archivo es mediante la ficha Archivo/Abrir/Reciente, que despliega una lista
de los ltimos libros utilizados y los lugares donde estn almacenados.
2.4.4. Tipos de archivos
Excel 2013 incluye comprobadores de compatibilidad y convertidores de archivos para facilitar el uso
compartido de documentos entre diferentes versiones de Office.
Los libros creados en Excel 2013 pueden guardarse con las siguientes extensiones
1. XLSX: Libro de Excel. Compatible solo con las versiones 2007, 2010 y 2013.
2. XLS: Libro de Excel. Compatible con las versiones 2007, 2010 y 2013 y desde la 97 a la 2003.
3. HTML: Formato de pgina Web.
4. XML: Formato de datos XML.
5. PDF: Formato de documento portable

3. MODULO 2 TRABAJAR CON DATOS
En el rea de trabajo de una hoja de clculo se ingresa datos que sern utilizados en diversas operaciones
para la obtencin de resultados. Por esta razn es necesario conocer cules son los tipos de datos que
Excel reconoce y cmo acta frente a ellos.
3.1. Tipo de con datos
Excel permite trabajar con distintos tipos de datos, como nmeros, fechas y texto, entre otros
3.1.1. Nmero
Excel reconoce un nmero al ingresar en una celda, lo reconoce con el formato numrico y el valor
aparecer alineado a la derecha.
Para introducir nmeros puedes incluir los caracteres 0..9 y los signos especiales +( ) / % E e . .
Aspectos que debemos tener en cuenta al ingresar nmeros:
Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran y, para escribir un nmero negativo, ste tiene
que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo cual es
tpico en contabilidad.
El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3
por 10 elevado a 5).
Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como constantes.
Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
Si al finalizar un nmero se escribe o $, Excel asigna formato Moneda al nmero y as se ver en

la celda, pero en la barra de frmulas desaparecer dicho smbolo.
Si al final de un nme o se introduce %, Excel lo considera como smbolo de porcentaje.
Si se introduce fracciones tales como 1/2, 6/3, se debe escribir primero un cero para que no se
confundan con nmeros de fecha.
Si un nmero no cabe en su celda como primera medida se pasa automticamente a notacin

cientfica
Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda.
3.1.2. Texto
Son aquellos textos donde se involucran letras, nmeros y smbolos es decir una cadena de caracteres
alfanumricos.
Al ingresar texto en una celda, Excel reconocer de manera automtica este tipo de dato y, de
manera predeterminada, lo alinear a la izquierda.

Los textos se acomodan, generalmente y en forma automtica, a la izquierda de la celda.
Si el texto comienza con el signo igual (=) o con el signo ms (+) o menos (-). El programa interpretar
que lo que sigue es una frmula de clculo; por lo tanto, si se requiere que sea interpretado como
texto, debemos anteponer el carcter comilla simple ().
3.1.3. Fecha y hora
Para introducir una fecha u hora, se tiene que escribirla de la forma en que se desee que aparezca.
Al igual que los nmeros (ya que realmente lo son), las fechas y las horas tambin aparecen
alineados a la derecha en la celda.
Cuando se introduce una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2028, slo ser necesario
introducir los dos ltimos dgitos del ao. Sin embargo, para aquellas fechas que no estn
comprendidas entre dicho rango, necesariamente se debe introducir el ao completo.
Ejemplos:
1/12/99 1-12-99 2:30 PM
14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031
3.1.4. Configuracin regional
La configu acin regional del sistema operativo determina la manera en que Excel y los dems programas
interpretan los nmeros, las fechas y la distribucin del teclado.
Para modifica la, se debe presionar el botn Iniciar, ingresar en el Panel de control y acceder a la categora
Reloj, idioma y region. Dentro de la categora Configu acion regional e idiomas se puede modificar la
configu acin en general. Es posible elegir los separadores de decimales y de miles (, o .), el smbolo de la
moneda y el formato de fecha y hora, entre otras opciones. En los pases de habla hispana, las principales
opciones predeterminadas suelen ser: fecha corta: dd/mm/aaaa, smbolo decimal: , (coma), separador
de miles: . (punto).

3.2. Seleccionar celdas y rango
3.2.1. Seleccionar una celda
Cuando se da clic en una celda, esta se convierte en activa y queda seleccionada.

Para identificar a esta celda, Excel los recuadra en color verde mediante un borde
ms grueso que el resto. Podemos utilizar las cuatro flechas direccionales del
teclado para seleccionar la celda contigua.
3.2.2. Seleccionar un rango
Un rango es un conjunto de celdas contiguas que siempre hacen referencia a un grupo de datos que
se vaya a ocupar para aplicarles un proceso y obtener un resultado. Los dos puntos que separan el
nombre de una celda de la otra significa hasta es decir los es os definen el ango.
Para seleccionar un rango de celdas, se hace clic sobre la primera celda, mantener presionado el botn
principal del mouse mientras se arrastra el cursor por las otras y al llegar a la ltima se suelta. El rea
quedar grisada y remarcada con un borde grueso tal como indica la imagen.
Otra forma de hacerlo es posicionarnos en una celda que sea esquina del rango, presionar la tecla SHIFT,
y sin soltar dicha tecla, avanzar con las flechas del teclado hacia la esquina opuesta del rango en cuestin.
Una vez que se termina de cubrir el rango, deja de presionar las flechas y soltamos la ecla SHIFT
3.2.3. Seleccionar columnas
Una columna es una consecucin vertical de celdas, se recuerda que se las identifica desde la letra A
hasta la XFD. A continuacin se indica las distintas formas de seleccionarlas.
Dar clic con el puntero del mouse sobre la letra de una columna, esta se selecciona por completo
Para seleccionar ms columnas consecutivas, desplazar hacia las adyacentes sin dejar de apretar el
botn principal del mouse. O seleccionar la primera columna, mantener presionada la tecla SHIFT
y luego, hacer clic en la letra de la ltima columna que se quiere seleccionar.
Para seleccionar columnas no adyacentes, seleccionar una columna haciendo clic sobre su letra,
mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic sobre el nombre de cada columna que deseamos
agregar a la seleccin.

Fig. Seleccin columnas adyacentes y no adyacentes
3.2.4. Seleccionar filas
Una fila es consecucin horizontal de celdas y se recuerda que se identifican con nmeros, desde 1
hasta 1.048.576.
El procedimiento para seleccionar filas es similar al de las columnas, solo que en vez de hacer un clic
sobre la letra de la columna, tenemos que hacerlo sobre el nmero de la fila
Para seleccionar celdas, fila , columnas o rangos no consecutivos, debemos realizar la seleccin del
primer elemento, mantener presionada la tecla CTRL y agregar nuevos elementos a la seleccin.
3.2.5. Seleccionar toda la hoja
Una hoja est compuesta por filas y columnas, para seleccionarla completamente, se debe presionar
la combinacin de teclas CTRL + SHIFT + BARRA ESPACIADORA o, con el mouse, hacer un clic en la
interseccin de los rtulos de filas y olumnas, ubicada en la esquina superior derecha de la hoja.
Fig. Seleccin columnas y filas ad acentes y no adyacentes

3.2.6. Cancelar selecciones
Para cancelar una seleccin basta hacer clic con el mouse en cualquier celda de la hoja, y la seleccin
quedar sin efecto.
3.2.7. Atajos de teclado
A continuacin se detalla los atajos de teclado ms utilizados en Excel 2013 para seleccionar hojas,
filas y olumnas:
CTRL + SHIFT + Barra espaciadora: selecciona toda la hoja.
CTRL + SHIFT + flechas izquierda o derecha: selecciona todo el contenido de una fila desde la celda
activa.
CTRL + SHIFT + flechas arriba o abajo: selecciona la totalidad del contenido de la columna desde la
celda activa.
CTRL + Barra espaciadora: selecciona la columna correspondiente a la celda que se encuentra

activa.
3.3. Ingresar, editar datos, copiar y pegar
Al abrir un nuevo libro en Excel, por defecto la celda activa es la A1. Si se escribe un nmero o texto,
se est ingresando datos, estos datos pueden modificars , eliminarse copiarse segn se requiera.
3.3.1. Ingreso
Para ingresar datos seguimos los siguientes pasos:
Seleccionar la celda donde vamos a ingresar los datos, para ello damos clic con el puntero del
mouse
Escribir el dato que se desea ingresar. Observar que los datos ingresados se escriben en la celda
activa y en la Barra de frmulas,
Al terminar de ingresar el dato, presionar la tecla ENTER o pulsar TAB, moverse con las flechas del
cursor a otra posicin, adems se puede presionar en la Barra de frmulas el botn Introducir o
hacer clic con el mouse en otra celda de esta manera el dato queda ingresado.
Si se desea cancelar el ingreso de los datos presionar la tecla ESC.
3.3.2. Modificar
Para modificar un dato ingresado se puede sobrescribirlo o editarlo, para ello tomar en cuenta lo
siguiente:
Para sobrescribir un dato se ubica en la celda que contiene el dato y se ingresa el dato deseado, se
observa que los nuevos datos reemplazan por completo el contenido anterior.
La opcin de edicin permite modificar una porcin del contenido de la celda seleccionada sin
tener que borrar o sobrescribir el dato anterior. Para ello se da doble clic en la celda que contiene
el dato a modificar y con la fechas de izquierda o derecha o con el puntero de mouse se ubica en
los caracteres y con las teclas SUPR o BACKSPACE se eliminan pero si se desea insertar nuevos entre

dos existentes procedemos a escribir, validamos los cambios con ENTER. Para editar tambin se
presiona la tecla F2 y para cancelar una edicin se presiona la tecla ESC.
3.3.3. Borrar
Existen diferentes formas de borrar el contenido de una celda o rangos:
Primero debemos seleccionar la celda o el rango que queremos borrar y luego, presionamos la tecla
SUPR,
Otra forma es pulsar el botn derecho del mouse sobre las celdas seleccionadas y, en el men que se
despliega, elegir la opcin Borrar contenido.
Tambin desde la opcin Borrar del grupo Modifi ar, presenta las siguientes opciones borrar: todo,
formato, contenido, comentarios, hipervnculos.
3.3.4. Copiar y pegar
Para copiar el contenido de una celda, un rango, una fila o una columna en otro lugar se siguen los
siguientes pasos:
Seleccionar el sector de la hoja que se quiere copiar,
Ir al grupo Portapapeles de la ficha Inicio y presionar Copiar. Tambin se puede hacer con el teclado,
pulsando simultneamente la combinacin de teclas CTRL + C. o dar clic con el botn secundario
de mouse y escoger la opcin Copiar.
Ir a la celda de destino y presionar Pegar del grupo Portapapeles, tambin las teclas CTRL + V o dar
clic con el botn secundario de mouse y escoger la opcin Pegar.
Otra forma es seleccionar la celda o rango dar clic secundario y escoger la opcin Copiar
Si se desea mover el contenido de las celdas, utilizar el botn Cortar o las teclas CTRL + X.

Fig. Copiar utilizando la opcin portapapeles
Fig. Pegar datos utilizando el botn secundario del mouse
3.4. Completar datos
En varias ocasiones se requiere completar una secuencia de datos o aplicar un mismo clculo a varias
celdas, para ello utilizamos el controlador de relleno con esta opcin se logra resultados rpidos y
efectivos
3.4.1. Qu es el controlador de relleno
Como indica en la figu a al tener una o varias celdas seleccionadas, se observa que en la esquina inferior
derecha de la seleccin un pequeo cuadrado controlador de relleno. Al posicionar el puntero del
mouse sobre esta esquina, este se transformar en una cruz negra ms fina que la original, para indicar
que estamos en posicin de estirar la seleccin.
3.4.2. Arrastrar y generar series
El controlador de relleno permite repetir los datos de una celda o crear series de datos. Para repetir
un dato introducido en una celda bastar con escribirlo y arrastrar el controlador de relleno en la
direccin deseada as como indica la figu a.

Se puede observar que al seleccionar las celdas A21 y A22 y al arrastrar el controlador de relleno hasta la
celda A27 se generara una serie de U001 hasta U007.
3.4.3. Opciones de autorrelleno
Como se observa en la figu a de opciones de autorrelleno, al terminar de arrastrar una serie, abajo y a la
derecha del rea resultante aparece un botn, se trata del men Opciones de autorrelleno. Al presionar
sobre l, se despliegan otras alternativas destinadas a cambiar el modo en que se completaron los datos:
Copiar celdas: copia las celdas sin completar una serie.
Serie de relleno: completa de manera automtica la serie segn el criterio utilizado para el clculo.
Rellena formatos solo: copia nicamente el formato de las celdas de origen en las celdas de destino.
Rellenar sin formatos: completa una serie respetando el formato de las celdas, es decir, sin modificar
su aspecto.
Fig. Opciones de autorrelleno

3.5. Barra de frmulas
Las hojas de clculo incluyen de diferentes tipos, como nmeros, fechas y textos; y para procesarlos,
se utiliza frmulas y funciones o la combinacin de ambas. Para ingresar los datos en Excel se puede
escribir directamente en las celdas o tambin en la Barra de frmulas. En esta seccin analizaremos
sus opciones.
3.5.1. Cuadro de nombres
La interseccin de filas y columnas formas las celdas por ejemplo: C1 (columna C, fila 1), aunque tambin
podemos darles un nombre. El Cuadro de nombres permite acceder rpidamente a una celda o asignarle
un nombre a una celda o rango; esto facilita su uso en las frmulas o funciones que emplearemos en los
diferentes clculos.
Para asignarle un nombre a una celda o rango, seleccionamos las celdas, ingresamos la denominacin
dentro del Cuadro de nombres y luego, presionamos la tecla ENTER.
Fig. el rango B4:B6 que esta seleccionado, puede tomar un nombre, este debe ser colocado en el
cuadro de nombres que actualmente tiene B4
3.5.2. Iconos de la Barra de frmulas
Estos se encuentran a las derecha del cuadro de nombre y tres: Cancelar, Introducir e insertar funcin. Al
pulsar el icono llamamos al Asistente de funciones, que permite insertar una funcin en la celda
activa. Este asistente gua en la seleccin de los argumentos que debe llevar la funcin y brinda una
breve descripcin de cada uno.
Los iconos Introducir y Cancelar se activan en el modo de edicin cuando se ingresa datos o se
modifica el ontenido de una celda, y permiten cancelar o aceptar el ingreso o la modificacin
3.6. Operaciones bsicas
3.6.1. Ingresar frmulas
Las frmulas pueden ser simples expresiones matemticas, o pueden ser frmulas muy potentes llegando
a utilizar las diversas funciones que posee Excel 2013. Una frmula debe comenzar por el smbolo igual
= seguidamente de la expresin
Para realizar operaciones, es posible utilizar los datos de dos maneras con caractersticas especficas

Literales: escribir los nmeros directamente dentro de la frmula, por ejemplo: =15+14.
Referencia a valores: utilizar los nombres de las celdas, por ejemplo: =B3 * C3, donde B3 y C3
contienen valores numricos.
Fig. Ingresar una formula
Las operaciones en Excel se realizan en un orden, siempre de izquierda a derecha y respetando la

jerarqua de los operadores aritmticos: divisin, multiplicacin, suma y resta. Se puede recurrir a recurrir
a los parntesis, ya que Excel primero resolver las operaciones que estn dentro de ellos.
3.6.2. Editar frmulas
Para editar una frmula se puede realizar tanto desde la Barra de frmulas como desde la celda que
contiene la operacin.
Al teclear F2 se puede observar la formula en la celda y si se us referencias a valores, sealar con un

color cada una de las celdas que estn involucradas en la operacin. Esta tecla tiene el mismo efecto que
hacer doble clic sobre la celda.
3.6.3. Ficha Frmulas
Fig. Biblioteca de funciones
Como indica en la figu a en la ficha Formulas, se encuentra la Biblioteca de funciones, la misma que
contiene toda la variedad de frmulas que existen en Excel. A continuacin, las veremos en detalle:
Autosuma: contiene funciones sencillas y de uso frecuente, para realizar una suma, calcular un
promedio, obtener un valor mximo o mnimo y contar elementos.
Recientes: agrupa las ltimas funciones utilizadas.

Financieras: posee las funciones para realizar clculos financie os, como la obtencin de intereses
y tasas, calcular pagos y amortizaciones de prstamos.
Lgicas: estas funciones permiten realizar operaciones de lgica, como analizar si un valor cumple
o no una determinada condicin y, en consecuencia, efectuar una accin; o averiguar si algo es
verdadero o falso.
Texto: rene las funciones para trabajar con textos, como extraer datos, pasar caracteres a
mayscula o minscula, o unir el contenido de dos celdas para armar una frase.
Fecha y hora: incluye las funciones para realizar operaciones con fechas y horas, como obtener los
das laborales de un ao o la fecha actual.
Bsqueda y referencia: con estas funciones podemos buscar datos en una tabla a partir de
condiciones especificadas y utiliza los para realizar clculos o referencias de celda.
Matemticas y trigonomtricas: algunas de las funciones que podemos encontrar en este grupo
son SUMA (con diferentes variantes), REDONDEO, COSENO, TANGENTE y PRODUCTO.
Ms funciones: contiene cinco subgrupos de funciones avanzadas como: ESTADSTICAS:

INGENIERA, CUBO, INFORMACIN, COMPATIBILIDAD, WEB
Al dar clic en Insertar funcion, se abre un cuadro del dilogo con la lista de todas las funciones como se
indica en la figu a; aqu se puede buscar o seleccionar la funcin que se requiera. Elegida la funcin se
abrir otro cuadro de dialogo donde solicita ingresar los parmetros de la funcin.
Fig: Insertar funcin

3.6.4. Tipos de errores
A continuacin se listan los errores que se comenten al escribir una formula
#!N/A!: indica que no es posible encontrar una coincidencia exacta con el valor que se est
buscando.
#!REF!: referencia a una celda invlida o inexistente.
#!NUMERO!: expresa la existencia de un valor no numrico en una frmula de parmetros

numricos.
#!NOMBRE!: nombre de la funcin incorrecto.
#!DIV/0!: cuando intentamos dividir por cero.
3.7. Funciones bsicas
Excel cuenta con una gran cantidad de funciones para diferentes usos. Conocer algunas de ellas con
profundidad permite resolver tareas complejas con sencillez.
3.7.1. Qu es una funcin
Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera con uno o ms valores y devuelve un
resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejar espacios antes o
despus de cada parntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
3.7.2. Ventana Insertar funcin
La ventana insertar funcin se visualiza en la figu a insertar funcin, en esta ventana se puede observar
que Excel 2013 nos permite buscar la funcin que se necesita escribiendo una breve descripcin de
la funcin en el recuadro Buscar una funcin: y, a continuacin, se hace clic sobre el botn .A
continuacin se visualiza en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver
con la descripcin escrita.
Se puede seleccionar una categora del cuadro combinado o seleccionar una categora esto har que en
el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no
se conoce la categora se puede elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que se desea haciendo clic sobre
sta. Obsrvese que conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos
argumentos y una breve descripcin de sta.
Al fina , hacer clic sobre el botn Aceptar.
La ventana cambiar al cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde pide introducir los argumentos
de la funcin: este cuadro variar segn la funcin que se haya elegido.
3.7.3. Distintas formas de insertar funciones
Desde la celda: esta es la opcin permite crear la funcin de forma rpida el proceso es el siguiente:
Poner la celda activa e ingresar el signo igual (=), a continuacin el nombre de la funcin.
Ntese que al ingresar la primera letra del nombre de la funcin, aparecer un asistente con el
listado de las funciones que comienzan con esa letra.
Localizar la funcin deseada y dar doble clic sobre ella
Aparecer un parntesis de apertura y una indicacin de los argumentos que necesita la funcin.
Seleccionamos el rango de celdas para completar los argumentos y pulsamos ENTER.
Fig. Insertar funcin desde la celda
Barra de formulas.- Seleccionar la celda donde queremos ingresar la funcin, luego hacemos un clic en
el smbolo de Insertar funcion de la Barra de formulas. Se abrir la ventana Insertar funcion, que nos
gua en el armado de la funcin.
Biblioteca de funciones.- En la ficha Formulas de la cinta de opciones, acceder al grupo Biblioteca
de funciones. Aqu podemos utilizar el botn Insertar funcin , que abrir la ventana del mismo
nombre, o bien desplegar los botones de cada categora, seleccionar la funcin que buscamos y luego,
completar los argumentos requeridos dentro de la ventana Argumentos de funcion.
Botn Autosuma.- Se encuentra en el grupo Modifi ar de la ficha Inicio. Al dar clic directamente, inserta
la funcin SUMA, pero si se da un clic en la flecha de la derecha se despliega el men, donde se puede
elegir las funciones que indica la figu a.

Fig. Funciones del Auntosuma
3.7.4. Suma, Mximo, Mnimo y Promedio
SUMA: adiciona el valor de todos los argumentos ingresados.
Sintaxis: SUMA(nmero1; nmero2;..valorN )
MAX: Devuelve el valor ms alto de un grupo de datos.
Sintaxis: MAX(nmero1; nmero2;..valorN)
MIN: Devuelve el valor mnimo de un grupo de datos.
Sintaxis: MIN(nmero1; nmero2;..valorN)
PROMEDIO: Devuelve el promedio de un grupo de datos.
Sintaxis: PROMEDIO(nmero1; nmero2;..valorN)
Ejercicio de funciones
Una empresa de transporte terrestre a nivel nacional registra la siguiente planilla de datos del mes de
septiembre:
Solucin
Cul es el valor total del ingreso recaudado?

Para obtener el valor total aplicamos la funcin SUMA: En la celda F8 se escribe la funcin de la siguiente
forma =SUMA(B2:B6), recuerde que los dos punto indica un rango lo que significa que vamos a sumar
todos los valores comprendidos desde B2 hasta B6. El valor calculado es $24.710
Cul es el valor total del egreso de las ciudades de Cuenca y Quito?
El proceso de clculo para esta pregunta es similar a la anterior, con la diferencia de que aqu no vamos
a sumar un rango sino ciertas celdas el operador que hace referencia solo a cierta celdas es ;. La frmula
es la siguiente =SUMA(B3;B6). El resultado es $11.969
Cul es el valor mximo del ingreso recaudado en el mes?
Aplicamos la funcin MAX de la siguiente forma en la celda F10 =MAX(B2:B6) el resultado es $8.111
Cul es el valor mnimo del egreso presentado en el mes?
Aplicamos la funcin MIN de la siguiente forma en la celda F11 =MIN(C2:C6) el resultado es $ 1.285
Cul es el valor promedio de los ingresos?
Aplicamos la funcin PROMEDIO de la siguiente forma en la celda F12 =PROMEDIO(B2:B6) el resultado

es $4.942

Fig. Solucin del ejercicio
3.8. Referencias
3.8.1. Referencia a una celda
Identifica a una celda o rango de celdas dentro de una hoja de trabajo y le hace saber a Excel en
dnde buscar los valores que se quieren utilizar en una frmula.
3.8.2. Referencias relativas
Es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de
una frmula, es decir las referencias a filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda.
Por ejemplo en el ejercicio de funciones vamos a calcular la utilidad de cada ciudad (diferencia de
ingresos y egresos). En la celda D1 colocar como ttulo Utilidad y en la celda D2 se escribe la formula
como indica en la figu a.

Fig. Referencias relativas
Al arrastrar el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiar la frmula y la ajustar de manera que la
referencia se modifique automticamente conforme va avanzando la fila. Luego si da clic en la celda D3
podr ver que formula es =B3-C3 es decir el valor de las filas se inc ementa automticamente.
3.8.3. Referencias absolutas
Se aplica a las celdas cuando se requiere que el valor se mantenga fij , de manera que cuando se
copie o se arrastre la formula a otras celdas ese valor se mantenga invariable. Para ello se debe
aumentar el signo $ al nombre de la celda as por ejemplo B1cambia a $B$1, podemos obtener el
mismo resultado seleccionando la celda y presionando la tecla F4.
Por ejemplo
Calcular el IVA de los productos que indica en la grafic
Fig. Calculo de IVA
En la celda B3 se procede a escribir la frmula que implica un producto del valor * el IVA que es 12%, este
valor es constante por lo tanto se adiciona el signo $ a la celda como indica la grfica antes y despus de
la columna, se presiona ENTER y se arrastra hacia debajo de esta manera se calcula el IVA para todos los
productos
3.8.4. Referencias mixtas
Se refie e a la combinacin de ambas referencias, haciendo que las filas sean relativas y las columnas
absolutas o viceversa as por ejemplo =A$2 o =$A2.

3.8.5. Uso de referencias relativas y absolutas.
Las referencias relativas y absolutas facilitan el trabajo y permiten ahorrar tiempo a la hora de utilizar
frmulas y funciones. En el siguiente ejemplo se aplicara los tipos de referencias.
Ejercicio:
Calcular el valor de las horas extras de cada empleado, cada hora extra tiene un valor fijo de $15
Al tener un valor constante (precio/hora de $15) se tiene que utilizar una referencia absoluta para hacer
referencia a la celda B2, as como indica la figu a. Obtenido el valor calculado se arrastra hacia abajo el
controlador de relleno y de esta forma se obtiene el clculo del valor de las horas extras de todos los
empleados.
Fig. Calculo de horas extras
Calcular el valor a recibir cada empleado.
Este valor se obtiene sumando los ingresos y el valor de las horas extras calculados, se aplica referencias
relativas.
Fig. Calculo del valor a recibir

4. Mdulo 3 Trabajar con libros
En este mdulo se aprender a utilizar el Portapapeles para copiar y mover datos dentro de las hojas de
clculo. Luego, se estudiar las opciones para trabajar y visualizar varias ventanas de libros en simultneo.
Finalmente se explicar cmo mostrar y ocultar diferentes elementos del entorno de Microsoft Excel
2013.
4.1. El Portapapeles
El portapapeles es una zona de memoria donde se almacena la informacin copiada o cortada de una
aplicacin Windows. Se accede al Portapapeles haciendo clic en la pequea flecha que aparece en la
parte superior derecha de la seccin Portapapeles de la pestaa Inicio.
4.2. Copiar formato
Si pinchamos en el icono , se presenta la opcin de Copiar formato, que se utiliza para copiar
rpidamente el formato de un elemento de un documento a otro. Se puede copiar el formato de una
celda, fila, olumna o rango, sin copiar el contenido.
4.3. Copiar como imagen
Esta opcin permite al portapapeles que guarde lo que copiamos en formato imagen. Cuando pinchamos
en ella nos sale un cuadro para que elijamos si queremos copiar la imagen como est en la pantalla o
como en impresora.
4.4. Opciones de pegado
Se encuentran debajo del icono de Pegar. Dependiendo del contenido que se hay copiado o cortado,
nos saldr una opcin u otra. Se pueden dividir en cuatro categoras: Pegar, Pegar valores, Otras
opciones de pegado, Pegado especial as como lo indica en la grfic .
1. Pegar (P): para pegar el contenido de una celda.
2. Frmulas (R): solo pega la frmula que tenga la celda.
3. Formato de frmulas y nmeros (F): pega la frmula y el formato de la

celda.
4. Mantener formato de origen (M): pega el contenido de la celda y el

formato.
5. Sin bordes (I): pega el contenido de la celda, excepto los bordes.
6. Mantener ancho de columnas de origen (A): pega el contenido de la

celda, adems del ancho de la columna.

7. Trasponer (T): para invertir filas y olumnas.
8. Valores (V): solo pega los valores de una celda.
9. Formato de valores y nmeros (A): para pegar solo los valores y los nmeros.
10. Formato de valores y origen (E): para pegar los resultados de una frmula o funcin y el formato
que tenga la celda.
11. Formato (F): pega solamente el formato de la celda, el contenido no.
12. Pegar vnculo (E): para crear un vnculo con la celda de origen. As, si cambiamos la celda origen,
tambin se cambiar la celda pegada.
13. Imagen (I): para pegar una imagen de otra celda.
14. Imagen vinculada (M): para pegar una imagen que est vinculada a la celda de origen
15. Pegado especial: Si pinchamos aqu, nos sale un cuadro con el listado de las opciones de pegado.
(Informatica, 2015)
4.5. Ventanas de libros
Excel permite trabajar con varios libros a la vez, pero para organizarse el programa presenta dentro
de la ficha VISTA la opcin ventanas para organizar los archivos.
Fig. Opcin ventana de la ficha Vista
4.5.1. Cambiar ventanas
Para cambiar ventanas se realiza lo siguiente:
Hacer clic en Cambiar ventanas
En el men desplegable que contiene el listado de todos los libros abiertos, seleccionar el que
desee.
En la grfica se obse va 4 libros. Y se pude cambiar de ventana del libro1 por ejemplo a ejercicios.

Fig. Cambiar ventanas
4.5.2. Organizar todo
Esta opcin permite organizar los libros abiertos para visualizarlos todos a la vez. Por ejemplo se
tiene cuatro libros abiertos para organizarlos se sigue los siguientes pasos:
Hacer clic en el icono Organizar todo
Se presenta el cuadro de dilogo Organizar ventanas. Este presenta cuatro opciones de visualizacin:
Mosaico, Horizontal, Vertical y Cascada. Seleccionamos Mosaico Aceptar
Se presenta la siguiente grfica
Fig. Organizar libros en Mosaico

4.5.3. Ocultar y mostrar
La opcin esconde el archivo que se visualiza en la pantalla por ejemplo ejercicios.xlxs. Al

ocultar este libro, este no se mostrar ms en la pantalla ni en el men desplegable de la opcin Cambiar
ventana.
Al pulsar el botn , aparece la ventana Mostrar para seleccionar cul de todos los libros que se
ha ocultado desea volver a mostrar ejemplo ejercicios.xlxs. Para finalizar pulsamos Aceptar y se mostrar
nuevamente el libro elegido.
Fig. Muestra un libro oculto
4.5.4. Ver en paralelo
La opcin Ver en paralelo permite comparar dos libros en simultneo. El proceso es el siguiente:
Si se cuenta solo dos archivos abiertos, luego de hacer clic en este icono, se visualiza un libro
debajo del otro.
Cuando tenemos ms de dos libros abiertos, se abrir el cuadro de dilogo Comparar en paralelo,
donde se debe seleccionar de un listado el archivo que se debe comparar con el libro activo.
Hacer clic en el icono Desplazamiento sincrnico, que permite desplazarse de forma vertical u
horizontal en una de las ventanas de forma independiente. Esto facilitar la comparacin de los
datos.

Fig. Dos libros vistos en paralelo
4.5.5. Dividir una hoja
Para visualizar simultneamente diferentes secciones de una misma hoja, se puede dividir en cuatro
o dos partes, de manera horizontal o vertical. Los pasos son los siguientes para dividir de tres formas
diferente:
Ir a la opcin Dividir. La divisin se realizar a la izquierda y arriba de la celda seleccionada.
Hacer clic en alguna celda de la fila 1 y pulsar Dividir, la hoja quedar dividida en dos en sentido
vertical.
Al hacer clic en alguna celda de la columna A y presionamos Dividir, la hoja se dividir en dos, pero
de manera horizontal.
Si se da clic a cualquier celda fuera de la fila 1 y la columna A, y a continuacin pulsar Dividir, la hoja
quedar dividida en cuatro partes.
En todos estos casos se puede desplazar de manera independiente por cada una de las secciones.
Para eliminar la divisin, volvemos a pulsar el botn Dividir.

Fig. Hoja dividida en cuatro partes
4.5.6. Inmovilizar paneles
Esta opcin permite mantener visibles ciertas filas y columnas mientras se desplaza por la hoja de Excel,
se encuentra en la ficha Vista. Los pasos a seguir son:
Inmovilizar columnas
Si se desea inmovilizar las columnas A, se debe seleccionar la celda B1. En seguida se debe pulsar
el comando Inmovilizar y seleccionar la opcin Inmovilizar paneles.
Fig. Proceso para inmovilizar la columna A
El resultado de este comando har que se coloque una lnea muy delgada marcando la separacin de las
secciones. Si se desplaza la hoja hacia la derecha se observa cmo las columnas comienzan a moverse
excepto las columnas A que han sido inmovilizadas.

Fig. Resultado inmovilizar la columna A
Inmovilizar Filas
El proceso es el mismo con a diferencia que aqu se inmovilizan las fila . Si se desea inmovilizar la fila 1,
se selecciona la celda A2, luego inmovilizar paneles. Como resultado se observa que al desplazarse hacia
abajo la fila 1 se ma tiene inmvil.
Inmovilizar Columnas y Filas
Por ejemplo, para inmovilizar la columna A junto con la fila 1 se debe seleccionar la celda B2 y hacer clic
en el comando Inmovilizar paneles.
Fig. Inmovilizar filas y olumnas
Inmovilizar fila supe ior o primera columna
Cuando se cuenta con tablas de datos con ttulos en la primera fila para inmovilizar esta se ha provisto
del comando Inmovilizar fila su erior.

Para utilizar este comando no es necesario hacer una seleccin previa de una celda. Sin importar la celda
que est seleccionada actualmente, al pulsar dicho comando siempre se inmovilizar la fila supe ior.
Lo mismo sucede con el comando Inmovilizar primera columna, el cual fija siempre la columna A.
Para todos los casos cuando se desea quitar la inmovilizacin de paneles solamente se debe seleccionar
el comando Inmovilizar y seleccionar la opcin Movilizar paneles.
4.6. Trabajar con hojas
A la hora de trabajar con libros se necesita agregar hojas o eliminarlas. En esta seccin aprenderemos a
insertar, eliminar, copiar, mover, ocultar, mostrar y renombrar hojas.
4.6.1. Insertar y eliminar hojas
Para insertar una nueva hoja de clculo
Hacer clic en el botn Hoja nueva que es el smbolo ms (+) que se encuentra a la derecha de las
etiquetas de hoja en la parte inferior de la ventana.
Hacer clic derecho sobre cualquier etiqueta de hoja y elegir la opcin Insertar lo cual mostrar
una nueva ventana donde debers seleccionar la opcin General Hoja de clculo y pulsar el botn
Aceptar.
Otra forma para insertar una o varias hojas es dar clic en Inicio > Insertar, > Insertar hoja.
Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas Mays + F11 para insertar una nueva hoja.
Fig. Insertar hojas
Para eliminar una hoja de clculo
Hacer clic derecho sobre cualquier etiqueta de hoja y elegir la opcin Eliminar
Antes de borrar una hoja con contenido, aparecer un cuadro de advertencia que nos pedir la
confi macin o cancelacin de la operacin.

4.6.2. Mover y copiar hojas
Para mover una hoja de lugar, hacer un clic sobre su pestaa,

mantener presionado y arrastrar la hoja al lugar deseado.
Otro mtodo es hacer clic derecho sobre la pestaa y, en el men contextual, seleccionar Mover o
copiar... Se abrir un cuadro de dilogo donde se debe elegir a qu libro queremos mover la hoja
y la hoja delante de la cual queremos ubicarla.
Para copiar una hoja, arrastrar su pestaa mientras se mantiene presionada la tecla CTRL, o dentro
de la misma opcin Mover o copiar... del men, marcamos Crear una copia. Esta tendr el mismo
nombre que la original y llevar el nmero 2 entre parntesis.
4.6.3. Ocultar y mostrar hojas
Para ocultar una hoja, siga estos pasos:
Dar clic derecho en la hoja que desea ocultar.
Dar clic en Ocultar.
Otra manera de ocultar una hoja es usando los siguientes pasos:
Hacer clic en la ficha Inicio>Celdas, hacer clic en Formato.
En la seccin Visibilidad, seale Ocultar y mostrar.
Hacer clic en Ocultar hoja.
Para poder mostrar una hoja oculta, siga estos pasos:
Hacer clic derecho en cualquier hoja.
Dar clic en Mostrar, en el cuadro Mostrar hoja, hacer clic en la hoja oculta que desea mostrar.
Hacer clic en Aceptar.
Otra manera de mostrar una hoja es desde la cinta de opciones, solo siga estos pasos:

Hacer clic en la ficha Inicio> Celdas, hacer clic en Formato.
En la seccin Visibilidad, sealar Ocultar y mostrar.
Hacer clic en Mostrar hoja.
En el cuadro de dilogo Mostrar, hacer clic en la hoja oculta que desea mostrar.
Haga clic en Aceptar.
4.6.4. Cambiar nombres de las hojas
Los pasos para cambiar el nombre de hojas se sigue los siguientes pasos
Localizar la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.
Hacer clic en la ficha Inicio> Celdas, hacer clic en Formato
Elegir la opcin Cambiar el nombre de la hoja, dentro del apartado Organizar hojas.
Escribir el nuevo nombre y pulsar Enter.
Otra forma mas directa y rpido
Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta.
Escribir el nuevo nombre de la hoja.
Pulsar Enter.
4.6.5. Colorear las pestaas de la hojas
Excel 2013 tambin nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de clculo. Para
ello, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el men Formato de la pestaa Inicio.
Elegir la opcin Color de etiqueta. Aparecer otro submen.
Seleccionar el color deseado.
Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos, pero en vez de elegir un
color, elegimos la opcin Sin color.
4.6.6. Manejo con el teclado y el mouse
Las teclas de acceso rpido agilizan el tiempo de trabajo dentro de un libro de Excel.
CTRL + AVPG permite avanzar a la hoja siguiente
CTRL + REPG conduce a la hoja anterior.
Al dar clic derecho del mouse se presenta un men desplegable que contiene algunas opciones que
evitan ir a la cinta de opciones.

4.7. Trabajar con filas y columnas
Al trabajar en Excel se requiere administrar filas y columnas, para agregar o eliminar informacin a las
hojas de clculo que son las tareas repetitivas que realizan los usuarios
En esta seccin se estudiar las diferentes opciones para administrar las filas y las olumnas.
4.7.1. Insertar columnas
Los pasos siguientes permiten insertar columnas
Seleccionar la columna posterior a donde queremos aadir la nueva columna.
Ir al grupo Celdas de la ficha Inicio, y dar clic en Insertar, y luego Insertar columnas de hoja.
Automticamente nos saldr una columna nueva a la izquierda de la columna en la que se

seleccion, y se mover el resto hacia la derecha.
Fig. Proceso para insertar una columna
4.7.2. Insertar filas
Para insertar fila , es el mismo proceso que para insertar columnas.
Seleccionar la fila siguie te a donde se requiere aadir la fila
Ir al grupo Celdas, y hacer clic en Insertar, y luego en Insertar filas de h ja.
Se aadir una fila nue a por encima de la que se haba seleccionado.

Fig. Proceso para insertar una fil
4.7.3. Eliminar columnas y filas
Para eliminar columnas se realiza los siguientes pasos:
Seleccionar la columna a eliminar
Ir al grupo Celdas, y dar clic en Eliminar, y
Eliminar columnas de hoja.
Para eliminar filas se ealiza los siguientes pasos:
Seleccionar la fila a elimina
Eliminar fila de hoja
Seleccionar la columna a eliminar
Eliminar filas de hoja
4.7.4. Con el botn derecho
Tambin se puede insertar o eliminar filas y olumnas utilizando el mouse.
Seleccionar las filas o las olumnas desde los encabezados
Hacer un clic con el botn derecho del mouse y pulsamos las opciones Insertar o Eliminar, segn
corresponda.

4.7.5. Insertar celdas
Si en lugar de insertar filas o olumnas queremos insertar celdas se debe seguir los siguientes pasos:
Seleccionar un conjunto de celdas
Pulsar la opcin Insertar celdas, que se encuentra en el botn Insertar del grupo Celdas de la
ficha Inicio.
A continuacin, aparecer un cuadro de dilogo donde se indica la direccin en la que se

desplazarn las celdas que rodean a las seleccionadas.
4.7.6. Ocultar y mostrar
Los siguientes pasos permiten ocultar una columna o una fil :
Seleccionar la fila o olumna
Ir al grupo Celdas de la Ficha Inicio
Hacer clic en Formato. Se presenta cuadro desplegable, y en el apartado Visibilidad, pinchamos en

Ocultar y Mostrar.
Elegir la opcin correcta de lo que queremos hacer.
Se observa que la letra de la columna o el nmero de la fila que se ha querido ocultar, desaparece.
Para volver a visualizarlas se realiza lo siguiente:
Seleccionar las columnas o las filas que es n a ambos lados
Ir a Formato, Visibilidad, Ocultar y Mostrar,
Dar clic en Mostrar columnas o Mostrar fila , segn lo que corresponda.
Tambin se puede hacer lo mismo con el ratn. Seleccionar la columna o la fila a ocultar, dar clic al botn
derecho del ratn, y elegir la opcin de Ocultar o de Mostrar.

5. MODULO 4 FORMATOS
En este mdulo se estudiar los formatos de celda, dichos formatos pueden ser numricos y de fechas
predeterminadas, se aprender a crear formatos personalizados. Adems a cambiar las fuentes y las
variantes de estilo para realzar la informacin, modificar la alineacin de los datos., agregar bordes y
relleno a las celdas. Para finaliza , se explicar cmo cambiar el tamao de las filas y de las olumnas.
5.1. Formato de celdas
El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de clculo, pero puede

ayudar a tener una mejor visualizacin y entendimiento de los datos presentados.
5.1.1. Formato numrico por omisin
Las celdas que contiene datos con nmeros, ya sean ingresados por teclado o resultados de frmulas, el
formato aplicado por omisin es General. Para evitar inconvenientes en la presentacin de los nmeros
pues este tipo de formato no reconoce los separadores de millar ni lo de decimal, se debe aplicar un
formato numrico acorde a las necesidades.
Para aplicar formatos numricos (y cualquier otro tipo de formato) primero se debe seleccionar las celdas
que contengan los datos. Luego, sin deshacer la seleccin, podemos elegir alguna de estas alternativas:
Opciones de formato rpido: se encuentran en el grupo Nmero de la ficha Inicio. (ver fi . Formato
rpido a)
Tambin se puede hacer un clic derecho del mouse sobre las celdas seleccionadas, para que aparezca
la Minibarra de formato (ver fi . Formato rpido b). En ambos casos se dispone de cinco iconos de estilo
numrico como: Contabilidad, Porcentual, Millares, Aumentar decimales y Disminuir decimales.
ver fi .
Formato
rpido a ver fi . Formato rpido b
Cuadro Formato de celdas: Se accede a l haciendo clic en la flecha del grupo Nmero, que se
encuentra en la ficha Inicio. Tambin podemos hacer un clic derecho sobre las celdas seleccionadas
y, en el men desplegable, elegir Formato de celdas...
En el cuadro Formato de celdas se muestran las fichas: Nmero, Alineacin, Fuente, Borde, Relleno y Proteger.
Dentro de cada una de ellas encontramos los diferentes elementos que permiten modificar el formato
de las celdas. Empezaremos por analizar en detalle las opciones que ofrece la ficha Nme o.

Fig. Cuadro formato de celdas
A travs de este cuadro de dilogo se cuenta con un mayor control sobre el formato aplicado a una celda
de Excel. La seccin Nmero muestra 12 categoras de formato de las cuales se puede elegir y configu ar
ciertas propiedades particulares. A continuacin se describe brevemente cada una de categoras:
General: Es predeterminado de todas las celdas de una hoja y despliega los nmeros tal como son
ingresados excepto cuando el valor es muy grande para caber en la celda y lo convierte a notacin
cientfica
Nmero: Especifica la cantidad de posiciones decimales que se desea mostrar e indica si se desea incluir
el separador de miles. Otra opcin de configu acin es la de indicar el formato de los nmeros negativos
ya sea solamente con el smbolo negativo (-), o de color rojo, o ambas opciones.
Moneda: Permite elegir el smbolo a utilizar as como la cantidad de decimales a utilizar. Al igual que el
formato anterior, se puede indicar la apariencia de los nmeros negativos.
Contabilidad: El formato de Contabilidad es diferente del de Moneda en que los smbolos de moneda
siempre estn alineados de manera vertical.
Fecha: Esta opcin permite elegir entre diferentes formatos para una fecha.
Hora: Permite elegir un formato para las horas ingresadas en una celda.
Porcentaje: Permite desplegar el smbolo de porcentaje e indicar la cantidad de decimales.
Fraccin: Para las fracciones mostradas en la hoja de clculo podemos elegir entre nueve diferentes
formatos.
Cientfic : Para nmeros expresados en notacin cientfica se puede especificar la cantidad de decimales
a mostrar.
Texto: Cuando este formato es aplicado a una celda, Excel tratar dicho valor como un texto, inclusive si
es un nmero.
Especial: Esta opcin contiene formatos especiales y dependen de la Configu acin regional seleccionada.
Algunas opciones de formatos especiales son los cdigos postales, los nmeros de telfono o los
nmeros de seguridad social.

Personalizada: La opcin de formato personalizado nos da la posibilidad de crear nuestros propios

formatos de nmeros. Esta es una opcin que requiere una explicacin ms amplia por lo cual encontrars
un vnculo a otro artculo en la seccin de material adicional.
5.1.2. Formato de fechas
Cuando escribimos una fecha, Excel hace un clculo interno y convierte esa fecha en un nmero. As,
el 1 de Enero de 1900 es el valor 1.
Al introducir dos o tres nmeros separados por (-) o por (/) Excel lo interpretar como fecha. Por ejemplo,
escribimos: 9/8/14.
Para aplicar el tipo de formato de fecha, ir a la ficha Inicio, al grupo Nmero, seleccionamos Fecha y
desplegamos Tipo, para ver los distintos formatos. Elegir el que se desea aplicar y dar clic en Aceptar.
Fig. Formato de fecha
Otra opcin, es hacer seleccionar la celda dar clic con el botn derecho del mouse, y clic en Formato de
celdas.
Y una tercera opcin, desde la ficha Inicio, el grupo Nmero, desplegar el men y elegir entre Fecha corta
o Fecha larga.
Podemos aplicar estos formatos de fecha:
Fecha corta: dd/mm/yyyy o dd-mm-yy. Ejemplo: 19/10/2015 o 09-08-15
Fecha larga: dddd, dd de mmmm de yyyy. Ejemplo: Lunes, 19 de octubre de 2015.
5.1.3. Formatos personalizados
Para asignar un formato personalizado a una celda en Excel se debe hacer clic derecho sobre la celda
deseada y seleccionar la opcin Formato de celdas. Al presentarse el cuadro de dilogo se debe seleccionar
la seccin Nmero y elegir la opcin Personalizada.
Ejemplo crear un formato personalizado que asigne de color azul el contenido de la celda para ello se
procede con los siguientes pasos:

1. Hacer clic derecho sobre la celda deseada y seleccionar la opcin Formato de celdas
2. En el cuadro de dilogo se debe seleccionar la seccin Nmero y elegir la opcin Personalizada.
3. En tipo escribir [azul] y hacer clic en aceptar.
La figu a siguiente indica el proceso.
Fig. Formato personalizado: asignar color azul al contenido de la celda
5.1.4. Formato avanzado de fuentes
La utilizacin de una fuente adecuada nos permitir resaltar informacin y darle un formato profesional
y agradable a nuestra planilla.
Para colocar un formato avanzado de fuentes se sigue los siguientes pasos
1. Hacer clic derecho sobre la celda o celdas deseadas y seleccionar la opcin Formato de celdas
2. En el cuadro de dilogo se debe seleccionar la seccin Fuente y elegir la opcin}
3. Como indica en la figu a se puede escoger el tipo de fuente, tamao, estilo, subrayado, color de
fuente y efectos.

Fig. Avanzado de fuente
5.1.5. Alineacin avanzada
Esta herramienta permite elegir la ubicacin de los datos dentro de una celda y algunas opciones
adicionales que mejorarn el aspecto de nuestras planillas.
Al ingresar datos en las celdas, Excel los alinea de manera automtica, segn los parmetros
predeterminados para cada tipo. Los datos de tipo texto, a la izquierda, y los datos de tipo numrico
y las fechas, a la derecha. Pero, si se desea, cambiar esta alineacin horizontal y, adems, establecer la
alineacin vertical se tiene que tener en cuenta lo siguiente:
Alineacin horizontal
La alineacin del texto horizontal ubica el contenido de las celdas con respecto al ancho de la columna.
Al pulsar la flecha de la derecha, en el men del cuadro de formato de cedas podremos elegir distintas
opciones.
General: es la alineacin predeterminada.
Izquierda: el contenido quedar a la izquierda.
Centrar: los datos se ubicarn al medio de la celda.
Derecha: el contenido se ubicar a la derecha. Tambin se puede agregar valores de sangra, que
separar el contenido del borde derecho tantos caracteres como unidades se haya ingresado.
Rellenar: repetir el dato ingresado hasta completar el ancho de la celda.
Justifi ar: se aplicar si el contenido excede los lmites de la celda.
Centrar en la seleccin: centrar el contenido de una celda dentro de un rango horizontal que
hayamos seleccionado.

Distribuido: alinear el texto a ambos lados de la celda, cuando ocupe ms de una lnea. Si le
agregamos sangra, se aplicar a ambos costados. No tiene validez para los datos numricos.
Alineacin horizontal
La alineacin vertical del texto presenta el contenido de las celdas ubicado con respecto a la altura de la
fila. Si la altura de la celda no est aumentada, es probable que no se note la diferencia entre cada uno
de los formatos. Podemos elegir diferentes opciones:
Superior: los datos se ubicarn en la parte superior de la celda.
Centrar: el contenido de la celda quedar en el medio.
Inferior: los datos se ubicarn en la parte inferior de la celda.
Justifi ar: el texto que ocupe ms de una lnea se justifica de lado a lado de la celda en sentido
vertical.
Distribuido: el texto que ocupe ms de una lnea se organizar uniformemente entre los bordes
superior e inferior de la celda.
Control del texto
En esta seccin existen diferentes opciones que permite configu ar la manera en que se visualiza el
contenido de las celdas.
Ajustar texto: permite que el contenido de la celda ocupe ms de un rengln en caso de no caber en el
ancho de la columna. Este formato es vlido solo para texto
Reducir hasta ajustar: disminuir el tamao de la fuente para que el contenido quede dentro de los
lmites de la celda.
Combinar celdas: si se selecciona un rango de celdas, con esta opcin se logra que se combinen
comportndose como una celda nica.
Orientacin
El apartado Orientacin permite cambiar el ngulo de alineacin del contenido de las celdas.
Es de gran utilidad para, por ejemplo, rotular algunas filas o columnas y, de esta manera, optimizar los
espacios. Para cambiar la orientacin ir a los grados o hacer clic en la aguja de referencia y marcar en el
semicrculo la posicin deseada.

Fig. En este ejemplo la fila 1 p esenta las caractersticas tanto en cuadro de formato de como en el
grupo alineacin
5.1.6. Bordes y rellenos
Estas opciones son elementos efectivos para diferenciar sectores en las hojas de clculo o para resaltar
celdas importantes.
Bordes
Para cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo aadiendo bordes, realizar los siguientes
pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual se requiere modificar el aspe to.
Seleccionar la pestaa Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encue tra bajo la seccin Fuente.
En el cuadro de dilogo que se abrir hacer clic sobre la pestaa Borde.
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Fig. En la fila 3 se ha cambiado el olor del borde de negro a azul
Relleno
Excel permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas de las dems. Para
ello, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspe to.
Seleccionar la pestaa Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encue tra bajo la seccin Fuente.
Hacer clic sobre la pestaa Relleno.
Aparecer la ficha de la de echa.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra
seleccin en la celda.
En la figu a anterior la fila 1 tiene un elleno de color azul

5.2. Estilos de celda
Los estilos de celda son una combinacin predefinida de formatos de nmeros, fuentes, alineacin,
bordes, relleno
5.2.1. Aplicar estilos predefinidos
En la opcin Estilos de celda del grupo Estilos de la ficha Inicio, se despliega un men que muestra todos
los estilos predefinidos de E cel. Por defecto, las celdas poseen el estilo Normal.
Para aplicar otro estilo del men:
Seleccionar la celda o el rango de celdas
Elegimos el estilo y hacemos clic sobre l.
Luego de aplicar el estilo, se modificar algunas caractersticas del formato de las celdas, sin que el
mismo estilo aplicado a otras celdas se modifiqu .
5.2.2. Crear un estilo personalizado
Para crear estilos propios seguir los siguientes pasos:
1. Ir a Estilos de celda y seleccionar la opcin Nuevo estilo de celda
2. Se abrir el cuadro de dilogo Estilo,
3. Indicar un nombre y los atributos que se incluir en l, hacer clic sobre la casilla de verificacin
correspondiente.
4. Hacer clic el botn Aplicar formato,
5. Acceder al cuadro de dilogo Formato de celdas, donde se realizar las modificaciones de formato.
6. Para finaliza , presionamos Aceptar.
7. En Estilos de celda se quedar grabado el estilo creado.

Fig. Indica el proceso para crear un estilo
5.2.3. Modificar un estilo
Para modificar un estilo
Ir a Estilos de celda, seleccionar el estilo,
Hacer clic con el botn derecho del mouse y, en el men contextual, pulsamos Modifi ar...
En el cuadro de dilogo Estilo realizar las modificaciones y pulsamos Aceptar.
Las celdas que contengan este estilo se modifica n de forma automtica.

5.2.4. Eliminar estilos
Para eliminar un estilo:
Se puede eliminar todos los estilos excepto el Normal.
Seleccionar el estilo, hacer clic con el botn derecho del mouse y elegir Eliminar.
Las celdas que tenan aplicado ese estilo perdern su formato y recuperarn el estndar. La eliminacin
de un estilo no puede deshacerse.
5.2.5. Copiar un estilo a otro libro
Para copiar un estilo en otro libro realizamos lo siguiente:
Abrir el archivo que contiene el estilo y el archivo donde queremos copiarlo.
Ir al archivo de destino,
Ir a Estilos de celda y seleccionar la opcin Combinar estilos
En el cuadro de dilogo seleccionamos el archivo de origen y presionamos Aceptar.
De esta manera podemos copiar todos los estilos personalizados que contiene el archivo de origen.
5.3. Insertar filas y columnas
Un aspecto importante que debe tener en cuenta a la hora de dar formato a una planilla es el tamao
de las filas y las columnas. Ajustar el ancho y el alto de las celdas a su contenido, se logra mejorar la
visualizacin y la presentacin de los datos.
5.3.1. Modificar el ancho de las columnas
Una forma simple de modificar el ancho de una columna es utilizando el mouse y los encabezados de
columna. Por ejemplo cambiar el ancho de la la columna B por ejemplo:
Ubicar el puntero del mouse en el encabezado de la columna, sobre la lnea derecha que separa
la columna B de la columna C.
El puntero se transformar en una flecha on doble sentido.
Hacer clic sostenido con el botn principal del mouse y arrastrar el divisor de la columna hacia la
derecha o hacia la izquierda.
Cuando el ancho sea el que se desea soltar el botn.
Otra posibilidad, si la columna tiene contenido, es hacer doble clic cuando el puntero se transforma
en la flecha on doble sentido.
El ancho de la columna se autoajustar a la celda con mayor contenido.

5.3.2. Modificar la altura de las filas
La manera de modificar la altura de una fila es similar a la del ancho de columna. Por ejemplo, para
ajustar la altura de la fila 2 realizamos lo siguiente:
Ubicar el puntero del mouse en el encabezado, sobre la lnea que la separa de la fila 3.
Cuando el cursor se transforma en una flecha con dos puntas, mantener presionado el botn izquierdo
del mouse, arrastrar hacia arriba o hacia abajo y, luego, soltamos el botn.
5.3.3. Otro mtodo para ajustar filas y columnas
Tambin podemos modificar el ancho de las columnas y la altura de las filas seleccionando las celdas y
utilizando la opcin Tamao de celda, que se abre al pulsar el botn Formato, en el grupo Celdas de la
ficha nicio.
5.4. Insertar filas y columnas
Un tema es un conjunto de colores, fuentes, lneas y efectos (sombras y efectos 3D) predefinidos que
podemos aplicar a todo un libro o a elementos especfi os, como grfi os y tablas.
5.4.1. Galera de temas
Para ver todos los temas que tiene el programa se procede a realizar lo siguiente:
Ir a la ficha Diseo de pgina, al grupo Temas
Dar clic en el botn Temas.
Se nos desplegar un men con todos los tipos. Si queremos modificar alguno de estos temas,
tendremos que ir a los botones que estn a la derecha

Fig. Presenta los temas existentes y al dar clic en cada uno se observa cmo quedar la hoja que se est
trabajando
5.4.2. Eliminar un tema.
Para eliminar un tema, ir a Temas del grupo Temas de la ficha Diseo de Pgina, hacer clic con el botn
derecho del mouse sobre el tema que se desea eliminar, seleccionar Eliminar y confi mar la eliminacin.
Las tablas son herramientas que relacionan datos y facilitan el trabajo con ellos mediante sus opciones
incorporadas. En este mdulo se estudiar las caractersticas y las diferencias con un conjunto de datos.
Se utilizar sus herramientas para ordenar, filt ar y buscar informacin dentro de ellas.

6. MODULO 5 TABLAS
6.1. Qu son las tablas?
Las tablas en Excel son un rango de celdas con datos estructurados las cuales contienen informacin
relacionada entre s. Estn integradas por columnas denominadas campos y por filas que reciben el
nombre de registros. Por ejemplo una tabla puede contener la informacin de los clientes de una
empresa.
Las tablas son muy tiles porque, adems de almacenar informacin, incluyen una serie de operaciones
que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las tablas tenemos:
Ordenar los registros.
Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.
Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filt ado.
Crear un resumen de los datos.
Aplicar formatos a todos los datos.
6.1.1. Crear una tabla
Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista.
Seleccionar Tabla en la pestaa Insertar.
Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla.

Si en el rango seleccionado no se ha incluido la fila de cabeceras (recomendado), activar la casilla

de verificacin La tabla tiene encabezado .
Hacer clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaa Diseo,
correspondiente a las Herramientas de tabla.
Fig. Ficha de diseo
6.1.2. Diferentes opciones
Creada la tabla podemos cambiar su formato y estructura. Se debe posicionar en cualquier celda de esta
para activar la ficha Diseo, que pertenece a Herramientas de tabla, y acceder a las diferentes opciones.
Dentro de esta ficha encontramos los siguientes grupos de herramientas: Propiedades, Herramientas,
Datos externos de la tabla, Opciones de estilo de tabla, Estilos de tabla. Dichos temas trataremos ms
adelante.
Propiedades: Permite asignar el un nombre a la tabla y tambin podemos modificar su tama
Estilos de tabla
Herramientas: permiten crear una tabla dinmica, eliminar los registros duplicados y volver a
convertir la tabla en un rango.
Datos externos de la tabla: las opciones de este grupo estn disponibles si la tabla proviene de una
fuente externa.
Opciones de estilo de tabla: desde este sector es posible realizar cambios en la estructura de la
tabla, como quitar el encabezado y agregar una fila de otales, entre otras.

: en este grupo podemos elegir el formato de tabla que vamos a utilizar. Si hacemos clic en la
flecha inferior izquierda, desplegamos las posibles combinaciones predeterminadas, que estn
divididas en tres grupos: Claro, Medio y Oscuro. Tambin encontramos la opcin Nuevo estilo de
tabla..., con la cual podemos crear un estilo personalizado para adaptarlo a nuestro gusto.
6.2. Herramientas de tabla
Estas herramientas aparecen en la cinta de opciones cuando creamos o seleccionamos una tabla y
mediante ellas podemos modificar su estructura y formato. Anteriormente enumeramos los grupos que
integran la ficha Diseo; ahora veremos en detalle cada una de sus opciones.
6.2.1. Propiedades
Permite asignar el nombre a la tabla y tambin modificar su tamao, al crear la tabla como nombre toma
por defecto Tabla1, pero desde Nombre de la tabla se puede dar un nuevo nombre. Este debe ser una
sola palabra o que no contenga espacios intermedios. Se recomienda usar un guion bajo (_) para unir los
elementos de un nombre compuesto.
Al pulsar Cambiar tamao de la tabla aparece un cuadro de dilogo donde se debe seleccionar un nuevo
rango, si se necesita modificar sus dimensione .
Otra opcin que permite cambiar el rango es mediante la flecha que se ubica en la celda inferior derecha
de la tabla. Al hacer un clic sostenido sobre ella y arrastrar el mouse, ampliando o reduciendo el tamao
de la tabla.
Tener presente que no es posible cambiar las dimensiones de la tabla en sentido horizontal y vertical al
mismo tiempo, sino que debemos hacerlo en dos pasos: primero, vertical u horizontal, y luego, en la otra
direccin.
6.2.2. Herramientas
Dentro de este grupo tenemos tres opciones:
Resumir con tabla dinmica: permite crear un informe de tabla dinmica a partir de una tabla que
hayamos generado, de un rango o desde datos externos a Excel. Luego de seleccionar una de
estas opciones, debemos indicar la ubicacin.
Quitar duplicados: al pulsar esta opcin, se abre un cuadro de dilogo donde tenemos que
seleccionar las columnas en las cuales queremos buscar los valores duplicados. Excel quita de la
tabla las filas ompletas que contengan valores repetidos.
Convertir en rango: transforma una tabla en un conjunto de datos. Antes de hacerlo nos preguntar,
mediante una advertencia, si deseamos volver a un rango normal. Aunque se elimina la estructura
de tabla, el conjunto de datos conserva los colores de relleno.
Tambin podemos realizar esta tarea haciendo un clic derecho sobre la tabla y seleccionando
Tabla/Convertir en rango.

6.2.3. Datos externos de tabla
Dentro de este grupo la nica funcin activa es Exportar, con la cual podemos trasladar nuestra tabla
a una pgina web, por ejemplo. Las dems opciones Actualizar, Propiedades del rango de datos, Abrir
en el explorador y Desvincular se utilizan nicamente cuando el contenido de la tabla proviene de una
fuente externa.
6.2.4. Opciones de estilo de tabla
Estas opciones se dividen en dos grupos: las que modifican el formato de las filas y las que cambian el
formato de las columnas.
Fila de encabezado y Filas con bandas: se encuentran seleccionadas de forma predeterminada por
Excel. Al activar Fila de totales, aparece una fila al final de la tabla que permite obtener la suma,
el promedio o el valor mximo, entre otras funciones, de las columnas que poseen tanto valores
numricos como no numricos.
Primera columna y ltima columna: aplican un color de relleno ms oscuro que el resto de las
columnas a las columnas inicial y fina , respectivamente.
Columnas con bandas: aplica un color de relleno ms oscuro a las columnas de la tabla de manera
intercaladas.
6.2.5. Estilos de tablas
Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte elegante es escogiendo uno de
los estilos predefinido , disponibles en la pestaa Diseo de la tabla
Al pasar el mouse por encima de cada uno, se obtiene una vista previa de cmo quedar la tabla
con la combinacin de colores elegida. Desde Nuevo estilo de tabla se puede crear un nuevo estilo
modificando el formato de los diferentes elementos que la componen, pero no es posible cambiar ni el
tipo ni el tamao de la fuente.

6.3. Ordenar y filtrar tablas
Cada encabezado de columna de una tabla en Excel tiene un botn de flecha en su extremo derecho el
cual es conocido como el botn de filt o y cuando hacemos clic sobre l se muestran diferentes opciones
para ordenar y filt ar datos en Excel. (Ortiz, 2015)
6.3.1. Ordenar una tabla
Al pulsar el botn de filt o en el encabezado de una columna se presenta algunas opciones de ordenacin
de datos. Al aplicar un criterio de ordenacin a una tabla de Excel las filas se reorganizarn de acuerdo
al contenido de la columna por la cual estamos ordenando. Si la columna contiene datos de tipo texto,
entonces podremos ordenar los valores de A a Z (alfabticamente) o de Z a A.
Ejemplo
Dada la siguiente tabla ordenar la columna alfabticamente de la A-Z
La siguiente imagen indica el proceso para ordenar
El resultado se puede observar en la siguiente imagen

Fig. 20. Ordenar la columna clientes de alfabticamente de A-Z
6.3.2. Filtrar una tabla
Filtrar datos en una tabla de Excel consiste en desplegar solamente aquellas filas que cumplen con los
criterios especificado . Los datos de la tabla no son eliminados ni alterados sino que solamente se ocultan
a la vista. Las opciones de filt ado se muestran tambin al pulsar el botn de flecha que se encuentra al
lado de los encabezados de columna.
En la siguiente imagen se observa las opciones de filt ado que Excel provee cuando la columna tiene
datos de tipo texto. La opcin Filtros de texto muestra varias opciones a elegir como Es igual a, Comienza
por, Contiene, etc. Cualquiera de estas opciones mostrar el cuadro de dilogo Autofilt o personalizado
que nos permitir indicar el detalle del filt o que deseamos aplicar.
El cuadro de dilogo permite especificar dos condiciones para una misma columna y elegir si se desea
que se cumplan ambas o solamente una de ellas. Al hacer clic en el botn Aceptar se aplicar el filt o a
los datos. En la siguiente imagen se presenta el resultado de filt ar la informacin de la columna Salas
donde el criterio es igual a A

Para quitar un filt o de una tabla de Excel se tiene dos opciones:
Hacer clic sobre el botn de filt o y seleccionar la opcin Borrar filt o de y se eliminar el filt o de
dicha columna.
Si se desea borrar con un solo clic todos los filt os aplicados a una tabla se desea ir a Inicio >
Modificar > O denar y filt ar > Borrar.
6.3.3. Buscar datos
La herramienta Buscar, presente en el men desplegable a continuacin del grupo de opciones de

filt ado, permite buscar un dato concreto. A medida que vamos escribiendo una palabra en la barra
de bsqueda, los datos que no coinciden con ella van desapareciendo del panel de seleccin ubicado
debajo.
En el panel de seleccin figu an todos los valores existentes dentro de la columna, as como tambin las
celdas vacas y aquellas que contengan errores (N#A!, #REF!, etc.).
6.4. Formato de tablas
En esta seccin se revisar una herramienta que permite en un solo paso, darle a un rango de celdas un
aspecto de tabla profesional, con bordes, colores de relleno y formatos de fuente y nmeros.
6.4.1. Aplicar formato
Pasos para aplicar formato de tabla:
Seleccionar un rango de celdas
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en Dar formato como tabla.
Se presenta un men con los estilos predefinido .
Elegir uno y hacer clic sobre l.
Se presenta un cuadro de dilogo que mostrar el rango que habamos seleccionado, en el cual se
debe indicar si la tabla tiene encabezados.
Finalmente pulsar Aceptar.
Se observa que Excel, adems de asignar un formato, aade a nuestras celdas propiedades de
tabla. Entonces, desde las flechas que aparecen en cada uno de los encabezados, como vimos
anteriormente, podemos ordenar los datos y filt arlos segn diferentes criterios.
Si no se desea que el rango se transforme en una tabla, se debe presionar el botn derecho del
mouse sobre alguna de las celdas y seleccionar del men la opcin Tabla y, luego, Convertir en
rango.

6.4.2. Crear y eliminar un nuevo estilo de tabla
Pasos para crear y eliminar un nuevo estilo de tabla:
Ir a Dar formato como tabla y hacer clic en Nuevo estilo de tabla
Se abrir el cuadro Nuevo estilo rpido de tabla, donde debemos ingresar un nombre para el nuevo
estilo.
Seleccionar Elemento de tabla, presionar el botn Formato para realizar las modificaciones que se
desea y, luego, Aceptar.
Repetir el mismo proceso con cada uno de los elementos de la tabla que queremos modificar y, al
finaliza , pulsamos Aceptar.
El nuevo estilo de tabla pasar a integrar la galera de estilos y se ubicar dentro del sector
Personalizada.
Para eliminar un estilo creado, con el botn derecho del mouse hacemos clic sobre el y luego
pulsamos Eliminar.
6.4.3. Duplicar estilo
Si se desea crear un estilo basndonos en uno existente, pulsar Dar formato como tabla, elegir el estilo,
hacer clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin Duplicar. Se abrir el cuadro de dilogo
Nuevo estilo rpido de tabla, donde se indica un nombre y realiza las modificaciones deseada .
7. Mdulo 6 Grficos
Los grfi os facilitan la lectura de los datos, ayudan a evaluar y comparar los distintos valores de una hoja
de clculo, quien ve un grfi o entienda de modo simple rpida informacin contenida en los valores de
la tabla que le dio origen.
7.1. Introduccin a los grficos
7.1.1. Crear un grfico
Seleccionar el rango donde se encuentran los valores numricos.
Ir a la ficha Insertar, luego a la opcin Grfi os
Hacer clic sobre el botn del tipo de grfi o que se desea insertar y se mostrar un men donde
debers seleccionar el grfi o deseado.
Fig. Tipo de grfi os

Luego de crear el grfi o, se puede acceder a una nueva opcin del men superior, denominado
Herramientas de Grfi os, compuesta por 2 sub-secciones: diseo y formato.
Fig. Herramientas de grfi os las que permiten dar un diseo y formato al grfi o creado
7.1.2. Partes de un grfico
Fig. Partes de un grafi o (Ortiz, 2015)
rea del grfi o: Contiene todas las partes de un grfi o y se identifica fcilmente porque de
manera predeterminada Excel coloca un borde alrededor de dicha rea.
rea de trazado: El rea de trazado es especial porque es el rea donde se dibuja el trazo de las
series de datos, que es el elemento ms importante de un grfi o
Ttulo del grfi o: A travs del ttulo del grfi o podemos dar una descripcin general del tipo de
informacin desplegada.
Ejes: Los ejes son la referencia a travs de la cual se mide y se cataloga los datos mostrados en el
grfi o. El eje horizontal generalmente contiene las categoras de los datos mientras que el eje
vertical tendr las medidas de los valores mostrados.
Ttulos de ejes: Cada eje puede tener un ttulo que nos ayude a conocer la naturaleza de los ejes.

Lneas de cuadrcula: Las lneas de cuadrcula son una ayuda visual que facilita relacionar cada
valor de la serie de datos con la escala del eje vertical.
Serie de datos: Son los elementos que representan grficame te los datos y de acuerdo al tipo de
grfi o elegido pueden ser barras, lneas, burbujas, etc.
Leyenda: Permite identificar adecuadamente las series de datos en caso de tener ms de una serie
desplegada en el grfi o.
Etiquetas de datos: A travs de las etiquetas de datos se puede mostrar el valor numrico asociado
a cada uno de los puntos de la serie de datos. Es posible modificar esta etiqueta para desplegar el
nombre de la categora o el nombre de la serie.
Al seleccionar el grfi o y luego en el icono + se presentan los elementos donde se puede agregar o
quitar elementos as como lo indica la siguiente figu a.
Fig. Elementos de grfi o
7.2. Tipos de grficos
Excel proporciona once tipos de grfi os que se puede emplear para representar diferente clase de
informacin, la presentacin puede ser en 2D y 3D. A continuacin se detalla cada uno de ellos.
7.2.1. Grfico de columnas
Un grfi o de columnas muestra una serie como un conjunto de barras verticales agrupadas por
categoras. Los grfi os de columnas resultan de gran utilidad para mostrar los cambios que se producen
en los datos a lo largo del tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos. Sus opciones se
encuentran clasificadas en
7.2.2. Grfico de lneas
Los grfi os de lneas muestran una serie como un conjunto de puntos conectados mediante una sola
lnea. Los grfi os de lneas se usan para representar grandes cantidades de datos que tienen lugar
durante un perodo continuado de tiempo.
7.2.3. Grfico circular
Los grfi os circulares y los grfi os de anillos muestran los datos como una proporcin del total. Los
grfi os circulares se usan normalmente para realizar comparaciones entre grupos.

Los grfi os circulares y de anillos, junto con los grfi os piramidales y de embudo, forman parte de un
grupo de grfi os conocidos como grfi os de formas.
7.2.4. Grfico de barras
Los grfi os de barras en Excel son una excelente opcin para esas ocasiones en las que necesitamos
mostrar las diferencias entre los datos, para detectar alguna tendencia o para remarcar las similitudes o
contrastes en la informacin. En este tipo de grfi o, la longitud de cada barra representa la magnitud de
los datos asociados por lo que es muy fcil comparar visualmente cada una de ellas.
A continuacin se presenta un ejemplo de los tipos de grfi os.
Fig. Grfi os de columnas
7.3. Ejes y lneas de divisin
7.3.1. Los ejes
Son las lneas sobre las que se sita el grfi o. La mayor parte de los grfi os tienen un eje horizontal,
llamado eje X o eje de categoras. Y un eje vertical, llamado eje Y o eje de los valores. Hay un tercer eje
Z o eje de series, que seala la profundidad y aparece en los grfi os en 3D.
Los ejes verticales, presentan los valores numricos en una escala uniforme.
Los ejes horizontales, muestran los textos de las categoras.
7.3.2. Las lneas de divisin
Son tiles para mostrar con mayor precisin en el rea de trazado, la interseccin con los ejes X e Y, o
para mostrar el grfi o en un plano cartesiano.
Existen dos tipos: verticales y horizontales.
Los dos tipos tienen lneas principales y secundarias. Las lneas de divisin horizontal principales, van
desde los valores de la escala y las lneas de divisin horizontal secundarias, muestran los valores de los
datos de la serie.

7.3.3. Personalizacin de ejes y lneas
Los ejes y las lneas que componen el rea grfi o son personalizables de tal forma que el usuario no
solamente podr elegir si desea mostrarlas u ocultarlas sino tambin modificar su apa iencia.
Para cambiar, se hace doble clic sobre un eje o sobre una lnea de cuadrcula, se abrir un panel sobre la
derecha de la ventana donde se muestran opciones para la configu acin de estos elementos.
7.4. Rtulos y leyendas
Facilitan la interpretacin de los datos representados en los grfi os. Los ejes de los grfi os, adems
de los nombres de las categoras y los valores de las series, pueden tener rtulos. Tenemos tambin las
leyendas, que identifican cada una de las se ies.
7.4.1. Rtulos
Son los ttulos de cada eje de un grfi o. Son muy tiles para que podamos ver a simple vista lo
que se representa en cada eje. Es recomendable, escribir siempre el rtulo del eje vertical, donde
tenemos los valores numricos, para poder interpretar correctamente la informacin.
7.4.2. Leyenda
Son los ttulos que posee cada serie. Son tiles cuando tenemos ms de una serie, porque as los
identifica emos fcilmente en el grfi o. Se representan con un color, que tiene que coincidir con el color
de la serie en el grfi o, y con su respectivo nombre.
7.4.3. Diseo rpido
Se puede lograr un diseo rpido utilizando la herramienta Diseos de grfi os, que se encuentra en la
ficha Diseo de las Herramientas de grfi os. All existen estilos predefinidos que incluyen ttulos, rtulos
y leyendas, combinados de diferente manera y ubicados en distintas posiciones.

8. Mdulo 7 Excel y su relacin con Internet
En la actualidad gracias al avance de la tecnologa se puede acceder a los archivos desde cualquier
dispositivo que tenga conexin a Internet, editarlos en lnea e, incluso, compartirlos con otros usuarios
aunque no tengan instalado Excel en sus equipos o la misma versin la misma versin en la que fue
creado el libro
8.1. Almacenamiento online
En Excel 2013 existen herramientas que permiten almacenar y acceder a la informacin que se necesita
tener disponible en cualquier momento y en cualquier lugar. Adems permitiren trabajar en forma
colaborativa con otros usuarios. Seguidamente, el detalle de cada una de ellas
8.2. Guardar en SkyDrive
Esta herramienta es un servicio en lnea de Microsoft que nos permite subir archivos desde una
computadora y almacenarlos en la nube, adems de compartirlos con otros usuarios, ya que ofrece la
posibilidad de otorgar permisos de acceso, tanto para lectura como para edicin.
En este espacio podemos guardar cualquier formato de archivo, y tambin ofrece la posibilidad de crear
y editar en lnea documentos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote, a travs de la plataforma Office
Web Apps, sin ningn costo solo con tener una cuenta de Windows Live.
Los siguientes pasos indican el proceso para guardar un archivo en esta herramienta:
Abrir el archivo e ir a la ficha rchivo y hacer clic en Guardar como.
En el panel izquierdo de la Vista Backstage seleccionar la opcin SkyDrive y en el panel derecho se

observa que se busca nuestra cuenta de Windows Live.
Al usar por primera vez se requiere ingresar un nombre de usuario y contrasea.
En panel derecho se configu a las opciones para que una copia del libro se guarde en esta
ubicacin.
Fig. Guardar en SkyDrive

8.3. Guardar en SharePoint
Es un servicio compartido que permite guardar libros de Excel 2013 para que otros usuarios puedan
obtener acceso a todo el libro o a algunas de sus partes desde Internet para editarlos o para una lectura,
este servicio es de gran utilidad para las empresas. Ofrece la ventaja de poder acceder a los datos
publicados sin necesidad de tener instalado Excel en el equipo local de cada usuario. Tambin es til
para mantener una copia de un libro completo o de una hoja de clculo en una ubicacin central y
segura.
Para guardar un libro en este servidor, vamos a la ficha Archivo y hacemos clic en Guardar como; en el
panel central pulsar en Agregar un sitio si es la primera vez que iniciamos sesin en este servidor, luego,
en el panel derecho seleccionamos la opcin Office 365 SharePoint.
La primera vez que se inicia sesin se debe indicar la direccin de correo que se va a utilizar.
8.4. Enviar libros por e-mail
Para enviar los libros de Excel a travs del correo electrnico, primero se debe tener configu ado un
gestor de correo en el computador, como Outlook, Thunderbird o LotusNote. Luego, abrir el libro que se
desea compartir, e ir a la ficha Archivo y hacer clic en Compartir/Correo electrnico y en el panel derecho
elegimos alguna de las siguientes opciones:
Enviar como datos adjuntos: se adjuntar una copia del libro en un mensaje de correo electrnico.
Enviar un vnculo: si el libro de Excel est guardado en un sitio compartido, como SkyDrive o
SharePoint, se crear un mensaje de correo electrnico que contiene un vnculo a la ubicacin del
archivo.
Enviar como PDF: es similar a Enviar como datos adjuntos, pero adjunta el archivo en formato PDF
Enviar como fax de Internet: Permite enviar el libro de Excel por fax, aunque no dispongamos de
un equipo de este tipo. Para utilizar esta opcin solo necesitamos tener una subscripcin a un
proveedor de servicios de fax o disponer de un software de fax y una conexin a Internet o un
mdem-fax.
8.5. Invitar a personas
Otra forma de compartir archivos de Excel a travs de Internet es a travs de la opcin Invitar a
personas accesible a travs del men Archivo/Compartir. Una vez aqu debemos indicar la direccin
de correo del destinatario y elegir si este podr ver solamente el archivo o si tambin tendr permiso
para modificarl .
8.6. Compartir en redes sociales
Microsoft ha diseado el paquete Office para la integracin con las redes sociales que actualmente es
fenmeno mundial. Se puede compartir los libros de Excel en las redes sociales ms utilizadas: Facebook,
Twitter, LinkedIn, Flickr y Google, entre otros. Para comenzar ingresamos en el men Archivo, elegimos la
opcin Compartir y luego Compartir en redes sociales. Si nuestra cuenta de correo an no est asociada a
ninguna red social debemos utilizar el vnculo Haga clic aqu para conectar las redes sociales situado en
el apartado derecho de la Vista Backstage.

8.7. Vnculo de uso compartido
Otra forma de compartir archivos es a travs de un vnculo que nos lleve al documento en SkyDrive.
De esta forma, el destinatario recibir un correo indicndole cul es el link que lo lleva al archivo que
deseamos compartir. Para utilizar esta funcin se debe desplegar el men Archivo, elegir la opcin
Compartir y luego Obtener vnculo de uso compartido. De esta forma, en el apartado derecho de la Vista
Backstage se indica si se desea enviar un vnculo para que solamente se pueda ver el archivo o si tambin
deseamos que lo puedan modifica .

9. BIBLIOGRAFA
Informatica, A. d. (14 de 10 de 2015). Academia de Informatica. Obtenido de http://www.

academiainformatica.org/curso/excel-2013/portapapeles
Ortiz, M. (10 de 10 de 2015). Excel Total. Obtenido de Excel Total: https://exceltotal.com/partes-de-un-

grafi o-en-excel-2013/
Annimo; coordinado por Gustavo Carballeiro Excel 2013. Gua para el usuario, Buenos Aires


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MATERIAL DE USO DIDCTICO PARA ESTUDIANTES DE LA UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA,

La Universidad Catlica de Loja

UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA

ISBN digital - 978-9942-04-992-6

2. MODULO 1 Primeros pasos en Excel 2013........................................................................... 6

3. MODULO 2 TRABAJAR CON DATOS...................................................................................... 14

4. Mdulo 3 Trabajar con libros.............................................................................................. 32

8. Mdulo 7 Excel y su relacin con Internet........................................................................... 70

Microsoft Excel 2013 es una de las mejores hojas de clculo

La presente gua trata de los temas bsicos que le permitan al usuario

Es uso de esta gua implica que el usuario trabaje con la herramienta

2. MODULO 1 Primeros pasos en Excel 2013

2.1. Qu es Excel 2013?

2.1.1. Iniciar el programa

1. Clic en el botn iniciar

2. Elegir todos los programas

3. Ir a Microsoft office 2013

4. Dar clic en Excel 2013

Figura1. Iniciar el programa

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2.1.3. Plantillas de clculo

1. Realizamos los pasos descritos anteriormente para llegar a la pantalla de la figu a 1

3. Escogida la plantilla se abrir en Excel un libro que ya contiene informacin

Para crear plantillas propias seguimos los siguientes pasos

2. Hacer clic en la pestaaArchivo.

3. Elegir la opcinGuardar como...

4. Escribir el nombre de la plantilla en el recuadroNombre de archivo.

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Figura3: guardar plantillas

2.2. Conocer el entorno

2.2.1. Barra de ttulo

2.2.2. Barra de herramientas de acceso rpido

Est ubicada en la parte superior izquierda de la ventana de la aplicacin,

2.2.3. Cinta de opciones

Se encuentra en la parte superior de la ventana se compone de varias fichas o pginas, de forma

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2.2.4. Barra de formulas

2.2.5. Men archivo

Esta ficha se distingue de las dems

2.2.6. Barra de estado

Se ubica en la parte inferior de la ventana de la aplicacin. En el sector izquierdo muestra informacin

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la visualizacin de ms informacin en la barra de estado utilizamos el men Personalizar barra de estado

2.3. rea de trabajo

2.3.1. Componentes del rea de trabajo

Figura4: rea de trabajo

6. Celda activa: es la celda seleccionada.

La Universidad Catlica de Loja

2.3.2. Herramienta Zoom

Existen tres formas de hacer zoom sobre la hoja de clculo.

1. Utilizar el control deslizante ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana.

2.3.3. Desplazamiento por las hojas de clculo

3. Escribir la referencia de la celda en el cuadro de nombres, ubicado a la izquierda de la barra de

2.4. Trabajar con archivos

Ir a Archivo/Opciones/General y en la seccin Al crear nuevos libros/Incluir este nmero de hojas indicamos

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Figura5: Cambiar el nmero de hojas al crearse un libro

2.4.1. Guardar libros

1. Dar clic en Archivo

4. Al hacer clic sobre Equipo, dar clic en el botn Examinar.

6. Para finaliza , clic en Guardar.

Para guardar los cambios de un libro se realiza los siguientes pasos: