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Metodologa para la Deteccin de 711-DP-IO-001

Necesidades de Capacitacin de los
Servidores Pblicos de la SEP
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METODOLOGA PARA LA
DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN DE
LOS SERVIDORES PBLICOS DE LA SEP

2005
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Necesidades de Capacitacin de los
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CONTENIDO

1. Introduccin 3

2. Objetivo 3

3. Metodologas 4

3.1 Deteccin de Necesidades de Capacitacin de los

Servidores Pblicos en Puesto de Carrera 4

3.2 Deteccin de Necesidades de Capacitacin de los

Servidores Pblicos 7

ANEXO 10
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1. INTRODUCCIN

El presente documento explica la forma en que debe realizarse la Deteccin de Necesidades de Capacitacin
de los Servidores Pblicos en Puestos de Carrera y de los Servidores Pblicos.

La Deteccin de Necesidades de Capacitacin permite obtener informacin sobre las reas de oportunidad en
cuanto a conocimientos y habilidades, o bien en cuanto a capacidades de los Servidores Pblicos lo que
permite contar con informacin cualitativa y cuantitativa de las necesidades de capacitacin y desarrollo del
personal. Ayuda a determinar las necesidades de capacitacin. Permite obtener informacin para integrar el
Programa Anual de Capacitacin, tanto del Servicio Profesional de Carrera como el de la Dependencia..

La metodologa que se presenta a continuacin est dividida en: Deteccin de Necesidades de Capacitacin
de los Servidores Pblicos en Puestos de Carrera y Deteccin de Necesidades de Capacitacin de los
Servidores Pblicos, en cada apartado se desarrollan las etapas que se deben llevar a cabo para realizar la
Deteccin de Necesidades de Capacitacin.

2. OBJETIVO

Establecer la forma en que se debe llevar a cabo la Deteccin de Necesidades de Capacitacin dentro de la
Secretara de Educacin Pblica.
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3. METODOLOGAS:

De acuerdo a la Norma de Capacitacin de los servidores pblicos, los trabajadores de las Dependencias se
clasifican en: servidores pblicos y servidores pblicos en puestos de carrera, por lo que el mtodo para realizar
la Deteccin de Necesidades de Capacitacin vara segn las necesidades y requerimientos de cada tipo,
estas metodologas se desarrollan a continuacin.

3.1 DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN DE LOS SERVIDORES PBLICOS

EN PUESTOS DE CARRERA

Para poder aplicar la Deteccin de Necesidades de Capacitacin a los Servidores Pblicos en Puestos de
Carrera es necesario contar previamente con el perfil del puesto que incluye: misin, rango, descripcin de
funciones, capacidades gerenciales, tcnicas y el nivel de dominio requerido por el puesto para cada capacidad.
Los resultados obtenidos en la deteccin se comparan con el perfil del puesto de cada Servidor Pblico en
Puesto de Carrera identificando brechas, mismas que sirven para realizar el Plan Individual de Formacin.

La Direccin de Capacitacin y Desarrollo de Personal es la responsable de llevar a cabo esta deteccin a

travs de las siguientes etapas:

3.1.1 Planeacin de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin

Los tipos de capacidades que se diagnostican son:

Gerenciales o directivas: son los conocimientos, habilidades o actitudes que, de manera general y por
el nivel de responsabilidad, deben tener los servidores pblicos de carrera para el desempeo de sus
funciones.

Tcnicas especficas: se refieren a los conocimientos y habilidades de carcter tcnico-especializado

que son requeridos para el desempeo de un puesto en el sistema.

Tcnicas transversales: los conocimientos y habilidades que son tiles para la generalidad de los
puestos del Sistema, en aspectos o materias tales como nociones generales de la administracin
pblica federal, informtica, idiomas u otras.1

1
DOF. Reglamento de la Ley del Servicio Profesional de Carrera en la APF. Artculo 54.
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La Secretara de Educacin Pblica determin, con base en lo estipulado por la Secretara de la Funcin
Pblica, que la forma para realizar la deteccin de necesidades de capacitacin por tipo de capacidad es:

Gerenciales o directivas: Se seleccion el mtodo Personal Proficiency Profile (PPP) que permite
identificar y medir las competencias del factor humano y ayuda a identificar el desempeo del personal
asociando desempeo y comportamiento. Este mtodo permite diagnosticar competencias a travs de
la psicometra y esta conformado por cuatro cuestionarios los cuales son:

- Valores profesionales
- Proceso pensante
- Estilo gerencial
- Comportamiento

Tcnicas especficas: De acuerdo a la capacidad, nivel de dominio y comportamientos de cada perfil de

puesto se aplicara un cuestionario para el levantamiento de la informacin.

Tcnicas transversales: an no se determina el mtodo para diagnosticarlas.

En el siguiente cuadro se muestra un resumen de los mtodos a emplear.

Tipo de capacidad Mtodo

Gerenciales o directivas Personal Proficiency Profile (PPP)
Tcnicas especficas Cuestionario
Tcnicas transversales No se ha determinado mtodo

3.1.2 Aplicacin de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin

Para aplicar la Deteccin Necesidades de Capacitacin, se deber considerar lo siguiente:

A) Antes de la aplicacin:

1. Identificar a los servidores pblicos en puesto de carrera que asistirn a la deteccin de necesidades de
capacitacin.

2. Programar al servidor pblico en puesto de carrera para el diagnstico, considerando:

Nmero de servidores pblicos en puestos de carrera a programar por Unidad Responsable.

Sedes de aplicacin: total de sedes, cupo mximo, fechas y horarios disponibles.
Nmero de aplicadores: al menos uno por sede y/o uno por cada 15 personas.
Personal de apoyo: al menos uno por cada aplicador.

3. Elaborar lista de asistencia, por sede, horario y grupo

4. Notificar al servidor pblico en puesto de carrera de la fecha en que se deber contestar el diagnstico.
5. Preparar papelera y materiales de apoyo logstico, as como preparar la sede de aplicacin.
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La aplicacin de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin se debe aplicar en lnea, en caso de que se

presenten problemas tcnicos, podr ser manual.

B) Durante la aplicacin:

1. Asegurarse que las condiciones del lugar sean las adecuadas, es decir, que est iluminado,
limpio, con ventilacin y mobiliario en buenas condiciones.
2. Verificar que el equipo para realizar el diagnstico funcione segn los requerimientos tcnicos
de la aplicacin.
3. Registrar la asistencia del Servidor Pblico en Puesto de Carrera.
4. Dar a conocer el objetivo del diagnstico e instrucciones generales de cmo debern
contestarse los instrumentos.
5. Apoyar al Servidor Pblico en Puesto de Carrera en las dudas que tenga durante la aplicacin.
6. Una vez concluido el diagnstico verificar que los instrumentos estn debidamente y
requisitados (cuando aplique).

C) Despus de la aplicacin:

1. Verificar que la cantidad de cdulas requisitadas coincida con el total de asistentes.

2. Elaborar reporte de incidencias con los datos de los servidores pblicos en puestos de carrera
(nombre y unidad responsable) que no asistieron al diagnstico, los que no completaron diagnstico,
etc.

3.1.3 Procesamiento de la informacin

En esta etapa se lleva a cabo el procesamiento de los datos obtenidos en la Deteccin de Necesidades de
Capacitacin.

Para esto se debe:

1. Agrupar los resultados de los servidores pblicos en puesto de carrera por Unidad Responsable y
puesto.
2. Elaborar grficos de los resultados obtenidos en cada Unidad Responsable.
3. Elaborar Reporte de Resultados de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin, de manera sinttica
y til para la toma de decisiones.

Con los resultados obtenidos en la Deteccin de Necesidades de Capacitacin se elaborarn los Planes
Individuales de Formacin y el Programa Anual de Capacitacin del Servicio Profesional de Carrera.
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3.2 DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN DE LOS SERVIDORES PBLICOS

La Deteccin de Necesidades de Capacitacin de los Servidores Pblicos la realiza el jefe inmediato (directo)
del personal operativo, por lo que las Unidades Responsables de la Secretara llevarn a cabo la aplicacin de
la Deteccin de Necesidades de Capacitacin conforme a lo estipulado por la Direccin de Capacitacin y
Desarrollo de Personal. Es necesario que previamente las funciones que realiza el servidor pblico estn
asociadas a un macroproceso y proceso.

Los resultados de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin sirven para la elaboracin del Programa Anual
de Capacitacin

La Deteccin de Necesidades de Capacitacin de los Servidores Pblicos se llevar a cabo a travs de las
siguientes etapas:

3.2.1 Planeacin de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin

La Deteccin de Necesidades de Capacitacin de los Servidores Pblicos ser a travs de un cuestionario que
incluye los comportamientos mnimos asociados al macroproceso y proceso asociadas a las funciones del
Servidor Pblico.

Las preguntas que resulten se integrarn a la Cdula la cul incluye los siguientes elementos:

1. Crditos Institucionales: Logotipo de la SEP, nombre de la Unidad Responsable que realiza el

instrumento.

2. Nombre del instrumento: Cdula de Deteccin de Necesidades de Capacitacin de los Servidores

Pblicos.

3. Fecha de aplicacin: da/mes/ao en que se realiza el diagnstico.

4. Datos generales del servidor pblico: Nombre completo, puesto, RFC, Subsecretara o reas de los CC.
Secretario y Oficial Mayor, Unidad Responsable, telfono o red, macroproceso y proceso al que esta
asociado.

5. Objetivo o finalidad del instrumento: explicar el uso que se le dar a la informacin obtenida en el
diagnstico.

6. Instrucciones: indicaciones para contestar los reactivos, as como la escala de calificacin (si el
instrumento lo requiere).

7. Reactivos: enunciados que debern contestarse. El Subsistema de Planeacin de Recursos Humanos

proporcionar la batera de reactivos que estar asociada a las actividades que desempea el Servidor
Pblico.

8. Posteriormente se debe identificar por Jefe Directo cuantos servidores pblicos tiene a su cargo y a que
macroproceso y proceso corresponden, con el fin de entregar el nmero de cdulas correspondientes.
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Ejemplo de cdula de Deteccin de Necesidades de Capacitacin:

DIRECCIN GENERAL DE PERSONAL

COORDINACIN SECTORIAL EN MATERIA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL
DIRECCIN DE CAPACITACIN Y DESARROLLO DE PERSONAL

CDULA DE DETECCIN DE NECESIDADES

DE CAPACITACIN DE LOS SERVIDORES PBLICOS
Fecha de aplicacin:________________

Anote en los espacios en blanco los datos solicitados:

Nombre del Servidor Pblico: RFC:

Puesto:
Subsecretara o rea: Unidad Responsable:
Macroproceso: Proceso
Telfono o Red:

OBJETIVO: Obtener informacin de los requerimientos de capacitacin del Servidor Pblico.

El cuestionario no es una prueba, ni puede ser calificada de manera correcta o incorrecta, su utilizacin es para fines
exclusivos de capacitacin, por lo que le pedimos sea sincero y responda de manera objetiva y honesta.

INSTRUCCIONES: Lea cuidadosamente y seale con una X las respuestas que considere se apegan a su manera de
pensar y actuar ante el escenario que se le muestra.

REA DE REACTIVOS

GRACIAS POR SU PARTICIPACIN

711-DP-IO-001 REV. 0
Fecha vigencia de formato:
Autoriz formato: Director de Capacitacin y Desarrollo de Personal
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3.2.2 Aplicacin de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin

La Direccin de Capacitacin y Desarrollo de Personal convocar a Reunin Tcnica al Coordinador

Administrativo y Enlaces de Capacitacin de las reas de los CC. Secretario y Oficial Mayor, Subsecretarias y
Unidad de Planeacin y Evaluacin de Polticas Educativas.

Est reunin sirve para:

1. Dar a conocer las cdulas de aplicacin y la manera de calificar y obtener los resultados.

2. Informar el periodo en que se deber realizar la Deteccin de Necesidades de Capacitacin.

3. Entregar de forma fsica o electrnica el nmero las cdulas de cada Unidad Responsable.

4. Informar la logstica de aplicacin que consta de las siguientes actividades:

a) El responsable de la aplicacin de cada Unidad Responsable distribuye las cdulas de

Deteccin de Necesidades de Capacitacin a los servidores pblicos que tengan personal a su
cargo.
b) Los servidores pblicos requisitan una cdula por cada una de las personas a su cargo. Para
considerar valido los resultados obtenidos en la Deteccin de Necesidades de Capacitacin, se
debe aplicar al 80% de los servidores pblicos en cada Unidad Responsable.
c) Procesa la informacin obtenida en las cdulas.

3.2.3 Procesamiento de la informacin

En esta etapa la Unidad Responsable llevar a cabo el procesamiento de los datos obtenidos mediante la
Deteccin de Necesidades de Capacitacin de los Servidores Pblicos, agrupando los resultados por tipo de
capacidad y capacidad y total de participantes considerando los diversos tipos de servidores pblicos (personal
operativo, servidor pblico en puestos de carrera, servidor pblico de libre designacin y categoras especiales),
esto le permitir ordenar la informacin obtenida en la Deteccin de Necesidades de Capacitacin.

Una vez hecho este procesamiento, la Unidad Responsable compilar la informacin de las cdulas aplicadas
en el formato Compilacin por Unidad Responsable (Anexo 1). Con los resultados obtenidos, conformar su
Programa Interno de Capacitacin el cual enviar a su rea Concentradora correspondiente.

CONTROL DE EMISIN
ELABOR: REVIS: AUTORIZ:
NOMBRE JOS ANTONIO MEJA BLANCA ADRIANA ALMA GABRIELA NERY PEGO
BARRERA FERNNDEZ MORENO
FIRMA
FECHA 5 DE AGOSTO DE 2005 8 DE AGOSTO DE 2005 9 DE AGOSTO DE 2005