Trazabilidad en Calidad

El concepto de trazabilidad es de una gran importancia en los Sistemas de

Gestin tradicionales como ISO 9000-2015 que nos habla de la necesidad de una
trazabilidad para garantizar la calidad y de los emergente como en seguridad
alimentaria. Seguridad

Por ello, aqu se responde a las preguntas mas frecuentes con respecto al
concepto:

Qu es trazabilidad y en qu consiste?
Se define trazabilidad como: aquellos procedimientos preestablecidos y
autosuficientes que permiten conocer el histrico, la ubicacin y la trayectoria de
un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un
momento dado, a travs de herramientas determinadas.

En pocas palabras podemos decir que la trazabilidad es la capacidad de seguir un

producto a lo largo de la cadena de suministros, desde su origen hasta su estado
final como artculo de consumo.

Dicha trazabilidad consiste en asociar sistemticamente un flujo de informacin a

un flujo fsico de mercancas de manera que pueda relacionar en un momento
dado la informacin requerida relativa a los lotes o grupos de productos
determinados.

Existen varios tipos de trazabilidad?

S, podemos considerar 3 tipos distintos de trazabilidad:

Trazabilidad ascendente (hacia atrs): saber cuales son los productos que son
recibidos en la empresa, acotados con alguna informacin de trazabilidad (lote,
fecha de
caducidad/consumo preferente), y quienes son los proveedores de esos
productos.
Trazabilidad interna o trazabilidad de procesos: Trazabilidad dentro de la propia
empresa.
Trazabilidad descendente (hacia delante): saber cuales son los productos
expedidos por la empresa, acotados con alguna informacin de trazabilidad (lote,
fecha de caducidad/consumo preferente) y saber sus destinos y clientes.

Quines deben de cumplirla en la cadena de suministro y en qu sectores?

A partir de cuando ser obligatoria?
Deben de cumplirla todas las partes de la cadena de suministro (proveedores,
operadores logsticos, distribuidores), debe existir un sistema que relacione el
producto final con el origen del mismo y los procesos en que ha estado
involucrado. Se debe de cumplir en aquellos sectores en que se trabaje con
alimentos, piensos, animales destinados a la produccin de alimentos y de
cualquier otra sustancia destinada a ser incorporada en un alimento o pienso, o
con probabilidad de serlo
Dicha trazabilidad entrar en vigencia y es obligatoria a partir del 1 de enero del
2005.

Qu ventajas aporta la trazabilidad y quines se benefician de ella?

El seguimiento de la cadena de suministro supone una serie de beneficios y
mejoras prcticas como pueden ser la garanta de la entrega exacta y la mejora y
agilizacin del proceso asociado a la expedicin y recepcin de la mercanca.
Podemos afirmar que todos los eslabones se beneficiaran del proceso de
trazabilidad, ya que supone:
Control individualizado por partida y lote
Mejora de la gestin de Stocks y Producto almacenado
Controlar la evolucin del producto. Herramienta fundamental del sistema de
calidad
Permite detectar, acotar y analizar problemas con gran celeridad.
Retirar selectivamente productos con alguna incidencia.

Un sistema de trazabilidad bien implantado permite en caso de una crisis

alimentaria acortar el tiempo de reaccin lo que disminuye los costes y la
produccin a retirar.

Qu normativa existe en materia de trazabilidad?

Dentro de la normativa existente en materia de trazabilidad encontramos
disposiciones de carcter horizontal, que afectan a todos los productos
alimenticios y, en su caso, a los piensos, as como otras de carcter vertical, que
marcan normas para grupos especficos de productos.

Entre las normas de carcter horizontal, cabe destacar el Reglamento n

178/2002, y en concreto su artculo 18.

Aparte existen disposiciones de carcter vertical que contemplan obligaciones

relativas a la trazabilidad que afectan a los siguientes productos:
La carne de vacuno
La leche y los productos lcteos
La pesca y los productos de la pesca
Los huevos
Los organismos modificados genticamente
Contis con un documento creado en los aos de obligatoriedad de la Trazabilidad
muy orientativo. Trazabilidad
Qu bases son necesarias para cumplir con la legislacin de trazabilidad?

Son 3 bases fundamentalmente:

1) Registro de Informacin: cada agente involucrado en la cadena de
suministro debe disponer de un sistema informtico preparado para poder
generar, gestionar y registrar la informacin de trazabilidad necesaria en
cada momento (entendiendo como informacin de trazabilidad los lotes y/o
fechas asociados a cada producto).

2) Correcta identificacin de mercancas y caractersticas asociadas:

Todas las Unidades de Consumo estn codificadas y simbolizadas con un
cdigo EAN
13 que las identifique de forma individual.
Todas las Unidades de Consumo tienen impresas la fecha de caducidad o
consumo preferente y/o nmero de lote.
Todas las Unidades de Expedicin (paletas y/o cajas) estn codificadas
con un cdigo
EAN 13/EAN 14 que las identifica como agrupacin y tienen impreso el lote
y/o fecha de caducidad o consumo preferente. Este cdigo de agrupacin
se simboliza con un cdigo EAN 128 que permite asignar caractersticas
variables al producto (lotes, fechas) y permite automatizar la captura de
datos de trazabilidad y su registro.
3) Transmisin: La transmisin de la informacin de trazabilidad necesaria
(nmero de lote) al siguiente agente de la cadena de suministros.

7. Qu informacin es conveniente registrar?

Qu: registrar qu productos se han recibido o se han expedido.
Quin: registrar de quin se han recibido o a quin se han expedido los
productos.
Cundo: registrar la fecha en la que se recibieron o se expidieron los productos.
Informacin trazabilidad: registrar alguna informacin de trazabilidad (lote
y/o fecha de caducidad/consumo preferente) que permita acotar el riesgo.

Es obligatorio el uso del EAN 128 en trazabilidad? Y del EDI?

Nunca se puede decir que el EAN 128 y el EDI sean herramientas obligatorias
para la trazabilidad, pero s que es til ya que:

Con el EAN 128 se consigue automatizar la captacin de informacin, y se

asegura el seguimiento de los envos a lo largo de la cadena de suministro
mediante el SSCC (nmero de matrcula del bulto)

Los Mensajes EDI EANCOM: Con la utilizacin del mensaje Aviso de

Expedicin (DESADV) se permite informar con antelacin al receptor del contenido
exacto de la expedicin as como la comunicacin de la informacin necesaria
para garantizar la trazabilidad.
Una ventaja adicional de estas 2 herramientas es que son herramientas
estndares y por lo tanto entendibles para todos los agentes o eslabones de la
cadena de suministro.

Tambin se puede tener implantado un sistema de trazabilidad con soluciones

manuales.

El problema aparece cuando el nmero de operaciones logsticas es elevado,

pues pasa a ser un sistema altamente basado en la mano de obra y por supuesto
no eficiente al no poder ser automatizado.

Es lo mismo trazabilidad que seguridad alimentaria?

No, aunque la trazabilidad es una herramienta clave para conseguir una mayor
seguridad alimentaria, no son trminos equivalentes. Es posible que un producto
perfectamente trazado no sea seguro, lo que permitir su rpida retirada si se
tiene un buen sistema de trazabilidad implantado.

Qu nivel de precisin de trazabilidad ha de tener una empresa?

No est establecido un nivel de precisin concreto (a nivel de unidad de consumo,
de caja). Este nivel de precisin depende de la empresa, y estar condicionado
por limitaciones econmicas y tcnicas inherentes a todos los procesos, debiendo
equilibrar la ecuacin entre coste y beneficio.
Lo que es seguro es que cuanta ms precisin existe, ms acotado est el posible
problema y menor ser la cantidad de producto que se deber de retirar o
inmovilizar.

Entendemos por informacin de trazabilidad nicamente el lote?

No obligatoriamente pues la legislacin no lo menciona explcitamente. Dentro del
Comit de Seguridad Alimentaria (CSA) de AECOC se decidi que la informacin
de trazabilidad es el lote y/o fecha de caducidad/consumo preferente, es decir s
debera figurar como mnimo uno de estos datos en la etiqueta o documento
alternativo (albarn, factura), aunque idealmente deberan ser todos los que
existan para un determinado producto.

Es obligatorio poner el lote o informacin de trazabilidad en el albarn

papel?
No, la ley menciona que las entregas de mercanca deben estar acompaadas por
un documento o etiqueta equivalente con informacin de trazabilidad, pero no
establece si el documento es el albarn, la factura o la propia etiqueta. Est claro
que la transmisin adecuada de la informacin es fundamental para una correcta
trazabilidad, por lo que cuanta ms informacin (lote y fecha de
caducidad/consumo preferente) y en ms medios (etiqueta y albarn) ms se
facilitar la labor al siguiente eslabn de la cadena.

Durante cunto tiempo se ha de mantener registros de informacin de

trazabilidad?
No est detallado por la legislacin RE 178/2002, pero intuitivamente se puede
considerar que el tiempo de registro de informacin debe ser equivalente al de la
vida til o existencia de stock en el mercado, ms un periodo adicional de 6
meses. Hay que prestar especial atencin a los productos susceptibles de ser
sometidos a uno o varios sistemas de conservacin (congelacin) y/o
transformacin (esterilizacin, secado)que prolongan la vida til de los mismos.

En estos casos, que el periodo de archivo no depende de la vida til del producto
porque podr verse prolongada segn los procesos a los que sea sometido, el
tiempo de conservacin de los registros debe ser de 5 aos que es el tiempo que
se considera adecuado dentro del Grupo de Trabajo de la Comisin Europea a
efectos de desarrollo y aplicacin del Reglamento 178/2002.

Se cumple trazabilidad implantando simplemente el EAN 128? Es lo

mismo un sistema de etiquetado que un sistema de trazabilidad?

No, el EAN 128 es una herramienta que facilita la trazabilidad y permite

representar en barras las caractersticas variables del producto (lotes, fechas)
pero si no existe trazabilidad de procesos o los datos que represento no son
correctos o son inventados, la informacin que pueda plasmar en la etiqueta no
ser veraz y no existir un sistema de trazabilidad correcto.

Por lo tanto se puede afirmar que no es lo mismo un sistema de etiquetado que un

sistema de trazabilidad, ya que se puede tener un sistema de etiquetado perfecto
pero que la informacin que se represente en l sea incorrecta o inventada.

Cules son los puntos crticos o a tener especial atencin a la hora de

implantar un sistema de trazabilidad?
Se debe tener especial atencin a:
La mezcla de lotes en palets
Picos en palets
Copacking comaking
Graneles y silos
Control de lotes en las devoluciones
Errores en captura y traspaso de informacin.
Traspasos entre tiendas o almacenes.
 Qu significa realmente Trazabilidad?
La mayora de definiciones de trazabilidad que circulan por internet son a mi parecer un
poco ambiguas y no siempre se entienden demasiado bien. As que, aqu intentar definirla
de una manera un poco ms sencilla y directa.

"La Trazabilidad consiste en poder decir de cualquier producto, que artculos lo componen
y en que proporciones. A que proveedor compraste cada una de esas materias primas con
las que el producto ha sido elaborado y finalmente el detalle de los clientes a los que has
enviado cada lote de producto que haya pasado por tu empresa."

Por esa misma estructura, la Trazabilidad se divide en 3 bloques.

La llamada "Trazabilidad hacia atrs" que se corresponde con saber el origen de cada
producto o componente. La "Trazabilidad de proceso" que consiste en saber la composicin
detallada de cada elaborado y la "Trazabilidad hacia delante" que se basa en saber a que
clientes has enviado cada lote de producto que has servido desde tu empresa.

A quienes afecta esta ley?

Todos aquellos sectores dedicados a la alimentacin humana o animal, as como toda la

industria de envases, aditivos, recubrimientos, gases o cualquier otro componente que est
en contacto directo con el alimento en su packaging estn obligados a mantener la
trazabilidad de sus productos por la directiva europea EC178/2002. Tambin la industria
farmacutica y cosmtica.

Qu cambios implica en tu trabajo cotidiano?

En los prximos prrafos te explicar las implicaciones y cambios que esta imposicin
legal provoca sobre los procesos productivos de una planta genrica. Si quieres que te enve
tambin un documento especfico de cmo y donde necesitaras haces estos ajustes en tu
sector productivo, rellena el formulario de la derecha marcando el sector al que pertenece tu
empresa y te lo enviaremos tambin encantados.

Dependiendo un poco de la estructura de procesos de tu planta, los procedimientos que

necesitars revisar pueden ser muchos y diversos. Para simplificar todo, mi recomendacin
es que te centres en dejar un registro bsico de los ms importantes movimientos de
productos que suceden en tu planta y que estos registros sean lo ms simples posible y
similares entre si para todas las secciones. Los tres grandes bloques de movimientos en los
que debers centrarte son; la recepcin de materias primas provenientes de proveedores, el
trasiego de materiales hacia los centros de trabajo/elaboracin de la planta o provenientes
de ellos como elaborados y la expedicin de productos que efectas desde tu empresa hacia
tus clientes.

Cmo son los procedimientos de inspeccin?

Las inspecciones de Trazabilidad en la empresa, solicitan una larga lista de requerimientos

diseados para verificar que tienes un nivel determinado de control sobre tu trazabilidad.
Algunos de estos requerimientos son; comprobar que tienes etiquetados y diferenciados los
distintos lotes de un mismo producto en tus cmaras o almacenes, que puedes entregar las
listas de referencias y lotes de cada materia prima utilizados en los elaborados que hayas
producido en tu planta, listas de histricos de trazabilidad hacia delante y hacia atrs de
algunos lotes de producto hayas servido a tus clientes, etc.

Si analizas estos requerimientos, vers que todos estn hechos pensando en simplificar el
trabajo de sus inspectores en la planta. Y precisamente ah esta el secreto, porque t debes
enfocarlo justo al revs. Tu enfoque debe ser "como puedes hacer eso mismo de la
manera ms cmoda para el funcionamiento de mi planta y mis procesos productivos."

Cmo puedes implementarla en tu empresa sin sobrecargar de coste tu producto?

Si enfocas mal este concepto clave en la implementacin de tu trazabilidad, e intentas

preparar directamente la documentacin que te solicita la inspeccin sin atacar la cuestin
en la raz. La trazabilidad ser para ti un suplicio de burocracia interna y coste que
terminar sobrecargando el precio al que puedes sacar tu producto al mercado.
Si por el contrario abordas el asunto de la manera adecuada, con registros sencillos sobre
las operaciones bsicas de tu proceso productivo, vers como la trazabilidad puede traer
consigo importantes beneficios para tu planta en forma de enormes incrementos de
rentabilidad.

El ms directo de estos beneficios es la potente reduccin de mermas en materias primas y

semielaborados que conseguirs al aumentar el control sobre lotes y caducidades que se
logra con la trazabilidad. Y esta es slo una de las bolsas de rentabilidad que se alcanzan,
cuando un proyecto de este tipo se enfoca correctamente.

Claves para conseguirlo en tu sector

En alimentacin hay enormes diferencias de funcionamiento entre los distintos tipos de

empresas que la componen. Los puntos clave para aunar trazabilidad y rendimiento en una
planta procesadora de pescado no son los mismos que en un obrador de panadera y
pastelera o en una crnica.

Si ste es un tema que te interesa, rellena el formulario de la derecha marcando el check

enviar doc. trazabilidad & rentabilidad y junto con el resto de documentacin detallada,
te enviaremos tambin el documento especfico sobre las claves para conseguir ese plus de
productividad justo en empresas de tu mismo modelo y sector productivo.

Por qu cedemos toda esta documentacin gratis?

En el Portal Internacional de la Trazabilidad hemos trabajado en este mbito, desde el inicio

de la ley en el ao 2002. Y durante este tiempo, hemos elaborado y recopilado centenares
de documentos especficos sobre el tema de trazabilidad y rentabilidad en cada uno de los
sectores productivos de la industria alimentaria.
Para nosotros no es un trabajo adicional el poder entregarte toda esta documentacin si la
necesitas. Es slo una simple recopilacin de algunos de los documentos que hemos ido
elaborando durante todo este tiempo. As es que, si adems de cumplir con nuestra labor de
formacin y difusin en el sector, podemos resultarte til de alguna manera, ser un placer
para nosotros hacerlo.